Tiss powerpoint 2010 by tissdonosti

POWERPOINT 2010

Documentaci贸n elaborada por TISS - www.tiss.es tiss@tiss.es Febrero, 2012

POWERPOINT

Introducción

1. INTRODUCCIÓN 1.1 ¿QUÉ ES POWERPOINT? PowerPoint es una aplicación destinada a crear presentaciones, con numerosas herramientas orientadas al diseño de las diapositivas que conforman una presentación. . Permite comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Viene integrado en el paquete Office de Microsoft y comparte muchas características con las demás aplicaciones Office (Word, Excel...).

1.2 CONCEPTOS BÁSICOS Una Presentación es un conjunto de diapositivas secuenciales que unidas, forman la demostración que estamos construyendo. Una Diapositiva es el elemento básico de toda presentación. Es una imagen individual similar en cierto modo a las diapositivas fotográficas. PowerPoint permite insertar varios tipos de datos en las diapositivas, además de combinaciones de los mismos: •

Texto: para resaltar ideas o datos.

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Listas: Idénticas a las viñetas de Word.

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SmartArts: Pensados para mostrar relaciones jerárquicas, procesos, flujos, listas...

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Gráficos: Es la representación de unos datos introducidos en tablas. Permite un control total del aspecto final de los mismos. Los datos y los gráficos también pueden importarse, por ejemplo, de Excel.

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Imágenes: Aparte de las que vienen con la aplicación, podemos añadir a nuestras diapositivas cualquier ilustración que siga formatos estándar.

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Objetos: cualquier cosa que pueda pasar por el portapapeles de Windows.

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También podemos insertar Efectos Animados.

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Películas y Sonidos.

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Podemos revisar la ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas pequeñas aclaraciones para su exposición.

Diseño: organización de elementos, como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, formas y películas, en una diapositiva. Patrón de diapositivas: diapositiva principal que almacena información acerca del tema y diseños de una presentación, incluidos las posiciones y tamaños de los marcadores de posición, los efectos, las fuentes, el color y el fondo. Marcadores de posición: cuadros con bordes punteados o sombreados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes Tema: conjunto de elementos de diseño unificados que aplican al documento en una sola acción: color, fuentes y gráficos. Los temas simplifican el proceso de crear presentaciones con aspecto profesional. Lo único que debe hacer es seleccionar el tema deseado. Con un clic, el fondo, el texto, los gráficos y las tablas cambian, para reflejar el tema seleccionado, garantizando que todos los elementos de la presentación se complementan entre sí. Podemos aplicar el mismo tema a un documento de Microsoft Office Word o a una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel.

1.3 NOVEDADES 2007-2010 A continuación se indican las novedades que aparecen en estas versiones. Se incluyen las novedades de ambas versiones pensando en los usuarios que utilizaban el Office 2003 ó anteriores.

1.3.1 Novedades 2007 PowerPoint 2007 cuenta con una interfaz de usuario estándar en todos los programas dentro de paquete Office. Se puede crear presentaciones mejores con más rapidez que

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en versiones anteriores. Incluye efectos nuevos y mejorados, temas y opciones de formato mejoradas VISTA PREVIA EN TIEMPO REAL: para revisar las opciones de formato antes de aplicarlas. TEMAS Y ESTILOS RÁPIDOS: PowerPoint 2007 incluye nuevos temas, diseños y estilos rápidos con una gran gama de opciones a la hora de dar formato a las presentaciones. DISEÑOS DE DIAPOSITIVA PERSONALIZADOS: ahora ya se pueden crear diseños propios personalizados, y guardarlos para uso futuro. GRÁFICOS SMARTART: con los gráficos SmartArt, podemos crear ilustraciones editables de la información de una presentación de PowerPoint 2007 con facilidad. Un gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear de forma rápida y fácil, eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente. EFECTOS NUEVOS Y MEJORADOS Se pueden agregar efectos como sombras, reflejos, resplandor, bordes suaves, alabeo, bisel y rotación 3D a las formas, los gráficos SmartArt, las tablas, el texto y los elementos de WordArt en las presentaciones de PowerPoint 2007. NUEVAS OPCIONES DE TEXTO Los nuevos estilos de caracteres proporcionan más opciones de texto. Esta versión ofrece una amplia gama de características de formato, incluido el ajuste de texto en una forma, texto en columnas o que se desplaza verticalmente hacia bajo por una diapositiva y reglas de nivel de párrafo. Asimismo ya podemos seleccionar texto discontinuo. MEJORAS DE TABLAS Y GRÁFICOS En PowerPoint 2007, se han vuelto a diseñar las tablas y los gráficos, integrando estos últimos con Excel. Además ha mejorado mucho el copiar y pegar datos, gráficos y tablas desde-hacia otras aplicaciones Microsoft Office. HERRAMIENTAS DE CORRECCIÓN El corrector ortográfico. Varias opciones del corrector ortográfico ahora son globales. Si cambiamos una de estas opciones en un programa de Office. VISTA MODERADOR Si usamos dos monitores, podemos ejecutar la presentación de PowerPoint 2007 en uno (en un portatil, por ejemplo) mientras el público lo ve en el segundo (un proyector). La vista Moderador incluye las siguientes herramientas para facilitar la presentación de la información:

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Se pueden usar las miniaturas para seleccionar diapositivas sin seguir el orden de la secuencia y crear presentaciones personalizadas para cada público.

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La vista previa de texto muestra el elemento que va a parecer en la pantalla al hacer clic la próxima vez, ya sea una diapositiva nueva o el siguiente elemento de viñeta de una lista.

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Las notas del orador se muestran en letras grandes y claras para que sirvan de guión de la presentación.

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Se puede detener la presentación con una pantalla en negro y volver a reanudarla donde se detuvo. Por ejemplo, quizás no se desee mostrar el contenido de las diapositivas durante un descanso o durante un período de preguntas y respuestas.

1.3.2 Mejoras en PowerPoint 2010 La cinta de opciones, parte de la interfaz de usuario Fluent, se diseñó para optimizar los escenarios de presentación clave de PowerPoint y que, de esta manera, fueran más fáciles de usar. La cinta de opciones proporciona un acceso más rápido a todos los comandos de PowerPoint 2010 y permite adiciones y personalizaciones posteriores más sencillas. También se puede personalizar la cinta de opciones. Por ejemplo, se pueden crear fichas y grupos personalizados que contengan los comandos que se usan con mayor frecuencia. Para ayudar a maximizar la edición del espacio de presentación en la página, la cinta de opciones también puede ocultarse mientras se escribe. La nueva vista Microsoft Office Backstage (Ficha Archivo) permite obtener acceso rápidamente a las tareas comunes relacionadas con la administración de archivos, como ver propiedades de documentos, establecer permisos y abrir, guardar, imprimir y compartir los archivos de presentaciones. Equivale al menú Archivo de antiguas versiones, y sustituye al botón de Office de la versión 2007.

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Vista protegida. Los archivos de una ubicación potencialmente insegura (como Internet o datos adjuntos de correo electrónico) o los archivos con contenido activo (por ejemplo, las macros, las conexiones de datos o los controles ActiveX) se validan y se pueden abrir en la Vista protegida. Al abrir archivos en modo de Vista protegida, se deshabilitan las funciones de edición. Se pueden abrir y editar archivos de fuentes de confianza haciendo clic en Habilitar edición. Difusión por Internet. PowerPoint 2010 tiene una capacidad de presentación con diapositivas remota que permite exhibir una presentación con diapositivas en la Web o en una conexión de red. Esto permite que los usuarios a los que se les facilite el vínculo, puedan visualizar en un navegador la presentación a tiempo real. Cuando se cierra un documento sin guardar, puede recuperarse la última versión de autoguardado.

Secciones de diapositivas. Se pueden organizar grandes lotes de diapositivas para que resulten más manejables y se pueda navegar con más facilidad a través de secciones. Además, podemos crear una presentación en colaboración con otras personas; se puede etiquetar las diapositivas y agruparlas en secciones. Por ejemplo, cada uno puede ser responsable de preparar las diapositivas de una sección diferente. Se puede asignar un nombre a una sección completa, imprimirla y aplicarle efectos.

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Combinar y comparar presentaciones: si se trabaja con otras personas en presentaciones, se pueden compartir los cambios con otras personas mediante correo electrónico o la red. Se pueden administrar y elegir qué cambios o ediciones queremos incorporar para la presentación final. Cada presentación en una ventana diferente: anteriormente sí se podían abrir varias presentaciones simultáneamente, pero ahora, además podemos visualizar varias ventanas (presentaciones), simultáneamente: pudiendo organizar las ventanas en cascada, mosaico, etc. Podemos también arrastrar diapositivas de una presentación a otra. Trabajar desde cualquier lugar: PowerPoint Web Apps: podemos trabajar en una presentación incluso desde un equipo que no tenga PowerPoint 2010: guardamos la presentación en un servidor web que hospede Microsoft Office Web Apps. Después, se puede usar PowerPoint Web App para abrir la presentación en el explorador. Podremos verla y hasta hacerle cambios. Las Office Web Apps están disponibles cuando se inicia sesión en Windows Live, para uso personal y de forma gratuita. Mejoras en vídeo e imágenes. PowerPoint 2010 incluye una gran cantidad de mejoras e incorporaciones de edición de vídeo. Incorpora un editor de vídeo; se puede marcar y recortar escenas, añadir textos y sobre todo incrustar vídeos. Con PowerPoint 2010 se puede convertir cualquier presentación a vídeo, mejorando de esta forma las posibilidades de abrir el archivo en cualquier sistema para reproducirlo. Antes, una presentación creada con PowerPoint dependía de que en la máquina que la mostrara estuviera PowerPoint también instalado. Para las imágenes tenemos muchos nuevos efectos, saturación, brillo, temperatura color, desenfoque, acuarela, herramientas como por ejemplo quitar el fondo de una fotografía, y herramientas de captura de pantalla similar al “recortes” de Windows 7. Además, las transiciones y las animaciones tienen fichas separadas. Se añaden nuevas transiciones como las trayectorias de la animación y efectos de animación. Se pueden editar las transiciones. Sonido: en PowerPoint 2010, el usuario puede elegir si debe incrustar ó vincular cualquier archivo directamente usando el cuadro de diálogo Insertar. Por lo tanto, ya no se necesitan los cuadros Tamaño máximo de un archivo de sonido ni Vincular sonidos con archivo de tamaño superior a. Podemos incrustar cualquier clase de archivo de cualquier tamaño (incluidos los mp3) en lugar de limitarse a los archivos .wav de menos de 100k como sucedía anteriormente. Vídeo: ahora se pueden incrustar los vídeos en la presentación. Permite más formatos de archivo e incluso tiene herramientas de edición básica del vídeo. También permite insertar vídeos desde webs como Youtube de una forma fácil.

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Creación de una presentación

2. CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN Al abrir el programa, PowerPoint nos muestra la ventana de presentación, que es el área donde se crean las diapositivas. La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que formarán la presentación.

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Creación de una presentación

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Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentación, es como una página de un libro. En este primer momento podemos elegir entre Abrir una presentación ya existente o Crear una presentación nueva. Si creamos una presentación nueva podemos elegir entre: 

Crear una presentación en blanco



Crear una presentación a partir de una plantilla de diseño existente



Crear una presentación a partir de una ya existente.

Las plantillas de PowerPoint 2010 incluyen diversos temas y diseños, entre los que se encuentran la mayoría de los que existían en el Asistente para autocontenido.

2.1 ABRIR UNA PRESENTACIÓN EXISTENTE Nos permite recuperar una presentación almacenada anteriormente. Para abrir una presentación deberemos ir a la ficha Archivo y seleccionar la opción Reciente o la opción Abrir (CTRL + A).

Al seleccionar esta opción aparece una ventana con los nombres de las distintas presentaciones almacenadas en sus respectivas carpetas. PowerPoint asigna a sus archivos de presentaciones la extensión .PPTX. En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas (en nuestro caso Turismo en Europa). Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas bastará con hacer clic en su nombre. Este listado se va generando a medida que usamos PowerPoint con los últimos documentos abiertos.

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Creación de una presentación

Si quieres que alguno de estos archivos aparezca siempre, haremos clic sobre el botón y el archivo quedará fijado en la lista, de modo que siempre que se abra el Botón Office podremos encontrarlo rápidamente. Si el archivo que tienes que Abrir no está en esa lista, Pulsando Abrir se abrirá la siguiente ventana:

En la lista desplegable seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentación que queremos abrir, a continuación seleccionamos la carpeta que contiene la presentación. Una vez hayamos seleccionado la presentación pulsamos en el botón Abrir. Para que cuando seleccionemos una presentación aparezca una pequeña representación de ella en la zona de la derecha, deberemos hacer clic en el botón de vistas y elegir Vista Previa. Si tienes varias presentaciones abiertas puedes pasar de una otra seleccionándola desde el menú Cambiar ventanas de la pestaña Vista.

2.2 PLANTILLA DE DISEÑO Permite seleccionar una de las presentaciones existentes. En la ficha Archivo-Nueva presentación aparecerá la ventana de las plantillas almacenadas, como se puede ver en la imagen. Seleccionando cualquiera de ellas aparecerá una muestra del contenido en la parte inferior de la pantalla. A estas plantillas también se le llama plantillas maestras. Son las que van a servir de base en toda la presentación. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián

Creación de una presentación

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2.3 PRESENTACIÓN EN BLANCO Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos: - Despliega la Ficha Archivo. - Selecciona la opción Nuevo. - En el cuadro de Plantillas y Temas disponibles haz doble clic sobre Presentación en blanco o selecciónala y pulsa el botón Crear. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo. Cuando se crea una presentación en blanco, PowerPoint no incluye temas ni mejoras estilísticas. Esto da al usuario el control completo de la presentación, permitiéndole elegir cada atributo y cada elemento.

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La pantalla de PowerPoint

3. LA PANTALLA DE POWERPOINT Una vez seleccionada una de las posibilidades anteriores, nos encontramos con una pantalla en la que vemos los siguientes elementos:

3.1 PANEL DE ESQUEMA / DIAPOSITIVAS Muestra las diferentes fichas que permiten cambiar entre la vista esquema del texto de las diapositivas y las diapositivas propiamente dichas.

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La pantalla de PowerPoint

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3.2 PANEL DE NOTAS Situado en la parte inferior de la ventana, ofrece un espacio para introducir notas para el orador. Podemos cambiar el tamaño de todos los paneles así como cerrarlos para que no se muestren en la pantalla.

3.3 BANDA DE OPCIONES La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Diseño, por ejemplo, veremos las opciones relacionadas con el diseño de nuestra presentación.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con PowerPoint. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

3.4 BARRA DE VISTAS Barra de botones situada en la parte inferior izquierda de la ventana, que se presenta cuando se inicia la creación de una presentación y que permite visualizar todo o partes de las diapositivas y presentaciones. Vista normal: es la vista por omisión. Presenta tres áreas diferentes: edición de la diapositiva, área para anotaciones y esquema de la presentación. También para ver la diapositiva en esta vista se puede hacer clic en la pestaña Vista y selecciona la opción Normal. Esta es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva. En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla.

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La pantalla de PowerPoint

Vista clasificador de diapositivas: Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva. Presenta varias diapositivas a la vez: Desde esta vista, éstas se pueden mover, copiar, ordenar, borrar.. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

Presentación con diapositivas. La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación. Página de notas: muestra una ventana donde se pueden escribir todas las notas correspondientes a la diapositiva.

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Creación de Presentaciones

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4. CREACIÓN DE PRESENTACIONES 4.1 QUÉ ES UNA DIAPOSITIVA Una diapositiva es el elemento básico de toda presentación. Una presentación se compone de una serie de diapostivas secuenciales, similares en cierto modo a las diapositivas fotográficas. En PowerPoint, las diapositivas son cada una de las pantallas en las que se crean gráficos, textos; se insertan imágenes, objetos de otras aplicaciones,... Tratan de representar de una manera sencilla e intuitiva el contenido del tema del que se quiere hablar.

4.2 QUÉ ES UNA PLANTILLA. TEMAS Y ESTILOS Una plantilla es una presentación en la cual se han diseñado los colores, estilos, etc. aplicados para ofrecer una apariencia particular. Puede contener una ó varias diapositivas, cada una de ellas con un diseño y un contenido. Además puede tener aplicado un tema con sus colores, fuentes y efectos Una plantilla de PowerPoint es un modelo o proyecto de una diapositiva o grupo de diapositivas que se guarda como archivo .potx.. Podemos introducir colores y efectos a las diapositivas, aprovechando las plantillas existentes en la librería de PowerPoint. Tal y como señalamos en el punto 1.3 Novedades de PowerPoint, esta versión incluye nuevos temas, diseños y estilos rápidos

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Creación de Presentaciones

con una gran gama de opciones a la hora de dar formato a las presentaciones. Estas plantillas de diseño se encuentran en la Banda de Opciones en la ficha Diseño.

Al hacer un clic con el botón derecho en uno de los temas, nos aparece el siguiente menú, para poder elegir una de las opciones que se muestran.

4.3 QUÉ ES UN PATRÓN DE DIAPOSITIVAS Un Patrón de diapositivas es una parte de una plantilla que almacena información como posiciones de texto y objetos en una diapositiva, tamaños de los marcadores de posición de texto y objetos, estilos de texto, fondos, temas de color, efectos y animación. Un patrón de diapositivas es una diapositiva que ocupa el lugar superior en una jerarquía de diapositivas y almacena información sobre el tema y los diseños de diapositiva de una presentación, incluidos el fondo, el color, las fuentes, los efectos, los tamaños de los marcadores de posición y las ubicaciones. Toda presentación contiene al menos un patrón de diapositivas. La principal ventaja de modificar y usar patrones de diapositivas es que permiten realizar cambios de estilo globales para todas las diapositivas de la presentación, incluidas las que se agreguen más adelante. Los patrones de diapositivas permiten ahorrar tiempo, ya que hacen innecesario escribir la misma información en más de una diapositiva. Los patrones de diapositivas resultan especialmente útiles cuando se tienen presentaciones extremadamente largas, con muchas diapositivas. Dado que los patrones de diapositivas afectan a la apariencia de toda la presentación, para crear y editar los patrones de diapositivas o los

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Creación de Presentaciones

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diseños correspondientes se trabaja en la vista Patrón de diapositivas.En la Banda de opciones en la ficha Vista se encuentra el botón para acceder al patrón de la diapositiva en la que se está trabajando, así como al de documentos y al de notas.

Al ejecutar la opción Patrón de diapositivas, aparecerá en la pantalla una figura en la que podemos distinguir dos grupos: 1. La diapositiva patrón 2. Los diferentes diseños posibles de diapositivas, uno por diseño. Pueden ser de título, de objeto y de pie de página...

Lo que queramos que sea común a todas las diapositivas, lo haremos desde este patrón. Asimismo, la inserción por ejemplo de un logotipo en todas las diapositivas deberá hacerse desde este patrón. Una vez insertado el logotipo en el patrón, éste aparecerá en todas las diapositivas en la presentación. Lo que queramos que se aplique sólo a las diapositivas con determinado diseño (titulo y subtítulo, dos columnas de viñetas..) lo incluiremos en estos subpatrones que están en un nivel inferior a la diapositiva patrón.

Al aplicar otra plantilla a nuestra presentación, se borrarán los patrones de diapositivas de la presentación, al ser sustituidos por los de la plantilla. Si guardamos una presentación como una plantilla, conseguiremos guardar también el patrón, de forma que si

aplicamos posteriormente la plantilla a otra presentación, le estamos aplicando también nuestro patrón. Para guardar la presentación como una plantilla, al Guardar como debemos especificar el tipo de archivo como Plantillas de PowerPoint.

4.3.1 Patrón de documentos Permite mostrar el patrón de la presentación en la que se está trabajando los documentos a través de la opción Patrón de documentos del grupo Vistas de Presentación. Si queremos añadir información que aparezca en cada página de la presentación, bastará con escribir directamente utilizando el botón Texto. Si se observa el patrón de documentos, se puede ver que aparecen unos cuadros marcados con líneas discontinuas. 18

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Creación de Presentaciones

Estos cuadros indican que se pueden organizar los documentos para que aparezcan dos, tres o seis diapositivas por documento.

4.3.2 Patrón de notas Permite mostrar el patrón de notas de la presentación en la que se está trabajando. Se puede ver los marcadores de posición de la diapositiva y de las notas. Este patrón es el estándar, pero se puede modificar su tamaño y posición. Basta con hacer clic sobre uno de los cuadros y, cuando aparezca marcado, modificar, arrastrando los puntos de las esquinas o del lado, el tamaño o la posición del mismo.

4.3.3 Añadir datos útiles al Patrón: fecha, número de página Para añadir la fecha a cualquiera de los patrones, activar el menú Insertar, comando Fecha y hora. En el centro de la pantalla aparecerá un cuadro pequeño. Arrastrarlo hasta donde queramos que aparezca la fecha. Ejecutaremos el comando Número de página del menú Insertar y arrastraremos el cuadro pequeño al punto deseado. Si se desea, se puede añadir texto al número de página. Por ejemplo: pág. Nº o Empresa página nº, etc.

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Modelos de diapositivas

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5. MODELOS DE DIAPOSITIVAS Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que te encuentres en la vista normal. Puedes añadir una diapositiva de dos formas: Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaña Inicio. O bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la diapositiva seleccionada.

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Modelos de diapositivas

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Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta. Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botón Nueva diapositiva, podremos elegir su diseño o tema. Puedes escoger entre diferentes diseños, o incluso cargar una en blanco. En este desplegable, tenemos una opción muy interesante “volver a utilizar diapositivas”, que me permite importar diapositivas desde otro archivo de powerpoint. También podemos generar diapositivas a partir de un esquema, que es un documento de Word al que se le aplican los estilos Titulo1, Titulo2…

5.1 DIAPOSITIVAS DE TEXTO Texto puede haber en muchas diapositivas e insertado de múltiples formas. Existen diapositivas con marcadores de posición preparados para albergar títulos, subtítulos, viñetas. Además podemos insertar en cualquier momento cuadros de texto. Para crear una diapositiva de texto deberemos seleccionar un diseño en el que aparezca representado texto. Por ejemplo, al elegir el primer diseño del cuadro de diálogo de Nueva diapositiva: Diapositiva de título. Las líneas de puntos discontinuos situadas en la parte superior de cada diseño representan el título de la diapositiva. El resto del texto se representa por líneas grises más claras. La transparencia se ha dividido en dos pequeños cuadros, que se denominan marcadores de posición de texto. Cada vez que deseemos escribir un mensaje en su interior, bastará con hacer clic en cualquiera de ellos. Al escribir, se debe pulsar Intro sólo cuando se quiera iniciar una nueva línea. Para finalizar, hacer clic en el área en blanco. Las diapositivas podemos insertar textos y aplicarles casi las mismas operaciones que con un procesador de texto, es decir, podemos modificar el tamaño de la letra, color, forma, podemos organizar los textos en párrafos, podemos aplicarles sangrías, etc. A continuación se muestran las operaciones más comunes relacionadas con los textos. Insertar texto Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar un patrón adecuado al contenido que vayamos a introducir, por eso es conveniente que antes seleccionemos uno de los diseños que PowerPoint nos ofrece para facilitarnos la tarea. Una vez seleccionado el diseño seguiremos estos pasos para añadir texto: Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo) desaparecerá y aparecerá el punto de inserción.

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Modelos de diapositivas

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Inserta el texto. Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces. Añadir texto nuevo Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente, por lo que tendremos que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido a la diapositiva.

Para añadir un nuevo cuadro de texto haremos clic en el botón Cuadro de texto de la pestaña Insertar. Veremos como el cursor toma este aspecto

, donde se quiera insertar el nuevo cuadro

de texto haremos clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrastrarlo para definir el tamaño del cuadro de texto y soltar cuando tenga el tamaño deseado. Dentro del cuadro tenemos el punto de inserción que indica que se puede empezar a escribir el texto.

5.1.1 Ajustar los Textos. Reglas y guías PowerPoint utiliza unos valores estándar para el diseño de las diapositivas, así como valores establecidos en los tabuladores de los documentos. Muchas veces nos encontramos con que desconocemos la situación precisa de los textos y necesitamos información que nos permita saber la situación exacta de los puntos de la ventana para situar los párrafos o los objetos. Para poder conocer la situación de cualquier objeto o texto en la pantalla es necesario disponer de una regla que nos vaya indicando los tabuladores y la situación de los puntos de la pantalla. Para hacer visibles las reglas vamos a la pestaña Vista y seleccionamos la opción Regla. Si ya está visible aparecerá una marca al lado izquierdo de la opción Regla. Una vez seleccionada aparecerá una regla horizontal y otra vertical pero sólo en la vista Normal. Con la regla podremos saber a qué distancia situamos cada objeto ya que en las reglas aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posición del puntero del ratón. En la regla aparecerán los tabuladores correspondientes a cada uno de los niveles. Para modificar cualquiera de los tabuladores, situar el puntero del ratón sobre la línea correspondiente y arrastrarlo hasta la posición deseada.

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Si se mueven las posiciones primeras, el resto de las posiciones también se moverán para conservar las mismas distancias. Sin embargo, si se empieza moviendo las últimas, se verá que el resto quedará en el mismo lugar. La regla de la parte izquierda sólo indica el espacio disponible de cada grupo de objetos. Si se modifica el tamaño de los grupos, también se modificará el espacio resaltado de la regla.

5.2 DIAPOSITIVAS CON VIÑETAS Pulsaremos el botón nueva diapositiva, situado en la parte superior de la pantalla. Y aparecerá el contenido de la figura con los diferentes tipos de diseño; seleccionaremos un diseño con viñetas. Haciendo clic sobre los cuadros de texto, escribiremos los textos.

5.2.1 La viñeta La viñeta es la tabla de signos, dibujos, colores, textos y símbolos utilizados en las viñetas de una diapositiva. Si se activa el menú Formato, una vez situados dentro del cuadro a modificar y se ejecuta el comando Numeración y Viñetas, en la pantalla aparecerá la figura, con las tablas de las diferentes viñetas que podemos utilizar. Se utiliza este cuadro para añadir una viñeta a un párrafo que contenga el punto de inserción, a varios párrafos seleccionados o a todos los párrafos de un objeto seleccionado. En la ventana de viñeta se pueden insertar imágenes como marcas o nuevos caracteres.

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5.3 DIAPOSITIVAS CON SMARTART Los SmartArt, son unas imágenes modificables, que a diferencia de los gráficos no parten de una tabla de datos, pero sí que permiten insertar textos, números e incluso imágenes dentro de las formas. Estos SmartArt aparecen en la versión 2007, aunque anteriormente existían unas opciones muy pobres como los organigramas, diagramas de Venn etc. Los SmartArt, están muy orientados a representar listas, procesos, jerarquías, relaciones todo ello de una forma muy gráfica. Para crear un Smartart hay que seleccionar de la pestaña Insertar la Opción SmartArt, (ó seleccionar el diseño de diapositiva que permite insertar objetos). Aparecerá una ventana como la que puedes ver a continuación, en donde seleccionaremos el tipo de diagrama que más se ajuste a nuestras necesidades. Una vez insertado el Smartart aparecerán los nuevos botones de Diseño y Formato, a través de los cuales podremos realizar diversas operaciones con nuestro Smartart.

Tal y como se puede ver en la imagen inferior, a través de los distintos botones puedes insertar formas, niveles, cambiar el estilo, el diseño del Smartart.

Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, únicamente tienes que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y verás como aparece el cursor para que insertes el texto. 24

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Para añadir nuevos niveles en un organigrama tienes que situarte primero en el cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo nivel. Después en la pestaña Diseño despliega el menú Agregar Forma y selecciona la opción Agregar forma debajo. Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que situarte en el cuadro del nivel donde vas a insertar el nuevo cuadro teniendo siempre en cuenta que PowerPoint añadirá el nuevo cuadro a la derecha del cuadro seleccionado. ORGANIZAR LOS ELEMENTOS DE UN DIAGRAMA PowerPoint te permite modificar la posición de las ramas que dependen de un cuadro. Para modificar el Diseño tienes que seleccionar el cuadro que quieras y después desplegar el menú Diseño de la pestaña Diseño.

5.4 DIAPOSITAS CON GRAFICOS Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información. Un gráfico parte siempre de una tabla de datos, que está incrustada dentro de la presentación y esta tabla de datos se abre en Excel 2010. Para insertar un gráfico en una diapositiva hay que pulsar en el botón Gráfico de la pestaña Insertar y se abrirá un cuadro de diálogo como el que puedes ver a continuación, para que elijas el modelo que mejor se ajuste a aquello que quieras representar.

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PowerPoint insertará el gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos (Excel) de ejemplo que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.

Para modificar el gráfico, sólo hay que reescribir los valores de la hoja de datos. Los elementos de la hoja de datos son: Filas y Columnas: Cuadrículas de datos distribuidas en filas y columnas. Las filas están numeradas desde el número 1. Las columnas están ordenadas alfabéticamente desde la letra A. Cabeceras: Representan las etiquetas o títulos de las filas y las columnas. Celdas: Cajas o cuadrículas de la tabla donde residen los datos. Dato activo: Corresponde a la celda activa. Se distingue de las demás porque tiene un marco mayor que la resalta del resto. Series de datos: Conjunto de celdas en filas y columnas activas que están resaltadas o seleccionadas y forman una serie. Etiquetas de series: Corresponde a la primera columna de la tabla y contiene los títulos de las series. Etiquetas de columnas: Corresponde a las etiquetas o títulos de las columnas de la hoja. Al iniciar un gráfico, PowerPoint muestra la tabla de datos por defecto que se muestra en las figuras anteriores; sin embargo, aunque sólo aparezcan tres filas y cuatro columnas, se puede introducir datos en todas las columnas y filas que se precisen. Para introducir datos deberemos seleccionar la celda deseada, haciendo clic sobre ella. Para añadir o eliminar filas y/o columnas seleccionaremos del menú Insertar, Celdas. Para visualizar los datos de una tabla, o para modificarlos, si se está en la diapositiva que contiene el gráfico, bastará con seleccionar el gráfico haciendo

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doble clic sobre él para pasar del modo diapositiva al modo diseño del gráfico y ejecutar que se ve a la derecha. Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de datos, únicamente hay que situarse sobre la celda que se quiere modificar e insertar el nuevo valor que inmediatamente se verá representado en la gráfica. Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar aparecen nuevos botones y que te permiten, como se puede ver en la imagen inferior, editar datos, cambiar el aspecto del gráfico o cambiar, por ejemplo, el tipo de gráfico elegido.

5.4.1 Tipos de gráficos Los posibles tipos de gráficos de PowerPoint son: Columnas: Compara valores entre categorías. Válido para pocos datos. Barras: barras horizontales que muestran los valores de cada uno de los elementos del gráfico. Similar al de columnas pero transpuesto. Líneas: línea con marcadores en cada valor de datos. Válido cuando existe alguna relación ó tendencia de unos datos a otros. Circular: También conocido por tarta, ó sectores. Presenta el aporte de cada valor al total. Solo vale para representar una sola serie de datos. XY (Dispersión): compara pares de valores. Gráfico compuesto por los ejes de la X y la Y con los valores representados por puntos en su interior. Válido para muchos pares de datos. Áreas: muestra la importancia relativa en un tiempo dado. Su representación es similar a la del gráfico de líneas, pero con relleno de color en su interior. Anillos: representación gráfica de los datos en forma de anillos concéntricos. Cada anillo es un tipo de datos. Muy parecido al circular, salvo el anillo central y la disposición de los datos. Se utiliza mucho en los países asiáticos. Radial: muestra los cambios de frecuencia de las series de los datos respecto a un punto central y entre cada una de las series. Cada abscisa tiene su propio eje de ordenadas que irradia desde el punto central. Todos los marcadores de datos de la misma serie están conectados por líneas. Superficie: visión en tres dimensiones del gráfico de superficie. Burbujas: compara conjuntos de 3 valores. Similar al de dispersión, pero con valor 3 como tamaño del marcador. TISS - Tecnologías de la Información San Sebastián

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Cotizaciones: requiere tres o más series de valores en ese orden, según el tipo de gráfico de cotizaciones elegido. Cilindro: muestra columnas o barras de forma cilíndrica. Cónico: muestra columnas o barras de forma cónica. Piramidal: muestra columnas o barras de forma piramidal.

5.5 DIAPOSITIVAS CON IMÁGENES Podemos insertar imágenes de distintas formas. Podemos copiar y pegar de otro origen, podemos insertar una imagen desde un archivo, incluso desde la galería de imágenes de Microsoft. Cuando deseamos insertar una imagen de la galería Microsoft en nuestra diapositiva, lo haremos desde la ficha Insertar, a través de la opción Imagen. Se nos muestra un listado de imágenes, donde haciendo doble clic en una de ellas se nos insertará en la diapositiva.

Si tenemos un diseño de diapositiva con imágenes, sólo tendremos que hacer doble clic sobre ésta para que aparezca el cuadro de diálogo de Seleccionar imagen. Basta con seleccionar una de ellas para insertarla en su diapositiva. Al insertar una imagen prediseñada, podemos convertirla en objeto de PowerPoint y utilizar las herramientas de dibujo para modificar los objetos, tal como cambiar los colores de relleno o de líneas, reorganizar partes o combinar imágenes. Al seleccionar una imagen, aparecerá en la ficha Formato una serie de herramientas para cambiar el brillo o contraste de la imagen o recortarla, cambiarle el color o agregarle un borde, tal y como se puede ver en la imagen inferior.

En esta versión se ha mejorado mucho el tratamiento y edición que se puede hacer desde el propio PowerPoint de las imágenes, incluyendo nuevas herramientas como recortar pantalla, que nos permite hacer una captura del área de trabajo que le indiquemos, así como gestionar las últimas capturas que se han realizado. Esta herramienta es común con las otras aplicaciones Office; así una captura realizada desde Word, puede ser insertada en Powerpoint. Otras novedades en el tratamiento de

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Modelos de diapositivas

imágenes son: quitar fondo que permite eliminar un fondo de fotografía, correcciones de brillo (antes existían, pero ahora apreciamos mejor cual es su resultado), y los efectos artísticos, propios de un programa de edición fotográfica.

Ejemplo de distintos Estilos de imagen aplicados a la misma imagen

Nueva herramienta que permite eliminar un fondo

Dos ejemplos de efectos artísticos. Nuevo en esta versión

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Guardar, modificar y organizar

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6. GUARDAR, MODIFICAR Y ORGANIZAR 6.1 GUARDAR UNA PRESENTACIÓN Una vez finalizado el diseño de la presentación, ya sólo nos queda guardarla y tenerla preparada para su exposición. Se realiza por medio del comando Guardar como del botón Inicio.

6.2 MODIFICAR UNA PRESENTACIÓN Para modificar el contenido, partiendo de que la presentación esté cerrada, activaremos Ficha archivo, el comando Abrir; seleccionaremos la presentación y en la pantalla aparecerá el contenido de la transparencia.

6.3 ESQUEMA El esquema es el guión o índice del contenido de la presentación.

Podemos visualizar nuestras diapositivas en modo esquema si pulsamos el botón correspondientes a esta vista. Podemos conocer todos los mensajes y palabras que hemos incluido en cada diapositiva, y que nos servirá de guía para conocer el orden y contenido de la presentación.

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Guardar, modificar y organizar

Existe una barra de herramientas para este modo de ver las diapositivas. Desde el esquema se pueden modificar la fuente y el tamaño del texto. Lo primero que se deberá hacer es seleccionar el texto a cambiar y desplegar la ventana de fuentes. De la misma forma que modificamos el tamaño y la fuente, se puede cambiar el contenido del texto. Si en el esquema nos situamos en la diapositiva, elegida y hacemos clic sobre el texto, aparecerá el cursor con el que podemos borrar o modificar el texto, e incluso añadir nuevas líneas. Otra de las posibilidades del esquema es modificar el orden de las diapositivas de la presentación. Para mover el orden de una diapositiva, bastará con señalar el texto y arrastrarlo con el ratón hasta el lugar que se desee. Al soltar el botón del ratón, el texto se situará en el nuevo lugar, así como la diapositiva.

6.4 CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS Al ejecutar el botón Vista Clasificador de Diapositivas de la barra de Estado o bien desde la ficha Vista, se puede ver el conjunto de la presentación.

Puede cambiarse el orden de las mismas arrastrándolas con el ratón.

Una novedad en esta versión, es que podemos insertar secciones: una forma de agrupar diapositivas de forma que podamos aplicarles propiedades por bloques. Podemos asignar nombres a las secciones, compartir con otros usuarios por secciones, crear esquemas por secciones etc.

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Guardar, modificar y organizar

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Para crear una sección, podemos hacerlo en la vista clasificador, ó en el panel de diapositivas cuando estamos en la vista normal. Hacemos clic con el botón derecho en el comienzo de lo que va ha ser la sección y seleccionamos Agregar sección.

Una vez creada una sección, podemos volver a clicar con el botón derecho y podemos renombrar, mover, contraer, e incluso quitar la sección (ojo con eliminar, que borraría también las diapositivas).

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Dibujar en una diapositiva

7. DIBUJAR EN UNA DIAPOSITIVA Una presentación no sólo debe contener un texto significativo, sino que también, debe incluir figuras e imágenes que complementen y realcen el texto de las diapositivas. Las figuras que se dibujan, las imágenes importadas de otras presentaciones y el texto que se escribe, son ejemplos de objetos.

7.1 AUTOFORMAS Podemos hacerlo desde la ficha insertar ó desde la ficha inicio Dentro de la ficha Inicio en el grupo Dibujo nos aparecen los iconos que nos permiten dibujar, dar efectos, dar color, incluir texto,... como se muestra en la figura:

El botón Organizar muestra las diferentes opciones para trabajar con los objetos: agrupar, ordenar, alinear, girar... En esta versión, es posible seleccionar distintos elementos, con la tecla de Crtl. Cosa que en versiones anteriores era necesario utilizar la de Shift. Una vez insertada una de las formas podemos modificarla, aplicarle estilos rápidos e incluso añadirle texto (botón derecho, modificar texto).

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Dibujar en una diapositiva

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En esta versión es posible guardar una forma que hayamos modificado y que queramos utilizar más adelante, como un archivo de imagen (GIF, JPG, PNG...)

7.1.1 Categorías de formas Si insertamos las formas desde la ficha Insertar tenemos distintas categorías de formas: Líneas Podemos utilizar las herramientas: curva, mano alzada y forma libre para dibujar líneas. Si queremos trabajar con precisión al trazar líneas pulsaremos la tecla Shift al tiempo que dibujamos la línea y obtendremos unos saltos fijos de inclinación en la misma si pulsamos Ctrl. Podemos girar la línea sobre su centro. Conectores Nos sirven para indicar el tipo de conexión entre líneas ya dibujadas. Según el conector elegido podemos generar una serie de nodos que nos permiten modificar el dibujo de la conexión. Las demás opciones (formas básicas, flechas de bloque, diagramas de flujo,...) muestran también un conjunto de símbolos que podemos seleccionar para que aparezcan dibujados de forma automática.

7.1.2 Definición de colores y líneas Otra de las posibilidades que disponemos con los objetos es modificar su color de relleno, el grosor, color y tipo de las líneas del dibujo y la forma de las líneas, con o sin flechas.

7.1.3 Selección Seleccionar un objeto es algo tan simple como hacer clic en él y aparecen pequeños cuadros para cambiar el tamaño alrededor del objeto, tal como se muestra en la figura:

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Dibujar en una diapositiva

Para seleccionar a la vez diversos objetos, es preciso mantener pulsada la tecla Shift mientras se hace clic en cada uno de ellos. La figura siguiente muestra varios objetos a los que se ha aplicado la selección múltiple.

7.1.4 Agrupación de objetos La agrupación permite tratar a varios objetos como a uno solo. La figura siguiente muestra una escena compuesta por tres objetos diferentes que, en caso de necesitar modificación, habrían de seleccionarse, formatearse y aplicarse los cambios precisos uno a uno.

Para agrupar diversos objetos, hay que seleccionarlos de uno en uno y cuando todos estén rodeados de los cuadros de selección, elegir la opción Agrupar. Con ello, los cuadros rodearán el conjunto de objetos, como se ve en la figura siguiente, en que las tres imágenes están rodeadas por un único marco de cuadros de selección. Para separar los objetos y volver a la situación primitiva, basta elegir Desagrupar.

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Dibujar en una diapositiva

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7.1.5 Guías, regla y cuadrícula PowerPoint ofrece tres herramientas que resultan de gran ayuda a la hora de alinear y situar los objetos en la diapositiva. Son las guías, reglas y cuadrícula que pueden activarse y desactivarse a través de menús y comandos. La cuadrícula es un conjunto de líneas invisibles trazadas horizontal y verticalmente, lo que se ve con la marca que aparece en el menú, ya que no se aprecia línea alguna en la dispositiva. También puede mantenerse activa, pulsando la tecla Alt mientras se arrastra un objeto a un nuevo emplazamiento. La Cuadrícula La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeños cuadrados, tales que nos será más fácil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva. La cuadrícula no aparece al imprimir o al visualizar la presentación. Para mostrar la cuadrícula, marcar la opción Líneas de cuadrícula en la pestaña Vista (junto a la opción Reglas). Podemos modificar las propiedades de la cuadrícula, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y eligiendo Cuadrícula y guías en el menú contextual. Accedemos a la misma ventana desde la pestaña Formato, en la sección Organizar, desplegando el menú Alinear y pulsando Configuración de cuadrícula. También podemos hacer que los objetos se ajusten a la cuadrícula o/y a otros objetos de la diapositiva, para ello tienes que activar la casilla correspondiente ("objetos a la cuadrícula" o/y "objetos a otros objetos"). Ajustar objetos a la cuadrícula hace que cuando colocamos un objeto en la diapositiva, éste se coloque en el punto de la cuadrícula más cercano. Las Guías Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la información mejor. Estas guías son imaginarias ya que no aparecerán al imprimir o visualizar la presentación.

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Para mostrar las guías despliega el menú contextual, haciendo clic derecho sobre la diapositiva, y selecciona la opción Cuadrícula y guías. Aparecerá una ventana como la que se muestra a la derecha. Si se quiere que se visualicen las guías marca la opción Mostrar guías de dibujo en la pantalla.

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Organización e impresión

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8. ORGANIZACIÓN E IMPRESIÓN Para incorporar diapositivas de otras presentaciones, abriremos la presentación que nos interese para copiar al portapapeles la diapositiva buscada. Se recomienda usar el Clasificador de Diapositivas por comodidad. Una vez hecho esto, basta con abrir la presentación destino y pegar el contenido del portapapeles en el punto deseado. Hay ocasiones en las que podemos necesitar cambiar el orden de las diapositivas ya creadas. Para cambiar la ubicación de las mismas pasaremos al Clasificador de Diapositivas y arrastraremos la diapositiva que nos interese al punto deseado.

8.1 NOTAS (DEL ORADOR) Con la inclusión de notas en las diapositivas, se pueden disponer de textos para ayudar a recordar el contenido de la presentación. Viene a ser el guión para el desarrollo de la presentación. Estas notas se pueden visualizar tanto desde el modo de Vista Normal como Vista Esquema. Para crear las páginas de notas ejecutaremos en la ficha Vista el grupo Vistas de Presentación. Para incluir notas, bastará con seleccionar su área en la diapositiva.

8.2 ESPECIFICACIONES PARA UNA PRESENTACIÓN En la Ficha Diseño tenemos el grupo Configurar Página. Este botón nos va a permitir determinar las especificaciones en cuanto a dimensiones y orientación a emplear a la hora de imprimir cada componente de una presentación tal como se muestra en la figura:

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Organización e impresión

La opción Presentación en pantalla utiliza por defecto un área de 25,4 cm. de ancho por 19,05 de alto, de manera que las diapositivas entren en la pantalla. Existen otras opciones de dimensión de diapositivas tales como: Carta, A4, Diapositiva de 35 mm., y Personalizado. La sección Orientación ofrece las opciones Vertical y Horizontal. Generalmente, las diapositivas se imprimen con orientación Horizontal, mientras que las notas, documentos y esquema se imprimen con orientación Vertical. Para fijar las especificaciones de la presentación, es preciso hacer lo siguiente: • Abrir la presentación y elegir Archivo; ajustar la diapositiva para acceder al cuadro de diálogo anterior. • Elegir la opción adecuada en la lista desplegable de la opción Tamaño de diapositivas. • Para comenzar la numeración de las diapositivas con otro número diferente del 1, teclearlo en el cuadro de texto Numerar las diapositivas. • Para cambiar la orientación predeterminada de Diapositivas o Notas, documentos, esquema, elegir las opciones Vertical u Horizontal.

8.3 IMPRIMIR UNA PRESENTACIÓN En esta versión la impresión se realiza desde la ficha archivo, y nos aparece la siguiente pantalla

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Organización e impresión

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PowerPoint permite imprimir todos y cada uno de los componentes de la presentación, como son diapositivas, páginas de notas, documentos y esquemas. El segundo desplegable dentro de configuración permite elegir esos componentes, tal como se muestra en la figura:

Intervalo de impresión: nos permite seleccionar aquello que queremos imprimir, teniendo las siguientes opciones: todas, diapositiva actual,

rango personalizado y

secciones.

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Organización e impresión

Número de copias: indica el número de copias a imprimir. Imprimir: lista los componentes: diapositivas, documentos, páginas de notas, vista Imprimir a archivo: permite imprimir la presentación en un archivo para utilizar más tarde o en otra impresora.

Color: si la impresora es a color, podríamos pedir una copia en escala de grises para controlar mejor como quedarían las posibles copias.

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Configuración de una presentación

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9. CONFIGURACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN Uno de los métodos más efectivos para presentar las diapositivas es utilizar la pantalla del ordenador como salida. PowerPoint utiliza toda la pantalla, ocultando barras de herramientas, menús y demás elementos de la ventana, mostrando solo la diapositiva a pantalla completa. Cuando se utiliza un ordenador para la exposición de la presentación, se pueden incorporar efectos especiales que contribuyan a animar la exposición. Se pueden añadir transiciones, que utilizan efectos muy llamativos, como el de desvanecimiento o disolución de la imagen, para pasar de una diapositiva a la siguiente. Además, se puede usar animaciones para mostrar los elementos que componen una lista con viñetas uno a uno, lo que puede servir también para que el público se centre en cada momento en el punto que está comentando.

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Configuración de una presentación

9.1 ESPECIFICAR INTERVALOS Y TRANSICIONES La transición determina la forma en que una diapositiva reemplaza a la anterior en la pantalla. Desde la ficha Transiciones se puede establecer los intervalos de cada dispositiva, y el estilo y la duración de transición. A este cuadro llegaremos a través de la ficha Animaciones.

Los estilos de transición se encuentran en la ficha transición. Cada vez que se elige un estilo, éste se ejecuta automáticamente sobre la diapositiva en la que nos encontramos. Es interesante probar con las diferentes velocidades, que se indican en segundos. Podemos aplicar a la transición, así como el sonido mientras se ejecuta la misma. Las opciones de intervalo nos permiten elegir entre hacer clic con el mouse, para que las diapositivas avancen manualmente con cada clic. La opción Automáticamente después de x segundos permite señalar un intervalo específico para cada dispositiva. Podemos aplicar el efecto de transición a todas las diapositivas, así como ver la presentación completa desde esta misma pantalla. Si se marcan ambas casillas, la diapositiva avanzará cuando se produzca el primero de los eventos (si no clicamos a los x segundos; si clicamos antes del tiempo, al clicar).

9.2 ANIMACIÓN Una animación es una forma de mostrar gradualmente diferentes partes de una diapositiva. La visualización de los elementos de una lista con viñetas de una diapositiva uno a uno permite que el espectador no se adelante a nuestra exposición y se centre en el punto que estamos explicando. Podemos realizar animaciones de texto (para que aparezca en la pantalla párrafo a párrafo, palabra a palabra o letra a letra), animación de objetos, como por ejemplo autoformas. La manera de aplicar efectos de animación a una diapositiva consiste en utilizar la cinta que aparece al activar la ficha animación.

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Configuración de una presentación

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Se selecciona previamente el objeto que deseamos animar y a continuación podemos aplicar un efecto desde el grupo animación. Los efectos pueden ser de 3 tipos: 1. Entrada. Se utiliza para que un elemento que no ha aparecido en la diapositiva, aparezca cuando se lo indiquemos 2. Énfasis. Resalta un elemento que estamos viendo en pantalla, pero no desaparece. 3. Salida.

Hace que un objeto de la diapositiva desaparezca

En el panel de animación nos aparecerá una descripción del efecto aplicado a las diferentes partes de la diapositiva. Además podemos modificar opciones de los efectos. En la figura vemos tres objetos animados, cuyo evento es un clic con el ratón. Vemos ademas la escala de tiempo, donde se puede establecer el comienzo y fín de cada animación, cambiando el tamaño y posición de los rectángulos naranjas

Con un doble clic una animación, accedemos a más propiedades de la misma. Así si estamos animando un gráfico podríamos animar una a una las series, ó las categorías. Si lo que animamos es un marcador con viñetas, podemos hacer que aparezcan de párrafo en párrafo, ó por palabras.

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9.3 SONIDOS Y PELÍCULAS 9.3.1 SONIDO Podemos hacer que una presentación resulte más interesante si le añadimos sonidos y películas. Para incluir éstos, iremos a la Ficha Insertar al Gupo clic multimedia.

Los sonidos que podemos insertar pueden provenir de alguno de los efectos de sonido de Powerpoint o de archivos de sonido o música. Gran cambio: En PowerPoint 2010, el usuario puede elegir si debe incrustar ó vincular cualquier archivo directamente usando el cuadro de diálogo Insertar. Por lo tanto, ya no se necesitan los cuadros Tamaño máximo de un archivo de sonido ni Vincular sonidos con archivo de tamaño superior a. Se puede incrustar cualquier clase de archivo de cualquier tamaño en lugar de limitarse a los archivos .wav de menos de 50 MB. Si no indicamos nada especial el archivo se incrusta. Si quisiéramos vincularlo, a la hora de insertar desplegar las opciones siguientes:

El sonido así insertado, aparece como un altavoz y un control para detener-iniciar, ver el progreso y modificar el volumen

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Configuración de una presentación

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En la cinta tenemos herramientas como: •

Reproducir: permite oír el sonido sin necesidad de acceder a la vista de presentación.

•

Marcadores: podemos especificar un punto de la grabación, para acceder rápidamente a ese momento sin necesidad de reproducir todo desde el principio.

•

Recortar audio: aunque el archivo de sonido tenga una duración, podemos recortar el comienzo y el final y quitar, por ejemplo, tiempos muertos al comienzo, ó cuando termina.

•

Fundido: permite que el sonido parta de un volumen bajo, vaya incrementándose (fundido de entrada) hasta alcanzar el volumen normal. Lo mismo al finalizar. Esto es típico de emisiones de radio y podcast.

•

Eventos de inicio: Si no ponemos ninguno el sonido no se oirá mientras no se clique en la barra de sonido . Pero si queremos que empiece a sonar en un momento determinado, podemos aplicarle un evento de inicio y entonces lo que hacemos es animar el sonido como cualquier otro objeto de la diapositiva. Aparece en el panel de animaciones y podemos modificar desde este panel sus propiedades.

•

Ocultar durante la reproducción: se suele ocultar el altavoz cuando se reproduce el sonido automáticamente mediante animaciones.

También podemos aplicar un sonido en la transición, pero en este caso sólo puede ser en formato wav. Si de la lista seleccionamos “Otro sonido”, se insertaría desde un archivo Windows audio.

También se pueden insertar sonidos en las diapositivas, mediante Grabar narración, herramienta que permite grabar una alocución, (con los medios adecuados de micrófono...) mientras se practica la presentación y esta alocución se almacena en cada diapositiva.

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Configuración de una presentación

9.3.2 VIDEO Las películas son archivos de vídeo de escritorio con formatos como AVI o MPEG y extensiones de archivo como .avi, .mov, .mpg y .mpeg .swf (adobe flash). Tenemos que tener el reproductor de quicktime para poder visualizar algunos formatos:

Los archivos de película a diferencia de versiones anteriores, pueden estar vinculados (objeto vinculado: objeto que se crea en un archivo de origen y se inserta en un archivo de destino, manteniendo una conexión entre los dos archivos. El objeto vinculado se actualizará en el archivo de destino cuando se actualice el archivo de origen) a la presentación, ó pueden estar incrustados (objeto incrustado: objeto contenido en un archivo de origen e insertada en un archivo de destino. Una vez incrustado, el objeto pasa a ser parte del archivo de destino. Los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejan en el archivo de destino). Para definir si lo queremos incrustado o vinculado lo elegimos a la hora de insertarlo:

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Cuando se inserta un archivo de película vinculado, PowerPoint crea un vínculo a la ubicación del archivo. Si más adelante se mueve el archivo de película a otra ubicación, PowerPoint no podría localizarlo cuando queramos que el archivo se reproduzca. Se recomienda copiar las películas en la misma carpeta que la presentación antes de insertar las películas, además de guardar previamente el archivo de Powerpoint antes de insertar ningún vídeo Una vez insertado un objeto de película se puede cambiar su forma de reproducción modificando las opciones de acción o animación. Al ejecutar una presentación con diapositivas de PowerPoint 2010 en PowerPoint 2007 o en versiones anteriores, los vídeos que aparecen en la presentación no se reproducen. En su lugar, el vídeo muestra un marco de póster de color negro en lugar del marco de póster original. Este problema se produce porque, al insertar un vídeo en una presentación de PowerPoint 2010, PowerPoint incorpora ahora el vídeo en la presentación. PowerPoint 2007 Service Pack 1 y versiones anteriores no admiten la reproducción de vídeos incrustados en una presentación. Se trata de un cambio con respecto a versiones anteriores de PowerPoint. En las versiones anteriores, al insertar un vídeo en una presentación, la presentación vinculado al archivo en lugar de incrustar el vídeo. La solución puede estar en actualizar el powerpoint 2007 al service pack 2 ó utilizar el visor de powerpoint. Podemos insertar el vídeo en nuestra presentación a través de la ficha Insertar, grupo multimedia vídeo.

Se puede insertar desde un archivo físico en nuestro ordenador, o desde un sitio web como Youtube.

9.3.3 YOUTUBE Es muy habitual insertar vídeos de Youtube. Lo que conseguimos es una presentación que muestre el vídeo de youtube: es un vínculo, aunque vemos el vídeo en la diapositiva, requiere conexión a internet. Pasos:

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Configuración de una presentación

1. Buscar el vídeo en youtube y debajo del mismo buscar la opción Compartir y luego Insertar. Es muy importante que activemos la casilla Utilizar código de inserción anterior. 2. Copiar (Crtl+C) el código que empieza por <objet width. 3. En Powerpoint, colocarme en la diapositiva donde quiero insertar el vídeo y a traves de la ficha Insertar-video desde sitio web, pegar (crtl+V) el código anterior. Los vídeos desde internet están vínculados, por lo que es necesaria una conexión a Internet par poder visualizarlos. En cuanto a las herramientas de edición de vídeo no están activas la mayoría de ellas; sí que podemos Ocultar con reproducción detenida para no ver la silueta negra mientras no se vaya a reproducir.

9.3.4 COMPRIMIR ARCHIVOS MULTIMEDIA Al comprimir los archivos multimedia, se puede mejorar el rendimiento de la reproducción y ahorrar espacio en disco. 1. Abrimos la presentación que contiene los archivos de audio o vídeo. 2. En la ficha Archivo, hacemos clic en Información y a continuación, en Comprimir medios.

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3. Podemos tamaño.

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especificar la calidad del vídeo y audio, lo cual determina a su vez el

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Visualizar una presentación

10. VISUALIZAR UNA PRESENTACIÓN Necesitaremos visualizar sucesivamente una presentación antes de darla por válida para ajustar correctamente todas sus especificaciones. Para probar la presentación utilizando avance manual, en cualquier modo de visualización elegiremos en la ficha Presentación con Diapositivas en el Grupo Configurar y accederemos al cuadro de diálogo de la figura:

En la sección Mostrar Diapositivas, elegiremos Todas o especificaremos Desde y Hasta.

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Visualizar una presentación

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En la sección Avance de diapositiva, elegiremos Manual. Si se elige la opción Usar los intervalos de diapositiva guardados, éstas avanzan automáticamente y al finalizar, PowerPoint regresa al modo Clasificador de Diapositivas. Con el avance manual, se pasa a la siguiente pulsando Intro, AvPág o haciendo clic. Para fijar nuevos intervalos, del menú Presentación elegiremos la opción Ensayar intervalos. La presentación se iniciará, y aparecerá una ventana donde indicaremos los nuevos tiempos.

10.1 EJECUCIÓN DE UNA PRESENTACIÓN La presentación se puede ejecutar de varias maneras: pulsando el botón Vista presentación con diapositivas o desde el grupo Iniciar Presentación con Diapositivas de la Ficha Presentación con Diapositivas. Desde el botón se inicia la presentación comenzando por la diapositiva que esté en pantalla o seleccionada. Durante la presentación, a veces, es necesario incluir anotaciones o destacar áreas de alguna diapositiva. PowerPoint ofrece la posibilidad de realizar anotaciones electrónicas a mano alzada que, a diferencia de lo que sucede con las transparencias, no son permanentes. Para ello utilizaremos la herramienta de la pluma.

Para utilizar la pluma, ejecutaremos la presentación y haciendo clic con el botón derecho del ratón, aparecerá el menú contextual donde seleccionaremos la opción Opciones del puntero: Para borrar las anotaciones hechas con la pluma, seleccionaremos la opción Borrador. Para avanzar de una diapositiva a la siguiente, la manera más rápida es haciendo clic en la misma. Sin embargo, Powerpoint incluye una barra de herramientas emergente que aparece al desplazar el ratón en la vista Presentación con diapositivas, que incluye los botones de: anterior, puntero, navegación y siguiente. 52

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Visualizar una presentación

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El botón puntero nos muestra los distintos tipos de marcadores. El botón navegación nos permite desplazarnos a una diapositiva en concreto, así como finalizar una presentación. También podemos realizar anotaciones y dibujar líneas o figuras a mano alzada con opciones del puntero

10.2 OCULTAR UNA DIAPOSITIVA A veces es interesante el impedir que cierta diapositiva aparezca en la presentación en curso. Para hacer esto, y teniendo la diapositiva que quiere ocultarse seleccionada, ejecutaremos la opción Ocultar Diapositiva del grupo Configurar. En la vista Clasificador de Diapositivas, seleccionaremos la diapositiva que deseemos ocultar y a continuación seleccionaremos Ocultar Diapositiva. Sobre el nº de diapositiva aparecerá un signo “nulo”

10.3 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN PERSONALIZADA PowerPoint permite crear una presentación a partir de otra. En vez de crear varias presentaciones casi idénticas para diferentes colectivos destinatarios, se pueden agrupar las diapositivas y formar grupos (presentaciones personalizadas).

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Visualizar una presentación

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Para crear una presentación personalizada del Grupo Iniciar Presentación con Diapositivas escogeremos la opción Presentaciones personalizadas, Nueva.

Para modificar una presentación personalizada se selecciona la presentación y pulsar el botón Modificar.

10.4 Compartir presentaciones Slideshare es un servicio que nos permite compartir presentaciones en formato PowerPoint (archivos.ppt y .pps) y OpenOffice, archivos pdf y últimamente vídeos.

El estilo de presentación y modo de operar con el que cuenta es similar a YouTube. Slideshare nos permite: subir nuestras presentaciones, agregar comentarios, compartir con otros, agregar las presentaciones a nuestro blog o web. Nos permite subir presentaciones públicas o privadas, y en el caso de las públicas activar o desactivar su descarga.

10.5 SUGERENCIAS PARA CREAR UNA PRESENTACIÓN Sugerencias a tener en cuenta para crear una presentación atractiva que mantenga el interés del público: si se quiere informar con más detalle, se debería pensar en incrustar documentos de Word, o pdf. 1. Reducir el número de diapositivas Para comunicar un mensaje claro y mantener la atención y el interés del público, reducir el número de diapositivas de la presentación al mínimo. 2. Elegir un tamaño de fuente adecuado para el público Elegir el tamaño de fuente más adecuado ayuda a comunicar el mensaje.

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Visualizar una presentación

El público debe poder leer las diapositivas desde cierta distancia. En términos generales, un tamaño de fuente inferior a 30 puede resultar demasiado difícil de ver. 3. Simplificar el texto de la diapositiva Se desea que el público escuche mientras se realiza su exposición, en lugar de que la lean de la pantalla. Use viñetas o frases cortas, y procure incluir cada una de ellas en una línea. Hay una norma que habla de 6*6 , 6 viñetas máximo, y 6 palabras por viñeta. Algunos proyectores cortan las diapositivas por los bordes, por lo que es posible que las frases largas no se muestren totalmente. 4. Usar controles visuales para ayudarse a expresar el mensaje Las imágenes, los gráficos y los elementos gráficos SmartArt dan pistas visuales para que el público recuerde. Agregar imágenes significativas para complementar el texto y los mensajes de las diapositivas. Sin embargo, al igual que con el texto, evite incluir demasiadas ayudas visuales en la diapositiva. 5. Crear etiquetas para los gráficos y diagramas que sean comprensibles Usar el texto que sea necesario para que los elementos de etiqueta de los gráficos o diagramas sean fácilmente comprensibles. Poner títulos a los ejes, leyendas… 6. Aplicar fondos de diapositiva sutiles y coherentes Elegir una plantilla o un tema atractivo y coherente que no sea demasiado vistoso. No querrá que el fondo o el diseño desvíen la atención de su mensaje. 7. Utilizar las transiciones y animaciones Pero de forma aislada, no poner transición a todas las diapositivas, pero sí a algunas para captar la atención del usuario.

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Tabla de contenido

TABLA DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN.................................................................................................... 3

1.1 1.2

¿QUÉ ES POWERPOINT? ...................................................................................... 3 CONCEPTOS BÁSICOS ........................................................................................... 3

1.3

NOVEDADES 2007-2010

....................................................................................... 4

CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN ................................................................ 9

2.1 2.2

ABRIR UNA PRESENTACIÓN EXISTENTE ................................................................. 10 PLANTILLA DE DISEÑO ......................................................................................... 11

2.3

PRESENTACIÓN EN BLANCO ................................................................................. 12

LA PANTALLA DE POWERPOINT..................................................................... 13

3.1

PANEL DE ESQUEMA / DIAPOSITIVAS ..................................................................... 13

3.2 3.3

PANEL DE NOTAS ................................................................................................ 14 BANDA DE OPCIONES .......................................................................................... 14

3.4

BARRA DE VISTAS ............................................................................................... 14

CREACIÓN DE PRESENTACIONES .................................................................. 16

4.1

QUÉ ES UNA DIAPOSITIVA .................................................................................... 16

4.2 4.3

QUÉ ES UNA PLANTILLA. TEMAS Y ESTILOS...................................................... 16 QUÉ ES UN PATRÓN DE DIAPOSITIVAS................................................................... 17

MODELOS DE DIAPOSITIVAS ........................................................................... 20

5.1

DIAPOSITIVAS DE TEXTO ...................................................................................... 21

5.2

DIAPOSITIVAS CON VIÑETAS ................................................................................ 23

5.3 5.4

DIAPOSITIVAS CON SMARTART ......................................................................... 24 DIAPOSITAS CON GRAFICOS ....................................................................... 25

5.5

DIAPOSITIVAS CON IMÁGENES .............................................................................. 28

GUARDAR, MODIFICAR Y ORGANIZAR .......................................................... 30

6.1 6.2

GUARDAR UNA PRESENTACIÓN ............................................................................ 30 MODIFICAR UNA PRESENTACIÓN .......................................................................... 30

6.3

ESQUEMA ........................................................................................................... 30

6.4

CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS ......................................................................... 31

7. 7.1 8.

DIBUJAR EN UNA DIAPOSITIVA....................................................................... 33 AUTOFORMAS ..................................................................................................... 33 ORGANIZACIÓN E IMPRESIÓN......................................................................... 38

8.1 8.2

NOTAS (DEL ORADOR) ......................................................................................... 38 ESPECIFICACIONES PARA UNA PRESENTACIÓN...................................................... 38

8.3

IMPRIMIR UNA PRESENTACIÓN ............................................................................. 39

CONFIGURACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN .................................................. 42

9.1

ESPECIFICAR INTERVALOS Y TRANSICIONES ......................................................... 43

9.2 9.3

ANIMACIÓN ......................................................................................................... 43

SONIDOS Y PELÍCULAS ........................................................................................ 45

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POWERPOINT

Tabla de contenido

10.

VISUALIZAR UNA PRESENTACIÓN ............................................................. 51

10.1

EJECUCIÓN DE UNA PRESENTACIÓN ..................................................................... 52

10.2 10.3

OCULTAR UNA DIAPOSITIVA ................................................................................. 53 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN PERSONALIZADA .................... 53

10.4 10.5

COMPARTIR PRESENTACIONES ............................................................................ 54 SUGERENCIAS PARA CREAR UNA PRESENTACIÓN .................................................. 54

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