Listopad 2018 Nr 11 (23) Cena: 18 zł (w tym 5% VAT) ISSN 2543-4497
THINK MICE W W W. T H I N K M I C E . P L
INTERNATIONAL CONVENTION CENTRE WALES – ICC WALES W otoczeniu lasu i przyrody, ale blisko dużych ośrodków miejskich. W walijskiej miejscowości Newport, położonej pomiędzy Bristolem a Cardiff, powstaje nowe centrum kongresowe – ICC Wales. THINK INCENTIVE POPULARNE MIEJSCE CZY NIEZNANY KONIEC ŚWIATA?
SYLWETKA WYRZYKIEWICZ: POTRAFIĘ ZASKOCZYĆ SAMEGO SIEBIE MAGAZYN BRANŻY SPOTKAŃ
INSPIRACJE PRZYNALEŻNOŚĆ TO WSPÓŁPRACA
OD REDAKCJI
OSZUKAĆ PRZEZNACZENIE Każdy z nas zastanawiał się pewnie nad tym „co by było gdy-
O czym jeszcze piszemy w listopado-
by…”? Jak potoczyłaby się jego kariera zawodowa, gdyby w pew-
wym numerze THINK MICE?
nym momencie swojego życia – mniej lub bardziej przypadkowo
Wśród wielu tematów, które mam
– nie zetknął się z branżą MICE? Czym zajmowałby się dzisiaj,
nadzieję przypadną Wam do gustu,
gdyby nie został eventowcem, organizatorem wyjazdów incentive,
w oczy rzuca się relacja z targów IMEX
konferencji, kongresów, a może po prostu zleceniodawcą tego
America, której poświęciliśmy sporo
typu wydarzeń?
miejsca. Przykuły one naszą uwagę nie
Intrygujące pytanie… Niektórzy jednak znają na nie odpowiedź,
tylko z powodu urzekającej atmosfery
przynajmniej przybliżoną. Wczytując się w publikowane od samego
Las Vegas oraz tego, że byliśmy jedy-
początku na łamach THINK MICE „Sylwetki”, czyli historie
nym polskim partnerem medialnym
najciekawszych postaci polskiej i międzynarodowej branży MICE,
tej imprezy. Skupiliśmy się na niej
nietrudno zauważyć, że ich bohaterowie z początku niejednokrot-
przede wszystkim dlatego, że
nie podążali w zupełnie innym kierunku niż przemysł spotkań.
wbrew pozorom wciąż nie jest to
Niekiedy przez lata realizowali się w zupełnie innych zawodach,
wydarzenie zbyt dobrze w na-
osiągając w nich pierwsze sukcesy. Dopiero w pewnym momencie
szym kraju znane. Nie chodzi
ich życia nastąpił jakiś przełom, stało się coś, co finalnie doprowadzi-
o sam fakt istnienia tych targów,
ło ich do miejsca, w którym są teraz.
gdyż prawdopodobnie słyszał
Dokładnie tak potoczyły się losy Jacka Wyrzykiewicza, którego
o nich każdy, ale o ich potencjał
tym razem gościmy w dziale „Sylwetka”. Większość z Was pewnie
biznesowy, efektywność nawiązy-
o nim słyszała, niektórzy mieli też okazję z nim współpracować.
wania kontaktów, pochodzenie
To człowiek od lat związany z firmą Hochland, przez wielu prak-
hosted buyersów etc. O tym
tycznie tylko z nią kojarzony. Początki jego kariery były jednak zu-
wszystkim przeczytacie w naszym
pełnie inne. Jakie? Tego dowiecie się z tekstu. Podobnie jak tego,
tekście. Polecam gorąco, tym bardziej, że dużo w nim opinii samych
co wpłynęło na podjęcie tak ważnej dla niego decyzji o zmianie
uczestników – zarówno tych pozytywnych, jak i mniej pochlebnych.
profesji.
Dla wielu mogą okazać się one przydatne w podjęciu ewentualnej
Może warto zatem pokusić się o lekką modyfikację powyższego
decyzji o wzięciu udziału w amerykańskiej odsłonie IMEX-u w przy-
pytania… Nie „co by było gdyby” nie MICE, ale „co by było gdyby”
szłości. Biorąc pod uwagę, że to jedna z największych imprez po-
z MICE-em związać się od samego początku? Albo – idąc jeszcze
święconych branży MICE na świecie, chyba warto to przemyśleć.
dalej – gdyby pewne decyzje podjąć nieco szybciej? Akurat nad tym ostatnim pytaniem miałem niedawno okazję się zastanowić…
Zapraszam do lektury! Michał Kalarus
3 THINK MICE
ZDJĘCIE NA OKŁADCE: International Convention Centre Wales – ICC Wales REDAKTOR NACZELNY Michał Kalarus michał.kalarus@thinkmice.pl
10
12
I 17
DZIAŁ REKLAMY Aleksandra Lublińska aleksandra.lublinska@thinkmice.pl
19 I 20
reklama@thinkmice.pl DZIAŁ PRENUMERATY prenumerata@thinkmice.pl
I 23 24
DZIAŁ GRAFICZNY Iwona Borowska Roman Borowski studio@thinkmice.pl
I 26
PROJECT MANAGER Anna Łukasik think@thinkmice.pl
I 28
KOREKTA Aleksandra Kwiatkowska
I 32
Fot: Materiały prasowe
DRUKARNIA TAURUS
28
THINK MICE
I 33 I 36
©COPYRIGHT BY MICE & MORE MEDIA GROUP NAKŁAD: 6500 egz. ZASIĘG: ogólnopolski CYKL WYDAWNICZY: miesięcznik
I 38
Teksty i zdjęcia publikowane w czasopiśmie nie mogą być reprodukowane bez pisemnej zgody Wydawcy. Wydawca i redakcja nie ponoszą odpowiedzialności za treść reklam i ogłoszeń.
39
Fot. Fotolia
4
I 12
I 16
ZESPÓŁ REDAKCYJNY Ksenia Bednarek, Agnieszka Jurewicz Maciej Kompała, Monika Kowalska, Tomasz Nowak, Jacek Słowik
PARTNER MERYTORYCZNY (DZIAŁ PRAWNY)
Fot: Materiały prasowe
08
I 06 08 08 09 Fot: THINK MICE
MICE & MORE MEDIA GROUP THINK MICE Business Link PGE Narodowy Al. Ks. J. Poniatowskiego 1 03-901 Warszawa tel. +48 690 12 12 69 redakcja@thinkmice.pl www.thinkmice.pl www.facebook.com/thinkmice/
Fot: ITB Asia
THINK MICE
33
I 40
09 NEWS Krótszy Meetings Week Poland ITB Asia: większy nacisk na MICE Zarejestruj się na Forum Branży Eventowej Festiwal przedsiębiorczości na 8. Europejskim Kongresie MŚP Weco-Travel uruchamia nowe subbrandy TARGI THINK MICE na IMEX America KAE – OKIEM EKSPERTA Eventy szalenie profesjonalne THINK EVENT Okrągły Stół KAE: etapy przetargu, a oczekiwania klientów Event Biznes: o eventach w szerszym kontekście THINK INCENTIVE Popularne miejsce czy nieznany koniec świata? THINK VENUE Nowe miejsce na eventowej mapie Polski OBIEKT Z OKłADKI: International Convention Centre Wales – ICC Wales THINK DESTINATION Euromic otwiera się na młodość, ale czerpie z doświadczenia SYLWETKA Jacek Wyrzykiewicz: Potrafię zaskoczyć samego siebie PRAWO Finansowanie organizacji eventu. Jak zmniejszyć udział środków własnych? INSPIRACJE Przynależność to nie rywalizacja, przynależność to współpraca RAPORT Wciąż potrzebujemy spotkań face to face SEKCJA BLOGERSKA Lista kontrolna technologii hotelowej: czego potrzeba gościom biznesowym, część II Zróżnicowane początki MICE W OBIEKTYWIE Relacje fotograficzne z wydarzeń branżowych
11 THINK MICE
NEWS
Fot: THINK MICE
Krótszy MEETINGS WEEK POLAND
KALENDARIUM
LISTOPAD 6-7 listopada 2018 r., SZKOLENIE: EVENT MANAGER – PLANOWANIE, ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE PROJEKTEM EVENTOWYM, Al. Jerozolimskie 49, Warszawa 7-9 listopada 2018 r., 26. MIĘDZYNARODOWE TARGI WYPOSAŻENIA HOTELI I GASTRONOMII HORECA, EXPO Kraków, Kraków 11-14 listopada 2018 r., 57. KONGRES STOWARZYSZENIA ICCA, Dubaj, ZEA 13-14 listopada 2018 r., SZKOLENIE: EVENT MANAGEMENT ETAP I. PLANOWANIE I ORGANIZACJA EVENTÓW, Adgar Park West, Warszawa 15-16 listopada 2018 r., SZKOLENIE: EVENT MANAGEMENT ETAP I. TWORZENIE DOKUMENTACJI I ZARZĄDZANIE PROJEKTEM EVENTOWYM, Adgar Park West, Warszawa 15-16 listopada 2018 r., 12th ROUND TABLE EUROPE, Lyon, Francja 21 listopada 2018 r., MEET THE BIDDER GRAND EDITION, Novotel Warszawa Centrum, Warszawa – PATRONAT THINK MICE 22-24 listopada 2018 r., TARGI TT WARSAW, Pałac Kultury i Nauki, Warszawa – PATRONAT THINK MICE 27 listopada 2018 r., SZKOLENIE: KREACJA W EVENTACH. TWORZENIE KONCEPCJI KREATYWNYCH EVENTÓW, Adgar Park West, Warszawa 27 – 29 listopada 2018 r., IBTM WORLD, Barcelona, Hiszpania – PATRONAT THINK MICE 29 listopada 2018 r. SCENA JUTRA, Teatr Muzyczny Roma, Warszawa – PATRONAT THINK MICE GRUDZIEŃ 11-13 grudnia 2018 r., IAEE EXPO! EXPO!, Nowy Orlean (Luizjana), USA
6 THINK MICE
Nie pięć – jak do tej pory – ale trzy dni potrwa siódma edycja Meetings Week Poland. Impreza odbędzie się w dniach 20-22 marca w MsMermaid w Warszawie. Organizatorzy zdecydowali się na ułożenie programu przyszłorocznego wydarzenia w taki sposób, aby składał się on z sesji równoległych. – Zależało nam przede wszystkim na tym, żeby jeszcze efektywniej zarządzać czasem i dać większą możliwość wyboru spotkań czy prelekcji, szczególnie tym uczestnikom, którzy przyjeżdżają na MWP spoza Warszawy – powiedział Sebastian Słoniewski, prezes zarządu Stowarzyszenia Organizatorów Incentive Travel, organizacji, która w tym roku jest koordynatorem tej imprezy. W nowej formule Meetings Week Poland pierwszy dzień spotkania (20 marca, środa) będzie stanowił połączenie konferencji Poland Meetings Destination (organizowanej przez The Warsaw Voice) oraz warsztatów realizowanych w ramach Akademii Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce. Drugi dzień (21 marca, czwartek) wypełnią sesje przygotowane przez Stowarzyszenie Branży Eventowej oraz Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel i Site Poland. Tego dnia odbędzie się również spotkanie przedstawicieli convention bureaux, koordynowane przez Polską Organizację Turystyczną i działające w jej ramach Poland Convention Bureau. Ostatniego dnia (22 marca, piątek) tradycyjnie już zaplanowano Forum Obiektów (organizowane przez MPI Poland i Z—Factor), Warsaw Future Leaders Forum (jego organizatorem jest Szkoła Główna Turystyki i Rekreacji) oraz finałową galę konkursu MP Power Awards®, która odbędzie
się w Global Expo w Warszawie (za jej organizację odpowiada MeetingPlanner.pl). W ramach Meetings Week Poland, Poland Convention Bureau POT przygotuje także fam trip połączony z warsztatami dla planistów spotkań, reprezentujących rynki Skandynawii i Beneluksu. Jak zapewniają organizatorzy, zmieniona formuła Meetings Week Poland nie oznacza zmiany założeń przy-
świecających tej imprezie. Jej głównym celem nadal jest budowanie świadomości pozycji spotkań i wydarzeń w działaniach biznesowych i komunikacyjnych firm, stowarzyszeń oraz instytucji. Kluczową kwestią jest także profesjonalizacja rynku, dzięki edukacji i wymianie doświadczeń, oraz jego integracja. – Kiedy inicjowaliśmy powstanie takiego wydarzenia, jak Meetings Week, właśnie taką jego funkcję projektowaliśmy. Z jednej strony ma spajać branżę w jej dążeniach do profesjonalizacji i promocji na zewnątrz, z drugiej – być otwartą platformą, na której znajdą miejsce wszystkie istotne dla rynku tematy i przedsięwzięcia – powiedział Wojciech Liszka (Z—Factor), jeden z pomysłodawców Meetings Week Poland. mk
Do WILNA I STAMBUŁU z THINK MICE THINK MICE kompletuje grupy hosted buyers na targi CONVENE w Wilnie oraz ACE of M.I.C.E. Exhibition w Stambule. Osoby zainteresowane udziałem w tych imprezach mogą się zgłaszać wysyłając e-mail na adres: hosted@thinkmice.pl. Programy skierowane są do profesjonalnych organizatorów konferencji, kongresów, podróży służbowych i incentive, a także do korporacyjnych i stowarzyszeniowych zleceniodawców tego typu wydarzeń. Mogą oni liczyć m.in. na bezpłatne przeloty w klasie ekonomicznej, zakwaterowanie w hotelu (ze śniadaniem), transfery, wstęp na targi i wydarzenia im towarzyszące. Targi CONVENE odbędą się w dniach 13-14 lutego 2019 r., zaś ACE of M.I.C.E. Exhibition tydzień później – od 20 do 22 lutego. mk
Dzika przyroda, czyste powietrze i błoga cisza.
Hotel Natura Mazur położony nad Jeziorem Świętajno w miejscowości Warchały na Mazurach to idealne miejsce, żeby chociaż na chwilę uwolnić się od miejskiego zgiełku i w pełni odpocząć.
www.naturamazur.pl
Fot: THINK MICE
TARGI
THINK MICE NA IMEX AMERICA W POŁOWIE PAŹDZIERNIKA W LAS VEGAS PO RAZ ÓSMY ODBYWAŁY SIĘ TARGI IMEX AMERICA. JAK POINFORMOWALI ORGANIZATORZY TEGOROCZNA EDYCJA BYŁA NAJWIĘKSZĄ W HISTORII. W JAKI SPOSÓB REKORDOWA SKALA WYDARZENIA PRZEŁOŻYŁA SIĘ NA BIZNES POLSKICH I ZAGRANICZNYCH WYSTAWCÓW? JAKIE BYŁY ICH OPINIE? GDZIE TKWIĄ NAJWIĘKSZE RÓŻNICE POMIĘDZY EUROPEJSKĄ I AMERYKAŃSKĄ ODSŁONĄ IMEX-U? ODPOWIEDZI NA TE PYTANIA ZNAJDZIECIE W NASZEJ RELACJI Z USA. IMEX America to siostrzana impreza IMEX-u we Frankfurcie. Mimo że targi swoją premierę miały stosunkowo niedawno, bo w 2011 r., szybko zyskały miano jednego z najważniejszych wydarzeń poświęconych przemysłowi spotkań, jakie odbywają się w Ameryce Północnej. W tym roku wzięło w nich udział ok. 13 tys. osób, w tym 3,5 tys. wystawców z ponad 150 krajów na całym świecie oraz ponad 3,3 tys. hosted buyersów. Wśród nich nie zabrakło Polaków.
ISTOTNE RÓŻNICE
12 THINK MICE
Chociaż zarówno wśród wystawców, jak i hosted buyersów przyjeżdżających na IMEX America, obecni są reprezentanci krajów praktycznie z każdego kontynentu, przeważają goście z Ame-
ryki Północnej (w tym głównie ze Stanów Zjednoczonych), a także Środkowej i Południowej. To sprawia, że IMEX America stał się ciekawą propozycją dla wszystkich, którzy chcą nawiązać lub umocnić kontakty biznesowe na tamtejszych rynkach. Nieco mniejsze możliwości w tym zakresie stwarza frankfurcki IMEX, gdzie dominują firmy z Europy. – Jeśli chodzi o różnice między targami europejskimi a ich amerykańskim odpowiednikiem, to widać je głównie w proporcjach i doborze hosted buyers. Na IMEX we Frankfurcie znacznie słabiej reprezentowane są firmy ze Stanów Zjednoczonych, a także z krajów Ameryki Północnej i Południowej czy Australii. W USA mamy odwrotną sytuację – mniej jest gości z Europy. To
dobra wiadomość, gdyż dzięki temu prawdopodobieństwo spotkania tych samych osób na każdej z imprez jest stosunkowo niewielkie. Przyjeżdżając do Las Vegas mamy możliwość dotarcia do zupełnie innych grup klientów – powiedziała Aneta Książek, główny specjalista ds. konferencji w Poland Convention Bureau POT. W podobnym tonie wypowiadała się też Annie Young J., dyrektor PMA Travel Group z Panamy. – Podczas IMEX America najbardziej interesują nas klienci z USA i Ameryki Łacińskiej, których nie brakuje. Reprezentanci firm z Europy oczywiście też są obecni, ale w dużo mniejszym natężeniu. Promocji na Starym Kontynencie służą jednak targi europejskie – mówiła Annie Young J.
OKIEM EKSPERTA STRONA POD PATRONATEM KLUBU AGENCJI EVENTOWYCH
Fot: Materiały prasowe
EVENTY SZALENIE PROFESJONALNE
Coraz więcej zleceniodawców zdaje sobie sprawę z korzyści płynących z event marketingu. Wciąż nie wszyscy wiedzą jednak w jaki sposób skutecznie prowadzić tego typu działania. Jakie błędy najczęściej są przez nich popełniane? Naszym zadaniem, misją, a przede wszystkim pasją jest dawanie uczestnikom wydarzeń unikatowych przeżyć. Event powinien dostarczać emocji niczym lot na księżyc zakończony miękkim lądowaniem z wiwatami i welcome drinkiem. Tworząc koncepcję kreatywną wydarzenia tworzymy spójną historię takiego doświadczenia. Opowieść powinna mieć swój początek, rozwinięcie i zakończenie. Tak projektujemy eventy dla klientów. Historia, którą proponujemy w przetargu toczy bój z historiami proponowanymi przez konkurentów. Wtedy następuje moment przełomowy – kiedy już sięgamy po złoto, jedną nogą stoimy na podium, dowiadujemy się, że nasz pomysł wygrał, a teraz… wystarczy zmienić w nim praktycznie wszystko. Nie dlatego, że coś było złe, nieadekwatne wobec potrzeb zleceniodawcy, lecz dlatego, że zapadła taka decyzja. Początek historii zamienia się z rozwinięciem, rozwinięcie z zakończeniem, wszystko pomiędzy jest właściwie nieistotne. Zdarza się, że klienci we współpracy z agencją kierują się zasadą ograniczonego zaufania. Jak wobec niedzielnego kierowcy z wadą wzroku i przeterminowanym prawem jazdy. Możemy śmiało zapewnić – znamy się na tym, co robimy. Naprawdę. Dlatego nie boimy się wyzwań! Daleko posunięta ingerencja zleceniodawcy powoduje, że koncepcja traci spójność (i kosztorys), a jej „ugrzecznienie” tłumi wyjątkowy charakter eventu. Ostatecznie stratny jest klient, którego wydarzenie biegnie w kierunku przeciwnym niż wymarzony „efekt wow”. Najczęstszym błędem jest więc brak zaufania wobec profesjonalizmu agencji, która wybierana jest w wieloetapowym i wymagającym procesie przetargowym. To smutne, tym bar-
16 THINK MICE
O spójnych koncepcjach kreatywnych, zaufaniu do agencji, ale i błędach popełnianych przez zleceniodawców rozmawiamy z Katarzyną Piwowar, head of communications i deputy creative director w agencji MyPlace. dziej, że obu stronom zależy na tym, aby event wspominany był przez długi czas. Co zatem poleciłaby Pani klientom zlecającym eventy, aby przyniosły one pożądane skutki i spełniły ich oczekiwania? Aby event był tak spektakularny, jak na to zasługuje, niezbędny jest wybór godnego zaufania partnera, a następnie… zaufanie mu. Jak osiągnąć taki idealny stan? To wyzwanie. Ważną rolę odgrywa przygotowanie wyczerpującego briefu dla agencji, dzięki któremu będziemy mogli poznać potrzeby klienta i wyjść im naprzeciw. Namawiamy też na organizację briefującego spotkania oraz umożliwienie zaprezentowania oferty na żywo. Dzięki temu będziemy mieli okazję zapoznać się, porozumieć. Chociaż agencje eventowe świadczą usługi dla biznesu, to ostatecznie po obu stronach barykady stoją ludzie, a zaufanie na ludzkim poziomie z pewnością pozytywnie wpłynie na wzrost zaufania na poziomie biznesowym. W jakim kierunku ma szansę rozwijać się event marketing w Polsce? Bycie wyrocznią w sprawach przyszłości branży eventowej to ryzykowne zadanie. Tym bardziej, że wielkie zmiany mogą pojawić się spontanicznie, pod wpływem nowych impulsów społecznych, technologicznych czy ekonomicznych. Wolimy ograniczać ambicje proroctw do mniej spektakularnej, ale bardzo ważnej dla nas skali. Z przyjemnością opowiemy o zmianach, które nastąpią w MyPlace w najbliższym czasie. Są wynikiem obserwacji potrzeb rynku, który staje się bardziej otwarty na odważne pomysły. To też wyraz naszej wizji MyPlace jako miejsca przyjaznego pasjonatom, freakom i osobom, których doświadczenie i wiedza eventowa pełna jest odwagi i „szelmowskiego” ducha. Wkraczamy w proces całkowitego rebrandingu. Pod tym względem w świecie MyPlace zmieni się dużo. Uważamy, że coraz większe znaczenie zyskują też projekty CSR-owe. Przyczyniają się do ugruntowania pozytywnego wizerunku firmy i pozwalają pokazać jej przyjazną, ludzką twarz. Dlatego z dnia na dzień zwiększa się zainteresowanie społeczną odpowiedzialnością biznesu. Z niecierpliwością czekamy na wyzwania od obecnych i przyszłych klientów powiązane z promocją i propagowaniem idei CSR. Wzrost jej znaczenia cieszy nas nie tylko dlatego, że będziemy mieć okazję realizować znaczące społecznie projekty, ale również dlatego, że sami prowadzimy Fundację Młodych Talentów MyWay. Doświadczenie i praktyka, jakie posiadamy, z pewnością będą bardzo pomocne.
Klub Agencji Eventowych (KAE) powstał w 2012 r. przy Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR. W jego skład wchodzą wiodące agencje event marketingowe działające na polskim rynku: Allego Agency, Brave, El Padre, Em Lab, endorfina events, Grupa Manta, JETEVENTS, Mea Group, Ministry Of Creativity, Multi Event, MyPlace, Plej, Walk Events. Celem KAE jest prowadzenie i usprawnianie dialogu pomiędzy marketerami zainteresowanymi wsparciem z zakresu event marketingu a agencjami dostarczającymi takie usługi. Rolą Klubu jest również tworzenie i promowanie wysokich standardów i dobrych praktyk oraz edukacja rynku.
THINK EVENT
OKRĄGŁY STÓŁ KAE: ETAPY PRZETARGU, A OCZEKIWANIA KLIENTÓW
„Zakres przygotowania oferty agencyjnej na pierwszym etapie przetargu i kolejnych, a oczekiwania klienta” – temu tematowi poświęcone było październikowe spotkanie z cyklu Okrągły Stół Klubu Agencji Eventowych. Po stronie klientów wzięli w nim udział Beata Bartosiak z działu zakupów i logistyki firmy Siemens, Marek Maciak, national strategic key account manager w Xerox Polska, Mikołaj Komornicki, marketing manager w Peugeot Polska oraz Magdalena Heinrich-Galińska, specjalista ds. zakupów, do niedawna piastująca stanowisko kierownika ds. zakupów w Polfarmie. Agencje eventowe reprezentowali z kolei Michał Atlas, managing director w Brave Agency, Dominik Górka, dyrektor kreatywny i partner w Grupie Manta i Mariusz Nowak, dyrektor generalny Ministry of Creativity oraz właściciel MPLUSM Event. Dyskusję moderował Paweł Tyszkiewicz, pełnomocnik zarządu SKM SAR.
WARTO SIĘ POZNAĆ Pretekstem do spotkania było przybliżenie i omówienie standardów przetargowych wypracowanych w ramach Dialogu Branżowego i zamieszczonych w Białej Księdze (w rozdziale poświęconym eventom). Chodzi przede wszystkim o jeden z modeli, w którym proces przetargowy został podzielony na dwa etapy – zapytanie o rozwiązanie (RFP – Request for Proposal) oraz następujące dopiero po nim pełne zapytanie ofertowe (RFQ – Request for Quotation). To szczególnie przydatne rozwiązanie
Fot: THINK MICE
RFP, RFQ, RFI – TO NARZĘDZIA, KTÓRE MAJĄ USPRAWNIĆ PROCESY ZAKUPOWE I PRZETARGI NA USŁUGI ZWIĄZANE Z ORGANIZACJĄ EVENTÓW. A PRZY TYM ZOPTYMALIZOWAĆ ICH KOSZTY.
w przypadku kiedy klient dopiero poszukuje pomysłu na event, w związku z czym liczy się dla niego ogólna strategia oraz koncepcja kreatywna. – Ma to służyć temu, aby w procesie rozmów pomiędzy klientem i agencją nie oczekiwać od razu wszystkiego. RFP to moment sprawdzenia przez klienta z kim chce pracować, czy z daną agencją nadaje na tych samych falach, czy zaproponowane przez nią rozwiązania w ogóle mu odpowiadają – wyjaśnił Paweł Tyszkiewicz. Dopiero w przypadku pozytywnej decyzji dotyczącej dalszej współpracy, w kolejnym etapie (RFQ), agencja jest zobowiązana do przedstawienia pełnego zakresu swojej oferty, w tym szczegółowego programu, kosztorysu, projektów scenografii etc. Jak
podkreślono na spotkaniu KAE taki schemat działania przynosi korzyści każdej ze stron. Agencje oszczędzają w ten sposób czas i pieniądze, które musiałyby poświęcić na przygotowanie pełnej oferty (jak ma to miejsce podczas „tradycyjnych” przetargów, w których cały proces rozpoczyna się de facto od poziomu RFQ), zleceniodawcy nie zostają natomiast zasypani liczącymi wiele stron koncepcjami. Poza tym również mogą dzięki temu zaoszczędzić niemałe środki finansowe. W przypadku konieczności przedstawienia „gotowych” ofert agencje bardzo często dokonują bowiem wstępnej rezerwacji w tych samych obiektach, dobierają podobne atrakcje czy artystów, przez co ich ceny zauważalnie rosną. Sztucznie na-
17 THINK MICE
THINK INCENTIVE
POPULARNE MIEJSCE CZY NIEZNANY KONIEC ŚWIATA?
Fot. Fotolia
DESTYNACJA ODGRYWA KLUCZOWĄ ROLĘ PRZY ORGANIZACJI PODRÓŻY INCENTIVE. ODPOWIEDNIO DOBRANY KIERUNEK JEST W STANIE ZDZIAŁAĆ CUDA I WPŁYNĄĆ NA POZYTYWNY ODBIÓR CAŁEGO WYJAZDU. ALE MOŻE RÓWNIEŻ POKRZYŻOWAĆ PLANY ZLECENIODAWCY. JAKIE MIEJSCA ZASŁUGUJĄ NA SZCZEGÓLNĄ UWAGĘ?
Wybór miejsca, w którym odbędzie się wyjazd motywacyjny jest ważny przynajmniej z dwóch powodów. Poza oczywistą atrakcyjnością turystyczną ma też niebagatelny wpływ na możliwości tworzenia dodatkowych aktywności, których w programie incentive nie może zabraknąć. Powinny być one emocjonujące i oryginalne, aby na długo zapisały się w pamięci zaproszonych gości.
CZYNNIK POGODOWY
20 THINK MICE
Wśród polskich organizatorów wyjazdów incentive największą popularnością cieszą się kie-
runki „ciepłe”. Wpływ na to ma oczywiście pogoda w naszym kraju – czyli tak naprawdę tylko kilka słonecznych miesięcy w ciągu roku. Wyjazd do ciepłego kraju w środku zimy jest marzeniem każdego. Właśnie z powodu pogody jednym z najbardziej popularnych miejsc na wyjazdy incentive stała się Hiszpania. Zachęca turystów szerokimi, piaszczystymi plażami, miłą i profesjonalną obsługą oraz wysoką jakością hoteli. Przyciąga wspaniałym klimatem ze średnią roczną temperaturą około 23°C. Szczególnie popularna wydaje się Andaluzja. Można tam znaleźć wszystko to, co w Hiszpa-
nii najlepsze i najciekawsze: pyszne jedzenie – wyborne tapas i szynki jamón iberico czy najsłynniejsze, wyśmienite wino sherry z Jerez de la Frontera. To właśnie w Andaluzji narodziło się flamenco i kastaniety. Stąd też wywodzi się tradycja ludowych zabaw i festynów, które są świetnymi atrakcjami wykorzystywanymi także podczas tworzenia programów animacji dla grup (zwłaszcza wieczorami). Z bardziej odległych miejsc chętnie wybierana bywa z kolei Tajlandia – bodajże najbardziej rozpoznawalny pod kątem turystyki kraj w całej Azji. Kilka lat temu branża incentive prze-
ARTYKUŁ PROMOCYJNY
NOWE MIEJSCE NA EVENTOWEJ MAPIE POLSKI Hotel Radisson Blu Resort, Świnoujście to miejsce idealne na eventy, których organizatorom zależy nie tylko na funkcjonalnej przestrzeni i profesjonalnej obsłudze, ale również na zapierającym dech widoku i bogatej ofercie dodatkowych atrakcji – wykwintnej kuchnii, doskonałej strefie wellness czy basenie z iluzją nieskończoności na dachu. Radisson Blu Resort, należący do sieci Zdrojowa Hotels, to pięciogwiazdkowy hotel znajdujący się w centrum Świnoujścia, miasta położonego na 44 wyspach. Usytuowanie obiektu zaledwie 50 metrów od plaży to bez wątpienia jeden z atutów hotelu. Z okien 340 nowoczesnych pokoi i apartamentów rozpościerają się zachwycające widoki na Bałtyk, będące prawdziwym wytchnieniem po wypełnionym wykładami i biznesowymi rozmowami dniu konferencyjnym.
SALA KONFERENCYJNA NA 1000 OSÓB Radisson Blu Resort, Świnoujście wyróżnia największa spośród hoteli pięciogwiazdkowych na Wybrzeżu sala konferencyjna Pomerania o powierzchni 1000 mkw., która wraz z foyer (400 mkw.) pozwala na organizację wydarzeń nawet dla 1000 osób. Ta funkcjonalna przestrzeń w prosty sposób może zostać podzielona nawet na 12 mniejszych sal co umożliwia zorganizowanie zarówno kongresu dla kilkuset osób, wystawy czy efektownej gali, jak i kameralnych spotkań biznesowych. Ważną funkcjonalnością hotelu jest także możliwość prezentacji aut nie tylko przed hotelem, ale także w jej środku, co pozwala np. na organizację wydarzeń związanych z launchem nowych marek samochodów. Sala wyposażona jest
w najwyższej klasy sprzęt nagłośnieniowy, systemy multimedialne, projektory, ekrany, mikrofony oraz w bezprzewodowy i szybki internet.
EFEKTOWNY KOKTAJL NA DACHU Zaplecze hotelowe dostosowane jest do różnorodnych potrzeb organizatorów wydarzeń. W Radisson Blu Resort, Świnoujście odbywają się nie tylko konferencje i spotkania biznesowe, ale także wybory miss województwa czy uroczyste bankiety. To także doskonałe miejsce do organizacji wyjazdów incentive. Efektowny i pełen niezapomnianych wrażeń koktajl, np. z motywami hawajskimi, można zorganizować na dachu hotelu, gdzie znajduje się basen z iluzją nieskończoności i panoramiczna sauna. Dodatkową atrakcją dla osób lubiących adrenalinę będzie Sky Molo, czyli szklany taras znajdujący się na wysokości 50 m n.p.m. Radisson Blu Resort, Świnoujście dysponuje także dwiema eleganckimi restauracjami: The Larder oraz Oyster, a na 13. piętrze hotelu znajduje się panoramiczna kawiarnia. Idealnym miejscem do organizacji imprezy integracyjnej będzie natomiast Salt Club, który gwarantuje doskonałą zabawę na parkiecie do białego rana, grę w bilard, snookera czy kręgle. Na pragnących odetchnąć po pracowitym dniu czy pełnej emocji nocy czeka relaks w Beach Barze – otwartej sezonowo na plaży przed hotelem strefie wypoczynku z le-
Matylda Ners-Muszyńska, Meeting & Events Executive matylda.muszynska@radissonblu.com, tel. 609 124 127 Radisson Blu Resort, Świnoujście to najnowszy hotel sieci Zdrojowa Hotels oraz pierwszy pięciogwiazdkowy obiekt w Świnoujściu. Posiada najnowocześniejsze zaplecze konferencyjne nad Bałtykiem, a Sala Balowa Pomerania z dedykowanym zapleczem kuchennym jest największą tego typu salą na Wybrzeżu w pięciogwiazdkowym obiekcie. Zajmuje powierzchnię 1000 mkw. i jest gotowa przyjąć aż 1000 gości jednocześnie. Oprócz tego ma możliwość podziału na 12 niezależnych sal konferencyjnych. Należące do niej foyer to dodatkowe 400 mkw. przestrzeni. Hotel oferuje swoim gościom profesjonalną obsługę wydarzeń, kuchnię na najwyższym poziomie oraz bogate zaplecze rekreacyjne – począwszy od basenu z iluzją nieskończoności na 14. piętrze, poprzez ściankę wspinaczkową, strefę wellness, Aquapark, siłownię aż po Salt Club, gdzie można pograć w bilard, snookera, bądź kręgle. Nasi goście otrzymują wsparcie zgranego zespołu: profesjonalną opiekę, precyzyjne przygotowanie oferty oraz perfekcyjny serwis. Zapraszamy do współpracy!
żakami, parawanami i ręcznikami kąpielowymi. Goście do dyspozycji mają szereg zabiegów Spa & Wellness w luksusowym BluSPAce, a ci, którzy lubią odpoczywać aktywnie mogą skorzystać ze ścianki wspinaczkowej, siłowni i sali fitness oraz z atrakcji, które oferuje znajdujący się tuż obok hotelu Baltic Park Molo Aquapark, z pierwszą w Polsce sztuczną falą do surfingu.
RADISSON BLU RESORT, ŚWINOUJŚCIE
I KONTAKT al. Baltic Park Molo 2, 72-600 Świnoujście, tel. 91 40 40 449, e-mail: events.swinoujscie@radissonblu.com I LOKALIZACJA – 50 m od plaży I POKOJE – 340 pokoi i apartamentów z tarasami i widokiem na morze I PRZESTRZENIE DLA MICE Całkowita powierzchnia eventowo-konferencyjna: 1400 mkw. Liczba sal konferencyjnych: 1 z możliwością podziału na 12 mniejszych sal – sala Pomerania, o powierzchni 1000 mkw. oraz 400 mkw. foyer Liczba osób w układzie teatralnym: 910 Liczba osób w układzie koktajlowym: 950 Liczba osób w układzie klasowym: 520 Liczba osób w układzie bankietowym: 500 Wyposażenie: najwyższej klasy sprzęt audio-wizualny, projektory oraz system nagłaśniający Parking: 195 miejsc parkingowych zewnętrznych i 155 miejsc w garażu
23 THINK MICE
THINK VENUE – OBIEKT Z OKŁADKI
INTERNATIONAL CONVENTION CENTRE WALES – ICC WALES
DOSSIER Nazwa:
International Convention Centre Wales – ICC Wales, www.iccwales.com Lokalizacja: Newport, Wielka Brytania (Walia) Data otwarcia: lato 2019 r. Liczba sal: hala główna, audytorium, 12 sal konferencyjnych, pokoje spotkań, atrium Powierzchnia: 26 tys. mkw. (całkowita), 4 tys. mkw. (hala główna)
24 THINK MICE
W walijskiej miejscowości Newport, położonej pomiędzy Bristolem a Cardiff, powstaje nowe centrum kongresowe – ICC Wales. Będzie w stanie pomieścić do 5 tys. osób, na miejscu znajdzie się też parking dla ok. 2 tys. samochodów. Otwarcie kompleksu planowane jest latem przyszłego roku. Zaraz po tym terminie odbędzie się tam kilka imprez (m.in. UK Space Conference, Alzheimer's Research UK Conference). Głównym elementem budynku będzie hala o powierzchni 4 tys. mkw. Zaprojektowano ją w ten sposób, aby jej wnętrze pozbawione było jakichkolwiek filarów i słupków, co ma ułatwić życie organizatorom eventów, dając im większe możliwości zaaranżowania dostępnej przestrzeni. Oprócz tego w obiekcie znajdzie się audytorium na 1,5 tys. osób, 12 sal konferencyjnych (z możliwością łączenia niektórych z nich), pokoje do spotkań networkingowych oraz dwupoziomowe, przeszklone atrium. Przed centrum konferencyjnym przewidziano miejsce na teren rekreacyjny (o powierzchni 2,5 tys. mkw.), który także będzie mógł być wykorzystywany przez organizatorów spotkań (eventy na świeżym powietrzu, pikniki, imprezy integracyjne). Elementem wyróżniającym ICC Wales ma być jego położenie – blisko dużych ośrodków miejskich i autostrady M4, ale w otoczeniu lasu i przyrody. Na uwagę zasługuje także oryginalna, a przy tym bardzo użyteczna architektura. Wszystkie pomieszczenia centrum konferencyjnego będą miały dostęp do światła dziennego, za sprawą szerokich bram oraz wind towarowych bez trudu będzie można poza tym wprowadzić do nich nawet wielkogabarytowe przedmioty. ICC Wales jest wspólnym przedsięwzięciem Celtic Manor Resort (położony w okolicy kompleks hotelowo-rekreacyjno-sportowy) oraz rządu Walii. Koszt jego budowy wynosi 84 mln funtów. MK
28
THINK MICE
Fot. Materiały prasowe
SYLWETKA
POTRAFIĘ ZASKOCZYĆ SAMEGO SIEBIE PRAWIE ZOSTAŁBY LEKARZEM, ALE OSTATECZNIE PRACĘ MAGISTERSKĄ OBRONIŁ Z EKONOMIKI I ORGANIZACJI PRODUKCJI SZPARAGÓW. POCZĄTKOWO POŚWIĘCIŁ SIĘ KARIERZE NAUKOWEJ, ALE JUŻ OD WIELU LAT PRACUJE JAKO PR & MARKETING SERVICES MANAGER W HOCHLAND POLSKA. HISTORIA JACKA WYRZYKIEWICZA POKAZUJE, ŻE NIE MA RZECZY NIEMOŻLIWYCH. I NIE WSZYSTKIE DA SIĘ ZAPLANOWAĆ. NAGŁE „ZWROTY AKCJI” MOGĄ PRZYNIEŚĆ JEDNAK BARDZO POZYTYWNE SKUTKI. Wychował się w rodzinie profesorskiej. Jego ojciec wykładał medycynę na Uniwersytecie Medycznym w Poznaniu, mama – chemię na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza. Rodzice gorąco namawiali go na studia medyczne, chcąc aby kontynuował rodzinne tradycje. Jak przyznaje, prawie im się to udało. – Dosłownie w ostatnim momencie zrezygnowałem z tych planów i postanowiłem pójść w zupełnie inną stronę. Zaskoczyłem wszystkich i wybrałem ogrodnictwo na Uniwersytecie Przyrodniczym. W tamtych czasach był to bardzo elitarny kierunek, kilku kandydatów walczyło o jedno miejsce. Na szczęście od zawsze lubiłem wyzwania, chciałem więc spróbować. Udało się. Uzyskując dobrą lokatę zostałem przyjęty za pierwszym razem – wspomina Jacek Wyrzykiewicz.
Ważna decyzja Tak rozpoczęła się jego przygoda z poznańskim Uniwersytetem Przyrodniczym. Przygoda, która przynajmniej z kilku powodów, okazała się znacznie poważniejsza niż mógłby się spodziewać... – Okres studiów wspominam z dużą sympatią także, a może przede wszystkim, ze względów osobistych. Na uczelni poznałem moją wspaniałą żonę, pobraliśmy się na ostatnim roku. To była miłość od pierwszego wejrzenia! Podobno nie zdarza się zbyt często, ale ja miałem okazję jej doświadczyć – mówi Wyrzykiewicz. Niedługo po ślubie obronił pracę magisterską z ekonomiki i organizacji produkcji szparagów. Temat, co by nie powiedzieć, bardzo oryginalny. Rozmawiając z Jackiem Wyrzykiewiczem od razu zwróciłem na niego uwagę. Dlaczego akurat szparagi? Otóż Wielkopolska była swojego rodzaju zagłębiem, jeżeli chodzi o produkcję tego warzywa. Rejon Nowego Tomyśla i Kościana obfitował w ich plantacje. – To tam zbierałem materiały. Najpierw do swojej pracy magisterskiej, później do pierwszych publikacji naukowych – tłumaczy bohater naszej „Sylwetki”. Tu pojawia się drugi ważny element, nazwijmy go zawodowym, który spowodował, że przygoda z uniwersytetem była poważniejsza i dłuższa niż początkowo przypuszczał. Po ukończeniu studiów Wyrzykiewicz zdecydował się pozo-
stać na uczelni. Został pracownikiem naukowym w Katedrze Ekonomiki i Organizacji Rolnictwa, prowadził zajęcia z ekonomiki i zarządzania. Praca ze studentami dawała mu wiele radości. Niespełna pięcioletnia kariera naukowa zaowocowała też wieloma publikacjami. – Inspirację dawały mi głównie pobyty za granicą, na stażach i stypendiach w Szwajcarii czy w Niemczech. Dużym wyzwaniem była dla mnie także współpraca z Uniwersytetem ETH Zurich w ramach projektu badawczego związanego z rynkiem owoców, warzyw i kwiatów, przy okazji powstania Wielkopolskiej Giełdy Rolno-Ogrodniczej. Przez cały czas nawiązywałem wiele nowych kontaktów, uczyłem się i zdobywałem nowe umiejętności. Ukończyłem roczne studia podyplomowe Agrarmanagement w Niemczech, no i zacząłem myśleć o doktoracie – przyznaje Jacek Wyrzykiewicz.
Gotowy na zmianę W tym momencie w życiu naszego bohatera nastąpił jednak przełomowy moment. Czytając tę historię należało się tego spodziewać. Jacek Wyrzykiewicz od wielu lat związany jest przecież z firmą Hochland Polska, tymczasem do tej pory z opowieści o nim wyłania się obraz człowieka poświęconego karierze naukowej i pracy na uniwersytecie. Być może tak właśnie by było, gdyby na świecie nie pojawił się jego syn. To wtedy podjął decyzję o poszukiwaniu nowej pracy. Powód? Większe potrzeby materialne, ale także chęć realizacji kiełkującego już od dłuższego czasu marzenia, aby zdobytą wiedzę zacząć umiejętnie wykorzystywać w praktyce. „Zwrot” nastąpił w 1995 r. – To wtedy podjąłem decyzję, że jestem już gotowy na zmianę i nie ma sensu dłużej z tym zwlekać – przyznaje Wyrzykiewicz. Co ciekawe, Hochland Polska, z którą związany jest właśnie od tego czasu, czyli nieprzerwanie od 23 lat, pojawiła się na liście jako jedna z wielu firm, która wzbudziła jego zainteresowanie. W dodatku zupełnie przypadkowo. – Podczas jednego z rodzinnych wyjazdów pod Poznań trafiłem do Kaźmierza, gdzie Hochland budował swoją pierwszą fabrykę w Polsce. To był początek 1995 r. Latem tego samego ro-
29 THINK MICE
RAPORT
WCIĄŻ POTRZEBUJEMY SPOTKAŃ FACE TO FACE
Fot. Fotolia
Kolejny raport i kolejne badania wskazują jednoznacznie: mimo apokaliptycznych wizji snutych przez niektórych, o przyszłość spotkań odbywających się w „tradycyjnej” formie możemy być spokojni. Technologia nam ich nie zastąpi.
Do takiego wniosku dochodzą autorzy najnowszej edycji raportu „Meetings Outlook”. Poza dobrą wiadomością jest jednak również zła. Rynek spotkań ulega bowiem bardzo dynamicznym zmianom, wzrasta również liczba ryzyk, z którymi mierzyć się muszą organizatorzy.
ZABEZPIECZ SIĘ UMOWĄ
36 THINK MICE
Organizując wydarzenie, firmy często dostają żądanie kompleksowości. Oznacza to, że zleceniodawca oczekuje, że dostanie imprezę przygotowaną od początku do końca. W takiej
formule pojawia się jednak coraz więcej trudnych do przewidzenia czynników związanych z ogromem możliwości, jakie mamy na wyciągnięcie ręki dzięki technologii. Dotyczy to choćby noclegu. Z przeprowadzonych na potrzeby raportu rozmów i sondaży wynika, że meeting plannerzy napotykają trudności w planowaniu zakwaterowania dla gości wydarzenia. Spowodowane jest to bardzo często większą samodzielnością gości, prostszym dostępem do wielu opcji zakwaterowania i indywidualnych preferencji. Dlatego trudno jest zarezerwować odpowiednią liczbę miejsc
w hotelu, w którym odbywa się wydarzenie i wynegocjować w związku z tym dobrą cenę, bo często okazuje się, że uczestnicy spotkania wolą znaleźć sobie nocleg na własną rękę za pośrednictwem Airbnb lub innego portalu. Odpowiedzią na ten problem jest większa szczegółowość i rozbudowanie umów, w których pojawiają się na przykład zapisy dotyczące odwołania rezerwacji (np. do jakiego terminu można to zrobić bezpłatnie). Meeting plannerzy zwracają uwagę na to, że w umowach znajduje się obecnie o wiele więcej zapisów i punktów niż w poprzednich latach.
MICE W OBIEKTYWIE ITB ASIA
Fot. Andrzej Hulewicz (6)
Data: 17-19 października 2018 r. Miejsce: Sands Expo & Convention Centre, Singapur www: itb-asia.com
HOTEL MEETING
Fot. THINK MICE (7)
Data: 22 października 2018 r. Miejsce: DoubleTree by Hilton Warsaw, Warszawa www: https://hotele.bsdpoland.pl
41 THINK MICE
MICE W OBIEKTYWIE INCOMING POLAND GDAŃSK & POMRSKIE REGION
Fot. THINK MICE (6)
Data: 23-25 października 2018 r. Miejsce: AmberExpo, Gdańsk www: https://incomingpoland.gda.pl
I TRAVEL INSURANCE FORUM
42 THINK MICE
Fot. THINK MICE (6)
Data: 23 października 2018 r. Miejsce: Sound Garden Hotel, Warszawa www: www.europ-assistance.pl