Internet og E-mail E-mail • Instituttets mail system må ikke anvendes til indhold af anstødelig, religiøs eller politisk art, og det er ikke tilladt for medarbejderne at rundsende SPAM mails som kædebreve og lignende. • Alle e-mails opsamles og vil kunne blive åbnet og læst i forbindelse med teknisk problemløsning. • Det er ikke tilladt at videresende e-mail til private mailadresser og lignende udenfor Instituttet. • Der må kun udveksles private e-mails på Instituttets e-mail systemer i begrænset omfang. • Der må ikke udsendes uopfordrede salgsfremmende budskaber, tilbud, nyhedsbreve eller tilsvarende i form af e-mail til kunder og partnere uden deres accept eller godkendelse. Internet • Anvendelse af Internetbaserede services som communities, sociale netværk, fildeling og andre gruppebaserede tjenester i forbindelse med arbejdet, skal forhåndsgodkendes af IT-chefen. Enhver sammenblanding af private og arbejdsmæssige forhold skal undgås. • Instituttets computere må ikke anvendes til download og kopiering af spil, ulicenseret musik og software eller af materialer af anstødelig, religiøs eller politisk art.
Læs mere om Teknologisk Instituts sikkerhedspolitik på http://sikkerhed
Data og udstyr Data og udstyr • Alle data skal gemmes på Instituttets systemer og netværk. Overførsel af virksomhedsdata til computerens harddisk eller løse databærende medier er kun tilladt som kopi, og må ikke foretages for fortroligt og personfølsomt materiale. • Udarbejdes materiale uden mulighed for opkobling til Instituttets netværk, skal materialet kopieres til Instituttets systemer og netværk ved først givne lejlighed. • PC’ere skal låses når de forlades (Windowstast og L) og slukkes ved arbejdstids ophør. • PC’ere, mobiltelefoner og øvrige databærende medier skal indleveres til rensning i IT, før udstyret må overdrages til anden medarbejder. • Medarbejdere må kun i begrænset omfang downloade og installere programmer på Instituttets arbejdsstationer, og kun hvis disse programmer er nødvendige for at se en given oplysning eller for udførelse af de daglige opgaver. • IT forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt at lukke brugerens adgang til netværket, hvis installeret software udgør en sikkerhedsrisiko eller er i strid med licensregler.
Læs mere om Teknologisk Instituts sikkerhedspolitik på http://sikkerhed
Netværk Netværk • Kun udstyr godkendt af IT og med officielt sikkerhedssoftware må tilsluttes Instituttets netværk. • Installation af VPN software må ske på udstyr godkendt af IT. • Password til netværk er personlige og må aldrig overdrages. • Kun medarbejdere med tildelte initialer kan få adgang til Instituttets netværk. Gæster må ikke benytte Instituttets netværk, men kan benytte gæstekonti (tildelt for 8 timer) på det trådløse net. Gæstekonti må kun udleveres personligt af medarbejder på Instituttet. • IT forbeholder sig retten til på ethvert givet tidspunkt og uden varsel at lukke for systemer på alle netværk af sikkerhedsmæssige årsager. • Al aktivitet på netværk og systemer registreres og arkiveres. Inaktivitet (3 måneders reglen) • Logger du ikke på netværket i tre måneder spærres din netværkskonto. • Benyttes VPN ikke i tre måneder spærres VPN konto. • Netværksstik lukkes hvis de er ubenyttede i tre måneder. • PC eller anden hardware afvises på netværk, hvis de ikke har været opkoblet i tre måneder. Genåbning af adgang kan kun ske efter opdatering af udstyr. • Udbetales der ikke løn i tre måneder (løst ansatte) spærres netværkskonto.
Læs mere om Teknologisk Instituts sikkerhedspolitik på http://sikkerhed
Mail- og kalenderkultur Du har som medarbejder pligt til • at besvare mails hurtigst muligt • at registrere alt fravær i Outlooks kalender så receptioner kan betjene kunderne bedst muligt • at videresende mails eller anvende autosvar ved ferie, sygdom eller anden længerevarende fravær. alternativt give kollegaer adgang til postkasse. • at anvende en diskret og retvisende autosignatur i mail Du sparer alles tid hvis • du kun et har budskab pr. mail • du skriver noget fornuftigt i vedrørende feltet af din mail, så relevante mails hurtigt kan genfindes • du ikke skifter emne i en ”mail-samtale”. Indholdet kan være svært at genfinde • du kun benytter CC i mails til orientering og ikke forventer aktion på aktiviteter • du benytter prioritet i mails med fornuft. Rart at have når det endelig gælder • du ikke unødigt beder om kvittering ved fremsendelse af mails • du målretter dit budskab til modtageren • du ikke ringer, når du lige så godt kan sende en kort mail
Læs mere om Teknologisk Instituts retningslinier på Intranet
Telefonkultur Du har som medarbejder pligt til • at udvise en høflig adfærd ved telefonisk betjening • at tage telefonen i hele arbejdstiden og præsentere sig med for- og efternavn samt firmanavn ved eksterne opkald • at betjene interne telefonopkald på lige vilkår med eksterne opkald • at tage mod telefonbeskeder fra kunder til kolleger • at informere hovedreceptionen om aktiviteter, der kan medføre ekstra belastning på telefonområdet • at indtale en kort præsentation på telefonsvarer med for- og efternavn, firmanavn samt et alternativt opkaldsnummer - for eksempel Hovedreceptionen på 72202000 • at ændre telefonsvarer på egen telefon ved ferie, sygdom eller anden længerevarende fravær. Alternativt viderestille telefonen efter aftale • at undgå at oplyse kunder om irrelevante fraværsårsager, som sygdom eller frokost • at ringe tilbage hurtigst muligt samme dag eller senest næste dag på telefonbeskeder • at anvende en diskret ringetone på din mobil • kun at benytte telefonen i begrænset omfang til privat samtale
Læs mere om Teknologisk Instituts retningslinier på Intranet
Mobiltelefoni og -data Mobiltelefon
Tilbydes Alle medarbejdere.
Afregning Væsentligt overforbrug og roaming afregnes med center. Væsentligt overforbrug og roaming afregnes med center.
Onebridge telefon (emailtelefon)
Efter behov med chefgodkendelse.
MBB 3G Udlån Mobilbredbånd 3G
Lånekort kan afhentes i Receptioner i TA, Roaming afregnes med center. AR, KO, OD, RO og JY
MBB 3G Personligt Mobilbredbånd 3G
Personlige kort udleveres kun efter behov Roaming afregnes med center. Personlige og med chefgodkendelse. kort afregnes herudover med 1.500 kr. årligt. Efter behov med chefgodkendelse. Væsentligt overforbrug og roaming afregnes med center.
Dataloggere med opkald Trådløs opkobling TDC Hotspot IC3, Molslinien mv.
Jeg er lejlighedsvis væk fra Instituttet i Danmark
Alle medarbejdere.
Læse/skrive e-mails Få en TDC hotspot konto med høj hastighed i IT-service eller lån et Mobilbredbåndskort (3G) i Receptionen.
Begrænsninger Ingen Internet/Ingen MMS. Begrænset datahastighed. Væsentlig billigere til mails end Mobilbredbånd (3G). Fuld datahastighed. Frit forbrug (MB) i Danmark. Skal godkendes af chef. Fuld datahastighed. Frit forbrug (MB) i Danmark. Skal godkendes af chef.
Fuld datahastighed. Må kun anvendes til datalogning dog maksimalt 25 MB/måneden. Forbrugsafregnes med TDC, men forbrug Ingen. afregnes ikke med center.
Arbejde online/ Internet adgang Få en TDC hotspot konto med høj hastighed i IT-service eller lån et Mobilbredbåndskort (3G) i Receptionen.
Overføre store filer Få en TDC hotspot konto med høj hastighed i IT-service. Benyt kun undtagelsesvis Mobilbredbånd (3G).
Jeg er ofte væk fra Få en Onebridge telefon (e-mail telefon). Få en TDC hotspot konto med høj Få en TDC hotspot konto med høj Instituttet i Danmark hastighed i IT-service eller lån et hastighed i IT-service. Benyt kun Mobilbredbåndskort (3G) i Receptionen. undtagelsesvis Mobilbredbånd (3G). Ved længerevarende fravær kan vi tilbyde Personlige Mobilbredbåndkort (3G). Jeg er lejlighedsvis i udlandet
Benyt webmail på hotellets PCere eller køb adgang til deres trådløse netværk.
Køb adgang til det hurtige trådløse Brug af Mobilbredbånd (3G) er ikke netværk på hotellet. Benyt undtagelsesvis tilladt. Køb adgang til trådløst netværk. et Mobilbredbåndskort (3G) lånt i Receptionen.
Jeg er ofte i udlandet Få en Onebridge telefon (e-mail telefon) Køb adgang til det hurtige trådløse Brug af Mobilbredbånd (3G) er ikke netværk på hotellet. Benyt undtagelsesvis tilladt. Køb adgang til trådløst netværk. et Mobilbredbåndskort (3G) lånt i Receptionen. Ved længerevarende ophold købes lokal Mobilbredbåndsløsning
Roaming priser (cirkapriser på forbrug i udlandet) Ring hjem
Ring lokalt 9 kr./min
Modtage samtale 2 kr./min
Norden
3 kr./min
EU
Data 25 kr./MB
3 kr./min
9 kr./min
2 kr./min
45 kr./MB
Øvrige Europa
6 kr./min
12 kr./min
3 kr./min
60 kr./MB
USA/Canada
9 kr./min
16 kr./min
7 kr./min
88 kr./MB
Øvrig Verden
16 kr./min
16 kr./min
11 kr./min
88 kr./MB
Læs mere om Teknologisk Instituts retningslinier på Intranet