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Universidad Politécnica de Madrid
BETTER & WORKSPACE EFFICIENCY
Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM _ UPM Tutor: Ph.D. Architect Sergio Vega Sánchez
Escuela Superior de Arquitectura Curso de postgrado: Facility Management 2012
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INDICE ABSTRACT .............................................................................................................................. 5 0. FLEXIBLE WORKSPACE para las OFICINAS SD ............................................................... 6 1.
PLANNING ESTRATEGICO....................................................................................... 7
1.1.
Presentación ante el Cliente .................................................................................... 7
1.2.
Evaluación de las necesidades _ Space tracking ................................................. 7
1.3.
Metodología .............................................................................................................. 12
2.
PLANIFICACION DE FACILITIES ............................................................................ 14
2.1.
Diagnosis del espacio actual................................................................................. 14
2.2.
Criterio de ocupación............................................................................................. 18
2.3.
Look and Feel ......................................................................................................... 24
2.4.
Estudio económico ................................................................................................... 28
3.
REALIZACIÓN DE PROYECTOS ............................................................................ 29
3.1.
Pliego de condiciones del proyecto ..................................................................... 29
3.2.
Cumplimiento del CTE ........................................................................................... 34
3.3.
Planos del proyecto ............................................................................................... 35
4.
MANTENIMIENTO Y OPERACIONES ..................................................................... 36
CONCLUSIONES ................................................................................................................... 37 BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................... 38 5.
ANEXOS................................................................................................................... 39
5.1.
Fichas de mobiliario ............................................................................................... 39
5.2.
Planos de proyecto ................................................................................................ 45
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ABSTRACT El target de este trabajo no es otro que plantear una metodología de “flexible workspace” para las oficinas del SD12 que se alinee la estrategia de la organización y apoye a los trabajadores, para alcanzar, si acaso, un “best place to work”. La táctica a seguir parte por desarrollar la propuesta no solo a nivel formal, sino, llegando a comprender a interrelación entre los trabajadores, sus departamentos y equipos y plantear nuevas formas de trabajo mas allá del puesto estándar. Incidiendo sobre sobre todo en conceptos implícitos en el trabajo como la Calidad que supone la experiencia laboral para los empleados, la Flexibilidad del espacio y el rango de oportunidades que supone este para ellos, la integración e identificación de los mismos con los objetivos Corporativos, la Optimización de los recursos de los que dispone y por ultimo, como parte de los objetivos que defiende la organización, apoyar la sostenibilidad de forma ejemplar.
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0. FLEXIBLE WORKSPACE para las OFICINAS SD Eficiencia Operacional. Para mejorar la eficiencia de los trabajadores debemos formarnos diseño holístico para mostrar una propuesta que de una respuesta completa de la situación de la compañía. Deberemos considerar ciclo de vida, análisis de costos, y referencias a otros proyectos para mostrar las experiencias anteriores y el rendimiento de las inversiones. Generar un proceso de trabajo integrado en la propuesta, proporciona un proyecto que responde no solo a unas necesidades de espacio sino a una metodología de trabajo. Personas Proporcionar un lugar “Love to be” para los empleados surge de la preocupación desde el proyecto hacia la experiencia laboral. Tenemos que conseguir que las oficinas supongan un lugar fuente de inspiración para los empleados y sirva de ejemplo con principios saludables de comportamiento, enriqueciendo la experiencia de los empleados. Implicación La idea de fomentar la flexibilidad + colaboración a través de nuestra propuesta entre los trabajadores, pasa por dar una respuesta mas compleja del espacio de trabajo con mas ofertas en las zonas de trabajo. Permitir la a la movilidad de los trabajadores mediante las opciones de puestos de trabajo, mediante la diversificación de funcionalidades de los espacios. De esta manera mejoramos de redes sociales entre los trabajadores como estrategia de team building.
Responsabilidad Social Como organización tenemos una responsabilidad y un mensaje que trasmitir, también a través de un diseño sostenible. Por lo que tenemos que dar ejemplo minimizando el requerimiento de energía, recursos, y promover el reciclaje. Esta estrategia además reduce los gastos operativos, mejora la salud laboral, la productividad de los trabajadores y aumenta la calidad ambiental interior Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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1. PLANNING ESTRATEGICO 1.1. Presentación ante el Cliente Nuestra propuesta tiene que convencer y como primer paso tendremos que causar un buen impacto en el cliente. Para ello debemos presentar nuestra empresa como una solución para las necesidades de la organización. Mostrar que podemos mejorar la calidad de la misma reduciendo el coste laboral mediante un proyecto de espacio de trabajo mas sostenible y una gestión optima, acorde con la estrategia de la organización. Enfocaremos nuestra propuesta por tanto en satisfacer los siguientes objetivos: 1. 2. 3. 4. 5.
Calidad Flexibilidad Sostenibilidad Optimización Corporatividad
Entendiendo por Calidad la de los espacios de trabajo, que influyen directamente en el bienestar de los empleados, potenciando la productividad y mejorando su motivación. También como Calidad en el diseño y en la organización del espacio, con un mayor aprovechamiento. Ofertar un menú de tipologías de espacios también es Calidad, pues permite dotar a los trabajadores de una oferta más amplia de espacios y servicios. La flexibilidad es uno de los factores más buscados por las organizaciones ante los constantes cambios que se producen y la incertidumbre de los mercados actuales. La Flexibilidad del espacio entendida desde un diseño modular de los espacios de trabajo, facilita una respuesta rápida con bajo coste a los los cambios por el flujo de personal o directamente por crecimiento o descenso del tamaño de la organización. La política de mesas limpias facilita e incentiva la movilidad del personal entre los puestos diferentes espacios de trabajo, como parte de la política del flexible working. Optimización de costes y espacios, con un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles. Existen diferentes necesidades de los empleados a lo largo del día: trabajo en equipo, trabajo individual, trabajo concentrado, privacidad, reuniones informales, informales, descansos, confidencialidad...flexible worker. Para esto, los espacios deben ser diseñados a partir de criterios en los que prime su funcionalidad. Seguir conceptos de Sostenibilidad, con un diseño y unas políticas que se adapten a las exigencias actuales. La calidad en la elección de acabados e instalaciones se orienta también a la sostenibilidad. Unas oficinas bien diseñadas incrementan la productividad y la retención de talento, además de trasmitir un mensaje de eficiencia. Ser Corporativos, reflejando en los espacios de trabajo los valores de la compañía y su filosofía. Este valor nos permitirá dar una imagen tanto para la promoción de la empresa, como para que los trabajadores se identifiquen y alineen con la estrategia de la Organización.
1.2. Evaluación de las necesidades _ Space tracking Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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SDE ORG + SPACE PLANNING Mediante este proceso conseguimos capturar una imagen real de la ocupación de los puestos de trabajo (y otras áreas) de las oficinas. Son datos tangibles acerca de la ocupación del espacio de trabajo en un lugar específico y para equipos diferentes. Para ello hemos tomado trabajo que mediante el conteo de todos los puestos de trabajo de 2 a 4 veces al día por un período de 7 días (un tercio aproximado del mes laboral), e identificándolo con los puestos de trabajo en planta. He escogido una temporada del año que no coincidía con períodos vacacionales, en un periodo que podríamos considerar de trabajo estándar dentro de la organización. 0,9 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM
0
Dia 1
Dia 2
Dia 3
Dia 4
Dia 5
Dia 6
Dia 7
Dia 5
Dia 6
Dia 7
Space trackin medio global
La ocupación media denota la irregularidad de la afluencia en los puestos de trabajo. Los picos de máxima ocupación que no llegan a un 80% da un margen de ampliación suficiente como para plantear una propuesta más ajustada si contamos con una media que ronda el 60% de la ocupación total. 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM
0
Dia 1
Dia 2 Dia 3 Dia 4 % OCUPACION INFRA
Dia 5 Dia 6 % OCUPACION
Dia 7
Dia 5
Dia 6
Dia 7
Space trackin del área de Infraestructuras comparado con la media
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SDE ORG + SPACE PLANNING 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM
0
Dia 1
Dia 2 Dia 3 Dia 4 % OCUPACION COMP
Dia 5 Dia 6 % OCUPACION
Dia 7
Dia 5
Dia 6
Dia 7
Space tracking del área de Competición comparado con la media 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM 11,00 AM 15.00 PM 19,00 PM
0
Dia 1
Dia 2
Dia 3
Dia 4
% OCUPACION COMUN
Dia 5
Dia 6
Dia 7
Dia 5
Dia 6
Dia 7
% OCUPACION
Space tracking del área de Comunicación comparado con la media
Con esto y con los las comparativas entre la media y los diferentes departamentos puedo definir los perfiles de movilidad, para discusiones internas con managers y empleados acerca del nivel de movilidad del equipo y la ocupación del espacio. 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 11,00 AM % OCUPACION % OCUPACION COMP
15.00 PM
19,00 PM % OCUPACION COMUN % OCUPACION INFRA
Space trackin medio en un dia de cada área de comparado con la media Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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SDE ORG + SPACE PLANNING Complementariamente el Uso de Salas permite evaluar el porcentaje de trabajo que se desarrolla fuera del puesto fuera de los periodos de trabajo y las necesidades reales de espacio de reuniones. 58
58
56
48 41 37
36
33 29
26 21 20 15
28
25 20 16
11 1 ene-12
feb-12
mar-12
abr-12
TOTAL
may-12
jun-12
SALA A (12 pers)
jul-12
2 0 ago-12
0 sep-12
3 0 oct-12
SALA B (6 pers)
MEDIA
Seguimiento del uso de las salas de reuniones
La recomendación uso medio de las oficinas optimo esta entre el 65 - 75% para unas oficinas de pequeñas dimensiones, hasta (250 trabajadores). Una ocupación media muy baja pero necesaria para desarrollar
Con toda esta información podemos desarrollar perfiles de movilidad que nos permitan planificar las diferentes tipologías de áreas de trabajo y proporción que vamos a designar a cada una en función de la afluencia y estilo de trabajo que estemos considerando.
Darle entidad a los diferentes trabajadores permite ajustar los espacios de la propuesta para satisfacer las necesidades actuales de los trabajadores y plantear nuevos espacios a para aquellos usos no contemplados.
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Se valora las relaciones con los compañeros, y las ética y compromiso medioambientales. Cultura de la compañía y disfrute de la experiencia laboral.
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1.3. Metodología Una vez analizadas las necesidades y acorde con los objetivos que nos hemos propuesto, debemos plantearemos los pasos a seguir dentro de una metodología propia que de un referente de nuestro trabajo al cliente: FASE 1: Planificación de Facilities a. Contacto del Cliente b. Estudio de las necesidades c. Realización de la Oferta Contrato FASE 2: Realización del Proyecto a. Definición, b. Diseño, c. Preparación Ejecución de Obras FASE 3: Mantenimiento y Operaciones a. Gestión operativa Durante la Fase 1 planteamos un procedimiento a seguir donde establezcamos las primeras condiciones del Plan Estratégico de cara a realizar la oferta, con este análisis de las carencias y propuesta de intenciones que ya hemos comentado. Una vez aceptada nuestra propuesta continuaremos con la correspondiente determinando un diseño más exhaustivo en la Planificación de proyectos y espacios. En este punto debemos aportar soluciones de diseño contemplando, plazos, costes y alcances del proyecto mas reales y dentro del Contrato con nuestro cliente. En la Fase 2 definiremos lo necesario para la ejecución de la propuesta en una Planificación de Espacios en la que nos tendremos que adaptarnos a las condiciones reales del espacio, con soluciones que lleguen al nivel constructivo para las diferentes áreas de la propuesta. Todo lo necesario para determinar lo que ha de ejecutarse y como en las obras: Envolvente del Edificio, Iluminación ,Sistemas de Mobiliario ,Datos/Comunicación, Instalaciones, Mecanismos, Sostenibilidad, Sistemas medioambientales, Espacios compartidos, Circulaciones , Función , Seguridad Interna , Espacios Públicos /Privados, Relaciones con la Comunidad). Por ultimo en la Fase 3, ha de quedar reflejada Operatividad de Facilities tras la ejecución de la propuesta, tendremos que desarrollar un plan para el mantenimiento de la misma y la gestión operativa, para que transferir la gestión acorde a la filosofía del proyecto y su funcionamiento. Esta fase nos servirá a nosotros mismos como parte de autoevaluación con el resultado de del proyecto. Recoger la experiencia a través de las apuestas y resultados es parte importante del proceso de retro alimentación y mejora de las propuestas y nuestro como estudio. Un proceso de Calidad: (Plan Do Check Act) autoimpuesto que nos permitirá mejorar en próximas propuestas y a nosotros mismos como compañía de Space Planning.
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Esquema de la Metodología de Space planning
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2. PLANIFICACION DE FACILITIES 2.1. Diagnosis del espacio actual Para hacernos una idea del área necesaria para un cambio a oficina flexible haremos unos cálculos previos de la ocupación real de la sala, y cuanto porcentaje ira a cada uno de los usos. • • •
Cálculo superficie necesaria Oficina Flexible Cálculo coste de cambio de sede Cálculo retorno de la inversión
Puestos estándar:
26
Ratio de Ocupación
0,85 20
Puestos necesarios Puestos variables:
10
Ratio de puestos
0,9 9
Puestos variables necesarios: Total estimado de puestos necesarios
29
Las oficinas se componen en de departamentos que colaboran de manera continua para proyectos parciales dentro de un gran marco que es la organización del SD. Sus areas principales, son Infraestructuras, Comunicación, Competicion y Administracion. A
B
C
Las oficinas corresponden a una serie de espacios conectados: A. B. C. D. E.
Sala Reuniones A: 30.8 m2 Sala Reuniones B: 18.9 m2 Antesala : 20 m2 Entrada : 18 m2 Sala de Trabajo: 119.5 m2
Con una superficie total de 207,2 m2 de los cuales más de un 40% son para usos compartidos y casi un 20% son a zonas de circulación poco aprovechadas. Los usos actuales corresponden a Oficina y espacios de reuniones. Los principales problemas que surgen de la actual conformación son: D
E
• Desequilibrio en densidades de ocupación, con áreas saturadas y otras casi desocupadas. • Poca variedad de tipos de espacio y poca flexibilidad para asumir posibles ampliaciones. • Falta proximidad a los espacios de reunión informales para reuniones interdepartamentales. • Reforma en las instalaciones para mejorar la integración dentro de la arquitectura. • Falta de imagen corporativa
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2.1.1. Análisis Espacial _ Morfología de la planta Trabajar con una retícula (módulos) responde la necesidad de hacerlo con un criterio de optimización del uso del espacio, para sacar el máximo provecho del mismo. Las dimensiones de los módulos se definirán, principalmente, por la estructura del edificio y la estructura de la fachada (mullions).
Analizando la panta vemos que contamos con un ritmo en la crujía de 3.2 m. que permite trabajar con un modulo muy amplio, y una disposición prácticamente longitudinal. La circulación se reduce a un lateral creando amplia una zona utilizada en todo su recorrido como puestos de trabajo y otra como espacio de almacenaje y servicios auxiliares de la oficina. Aprovecha esta disposición para mantener un ritmo, pero al verse tan repetitiva dentro de la estructura del edificio, la planta ha perdido la posibilidad de adaptarse. Pese a la libertad relativa, no ofrece la variedad de espacios próximos que requeriría la oficina. Tales espacios como los áreas de reunión, se relega al fondo como sala compartida, menos accesible para reuniones informales. Propongo una zonificación que compacte el área de trabajo en lotes y después puedan conectarse mediante nuevos sectores de comunicación. Áreas de descanso y reunión que permita mejorar la efectividad del trabajo de las oficinas, ofreciendo nuevas formas de trabajo a los trabajadores y refuerce la entidad de grupo de la organización desde las oficinas. Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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2.1.2. Cálculo de áreas Mediante este paso hacemos un cálculo aproximado de las áreas necesarias para cada uso previsto en la oficina, y su importancia en el cómputo global de m2 en la oficina. Los puestos de trabajo finales se definirán exactamente durante el proceso diseño de la oficina. people/ 100sites
AREAS REUNION
Recepción Sala de reuniones
Espacios abiertos / Reunión informal Cabina telefónica
surf/ wplace
Nº wplaces
total surf
%
30
0,2
6,0
3,1
4
Pequeño
8,4
1,2
9,7
5,1
2,5
Mediano
16
0,7
11,6
6,1
1
Grande
20
0,3
5,8
9,9
3
12
0,9
10,4
5,5
7
4,5
2,0
9,1
4,8
58,5
30,6
Superficie total oficina VALOR AÑADIDO
Biblioteca
1
30
0,3
9,0
4,7
1
28
0,4
11,2
5,9
20,2
10,6
0,2
40
8
8
4,2
0,2
35
7
7
3,7
14,5
7,6
Creativity Room Superficie total oficina SERVICIOS
Cocina / Oficina Sala de servidores Almacenamiento / Archivos Fotocopias / Impresión
5
8
10
1,5
5
8
4
1,5
Superficie total oficina WORKSTATIONS & CIRCULACIONES
Puestos de trabajo no asignados zonas de circulación Superficie total oficina
5,8
3,0
35,3
18,5
2,7
20
54
28,3
2,16
20
43,2
22,6
97,2 179.4
50,9 100,0
Tambien ofrecemos una estimacion de los pasos que tomara llevar a cabo el proyecto asi como de tiempo necesario para ejecutarlo mediante un Diagrama de Gant. 03-mar-1223-mar-12 12-abr-1202-may-1222-may-1211-jun-12 01-jul-12 21-jul-12
Diagnosis of the current situation, Impact Study Defining the team Flexible model definition Working. Fortnightly meetings Spaces distribution. Layout, typologies Manual flexible working model Basic Project Approval given distribution Project Execution License Application Installation Works Site Management and coordination of S.S Move
Este esquema mostrará el programa a seguir desde el anteproyeto hasta el proyecto de ejecucion a grandes rasgos y nos respaldara a la hora de plantear un presupuesto ante nuestro cliente. Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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2.1.3. Estrategia de Zonificación. Dilatación / Contracción Tomando como partida las diferente áreas propuestas y empezamos ubicándolas dentro de la planta en función del peso que supone dentro de la organización y nuestra propuesta. Los porcentajes obtenidos de cada zona son: a. b. c. d.
D B
50,9% 30,6% 18,5% 10,6%
Según la disposición actual, la zona de trabajo se mantiene compacta y relega a la banda las zonas de Servicio y Valor añadido que se pueden encontrar. En la propuesta planteamos una Compresión y Dilatación de los espacios de trabajo a fin de disgregar el modelo de trabajo homogéneo más “denso” a varias zonas que introduzcan nuevos opciones de espacios de reunión y servicios en los intersticios.
A
D
Zona de Trabajo Zonas de Reunión Zonas de Servicios Zonas de Valor Añadido
C
El Flexible workspace defiende que las experiencias del trabajo se mejoran a medida que se diversifica las opciones de trabajo. Con una mayor oferta de tipologías de puestos podremos, no solo cubrir las necesidades de área de trabajo, sino, que podremos llegar a aumentar los puestos sin requerir de más espacio para el mismo. Además que al contar con una mejor oferta de puestos los trabajadores disponen de mas opciones en cuanto a formas de trabajo y desarrollan mejor sus tareas
Con este marco para el modelo de oficina, la estrategia esta orientada a compactar los el espacio de trabajo (A) mas fijo y menos flexible, dilatando otros espacios de relación, o simplemente zonas de servicios (C) que pongan un valor añadido a la imagen de la organización para los trabajadores. Establecemos en la planta una distribución en la que recogemos los principales flujos con zonas de intercambio y reflexión, para aprovechar los espacios de transiciones (D). Las zonas de reunión informales (B) se pueden intercalar entre los pack de trabajo (A) para ofrecer espacios de debate e intercambio de opinión entre las diferentes áreas de trabajo. De esta manera pasamos de una disposición seriada y bidimensional a otra tridimensional que manteniendo una oficina de open plan nos da una imagen mas horizontal de la zona de trabajo, con múltiples opciones y tipos de espacio para los trabajadores.
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2.2. Criterio de ocupación Propongo una Espacio abierto para las oficinas por que ofrece tanto una visión más amplia del espacio como una visión indiferenciada de equipos. En cambio permite una lectura clara de las diferentes tipologías de espacios que se ofrecen y permite la elección según el interés, las condiciones o el gusto del trabajador . En cuanto a la distribución espacial y gracias a la modulación descrita previamente podemos contar con esta metodología que permite la máxima ocupación con una distribución equilibrada del espacio. La propuesta favorece el movimiento de personas, en contra del movimiento de muebles, abaratando mucho el mantenimiento.
También reduce costes el utilizar una única tipología de puesto de trabajo, pero permite aportar una Flexibilidad importante. Este tipo de propuesta esta limitada a un máximo tamaño 40 – 50 personas para que tenga un optimo funcionamiento. Las necesidades de uso como reuniones informales, trabajo concentrado, trabajo en equipo etc se pueden distribuir entre distintos lugares según la necesidad.
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SDE ORG + SPACE PLANNING La modulación y poder distribuir los puestos de trabajo, reunión, servicios y añadidos, depende de la indiferenciación de puestos, que supone la política de mesas limpias que por otra parte permite la romper la primera barrera contra el cambio. Usar un modulo permitirá dimensionar los espacios en función de la retícula marcada y los puestos de trabajo que necesitemos, desarrollando módulos dobles y cuádruples para espacios de reunión pequeños por ejemplo. Las ventajas de trabajar con módulos son variadas: • Optimización de uso del espacio y de costes • Flexibilidad de implantación y posterior modificación • Permite planificar diversos escenarios.
A partir de este modulo quedaran definidos las dimensiones del resto de los espacios. Por ejemplo, zonas de reunión para 8 personas aunque se establezcan con otra disposición, quedaran definidas con 8 módulos. Según la disposición de los módulos y los elementos de que se compongan podremos definir espacios con un uso predeterminado y un funcionamiento acorde con las necesidades. A partir de aquí definimos: a. Tipos de distribución de modulos b. Tipologías de espacios
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2.2.1. Definición de distribuciones Espacios lineales Espacios 1D A: Características: Son espacios compactos que tratan de albergar el mayor número de puestos agrupables en pack fácilmente identificables. Uso: Su principal cometido son los trabajos de índole individual sin necesidad de intercambio dentro de ellos más que de información a través de la red. Los puestos permiten disponer de espacio personal y de trabajo. Ordenación: en peine permite dejar una circulación principal y otra secundaria de acceso. Esto permite que una persona acceda a su puesto pero difícilmente puede Espacios 1D B: Características: Espacio corrido que una forma predefinida ni se puede exigir una agrupación concreta. Uso: Son espacios dedicados dar una solución de trabajo temporal rápida y con bajo tiempo de permanencia. O bien ofrecer un servicio permanente, tales como almacenaje o servicios comunes para la organización. Ordenación: Su conformación es buena para sitios de paso. A la misma vez accesible y visible, sin circulación independiente puede aprovechar pasillos y zonas de paso. Espacios Bidireccionales Espacios 2D: Características: espacios libres de pequeño mobiliario, ágil y de poco peso o fácilmente desplazable a fin de permitir que se monte y se desmonte con facilidad Uso: Son espacios que pueden estar dedicados a una alta ocupación, y para mantener grandes agrupaciones dentro de un área reducida. Ordenación: La ordenación puede ser matricial, ortogonal o más libre y desenfadada en función de la ocupación que vaya a tener. Las circulaciones también son libres. Espacios Multidireccionales: Espacios nD Características: espacios libres con mobiliario desplazable. Puede permitir múltiples configuraciones y elementos según la necesidad del momento. Espacios dedicados a una ocupación variable, para mantener encuentros dentro de un entorno mas informal y personalizable. Uso: Será preferente el uso para reuniones y servicios comunitarios, antes que individual También se podrá utilizar como espacio de trabajo en equipo y puestas en común. Ordenación: La ordenación y la circulación son libres Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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2.2.2. Definición de tipologías de espacios Puestos de trabajo fijos Vamos a usar una tipología única y de plano simétrico para el puesto de trabajo lo hace más versátil y ágil en el uso que, junto política de “clean desk”, se identificara como zona de trabajo fijo mas fácilmente. Mesa de 1600x800mm, de preferencia con ajuste de altura y silla ergonómica con diferentes ajustes (altura, respaldo, reclinación, resistencia, brazos, lumbar, etc.). Conexión y electricidad
Puesto temporal o “touchdown” Puesto sin asignar para uso temporal (emails, etc). Puede ser utilizado por visitantes y trabajadores ocasionales que no requieran de una ocupacion mas de 3 horas. Mesa de altura variable (puede ser alta) y de menores dimensiones por persona (1200x600mm) suficiente para un ordenador portátil.+ conexión LAN y enchufes
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SDE ORG + SPACE PLANNING Sala de creatividad Salas cerradas donde poder desarrollar trabajo confidencial y pequeñas reuniones rápidas de 3-4 personas. Son para procesos creativos asique, no hace falta reservar y son de uso sin limitación. Deben contar como mínimo con teléfono para conferencias, conexión a internet y pizarra o herramientas de exposición como proyectores o pizarras.
Áreas Informales / Breakout Son zonas libres para colaboración y descanso. El cometido de las mismas es ofrecer la posibilidad de realizar reuniones informales rápidamente a los trabajadores. Elementos: mesas café, sillas confortables o sofás, elementos de decoración. De ser posible, cerca de las zonas de trabajo para maximizar su utilización, con cuidado con los ruidos.
Otros usos de servicios asociados: zona informal para tomar café. Equipamiento: Maquina de café, horno microondas, lavavajillas, frigorífico, pila de cocina, etc. Sillas y mesas estilo café. Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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SDE ORG + SPACE PLANNING Recepción Espacio abierto de bienvenida para visitas/clientes. La identidad corporativa es muy importante en éste espacio. Elementos: Mesa de recepción inmediatamente visible a la entrada, sillas adecuadas para personal de recepción; zona de espera/reunión informal; display con información de productos/servicios.Zona para recepción de mensajería y paquetería.
Sala de reuniones pequeña (3-4p) Son salas libres para reuniones ad-hoc. Pueden ser utilizadas para determinados proyectos o por personas que necesitan trabajar aislados del ruido. Pueden ser utilizadas como project rooms quedando asignadas a un determinado equipo temporalmente.
Elementos: Mesa con cableado incorporado y tamaño suficiente (1600x1600m o similar) sillas con ajustes básicos y ruedas, Pantalla LCD 42” en pared, pizarra y flip-chart. Elementos: Mesa redonda (1-1,2m) sillas con ajustes básicos y ruedas, Pizarra y flip-chart. Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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2.3. Look and Feel 2.3.1. Espacios de reunión Buscamos para las meetings cotidianos , espacios de recogimiento para celebrar reuniones inter o intradepartamentales. Se diseñaran como zonas atractivas para los trabajadres, que sirvan para establecer puentes de comunicación y debatir los temas cotidianos de manera mas abierta.
Se dispondrán de mesas auxiliares de reuniones próximas a las zonas de trabajo para facilitar las reuniones de trabajo a fin de discutir y resolver los problemas de los proyectos en curso.
Se diferenciaran con un diseño más singular y desenfadado que, aunque se inserte en zonas de trabajo mas compacto, pueda poner notas de esparcimiento. Estos trabajos de compactación y dilatación del espacio permiten que un espacio Se dispondrán también para usarse los asientos de trabajo y asientos de visitante, e iluminación individual a fin de mejorar la concentración de los trabajos. Son espacios no designados que pueden utilizarse en cualquier momento, destinados a promover la colaboración entre departamentos como áreas de intercambio.
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SDE ORG + SPACE PLANNING Las zonas de trabajo en conjunto no se separan de las zonas de trabajo individual pero no debe interferir uno con los otros. Las zonas de reunión se diseñan de manera informal añadiendo elementos como mobiliario más flexible y divertido de manera que también puedan servir de espacio con un carácter distendido y creativo.
Son zonas puente que mejoran la cohesión del grupo funcionando, ya funcionen para distribuir trabajos como para discutir la estrategia general de la organización. Estos espacios sirven como
2.3.2. Espacios de trabajo La zona de trabajo como espacio compacto y concentrado para desarrollar trabajos más individuales. Espacios a modo de hot desk, que permitan instalarse a cualquier trabajador que desee realizar un trabajo intensivo.
Se establecerán los puestos de trabajo en Pool para aumentar la compactación de los mismos y favorecer el espacio personal en las mesas de los trabajadores. Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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Con la filosofía del Flexible working se reducen los espacios de trabajo asignados. Los espacios individuales son más ajustados pero permiten acomodar fácilmente a la media de trabajadores que acuden a las oficinas.
Los picos de afluencia pueden absorberse en las otras zonas para trabajos temporales. Conservando de conectividad que tienen los demás puestos de trabajo pero preparados como plug and play, para una vez desconectado, el puesto desaparezca sin ocupar sitio. 2.3.3. Espacios de descanso Las zonas de descanso y esparcimiento se diseñan como espacios de puntuales que permitan liberar la mente y distraerse en situaciones de estrés.
Trabajar con mobiliario ágil y dinámico que permita desplegar en un ambiente controlado, un micro espacio personal a cada trabajador para dedicarse un tiempo. Estos tiempos permiten resetear y desarrollar el trabajo restante con una mejora de rendimiento considerable. Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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2.3.4. Espacios de servicios Añadir espacios de servicio hace que las oficinas mejore la actividad, convirtiéndose en espacios de confluencia y mejorando la relación entre los trabajadores. Al plantear estos espacios, damos un valor añadido y hacemos valer el trabajo de la organización como un buen sitio para trabajar.
Favorecen la integración de los departamentos, abriendo nuevos niveles de discusión mas amigable y menos forma, pero no menos importantes.
Es obvio que la motivación de los trabajadores influye notablemente en el trabajo que desarrollan, pero estas pequeñas inversiones ponen en valor la labor en conjunto. Como espacios premios, las zonas de valor añadido mejoran la jornada laboral, y la convierten en una experiencia a desear, generando un “bienestar” que da identidad a la organización que mejora notablemente la imagen corporativa de la misma.
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2.4. Estudio económico Los datos de partida: Situación actual
m²
Tamaño Original:
207
€/m²
Alquiler / mes:
18,5
Gastos comunes / mes:
0,15
Gastos generales (suministros, mantenimiento, limpieza ...)
€ 3829,5 31,05
30
Total de gastos actuales
6210 10071
Datos de propuesta
m²
Superficie Propuesta:
160
€/m²
€
Alquiler mes:
18,5
Gastos comunes/mes
0,15
2960 24
Gastos generales (suministros, mantenimiento, limpieza ...)
15
2400
Total de gastos estimados
INSTALACIONES
5384
m²
€/m²
€
207
180
37260
Propuestas de datos de localización
m²
€/site
37260 €
Estaciones de trabajo
20
300
6000
Salas de reuniones
24
30
20,2
30
732 606
Datos de partida
Zonas de valor Añadido Modificación de las Instalaciones
7338
Instalaciones
44598 25972,8
Datos de propuesta
25972,8
Estaciones de trabajo
70570,8
AMORTIZACIONES Amortización sin mobiliario
€/m²
€
months
Years
323,5
66958,8
14,3
1,2
Amortización con mobiliario
362,5
75030,6
16,0
Ahorro mensual
1,3
4686,55
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3. REALIZACIÓN DE PROYECTOS 3.1. Pliego de condiciones del proyecto 3.1.1. Iluminación interior
1. Confort Lumínico Teórico a. Parámetros de objetivos del confort Nivel de iluminación (lux) Reproducción cromática (Ra) Temperatura de color (ºK) Deslumbramiento (UGR) Contraste de luminancias (cd/m2) b. Parámetros subjetivos del confort. Definición de la tarea: leer, escribir, pensar, comunicar, socializar, descansar, representar,… Definición de la componente visual de la tarea. 2. Confort Lumínico Normativo a. Evolución de la normativa: la flexibilidad de los 500 lx b. Normativas actuales: EN 12464-1 - Área de la tarea vs Plano de trabajo - Factor de Mantenimiento - UGR obligatorio 3. Confort Lumínico Humano Ciclos Circadianos: Aspectos médicos Aspectos de bienestar El tercer receptor Situación actual de la investigación Posibles consecuencias. 4. Confort Lumínico y Eficiencia Energética a. Eficiencia en fuentes: Dos mitos: led y lámparas ahorradoras. Opciones cotidianas: halogenuros, fluorescencia lineal y leds b. Eficiencia en luminarias: Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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SDE ORG + SPACE PLANNING Magnitud: Rendimiento de la luminaria. Factor de mantenimiento. c. Eficiencia en equipos y en control El control adapta el consumo a la demanda Asegura el uso de luz natural Permite cambios en la configuración Permite control del usuario d. Eficiencia en cálculo Definir el área de la tarea Definir los factores de mantenimiento sin excesos Configurar el cálculo adecuadamente e. Eficiencia en diseño •Aprovechar la luz natural •Aprovechar los contrastes •Reducir las alturas de implantación •Amenidad visual
5. Tecnologías del Confort Lumínico Tecnología de fuentes. Valorar eficiencia mantenida Estudios económicos hasta el final de ciclo de producto. No descartar la fluorescencia lineal ni los halogenuros. Tecnología de luminarias. Valorar el rendimiento mantenido Hacer estudios comparados con distintas soluciones Valorar el confort visual en situaciones reales Recuperar la luz de tarea Tecnología de control. Control ligado al BMS Control por centralizado / por zonas / distribuido Sistemas inalámbricos
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6. Recomendaciones Recomendaciones de proyecto Definir los objetivos ambientales Definir los objetivos de cรกlculo Definir los objetivos emocionales Fijar el marco normativo Fijar el marco econรณmico Fijar el marco de mantenimiento / explotaciรณn Realizar un anteproyecto Realizar una prescripciรณn desglosada y precisa Realizar un cรกlculo por รกreas de tarea Entregar detalles Coordinar con clima / electricidad / techos PRECIOS DE PROYECTO Recomendaciones de material Marcas reconocidas Lรกmparas de calidad Balastos compatibles Precauciรณn accesorios Precauciรณn sistemas Precauciรณn reposiciones Recomendaciones de obra Estudio de ofertas de contratista Replanteo de material in situ Pruebas de luz Pruebas de control Recomendaciones de puesta en marcha Proceso de 9 meses programado Ajuste de programaciones Encuestas de satisfacciรณn de usuarios Programa de mantenimiento.
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3.1.2. Sistemas de Mobiliario Cuando hablamos de “mobiliario de oficina” nos referimos a un grupo amplio de productos, como mesas y sillas de trabajo, muebles archivadoras, armarios o estanterías, plafones y lámparas, butacas y sillones o elementos auxiliares como papeleras, paragüeros o percheros. A través de una compra y adquisición sostenible de mobiliario de oficina, ¿qué perseguimos? Buscamos reducir los impactos ambientales asociados y que en este caso se concentran, sobre todo, en las fases de producción y de desecho. Comprar mobiliario de oficina con criterios ambientales implica adoptar algunas pautas de acción básicas y prestar atención a los aspectos técnicos y ambientales. De forma sencilla, las ideas importantes son: • • •
•
Alargar al máximo la vida útil del mobiliario, garantizando la disponibilidad de piezas de recambio. Reutilizar mobiliario ya existente y en buen estado. Reducir el impacto ambiental asociado a las distintas etapas de fabricación. En primer lugar, tendremos en cuenta el origen de los materiales, favoreciendo aquellos que proceden del reciclado (para metales y plásticos, por ejemplo) o den recursos renovables (en el caso de la madera). Además se minimizarán las cargas contaminantes de los procesos de producción y el contenido de sustancias nocivas en los productos. Diseñar el producto para que al finalizar su vida útil, y agotadas todas las posibilidades de reutilización, éste pueda ser desmontado separando los diferentes materiales para su posterior reciclaje.
Certificaciones ambientales, ¿cuáles existen? • • • •
• •
Eco-etiquetas oficiales para muebles de oficina: Cisne nórdico, Ángel azul y NF Environment. Otras certificaciones para materiales concretos: Madera: el FSC o el PEFC de gestión sostenible de explotaciones forestales. Textiles: el Cisne Nórdico, la Etiqueta Ecológica Europea u Oeko-Tex certifican que los productos textiles no contienen sustancias peligrosas para las personas o el medio ambiente. Espumas: la certificación Certipur o la Etiqueta Ecológica Europea garantizan que no se usan determinadas sustancias tóxicas y se limita el uso de otras. Certificado de la norma UNE 150301 de Ecodiseño: garantiza que el criterio de minimizar el impacto ambiental del producto ha sido tenido en cuenta a lo largo de todo su ciclo de vida (esto es, en todas las etapas de la vida del producto, desde la obtención de materias primas y componentes hasta su eliminación una vez que es desechado).
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3.2. Cumplimiento del CTE
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3.3. Planos del proyecto
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4. MANTENIMIENTO Y OPERACIONES
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CONCLUSIONES El proyecto de space planning ha ido motivado para sacar lo mejor de la filosofía de Flexible Workspace, mediante un diseño holístico que tiene en cuenta tanto la integración de los espacios de trabajo como los ciclos de vida y análisis de costos para hacerlo mas rentable. Pensar en que tipo de experiencia laboral se aportaba a las Personas que integran el equipo fue conductor en el diseño físico de los espacios. Conseguir que las oficinas se convirtieran en un espacio “Love to be” pasa por ir cuidando los principios saludables de ergonomía y proxémica dentro las relaciones de los empleados. Se ha buscado también su Implicación para que, mientras que se le otorgara flexibilidad en su entorno se obligaran a la colaboración en el diseño del mismo lo cual aporta, un valor importante para evitar la posible perdida de identidad con el espacio que se produce en el churn. El punto clave que aporta el Flexible Workspace es la gran movilidad de los trabajadores que parte de la diversificación funcional del espacio. Disponer de una carta de espacios aporta la libertad del modo de trabajo y facilita en el modo de trabajar, las tareas asignadas, para mejorar el rendimiento y satisfacción de los trabajadores. Dentro del diseño no podíamos olvidar la responsabilidad social como organización, promoviendo un diseño sostenible como parte del mensaje que esta transmite. El diseño debía responder de la manera más eficiente la energía y recursos de los que se dispone. Esta estrategia además reduce los gastos operativos, mejorando la productividad de los trabajadores y aumentando la calidad ambiental interior. Tras esta disposición de intenciones se ha tratado de mejorar procedimientos detectados dentro del funcionamiento de la organización. Los principales problemas que surgen de la actual conformación son: La nueva disposición permite compensar el desequilibrio en densidades de ocupación, compactando las áreas más desocupadas manteniendo su identidad e introduciendo elementos de refresco y encuentro en las más saturadas. Con los nuevos espacios se aumenta la variedad de tipos de espacio y la flexibilidad para asumir posibles ampliaciones de personal en momentos puntuales del proyecto, reduciendo también la necesidad de espacios permanentes. A su vez se aumentan los espacios de reunión informales para uso interno de la organización a fin de mejorar la labor conjunta e integrada dentro del espacio de trabajo común. Por otra parta planteamos también una reforma en las instalaciones para mejorar la integración de las existentes dentro de la arquitectura e integrar las necesidades de los nuevos espacios. Por ultimo, al integrar el diseño identificativo de las oficinas para dar imagen corporativa, se facilita la identificación de los trabajadores con su espacio de trabajo y alineándose a la estrategia de la organización. Por otra parte sirve como herramienta de difusión de la propia organización, creando una imagen que represente los valores de la misma. Se defienden los intereses de la organización fomentando la calidad de la experiencia que es el trabajo dentro de las oficinas, imbuyendo una filosofía de espacios que mejoren la eficiencia del espacio de trabajo y la satisfacción de los propios trabajadores.
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BIBLIOGRAFÍA DIMENSIONADO 1 2 3 4 5
Oficinas, planificación y diseño_ Silke Kühfuss & Roland Pawlitschko, Ed. LINKS INTERNATIONAL , publicado 2009 New enviroments for working _ Andrew Laing , Ed. NEW, publicado 1998 Arte de proyectar en Arquitectura _ Neufert , Ed. GG, publicado 1995 Office Architecture + Design _ Lara Menzel , Ed. BRAUN, publicado 2009 Guide for Flexible Working.
REFERENCIAS DE DISEÑO 6 Pequeñas oficinas _ Andrew Laing , Ed. NEW, publicado 1998 7 ON DISEÑO OFICINAS _ Ed. ON DISEÑO S.L.nº 2005
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5. ANEXOS 5.1. Fichas de mobiliario ASIENTOS INDIVIDUALES PUESTOS DE TRABAJO
Composicion; 54,2% Poliuretano, 26,3% Poliéster, 19,5% Algodón Peso: 440 g/m² Resistencia a la abrasión: 51.200 ciclos Martindale UNI EN ISO 12947-2 Reacción a fuego: UNI 9175/FA1 CLASSE 1 IM BS 5852 CRIB 5 - EN 1021 1&2 Solidez de los colores a la luz: EN ISO 105-B02: 4/5 Solidez de los colores al frote: UNI EN ISO 105x12:5 (seco/húmedo)
Para el asiento estas silla utilizan el sistema Comfort Air System con goma flexible e indeformable de alta calidad. Tomas Alejandro Pineda Pérez ETSAM_UPM
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Composición: 100%Poliéster FR • Peso: 400 g/m² • Resistencia a la abrasión: 50.000 ciclos Martindale EN ISO 12947-2 Reactión a fuego: EN 1021 1&2, BS 5852 CRIB 5, B1, CLASSE 1, NF D 60013 - M1 Solidez de los colores a la luz: UNI EN ISO 105-B02:6 Solidez de los colores al frote: UNI EN ISO 105x12:4/5
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MESA POOL DE TRABAJO
Componente: Estructura Material: perfil de aluminio 50x50mm Construcción: ensamblaje mecánico Acabado: Anodizado Componente: Tabla Material: Tablero AG 19mm/melamina Construcción: Canto PVC 1mm Acabado: Melamina de diferentes diseños
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MESA REUNION DESCANSO
Componente: Estructura Material: Perfil de aluminio 50x50mm Construcción: ensamblaje mecánico Acabado: Anodizado Componente: Tabla Material: Vidrio Construcción: Canto PVC 1mm Acabado: Lavado al acido
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SDE ORG + SPACE PLANNING BUTACA
- Asiento con pies. - Interior de acero de alta resistencia. - Relleno en poliuretano espumado en frío, Resistente al fuego Clase 1. Composición: 54,2% PU + 26,3% PES + 19,5% Algodón Características: Peso: 440 g/m2 Resistente a la abrasión: 51200 rubs Martindale UNI EN ISO 12947-2 Inflamabilidad BS 5852:2006 Clase 11 (Crib 5); BS 7176/EN 1021 partes 1 y 2. Light fastness: EN ISO 105-B02 Fastness to rubbing: 105-X 12
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SDE ORG + SPACE PLANNING CAJONERA INDIVIDUAL
Componente: Cuerpo Material / revestimiento: Lámina de acero de 0,7mm Construcción: Soldadura por puntos, Acero Componente: Cajón Material / revestimiento: Lámina de acero de 0,8mm Construcción: Atornillado, Acero Componente: Frontera Material / revestimiento: Acero Construcción: montaje en clip, acero ARMARIO Componente: puerta ciega Material / revestimiento: chapado PVC 1mm Construcción: chapado PVC 1mm Componente: marco de puerta de cristal translúcido Material / revestimiento: aluminio-cristal Construcción: perfil embisagrado Componente: estante Material / revestimiento: tablero AG 25mm/melamina Construcción: chapado PVC 1mm
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5.2. Planos de proyecto
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