KRÖNIKA - DYSSVOLD

NEJ, MEDARBETARNA BEHÖVER INTE ETT VIDEOMÖTE TILL

Att skapa gemenskap utan att ses fysiskt är en utmaning. Men faktum är att man kan göra mer än de flesta tror. Det som krävs är lite koll på hur vi människor fungerar psykologiskt i kombination med en portion kreativitet. Börja med syfte och mål och fokusera lite mindre på tekniken. Skapa aktiviteter där deltagarna får händerna fria för annat och aktivera dem. Det är några saker som bidrar till bättre digitala möten och event.

Nu i april är det många som arbetat hemifrån över ett helt år. Det har gått bättre än många vågade tro och kommer säkert förändra synen på vad jobbet är, när och var det utförs, för alltid. Med hjälp av digitala verktyg har man kunnat lösa mycket men inte allt. En sak som många saknar är de spontana sociala interaktioner vi kunde ha vid kaffemaskinen, runt lunchbordet och på andra platser när vi fysiskt befann oss på samma ställe.

Häromveckan medverkade vi i ett webbseminarium som Vetenskapsrådet arrangerade. Temat var hur man skapar digitala möten som engagerar. Att döma av ett rekordstort antal deltagare var det ett ämne som intresserade många. Vi var inbjudna för att dela med oss av våra erfarenheter kring hur man skapar gemenskap när man inte kan mötas fysiskt. Bland annat hade vi förberett tio konkreta tips som du hittar i slutet av den här artikeln.

Under samtalet valde vi att särskilt lyfta två saker.

Möten och event är kommunikationsaktiviteter

Anledningen till att mötesdeltagare anser att bara halva tiden är effektivt använd arbetstid är att många arrangörer ser på dem som något praktiskt, inte strategiskt. Om man börjar med att boka lokal eller välja teknisk plattform är det dömt att misslyckas. Innan man är överens om varför det arrangeras, vad de som ska delta kan få ut, vilka de är och vad mötet ska leda till kan man rimligen inte påbörja det praktiska arbetet. Det blir lika dumt som att packa in familjen i bilen för en semesterresa utan att ha en aning om vart man ska åka.

Tekniken har bara ringa betydelse

Vi får dagligen frågan från gamla och nya kunder om vilken teknisk plattform som är bäst. Svaret är alltid att det beror på. Om man börjar med val av plattform blir man begränsad till vad den kan erbjuda och inte.

Vi har under året arrangerat poddevent, promenadsessioner, gemensam matlagning och mycket annat. Hade vi börjat med val av plattform hade vi aldrig kommit på den typen av aktiviteter. Ett råd är därför att börja med att fundera på vilken typ av aktivitet eller upplevelse du vill gruppen ska få ta del av tillsammans. Att komma fram till hur du kan göra det rent tekniskt och praktiskt kommer först i nästa steg.

Okunskapen kostar pengar och skapar ohälsa

Vi ser hur många större arbetsgivare gör två stora misstag just nu, förmodligen på grund av okunskap. Det får onödiga konsekvenser, leder till ohälsa och är ett slöseri med resurser. De två misstagen kan enklast sammanfattas så här.

De flesta team och avdelningschefer saknar resurserna som krävs

Många stora organisationer delegerar ansvaret för teamaktiviteter till teamet och deras chef. Några är kreativa och driftiga vilket leder till bra möten och roliga aktiviteter. Men alldeles för många saknar den kunskap och kreativitet som krävs för att skapa bra aktiviteter som bygger gemenskap. Det gör att några team och avdelningar får mycket, men den stora merparten nästan inga tillfällen alls för mer spontan social interaktion. Att få höra om hur andra avdelningar gör en massa skoj kan ytterligare sänka moralen och motivationen.

Oftast har man också på teamnivå en rätt tight budget som begränsar vad man kan göra. Att arrangera en Cookalong kostar exempelvis från 25 000 kronor och de flesta team har inte den budgeten. Om man istället köper in den centralt för några hundra blir kostnaden per person en helt annan. Idag kan vi dessutom med så kallad ’watchparty’ teknik sända ut en centralt arrangerad aktivitet till många mindre videomötesrum, där teamen kan samlas ett och ett för att ta del i den centrala aktiviteten tillsammans.

Man behöver inte ett videomöte till

Utan kunskap om hur vi människor fungerar psykologiskt tror man att lösningen är enklare än vad den är. Många bjuder in till ännu ett videomöte, men väljer att kalla det för digital fika eller AW. Deltagarna ansluter för att se och prata med varandra. Den enda sak som skiljer detta från alla andra, de alltför många videomötena, är att man vid detta också fikar eller tar ett glas tillsammans. Det räcker tyvärr inte.

Vi människor är designade för att mötas och interagera, göra och uppleva saker tillsammans. När vi inte får det tappar vi motivation, energi och blir deprimerade. Våra hjärnor, belöningssystem, nervsystem och annat är komplexa konstruktioner som det tar många år att lära sig förstå. Men vi har en glädjande nyhet. Du behöver bara lära dig vad du ska göra, inte hela den komplicerade vetenskapen bakom hur det fungerar.

JÖRGEN DYSSVOLD är mötesdesigner vid mötesbyrån Herr Omar och har mer än 20 års erfarenhet av att planera och producera allt ifrån TEDx konferenser till världsrekord och presidentbesök. Han är också skapare av Meetfulness – läran om hur man skapar möten. som uppnår målen och har kul på vägen. Du kan komma i kontakt med Jörgen via herromar.se

Malören, Kalix kommun

65°31’41.7”N 23°33’26.1”E

Upplev Kalix – ta tåget hit!

Visste du att årets upplaga av tv-programmet Robinson är inspelad i Sveriges nordligaste skärgård, på öar i Kalix och Haparanda?

BO BRA OCH ÄT GOTT

I Kalix kan du vakna med utsikt över havet i en lotsstuga i yttersta skärgården, somna med himlen som tak i glasigloos intill Kalixälven, bo på hotell mitt i centrum eller på en camping vid stranden. Kalix bjuder också på många delikatesser, inte minst Kalix Löjrom. Oavsett om du vill testa ö-livet á la Robinson eller lyxa till det och få allt serverat har Kalix mycket att erbjuda. Njut av lugn och ro, med gott om plats att bara vara.

TA TÅGET TILL OCH FRÅN KALIX

Du har väl inte missat att du nu kan ta tåget hela vägen till Kalix? Från Kalix

kalix.se/uppleva