Luty 2018 Nr 2 (14) Cena: 18 zł (w tym 5% VAT) ISSN 2543-4497
THINK MICE W W W. T H I N K M I C E . P L
W
RLD TRAVEL SHOW
III Międzynarodowe Targi Turystyczne World Travel Show 2018 to jedno z najważniejszych wydarzeń dedykowanych branży turystycznej w Polsce. THINK EVENT NOWE OBLICZA ZAGROŻEŃ NA EVENTACH
SYLWETKA TROCHĘ KOSMITA, TROCHĘ POWAŻNY BIZNESMEN MAGAZYN BRANŻY SPOTKAŃ
RAPORT MIEJSCA SPOTKAŃ OKIEM EKSPERTÓW
OD REDAKCJI
O STOWARZYSZENIACH Z PODTEKSTEM POLITOLOGICZNYM... „Demokracja jest bardzo złym ustrojem, jednak do tej pory
W tym numerze „THINK MICE” wiele miejsca poświęcamy
nie wymyślono niczego lepszego” – tak brzmi jedno z najsłyn-
też Klubowi Agencji Eventowych. Okazje ku temu są dwie
niejszych i najczęściej cytowanych powiedzeń Winstona Chur-
– po pierwsze, mija właśnie połowa kadencji obecnych władz,
chilla. Niejednokrotnie parafrazuje się te słowa w miejsce
po drugie – wywiadem z Sebastianem Oprządkiem, prezesem
demokracji wstawiając prądy polityczne, trendy i zjawiska spo-
KAE i prezesem zarządu agencji El Padre rozpoczynamy cykl
łeczne. Ja w tym miejscu zaryzykuję i w miejsce demokracji
rozmów eksperckich z przedstawicielami agencji członkowskich
wstawię stowarzyszenia branżowe. Być może one również to
Klubu, które co miesiąc będą się ukazywały na łamach „THINK
niespecjalnie dobry wynalazek. Jednak jak do tej pory nie wymy-
MICE”.
ślono nic lepszego... Na początek spójrzmy na sprawę z nieco szerszej niż prze-
Poświęcamy tak wiele miejsca stowarzyszeniom działającym w przemyśle spotkań ponieważ to, co dzie-
mysł spotkań perspektywy. Stowarzyszenia branżowe skupiają
je się w innych branżach i gałęziach
zarówno wielkie firmy reprezentujące największe sektory
gospodarki pokazuje nam, że trudno
gospodarki, jak i osoby wykonujące jednoosobową działalność
dziś mówić o istnieniu branży, jeśli nie
gospodarczą w branżach, o których niektórzy z nas pewnie na-
ma ona swojej reprezentacji, która
wet nie słyszeli (czy wiedzieliście na przykład, że od 2014 r.
w mniejszym lub większym stopniu,
działa u nas Polskie Stowarzyszenie Groomerów, czyli psich fry-
z taką czy inną skutecznością
zjerów?). Widać więc jak na dłoni, że potrzeba zrzeszania się
zabiegałaby o jej interesy.
i wspólnego działania jest powszechna.
Oczywiście nie oznacza to, że
Przemysł spotkań nie jest tu wyjątkiem. Najstarsze stowarzy-
stowarzyszenia są tworem do-
szenie zrzeszające reprezentantów przemysłu spotkań to
skonałym. Być może nawet
Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce. Powołano je
lista ich wad jest
do życia w 1998 r., zaś kilka lat później zaczęły powstawać
dłuższa niż zalet.
kolejne – MPI Poland Chapter, Stowarzyszenie Organizatorów
Wydaje się jednak,
Incentive Travel, Klub Agencji Eventowych przy SKM SAR, Sto-
że jest z nimi dokładnie
warzyszenie Branży Eventowej, SITE Poland. Do tej listy dołą-
tak, jak ze wspomnianą demo-
czyło kolejne – GAR. Jego powstanie po raz kolejny udowadnia,
kracją – jak do tej pory nie wy-
że firmy mają potrzebę wspólnego działania, nawet jeśli, tak jak
myślono nic lepszego...
GAR, nie decydują się na powołanie formalnych struktur. Więcej o GAR piszemy w dziale „THINK DESTINATION”.
Maria Krzos
3 THINK MICE
ZDJĘCIE NA OKŁADCE: WORLD TRAVEL SHOW REDAKTOR NACZELNA Maria Krzos maria.krzos@thinkmice.pl
09
20
ZESPÓŁ REDAKCYJNY Michał Kalarus michał.kalarus@thinkmice.pl
THINK INCENTIVE 17 Razem raźniej i efektywniej 19 Ubezpieczenia turystyczne HanseMerkur
reklama@thinkmice.pl
THINK VENUE 20 Piękno w Warszawie 24 Kongresowy rok 2018 w Poznań Congress Center
DZIAŁ PRENUMERATY prenumerata@thinkmice.pl DZIAŁ GRAFICZNY Iwona Borowska Roman Borowski studio@thinkmice.pl
THINK DESTINATION 26 Siła marki terytorialnej w evencie komercyjnym
PROJECT MANAGER Anna Łukasik think@thinkmice.pl
SYLWETKA 28 Wojciech Zbroja: Trochę kosmita, trochę poważny biznesmen
Fot. Studio69.company/THINKMICE
KOREKTA Aleksandra Kwiatkowska
PRAWO 32 RODO. Jak przygotować się do zmian?
28
SEKCJA BLOGERSKA 38 Nagrody dla technologicznych innowacji w branży spotkań 39 Jak pachnie Twoja konferencja?
THINK MICE
Fot. Fotolia
NAKŁAD: 6500 egz. ZASIĘG: ogólnopolski CYKL WYDAWNICZY: miesięcznik
4
TECHNOLOGIE 33 Wielka piątka – czyli technologiczne trendy 2018 roku RAPORT 36 Miejsca spotkań okiem ekspertów
©COPYRIGHT BY MICE & MORE MEDIA GROUP
Teksty i zdjęcia publikowane w czasopiśmie nie mogą być reprodukowane bez pisemnej zgody Wydawcy. Wydawca i redakcja nie ponoszą odpowiedzialności za treść reklam i ogłoszeń.
NEWS 08 III Międzynarodowe Targi Turystyczne World Travel Show 2018 09 Forum Branży Eventowej po raz trzeci 10 Znamy szczegóły Meetings Week Poland 2018 11 SKKP stworzy kodeks dobrych praktyk RODO 11 Zmiany w zarządzie SOIT 12 Baltic for Events Forum z udziałem reprezentantów polskiej branży MICE
KAE – OKIEM EKSPERTA 16 Zwiększyć siłę przebicia
DZIAŁ REKLAMY Aleksandra Lublińska aleksandra.lublinska@thinkmice.pl
PARTNER MERYTORYCZNY (DZIAŁ PRAWNY)
13
THINK EVENT 13 Nowe oblicza zagrożeń na eventach
Ksenia Bednarek, Agnieszka Jurewicz Dorota Kaczyńska, Maciej Kompała, Monika Kowalska, Katarzyna Łabuz
DRUKARNIA TAURUS
Fot. Fotolia
Fot. THINK MICE/Michał Kalarus
MICE & MORE MEDIA GROUP THINK MICE Business Link PGE Narodowy Al. Ks. J. Poniatowskiego 1 03-901 Warszawa tel. +48 690 12 12 69 redakcja@thinkmice.pl www.thinkmice.pl www.facebook.com/thinkmice/
Fot. Materiały prasowe
THINK MICE
33
MICE W OBIEKTYWIE 41 Relacje fotograficzne z wydarzeń branżowych
1 URODZINY THINK MICE Czas: 11.01.2018 Miejsce: Szarotka, Warszawa W roli głównej: THINK MICE W pozostałych rolach: Rada Programowa, przedstawiciele branży spotkań, partnerzy urodzin, oraz twórcy „THINK MICE” Muzyka: DVJ Vlodecky Scenariusz i reżyseria: The Thinkers & Goście ☺ To była cudowna noc, która na długo pozostanie w naszych wspomnieniach. Dziękujemy, że byliście z nami! Równo rok po premierze „THINK MICE” odbyła się impreza z okazji naszych pierwszych urodzin. Tej nocy byli z nami nasi partnerzy, reklamodawcy, prenumeratorzy, współpracownicy, blogerzy. Nie mogło też zabraknąć naszej Rady Programowej, której członkowie towarzyszą nam od chwili powstawania pierwszego numeru. Urodziny stały się dla nas okazją do podsumowań, ale także do otwarcia nowego rozdziału – tego wieczora mieliśmy zaszczyt i przyjemność ogłosić, że Rada Programowa THINK MICE powiększa się o jedną osobę. Zaproszenie do jej grona przyjął Ireneusz Węgłowski, wiceprezes zarządu Orbis SA, prezes Izby Gospodarczej Hotelarstwa Polskiego. Szczególne podziękowania składamy tym, bez których nasze urodziny nie doszłyby do skutku. Partnerem strategicznym wydarzenia była Sala Ziemi (Poznań Congress Center), bawiliśmy się w „Szarotce” należącej do Grupy Warszawa. Oświetleniem, nagłośnieniem oraz obsługą multimedialną zajął się Eventroom, pyszny catering to zasługa Batidy, meble eventowe zapewnił Rent Design, scenografię Od Niechcenia, hostessy i hostów M-DUO Models, sprzęt gastronomiczny i cateringowy – Gastro Magic Service, piękne balony Perfect Event – Balonowe Dekoracje. Oprawa fotograficzna i filmowa to dzieło Moc&ArtGroup, a możliwość wykonania pamiątkowych zdjęć w fotobudce to zasługa ketti.pl. Całość wspaniale poprowadził Conrado Moreno, a o oprawę muzyczną wydarzenia zadbał DVJ Vlodecky. System rejestracji na event dostarczyło CONREGO. Serdecznie dziękujemy również pozostałym sponsorom: Hampton by Hilton Gdańsk Oliwa, Natura Mazur Hotel & Spa Warchały, ARIES Hotel & SPA i Klub Mila Zegrzynek należący do Platan Group, RejsClub.pl, EL-AL Isreal Airlines. red
5 THINK MICE
III MIĘDZYNARODOWE TARGI TURYSTYCZNE WORLD TRAVEL SHOW 2018 W dniach 19-21 października br. w Międzynarodowym Centrum Targowo-Kongresowym Ptak Warsaw Expo odbędzie się 3. edycja targów World Travel Show. Po raz pierwszy impreza poświęcona będzie nie tylko turystyce indywidualnej, ale także biznesowej. Targi World Travel Show to jedno z najważniejszych wydarzeń dedykowanych branży turystycznej w Polsce. W ich ubiegłorocznej edycji wzięło udział 502 wystawców (w tym 206 z zagranicy), którzy spotkali się z ponad 45,6 tys. zwiedzających. Cała impreza została ulokowana w czterech halach Ptak Warsaw Expo, na łącznej powierzchni ponad 92,5 tys. mkw. Celem przyświecającym organizacji targów jest promocja najnowszych trendów w sektorze turystyki – zarówno w skali krajowej, jak i międzynarodowej. – Naszym priorytetem jest kreowanie nowego standardu targów turystycznych oraz integracja branży. Ważną częścią imprezy są spotkania z podróżnikami,
CZTERY SALONY W tym roku wystawcy będą prezentować swoją ofertę w czterech salonach. W dwóch z nich – Turystyki Krajowej i Zagranicznej pojawią się m.in. reprezentanci biur podróży, destynacji, obiektów noclegowych, muzeów, szkół oraz ośrodków narciarskich, systemów rezerwacyjnych, portali podróżniczych, izb i stowarzyszeń branży turystycznej, jak również przewoźnicy, ubezpieczyciele czy podwykonawcy (oferujący atrakcje dodatkowe na wyjazdach). W kolejnym salonie – Camper & Caravan (promującym coraz popularniejszą w naszym kraju turystykę caravaningową) znajdzie się ponad 170 kamperów i przyczep. Dodatkowo podczas targów zorganizowany zostanie europejski zlot caravaningowy (spodziewanych jest ponad 1000 drużyn). Ostatnią strefę będzie stanowił Warszawski Salon Jachtowy. Zaprezentują się w nim przedstawiciele stoczni oraz firm dealerskich specjalizujących się w sprzedaży jednostek pływających. Będzie to jedyna taka okazja do zapoznania się z szeroką ofertą jachtów i łodzi żaglowych oraz motorowych.
którzy przygotowują ciekawe prelekcje i wykłady. Dzięki temu World Travel Show odwiedza tysiące poszukiwaczy podróżniczych przygód i inspiracji – powiedziała Renata Nowel, dyrektor targów World Travel Show. Zadowolony z targów jest m.in. kraj partnerski – Meksyk, dla którego udział w targach World Travel Show w charakterze partnera był jednym z filarów europejskiej kampanii promocyjnej tego kraju. – Kampania okazała się wyjątkowo skuteczna. Przyniosła Meksykowi, na rynku środkowoeuropejskim, aż 41-proc. wzrost zainteresowania jego ofertą turystyczną – mówi Patricia Eversbusch, dyrektor Mexico Tourism Board. – Targi World Travel Show stworzone przez Ptak Warsaw Expo to siła napędowa rozwoju gospodarki. To wyjątkowe wydarzenie, które ma szansę na stałe wpisać się w kalendarz branży turystycznej, ale co najważniejsze przyciąga tysiące zainteresowanych ludzi z całej Polski jak i zagranicy – powiedział prezes Polskiej Izby Turystyki Grzegorz Chmielewski.
PTAK WARSAW EXPO Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe Ptak Warsaw Expo zlokalizowane jest w podwarszawskim Nadarzynie. Posiada 143 tys. mkw. powierzchni wystawienniczej w sześciu halach, 500 tys. mkw. powierzchni zewnętrznej i 15 tys. miejsc parkingowych. Obiekt powstał z myślą o organizacji targów, kongresów, konferencji, szkoleń, imprez masowych i innych wydarzeń komercyjnych. Światowe Stowarzyszenie Przemysłu Targowego (UFI) w swoim raporcie na temat rynku targowego („World Map Of Exhibition Venues – 2017 Edition”) sklasyfikowało go na pierwszym miejscu pod względem powierzchni wystawienniczej w Polsce.
STREFA MICE Co istotne, w tym roku targi World Travel Show zostaną rozbudowane także o strefę spotkań, konferencji, wykładów i szkoleń dedykowanych branży MICE – ze szczególnym uwzględnieniem eventów oraz wyjazdów typu incentive. Chodzi o stworzenie ciekawej oferty zarówno dla organizatorów, jak i korporacyjnych oraz stowarzyszeniowych zleceniodawców wydarzeń wpisujących się w definicję turystyki biznesowej. Kolejnym przejawem wyjścia naprzeciw tej grupie odbiorców jest fakt, że z początkiem stycznia Centrum Targowo-Kongresowe Ptak Warsaw Expo zostało przyjęte do Stowarzyszenia Branży Eventowej (SBE). Członkostwo w tej organizacji pozwoliło obiektowi na włączenie się w działania mające na celu rozwoj branży spotkań oraz promocję eventów jako jednych z najskuteczniejszych działań marketingowych, przynoszących wymierne efekty biznesowe. Warto też podkreślić, że w składzie wybranego w grudniu zarządu SBE ponownie znalazła się Żaneta Berus, pełniąca w Ptak Warsaw Expo funkcję dyrektora zarządzającego.
Dzięki przestrzeni oferowanej przez Ptak Warsaw Expo Warszawa w raporcie UFI uplasowała się przed takimi miastami jak Londyn, Bruksela czy Genewa. Wydarzenia organizowane w Centrum pozytywnie wpływają też na koniunkturę na stołecznym rynku hotelowym. Victoria Rosenthal, autorka artykułu „Region Europy Środkowej z mocnymi wynikami w październiku” opublikowanego przez amerykański magazyn „Hotel Management” zauważa, że to właśnie najważniejsze imprezy odbywające się w Ptak Warsaw Expo (m.in. Warsaw Moto Show, w którym wzięło udział ok. 160 tys. gości oraz World Travel Show, które zgromadziło 45,6 tys. uczestników) pozwoliły uzyskać mocny wynik lokalnym hotelom. Doprowadziły do wzrostu średniej ceny pokoju w warszawskich hotelach o 11,5 proc. (118,90 euro).
Aleja Katowicka 62 05-830 Nadarzyn, Polska Renata Nowel, dyrektor targów World Travel Show r.nowel@warsawexpo.eu +48 507 664 389 www.worldtravelshow.pl
Fot. THINK MICE/Michał Kalarus (3)
NEWS
FORUM BRANŻY EVENTOWEJ po raz trzeci Spotkania na stoiskach, sesje networkingowe, pokazy, wykłady, dyskusja ekspercka i finał konkursu Top Event 2017. To najważniejsze elementy kolejnej edycji Forum Branży Eventowej (FBE). Impreza odbyła się 11 stycznia br. w Centrum Targowo-Kongresowym w Warszawie. W wydarzeniu wzięło udział ok. 1,7 tys. osób – realizujących i wykorzystujących eventy do komunikowania się z grupami docelowymi. W hali wystawienniczej mieli oni okazję nawiązać kontakty ze 160 dostawcami usług eventowych (m.in. reprezentantami hoteli i centrów konferencyjnych oraz firm technicznych, cateringowych, wypożyczalni sprzętu). Od samego początku organizatorzy FBE (spółka Evential) duży nacisk kładą na jego część merytoryczną, mającą ukazać eventy jako atrakcyjne i skuteczne narzędzie komunikacji z klientami, pracownikami i innymi uczestnikami rynku. Tym razem złożyło się na nią kilka sesji poświęconych m.in. najnowszym branżowym trendom, personalizacji, targetowaniu oraz wykorzystaniu nowoczesnych mediów do zwiększenia frekwencji na eventach; roli, jaką mogą odgrywać marki terytorialne w wydarzeniach komercyjnych czy temu, w jaki sposób organizować imprezy, aby zainteresować nimi kobiety. Ważnym punktem tej części była też debata ekspercka, przygotowana pod patronatem „THINK MICE”. Dotyczyła najważniejszych zasad sprawnego planowania i budżetowania eventów. W rozmowie moderowanej przez Marię Krzos, redaktor naczelną „THINK MICE” wzięli udział: Dominik Górka, dyrektor kreatywny i partner w agencji Grupa Manta; Paweł Haberka, dyrektor generalny i właściciel Power Events; Eliza Kozica, dyrektor sprzedaży zarządzająca cen-
trum eventowym Concordia Design; Mariusz Nowak, dyrektor generalny Ministry of Creativity; Nina Żukowska, założycielka Świata Eventów i właścicielka agencji New Event Story oraz Renata Taberska, marketing manager w TUiR Warta. Uczestnicy dyskusji podkreślali m.in., że ogromny wpływ na efekt końcowy każdego wydarzenia mają relacje i komunikacja między podmiotami zaangażowanymi w jego organizację. Mowa była przede wszystkim o współpracy na linii klient-agencja, ale także agencja-obiekt. Podczas debaty przypomniano m.in. o „Białej Księdze Branży Komunikacji Marketingowej”. Wypracowane w niej rozwiązania wskazywano jako przykład dobrych praktyk, których wdrożenie może się przyczynić do efektywnego planowania i budżetowania eventów, a tym samym do ostatecznego sukcesu. Tradycyjnie już FBE towarzyszył konkurs Top Event, w którym nagrodzono najlepsze realizacje z obszaru branży eventowej (w jury konkursu zasiadała Anna Łukasik, project manager „THINK MICE”). W tegorocznej edycji zwyciężył projekt Poland Business Run – odbywający się w kilku polskich miastach bieg charytatywny, angażujący pracowni-
ków firm i korporacji do pomocy innym, zgłoszony przez Fundację Poland Business Run. Drugie miejsce przypadło eventowi „Alchemia Światła 2017”. To zorganizowane przez spółkę Tauron Dystrybucja dwa pokazy świetlno-multimedialne, które w połowie września ub.r. odbyły się w Katowicach. Trzecią nagrodą jury konkursu uhonorowało organizację 41. Sesji Światowego Komitetu Dziedzictwa UNESCO w Krakowie, zgłoszoną przez Berm. – Celem Forum Branży Eventowej jest integracja branży, prezentacja poważnych i cennych treści merytorycznych oraz przedstawienie innowacyjnych i godnych rekomendacji propozycji dostawców. Dlatego nie przewidujemy wzrostu powierzchniowego i zwiększenia rozmiarów Strefy Dostawców, a jedynie planujemy nadal inwestować w podnoszenie jakości i atrakcyjności całego wydarzenia – powiedziała Agnieszka Huszczyńska, prezes spółki Evential, która jest organizatorem wydarzenia. Magazyn „THINK MICE” był patronem wydarzenia, nie mogło na nim zabraknąć również naszego stoiska, na którym w samo południe, podczas THINK MICE Happy Hour świętowaliśmy nasze urodziny. mk
9 THINK MICE
NEWS
Fot. Materiały prasowe
SITE + MPI GLOBAL FORUM – dwa stowarzyszenia, jeden program
12 THINK MICE
W połowie stycznia w Rzymie odbywała się konferencja SITE + MPI Global Forum. Event został przygotowany przez dwa międzynarodowe stowarzyszenia działające w branży MICE – Meeting Professionals International (MPI) oraz SITE Global i zastąpił organizowane do tej pory przez MPI jedno z najważniejszych europejskich spotkań o charakterze edukacyjnym, jakim był EMEC (European Meetings and Events Conference). Tematem przewodnim premierowej edycji Global Forum były „Nowe idee. Nowe kontakty. Nowe doświadczenia” („New ideas. New connections. New experiences.”). W trzydniowym programie znalazł się szereg wykładów, prelekcji i warsztatów prowadzonych przez ekspertów z obu stowarzyszeń. Poruszali oni m.in. kwestie związane ze sposobami kreowania niezapomnianych przeżyć u uczestników wydarzeń, rosnącą rolą nowych technologii, zasadnością współpracy pomiędzy organizatorami wydarzeń MICE, regułami pozwalającymi na przygotowanie dobrych wizyt studyjnych, zarządzaniem projektami czy wdrażaniem elementów CSR-owych. W ten sposób w programie uwzględniono istotne tematy, które są wspólne dla każdego ze stowarzyszeń. W imprezie wzięło udział niemal 700 przedstawicieli branży MICE z ponad 50 krajów. Większość pochodziła z Europy, ok. 30 proc. z Ameryki Północnej, reszta z pozostałych części świata. W Rzymie pojawiło się także ponad 20 gości z Polski – osób zrzeszonych zarówno w MPI Poland Club, SITE Poland, jak i w SOIT (Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel). Zainteresowanie wydarzeniem było na tyle duże, że zarówno przedstawiciele MPI, jak i SITE Global zapowiedzieli dalszą współpracę i kolejne, podobne inicjatywy. Global Event Forum odbywało się w dniach 12-14 stycznia br. mk
BALTIC FOR EVENTS FORUM z udziałem reprezentantów polskiej branży MICE W drugiej połowie kwietnia br. do estońskiego Tallina przyjedzie ponad 300 ekspertów, organizatorów oraz zleceniodawców eventów z krajów regionu Morza Bałtyckiego. Odbędzie się tam Baltic for Events Forum – największe międzynarodowe wydarzenie poświęcone branży eventowej w tej części Europy. „THINK MICE” objął tę imprezę patronatem medialnym. Forum potrwa dwa dni – od 19 do 20 kwietnia. W tym czasie zaplanowano szereg wykładów, warsztatów i dyskusji, podzielonych za każdym razem na dwa główne bloki tematyczne. Wśród prelegentów znajdą się eksperci branży spotkań z takich krajów jak Dania, Niemcy, Litwa, Łotwa, Estonia, Norwegia, Szwecja, Finlandia czy Rosja. Nie zabraknie też gości z Polski. Na scenie głos zabiorą Bartosz Bieszyński, prezes zarządu Walk Events, Maciej Ledzion, prezes zarządu endorfina events oraz Dagmara Chmielewska, dyrektor zarządzająca Stowarzyszenia Branży Eventowej. Pierwszy dzień obrad zainaugurowany zostanie dyskusją na tematy związane z wydarzeniami kulturalnymi (m.in. pozyskiwaniem sponsorów, komunikacją i promocją tego typu imprez, nawiązywaniem współpracy z przedstawicielami władz państwowych i samorządowych etc.). Część popołudniowa po-
święcona będzie z kolei wydarzeniom korporacyjnym i biznesowym. Uwaga prelegentów skupi się na nowych trendach w branży, w tym np. na eventach hybrydowych oraz aktualnych problemach i wyzwaniach, z którymi muszą mierzyć się przedstawiciele agencji z różnych krajów regionu (ROI, kwestie przetargowe, wzmaganie zaangażowania uczestników, kreatywność przygotowywanych projektów etc.). Drugi dzień forum rozpocznie się od sesji poświęconych klientom – mowa będzie o ich oczekiwaniach, wymaganiach i opiniach („Clients view”). Szczególnie ciekawie zapowiadają się tu dyskusje traktujące o błędach, jakie w ich oczach najczęściej popełniają agencje. Ostatnia część skupi się na innowacyjnych rozwiązaniach, które w najbliższym czasie mają szansę cieszyć się szczególną popularnością wśród organizatorów i zleceniodawców eventów. Poza częścią merytoryczną organizatorzy przewidzieli w programie również szereg wydarzeń towarzyszących, głównie o charakterze networkingowym (lunche, koktajle, wieczorna gala party, specjalne strefy do spotkań). Koszt udziału w Baltic for Events Forum (pełny pakiet) wynosi 230 euro. mk
Targi CONVENE i ACE of M.I.C.E. z THINK MICE W lutym odbędą się dwie ważne imprezy targowe poświęcone branży MICE. Mowa o wileńskich targach CONVENE oraz ACE of M.I.C.E. w Stambule. „THINK MICE” objął te wydarzenia patronatem medialnym. Targi CONVENE (14-15 lutego) organizowane są już po raz szósty. Celem imprezy jest popularyzacja oferty MICE z krajów regionu północno-wschodniej Europy, ze szczególnym naciskiem na państwa bałtyckie. Poza firmami z Litwy, Łotwy i Estonii wystawiają się tam również reprezentanci agencji DMC, PCO, convention bureaux, hoteli i centrów konfe-
rencyjnych ze Skandynawii, Białorusi, Rosji, Ukrainy, a także z Polski. Ubiegłoroczna edycja targów przyciągnęła 87 wystawców, którzy odbyli w sumie ok. 3,6 tys. spotkań z hosted buyersami. Z kolei ACE of M.I.C.E. (21-23 lutego) to jedyne duże wydarzenie poświęcone branży MICE, jakie organizowane jest w Turcji. Cieszy się dużym zainteresowaniem nie tylko na lokalnym, ale także międzynarodowym rynku spotkań. Poza rozmowami na hali targowej oba wydarzenia to również bogaty program sesji edukacyjnych oraz szereg wydarzeń networkingowych. mk
THINK EVENT
NOWE OBLICZA ZAGROŻEŃ NA EVENTACH
Coraz częściej mamy do czynienia z nowym rodzajem zagrożeń wywołanych celowym działaniem pojedynczych osób, tzw. samotnych wilków. To ludzie, którzy nie dostają rozkazu kiedy i jak mają przeprowadzić zamach. Często sami wpadają na taki pomysł. – Ma to związek z działalnością Państwa Islamskiego. Sympatycy ISIS funkcjonują w wielu krajach – nie tylko w Europie, ale praktycznie we wszystkich państwach tzw. cywilizacji zachodniej. Dokonują ataków, których wspólnym mianownikiem jest to, aby były jak najkrwawsze w skutkach. Chodzi o zastraszenie. Ich ofiary nie są więc powiązane z jakąś konkretną religią czy opcją polityczną – tłumaczy gen. Paweł Bielawny, CEO firmy Black Falcon, specjalizującej się w ochronie, doradztwie oraz opracowywaniu rozwiązań dotyczących bezpieczeństwa. To duże utrudnienie, ponieważ praktycznie nie ma skutecznej metody, aby takie jednostki wytropić. Służby nie są w stanie patrzeć na ręce wszystkim potencjalnie podejrzanym. Pojawia się jeszcze jeden problem. – Dzisiaj, aby przygotować zamach, nie trzeba być w tym celu nawet specjalnie wyszkolonym. Informacje dotyczące np. tego, jak doprowadzić do wybuchu czy przygotować amatorskie ładunki znajdują się w internecie. Elementy potrzebne do ich wykonania można nabyć w sklepach. Trochę wiedzy technicznej wystarczy. Nie mówiąc o tym, że zamachowcy wykorzystują też samochody, czy po prostu wpadają w tłum z nożem lub tasakiem – dodaje Paweł Bielawny.
Fot. Fotolia
TERRORYZM TO NIESTETY NIC NOWEGO. W OSTATNICH LATACH NASILIŁA SIĘ JEDNAK CZĘSTOTLIWOŚĆ ZAMACHÓW ORAZ ZMIENIŁ SIĘ SPOSÓB ICH PRZYGOTOWANIA. SPRAWIŁO TO, ŻE O ZAGROŻENIU ATAKAMI MUSZĄ MYŚLEĆ TAKŻE ORGANIZATORZY I ZLECENIODAWCY EVENTÓW. NIE TYLKO TYCH NAJWIĘKSZYCH, ALE RÓWNIEŻ STOSUNKOWO NIEWIELKICH. JAK POKAZUJE DOŚWIADCZENIE, NIEKIEDY ROBIĄ TO NIECHĘTNIE.
EVENTY POD LUPĄ To sprawia, że trudno określić miejsca, w których ryzyko ataku jest największe. Każdy cel, w którym przebywa sporo ludzi jest dla terrorystów dobry. Jak pokazuje historia, wiele ataków miało miejsce podczas dużych imprez. Wystarczy wspomnieć np. zamachy na koncercie Ariany Grande w Manchesterze czy podczas występu Eagles Of Death Metal w Paryżu. Dlatego ryzyko ich wystąpienia nie może być już kwestią obojętną agencjom eventowym. Także mniejsze wydarzenia, nawet te zamknięte, są potencjalnie zagrożone. – Często w eventach biorą udział celebryci, co zwiększa ryzyko ataku. Szczególnie, że przeważnie też nie są oni dodatkowo chronieni, przechodzi koło nich wiele osób. Nie mamy pewności, jakie każda
z nich ma zamiary, czy nie ma przy sobie broni, noża, kwasu etc. Proszę pamiętać, że przy wejściu na zamknięty event z reguły nie sprawdza się nawet torebek. Wyjątkiem są imprezy biletowane, ale w przypadku tych, gdzie okazywane są zaproszenia tego się nie praktykuje. Nie chcą tego klienci. Mówią, że ręczą za swoich gości. W praktyce doskonale wiemy, jak łatwo zdobyć zaproszenie na każdą imprezę. Niepowołane osoby mogą więc bez trudu znaleźć się w takim tłumie – tłumaczy Mariusz Nowak, CEO agencji Ministry of Creativity (pod koniec ubiegłego roku agencja ta była gospodarzem Business Mixera Klubu Agencji Eventowych (KAE) poświęconego kwestiom bezpieczeństwa na eventach; jego hasło brzmiało: „Współczesne zagrożenia imprez
13 THINK MICE
OKIEM EKSPERTA STRONA POD PATRONATEM KLUBU AGENCJI EVENTOWYCH
Fot. Materiały prasowe
ZWIĘKSZYĆ SIŁĘ PRZEBICIA Mija rok od powołania obecnego zarządu KAE. Tuż po wyborach na łamach „THINK MICE” mówiłeś, że „Klub zamierza zintensyfikować działania promujące wysokie standardy i dobre praktyki, w większym stopniu angażować się w działania edukacyjne i szkoleniowe branży, a także wspierać ciekawe inicjatywy oraz współpracować z innymi organizacjami i mediami branżowymi”. Co na przestrzeni ostatnich miesięcy działo się w każdym z tych obszarów? W Zarządzie KAE podzieliliśmy się solidarnie pracą z Agnieszką Sołtysiak i Mariuszem Nowakiem. Każde z nas odpowiada za swoje projekty. Zacznę od działań edukacyjnych. W minionym roku nawiązaliśmy współpracę z Parlamentem Studentów RP, w ramach której byliśmy partnerem Konwentu Przewodniczących Samorządów Studenckich, na którym wygłosiliśmy wykład poświęcony specyfice pracy w eventach. W planach mamy kolejne spotkania przedstawicieli agencji członkowskich ze studentami na uczelniach w całym kraju. W 2017 r. rozpoczęliśmy również współpracę z Wyższą Szkołą Turystyki i Rekreacji (Grupa Uczelni Vistula), gdzie prezentowaliśmy przykłady najlepszych kampanii event marketingowych oraz zachęcaliśmy do wzięcia udziału w projekcie See&Say. Rozmawiamy również na temat programu płatnych staży dla studentów tej uczelni i jesteśmy na etapie ostatnich uzgodnień. Zbliżony charakter ma nasz udział w Future Leaders Forum – tym razem fundujemy staże dla półfinalistów tego projektu. Do naszych aktywności adresowanych do młodych należy również wspomniany projekt See&Say realizowany przez SKM SAR, w którym KAE bierze aktywny udział. W tym roku do naszych działań dodamy m.in. partnerstwo oraz udział w międzynarodowej konferencji Baltic for Events. Pierwszy rok naszej kadencji to także kontynuacja takich projektów jak Business Mixer KAE oraz „Okrągły Stół” w nowej, rozszerzonej formule. Rok 2017 to też ciąg dalszy naszego udziału w badaniach dotyczących wynagrodzeń w branży even-
16 THINK MICE
Rozmowa z Sebastianem Oprządkiem, prezesem Klubu Agencji Eventowych przy Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR oraz prezesem zarządu agencji El Padre. towej (będących częścią większego projektu realizowanego przez SAR), oraz kolejna edycja raportu przygotowanego przez „Media&Marketing Polska” poświęconego agencjom eventowym. W ramach współpracy z tym tytułem ukaże się na jego łamach 12 artykułów autorstwa członków KAE. Uczestniczyliśmy również w projektach realizowanych przez MeetingPlanner.pl (współpraca ta będzie kontynuowana). W ramach klubu aktywnie działały również grupy robocze podejmujące tematy związane z rekrutacją pracowników oraz dumpingiem cen. Realizacją zapowiedzi dotyczącej rozszerzenia współpracy z mediami jest też ta rozmowa – otwiera ona cykl wywiadów eksperckich z przedstawicielami wszystkich agencji członkowskich KAE, które co miesiąc ukazywać się będą w „THINK MICE”. Szerokim echem w branży odbił się także projekt „Dobry Przetarg” i podpisana pod koniec ubiegłego roku „Biała Księga Branży Komunikacji Marketingowej”. Uczestniczyliśmy w nim w ramach SKM SAR, nasza grupa robocza zakończyła prace nad swoim rozdziałem księgi jako jedna z pierwszych. Po jego publikacji na stronie www.dobryprzetarg.pl okazało się, że cieszy się on bardzo dużym zainteresowaniem – liczba wejść w zakładkę z naszym rozdziałem była wyższa niż np. w zakładkę z rozdziałem dedykowanym branży PR. To jeszcze jeden dowód, jak ważnych kwestii dotyka ten dokument, szczególnie dla branży eventowej. Oczywiście, wiele w tej materii jest jeszcze do zrobienia, dlatego jako KAE chcemy kontynuować współpracę z PSML-em. Naszym celem jest na przykład organizacja szkoleń dla działów zakupów poświęconych specyfice zakupu usług eventowych. Nie dało się nie zauważyć również zacieśnienia współpracy KAE ze Stowarzyszeniem Branży Eventowej. Tak, to było jedno z założeń, jakie przyjęliśmy na początku naszej kadencji (angażowanie się we wszelkie działania promujące branżę). W minionym roku uczestniczyliśmy w takich projektach SBE jak konferencja Event Biznes czy akcja charytatywna Elfy SBE. Stowarzyszenie to zostało także jednym z sygnatariuszy „Białej Księgi”. Czy Klub Agencji Eventowych będzie się rozrastał? Takie mamy plany. Prowadzimy rozmowy z kilkoma agencjami zainteresowanymi przystąpieniem do KAE. Nasza branża boryka się z wieloma problemami. Działając wspólnie mamy większą siłę przebicia. Rozmawiała Maria Krzos
Klub Agencji Eventowych (KAE) powstał w 2012 r. przy Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR. W jego skład wchodzą wiodące agencje event marketingowe działające na polskim rynku: Allego Agency, Brave, El Padre, Em Lab, endorfina events, JETEVENTS, Ministry Of Creativity, Multi Event, My Place, Plej, Walk Events. Celem KAE jest prowadzenie i usprawnianie dialogu pomiędzy marketerami zainteresowanymi wsparciem z zakresu event marketingu a agencjami dostarczającymi takie usługi. Rolą Klubu jest również tworzenie i promowanie wysokich standardów i dobrych praktyk oraz edukacja rynku.
THINK INCENTIVE
RAZEM RAŹNIEJ I EFEKTYWNIEJ
GAR brzmi tajemniczo. Od czego to skrót? GAR powstało na początku stycznia br. jako konsorcjum organizacji działających na polskim rynku. Skrót pochodzi od nazw firm specjalizujących się w sprzedaży (GSA – General Sales Agent) oraz reprezentowaniu (Representations) zagranicznych podmiotów z branży turystycznej. Na czym polega specyfika branży, w której działają firmy należące do GAR? Nasza praca polega na promocji i w rezultacie sprzedaży ofert zagranicznych partnerów na polskim rynku agencyjnym. To oni: zagraniczne DMC, hotele, linie lotnicze, są naszymi klientami, płacą nam za wysiłek. Aby dobrze realizować zadania, musimy znać polskie biura podróży organizujące turystykę wyjazdową. Jesteśmy więc rodzajem pomostu, łączymy biznesy zagraniczne z polskimi. Dbamy o zadowolenie jednych i drugich. Z jakich powodów zdecydowaliście się Państwo na powołanie nowej organizacji? Konsorcja tworzy się, gdy cel jest wspólny dla wszystkich członków, a koszty związane z powstaniem znikome w stosunku do korzyści. Każda z firm należących do konsorcjum prowadzi działalność na swój sposób, jednakże borykamy się z tymi samymi problemami. Działając wspólnie możemy się wspierać, a problemy niwelować. Razem łatwiej jest nie tylko wypracować, ale także egzekwować ustalone standardy. Jest wiele obszarów współpracy. Koordynując plany związane z eventami, wizytami naszych partnerów w biurach podróży unikniemy ewentualnych kłopotów z frekwencją, a nasze starania będą lepiej owocowały. Niejednokrotnie nasza praca daje nam ogromną satysfakcję, ale czasami zasmuca specyficznymi problemami. Spotykamy się z przypadkami nieuczciwych kontrahentów zagranicznych, którzy wykorzystują nasze firmy do wejścia na polski rynek nie wywiązując się wobec nas ze zobowiązań finansowych. A grzechy polskich biur podróży? Zdarzają się przypadki nieetycznie postępujących polskich agentów i touroperatorów, którzy nie płacą za usługi naszym zagranicznym partnerom, przesyłają fikcyjne potwierdzenia przelewów czy nieaktywne numery kart kredytowych, co rzuca cień na całą polską branżę turystyczną i komplikuje również naszą pracę. Czasami spotykamy się z sytuacją, że płatności są w pełni wniesione, przyjeżdża grupa, ale na miejscu „domawia” usługi, za które summa summarum nie płaci. Mieliśmy już pięć takich przypadków. Okazuje się, że inni też mieli podobne, złe doświadczenia.
Fot. Materiały prasowe
Rozmowa z Barbarą Dziedzic, właścicielką firmy Travelreps, inicjatorką powstania konsorcjum GAR zrzeszającego przedstawicieli firm promujących zagraniczne firmy turystyczne w Polsce.
GAR temu zapobiegnie? Razem jest większa szansa na sukces. Postanowiliśmy, że będziemy wymieniać się takimi informacjami, chcemy się wzajemnie ostrzegać. Będzie rodzaj listy dłużników? Raczej „żółta kartka”. Musimy działać zgodnie ze standardami, zachowaniem tajemnicy służbowej i ochroną danych osobowych. Dlatego nie będziemy mówić o nazwiskach, tylko o sytuacjach i firmach. Tak samo będziemy postępować w przypadku zagranicznych partnerów. GAR zakładają firmy, które na co dzień rywalizują na rynku. Czy współpraca między konkurentami jest możliwa? Nie jesteśmy dla siebie anonimową konkurencją. Znamy się i lubimy. Wiemy, że rynek potrzebuje wielu wiarygodnych partnerów w jednym kraju. Może trudno w to uwierzyć, ale przekazuję biurom podróży namiary na klientów mojej konkurencji. Jeżeli na przykład moja firma nie reprezentuje żadnego zagranicznego partnera w Afryce Południowej, a wiem, że inny członek GAR może skorzystać z otrzymanego przeze mnie zapytania o ofertę w tym kraju, przekazuję biuru podróży namiar na konkurencję. Często otrzymujemy takie zapytania, którym jeden „rep” (od representations – red.) nie sprosta. Między nami istnieje przyjazna konkurencja. Do tego mamy wspólne cele. Nasze konsorcjum nie musi trwać wieki. Wystarczy rok, dwa, żeby udało się załatwić podstawowe sprawy. Z pierwszego spotkania wszyscy wyszli zadowoleni i uśmiechnięci, więc myślę pozytywnie o dalszych krokach.
17 THINK MICE
THINK VENUE – PROMOCJA
PIĘKNO W WARSZAWIE
20 THINK MICE
Fot. Materiały prasowe
„PIĘKNO” TO NOWA PRZESTRZEŃ EVENTOWA W STOLICY. NIEWĄTPLIWE ATUTY TEGO MIEJSCA TO LOKALIZACJA, UNIKATOWE WNĘTRZE ORAZ ZESPÓŁ, DLA KTÓREGO INDYWIDUALNE PODEJŚCIE DO KLIENTA TO ELEMENT CODZIENNEJ PRACY, A NIE TYLKO SLOGAN, KTÓRY DOBRZE BRZMI W FOLDERZE REKLAMOWYM.
Fot. Materiały prasowe (4)
„Piękno” mieści się w kamienicy zlokalizowanej przy ul. Szpitalnej 8A. To samo centrum stolicy, jednak budynek usytuowany jest w taki sposób, że wchodząc tu możemy zapomnieć o miejskim gwarze. Wcześniej mieściła się w nim restauracja „Sztuki & Sztuczki”, ale na potrzeby nowej przestrzeni obiekt przeszedł dogłębną metamorfozę, zmieniono jego charakter i rozmieszczenie poszczególnych pomieszczeń. Archtekci projektujący wnętrze „Piękna” zachowali klimat kamienicy, nadali mu jednak indywidualny charakter, który oddaje witający gości tuż przy wejściu napis mówiący o tym, że piękno to „Pozytywna właściwość estetyczna bytu wynikająca z zachowania proporcji, harmonii barw, dźwięków, stosowności, umiaru i użyteczności, odbierana przez zmysły”. Atmosferę „Piękna” podkreślają zdjęcia wiszące na ścianach. Ich autorem jest Szymon Brodziak, który podczas Festiwalu Filmowego w Cannes w 2013 r. został uznany przez FashionTV za najlepszego na świecie autora czarno-białych fotografii do kampanii reklamowych.
leń i warsztatów, imprez okolicznościowych, launchingu produktów, spotkań autorskich, sesji zdjęciowych i filmowych, posiadający odpowiednie do tego celu zaplecze techniczne. Przestrzeń „Piękna” to łącznie 400 mkw., składają się na nią dwie powierzchnie prezentacyjne, bar, strefa lounge, kuchnia, zaplecze techniczne, szatnia i toalety. Ważnym elementem jest patio (50 mkw.), które w sezonie letnim zostanie odświeżone i zaaranżowane jako dodatkowa przestrzeń eventowa. Na potrzeby organizowanych w „Pięknie” wydarzeń można wykorzystać także dziedziniec, który podlega dowolnej aranżacji. Bez problemu zmieści się na nim np. prezentowany samochód. Klienci, którzy decydują się na zewnętrzny catering mają do dyspozycji w pełni wyposażone zaplecze kuchenne. Można także skorzystać z cateringu zaproponowanego i skomponowanego przez „Piękno”, które w tej kwestii współpracuje z doświadczonymi i cenionymi warszawskimi szefami kuchni.
„PIĘKNO” I UŻYTECZNOŚĆ
Oferta obiektu jest elastyczna i skierowana do agencji eventowych, dużych i małych przedsiębiorstw, firm, korporacji, ale także do osób prywatnych, które chcą wynająć obiekt na imprezę okolicznościową. – Agencje eventowe chcemy zaprosić do stałej współpracy i oferuje-
W tej nowoczesnej, a jednak klimatycznej przestrzeni eventowej mogą odbywać się wydarzenia z udziałem nawet 300 osób. To obiekt odpowiedni do organizacji spotkań biznesowych, konferencji, wystaw i wernisaży, szko-
OFERTA „SZYTA NA MIARĘ”
21 THINK MICE
THINK VENUE – PROMOCJA PRZESTRZEŃ DLA MICE
Przeznaczenie obiektu: spotkania biznesowe, konferencje, wystawy i wernisaże, szkolenia i warsztaty, imprezy okolicznościowe, launchingi produktów, spotkania autorskie, sesje zdjęciowe i filmowe
Powierzchnia: łącznie 400 mkw. – dwie główne przestrzenie prezentacyjne, bar, strefa lounge, patio (50 mkw.), kuchnia, zaplecze techniczne, szatnia, toalety
Liczba osób: 300 (forma stojąca), 90 (forma teatralna, konferencyjna), 100 (forma zasiadana przy okrągłych stołach)
Wyposażenie: obiekt posiada całe niezbędne zaplecze techniczne do organizacji wszelkiego rodzaju spotkań
my preferencyjne warunki z obopólną korzyścią – mówi Weronika Białkowska, event manager „Piękna”. – Cieszy nas fakt, że agencje się do nas „przyzwyczajają” i wracają z nowymi klientami. Mamy nadzieję, że jest to dowód na to, że świadczymy odpowiedni poziom usług, który jest w stanie zaspokoić oczekiwania najbardziej wymagających klientów – dodaje. Zespół „Piękna” do każdego klienta
podchodzi indywidualnie, oferta zawsze jest „szyta na miarę”. Zajmuje się też kompleksową organizacją wydarzeń (aranżacją, multimediami, oprawą muzyczną i artystyczną). Taka filozofia współpracy z firmami i agencjami procentuje – po kilku miesiącach działalności na rynku eventowym „Piękno” ma już listę swoich stałych klientów i dostawców. AJ
DO KAŻDEGO WYDARZENIA PODCHODZIMY INDYWIDUALNIE
KONTAKT Piękno, ul. Szpitalna 8A/7, 00-031 Warszawa, www.piekno.com.pl +48 22 468 00 00, +48 732 960 000 +48 733 640 000, +48 732 680 000
22 THINK MICE
Weronika Białkowska, event manager Piękno, info@piekno.com.pl
Piękno to nowy obiekt na warszawskiej mapie eventowej. Jaką filozofią współpracy z klientami kieruje się zespół? Do naszych klientów podchodzimy indywidualnie. Oznacza to, że wszystkim poświęcamy dużo czasu, wsłuchujemy się w potrzeby i przedstawiamy gotowe rozwiązania, które zaspokajają ich wymagania. Agencje eventowe zapraszamy do stałej współpracy i oferujemy preferencyjne warunki z obopólną korzyścią. Chętnie gościmy u nas również bezpośrednio różnego rodzaju marki i firmy, którymi nasi doświadczeni managerowie mogą zająć się kompleksowo i według wytycznych zorganizować w ich imieniu spotkanie. Podobnie zaopiekować się możemy osobami prywatnymi, które coraz częściej zwracają się do nas z prośbą o ofertę na organizację imprezy okolicznościowej, np. urodzin, wesela, chrzcin etc. Fot. Materiały prasowe
Fot. Materiały prasowe (4)
Rozmowa z Weroniką Białkowską, event managerem „Piękna”
Gdyby miała Pani przekonać event managera do organizacji właśnie w „Pięknie” wydarzenia, to jakie trzy najważniejsze cechy obiektu mogłaby Pani wymienić? Co Was wyróżnia na tle konkurencji? Bez wątpienia naszą niepodważalną zaletą jest lokalizacja w samym centrum Warszawy, jednak z dala od zgiełku, który nierozerwalnie wiąże się z tego typu lokalizacją. Dziedziniec „Piękna” to miejsce urokliwe i zaciszne. Drugą zaletą obiektu jest jego wnętrze – nowoczesna, czysta przestrzeń z charakterem, łatwa w przystosowaniu i aranżacji, co jest szczególnie ważne przy organizowaniu różnego typu wydarzeń. Po trzecie, naszą mocną stroną jest kompleksowe podejście i realizacja eventów, czyli właśnie to indywidualne podejście, o którym wspomniałam wcześniej. Jakie cele biznesowe stoją przed „Pięknem”? Tworząc je myśleliśmy o przyszłości, o tym jak zmieniają się oczekiwania potencjalnych klientów, jaka jest ich świadomość i co zrobić, aby wyjść im naprzeciw. Zastanawialiśmy się, w którą stronę podąża i jak dynamicznie rozwija się branża eventowa. W wyniku tego stworzyliśmy ofertę miejsca, która zawiera wszystkie elementy składające się na sukces eventu. Widzimy, że tego typu nowatorskie i otwarte podejście szybko zaczyna owocować, gdyż zaledwie po kilku miesiącach działania mamy już listę swoich stałych klientów oraz dostawców. Chcielibyśmy, aby zdobyte na rynku zaufanie procentowało, a lista ta rosła nadal równie dynamicznie jak dotychczas. Pracujemy na tym, by „Piękno” stało się marką samą w sobie i miejscem, do którego każdy chce wracać i w którym czuje się wyjątkowo.
ARTYKUŁ SPONSOROWANY
KONGRESOWY ROK 2018 W POZNAŃ CONGRESS CENTER Podsumowując rok 2017 w Poznań Congress Center, rozmawiamy z Sabriną Żymierską o możliwościach PCC i zdradzamy plany na rok 2018. organizowany przez Politechnikę Warszawską oraz NATO TIGER MEET – Zlot Samolotów Wojskowych Państw NATO, który odbywać się będzie w Krzesinach. Kluczowymi punktami jesieni będą 24. Światowy Kongres Komputerowy IFIP oraz Kongres Europejskiej Federacji Towarzystw Ultrasonograficznych Euroson 2018. Ponadto od stycznia 2018 roku do portfolio obiektów MTP doszła kolejna przestrzeń Hala Widowisko-Sportowa Arena, która może pomieścić do 3500 osób. Nowy obiekt stwarza dodatkowe możliwości organizacji koncertów czy wydarzeń sportowych dla większej liczby osób.
Pani Sabrino, za nami rok pełen eventowych wrażeń w PCC. Jakie wydarzenia nazwałaby Pani kluczowymi? W 2017 roku na naszym terenie odbyło się 207 wydarzeń, w których wzięło udział 352 000 uczestników. Kluczowymi wydarzeniami były kongresy i konferencje. Wśród nich należy wymienić Kongres TOP MEDICAL TRENDS, który zgromadził 3000 uczestników, XVIII Zjazd Naukowy Polskiego Towarzystwa Diabetologicznego oraz po raz pierwszy organizowany poza Warszawą IX Kongres Kobiet, podczas którego we wrześniu spotkało się blisko 2000 kobiet i mężczyzn z całej Polski. Prócz kongresów na naszym terenie organizowaliśmy wiele koncertów, eventów oraz wydarzeń korporacyjnych. Był to bardzo intensywny rok, jednak nie zwalniamy tempa i z niecierpliwością czekamy co przyniesie następne 12 miesięcy. A co czeka nas w 2018 roku? Na pewno bardzo dużo pracy. Prócz wydarzeń organizowanych rokrocznie na terenie MTP powierzono nam techniczną obsługę sześciu międzynarodowych wydarzeń; już na wiosnę w Poznaniu będziemy gościć uczestników: 11 Congress HOPE – Kongres Nauczycieli Szpitalnych, 8th Microwave and Radar Week – Tydzień Fal Radiowych
Hala Widowisko-Sportowa Arena to na pewno nowe wyzwanie dla zespołu, co odróżnia ten obiekt od innych terenów oferowanych przez Poznań Congress Center? Arena to miejsce historyczne, miejsce spotkań poznaniaków i gości na imprezach estradowych, sportowych, imprezach dla dzieci, festynach rekreacyjnych i imprezach integracyjnych od wielu lat. Jest położona w pięknej scenerii parkowej, bliskim sąsiedztwie pływalni letniej, kortów tenisowych i torów łuczniczych, co sprawia, że jest świetnym potencjalnym obiektem sportowym. Od stycznia 2019 roku rozpocznie się renowacja obiektu, której celem jest jego modernizacja oraz dostosowanie Areny do pomieszczenia nawet do kilku tysięcy więcej gości niż dotychczas. Łatwo zaobserwować, że Poznań Congress Center coraz częściej wchodzi w rolę kompleksowego organizatora konferencji, szkoleń, spotkań biznesowych czy bankietów. Jakie usługi znajdują się w portfolio PCC? Poznań Congress Center oprócz pełnienia funkcji gestora największej bazy kongresowej w Polsce, jest także Profesjonalnym Organizatorem Kongresów i Konferencji, co w praktyce oznacza, że zajmujemy się pełną obsługą wydarzeń od momentu pozyskania wydarzenia, aż do jego zakończenia. Zakres zadań powierzonych PCC oczywiście zależy od klienta, ale rekomendujemy, aby w całości powierzyć organizację wydarzenia jednej firmie, co znacznie ułatwia jego koordynację. Swoim klientom oferujemy: obsługę rejestracji, wraz z przyjmowaniem wpłat od uczestników, wystawianie faktur, korespondencję z uczestnikami. Odpowiedzialni jesteśmy także za szatę graficzną wydarzenia, a więc stronę interne-
Fot. Fotobueno DIRECTIONS EMEA
Fot. Fotobueno SALA ZIEMI/Kongres Kobiet
tową wraz z jej aktualizacją, przygotowanie identyfikatorów, gadżetów reklamowych, ulotek, czy innych form reklamy w zależności od potrzeb. Ponadto zajmujemy się dostarczeniem cateringu, zakwaterowaniem i transportem uczestników, organizacją gal i wydarzeń towarzyszących z udziałem artystów a także zapewnieniem wycieczek po Poznaniu i okolicy.
150 000 mkw.
2000
powiązanej ze sobą powierzchni konferencyjnej, wystawienniczej i otwartej
sala widowiskowo-koncertowa na blisko 2000 osób
Czy usługi realizowane są tylko na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich? Oczywiście od wielu lat organizujemy wydarzenia poza MTP. Wśród największych projektów należy wymienić chociażby wieloletnią organizację Ogólnopolskiego Kongresu KRIO w hotelu Gołębiewski w Wiśle, czy obsługę Międzynarodowego Kongresu Badań Systemów Operacyjnych w 2016 roku na terenie Politechniki Poznańskiej. W przeszłości z dużym powodzeniem organizowaliśmy również wydarzenia w Warszawie, czy w Krakowie.
miejsc noclegowych w Poznaniu w obiektach, z których większość położona jest w pobliżu PCC
20/10 zaledwie 20 min. od Portu Lotniczego Poznań Ławica i 10 min. do Starego Miasta
2000 miejsc parkingowych
70/16 ponad 70 sal konferencyjnych o niemal nieograniczonych możliwościach aranżacji oraz 16 zróżnicowanych pod względem wielkości i charakteru pawilonów wystawienniczych
Fot. Maciej Kuszela
Pozostając przy temacie lokalizacji, czym powinniśmy kierować się wybierając miejsce, w którym zorganizujemy nasze wydarzenie? Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na dostępność komunikacyjną obiektu. Jest to bardzo ważne, zwłaszcza w przypadku organizacji wydarzeń międzynarodowych – uczestnicy powinni mieć możliwość dotrzeć do miejsca organizacji eventu w jak najkrótszym czasie oraz z minimalną liczbą przesiadek. Zależy nam przecież na komforcie uczestników, chcemy aby dotarli do celu wypoczęci, a całą podróż wspominali jak najlepiej. Ponadto należy zwrócić uwagę na możliwości dowolnej aranżacji obiektu, a więc dostosowanie miejsca do charakteru eventu oraz dostępność logistyczną. Ważnym jest, aby ekipy techniczne oraz wystawcy mieli gdzie wyładować swój sprzęt – warto sprawdzić czy jest podjazd pod główne wejście i możliwość rozładunku. Dbając o prawidłową aranżację warto dopytać, czy w obiekcie można dokonać podwieszeń, wykonać dodatkowe przyłącza prądu, czy jest zaplecze dla cateringu. Jeśli obiekt, w którym organizujemy wydarzenie nie jest obiektem komercyjnym, warto upewnić się, że możliwość montażu ekip technicznych w nocy lub wydłużenie godzin działania obiektu będzie możliwe. Rozmawiała: Maria Marcinkowska
13 000
POZNAŃ CONGRESS CENTER ul. Głogowska 14 60-734 Poznań tel: +48 61 869 2000 e-mail: pcc@mtp.pl www.pcc.mtp.pl
THINK DESTINATION
SIŁA MARKI TERYTORIALNEJ W EVENCIE KOMERCYJNYM Kluczem do dobrej współpracy marki terytorialnej i biznesu jest dobre zrozumienie potrzeb obu podmiotów. Eventy są świetnym narzędziem, które je łączy. Wyścig o nowe pomysły i niestandardowe podejście do organizacji eventów wciąż trwa. – Agencje eventowe stale muszą pracować nad tym, aby tworzyć ciekawe koncepcje i wzbogacać przekaz komunikacyjny. Szukają więc interesujących rozwiązań, które mogą zaprezentować klientowi i przekazu, który będzie prawdziwy, autentyczny – mówi Agnieszka Kuźma-Filipek, CEO Lawenda Public Relations. Odpowiedzią na te poszukiwania może być marka terytorialna, gdyż, jak przekonuje Kuźma-Filipek, generuje ona całe bogactwo możliwości, które świetnie mogą wpisywać się w wartości, które firmy chcą komunikować podczas swoich eventów. Dlatego warto zachęcać przedstawicieli jednostek terytorialnych oraz reprezentantów firm do szukania wspólnych pól współpracy przy wykorzystywaniu możliwości, jakie dają marki terytorialne w eventach komercyjnych.
POTENCJAŁ MARKI Marka terytorialna to pojęcie odnoszące się do jednostki terytorialnej, którą może być państwo, poszczególny region czy miasto. Pod terminem tym kryje się zbiór skojarzeń, odczuć i wspomnień związanych z danym miejscem. Mogą to być także doświadczenia związane z usługami czy produktami z danego terenu. Samorządy odpowiedzialne za kreowanie wizerunku danej destynacji, budując markę terytorialną kierują swoje działania do trzech grup docelowych – mieszkańców, turystów i inwestorów. Poszczególne grupy mają oczywiście często różne potrzeby, ale trzeba pamiętać o tym, że podejmowane działania muszą służyć zachęceniu ich przedstawicieli do zainteresowania się ofertą danego miasta, regionu czy państwa. – Siłą marki jest zestaw pozytywnych skojarzeń wyróżniających daną jednostkę terytorialną – mówi Agnieszka Kuźma-Filipek. Słowa te potwierdza Maria Schicht, zastępca dyrektora Sto-
KONGRES MIESZKANIOWY WE WROCŁAWIU
26 THINK MICE
Fot. Polski Związek Firm Deweloperskich
Fot. Polski Związek Firm Deweloperskich
Organizatorami wydarzenia, w którym udział wzięło ponad 700 osób, byli Polski Związek Firm Deweloperskich oraz Szkoła Główna Handlowa. Spotkanie odbyło się w Centrum Kongresowym przy Hali Stulecia we Wrocławiu, natomiast wieczorna gala zorganizowana została w nowo otwartym Muzeum Sztuki Współczesnej. W gali wzięło udział prawie 300 gości, którzy uczestniczyli w nocnym zwiedzaniu ekspozycji muzeum obejmującym m.in. kolekcję Andy’ego Warhola oraz Wilhelma Sasnala. W ramach współpracy z wrocławską instytucją kultury Polski Związek Firm Deweloperskich objął patronatem i sfinansował renowację znajdującego się w archiwach muzeum XVII-wiecznego zabytku. Sztambuch wrocławskich czeladników murarskich i kamieniarskich to jedyny wrocławski sztambuch cechowy, który przetrwał do naszych czasów. Był prowadzony od 1618 do 1911 r. i zawiera wpisy mistrzów i czeladników, rachunki dotyczące przyjętych darowizn, informacje o zakupach, relacje z wydarzeń oraz kolorowe miniatury. Zleceniodawca: Polski Związek Firm Deweloperskich i Szkoła Główna Handlowa Organizator: konsorcjum agencji Creative Answer i CreativeHarder Miejsce: Hala Stulecia, Wrocław Data: 6 października 2016 r.
łecznego Biura Turystyki, która zauważa, że marka miejsca niesie ze sobą konkretny zestaw wartości, który jest postrzegany przez potencjalnych i obecnych użytkowników jako unikalny. – Wzrost rangi miast w rozwoju współczesnego świata i ich rywalizacja, np. o inwestycje czy duże międzynarodowe wydarzenia, powodują wzrost znaczenia marek i brandingu terytorialnego. Przy założeniu, że oferta turystyczna czy inwestycyjna w różnych miastach jest na zbliżonym poziomie, to marki wyraziste przyciągają turystów, nowe talenty czy inwestorów, a także przyczyniają się do zwiększenia satysfakcji i zadowolenia mieszkańców z życia w mieście. Marka miejsca pełni więc rolę integracyjną, komunikującą wartości i spajającą społeczność – przekonuje Maria Schicht.
WARUNEK DOBREJ WSPÓŁPRACY Kluczem do pomyślnej współpracy marki terytorialnej i biznesu jest dobre zrozumienie potrzeb obu podmiotów. – Część celów jednostek terytorialnych i samorządowych oraz biznesu jest wspólna. Można więc je wspólnie wykorzystywać realizując świetne, zapadające w pamięć eventy komercyjne. Moim zdaniem eventy są doskonałym narzędziem, które łączy potrzeby obu stron – przekonuje Agnieszka Kuźma-Filipek. Sposób, w jaki samorząd terytorialny może współpracować z organizatorami eventów komercyjnych da się zaobserwować na przykładzie stolicy, która z racji swojego położenia, infrastruktury hotelowej, konferencyjnej, targowej, silnego zaplecza naukowego i systematycznie budowanej marki miejsca jest głównym punktem na mapie eventowej naszego kraju. Lokalny samorząd wspiera organizatorów wydarzeń głównie poprzez Warszawską Organizację Turystyczną i jej dział – Warsaw Convention Bureau. – Warsaw Convention Bu-
ARTYKUŁ SPONSOROWANY
Ubezpieczenia turystyczne HanseMerkur Nieszczęśliwy wypadek, choroba, kradzież – to tylko niektóre z powodów, dla których warto wykupić ubezpieczenie turystyczne. Bo chociaż większości z nas podróżowanie kojarzy się głównie z przyjemnością, to niestety istnieje wiele czynników, które mogą ten miły czas zakłócić.
Poczucie bezpieczeństwa jest jedną z podstawowych potrzeb ludzkich. Dlaczego więc nie zagwarantować sobie odpowiedniej ochrony w czasie wyjazdu? Do zasadności takiego działania nie trzeba chyba nikogo przekonywać. Pozostaje wybrać odpowiedni pakiet, dopasowany do własnych potrzeb. Ciekawą ofertę w tym zakresie posiada HanseMerkur – drugi największy ubezpieczyciel turystyczny w Niemczech. Skierowana jest ona zarówno do klientów indywidualnych, jak i firmowych (biura podróży, organizatorzy turystyki). Aktualnie firma poszukuje partnerów do współpracy.
LATA DOŚWIADCZENIA HanseMerkur to przedsiębiorstwo z wieloletnią tradycją. Jego początki sięgają 1875 r. i pierwotnie związane były z ubezpieczeniami zdrowotnymi. Ponad 2,5 roku temu – z początkiem sierpnia 2015 r. – firma oficjalnie rozpoczęła działalność w Polsce. Przygotowano wtedy ofertę ubezpieczeń podróżnych dedykowanych naszemu rynkowi. Skierowana jest ona do klientów indywidualnych, biur podróży, jak i do organizatorów turystyki. Co istotne, oprócz pakietów stricte turystycznych HanseMerkur oferuje również gwarancje ubezpieczeniowe – dla pośredników i organizatorów turystyki. – Współpraca z HanseMerkur odbywa się na zasadach partnerskich, a jej warunki są bardzo atrakcyjne. Za pośredniczenie w sprzedaży produktów ubezpieczeniowych proponowane są konkurencyjne stawki prowizji stałej oraz kilka dodatkowych form wynagrodzenia – mówi Renata Łątka, operations manager w HanseMerkur.
SZEROKI WYBÓR W portfolio produktowym HanseMerkur znajdują się obecnie cztery rodzaje pakietów ubezpieczeniowych: I kompleksowe z kosztami leczenia, NNW, ubezpieczeniem bagażu, Assistance, OC (tylko w pakiecie
Premium) oraz z ubezpieczeniem odwołania lub/i przerwania podróży, I kompleksowe z kosztami leczenia, NNW, ubezpieczeniem bagażu, Assistance, OC (tylko w pakiecie Premium) bez ubezpieczenia odwołania lub/i przerwania podróży, I ubezpieczenie kosztów odwołania lub/i przerwania podróży, I pakiet Narty-Sport. Każdy z nich występuje w trzech wariantach jakościowych: podstawowym (jego wyznacznikiem jest niska cena oraz dopasowane do niej, wyważone produkty i świadczenia), komfortowym (który charakteryzuje najlepszy stosunek ceny do jakości oferowanych produktów) oraz premium (produkty ubezpieczeniowe dla najbardziej wymagających, w dalszym ciągu w przystępnej cenie). Istnieje możliwość sprzedaży polis dla osób indywidualnych, rodzin (do dwóch osób dorosłych z maksymalnie piątką dzieci) oraz grup (minimum 10 osób). Za każdym razem w dwóch zakresach geograficznych (Europa i świat).
na inne formy wsparcia, związane m.in. z działaniami marketingowymi. – Aktualnie naszym głównym kanałem dystrybucji są biura podróży, organizatorzy turystyczni oraz linie lotnicze. To na nich skupiamy swoją uwagę poprzez działania wspierające ich w procesach sprzedaży oraz w aktywnościach marketingowych. Z pewnością nasz model współpracy wyróżnia wysokie wynagrodzenie – sięgające nawet 30 proc. prowizji podstawowej. Między innymi z tego powodu warto się z nami skontaktować – mówi Renata Łątka. HanseMerkur proponuje organizatorom turystyki nie tylko ofertę dotyczącą ubezpieczeń obowiązkowych, ale także szereg pakietów fakultatywnych. – Przy odpowiedniej skali produkty te mogą być „uszyte na miarę” potrzeb organizatora, z czego jesteśmy dobrze znani na naszym rodzimym rynku – dodaje Renata Łątka. MK biurapodrozy@hansemerkur.pl Tel. 22 890 78 40
PARTNERZY POSZUKIWANI Szczegółowa oferta ubezpieczeń i warunków dostępna jest na stronie www.hansemerkur.pl – w strefie agenta (po uprzednim zalogowaniu). Prosty system umożliwia dokonywanie szybkich i sprawnych rezer wacji online. Poza tym każdy partner może liczyć na indywidualne szkolenie, prowadzone w siedzibie swojej firmy. HanseMerkur udostępnia również linki sprzedażowe, których implementacja na własnej stronie internetowej pozwala na zwiększenie sprzedaży. Sporym ułatwieniem w procesie sprzedaży jest również dostępność produktów ubezpieczyciela w jednym z naj bardziej znanych systemów rezerwacyjnych MerlinX. W trakcie trwania współpracy partner może liczyć też
Więcej informacji: https://hansemerkur.pl/pl/dla-partnerow/zalety-wspolpracy
28
THINK MICE
Fot. Studio69.company/THINKMICE
SYLWETKA
TROCHĘ KOSMITA, TROCHĘ POWAŻNY BIZNESMEN CHOĆ WOJTEK ZBROJA SAM PRZYZNAJE, ŻE KIEDY BYŁ NASTOLATKIEM NIE RAZ I NIE DWA ZDARZAŁO MU SIĘ WAGAROWAĆ, WYDAJE SIĘ, ŻE – MÓWIĄC NIECO GÓRNOLOTNIE – W SZKOLE ŻYCIA JEST PILNYM UCZNIEM. NA DODATEK TAKIM, KTÓRY WYKAZUJE TALENT DO WIELU PRZEDMIOTÓW. Na początek garść informacji zza kulis. Na wywiad z Wojciechem Zbroją, prezesem i założycielem firm Rent Design i Od Niechcenia umówiliśmy się w siedzibie Renta mieszczącej się przy ul. Działkowej w Warszawie. Zlokalizowana jest tu zarówno część biurowa firmy, jak i magazyn, mieszczący – bagatela – ok. 26 tys. mebli eventowych i elementów do aranżowania przestrzeni. Warto przy tym zaznaczyć, że rozróżnienie na część magazynową i biurową jest trochę na wyrost. Przestrzeń została zaaranżowana w ten sposób, że biura, zaplecze logistyczne, socjalne i szkoleniowe firmy stanowią spójną całość. Do stworzenia części z nich wykorzystano gigantyczne kontenery używane do frachtu morskiego, którym nadano zupełnie inne funkcje. – Siedzimy w tej chwili w moim biurze, które powstało z półtora kontenera – mówi Wojtek Zbroja. – Pod nami są dwa kolejne, w których mamy dział logistyczny, kuchnię i salę szkoleniową. W pozostałych trzech mieści się nasza „ledownia”, czyli miejsce, w którym magazynowane są meble ledowe. W kolejnych kontenerach mamy warsztat, pracownię małych napraw oraz miejsce, w którym składujemy meble uszkodzone na eventach i czekające na wysłanie do naprawy. Pozostałe dwa zostały zaadaptowane na „socjal” dla pracowników (kuchnię, magazynek, szatnię i sypialnię) – tłumaczy. Taki sposób zagospodarowania przestrzeni nie jest jednak jedynym elementem, który wyróżnia siedzibę Renta. Oprócz tego to prawdopodobnie jeden z najbardziej estetycznych magazynów, jakie mieliśmy szansę oglądać. I myli się ten, kto przypuszcza, że miejsce, w którym znajduje się 26 tys. mebli może być nieco... zagracone. Nic z tych rzeczy. Magazyn Renta to tzw. magazyn wysokiego składowania, w którym praca odbywa się za pomocą wózka wysokościowego. – Przeprowadzka tutaj była dla nas sporym przedsięwzięciem organizacyjno-logistycznym i nie chodzi tu tylko o poukładanie mebli na regałach. Równolegle przeorganizowaliśmy bowiem strukturę firmy, która dziś składa się z pięciu działów, a kolejny jest w trakcie tworzenia. Zmieniliśmy też sposób zarządzania – mówi Wojciech Zbroja. Do swojej nowej siedziby Rent Design przeprowadził się w kwietniu 2017 r. Firma powstała na przełomie 2010/2011 r. Dziś to jedna z naj-
większych wypożyczalni mebli eventowych i elementów do aranżowania przestrzeni w Polsce (a być może nawet największa). I pomyśleć, że pierwsze zamówienia jej założyciel realizował za pomocą kombi i podpiętej do niego przyczepki. Wiele się od tego czasu zmieniło...
Lekcja historii Droga zawodowa Wojtka Zbroi rozpoczęła się, gdy był on na drugim roku studiów. Wtedy zaczął pracować jako asystent fotografa w studio prowadzonym przez swojego brata Wiktora. Jego zadaniem było m.in. przygotowywanie sprzętu do sesji, ale też bycie osobą od przysłowiowego „przynieś, podaj, pozamiataj” – i to w sensie dosłownym. – Codziennie zamiatałem, a potem przecierałem na mokro ok. 400-600 mkw. powierzchni. Śmiałem się kiedyś, że gdyby to podsumować to okazałoby się, że zamiotłem całą Warszawę. Nigdy później nie myłem też tylu szklanek, nie wstawiałem tak często zmywarki, nie parzyłem takiej liczby kaw jak w czasach, gdy pracowałem na studiach. Ale też nigdy nie ustawiałem już tylu lamp, aparatów. Nie wywołałem tylu polaroidów – wspomina. Szybko okazało się, że praca asystenta była na tyle fascynująca, że zepchnęła na dalszy plan studia. Składały się na nią bowiem nie tylko powtarzalne, schematyczne czynności. Studio Wiktora Zbroi było jednym z największych w Polsce, a swoje sesje organizowały tu czołowe polskie magazyny. Nie brakowało też sesji do kampanii reklamowych. Bycie asystentem wiązało się więc na przykład z możliwością poznawania najlepszych fachowców w branży i ludzi z pierwszych stron gazet, którzy stawali przed obiektywami ich aparatów. Do tego, że praca w studio tak szybko wciągnęła Wojtka Zbroję na pewno przyczynił się też fakt, że okazał się w niej po prostu dobry. Zajęcie to dawało mu również możliwość częstych wyjazdów na sesje odbywające się zagranicą. – W tamtym czasie miałem okazję być w Brazylii, kilkanaście razy w Hiszpanii, Walii, Portugalii, Grecji, także w Tajlandii, gdzie podczas jednego z moich ostatnich wyjazdów w roli asystenta poznałem moją partnerkę Martę. Zaczęło się od tego, że się po prostu zakumplowaliśmy. Wkrótce po powrocie
29 THINK MICE
Fot. Fotolia
WIELKA PIĄTKA – czyli technologiczne trendy 2018 roku POCZĄTEK ROKU TO DOBRA OKAZJA, ABY ZASTANOWIĆ SIĘ NAD TYM, KTÓRE SPOŚRÓD TECHNOLOGICZNYCH TRENDÓW W NAJBLIŻSZYCH MIESIĄCACH MAJĄ SZANSĘ CIESZYĆ SIĘ NAJWIĘKSZĄ POPULARNOŚCIĄ. Poniżej zamieściliśmy informacje o pięciu technologicznych trendach i rozwiązaniach, których zastosowanie w przemyśle spotkań będzie rosło. To nasz subiektywny wybór, sporządzony na podstawie przeglądu raportów, opracowań i opinii eksperckich. Rosnącą popularność części z tych propozycji obserwujemy już od jakiegoś czasu. Nie pojawiły się znikąd i wiele wskazuje na to, że zagoszczą w branży na dłużej.
CHATBOT – WIRTUALNY ASYSTENT I DORADCA To właśnie jedna z tych technologii, która jest obecna na rynku już od dłuższego czasu. Początkowo miała dosyć ograniczone możliwości, ciągłe ulepszenia oprogramowania sprawiły jednak, że w ostatnim czasie narzędzia tego typu zyskują na popularności. Mówiąc w największym skrócie, celem chatbotów jest wywołanie
na rozmówcach wrażenia, że prowadzą konwersację z żywą osobą. W rzeczywistości zastępuje ją program bazujący na sztucznej inteligencji (artificial intelligence, AI), składający się z szeregu algorytmów odpowiadających za dobieranie właściwych odpowiedzi i wszystkie działania związane z podtrzymaniem rozmowy. W branży MICE chatboty wykorzystywane są bardzo chętnie zarówno przy organizacji konferencji i kongresów, jak i różnego rodzaju eventów. Ich uczestnicy mogą korzystać z usług wirtualnego doradcy już nie tylko poprzez przeglądarkę internetową, ale także wysyłając SMS-y, zadając pytania przez Messengera etc. W ten sposób uzyskują wszystkie niezbędne informacje dotyczące m.in. trasy dojazdu, przebiegu eventu, harmonogramu sesji edukacyjnych oraz ich lokalizacji, dodatkowych atrakcji przewidzianych w programie, dostępu do Wi-Fi, przerw kawowych etc. O tym, że chat-
boty na dobre zagościły w przemyśle spotkań najlepiej świadczy fakt, że podczas ubiegłorocznych targów IBTM World w Barcelonie specjalizująca się w dostarczaniu tego typu rozwiązań firma Sciensio zdobyła prestiżową nagrodę „2017 Tech Watch Award” (wyróżniono stworzoną przez nią aplikację Concierge Eventbot). Za jeden z wiodących trendów technologicznych w branży MICE w tym roku chatboty uznali także autorzy raportu „2018 Meetings & Events Future Trends” przygotowanego przez CWT Meetings & Events (część Carlson Wagonlit Travel) oraz Corbin Ball, właściciel firmy Corbin Ball & Co., niezależny konsultant specjalizujący się w zastosowaniu nowych technologii w sektorze MICE. W przygotowanym przez niego zestawieniu „Eight Meetings Tech Trends to Watch for 2018” znalazły się one na jednej z czołowych pozycji. Poza wspomnianą już firmą Sciensio, wymienia on również kil-
33 THINK MICE
RAPORT
MIEJSCA SPOTKAŃ OKIEM EKSPERTÓW Twórcy raportu „Meeting room of the future. Predict. Create. Shape” prognozują zmiany, jakie nastąpią w przyszłości w branży spotkań. Przepytując blisko 180 organizatorów z czterech kontynentów i zestawiając wyniki badań z tymi z 2016 r., próbują odnaleźć klucz do przestrzeni, która będzie nie tylko miejscem spotkań, ale również poprawi ich jakość.
36 THINK MICE
Oczekiwania dotyczące spotkań nie tyle zmieniają się w stosunku do lat ubiegłych, co poszerzają o kolejne elementy. Do niedawna skupiano się przede wszystkim na aspekcie edukacyjnym i networkingu. Tymczasem już w minionym roku znacznie zwiększono nacisk na takie elementy, jak okazje do pozyskiwania sponsorów i kreowanie wyjątkowych wspomnień i doświadczeń u audytorium. Środkiem do celu ma być wprowadzenie większej interakcji uczestników i niecodzienne działania. Z tym wiąże się zmiana formuły spotkań z tych przypominających klasyczne wykłady czy prelekcje na sesje kreatywne, determinujące interakcję między gośćmi. Osoby planujące spotkania zauważają tendencję do zwracania uwagi na indywidualne potrzeby i chęci rozwoju uczestników. Podpowiadają też, jak osiągnąć cel.
również mogą ich zaangażować poprzez interaktywne funkcje. Ważnym elementem jest także wyjście poza ramy miejsca, w którym spotkanie się odbywa, choćby poprzez livestream. W ten sposób nie uzależniamy swojego spotkania jedynie od audytorium zgromadzonego na sali i nie ograniczamy jego przestrzeni tylko do konkretnego miejsca. Warto również pomyśleć o wykorzystaniu technologii typu AR (agumented reality) lub VR (virtual reality), dzięki której uczestnicy spotkania prawie na własnej skórze będą mogli poczuć to, co chcemy im zaprezentować. Jedna piąta meeting plannerów przepytanych w trakcie badania oczekuje w ciągu najbliższych pięciu lat zwiększonej presji dotyczącej zaadaptowania
UJARZMIĆ NOWOCZESNE TECHNOLOGIE
CECHY VENUE, KTÓRE BĘDĄ MIAŁY ISTOTNE ZNACZENIE W NADCHODZĄCYCH PIĘCIU LATACH
Zaakceptować wszechobecny dostęp do świata zewnętrznego i wygospodarować w programie spotkania czas na to, by uczestnicy mogli swobodnie do niego zajrzeć lub skomunikować się ze sobą nawzajem. Takie rozwiązanie podsuwają ankietowani. W tym celu należy zadbać o specjalną, otwartą przestrzeń, w której goście będą mogli swobodnie skorzystać ze swojego laptopa, wymienić się uwagami z innymi czy posurfować w internecie. Kolejnym krokiem jest zaprzęgnięcie nowoczesnej technologii w służbę naszego wydarzenia. Chodzi tu m.in. o dedykowane spotkaniu aplikacje, które nie tylko pomogą nam w zorganizowaniu dużej grupy uczestników, ale
najświeższej i najnowocześniejszej technologii na potrzeby spotkań.
LESS IS MORE Z kolei 28 proc. meeting plannerów wskazało, że w ciągu ostatnich lat oczekiwania względem nich wzrosły przy jednoczesnym zmniejszeniu się budżetów. To oznacza, że organizatorzy spotkań oczekują większego zaangażowania i jak najdokładniejszych wyliczeń związanych z rentownością (ROI), oferując mniejszy budżet. Niewielka część ankietowanych (15 proc.) upatruje w tym również zmiany formatu spotkań na częstsze, ale mniejsze. Ma to wpłynąć na zmniejszenie czasu spędzanego przez pracowników poza biurem. Nie ulega za to wątpliwości, że same spotka-
2017 2016
dostęp do technologii interaktywnych
elastyczność przestrzeni
80% 86%
53% 48%
przestrzeń do networkingu w bliskim sąsiedztwie miejsca spotkania (sali konferencyjnej etc.)
34% 35%
możliwość poznawania przez uczestników kultury lokalnej i regionalnej
31%
oferta gastronomiczna
30% 28%
dostęp do doświadczeń związanych z miejscem pobytu (local area experiences)
30% 24%
dostępność aktywności team buildingowych
15% 15%
inne
7% 8%
MICE W OBIEKTYWIE FORUM BRANŻY EVENTOWEJ Data: 11 stycznia 2018 r. Miejsce: Warszawa, Centrum Targowo-Kongresowe www: http://forumbranzyeventowej.pl
41 THINK MICE
MICE W OBIEKTYWIE WIELKIE OTWARCIE HOTELU HAMPTON BY HILTON GDAŃSK OLIWA
Fot. THINK MICE/Michał Kalarus (5)
Data: 17 stycznia 2018 r. Miejsce: Gdańsk, Hampton by Hilton Gdańsk Oliwa www: www.hampton.com
Perfect Event Balonowe Dekoracje tel. 604 606 366 www.balonowedekoracje.pl
DEKORACJE BALONOWE TWOJEGO EVENTU obsługa balonowa imprezy: pompowanie, rozdawanie balonów z helem/powietrzem wypuszczenie z siatki balonów napełnionych helem/powietrzem figury przestrzenne balonowe – dowolny kształt i rozmiar bramy balonowe, kolumny, sufit w balonach, organiczne kształty balony z nadrukiem
42 THINK MICE
THINK MICE
#MUST HAVE #THINK ABOUT IT NOWY MAGAZYN BRANŻY MICE
prenumerata@thinkmice.pl
www.thinkmice.pl
www.facebook.com/thinkmice