THINK MICE maj 2017 by THINK MICE

Maj 2017 Nr 5 (5) Cena: 13,90 zł (w tym 5% VAT) ISSN 2543-4497

THINK MICE W W W. T H I N K M I C E . P L

ICC SYDNEY Wielofunkcyjność, innowacyjność, rozmach oraz znakomita lokalizacja i nowoczesny design. Tymi cechami chwali się nowo otwarte centrum targowo-konferencyjne w Sydney. THINK VENUE EVENTY W HOTELACH HILTON WORLDWIDE

SYLWETKA COLJA DAMS: LUDZI TRZEBA ZACHWYCIĆ MAGAZYN BRANŻY SPOTKAŃ

RAPORT POLSKIE CONVENTION BUREAUX

OD REDAKCJI

DWA ŚWIATY Trudno o bardziej skomplikowane relacje niż te, które panują w Polsce (choć pewnie nie tylko) między sektorem publicznym a prywatnym. Po jednej stronie mamy przedsiębiorców, których codzienna praca w dużej mierze polega na poszukiwaniu nowych rozwiązań, bieżącym reagowaniu na zmieniające się potrzeby rynku, przełamywaniu schematów, no i na szybkości – bo jeśli nie zrobią czegoś dziś, jutro część ich klientów pójdzie do kogoś innego. Z drugiej strony są urzędy – mające własne terminy, procedury, pilnujące tego, by sprawy toczyły się w określonych ramach, bez których – jeśli na to spojrzeć chłodnym okiem – też nie da się funkcjonować. Wydawać by się mogło, że taka sytuacja to gotowe pole do konfliktu – i niejednokrotnie tak właśnie to wygląda. W majowym numerze „THINK MICE” piszemy o relacjach między branżą eventową a urzędami. Tym, co rzuca się w oczy jest fakt, że każda ze stron patrzy na tę kwestię z nieco innej perspektywy. Eventowcy mówią o swoich codziennych kontaktach z urzędami – o załatwianiu pozwoleń, czasochłonnych procedurach, niejasnych przepisach, „papierologii”. Urzędy patrzą na branżę eventową przede wszystkim przez pryzmat kontaktów z firmami, które realizują na ich zlecenie wydarzenia. Mniej jest opinii dotyczących tego, jak relacje na linii eventowiec-urzędnik przebiegają w sytuacji, kiedy ten pierwszy musi po prostu w urzędzie coś załatwić. Fakt, pytaliśmy o tę kwestię biura prasowe. Może odpowiedzi udzielane bezpośrednio przez samych urzędników wyglądałaby nieco inaczej? Z drugiej strony jednak wiemy, że pracownicy biur prasowych na pytania dziennikarzy nie odpowiadają samodzielnie – często są po prostu pośrednikami, którzy przekazują to, co przygotowali pracownicy merytoryczni. Być może więc fakt, że dostaliśmy takie, a nie inne odpowiedzi świadczy po prostu o tym, że świadomość istnienia naszej branży i jej potrzeb w urzędach jest bardzo mała? Tym bardziej więc cieszy fakt, że jeśli już ona „zaistnieje” – pozostawia po sobie dobre wrażenie. Urzędy raczej sobie chwalą współpracę z firmami, które dla nich pracują. Z drugiej strony sami eventowcy mówiąc o swoich kontaktach z publicznymi instytucjami też podkreślają, że w wielu sytuacjach mogą liczyć na ich życzliwość, „otwartą głowę” zwykłych urzędników, chęć pomocy. Nasz tekst, w którym piszemy o relacjach tych dwóch światów zatytułowaliśmy „Skazani na współpracę”. Być może jednak ta „odsiadka” wcale nie musi być nieprzyjemna? Ten numer „THINK MICE” to także raport dotyczący polskich convention bureaux – one również w dużej części są urzędami, ale bardzo specyficznymi. Jeżeli „zwykłe” urzędy i przedsiębiorcy to dwa różne światy, to convention są takimi miejscami, które te dwa światy łączą. W naszym raporcie piszemy o zasadach na jakich funkcjonują, celach ich działania, źródłach finansowania etc. Brzmi poważnie? Poszukującym chwili wytchnienia polecamy m.in. sylwetkę Colji Damsa i historię firmy, która przeszła z ojca na syna. Koniecznie przeczytajcie też blog Roba Davidsona, który z przymrużeniem oka szuka odpowiedzi na pytanie, czy konferencje i kongresy czynią ludzi grubszymi… Zapraszamy! Maria Krzos

3 THINK MICE

ZDJĘCIE NA OKŁADCE COVER PHOTO: ICC SYDNEY REDAKTOR NACZELNA Maria Krzos maria.krzos@thinkmice.pl

Fot. Materiały prasowe

ZESPÓŁ REDAKCYJNY Michał Kalarus michał.kalarus@thinkmice.pl

DZIAŁ GRAFICZNY Iwona Borowska Roman Borowski studio@thinkmice.pl

THINK VENUE ICC Sydney Eventy w hotelach Hilton Worldwide Skarb dla zuchwałych Czas uporządkowywania

THINK DESTINATION 23 Lwów buduje swoją markę 25 Turystyka biznesowa odgrywa ważną rolę w strategii Lwowa 26 Miasta łączą siły, żeby pozyskać MICE

PROJECT MANAGER Anna Łukasik think@thinkmice.pl KOREKTA Agnieszka Jurewicz

SYLWETKA 28 Jeżeli chce się ludzi przekonać, trzeba ich zachwycić

Fot. Materiały prasowe

DRUKARNIA TAURUS

©COPYRIGHT BY MICE & MORE MEDIA GROUP

PRAWO 32 Odpowiedzialność organizatora eventu za szkodę

RAPORT 33 Polskie convention bureaux

SEKCJA BLOGERSKA 38 Dziesięć sposobów na to, jak zaoszczędzić na technologii eventowej 39 Czy konferencje i kongresy czynią ludzi grubszymi?

Fot. Fotolia

NAKŁAD: 6500 egz. ZASIĘG: ogólnopolski CYKL WYDAWNICZY: miesięcznik

THINK MICE

NEWS Technologiczny IMEX Szósty raz pobiegną dla potrzebujących Warszawa wprowadziła bilet konferencyjny Zmiany w SKKP 8. Konferencja Inwestycji Hotelowych Plej organizuje World Corporate Golf Challenge 08 Edukacja na The Meetings Show 08 Warszawska konferencja ACTE

15 16 19 20

DZIAŁ PRENUMERATY prenumerata@thinkmice.pl

06 06 07 07 07 08

THINK INCENTIVE 12 Podążamy w kierunku incentive marketingu

DZIAŁ REKLAMY reklama@thinkmice.pl

Teksty i zdjęcia publikowane w czasopiśmie nie mogą być reprodukowane bez pisemnej zgody Wydawcy. Wydawca i redakcja nie ponoszą odpowiedzialności za treść reklam i ogłoszeń.

THINK EVENT 09 Skazani na współpracę

Ksenia Bednarek, Maciej Kompała, Monika Kowalska, Katarzyna Łabuz

PARTNER MERYTORYCZNY (DZIAŁ PRAWNY)

Fot. Materiały prasowe

MICE & MORE MEDIA GROUP THINK MICE Business Link PGE Narodowy Al. Ks. J. Poniatowskiego 1 03-901 Warszawa tel. +48 690 12 12 69 redakcja@thinkmice.pl www.thinkmice.pl www.facebook.com/thinkmice/

Fot. Fotolia

THINK MICE

MICE W OBIEKTYWIE 40 Relacje fotograﬁczne z wydarzeń branżowych

NEWS

Fot. Materiały prasowe

Na polu golfowym Sobienie Królewskie Golf & Country Club odbędzie się trzecia edycja turnieju „Plej WCGC Poland 2017”. World Corporate Golf Challenge (WCGC) to międzynarodowy korporacyjny turniej golfowy, w którym biorą udział przedsiębiorcy oraz menedżerowie. Uczestniczące w nim drużyny reprezentują jednocześnie firmy oraz kraje, z których pochodzą. Nagrodą w polskiej edycji (odbywającej się już po raz trzeci) jest udział w światowym finale WCGC. Agencja Plej jest sponsorem tytularnym i organizatorem wydarzenia. Odpowiada za realizację całej imprezy i towarzyszących jej atrakcji. Do jej obowiązków należy także pozyskanie i współpraca ze sponsorami oraz patronami medialnymi, promocja turnieju, działania media relations oraz rejestracja drużyn i kontakt z zawodnikami. Turniej zostanie rozegrany 9 i 10 czerwca. Towarzysząca mu wieczorna gala odbędzie się 9 czerwca w Reducie Banku Polskiego. Ambasadorem „Plej WCGC Poland 2017” jest Mateusz Kusznierewicz. Magazyn „THINK MICE” objął wydarzenie patronatem medialnym. mk

Preferencje klientów biznesowych korzystających z usług hotelowych cały czas ewoluują. Zachodzącym na tym rynku zmianom oraz temu, jak na nie reagować poświęcona była konferencja ACTE Poland (Association of Corporate Travel Executives). W czasie spotkania mówiono również o nowych trendach w branży, w tym o technologiach ułatwiających m.in. sposób dokonywania rezerwacji. Konferencja odbyła się 28 marca w hotelu The Westin Warsaw w Warszawie. Wzięło w niej udział ok. 50 osób. Wśród nich znaleźli się przedstawiciele branży hotelowej oraz korporacyjni i stowarzyszeniowi zleceniodawcy wydarzeń MICE. Magazyn „THINK MICE” był patronem medialnym

Fot. THINK MICE/Michał Kalarus

WARSZAWSKA konferencja ACTE

wydarzenia. Więcej o wyzwaniach, jakie stoją przed hotelami w związku ze zmieniającymi się preferencjami klientów oraz sposobach reagowania na te zmiany – w kolejnym numerze „THINK MICE”. mk

STOWARZYSZENIE zmienia nazwę Destinations International – tak będzie brzmiała nowa nazwa stowarzyszenia DMAI (Destination Marketing Association International). Jej oficjalne przyjęcie ma nastąpić podczas dorocznej konferencji tej organizacji, która tym razem odbędzie się w Montrealu w dniach 11-14 lipca. Nazwę zmieni również DMAI Foundation, czyli fundacja działająca przy stowarzyszeniu, prowa-

dząca działalność edukacyjną i badawczą. Organizacja nazywać się będzie Destinations International Foundation. Zmiany wynikają z chęci uniknięcia zbyt mocnych skojarzeń z szeroko rozumianym marketingiem na rzecz podkreślenia znaczenia elementów związanych z promocją poszczególnych destynacji. Do DMAI należy obecnie prawie 600 różnego rodzaju instytucji, głównie biur DMO. mk

Fot. Fotolia

PLEJ organizuje World Corporate Golf Challenge

Edukacja na THE MEETINGS SHOW Ocena kondycji współczesnego przemysłu spotkań, w tym wpływ Brexitu na branżę MICE, ukazanie najlepszych technik negocjacyjnych czy sposoby budowania zaangażowania uczestników – to niektóre z zagadnień, jakie zostaną poruszone podczas ponad 80 wykładów i prelekcji zaplanowanych w ramach programu edukacyjnego towarzyszącego tegorocznej edycji targów The Meetings Show. Część merytoryczna targów została podzielona na kilka głównych bloków tematycznych, wśród których znalazły się m.in. nowe technologie, marketing i branding, projektowanie wydarzeń, przywództwo i zarządzanie. – Po raz kolejny staramy się dostarczyć urozmaicony program edukacyjny, który będzie odpowiadał osobom wykonującym na co dzień różne zawody związane z branżą MICE. Tematy dla siebie znajdą więc zarówno przedstawiciele agencji, stowarzyszeń, jak i wielu innych podmiotów. Kontent był tworzony w oparciu o analizę tego, czego potrzebuje nasza branża, o co podczas poprzednich edycji prosili uczestnicy – powiedział Steve Knight, event director The Meetings Show. Wśród tegorocznych prelegentów znajdzie się m.in. David Taylor, managing director w agencji Grass Roots Meetings & Events, który opowie o najnowszych trendach w zarządzaniu spotkaniami oraz Steen Moellero Christensen z firmy Open The World – jego wystąpienie skupi się na ukazaniu technik prezentacji i mówienia, które pozwalają na skuteczniejsze zainteresowanie rozmówców swoimi pomysłami. Targi The Meetings Show odbędą się w dniach 13-15 czerwca w Londynie. mk

8 THINK MICE

Fot. Materiały prasowe (3)

THINK VENUE

DOUBLETREE BY HILTON KRAKOW HOTEL & CONVENTION CENTER

KONTAKT ul. Dąbska 5, 31-572 Kraków tel. 12 201 40 00, e-mail: krakow_info@hilton.com Liczba pokoi: 232 pokoje i apartamenty Executive Lounge: tak OFERTA MICE Liczba sal: 16

OFERTA MICE Liczba sal: 6

THINK MICE

Wielkość sal: od 60,2 mkw. do 13 mkw. Maksymalna pojemność: - ustawienie teatralne: 220 osób - ustawienie klasowe: 140 osób - Gala Dinner: 180 osób Całkowita powierzchnia eventowo-konferencyjna: 350 mkw.

Hotel oferuje sale konferencyjne (z możliwością ich łączenia w różnych konﬁguracjach, co pozwala na uzyskanie znacznie większych powierzchni), salę zebrań VIP z wyłącznym dostępem oraz foyer konferencyjne, z którego rozpościera się widok na Wawel. Goście mają też dostęp do bezpłatnego, całodobowego, samoobsługowego centrum biznesowego (komputery, drukarki, dostęp do internetu).

HILTON GARDEN INN RZESZÓW

KONTAKT ul. Majora Wacława Kopisto 1, 35-315 Rzeszów tel. 17 770 00 00, e-mail: reservation@hgi.rzeszow.pl Liczba pokoi: 101 pokoi i apartamentów Executive Lounge: nie

Hotel posiada 16 sal konferencyjnych mogących pomieścić jednocześnie do 2 tys. osób. Na miejscu znajduje się także bezkolumnowa Sala Balowa o powierzchni 923 mkw. Udogodnieniem w części konferencyjnej jest winda samochodowa o udźwigu do 4,5 tony z możliwością wjazdu do Sali Balowej oraz schody ruchome.

HILTON GARDEN INN KRAKÓW

KONTAKT ul. Marii Konopnickiej 33, 30-302 Kraków tel. 12 399 90 00, e-mail: conferences@hgi-krakow.pl Liczba pokoi: 154 pokoje i apartamenty Executive Lounge: nie

Wielkość sal: od 923 mkw. do 37,2 mkw. Maksymalna pojemność: - ustawienie teatralne: 1,2 tys. osób - ustawienie klasowe: 657 osób - Gala Dinner: 650 osób Całkowita powierzchnia eventowo-konferencyjna: 3150 mkw.

OFERTA MICE Liczba sal: 9

Wielkość sal: od 434,8 mkw. do 50,2 mkw. Maksymalna pojemność: - ustawienie teatralne: 450 osób - ustawienie klasowe: 140 osób - Gala Dinner: 230 osób Całkowita powierzchnia eventowo-konferencyjna: 690 mkw.

Hotel posiada ponad 690 mkw. powierzchni konferencyjnej i bankietowej (pozwalajacą na organizację eventów nawet dla 450 osób). Składa się na nią dziewięć różnej wielkości sal konferencyjnych (z możliwością ich łączenia w różnych konﬁguracjach), z których największa ma niemal 435 mkw.

THINK VENUE – INSPIRACJE

Był koniec 1914 roku – wyjątkowo niespokojne czasy. Najazd wojsk rosyjskich na Kraków i okolice, znajdujące się wówczas pod zaborem austriackim, skłonił niektórych do ucieczki w bezpieczniejsze rejony Europy. Na taki krok zdecydował się również Administrator wielickiej kopalni. Austriacki urzędnik opuszczał ją z pustymi rękami. Coś po nim jednak w kopalni pozostało... Tak rozpoczyna się scenariusz „Skarbu dla zuchwałych” – wyprawy tematycznej oferowanej gościom przez Kopalnię Soli „Wieliczka”. – To nasza propozycja dla grup zorganizowanych, które przyjeżdżają do nas na konferencje, spotkania biznesowe, eventy itp. – mówi Grażyna Wandas-Kołodziej, dyrektor Działu Organizacji Imprez. – Organizatorzy tego typu wydarzeń mogą je urozmaicić zapraszając swoich gości na jedną z wypraw, które mamy w ofercie. „Skarb dla zuchwałych” to nasza najnowsza propozycja. W jej ramach uczestnicy przemierzają Trasę turystyczną w poszukiwaniu tajemniczego skarbu, ukrytego w kopalni przed ponad stu laty przez jej Administratora. Wyprawa to propozycja dla grup liczących od 10 do 20 osób, trwa ok. trzech godzin. Po drodze drużynę czekają spotkania z tajemniczymi postaciami, odszyfrowywanie fragmentów starego listu i mapy, poszukiwanie brakującej części zdjęcia oraz inne, niecodzienne zadania. Co spotka ją na końcu? W liście stanowiącym punkt wyjścia do poszukiwań Administrator kopalni napisał: „Wiedz jednak, Kochany Bracie, że nasz rodzinny majątek muszę pozostawić i ukryć w bezpiecznym miejscu.” Czy drużynie uda się to miejsce odnaleźć? I czy pozostawione przez Administratora kosztowności jeszcze się tam znajdują? A jeśli nie one, to co? Odpowiedzi na te pytania poznają tylko ci, którzy wyruszą na poszukiwanie „Skarbu dla zuchwałych”. – Ta wyprawa to propozycja aktywnego zwiedzania kopalni i jednocześnie doskonały pomysł na integrację grupy – mówi Grażyna Wandas-Kołodziej. – Oczywiście, to nie jedyna impreza tematyczna, jaką oferujemy. Pobyt w wielickich podziemiach można również urozmaicić zapraszając gości na górniczną biesiadę czy do udziału w „Ekspedycji: Wieliczka”. Innymi dodatkowymi atrakcjami, jakie kopalnia oferuje organizatorom są na przykład przeprawa promem przez jezioro solankowe, koncert orkiestry górniczej, upominki dla gości. KOS KOMORA WARSZAWA Położona: 125 metrów pod ziemią, o wymiarach 40 x 17 m i wysokość ok. 6,5 m; Powierzchnia użytkowa: 680 mkw.; Liczba osób: układ teatralny – 700, układ w podkowę – 160, bankiet stojący – 500, bankiet zasiadany – 320, antresola – 100. KOMORA JANA HALUSZKI Położona: 135 metrów pod ziemią, o wymiarach 24 x 10 m i wysokość ok. 13,5 m; Powierzchnia użytkowa: wynosi 240 mkw.; Liczba osób: układ teatralny – 200, układ szkolny – 100, układ w podkowę – 100, bankiet stojący – 150, bankiet zasiadany – 120. KOMORA DROZDOWICE III Położona: 110 metrów pod ziemią, o wymiarach 24 x

Fot. Materiały prasowe (2)

SKARB DLA ZUCHWAŁYCH

KOPALNIA SOLI „WIELICZKA” Kontakt: Dział Organizacji Imprez, imprezy@kopalnia.pl, tel. +48 12 278 73 92, +48 12 278 73 72, www.kopalnia.pl PRZESTRZEŃ EVENTOWO-KONFERENCYJNA Trzon oferty eventowo-konferencyjnej kopalni stanowią komory, z których każda posiada: nagłośnienie, projektor multimedialny, ekran i ﬂipchart; indywidualne zaplecze gastronomiczne (potrawy przygotowywane są na miejscu, w podziemnych kuchniach); własną szatnię i dostęp do toalet. W zależności od komory do dyspozycji gości są m.in. scena, drink bar, mównica. W części komór jest dostęp do internetu oraz sieci telefonii komórkowych. Dla zaproszonych gości można zorganizować nocleg w Hotelu Grand Sal . Na powierzchni dostępnych jest 140 płatnych miejsc parkingowych.

13 m i wysokość ok. 17 m; Powierzchnia użytkowa: 312 mkw.; Liczba osób: bankiet stojący – 150, bankiet zasiadany – 120.

KOMORA MICHAŁOWICE Położona: 109 metrów pod ziemią, dwupoziomowa, z antresolą; Liczba osób: 100.

KOMORA DROZDOWICE IV Położona: 110 metrów pod ziemią, o wymiarach 15 x 15 m i wysokość ok. 8,5 m; Powierzchnia użytkowa: 225 mkw.; Liczba osób: układ konferencyjny – 120, układ w podkowę – 50.

KOMORA GWARKÓW Położona: 135 metrów pod ziemią, o wymiarach 14 x 10 x 4 m i wysokość ok. 3 m; Powierzchnia użytkowa: ok. 113 mkw.; Liczba osób: 40 osób w układzie biesiadnym.

KOMORA JANA HALUSZKI II Położona: 135 metrów pod ziemią, o wymiarach 14,5 x 4 m i wysokość ok. 2,4 m; Powierzchnia użytkowa: 58 mkw.; Liczba osób: układ teatralny – 40, bankiet zasiadany – 30.

HOTEL GRAND SAL 39 pokoi (jedno- i dwuosobowych) oraz jeden apartament. Dwie sale konferencyjne, z których każda może pomieścić: 50 osób w ustawieniu teatralnym lub 24 osoby (podkowa). W całym hotelu można korzystać z bezpłatnego łącza wi-ﬁ.

19 THINK MICE

THINK VENUE

CZAS UPORZĄDKOWYWANIA GRUPA PTWP TO WYDAWCA GAZET I PORTALI BRANŻOWYCH, ORGANIZATOR KONFERENCJI I KONGRESÓW, A OD ROKU RÓWNIEŻ OPERATOR MCK I SPODKA. Z WOJCIECHEM KUŚPIKIEM, JEJ PREZESEM ROZMAWIA MARIA KRZOS. Na początek wybiegnijmy trochę w przyszłość. Myśli pan, że przyszłoroczny szczyt klimatyczny ONZ (COP) odbędzie się w Katowicach? Jestem optymistą i liczę na to, że tak. Na jakiej podstawie opiera pan swój optymizm? Po pierwsze, z punktu widzenia ideologicznego nie ma lepszej lokalizacji dla tego typu wydarzenia, niż Śląsk. Jeżeli organizatorzy wybiorą Katowice, szczyt odbywać się będzie w miejscu, w którym jeszcze 15 lat temu fedrowała kopalnia, pracowało 1500 górników. Teraz to tzw. Strefa Kultury, zupełnie inna przestrzeń. Ta przemiana ma wymiar symboliczny i myślę, że z punktu widzenia tematyki szczytu jej zaprezentowanie w tak namacalny sposób może być dla naszego kraju korzystne. Kolejną kwestią jest infrastruktura idealnie przystosowana do organizacji takich wydarzeń. Przypomnijmy, że oferta Katowic przewiduje, że szczyt odbywać się będzie w Międzynarodowym Centrum Kongresowym (MCK) oraz w Spodku (a także na terenie między nimi). To obiekty położone we wspomnianej już Streﬁe Kultury, na którą składa się również Narodowa Orkiestra Symfoniczna Polskiego Radia (NOSPR) oraz Muzeum Śląskie. Myślę, że w Polsce nie ma drugiego tak dobrego miejsca na organizację tego wydarzenia. W przypadku innych lokalizacji należałoby wykonać ogromną pracę w celu ich dostosowania do potrzeb COP. U nas większość niezbędnej infrastruktury już jest. Na dodatek jest ona tak dobrej jakości, że delegaci COP wizytujący Katowice byli pod wrażeniem tego, czym dysponujemy i co możemy im zaproponować. Mój optymizm bazuje także na ludziach, których zatrudniamy – wśród nich są osoby (z Marcinem Stolarzem, prezesem PTWP Event Center, na czele), które pracowały przy organizacji COP 19 w Warszawie. Dziś ich doświadczenie przemawia na naszą korzyść. O przyszłoroczny COP pytam pana nie bez powodu. PTWP Event Center jako operator MCK i Spodka ściśle współpracuje z Urzędem Miasta Katowice w procesie starań o pozyskanie tego wydarzenia. Wiadomo, że odbędzie się ono w Polsce. Otwartą pozostaje kwestia – Katowice czy Gdańsk… Zgadza się. Z naszego punktu widzenia im wcześniej zapadnie decyzja, tym lepiej. Będziemy mieli więcej czasu na przygotowania.

20 THINK MICE

Zarządzanie MCK i Spodkiem przejęliście w maju 2016 r. PTWP istnieje od ponad 20 lat. Jak można scharakteryzować Waszą działalność? PTWP (Polskie Towarzystwo Wspierania Przedsiębiorczości) powstało w połowie lat 90. W tej chwili działalność ﬁrmy skupia się na trzech obszarach. Po pierwsze, jest

to obszar medialny, czyli wydawanie czasopism i portali branżowych. Drugim elementem jest organizacja eventów własnych (konferencji, debat, kongresów). W tym roku będzie ich około 70 – od wydarzeń, w przypadku których liczba uczestników oscyluje w granicach 100, przez eventy z udziałem 5001000 osób (takich jest najwięcej), po duże kongresy z udziałem kilku tysięcy uczestników, wśród których największy jest Europejski Kongres Gospodarczy (European Economic Congress). Za te dwa obszary naszej działalności odpowiada PTWP SA i PTWP Online. W skład Grupy PTWP wchodzi również PTWP Event Center, spółka-córka PTWP SA. W wyniku wygranego postępowania koncesyjnego oraz po korzystnym orzeczeniu sądu, w maju 2016 r. PTWP Event Center stała się operatorem MCK i Spodka. Spółka odpowiada za ich pełne utrzymanie oraz przyciąganie do nich wydarzeń, nie zajmuje się jednak ich organizacją. Oznacza to, że jeśli my jako PTWP SA chcemy, by w MCK i Spodku odbył się na przykład Europejski Kongres Gospodarczy, wynajmujemy te obiekty od PTWP Event Center na zasadach rynkowych. Jak wygląda Wasz pomysł na efektywne zarządzanie tymi obiektami? Przede wszystkim każdy z nich ma swoją specyﬁkę. Nie ukrywam, że w przypadku Spodka mieliśmy obawy związane z tym, jak może być odbierany. W ubiegłym roku hala obchodziła 45-lecie istnienia, ma swoje wady i zalety. W tej chwili mogę powiedzieć, że przewaga jest zdecydowanie po stronie tych drugich. Z punktu widzenia organizatorów wielu imprez jest to obiekt idealny. Przykładem są chociażby mecze siatkówki – zawodnicy chcą tu grać, ponieważ Spodek oprócz boiska i trybun oferuje niepowtarzalny klimat. Hala jest również bardzo lubiana przez muzyków, którzy podkreślają, że pod względem akustyki jest to jeden z najlepszych obiektów w Polsce. Wszystkie wspomniane przeze mnie funkcje Spodek pełni już od lat. Coraz częściej jednak odbywają się w nim również wydarzenia o innym charakterze (np. bankiety na płycie, ale tak-

THINK VENUE

Fot. Materiały prasowe

ce sądzimy, że uda nam się ten cel zrealizować. Oczywiście, dotykają nas te same wyzwania, przed którymi stają wszyscy operatorzy tego typu obiektów (np. panująca w tej branży sezonowość). Planując kalendarz wydarzeń musimy też mieć na uwadze, że naszym zadaniem jest przyciąganie i generowanie imprez, które w największym stopniu wpływają pozytywnie na rozwój miasta i regionu. Takie też wydarzenia staramy się albo pozyskiwać, albo organizować. W tym roku zorganizowaliśmy już trzy duże, kilkudniowe imprezy z udziałem tysięcy osób. Mam tu na myśli Kongres Wyzwań Zdrowotnych, 4 Design Days (impreza dotycząca architektury i designu) oraz Food Show. Każde z tych wydarzeń składało się z części zamkniętej, adresowanej do przedstawicieli biznesu (za każdym razem uczestniczyło w nich po kilka tysięcy osób) oraz części otwartej, w ramach której w MCK pojawiają się mieszkańcy miasta, regionu etc. Największym spośród organizowanych przez nas wydarzeń jest wspomniany już Europejski Kongres Gospodarczy. Również jeśli spojrzymy na kalendarz Spodka możemy mieć powody do satysfakcji. Wcześniej pojawiały się głosy, że z Katowic „wyparowały” duże koncerty. Teraz obserwujemy ich powrót. W tym roku zagra u nas np. Deep Purple, odbędzie się festiwal Metal Hammer, wróciła Metalmania.

że wydarzenia odbywające się w ramach Europejskiego Kongresu Gospodarczego). Generalnie – to obiekt kultowy. Na świecie Polska kojarzona jest z Pałacem Kultury i ze Spodkiem właśnie. Zupełnie innego rodzaju miejscem jest MCK. To, jestem tego pewny, najlepszy obiekt kongresowy w Polsce. Z tym stwierdzeniem można polemizować. W Polsce w ostatnim czasie powstało kilka nowoczesnych i dobrze zaprojektowanych obiektów tego typu… Mam tego świadomość, ale tym bardziej, z pełną odpowiedzialnością mogę powtórzyć: MCK jest w tej chwili najlepszym obiektem kongresowym w Polsce. To kwestia wielofunkcyjności, jakości i wielkości. Wystarczy rzut oka na kalendarz imprez, które odbywały się u nas w ostatnich tygodniach, by mieć wyobrażenie, jak ogromny jest jego potencjał. Chodzi tu i o możliwość organizowania imprez o różnorodnym charakterze, i o to, że mogą się one odbywać bez zakłóceń w tym samym czasie. Dodatkowym atutem i MCK, i Spodka jest też fakt, że obydwa obiekty są ze sobą połączone. To stwarza zupełnie nowe możliwości organizatorom. Pytanie tylko czy rynek spotkań w naszym kraju jest na tyle duży, żeby móc je w pełni wykorzystać? W jaki sposób zamierzają Państwo wypełnić te dwa obiekty? Przejmując je w zarząd przyjęliśmy, że naszym celem jest zapewnienie miastu czterokrotnego wzrostu liczby wydarzeń i ruchu w stosunku do tego, co było wcześniej. Biorąc pod uwagę aktualne statystyki i poziom zakontraktowania na kolejne miesią-

À propos dużych imprez… W lokalnych mediach można natraﬁć na zarzuty, że PTWP chce je „wyprowadzić” ze Spodka. Pojawiają się one w kontekście hali widowiskowo-sportowej w Gliwicach i starań PTWP Event Center o uzyskanie koncesji na zarządzanie tym obiektem. Niezależnie od tego, jaki będzie ich ﬁnał, jak widzi pan koegzystencję tych dwóch obiektów (hali w Gliwicach i Spodka) na Śląsku? Jeżeli ktoś stawia nam taki zarzut, nie zna rynku. Hala Gliwice i Spodek to dwa różne obiekty, każdy na inną skalę – nie są one wprost konkurencyjne. Hala Gliwice to potencjalny konkurent dla Tauron Areny, nie dla Spodka. Uważamy, że z punktu widzenia regionu śląskiego i jego atrakcyjności jeden operator dla tych dwóch obiektów to sensowne rozwiązanie. Byłby on w stanie przedstawić potencjalnym organizatorom komplementarną ofertę wykorzystując efekt synergii i dla Katowic, i dla Gliwic. Jak już wspomniałem, te obiekty są różne i mogą się uzupełniać, a nie konkurować. Chyba, że podmiot, który zarządzać będzie halą w Gliwicach będzie postępować w dziwny, nieobliczalny sposób. Rozumiem przez to sytuację, w której wbrew rachunkowi ekonomicznemu decydował się będzie na organizowanie u siebie imprez zdecydowanie mniejszych niż te, do których hala jest przystosowana (imprezy z pięcio-, sześciotysięczną publiką). Wtedy może odciągać te wydarzenia od Spodka. A czy pana zdaniem w tej część kraju potrzebny jest obiekt taki jak Hala Gliwice? Generalnie uważam, że w Polsce tego typu obiektów buduje się za dużo. Oczywiście, są miejsca, gdzie ich nadal brakuje

21 THINK MICE

THINK MICE

Fot. Materiały prasowe

SYLWETKA

JEŻELI CHCE SIĘ LUDZI PRZEKONAĆ, TRZEBA ICH ZACHWYCIĆ W WIEKU 27 LAT ZOSTAŁ SZEFEM VOKA DAMSA, JEDNEJ Z NAJPRĘŻNIEJ DZIAŁAJĄCYCH AGENCJI EVENTOWYCH W NIEMCZECH. DZIŚ NADZORUJE PRACĘ PONAD 200 OSÓB, SZEŚĆ MIESIĘCY W ROKU SPĘDZA W POKOJACH HOTELOWYCH… I WCIĄŻ NIE WYOBRAŻA SOBIE ŻYCIA BEZ EVENTÓW.

W przypadku Colji Damsa wybór branży i zawodu wydawał się oczywisty. Agencja Vok Dams, której stery przejął w 1998 r. została założona przez jego ojca – Volkwarta Damsa. Wszystko zaczęło się w 1971 r. w Wuppertalu. Volkwart jest z wykształcenia fotografem i swoje pierwsze doświadczenia zdobywał właśnie w tej branży. Jego atelier fotograﬁczne szybko przekształciło się w agencję reklamową, a fundamentem jej działalności stała się komunikacja audiowizualna. Niedługo potem dołączyły do niej wydarzenia na żywo, jednak branża eventowa w dzisiejszym rozumieniu tego słowa jeszcze nie istniała. – Mój ojciec dopiero tworzył ten rynek – mówi Colja Dams. – Kiedy zaczynał, nie było jeszcze określenia na to, co dzisiaj robimy – dodaje. Colja pierwsze doświadczenia zdobywał u boku ojca. Już w okresie szkolnym każdą wolną chwilę poświęcał na pracę w Voku Damsie. – Nie mogłem liczyć na jakąkolwiek taryfę ulgową, wykonywałem typowe czynności zwykłego praktykanta. W tych jeszcze nie cyfrowych czasach na potrzeby jednego eventu wytwarzaliśmy ogromne ilości dokumentów. W tamtym okresie 90 proc. naszych klientów stanowiły ﬁrmy z branży farmaceutycznej. Dla ich pracowników z działów sprzedaży musieliśmy na przykład wydawać podręczniki szkoleniowe, które składały się z prawie 200 stron – wspomina. Agencja Vok Dams sławę zyskała dzięki stosowaniu audiowizualnych pokazów przezroczy – zaprogramowanych diaporamów, których używano podczas wydarzeń wprowadzających nowe produkty na rynek. To właśnie podczas tych realizacji narodziła się prawdziwa pasja Colji do eventów. – Niesamowite wrażenie sprawiał na mnie fakt, że dzięki tym programom mogliśmy wpływać na emocje uczestników.

To połączenie treści z motywacją jest w live communication unikalne. Tamten entuzjazm trwa we mnie do tej pory – mówi Colja. Emocje i doświadczenia na żywo do dziś pozostają wspólnym mianownikiem wszystkich działań podejmowanych przez agencję. – Kierujemy się bardzo ważną, starą zasadą: „Jeżeli chce się ludzi przekonać, trzeba ich zachwycić” – dodaje.

Analogowy vs. cyfrowy W chwili, w której Colja Dams przejmował od ojca stery agencji, w Niemczech miała już ona wypracowaną pozycję i pokaźne portfolio klientów. Sytuacja sprzyjała więc przeprowadzeniu szybkiej i sprawnej ekspansji na nowe rynki – to właśnie stało się głównym celem nowego CEO. Dziś Vok Dams ma dziewięć międzynarodowych oddziałów, m.in. w Nowym Jorku, Londynie, Sao Paulo, Dubaju i Szanghaju oraz kilka oddziałów w samych Niemczech. – Świat stał się mniejszy. Nasi klienci są globalnymi graczami, a my chcemy być zawsze blisko nich. To jedna z przyczyn naszej obecności na rynkach zagranicznych. Innym powodem jest naturalnie to, że rozwój bez rozbudowywania struktur międzynarodowych nie jest dzisiaj po prostu możliwy. Już ponad 50 proc. naszych dochodów osiągamy za granicą – wyjaśnia Colja. Schyłek lat 90. minionego wieku to także początek prawdziwej rewolucji w rozwoju nowych metod komunikacji i nowych technologii. Wprowadzenie ﬁrmy w epokę cyfrową i wykorzystanie możliwości, jakie ona daje, stało się kolejnym zadaniem, przed którym stanął Colja. To właśnie nowe technologie sprawiły, że w ostatnich latach cała

29 THINK MICE

Fot. Materiały prasowe

PRAWO

Odpowiedzialność organizatora eventu za szkodę

Organizacja eventu to w większości przypadków złożone przedsięwzięcie poprzedzone długimi przygotowaniami. Ale nawet najlepsze planowanie nie jest w stanie ustrzec przed wystąpieniem ewentualnych szkód oraz konsekwencjami ﬁnansowymi z tym związanymi.

32 THINK MICE

W przypadku eventów możemy mieć do czynienia zarówno ze szkodami osobowymi (np. uszczerbek na zdrowiu uczestnika eventu), jak i rzeczowymi (np. zniszczenie sprzętu). Dodatkowo, odpowiedzialność organizatora może dotyczyć szkody związanej z samą organizacją eventu (np. niedotrzymanie terminu), jak również tej wyrządzonej podczas bezpośrednich przygotowań do niego (montaż) lub w trakcie jego trwania. Najczęściej występujące przypadki szkód: szkody na osobie uczestniczącej w wydarzeniu, szkody osób biorących udział w przygotowaniu oraz przebiegu eventu (np. pracownicy), szkody rzeczowe w obiektach, z których organizator imprezy korzysta lub w powierzonym mu mieniu (np. sprzęt oświetleniowy, nagłośnieniowy), czy wreszcie szkody zamawiającego event związane z jego odwołaniem z winy organizatora lub nieprawidłowym przygotowaniem. We wskazanych wyżej przypadkach możemy mieć do czynienia z dwoma rodzajami odpowiedzialności: (1) odpowiedzialnością kontraktową, czyli odpowiedzialnością za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, dla której podstawę stanowi art. 471 k. c., oraz (2) odpowiedzialnością deliktową, czyli odpowiedzialnością za czyn niedozwolony, czyli wyrządzenie komuś szkody na skutek zawinionego działania, opartą na art. 415 k. c. Jednymi z częściej występujących szkód, do których dochodzi przy okazji eventów, są szkody w obiektach. Nie ulega wątpliwości, że jeśli powstają one w związku z działaniem organizatora eventu, będzie on, co do zasady, ponosił odpowiedzialność za nie. Dla właściciela

(zarządcy) obiektu nie jest istotne, czy szkody będą spowodowane działaniem organizatora, czy jego podwykonawcy. Dlatego niezwykle istotne jest precyzyjne określenie zasad korzystania z obiektu, w tym wskazanie zakresu możliwych prac adaptacyjnych, określenie zasad i terminu przejęcia i odbioru obiektu oraz uregulowanie zasad odpowiedzialności w relacji z podwykonawcami. Odrębną kwestią pozostaje odpowiedzialność organizatora imprezy masowej za szkody w postaci zniszczonego lub uszkodzonego mienia jednostek: Policji, Żandarmerii Wojskowej, straży gminnej (miejskiej), Państwowej Straży Pożarnej oraz służby zdrowia, w związku z ich działaniami prowadzonymi w miejscu i w trakcie imprezy masowej (sprawa ta została uregulowana w art. 52 ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych). Odpowiedzialność organizatora ma tu charakter bezwzględny i w każdym przypadku skutkuje obowiązkiem odszkodowawczym. Przepisy nie przewidują żadnych przesłanek wyłączających odpowiedzialność (np. wyłączna wina poszkodowanego lub osoby trzeciej), a działania wywołujące szkodę nie muszą być bezprawne. Warto jednak podkreślić, że odpowiedzialność organizatora jest ograniczona wyłącznie do szkód powstałych w miejscu imprezy oraz w okresie jej trwania. Dotyczy też wyłącznie szkód w mieniu wskazanych wyżej służb. Za straty w mieniu innych podmiotów (np. wynajętych służb porządkowych, obsługi czy wolontariuszy) biorących udział w zabezpieczeniu imprezy, organizator będzie ponosił odpowiedzialność na zasadzie winy (art. 415 k. c.).

Kolejną sytuacją, którą warto rozważyć jest odwołanie eventu. Jeżeli zamawiający wykaże, że w związku z odwołaniem eventu z winy organizatora poniósł szkodę, może dochodzić odszkodowania z tego tytułu na zasadach ogólnych. Strony mogą również zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania umowy nastąpi przez zapłatę określonej kary umownej. W takim przypadku, jeżeli strony nie postanowią inaczej, zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. Mając na uwadze powyższe zagrożenia i ryzyka związane z organizacją eventu, poza odpowiednio skonstruowaną umową (umowami) kluczowe dla organizatora eventu jest zadbanie o odpowiednie ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (również w przypadku, gdy obowiązek zawarcia takiej umowy nie wynika z przepisów). W pierwszej kolejności należy oszacować jakich zagrożeń możemy się spodziewać. Szczególną uwagę należy również zwrócić na wyłączenia odpowiedzialności, w przypadku których ubezpieczyciel nie wypłaci odszkodowania i w tym zakresie obowiązkowa jest wnikliwa lektura umowy ubezpieczenia oraz ogólnych warunków ubezpieczenia (OWU) danego ubezpieczyciela.

MACIEJ DUDEK Prawnik w ﬁrmie LSW Leśnodorski Ślusarek i Wspólnicy, specjalizuje się w zagadnieniach prawa własności intelektualnej

RAPORT

POLSKIE CONVENTION BUREAUX

Fot. Fotolia (3)

ROSNĄCE ZNACZENIE TURYSTYKI BIZNESOWEJ SPRAWIŁO, ŻE CORAZ WIĘCEJ MIAST, REGIONÓW I PAŃSTW NA CAŁYM ŚWIECIE TWORZY WYSPECJALIZOWANE KOMÓRKI DEDYKOWANE BRANŻY MICE. ZA TYM GLOBALNYM TRENDEM PODĄŻA RÓWNIEŻ POLSKA.

Krzysztof Celuch, kierownik Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej w „Leksykonie przemysłu spotkań”, przekładając na język polski nazwę convention bureaux użył określenia „Biura Marketingu Miejsc (BMM)”. Jedna z dwóch przyjętych w „Leksykonie” deﬁnicji określa je jako „niekomercyjne organizacje reprezentujące określone miejsca i promujące rozwój gospodarczy poprzez podróże i turystykę. BMM wspomagają planistów spotkań poprzez dostarczanie informacji i usług, oraz zachęcają osoby podróżujące służbowo i turystów do odwiedzenia lokalnych atrakcji historycznych, kulturalnych i rekreacyjnych”. Jedno z pierwszych convention bureau na świecie powstało w 1969 r. w Wiedniu jako część Vienna Tourist Board (miejscowej organizacji turystycznej), przy wsparciu miasta oraz lokalnej izby handlowej (Vienna Chamber of Commerce). Vienna Convention Bureau nie posiada członków. Dużą część środków na jego działanie przekazuje miasto Wiedeń, ale znacz-

ną część budżetu stanowią również pieniądze pozyskane od sponsorów. Na świecie jednym ze starszych convention jest także Berlin Convention Ofﬁce. Funkcjonuje ono w ramach visitBerlin, organizacji zajmującej się szeroko rozumianą promocją niemieckiej stolicy jako atrakcyjnego miejsca dla turystów. Działa ona na zasadzie partnerstwa publiczno-prywatnego. Z kolei na przykład w amerykańskim Orlando convetion to prywatna organizacja non-proﬁt. Już ten krótki przegląd pokazuje, że na świecie sposób organizacji convention jest zróżnicowany. Obserwując praktyczny wymiar ich działania również widzimy, że o ile ich cele są z reguły wspólne (promocja turystyki biznesowej i wspieranie lokalnego przemysłu spotkań), to już w sposobach oraz skali ich realizacji da się dostrzec spore różnice. Niektóre biura skupiają się przede wszystkim na aktywnościach promocyjnych, inne idą o krok dalej i oferują konkretne wsparcie dla organizatorów spotkań, jeszcze inne skupiają się na tzw. biddach, czyli budowaniu systemu dodatkowych zachęt

i bonusów, mających skłonić zleceniodawców wydarzeń MICE do odwiedzenia reprezentowanych przez nich miejsc. Większość biur stara się oczywiście łączyć te aktywności, ale proporcje pomiędzy poszczególnymi rodzajami układają się w różny sposób, w zależności od przyjętych priorytetów. Różnice między poszczególnymi jednostkami występują również w nazewnictwie. Najbardziej powszechną nazwą jest właśnie convention bureau. Czasem jest jeszcze uzupełniana o słowo „exhibition” (np. Singapore Exhibition & Convention Bureau) lub „visitors” (m.in. Tokyo Convention & Visitors Bureau). Oprócz tego pojawiają się jeszcze inne, bardziej odległe wersje nazewnictwa (m.in. używanie słowa „visit” łączonego z nazwą miasta bądź regionu, czy zmiana słowa „bureau” na „ofﬁce”).

POLSKA SPECYFIKA W przypadku Polski większość powstałych do tej pory podmiotów, realizujących cele charakterystyczne dla convention bureau przyjęło

33 THINK MICE

MICE W OBIEKTYWIE FAM TRIP DO LWOWA

Fot. THINK MICE

Fot. THINK MICE/Michaล Kalarus (8)

Data: 8-10 kwietnia 2017 r. Miejsce: Lwรณw, Ukraina www: www.lvivconvention.com.ua

40 THINK MICE

THINK MICE

#MUST HAVE #THINK ABOUT IT NOWY MAGAZYN BRANÅ»Y MICE

prenumerata@thinkmice.pl