ARTI GOS Solução GED e Etapas de Digitalização Entendendo as Etapas
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Solução GED e Etapas de Digitalização As empresas que investem em solução de GED ou de Gestão Documental através da digitalização de documentos conseguem um retorno elevado, pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma padronização dos processos facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:
Redução Do Custo Padronização de Processos Compartilhamento Segurança Controle de Acesso 2
Solução GED e Etapas de Digitalização Áreas de aplicação – Gestão Documental
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Administrativa e Financeira (documentos financeiros) Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade) Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção) Jurídica (processos, contratos, propostas, concursos públicos) Serviços aos Clientes (informações, apoios técnicos, documentação do clientes) Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisas e desenvolvimentos) Recursos Humanos (contratos, fichas técnicas e regulamentos) 3
Solução GED e Etapas de Digitalização Documentos eletrônicos e seu Valor legal Ainda é comum a idéia equivocada de que para ter valor legal ainda é necessária a utilização de papéis e assinaturas manuscritas. Atualmente, através das técnicas e aplicações específicas de Certificados Digitais e Assinatura Eletrônica já é possível substituir totalmente a usabilidade do papel. Certificação digital: Quando utilizado em conjunto com as técnicas de certificação digital os documentos eletrônicos ganham segurança, garantindo autenticidade, integridade, não–repúdio e validade jurídica (assegurada pela MP 2200-2/2001).
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Solução GED e Etapas de Digitalização
Gestão Documental e Sigilo e Confidencialidade das informações: Se necessário montamos uma estrutura dentro da sua empresa, para à digitalização de documentos que não podem sair da sua empresa. Por meio de contrato garantimos sigilo absoluto das informações compartilhadas durante o processo de digitalização.
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Solução GED e Etapas de Digitalização Gestão Documental deve ter Solução em Backups Empresariais Backup é uma cópia de dados de um dispositivo de armazenamento a outro para que possam ser restaurados em caso da perda dos dados originais, o que pode envolver apagamentos acidentais, corrupção de dados, defeitos em hardwares. Gestão Documental e Vantagens em Backups Empresariais • • • •
Segurança no arquivamento dos dados Fácil recuperação dos dados Alta disponibilidade de informação Rapidez de acesso e transferência de dados 6
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