THINK MICE czerwiec 2018

Czerwiec 2018 Nr 6 (18) Cena: 18 zł (w tym 5% VAT) ISSN 2543-4497

THINK MICE W W W. T H I N K M I C E . P L

ŚWIECĄCE TRÓJKĄTY LAMBORGHINI „Żal mi Waszych konkurentów” – tak o moskiewskiej premierze Lamborghini Urus powiedział przedstawiciel Ambasady Włoch w Rosji. Rzeczywiście, wydarzenie imponowało swoją spektakularnością.

THINK MICE I MSIT SZKOLENIE – USTAWA BEZ TAJEMNIC

SYLWETKA DEBORA PIOVESAN: EVENTY SĄ JAK SZTUKA MAGAZYN BRANŻY SPOTKAŃ

RAPORT WZROSTY I SPADKI W RANKINGU ICCA

OD REDAKCJI

MOZAIKOWO Pierwsza strona czerwcowego wydania THINK MICE wita Was

tu i Turystyki zorganizowaliśmy dla branży MICE. Więcej na ten te-

zdjęciem z realizacji, która jakiś czas temu wywarła na nas bardzo du-

mat przeczytacie na kolejnych stronach tego numeru THINK

że wrażenie (przy okazji – Nina Żukowska i „Świat Eventów”, to Wy

MICE, w tym miejscu chcę jednak powiedzieć, że wydarzenie to

nas zainspirowaliście, choć pewnie o tym nie wiecie, dziękujemy!).

było w pewnym sensie pokłosiem spotkania z cyklu THINK MICE

Co prawda nie oglądaliśmy jej osobiście, ale wystarczyło, że obejrze-

Mashup Meetings, które odbyło się w listopadzie minionego roku,

liśmy film (który swoją drogą sam może być inspiracją i jest wart uwa-

właściwie w przeddzień przyjęcia nowej ustawy przez Sejm.

gi) i mieliśmy efekt WOW. Mowa o rosyjskiej premierze Lamborghini

Wspominam o tym również dlatego, że czerwcowy THINK MICE

Urus zrealizowanej przez duet: DEPARTÁMENT, Sila Sveta. Nie by-

to także relacja z czwartego już „Mashupa”. Był on wyjątkowy w tym

ło to ich pierwsze wspólne dzieło, jakie oglądaliśmy (jedną z ich reali-

względzie, że po raz pierwszy odbył się poza Warszawą. Z przedsta-

zacji opisywaliśmy już też na łamach THINK MICE), po raz kolejny

wicielami branży tym razem spotkaliśmy się w Gdańsku.

jednak udało się im sprawić, że przez kilka minut nie mogliśmy się

Pisząc te słowa po raz kolejny zdałam sobie

oderwać od ekranów. Efektem tej naszej fascynacji jest nie tylko okład-

sprawę, jak pracowitym miesiącem był dla

ka czerwcowego „Thinka”, ale również materiał, który znajdziecie

nas maj, jak wiele się działo. Z rozmów

w środku, w dziale „Technologie”. Bądźcie jednak spokojni – za jego

z Wami wiem, że dla Was to także były

przygotowanie w dużej mierze odpowiedzialni byli fachowcy, którzy

intensywne tygodnie. A kolejne, mimo

spojrzeli na realizację nieco chłodniejszym okiem. Dzięki temu, ma-

wakacji, będą również obfitowały

my nadzieję, materiał ten stanie się dla Was inspiracją. Tym bardziej,

w wiele zdarzeń i obowiązków.

że jego pointa może spodobać się wszystkim, którzy mówią, że aby

Dlatego na sam koniec pozwolę

osiągnąć fajny efekt, wcale nie trzeba mieć astronomicznego budże-

sobie na przedwakacyjne życze-

tu, który należy przeznaczyć na zaawansowane technologie. Dlacze-

nia: niech w mozaice Waszych

go? Ponieważ w przypadku premiery Lamborghini Urus jej twórcy,

codziennych spraw

owszem, mieli do dyspozycji zaawansowaną technologię, czas i pie-

i zdarzeń znajdzie

niądze. Nie one jednak przesądziły o jej sukcesie – o tym zdecydo-

się jak najwięcej ele-

wała przede wszystkim ich pomysłowość i kreatywność.

mentów związanych z wy-

Po krótkiej wycieczce do Rosji wracamy na rodzime podwórko,

tchnieniem i odpoczynkiem.

a konkretnie na PGE Narodowy, gdzie pod koniec maja br. odbyło się szkolenie z nowej ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, które przy współpracy z Ministerstwem Spor-

Maria Krzos

3 THINK MICE

ZDJĘCIE NA OKŁADCE: Rosyjska premiera Lamborghini Urus Agencja DEPARTÁMENT REDAKTOR NACZELNA Maria Krzos maria.krzos@thinkmice.pl

08

12

ZESPÓŁ REDAKCYJNY Michał Kalarus michał.kalarus@thinkmice.pl

reklama@thinkmice.pl

22

24 26 27

DZIAŁ GRAFICZNY Iwona Borowska Roman Borowski studio@thinkmice.pl PROJECT MANAGER Anna Łukasik think@thinkmice.pl

28

30

KOREKTA Aleksandra Kwiatkowska

Fot. Andrea Piovesan

DRUKARNIA TAURUS

35

30

36 37

39

©COPYRIGHT BY MICE & MORE MEDIA GROUP

40

Fot. Agencja Sila Sveta

NAKŁAD: 6500 egz.

ZASIĘG: ogólnopolski CYKL WYDAWNICZY: miesięcznik

THINK MICE

12

20

DZIAŁ PRENUMERATY prenumerata@thinkmice.pl

4

10

18

DZIAŁ REKLAMY Aleksandra Lublińska aleksandra.lublinska@thinkmice.pl

Teksty i zdjęcia publikowane w czasopiśmie nie mogą być reprodukowane bez pisemnej zgody Wydawcy.

Wydawca i redakcja nie ponoszą odpowiedzialności za treść reklam i ogłoszeń.

09

15

Ksenia Bednarek, Agnieszka Jurewicz Maciej Kompała, Monika Kowalska, Agnieszka Rybak, Jacek Słowik

PARTNER MERYTORYCZNY (DZIAŁ PRAWNY)

Fot: THINK MICE

09

06

Fot: THINK MICE

MICE & MORE MEDIA GROUP THINK MICE Business Link PGE Narodowy Al. Ks. J. Poniatowskiego 1 03-901 Warszawa tel. +48 690 12 12 69 redakcja@thinkmice.pl www.thinkmice.pl www.facebook.com/thinkmice/

Fot: THINK MICE

THINK MICE

41

36

42

10 NEWS Robert Andrzejczyk wiceprezesem European Travel Commission Nowi Ambasadorowie i Mecenasi Kongresów Polskich TARGI IMEX – skromniej, chociaż z wieloma nowościami The Meetings Show 2018 MASHUP MEETINGS Trójmiejskie spotkanie THINK MICE Mashup Meetings SZKOLENIE THINK MICE i MSiT szkoli z nowej ustawy KAE – OKIEM EKSPERTA Nie takie RODO straszne, jak je malują THINK EVENT Spotykaj się zdrowo, czyli green and health meetings THINK INCENTIVE Przez historię do serca THINK VENUE Muzeum Polskiej Wódki Wyróżnij się, albo zgiń

w Wieliczce Hotel Grand Sal THINK DESTINATION Rozwój regionalny zależy od MICE SYLWETKA Debora Piovesan: Eventy są jak sztuka PRAWO Co zrobić, by odpowiednio zabezpieczyć event?

TECHNOLOGIE – CASE STUDY Świecące trójkąty Lamborghini Premiera Lamborghini Urus: siła kreacji RAPORT Wzrosty i Spadki w najnowszym rankingu ICCA SEKCJA BLOGERSKA Rozpoznawanie twarzy – kolejny krok w kierunku optymalizacji eventów Śmierć na konferencji MICE W OBIEKTYWIE Relacje fotograficzne z wydarzeń branżowych

NEWS

NOWI Ambasadorowie i Mecenasi Kongresów Polskich Szesnaście osób zostało przyjętych w tym roku do grona Ambasadorów Kongresów Polskich.

Decyzję podjęła Kapituła, która obradowała 8 maja br. w siedzibie POT. Po raz pierwszy w historii programu przyznano również tytuł Mecenasa Kongresów Polskich.

Do grona Ambasadorów dołączyli: Izabela Albrycht, Instytut Kościuszki – Instytut Integracji Europejskiej; prof. dr hab. Małgorzata Filip, Instytut Farmakologii Polskiej Akademii Nauk; prof. dr hab. n. med. Zbigniew Gąsior, Katedra i Klinika Kardiologii Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach, II Oddział Kardiologii Górnośląskie Centrum Medyczne w Katowicach; prof. dr hab. n. med. Małgorzata Hubalewska-Dydejczyk, Uniwersytet Jagielloński Collegium Medicum; prof. dr hab. n. med. Sergiusz Jóźwiak, Kli-

8 THINK MICE

nika Neurologii Dziecięcej, Warszawski Uniwersytet Medyczny; dr hab. Michał Lenartowicz, Akademia Wychowania Fizycznego J. Piłsudskiego w Warszawie; prof. dr hab. Krzysztof Makowski, Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, Wydział Historyczny, Instytut Historii; prof. dr hab. n. med. Dariusz Matosiuk, Rektor ds. Nauki Uniwersytetu Medycznego w Lublinie, Katedra i Zakład Syntezy i Technologii Chemicznej Środków Leczniczych; dr hab. Jacek Misiurewicz, Politechnika Warszawska, Instytut Systemów Elektronicznych; prof. dr hab. n. med. Konrad Rejdak, Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny nr 4 w Lublinie; prof. dr hab. n. med. Monika Rudzińska, Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach; prof. dr hab. Kinga Suwińska, Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie; prof. dr hab. n. med. Piotr Szopiński, Klinika Chirurgii Naczyniowej Instytut Hematologii i Transfuzjologii; prof. dr hab. inż.

Arkadiusz Wójs, Politechnika Wrocławska, Wydział Podstawowych Problemów Techniki; dr hab. inż. Robert Wrembel, Politechnika Poznańska, Wydział In-

formatyki, Instytut Informatyki; Tomasz Zjawiony, Regionalna Izba Gospodarcza w Katowicach.

Tytuł Mecenasa Kongresów Pol skich przyznano grupie ADAMED za wsparcie kongresu Polskiego Towarzystwa Chirurgii Naczyniowej oraz działania edukacyjne prowadzone w ramach partnerstwa z PTCHN oraz firmie Fortum Power and Heat Polska Sp. z o.o. za wsparcie Kongresu Open Eyes Economy Summit – Międzynarodowego Kongresu Ekonomii Wartości.

Specjalne wyróżnienie Mecenasa Gali Ambasadorów Kongresów Polskich 2017 zostało przyznane przez Kapitułę firmie Concept Music Art Sp. z o.o. za zapewnienie wsparcia technologicznego i logistycznego dla wydarzenia oraz stworzenie całościowej koncepcji oprawy multimedialnej nawiązującej do twórczości Stanisława Wyspiańskiego.

Uroczyste wręczenie tytułów Ambasadora i Mecenasa Kongresów Polskich odbędzie 27 września br. podczas Gali w Poznań Congress Center (Międzynarodowe Targi Poznańskie). kos

TRÓJMIEJSKIE SPOTKANIE THINK MICE Mashup Meetings Komunikacja, w tym przede wszystkim budowanie relacji i wzajemnego zaufania. To elementy, które mogą pomóc w polepszeniu współpracy pomiędzy agencjami eventowymi a hotelarzami. Bo chociaż problemów nie brakuje, nie są one niemożliwe do rozwiązania.

OKIEM HOTELARZY

12 THINK MICE

Od jakiegoś czasu osoby pracujące w agencjach wspominały w rozmowach z nami o tym, że pogorszyły się ich relacje z hotelarzami.

W Gdańsku, postanowiliśmy odwrócić kolejność i zapytać w pierwszej kolejności hotelarzy, jak oceniają współpracę z agencjami. – Z naszej perspektywy układa się ona nieźle, aczkolwiek nie jest idealna. Najczęściej pojawiają się problemy komunikacyjne. Co innego agencja ustala ze swoimi klientami, co innego z hotelem, przez co nie docierają do nas wszystkie informacje – powiedziała Agnieszka Nałęcz, dyrektor ds. sprzedaży i marketingu w hotelu Courtyard by Marriott Gdynia Waterfront.

W podobnym tonie wypowiadał się Bartłomiej Łubkowski, kierownik ds. sprzedaży w grupie Dobry Hotel. – Kwestie detali i szczegółów do ustalenia już na etapie realizacji, bywają problematyczne. Im więcej osób, tym więcej rozbieżności. Dlatego dobrze, aby po stronie hotelu, jak i agencji do rozmów oddelegowana była jedna osoba – mówił Łubkowski. Potwierdził to kolejny uczestnik dyskusji – Michał Frątczak, dyrektor operacyjny hotelu Zamek Gniew.

Zdaniem hotelarzy ten element jest bardzo istotny, ponieważ konsekwencje błędów komunikacyjnych mogą być poważne. – To co dla jednych jest sufitem, dla innych jest podłogą.

Fot. THINK MICE

„Agencje eventowe vs. hotele – współpraca, problemy, rozwiązania” – tak zatytułowaliśmy trzecie spotkanie THINK MICE Mashup Meetings, które odbyło się w lutym br. w Warszawie. Temat wzbudził zainteresowanie branży, dlatego postanowiliśmy sprawdzić, jak układa się ta współpraca w innych częściach Polski.

Nasz wybór padł na Trójmiasto.

Zdarzały się sytuacje, w których agencja obiecała klientowi, że będzie mógł rozmieścić banery w miejscach, w których mamy zainstalowane kamery. To kwestie bezpieczeństwa, których nie jesteśmy w stanie nagiąć – tłumaczył Łukasz Równicki, activity sales specialist w hotelu Sopot Marriott Resort & Spa.

PRACA U PODSTAW Niekiedy błędy pojawiają się już na etapie wysyłania zapytań. Zdaniem hotelarzy w wielu agencjach występuje nieznajomość oferty obiektów. – Dostajemy czasami zapytania niepasujące do naszego hotelu. Są wysyłane hurtowo, do całej masy obiektów, w ciemno – powiedział Dariusz Tokarski, dyrektor hotelu Mistral Sport. Liczba zapytań wysyłana do wielu hoteli szkodzi zresztą samym agencjom. W takiej sytuacji sztucznie „blokują” terminy. Jedna impreza generuje wiele zapytań, a przez to duże obłożenie, którego w rzeczywistości nie ma.

– Dla nas nie zawsze jest jasne, że chodzi o to samo wydarzenie. Elementy spotkania mogą, ale nie muszą tego sugerować – mówiła Sylwia Gadomska, dyrektor generalna Mercure Gdansk Stare Miasto. Kolejną kłopotliwą kwe-

stią, jaka została poruszona podczas gdańskiego spotkania był fakt, że informacje przesyłane przez agencje do hoteli bywają nieprecyzyjne.

Na tym polu lepiej wypadają agencje z zagranicy. – Często w dostarczanych przez nie zapytaniach podawany jest nawet budżet. To pomaga nam w przygotowaniu oferty. O ile bowiem ceny pokoi są w miarę stałe, to w przypadku gastronomii różnice mogą być już znaczące, w zależności od rodzaju menu, jakie ma zostać zaserwowane – powiedziała Jolanta Bonter, dyrektor ds. sprzedaży w Radisson Blu Gdańsk.

TERMINY I PŁATNOŚCI Wspólnym problemem, na który narzekali zarówno hotelarze, jak i agencje, były terminy anulacji. Z perspektywy hoteli mówiła o tym m.in. Magdalena Bilska, kierownik ds. sprzedaży i organizacji konferencji w gdańskim Hiltonie. – Proponujemy standardowe terminy na utrzymanie opcji, tj. w zależności od terminu od dwóch tygodni do miesiąca. Zdarza się, że agencje je „przeciągają”. A my nie jesteśmy w stanie utrzymywać takich niepewnych rezerwacji w nieskończoność – podkreślała Bilska.

Ripostował jej Wojciech Wiznerowicz, koordy-

PARTNER SPOTKANIA

nator projektów w agencji Cat&MICE. – Czasami dwa tygodnie to za mało. Szczególnie, jeżeli w tych terminach wypadają dni wolne.

Osoby decyzyjne w firmach i korporacjach często wyjeżdżają wtedy na urlopy i nie jesteśmy w stanie uzyskać od nich ostatecznej decyzji.

Dobrze, żeby hotele informowały z przynajmniej 24 lub 48 godzinnym wyprzedzeniem o tym, że zamierzają „zrzucić” naszą rezerwację – mówił Wiznerowicz. Dużo więcej kontrowersji wzbudził temat płatności, a konkretnie zaliczek pobieranych przed hotele od agencji przed mającym się odbyć wydarzeniem. – Wysokość przedpłaty na poziomie np. 70 proc. lub więcej jest dla mnie nieporozumieniem. Rozumiem, że hotele stosują taką praktykę w stosunku do nowych agencji, których nie znają. Muszą się zabezpieczyć. Jednak w przypadku kiedy organizujemy razem wiele imprez i dobrze się znamy, możemy sobie chyba zaufać. Traktujmy się po partnersku – mówił Dominik Kowalik, managing director w Art Kowalik. Wtórował mu Arkadiusz Stolarski, prezes Live. – Hotelarze wspomnieli o zagranicznych agencjach, które podają im więcej szczegółów, nawet budżet.

Często przesyłane przez nich zapytania dotyczą jednak już konkretnych realizacji. My kontaktujemy się z obiektami jeszcze na etapie przetargu, dlatego tych danych mamy mniej, po prostu ich nie znamy. Jeżeli natomiast dochodzi do realizacji i wpłaty zaliczki, rozmawiamy już nie o opcji, tylko o konkretnym zleceniu. Ryzyko wycofania się klienta jest wtedy niewielkie. Dlatego wpłata zaliczki na poziomie 100 proc. wydaje się nie fair. Szczególnie, że klienci docelowi płacą nam na długo po imprezie i to my ich kredytujemy, o czym hotela-

rze wiedzą – mówił Arkadiusz Stolarski. W temacie płatności, a konkretnie podawanych przez hotele cen, wypowiedział się też Maciej Wójcik, właściciel firmy Tarifa. Zwrócił uwagę na zagraniczne portale rezerwacyjne, które mają niekiedy lepsze (niższe nawet o ok. 30 proc.) stawki niż te proponowane przez dyrektorów sprzedaży danego obiektu w Polsce (którzy o tych konkurencyjnych cenach często nie wiedzą). – Jeżeli osoba, która powinna mieć największą wiedzę o swoim hotelu, de facto jej nie ma, nie świadczy to chyba o niej najlepiej. To ja muszę wyszukiwać najlepsze oferty, nie tak powinno być – powiedział Maciej Wójcik. Ważną kwestią, poruszoną przez Annę Kopek, właścicielkę Teja Tur, były również bezpłatne noclegi dla pracowników agencji organizujących event w danym obiekcie. – Nie rozumiem, dlaczego jak jestem na zagranicznym wyjeździe incentive dostaję jako organizator zakwaterowanie dla siebie lub pilota za darmo. W Polsce w hotelach tych samych międzynarodowych sieci praktycznie się to nie zdarza. Mimo że przynosimy im duży biznes – mówiła Anna Kopek.

ROZMOWY, ROZMOWY, ROZMOWY… Z tego podejścia do cen, płatności i ewentualnych gratisów wyniknął po części jeden z kluczowych zarzutów agencji – że hotelarze często nie traktują ich jako swojego klienta i partnera, tylko tzw. middleman’a pośredniczącego w kontaktach z finalnym zleceniodawcą. – Postrzegani jesteśmy niekiedy jako „zło konieczne”. To błąd wynikający z niewłaściwej komunikacji.

Brakuje jej z naszej strony, ale także ze strony hoteli. Musimy pamiętać, że w całym procesie

występują trzy strony – hotel, klient docelowy i my, jako agencja, czyli de facto klient dla hotelu – podkreślał Michał Węgrzyn, dyrektor eventów w Nord Events. – Jesteśmy poniekąd Waszymi twarzami. Przynosimy Wam biznes, dobrze byłoby, gdybyście Wy przekazywali zlecenia również nam, agencjom. Możemy dostarczać atrakcje dla Waszych klientów, hotel to nie tylko pokój i gastronomia. Liczą się atrakcje i odpowiednie zagospodarowanie czasu – dodał Roland Szymański, właściciel Event Play.

Rozwiązaniem tych problemów mogłaby być lepsza integracja hotelarzy z branżą eventową.

Na tę chwilę, przynajmniej w Trójmieście, nie jest ona wystarczająca. – Komunikacja to największy problem. Jestem o tym przekonany.

Sporo pracy przed nami – mówił Karol Pawłowski, właściciel Art Zone Events.

Przez problemy komunikacyjne wiele osób pracujących w hotelach wciąż nie ma wyrobionych relacji z osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie imprez po stronie hoteli i vice versa. – Zaproszenie do hotelu to dla NAS szansa aby się poznać, ale także przyjrzeć się infrastrukturze na miejscu. Dzięki temu wiemy jaka jest jej specyfika, jakie imprezy możemy tam zorganizować, jak zaaranżować sale etc. – powiedziała Fatima Zblewska, senior event manager w VIP Event. – Pielęgnujmy kontakty. Tak jak nasi klienci, którzy organizując eventy dbają o relacje ze swoimi partnerami. My powinniśmy działać tak samo, a często nawet nie kojarzymy swoich twarzy – dodała Katarzyna Gąsak, odpowiedzialna za współpracę z hotelami w Top-Art. Czwarty THINK MICE Mashup Meetings odbył się 25 maja br. w Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku. MK

13 THINK MICE

SZKOLENIE

PARTNERZY

THINK MICE i MSiT szkolą z nowej ustawy

Fot: THINK MICE

Część teoretyczna oraz praktyka, czyli omówienie branżowych case’ów – z tych dwóch elementów składało się bezpłatne szkolenie poświęcone nowej ustawie o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych zorganizowane przez magazyn THINK MICE we współpracy z Ministerstwem Sportu i Turystyki. Spotkanie odbyło się 30 maja br. w Centrum Konferencyjnym PGE Narodowy.

Szkolenie skierowane było do przedstawicieli całej branży MICE – zarówno firm specjalizujących się w organizacji incentive travel, kongresów i konferencji, jak i eventów.

Pierwszą część poprowadził dr Dominik Borek z Departamentu Turystyki Ministerstwa Sportu i Turystyki (które jest autorem ustawy).

Wprowadził on uczestników w tematykę ustawy – przybliżył jej genezę oraz opowiedział o najważniejszych zmianach, jakie wprowadza ustawa w porównaniu do stanu prawnego obowiązującego do 1 lipca br. (bo właśnie wtedy wchodzą w życie nowe przepisy). Dr Borek wymienił i objaśnił nowe pojęcia, które pojawiają się w dokumencie, zapoznał także uczestników szkolenia z nowymi rozwiązaniami. Dużą część swojego wystąpienia poświęcił wyłączeniom z ustawy, czyli opisowi sytuacji, w których jej przepisy nie obowiązują przedsiębiorców. Warto podkreślić, że w swojej prezentacji przedstawiciel MSiT skupił się na tych elementach, które w sposób szczególny mogły zainteresować branżę MICE. Zasygnalizował także, któ-

re zapisy ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych mogą budzić najwięcej pytań i wątpliwości wśród jej przedstawicieli.

Druga część szkolenia miała na celu pogłębienie wiedzy uczestników i bardziej szczegółowe omówienie tych zapisów nowej ustawy, które mogą budzić najwięcej pytań i wątpliwości wśród przedstawicieli branży MICE. Do wywołania poszczególnych tematów służyły branżowe case’y, czyli opisy konkretnych realizacji, jakie mają na swoim koncie firmy z branży MICE oraz pytania przygotowane przez naszych ekspertów. Ich grono tworzyli: Cezary Wilemajtys (United Partners, SOIT, SITE Poland), Grażyna Grot-Duziak (Weco Travel, SOIT, SITE Poland) oraz Sebastian Oprządek (El Padre, Klub Agencji Eventowych). To właśnie oni, obok dr. Dominika Borka, omawiali je w trakcie szkolenia. Całość moderowana była przez Marię Krzos, redaktor naczelną THINK MICE. Nie zabrakło też czasu na pytania ze strony uczestników szkolenia.

Dzięki temu mieli oni okazję poznać odpowiedzi na większość nurtujących ich pytań, dotyczących m.in. tego, jakie zmiany wprowadza nowa ustawa, kogo tak właściwie obejmie, jakie są związane z nią wyłączenia czy jak należy rozumieć postawione w niej definicje.

Partnerami szkolenia „Ustawa o imprezach turystycznych – bez tajemnic” byli PGE Narodowy oraz Sodexo Prestige Venues & Events.

Patronat nad nim objęły również stowarzyszenia branżowe: Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel (SOIT), Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE), Klub Agencji Eventowych przy SAR, SITE Poland, Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce (SKKP), MPI Poland Chapter oraz Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów (PSML).

Wybrane zagadnienia, dotyczące nowej ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, przybliżane i wyjaśniane podczas szkolenia przedstawiamy na kolejnych stronach THINK MICE. Michał Kalarus, Maria Krzos

15 THINK MICE

OKIEM EKSPERTA STRONA POD PATRONATEM KLUBU AGENCJI EVENTOWYCH

Fot. Materiały prasowe

Nie takie RODO STRASZNE, jak je malują RODO to jeden z najgorętszych tematów ostatnich miesięcy. W jaki sposób przygotowywaliście się do wejścia w życie nowych przepisów?

Po tym, jak dowiedzieliśmy się o planowanych zmianach, wzięliśmy udział w kilku szkoleniach na temat RODO. Obiegowa narracja, dotycząca rozporządzenia skupiała się na wysokich karach, a to mogło powodować obawy. Kiedy jednak zaczęliśmy bliżej przyglądać się temu rozporządzeniu oraz wymogom, jakie stawia, okazało się, że – nie przesadzając – 90 proc. z nich już spełnialiśmy. Endorfina miała już stworzoną politykę bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych wymaganą przez przepisy, które obowiązywały wcześniej (GIODO). Oznaczało to na przykład, że nasi pracownicy przeszli odpowiednie szkolenia a nasz system informatyczny został odpowiednio zabezpieczony.

Inną kwestią jest to, że nasza agencja ma podpisane umowy ramowe z podwykonawcami – np. dostawcami techniki i multimediów. W związku z wejściem w życie RODO nie tylko podpisaliśmy aneksy do tych umówi, ale postanowiliśmy również przekazać im jak najwięcej informacji na temat nowych zasad oraz uświadomić, jakie mają z tego tytułu obowiązki. Zdecydowaliśmy się także na podpisanie dodatkowych umów ramowych w kolejnych obszarach np. z agencjami hostess. Jestem przekonany, że dobrze zabezpieczyliśmy nie tylko interesy nasze, ale przede wszystkim naszych klientów.

To naturalne, że zmiany w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych muszą być wprowadzone. Świat idzie do przodu, rozwija się internet i media społecznościowe. Żeby uświadomić sobie potrzebę zmian wystarczy przypomnieć, że poprzednie regulacje powstały, gdy Mark Zuckerberg był nastolatkiem!

18 THINK MICE

Rozmowa z Michałem Liznerem, szefem produkcji w agencji endorfina events.

Na jaką skalę w agencjach eventowych przetwarzane są dane osobowe?

W mojej ocenie, o ile agencja nie zajmuje się organizacją festiwali lub imprez na szeroką skalę, gdzie odbywa się rekrutacja uczestników, to na niewielką, zwłaszcza w porównaniu np. z domami mediowymi czy agencjami PR i digital.

Jak to wygląda w endorfinie?

W naszym przypadku do przetwarzania najczęściej dochodzi podczas organizacji różnego rodzaju gal, konferencji etc., na które zapraszana jest konkretna liczba osób.

Ich dane dostajemy od naszych klientów, którzy są ich administratorami. Najczęściej są to imiona i nazwiska, ewentualnie nazwy firm. W tego rodzaju projektach skala przetwarzania danych nie jest duża i stosunkowo łatwo jest zapobiec czemuś takiemu jak przetwarzanie w zły sposób czy wyciek. Co oczywiście nie zwalnia nas z obowiązku jak najlepszego ich zabezpieczenia. Jest też cały obszar działań, gdzie zajmujemy się pozyskiwaniem uczestników lub naszym zadaniem jest zbieranie leadów. Takie projekty trzeba traktować bardzo indywidualnie i zawsze dbać o bardzo rzetelne przeszkolenie obsługi, stworzenie odpowiednich procedur oraz zasobów sprzętowych.

Eksperci analizujący potencjalne skutki wejścia w życie RODO, m.in. dla agencji eventowych, zwracali uwagę, że to klienci wymuszą na nich dostosowanie się do nowych przepisów. Jak to wygląda z perspektywy endorfiny?

Nasza agencja pracuje dla największych firm w Polsce, z częścią mamy podpisane umowy ramowe, do których w ostatnim czasie podpisywaliśmy aneksy.

W kontekście RODO mówiło się sporo o certyfikatach mających potwierdzać, że dana firma przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami. Wskazywano, że istnieje prawdopodobieństwo, że klienci będą wymagać od agencji ich posiadania.

Przepisy regulujące kwestię nadawania takich certyfikatów dopiero co weszły w życie. Trudno mi więc przewidzieć, jak w praktyce będzie wyglądało ich stosowanie. Jeżeli okaże się, że posiadanie tego certyfikatu będzie nam ułatwiało życie (zaś z powodu jego nieposiadania nie będziemy dopuszczani do procedur przetargowych), zapewne będziemy się starali o jego uzyskanie.

Maria Krzos

Klub Agencji Eventowych (KAE) powstał w 2012 r. przy Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR. W jego skład wchodzą wiodące agencje event marketingowe działające na polskim rynku: Allego Agency, Brave, El Padre, Em Lab, endorfina events, JETEVENTS, Ministry Of Creativity, Multi Event, My Place, Plej, Walk Events. Celem KAE jest prowadzenie i usprawnianie dialogu pomiędzy marketerami zainteresowanymi wsparciem z zakresu event marketingu a agencjami dostarczającymi takie usługi. Rolą Klubu jest również tworzenie i promowanie wysokich standardów i dobrych praktyk oraz edukacja rynku.

S Z T U KA E V E N T U konferencja

event

produkcja TV

nowa technologia

impreza

spektakl

gala

cocktail party

catering

ALIBI OD ZARAZ Reżyseria Marcin Sławiński

TEATR I CLUB CAPITOL ul. Marszałkowska 115, 00-102 Warszawa kontakt: eventy@teatrcapitol.pl www.teatrcapitol.pl/capitol-eventy

THINK VENUE – PROMOCJA

MUZEUM POLSKIEJ WÓDKI

Fot. Materiały prasowe

CIEKAWA EKSPOZYCJA, ZRÓŻNICOWANA PRZESTRZEŃ EVENTOWA ORAZ BOGATA OFERTA PROGRAMÓW I ATRAKCJI DODATKOWYCH DLA GRUP. NOWO OTWARTE MUZEUM POLSKIEJ WÓDKI MA WSZYSTKIE ATRYBUTY POTRZEBNE DO TEGO, ABY STAĆ SIĘ ATRAKCYJNĄ LOKALIZACJĄ NA IMPREZY MICE.

24 THINK MICE

Muzeum Polskiej Wódki, to pierwsze w naszym kraju i zarazem jedyne tego typu miejsce na świecie. Mieści się na terenie Centrum Praskiego Koneser, w zabytkowym budynku, działającego od XIX wieku, Zakładu Rektyfikacji. Cały teren, usytuowany w kwartale ulic Ząbkowskiej, Markowskiej, Białostockiej i Nieporęckiej, jest sukcesywnie rewitalizowany. Przez wiele lat mieściła się tam Warszawska Wytwórnia Wódek „Koneser” (gdzie rozlewa-

no jedne z najbardziej znanych polskich wódek, takie jak Luksusowa czy Wyborowa).

Obecnie staje się to coraz ważniejsze miejsce na kulturalno-biznesowej mapie nie tylko Pragi, ale i całej Warszawy.

EFEKT NOWOŚCI Praktycznie każda nowa lokalizacja eventowa budzi zainteresowanie ze strony klientów, a w konsekwencji także i agencji przygotowu-

jących dla nich różnego typu realizacje. Pozwala na zaskoczenie zaproszonych gości, pokazanie im czegoś, czego do tej pory nie mieli jeszcze okazji obejrzeć. Venue stanowi w takim przypadku atrakcję samą w sobie, podnoszącą wartość całego wydarzenia. Muzeum Polskiej Wódki bardzo dobrze wpisuje się w ten schemat. Nie dość, że jest nowe, co „automatycznie” przemawia na jego korzyść, to jeszcze zachwyca swoją oryginalnością i charakterem.

MUZEUM POLSKIEJ WÓDKI

OFERTA DLA MICE: FOYER Powierzchnia: 112 mkw.

Pojemność: 50-70 osób

Fot. Materiały prasowe

BAR ¾ Powierzchnia: 175 mkw.

Pojemność: 50-80 osób Podłoga w Barze ¾ wykonana jest z ponad 100-letnich beczek z zakładu produkcji w Zielonej Górze.

Za przygotowanie koncepcji wnętrza i ekspozycji Muzeum odpowiedzialna jest pracownia architektoniczna Mirosława Nizio. Głównym założeniem twórców było zachowanie oryginalnych, postindustrialnych elementów wykończenia wnętrz oraz połączenie ich z nowoczesnością (instalacje multimedialne). Część muzealną tworzy pięć galerii tematycznych oraz sala kinowa (trwającą około godziny wycieczkę przez kilka wieków historii polskiej wódki rozpoczyna krótki pokaz filmowy).

PRZESTRZEŃ DLA MICE Cały obiekt został jednak zaprojektowany w taki sposób, aby płynnie łączył ze sobą funkcję muzealną z komercyjną. Cały czas skupiając się oczywiście na opowieści o polskiej wódce. Z tego powodu znalazły się w nim również przestrzenie, które z powodzeniem mogą być wykorzystywane przez turystów biznesowych – zarówno na spotkania, szkolenia i konferencje, jak również na eventy. To m.in. przestronne foyer, Bar ¾ (razem ze Strefą VIP), w którym na co dzień można skosztować koktajli przygotowywanych na bazie polskiej wódki, Vodka Academy Bar (Bar Akademii Wódki), gdzie prowadzone są degustacje, czy wspomniana już sala kinowa. W zabytkowym budynku Muzeum znajduje się również czynne przez całą dobę Bistro WuWu oraz restauracja ZONI, której goście zasiadają przy stolikach ulokowanych nad ogromnymi zabytkowymi piecami dawnej fabryki. Muzeum ściśle współpracuje z restauracją ZONI w zakresie organizacji imprez firmowych i cateringu, przez co przygotowywane w nim imprezy mogą być przez nią obsługiwane gastronomicznie.

DODATKOWE ATRAKCJE TEMATYCZNE Poza zwiedzaniem ekspozycji oraz powierzchniami, które mogą być adaptowane przez gości MICE, w ofercie Muzeum znajduje się wiele atrakcji dodatkowych, mających uprzyjemnić

pobyt odwiedzającym je turystom biznesowym.

W zależności od potrzeb zgłaszanych przez klientów mogą to być m.in. degustacje, łączone z prowadzonymi przez profesjonalnych Ambasadorów opowieściami na temat historii polskiej wódki i ciekawymi anegdotami o sposobach jej produkcji oraz o tym, jak istotne miejsce zajmuje ona w naszej kulturze („Historia Polskiej Wódki”). Tego typu prelekcje można jeszcze uzupełnić o praktyczny kurs robienia koktajli, dzięki czemu uczestnicy oprócz zapoznania się z teorią mają okazję pod okiem ekspertów przygotować własne trunki („Koktajle z Polską Wódką”). Ciekawą propozycją są również warsztaty edukacyjne poświęcone zasadom serwowania wódki i łączenia jej z odpowiednimi potrawami („Foodpairing”). To oczywiście tylko niektóre przykłady, gdyż jak zapewniają przedstawiciele Muzeum, ich oferta jest elastyczna, przez co są otwarci na wszelkie sugestie ze strony potencjalnych zleceniodawców.

BAR ¾ – STREFA VIP Powierzchnia: 117 mkw.

Pojemność: 50 osób VODKA ACADEMY BAR Powierzchnia: 138 mkw.

Pojemność: 70-100 osób Istnieje możliwość podziału baru na dwie niezależne przestrzenie szkoleniowo-eventowe.

STYLOWE KINO Powierzchnia: 71 mkw.

Pojemność: 48 osób W budynku Muzeum Polskiej Wódki znajduje się również Bistro WuWu, Restauracja ZONI, Premium Liquor Store Alembik oraz Pijalnia Czekolady E.Wedel.

DUŻE ZAINTERESOWANIE O tym, że Muzeum Polskiej Wódki jest ciekawym miejscem na eventy najlepiej świadczy fakt, jak duże zainteresowanie budzi ten kompleks. Respondenci z Polski, Francji, Niemiec i Wielkiej Brytanii (turyści odwiedzający Warszawę) umieścili go w pierwszej dziesiątce atrakcji, obok takich obiektów, jak Pałac w Wilanowie czy Centrum Nauki Kopernik. Dane pochodzą z badania autorstwa Kantar TNS, przeprowadzonego na zlecenie Fundacji Polska Wódka jeszcze przed otwarciem Muzeum.

Aż 78 proc. pytanych zadeklarowało, że chętnie odwiedzi Muzeum. Z tego względu oferta organizacji eventu w tym miejscu skierowana jest nie tylko do klientów reprezentujących polskie firmy i korporacje, ale także do zagranicznych gości odwiedzających stolicę. Chodzi przede wszystkim o uczestników odbywających się w Warszawie konferencji i kongresów, uczestników programów incentive czy po prostu osób podróżujących służbowo. MK

KONTAKT Osoba do kontaktu MICE: Anna Księżnik, marketing and sales manager tel. +48 515 015 427 e-mail: anna.ksieznik@pvm.pl ADRES Centrum Praskie Koneser, pl. Konesera 1, 03-736 Warszawa,tel. +48 22 419 31 50, e-mail: recepcja@pvm.pl, www.muzeumpolskiejwodki.pl POŁOŻENIE Stare Miasto – 2,9 km Dworzec Centralny – 5,5 km Port Lotniczy im. Fryderyka Chopina – 13,5 km Port Lotniczy Warszawa Modlin – 38,5 km

25 THINK MICE

THINK VENUE – PROMOCJA

Fot. Materiały prasowe

WYRÓŻNIJ SIĘ, ALBO ZGIŃ

26 THINK MICE

Dlaczego goście MICE powinni organizować swoje spotkania w obiekcie Muzeum Polskiej Wódki?

Na wstępie chciałbym wyjaśnić, że działalność Muzeum Polskiej Wódki prowadzona jest przez Fundację Polskiej Wódki, natomiast towarzysząca jej działalność komercyjna – organizacja eventów i spotkań – prowadzona jest przez podmiot do tego powołany. Zachęcamy wszystkich do współpracy i organizacji spotkań w budynku Muzeum Polskiej Wódki. Powodów ku temu jest wiele.

Po pierwsze, to zupełnie nowy obiekt i chociażby z tego względu warto się w nim pojawić. Ale to nie wszystko. Proszę mieć na uwadze, że nasza oferta skierowana do gości biznesowych to nie tylko zwiedzanie Muzeum, ale także szereg dodatkowych możliwości. Jesteśmy w posiadaniu sali kinowej zdolnej pomieścić do 48 osób, w której mogą być organizowane szkolenia i mniejsze konferencje. W obiekcie znajdują się też bary, restauracja, przestronne foyer. Ciekawym uzupełnieniem odbywających się u nas spotkań i eventów będą prezentacje na temat polskiej wódki – opowieści o jej historii, sposobach wytwarzania, ale również o tym jak ważne miejsce zajmuje ona w naszej kulturze, jak istotnym jest elementem naszej tożsamości narodowej. Sam wielokrotnie uczestniczyłem w tego typu spotkaniach, np. w Szkocji, gdzie bardzo ciekawie mówiono o whisky. Takie prelekcje były oczywiście łączone z degustacją, tak jest też u nas.

Jesteśmy w stanie zorganizować zamknięte kolacje firmowe – w Muzeum lub w znajdującej się w tym samym budynku restauracji ZONI, z którą współpracujemy. To także rozwiązania praktykowane w wielu innych muzeach i galeriach na całym świecie. Kolacja w takim niecodziennym miejscu to po-

Rozmowa z Andrzejem Szumowskim, prezesem Fundacji Polska Wódka oraz Stowarzyszenia Polska Wódka, które jest inicjatorem powstania Muzeum Polskiej Wódki. mysł, który świetnie się sprawdza, ponieważ przykuwa uwagę zaproszonych gości. Szczególnie, jeżeli będzie to tradycyjna polska uczta. A co tak naprawdę liczy się w marketingu? Złota reguła brzmi: wyróżnij się, albo zgiń! Właśnie dlatego oprócz Muzeum, które samo w sobie ma dużą wartość, stworzyliśmy te wszystkie dodatkowe atrakcje. Spowodują, że uczestnicy organizowanych u nas spotkań, z Polski, ale też z zagranicy, poczują się wyjątkowo, ponieważ każdy zostanie potraktowany indywidualnie. Dzięki temu wizyta w Muzeum na długo pozostanie w ich pamięci. Wywiozą ciepłe wspomnienia z tego miejsca, ale także, patrząc w szerszej perspektywie, z Warszawy i z Polski.

Czy te dodatkowe imprezy, o których Pan wspomniał, można będzie zorganizować w godzinach pracy Muzeum czy tylko po jego zamknięciu?

Każdy projekt jesteśmy w stanie uszyć na miarę, dopasowując się do potrzeb naszych zleceniodawców. Standardowo Muzeum jest zamykane o godz. 20.00 i wtedy mamy pełną dowolność organizacji czegokolwiek. Jednak jeżeli zajdzie taka potrzeba, możemy przygotować event także w innych godzinach. Można nawet na jakiś czas zamknąć Muzeum dla zwiedzających. Takie sytuacje często się zdarzają w obiektach tego typu.

Nie tylko z okazji imprez firmowych, ale też np. wizyt o charakterze dyplomatycznym.

Jakie jest zainteresowanie Muzeum Polskiej Wódki ze strony branży MICE? Muszę przyznać, że otwarcie naszego obiektu spotkało się z bardzo pozytywnym przyjęciem ze

strony branży. Mam tu na myśli zarówno organizatorów spotkań biznesowych i konferencji, jak również eventów. Zainteresowanie jest duże, cały czas spływają do nas nowe zapytania ofertowe. Co ważne, mamy już także potwierdzonych kilka imprez, które odbędą się w najbliższych tygodniach.

Czy organizacja imprez w budynku Muzeum Polskiej Wódki nie koliduje z zakazami dotyczącymi reklamy i promocji tego trunku?

Absolutnie nie. Znamy obowiązujące regulacje prawne i mogę zapewnić, że wszystkie nasze imprezy są organizowane zgodnie z obowiązującymi regulacjami w tym zakresie.

Można powiedzieć, że dopiął Pan swego…

Muzeum Polskiej Wódki istnieje, w końcu powstało. Co dalej?

Bardzo dobre pytanie. Powstanie Muzeum to jeden z najważniejszych projektów w mojej karierze zawodowej. Jestem pewien, że już niczego piękniejszego nie dokonam. Jak mówią, tylko raz leci się w kosmos! Oczywiście być może w przyszłości nadarzy się okazja, żeby stworzyć filię Muzeum Polskiej Wódki, być może nawet kilka, może za granicą, kto wie?... Poza tym, nadal zamierzam krzewić wiedzę na temat polskiej wódki i jej osadzenia w naszej historii, tradycji i kulturze. Do diabła ciężkiego!

Nie wyobrażam sobie Polaka, który nie chciałby poznać historii polskiej wódki – naszego rodzimego trunku, naszej marki globalnej, elementu tożsamości. Jestem gotów jeździć po całym świecie i o tym opowiadać. Jak również przy każdej możliwej okazji promować Muzeum Polskiej Wódki.

Michał Kalarus

ARTYKUŁ SPONSOROWANY

HOTEL GRAND SAL W WIELICZCE Park Kingi 7, Wieliczka, www.grandsal.pl

Fot. Materiały prasowe (5)

HOTEL GRAND SAL**** TO NIEPOWTARZALNY OBIEKT EVENTOWY. O JEGO ATRAKCYJNOŚCI DECYDUJE SZEROKA OFERTA, PROFESJONALNA OBSŁUGA ORAZ NIECODZIENNE POŁOŻENIE – TUŻ OBOK SŁYNNEJ KOPALNI SOLI „WIELICZKA”, ODWIEDZANEJ KAŻDEGO ROKU PRZEZ PONAD 1,7 MLN TURYSTÓW Z CAŁEGO ŚWIATA.

Hotel Grand Sal to kameralny obiekt położony w sercu malowniczego Parku św. Kingi, z dala od miejskiego zgiełku. Jednocześnie świetnie skomunikowany – znajduje się zaledwie 10 km od centrum Krakowa, z doskonałą dostępnością komunikacyjną (autostrada A4, lotnisko Kraków Balice).

OBIEKT JEDYNY W SWOIM RODZAJU Hotel Grand Sal znajduje się na terenie zabytkowej Kopalni Soli „Wieliczka”, zaledwie kilka kroków od Szybu Daniłowicza, z którego można udać się w głąb ziemi. Organizatorzy eventów mają w związku z tym możliwość przygotowania naprawdę każdego rodzaju wydarzenia – od kameralnych spotkań biznesowych czy szkoleń w hotelu, do dużych koncertów (nawet na 600 osób) w podziemnych komorach kopalni. Spotkania biznesowe urozmaicić można także dodatkowymi atrakcjami, takimi jak zwiedzanie podziemi kopalni (Trasy turystycznej lub Trasy górniczej), przeprawa przez słone jezioro czy pobyt w hotelowej Strefie relaksu.

W hotelu znajdują się dwie sale konferencyjne, Obie wyposażone są w sprzęt konferencyjny – profesjonalne nagłośnienie, flipchart, projektor multimedialny i ekran projekcyjny. Dostępny jest w nich także bezpłatny bezprzewodowy internet. W każdej z sal można zorganizować spotkanie biznesowe, szkolenie czy konferencję maksymalnie dla 50 osób. Szczegóły aranżacji sali konferencyjnej, rozkład stołów i krzeseł, są dostosowywane do indywidualnych potrzeb, cha-

rakteru spotkania oraz liczby jego uczestników.

Do dyspozycji organizatorzy wydarzeń mają 39 komfortowych pokoi (jedno- i dwuosobowe) oraz elegancki apartament z widokiem na Park św. Kingi. Każdy z uczestników spotkania biznesowego może bezpłatnie skorzystać z monitorowanego parkingu. Catering zapewnia Restauracja Grand Sal, w której każdy posiłek jest kulinarną podróżą po regionalnych smakach Małopolski.

MIEJSCE OTWARTE NA BIZNES Nad przebiegiem każdego wydarzenia czuwa profesjonalna obsługa obiektu. W hotelu funkcjonuje Dział Sprzedaży na co dzień współpracujący z branżą eventową. Hotel Grand Sal jest synonimem profesjonalnej obsługi i wysokiej jakości usług świadczonych partnerom biznesowym. W ramach stałej współpracy, na zasadzie umowy korporacyjnej, hotel oferuje preferencyjne warunki w zakresie podróży służbowych, spotkań biznesowych i szkoleń, a także prywatnego wypoczynku pracowników firmy. Korzyści płynące ze stałej współpracy z hotelem to przede wszystkim atrakcyjne ceny niezmienne przez okres 12 miesięcy, dostosowanie oferty do indywidualnych potrzeb firmy oraz 10 proc. rabatu na usługi gastronomiczne dla grup do 15 osób. Obiekt w swojej ofercie ma także wiele innych propozycji, z których skorzystać mogą organizatorzy wydarzeń m.in. lokalne wycieczki, transfery na lotnisko i dworzec kolejowy czy wynajem samochodów.

PAKIET KONFERENCYJNY Hotel Grand Sal oferuje gościom biznesowym możliwość wykupienia pakietu konferencyjnego, którego cena obejmuje: - nocleg w komfortowym pokoju 2-osobowym - śniadanie serwowane w formie bufetu w hotelowej restauracji - lunch 2-daniowy (zupa, danie główne, woda, kawa/herbata) - kolacja 3-daniowa (przystawka, danie główne, deser, woda, kawa/herbata) - przerwa kawowa uzupełniana (kawa/herbata, soki owocowe, woda mineralna, kruche ciasteczka) - klimatyzowana sala konferencyjna wyposażona w rzutnik, ekran, nagłośnienie, flipchart - istnieje możliwość wzbogacenia menu oraz przerwy kawowej za dodatkową opłatą W ramach pobytu goście mają zagwarantowany: - bezpłatny parking - bezpłatny dostęp do Wi-Fi - bezpłatny wstęp do sauny suchej Cena pakietu: 295 zł netto/osoba w pokoju 2-osobowym Oferta ważna od 1 listopada 2018 do 31 marca 2019.

PONADTO W OFERCIE - Zwiedzanie zabytkowej Kopalni Soli „Wieliczka” - Solne upominki dla gości - Usługa DJ-a/występ zespołu muzycznego - Transfery do hotelu z lotniska Kraków-Balice oraz Dworca Głównego Kraków - Organizacja konferencji lub bankietu w podziemnych komorach solnych wielickiej kopalni

30

THINK MICE

Fot. Andrea Piovesan

SYLWETKA

EVENTY SĄ JAK SZTUKA OD AKTORSTWA, PO ORGANIZACJĘ WYDARZEŃ MICE. SŁUCHAJĄC DEBORY PIOVESAN MOŻNA UŚWIADOMIĆ SOBIE, JAK WIELE EVENTY MAJĄ WSPÓLNEGO Z TEATREM. WYMAGAJĄ PIETYZMU, DOKŁADNEGO ZAPLANOWANIA, MUSZĄ ZACHWYCAĆ GOŚCI. OPRÓCZ TEGO, PRZYNAJMNIEJ JEŻELI CHODZI O WYDARZENIA W BRANŻY MEDYCZNEJ I FARMACEUTYCZNEJ, W PRZYGOTOWANIU KTÓRYCH PRZEZ LATA SPECJALIZOWAŁA SIĘ NASZA BOHATERKA, OBWAROWANE SĄ SZEREGIEM PROCEDUR I KODEKSÓW.

Wszystko zaczęło się w Wenecji... Brzmi pięknie, prawda? Debora Piovesan przyjechała tam w wieku 20 lat na studia. O ile naukę opłacili jej najbliżsi, utrzymać na miejscu musiała się już sama. Pracowała więc w weekendy jako kelnerka, wynajmując razem z sześcioma innymi studentami mieszkanie w starej kamienicy, znajdującej się przy jednym z weneckich kanałów. – Wysokie okna, a za nimi śpiewający gondolierzy wożący turystów – wspomina z uśmiechem. – Wenecja ma swój niepowtarzalny klimat. To pływające miasto sztuki i zabytków, jak mogłam temu nie ulec?

To dlatego, mimo że głównym kierunkiem studiów Debory Piovesan były języki postkolonialne, szybko zaczęła uczęszczać na wieczorowe zajęcia teatralne. – Przypomniałam sobie jak jeszcze w szkole średniej zakochałam się w Medei (dramat Eurypidesa – red.). Kiedy po raz pierwszy zobaczyłam tę sztukę wystawianą na scenie, z Mariangelą Melato (włoska aktorka teatralna – red.) w roli głównej, zrozumiałam, że chcę związać się z teatrem na dłużej i podążać właśnie tą drogą. Ciepłe, niekiedy oślepiające światło, skrzypiące deski pod stopami, zapach kosmetyków do makijażu, a przede wszystkim ten niesamowity kontakt z publicznością. To był mój żywioł – wspomina.

Zmiana planów Fascynacja aktorstwem nie wyznaczyła jednak drogi, którą przebiegała kariera zawodowa naszej bohaterki. Trzymając się terminologii teatralnej – życie napisało dla niej nieco inny scenariusz. Inny – jednak nie tak zupełnie odbiegający od tego, czym zajmowała się w teatrze. Ale po kolei...

W wieku 29 lat Debora znalazła się w Rzymie. Do Wiecznego Miasta przeprowadziła się ponieważ jej partner pracował dla tamtejszej telewizji. – Walczyłam o ważne role, biorąc udział w wielu przesłuchaniach.

Niestety szanse na pozyskanie tych najbardziej intratnych propozycji

jak wszyscy wiemy były znikome. Tymczasem niskie zarobki związane z codzienną pracą w teatrze, mówiąc szczerze, nie wystarczały nawet na opłacenie rachunków – przyznaje Debora. Chcąc żyć godnie musiała coś zmienić w swoim życiu. Dzięki bardzo dobrej znajomości języków obcych otrzymała atrakcyjną propozycję pracy w dziale zakupów firmy Ericsson. Zdecydowała się na jej przyjęcie. – Wkrótce potem mój szef, metodyczny inżynier, może trochę staroświecki, ale bardzo elegancki i inteligentny człowiek, powierzył mi całkowite zarządzanie podróżami służbowymi w tej firmie, stałam się też odpowiedzialna za organizację wszelkiego rodzaju spotkań – wspomina Debora. Można powiedzieć, że od tego momentu na dobre zaczęła się jej kariera w branży MICE. Dlaczego więc historii o Deborze Piovensan nie zaczęliśmy właśnie w tym miejscu? Pewnie byłoby prościej, ale nie miałoby to większego sensu.

Czegoś by zabrakło... Ona sama przyznaje, że w życiu nic nie dzieje się bez przyczyny. Podkreśla również, że tworzenie dobrych, oryginalnych eventów nie jest dalekie od inscenizacji sztuki teatralnej. – Kształciłam się na aktorkę dramatyczną w Wenecji i w Rzymie, zdobywałam szlify reżyserskie w Kanadzie, później znowu w Wenecji. Poziom organizacji i zarządzania projektami w branży MICE jest bardzo skomplikowany.

Proszę mi jednak wierzyć, że także produkcje teatralne są niezwykle złożone i trudne do zrealizowania. Publiczność ogląda efekt często wielomiesięcznych, a czasami nawet i kilkuletnich przygotowań. Brzmi znajomo? W eventach ten schemat działania jest przecież podobny, niezależnie od ich rodzaju i wielkości. Tak jak konieczność utrzymania zainteresowania i zaangażowanie zaproszonych gości. Dlatego teatr i branża MICE mają ze sobą tak wiele wspólnego. W teatrze poszukiwałam energii, tej magii, która rodzi się z dzielenia silnych emocji z innymi ludźmi. Znajduję to także teraz, podczas eventów! Doświadczyliście tego samego patosu? Jeżeli nie, to nie mieliście widocznie okazji uczestniczyć w przygotowywanych przeze mnie wydarzeniach – mówi ze śmiechem Debora Piovesan.

31 THINK MICE

TECHNOLOGIE – CASE STUDY

PREMIERA LAMBORGHINI URUS: SIŁA KREACJI ROSYJSKA PREMIERA LAMBORGHINI URUS TO SHOW ŁĄCZĄCE RUCH Z PROJEKCJĄ WIDEO I ELEMENTAMI ŚWIETLNYMI, W KTÓRYM OPRÓCZ ŚWIATEŁ I MULTIMEDIÓW UŻYTE ZOSTAŁY URZĄDZENIA KINETYCZNE. Poniższa analiza bazuje na materiale wideo przygotowanym przez agencję Sila Sveta. To znana nam marka, oglądaliśmy już wiele produkcji w jej wykonaniu. Jedna z ostatnich zamieszczonych w sieci to właśnie launch Lamborghini Urus. Kamera główna, którą nagrywano pokaz, ustawiona była frontowo, w pozycji widza oglądającego widowisko centralnie z przodu.

JAK TO ZROBIONO? Przestrzeń, w której się odbyła się premiera, była wąska i podłużna, po obu jej bokach zainstalowano pionowe ekrany, najprawdopodobniej diodowe. Z tyłu, naprzeciw kamery (naszego widza) zamontowano duży ekran główny. Przestrzeń pomiędzy ekranami wypełniała ruchoma scenografia oparta na siatce lekkich trójkątów. Po obrysie każdego z nich zamocowano listwy LED, zaś wierzchołki (każdy z osobna) zostały podwieszone do wyciągarek – w ten sposób nimi sterowano. W trakcie pokazu trójkąty ustawiały się pod różnym kątem względem siebie, w różnej konfiguracji przestrzennej, tworząc za każdym razem inną płaszczyznę.

Na stworzonych w ten sposób płaszczyznach wyświetlana była grafika. Co ważne, nie pojawiała się ona podczas ruchu płaszczyzn (co eliminuje na przykład użycie sytemu śledzącego ruch przedmiotów w przestrzeni typu BlackTrax). W momencie, kiedy trójkąty i tworzone z nich płaszczyzny poruszały się, świeciły się jedynie ich obrysy – podświetlana była jednak również podłoga, dynamicznie poruszały się obrazy na ekranach bocznych i na ekranie głównym. Dzięki temu widz mógł mieć wrażenie, że

grafiki i animacje wyświetlane są również podczas ruchu płaszczyzn.

Wracając zaś do samych trójkątów – każdy z nich był po prostu częścią ekranu, osobną płaszczyzną do projekcji, których połącznie tworzyło przestrzenną powierzchnię projekcyjną. W trakcie pokazu trójkąty ustawiały się w różnych konfiguracjach, do których dostosowany był każdy fragment projekcji, tworząc poszczególne sekwencje mappingu 3d na dynamicznie zmieniającym się podłożu.

Całość została zaprogramowana w time codzie. To pozwoliło na zsynchronizowanie ruchu wyciągarek z grafiką, światłem i muzyką.

Umożliwiło także zachowanie precyzji i dokładności przy każdym odtworzeniu.

PARĘ SŁÓW O UŻYTYCH TECHNOLOGIACH...

Szybkość przemieszczania się trójkątów oraz ich pozycje zaprogramowane były za pomocą wyciągarek, na których je zawieszono (sterowanych sygnałem DMX). Za pomocą wyciągarek podawane było również zasilanie i sygnał do listew LED otaczających trójkąty.

Grafika została przygotowana, wypuszczona i realizowana przy użyciu media serwerów Disguise (dawne d3). Dzięki nim mamy możliwość stworzenia świata 3D i programowania pokazu w wirtualnym środowisku. Twórcy pokazu mogli zbudować model przestrzenny każdej kolejnej pozycji ekranów-trójkątów na monitorze komputera i programując zobaczyć konkretny fragment grafiki na konkretnym ekranie, wyświetlony dokładnie w taki sposób, w jaki był wyświetlany w rzeczywistości. Dzięki media serwerom Disguise można bowiem

dowolnie budować płaszczyzny ekranów i modelować je w przestrzeni, aby następnie rzutować na nie rzeczywistą grafikę i mapować odpowiednie sekwencje, kontrolując cały czas jakość i spójność obrazu na monitorze. Dzięki temu każda grafika został „wstrzelona” dokładnie w tę pozycję trójkąta, którą zaplanowano już na etapie wirtualnego programowania, bez konieczności kosztownego i niezmiernie czasochłonnego programowania w lokalizacji bezpośrednio przed eventem. Co więcej, po montażu sprzętu w lokalizacji, gdy zwykle okazuje się, że fizyczne ustawienie projektora różni się od jego parametrów założonych podczas programowania, wystarczy jedynie uaktualnić jego położenie w programie, a media serwer automatycznie dokonuje korekcji wyświetlanych obrazów, dostosowując wirtualną mapę do rzeczywistości. Technologia Disguise używana jest również w Polsce przez kilka wiodących firm – między innymi przez naszą.

Kontent wizualny i jego koncepcja graficzna oparta jest na trójkącie, który nawiązuje do wyglądu samochodów Lamborghini. Auta tej marki znane są z geometrycznych brył i z ostrych kątów. Grafika jest prosta, ale uporządkowana. Doskonale akcentuje i spina całą przestrzeń projekcji. Sekwencje są stworzone odśrodkowo lub dośrodkowo.

Oświetlenie również zostało dobrane w odpowiedni sposób i połączone z efektem specjalnym – ciężkim dymem na dole, który wzbogacił całość od strony wizualnej, ale również pozwolił na ukrycie drobnych niedoskonałości pokazu, takich jak przesunięcie projekcji. Jeżeli się dobrze przyjrzymy to zobaczymy, że światło projektora wychodziło kilka

37 THINK MICE

MICE W OBIEKTYWIE IMEX 2018

Fot. THINK MICE (12)

Data: 15-17 maja 2018 r.

Miejsce: Frankfurt, Niemcy www: imex-frankfurt.com

42 THINK MICE