Administrative Staff

List 1 Estoy preparando un discurso para mi jefe A veces creo que mi jefe mi infravalora ¿En qué le puedo servir?

El señor Pérez no está en estos momentos ¿Quiere dejar un recado? ¿Quisiera dejar un recado?

Está fuera de la oficina (pero está en la empresa o ciudad) Está fuera de la oficina (pero está en viaje de negocios) Está fuera de vacaciones Volverá la semana próxima Volverá en dos horas Devolverá su llamada en cuanto regrese Está hablando por otra línea en este momento Le diré que Usted ha llamado ¿Le puedo pasar con otra persona?

Creo que se equivoca de número Disculpe pero tengo otra llamada ahora Disculpe pero me está entrando otra llamada Perdone pero debo atender una visita Veré si hay alguien en departamento jurídico que le pueda ayudar Manténgase en espera un momento por favor Estaré en seguida con Usted (desviando la atención) Volveré en seguida (ausentándose físicamente) ¿De parte de quién? ¿Con quién hablo por favor?

I’m preparing a speech for my boss Sometimes I feel my boss takes me for granted How may (can) I help you?

Mr Perez is not in at the moment May I take a message?

Would you like to leave a message?

He is out of the office He’s away on business He’s away on holiday (vacation) He’ll be back next week He’ll be back in two hours (time) He’ll return your call as soon as he gets back He’s on the other line at the moment I’ll tell him you called Would you care to talk to someone else?

I believe you reached the wrong number I’m sorry but I have another call on hold I’m sorry but I have another call coming in Excuse me, but I must see to a visitor I’ll see if there’s someone in the legal department who can help you Please hold on the line for a moment I’ll be right with you I’ll be right back May I ask who’s calling?

To whom am I speaking please?

List 2 Un momento por favor One moment please Le voy a pasar con el departamento jurídico I’m going to put you through to the legal department Intentaré pasar la llamada I’ll try to transfer your call Al aparato Speaking ¿Prefiere esperar o le llamamos nosotros? Would you prefer to hold or shall we call you back? ¿Puedo hablar con el señor Pérez por May I speak to Mr Perez, please? favor?

Le puede localizar en este número You can locate him at this number Lo siento, pero no estoy autorizado para I’m sorry but I’m not authorised to give out his dar su número number El señor Bruno le llamará cuando vuelva Mr Bruno will call you when he returns Hola, llamo desde la oficina española Hello, I’m calling from the Spanish office Hola soy Patricia de la filial española Hello, this is Patricia from the Spanish subsidiary ¿Me puede poner con el señor Smith por Can you put me through to Mr Smith please? favor? ¿Me puede decir cuándo volverá?

Can you tell me when he’ll be back? ¿Puedo dejar un recado por favor?

Can I leave a message please?

Creo que le han pasado mal I think you’ve been transferred to the wrong number Le paso I’m putting you through Señor Pérez, llama un tal Señor Smith Mr Perez, there is a Mr Smith on the line ¿Qué le digo?

What shall I tell him?

El Señor Pérez está reunido en estos Mr Perez is not available at the moment momentos ¿Le puedo atender?

May I help you?

Tal vez le pueda atender yo May I be at any help?

No hay nadie aquí con ese nombre There’s nobody by that name here Le diré que Usted le ha llamado I’ll tell him you called El señor Pérez no ha llegado todavía Mr Perez hasn’t arrived yet El señor Pérez llegará seguramente en Mr Perez should be here shortly breve

List 3 Le ayudo a preparar los borradores Me delega la elaboración de ciertos informes Una vez le compuse un discurso Tengo que manejar muchos datos cada día Mi jefe no sabe establecer prioridades Nunca he tenido una jefa Esa mujer posee un buen dominio administrativo Realizo muchas tareas que consumen mucho tiempo Ayudo a mi jefa a realizar su declaración de la renta Tengo que tratar con muchos compañeros de trabajo Ya no hace falta saber taquigrafía ¿Me puede corregir esto por favor? (un escrito) Tengo dos secretarias más a mi cargo Tengo que supervisar su trabajo Tengo que ser cortés con todo el mundo Todo el mundo cree que soy sumamente educado Planifico y organizo las tareas Mi jefe recibe muchas visitas cada día Sé bastante de la contabilidad La puntualidad es algo muy importante para mi jefe Siempre tengo que realizar las presentaciones Trato de equilibrar la vida profesional con la familia No hay suficientes horas en el día Establezco metas realistas y fijo prioridades Necesitamos fijar una fecha para reunión

I help him prepare rough drafts He delegates the drawing up of certain reports to me Once I wrote a speech for him I have to handle a lot of data every day My boss doesn’t know how to establish priorities I’ve never had a female boss That woman has a good command of office skills I perform a lot of time consuming tasks I help my boss prepare her income tax return I have to deal with a lot of co-workers Knowing short-hand is no longer necessary Can you proofread this for me please?

I have two more secretaries under me I have to oversee (supervise) their work I have to be courteous to everybody Everyone thinks I’m extremely polite I plan and organise work assignments My boss receives a lot of visitors every day I know quite a lot (bit) about accounting Punctuality is something very important to my boss I always have to do the introductions I try to balance carrier and family There aren’t enough hours in the day I establish realistic goals and set priorities We need to schedule a meeting We need to set a date for the meeting

List 4 Adivine quién nos acaba de llamar Trata de mantener tu sentido del humor Organiza tu mesa para la máxima eficacia Intento compartir tus responsabilidades con otros Ni siquiera han instalado los teléfonos todavía Tengo que transcribir una carta hecha a mano Quiero rediseñar mi zona de trabajo Mi despacho apenas tiene ventilación Tengo que dejar una nota a la mujer de la limpieza Mantengo mi mesa de trabajo muy ordenada Nunca versa mi mesa desordenada No me gusta la iluminación en esta parte de la oficina Siempre necesito luz natural Mis compañeros trabajan enfrente (cruzando el pasillo) Me falta papel con membrete Prefiero calendarios de pared a calendarios de mesa Mi jefe necesita cierta intimidad durante el día Solemos alquilar los cuadros los cuales podemos cambiar de vez en cuando No puedo hacer mi trabajo con tantas llamadas Esta grapadora se atasca continuamente No tengo acceso al correo electrónico de mi jefe Yo sigo usando bandejas de entrada y salida Tengo un cajón lleno de clips y gomitas

Guess who’d just called us Try to maintain your sense of humour Organise your desk for maximum efficiency I try to share responsibilities with others They haven’t even install the telephones yet I have to transcribe a handwritten letter I want to redesign my office space My office hardly has any ventilation I have to leave a note for the cleaning woman I keep my desk very neat (tidy) You’ll never see my desk messy I don’t like the lighting in this part of the office I always need natural light My co-workers work across the hall (corridor) I need a letter heads I prefer wall calendars to desk calendars My boss needs some privacy during the day We usually rent paintings which we can change from time to time I can’t get my work done with so many calls This stapler gets stuck continuously I don’t have access to my boss’s email

I still use in and out baskets (trays) I have a drawer full of paper clips and rubber bands Afortunadamente mi jefe no hace que le Fortunately my boss doesn’t make me bring him traiga el café coffee Cuando mi jefe viaja ayudo al departamento When my boss is away I help the legal jurídico department

List 5 Siempre guardo cerca un diccionario y un diccionario de sinónimos El informe estaba lleno de erratas Mantengo los materiales de oficina bajo llave Mi jefe programa las cosas con mucha anticipación Tengo que concertar una cita para mi jefa Mi jefe genera suficiente trabajo para tres secretarias Tengo dos papeleras debajo de mi mesa ¿Cuál es la fecha y hora de la cita?

Me cuesta trabajo programar tantas citas La agenda de mi jefe está llena de compromisos A veces programo una cita por mi propia cuenta Siempre llamo para reconfirmar las citas Nunca programo demasiadas reuniones seguidas Hay ciertas visitas que pueden ver al jefe sin cita Sin mí, mi jefa estaría totalmente desorganizada Me encanta trabajar con mi nuevo jefe Ella delega mucho trabajo en mi Soy una extensión de ella Mi trabajo es duplicar la eficacia de su trabajo Evite programar citas para últimas horas de la tarde Entérate del propósito de cada cita No se preocupe, le imprimiré una nota recordatoria Le llamaré para confirmar fecha y hora Esta reunión fue organizada con mucha anticipación Deme su número de teléfono por si acaso

I always keep a dictionary and a thesaurus to hand The report was full of typos I keep the supplies under lock and key My boss schedules things far in advance I have to set an appointment for my boss My boss generates enough work for three secretaries I have to waste paper baskets under my desk What’s the time and date of the appointment?

I have trouble scheduling so many appointments My boss’s agenda (diary) is full of commitments Sometimes I schedule an appointment on my own I always call to reconfirm appointments I never schedule too many meetings in succession (a raw) There are certain visitors that can see the boss without an appointment Without me my boss would be totally disorganised I love working with my new boss She delegates a lot of work to me I’m an extension of her My job is to double the effectiveness of her work Avoid scheduling late afternoon appointments Find out the purpose of each appointment Don’t worry, I’ll print out a reminder note for you I’ll call you to confirm the date and time This meeting was arranged very far in advance Give me your telephone number just in case

List 6 Llevo su agenda en mi ordenador y en el suyo También apunto las cifras en un libro aparte Me gustan tanto los calendarios de pared como los de mesa Programo la mayoría de las citas por teléfono Mucha gente solicita citarse con mi jefa Fijaré una cita provisional para jueves, día 3 El señor Pérez quiere saber si Usted puede trasladar la cita hasta el lunes, día 21 El viernes, día 23 es festivo en España Hay un puente la semana próxima Olvidó la cita por completo Le enviaré un correo electrónico para confirmar la cita Mi jefe a veces programa citas sin avisarme No he sido informada de la cita ¿Tiene Usted alguna cita para hoy?

Su calendario y el mío deben por necesidad coincidir A mi jefa le recuerdo sus citas varias veces cada día Tengo que gestionar mi tiempo como todos Pierdo mucho tiempo haciendo recados Siempre tengo una lista con cosas que hacer Organizo mis tareas por orden de importancia Tengo una sobrecarga de trabajo Tienes que ser educada en todo momento Hay alguien abajo preguntando por Usted Creo que es el señor Johnson Que suba

I keep his (her) agenda on my computer and on his (hers) I also record appointments in a separate book I like both wall calendars and table calendars I schedule most appointments over the telephone A lot of people request appointments with my boss I’ll set a tentative appointment for Thursday the 3rd Mr Perez wants to know if you can move the appointment to Monday the 21st Friday the 23rd is a holiday in Spain There’s a long weekend next week He completely forgot (about) the appointment I’ll send you an e-mail to confirm the appointment My boss sometimes schedules appointments without letting me know I wasn’t informed of the appointment Do you have any appointments for today?

Your calendar and mine must coincide I remind my boss of her appointments several times a day I have to manage my time like everyone I waste a lot of time running (doing) errands I always have a to do list I arrange my tasks in order of importance I’m overloaded with work You have to be polite at all times There’s someone downstairs asking for you I think it’s Mr Johnson Have him come up

List 7 Diles que suban Que suban, por favor Que bajen, por favor No le puedo localizar en ningún número ¿Cómo se le puede localizar?

Pase por mi mesa antes de ir a la reunión Te pondré al día acerca de todo Hay una señora que no deja de llamar preguntando por Usted El señor Pérez no se puede poner en estos momentos ¿Le importaría volver a llamar en diez minutos?

El señor Pérez agradece su gesto ¿Cuál es el motivo de su visita?

Tengo suficiente papelería de oficina para un año El jefe está de mal humor hoy Me dijo que nadie le molestara Mi jefa es todavía de aquellas que dictan cartas Menos mal que sé taquigrafía Mi mesa es un revoltijo de cosas Suelo manejar las tareas rutinarias con eficiencia Estoy en proceso de cambiar el sistema de archivo Señor Pérez, le presento al señor Johnson Pedro, quiero que conozcas a David Deje que le enseñe la oficina David, quiero presentarle a un colega nuevo Encantado

Tell them to come up Have them come up please Have them come down please I can’t reach him at any number How can he be reached?

Step by my desk before going to the meeting I’ll bring you up-to-date on everything There’s a lady who keeps calling and asking for you Mr Perez can’t take your call right now Would you mind calling back in ten minutes?

Mr Perez appreciates your gesture What’s the purpose of your visit?

I have enough stationary to last a year The boss is in a bad mood today He told me not to let anyone disturb him My boss is still one of those who dictates letters It’s a good thing I know shorthand My desk is a complete mess I usually handle routine tasks efficiently I’m in the process of changing the filing system Mr Perez, this is Mr Johnson Peter, I’d like you to meet David Let me show you around the office David, I want to introduce you to a new colleague It’s a pleasure

List 8 Perdone, no he entendido su nombre David empezará aquí el lunes próximo Al señor Pérez le gusta que le alaben ¿Podría repetir su nombre por favor?

Tu apretón de manos revela tu carácter Buenos días señor Johnes, me allegro de verle de nuevo ¿Quiere sentarse? ¿Desea algo para leer?

El señor Pérez tuvo que ausentarse por una emergencia Intenté localizarle (a Usted), pero ya se había marchado Dejé un mensaje en su móvil Perdone las molestias Espero que esto no le cause ninguna molestia Me temo que señor Pérez no podrá verle hoy Le diré que Usted ha llamado He marcado tu número por error Dejé el mensaje en un contestador automático No nos ha devuelto la llamada Voy a pasar su llamada a una operadora Se esperan veinte personas para el acontecimiento Ya he reservado el salón No hemos elegido el menú todavía Tengo que organizar el transporte para el evento Tengo una lista de control de dos páginas Todo saldrá según lo previsto

Excuse me, I didn’t catch your name David will be starting here next Monday Mr Perez likes to be flattered Could you repeat name please?

Your handshake reveals your character Good morning Mr Johnes, it’s good to see you again Won’t you have a seat?

Could I get you something to read?

Mr Perez had to leave on an emergency I tried to reach you, but you had already left I left a message on your cell phone/mobile phone I’m sorry for the inconvenience I hope this doesn’t inconvenience you I’m afraid Mr Perez won’t be able to see you today I’ll tell him you called I dialled your number by mistake I left the message on the answering machine They haven’t called us back I’m going to transfer your call to an operator Twenty people are expected for the event I’ve already reserved the room We haven’t selected the menu yet I have to organise the transportation for the event I’ve got a two page checklist Everything will go as planed

List 9 Mi jefe viaja mucho últimamente Hace muchos viajes de negocio Voy a pedir que se le manden flores (a ella) A mi jefa le gusta enviar regales a ciertos clientes Yo personalmente envuelvo los regalos Empiezo a mandar los Crismas seis semanas antes de la Navidad Les envié una nota de agradecimiento por el regalo Siempre estoy dispuesto a aceptar nuevos retos Le he indicado cómo llegar hasta aquí El señor Pérez va a llegar un poquito tarde El señor Pérez está retenido en un atasco Cuando leo una revista en mi mesa la cubro con una carpeta El señor Pérez presidirá la reunión ¿Cuándo quiere Usted que convoquemos la reunión?

La reunión se mantendrá en la sala de consejos Le adjunto el orden del día de la reunión ¿Me lo puede deletrear por favor?

A de Andalucía, B de Barcelona, C de Cádiz D de Dinamarca, E de España, F de Finlandia G de Gerona, H de Honduras, I de Italia J de Javier, K de Kilo, L de Lérida, M de Madrid N de Navarra, O de Oviedo, P de Paraguay Q de Queso, R de Roma, S de Sevilla T de Tarragona, U de Uruguay, V de Valencia W e Washington, X de rayos X, Y de Yucatán, Z de Zaragoza

My boss has been travelling a lot lately He makes a lot of business trips I’m going to order some flowers to be sent to her My boss likes to send gifts to certain customers I personally wrap the gifts I start sending out Christmas cards six weeks before Christmas I sent them a thanking note for the gift I’m always willing to accept new challenges I gave him directions on how to get here Mr Perez is going to arrive a little late Mr Perez is held up in traffic When I read a magazine at my desk I cover it with a file folder Mr Perez will chair the meeting When do you want us to call the meeting?

The meeting will be held in the boardroom I’m attaching the agenda for the meeting Can you spell it for me please?

A as in Alpha, B as in Bravo, C as in Charlie D as in Daughter, E as in Echo, F as in Foxtrot G as in Golf, H as in Hotel, I as in India J as in Juliet, K as in Kilo, L as in Lima, M as in Mike N as in November, O as in Oscar, P as in Papa Q as in Quebec, R as in Romeo, S as in Sierra T as in Tango, U as in Uniform, V as in Victor W as in Whisky, X as in X-ray, Y as in Yankee, Z as in Zulu

List 10 Tengo que tratar con muchos jefes en mi trabajo Haga el favor de avisarnos si no puede asistir Mi jefe está preparando una comunicación oficial Les enviaremos el acta de la reunión esta tarde Quisiera reservar una habitación individual para la noche del 25 Llevo todo el día intentando localizarle (a él) Al aparato ¿Me puede poner con el señor Johnson por favor?

Tengo que cubrir a Inés mientras esté fuera Está de baja por maternidad Voy a pedir el viernes libre Voy a coger el viernes libre Tengo que hacer un cursillo sobre el Power Point Tengo que hacer mucha maquetación Tengo que reunir todos los materiales para el evento No puedo dejar que nada se me escape Mi jefa quiere que organice una conferencia de prensa Mi jefa tiene que asistir a muchos actos sociales Necesito un retroproyector y pantalla Ayudo a mi jefe a preparar su informe de gastos de viaje Le reembolsan los gastos en el acto También necesito un caballete con block y podio ¿Quién va a hacer los preparativos para la comida?

Le he reservado una mesa en casa Alfredo Avisé al señor Johnson que Usted llegaría un poco tarde

I have to deal with a lot of managers in my job Please notify us if cannot attend My boss is preparing an official announcement We’ll send you the minutes of the meeting this afternoon I’d like to reserve a single room for the night of the 25th I’ve been trying to reach him all day This is she / This is Mr Perez’s secretary May I speak to Mr Johnson please?

I have to cover for Ines while she’s away She’s on maternity leave I’m going to ask for Friday off I’m going to take Friday off I have to take a Power Point course I have to do a lot of page layout and design I have to assemble all the materials for the event I can’t overlook anything My boss wants me to organise a press conference My boss has to attend a lot of social events I need an overhead projector and screen I help my boss prepare his travel expense report They reimburse his expenses on the spot I also need a flipchart and lapturn Who’s going to make arrangements for the lunch I’ve booked (reserved) a table for you in Casa Alfredo I informed Mr Johnson that you will arrive a little late

List 11 Hola ¿El aeropuerto de Heathrow? ¿Puedes pasarme con recogida de equipaje por favor?

Hola, llamo para intentar localizar un portátil Sí, el número del vuelo fue BA 2567 de Madrid Es el portátil de mi jefe se lo dejó en el último vuelo de anoche Sí, su nombre es Roberts, R-O-B, de Barcelona E-R-T y S de Sevilla ¿Me pregunta por la marca del ordenador?

Es un Toshiba, pero creo que estaba en un maletín para portátil Dell ¿Quiere que le describa el bolso?

Es negro con una correa roja y el bolsillo delantero está roto Déjeme preguntárselo, un momento Jim ¿en qué parte del avión estabas sentado?

Dice que estaba delante, en clase preferente Se lo preguntaré, un segundo ¿Qué había en el bolsillo de delante, Jim? Dice que cree que su agenda azul está dentro Genial, entonces ¿lo tenéis? ¿Cuál va a ser la mejor forma para recuperarlo? ¿La línea aérea lo entregará en su hotel? ¿O tendrá que ir al aeropuerto para recogerlo? ¿Habrá un suplemento por esto? ¿Cuánto tiempo tardará?

Si para entonces no lo habrá recibido ¿qué tendrá que hacer?

Muchísimas gracias, Usted ha sido de gran ayuda

Hello, is that Heathrow airport?

Could you put me through to baggage reclaim please?

Hello there, I’m phoning to try and locate a laptop Yes, the flight number was BA 2567 from Madrid It’s my boss’s laptop, he left it on the late flight last night Yes, his surname is Roberts, that’s R-O-B for Bravo E-R-T and S for Sugar Did you just ask me the make of the computer?

It’s a Toshiba, but I think it was in Dell laptop bag Do you want me to describe the bag for you?

It’s black with a red strap and the front pocket is torn Let me just ask him for you, hold a line a second Jim, which part of the plane were you sitting in?

He says he was at the front, in business class I’ll ask him for you, hold on a moment What was in the front pocket Jim? He says he thinks his blue personal organiser is in it Great, you have it then?

What’s going to be the best way to get it back?

Will the airline deliver it to his hotel?

Or will he need to go over to the airport to pick it up?

Will there be any additional charge for this?

How long do you think it will take?

If he hasn’t received it by then, what will he need to do?

Thank you ever so much, you’ve been very helpful

List 12 Hola ¿Gino’s International Catering?

Hola ¿todavía hacéis recepciones para empresas?

Sí, tenemos una cuenta con Ustedes La empresa es ADF S.A. Así es, organizasteis algo para nosotros el año pasado Pues mi jefe va a estar en Chicago en Junio

Hello, is that Gino’s International Catering?

Hello, do you still do with corporate receptions?

Yes, we have an account with you The company is ADF B.L.C. That’s right, you organised something for us last year Well, my boss is going to be in Chicago in June Estamos hablando del 15 al 17 We’re talking about the 15th to the 17th Va a realizar una presentación a unos clientes He’s going to be making a presentation to americanos some American clients Lo que nos gustaría es tomar algún tipo de What we’d like to have is some sort of formal aperitivo formal drinks Sí, incluiría algo para picar Yes, that would include something to nibble Eso sería el día 15 a las 20 horas That will be on the 15th at 8 pm Y luego, el día siguiente, a la una And then, on the following day, at one o’clock Nos gustaría tener un buffet informal We’d like to have an informal buffet Eso también sería en la sala de convención That will also be in a convention room Estamos hablando de quince personas en total We’re talking about 15 people in total Todos asistirían a ambos acontecimientos They will all attend both events Creo que habrá al menos tres vegetarianos I think there will be at least three vegetarians No veo inconveniente en comida caliente I don’t see a problem with having hot food Mi jefe insiste en que el vino sea excelente My boss insists that the wine be outstanding ¿Sabes? Es muy importante impresionar a esta You see, it’s very important to impress these gente people ¿Me puede mandar un presupuesto?

Can you sand me an estimate?

Quiero una propuesta de menú detallada para I’d like a detailed menu proposal for both ambos acontecimientos events ¿Para cuándo me lo puede hacer llegar?

When can you get that to me?

Estupendo, se lo confirmaré a finales de la Great, I will confirm it with you by the end semana of the week Gracias de nuevo, espero ansiosa sus noticias Thanks again, I look forward to hearing from you

List 13 Buenos días, señor Hockston ¿cómo ha sido su vuelo?

Tengo que decir que tiene muy buen aspecto Bueno, Javier no está todavía, su vuelo se retrasó Lleva toda la semana en Hamburgo Me sugirió que le enseñara esto Se trata del plan anual para España Si quiere lo puedo repasar con Usted O si le prefiere echar un vistazo solo, no faltaba más Yo estuve completamente involucrada en su recopilación Así que si tiene alguna pregunta no dude en preguntarme Sólo hay una cosa que debería saber La información de ventas para Asturias ya es obsoleta La encontrará en la página 15 Esa información fue una previsión provisional Estábamos todavía a la espera de las cifras oficiales Nuestro jefe regional nos las mandó esta mañana Si quiere se las imprimiré Ahí tiene, ya eso tendrá más sentido Suena el teléfono ¿Será Javier?

Dice que se encuentra a unos cinco minutos ¿Quiere un café mientras espera?

O preferiría algún refresco?

Lo siento que sea en vaso de plástico Cuidado, quema un poco Me parece que ya viene Javier

Good morning Mr Hockston. How was your flight?

I must say you’re looking very well Well, Javier isn’t here yet, his flight was delayed He has been in Hamburg all week He suggested that I show you this It’s the annual plan for Spain If you like, I can take you through it Or if you’d rather have a look at it alone, please do so I was fully involved in compiling it So if you have any questions feel free to ask There’s just one thing you should be aware of The sales information for Asturias is now obsolete You will find it on the page 15 That information was a provisional forecast We were still waiting for the official figures Our regional manager sent them to us this morning If you like I’ll print them out for you There we go, that will make more sense now A telephone rings. That will be Javier!

He says he’s about five minutes away Would you like a cup of coffee while you wait?

Or would you prefer something cold?

I’m sorry it’s in a plastic cup Careful, it’s a bit hot That sounds like Javier now

List 14 Hola Jennie, soy Patricia de Sevilla Estaba un poco preocupada porque no teníamos noticias vuestras Llamo a ver si habéis recibido nuestro paquete de regalo Lo que pensaba, eres la tercera persona que no lo ha recibido Tiene que tener algo que ver con la huelga de correos en Inglaterra Es de suponer que tengan un servicio mínimo Lo mandé urgente el lunes de la semana pasada Es una pena, Carmen estaba nerviosa por ver la reacción de Ian Habíamos incluido todos los últimos lanzamientos Sí, lo mandé certificado ¿Te importaría llamar a correos Británicos por mi?

Creo que podría tener problemas para hacerme entender Por no hablar de entender lo que me dicen a mi Sí, tengo un duplicado en algún sitio Deje que mire mi mesa, un segundo Tiene que estar aquí Ya lo tengo, estoy buscando el número del cliente Es el 01251278 guión 234 ¿ya lo tienes?

Sí se mandó el lunes de la semana pasada desde la oficina de Santa Justa Debería haber tardado tres días como mucho Debe estar bloqueado en algún lugar de Inglaterra ¿Me avisarás si averiguas algo?

Carmen está bastante disgustada con todo esto ¿La disculparás delante de Ian? Sí, lleva cuatro días de baja

Hello Jennie, this is Patricia from Seville I was a bit worried as we hadn’t heard from you I’m phoning to see if you have received our gift pack As I thought, you’re the third person who didn’t get it It must have something to do with a postal strike in England They’re supposed to be running a skeleton service I sent it last Monday by express post It’s a shame, Carmen was anxious to see Ian’s reaction We had included all the latest product launches Yes, I sent it registered Would you mind calling Royal Mail for me?

I think I might have trouble making myself understood Not to mention understanding what they say to me Yes, I have a duplicate copy somewhere Let me have a look on my desk, can you hold on a sec?

It must be here somewhere I’ve got it, I’m just looking for a customer number It’s 01251278 dash 234, have you got that?

Yes, it was sent last Monday from the Santa Justa office It should have taken three days at the most It must be stuck in England somewhere Will you let me know if you find out anything?

Carmen is quite upset about all this Would you apologise to Ian on her behalf?

Yes, she’s been off sick for four days

List 15 Hola ¿hablo con Johnston’s Office Furnishings?

Hola, necesito montar un despacho en Londres Es para mi jefa, trabaja actualmente desde España Pero va a estar trabajando en el Reino Unido tres días a la semana Necesitará que esté lista a partir del mes que viene El día dos realmente, el día uno es fiesta creo ¿Qué quiere primero? ¿La dirección de la oficina?

Está en Main Road 103-107, Londres, SW14EJ Le puedo facilitar las dimensiones de la habitación si quiere Lo que necesita es una oficina bastante corriente Necesitará una mesa de trabajo y una silla giratoria cómoda Además una mesa pequeña para reunir a unas seis personas Entonces también necesitará seis sillas de oficina estándar Se me olvidado comentarle que si la mesa de trabajo puede ser en forma de L sería estupendo En verdad no le importa la mesa pequeña ni las sillas Pero sí le gustaría dar el visto bueno a la mesa de trabajo y a la silla principal ¿Puede mandarme unas fotos por e-mail?

De esta forma puede elegir ella misma Sí, prefiere la madera oscura Si me las manda en caoba está bien ¿También proporcionáis plantas si fuera necesario?

Porque creo que le será imposible visitar un vivero ¿Me podría facilitar el nombre de un buen proveedor? ¿Me mandará las fotos en seguida?

Así le puedo contestar enseguida esta tarde

Hello there, is that Johnston’s Office Furnishings?

Hi, I need to set up an office in London It’s for my boss, she’s currently based in Spain But she’s going to be working three days a week in the UK She’ll need it to be ready by next month The 2nd actually, the 1st is a bank holiday I think What would you like first, the office address?

It’s 103 to 107 Main Road, that’s London SW14EJ I can give you the measurements of the room if you like What she needs is a fairly standard office set up She’ll need a desk and a comfortable swivel chair Plus a small meeting table for about six people So she’ll also need six standard office chairs I forgot to mention if the desk can be L-shaped great She’s not really bothered about the small table or chairs But she would like to OK the desk and main chair Are you able to e-mail me some pictures?

That way she can choose herself Yes, she prefers dark wood If you send them finished in mahogany that’s fine Do you also provide plants if necessary?

As I think it will be impossible for her to visit the nursery Could you give me the name of a good supplier?

Will you send me the pictures right away?

That way I can get straight back to you this afternoon

List 16 ¿El hotel Royal Park? ¿Me puede pasar con el departamento de actos sociales de empresas si es tan amable ?

Hola, le llamo de Pexa, Madrid

Is that the Royal Park Hotel?

Can you put me trough to corporate events please?

Hello there, I’m phoning from Pexa, Madrid Vamos a organizar una conferencia en su hotel la We’re organise a conference in your hotel semana que viene next week Necesito repasar todos los cambios de última I need to go through all the last minute hora alterations ¿Me puede confirmar cuántas pantallas tenemos? Can you confirm with me how many screens we have?

Quiero decir pantallas de retro proyector I mean projector screens Creo que vamos a necesitar dos más I think we’re going to need two more ¿Cuántas salas de reunión hemos reservado?

How many meeting groups have we booked? ¿Sería posible reservar dos más?

Would it be possible to reserve another two? ¿Es correcto que cada sala tiene teléfono?

Am I right in thinking each room has a phone? ¿Tenemos conexiones a la red en la sala Do we have internet connections in the principal? main room? ¿Puede repasar conmigo el procedimiento de Can you take me through the set up montaje? procedure? ¿Con cuánta antelación tendremos que estar allí? How long in advance will we need to be there? ¿Es necesario traer adaptadores para enchufes? Is it necessary to bring plug adaptors?

Habíamos pensado en empezar a las cuatro de la We had intended to start at 4pm but tarde pero Debido a un problema de agenda nuestro Due to a schedule inclash our president presidente llegará más tarde will arrive later Así que tendremos que retrasar la puesta en So we’ll have to put back the kick off until marcha hasta las seis de la tarde 6 pm Probablemente habremos terminado en menos de We can probably wrap it up in under three tres horas hours ¿Será eso un problema con el catering?

Will that be a problem with the catering arrangements?

Habrá un acto principal There will be one main event Y seis reuniones recurrentes más pequeñas And six smaller meetings running at the same time Luego sobre las ocho de la tarde todos se Then around 8pm everyone will meet in the reunirán en la sala principal main room Para el discurso anual del presidente For the President’s Annual Speech ¿Mencioné los micrófonos?

Did I mention the microphones?

List 17 ¿Hablo con la empresa de traducciones?

Hola, quería saber si hacéis interpretaciones Estamos buscando un traductor simultáneo Somos de Madrid, estamos aquí en Praga por negocios Pensamos que podríamos arreglárnoslas en inglés Pero desafortunadamente el inglés de nuestro proveedor es pésimo Inglés o castellano, nos es igual ¿Tenéis a alguien disponible para mañana por la mañana? ¿Cobráis por horas o tenéis tarifa fija? ¿Necesitaríamos un traductor especializado? ¿El traductor necesitaría alguna información sobre el historial de la relación comercial?

Trabajamos en la importación de metales Estamos aquí para reunirnos con un proveedor de acero Tenemos que hablar de condiciones de pago para el año que viene ¿Cómo funciona? ¿El traductor se sienta con nosotros en la sala de reunión? ¿Nos va a mandar un hombre o una mujer?

No, nos se es igual ¿Suelen ser discretos? ¿Podemos hacerles firmar un acuerdo de confidencialidad?

Necesitaríamos sus servicios casi toda la mañana Es bastante probable que el tema se prolongue hasta la tarde Estarán seis personas en la reunión Se celebrará en las oficinas de nuestro proveedor ¿Quiere que le de su dirección?

Am I through to the translation company?

Hello there, I was wondering if you do interpreting We’re looking for a simultaneous translator We’re from Madrid, here in Prague on business We thought we could get by in English But unfortunately our supplier’s English is dreadful Spanish or English it doesn’t really matter Do you have someone free for tomorrow morning?

Do you charge by the hour or do you have a fixed rate?

Would we need a specialist translator?

Will the translator need to be briefed?

We work in metal imports We’re here to meet a steel supplier We need to discuss payment conditions for next year How does it work?

Does the translator sit with us in the meeting room?

Are you going to send us a man or a woman?

No, it doesn’t make any difference Are they usually discrete?

Can we get them to sign a confidentiality agreement?

We’d need their services most of the morning It’s quite likely things will carry over to the afternoon There will be six people in the meeting It will take place in our suppliers office Would you like me to give you their address?

List 18 Buenas tardes, ¿el departamento de regales de Good afternoon, is that corporate gifts? empresa?

Hola, soy Pepa de Triatel en Madrid Hello there, this is Pepa from Triatel in Madrid Estoy bien gracias, ¿eres Paulín?

I’m fine, thanks. Is that Paulin? ¿Qué tal van las cosas por ahí?

How are things going over there?

Se trata de mi habitual llamada prenavideña This is my usual pre-Christmas call Ya estamos en Navidad otra vez It’s that time of year again Quiero organizar nuestro regalo para los I want to organise our client gift in good clientes con tiempo time Todavía queremos regalarles algo típicamente We still want to give them something inglés typically English ¿Qué novedades tenéis este año?

What novelties do you have this year? ¿Dijiste un clip flexible para fotos?

Did you say a bendy photo clip? ¿Dónde se coloca, en la mesa de trabajo?

Where do you put it, on the desk?

No veo que tiene que ver eso con el Reino I fail to see what that has to do with the UK Unido en particular in particular ¿Dijiste que estaba clavada en una roca de Did you say it was stuck on a plastic rock of Gibraltar de plástico?

Gibraltar?

Creo que eso no caería muy bien aquí I don’t think that would go down to well over here Correríamos el riesgo de ofender a nuestros We would risk offending our clients clientes ¿No tienen nada más adecuado?

Don’t you have anything more suitable? ¿Una botella de whisky de una edición especial A special Christmas addition whisky bottle? navideña?

Mi jefe está en contra de mandar bebidas My boss is against sending alcoholic drinks alcohólicas ¿Tiene otra cosa?

Do you have anything else?

Perdón, ¿qué quiere decir con “short bread”?

Sorry, what do you mean by “shortbread”? ¿Viene bien embalado?

Is it well packaged?

Me preocuparía que se desmenuzaran en el I would be worried that they might crumble viaje in transit ¿Estás realmente segura de eso?

Are you absolutely sure about that?

Vale, me parece perfecto ¿Cuál es el coste por OK then, that sounds perfect. What’s the unidad? cost per unit?

Entonces, ¿me puedes mandar treinta cuanto Can you send me thirty then ASAP? antes?

List 19 Hola ¿Servicios Generales?

Soy Yoli, de la oficina de Madrid Como probablemente sabe mi jefe llega mañana Eso es, Pedro Jiménez Bueno, su aterrizaje estaba previsto para las cuatro de la tarde hora local Pero ha habido un pequeño cambio de su hora de llegada Había pasado por alto un compromiso previo de su agenda Se acaba de dar cuenta Entonces tendrá que coger un vuelo más tarde Coge el que llega a Gatwick a las seis de la tarde Sí, me refiero a la hora local en el Reino Unido ¿Podría organizar un coche para recogerle?

Me ha pedido que le pida que mande a Enrique si es posible Bueno, sabe que Pedro sigue siendo nulo en inglés Así que prefiere que le recoja Enrique Al menos así podrá ponerse al día con lo que pasa allí Por cierto ¿Qué tal está Enrique?

No le veo desde nuestro último viaje en Febrero ¿Cuánto tiempo lleva en Inglaterra? ¿Tenéis muchos chóferes extranjeros allí?

El chófer habitual de Pedro también se llama Enrique ¿No es curioso?

De todos modos ¿Puedo decir a Pedro que no hay problema?

No, yo no viajo esta vez Pero le veré en Noviembre para la reunión anual

Hello, is that General Services?

This is Yoli from the Madrid office As you probably know my boss is coming tomorrow Pedro Jiménez, that’s right He was due to land at 4pm your time But there’s been a slight change in his arrival time He had overlooked previous diary commitment He has only just realised So he’ll have to go on a later flight He’s taking the one which arrives at Gatwick at 6pm Yes, I’m referring to UK local time Could you possibly arrange for the car to pick him up?

He has asked me to ask you to send Enrique if possible Well you know Pedro is still hopeless at English So he prefers to have Enrique pick him up At least that way he can catch up on the news at your end By the way, how is Enrique?

I haven’t seen him since our last trip in February How long has he been living in England?

Do you have many foreign drivers there?

Pedro’s normal driver is called Enrique as well Isn’t that funny?

Anyway, can I tell Pedro that there’s no problem?

No, I’m not travelling this time But I will see you in November for the AGM

List 20 Buenos días, Departamento de Informática ¿En qué le puedo ayudar? ¿Me puede decir quién llama por favor?

No le puedo facilitar nombres lo siento Va en contra de la política de la empresa ¿Le importaría decirme cuál es el motivo de la llamada?

Me temo que no participamos en estudios de mercado Lo siento, pero no es nuestra política de empresa Que pruebe si quiere más tarde Pero le diré lo mismo Buenos días, departamento de Informática ¿en qué puedo servir? ¿Con el señor Fernández ha dicho?

Por supuesto, ¿puedo decirle quién le llama?

Good morning, you are through to IT How can I help you?

Can you tell me who’s calling please?

I can’t give you any names I’m afraid It’s against company policy Would you be so kind as to tell me the nature of the call?

I’m afraid we don’t take part in market research I’m sorry, but it’s not in our company policy You are welcome to try later But I will only tell you the same thing Hello, IT department how can I be of help?

To Mr Fernández did you say?

Certainly, can I tell him who’s calling please? ¿Ha dicho que llama de los Estados Unidos?

Did you say you’re calling from the States?

Perdón, ¿Usted no llamó antes esta mañana?

Sorry, didn’t you pone earlier this morning? ¿El señor Fernández le conoce?

Does Mr Fernández know you?

Vale le pasaré con él en seguida OK, I’ll put you right through to him Perdón, está de nuevo conmigo Sorry, you’re back through to me again El señor Fernández me dice que no tiene ni idea Mr Fernández tells me he has never heard de quien es Usted of you ¿No estará intentando llevar a cabo una You’re not trying to carry out a survey, are encuesta verdad? you?

Le dije que no era política de empresa contestar I did tell you it was not company practice to respond Todos dicen que sólo dura cinco minutos They all say it only takes five minutes Puede que no tarde mucho pero él se niega a It may not take long but he refuses to do hacer semejantes cosas such things Le importaría que le pidiese un favor?

Would you mind if I ask you a favour?

Podría quitarnos de su base de datos?

Could you possibly remove us from your data base?