TRANSFORMACIÓN DIGITAL EXITOSA DE UN DEPARTAMENTO LEGAL

“IN HOUSE”

Por:

María Renee Carranza

Directora Legal Grupo Codaca www.codaca.com.gt

Grupo CODACA fue fundada en febrero 1972 por Grupo Sika Motors y Marubeni Corporation de Japón. Desde su inicio, la estrategia principal se enfocó en el servicio post-venta para garantizar a los clientes la mayor disponibilidad de su camión y obtener el menor costo por kilómetro recorrido. Debido a esta estrategia, en 1975, CODACA se conviertió en el líder del mercado de camiones en Guatemala gracias a su programa RESPALDO TOTAL CODACA.

Hoy por hoy, CODACA representa diferentes marcas líderes para cada segmento y necesidad del mercado. Dichas marcas son de origen japonés, americano, sueco y chino. Sus productos principales varían desde vehículos comerciales ultralivianos, livianos, medianos y pesados, así como buses, montacargas y servicios financieros principalmente Leasing financiero, operativo, renta diaria y préstamos.

Del Departamento Jurídico De Codaca

Como muchas empresas, GRUPO CODACA, cuenta con su propio departamento jurídico. En nuestro caso, nuestro departamento cumple con asesorar legalmente al grupo, generar valor, y por supuesto la elaboración de contratos que al año realizamos más de 1,500 contratos y/o documentos legales. Nuestro departamento legal es el encargado elaborar toda la documentación legal que requiera la empresa para su operación, tales como contratos mercantiles, contratos comerciales, contratos de trabajo; tales documentos algunos son requeridos en escrituras públicas y otros en documentos privados.

Nuestro Proceso De Transformación Digital

Los abogados “in house” o de la empresa, no tenemos la misma mentalidad que los abogados y notarios de despachos, en nuestro caso nuestro único cliente es la empresa para la cual laboramos, quien a su vez no nos ve como proveedores de un servicio, sino que como miembros del equipo. Y como miembros del equipo, así como la empresa crece, se expande y lidera el mercado, su departamento legal debe realizarlo de forma acorde.

Por lo que, el primer paso para innovar o liderar en nuestro departamento legal, ha sido capacitarnos en temas de actualidad, educarnos, estar al día con las nuevas tendencias y/u oportunidades que nos permitiera generarle cada vez más valor al grupo.

La necesidad que tuvimos como departamento legal para la implementar herramientas de Legal Tech, surgió de la exigencia de agilizar el trabajo en tiempo y automatizar los procesos para así reducir errores que fueran un riesgo con repercusiones en el futuro; en este caso, luego de asistir a una conferencia del Instituto de Derecho, decidimos implementar el programa de automatización de documentos, Legal Machine. Para la implementación de esta herramienta tuvimos varios retos, los cuales expondré a continuación.

Primer reto: El cambio de la cultura.

Nuestro departamento pasó por el reto del cambio, lo que antes era “manual” y de trabajar con “nuestras minutas”, a trabajar de forma estandarizada. Esto pareciera ser excelente en papel, pero en la realidad, es muy importante comprometer al equipo a cambiar su forma de trabajo, lo cual no siempre es fácil; romper con las costumbres es un reto, pero se logra mostrando compromiso desde arriba hacia abajo, es decir inicia con el jefe y/o director del departamento legal y termina con los asistentes y demás miembros del equipo.

Este cambio cultural se logró, y ahora, gracias a este sistema, seleccionamos las clausulas que deseamos, ingresamos los datos variables, ya no escribimos números en letras, sino que todo tiene convertidores, y automáticamente el contrato está creado y listo. La forma de trabajar cambió; lo que antes nos tomaba 50 minutos ahora nos toma 15, con la seguridad y certeza que ésta no tendrá errores.

Segundo reto: La implementación.

Legal Machine, es una solución que nos permite trabajar con nuestros formatos; pero para ello fue necesario invertir tiempo para poder enviar nuestro mejor formato con todas sus variantes. Y éste fue el principal reto, en una empresa tan dinámica como la nuestra en la que muchas veces nos falta tiempo, ahora necesitábamos dedicarle tiempo a la implementación de esta solución, es decir si nos faltaba tiempo ahora nos faltaría aún más porque agregamos una tarea más al equipo.

Sin embargo, en lo personal lo veo como en la Formula 1; no se puede cambiar la llanta de un vehículo si el mismo está circulando, es necesario que el mismo pare y que se cambien las llantas. Todos sabemos que el que el vehículo que cambia las llantas se atrasa en relación a los demás competidores, pero todos deben de cambiar llantas, el que no lo hace pierde la carrera y en ciertos casos ni termina la misma. Así es con la transformación digital, debemos sacrificar un poco de tiempo, para luego ser mejo - res, y para tener una ventaja competitiva. Y esto fue lo que hicimos, pero requirió que todos estuviéramos comprometidos, que la persona designada para la implementación fuera la adecuada y que contara con todo el apoyo de la directora legal.

Con este programa o sistema de Legal Tech, hemos pasado de crear nuevos documentos sobre la base de los que ya existían y se utilizaban, a crearlos desde una plataforma digital, desde casa o desde la oficina de forma estandarizada y sin errores.

Tercer Reto: Es una estrategia de largo plazo

La transformación digital no se realiza de la noche a la mañana o únicamente con un programa, es un cambio de cultura, en el cual se deben buscar “quick wins”. La automatización de documentos definitivamente fue un “quick win” para nosotros. Los pasos siguientes ahora será encontrar más soluciones que permitan generarle más valor a la empresa.

Y por último, para cerrar, en el proceso de transformación digital, es importante el compromiso, tanto de nuestro equipo como de nuestros proveedores; eso fue lo que tuvimos en con la herramienta que contratamos, es decir es importante encontrar al proveedor adecuado.

Reflexiones sobre la institucionalización

Por:

Eduardo Paiz e.paiz@bolderconsulting.legal

¡Abran el champán!

Me nombraron socio.

Juan Antonio era un excelente ejecutor, excelente con los clientes, algunos le fueron entregados hace diez años y los atendía de forma tan eficiente que aumentó su facturación en todos los casos. Esta diligencia lo llevó a dirigir el departamento de derecho corporativo de su firma donde tiene a su cargo a más de 5 abogados y un staff de 8 personas. Juan Antonio tenía madera de socio según los miembros del partnership de la firma, según otros dejarlo ir era demasiado gravoso para sustituirlo. O lo hacían socio o el riesgo de que se desarmara el departamento era demasiado alto y no tenían intenciones de hacerse cargo ellos de reconstruirlo.

Llegó el día de la votación, y aprueban hacer socio non-equity a Juan Antonio. Cómo no había un plan de carrera en la firma en ese momento construyen la posición y deciden que seguirá ganando su sueldo actual más un 5% de las utilidades que genera el departamento de derecho corporativo. No hubo más consideraciones a este respecto, ese era el paquete de compensación para un socio non-equity un fijo más un variable, no se pusieron a pensar en ningún elemento adicional.

Se hace el anuncio lo publican en The Lawyer y algunas otras publicaciones especializadas, lo ponen en Linkedin, lo comparte Juan Antonio y recibe 120 recomendaciones de sus amigos y conocidos en la red social, es oficial la firma tiene un socio nuevo… sea lo que sea que esto signifique.

Una vez se disipa la emoción del nombramiento, Juan Antonio absorbe la realidad de su nueva condición. Se da cuenta que le invitan a las reuniones de socios pero no se atreve a aportar muchas ideas porque los que están ahí sentados han sido sus jefes por más de una década. De repente en una reunión le reprochan: “Juan, llevas más de 6 meses de socio y no has traído un solo cliente nuevo”, la presión comienza a aumentar. Siguiente reunión, “La facturación de tu área disminuyó en un 15%” pero eso fue sorpresa porque no tiene acceso a datos de facturación y gastos imputados a su área. Al cabo de 1 año llega una recesión económica que obliga a la firma a despedir personal y hacer recortes e informan que todos los socios para mantener la firma a flote tendrán que dar un aporte de USD50,000.00, porque la firma necesita USD250,000.00 para afrontar sus responsabilidades. Cuando Juan Antonio hace cuentas son 4 socios equity y él, que es non-equity, ¿Será que tienen la expectativa que él aporte también? Las matemáticas no mienten.

Juan Antonio informa su retiro de la firma, y 5 de los clientes más importantes deciden irse con el porque es el quien les ha atendido la ultima década. Funda su firma con esta base de clientes y ahora gana un poco más que lo que ganaba en la firma.

Los socios piensan: “No solo lo hicimos socio, sino que se va cuando más lo necesitábamos, es un traidor”.

Hemos visto esta historia suceder en un sinfín de ocasiones en diversidad de firmas en la región. No es que haya una mala intención de un lado o del otro, simplemente no se crearon las condiciones institucionales previas para hacer un movimiento tan importante cómo el nombramiento de un socio, lo hicieron a ciegas y sin una preparación previa. Los abogados confiamos en la letra escrita, la integridad del contrato y la no variabilidad de los acuerdos, para esto fuimos entrenados, esto es lo que hacemos para nuestros clientes, pero cuando estamos viendo hacia lo interno de nuestra organización tendemos en ocasiones a ser más reactivos e improvisamos más de lo que jamás permitiríamos a aquellos que asesoramos.

Escuché a un importante comentarista del sector legal en la región decir recientemente: “Las firmas que se han separado del resto del rebaño, son aquellas firmas que han trabajado de forma consistente en su institucionalización”.

Hay ejemplos claros en todos los países, vemos las grandes regionales, los national champions, y las firmas que atienden a las grandes multinacionales. Éstas que se han separado del resto tienen una cosa en común, las reglas dentro de la organización son claras: se sabe exactamente qué se espera de los socios, de los abogados y qué pueden esperar estos de la organización a cambio así cómo una transparencia total en la información y finanzas de la firma.

Tienen un clima de certeza que le permite al abogado saber si hago X puedo esperar Y, si avanzo en los rangos de la firma entiendo qué se espera de mí en cada etapa del escalafón y qué debo hacer para mejorar mis condiciones dentro de la firma.

Regresemos a Juan Antonio, ¿qué hubiera pasado si hubiera tenido un plan de carrera desde un inicio, que le explicara las expectativas de cada escalafón que iba avanzando y que paralelo a su desarrollo hubiese recibido entrenamiento para cada fase de su carrera?

¿Qué hubiera pasado si hubiera tenido un plan de compensación claro que incluyera rubros por ejecución, captación, venta cruzada así cómo consideraciones de habilidades soft como mentoring, administración de la firma, e impulso de nuevas iniciativas?

¿Qué hubiera pasado si hubiere tenido acceso a las finanzas de la firma, o por lo menos a las métricas que le impactaban directamente, como los resultados de su área?

¿Si hubiese tenido un gobierno corporativo que explicara sus derechos en la toma de decisiones cuando ya se sentara en la mesa?

¿Si hubiere sabido la visión de la firma y lo que los socios querían construir?

Seguro Juan Antonio seguiría en la firma, aportaría, hubiese aumentado la base de clientes, la facturación de su área, la de sus socios y aumentado sus ingresos personales al tener toda una infraestructura y equipo para desarrollar todo su potencial. Su nombramiento sí hubiese sido motivo de abrir el champán y no el principio de su retiro precipitado de la organización.

La moraleja de la historia es la siguiente: usted ya es un gran abogado, eso lo demostró desde el momento que logró construir una práctica tan eficiente que lo llevó a contratar personal y tener socios. Desde el momento que su rentabilidad no ha disminuido y puede darle un excelente estilo de vida a su familia. Desde que es reconocido en su país cómo un abogado de prestigio y renombre.

Pero si quiere evitar la fuga de su mejor talento y separarse del rebaño, es el momento de trabajar en la institucionalización de su firma y en todos los elementos que la permitirán continuar su legado, por el bien suyo y de sus futuros socios.