Création d’une société à responsabilité limitée en Azerbaïdjan Le processus de création d’une MMC (« Məhdud Məsuliyyətli Cəmiyyət », société à responsabilité limitée) en Azerbaïdjan est en soi plutôt simple. Hormis la barrière de la langue, la difficulté pour un étranger est de comprendre par où commencer, à qui s’adresser, et d’avoir quelques points de repères qui lui permettront de naviguer dans les méandres et les exigences parfois brumeuses de l’administration azerbaidjanaise. Des sociétés proposent à Bakou la création de MMC clef en main. Comptez néanmoins un minimum de 800 euros. Enregistrer une société vous-‐même vous coutera entre 50 et 100 euros (selon frais de traduction). La création d’une MMC se déroule en 5 étapes successives: 1. 2. 3. 4. 5.
Obtenir les formulaires d’enregistrement Renseigner les formulaires (en azéri) Légaliser / faire traduire les documents étrangers Déposer le dossier d’enregistrement, retirer les attestations de la société Ouverture d’un compte bancaire en Azerbaïdjan et dépôt du capital
Note: La durée totale du processus d’enregistrement d’une entité légale est d'environ 2 semaines, temps de traitement administratif inclus.
Etape 1 : Obtenir les formulaires d’enregistrement Un dossier complet de demande d’enregistrement d’une societe par une personne physique comprend: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
La lettre d’intention de création d’une société (Qərarı) Le formulaire d’enregistrement de la MMC (Kommersiya hüquqi şəxsinin dövlət qeydiyyatı haqqında ərizə) Le formulaire d’identité du/des fondateurs (Kommersiya hüquqi şəxsinin dövlət qeydiyyatı haqqında ərizə) Les statuts de la société (Nizamnaməsi) L’autorisation de domiciliation de la société (Raziliq ərizəsi) Un justificatif d’activité professionnelle
7. Le justificatif de paiement des frais d’enregistrement Où trouver ces documents ? Les modèles des documents 1 a 5 sont disponibles soit : • Auprès de l’accueil du Centre d’enregistrement des sociétés (Kommersiya Hüquqi Şəxslərinin Qeydiyyati Idarəsinə), situé au 105, G. Aliev prospekt. • En téléchargement sur le site du Ministère des Taxes d’Azerbaïdjan : http://www.taxes.gov.az (Onglet : One-‐Stop shop / document required) è Nous vous conseillons de vous rendre directement au Centre. Où trouver le Centre d’enregistrement des sociétés ? 105, G. Aliyev prospekt. Le Centre d’enregistrement des sociétés (Branche du Ministère des Taxes) se trouve dans un grand et long bâtiment blanc, en face du stade Shafa, le long de l’autoroute menant à l’aéroport. Un parking se trouve à l’arrière du bâtiment. L’accueil du bureau se trouve à gauche en entrant dans le hall principal. L’accueil des entrepreneurs est assuré par une personne parlant anglais et russe. Vous recevrez les formulaires (documents tout en azéri), ainsi que les instructions à suivre. Le bureau est ouvert de 10h à 18h. Pause de 13h à 14h. Nous vous conseillons de vous y rendre le matin. A l’issue de cette première étape, vous devez avoir en main : • La lettre d’intention de création d’une société. (Fichier Word) • Le formulaire d’enregistrement d’une MMC. (Fichier Excel) • Le formulaire d’identité du/des créateurs. (Fichier Excel) • Les statuts de la société. (Fichier Word) • L’autorisation de domiciliation de la société. (Fichier Word) è Nous vous conseillons de conserver ces documents sur une clef USB, afin de pouvoir les modifier facilement en cas de demande de rectification ultérieure. Le document #6 (justificatif d’activité professionnelle) est une attestation que doit fournir votre employeur local, ou bien votre ancien employeur. Ce document doit attester de votre activité professionnelle actuelle ou passée. Il devra être traduit en azéri (voir plus bas). Renseignez-‐vous auprès de l’accueil du Centre selon votre situation. Le document #7 est un talon de paiement que vous obtiendrez auprès du bureau de la Kapital Bank (Le bureau se situe en face de la banque nationale, a proximité du centre commercial « 28 mai »). La Kapital Bank est chargée de collecter les frais d’enregistrement des sociétés. L’accueil du Centre d’enregistrement vous indiquera comment régler facilement ces frais d’enregistrement. Coût : 11 manat.
Etape 2 : Remplir les formulaires quand on ne parle pas azéri L’ensemble des documents d’enregistrement d’une MMC est en azéri. Nous vous conseillons donc vivement de vous faire aider par une personne qui parle azéri ou turc. Néanmoins, si vous n’avez pas cette possibilité, le centre de traduction situé au sous sol de l’office notarial #1 (Notary Office No 1, 43 Uzeyir Hajibeyov St, Baku) vous accueillera en anglais et vous proposera une traduction des formulaires, pour un coût relativement faible : Compter 40 euros pour faire traduire en anglais l’ensemble des documents d’enregistrement. Note : Les formulaires vous demandent d’indiquer le capital et les parts de votre société. Ce capital devra être déposé en banque, dans les 3 mois suivant l’enregistrement de votre société. Le cas de l’autorisation de domiciliation de la société En plus de l’autorisation de domiciliation de la société, remplie et signée par le propriétaire de l’adresse légale de votre société, vous devrez fournir un justificatif de domiciliation, soit : • Une copie du contrat de location en azéri • Une copie de votre acte d’achat, si vous êtes propriétaire Attention : certains propriétaires loueurs peuvent être réticents à signer cette autorisation de domiciliation. En effet, l’administration fiscale sera informée de la location, ce qui génèrera le prélèvement d’une taxe d’habitation pour le propriétaire.
Etape 3 : Légalisation, traduction des documents Les documents suivants doivent être légalisés auprès d’un notaire : • Le formulaire d’enregistrement de la MMC • Le formulaire d’identité du/des fondateurs • L’autorisation de domiciliation de la société (à faire par le propriétaire de l’adresse) • Le justificatif de domiciliation de la société (à faire par le propriétaire de l’adresse) è Nous vous conseillons l’office notarial #46, situe rue Zarifa Alieva, en face de l’ancien musée Lénine. Peu de monde et efficace. Les visites se font sans rendez-‐vous. Coût total des légalisations : 40 manat environ.
Etape 4 : Dépôt des documents d’enregistrement, retrait des attestations Votre dossier d’enregistrement doit être remis au Centre d’enregistrement des sociétés. Nous vous conseillons de faire vérifier à l’accueil du Centre que votre dossier est effectivement complet. Votre dossier complet d’enregistrement doit comprendre: 1. 2. 3. 4. 5.
La lettre d’intention de création d’une société Le formulaire d’enregistrement de la MMC – Légalisé Le formulaire d’identité du/des fondateurs – Légalisé Les statuts de la société L’autorisation de domiciliation de la société – Légalisé -‐ Le justificatif de domiciliation – Légalisé 6. Un justificatif d’activité professionnelle (traduit en azéri si besoin) 7. Le justificatif de paiement des frais d’enregistrement Une semaine après le dépôt de votre dossier, vous serez contacté par le bureau d’enregistrement des sociétés pour venir retirer : • La « carte d’identité » plastifiée de votre société, portant l’équivalent du numéro SIRET • Le certificat d’enregistrement
Etape 5 : Ouverture d’un compte bancaire en Azerbaïdjan Suite à la réception des documents officiels de votre société, vous avez 3 mois pour ouvrir un compte bancaire, et y déposer 100% du capital de votre société. La International Bank of Azerbaijan offre les services les mieux adaptés. La banque vous remettra un récépissé de dépôt du capital de la société. Ce récépissé devra être retourné au bureau d’enregistrement des sociétés. Plus tard… Quelques mois après l’enregistrement de la société, vous serez contacté par l’administration fiscale pour établir vos déclarations de bénéfices.