Szolárium Vezérlés 1.3
Tartalomjegyzék 1
Rövid áttekintés ..................................................................................................... 4
2
A rendszer felépítése ............................................................................................. 4
3
Szolgáltatások/funkciók áttekintése......................................................................... 5
4
Rendszer paraméterek beállítása ............................................................................ 6
5
4.1
Jogosultságok/felhasználók kezelése ................................................................. 6
4.2
Árak kezelése................................................................................................... 6
Regisztrált felhasználók .......................................................................................... 8 5.1
Bérletrendszer ................................................................................................. 8
5.1.1
Fix bérlet konstrukciók: .............................................................................. 8
5.1.2
Intervallum szerint számított bérlet konstrukciók:......................................... 8
5.1.3
Százalékos kedvezmény: ............................................................................ 9
5.1.4
Fix összegű kedvezmény: ........................................................................... 9
5.1.5
Példák: ...................................................................................................... 9
5.2
Szerviz funkció ............................................................................................... 10
5.3
Kimutatások .................................................................................................. 10
6
A rendszer telepítése ........................................................................................... 11
7
A rendszer használata .......................................................................................... 12 7.1
Bejelentkezés................................................................................................. 12
7.2
Néhány szó a fő képernyőről ........................................................................... 13
7.3
Szoláriumok modul ......................................................................................... 13
7.3.1
Szoláriumok ............................................................................................. 13
7.3.2
Ár Konfigurációk karbantartása ................................................................. 16
7.3.3
Előjegyzések ............................................................................................ 16
7.3.4
Pénz visszafizetés .................................................................................... 16
7.4
Bérlet modul .................................................................................................. 16
7.4.1
Bérlet eladás/Feltöltés .............................................................................. 17
7.4.2
Bérlet törlés ............................................................................................. 17
7.4.3
Bérlet kedvezmény konfiguráció ................................................................ 17
7.4.4
Ingyen bérlet ........................................................................................... 17
7.4.5
Bérlet lista ............................................................................................... 17
7.4.6
Születésnapok ......................................................................................... 17
7.5
Raktár modul ................................................................................................. 18
7.5.1
Adminisztráció ......................................................................................... 18 -2-
7.5.2
Árucikk karbantartás ................................................................................ 18
7.5.3
Árucikk bevételezés .................................................................................. 19
7.5.4
Árucikk eladás ......................................................................................... 19
7.6
7.6.1
Szolgáltatások karbantartása .................................................................... 20
7.6.2
Szolgáltatás értékesítés ............................................................................ 20
7.7
8
Szolgáltatások modul ..................................................................................... 20
Egyéb funkciók modul .................................................................................... 21
7.7.1
Kezelői funkciók ....................................................................................... 21
7.7.2
Vezetői funkciók ....................................................................................... 21
7.7.3
Felhasználók ............................................................................................ 22
7.7.4
Jogosultságok .......................................................................................... 22
7.7.5
Adminisztráció ......................................................................................... 23
7.7.6
Email küldés / fogadás ............................................................................. 23
Kimutatások ........................................................................................................ 23 8.1
Pénztár kimutatás .......................................................................................... 24
8.2
Bérlet lista ..................................................................................................... 25
8.3
Bérlet esemény kimutatás ............................................................................... 25
8.4
Szolárium üzem ............................................................................................. 26
8.5
Pénz kivétel ................................................................................................... 26
8.6
Számla kifizetés ............................................................................................. 26
8.7
Gép szervíz lista ............................................................................................. 26
8.8
Regisztráltak listája ........................................................................................ 27
8.9
Regisztráltak naplója ...................................................................................... 27
8.10
Pénz visszafizetés napló .............................................................................. 27
8.11
Raktár készlet kimutatás .............................................................................. 28
8.12
Raktár készlet eladási lista ........................................................................... 28
8.13
Szolgáltatás értékesítés kimutatás ................................................................ 29
8.14
Szolgáltatás értékesítési lista........................................................................ 29
-3-
1 Rövid áttekintés A szolárium vezérlés rendszer elsősorban szoláriumokat és szaunákat üzemeltető cégek számára jelent költséghatékony és minden részletre kiterjedő megoldást. Segítségével a szoláriumok és szaunák számítógép segítségével vezérelhetők. A rendszer főbb szolgáltatásai:
Szolárium vezérlés (gép indítás/leállítás, forgalmi adatok tárolása, megjelenítése)
Pénztárkezelés (minden művelet regisztrálásra kerül a rendszerben, melynek segítségével mindenkor aktuális információ kapható a pénztárban lévő összegről)
Bérlet rendszer, melynek segítségével a vásárlók kedvezményekben részesülhetnek
Előjegyzési naptár segítségével a bejelentkezések -például szoláriumozásrakezelhetőek egyszerűen.
Raktár rendszer a stúdiókban előforduló raktár típusú cikkek kezelése egy rendszerben a gépindításokkal, melynek segítségével a pénztár egyenleg kezelése kibővíthető az eladások összegével is (például: üdítők, krémek, stb.)
Szolgáltatások: A szalonban nyújtott szolgáltatások regisztrálása és pénztári kezelése (például: kozmetika, masszírozás, stb.)
Statisztika e modul segítségével a tárold adatok feldolgozása válik elérhetővé egyszerű formában
Internetes elérés (fejlesztés alatt) e-modul segítségével a tulajdonos, vagy más engedéllyel rendelkező felhasználó távolról, másik számítógépről is elérheti a szalonban tárolt adatokat, illetve módosíthatja a konfigurációkat.
2 A rendszer felépítése A rendszer három fő alkotóelemből áll.
A szoláriumba épített kapcsoló egységből
A számítógép mellett elhelyezett vezérlő egységből
valamint magából a PC-n futtatható szoftverből
A három alkotóelem folyamatos kommunikációja elengedhetetlen a rendszer használata szempontjából. A rendszer kialakítása tartalmaz olyan védelmi mechanizmust, amelynek segítségével a számítógép esetleges hibája esetén a már elindított programok problémamentesen tovább futnak. Amennyiben a kommunikáció idő közben helyreáll, a szoftver felveszi az aktuális állapotot, és a munka folytatható tovább. A vezérlő egység csatlakoztatása USB porton keresztül történik, ezért akár egy laptop is használható vezérlőként. -4-
3 Szolgáltatások/funkciók áttekintése Ebben a fejezetben áttekintést próbálunk adni a rendszerben lévő alapfogalmak és funkciók használatáról. A rendszert kétféleképpen lehet futtatni:
Vezérléssel: ez a normál üzem, ebben az esetben indíthatók gépek, eladhatók bérletek, stb.
Vezérlés nélküli mód: Lehetőség van elindítani a rendszert egy időben, több példányban annak érdekében, hogy egy magasabb jogosultságokkal rendelkező felhasználó bármikor megváltoztathassa a konfigurációk valamelyikét, vagy akár kimutatásokat nézzen
A rendszer alapvető szolgáltatásai:
Gépek indítása/leállítása
Cső és tisztítási óta eltelt idő folyamatos számítása, kijelzése
Rendszer felhasználóinak karbantartása
Jogosultság kezelés
Gépek paramétereinek megadása (pl: vetkőző idő, maximális főidő, percegység, stb.)
Gép szervizelés (melyet a rendszer regisztrál is, külön kóddal elérhető)
Minden pénzművelet regisztrálása o Számla kifizetés o Pénztár kivét o Bérlet eladás, feltöltés o Gépindítások
Kezelő váltás
Bérletek kezelése o Bérlet törlés o Bérlet kedvezmények megadása a lehető legdinamikusabb módon o Ingyen bérletek felvitelének lehetősége
Vásárlók regisztrálása
Gép árak karbantartása
Adatbázis archiválás
Pénztári kedvezmények használata
Kimutatások
-5-
4 Rendszer paraméterek beállítása Minden paraméter beállítása a rendszeren belül történik, bejelentkezés után. Ez alól kivétel a soros port beállítása, amely a bejelentkező képernyőn érhető el. A soros port helyes megadása elengedhetetlen a rendszer működése szempontjából, hiszen ez a kommunikációs csatorna a vezérlő hardver és a számítógép között. Beállítását szükség esetén varázsló segíti. További paraméterek:
bérlet típus megadása (bővebb információ Bérlet rendszer fejezet alatt található)
bérlet kedvezmény típus megadása (bővebb információ Bérlet rendszer fejezet alatt található)
Pénznem
Biztonsági mentés helye
szerviz jelszó megadása/változtatása
Lehetőség van pénztári kedvezmények megadására, melynek segítségével minden bevétel esetén kedvezmény adható, (mint például gép indítás bérlet eladás, stb) például diákok számára.
4.1 Jogosultságok/felhasználók kezelése A rendszer úgy lett kialakítva, hogy a rendszerbe regisztrált felhasználókhoz minden esetben egy felhasználói csoportot kell rendelni. Alap esetben a rendszer 2 előre definiált csoporttal kerül telepítésre. A megfelelő joggal rendelkező felhasználó törölhet illetve regisztrálhat a rendszerbe újabb felhasználókat, illetve felhasználói csoportokat. A csoportok kialakítása lehetővé teszi tetszőleges számú felhasználó számára ugyan azokat a jogokat definiálhassuk. A csoportokhoz hozzárendelhetők a rendszer egyes funkciói. Amelyik csoport nem rendelkezik jogosultsággal egy adott funkcióhoz, azt a csoport tagjai nem látják a képernyőn.
4.2 Árak kezelése A szolárium vezérlő rendszer árkezelése annak szellemében került kialakításra, hogy a tulajdonos a lehető leghatékonyabban, és legsokoldalúbban tudja a rendszer által vezérelt gépek árát beállítani. Ennek érdekében úgynevezett ár konfigurációk vihetők fel a rendszerbe, amik bármelyik géphez hozzárendelhetők. Az árak megadása minden esetben úgy történik, hogy az egyes gépeknél megadott perc egység árát kell tárolni a rendszerben. (tehát ha a perc egység 3 perc, akkor 3 perc árát kell megadnunk a rendszernek) Az árakat nem szükséges minden egyes gépnél megadni, hanem egy központi helyen beállítva felhasználhatjuk azt 1 vagy több géphez is. Ehhez csak annyit kell tennünk, hogy létrehozunk egy (vagy több) konfigurációt, majd ezek valamelyikét hozzárendeljük a gépekhez. A program tetszőleges számú konfigurációt kezel. Egy konfiguráció alatt lehetőség van napszakhoz kötött árak definiálására, ami azt jelenti, hogy tetszőleges számú idő intervallum adható meg a rendszernek 1 napon belül. Ezen -6-
felül azt is be lehet állítani, hogy a hét mely napján/napjain legyen érvényes a beállított árintervallum páros. Ezen lehetőségek segítségével a rendkívül flexibilis beállítási lehetőségre van mód. Itt fontos megemlíteni, hogy azokon a napokon vagy napszakokon ahol nincs ár definiálva egy konfigurációban, a hozzárendelt gépek nem indíthatók. Példa: Vegyünk egy egyszerű példát:
a szalonban kétféle gép üzemel
11-14 óráig minden gépen 10% kedvezmény van
szombaton és vasárnap szintén 10% kedvezmény vehető igénybe
A perc egység minden gépre 2 perc.
2 perc ára az alapgépre 100 Ft a drágábbra 150 Ft kedvezmény nélkül.
Ebben a konkrét esetben a következőket kell definiálni a rendszerben: Két konfigurációt kell definiálni függetlenül a gépek számától 1. Alap típusra: Órától
Óráig Egy egység ára Hétfő Kedd Szerda Csüt. Péntek Szom. Vas.
00:00
10:59 100Ft
X
x
x
x
x
11:00
13:59 90Ft
X
x
x
x
x
14:00
23:59 100Ft
X
x
x
x
x
00:00
23:59 90Ft
x
x
2. Drágább gépekre: Órától
Óráig Egy egység ára Hétfő Kedd Szerda Csüt. Péntek Szom. Vas.
00:00
10:59 150Ft
X
x
x
x
x
11:00
13:59 135Ft
X
x
x
x
x
14:00
23:59 150Ft
X
x
x
x
x
00:00
23:59 135Ft
x
x
Mint látható a hétköznapokra 3 időintervallum került definiálásra, a napszakok függvényében. Miután a fenti konfigurációkat tároltuk, nincs más dolgunk, mint megadni az egyes gépek karbantartási oldalán, hogy melyik konfigurációt használják.
-7-
5 Regisztrált felhasználók A rendszerbe lehetőség van regisztrálni az ügyfeleket, anélkül, hogy bérletet kellene értékesíteni számukra. Későbbiekben lehetőség van a regisztrált ügyfél kiválasztására gép indítás során. A regisztrált vásárlók adatait a rendszer tárolja, valamint elmenti, ha egy regisztrált felhasználó használja valamelyik gépet, amiből a későbbiek során kimutatások készíthetők. Természetesen amennyiben egy regisztrált ügyfél bérletet vásárol, nincs szükség az adatainak ismételt rögzítésére, bérlet eladásnál egy listából kiválasztható az ügyfél.
5.1 Bérletrendszer A bérletrendszer lehetőséget nyújt bérletek felvitelére a rendszerbe. A bérleten tárolt összeg minden esetben a gépen kerül tárolásra (többek közt ezért is elengedhetetlen a rendszeres biztonsági mentés). A bérleteket a bérlet modul alatt lehet felvinni a rendszerbe, valamint itt lehet egy már meglévő bérletet feltölteni. Magasabb szintű jogosultsággal rendelkező felhasználónak lehetősége van ingyen is kiadni/feltölteni bérletet. Bérlettel lehetőség van gép indítás 'fizetésére' valamint későbbiekben akár szolgáltatás, vagy raktár típusú áru árának kiegyenlítésére. Annak érdekében, hogy minden szolárium stúdióban lehetőség legyen a már bevezetett bérletek használatára, valamint lehetőség legyen tetszőleges konfiguráció kialakítására, a rendszerben többféle kedvezmény típus közül választhat a felhasználó. Ezek lehetnek: 1. Fix bérlet konstrukciók megadott kedvezménnyel 2. Fix bérlet konstrukciók százalékban megadott kedvezménnyel 3. Intervallumok szerint számított, összegben megadott kedvezménnyel 4. Intervallumok szerint számított, százalékban megadott kedvezménnyel Minden bérlet típusnál közös tulajdonság, hogy a kedvezmény nem a bérlet használatakor jelentkezik, hanem a bérlet megvásárlásánál, a bérletre a már kedvezménnyel megnövelt összeg kerül. Így a későbbiek során a bérlet könnyedén használható abban az esetben is, ha a különböző gépek különböző árakon üzemelnek, illetve ha az áraknál bedefiniáltunk különböző kedvezményes napokat, órákat. 5.1.1 Fix bérlet konstrukciók: Ennél a típusnál lehetőség van fix összegű (árú) bérletek definiálására a rendszerbe, amik közül a kezelő eladás illetve feltöltés során választhat egy listából. 5.1.2 Intervallum szerint számított bérlet konstrukciók: Ebben az esetben a tulajdonos intervallumokhoz rendel hozzá kedvezményt, például 3000 és 5000 Ft között 500Ft a kedvezmény. Ebben az esetben a bérlet eladásnál illetve feltöltésnél a kezelőnek az összeget kell megadnia, a rendszer kikeresi a hozzá definiált kedvezményt. Csak olyan összeg adható meg, ami beleesik valamelyik előre definiált intervallumba. -8-
5.1.3 Százalékos kedvezmény: Mindig az eladási ár alapján képzett százalékos összeg, amely rákerül a bérletre eladás vagy feltölts során. 5.1.4 Fix összegű kedvezmény: Minden esetben a definiált fix összeggel lesz növelve a bérletre kerülő pénz mennyiség. 5.1.5 Példák: 1. Fix bérlet, kedvezmény összegben definiálva Bérlet ára
Kedvezmény
Bérletre kerülő összeg
3000 Ft
200 Ft
3200 Ft
7000 Ft
500 Ft
7500 Ft
... 2. Fix bérlet konstrukciók százalékban megadott kedvezménnyel Bérlet ára
Kedvezmény
Bérletre kerülő összeg
3000 Ft
10%
3300 Ft
7000 Ft
15%
8050 Ft
... 3. Intervallumok szerint számított, összegben megadott kedvezménnyel Bérlet ára
Kedvezmény
Bérletre kerülő összeg
2000 – 4000 Ft
300 Ft
Bérlet ára + 300Ft
4001 – 8000 Ft
500 Ft
Bérlet ára + 500Ft
... 4. Intervallumok szerint számított, százalékban megadott kedvezménnyel Bérlet ára
Kedvezmény
Bérletre kerülő összeg
2000 – 4000 Ft
10%
Bérlet ára + 10%
4001 – 8000 Ft
15%
Bérlet ára + 15%
...
-9-
5. Egy gyakori példa ahol a szalonban meglévő bérlet típusok vannak: 1 egység ára bérlet nélkül legyen 100 Ft (például 5 perc) 10 alkalmas bérlet 900 Ft (esetünkben 10% kedvezmény) 20 alkalmas bérlet 1700 Ft (esetünkben 15% kedvezmény) 30 alkalmas bérlet 2490 Ft (esetünkben 17% kedvezmény) 40 alkalmas bérlet 3600 Ft (esetünkben 20% kedvezmény) A bérletek megadásához fix árú és összegben megadott kedvezményt használunk. Fontos megjegyezni, hogy a kedvezmény eladáskor a bérletre kerül, használatkor a mindenkori egység kerül levonásra, esetünkben 100 Ft alkalmanként. Ezt figyelembe véve a következő bérleteket kell felvinni a rendszerbe: Régi bérlet típus
Bérlet ára
Kedvezmény
Bérletre kerülő összeg
10 alkalmasnak 900 Ft megfelelő
100 Ft
1000 Ft (tehát 10 alkalomnak megfelelő összeg)
20 alkalmasnak 1700 Ft megfelelő
300 Ft
2000 Ft
30 alkalmasnak 2490 Ft megfelelő
510 Ft
3000 Ft
40 alkalmasnak 3200 Ft megfelelő
800 Ft
4000 Ft
Mint láthatjuk a kedves ügyfél ugyan abban a kedvezményben részesül, mint a eredeti esetben.
5.2 Szerviz funkció Ennek segítségével a tulajdonos lehetővé teszi a szerelő számára, hogy akár távolléte esetén is karbantartási munkát végezzen egy vagy több gépen. Amennyiben egy gépet szerviz állapotba helyeztünk, normál indítása nem lehetséges, csak a szerviz fül alatt. Ebben az esetben csak a cső üzemóra és a tisztítási időtartam kerül tárolásra, pénztári bevétel nem. Itt nyílik lehetőség a cső üzemóra nullázására is, szerviz befejezésekor. Minden szerviz esemény regisztrálásra kerül, mely később kilistázható. A szerviz funkció eléréséhez külön jelszót használ a rendszer, amit a tulajdonos akár minden szerviz esemény után megváltoztathat.
5.3 Kimutatások A rendszerben alapverzió esetén is elérhetők kimutatások, amelyek a rendszer által gyűjtött adatok felhasználásával kérhetők. Minden kimutatás kérhető html illetve excel -10-
formátumban, melyek segítségével nyomtathatók is. Az egyes kimutatások lekérhetők napi illetve havi csoportosításban, a sorok sorrendje állítható, valamint jellegtől függően megadható szűrési feltétel is. A rendszer által tárolt adatok:
Bérletek o minden bérlet tranzakció tárolásra kerül a típus elmentésével, úgymint: eladás, feltöltés, bérlet használat, ingyen bérlet eladás, ingyen bérlet felvitel
Regisztrált ügyfelek o minden bérlet tranzakció tárolásra kerül a típus elmentésével, úgymint: regisztrálás, használat
Minden felhasználói bejelentkezéshez teljes pénztár forgalom
Egyes szoláriumok használata időtartammal, összeggel, időponttal, bérletszámmal
Pénztári kivétek melyre alap esetben az ügyvezetőnek van lehetősége
Számlakifizetések
Szerviz lista
Gép leállítások lista ahol lehetőség van a visszatérítésre is.
6
A rendszer telepítése
A rendszer alapvető szoftver követelményei:
WindowsXP vagy Vista operációs rendszer (ajánlott WindowsXP)
Microsoft .Net Framework 2.0
SQL Express (A vezérlő szoftver telepítése során automatikusan telepítésre kerül.) (a telepítő készlet letölthető az internetről az alábbi címről: http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=65212
USB driver (automatikusan települ)
Figyelmeztetés: A szoftver telepítését a hardver csatlakoztatása előtt végezze el, mivel csak ebben az esetben tudja a számítógép beazonosítani a hardvert. A komponensek telepítése során kérem minden esetben kövesse a telepítő utasításait, az SQL express esetén mindenhol válassza/hagyja jóvá az alapbeállítást. A szoftver sikeres installálása után, indítsa el a szolárium vezérlést, vagy a 'Strat' menün keresztül, vagy az asztalon található parancsikonnal. Az első használatkor egy hibaüzenet jelenik meg, mely informál arról, hogy a beállított soros port nem elérhető. Ezt követi a bejelentkezési képernyő, ahol megtehetjük a soros port beállítását. A port megadása csak a felhasználónév és jelszó megadása után lehetséges. alapértelmezetten a rendszer tartalmaz egy teljes joggal rendelkező felhasználót. Felhasználónév: demo, Jelszó:demo. (Ezt a felhasználót egy újabb teljes jogú felhasználó felvitele után célszerű törölni) -11-
A port megadása a legegyszerűbben a varázsló segítségével tehető meg, ebben az esetben kövessük a varázsló utasításait. Sikeres beállítás után, beléphetünk a rendszerbe. Mielőtt megkezdenénk a szoftver használatát, el kell végeznünk néhány alapvető beállítást. 1. Először állítsuk be a rendszer kezelőit. Ehhez menjünk az 'Egyéb funkciók' modul alatt található 'Felhasználók' menüpontra. Itt adjuk meg a leendő felhasználókat, és rendeljük őket az előre definiált csoportok valamelyikéhez, majd miután minden felhasználót rögzítettünk, mentsük el a változtatásokat. 2. Ezután menjünk az 'Egyéb funkciók' modul alatt található 'Vezetői funkciók' menüpontra, ahol a rendszer alapvető beállításait végezhetjük el. Adjuk meg a használni kívánt bérlet illetve kedvezmény típust, a pénznemet, és a tizedesek számát. Ezen felül állítsuk be a mentés helyét, ami lehetőleg egy másik merevlemez esetleg pendrive, vagy hálózati meghajtó legyen, a nagyobb biztonság érdekében. Ezen paraméterek mentése után a rendszer figyelmeztet, hogy újraindítás szükséges, ami természetesen csak a vezérlés, és nem a teljes rendszer újraindítását jelenti. 3. Újraindítás után használjuk a már felvitt felhasználót a bejelentkezésre, és ne feledkezzünk meg a 'demo' felhasználó kitörléséről. 4. A következőkben állítsunk be árkonfigurációt a különböző típusú gépekhez. Ennek jelentését megtalálja a 'Gép üzem árak kezelése' fejezet alatt. A felület használatáról a 'Ár Konfigurációk karbantartása' fejezet alatt olvashat. Amennyiben minden gépet azonos áron akarja használni a hét minden napján, és minden napszakban, nincs más dolga, mint megadni egy egység árát az alapértelmezetten meglévő sorban. 5. Miután az árakat már definiáltuk, állítsuk be az egyes gépek paramétereit. Ehhez először kattintsunk rá a jobb oldalon az első géphez, majd válasszuk a 'Gép karbantartása' pontot. Itt megadhatjuk a gép paramétereit, valamint az ár konfigurációt is itt rendelhetjük hozzá a géphez. Miután végeztük mentsük el a változtatásokat, és ismételjük meg minden gépre. 6. Amennyiben bérlet modul is tartozik a rendszerhez, először definiáljuk a különböző bérlet (kedvezmény) típusokat. Ehhez menjünk a 'Bérlet' modulba és válasszuk a 'Bérlet kedvezmény karbantartás' menüpontot. Tetszőleges számú bérlet konstrukció feltölthető a rendszerbe, a 2. pontban megadott bérlet típusból. (Fontos: a bérlet típusok megadásánál vegye figyelembe a Bérlet rendszer fejezetben leírtakat) 7. Miután mindent beállítottunk megkezdhetjük a rendszer használatát. Minden beállítás módosítható a későbbiekben bármikor.
7 A rendszer használata Ebben a fejezetben egy rövid áttekintést olvashat a rendszer használatáról.
7.1 Bejelentkezés Amikor a rendszer elindul először a bejelentkezési ablak látható. Amennyiben nem sikerült azonosítani a hardvert, egy hibaüzenet jelenik meg, amely erre figyelmeztet. Ebben az esetben ellenőrizze a csatlakozást, vagy ha másik aljzatba csatlakoztatta az eszközt, akkor -12-
állítsa be újra a kommunikációs port-ot. A port megadása ezen az ablakon lehetséges megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó számára. Ehhez használhatjuk a varázslót, vagy ha tudjuk, hogy melyik port-ot szeretnénk használni, akkor válasszuk ki a listából. Helyes port megadása után el tudjuk indítani a rendszert. Amennyiben csak vezérlés nélküli módban szeretnénk használni, nem kell foglalkoznunk a port állapotával. Ehhez az üzemmódhoz jelöljük be a négyzetet a felirat mellett. Ebben a módban nincs lehetőség gépindításra, és semmilyen más pénztári műveletre.
7.2 Néhány szó a fő képernyőről Sikeres bejelentkezés után a rendszer lekéri az egyes gépek állapotát (csak ha vezérléses módban vagyunk), ami némi időt igényel. A bal oldalon láthatók a rendszer főbb moduljai, a képernyő jobb oldalán láthatók az egyes gépek, amelyek állapota folyamatosan látható. A kiválasztott funkciók a képernyő középső részén jelennek meg. Az ablak mérete változtatható, a program eltárolja mind a méret mind a pozíció információt, és a következő indításkor ennek megfelelően jelenik meg. Miután kiválasztunk egy modult, vagy egy gépet, a felső sorban megjelenő fülek segítségével navigálhatunk a különböző képernyők között. (Elképzelhető, hogy nem minden fül fér ki a képernyőre, ekkor kis nyilak jelennek meg a fülek után a jobb oldalon). A képernyő alján mindig látható a kapcsolat állapota, valamint az éppen bejelentkezett felhasználó. Itt van lehetőség a kezelő váltásra, melyhez csak rá kell kattintani a kezelőváltás felirata, ezt követően meg kell adni az új felhasználó adatait, majd sikeres bejelentkezés esetén, a program betölti a másik felhasználó számára elérhető funkciókat.
7.3 Szoláriumok modul Ebben a modulban lehetséges a szoláriumok használata, az előjegyzések megtekintése / módosítása, a gép árak beállítása, valamint a pénz visszafizetés. 7.3.1 Szoláriumok Itt lehet a gépeket indítani, a gépek paramétereit beállítani, valamint szervizelni. 7.3.1.1 Indítás / állapot
Indítás A modul kiválasztásával, vagy valamelyik gépre kattintással megjelenik a géphez tartozó képernyő, amelyen alapesetben az indítási képernyő látható. A jobb oldali ablakban olvashatunk információt a kiválasztott gépről (paraméterek, ár, kép) 'Részletek' gomb segítségével elérhető a géphez rendelt ár konfiguráció. Amennyibe a konfiguráció nem tartalmaz árat erre a napra vagy napszakra, a gép indítása nem lehetséges. A jobb oldalon közvetlenül az információ mellett található a raktárcikkek valamint a szolgáltatások tab, melyek segítségével egyszerűen értékesíthetünk raktárcikket vagy szolgáltatást az adott gép indításával egy időben. -13-
Raktárcikk és szolgáltatás értékesítés A raktárcikkek vagy szolgáltatás tabra kattintva lehetőségünk van vagy vonalkód alapján, vagy a listából kiválasztani egy adott terméket. -
Ha vonalkód alapján választunk ki terméket, nincs más dolgunk, mint a vonalkód beolvasása után az ablak alján kiválasztani az eladni kívánt mennyiséget és a hozzá tartozó már előre definiált árat.
-
Ha listából akarunk választani ('Lista' gomb megnyomásával), akkor a felugró ablakból választhatjuk ki a keresett terméket, majd a 'Hozzáadás' gomb használata után adhatjuk meg a kívánt mennyiséget és árat.
-
Lehetőségünk van arra is, hogy megváltoztassuk az általunk már kiválasztott termékek mennyiségét, illetve árát (ha több, már definiált ára van az adott terméknek). Ekkor csak annyi a dolgunk, hogy a listában levő elemek közül kiválasztjuk a nekünk megfelelőt, majd az ablak alján megváltoztatjuk a paramétereit (ár, mennyiség).
A bal oldali ablakban van lehetőség a gép indításárához szükséges paraméterek megadására. Ehhez meg kell adnunk az indított időt, amelyet az előre definiált egységek szerint látunk kilistázva. Ennek kiválasztása után, már látható, hogy mennyibe fog kerülni a szoláriumozás. Ha kiválasztottunk raktárcikket vagy szolgáltatást, az összesítés részben ennek is meg fog jelenni az ára. Kétféle fizetési mód közül választhatunk, a készpénzes, és a bérlettel fizetés közül. Készpénzes fizetés Amennyiben készpénzes a fizetés, lehetőség van kiválasztani, hogy melyik ügyfél veszi igénybe a szolgáltatást, a 'Regisztrált vásárló' gomb megnyomásával. Itt egy listából kiválaszthatjuk a felhasználót, akinek megjelennek az adatai. Amennyiben még nem regisztrált ügyfél használja a gépet, lehetőség van itt helyben regisztrálni, a 'Regisztrálás' gomb kiválasztásával. Itt a rendszer bekéri az adatokat, majd mentés után automatikusan kiválasztja az újonnan felvitt felhasználót. Ezután nincs más dolgunk, mint elindítani a gépet. Ha nem szeretnénk megadni regisztrált ügyfelet, a gép már indítható is. Bérlettel indítás Ebben az esetben a felhasználónak rendelkezésre kell bocsátani a bérletét, hogy azt a kezelő leolvashassa. Sikeres leolvasás után, a rendszer kiírja a tulajdonos adatait, hogy mennyi pénz van a bérleten, valamint a használat után megmaradó összeg is leolvasható. Az összesítés ablakban lehetőségünk van arra, hogy az eladni kívánt raktárcikket és/vagy szolgáltatást is ráterheljük a bérletre. Amennyiben nincs elég pénz a bérleten lehetőség van részben készpénzzel fizetni. Ebben az esetben a rendszer kiírja, hogy milyen arányban oszlik meg az összeg a bérlet és a készpénz között. (Illetve, ha raktárcikk vagy szolgáltatás értékesítésére nem áll rendelkezésünkre a bérleten elég pénz, az összesítés ablakban a bérletes fizetést nem lehet kiválasztani. Ekkor ez készpénzben kerül kifizetésre.) Ezután már csak a gép indítása van hátra. -14-
Leállítás A gépet bármikor leállíthatjuk a stop gomb megnyomásával, ami az indítás gomb helyén található, ha a gép üzemel. Leállítás után lehetősége van a kezelőnek a pénztárba került összeg, illetve a bérletről levont összeg visszafizetésére akár teljes egészében, akár részlegesen. A Szoláriumok menü Pénz visszafizetés pont alatt az aznapi leállítások után bármikor rendezhetők a leállítások. Természetesen megfelelő jogosultsággal bármikor lehetőség van a visszatérítésre a kimutatásokon keresztül. Gép üzem menete A gép indítása után a program a beállított vetkőző idővel indul. Ezt az időt az ügyfél lerövidítheti, amennyiben megnyomja a szoláriumban lévő gombot. A vetkőző idő letelte után a gép kis ablakában található számláló elkezd lefelé számolni. Amennyiben a számláló eléri a nullát, vagy a kezelő leállítja a gépet, az utóhűtési idő következik, majd a takarítás. Utóhűtés alatt, már lehetőség van újabb indításra, ebben az esetben a vetkőző idő kezdetét veszi, de a ventilátorok nem kapcsolnak ki. A takarítás állapot figyelmezteti a kezelőt a szolárium megtisztítására, a gépre kattintással szüntethető meg. 7.3.1.2 Szerviz
Ebben a menüpontban lehet megkezdeni illetve befejezni a szervizelést. A szerviz megkezdéséhez a szerviz jelszóra van szükség, amit az 'Egyéb funkciók/Vezetői funkciók' alatt lehet beállítani. Szerviz megkezdése után a gép csak a szerviz alatt indítható, amely indítás nem okoz változást a pénztárban. A szervizelés befejeztével meg kell adni annak okát, illetve a munkát végző személy nevét. Lehetőség van a cső üzemóra illetve a takarítás számláló nullázására. Szerviz ideje alatt a 'Szerviz alatt' felirat olvasható a gép kis ablakában a jobb oldali sávon. 7.3.1.3 Gép karbantartás
Ezen a képernyőn megadhatók a gép paraméterei.
neve megjegyzés vetkőző idő utóhűtési idő extra idő (a főidőhöz kerül hozzáadásra másodpercben) perc egység (itt adhatjuk meg, hogy milyen egységenként indítható az adott gép, illetve ennyi perc az alapja a definiált árnak) maximális egység (a indítható maximális időt adhatjuk itt meg, egységekben) tisztítási periódus (számláló, mely arra használható, hogy bizonyos üzemidő után elvégzendő karbantartási vagy tisztítási munkákra figyelmeztessen a rendszer) cső élettartam (amennyiben megadjuk az idő letelte után a rendszer figyelmeztet a csőcserére) kép: megjelenítendő kép helye és neve ár kategória (itt választhatjuk ki az előzőleg felvitt kategóriák közül a géphez illeszkedőt. A kiválasztott kategória részletei az alsó táblázatban olvashatóak)
Módosítások után a mentés gombra kattintva tárolhatjuk a változtatásokat, a visszavonás gombbal visszatérhetünk az eredeti állapothoz.
-15-
7.3.2 Ár Konfigurációk karbantartása Itt lehetőség van egy vagy több konfiguráció felvitelére, és paraméterek definiálására. Minden konfigurációt külön-külön tudunk szerkeszteni a rendszer segítségével. Először válasszuk ki a felső listából a módosítani kívánt konfigurációt, vagy ha újat szeretnénk, akkor nyomjuk meg az Új gombot a lista mellett. A lista alatti első mezőben lehet megadni a konfiguráció nevét. A listába újabb elemeket a '+' gomb megnyomásával adhatunk, törölni a '-' gombbal lehet. A lista alatt ez sorhoz a következő adatokat kell megadni:
Órától: az ár érvényességének kezdete
Óráig: az ár érvényességének vége
Ár: egy egység ára (az egység hossza a gép karbantartás alatt adható meg percben)
A listában a napoknál látható pipákra kattintva tudjuk beállítani, hogy mely napokra érvényes az adott sor.
Miután lefedtük a hét összes napját, és minden óráját a konfigurációt elmenthetjük a 'Mentés' gombra kattintva. Ekkor kezdhetjük meg egy újabb konfiguráció felvitelét/módosítását. A képernyő alján olvasható a konfigurációhoz rendelt gépek neve. 7.3.3 Előjegyzések Itt lehetőség van előjegyezni ügyfeleket, adott napra, a kiválasztott géphez. A bejegyzés részleteknél megadhatjuk az ügyfél nevét, hogy mikor és mennyi időre szeretne jönni. Ekkor a rendszer kikalkulálja az összesen a szoláriumban töltött időt és a fizetendő összeget. A 'Mentés' gombra kattintva kerülnek be az adatok a naptárba. Ugyanitt lehetőségünk van már meglevő bejegyzést is törölni. Lehetőségünk van továbbá arra is, hogy a napi nézetben (ekkor az összes gépet látjuk), illetve heti nézetben (egy kiválasztott gépre) lássuk a már meglevő bejegyzéseket. 7.3.4 Pénz visszafizetés Az aznapi leállítások bármikor rendezhetőek itt, csak ki kell választanunk a listából a kívánt ügyfelet, és megadnunk a visszafizetés összegét, valamint módját (készpénzre illetve bérletre kívánjuk visszafizetni az összeget). A visszafizetés összege lehet a teljes összeg, illetve kevesebb, mint a teljes összeg.
7.4 Bérlet modul Ebben a modulban lehet a bérletekkel kapcsolatos feladatokat elvégezni, úgymint
Bérlet eladás/feltöltés
Bérlet törlés
Kedvezmények megadása
Ingyen bérlet kezelés
Bérletszám csere
Ügyfelek születésnapjainak megtekintése -16-
7.4.1 Bérlet eladás/Feltöltés Ezen a képernyőn lehet új bérletet eladni, illetve meglévő bérletet lekérdezni, feltölteni. Az eladás ablakon először az új bérletet leolvasva tudjuk kitölteni a bérlet adatait, valamint kiválasztani a bérlet típusát, vagy megadni az összeget. A mentés gombra kattintva lehet a bérletet elmenteni. A bérletre kerülő összeg leolvasható a képernyőn. A bérlet lekérdezéshez, csak le kell olvasni a bérletet a jobboldali ablakban. A feltöltéshez be jelölni a 'Bérlet feltöltés' mezőt, majd megadni a feltöltés típusát. Minden lényeges pénzügyi adat leolvasható a kijelzőről. A képernyő alján a rendszerbe felvitt bérlet típusok segítik az eligazodást. A bérlet eladás során lehetőség van egy a rendszerben már regisztrált, de bérlettel nem rendelkező ügyfélhez bérletet rendelni. Ehhez csak ki kell választanunk a listából a regisztrált felhasználót. A bérlet feltöltés során lehetőség van a bérlettel rendelkező ügyfél adatainak módosítására. 7.4.2 Bérlet törlés Ebben a menüpontban lehet törölni egy bérletet. A tárolt információk nem törlődnek ki a rendszerből csak használaton kívülre kerülnek annak érdekében, hogy a bérlet újra eladhatóvá válhasson. A kimutatásokban az így deaktivált bérlet továbbra is megjelenik akkor, ha a törölt bérletekre szűrünk. 7.4.3 Bérlet kedvezmény konfiguráció Ez a képernyő teszi lehetővé a kedvezmény típusok felvitelét a rendszerbe. A sorok törlése hozzáadása a +/- gombok segítségével lehetséges a listában. A lista oszlopai, valamint az alatta lévő mezők felépítés függ a definiált bérlet és kedvezmény típustól. Erről bővebbet a Bérlet kedvezmények fejezet alatt olvashat. A listában szereplő egyes értékeket az alatta található mezők segítségével lehet megadni. Miután minden sort hozzáadtunk, a mentés gombra kattintva lehet tárolni a kedvezményeket. A visszavonás gomb az eredeti állapotra állítja vissza a felületet. 7.4.4 Ingyen bérlet Ezen a ponton a megfelelő joggal rendelkező felhasználó ingyenesen adhat ki illetve tölthet fel bérletet pusztán a bérletre kerülő összeg megadásával. Ezt a funkciót akár reklám, akár ajándék céljára használhatják a tulajdonosok. 7.4.5 Bérlet lista Itt találhatjuk meg a rendszerben szereplő bérleteket. Az 'i' ikonra kattintva a részletes bérlettörténet tekinthető meg. Lehetőségünk nyílik mind a bérletek, mind a részletes bérlettörténet kimentésére excelbe vagy HTML formátumba. Továbbá itt lehetséges adott bérlet vonalkódjának lecserélése (például, ha az ügyfél a régit elveszítette), ekkor a régi bérleten levő összeg és a bérlettörténet nem veszik el, csupán új azonosítást kap. A vonalkód azonosítójának cseréje az 'i' gomb melletti gomb megnyomásával történik úgy, hogy a felugró ablakban megadjuk a régit helyettesítő vonalkódot. 7.4.6 Születésnapok Itt tudjuk megtekinteni a bérlettel rendelkező, illetve regisztrált ügyfelek születésnapját, ez a regisztrációkor vagy a bérlet eladásakor automatikusan bekerül ide, nekünk már csak gratulálnunk kell... -17-
7.5 Raktár modul Ebben a modulban lehetőséünk van : Az árucikkek csoportosítására Bevételezésre / karbantartásra Értékesítésre 7.5.1 Adminisztráció Ez a menüpont lehetőséget kínál arra, hogy minden eladásra szánt terméket típusokba osszunk be. (Például a gyümölcsleveket és az energiaitalokat az üdítők típusba.) A raktárcikk típusok karbantartása ablakban az egyes típusokat tudjuk megadni a +/gombok használatával. A típus nevének megadásához egyszerűen csak a +/- jelek előtti területbe kell kattintanunk, és beírnunk a kívánt típus nevét. Természetesen a típusok neve módosítható is (a már létező megnevezésre kattintva). Típus törlése azonban csak abban az esetben lehetséges, ha a típus nincsen használatban. Fontos: mielőtt új árucikket szeretnénk felvinni, de még nem létezik típusa, hozzuk létre a neki megfelelőt! 7.5.2 Árucikk karbantartás Itt nyílik lehetőségünk arra, hogy a már meglevő árucikkek paramétereit megváltoztassuk, vagy új termékeket vegyünk fel a listába. Új árucikk felvétele Új árucikket az 'Új árucikk' gomb megnyomásával tudunk felvenni. Ekkor megjelenik a listában egy üres sor, melynek paramétereit a lista alatti részben tudjuk megváltoztatni. Itt definiálhatjuk: az áru megnevezését (például energiaital) típusát (a már meglevő típusokból a legördülő menüből választhatunk) árát (több ár megadása lehetséges, melyekből az eladás során a nekünk megfelelőt választhatjuk ki) a minimális készletet az eladás után járó jutalékot, százalékos arányban a raktárcikk aktívitását (aktív vagy nem aktív cikkről van-e szó, természetesen a nem aktív cikkeket nem tudjuk eladni) a termékhez tartozó vonalkót / vonalkódokat (figyelem: a vonalkód megadásánál használnunk kell a 'Hozzáadás' gombot is, csak így kerül be a listába! Lehetőség van itt a megfelelő vonalkó kiválasztása után annak törlésére is.) Mindezen paraméterek megadása után már csak el kell mentenünk a változtatásainkat. A 'Mégse' gombbal vonhatjuk vissza a mentés előtti módosításainkat. Listában levő árucikkek paramétereinek megváltoztatása Ekkor nincs más dolgunk, mint a lista elemei közül kiválasztani a nekünk megfelelőt (a listában rákattintunk), majd a lista alatti részben a paramétereit megváltoztatni. A lista -18-
elemei közül választhatunk cikkszám, vagy vonalkód alapján is, ekkor csak a fejlécen levö részben kell megadni a cikkszámot / vonalkódot. Az új paraméterek megadása után már csak el kell menteni a változtatásokat. 7.5.3 Árucikk bevételezés Miután az 'Árucikk karbantartás' menüpontban definiáltuk az eladásra szánt termékeket, már csak az a feladatunk, hogy bevételezzük őket. A felső listában találhatók azok a termékek, amelyeket eladásra szánunk (későbbiekben termék lista). Itt láthatjuk, hogy mennyi van belőlük raktáron, tehát szükséges-e a bevételezés vagy sem. (A piros kiemelés azt jelzi, hogy elértük a minimális raktárkészletet.) Ezen termékek közül választhatunk, vagy úgy, hogy az termék listában rákattintunk, esetleg cikkszám vagy vonalkód alapján. Figyelem: ha nem vonalkód alapján akarunk bevételezni, szükség van az adott termék kiválasztása után a 'Hozzáadás' gomb megnyomására. Ekkor a kiválasztott termék megjelenik az alsó (bevételezési) listában. Ebben az esetben az ablak alján látható 'mennyiség' és 'vételi ár' részek aktívak lesznek, tehát most már csak meg kell adnunk a bevételezni kívánt áru darabszámát és vételi árát. Természetesen van arra is lehetőségünk, hogy egyszerre több terméket bevételezzünk, ekkor a termék listából egyesével válasszuk ki a bevételezni kívánt termékeket, majd a bevételezési listában a kívánt elemre kattintva adjuk meg a mennyiségét és a vételi árát. Most már nincs más dolgunk, mint a 'Bevételezés' gombbal ténylegesen bevételezni a termékeket. Az 'Új lista' gomb segítségével törölhetjük ki a bevételezési lista összes meglevő elemét. 7.5.4 Árucikk eladás Itt tudunk árucikket értékesíteni, ha azt nem a gép indítással együtt szeretnénk megtenni. Megjegyzés: itt csak készpénzes eladást tudunk lebonyolítani! A felső listában találhatók azok a termékek, amelyeket eladásra szánunk (későbbiekben termék lista). Ezen termékek közül választhatunk, vagy úgy, hogy az termék listában rákattintunk, esetleg cikkszám vagy vonalkód alapján. Figyelem: ha nem vonalkód alapján akarunk bevételezni, szükség van az adott termék kiválasztása után a 'Hozzáadás' gomb megnyomására. Figyelem: lehetőség nyílik arra is, hogy úgy adjunk el terméket, hogy az még nincs bevételezve, ekkor azonban a bevételezést minnél előbb pótolni kell!!! Ekkor a kiválasztott termék megjelenik az alsó (értékesítési) listában. Ebben az esetben az ablak alján látható 'mennyiség' és 'eladási ár' részek aktívak lesznek, tehát most már csak meg kell adnunk az eladni kívánt áru mennyiségét és kiválasztani az árát, amelyet / amelyeket a karbantartásnál már definiáltunk. Természetesen van arra is lehetőségünk, hogy egyszerre több terméket adjunk el, ekkor a termék listából egyesével válasszuk ki az eladni kívánt termékeket, majd az eladási listában a kívánt elemre kattintva adjuk meg a mennyiségét és az eladási árát. Most már nincs más dolgunk, mint a 'Eladás' gombbal ténylegesen eladni a termékeket. Az 'Új lista' gomb segítségével törölhetjük ki az eladási lista összes meglevő elemét. Megjegyzés: Adminisztrálni, karbantartani, árucikket bevételezni csak az arra jogosult felhasználó tud!
-19-
7.6 Szolgáltatások modul Ebben a modulban lehetőséünk van a szolgáltatások karbantartására és értékesítésére 7.6.1 Szolgáltatások karbantartása Itt nyílik lehetőségünk arra, hogy a már meglevő szolgáltatások megváltoztassuk, vagy új szolgáltatásokat vegyünk fel a listába.
paramétereit
Új szolgáltatás felvétele Új szolgáltatást az 'Új szolgáltatás' gomb megnyomásával tudunk felvenni. Ekkor megjelenik a listában egy üres sor, melynek paramétereit a lista alatti részben tudjuk megváltoztatni. Itt definiálhatjuk: A szolgáltatás megnevezését (például masszázs) árát (több ár megadása lehetséges, melyekből az eladás során a nekünk megfelelőt választhatjuk ki) az eladás után járó jutalékot, százalékos arányban a szolgáltatás aktívitását (aktív vagy nem aktív cikkről van-e szó, természetesen a nem aktív cikkeket nem tudjuk eladni) a termékhez tartozó vonalkót / vonalkódokat (figyelem: a vonalkód megadásánál használnunk kell a 'Hozzáad' gombot is, csak így kerül be a listába! Lehetőség van itt a megfelelő vonalkó kiválasztása után annak törlésére is.) Mindezen paraméterek megadása után már csak el kell mentenünk a változtatásainkat. A 'Mégse' gombbal vonhatjuk vissza a mentés előtti módosításainkat. Listában levő árucikkek paramétereinek megváltoztatása Ekkor nincs más dolgunk, mint a lista elemei közül kiválasztani a nekünk megfelelőt (a listában rákattintunk), majd a lista alatti részben a paramétereit megváltoztatni. A lista elemei közül választhatunk cikkszám, vagy vonalkód alapján is, ekkor csak a fejlécen levö részben kell megadni a cikkszámot / vonalkódot. Az új paraméterek megadása után már csak el kell menteni a változtatásokat. 7.6.2 Szolgáltatás értékesítés Itt tudunk szolgáltatást értékesíteni, ha azt nem a gép indítással együtt szeretnénk megtenni. Megjegyzés: itt csak készpénzes eladást tudunk lebonyolítani! A felső listában találhatók azok a termékek, amelyeket eladásra szánunk (későbbiekben szolgáltatás lista). Ezen szolgáltatások közül választhatunk, vagy úgy, hogy az termék listában rákattintunk, esetleg cikkszám vagy vonalkód alapján. Figyelem: ha nem vonalkód alapján akarunk bevételezni, szükség van az adott szolgáltatás kiválasztása után a 'Hozzáadás' gomb megnyomására. Ekkor a kiválasztott termék megjelenik az alsó (értékesítési) listában. Ebben az esetben az ablak alján látható 'mennyiség' és 'eladási ár' részek aktívak lesznek, tehát most már csak meg kell adnunk az eladni kívánt szolgáltatás mennyiségét és kiválasztani az árát, amelyet / amelyeket a karbantartásnál már definiáltunk. Természetesen van arra is lehetőségünk, hogy egyszerre több terméket adjunk el, ekkor a szolgáltatás listából egyesével válasszuk ki az eladni kívánt cikkeket, majd az eladási -20-
listában a kívánt elemre kattintva adjuk meg a mennyiségét és az eladási árát. Most már nincs más dolgunk, mint a 'Eladás' gombbal ténylegesen eladni a termékeket. Az 'Új lista' gomb segítségével törölhetjük ki az eladási lista összes meglevő elemét. Megjegyzés: Szolgáltatást karbantartani csak az arra jogosult felhasználó tud!
7.7 Egyéb funkciók modul A modul alatt különböző kezelői vezetői illetve karbantartási műveletek végezhetők el. 7.7.1 Kezelői funkciók Számla kifizetések Itt a kezelő felviheti az általa kifizetett költség számlákat, annak érdekében, hogy a pénztárban lévő összeg helyesen szerepeljen, valamint ez az adat is tárolásra kerül a rendszer által, tehát később visszakereshető. Pénztár állapot Itt szerezhet tudomást a kezelő a mindenkori pénztár állapotról, tételesen lebontva. Jelszó változtatás Ebben az ablakban lehet bármikor bármelyik felhasználónak megváltoztatnia a jelszavát. Az újonnan felvitt felhasználók alapértelmezett jelszava 'jelszo', ezt célszerű mindjárt meg is változtatni. Regisztrált felhasználó felvitele/módosítása Megegyezik a gép indítás alatti regisztrált felhasználó felvitellel, azonban itt lehetőség van egy már regisztrált felhasználó adatainak módosítására is. 7.7.2 Vezetői funkciók Rendszer paraméterek Itt megadhatjuk a bérlet illetve kedvezmény típusát. (részletesen lásd a Bérlet Kedvezmények fejezetet) Megadható a pénznem. Az itt beírt karaktersor jelenik meg minden képernyőn és kimutatásban. Beállítható az alkalmazás nyelve. Megadhat a biztonsági mentés helye. Biztonsági másolat készítése elengedhetetlen, hiszen a számítógép meghibásodása nem okozhatja az adatok elvesztését. Az itt beállított helyre a program minden bezáráskor megkísérli elmenteni az aktuális adatbázist. A biztonsági mentés megadható periódikusan is, fél óránként, óránként vagy akár naponta. Engedélyezhetjük továbbá: A bérlet tulajdonosának megváltoztatását Mentések utáni üzenetek megmutatását -21-
Raktárcikkek kifizetését bérlettel Munkamenet folytatását kilépés után Hány automata jelenjen meg a főképernyőn – ezen számosság maximum 24 lehet Nyomtatás módja A kliens konfiguráció részben engedélyezhetjük a bérletek megosztását, ha több szalon (közöttük a miénk is) egy központi szerverhez kapcsolódik. Ekkor mi a saját szalonunkból láthatjuk a más szalonokban a bérlettel rendelkező, illetve regisztrált ügyfeleket, és azok tranzakcióit. A kimutatások modulban a bérletesemény kimutatás valamint a regisztráltak naplójában van lehetőségünk megnézni ezen adatokat. Itt a szerver szűrő bekapcsolásával láthatjuk a rendszerben levő többi szalonban a bérleteseményeket, valamint a regisztrált ügyfelek géphasználatát, vásárlásait. Minden szalonhoz tartozik egy azonosító, amelyet ebben az esetben nekünk is meg kell adnunk. Pénz kivét Itt a tulajdonos tud pénzt kivenni a kasszából, amely természetesen regisztrálásra kerül, és kimutatás készíthető róla. Kedvezmények A plusz gomb megnyomásával kedvezmény típusok definiálhatók a rendszerben, mely típusok minden eladás során kiválaszthatók. Ez felhasználható például idény kedvezmények, diák kedvezmény megadására. A listában dupla kattintással szerkeszthetünk egy mezőt. Egy név, és egy % érték adható meg. Szerviz jelszó csere Itt lehet a már említett szerviz jelszót megváltoztatni. 7.7.3 Felhasználók Ezen a képernyőn szintén egy lista segítségével lehet a rendszerbe felhasználókat felvinni. Törlés nem lehetséges, hiszen ez a tárolt adatok konzisztenciájának sérüléséhez vezetne. A már nem élő felhasználók inaktívvá tehetők a képernyőn lévő Aktív pipa vissza jelölésével. A felhasználóhoz meg kell adni a nevét, kódját, csoportját (erről bővebben lehet olvasni a Jogosultságok/felhasználók kezelése fejezetben). A szerkesztő mezők mindig a kiválasztott sorban szereplő felhasználó adatait szerkesztik. Miután végeztünk minden módosítással, a Mentés gombra kattintva tárolhatjuk azt. 7.7.4 Jogosultságok Ezen a képernyőn lehet beállítani a felhasználói csoportokat. A bal oldali fa szerkezetű listában lehet látni a csoportokat, és az alattuk lévő felhasználókat. A felhasználók egyik csoportból átrakhatók egy másikba a 'drag&drop' módszer segítségével. Új csoport felvehető a lista alatt található gomb segítségével, ezen felül a csoportok neve is változtatható. A jobb oldali listában lehet látni a rendszer egyes funkcióit. A bal oldalon egy csoportot kiválasztva tudjuk megadnia hozzá tartozó funkciók elérhetőségét. Amelyik funkció mellett ott a pipa, az elérhető a csoport tagjai számára. Figyelem: Ha nem vagyunk elég óvatosak, kizárhatjuk magunkat a rendszerből, -22-
ha elvesszük a hozzánk tartozó felhasználó jogait. 7.7.5 Adminisztráció Ezen a fülön egy tetszőleges időpontig törölhetők a 'log' bejegyzések, a tegnapi napig bezárólag. A bérlet 'log' törlésére külön van lehetőség, mivel ebben az esetben nem lesz képes a rendszer információval szolgálni az egyes bérlet tulajdonosok számára, a bérlet használatokról. 7.7.6 Email küldés / fogadás A rendszer lehetőséget nyújt email üzenetek küldésére valamint fogadására, a megfelelő konfiguráció beállítása mellett. Ha az E-mail küldés opciót engedélyezzük, meg kell adnunk egy szolgáltatót (ekkor automatikusan kitöltődik a megfelelő SMTP konfiguráció), vagy kézzel beállítanunk egyet. Be kell állítanunk továbbá az e-mail küldéshez az SMTP felhasználót és jelszót, valamint feladó címét és az email küldések között eltelt időt. Ha az email beállítások megfelelőek, a rendszer lehetővé teszi számunkra a napi jelentések elküldését emailben is. Ehhez engedélyezzük a napi jelentés küldését, valamint adjunk meg egy címzettet és az üzenet tárgyát. A rendszer ezt az üzenetet minden bezáráskor vagy napi szinten el fogja küldeni. Ha engedélyezzük a születésnapi üdvözlet küldését (a megfelelő email beállítások mellet), akkor a születésnapos ügyfelek automatikusan emailben értesülnek jó kívánságainkról. Ehhez egy sablont kell megadnunk, mely html formátumban került eltárolásra a gépünkön. Üzenetek Itt nyílik lehetőségünk a bejövő és kimenő üzenetek karbantartására, valamint új üzenetek írására. Ahhoz hogy lássuk, hogy van-e új üzenetünk, nem szükséges erre a fülre folytonosan visszatérnünk, mivel az alkalmazás alsó sávjában is megjelenik ez az információ, a linkre kattintva pedig a rendszer átirányít minket ide. E-Mail A rendszer által kiküldött üzenetek itt tárolódnak (napi jelentések, születésnapos emailek). Lehetőségünk van szűrni dátum és az elküldés státusza (elküldött, kűldésre váró, sikertelen küldés) alapján. A tetszőlegesen kiválasztott üzenetet újraküldhetjük vagy akár törölhetjük.
8
Kimutatások
Ebben a modulban találunk lehetőséget arra, hogy a rendszer által tárolt adatokat lekérdezzük. Néhány általános funkció:
ahol megadható csoportosítás ott lekérhető tételes lista, illetve napi vagy havi összesítés.
A listák összeállításakor megadhatunk szűrési feltételeket
Minden lista szűrhető dátum szerint. -23-
minden lista rendezhető tetszőleges oszlopa szerint, az oszlop fejlécére kattintással, mindkét sorrendben.
Minden lista elmenthető html illetve excel formátumba.
Minden lista frissíthető a 'Frissítés' gombbal
Minden lista megnyitható külön ablakban, aminek segítségével egyrészt egyszerre több listát is tarthatunk a képernyőn, mondjuk összehasonlítás céljából, valamint kihasználhatjuk a teljes képernyő felületet.
Bizonyos listákon egy 'i' ikonra kattintva az ahhoz a sorhoz tartozó részletes adatok jeleníthetők meg az ikonra kattintással. Pénztár listában a bejelentkezéshez tartozó minden pénztári mozgás tételesen. Bérlet illetve regisztráltak listájában a kiválasztott bérlet/felhasználó története jeleníthető meg, egy külön ablakban.
8.1 Pénztár kimutatás A pénztár kimutatásoknál lehetőségünk nyílik arra, hogy felhasználó szerint csoportosítsuk. Ez azért előnyös számunkra, mert így lönnyedén figyelemmel kísérhetjük az egyes felhasználók által bonyolított pénztári forgalmat. Ha minden felhasználót egyszerre szeretnénk figyelemmel követni, válasszuk a 'minden felhasználó' csoportosítást. További szűrési feltételek:
Bejelentkezésenként: adott idő intervallumon, adott felhasználó(k), bejelentkezésenként csoportosítva. Az 'i' gombra kattintva a felugró ablakban megtekinthető az adott felhasználó összes pénztári tevékenysége tételesen.
Naponta: adott idő intervallumon, napokra lebontott pénztár mozgások láthatóak.
Havonta: adott idő intervallumon, hónapokra lebontott pénztár mozgások láthatóak.
A listában szereplő oszlopok: Felhasználó név: a szűrési feltételeknek megfelelő felhasználó neve, mindíg rögzített oszlop (ez azt jelenti, hogy ha a listát jobbra, illetve balra görgetjük, a lista első oszlopa mindíg ez marad). Bejelentkezés ideje: szűrési feltételeknek megfelelően, rögzített. Gép indítás: az adott feltételekre nézve az egyes szoláriumok indításából származó bevétel jelenik meg itt, tételesen illetve összegezve a szűrési feltételektől függően. Bérlet eladás: a bérletek eladásából származó bevétel. Bérlet feltöltés: a bérletek feltöltéséből származó bevétel. Számla kifizetés. Pénztár ürítés. Bérlet használat. Árucikk és szolgáltatás értékesítés. Bevétel A lista alján szereplő utolsó sor, mindíg az adott oszlopokhoz tartozó összesített értéket tartalmazza. A listát természetesen menthetjük HTML vagy Excel formátumba, megnyithatjuk külön -24-
ablakban (a könnyebb kezelhetőség érdekében) és frissíthetjük (pénztári műveletek után például, ha az ablak már nyitva volt).
8.2 Bérlet lista Csoportosítható idő intervallumra és szűrhető bérlet státuszra (aktív illetve törölt). Szűrhető továbbá adatforrás típusa szerint (kliens vagy szerver), ha erre van lehetőségünk, bővebben ld. 7.7.2. fejezt alatt. A listában szereplő oszlopok:
Az 'i' gombra kattintva a felugró ablakban megtekinthető az adott bérlethez tartozó részletes bérlettörténet.
Bérlet szám: rögzített. Bérlet tulajdonos neve: rögzített. Egyenleg: az egyes bérletekhez tartozó aktuális egyenleg. A bérlet vásárlás ideje. A bérlethez tartozó személyes adatok, mint: Név, cím, e-mail cím, születési dátum, telefonszám. A feltöltések összege. Valamint a kedvezményesen vásárolt bérlethez tartozó kedvezmények összege. A listát természetesen menthetjük HTML vagy Excel formátumba, megnyithatjuk külön ablakban (a könnyebb kezelhetőség érdekében) és frissíthetjük (bérlet műveletek után például, ha az ablak már nyitva volt).
8.3 Bérlet esemény kimutatás Szűrhetünk: Művelet típusra, mint bérlet eladás, bérlet feltöltés, bérlet használat, ingyen eladás, ingyen feltöltés és bérlet vonalkód csere. Ekkor a listában csak az adott műveleti típusnak megfelelő bérletek fognak látszani; pédául, ha csak a bérlet eladást választjuk ki, akkor a listában a lehetséges (fent megadott) műveletek közül csak az eladott bérletek fognak szerepelni. Bérlet státuszra, ami lehet aktív vagy törölt. Idő intervallumra, csoportosítás nélkül, napi, vagy havi nézetben. Adatforrás típusa szerint (szerver vagy kliens), ha erre van lehetőség. A listában szereplő oszlopok: Bérlet szám Bérlet tulajdonos neve Tranzakció: itt az ügyfél által végrehajtott művelet típusa jelenik meg, például: bérlet eladás, gép használat, pénz visszafizetés, stb. Időpont: a tranzakció időpontja A tranzakció összege -25-
A bérlet aktuális egyenlege Kedvezmények: az egyes tranzakciókhoz tartozó kedvezmények összege Szalon: szerver oldali szűrés esetén a szalon azonosítója, ahol a bérletet használták. A listát természetesen menthetjük HTML vagy Excel formátumba, megnyithatjuk külön ablakban (a könnyebb kezelhetőség érdekében) és frissíthetjük (bérlet műveletek után például, ha az ablak már nyitva volt).
8.4 Szolárium üzem Csoportosíthatunk: Gép neve Felhasználó neve Idő intervallum szerint. A lista oszlopai: Gép neve Kezelő neve: annak a felhasználónak a neve, aki a gépet indította Ügyfél neve Gép indítás ideje Összeg: amit az ügyfélnek ki kell fizetnie Indított idő: a gép üzem ideje.
8.5 Pénz kivétel Csoportosítható idő intervallum szerint. A lista oszlopai: Kezelő név: annak a felhasználónak a neve, aki a pénzt a kasszából kivette. Időpont: a pénz kivétel ideje. Összeg: a pénz kivétel összege.
8.6 Számla kifizetés Csoportosítható idő intervallum szerint. A lista oszlopai: Kezelő név: annak a felhasználónak a neve, aki a számlát kifizette. Időpont: a pénz kivétel ideje. Összeg: a pénz kivétel összege. Megjegyzés: például hogy mit fizetett be.
8.7 Gép szervíz lista A lista oszlopai: -26-
Gép név Szerelő neve Szervíz oka Szervíz kezdete Szervíz vége A szervízelés előtti üzemidő Futási idő szervíz alatt Üzemidő szervíz után
8.8 Regisztráltak listája Szűrhetünk az adatforrás típusára, ha van rá lehetőségünk. A listában levő oszlopok tartalmazzák: A regisztrált ügyfél nevét A regisztráció idejét A regisztrált személyes adatait, mint cím, e-mail cím, nem, születési dátum, telefonszám. A gép használatok összegét.
8.9 Regisztráltak naplója Szűrhető idő intervallum szerint, valamint adatforrás szerint, ha lehetséges. A listában szereplő oszlopok tartalmazzák: A regisztrált ügyfél nevét. Az általa lebonyolított tranzakció típusát, például gép használat. A tranzakció időpontját. Szalon: szerver oldali szűrés esetén a szalon azonosítója, ahol a bérletet használták.
8.10 Pénz visszafizetés napló Lehetséges szűrési feltételek: Gép nevére Felhasználóra Idő intervallumra A listában szereplő oszlopok:
Az 'i' gomb itt csak abban az esetben látszik a sor elején, ha az adott ügyfélnek még nem fizettük vissza a pénzét a gép leállításakor. Ezt megtehetjük innen is csak kattintsunk a gombra.
Gép neve.
Az indítás ideje és az indított idő. -27-
A fizetés típusa (bérlet illetve készpénz).
Ha bérlettel rendelkezett az ügyfél, akkor a bérlet száma.
Tulajdonos: bérlet tulajdonos neve, vagy regisztrált ügyfél neve.
A kifizetett ár
Fennmaradó idő: a gép leállítása után fennmaradó idő, amit a szoláriumoknál már definiált egységekben láthatunk.
Fennmaradó összeg: a fennmaradó idő alapján meghatározott maximális összeg, amit vissza adhatunk az ügyfélnek.
Visszafizetés típusa: készpénzben vagy bérletre.
Visszafizetett összeg: amit ténylegesen vissza adtunk az ügyfélnek, ez maximum a fennmaradó összeg lehet.
8.11 Raktár készlet kimutatás Csoportosítható: Raktárcikk vagy felhasználó szerint Eladás vagy bevételezés szerint Idő intervallum szerint A tábla oszlopai: Az 'i' gomb ha raktárcikk szerint csoportosítottunk a hozzá tartozó felhasználói csoportosítást mutatja meg, ha felhasználó szerint, akkor pedig a raktárcikk szerinti csoportosítást mutatja meg. Termék / név : csoportosítás függő Db: az eladott / bevételezett termék darabszáma Ár: az eladott / bevételezett termék ára Jutalék: a kezelő jutaléka csak az eladásra nézve van értelmezve.
8.12 Raktár készlet eladási lista Szűrhető: Idő intervallumra Raktárcikkre Felhasználó szerint Művelet típusra, mint termék eladás, bevételezés, fizetés bérlettel illetve készpénzzel. A listában szereplő oszlopok tartalmazzák: A termék nevét A kezelő nevét A művelet időpontját Típusát (bevételezés / eladás) -28-
Darabszámát A termék(ek) árát Az összeget (darabszor ár) A kezelői jutalékot, ha van A bérlettulajdonos nevét (csak abban az esetben, ha eladás történt bérletre).
8.13 Szolgáltatás értékesítés kimutatás Szűrhető: Szolgáltatás vagy felhasználó szerint Eladás szerint Idő intervallum szerint A tábla oszlopai: Az 'i' gomb ha szolgáltatás szerint csoportosítottunk a hozzá tartozó felhasználói csoportosítást mutatja meg, ha felhasználó szerint, akkor pedig a szolgáltatás szerinti csoportosítást mutatja meg. Szolgáltatás / név : csoportosítás függő Db: az eladott szolgáltatás darabszáma Ár: az eladott szolgáltatás ára Jutalék: a kezelő jutaléka.
8.14 Szolgáltatás értékesítési lista Csoportosítható: Idő intervallumra Szolgáltatásra Felhasználó szerint Művelet típusra, fizetés bérlettel illetve készpénzzel. A listában szereplő oszlopok tartalmazzák: A termék nevét A kezelő nevét A művelet időpontját Típusát (eladás) Darabszámát A termék(ek) árát Az összeget (darabszor ár) A kezelői jutalékot, ha van. A bérlettulajdonos nevét (csak abban az esetben, ha eladás történt bérletre). -29-