Krönika Micke Darmell

De fysiska mötena

I en hybrid värld där de flesta organisationer brottas med distansarbetaravtal, förändringsledning, kompetensförsörjning, tillitbaserat ledarskap och att hinna med är min övertygelse att utan en tydlig intern kommunikations- och mötesstruktur av absolut vikt för att skapa förutsättningar för ovan nämnda utmaningar.

Många organisationer pratar om ”attraktiv arbetsgivare”, jag skulle vilja säga att utan en attraktiv arbetsplats är det svårt att vara en attraktiv arbetsgivare. Hur skulle det gå till?

Chefer upplever att tiden är den största utmaningen och många medarbetare upplever sina chefer som stressade och inte ens närvarande i möten. Hur kan man då bli en attraktiv arbetsgivare. Studier visar dessutom att yngre hellre väljer chef än företag/jobb idag.

Det vill säga hur skapar vi förutsättningar för chefer att utföra sitt ledarskap och vara närvarande med sina medarbetare? Jag tror genom att frigöra tid och sätta fokus på det som skapar värde igen.

Bara genom att ta tag i sin interna kommunikations- och mötesstruktur frigörs 30% av arbetstiden. Då kan vi exempelvis avsätta den tid vi behöver för våra möten.

Det vi längtade efter under pandemin, att träffas, bolla idéer och samverka kommer vi ha mindre av eftersom de digitala mötena kommer att vara kvar. Att de ska finnas kvar är såklart för tidsbesparing och klimatavtryck. De fysiska möten vi då har kvar blir då viktigare än någonsin. Att de är relationsskapande, att vi gör saker ihop, de är kreativa och inte minst att vi har kul tillsammans.

Då kan det inte vara en option, att när vi bestämt vilka möten som är så viktiga så att vi har dem fysiskt, att en deltagare kan skicka ett sms/mail dagen före och säga ”jag är med på länk istället”. Det sätter mötesledaren helt på pottkanten. I alla fall om vi pratar om möten som är jämlika och där alla deltar på samma villkor.

Här ser jag en rädsla hos många ledningsgrupper att sätta ner foten. Då får man göra som tidigare helt enkelt, kan man inte vara med så får man ge sin input innan och man får info om vad som blev gjort och beslutat efteråt.

Nu pratar jag om bra möten och inte om dåliga möten med monologer, information, avrapporteringar och statusuppdateringar. Allt detta har vi andra kanaler för idag (kommunikationsstrukturen). Jag pratar om möten som involverar och där alla känner lust, mening och delaktighet.

I mötesstrukturen bestämmer vi vilka möten som skall vara fysiska, vilka som skall vara digitala och vilka som skall vara hybrida (om vi ska ha sådana). Där kan vi också säkerställa att alla möten utgå från affärs- eller verksamhetsplanen och inte ligger kvar för att de var relevanta för några år sedan. Vi säkerställer rätt deltagare och frekvens. Allt utgår från syftet och målet med mötet.

Gör vi allt detta rätt frigör vi massor av tid i hela organisation och i synnerhet för chefer som får mer till att coacha och utveckla sina medarbetare.

MICKE DARMELL är föreläsare, författare, en av landets mest erfarna föreläsare och moderatorer. Han är Sveriges främsta mötesevangelist och har satt både intern möteskultur och en sund digital arbetsmiljö sedan många år på agendan.

/AB /PÅSCEN /DN

HELSINGBORG ARENA I 3 SEP ÖREBRO, CONVENTUM ARENA I 9 SEP ESKILSTUNA, STIGA SPORTS ARENA I 10 SEP GÄVLE, MONITOR ERP ARENA I 17 SEP GÖTEBORG, SCANDINAVIUM I 23 SEP ÖRNSKÖLDSVIK, HÄGGLUNDS ARENA I 1 OKT KRISTIANSTAD ARENA I 8 OKT LINKÖPING, SAAB ARENA I 15 OKT LIDKÖPING, SPARBANKEN LIDKÖPING ARENA I 22 OKT KARLSTAD, LÖFBERGS ARENA I 29 OKT HALMSTAD ARENA I 5 NOV JÖNKÖPING, HUSQVARNA GARDEN I 12 NOV MALMÖ ARENA I 18 NOV STOCKHOLM, CIRKUS I 2-17 DEC