MANUAL
Rol del asesor punta a fin
Versión 1, actualizada a Enero de 2024.
Manual de estrategias de seguimiento por etapa Objetivo: Capacitar, preparar y brindar las herramientas básicas para que las y los asesores de atracción del Tec de Monterrey desempeñen su rol y funciones dentro del área de manera exitosa y por consecuente alcanzar las metas de admisiones del campus, región y a nivel nacional.
*En caso de tener dudas respecto al contenido de este manual, acércate con tu líder de admisiones en campus. Contenido desarrollado por Servicios de Atracción y Mercadotecnia Nacional.
Contenido:
1 Definición del puesto 2 Introducción e historia de la Institución 3 Habilidades básicas del asesor de admisiones Tec (modelo diferenciado de ventas) 4 Conocimiento puntual del proceso de Admisión al Tec 5 Identificación de público objetivo 6 Entendimiento del perfilamiento de las escuelas proveedoras 7 Explicación a detalle del embudo, las diferentes etapas y perfiles de los estudiantes 8 Capacitación de Modelo Educativo y Oferta Educativa 9 Mapeo de procesos y áreas de apoyo para Admisiones 10 Directorio actualizado de red de colaboradores a nivel nacional
Definición del puesto Nuestros asesores son el primer punto de contacto del Tec con las familias. Ellos se encargan de guiar y acompañar a los estudiantes interesados en ingresar al Tec durante todo el proceso de admisión, representando nuestro modelo de ventas diferenciado
Dentro de sus responsabilidades se encuentran: 1.Prospección y atención a escuelas vinculadas.
a)Scouting de escuelas en zonas correspondientes b)Atención a peticiones de las escuelas c)Atención y seguimiento personalizado a candidatos por escuela
2.Atención y seguimiento a familias que entran en contacto directo con el Tec. 3.Apoyo en inicio de proceso de admisión
a)Instrucción de dónde y cómo realizar proceso de admisión b)Atención a dudas durante el proceso de admisión Kit de Admisión
4.Seguimiento puntual a cada etapa del proceso (Admisión y Becas). a)Garantizar que los estudiantes concluyen cada etapa y que tienen la mejor información sobre su estatus actual.
5.Participación en los eventos y viajes de atracción.
a) Invitación a eventos y sesiones informativas b) Asegurar confirmación y asistencia a los eventos c) Organización y logística del evento d) Registro de asistentes e) Presentar o conducir evento/sesión informativa f) Brindar atención y seguimiento posterior al evento g) Responsable de liderar eventos para garantizar la mejor experiencia
6.Reporte de avances semanales por etapa y perfil con líder inmediato. 7.Generar espacios de comunicación efectiva.
8.Cumplimiento de indicadores y métricas clave para el cumplimiento de la meta de Primer Ingreso.
Introducción e historia de la Institución 1. Origen, motivo y fin de la fundación del Tec de Monterrey. 2. Historia de Don Eugenio Garza Sada. 3. Video de evolución de la institución a través de las décadas. 4. Diferenciadores de la Institución. 5. Participación y avance en los diferentes rankings del Tec.
Habilidades básicas del asesor de admisiones Tec 1. El asesor es el responsable del
acompañamiento y ser guía de la familia durante su primer contacto con el Tec y su proceso de admisión e inscripción.
2. Desarrollo de sentido de pertenencia, propósito y aspiracionalidad de una trayectoria dentro de la Institución.
3. Modelo de atención basado en la calidad de la información;
capacidad y velocidad de respuesta; calidez, amabilidad y generación de confianza con los estudiantes y sus familias.
4. Tener como prioridad la velocidad y efectividad de brindar respuestas a las familias durante el proceso para minimizar el impacto de un descarte.
5. Confianza y seguridad al brindar información y respuestas a las familias.
6. Empoderamiento e identidad como
imagen y representación de la institución (imagen presencial y uso adecuado del lenguaje).
7. Sentido de comunicación abierta, transparente y efectiva tanto con las familias como al interior de la institución
9. Responsabilidad del cumplimiento de la meta: apropiación de la aportación, proactividad, corresponsabilidad y colaboración.
8. Sentido de compromiso,
responsabilidad, proactividad y puntualidad.
10.Persuasión, enamoramiento y 11. Desarrollo de imagen ejecutiva para reforzar credibilidad y guía con las familias.
asertividad.
Conocimiento puntual del proceso de Admisión al Tec 1.Importante: Conocer los diferenciadores de nuestro proceso de admisión.
2.Explicación de cada uno de los requisitos involucrados en el proceso.
3. Conocer tipos de requisitos válidos y su vigencia. Requisitos del Proceso
4. Calendario de fechas límite para entrega de requisitos y publicación de resultados. (Revisarlo periódicamente con tu líder)
5. Acceso a lista de alumnos que pasarán a evaluación y que recibirán resultado en cierta fecha (Revisarlo periódicamente con tu líder)
Identificación de público objetivo Buscamos a los estudiantes más talentosos y destacados, con un perfil integral. La procedencia de estos estudiantes es crucial para enfocar nuestros esfuerzos de atracción. Por lo tanto, es importante conocer las escuelas que nos proveen de estos talentos y mantener buenas relaciones con ellas. También es esencial comprender a fondo nuestros programas de becas y apoyos educativos, así como buscar fondos externos que se adapten a las necesidades de cada estudiante y sus familias. Para conocer a profundidad las escuelas proveedoras y las becas que ofrece tu campus, acércate con tu líder.
Entendimiento del perfilamiento de las escuelas proveedoras Dentro del grupo de escuelas proveedoras externas, identificamos un conjunto de ellas que nos proporcionan acceso a estudiantes con el perfil socioeconómico y académico adecuado para el Tec. A estas escuelas las llamamos "escuelas vinculadas" o "escuelas en alianza educativa". Las clasificamos en diferentes segmentos, priorizando en función de su nivel económico, calidad educativa y tipo de modelo educativo, en el siguiente orden: Dominantes
Sólidas
Favorables
Sostenibles
Ofrecemos a estas escuelas un programa de servicios educativos, capacitación y atención personalizada. Esto les permite destacar los beneficios de colaborar con el Tec ante su comunidad escolar, incluyendo directivos, profesores, alumnos y padres de familia. A través de este programa, buscamos establecer alianzas y relaciones mutuamente beneficiosas: para la escuela, obtener mejores estudiantes, y para el Tec, atraer más alumnos. Cada año, evaluamos el desempeño de estas escuelas en términos de cantidad y calidad académica de los estudiantes inscritos. Esto nos ayuda a determinar el segmento al que pertenecen y, en consecuencia, asignar el nivel de atención, el número y tipo de actividades, así como los recursos destinados a cada una de ellas.
Embudo: etapas y perfiles de los estudiantes 1. Prospecto
Estudiantes que mostraron interés en el Tec dejando sus datos. Estos datos no están completos ni validados por los equipos de atracción.
4.Entrega de Requisitos a) Estudiantes con solicitud enviada y pasan a la activación de requisitos a entregar según su perfil (Tec o No Tec)
2. Potenciales
Contactos validados e interesados por la oferta académica del Tec.
3. Solicitud Iniciada: Contactos validados e interesados por la oferta académica del Tec
b) Alumnos que ya completaron su expediente y recibieron una decisión intermedia de admisión, que se les solicitan requisitos adicionales (PAA, EUC, Entrevista, y más) (Cuenta como Solicitante en Proceso en Embudo Oficial si aún está pendiente, o cuenta como Solicitante si su decisión de admisión es intermedia)
5. Expediente Completo
Estudiantes con todos los requisitos entregados y validados por Tec Services Nacional, que deben pasar a evaluación de comité. (Cuenta como Solicitante en Embudo Oficial)
6. Comité de Decisiones
Estudiantes que están en espera de resultados (Cuenta como Solicitante en Embudo Oficial)
7. Admitido
Estudiantes que ya recibieron su correo de bienvenida al Tec, su activación de cuenta MiTec y debe realizar su pago de anticipo de colegiatura y evaluaciones iniciales en Profesional (Cuenta como Admitido en Embudo Oficial)
8. Inscrito con pago parcial
Estudiantes que ya realizaron el pago de anticipo de colegiatura para reservar su lugar (Cuenta como Inscrito con Pago Parcial en Embudo Oficial).
9. Inscrito
estudiantes que realizaron pago de anticipo, horario y registro administrativo; están listos para iniciar clases (Cuenta como Inscrito en Embudo Oficial).
Podemos definir los perfiles de admisión como: Estudiantes con promedio menor a 75. Ellos tienen bajas posibilidades de obtener la admisión. (Los asesores deben ser muy asertivos en la comunicación y transmisión del mensaje con los estudiantes y sus familias para no generar confusión o altas expectativas. No son candidatos a apoyos educativos, a excepción de las beca de talento estudiantil por ofrecimiento directo. Estudiantes con promedio de 75 a 79.99. Necesitan obtener un puntaje destacado en la prueba y realizar currículo y ensayo sobresalientes para ser admitidos. El seguimiento con ellos debe ser puntual en realizar correctamente con los requisitos de admisión y asegurarse como asesores de que los estudiantes asistan a talleres de preparación. Ofrecer talleres de preparación especiales para estudiantes con este perfil. No son candidatos a apoyos educativos, a excepción de las beca de talento estudiantil por ofrecimiento directo. Estudiantes con promedio de 80 a 84.99. Estudiantes con un perfil de buenas probabilidades de recibir admisión, por lo que es necesario que el asesor garantice que recibe el acompañamiento y guía necesarios para completar el proceso. No cumplen con todos los requisitos de todos los apoyos educativos o becas, pero sí podrían ser candidatos para algunas. Estudiantes con promedio de 90+. Perfiles con altas posibilidades de ser admitido. es necesario que el asesor garantice que recibe el acompañamiento y guía necesarios para completar el proceso. No cumplen con todos los requisitos de todos los apoyos educativos o becas, pero sí podrían ser candidatos para algunas. Cumplen requisitos de postulación para la mayoría de las becas y apoyos educativos, según el perfil integral del estudiante.
PERFIL A+ No Tec Prepa: 90 promedio + 1130 puntos PAA Profe: 90 promedio + 1360 puntos PAA Alumnos Tec con promedio menor a 80 por petición del comité, se solicitan requisitos adicionales para lograr su admisión. Perfil meta del Tec de Monterrey Es el perfil ideal que los asesores deben de buscar para el ingreso al Tec, ya que son alumnos destacados y listos para obtener la admisión.
Capacitación de Modelo Educativo y Oferta Educativa Las herramientas que el equipo de Admisiones debe atender para la correcta atención de las familias son:
Tec.mx Portal con información actualizada sobre la oferta de programas y campus. Ir a sitio
Credenciales Programa U Lead, Diploma Internacional. ULEAD
Programas Internacionales Portal con información actualizada sobre la oferta de opciones de internacionalización. Ver video
LiFE & Modelo de acompañamiento Oferta de actividades LiFE, y detalle de las figuras en el modelo de acompañamiento. Ver video
Mapeo de procesos y áreas de apoyo para Admisiones Proceso de trabajo del asesor:
1 2 Conocimiento de las metas de estrategias principales 3 Diseño para cumplimiento de metas
Trabajo de prospección en campo para generar base de datos
para conversión en las 10 Seguimiento etapas del proceso: atención a familias
de solicitudes de 11 Recepción admisión
proveedoras
12 13 Depuración de base de dato y monitoreo de avances 14Medición de base de datos
6
Presentación de asesor con los estudiantes
de conversaciones 15Planteamiento complicadas con las familias (no
7
Recepción de datos genéricos de los estudiantes
4
Diseño, logística y participación en eventos
en centro de Admisiones 5 Atención en Campus o en las escuelas
de datos para 8 Validación conversión a contactos
9
Generación de información de valor sobre la oferta educativa y los procesos de Admisiones y Becas
Apoyo para completar proceso de admisión o becas
admisión, no otorgamiento de apoyo, no disponibilidad de cupo)
pronósticos, toma de 16Proyecciones, decisiones y replanteamiento de estrategias.
Áreas de apoyo dentro de Admisiones Expertos comerciales de CRM: atención a casos, petición de reportes, tableros e información de utilidad para el seguimiento; detección de duplicados. Selectividad: seguimiento a decisiones de admisión, fechas de resultados, programación de pruebas. Becas: seguimiento a solicitudes de apoyos educativos y becas. Tec Services: validación de documentos de admisión, reporte de fallas de pago, reporte de fallas en identidad del alumno.
Áreas de apoyo externas a Admisiones: Academia: participación en eventos, atención a familias, apoyo para sesiones de inscripción, retención de posibles bajas. LiFE: participación en eventos, evaluación en Becas de Talento Estudiantil. Servicios Escolares Tesorería
Directorio actualizado de red de colaboradores de apoyo Materiales necesarios para la formación y consulta del asesor:
Kit de admisión y siguientes pasos
Manual de contención de bajas