Whitepaper Soluciones Recursos Humanos con plataforma Atlassian

Whitepaper Soluciรณn Recursos Humanos.

1

Sobre atSistemas

Porque somos tecnología. Llevamos mas de 25 años prestando servicios tecnológicos de alta calidad, hemos superado con nota muchas oleadas tecnológicas y seguiremos haciéndolo.

Porque somos talento. Invertimos mas del 5% de nuestra facturación en I+D+i, además lo que nos permite ofrecer soluciones innovadoras a la vanguardia del mercado. Además nuestros procesos están optimizados para identificar, atraer y retener el talento.

Porque somos confianza. A pesar de nuestro tamaño, mantenemos una estructura que nos permite reaccionar con la agilidad que requieren nuestros clientes. No pertenecemos a ningún gran grupo, somos totalmente independientes, lo que nos permite mantener esa frescura y cercanía en las relaciones con nuestros clientes.

2

Solución transformación digital del lugar de trabajo

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

Ayudamos a las empresas a tejer una red colaborativa empresarial en su propia empresa, creando comunidades con espacios privados y públicos para compartir conocimiento, sin importar su ubicación, creando entornos colaborativos y estructurando con todas las herramientas necesarias utilizadas por tu empresa.

3

Una nueva solución pensada en nuevos tiempos El progreso es imposible sin cambio, y aquellos que no pueden cambiar sus mentes no pueden cambiar nada.

-George Bernard Shaw.

Hasta ahora, lo normal por parte de las empresas ha sido proveer al empleado de un sobremesa conectado a una red interna y a internet, un teléfono fijo y algún periférico, como una impresora. Pero este equipamiento, que ancla al trabajador a un par de metros cuadrados de oficina y lo condena a la inmovilidad, ya no satisface.

4

63%

Adaptarse a las nuevas Trabajadores Necesidades móviles

Seducir a las nuevas Generaciones

IDC prevé que la población de trabajadores móviles crecerá en Europa a un ritmo sostenido anual del 3,5% en los próximos años. Y en 2021 supondrá el 63% de la fuerza total.

Las empresas que quieran estar en la cresta de la ola y seducir a las nuevas generaciones deberán adaptarse e invertir para hacer más productivas las labores al nivel del puesto de trabajo.

Los jóvenes lo ven como algo antiguo. Las cifras dicen que las cosas van por otro lado: International Data Corporation (IDC), prevé que la población de trabajadores móviles crecerá en Europa a un ritmo sostenido anual del 3,5% en los próximos años y en 2021 supondrá el 63% de la fuerza total.

5

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

Los millennials se han hecho mayores usando el portátil en la universidad y el móvil a toda hora, conectándose desde que se levantan hasta que se acuestan a decenas de servicios en la nube y llevando de aquí para allá su ocio digital, disfrutando en múltiples pantallas, pero casi nunca en las del sobremesa o en el televisor, aparatos tan de la generación de sus padres. Esa capacidad para acceder a la información en cualquier sitio y a cualquier hora es la que, casi inconscientemente, van a seguir demandando en las empresas. Es lo que los expertos llaman la consumerización de los entornos profesionales.

Las empresas que quieran estar en la cresta de la ola y seducir a las nuevas generaciones deberán adaptarse e invertir en hardware y software de movilidad (portátiles y móviles equipados de software y apps adaptadas), en soluciones de colaboración y comunicación en la nube para trabajo en grupo y en remoto, y en una seguridad que garantice que la información está protegida a pesar de residir en una infraestructura tan ubicua y con tantos accesos. También deberán invertir en soluciones de analítica de datos, inteligencia artificial o asistentes virtuales para hacer más productivas las labores al nivel del puesto de trabajo.

6

History of Be.

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

Solución Global La transformación de la intranet lidera la estrategia de digital workplace.

La intranet ha pasado a ser un entorno personalizado donde el empleado puede colaborar en procesos de negocio, participar, generar y encontrar contenidos útiles, identificar expertos, etc…

7

La nueva “intranet” Las empresas se preparan Las grandes compañías ya se están introduciendo workplace en sus compañías.

Según IDC, el 65% de las 2.000 mayores empresas del mundo ofrecerá opciones de trabajo en equipo y en remoto en 2021, aprovechando el acceso generalizado a las aplicaciones empresariales y de colaboración.

En España, y según un trabajo de Fujitsu, (Workplace 2025: Spain) 7 de cada 10 grandes y medianas compañías tienen en mente crear las condiciones para facilitar la conciliación laboral de sus plantillas y proporcionar puestos de trabajo más ágiles y atractivos. Al fin y al cabo, la competitividad futura de las empresas está en juego.

Si juntamos lo que nos dice la demografía sobre el relevo generacional que se avecina en el mundo laboral, con los avances tecnológicos que estamos viendo en el ámbito de la informática corporativa, se puede decir que el puesto de trabajo de toda la vida está obsoleto.

En un reciente estudio sobre el futuro del puesto de trabajo, patrocinado por Dell e Intel, aparecen datos muy sugerentes:  el 35% de los empleados piensa que su equipamiento tecnológico doméstico es superior al de su puesto de trabajo  el 42% de los millennials deja compañías con una infraestructura IT por debajo del estándar  el 82% de los millennials considera que la infraestructura IT es clave para elegir la compañía en la que trabajar la transformación de la intranet lidera la estrategia de digital workplace (DWP). La intranet ha pasado a ser un entorno personalizado donde el empleado puede colaborar en procesos de negocio, participar, generar y encontrar contenidos útiles, identificar expertos, etc.

Las organizaciones necesitan construir una hoja de ruta para progresar por distintos niveles de madurez del Digital Workplace, que contemple estrategia y liderazgo, gobierno y adopción, y tecnología y recursos.

DWP representa una oportunidad para que RRHH lidere la transformación digital, ya que ésta es un área que no tiene un dueño claro en el ámbito de negocio de las organizaciones. También es una oportunidad para orientarse más hacia el cliente interno y mejorar su experiencia.

8

Capacidades Principales

Blogs

Comunicaciones unificadas globales Cultura en línia

Noticias sectoriales

Imagina un lugar donde poder anunciar a tu empresa toda la información relativa a tu organización y además poder sectorizarla por sede, departamental, o país.

Que mejor que buscar un lugar donde cada departamento pueda tener sus propias noticas, ya sean del sector o internas. Donde todos puedan participar y por qué no, compartirlo en las redes sociales

Eventos

Que sería de las empresas sin eventos.

Ayuda a todos a estar alerta de aquellas propuestas que creaís más importantes, como webinars, metups, eventos, formaciones…

Generar contenido informal, fácil de generar y secuenciado en el tiempo para que se genere y distribuya al personal relevante. Además permite comentar todas las publicaciones.

Por qué no compartir tips, How to, artículos …

Un lugar donde los trabajadores puedan comunicarse, compartir, o presentar ideas para la organización.

9

Digital Workplace El centro de la comunicación Las empresas necesitan un lugar donde mantener informados a sus empelados, pero además necesitan que estén informados entre ellos.

Por este motivo hemos creado un espacio único para que tanto la comunicación global de Empresa como las departamentales.

Ayudando a crear una cultura en que las personas se sientan conectadas y en predisposición de compartir ideas invirtiendo así en el crecimiento de la empresa.

Crea, colabora y organiza todo tu trabajo en un único lugar Gestión del conocimiento Crea una fuente de información Ahorra tiempo convirtiendo el conocimiento colectivo de tu equipo en respuestas fáciles de encontrar para todos.

Colaboración en proyectos Avanza el trabajo Inicia la participación del equipo con un espacio de trabajo flexible que te permite crear desde notas prácticas para reuniones hasta planes de proyectos inspiradores.

Compromiso de los empleados Inspira la conversación Anima a todos los equipos (desde los de marketing hasta los de ingeniería) a compartir anuncios, fortalecer la cultura de la empresa y recibir comentarios de forma instantánea.

10

Un espacio para compartir conocimiento Retener el conocimiento en una empresa se puede convertir en una árdua tarea.

Gracias a este espacio de trabajo todo el mundo podrá añadir: Acceder desde un ticket a la base de datos de conocimiento y adjuntar con un clic el link a la solución.  Guardar nuevas soluciones fácilmente.  Habilitar un portal web para el autoservicio de usuarios.  Identificar incidencias recurrentes que necesitan una solución predefinida. Preguntas ferquentes (FAQs) Microblogs de conocimiento.

Gestión departamental y de proyectos

Al igual que RRHH dispondrá de su propio espacio de trabajo, la herramienta facilita la creación, según cada necesidad departamental.

De esta forma podemos crear para cada necesidad su propio espacio a medida.

11

El término Transformación Digital comienza a verse superado a la velocidad habitual de las nuevas tecnologías y las empresas ya evolucionadas se refieren al Digital Workplace como la nueva realidad del mercado. Literalmente, el Espacio de Trabajo Digital consiste en la integración natural de los procesos de una compañía o servicio en el que todos los actores son a la vez usuarios de tecnologías digitales como las apps, el Big Data o Internet de las Cosas.

12

FUERZA LABORAL PRODUCTIVA Y COMPROMETIDA Cuando las personas disponen de los recursos que necesitan la productividad crece. Tanto los empleados que cuentan con mejores herramientas de trabajo como los clientes que obtienen el servicio que demandan.

MEJORA LA SEGURIDAD Gestionar de manera integrada todas las áreas digitales del negocio facilita el control de accesos a la información sensible desde firewalls únicos, además de resultar más rentable el establecimiento de departamentos o sistemas específicos de seguridad.

CONSUMERIZACIÓN Trabajar en entornos digitales integrados facilita la visión centrada en el cliente de todos los departamentos, empezando por el IT

¿Por qué debería interesarle un Digital Workplace?

Un espacio de trabajo digital (Digital Workplace) es simplemente todas las aplicaciones y datos que la gente necesita para trabajar, accesibles desde cualquier dispositivo Estamos ayudando ya a empresas de todos los tamaños en la creación de espacios de trabajo digitales que aprovechen todo el potencial de escritorio y de los dispositivos móviles, más allá de las apps de un smartphone.

13

Soluciones Departamentales Solución departamental Recursos Humanos La solución que presentamos ofrece la posibilidad de crear tantos espacios como departamentos o necesidades en la compañía existan. Buscamos unificar las comunicaciones en un único Workplace, permitiendo así una gestión más eficiente y un único lugar donde los mepleados puedan disponer de todo.

En este whitepaper nos vamos a centrar en la solución para RRHH. Los departamentos de RR.HH. están experimentando una importante transformación.

Están pasando de gestionar personas EN la empresa a gestionarlas PARA la empresa.

El Departamento de RRHH es el encargado de recibir al empleado antes de su incorporación y de su seguimiento durante toda su estancia en la compañía, velando por mejorar su calidad de vida y necesidades en la medida que sea posible.

14

Un lugar para cada cosa Espacios personalizados: Ofrece a cada departamento su propio espacio de trabajo y crea espacios comunes para interrelacionarse, compartir información y comunicar.

Welcome Pack: Da la bienvenida a los nuevos empleados y asegúrate que su integración en la empresa es sólida.

Organigrama y ficha del empleado: Es importante que todo el mundo se conozca y que sepa el valor añadido que aporta. Consíguelo con esta solución y encuentra siempre el perfil perfecto para cada ocasión. Además podrás comunicarte con las diferentes personas sin necesidad de cambiar de herramienta.

Gestión de empleados: Desde la entrevista hasta su ida podrás gestionarlo todo en este módulo que ofrecemos.

Gestión actividad del empleado: Solicita vacaciones, permisos, bajas o incluso incurrir en los gastos de empresa, queda todo solucionado. Además dispondrás de las aprobaciones correspondientes, informes y todo lo necesario para trabajarlo digitalmente.

Comunicación: Cada vez es más importante mantener al empelado informado ya sea de noticias de la empresa, eventos, comunicación departamental, faqs o formación.

Informes e indicadores de RRHH: En la solución no nos podíamos olvidar de las estadísticas o informes necesarios para el departamento y por supuesto actualizado en tiempo real y sin necesidad de imprimir. Ahorrando tiempo y costes.

15

Espacios Personalizados

UNA SOLUCIÓN ADAPTADA A CADA COMPAÑÍA

PARTE PRIVADA

 Diseña tu portal de RRHH  Confluence es tu espacio de trabajo en equipo donde el conocimiento y la colaboración se alían para lograr grandes cosas.

 Diseña tu portal de RRHH  Confluence es tu espacio de trabajo en equipo donde el conocimiento y la colaboración se alían para lograr grandes cosas.  Explicar proyectos  Políticas  Procesos 16

Welcome Pack Da la Bienvenida a las nuevas incorporaciones

CADA ZONA DE TU NUEVO WORKPLACE TENDRÁ LA VISIÓN QUE NECESITA. No hay que preocuparse, si se conoce Word o Powerpoint puedes crear páginas totalmente visuales y prácticas sin necesidad de herramientas externas. Y con control de versiones y revisión de documentos.

Además tiene seguridad de visualización. Tu decides que es privado y que no.

GAMIFICACIÓN Queremos que nuestros empleados se sientan satisfechos y obtengan resultados. Los ayudamos a conseguir sus metas.

Dime que tipo de gamificación quieres y lo estudiamos.

FORMACIÓN EN TU NUEVA PLATAFORMA Una plataforma de e-learning donde aprender, realizar seguimiento.

Si ya tienes cursos creados en SCORM, podrás importarlos y ofrecerlos dentro del catálogos de formación de la compañía. Por supuesto tu decides que cursos se ven y cuales no por perfiles, usuarios o grupos.

17

Organigrama y ficha del empleado Ofrece a tus empleados un directorio de empleados

Una característica importante es disponer del organigrama de la compañía, sus correos, sus teléfonos, sus IM, incluso su CV. Esto nos proporciona poder encontrar perfiles de personas de forma instantánea, comunicarnos por nuestro sistema de mensajería y conversación sin salir del portal.

18

Gestiรณn empleados

Altas, bajas y modificaciones de empleados

Imagina disponer de un portal donde poder gestionar el alta, baja o modificaciones de tu empleado.

De esta forma podrรกs gestionar este tipo de KPIs que nos permiten obtener tantos resultados.

Piensa en disponer un flujo de trabajo, con su documentaciรณn y luego su alta de tus candidatos. Con este flujo podrรกs obtener KPIs muy interesantes.

Si este no es tu flujo habitual, lo adaptamos a tus necesidades.

19

Gestión Actividad empleado





PERMISOS

VACACIONES

Dolores etoa jam rebum.

Dolores etoa jam rebum.

AUSENCIAS

GASTOS

Dolores etoa jam rebum.

Dolores etoa jam rebum.

20

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

 Permisos, vacaciones y ausencias

Autogestión con aprobaciones de permisos, vacaciones, formaciones, etc...

Podrás gestionar sus vacaciones, permisos, ausencias, paternidad, maternidad, si dispones de x días de formación año, etc.. Con un gestión de aprobaciones y control del estado.

Es totalmente configurable y cumpliendo la normativa.

Diferentes informes según el perfil.

21

 Políticas de vacaciones

Registra todo el seguimiento de los procesos de permisos con aprobadores, niveles de seguridad, estados, y todo lo necesario para cumplir la normativa.

Gestión de ausencias Asigna un supervisor de ausencias a cada empleado para que apruebe o rechace las solicitudes de ausencia.  Un rol para gestionar las ausencias de cada trabajador  Distribuye la responsabilidad de supervisar las ausencias de tu empresa Crea tipos de ausencia para cada caso.

Enfermedad, vacaciones, mudanza... tus empleados podrán escojer en el momento de solicitar una ausencia.  Crea tantos tipos de ausencia como necesites  Personaliza la configuración de cada tipo de ausencia como quieras

22

GestiĂłn de Gastos

Registra todo el seguimiento de los procesos de permisos con aprobadores, niveles de seguridad, estados, y todo lo necesario para cumplir la normativa.

Asigna un supervisor de ausencias a cada empleado para que apruebe o rechace las solicitudes de ausencia. ďƒź Un rol para gestionar las ausencias de cada trabajador ďƒź Distribuye la responsabilidad de supervisar las ausencias de tu empresa

23

Comunicación Eventos, comunicaciones y formaciones

EVENTOS

COMUNICACIONES

Gestión de eventos, formaciones, webinars... La aplicación ayuda a las empresas y a sus empleados a crear, gestionar y explorar eventos.

No solo muestra noticias, sino que se adapta a las necesidades de los usuarios. Utiliza tu aplicación de mensajería para comunicarte quien necesites sin salir del workplace

FORMACIONES

LAUNCHPAD

Crea fácilmente cursos. No es necesario instalar un LMS independiente. Los alumnos pueden suscribirse y seguir a su ritmo varios cursos en función de su tema de interés.

Genera el catálogo de aplicaciones de tu compañía y ofrece los enlaces a tus empleados.

24

EVENTOS Crea, explora y administra todos los eventos dentro del centro de eventos central.

Accede a toda la informaciĂłn sobre el evento desde cualquier lugar de Confluence con la vista de evento Ăşnico, sin salir de su espacio de trabajo actual.

Buscar y filtrar eventos facilmente, Registrase para eventos con solo un clic agregar o invitar a participantes, tanto usuarios de Confluence como participantes externos.

Establecer opciones de registro y muchas cosas mĂĄs.

25

Comunicaciones

NOTICIAS Crea historias de portada de forma atractiva. Muestra diseños con vídeos, avances o títulos atractivos.

El Centro de noticias ofrece un lugar central para todos los interesados ​en las noticias. Busca por palabra clave, filtra por categoría de noticias o autor, rango de tiempo o espacio.

Permite definir editores de espacio para aprobar las noticias de un autor antes de que se publiquen. Publica noticias activadas por tiempo en una fecha determinada o deja que caduquen, para que no aparezcan después de un tiempo determinado.

26

FORMACIONES Crea la estructura del curso, secciones, contenido interactivo, videos, cuestionarios. Con unos pocos clics, importa páginas de confluence, imágenes, incrusta contenido web interactivo e importe SCORM. Con un simple clic, busca y encuentra tus entrenamientos favoritos. El reproductor LearnUp ofrece una experiencia de aprendizaje a pantalla completa.

Realice un seguimiento del impacto de su curso en los alumnos y evalúa su progresión de aprendizaje individual. Visualiza indicadores clave, como la tasa de éxito de los cuestionarios, la tasa de finalización del curso y mucho más!

27

INTEGRACIÓN CON TEAMS, SHAREPONT Y OTRAS HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN Crea la estructura del curso, secciones, contenido interactivo, videos, cuestionarios. Con unos pocos clics, importa páginas de confluence, imágenes, incrusta contenido web interactivo e importe SCORM. Con un simple clic, busca y encuentra tus entrenamientos favoritos. El reproductor LearnUp ofrece una experiencia de aprendizaje a pantalla completa.

Realice un seguimiento del impacto de su curso en los alumnos y evalúa su progresión de aprendizaje individual. Visualiza indicadores clave, como la tasa de éxito de los cuestionarios, la tasa de finalización del curso y mucho más!

28

Informes e Indicadores Medir el rendimiento del equipo de RRHH Con todos los pasos documentados y todo en un solo lugar, puedes encontrar y reportar cualquier informaciรณn que necesites, como la velocidad de contrataciรณn y el progreso de la incorporaciรณn.

29

Extensiones Atlassian dispone de miles de apps que se integran y si no existe la podemos crear para adaptarnos lo máximo posible a vuestras necesidades.

A continuación mostramos las más demandadas:

DIFERENTES UBICACIONES

MULTIIDIOMA

Diferentes ubicaciones requieren de diferentes estructuras y compartir las esenciales.

Una plataforma para todos sean de donde sean.

APPS EN UNA SOLA PLATAFORMA

MICROBLOGS

Imagina tener un catalogo de todas las apps corporativas e interactuar desde un único lugar.

Ya sea para preguntar, como para vender, úsalo según tus necesidades en los diferentes departamentos.

COMUNICACIÓN INTEGRADA

ESTADÍSTICAS

Habla por skype, chat, foros, comenta páginas, vota, escribe un documento conjuntamente o simplemente crea tu propio blog. Tu pones el límite.

Ya sea de tus proyectos o de comprobar el éxito de tu intranet.

WORKFLOWS DE TRABAJO No publiques hasta que la nueva versión del documento esté aceptada y sea de calidad.

30

Be. Seguridad

Mese magmona dreso nade lesdiacw sids.

SEGURIDAD Cifrado en tránsito y en reposo, inicio de sesión único (SSO) de SAML, autenticación en dos fases reforzada y el aprovisionamiento de usuarios (SCIM).

FIABILIDAD Nuestros productos están diseñados para ofrecer un alto rendimiento y una alta disponibilidad CONFORMIDAD nuestros productos cuentan con las certificaciones SOC2, ISO 27001/27018, y muchas más.

PRIVACIDAD Decide que partes compartes y cuales no.

Evita el acceso no autorizado a dichos datos mediante la aplicación de prácticas recomendadas del sector, tales como el RGPD y Privacy Shield.

31

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

Nuestra propuesta Para atSistemas es muy importante que cada uno de nuestros clientes se encuentre cómodo con su solución es por ese motivo que la solución presentada es modular, pudiendo escoger las piezas que mejor encajen con su compañía.

Si a nuestra propuesta, le faltase alguna pieza, pueden estar tranquilos, porque la flexibilidad de la herramienta y la cantidad de app de terceros nos permiten crear una solución 100% para vosotros. ¿Tienes una imagen corporativa y quieres plasmarla? Tampoco es un problema nos adaptamos en la medida de lo posible a tu imagen corporativa.

En esta solución los límites no los ponemos nosotros.

32

Cómo Lo hacemos Aquí esta nuestro secreto al éxito. Utilizando las últimas metodologías, teniendo en cuenta todos los procesos y a las personas y sin descuidar el diseño, nuestro equipo se ocupa de ofrecerte el mejor acompañamiento en todo el proceso.

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

33

Múltiples escenarios para cada empresa

Nos encargamos de ayudarte a construir las estructuras Cada empresa es única y sus estructuras departamentales también. Por este motivo, atSistemas ha pensado en todo y te ofrece una única plataforma en la que poder ofrecer un contenido e imagen diferente según su ubicación, departamento incluido el idioma de cada persona.

Además podrás ofrecer extranets tipo landing page para tus proveedores, clientes o eventos especiales.

34

Solución extensible a otros departamentos La solución de Recursos Humanos sólo es una pieza de nuestra solución. Nuestro Workplace, incluye a toda la compañía, pudiendo ofrecer distintas alternativas para adaptarnos a cada compañía.

Al ser una solución flexible podemos crear casi cualquier cosa. Y recuerda que tus otras herramientas son igual de importantes para nosotros y por eso te creamos un catálogo de herramientas en el que tus empleados puedan acceder para trabajar en cada momento donde lo necesiten y si podemos integrarlo y así lo quieres, lo hacemos.

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

35

atSistemas

Nuestras oficinas



ADDRESS New York, Manhattan 4423 - Main Building



PHONE 423 - 123456789 00 Support: 423 - 1234 123



EMAIL contact@company.com support@company.com

marketing@atsistemas.com

Teléfonos | España 902 888 902 / Italia + 39 0267739110

36