EVENT 101 - วิชาการจัดงานอีเวนต์

EVENT 101 วิชาการ จัดงานอีเวนต์

สนับสนุนโดย

รวบรวมโดย

EVENT 101 วิชาการจัดงานอีเวนต์ คณะผู้จัดทำ�

จัดพิมพ์โดย : สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) เลขมาตรฐานสากลประจำ�หนังสือ : ISBN : 978-616-8091-15-9 พิมพ์ครั้งแรก : พ.ศ. 2561 รวบรวมโดย วิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล พิมพ์ที่ : บริษัท เอเอ็นที ออฟฟิศ เอ็กซ์เพรส จำ�กัด สงวนสิทธิ์ตาม พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2550 ห้ามการลอกเลียน ไม่ว่าส่วนใดส่วนหนึ่งของหนังสือเล่มนี้ นอกจากจะได้รับอนุญาต

ลิขสิทธิ์โดย

สารบัญ บทบรรณาธิการ คำ�นำ�

กิตติกรรมประกาศ

6 8 10

ส่วนที่ 1

กรอบความคิดของการจัดงานอีเวนต์

บทที่ 1

รู้จักงาน “อีเวนต์”

12

บทที่ 2

กลยุทธ์กับงานอีเวนต์

40

ส่วนที่ 2

การสรรค์สร้างงานอีเวนต์

บทที่ 3

อีเวนต์ดี…มีดีไซน์

68

บทที่ 4

บทที่ 5

บทที่ 6

บทที่ 7

วางรากฐาน...งานอีเวนต์

92

บทที่ 8

by Nadežda Sorokina and Sarinya Sungkatavat

by Walanchalee Wattanacharoensil and Suwadee Talawanich

by Sarinya Sungkatavat

by Wai-tak Toby To and Sarinya Sungkatavat

คนเก่ง ต้องเก่งคน

148

เงิน… เรื่องต้องรู้

172

by Phassawan Suntraruk

กันไว้ดีกว่าแก้

by Suwadee Talawanich

บทที่ 9

การดำ�เนินงานอีเวนต์

232

บทที่ 10

ณ สถานที่จัดงานอีเวนต์

256

บทที่ 11

ณ วันงาน (การเตรียมการและการรันงานอีเวนต์) 286

ส่วนที่ 4

ภายหลังงานอีเวนต์

บทที่ 12

ภายหลังงานอีเวนต์

ส่วนที่ 5

อนาคตอุตสาหกรรมอีเวนต์

บทที่ 13

เทรนด์และเทคโนโลยีกบ ั งานอีเวนต์

116

by Nadežda Sorokina

การทำ�อีเวนต์ให้เกิดขึ้นจริง

การตลาดกับงานอีเวนต์

by Sarinya Sungkatavat and Wai-tak Toby To

ส่วนที่ 3

206

by Wai-tak Toby To and Sarinya Sungkatavat

by Wai-tak Toby To

by Wai-tak Toby To

by Sarinya Sungkatavat

by Nadežda Sorokina and Sarinya Sungkatavat

308

334

กรณีศึกษาท้ายเล่ม กรณีศึกษา 1 เย็นศิระ เพราะพระบริบาล

นิทรรศการเฉลิมพระเกียรติ

354

กรณีศึกษา 2 งานสิงห์คราฟต์ ตอน ประดิษฐ์มากัน

สังสรรค์ความคิด ประดิษฐ์ดินแดนในฝัน กรณีศึกษา 3 “In Love We Bet”

งานแต่งงานของคุณมิลินและคุณเอกพล

368

ที่ใช้เทคโนโลยีอินเทอร์แอคทีฟและมัลติมีเดีย

อ้างอิง ดรรชนี

390 400

พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช

382

บทบรรณาธิการ

ทางทีมงานผู้จัดทำ�มีความยินดีที่จะแนะนำ� “EVENT 101” หนังสือเล่มแรกที่ตีพิมพ์ ในประเทศไทยด้วยความร่วมมือระหว่างภาครัฐ ภาคการศึกษา และภาคเอกชน ที่มุ่งเน้น และให้ความสนใจกับ “Special Events” หรือ “การจัดงานอีเวนต์” โดยเฉพาะโครงการนี้ มาจากการริเริ่มสร้างสรรค์จาก ฝ่ายพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์สำ�นักงานส่งเสริมการ จัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ สสปน สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน ร่วมกับพันธมิตรทุกภาคส่วนในอุตสาหกรรมไมซ์และอีเวนต์ ทั้งภาครัฐและเอกชน

พันธมิตรทุกภาคส่วนที่กล่าวมาข้างต้น ตั้งใจให้สามารถใช้หนังสือเล่มนี้เป็นคู่มือ สำ�หรับการเรียนการสอนในสถาบันการศึกษา หรือผู้ประกอบการรายใหม่ในสายการจัดงาน อีเวนต์ และเป็นหนังสือที่ให้ความรู้ความเข้าใจแก่ผู้สนใจทั่วไปได้ ในขณะที่ สสปน. ปรารถนา จะสร้างหลักสูตร ผ่านหนังสือ และสื่อการสอน และกระจายไปยังสถาบันการศึกษาที่เป็น พันธมิตรของ สสปน. เพื่อใช้เป็นตำ�ราเรียนสำ�หรับการจัดการเรียนการสอนในหลักสูตร การจัดอีเวนต์ ทีมงานผู้จัดทำ�จึงเกิดแนวคิดในการสร้างสรรค์หนังสือเล่มนี้ให้เป็น Hybrid หรือลูกผสมระหว่างการเป็นตำ�ราเรียนและคู่มือที่อ่านเข้าใจง่าย เหมาะสำ�หรับทั้งนักศึกษา และบุคคลทั่วไปที่สนใจงานอีเวนต์ หรือสนใจจะเป็นบุคคลากรและทำ�ธุรกิจทางด้านนี้ต่อไป

“EVENT 101” จะทำ�ให้ผู้อ่านมีความรู้และมีความเข้าใจที่ครอบคลุมเกี่ยวกับงาน อีเวนต์ ซึ่งทางทีมงานผู้จัดทำ�พยายามใส่สาระสำ�คัญและองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับการ จัดงานอีเวนต์ลงไป เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจและมองเห็นภาพรวมของการจัดงานอีเวนต์ได้ แนวคิด ของหนังสือเล่มนี้คือ “ไทม์ไลน์” ซึ่งมีการแบ่งเนื้อหาหนังสือเล่มนี้เป็น 5 ส่วนตาม “ช่วงเวลา” ที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ คือ “กรอบความคิดของการจัดงานอีเวนต์” “การสรรค์สร้าง งานอีเวนต์” “การทำ�อีเวนต์ให้เกิดขึ้นจริง” “ภายหลังงานอีเวนต์” และ “อนาคตอุตสาหกรรม อีเวนต์” นอกจากนี้ ยังมีการรวบรวม 3 กรณีศึกษา เพื่อเป็นตัวอย่างของการจัดอีเวนต์ ประเภทต่าง ๆ ที่ได้กล่าวถึงในหนังสือเล่มนี้ไว้ท้ายเล่มอีกด้วย

ในการจัดทำ�หนังสือเล่มนี้ ทางทีมงานผู้จัดทำ�มีโอกาสได้ทำ�งานร่วมกับทีมผู้เขียน ที่ยอดเยี่ยมจากวิทยาลัยนานาชาติมหาวิทยาลัยมหิดล (MUIC) ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มี ประสบการณ์และประสบความสำ�เร็จในสาขาวิชาทีเ่ กีย่ วข้องกับการจัดงานอีเวนต์ นอกจากนี้ ยังมีผชู้ ว่ ยโครงการทีเ่ ป็นนักศึกษาและเจ้าหน้าทีข่ อง MUIC ทีเ่ ป็นทีมงานทีม่ ปี ระสิทธิภาพมาก ทีมงานผูจ้ ดั ทำ�ขอขอบคุณทุก ๆ ท่านทีก่ ล่าวมา โดยเฉพาะอย่างยิง่ ผูท้ เ่ี ป็นทัง้ เพือ่ นและผูร้ ว่ มงาน อันได้แก่ อาจารย์ไวตัก โทบี้ โท ดร.นาเดซดา ซอรอคินา และอาจารย์สุวดี ตาลาวนิช ซึ่งเป็น ผู้มีส่วนสำ�คัญในการจัดทำ�หนังสือเล่มนี้ให้ทั้งอ่านเข้าใจง่ายและสนุกมากขึ้น อย่างไร 6

EVENT 101

ก็ ดี หนังสือเล่มนี้จะไม่เป็นลูกผสมที่สมบรูณ์หากมีเพียงฝ่ายผู้เชี่ยวชาญด้านวิชาการเพียง ฝ่ายเดียว ดังนั้น ผู้ประกอบการและผู้จัดงานอีเวนต์ที่มากด้วยประสบการณ์จึงเข้ามามี ส่วนร่วมในหนังสือเล่มนี้ด้วย ดังที่เห็นได้จากตัวอย่างและกรณีศึกษาที่กล่าวถึงในหนังสือ เล่มนี้ ซึ่งได้รับความอนุเคราะห์จากกลุ่มบริษัทผู้จัดงานอีเวนต์ เจ้าของงานอีเวนต์ และทุก ภาคส่วน โดยทีท่ กุ ท่านล้วนยินดีและเต็มใจให้ขอ้ มูลและรูปภาพประกอบสำ�หรับหนังสือเล่มนี้ เพื่อเป็นการสนับสนุนโครงการทางด้านการศึกษา และหนังสือเล่มนี้จะเสร็จสมบูรณ์ไม่ได้ หากขาด สสปน. เจ้าของโครงการและผู้สนับสนุนหลัก ที่สนับสนุนคณะผู้ทำ�งานทั้งหมดอย่าง สม่ำ�เสมอ ตั้งแต่เริ่มต้นทำ�หนังสือเล่มนี้จนสามารถปิดเล่มลงได้

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายที่สุด ในการจัดงานอีเวนต์ บ่อยครั้งที่งานอีเวนต์นั้น ๆ เป็นงานที่ จัดขึ้นเพียงครั้งเดียว (One-off) ดังนั้นหากผู้อ่านเป็นผู้จัดงานอีเวนต์แล้ว คงปรารถนาที่จะ ทำ�ให้งานอีเวนต์นั้นประสบความสำ�เร็จและน่าจดจำ�มากที่สุด ดังเช่น ดอกไม้ไฟซึ่งส่องสว่าง ในคืนเดือนมืดที่จะตราตรึงเป็นภาพความทรงจำ�อันน่าประทับใจของผู้ชม มากกว่าเทียนไข เพียงเล่มเดียวที่ถูกจุดขึ้นท่ามกลางแสงแดดในเวลากลางวัน ทีมงานผู้จัดทำ� “Event 101” หวังเป็นอย่างยิ่งว่าหนังสือเล่มนี้จะสามารถให้ความรู้ ความเข้าใจ ข้อแนะนำ�ต่าง ๆ แก่ผู้อ่าน ที่คิดจะเริ่มต้นทำ�งาน หรือประกอบอาชีพการจัดงานอีเวนต์ต่อไปได้ด้วยดี

ด้วยความปรารถนาดี และขอขอบพระคุณที่ให้ความสนใจในหนังสือ “Event 101” เล่มนี้ ศริญญา สังขะตะวรรธน์ – บรรณาธิการ (Editor) B.Arch., M.B.A., Ph.D. กลุ่มสาขาวิชาการจัดการการท่องเที่ยวและการบริการ วิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล (MUIC) 999 เลขที่ ถนนพุทธมณฑลสาย 4 ศาลายา นครปฐม 73170 ประเทศไทย โทรศัพท์: +66 (0) 2700 5000 E-mail: sarinya.sun@mahidol.edu เสริมคุณ คุณาวงศ์ – บรรณาธิการที่ปรึกษา (Advising Editor) นายกสมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน (Event Management Association-EMA) ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท ซีเอ็มโอ (CMO) จำ�กัด (มหาชน)

คำ�นำ�

อุตสาหกรรมไมซ์ (MICE) ซึ่งประกอบไปด้วยอุตสาหกรรมการประชุมองค์กร (Meetings) การเดิ นทางเพื่อเป็นรางวัล (Incentive travels) การประชุมวิชาชีพ (Conventions) และงานแสดงสินค้าและนิทรรศการนานาชาติ (Exhibitions) และการ จัดงานอีเวนต์ (Events) ถือได้ว่าเป็นหนึ่งในอุตสาหกรรมที่มีการเจริญเติบโตสูงที่สุดใน ประเทศไทยและเป็นอุตสาหกรรมที่มีส่วนสำ�คัญต่อการสร้างมูลค่าโดยรวมของอุตสาหกรรม การท่องเที่ยวของประเทศ จากการที่มีอัตราการเติบโตในระดับร้อยละสิบต่อปีเป็นอย่างต่ำ� มาอย่างต่อเนือ่ ง โดยในปัจจุบนั อุตสาหกรรมไมซ์สามารถสร้างรายได้มลู ค่าหลายพันล้านเหรียญ สหรัฐให้กับเศรษฐกิจของประเทศไทย ซึ่งเป็นการแสดงให้เห็นว่าอุตสาหกรรมไมซ์เป็น อุตสาหกรรมที่ควรจะจับตามองและให้ความสำ�คัญ

สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือในชื่อย่อ ที่เรียกว่า สสปน. ได้เล็งเห็นถึงโอกาสในการพัฒนาศักยภาพของบุคลากรและผู้ประกอบการ ที่อยู่ในอุตสาหกรรมไมซ์ รวมไปถึงเยาวชน นิสิต นักศึกษาที่มีศักยภาพในการจะเข้ามาเป็น กำ�ลังสำ�คัญของอุตสาหกรรม โดยทั้งสำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) และผู้ประกอบการรวมถึงภาคเอกชนล้วนเห็นพ้องต้องกันว่านิสิตนักศึกษา ระดับอุดมศึกษาถือได้ว่าเป็นรากฐานสำ�คัญในการพัฒนาศักยภาพในการแข่งขันอุตสาหกรรม ไมซ์ไทยต่อไปในอนาคต

ดังนั้น สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) จึง ร่วมกับสมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย) สมาคมการแสดงสินค้า (ไทย) สมาคม ธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน สมาคมโรงแรมไทย ผู้บริหารจากสถาบันการศึกษาชั้นนำ�ของ ประเทศไทย นำ�โดย วิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล ซึ่งเป็นสถาบันการศึกษาที่

8

EVENT 101

มีความรู้ความเข้าใจในเชิงลึกเกี่ยวกับอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ (Events) ได้พัฒนา หนังสือเรียนวิชาการจัดงานอีเวนต์ (Event 101) ฉบับนี้ขึ้นมาสำ�หรับนิสิต นักศึกษาใน สถาบันการศึกษาของประเทศไทย และเพื่อให้องค์ความรู้มีความทันสมัยครบองค์ในเนื้อหา และสถิติต่างๆ สสปน. จึงได้มอบหมายให้วิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล ทำ�งาน ร่วมกับสมาคมพันธมิตร และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมไมซ์ ในการจัดทำ�หนังสือ เรียนวิชาการจัดงานอีเวนต์ เพื่อใช้เป็นสื่อการเรียนการสอนต่อไปในสถาบันอุดมศึกษาและ อาชีวศึกษาของประเทศไทย

ทางสำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) เชื่อว่าการ พัฒนาศักยภาพของนิสิต นักศึกษา และผู้ประกอบการผ่านทางการให้ความรู้ความเข้าใจ ด้วยหนังสือเรียนที่ถือได้ว่าเป็นหนังสือเรียนเกี่ยวกับอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ที่มี เนื้อหาครอบคลุมในทุกประเด็นที่ภาคอุตสาหกรรมอีเวนต์ไทยคาดหวัง จะเป็นพลังสำ�คัญ ในการที่จะช่วยเสริมสร้างศักยภาพ และความเข้มแข็งของอุตสาหกรรมอีเวนต์ไทย และยก ระดับมาตรฐานคุณภาพบุคลากรสู่ระดับสากล และยังคงเป็นประเทศผู้นำ�การศึกษาไมซ์ของ ภูมิภาคและของทวีป (ASEAN MICE Education Hub)

กิตติกรรมประกาศ

หนังสือเล่มนี้เป็นโครงการด้านการศึกษา ของ สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและ นิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ สสปน. โดยหนังสือเล่มนี้จะเกิดขึ้นไม่ได้ หากปราศจาก ความร่วมมือของบุคลากรและองค์กรต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน ดังนั้น สำ�นักงานส่งเสริม การจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) จึงอยากจะใช้โอกาสนี้ในการแสดงความ ขอบคุณต่อผู้ทรงคุณวุฒิ บุคลากร และผู้มีส่วนร่วมที่สำ�คัญในการช่วยกันพัฒนาให้หนังสือ เรียนเล่มนี้เสร็จสมบูรณ์ขึ้นได้ดังต่อไปนี้

ผู้อำ�นวยการ สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) และ ผู้อำ�นวยการฝ่ายพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์ สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและ นิทรรศการ (องค์การมหาชน) ถึงวิสยั ทัศน์และความเชือ่ ในการพัฒนาศักยภาพของอุตสาหกรรม ไมซ์ผ่านทางการศึกษาของผู้ที่จะเข้ามาเป็นทรัพยากรและบุคลากรของอุตสาหกรรมไมซ์ รุ่นต่อ ๆ ไป

คณะกรรมการพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์ (National MICE Capabilities Development Committee) สำ�หรับข้อเสนอแนะ ความรู้ และประสบการณ์ที่สำ�คัญที่ ช่วยพัฒนาให้เนื้อหาในหนังสือเรียนเล่มนี้สามารถช่วยตอบโจทย์ความต้องการของภาคธุรกิจ ได้อย่างแท้จริง ประกอบไปด้วย คุณสุเมธ สุทัศน์ ณ อยุธยา นายกสมาคมฯ – สมาคมส่งเสริม การประชุมนานาชาติ (ไทย) คุณทาลูน เทง นายกสมาคมฯ – สมาคมการแสดงสินค้า (ไทย) คุณศุภวรรณ ถนอมเกียรติภูมิ นายกสมาคมฯ – สมาคมโรงแรมไทย คุณเสริมคุณ คุณาวงศ์ นายกสมาคมฯ – สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน คุณประพีร์ บุรี อุปนายก – สมาคม การแสดงสินค้า (ไทย) คุณเปรมพร สายแสงจันทร์ คณะกรรมการที่ปรึกษา – สมาคมการ แสดงสินค้า (ไทย) คุณณัฐคม รุ่งรัศมี ประธานฝ่ายการศึกษาและพัฒนา – สมาคมการ แสดงสินค้า (ไทย) คุณปฐม ศิริวัฒนประยูร ประธานฝ่ายพัฒนาบริการ – สมาคมส่งเสริม การประชุมนานาชาติ (ไทย) คุณชูเลง โก ประธานร่วมฝ่ายพัฒนาบริการ – สมาคมส่งเสริม การประชุมนานาชาติ (ไทย) คุณกฤษณี ศรีษะทิน เหรัญญิก – สมาคมส่งเสริมการประชุม นานาชาติ (ไทย) คุณเนตรนิภา สิญจนาคม กรรมการ – สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน

10

EVENT 101

คุณอิทธิพล สุรีรัตน์ กรรมการ – สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน คุณวราพรรณ ทรัพย์ธนะอุดม กรรมการ – สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ร้อยโทหญิง ดร.เกิดศิริ เจริญ วิศาล คณะวิทยาการจัดการ – มหาวิทยาลัยศิลปากร คุณนงเยาว์ กัลยาลักษณ์ ผู้อำ�นวยการ – วิทยาลัยอาชีวศึกษาขอนแก่น รองศาสตราจารย์ นายแพทย์ พิ ท ยา จารุ พ ู น ผล คณบดี ว ิ ท ยาลั ย นานาชาติ – มหาวิ ท ยาลั ย มหิ ด ล ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.ฐิรชญา มณีเนตร คณะบริหารธุรกิจ และการบัญชี – มหาวิทยาลัย ขอนแก่น ดร.สุรพิชย์ พรหมสิทธิ์ คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี – มหาวิทยาลัย ธรรมศาสตร์

นอกจากนี้ยังขอแสดงความขอบคุณทีมงานที่สำ�คัญอันได้แก่ นางสาวอารีรัตน์ มนตรีปรีชาชัย นางสาวสุจินฎา เอี่ยมโอภาส โดยหากปราศจากการสนับสนุนของบุคคลากร เหล่านี้หนังสือเล่มนี้ก็คงไม่อาจจะสำ�เร็จได้ ขอขอบคุณคณะทำ�งานจากวิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล ที่มีความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมอีเวนต์ รวมไปถึงความเข้าใจในเนื้อหา ของอุตสาหกรรมอีเวนต์ในฐานะที่เข้ามาเป็นหน่วยงานในการจัดทำ�หนังสือเรียนเล่มนี้ ผ่าน ทางการศึกษาวิจัยและวิเคราะห์ข้อมูลของอุตสาหกรรมอีเวนต์และนำ�ผลดังกล่าวมาพัฒนา เป็นเนื้อหาที่สำ�คัญในแต่ละบทของหนังสือทั้งในภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ทั้งนี้ขอขอบคุณ ดร. ศริญญา สังขะตะวรรธน์ ในความช่วยเหลือในการปรับปรุงเนื้อหา และจัดทำ�สื่อการเรียน การสอน

ขอขอบคุณผู้มีส่วนร่วมอื่น ๆ ที่สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) ไม่ได้กล่าวถึง ที่ล้วนมีส่วนในการให้ข้อมูลรวมถึงช่วยกันพัฒนาหนังสือเรียน เล่มดังกล่าวให้มีคุณภาพ และช่วยให้หนังสือเรียนเล่มนี้เป็นประสบการณ์ที่สำ�คัญสำ�หรับ ทุก ๆ คนที่มีส่วนร่วมที่กล่าวมาทั้งหมด สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน)

บทที่ 1

รู้จักงาน “อีเวนต์” INTRODUCTION TO SPECIAL EVENT

งานเซอร์ไพรส์วันเกิดของ คุณชมพู่ อารยา เอ ฮาร์เก็ต

บทที่ 1

1.1 งานอีเวนต์คืออะไร (What is a special event?)

INTRODUCTION TO SPECIAL EVENT

มีนักวิชาการหลายคนพยายามอธิบายว่างานอีเวนต์คืออะไร หนึ่งในนั้นคือ Jeff Goldblatt ซึ่งเป็นผู้ที่นิยามความหมายได้อย่างตรงไปตรงมามากที่สุดว่า

รู้จักงาน “อีเวนต์”

แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารจัดการงานอีเวนต์มีอยู่ 2 รูปแบบ แนวคิดแบบแรกเป็นการ จัดงานที่หรูหราของเหล่าบุคคลที่มีชื่อเสียงตามที่อ่านเจอในนิตยสารต่าง ๆ ซึ่งอาจคิดว่า งานอีเวนต์ต้องยิ่งใหญ่ มีเสน่ห์ น่าตื่นตาตื่นใจ และมีผู้ร่วมงาน รวมไปถึงสื่อมวลชนที่เข้า มาทำ�ข่าวเป็นจำ�นวนมาก หรือในบางครั้งเมื่อถามว่างานอีเวนต์เป็นอย่างไร คนทั่วไปอาจ นึกถึงงานอีเวนต์ที่เป็นที่รู้จัก เช่น กีฬาโอลิมปิก งานเปิดตัวภาพยนตร์ หรืองานเทศกาล ดนตรี

14

“งานอีเวนต์คือเหตุการณ์ที่มีลักษณะพิเศษเฉพาะ ซึ่งจัดขึ้นในช่วงเวลาสำ�คัญหนึ่ง โดยมีการประกอบงานพิธีการและพิธีกรรมเพื่อบรรลุความต้องการอันจำ�เพาะเจาะจง”

(Goldblatt, 2014, p. 8)

อีกความหมายของงานอีเวนต์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายซึ่งเป็นการนิยามผ่านมุมมอง ของผู้จัดงาน คือ

ในขณะที่บางกลุ่มอาจมีมุมมองเกี่ยวกับงานจัดงานอีเวนต์ในรูปแบบที่แตกต่างออกไป จากรูปแบบแรก ยกตัวอย่างเช่น ถ้าผู้อ่านบอกกับคนรอบตัวว่ากำ�ลังเรียนวิชาบริหาร จัดการงานอีเวนต์ อาจมีคนถามว่า “จะเป็นคนจัดงานปาร์ตี้ต้องเรียนระดับปริญญา ด้วยเหรอ” “ฉันเพิ่งจัดงานฉลองวันเกิดให้พ่อเมื่อเดือนก่อนเองนะ” หรือ “ผลการเรียน ไม่ดีพอขนาดหาวิชาเรียนจริงจังไม่ได้เลยหรือ” แนวคิดแบบที่ 2 มองการจัดงานอีเวนต์ เป็นเรื่องง่ายดายและเรียบง่าย ที่ไม่ว่าใครก็สามารถจัดงานอีเวนต์ได้ หากมีเงินทุนและมี เวลาเพียงพอ

“งานอีเวนต์คือกิจกรรมที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว หรือกิจกรรมที่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย ๆ ซึ่งเป็นกิจกรรมที่นอกเหนือไปจากโปรแกรมหรือกิจกรรมปกติที่เป็นการ สนับสนุนหรือการจัดการต่าง ๆ ”

(Getz, 1997, p. 4)

ในความเป็นจริงแล้ว ไอเดียของการจัดงานอีเวนต์อยู่ระหว่างแนวความคิดสอง รูปแบบที่กล่าวมานี้ ซึ่งถ้าค้นหาความหมายของคำ�ว่า ‘อีเวนต์’ ในพจนานุกรมออกซฟอร์ด จะพบว่าอีเวนต์คือ “สิ่งที่เกิดขึ้นหรือมีขึ้นโดยเฉพาะ เป็นหนึ่งในสิ่งที่สำ�คัญ” (Oxford Living Dictionaries, 2017) ส่วนอีเวนต์คืออะไร หรืออะไรสามารถเป็นอีเวนต์ได้บ้างนั้น หลังจาก อ่านหนังสือเล่มนี้ ผู้อ่านอาจพบรายละเอียดมากกว่าที่เคยคาดคิดไว้ ในความเป็นจริงพวกเรา ทุกคนล้วนมีประสบการณ์เกี่ยวกับงานอีเวนต์ด้วยกันทั้งนั้น คงไม่มีใครไม่เคยไปงานฉลอง วันเกิด งานแต่งงาน หรือพิธีสำ�เร็จการศึกษา ซึ่งถือเป็นงานอีเวนต์ทั้งหมด แต่ไม่ใช่ว่า งานอีเวนต์ทุกงานจะต้องการการบริหารจัดการแบบมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม ในการจัด ‘งานกิจกรรม (อีเวนต์)’ นั้นส่วนมากจำ�เป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ บทนี้จะพาผู้อ่านไปรู้จัก กั บ งานอี เวนต์ ประวั ต ิ ศ าสตร์ บริบ ท และผลกระทบของงานอีเวนต์ ซึ่งจะทำ�ให้ค ุณ เข้ า ใจโลกของอุ ต สาหกรรมงานอีเวนต์ไ ด้ด ีข ึ้น หลังจากนั้น ในบทอื่น ๆ จะกล่าวถึง รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโลกของงานอีเวนต์ ขอให้ผู้อ่านเพลิดเพลินกับการอ่านหนังสือ เล่มนี้

“งานอีเวนต์คือโอกาสที่จะได้รับประสบการณ์ทางสันทนาการ สังคม หรือวัฒนธรรม ที่นอกเหนือไปจากตัวเลือกกิจกรรมปกติทั่วไป หรือนอกเหนือไปจาก ประสบการณ์ที่เกิดขึ้นในทุก ๆ วัน”

(Getz, 1997, p. 4)

EVENT 101

และอี ก หนึ่ ง ความหมายเป็ น การอธิ บ ายคำ � ว่ า อี เวนต์ จ ากมุ ม มองของแขกผู้ เข้ า ร่วมงาน ดังนี้ี

จะเห็ น ได้ ว่ า ความหมายจากทั้ ง มุ ม มองของผู้ จั ด งานและแขกรั บ เชิ ญ ต่ า งเน้ น ไป ถึงงานอีเวนต์ว่าเป็นสิ่งที่มีลักษณะพิเศษเฉพาะเกี่ยวกับประสบการณ์ที่ถูกสร้างขึ้นให้กับ ผู้มาร่วมงาน นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับความหมายของงานอีเวนต์ ซึ่งไม่ได้ ระบุไว้ในความหมายต่าง ๆ ข้างต้น ดังนี้

ประการแรกคือความหมายข้างต้นไม่ได้รวมถึงการระบุระยะเวลาของการจัดงาน อีเวนต์ ซึ่งไม่สัมพันธ์กับความเป็นจริงที่ว่างานอีเวนต์มีช่วงเวลาที่จำ�กัดและเฉพาะเจาะจง แม้แต่งานอีเวนต์อย่างการแข่งขันกีฬาโอลิมปิกที่มีระยะเวลาหลายสัปดาห์ และเมื่อสรุปว่า งานอีเวนต์มีกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง จึงทำ�ให้พิจารณาได้ว่างานอีเวนต์เป็นงานที่ ‘พิเศษ’ ไม่ใช่สิ่งที่เกิดขึ้นเป็นประจำ�ทุกเดือน

ประการที่สองคือ การจำ�กัดความของงานอีเวนต์ว่าเป็นเทศกาลแห่งการเฉลิมฉลอง และงานรื่นเริงเท่านั้น แต่ความเป็นจริงแล้ว งานอีเวนต์บางงานก็ไม่ได้เป็นเทศกาลแห่งการ เฉลิมฉลอง ดังเช่น งานพระราชพิธีถวายพระเพลิงพระบรมศพ ที่โดยธรรมชาติแล้วมีแต่ความ โศกเศร้า และบางงานก็ไม่มีแง่มุมแห่งความรื่นเริงบันเทิงใจหรือการเฉลิมฉลองใด ๆ ดังเช่น การชุมนุมของพรรคคอมมิวนิสต์ในสาธารณรัฐประชาชนจีน เมื่อขจัดข้อจำ�กัดของแนวความ คิดที่ว่างานอีเวนต์เป็นเพียงงานรื่นเริงเท่านั้นออกไป ทำ�ให้งานอีเวนต์สามารถถูกแยกออกมา จากบริบทของการท่องเที่ยวและกลายเป็นอีกอุตสาหกรรมหนึ่งได้ ซึ่งก็คืออุตสาหกรรมการ จัดงานอีเวนต์ (Matthews, 2016)

ด้วยเหตุนี้ ความหมายที่นิยามโดย Doug Matthews จึงอาจเหมาะสมที่สุดและ ในขณะเดียวกันก็สามารถเข้าใจได้ง่าย โดยได้ให้ความหมายไว้ ดังนี้ “งานอีเวนต์คือการรวมตัวกันของมนุษย์ ซึ่งโดยทั่วไปการรวมตัวกันจะคงอยู่ประมาณตั้งแต่ ไม่กี่ชั่วโมงไปจนถึงหลายวัน และมีการออกแบบเพื่อเฉลิมฉลอง เป็นเกียรติแก่บุคคลหรือ องค์กร จำ�หน่ายสินค้า ให้ความรู้ หรือเฝ้าสังเกตความอุตสาหะพยายามของมนุษย์”

(Matthews, 2008, p. 2)

ความหลากหลายของประสบการณ์ต่าง ๆ ก็สามารถจัดเข้าประเภทของ “อีเวนต์” ได้ตั้งแต่การจัดงานทั่วไป เช่น งานฉลองวันเกิดของครอบครัวและเพื่อนสนิท ไปจนถึงงานที่มี ผู้มาร่วมงานนับพันคน เช่น พิธีเปิดการแข่งขันกีฬาเอเชียนเกมส์ เมื่อพิจารณาจากสิ่งที่กล่าว มานี้ แมทธิวส์ (2016) ได้สรุปว่างานอีเวนต์จะต้องมีลักษณะดังต่อไปนี้ • มีช่วงเวลาที่จำ�กัดและแน่นอน โดยปกติมักเกิดขึ้นไม่กี่ชั่วโมงหรือไม่กี่วัน • เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวหรือเกิดขึ้นไม่บ่อยครั้ง โดยปกติจะจัดเป็น รายเดือนหรือรายปี • ถ้าอีเวนต์นั้นเป็นส่วนหนึ่งของซีรีส์การจัดงานที่จัดขึ้นเป็นประจำ� ก็ต้องเป็นส่วน ประกอบที่พิเศษของซีรีส์นั้น ๆ • มีลักษณะพิเศษเฉพาะ • มี ผู้ จั ด งานอย่ า งน้ อ ยหนึ่ ง คนหรื อ หนึ่ ง องค์ ก รทำ � หน้ า ที่ เ ป็ น ผู้ ป ฏิ บั ติ ง านด้ า นการ วางแผนและควบคุมงาน

16

EVENT 101

ภาพการประกอบพิธีฮัจญ์ (Hajj) ของชาวมุสลิมที่เมืองเมกกะ ในปีค.ศ. 1850

1.2 งานอีเวนต์ในประวัติศาสตร์ของมนุษย์ (Events throughout human history)

เพื่อให้เข้าใจถึงความสำ�คัญของอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ในแต่ละยุคสมัย จึงจำ�เป็น ต้องมองย้อนกลับไปในประวัติศาสตร์ของมนุษย์ งานอีเวนต์ไม่ใช่สิ่งที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อความ บันเทิงอย่างทุกวันนี้ แต่งานอีเวนต์เป็นส่วนหนึ่งของสายใยทางสังคมมนุษย์ (Human social fabric) มาตลอด อ้างอิงจากหลักฐานทางโบราณคดีที่ถูกขุดพบซึ่งแสดงให้เห็นถึงพิธีกรรม และพิธีการพิเศษที่จัดขึ้นโดยมนุษย์ถ้ำ�เมื่อ 60,000-70,000 ปีมาแล้ว ซึ่งถือเป็นมนุษย์ในยุค แรกของประวัติศาสตร์ งานอีเวนต์ทางการเมืองและศาสนาอยู่ร่วมกับชีวิตของผู้คนมาตลอด ช่วงอารยธรรมโบราณของอียิปต์ ชนเผ่ามายัน ชาวจีนยุคโบราณ และอีกหลาย ๆ อารยธรรม โบราณของโลก โดยงานพิธีการเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาอารยธรรมของมนุษย์จนถึง ยุคกลาง และอารยธรรมในยุคสมัยใหม่มาอย่างต่อเนื่อง การจัดงานอีเวนต์เป็นสิ่งหล่อหลอม วัฒนธรรม สังคม ชนชาติที่หลากหลาย และอารยธรรมของมนุษย์ทั้งหมด

ในทางประวัติศาสตร์ งานอีเวนต์ที่ผู้คนเข้ามามีส่วนร่วมจะเกี่ยวข้องกับศาสนาและ การเมืองไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ในวัฒนธรรมส่วนใหญ่ ศาสนาและอำ�นาจเป็นสิ่งที่สอดประสาน กันอย่างแน่นหนา จนกลายเป็น ‘ศาสนากับการเมือง’ ซึ่งความเชื่อมโยงระหว่างงานอีเวนต์ ศาสนา และการเมืองยังคงอยู่ ทั้งยังผ่านยุคสมัยมาจนถึงยุคสมัยปัจจุบัน กล่าวได้ว่าเทศกาล รื่นเริง การเฉลิมฉลอง และพิธีกรรมได้ตอบสนองเป้าประสงค์อันหลากหลาย เช่น

เพื่อรวมผู้คนให้เป็นหนึ่งเดียว เช่น การแข่งขันร้องเพลง Eurovision Song Contest เกิด ขึ้นเมื่อปีค.ศ. 1956 มีผู้เข้าร่วมแข่งขันจาก 7 ประเทศ จัดขึ้นเพื่อรวมการเมืองที่ถูก แบ่งแยกเป็นฝักฝ่ายในสมัยสงครามโลกครั้งที่สองให้เป็นหนึ่งเดียวกัน เพื่อสร้างอัตลักษณ์ของชาติและ/หรือศาสนา ซึ่งมักใช้กับงานอีเวนต์ที่มีขนาดใหญ่มาก เช่น การแข่งขันกีฬาโอลิมปิกฤดูร้อนในปีค.ศ. 2008 ณ กรุงปักกิ่ง การแข่งขันฟุตบอลโลกใน ปีค.ศ. 2010 ที่ประเทศแอฟริกาใต้ การแข่งขันฟุตบอลโลกในปีค.ศ. 2014 ที่ประเทศบราซิล งานเหล่านี้ถูกมองว่าเป็นเรื่องของการ ‘สร้างชาติ’ เนื่องจากเป็นการแข่งขันที่มีแนวความคิด เชื่อมโยงใกล้ชิดกับอัตลักษณ์ของชาติและความเป็นพลเมือง เพื่อสนับสนุนให้เกิดความชอบธรรม เช่น พระราชพิธีราชาภิเษกสำ�หรับพระราชวงศ์ซึ่งเป็น พิธีแต่งตั้งกษัตริย์หรือราชินีอย่างเป็นทางการ เพื่อหยุดพักจากหน้าที่ทางโลก ภาระความรับผิดชอบ และสถานะทางโครงสร้างแบบ ลำ�ดับขั้น เช่น เทศกาลคนโง่ (Feast of Fools) ซึ่งเป็นเทศกาลที่เป็นที่นิยมสมัยยุคกลาง ในทวีปยุโรป จัดขึ้นในช่วงวันที่ 1 มกราคม ในสาธารณรัฐฝรั่งเศส โดยระหว่างงานเทศกาล จะมีการเลือกตั้งหัวหน้าบาทหลวงหรือพระสันตะปาปาตัวปลอม มีการล้อเลียนพิธีกรรมทาง ศาสนา และมีการสลับตำ�แหน่งกันระหว่างเจ้าหน้าที่ระดับสูงกับเจ้าหน้าที่ระดับต้น

“The Great Exhibition of the Works of Industry of All Nations” เป็นงาน World’s Fairs ครั้งแรกที่จัดขึ้นในปีค.ศ. 1851 ที่ The Crystal Palace ลอนดอน ประเทศอังกฤษ

18

EVENT 101

เพื่อเป็นเครื่องหมายของการเริ่มต้นหรือสิ้นสุดช่วงเวลาสำ�คัญตามปฏิทินทางศาสนา เทศกาลคาร์นิวัลที่จัดขึ้นในยุโรปบางประเทศเป็นงานรื่นเริงในการสิ้นสุดฤดูหนาว และตาม มาด้วยการเริ่มต้นของช่วงเวลา 40 วัน อันเคร่งครัดของเทศกาลมหาพรต (Lent) ซึ่งเป็นช่วง ที่คริสต์ศาสนิกชนจะละเว้นจากการกินเนื้อสัตว์และทำ�การฝึกฝนบำ�เพ็ญตน

พิธีราชาภิเษก พิธีกรรมทางศาสนา เทศกาลในฤดูเก็บเกี่ยว การเฉลิมฉลองแห่ง ชัยชนะ และงานอีเวนต์อื่น ๆ ได้เชื่อมโยงศาสนาและการเมืองให้เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของ การควบคุมชีวิตประจำ�วันของประชาชนมาเป็นเวลานานหลายยุคสมัย ทำ�ให้มีการเลือกใช้ มืออาชีพเพื่อเข้ามาดูแลงานอีเวนต์เมื่อไม่นานมานี้ ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่ เป็นเพราะการเพิ่มขึ้นของปริมาณและความต้องการในการขับเคลื่อนทางธุรกิจการค้าเป็น สำ�คัญ ดังนั้น งานอีเวนต์จึงได้ข้ามขอบเขตทางสังคมและการเมืองไปสู่วงการธุรกิจ

1885 1928 1955 1972 งาน Oktoberfest ในปีค.ศ. 1823 ที่จัดขึ้นที่มิวนิค ประเทศเยอรมนี

1.3 อุตสาหกรรมงานอีเวนต์ในยุคปัจจุบัน (Events industry in present time)

ดังที่ได้กล่าวไปในตอนต้นเกี่ยวกับการเป็นมืออาชีพในอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ซึ่ง เป็นพัฒนาการล่าสุดที่เพิ่งเกิดขึ้นในศตวรรษที่ 20 เนื่องจากความต้องการที่จะขับเคลื่อน ธุรกิจได้เพิ่มสูงขึ้น งานอีเวนต์จึงถูกแยกออกจากต้นกำ�เนิดทางประวัติศาสตร์ของศาสนา และการเมือง อย่างไรก็ตาม ถึงแม้ตัวงานอีเวนต์เองจะมีประวัติศาสตร์ที่ยาวนานที่สุดเมื่อ เปรียบเทียบกับอุตสาหกรรมการบริการและประสบการณ์อื่น ๆ แต่สำ�หรับอุตสาหกรรม งานอีเวนต์ยังถือว่าเป็นสิ่งใหม่ในวงการธุรกิจ

ขณะที ่ ส มาคมการบริ ห ารจั ด การงานนิ ท รรศการนานาชาติ (International Association for Exhibition Management) ได้ดำ�เนินการในปีค.ศ. 1928 ในฐานะสมาคม ผู้จัดการงานนิทรรศการแห่งชาติ ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความสนใจในการจัดการงานแสดงสินค้า และงานนิ ท รรศการ นอกจากนี้ สมาคมการจัด งานเทศกาลและงานอีเวนต์น านาชาติ (International Festivals and Events Association) ยังได้ก่อตั้งขึ้นในปีค.ศ. 1955

จุดเริ่มต้นของอุตสาหกรรมงานอีเวนต์อยู่ในปลายคริสต์ศตวรรษที่ 19 จากการรวม ตัวกันก่อตั้งสมาคมของนักจัดงานอีเวนต์มืออาชีพขึ้น โดยเริ่มจากการก่อตั้งสมาคมการแสดง สินค้าและนิทรรศการนานาชาติ (International Association of Fairs and Expositions) ในปีค.ศ. 1885 ตามด้วยสมาคมการบริหารจัดการงานมหกรรมแสดงสินค้านานาชาติ (International Association for Exhibition Management) ที่เริ่มดำ�เนินการในปี 20

EVENT 101

1987

สมาคมงานออกร้านและงานแสดงนิทรรศการนานาชาติ (International Association of Fairs and Expositions หรือ IAFE)

สมาคมการบริหารจัดการงานนิทรรศการนานาชาติ (International Association for Exhibition Management)

สมาคมการจัดงานเทศกาลและงานอีเวนต์นานาชาติ (International Festivals and Events Association)

การประชุมมืออาชีพนานาชาติ

(Meeting Professionals International หรือ MPI)

สมาคมงานอีเวนต์นานาชาติ

(International Special Events Society หรือ ISES)

รูปภาพที่ 1.1 ช่วงเวลาของอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ ค.ศ. 1928 ในฐานะผู้จัดการงานมหกรรมแสดงสินค้าแห่งชาติ เพื่อเป็นตัวแทนในการดูแล ผลประโยชน์ของผู้จัดการงานแสดงสินค้าและงานนิทรรศการ หลังจากนั้นสมาคมการจัดงาน เทศกาลและงานอีเวนต์นานาชาติ (International Festivals and Events Association) ก็ได้รับการก่อตั้งขึ้นในปีค.ศ. 1955 เพื่อส่งเสริมและสนับสนุนงานเทศกาลของชุมชนและ งานเฉลิมฉลองต่าง ๆ ต่อมาในปีค.ศ. 1972 ได้มีการจัดตั้งกลุ่มผู้จัดการประชุมมืออาชีพ นานาชาติ (Meeting Professionals International) ซึ่งกลุ่มนี้ได้ระบุว่าพวกเขาเป็นผู้นำ� ชุมชนของกลุ่มผู้จัดงานในระดับโลกที่มีหน้าที่ในการกำ�หนดอนาคตของอุตสาหกรรมการ จัดงานประชุมและอีเวนต์ ภายหลัง สมาคมงานอีเวนต์นานาชาติ (International Special Events Society) ได้ถูกก่อตั้งขึ้นเมื่อปีค.ศ. 1987 ซึ่งสมาคมนี้ได้รวบรวมนักออกแบบงาน อีเวนต์ โปรดิวเซอร์ และผู้จัดหาสินค้าและบริการ (Suppliers) ต่าง ๆ มาเป็นสมาชิกด้วย นอกจากนี้ยังมีสมาคมอื่นๆ อีก อาทิ สมาคมที่จัดตั้งขึ้นเพื่อเทศกาลคาร์นิวัล สมาคมศิลปะ และสมาคมด้านกีฬาเฉพาะด้านต่าง ๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ สมาคมต่าง ๆ มีทั้งในระดับท้องถิ่น ระดับชาติไปจนถึงระดับนานาชาติ การวิวัฒนาการของอุตสาหกรรมการ จัดงานยังคงดำ�เนินต่อมาจนถึงทุกวันนี้ เห็นได้จากการมีผู้เชี่ยวชาญในวิชาชีพที่หลากหลาย มากขึ้น ซึ่งมีพื้นฐานมาจากรูปแบบต่าง ๆ ของการจัดงานอีเวนต์ (เช่น ‘ผู้จัดการงานเทศกาล’ ‘นักออกแบบงานนิทรรศการ’ หรือ ‘นักวางแผนงานประชุม’) ความเชี่ยวชาญทั่วไปอย่าง ‘การบริหารจัดการงานอีเวนต์’ และจำ�นวนหลักสูตรที่มุ่งเน้นการศึกษาและการวิจัยเกี่ยวกับ การบริหารจัดการงานอีเวนต์ที่เพิ่มมากขึ้น (Getz, 2008)

EVENT

PARTICIPANTS

SPECTATORS

รูปภาพที่ 1.2 กลุ่มบุคคลหรือองค์กร ที่เกี่ยวข้องในงานอีเวนต์ 3 กลุ่ม (เจ้าของงาน / ผู้จัดงาน / เจ้าภาพ ผู้ร่วมงาน ผู้ชม)

OWNERS / HOST / ORGANIZER

การเป็นมืออาชีพในอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ยังประกอบไปด้วยความเข้าใจที่ เพิ่มมากขึ้นเกี่ยวกับบทบาทของผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Stakeholders) ซึ่งผู้ที่เกี่ยวข้อง หมายถึ ง ผู้ ค นหรื อ องค์ ก รที่ ไ ด้ ล งทุ น ในงานอี เวนต์ ห รื อ สร้ า งผลกระทบต่ อ งานอี เวนต์ (Goldblatt, 2002) เนื่องจากพวกเขาอาจมีอิทธิพลต่องานอีเวนต์เป็นอย่างมาก ผู้จัดงาน อีเวนต์จึงจำ�เป็นต้องตระหนักว่าใครคือบุคคลหรือองค์กรสำ�คัญที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ โดยทั่ว ๆ ไป ไม่ว่างานอีเวนต์นั้น ๆ จะมีความซับซ้อนหรือมีโครงสร้างอย่างไร งานอีเวนต์ OWNERS / HOST / ORGANIZER PARTICIPANTS SPECTATORS

EVENT

MEDIA TRANSPORT GOVERNMENT PUBLIC LAW ENFORCEMENT / SECURITY

22

EVENT 101

รูปภาพที่ 1.3 บุคคลหรือองค์กร ที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์

จะมีกลุ่มของบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องหลัก ๆ อยู่ 3 กลุ่ม ได้แก่ เจ้าของและผู้จัดงาน (หรือเจ้าภาพ) ผู้เข้าร่วมงาน และผู้ชม หากปราศจากบุคคลทั้ง 3 กลุ่มนี้งานอีเวนต์ก็ ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ (ดูรูปภาพที่ 1.2) ซึ่งเจ้าของงานและผู้จัดงานอาจเป็นองค์กรเดียวกัน หรือคนละองค์กร ในกรณีที่ผู้จัดงาน (Organizer) ได้รับการว่าจ้างจากเจ้าของงาน (Owner) เจ้าของงานนี้จะถือป็นลูกค้า (Client)

นอกเหนือจาก 3 กลุ่มนี้แล้วยังมีบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องที่มีความสำ�คัญต่อการ จัดงานอีเวนต์อีก แผนภาพดังต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงตัวอย่างของบุคคลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม ดังนี้ (ดูรูปภาพที่ 1.3)

จากรูปภาพที่ 1.3 แสดงให้เห็นว่ามีกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องเพิ่มขึ้นอีก 5 กลุ่ม สาเหตุ ที่บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องเหล่านั้นถือว่าเป็นส่วนสำ�คัญของการจัดงานอีเวนต์ มีราย ละเอียดดังต่อไปนี้ สื ่ อ (media) เป็ น ผู ้ น ำ � เสนอการรายงานข่ า วของงานอี เวนต์ ดั ง นั ้ น ผู ้ จ ั ด งานอี เวนต์ ควรพยายามรักษาความสัมพันธ์กับสื่อที่เกี่ยวข้อง และควรตระหนักว่าสื่อในบริบทสมัยใหม่ ไม่เพียงแต่รวมถึงสื่อดั้งเดิมได้แก่ วิทยุ หนังสือพิมพ์ โทรทัศน์ แต่ยังหมายรวมถึงบล็อกเกอร์ วล็อกเกอร์ (วิดีโอบล็อกเกอร์) และผู้ทรงอิทธิพล (influencer) ในโลกออนไลน์ ระบบการขนส่ง (Transport) ในทุกงานอีเวนต์ ผู้ชมและผู้ร่วมงานต้องมีการเดินทางมาที่ งานอีเวนต์และเดินทางกลับจากงานอีเวนต์ หากไม่มีระบบขนส่งเพียงพอที่จะรองรับการจัด งานอีเวนต์ งานอีเวนต์อาจไม่ประสบความสำ�เร็จ โดยเฉพาะในกรณีที่มีผู้ร่วมงานจำ�นวนมาก หากไม่สามารถจัดหาทางเลือกในการเดินทางที่สะดวกสบายและมีค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผล แก่ผู้เข้าร่วมงาน อาจสร้างปัญหาให้แก่ผู้จัดงานอีเวนต์ได้ รัฐบาล (Government) ถือเป็นหนึ่งในองค์กรสำ�คัญที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ เนื่องจากเป็นผู้กำ�หนดขอบเขตทางกฎหมายในการจัดงานอีเวนต์ เช่น ข้อบังคับเกี่ยวกับการ ใช้แรงงาน สุขภาพและความปลอดภัย (Health & safety) ความมั่นคง (Security) การ ประเมินความเสี่ยง พันธกรณีทางการเงิน ความสัมพันธ์กับลูกค้า นอกจากนี้ในหลาย ๆ โอกาส การจัดงานอีเวนต์จะต้องได้รับการอนุญาตจากผู้มีอำ�นาจในท้องถิ่นหรือผู้มีอำ�นาจ ในระดับประเทศ โดยเฉพาะในกรณีที่งานอีเวนต์นั้นถูกจัดขึ้นในพื้นที่สาธารณะ ส่วนรวมและประชาชน (Public) แม้ว่าอาจจะไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์โดยตรง แต่อาจ ได้รบั ผลกระทบจากงานอีเวนต์หรืออาจส่งผลกระทบต่องานอีเวนต์ได้เช่นกัน ดังเช่นผลกระทบ ของงานอีเวนต์ทั้งแง่บวกและแง่ลบ (ซึ่งจะกล่าวถึงภายหลังในบทนี้) ที่มีต่อด้านสังคม ด้าน เศรษฐกิจ หรือด้านสิ่งแวดล้อม ซึ่งอาจไม่ส่งผลกระทบต่อตัวงานอีเวนต์เท่านั้น แต่ยังส่งผล กระทบต่อส่วนรวมและประชาชนที่อาจไม่ทราบรายละเอียดเกี่ยวกับงานอีเวนต์นั้น ๆ หรือ ไม่ได้ให้ความสนใจในงานอีเวนต์ดังกล่าว ในทางกลับกัน การสนับสนุนหรือการต่อต้านจาก ส่วนรวมและประชาชนอาจส่งเสริมหรือขัดขวางการจัดงานอีเวนต์ได้เช่นเดียวกัน

MAJOR EVENTS ORGANIZATION

LOCAL GOVERNMENT TOURISM INDUSTRY

EVENT OWNERS (CLIENTS) EVENTS INDUSTRY

MINISTRIES: ARTS, CULTURE, SPORT, IMMIGRATION, TRADE

หน้าที่และความรับผิดชอบ (Roles and Responsibilities)

รัฐบาล (National government)

• นโยบายและระเบียบข้อบังคับของรัฐบาล • โครงการระดมทุนแห่งชาติสำ�หรับงานอีเวนต์ • งบประมาณรายปีและงบประมาณระยะยาวตามยุทธศาสตร์ระยะยาว ที่ได้รับการอนุมัติ

หน่วยงานใหญ่ (Major organizations)

• หน่วยงานจัดงานอีเวนต์นำ�ร่องสำ�หรับการมีส่วนร่วมและการลงทุน ของภาครัฐและภาคเอกชน • การพัฒนา Portfolio ของงานอีเวนต์ การได้มาซึ่งความคิดและ การพัฒนากลยุทธ์ การดึงดูดผู้ชม และการสร้าง Profile ของประเทศ • ช่วยในการพัฒนาอุตสาหกรรมความเข้มแข็งและความยั่งยืน

องค์กรการท่องเที่ยว ระดับชาติ (National tourism organization)

• การจัดทำ� Package และการประชาสัมพันธ์ Portfolio ของการจัด งานอีเวนต์ ผ่านเครือข่ายระหว่างประเทศเพื่อสร้าง Profile ของประเทศ และเพิ่มจำ�นวนการเยี่ยมชม

กระทรวง (Ministries)

• การส่งเสริมและพัฒนาภาคอุตสาหกรรมต่าง ๆ เช่น ศิลปะวัฒนธรรม การกีฬา สุขภาพ • การสนับสนุนการจัดงานอีเวนต์สำ�หรับงานภาคอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้อง

หน่วยงานส่วนท้องถิ่น (Local government)

• การจัดงานอีเวนต์ > การประชาสัมพันธ์แก่ชุมชนท้องถิ่น การมีส่วนร่วม ของชุมชน • อำ�นวยความสะดวกในการจัดงานอีเวนต์ > ใบอนุญาต การขนส่ง การจัดการจราจร การรักษาความปลอดภัย การดำ�เนินงานอีเวนต์

สมาคมส่งเสริมการ จัดงานอีเวนต์ต่าง ๆ (Events Industry Association)

• การสนับสนุนอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ • สนับสนุนและมีส่วนร่วมของการจัดงานอีเวนต์ในยุทธศาสตร์ระดับชาติ • การฝึกอบรมและการพัฒนาอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์

รูปภาพที่ 1.4 โครงสร้าง บทบาท และหน้าที่ของแต่ละบุคคลหรือองค์กร ที่เกี่ยวข้องในอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ในบริบทของไทย (อ้างอิงจาก TECB) 24

EVENT 101

การบังคับใช้กฎหมายและความปลอดภัย (Law enforcement/security) ในสถานการณ์ ปัจจุบัน เจ้าของงานอีเวนต์ควรให้ความสำ�คัญกับความปลอดภัยเนื่องจากพบว่าการโจมตีจาก ผู้ก่อการร้ายและความรุนแรงซึ่งมีเป้าหมายเป็นงานอีเวนต์มีอัตราเพิ่มสูงขึ้น เช่น การกราดยิง ที่เทศกาลดนตรี Route 91 Harvest Music Festival ในนครลาสเวกัสของสหรัฐอเมริกา เมื่อปีค.ศ. 2017 นับว่าเป็นตัวอย่างเหตุการณ์ล่าสุดที่น่าหวาดกลัว ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นงาน อีเวนต์ใด ๆ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรมีการบังคับใช้กฎหมาย และมีกระบวนการป้องกันและรักษา ความปลอดภัย เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ร่วมงานอีเวนต์ ผู้ชม รวมถึงส่วนรวมและประชาชนจะได้รับ ความปลอดภัยสูงสุด

อย่างไรก็ตาม บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ที่ได้กล่าวถึงข้างต้นเป็น เพียงการเสนอแนะตัวอย่างเท่านั้น เนื่องจากทุกอีเวนต์มีความแตกต่างกัน เจ้าภาพควร วิ เ คราะห์ บุ ค คลและองค์ ก รที่ เ กี่ ย วข้ อ งเพื่ อ ระบุ ว่ า ใครคื อ บุ ค คลและองค์ ก รที่ เ กี่ ย วข้ อ ง ในการจัดงานอีเวนต์ และจำ�แนกว่าบุคคลและองค์กรใดที่เกี่ยวข้องมีความสำ�คัญต่องาน อีเวนต์ เพื่อรักษาความสัมพันธ์อันดีและเป็นประโยชน์กับกลุ่มบุคคลและองค์กรที่เกี่ยวข้อง เหล่านั้น รูปภาพที่ 1.4 แสดงตัวอย่างของโครงสร้างอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ในบริบทของ ไทย โดยอธิบายบทบาทและหน้าที่ของแต่ละบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง ซึ่งผู้จัดทำ�ตัวอย่าง โครงสร้างนี้คือสำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (สสปน.)

PERSONAL EVENT

รูปภาพที่ 1.5 ประเภทของงานอีเวนต์ (นำ�มาจาก Shone, 2001, as cited in TCEB, 2016)

LEISURE EVENT

SPECIAL EVENT

ORGANIZATION EVENT

CULTURE EVENT

1.4 ประเภทและลักษณะของงานอีเวนต์ (Special event typology)

การจั ด ประเภทของงานอี เวนต์ ส ามารถทำ � ได้ ห ลายวิ ธ ี อ้ า งอิ ง ถึ ง หนั ง สื อ “Introduction to MICE industry” ที่จัดทำ�โดยสสปน. Shone (2001) จำ�แนกงานอีเวนต์ ออกเป็น 4 ประเภทหลักดังนี้ (ดูรูปภาพที่ 1.5).

• อีเวนต์ที่เกี่ยวกับกีฬาและความบันเทิง (Leisure Event) - งานบันเทิง งานกีฬา และ งานสันทนาการ • อีเวนต์ด้านวัฒนธรรม (Cultural Event) - พิธีการ พิธีกรรมทางศาสนา งานประเพณี กิจกรรมทางศิลปะ และงานแสดงศิลปวัฒนธรรมพื้นบ้าน • อีเวนต์ที่เกี่ยวกับองค์กรหรือสถาบัน (Organizational Event) - กิจกรรมทางธุรกิจ กิจกรรมทางการเมือง กิจกรรมการกุศล และกิจกรรมการจำ�หน่ายสินค้า • อีเวนต์เฉพาะบุคคล (Personal Event) - งานแต่งงาน งานวันเกิด งานวันครบรอบต่าง ๆ

อย่างไรก็ตาม หลังจากทำ�การสัมภาษณ์กลุ่มกับผู้เชี่ยวชาญในวงการอุตสาหกรรม งานอีเวนต์ในประเทศไทย ผลการวิเคราะห์ข้อมูลปรากฏว่าในภูมิภาคเอเชีย ประเภทของงาน อีเวนต์ควรถูกจำ�แนกในรูปแบบที่แตกต่างจากที่ Shone (2001) ได้อธิบายไว้ ดังนั้น เพื่อให้ มีความเหมาะสมกับรูปแบบอีเวนต์ในภูมิภาคเอเชีย กิจกรรมหรืออีเวนต์ในหนังสือเล่มนี้จึงถูก แบ่งออกเป็นประเภทต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ (ดูรูปภาพ 1.6) อีเวนต์ทเ่ี ปิดให้สาธารณชนมีสว่ นร่วม (Public Event) - จัดขึน้ เพือ่ ให้ประชาชนทัว่ ไปสามารถ เข้าร่วมหรือมีส่วนร่วมได้ เช่น การเมือง ศาสนา ดนตรี นิทรรศการ วัฒนธรรม ศิลปะ การแข่งขันกีฬา เทศกาล เทศกาลดื่มเบียร์หรืออ็อกโทเบอร์เฟสต์ เทศกาลคาร์นิวัลแห่ง เวนิซ ฯลฯ อีเวนต์ส่วนบุคคล (Personal Event) - จัดขึ้นเพื่อบุคคลหนึ่ง ๆ โดยบุคคลนั้นเอง หรือจัดขึ้น เพื่อบุคคลหนึ่ง ๆ โดยครอบครัวและเพื่อนฝูงของบุคคลดังกล่าว ในบางกรณี อาจใช้บริการ ผู้จัดงานอีเวนต์ และงานอีเวนต์ดังกล่าวมีส่วนเกี่ยวข้องกับวิถีชีวิต เช่น งานวันเกิด งาน เบบี้ชาวเวอร์ (งานเลี้ยงฉลองที่จัดให้กับเด็กที่กำ�ลังจะเกิด) พิธีบัพติศมาหรือศีลล้างบาป (Baptism) พิธีสำ�เร็จการศึกษา งานเต้นรำ�ของนักเรียน (Prom) งานขึ้นบ้านใหม่ การขอ แต่งงาน งานเลี้ยงสละโสดของเจ้าบ่าวและเจ้าสาว งานแต่งงาน งานศพ อีเวนต์ที่เกี่ยวกับองค์กร (Corporate Event) - จัดขึ้นเพื่อองค์กรเอกชน โดยมีวัตถุประสงค์ ทางด้านธุรกิจ เช่น ความรับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อมขององค์กร (CSR) การพัฒนา ภาพลักษณ์ เป้าหมายทางด้านการตลาดอืน่ ๆ (การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ การเปิดห้างร้านใหม่) 26

EVENT 101

PUBLIC EVENT

PERSONAL EVENT

SPECIAL EVENT รูปภาพที่ 1.6 ประเภทของงานอีเวนต์ (ในบริบทของภูมิภาคเอเชีย)

CORPORATE EVENT

เหตุใดประเภทของงานอีเวนต์นี้จึงเหมาะสมกับบริบทของเอเชีย

การจัดประเภทของงานอีเวนต์ที่ Shone (2001) ได้นำ�เสนอไว้ประกอบด้วย อีเวนต์ที่เกี่ยวกับกีฬาและความบันเทิง (Leisure Event) อีเวนต์ด้านวัฒนธรรม (Cultural Event) อีเวนต์ที่เกี่ยวกับองค์กรหรือสถาบัน (Organizational Event) และอีเวนต์เฉพาะ บุคคล (Personal Event) ซึ่งเมื่อพิจารณาในบริบทของเอเชียแล้ว มากกว่าครึ่งหนึ่งของ งานอีเวนต์ที่จัดขึ้นในภูมิภาคนี้ องค์ประกอบที่เกี่ยวกับความบันเทิง หรือองค์ประกอบ ทางวัฒนธรรมได้ถูกรวมอยู่หรือกระทั่งกลายเป็นส่วนสำ�คัญของงานอีเวนต์ ตัวอย่างเช่น งานแต่งงานแบบไทย (งานส่วนบุคคล) มีทั้งองค์ประกอบของขนบธรรมเนียม ประเพณี และวัฒนธรรม เช่น ขบวนแห่ขันหมาก และองค์ประกอบที่เกี่ยวกับความบันเทิง เช่น การเต้นรำ�ในส่วนของงานฉลองงานแต่งงาน ตัวอย่างอื่น ๆ ได้แก่ การแสดงคอนเสิร์ตใน งานเปิดตัว NISSAN Juke และงานเทศกาลสงกรานต์ซึ่งจัดโดยรัฐบาลท้องถิ่น โดยมีการ จัดพิธีรดนํ้าดำ�หัวผู้ใหญ่ ตามด้วยการประกวดนางสงกรานต์ และการแสดงสด ดังที่กล่าว มาแล้วนั้น ในบริบทของภูมิภาคเอเชียนี้ องค์ประกอบทางวัฒนธรรมและความบันเทิง ไม่สามารถถูกแยกออกมาเป็นประเภทชัดเจนได้ ดังนั้น เพื่อให้การแบ่งประเภทของงาน อีเวนต์ชัดเจนมากขึ้นสำ�หรับบริบทของภูมิภาคเอเชีย การระบุประเภทของงานอีเวนต์จึง เป็นการพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์ (งานอีเวนต์นั้น ๆ จัดขึ้นเพื่อใคร หรือ องค์กรใด) เช่น เพื่อประชาชนทั่วไป เพื่อองค์กร หรือเพื่อบุคคล

ในอีกมุมหนึ่ง หากพิจารณางานอีเวนต์จากเหตุผลของการจัดงานอีเวนต์ว่างาน อีเวนต์นั้น ๆ จัดขึ้นทำ�ไม จะทำ�ให้สามารถแบ่งงานอีเวนต์ออกเป็นประเภทต่าง ๆ ได้ ดังนี้ อีเวนต์ทางศาสนา (Religious events) (ดูรูปภาพที่ 1.7) • การแข่งขันกีฬาโอลิมปิกในยุคกรีกโบราณเป็นเทศกาลทางศาสนาที่จัดขึ้นทุก ๆ 4 ปี เพื่อเป็นเกียรติแก่เทพซูส กษัตริย์แห่งเทพเจ้าทั้งหลาย • การแต่งงานในแทบทุกวัฒนธรรมจะต้องจัดโดยตัวแทนจากศาสนาในท้องถิ่นนั้น ๆ เนื่องจากถือเป็นพิธีศักดิ์สิทธิ์ที่คนสองคนจะรวมกันเป็นหนึ่งเดียว • พิธีบัพติศมาหรือศีลล้างบาป (Baptism) หรือพิธีรับเข้าเป็นคริสต์ศาสนิกชนในศาสนา คริสต์ เป็นอีกหนึ่งงานอีเวนต์ทางศาสนาที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวในช่วงชีวิตของ บุคคล ๆ หนึ่ง โดยปกติมักเกิดขึ้นในช่วงทารก และถือว่าเป็นการเปิดประตูชีวิตสู่ พระวิญญาณบริสุทธิ์เพื่อรับบุคคลนั้น ๆ เข้าสู่คริสตจักร • ฮัจญ์ (Hajj) หรือการประกอบพิธีฮัจญ์ของชาวมุสลิมที่เมืองเมกกะ • ดิวาลี (Diwali) หรือเทศกาลแห่งแสงไฟของชาวฮินดู อีเวนต์ทางการเมือง (Political events) (ดูรูปภาพที่ 1.8) • การประหารชีวิตในที่สาธารณะ มักถูกใช้เพื่อเตือนผู้คนที่ต่อต้านผู้นำ�ประเทศหรือ ใช้ในการควบคุมบรรทัดฐานในสังคม • พิ ธี ร าชาภิ เ ษกซึ่ ง เป็ น ทั้ ง พิ ธี ก ารและพิ ธี ก รรมที่ ทำ � ให้ ส ถานะของกษั ต ริ ย์ มี ค วาม ชอบธรรมและแสดงถึงการมีพระราชอำ�นาจในฐานะประมุขของรัฐ • การชุมนุมของพรรคคอมมิวนิสต์ในสาธารณรัฐประชาชนจีนเป็นการประชุมซึ่งเกิดขึ้น ทุก ๆ 5 ปี โดยจะนำ�เสนอทิศทางของการพัฒนาประเทศในอีก 5 ปีข้างหน้าโดย พรรคของท่านผู้นำ� • การหาเสียงในการเลือกตัง้ ประธานาธิบดี เช่น การหาเสียงในการเลือกตัง้ ประธานาธิบดี ของนายโดนัลด์ ทรัมป์ (Donald Trump)

บน รูปภาพที่ 1.7 พิธีบัพติศมา (Baptism)

28

EVENT 101

ล่าง รูปภาพที่ 1.8 เหลียวหลังแลหน้า จากรากหญ้าสู่รากแก้ว ปี พ.ศ. 2548 จัดขึ้นเพื่อ ประชาสัมพันธ์ผลงานและความสำ�เร็จของพรรคการเมือง

อีเวนต์ทางสังคม (Social events) (ดูรูปภาพที่ 1.9) • งานแสดงในโรงละครเป็นอีเวนต์ทางสังคมที่เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้ชมและศิลปินได้แบ่งปัน ประสบการณ์เกี่ยวกับเรื่องเดียวกัน (Shoef, 2004) • เทศกาลสงกรานต์บริเวณถนนสาทรของกรุงเทพฯ เป็นอีเวนต์ที่นำ�พาผู้คนต่างวัย ต่าง เชื้อชาติให้มาทำ�กิจกรรมร่วมกันในการเฉลิมฉลองวันขึ้นปีใหม่ไทย

รูปภาพที่ 1.10 งานมหิดลวิชาการ วิทยาลัย นานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล ในปี พ.ศ. 2560 นิทรรศการ ทางการศึกษาเพื่อให้ความรู้ เกี่ยวกับสาขาวิชาและภาค วิชาของวิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล โดย นักเรียนผู้เข้าร่วมงานจะ มีโอกาสได้พบปะกับ ศิษย์เก่าและศิษย์ปัจจุบัน ของวิทยาลัยฯ เพื่อแบ่งปัน ประสบการณ์เกี่ยวกับ วิทยาลัยฯ

รูปภาพที่ 1.11 งาน Facebook’s F8 Developers Conference (ภาพถ่ายโดย Maurizio Pesce)

อีเวนต์ทางการศึกษา (Educational events) (ดูรูปภาพที่ 1.10) • การประชุมซึ่งกิจกรรมหลักของผู้เข้าร่วมงานคือการมีส่วนร่วมในการเรียนรู้ งานประชุม และการอภิปราย • การบรรยายพิเศษ เช่น ซีรีส์การบรรยายพิเศษของ TEDxMahidolU 2017 อีเวนต์ทางธุรกิจ (Commercial events) (ดูรูปภาพที่ 1.11) • งานอีเวนต์เปิดตัวสินค้า • งาน Apple Keynote 30

EVENT 101

รูปภาพที่ 1.9 งานเซอร์ไพรส์วันเกิดของ คุณชมพู่ อารยา เอ ฮาร์เก็ต

อีเวนต์ทางการกีฬา (Sport events) (ดูรูปภาพที่ 1.12) • อาเซียนพาราเกมส์ 2017 เป็นอีเวนต์ทางการกีฬาที่จะจัดขึ้นทุก ๆ 2 ปี โดยจะจัดขึ้น หลังจากจบการแข่งขันกีฬาซีเกมส์ ซึ่งมีนักกีฬาคนพิการจากทั้งหมด 11 ประเทศ ในแถบภูมิภาคตะวันออกเฉียงใต้เข้าร่วมแข่งขัน • การแข่งรถ 2018 Formula 1 Singapore Grand Prix หนึ่งในสนามแข่งรถที่มี ชื่อเสียง อีเวนต์ทางดนตรี (Music events) (ดูรูปภาพที่ 1.13) • เทศกาลดนตรี Glastonbury Festival เทศกาลดนตรีที่มีขนาดใหญ่ที่สุดและมี ชื่อเสียงมากที่สุดในประเทศอังกฤษ มีระยะเวลาในการจัดงาน 5 วัน นอกจากจะมี วงดนตรีมาแสดงแล้ว ยังมีการแสดงศิลปะร่วมสมัยด้วย • งานประกาศรางวัล Mnet Asian Music Awards (MAMA) หนึ่งในงานประกาศ รางวัลทางดนตรีที่ยิ่งใหญ่ของประเทศเกาหลี ซึ่งพยายามยกระดับให้เป็น “รางวัล แกรมมี่” ของเอเชีย จัดขึ้นทุกปีโดยบริษัท CJ E&M ผ่านทางสถานีโทรทัศน์เอ็มเน็ต (Mnet) โดยในปี 2017 งานนี้จัดขึ้นในสถานที่แตกต่างกันในเอเชียถึง 3 ประเทศ ได้แก่ เวียดนาม ญี่ปุ่น และฮ่องกง นิทรรศการ (Exhibition events) (ดูรูปภาพที่ 1.14) • Astana World’s Fair หรืองานอัสตานา เอ็กซ์โป 2017 เป็นการแสดงนิทรรศการ นานาชาติเพื่อจัดแสดงศักยภาพของแต่ละชาติที่เข้าร่วม จัดขึ้นระหว่างวันที่ 10 มิถุนายน ถึง วันที่ 10 กันยายน พ.ศ. 2560 ที่เมืองอัสตานา ประเทศคาซัคสถาน โดย มีธีม (Theme) ของงานคือพลังงานอนาคต (Future Energy) • นิทรรศการชั่วคราว เช่น งานนิทรรศการ “ศาสตรา สถาปัตย์ ไทย: พระเมรุมาศ จุ ด เชื ่ อ มจั ก รวาล และการออกแบบ” ที ่ ศ ู น ย์ ส ร้ า งสรรค์ ง านออกแบบ (TCDC กรุงเทพฯ) ระหว่างวันที่ 11 ตุลาคม พ.ศ. 2560 ถึง วันที่ 7 มกราคม พ.ศ. 2561

บน รูปภาพที่ 1.12 พิธีเปิดการแข่งขันกีฬาโอลิมปิกฤดูหนาว 2014 ที่รัสเซีย (ภาพถ่ายโดย Korean Culture and Information Service)

32

EVENT 101

ล่าง รูปภาพที่ 1.13 งานดนตรี Single Festival

อีเวนต์ทางวัฒนธรรม (Cultural events) (ดูรูปภาพที่ 1.15) • เทศกาลงานเต้นรำ�แห่งกรุงเวียนนา (Vienna Ball Season) เป็นงานคาร์นิวัลแห่ง การเต้ น รำ � ซึ่ ง เป็ น ประเพณี ที่ ถื อ ปฏิ บั ติ กั น มานานและยั ง คงเป็ น ที่ นิ ย มอย่ า งมาก เทศกาลคาร์นิวัลดังกล่าวจะเริ่มต้นขึ้นเมื่อมีการเต้นลีลาศในจังหวะวอลซ์บริเวณ ใจกลางเมือง ซึ่งมีช่วงฤดูแห่งการเต้นรำ�ที่มีการจัดงานเต้นรำ�มากที่สุดในเดือน มกราคมและเดือนกุมภาพันธ์ของทุกปี • เทศกาลอ็อกโทเบอร์เฟสต์ (Oktoberfest) เป็นเทศกาลดื่มเบียร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุด ในโลก จัดขึน้ ทีเ่ มืองมิวนิค ประเทศเยอรมนี ทุกปีมผี รู้ ว่ มงานประมาณ 6,000,000 คน

รูปภาพที่ 1.14 นิทรรศการ 60 ปี ในหลวง ครองราชย์ ปี พ. ศ. 2549 กิจกรรมเฉลิมพระเกียรติ ฉลองสิริราชสมบัติครบ 60 ปี ในศุภวาระที่พระบาทสมเด็จ พระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช เสด็จเถลิงถวัลยราชสมบัติ ครบ 60 ปี

จากที่กล่าวมาเป็นการจำ�แนกประเภทงานอีเวนต์เพียง 2 แบบเท่านั้น คือ การ จำ�แนกตามวัตถุประสงค์ และเหตุผลของการจัดงาน ซึ่งต่อไปผู้อ่านอาจพบว่ามีงานอีเวนต์ รูปแบบอื่น ๆ อีก แต่สำ�หรับหนังสือเล่มนี้ผู้เขียนจะใช้การแบ่งประเภทตามที่ได้กล่าว ไปแล้วข้างต้น คือ การจำ�แนกประเภทของงานอีเวนต์ตามวัตถุประสงค์ที่เหมาะกับบริบท ของภูมิภาคเอเชีย เนื่องจากเป็นการแบ่งประเภทที่สามารถเข้าใจได้ง่ายและชัดเจนที่สุด 1.5 ผลกระทบทางด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และเศรษฐกิจของงาน อีเวนต์ (Environmental, social, and economic impacts of special events)

งานอีเวนต์ก็เหมือนกับกิจกรรมอื่น ๆ ของมนุษย์ที่ใช้ทรัพยากรขององค์กร และจะ สร้างผลกระทบที่หลากหลายตามมา ได้แก่ สิ่งแวดล้อม สังคม และเศรษฐกิจ ผลกระทบเหล่านี้ มีทั้งด้านลบและด้านบวก ดังนั้นเจ้าภาพและผู้จัดงานจึงควรตั้งเป้าหมายในการลดผลกระทบ ด้านลบให้เหลือน้อยที่สุด และทำ�ให้เกิดผลกระทบด้านบวกให้มากที่สุด

ผลกระทบทางด้านสิ่งแวดล้อมจากการจัดงานอีเวนต์เป็นสิ่งที่เห็นได้ชัดเจนและ รวดเร็วมากที่สุด ผลกระทบทางด้านสิ่งแวดล้อมเป็นผลลัพธ์โดยตรงจากการใช้ทรัพยากรเพื่อ จัดงานอีเวนต์ ประกอบด้วยผลกระทบจากขยะและของเสีย ผลกระทบจากการใช้พลังงาน และการปล่อยมลพิษ ผลกระทบจากการใช้ทรัพยากรน้ำ� ผลกระทบจากการขนส่ง ผลกระทบ จากอาหารและเครื่องดื่ม และการฟื้นฟูพื้นที่ ผลกระทบเหล่านี้ส่วนมากมักเป็นไปใน ด้านลบ ดังนัน้ ในทุกงานอีเวนต์ ผูจ้ ดั งานจึงต้องพยายามลดผลกระทบทีม่ ตี อ่ ทรัพยากรให้เหลือ น้อยที่สุด รายละเอียดของผลกระทบที่มีต่อสิ่งแวดล้อมสามารถแยกย่อยได้ดังแสดงใน ตารางที่ 1.1 34

EVENT 101

รูปภาพที่ 1.15 งานเทศกาลวัดอรุณ ร.ศ. ๑๐๐ (พ.ศ.2543) มีวัตถุประสงค์ เพื่อการอนุรักษ์และฟื้นฟู นาฏยศิลป์ไทยโบราณที่สาบสูญ หรือหาชมได้ยาก ให้กลับมา มีชีวิตอีกครั้ง

ตารางที่ 1.1 ผลกระทบทางด้านสิ่งแวดล้อมของการจัดงานอีเวนต์ ผลกระทบ

คำ�อธิบาย

ของเสียจากการคัดแยก การผลิต การขนส่ง การจัดจำ�หน่าย การซื้อ ขาย การใช้ประโยชน์ ซึ่งทั้งหมดนี้ ไม่สามารถนำ�กลับมาใช้ใหม่ ใช้ซ้ำ� หรือนำ�ไปผลิตปุ๋ยได้

มลพิษทางอากาศ (ส่งกลิ่นเหม็น) มลพิษทางดิน (ของเสียบางประเภท เช่น การทิ้งแบตเตอรี่ทำ�ให้ดิน ปนเปื้อนสารพิษ มลพิษทางน้ำ� มลพิษทางทัศนียภาพ และการฝังกลบขยะ ทำ�ให้เกิดแก๊สมีเทนจาก กระบวนการเน่าเปื่อยซึ่งทำ�ให้ติดไฟง่ายและก่อให้เกิด ปรากฏการณ์อากาศเปลี่ยนแปลงและโลกร้อน)

พลังงานและการปล่อยของเสีย จากแหล่งทรัพยากรที่ใช้แล้ว หมดไป

การใช้พลังงานจากแหล่งทรัพยากรที่ใช้แล้วหมดไป ได้แก่ ถ่านหิน น้ำ�มัน แก๊ส เป็นการเพิ่มการปล่อยแก๊ส คาร์บอนไดออกไซด์ ซึ่งส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลง สภาพภูมิอากาศและภาวะโลกร้อน ยิ่งไปกว่านั้น การ เผาถ่านหินเพื่อนำ�พลังงานมาใช้เป็นหนึ่งในสาเหตุหลัก ของการเกิดมลพิษทางอากาศและหมอกควัน ซึ่งนำ� ไปสู่การเพิ่มจำ�นวนของผู้ป่วยโรคปอด หอบหืด และ ภูมิแพ้ต่าง ๆ

การอนุรักษ์น้ำ�หรือการ ปล่อยของเสียลงสู่แหล่งน้ำ� และการบริหารจัดการน้ำ�เสีย

ผลกระทบทางการขนส่ง จากการขนส่งผู้คน สินค้า และอุปกรณ์

36

การใช้น้ำ�สะอาดอย่างสิ้นเปลืองในการกดชักโครก การจัดอาหารสำ�หรับงานเลี้ยง การทำ�ความสะอาด และการดักจับฝุ่น การใช้สารเคมีที่เป็นอันตรายต่อ สิ่งแวดล้อม ซึ่งในที่สุดจะปะปนลงไปในแหล่งน้ำ� การกำ�จัดน้ำ�เสียอย่างไม่ถูกต้อง การขนส่งมีส่วนในการปล่อยแก๊สคาร์บอนไดออกไซด์ มากที่สุดในการจัดงานอีเวนต์ ซึ่งเป็นการทำ�ให้เกิด ภาวะโลกร้อนและทำ�ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงสภาพ ภูมิอากาศ อีกทั้งยังมีส่วนในการเพิ่มมลพิษทางอากาศ มลพิษทางเสียง และมลพิษทางทัศนียภาพ

ผลกระทบจากอาหารและ เครื่องดื่มจากอาหารที่เหลือทิ้ง รวมถึงการหาแหล่งอาหาร และเครื่องดื่ม

อาหารและเครื่องดื่มเหลือทิ้งเป็นสาเหตุของขยะที่ เพิ่มขึ้น การขาดแคลนน้ำ� และความอดอยากหิวโหย ทั่วโลก อาหารหรือเครื่องดื่มซึ่งมีแหล่งที่มาที่น่าสงสัย สามารถส่งผลกระทบต่อมาตรฐานทางจริยธรรมของ การจัดงานอีเวนต์

การฟื้นฟูพื้นที่

การทำ�ความสะอาดพื้นที่จัดงาน การปลูกต้นไม้และ ความพยายามสร้างพื้นที่สีเขียว การพัฒนาของระบบ ขนส่งสาธารณะที่มีประสิทธิภาพเนื่องจากการจัดงาน อีเวนต์

EVENT 101

ด้านลบหรือ ด้านบวก

ผลกระทบทางด้านสังคมของการจัดงานอีเวนต์เป็นผลในระยะยาวและอาจไม่เห็น ชัดเจนในทันทีทันใด นอกจากนี้ ยังเป็นผลกระทบที่วัดผลและระบุชี้ชัดลงไปได้อย่างยาก ลำ�บาก เช่น ความพึงพอใจและความภาคภูมิใจของพลเมือง อัตลักษณ์และภาพลักษณ์ ทักษะ ดังที่จะเห็นได้จากรายละเอียดในตารางที่ 1.2 ตารางที่ 1.2 ผลกระทบทางสังคมของการจัดงานอีเวนต์

ด้านลบ

ด้านลบ

ผลกระทบ

คำ�อธิบาย

ความพึงพอใจและความ ภาคภูมิใจของพลเมือง

การมีประสบการณ์อันเป็นที่น่าพึงพอใจในงานอีเวนต์ บางครั้งสามารถนำ�ไปสู่การสร้างความรู้สึกภาคภูมิใจ ของผู้คนในชุมชน ทั้งยังช่วยสร้างชื่อเสียงให้กับพื้นที่ ของชุมชนเพราะทำ�ให้พื้นที่ดังกล่าวเป็นที่รู้จักมากขึ้น ในหมู่นักท่องเที่ยว

อัตลักษณ์และภาพลักษณ์

ทักษะ ด้านลบ

ด้านลบ

ด้านลบ

ด้านบวก

งานอีเวนต์ถูกเชื่อมโยงเข้ากับสถานที่จัดงาน ดังนั้น การรับรู้ของผู้คนเกี่ยวกับงานอีเวนต์อาจจะส่งผล กระทบอย่างมากต่อความรู้สึกที่มีต่อสถานที่จัดงาน ซึ่งไม่เพียงแต่ส่งผลต่อผู้เข้าชมงานเท่านั้น แต่ยัง รวมถึงประชาชนที่อาศัยอยู่ในบริเวณนั้นด้วย การเป็นอาสาสมัครและการฝึกงานที่งานอีเวนต์ สามารถพัฒนาความพร้อมในการปฏิบัติงานของ ประชาชนในท้องถิ่น และยังมีส่วนช่วยลด การว่างงานในท้องถิ่น

ด้านลบหรือ ด้านบวก

ด้านบวก

สามารถเป็นได้ ทั้งด้านลบและ ด้านบวก

ด้านบวก

ดังที่กล่าวมา จะเห็นได้ว่าผลกระทบทางสังคมของการจัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่เป็น ไปในด้านบวก ผู้จัดงานและเจ้าของงานจึงควรพยายามจัดการเพื่อให้เกิดประโยชน์ทางสังคม สูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ผลกระทบทางด้านเศรษฐกิจหรือผลประโยชน์ทางด้านการเงินของการจัดงานอีเวนต์ กลายมาเป็นปัจจัยหลักที่จูงใจให้เกิดการจัดงานอีเวนต์ การวัดผลกระทบทางด้านเศรษฐกิจ ไม่เพียงแต่ทำ�ให้หน่วยงานภาคเอกชนสามารถประเมินผลตอบแทนทางด้านเศรษฐกิจในการ ลงทุน แต่ยังแสดงให้เห็นว่างานอีเวนต์สามารถสร้างผลประโยชน์ทางด้านเศรษฐกิจในพื้นที่ นั้น ๆ ได้ด้วย ผลกระทบทางด้านเศรษฐกิจที่เป็นที่ต้องการมากที่สุดคือการเพิ่มอัตราการ จ้างงานและการยกระดับมาตรฐานในการดำ�รงชีพ อย่างไรก็ตาม ผลกระทบทางด้าน เศรษฐกิจในด้านลบยังคงมีอยู่ ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์และเจ้าของงานควรหลีกเลี่ยงผลกระทบ ดังกล่าว ได้แก่ ภาวะเงินเฟ้อ และการเก็งกำ�ไรในอสังหาริมทรัพย์

บทส่งท้าย (Endnote)

ตารางที่ 1.3 ผลกระทบทางด้านเศรษฐกิจของการจัดงานอีเวนต์ ผลกระทบ

คำ�อธิบาย

ด้านลบหรือ ด้านบวก

เป็นการเชื่อมโยงกับผลกระทบทางสังคมในด้านทักษะ โดยทำ�ให้เกิดการว่าจ้างงานของประชากรในท้องถิ่น รายได้จากงานอีเวนต์เป็นสิ่งที่ประชากรในท้องถิ่น ต้องการมากที่สุดจากการจัดงาน

ด้านบวก

การยกระดับมาตรฐาน ในการดำ�รงชีพ

ทั้งระดับของทักษะที่เพิ่มมากขึ้นและการจ้างงานที่ มากขึ้นเนื่องจากการจัดงานอีเวนต์ทำ�ให้ประชากร ในท้องถิ่นมีมาตรฐานในการดำ�รงชีวิตที่ดีมากขึ้น

ด้านบวก

ภาวะเงินเฟ้อ

งานอีเวนต์ที่เป็นที่นิยมจะดึงดูดผู้เข้าชมงานจาก ภายนอกและหากเป็นผู้ที่มีกำ�ลังในการซื้อสูงก็เป็น สาเหตุให้ราคาสินค้าท้องถิ่นมีราคาเพิ่มสูงขึ้น ในช่วงที่มีการจัดงาน

ด้านลบ

การจ้างงาน

การเก็งกำ�ไรใน อสังหาริมทรัพย์

เป็นสิ่งที่เชื่อมโยงกับผลกระทบทางเศรษฐกิจของภาวะ เงินเฟ้อ การไหลทะลักเข้ามาของผู้เข้าชมงานซึ่งเป็นผู้ที่ มีกำ�ลังในการซื้อสูง สิ่งเหล่านี้นำ�ไปสู่การขึ้นราคาที่พัก ในท้องถิ่นให้มีราคาสูงมากเกินกว่าที่ประชากรใน ท้องถิ่นจะสามารถจ่ายได้

บทนี้เป็นการแนะนำ�แนวคิดของ ‘อีเวนต์’ โดยระบุนิยามความหมายของคำ�ว่า ‘อีเวนต์’ และอธิบายคุณลักษณะให้เข้าใจในเบื้องต้น ผ่านการบรรยายถึงประวัติศาสตร์ของ อีเวนต์อย่างคร่าว ๆ การย้อนรอยวิวัฒนาการของการจัดงานอีเวนต์ตั้งแต่สมัยโบราณ จนกระทั่งถึงปัจจุบัน การอธิบายว่าใครคือบุคคลและองค์กรที่เกี่ยวข้องในการจัดงานอีเวนต์ และเหตุใดบุคคลหรือองค์กรเหล่านั้นถึงมีความสำ�คัญต่อการบริหารจัดการงานอีเวนต์ รวม ถึงรูปแบบและประเภทของงานอีเวนต์ และสุดท้ายได้กล่าวถึงผลกระทบในการจัดงานอีเวนต์ ที่ส่งผลต่อสิ่งแวดล้อม สังคม และเศรษฐกิจ

The Meeting and Business Event Competency Standards (MBECS) แนะนำ� ว่านักวางแผนงานอีเวนต์ระดับมืออาชีพต้องมีทักษะทั้งหมด 33 ข้อ ซึ่งทักษะเหล่านี้สามารถ แบ่งออกได้เป็น 12 กลุ่มทักษะ ได้แก่ (1) การวางแผนเชิงกลยุทธ์ (2) การบริหารโครงการ (3) การออกแบบงานอีเวนต์ (4) การบริหารงานอีเวนต์ (5) การตลาด (6) การจัดการสถานที่ (7) ทรัพยากรบุคคล (8) การจัดการทางการเงิน (9) การจัดการบุคคลหรือองค์กรที่มีส่วน เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (10) การจัดการความเสี่ยง (11) การสื่อสารและ (12) ความเป็น มืออาชีพ และเนื้อหาที่เกี่ยวกับกลุ่มทักษะเหล่านี้จะถูกกล่าวถึงและอธิบายในบทต่อ ๆ ไป

ด้านลบ

กิจกรรมท้ายบท

ดั ง ที่ ไ ด้ ท ราบแล้ ว ว่ าผลกระทบทางด้ า นเศรษฐกิ จ ของงานอี เวนต์ สามารถส่ ง ผล กระทบได้ทั้งด้านบวกและด้านลบ ดังนั้น หนึ่งในวัตถุประสงค์ของผู้จัดงานอีเวนต์หรือ เจ้าของงานก็คือควรพยายามลดผลกระทบด้านลบให้เหลือน้อยที่สุด หรือหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิด ผลกระทบในด้านลบทางด้านเศรษฐกิจ ทั้งยังสามารถเพิ่มผลลัพธ์ด้านบวกของงานอีเวนต์ให้ กับชุมชนท้องถิ่น

38

EVENT 101

1

กิจกรรมแชร์ประสบการณ์ - กิจกรรมนี้จะให้ผู้ร่วมกิจกรรมลอง ทบทวนความทรงจำ�จากประสบการณ์ในการเข้าร่วมงานอีเวนต์ต่าง ๆ แล้วให้แต่ละกลุ่ม / คนแบ่งปันประสบการณ์กับงานอีเวนต์ที่ประทับใจ ที่สุด โดยสับเปลี่ยนกันบอกชื่อของงานอีเวนต์มากลุ่ม / คนละ 2 งาน พร้อมระบุประเภทของงานอีเวนต์ และอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับงานนั้น ๆ

2

เกม “เข้าพวก”! - ให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมนั่งล้อมวงกันเป็นวงกลม ผู้สอน จะขานประเภทงานอีเวนต์ทีละประเภท ผู้เข้าร่วมกิจกรรมแต่ละคนจะ ต้องคิด และขานชื่องานอีเวนต์ในหมวดหมู่นั้น สมาชิกที่ไม่สามารถคิด และขานชื่อได้ทันภายใน 5 วินาทีจะถูกคัดออก จนได้ผู้ชนะเพียงคนเดียว (เปลี่ยนหมวดหมู่ทุก 15 ชื่อของงานอีเวนต์ที่ถูกขาน)

บทที่ 2

กลยุทธ์กับ งานอีเวนต์ STRATEGIC PLANNING IN EVENT

งาน 30 ปี CMO Group “The Endless Evolution”

บทที่ 2

2.1 ความจำ�เป็นของงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์และสาเหตุที่งาน อีเวนต์เชิงกลยุทธ์ควรเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ขององค์กร

STRATEGIC PLANNING IN EVENT

อะไรคืองานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ (What is a strategic event?)

ก่อนที่จะถึงขั้นตอนการอธิบายความจำ�เป็นของงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ ผู้อ่านควร เข้าใจตรงกันเกี่ยวกับความหมายของงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์เสียก่อน แต่เนื่องจากยังไม่มี การสร้างคำ�นิยามถึงความหมายของงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์มากนัก จึงจำ�เป็นต้องเริ่มสร้าง ความหมายจากคำ�ว่า “งานอีเวนต์” และ “กลยุทธ์”

คำ�ว่า “งานอีเวนต์” ได้รับการนิยามในหลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับมุมมองของ ผู้นิยาม โดยความหมายกว้าง ๆ ของคำ�ว่า “งานอีเวนต์” หมายถึงการรวมตัวของผู้คนอย่าง ชั่วคราวและอย่างมีวัตถุประสงค์ นอกจากนี้ “งานอีเวนต์” เมื่อมองผ่านมุมมองทางการ ปฏิบัติงาน จะหมายถึงสิ่งที่ถูกจัดขึ้นให้เหมาะกับเหตุการณ์ และประกอบไปด้วยการทำ�งาน สองถึงสามส่วนซึ่งมีความสัมพันธ์กัน เมื่อมองผ่านมุมมองทางการตลาด “งานอีเวนต์” จะ หมายถึงเหตุการณ์ที่ถูกออกแบบขึ้นเพื่อสื่อสารข้อความที่เฉพาะเจาะจงให้แก่กลุ่มเป้าหมาย ในส่วนของคำ�ว่า “กลยุทธ์” หมายถึงชุดรวมของการตัดสินใจและการทำ�งานที่จัดทำ�ขึ้น เพื่อใช้ประโยชน์จากทรัพยากรที่มีอยู่ ทั้งนี้เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งขึ้น คำ�ว่า “กลยุทธ์” ยังมีความหมายว่าแนวทางที่อ งค์กรใช้จัดการทรัพยากรเพื่อ บรรลุ วัตถุประสงค์ ภายใต้สถานการณ์ภายนอกซึ่งคาดการณ์ไม่ได้ ดังนั้น การคิดและวางแผน อย่างมีกลยุทธ์สำ�หรับการสร้างงานอีเวนต์หนึ่ง ๆ จำ�เป็นต้องมีการจัดตั้งจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน และมีวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

นอกเหนือไปจากนั้น คำ�ว่ากลยุทธ์ยังหมายรวมถึงแนวคิดต่าง ๆ ดังนี้ • กลยุทธ์พิจารณาถึงตัวแปรระยะยาวมากกว่าตัวแปรระยะสั้น รวมทั้งพิจารณาถึงการ ทำ�งานในขอบเขตขนาดใหญ่ขององค์กรมากกว่าขอบเขตขนาดเล็ก ในกรณีของการ จัดการงานอีเวนต์ กลยุทธ์หมายรวมถึงขอบเขตของทั้งงานอีเวนต์มากกว่าการทำ�งาน เฉพาะเจาะจงในแต่ละส่วน • กลยุ ท ธ์ เ ป็ น กลวิ ธี ห รื อ วิ ธี ก ารที่ ใช้ เ พื่ อ รั บ มื อ กั บ ความเปลี่ ย นเเปลงกะทั น หั น ของ เหตุการณ์ • กลยุทธ์ใช้เพื่อบรรลุวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร

กลยุทธ์กับงานอีเวนต์

ผู ้ อ ่ า นอาจสั ง เกตเห็ น ว่ ารอบตัว เรามีง านอีเวนต์ต่า ง ๆ เกิด ขึ้นอยู่เป็นประจำ� ด้วย วัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไป ยกตัวอย่างเช่น ผู้อ่านอาจเห็นการนำ�เสนอข่าวสารทาง โทรทัศน์เกี่ยวกับงานแต่งงานที่น่าประทับใจของบุคคลที่มีชื่อเสียงเมื่อหนึ่งเดือนที่ผ่านมา ผู้อ่านอาจเข้าร่วมงานเทศกาลดนตรีเมื่อสัปดาห์ก่อน หรือผู้อ่านและเพื่อนอาจกำ�ลัง รอคอยให้ถึงงานแข่งขันกีฬาโอลิมปิคที่ประเทศญี่ปุ่นที่จะเกิดขึ้นในปี ค.ศ. 2020 ในความ เป็นจริงงานอีเวนต์สามารถเกิดขึ้นได้ในหลากหลายสถานที่และหลายชั่วขณะ ซึ่งงาน อีเวนต์นั้นมีบทบาทสำ�คัญมากขึ้นต่อสังคมยุคใหม่ อีเวนต์สามารถสรรค์สร้างความสนุก เสริมสร้างความรู้และแรงบันดาลใจ ใช้ประชาสัมพันธ์แบรนด์ หรือสร้างการรับรู้ของผู้คน ที่มีต่อประเด็นใดประเด็นหนึ่งได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการจัดงานอีเวนต์นั้น ๆ

อาจกล่าวได้ว่า องค์กรที่สามารถจัดงานอีเวนต์ที่ประสบความสำ�เร็จ จำ�เป็นต้องมี ความพยายามอย่างยิ่งยวด มีการวางแผนที่ดี และมีการดำ�เนินการที่ครอบคลุมตลอดทั้ง กระบวนการการจัดงานอีเวนต์ ในฐานะของผู้จัดงาน สิ่งแรกที่ผู้อ่านจะต้องทำ�คือการให้คำ� นิยามว่าความสำ�เร็จคืออะไร และสร้างขั้นตอนที่นำ�ไปสู่ความสำ�เร็จนั้น แนวทางของขั้นตอน ดังกล่าวอาจเรียกว่าการคิดและการวางแผนอย่างมีกลยุทธ์ โดยบทนี้จะกล่าวถึงแนวความคิด ทั่วไป ว่าเพราะเหตุใดการคิดและวางแผนเชิงกลยุทธ์จึงมีความสำ�คัญ และที่ยิ่งไปกว่านั้น เนือ้ หาในบทนีย้ งั กล่าวถึงขัน้ ตอนการดำ�เนินการตามทีไ่ ด้มกี ารวางแผนเชิงกลยุทธ์ในงานอีเวนต์​์

บทนี้เริ่มต้นด้วยความหมายที่หลากหลายของคำ�ว่า “งานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์” ตาม ด้วยความจำ�เป็นของงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ และเหตุผลว่าเหตุใดงานอีเวนต์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่ง ของกลยุทธ์ขององค์กรจึงกลายเป็นสิ่งสำ�คัญต่อธุรกิจ เนื้อหาลำ�ดับต่อไปคือกระบวนการ การวางแผนงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ โดยเริ่มจากการสร้างวิสัยทัศน์และพันธกิจ ไปจนถึงการ ประเมินผลงานอีเวนต์และการปิดงานอีเวนต์ บทนี้จบท้ายด้วยความจำ�เป็นของงานอีเวนต์ เชิงกลยุทธ์ รวมทั้งคำ�อธิบายเกี่ยวกับความสำ�คัญของงานอีเวนต์ดังกล่าวที่มีต่อกลยุทธ์ของ องค์กร

42

EVENT 101

เพราะฉะนั้น ในการจัดการกลยุทธ์ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องวิเคราะห์สถานการณ์ (Situation analysis) รวมถึงมีการวางแผนกลยุทธ์ กำ�หนดกลยุทธ์ การนำ�กลยุทธ์ไปปฏิบัติ และมีการประเมินผลของกลยุทธ์

เมื่อนำ�คำ�ว่า “งานอีเวนต์” กับคำ�ว่า “กลยุทธ์” มารวมเข้าด้วยกัน จะทำ�ให้เกิดคำ� นิยามที่เหมาะสมของ “งานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์” คือ ช่วงเวลาที่จัดทำ�ขึ้นและออกแบบขึ้นเพื่อ สื่อสารจุดประสงค์เฉพาะให้แก่ผู้รับสารและ/หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งเพื่อบรรลุจุดมุ่งหมาย และวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เมื่อต้องการให้งานอีเวนต์เป็นไปในเชิงกลยุทธ์ งานอีเวนต์ต้องผ่าน กระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์สถานการณ์ การวางแผน และการนำ�กลยุทธ์ ไปปฏิบัติ ความจำ�เป็นของงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์และสาเหตุที่งานอีเวนต์ควรเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ ขององค์กร

การจัดงานอีเวนต์ไม่ง่ายและอาจไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ทั้งหมด ในความเป็นจริง งานอีเวนต์อาจถือเป็นความท้าทายของผู้จัด โดยเฉพาะหากทีมผู้จัดงานอีเวนต์ยังไม่มี ประสบการณ์มากพอ หรือยังไม่เคยจัดงานอีเวนต์มาเป็นจำ�นวนมาก ในการจัดงานอีเวนต์ การทำ�งานประสานกันของทุกส่วนงาน ทุกส่วนประกอบ และผู้ที่เกี่ยวข้องถือเป็นสิ่งจำ�เป็น และยังทวีความสำ�คัญยิ่งขึ้นเมื่อเป็นการจัดงานอีเวนต์ขนาดใหญ่ หรือมีรายละเอียดและ ความซับซ้อนมาก ๆ

อาจกล่าวได้ว่า ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทำ�งานที่ท้าทาย เริ่มต้นตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของงาน (Initiation stage) ไปจนถึงช่วงการปิดงาน (Close-down stage) โดยงานอีเวนต์จะถือว่า ประสบความสำ�เร็จก็ต่อเมื่อสามารถบรรลุวิสัยทัศน์ (Vision) พันธกิจ (Mission) และ วัตถุประสงค์ (Objective) ที่จัดตั้งขึ้นได้ ทั้งยังสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการให้แก่ลูกค้า เจ้าของงานและบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Stakeholders) เช่น ผู้เข้าร่วม งานอีเวนต์ เจ้าของสถานที่ ผู้สนับสนุนทางการเงิน สื่อมวลชน ฯลฯ อีกด้วย สำ�หรับงาน อีเวนต์ที่ได้รับการวางแผนอย่างดีและดำ�เนินการอย่างมีประสิทธิภาพจะสร้างผลลัพธ์ที่ มีแนวโน้มจะประสบความสำ�เร็จมากกว่างานอีเวนต์ที่ไม่มีการวางแผน นี่คือเหตุผลว่าเหตุใด จึงควรจัดงานอีเวนต์อย่างมีกลยุทธ์

การวางแผนเชิงกลยุทธ์ถือเป็นขั้นตอนแรก ๆ ของการจัดการงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ โดยกระบวนการการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้องกับการสร้างแนวทางเพื่อบรรลุผลลัพธ์ สุดท้าย ในช่วงก่อนที่การวางแผนเชิงกลยุทธ์จะเกิดขึ้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณาสิ่งต่าง ๆ ต่อไปนี้ • มีแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับงานอีเวนต์ • จัดทำ�การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ (Feasibility analysis) • สร้างโครงสร้างพื้นฐาน

หัวข้อเกี่ยวกับการวางแผนงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์จะได้รับการอธิบายเพิ่มเติมในส่วน ต่อไปในบทนี้ 44

EVENT 101

องค์กรธุรกิจหลายแห่งจัดให้งานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์เป็นหนึ่งในกลยุทธ์ขององค์กร เพราะเชื่อว่างานอีเวนต์ที่ประสบความสำ�เร็จจะนำ�ผลประโยชน์มาให้ งานอีเวนต์ถือเป็นส่วน ประกอบหลักของการตลาดเชิงกลยุทธ์สำ�หรับบริษัทหลายแห่ง โดยงานอีเวนต์ช่วยสร้าง โอกาสให้ผู้คนได้มองเห็นแบรนด์ (Brand visibility) และช่วยดึงดูดลูกค้าให้กับแบรนด์ ซึ่งจะนำ�ไปสู่การสร้างยอดขายและผลกำ�ไร นอกจากนี้ งานอีเวนต์ที่ประสบความสำ�เร็จ ยังช่วยให้องค์กรสามารถสื่อสารเกี่ยวกับคุณค่าของแบรนด์กับลูกค้า ส่งเสริมการตลาดแบบ ปากต่อปาก (Word-of-mouth) รวมทัง้ เสริมสร้างชือ่ เสียงของแบรนด์และการรับรูถ้ งึ แบรนด์ (Brand awareness) ทุกสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นจะนำ�ไปสู่การตอบรับที่ดีขึ้นของลูกค้าต่อสินค้า และต่อบริษัท ก่อให้เกิดความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นระหว่างบริษัทและลูกค้า รวมทั้งนำ�ไปสู่การ สร้างยอดขายและตำ�แหน่งทางการตลาดที่เข้มแข็ง 2.2 การวางแผนเชิงกลยุทธ์สำ�หรับงานอีเวนต์

การวางแผนเชิงกลยุทธ์คือ หนึ่งในขั้นตอนที่สำ� คัญ สำ� หรับผู้จัดงานอีเวนต์ที่ต้อ ง ปฏิบัติ การวางแผนถือเป็นการจัดทำ�ทิศทางและสร้างแนวทางเพื่อทำ�ให้มั่นใจว่างานอีเวนต์ จะบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้และผลลัพธ์ที่ต้องการ กระบวนการการวางแผนเชิงกลยุทธ์ ค่อนข้างจะเข้มงวดและไม่เพ้อฝัน เนื่องจากกระบวนการดังกล่าวประกอบด้วยขั้นตอนที่เป็น เหตุเป็นผล อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนดังกล่าวถือเป็นขั้นตอนที่สำ�คัญและช่วยจัดตั้งโครงสร้าง รวมถึงจัดทำ�แนวทางการปฏิบัติงานไว้ให้ เนื้อหาดังต่อไปนี้แสดงถึงคำ�อธิบายเกี่ยวกับการ ดำ�เนินการวางแผนเชิงกลยุทธ์

เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์เริ่มต้นดำ�เนินการวางแผนงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ มักเริ่มต้นด้วย การระดมสมอง ผู้จัดงานอีเวนต์จะจัดการประชุมที่รวบรวมผู้เกี่ยวข้องที่สำ�คัญ ประกอบไป ด้วย ผู้จัดการงานอีเวนต์ ผู้วางแผนงาน ผู้ประสานงาน โปรดิวเซอร์ และสมาชิกทีม ผู้จัดงานอีเวนต์ที่รับผิดชอบส่วนงานต่าง ๆ ได้แก่ การตลาด การออกแบบ กฏหมาย การเงิน และทีมปฏิบัติงาน (เช่น สถานที่ อุปกรณ์ ฯลฯ) สมาชิกทีมผู้จัดงานอีเวนต์สามารถแสดง ความคิดเห็นต่าง ๆ ลงในตารางเพื่อเสนอแนะถึงแนวทางการจัดงานอีเวนต์ หลังจากรวบรวม ประเมิน และเลือกความคิดเห็นที่เหมาะสม ทีมงานอีเวนต์จะพูดคุยกันเกี่ยวกับแนวทางที่ งานอีเวนต์มีแนวโน้มจะเสร็จสมบูรณ์ได้จริง ผ่านการพิจารณาตัวแปรต่าง ๆ ที่อาจส่ง ผลกระทบต่องานอีเวนต์ โดยการศึกษาความเป็นไปได้ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ เช่น ความ ต้องการทางด้านงบประมาณ ทักษะที่จำ�เป็นสำ�หรับงานอีเวนต์ ความจุของสถานที่จัดงาน ผลกระทบทางเศรษฐกิจและสังคม กลุ่มผู้เข้าชมเป้าหมาย การสนับสนุนทางการเงินจาก ภายนอก ฯลฯ หากการศึกษาความเป็นไปได้แสดงผลที่น่าจะประสบความสำ�เร็จ ทางทีม ผู้จัดงานอีเวนต์จะดำ�เนินการจัดงานอีเวนต์ต่อไป

ลำ�ดับขั้นของกระบวนการการวางแผนอีเวนต์เชิงกลยุทธ์จะได้รับการอธิบายใน เนื้อหาต่อไปนี้ 2.3 ส่วนประกอบของกระบวนการการวางแผนงานอีเวนต์ เชิงกลยุทธ์

ส่วนประกอบของกระบวนการการวางแผนงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ ประกอบไปด้วย 5 ลำ�ดับขั้นตอน รวมถึงขั้นตอนย่อยต่าง ๆ ตามที่แสดงในรูปภาพที่ 2.1 การพัฒนาแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ (Event concept)

การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของงานอีเวนต์

การตัดสินใจจะดำ�เนินการหรือ ยกเลิกการจัดงานอีเวนต์

การจัดตั้งโครงสร้างขององค์กร

การวางแผนเชิงกลยุทธ์

1) การสร้างวิสัยทัศน์และพันธกิจ 2) การพัฒนาจุดมุ่งหมายของงานอีเวนต์และวัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์ 3) การวิเคราะห์สถานการณ์ 4) ระบุทางเลือกเชิงกลยุทธ์สำ�หรับการปฏิบัติงานเชิงกลยุทธ์ 5) การพัฒนาและการปฏิบัติงานตามแผนปฏิบัติการ 6) การสร้างและการปฏิบัติงานของระบบควบคุม 7) การปิดงาน การประเมินผลเและการรายงานผล

รูปภาพที่ 2.1 ลำ�ดับขั้นของกระบวนการการวางแผนงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ (ดัดแปลงจาก Bowdin et al., 2011) 46

EVENT 101

การพัฒนาแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ (Event concept)

ผู้ จั ด งานอี เวนต์ จ ะเริ่ ม กระบวนการการวางแผนงานอี เวนต์ เชิ ง กลยุ ท ธ์ ด้ ว ยการ ตัดสินใจเลือกแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ แนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์หมายถึงการ บรรยายที่ชัดเจนซึ่งทำ�ให้งานอีเวนต์กลายเป็นภาพที่ชัดเจนขึ้น โดยผู้จัดงานอีเวนต์ควรพูดคุย กับลูกค้าเจ้าของงานเพื่อเข้าใจความต้องการและความปรารถนาของลูกค้าเจ้าของงาน ซึ่งนำ� ไปสู่การสร้างแนวความคิดต่าง ๆ และเปลี่ยนแนวความคิดเหล่านั้นให้เป็นแนวความคิดเกี่ยว กับงานอีเวนต์ ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรปฏิบัติตามขั้นตอนย่อย ๆ ต่อไปนี้ ระบุความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์และชื่อของงานอีเวนต์ - ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควร พูดคุยเกี่ยวกับความคิดต่าง ๆ เกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการและชื่อของงานอีเวนต์ ซึ่งจะทำ�ให้ ได้รับข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับแนวความคิดริเริ่มของงานอีเวนต์ รวมถึงความช่วยเหลือในการ สร้างธีม (Theme) และลูกเล่นในการประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ เปลี่ยนจากความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์มาเป็นแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ - ผู้จัดงาน อีเวนต์สามารถใช้ 5 “W” ได้แก่ WHO (ใคร) WHAT (อะไร) WHY (ทำ�ไม) WHEN (เมื่อไร) และ WHERE (ที่ไหน) เพื่อเป็นแนวทางการปฏิบัติงาน หรือเป็นเครื่องมือสำ�หรับตัดสินความ เป็นไปได้ ความอยู่รอด และความยั่งยืนของงานอีเวนต์ ในอีกนัยหนึ่ง 5W ดังกล่าวมีบทบาท เป็นแนวทางในการประเมินความต้องการ เพื่อสร้างทิศทางในการพัฒนาจากความคิดเกี่ยว กับงานอีเวนต์ไปเป็นแนวทางเกี่ยวกับงานอีเวนต์ โดยส่วนประกอบของ 5W มีดังนี้ • WHO (ใคร) หมายถึงลูกค้าเจ้าของงานและบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องซึ่งสร้าง ผลกระทบต่องานอีเวนต์ เช่น ผู้เข้าร่วมงาน ผู้จัดงานอีเวนต์ ผู้ผลิตสินค้าและวัตถุดิบ เจ้าของสถานที่ และคู่ค้าในอุตสาหกรรม เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์สามารถระบุบุคคลหรือ องค์กรที่เกี่ยวข้องเหล่านี้ได้ ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถสร้างช่องทางการติดต่อสื่อสาร ซึ่งสามารถเข้าถึงบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ต่าง ๆ ที่ได้รับผลกระทบ จากงานอีเวนต์ นอกจากนี้ การตอบคำ�ถามเกี่ยวกับ “ใคร” ยังทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ สามารถสร้างแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ให้เข้ากับความต้องการและความชอบ ของผู้เข้าร่วมงานกลุ่มเป้าหมายได้ • WHAT (อะไร) หมายถึงเนื้อหาของงานอีเวนต์หรือผลผลิตของงานอีเวนต์ เนื้อหาของ งานอีเวนต์จะถูกระบุโดยแนวความคิดของงานอีเวนต์ ซึง่ ได้รบั การคัดเลือกให้เหมาะสม กับความต้องการของงานอีเวนต์ ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์จะพัฒนาจุดมุ่งหมาย ของงานอีเวนต์ โดยพันธกิจ (Mission) ดังกล่าวจะทำ�หน้าที่เป็นความคิดคร่าว ๆ เพื่อ ระบุแนวความคิดของงานอีเวนต์ที่เหมาะสม

• WHY (ทำ�ไม) หมายถึงเหตุผลในการจัดงานอีเวนต์ ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์จะ ระบุจดุ ประสงค์หรือวัตถุประสงค์ในการจัดงานอีเวนต์ ซึง่ ทำ�ให้ผจู้ ดั งานอีเวนต์สามารถ ระบุและขัดเกลาแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ที่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ได้ • WHEN (เมื่อไร) หมายถึงระยะเวลาของงานอีเวนต์ เริ่มจากระยะเวลาการออกแบบ และพัฒนา รวมถึงการส่งมอบงานอีเวนต์ซึ่งทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถบรรลุความ ต้องการของงานอีเวนต์ ในส่วนของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ วันและเวลาของงานอีเวนต์ ควรถู ก เลื อ กให้ เ หมาะสมกั บ วั ต ถุ ป ระสงค์ ข องงานอี เวนต์ แ ละความต้ อ งการของ ผู้เข้าร่วมงาน นอกเหนือไปจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณาตัวแปรของงานอีเวนต์ คู่เเข่ง เนื่องจากการจัดงานในเวลาเดียวกับงานอีเวนต์อื่น ๆ ทำ�ให้เกิดความเสี่ยงที่จะ สูญเสียผู้เข้าร่วมงาน หรือความเสี่ยงที่สื่อมวลชนจะไม่ให้ความสนใจเท่าที่ควร • WHERE (ที่ไหน) หมายถึงสถานที่หรือทำ�เลที่ตั้งจัดงานอีเวนต์ ซึ่งต้องมีความ เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของงาน ความต้องการของบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง กับงานอีเวนต์ และองค์ประกอบของการออกแบบงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์จะ ตัดสินใจเลือกสถานที่ ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานและองค์ประกอบด้านความงามของ งานอีเวนต์ นอกจากนี้ สถานที่ที่คัดเลือกไว้ ยังควรตอบสนองความต้องการของ องค์กร เช่น งบประมาณ ความจุของสถานที่ สิ่งอำ�นวยความสะดวก ฯลฯ และการ ดึงดูดผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์

นอกจากนี้ ผู้ดำ�เนินรายการหญิงที่มีประสบการณ์ 2 คนยังได้รับการว่าจ้างเพื่อดำ�เนินรายการใน งานอีเวนต์นี้อีกด้วย กิจกรรมตลอดทั้ง 2 วันมีดังนี้ งานเริ่มตั้งแต่เวลา 11.30 น. และสิ้นสุดในเวลา 20.10 น. โดย มีกิจกรรมทั้งหมด 8 รอบ ในแต่ละรอบกิจกรรมสามารถรองรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมได้ 30-33 คน ซึ่งเปิดให้ผู้เข้าชมสามารถลงทะเบียนได้ 10 นาทีก่อนกิจกรรมจะเริ่มขึ้น ในส่วนของกิจกรรมจะ ประกอบไปด้วย 3 จุดกิจกรรม ดังนี้ จุดที่ 1 คุณสมบัติกันน้ำ� - ผู้เข้าชมจะได้รับประสบการณ์และชมว่า MEGA i7 ถูกออกแบบมา ให้มีคุณสมบัติกันน้ำ�ได้ จุดที่ 2 Gear VR - ผู้เข้าชมจะได้รับประสบการณ์เสมือนจริงผ่าน SMART Gear VR จุดที่ 3 กล้องถ่ายภาพที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น - ผู้เข้าชมจะสามารถถ่ายภาพกับฉากต่าง ๆ เช่น ดอกไม้ ผลไม้ และตัวละครซูเปอร์ฮีโร่ ด้วยกล้องถ่ายภาพของ MEGA i7 ในสภาพแสงที่ แตกต่างกัน (แสงน้อยและแสงปกติ) นอกจากนี้ ยังมีการแจกจ่ายคูปองส่วนลดจำ�นวน 500 ใบสำ�หรับ SMART Gear VR ให้แก่ ผู้เข้าร่วมงานอีกด้วย ระบุแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ด้วยการใช้ 5 W

WHO ใคร

ลูกค้า – SMART Mobile ผู้เข้าร่วมงานและผู้ชมที่ลงทะเบียน - บล็อกเกอร์และผู้ชื่นชอบไอที (500 คนใน 2 วัน โดยแบ่งเป็น 250 คนต่อวัน) ผู้จัดงานอีเวนต์ - ไอซี กรุ๊ป ผู้ดำ�เนินรายการ - ผู้ดำ�เนินการหญิงที่มีประสบการณ์ 2 คน

WHAT อะไร

การเปิดตัว MEGA premium และ MEGA i7 พร้อมกับ คุณสมบัติ 3 สิ่ง ดังนี้ 1) คุณสมบัติกันน้ำ� 2) Virtual reality พร้อมทั้ง SMART Gear VR 3) กล้องถ่ายภาพที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น

WHY ทำ�ไม

งานอีเวนต์นี้จัดขึ้นเพื่อ 2 วัตถุประสงค์ ดังนี้ 1) เพื่อให้ผู้ชมและผู้เข้าร่วมงานได้ทดลองผลิตภัณฑ์ล่าสุดของ SMART Mobile 2) เพื่อสร้างความประทับใจแก่บล็อกเกอร์และผู้ชื่นชอบไอที

แนวความคิดของงานอีเวนต์: Re-Ponder What A Phone Can Do For You?

SMART Mobile ซึ่งเป็นบริษัทสมาร์ทโฟนชื่อดังแห่งหนึ่งได้เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ MEGA premium และ MEGA i7 ในวันที่ 7-8 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2560 ที่ SMART Experience Store ณ สยามสแควร์วัน ซึ่งถือเป็นแฟล็กชิป สโตร์ในประเทศไทย และมีขนาดใหญ่ที่สุดในภูมิภาค เอเชียตะวันออกเฉียงใต้ งานอีเวนต์นี้มีจุดประสงค์เพื่อประชาสัมพันธ์โทรศัพท์รุ่น MEGA premium และ MEGA i7 และเพื่อแสดงให้กลุ่มลูกค้าเป้าหมายทราบว่าผลิตภัณฑ์ทั้งสองรุ่น สามารถเป็นได้มากกว่าโทรศัพท์มือถือทั่วไป โดยงานอีเวนต์นี้จัดขึ้นภายใต้แนวความคิดที่ว่า Re-Ponder What A Phone Can Do For You? (ลองพิจารณาดูอีกครั้งว่าโทรศัพท์มือถือ สามารถทำ�อะไรได้บ้าง) ไอซี กรุ๊ป ได้รับการว่าจ้างให้เป็นผู้จัดงานอีเวนต์นี้ โดยทีมงานได้ร่วมจัดทำ�วัตถุประสงค์ ของงานอีเวนต์กับลูกค้า (SMART Mobile) ซึ่งวัตถุประสงค์การจัดงานอีเวนต์นี้มีดังต่อไปนี้ (1) เพื่อให้ผู้ชมและผู้เข้าร่วมงานได้ทดลองผลิตภัณฑ์ล่าสุดของ SMART Mobile (2) เพื่อสร้าง ความประทับใจแก่บล็อกเกอร์และผู้ชื่นชอบไอที งานอีเวนต์นี้มีเป้าหมายจะดึงดูดผู้เข้าร่วมงาน 500 คนภายใน 2 วัน หรือมีผู้เข้าร่วมงาน 250 คนต่อวัน ในส่วนของผู้เข้าชมที่ลงทะเบียนจะมีสิทธิ เข้าร่วมเวิร์คช็อปและทดลองใช้ MEGA i7 รวมทั้งผลิตภัณฑ์ชั้นนำ�อื่น ๆ ของ SMART Mobile

WHEN เมื่อไร

วันที่ 7-8 กุมภาพันธ์ ปี พ.ศ. 2560 ระหว่างเวลา 11.00-20.00 น.

WHERE ที่ไหน

SMART Experience Store ที่สยามสแควร์วัน (แฟล็กชิป สโตร์ ในประเทศไทย และมีขนาดใหญ่ที่สุดในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้)

รูปภาพที่ 2.2 ตัวอย่างของแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ที่ระบุโดย 5W 48

EVENT 101

การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของงานอีเวนต์

ภายหลังจากที่ผู้จัดงานอีเวนต์ได้ข้อสรุปเกี่ยวกับแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ ขั้นตอนต่อไปคือการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของงานอีเวนต์ โดยผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดทำ� การวิเคราะห์ความเป็นไปได้หรือ “การประเมินผลก่อนงานอีเวนต์” ก่อนจัดงานอีเวนต์ เพื่อ ให้มั่นใจว่างานอีเวนต์ดังกล่าวสามารถจัดขึ้นได้จริง นอกจากนี้ การวิเคราะห์ดังกล่าวยังช่วย ให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถประเมินความสำ�เร็จที่น่าจะเกิดขึ้นของงานอีเวนต์นั้น ๆ โดยใน ขั้นตอนนี้ หัวข้อหลักที่ควรพิจารณาในการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ของงานอีเวนต์ได้รับการ อธิบายอยู่ในตารางที่ 2.1 What to assess สิ่งที่ควรประเมิน

Key points for assessment ประเด็นสำ�คัญในการประเมิน

• งานอีเวนต์จะไม่ก่อให้เกิดความสูญเสียทางการเงิน • ความเสี่ยงในการบาดเจ็บถูกจำ�กัด • แผนฉุกเฉินได้ถูกจัดทำ�ขึ้นเพื่อรับรองความปลอดภัยและสวัสดิภาพ ของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ทั้งหมด ความเสี่ยง • งานอีเวนต์จะไม่ก่อให้เกิดอันตรายที่ควบคุมไม่ได้หรือไม่อาจยอมรับได้ ต่อสถานที่จัดงานและอุปกรณ์จัดงาน • ชื่อเสียงของทุกหน่วยงานที่ทำ�หน้าที่เป็นผู้จัดงานอีเวนต์ยังคงอยู่ครบถ้วน ภายหลังจากงานอีเวนต์เสร็จสิ้นลง • สถานที่จัดงานควรมีความจุที่เพียงพอและมีมาตรฐานที่ดี • ระบบการเคลื่อนย้ายไปยังสถานที่จัดงาน (ทั้งสำ�หรับผู้ผลิตและผู้เข้าร่วมงาน) สถานที่จัดงาน มีความสะดวกสบายและไม่ก่อให้เกิดปัญหามากเกินไปสำ�หรับชุมชนโดยรอบ • มีเวลาเพียงพอสำ�หรับการประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ • จำ�นวนวันและเวลาที่เหมาะสมซึ่งจะช่วยการันตีจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานตามที่ต้องการ วันและเวลา • สามารถจองสถานที่จัดงานได้ในช่วงเวลานั้น ๆ ได้่ • แหล่งการสนับสนุนทางการเงินที่มีอยู่ - ภาครัฐและภาคเอกชน การสนับสนุน • ส่วนที่ต้นทุนที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้อาจเกิดขึ้น • การจัดงานอีเวนต์ควรดำ�เนินการต่อไปหรือควรยกเลิก หากสูญเสีย ทางการเงิน การสนับสนุนหลักทางการเงินไป • มีเจ้าหน้าปฏิบัติงานที่เพียงพอ การจัดหาคนทำ�งาน • มีความจำ�เป็นต้องจ้างลูกจ้างล่วงเวลา อาสาสมัคร ลูกจ้างตามสัญญาเป็น จำ�นวนเท่าไร สภาพแวดล้อม • การพิจารณาถึงอุปสรรคและโอกาสภายนอกที่อาจเกิดขึ้นจากปัจจัยทาง การเมือง เศรษฐกิจ สังคมและวัฒนธรรม กฎหมายและสิ่งแวดล้อม ภายนอก • รายละเอียดเกี่ยวกับหน่วยงานผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับอุปกรณ์ ประเภทของ อุปกรณ์ อุปกรณ์ ความเพียงพอของอุปกรณ์ การบริหารจัดการ • มีขั้นตอนการรีไซเคิล • มีการป้องกันอย่างดีเกี่ยวกับมลภาวะทางเสียง การจราจรติดขัด ปัญหา สิ่งปฏิกูลและมลพิษ เกี่ยวกับสุขอนามัยที่อาจส่งผลกระทบต่องานอีเวนต์ 50

EVENT 101

ตารางที่ 2.1 สิ่งที่ควรประเมินในการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ (ดัดแปลงจาก Issac, 2017)

หากผู้ จั ด งานอี เวนต์ ส ามารถวิ เ คราะห์ ค วามเป็ น ไปได้ พ ร้ อ มกั บ ผลลั พ ธ์ เชิ ง บวก ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถใช้ผลการวิเคราะห์ดังกล่าวมาเป็นเอกสารที่ใช้ในการโน้มน้าวให้ หน่วยงานภายนอกต่าง ๆ โดยเฉพาะภาครัฐสนใจให้การสนับสนุนทางการเงินเพิ่มเติม นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรระบุการทดสอบเพื่อคัดกรองและวิธีการประเมินผล เพื่อแสดง ให้เห็นว่างานอีเวนต์ได้ถูกจัดขึ้นอย่างมีการวางแผนและการควบคุม โดยมีการทดสอบเพื่อ คัดกรอง 3 ประเภทที่ควรจัดทำ�ดังต่อไปนี้ • การคัดกรองทางการตลาด (ตรวจสอบว่าแนวความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์เหมาะสม กับกลุ่มเป้าหมาย) • การคัดกรองทางการดำ�เนินการ (ตรวจสอบว่าสามารถจัดหาทรัพยากรที่จำ�เป็น สำ�หรับงานอีเวนต์ได้) • การคัดกรองทางการเงิน (ตรวจสอบว่างบประมาณของงานอีเวนต์ได้รับการสนับสนุน อย่างดี) การตัดสินใจจะดำ�เนินการหรือยกเลิกการจัดงานอีเวนต์

เมื่อการวิเคราะห์ความเป็นไปได้เสร็จสิ้นลง ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องตัดสินใจว่าควรจะ ดำ�เนินการหรือยกเลิกการจัดงานอีเวนต์ หากตัดสินใจจะดำ�เนินการต่อ ควรดำ�เนินการตาม ขั้นตอนต่อไปนี้ การจัดตั้งโครงสร้างขององค์กร

หากทีมผู้จัดงานอีเวนต์ตัดสินใจจะจัดงานอีเวนต์ โครงสร้างองค์กรควรถูกจัดตั้งขึ้น เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงานอีเวนต์มีแนวทางที่ชัดเจนและเป็นระบบ การเลือกโครงสร้าง ขององค์กรควรขึ้นอยู่กับขนาดของงานอีเวนต์ โดยมีโครงสร้างทั้งหมด 4 ประเภท ดังนี้

โครงสร้างอย่างง่าย (Simple structure) หมายถึงโครงสร้างขององค์กรที่มี ศูนย์รวมอยู่ที่ผู้จัดการงานอีเวนต์​์ (Event manager) ซึ่งเป็นผู้ตัดสินใจหลัก โครงสร้าง ประเภทนี้ไม่ซับซ้อนและเป็นโครงสร้างที่เหมาะสมกับงานอีเวนต์ขนาดเล็ก โดยทั่ว ๆ ไป ผู้จัดการงานอีเวนต์จะเป็นคนตัดสินใจหลักและเป็นผู้รับผิดชอบหลัก นอกจากนี้ โครงสร้าง ประเภทนี้ยังมีความยืดหยุ่นในการจัดสรรสมาชิกทีมงานอีเวนต์ให้พัฒนาทักษะที่หลากหลาย เพื่อทำ�งานในส่วนงานที่หลากหลาย

โครงสร้างตามหน้าที่ (Functional structure) หมายถึงโครงสร้างแบ่งงาน ออกตามหน้าที่ที่แต่ละฝ่ายต้องรับผิดชอบ โดยเน้นที่การปฏิบัติงานเพื่อบรรลุจุดประสงค์ ของแต่ละส่วนงาน เช่น การเงิน การตลาด ความปลอดภัยและความมั่นคง ส่วนเวทีการแสดง ไอที ฯลฯ แต่ละส่วนงานจะมีความรับผิดชอบของส่วนงานตนเองในการปฏิบัติงานเพื่อบรรลุ จุดมุ่งหมายของงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถเลือกประเภทและจำ�นวนของส่วนงาน

ตามประเภทของงานอีเวนต์ ยกตัวอย่างเช่น ส่วนงานการแสดงและศิลปินอาจปรากฏในงาน เทศกาลแต่ไม่ปรากฏในงานแข่งขันกีฬา ข้อดีของโครงสร้างประเภทนี้คือสมาชิกทีมผู้จัดงาน อีเวนต์สามารถสร้างความเชี่ยวชาญในส่วนงานของตนเอง และเข้าใจหน้าที่รับผิดชอบอย่าง ชัดเจน

โครงสร้างตามโปรแกรม (Program-based matrix structure) หมายถึงการที่ แต่ละส่วนงานถูกสร้างจากหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย โครงสร้างประเภทนี้จัดกลุ่มของกิจกรรม ตามส่วนงาน (Function) และตามส่วนโครงการ (Project) อีกนัยหนึ่ง สมาชิกทีมงานอีเวนต์ จะทำ�งานภายใต้ผู้นำ� (ผู้จัดการ) 2 คน ได้แก่ ผู้จัดการที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับหน้าที่ ส่วนงาน และผู้จัดการที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับโครงการนั้น ๆ โครงสร้างประเภทนี้มักนำ� มาใช้ได้ดีในงานอีเวนต์ขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม ความท้าทายของการใช้โครงสร้างประเภทนี้ คือการสื่อสาร เนื่องจากโครงสร้างองค์กรมีความซับซ้อนมากขึ้น ดังนั้น บทบาทของผู้ ประสานงานระหว่างส่วนงานและโครงการจึงมีความสำ�คัญในการลดปัญหาจากการสื่อสาร

โครงสร้างหลายองค์กรหรือโครงสร้างแบบเครือข่าย (Multi-organizational or network structure) หมายถึงโครงสร้างที่ผู้จัดงานอีเวนต์ใช้บริการของบริษัทภายนอก เกิดขึน้ เนือ่ งจากบริษทั จัดงานอีเวนต์หลายแห่งยังคงมีขนาดค่อนข้างเล็ก แต่ตอ้ งจัดงานอีเวนต์ ขนาดใหญ่และมีความซับซ้อน ดังนั้น จึงต้องจัดตั้งเครือข่ายของบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญ เฉพาะทางเพื่อให้บริการพิเศษแก่งานอีเวนต์ และผู้จัดงานอีเวนต์จะจ้างบริษัทเหล่านั้นเมื่อ ต้องการใช้บริการ ในโครงสร้างประเภทนี้ บริษัทจัดงานอีเวนต์มีหน้าที่บริหารจัดการส่วนงาน ของงานอีเวนต์ แต่มอบหมายหน้าที่รับผิดชอบเฉพาะทาง เช่น กฎหมาย การตลาด ความ ปลอดภัยและความมั่นคง ให้แก่บริษัทต่าง ๆ ในเครือข่าย โครงสร้างประเภทนี้ช่วยให้บริษัท จัดงานอีเวนต์สามารถรักษาขนาดบริษัทเอาไว้ได้ รวมทั้งยังสามารถให้ความสำ�คัญกับ การบริหารจัดการงานอีเวนต์ได้ นอกจากนี้ ยังทำ�ให้งานที่มอบหมายให้แก่บริษัทต่าง ๆ ใน เครือข่ายมีความถูกต้องมากขึ้น เนื่องจากบริษัทเหล่านั้นมีความเชี่ยวชาญในสาขาของตนเอง การวางแผนเชิงกลยุทธ์

หลังจากบริษัทจัดงานอีเวนต์ได้จัดสร้างโครงสร้างตามที่เลือกไว้ก่อนหน้านี้ บริษัทจัด งานอีเวนต์ควรเริ่มต้นด้วยการวางแผนเชิงกลยุทธ์ ตามลำ�ดับขั้นตอนดังต่อไปนี้ี การสร้างวิสัยทัศน์ (Vision) และพันธกิจ (Mission) - ในขั้นตอนนี้ จะมีการระบุวสิ ยั ทัศน์ และพันธกิจ เพือ่ เป็นทิศทางให้ทราบว่าควรจัดงานอีเวนต์อย่างไร ผูจ้ ดั งานอีเวนต์จะออกแบบ วิสยั ทัศน์และพันธกิจ ภายหลังจากการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ หรืออาจ ออกแบบวิสัยทัศน์และพันธกิจโดยปรับใช้จากวิสัยทัศน์ที่มีอยู่ในองค์กรของลูกค้าเจ้าของงาน ในกรณีที่วิสัยทัศน์ดังกล่าวมีความเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์ (ดูรูปภาพที่ 2.3) 52

EVENT 101

อนึ่ง วิสัยทัศน์ของงานอีเวนต์จะสะท้อนจุดมุ่งหมายในระยะยาวของงานอีเวนต์ หรือมุมมอง ในอนาคตเกี่ยวกับสิ่งที่บริษัทจัดงานอีเวนต์ต้องการบรรลุ

ผู้จัดงานอีเวนต์อาจกำ�หนดพันธกิจ (Mission) ขึ้นเพื่อให้สามารถบรรลุวิสัยทัศน์ (Vision) ที่ตั้งไว้ได้ โดยส่วนประกอบของพันธกิจ ได้แก่ จุดมุ่งหมายของงานอีเวนต์ ผู้รับ ประโยชน์หลักหรือกลุ่มเป้าหมาย ธรรมชาติหรือลักษณะของงานอีเวนต์ ปรัชญาในการ ปฏิบตั งิ านโดยรวมหรือค่านิยมของผูจ้ ดั งานอีเวนต์ นอกจากนี้ พันธกิจยังทำ�หน้าทีเ่ ป็นพืน้ ฐาน ให้แก่จุดมุ่งหมาย วัตถุประสงค์ และกลยุทธ์ในขั้นตอนถัดไป การพัฒนาจุดมุ่งหมายของงานอีเวนต์และวัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์ - จุดมุ่งหมาย หมายถึงถ้อยคำ�ที่นำ�เสนอทิศทางในการจัดงานอีเวนต์ วัตถุประสงค์สะท้อนความก้าวหน้าใน การบรรลุจุดมุ่งหมายและการวัดเปรียบเทียบสมรรถนะเกณฑ์มาตรฐานของการดำ�เนินการ นอกจากนี้ วัตถุประสงค์ยังหมายถึงผลลัพธ์ที่เป็นไปได้และเป็นที่ต้องการของงานอีเวนต์ เช่น การสร้างกำ�ไร ความสัมพันธ์ทางสังคม การส่งเสริมภาพลักษณ์ของสถานที่ท่องเที่ยวหรือ แบรนด์ นอกจากนี้ การพิจารณาความปรารถนาและความต้องการของบุคคลและองค์กรที่ มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ก็ถือเป็นสิ่งสำ�คัญ เนื่องจากแต่ละกลุ่มมีความต้องการที่ แตกต่างกัน ยกตัวอย่างเช่น ผู้สนับสนุนทางการเงินอยากให้มีการประชาสัมพันธ์แบรนด์ของ พวกเขาซึ่งนำ�ไปสู่การเพิ่มยอดขาย ชุมชนท้องถิ่นอยากให้งานอีเวนต์ประชาสัมพันธ์คุณค่า และแบรนด์ของแหล่งท่องเที่ยว โดยที่ไม่รบกวนวิถีชีวิตของชุมชนมากเกินไป เมื่อมีการจัด ทำ�จุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์ ทำ�ให้สมาชิกทีมผู้จัดงานอีเวนต์สามารถให้ ความสนใจกับกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ได้ บริษัท My Union (MU)

วิสัยทัศน์ของบริษัท My Union : Vision of MU

จะเป็นผู้นำ�ธุรกิจเครื่องดื่มที่ได้รับความไว้วางใจมากที่สุดในโลก ในอุตสาหกรรมเครื่องดื่ม

วัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์ : Event’s Objectives

• ก้าวสู่อนาคตด้วยการเฉลิมฉลองครบรอบปีที่ 32 ของบริษัท My Union • เพิ่มศักยภาพของบริษัท My Union ในการสร้างความมั่นใจและความเชื่อมั่น • เพื่อสร้างและรักษาความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงาน ลูกค้า และพันธมิตรทาง การค้าของบริษัท My Union รูปภาพที่ 2.3 ตัวอย่างของวิสัยทัศน์ และวัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์

การวิเคราะห์สถานการณ์ - การวิเคราะห์สถานการณ์ถือเป็นสิ่งที่ต้องจัดทำ�ในงานอีเวนต์ เชิงกลยุทธ์ ทั้งยังมีบทบาทเป็นข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับวิธีการที่สภาพแวดล้อมภายนอกและ ภายในมีผลกระทบต่องานอีเวนต์ ตามที่ได้กล่าวไปแล้วในส่วนของการวิเคราะห์ความเป็น ไปได้ อย่างไรก็ตาม ในการวิเคราะห์สถานการณ์ ขอบเขตของการวิเคราะห์ได้ถูกจำ�กัดเพียง ความคิดของงานอีเวนต์ที่คัดเลือกไว้ โดยเริ่มจากสภาพแวดล้อมภายนอกและตัวแปรต่าง ๆ ที่อยู่เหนือการควบคุมของบริษัทจัดงานอีเวนต์ ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อความสำ�เร็จของงาน อีเวนต์ได้

ผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องตรวจสอบปัจจัยหลักต่าง ๆ ได้แก่ ปัจจัยทางการเมือง หรือทางกฎหมาย ปัจจัยทางเศรษฐกิจ ปัจจัยทางสังคมและวัฒนธรรม ปัจจัยทางเทคโนโลยี ปัจจัยทางประชากร ปัจจัยทางกายภาพหรือทางสิ่งแวดล้อม และปัจจัยทางการแข่งขัน ซึ่งการตรวจสอบปัจจัยดังกล่าวจะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถระบุผลกระทบทั้งทางบวก และทางลบที่มีต่องานอีเวนต์ หรือที่เรียกกันว่าโอกาส (Opportunity) และอุปสรรค (Threat) ของงานอีเวนต์ได้ นอกจากนี้ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกยังช่วยให้ สามารถคาดการณ์ถึงแนวโน้มและสิ่งที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ โดยรายละเอียดของตัวแปรภายนอก ที่ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณาได้แบ่งเป็นประเภทต่าง ๆ ดังนี้ • ตัวแปรทางการเมือง - นโยบายภาครัฐ กฎหมาย กลุ่มอิทธิพล องค์กรกำ�กับดูแล ผู้สนับสนุนทางการเงิน • ตัวแปรทางเศรษฐกิจ - ภาวะเงินเฟ้อที่อาจส่งผลกระทบต่อกำ�ลังซื้อ อัตราดอกเบี้ย หรืออัตราแลกเปลี่ยนที่อาจส่งผลกระทบต่อต้นทุนของงานอีเวนต์ และเศรษฐกิจโลก ที่อาจส่งผลกระทบต่อต้นทุนด้านพลังงาน • ตัวแปรทางสังคมและวัฒนธรรม - ความเปลีย่ นแปลงทางประชากร การเปลีย่ นแปลง ของค่านิยม วัฒนธรรมและวิถีชีวิต ความกังวลเกี่ยวกับสุขภาพและสิ่งแวดล้อม สื่อมวลชน และจริยธรรม • ตัวแปรด้านเทคโนโลยี - เทคโนโลยีใหม่ ๆ อินเตอร์เน็ตมัลติมีเดีย นวัตกรรมใหม่ ๆ และปัญหาด้านทรัพย์สินทางปัญญา

นอกเหนื อ ไปจากการตรวจสอบสภาพแวดล้อมภายนอก การวิเคราะห์ส ภาพ แวดล้อมภายในก็ถือเป็นสิ่งสำ�คัญในการพิจารณางานอีเวนต์ในภาพรวม โดยการวิเคราะห์ สภาพแวดล้อมภายในเกี่ยวข้องกับการพิจารณาถึงทรัพยากรหลักที่มีอยู่ เช่น ทรัพยากรทาง กายภาพ ทรัพยากรทางการเงิน ทรัพยากรทางด้านข้อมูล ทรัพยากรบุคคล ฯลฯ

เมื่อกระบวนการวิเคราะห์สถานการณ์เสร็จสิ้นลง ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถปรับ ใช้ผลลัพธ์ของ SWOT ประกอบด้วย จุดแข็ง (Strength) จุดอ่อน (Weakness) โอกาส (Opportunity) และอุปสรรค (Threat) เพื่อสนับสนุนงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร

54

EVENT 101

งาน 30 ปี CMO Group “The Endless Evolution”

จัดการเชิงกลยุทธ์ เนื่องจากทิศทางเชิงกลยุทธ์และกลยุทธ์เฉพาะเจาะจงต่าง ๆ สามารถ พัฒนามาจากพื้นฐานของจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์กร รวมทั้งโอกาสและอุปสรรคที่องค์กร ประสบ ระบุทางเลือกเชิงกลยุทธ์สำ�หรับการนำ�กลยุทธ์ไปปฏิบัติ - งานอีเวนต์สามารถจัดขึ้นเพื่อ บรรลุจุดประสงค์ที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่ธุรกิจหรือลูกค้าเจ้าของงานได้ตกลง กับผู้จัดงานอีเวนต์ อาจกล่าวได้ว่างานอีเวนต์บางงานจัดขึ้นเพื่อจุดประสงค์ที่นอกเหนือไป จากการทำ�ธุรกิจ เช่น เพื่อเพิ่มความมีส่วนร่วมของชุมชน เพื่อประชาสัมพันธ์การรับรู้ทาง สังคมเกี่ยวกับปัญหาบางประการ การเลือกทางเลือกเชิงกลยุทธ์ที่เหมาะสมกับจุดประสงค์ ของงานถือเป็นสิ่งสำ�คัญที่ทำ�ให้การวางแผนงานอีเวนต์สามารถประสบความสำ�เร็จได้

แนวทางในการวิเคราะห์ทางเลือกเชิงกลยุทธ์มีดังต่อไปนี้ • ทางเลือกเชิงกลยุทธ์ควรสอดคล้องกับพันธกิจ (Mission) และวัตถุประสงค์ (Objectives) • ทางเลือกเชิงกลยุทธ์ควรเหมาะสมกับสถานการณ์ • การมีงานวิจัยที่สนับสนุนสมมติฐานเกี่ยวกับผลประโยชน์จากงานอีเวนต์ เช่น ความต้องการซื้อของลูกค้าในอนาคต • กลยุทธ์ที่เสนอและคัดเลือกจำ�เป็นต้องปฏิบัติได้จริง • ความเสี่ยงทางธุรกิจควรได้รับการพิจารณา • กลยุทธ์ที่คัดเลือกควรดึงดูดใจผู้ที่เกี่ยวข้อง

• กลยุทธ์ถดถอย (Retrenchment strategy) กลยุ ท ธ์ ถ ดถอยจะถู ก ใช้ ใ นสถานการณ์ ท างเศรษฐกิ จ ที่ ท้ า ทายหรื อ เมื่ อ เกิ ด ความ เปลี่ยนแปลงทางสังคม เศรษฐกิจ และวัฒนธรรม ในกรณีดังกล่าว เมื่อผลการวิเคราะห์ จากการตรวจสอบสภาพแวดล้อมมหภาคระบุว่าควรลดขนาดของงานอีเวนต์ลง แต่ ในขณะเดียวกันก็ควรเพิ่มคุณค่าให้แก่สิ่งที่มีอยู่ด้วยเช่นกัน • กลยุทธ์แบบผสมผสาน (Combination strategy) กลยุทธ์แบบผสมผสานหมายถึงการผสมผสานระหว่างกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้น ยกตัวอย่างเช่น บริษัทจัดงานอีเวนต์อาจพิจารณาตัดบางส่วนของงานอีเวนต์ที่ไม่ สามารถดึงดูดใจผู้บริโภค และเสริมสร้างในส่วนที่มีความดึงดูดใจมากกว่าแทน งาน E3 Expo (ภาพถ่ายโดย The Conmunity - Pop Culture Geek)

นอกจากนี้ ขนาดของงานอีเวนต์ยังถือเป็นหนึ่งในสิ่งที่ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณา เมื่อต้องการเลือกทางเลือกเชิงกลยุทธ์ที่เหมาะสม กล่าวคือ ตัวเลือกของขนาดงานอีเวนต์จะ ส่งผลกระทบต่อการเลือกโครงสร้างขององค์กรจัดงานอีเวนต์ โดยจุดประสงค์ของงานอีเวนต์ ผลลัพธ์จากการวิเคราะห์สถานการณ์จะกลายเป็นข้อมูลสำ�คัญในการเลือกขนาดของงาน อีเวนต์ ซึ่งกลยุทธ์ 4 ประเภทที่ตอบรับกับขนาดของอีเวนต์มีดังต่อไปนี้ • กลยุทธ์เติบโต (Growth strategy) กลยุทธ์เติบโตจะถูกใช้เมื่อจุดประสงค์ของงานอีเวนต์คือการจัดงานอีเวนต์ที่มีขนาดใหญ่ กว่างานอีเวนต์เดิมที่เคยจัดขึ้น และสร้างผลกระทบที่กว้างขวางและรุนแรงขึ้น โดยข้อดี ของกลยุทธ์นี้คือการเพิ่มจำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน รวมทั้งการสร้างการรับรู้ได้มากขึ้น ซึ่งจะ นำ�ไปสู่การเพิ่มส่วนแบ่งทางการตลาดและรายรับที่มากขึ้น • กลยุทธ์คงที่ (Consolidation strategy) กลยุทธ์คงที่หมายถึงการคงระดับของผู้เข้าร่วมงานให้เท่ากับงานอีเวนต์ที่จัดไปก่อนหน้า โดยประโยชน์ ท ี ่ ไ ด้ ร ับ จากกลยุทธ์นี้คือ ผู้จ ัด งานอีเวนต์ส ามารถวางแผนได้อย่าง มีประสิทธิภาพและเสริมสร้างศักยภาพ เพื่อเพิ่มคุณภาพของงานอีเวนต์หรือเพิ่มราคา ค่าบัตรเข้างาน เนื่องจากผู้จัดงานอีเวนต์ทราบจำ�นวนของผู้ที่ต้องการเข้าร่วมงานอีเวนต์ 56

EVENT 101

การพัฒนาและการดำ�เนินงานตามแผนปฏิบัติการ

แผนปฏิบัติการเป็นสิ่งจำ�เป็นในการบรรลุวัตถุประสงค์และพันธกิจของงานอีเวนต์ รวมทั้งการดำ�เนินงานตามแผนปฏิบัติการให้ประสบความสำ�เร็จ โดยจุดประสงค์ของแผน ปฏิบัติการแต่ละส่วนจำ�เป็นต้องเชื่อมโยงกับวัตถุประสงค์ของกลยุทธ์โดยรวมของงานอีเวนต์ ซึ่งส่วนงานหลักที่ควรมีการพัฒนาแผนปฏิบัติการ มีดังต่อไปนี้ การจัดทำ�งบประมาณและการควบคุม การจัดทำ�งบประมาณหมายถึงกลไกที่จัดเก็บเงินทุนสำ�หรับงานอีเวนต์ และเปรียบเทียบ เงินทุนกับค่าใช้จา่ ยทีค่ าดการณ์ไว้ส�ำ หรับงานอีเวนต์ ก่อนทีง่ านอีเวนต์จะถูกจัดขึน้ ผูจ้ ดั การ งานอีเวนต์จำ�เป็นต้องคำ�นวณค่าใช้จ่ายที่ประมาณการไว้และทำ�การคาดการณ์รายรับ (ที่เป็นไปได้) ของงานอีเวนต์​์ โดยส่วนประกอบที่สำ�คัญของการจัดการและควบคุมงบ ประมาณ ได้แก่ การเตรียมการงบประมาณ การบริหารจัดการกระแสเงินสด การสร้าง กำ�ไร การสร้างแผนงบประมาณ และการพิจารณาค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง การตลาด การตลาดเกีย่ วข้องกับความเข้าใจเกีย่ วกับกลุม่ ผูช้ มเป้าหมาย และการสนองความต้องการ ของกลุ่มผู้ชมเป้าหมาย โดยเฉพาะผ่านทางประสบการณ์ในการร่วมงานอีเวนต์ โดยปกติ เเล้ว จุดประสงค์ของการตลาดคือการสร้างความพอใจให้กับผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ และ การเพิ่มจำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน

เวทีการแสดงและฉาก เวทีการแสดงและฉากสำ�หรับงานอีเวนต์ขนาดเล็กคือการนำ�เอาส่วนประกอบทั้งหมดของ การอำ�นวยการผลิตที่เกี่ยวกับการแสดงไว้บนเวที ในขณะที่สำ�หรับงานอีเวนต์ขนาดใหญ่ จะเป็นการจัดสถานที่ ส่วนประกอบหลักของเวทีการแสดงและฉาก เช่น ธีมการแสดง การ ออกแบบงานอีเวนต์ ตัวเลือกของสถานที่จัดงาน ผู้ชม เวที แสงเสียง อาหาร นักแสดง การ ตกแต่ง และอุปกรณ์ตกแต่ง ฯลฯ การวิจัยและการประเมินผล การวิจัยและการประเมินผลหมายถึงการวิจัยตลาดที่ควรจัดทำ�เพื่อประเมินผลงานอีเวนต์ 2 ระดับที่ส่งผลกระทบต่อการดำ�เนินงานอีเวนต์และความสำ�เร็จของงานอีเวนต์ ดังนี้ 1) ระดับมหภาค ผ่านความพยายามเข้าใจถึงแรงผลักดันภายนอกซึ่งส่งผลกระทบต่องาน อีเวนต์และตลาด 2) ระดับจุลภาค ผ่านความพยายามเข้าใจเกี่ยวกับกลุ่มคนที่มีแนวโน้มจะ เข้าร่วมงานอีเวนต์

Panorama 3D Mapping บริเวณกำ�แพงพระบรมมหาราชวัง

ความมั่นคงและการจัดการความเสี่ยง ความมั่นคงและการจัดการความเสี่ยงเป็นส่วนสำ�คัญ เนื่องจากงานอีเวนต์มีแนวโน้มจะเกิด ความเสีย่ งขึน้ หรืออีกนัยหนึง่ ธรรมชาติของงานอีเวนต์ซง่ึ ประกอบด้วยฝูงชนขนาดปานกลาง ไปจนถึงขนาดใหญ่ การเคลื่อนย้ายอุปกรณ์หรือความตื่นเต้นที่เกิดขึ้นภายในงาน อาจทำ�ให้ เกิดอันตรายได้ ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องประเมินอันตรายที่อาจเกิดขึ้น และจัดทำ� ข้อควรปฏิบัติเพื่อป้องกันความเสี่ยง ซึ่งล้วนเป็นพื้นฐานของการบริหารจัดการความเสี่ยง นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรมีมาตรการเกี่ยวกับความปลอดภัยและมั่นคงไว้เช่นกัน

การสนับสนุน (Sponsorship) และกองทุนภาครัฐ (Public funding) การสนับสนุนและกองทุนภาครัฐหมายถึงการสนับสนุนทางการเงินเพิ่มเติมให้แก่งาน อีเวนต์ ซึ่งหน่วยงานการท่องเที่ยวหรือรัฐบาลกลางสามารถให้การสนับสนุนงานอีเวนต์ เพื่อให้ได้รับการประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับเเบรนด์ของตนเองในงานอีเวนต์ เช่น การใช้ป้าย สื่อภาพต่าง ๆ โฆษณา ฯลฯ โดยสัญญาระหว่างผู้จัดงานอีเวนต์และองค์กรที่ต้องการให้ ความสนับสนุนควรจัดทำ�ขึ้นอย่างชัดเจน รวมทั้งผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องมั่นใจว่าการ ประชาสัมพันธ์แบรนด์ของผู้สนับสนุนเป็นไปตามที่สัญญาได้ระบุไว้ การบริหารจัดการสิ่งแวดล้อมและสิ่งปฏิกูล ความเสี่ ย งที่ งานอี เวนต์ จ ะสร้ างปั ญ หาสิ่ ง แวดล้ อ มและผลิ ต สิ่ ง ปฏิ กู ล จำ � นวนมากได้ ถือเป็นสิ่งสำ�คัญสำ�หรับผู้คนและชุมชนท้องถิ่น โดยงานอีเวนต์อาจก่อให้เกิดผลกระทบ ขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ให้แก่ชุมชนโดยรอบ เช่น มลภาวะทางเสียง มลพิษต่าง ๆ จากวัสดุอุปกรณ์ที่ใช้งาน ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดทำ�การรีไซเคิลขยะ รวมทั้งอนุรักษ์น้ำ� และพลังงาน เพื่อช่วยลดปริมาณสิ่งปฏิกูลและความเสี่ยงที่มีต่อสิ่งแวดล้อมลง การขนส่ง การที่ผู้เข้าร่วมงานเดินทางมายังสถานที่จัดงานนับเป็นจุดเริ่มต้นขึ้นของข้อผูกพันทาง กายภาพต่องานอีเวนต์ ทัง้ ประเภทของการขนส่งและเวลาทีผ่ เู้ ข้าร่วมงานมาถึงงานอีเวนต์ ไม่ว่าจะเป็นประเภทการขนส่งที่จัดทำ�โดยภาครัฐหรือเอกชน ล้วนมีความสำ�คัญต่อ แผนงานด้านโลจิสติกส์ (Logistic) โดยรวม อาจกล่าวได้ว่า ระบบการขนส่งและระบบ โลจิสติกส์เป็นความประทับใจแรกของผูเ้ ข้าร่วมงาน และสามารถกลายเป็นความประทับใจ ที่คงอยู่ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อประสบการณ์โดยรวมของงานอีเวนต์ การจำ�หน่ายสินค้าและการจัดการบุคลากร (พนักงานรับจ้างและอาสาสมัคร) การจั ด ที ม เข้ า ทำ � งานถื อ เป็ น การตั ด สิ น ใจเชิ ง กลยุ ท ธ์ ที่ ผู้ จั ด งานอี เวนต์ ต้ อ งจั ด ทำ � ในส่วนของทรัพยากรบุคคล โดยผู้จัดงานอีเวนต์ต้องตัดสินใจว่าควรมีจำ�นวนพนักงาน รับจ้างหรืออาสาสมัครจำ�นวนเท่าไรจึงจะเพียงพอต่อการดำ�เนินงานอีเวนต์ และมีทักษะ หรือคุณสมบัติหรือประสบการณ์ของพนักงานรับจ้างหรืออาสาสมัครใดที่จำ�เป็น รวมทั้ง ควรมีการระบุว่ามีความต้องการพนักงานรับจ้างหรืออาสาสมัครที่ไหนและเมื่อไรบ้างใน งานอีเวนต์

ในส่วนที่ 2 และ 3 ของหนังสือเล่มนี้ จะมีการอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธี ที่แผนปฏิบัติงานหลักเหล่านี้ถูกนำ�มาใช้งาน

60

EVENT 101

การสร้างและการใช้ระบบควบคุม

เมื่อแผนปฏิบัติงานถูกนำ�มาปรับใช้ ผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องสร้างกลไกเพื่อให้ เกิดความมั่นใจว่า การทำ�งานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นสอดคล้องกับแผนงาน หรือมีการปรับเปลี่ยน ที่เหมาะสม ในกรณีที่ควรเปลี่ยนแปลงแผนงาน ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องมีระบบควบคุมเพื่อให้ สามารถติดตามและมั่นใจได้ว่าการปฏิบัติงานได้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และทรัพยากร โดยทรัพยากรที่มีอยู่ควรถูกใช้อย่างคุ้มค่าและมีประสิทธิผลสูงสุด นอกจากนี้ องค์กรที่ให้การ สนับสนุนทางการเงินยังจำ�เป็นต้องพิจารณางบประมาณของงานอีเวนต์ ก่อนทีอ่ งค์กรเหล่านัน้ จะตกลงให้การสนับสนุน

การควบคุมงบประมาณถือเป็นเครื่องมือสำ�คัญของระบบควบคุม ซึ่งใช้เพื่อควบคุม ดูแลต้นทุน ค่าใช้จ่าย และรายรับที่เกิดขึ้น การคาดการณ์งบประมาณและแผนงบประมาณ จะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์ควบคุมการดำ�เนินงานอีเวนต์ในช่วงเวลาที่กำ�หนดได้ โดยทั่ว ๆ ไป กระบวนการจัดทำ�งบประมาณในการบริหารจัดการงานอีเวนต์ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ งบประมาณหลัก (Master budget) ซึ่งเกี่ยวข้องกับต้นทุนและรายรับของงานอีเวนต์ โดยรวม และงบประมาณตามส่วนงาน (Functional budget) ซึ่งให้ความสำ�คัญกับต้นทุน และรายรับของแต่ละรายการในงานอีเวนต์ ยกตัวอย่างเช่น ในงานอีเวนต์ทางวัฒนธรรม งบ ประมาณการแสดงถือเป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณหลัก ในขณะที่งบประมาณสำ�หรับศิลปิน และอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการแสดงถือเป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณส่วนงาน

การจัดทำ�งบประมาณและระบบควบคุมงบประมาณจะช่วยผลักดันให้ทีมบริหาร จัดการงานอีเวนต์สามารถสร้างแผนงานที่เหมาะสม และช่วยให้จัดสรรทรัพยากรอย่างมี ประสิทธิผล (ลดการใช้ทรัพยากร) ทั้งยังมีประสิทธิภาพ (ใช้ทรัพยากรอย่างถูกต้อง)

ผู้จัดงานอีเวนต์ควรคำ�นวณส่วนประกอบของต้นทุน ราคา และจุดคุ้มทุน ตั้งแต่ ระยะเริ่มต้น และการคำ�นวณดังกล่าวควรขึ้นอยู่กับขนาดของงานอีเวนต์ที่เลือกไว้ในขั้นตอน ก่อนหน้า (ทางเลือกเชิงกลยุทธ์) นอกจากนี้ ยังควรใช้การวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน ดังต่อไปนี้ เพื่อระบุประสิทธิภาพหรือปัญหาต่าง ๆ ในการบริหารจัดการงานอีเวนต์ • การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน (Break-even analysis) = ต้นทุนคงที่รวม ÷ (ราคาต่อยูนิต - ต้นทุนผันแปรต่อยูนิต) • การวิเคราะห์สภาพคล่อง (Liquidity analysis) • อัตราส่วนทุนหมุนเวียน (Current ratio) = สินทรัพย์หมุนเวียน ÷ หนี้สินหมุนเวียน

• อัตราส่วนหมุนเวียนเร็ว (Acid test ratio or quick ratio) = (เงินสด + ลูกหนี้การค้า + เงินลงทุนระยะสั้น) ÷ หนี้สินหมุนเวียน หรือ = (สินทรัพย์หมุนเวียน - สินค้าคงเหลือ) ÷ หนี้สินหมุนเวียน • การวิเคราะห์ผลตอบแทนจากการลงทุน (Return on Investment: ROI) = (กำ�ไรสุทธิ x 100) ÷ สินทรัพย์ที่ลงทุนในธุรกิจ • การวิเคราะห์กระแสเงินสด (Cash flow analysis)

ในส่วนของการวิเคราะห์ลำ�ดับสุดท้าย ผู้จัดงานอีเวนต์มักจะทราบว่าเงินสดเป็น สิ่งจำ�เป็นต่อธุรกิจ โดยเฉพาะเมื่อต้องชำ�ระเงินตามใบแจ้งหนี้ ซึ่งการจัดทำ�งบประมาณจะ ช่วยในการตรวจสอบและคาดการณ์จำ�นวนเงินสดที่จำ�เป็นในการดำ�เนินงานอีเวนต์ได้ โดย ตัวแปรที่ช่วยจัดการเงินสดและกระแสเงินสดที่ดี ได้แก่ 1) การต่อรองเพื่อให้ได้เงินมัดจำ� ที่เพียงพอจากลูกค้าเจ้าของงาน 2) การติดตามลูกหนี้การค้าสำ�หรับเงินที่ลูกค้าค้างชำ�ระ 3) การต่อรองกับผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือบริการ (Supplier) เพื่อให้สามารถยืดเวลา การจ่ายเงินออกไปให้ยาวนานขึ้น 4) การค้นหาและพิจารณาเงินกู้หรือวงเงินสินเชื่อ

โดยสรุป กระบวนการควบคุมประกอบไปด้วยขั้นตอนหลักดังต่อไปนี้ • การจัดตั้งมาตรฐานการดำ�เนินการ หมายถึง งบประมาณ อัตราส่วนบ่งชี้ และ ไมล์สโตน (Milestone) • การระบุ ส ่ วนต่ า งจากมาตรฐานการดำ�เนิน การ โดยการเปรียบเทียบระหว่าง งบประมาณและการใช้จ่ายที่แท้จริง เนื่องจากการใช้จ่ายอาจมีการเปลี่ยนแปลงภาย หลัง ดังนั้น อัตราส่วนต่าง ๆ และไมล์สโตนจึงมีความสำ�คัญต่อการระบุปัญหาดังกล่าว • การแก้ไขส่วนต่าง เกี่ยวข้องกับการลดต้นทุน การหารายได้ให้มากขึ้นหรือเปลี่ยน ทรัพยากร

ท้ายที่สุด กลไกควบคุมควรระบุอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้จ่ายอะไร เมื่อไรและ อย่างไร ดังนั้น ในแต่ละส่วนของแผนงบประมาณจำ�เป็นต้องมีผู้มีหน้ารับผิดชอบซึ่งจัดตั้ง เป้าหมายอย่างชัดเจนว่าควรจะรับมือกับงบประมาณอย่างไรและเพื่ออะไร ยกตัวอย่างเช่น ถ้าส่วนงานการตลาดได้รับค่าใช้จ่ายเพื่อดึงดูดผู้เข้าร่วมงาน 500 คน ทางทีมงานส่วนงานการ ตลาดจำ�เป็นต้องจัดตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนว่าควรจะจ่ายเงินงบประมาณดังกล่าวเพื่อบรรลุ วัตถุประสงค์อย่างไร

แม้ว่ารายละเอียดที่อธิบายไปข้างต้นล้วนมุ่งเน้นไปที่ด้านการเงินของงานอีเวนต์ แต่ กระบวนการควบคุมในเรื่องการจัดตั้งมาตรฐานการปฏิบัติงาน การระบุสิ่งที่แตกต่างไปจาก มาตรฐานการปฏิบัติงาน และการแก้ไขสิ่งที่แตกต่างยังสามารถนำ�ไปใช้ในด้านอื่น ๆ ของงาน อีเวนต์ได้อีกด้วย 62

EVENT 101

การปิดงาน การประเมินผล เและการรายงานผล

เมื่องานอีเวนต์เสร็จสิ้นลง ผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องจัดทำ�กระบวนการปิดงาน ซึ่ง โดยปกติจะเสร็จสิ้นเร็วกว่าเวลาของการเริ่มงานอีเวนต์ ช่วงเวลานี้เป็นช่วงเวลาที่สมาชิก ทีมงานอีเวนต์เคลื่อนย้ายและแยกชิ้นส่วนของอุปกรณ์ที่ใช้งานระหว่างงานอีเวนต์ สาเหตุ ที่ระยะเวลาการปิดงานควรจะสั้นเนื่องจากอาจมีการใช้งานสถานที่จัดงานอีเวนต์สำ�หรับ วัตถุประสงค์อื่น เช่น มีงานอีเวนต์อื่นมาใช้ต่อ ในการปิดงาน ผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องมี รายการตรวจสอบสำ�หรับการปิดงานที่ช่วยให้สามารถปิดงานได้เร็วขึ้นและได้อย่างเหมาะสม โดยในบทที่ 11 และบทที่ 12 จะมีการอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมของการปิดงาน รวมถึงขั้น ตอนในการปิดงานทั้ง 3 ขั้นตอน ได้แก่ หน้าที่ในการบริหารจัดการ การปิดงานทางกายภาพ รวมทั้งการประเมินผลและการบันทึก

นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ยังมีหน้าที่ในการรวบรวมข้อมูลเพื่อประเมินผลผลลัพธ์ ของงานอีเวนต์ โดยวิธีการที่นิยมใช้คือ การประเมินวัดระดับความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมงาน อีเวนต์ ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์มักใช้การสำ�รวจความคิดเห็น ในขณะที่การวิเคราะห์ต้นทุนและ ประโยชน์ (Cost-benefit analyses) มักนำ�มาปรับใช้เพื่อการประเมินผลทางการเงิน นอก เหนือไปจากนี้ ข้อมูลต่าง ๆ ที่ใช้ในการประเมินผลงานอีเวนต์ยังรวมถึง งบประมาณงาน อีเวนต์ การตอบรับจากผู้เข้าร่มงาน บันทึกประวัติการปฏิบัติงานภายในที่จัดทำ�โดยสมาชิก ผู้จัดงานอีเวนต์และอาสาสมัคร การรับรู้และระดับของการเผยแพร่ข่าว ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เกี่ยวกับฝูงชนหรือสถานการณ์การจราจร และมุมมองจากชุมชนท้องถิ่น โดยรายละเอียด เพิ่มเติมเกี่ยวกับกิจกรรมการประเมินผลได้รับการอธิบายเพิ่มเติมในบทที่ 12 บทส่งท้าย

บทนี้ได้บรรยายเกี่ยวกับ “งานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์” และความจำ�เป็นในการสร้าง งานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ รวมถึงสาเหตุที่ควรรวมงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์เข้าไปเป็นส่วนหนึ่ง ของกลยุทธ์ขององค์กร นอกจากนี้ บทนี้ยังอธิบายถึงการวางแผนงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ และขั้นตอนของกระบวนการดังกล่าว อาจกล่าวได้ว่า บทนี้ทำ�หน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นของการ บริหารจัดการงานอีเวนต์เชิงกลยุทธ์ เนื่องจากบทนี้แนะนำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ดำ�เนินงาน อย่างมีประสิทธิภาพ จัดสรรและจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้แก่งานอีเวนต์อย่างคุ้มค่าและมี ประสิทธิภาพ รวมทั้งบรรลุจุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์

เนื่องจากกลยุทธ์เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเลือกสรรทางเลือกที่ถูกต้อง ผู้อ่านจึง ควรมั่นใจว่าทางเลือกของผู้อ่านเป็นทางเลือกที่ถูกต้อง และสามารถทำ�ให้บรรลุวัตถุประสงค์ ของงานอีเวนต์อย่างแท้จริง

กิจกรรมท้ายบท NISSAN JUKE บริษัทนิสสัน (Nissan) ต้องการแนะนำ�รถยนต์รุ่นใหม่คือรถยนต์ NISSAN JUKE เพื่อ ส่งเสริมและแสดงถึงภาพลักษณ์ของการขับขี่ในเมือง NISSAN JUKE ได้พัฒนาดีไซน์ ของรถ โดยเพิ่มเติมองค์ประกอบของความสปอร์ตที่เหนือชั้น และรูปลักษณ์ที่ดูดี โดย หวังว่ารถยนต์รุ่นนี้จะช่วยตอบสนองวิถีชีวิตของผู้ขับขี่ในเมือง NISSAN JUKE ถือเป็น รถรุ่นใหม่ที่ผสมผสานความเป็นสปอร์ต และมอบความรู้สึกโดดเด่น สนุกสนาน และมี ชีวิตชีวาให้แก่ผู้ขับขี่

บริ ษ ั ท นิ ส สั น ประเทศไทย (NISSAN Thailand) ต้องการจัดงานอีเวนต์เพื่อ ประชาสัมพันธ์รถยนต์รุ่นดังกล่าว ในสถานที่ที่ไม่ซ้ำ�ใคร แต่มีความน่าดึงดูดใจแก่คนเมือง ผู้ จัดงานอีเวนต์ได้นึกถึงพื้นที่จัดงานที่ผู้คนในเมืองจะมาเยี่ยมชมและเห็นว่าเข้ากับวิถีชีวิตของ พวกเขา ดังนั้น ความคิดที่จะจัดงานอีเวนต์ในศูนย์การค้าจึงเกิดขึ้น

ในการประกาศอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการเปิดตัว NISSAN JUKE หรือรถยนต์รุ่น ที่ผสมผสานความเป็นสปอร์ตรุ่นแรกในประเทศไทย ให้แก่สื่อมวลชนและสาธารณชนทั่วไป ผู้จัดงานอีเวนต์ตัดสินใจจัดงานขึ้นที่ศูนย์การค้า สยามพารากอน ในเดือนพฤศจิกายน พ.ศ.

2556 ระยะเวลาจัดงานคือ 5 วัน จากวันศุกร์ที่ 22 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556 ถึงวันอังคาร ที่ 26 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556 และเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการของบริษัทนิสสัน งาน อีเวนต์นี้จึงถือเป็นงานของผู้ผลิตรถยนต์ที่ใช้ลาน “แฟชัน ฮอลล์” ในศูนย์การค้าเพื่อเปิดตัว สินค้าเป็นครั้งแรก โดยจุดมุ่งหมายของงานอีเวนต์นี้คือเพื่อนำ�เสนอแนวคิดและลักษณะอัน โดดเด่นของรถยนต์ NISSAN JUKE ในทุก ๆ องค์ประกอบที่จัดขึ้นในงาน เพื่อสร้างการรับรู้ สู่สาธารณชน เพื่อให้ผู้คนกล่าวขานและบอกต่อความประทับใจที่มีต่องานเปิดตัวรถยนต์รุ่น NISSAN JUKE ซึ่งท้ายที่สุด จะสามารถสร้างโอกาสทางการขายที่เกิดจากความสนใจของ ผู้คนเกี่ยวกับสินค้าได้

บริษัทซีเอ็มโอ กรุ๊ป (CMO) ได้รับการว่าจ้างให้เป็นผู้จัดงานอีเวนต์สำ�หรับรถยนต์ NISSAN JUKE โดยทีมผู้จัดได้ร่วมกันจัดทำ�แผนงานและกิจกรรมต่าง ๆ โดยกิจกรรมภายใน งานประกอบด้วย 3 ส่วนหลักที่แตกต่างกันตามวัตถุประสงค์ ได้แก่ 1) ส่วนงานทีเซอร์ (TEASER) พรี-อีเวนต์ จัดขึ้นในช่วงวันศุกร์ที่ 22 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556 ถึงวันจันทร์ที่ 25 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556 มีจุดประสงค์เพื่อสร้างกระแสความสนใจและสร้างความ 64

EVENT 101

สนุกสนานแก่ผู้คน โดยจัดวางแลนด์มาร์ครูปกล่องสีดำ�ขนาด 3x3 เมตร เพื่อให้บุคคลทั่วไป มีส่วนร่วมกับงานอีเวนต์ ผู้คนสามารถเลือกเพลงบนกล่องดังกล่าว เมื่อเพลงถูกเลือก กลุ่ม นักแสดงจะออกมาเต้นรำ� โดยจุดมุ่งหมายของกิจกรรมนี้คือเพื่อให้เกิดการบอกต่องานอีเวนต์ ในโซเชียลมีเดีย (Viral) วันอังคารที่ 26 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556 จะเป็นช่วงเวลาของส่วน ที่สองคือการเปิดตัวต่อสื่อมวลชน งานนี้ประกอบไปด้วย กิจกรรม การกล่าวสุนทรพจน์ การนำ�เสนอสินค้า การเปิดตัวสินค้า และนิทรรศการ มีการตั้งเป้าหมายเพื่อรองรับผู้เข้าร่วม งานจำ�นวน 200 คน และในส่วนสุดท้ายหรือส่วนที่สามคือกิจกรรมภายหลังงานอีเวนต์ จะ เป็นการเปิดตัวเฉพาะต่อกลุ่มสื่อมวลชน (ประเภทไลฟ์สไตล์) ที่มีเป้าหมายรองรับผู้เข้าร่วม งานจำ�นวน 370 คน Activity 1 :

ให้ผู้ร่วมกิจกรรมวิเคราะห์ 5Ws (5 ‘W’s: WHO, WHAT, WHY, WHEN and WHERE) จาก ข้อมูลของงานอีเวนต์นี้ 5Ws WHO

WHAT

WHY

WHEN

WHERE

66

EVENT 101

Details

Activity 2 :

พิจารณาข้อมูลข้างต้น แล้วจัดทำ�พันธกิจ (Mission) และจุดประสงค์ (Objectives) ของงาน อีเวนต์ดังกล่าว

บทที่ 3

อีเวนต์ดี... มีดีไซน์ EVENT DESIGN

งานดนตรี Single Festival

บทที่ 3

อีเวนต์ดี...มีดีไซน์ EVENT DESIGN

ลองจินตนาการว่าในค่ำ�คืนหนึ่งบนโต๊ะรับประทานอาหาร ผู้อ่านได้เชิญเพื่อนสนิทมา สังสรรค์กัน เพื่อนคนหนึ่งเล่าว่าเธอได้ไปงานแต่งงานของญาติคนหนึ่งมา แล้วก็บรรยาย ว่าเป็นงานแต่งงานทีส่ ดุ แสนมหัศจรรย์ เพือ่ นอีกคนหนึง่ จึงเล่าถึงงานแต่งงานของน้องชาย ตนเองบ้าง ดูเหมือนว่าเพื่อน ๆ ทุกคนรวมถึงผู้อ่านจะให้ความสนใจเรื่องงานแต่งงานมาก และได้รว่ มกันแชร์ประสบการณ์ของตัวเอง งานแต่งงานจึงกลายเป็นหัวข้อการสนทนาหลัก ของคืนนั้น การสนทนาดำ�เนินไปเรื่อย ๆ พร้อมกับรอยยิ้มและเสียงหัวเราะ จนกระทั่ง มาถึงหัวข้อที่แลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันว่าอยากจะให้งานแต่งงานของตนเองออกมา เป็นอย่างไร หนึ่งในกลุ่มเพื่อนพูดขึ้นว่าเธออยากจะมีงานแต่งงานที่แตกต่างจากงาน แต่งงานอื่น ๆ และไม่ธรรมดา เธอจึงวางแผนว่าจะจ้างมืออาชีพมา “ออกแบบ” งาน แต่งงานของเธอ เพราะอยากให้ทุกคนรู้สึก “WOW!” กับงานแต่งงานของเธอ (จริง ๆ แล้วในกลุ่มเพื่อนก็ทราบกันว่าเธอแค่ชอบการ Show off) ผู้อ่านอาจเกิดความคิดขึ้นและ ถามตัวเองว่าทำ�ไมงานอีเวนต์ถึงต้องการ “การออกแบบ” ทำ�ไมจึงแค่วางแผนงานอีเวนต์ เท่านั้นไม่ได้ แล้วการออกแบบจะช่วยทำ�ให้งานอีเวนต์ออกมาดูดีขึ้นกว่าเดิมได้อย่างไร แล้วอะไรคือการออกแบบสำ�หรับงานอีเวนต์ สำ�หรับคำ�ถามเหล่านี้ ผู้อ่านคงไม่จำ�เป็นต้อง พิมพ์ถามกูเกิล (Google) เพราะผู้อ่านจะสามารถค้นพบคำ�ตอบได้จากคำ�อธิบายต่าง ๆ ในบทนี้...

3.1 การออกแบบ, งานอีเวนต์ และประสบการณ์เกี่ยวข้องกัน อย่างไร (How event design and experience are related)

งานอีเวนต์และการออกแบบ (Events and Design)

หลาย ๆ ครั้งเมื่อกล่าวถึงงานอีเวนต์และการออกแบบ คนทั่วไปอาจคิดว่าเป็นเรื่อง ของธีม การตกแต่ง อุปกรณ์ประกอบฉาก ฉากหลัง การจัดดอกไม้ อาหาร การจัดแสงและ เสียง อันที่จริงแล้วการออกแบบเพื่องานอีเวนต์ไม่ได้เป็นเพียงสิ่งที่เพิ่มเติมเข้ามาหรือเป็น ส่วนผสมพิเศษ จนทำ�ให้งานอีเวนต์กลายเป็นงานที่พิเศษขึ้นมา หากแต่เป็นส่วนผสมซึ่ง เป็นหัวใจหลักของความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์ Brown (2005) ให้นิยามการออกแบบ งานอีเวนต์ว่าเป็น “การสร้างสรรค์ การพัฒนาแนวความคิด และการออกแบบของงาน อีเวนต์ เพื่อทำ�ให้เกิดผลลัพธ์ที่มีความหมายและให้ความรู้สึกเชิงบวกต่อผู้เข้าร่วมงาน (ผู้เข้า 70

EVENT 101

ร่วมกิจกรรม และ/หรือผู้ชม) ให้ได้มากที่สุด” ผู้เชี่ยวชาญในการจัดงานอีเวนต์พบว่าหาก ปราศจากทรัพยากรที่เพิ่มเติมเข้ามา (การเงินหรือทรัพยากรอื่น ๆ ) การออกแบบจะช่วย ทำ�ให้การจัดงานอีเวนต์มีคุณภาพดีขึ้นกว่าเดิมได้ราว 10 เปอร์เซ็นต์ (Berridge, 2017) การ ออกแบบยังช่วยให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้สูงสุดในการจัดงานอีเวนต์ ในขณะ เดียวกัน ก็ช่วยขจัดอุปสรรคหรือลดผลกระทบที่ต้องการหลีกเลี่ยงในการจัดงานอีเวนต์ลงให้ เหลือน้อยที่สุด (เช่น สิ่งที่ก่อความรำ�คาญ การทำ�ลายสิ่งแวดล้อม เสียงรบกวน ฯลฯ) เมื่อนำ� การออกแบบมาใช้กับงานอีเวนต์จะทำ�ให้บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์สามารถ จดจำ�งานอีเวนต์ได้มากขึ้น และยังช่วยเพิ่มโอกาสให้งานอีเวนต์ประสบความสำ�เร็จ เนื่องจาก สามารถเพิ่มจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานและสร้างประสบการณ์ที่มีคุณภาพ (Richards, Marques & Mein, 2014) งานอีเวนต์และประสบการณ์ (Events and Experience)

ผู้ที่มาเข้าร่วมงานอีเวนต์อาจมาด้วยเหตุผลที่แตกต่างกัน บางคนต้องการจะหลบ ออกจากโลกของความเป็นจริง บางคนอาจอยากมีปฏิสัมพันธ์กับคนอื่น ๆ ในขณะที่บางคน อาจรู้สึกต้องการเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม (Sense their belonging to a large group) อาจ กล่าวได้ว่า ผู้ที่เข้ามาร่วมงานอีเวนต์ต้องการเติมเต็มความต้องการในการได้รับประสบการณ์ บางอย่างที่น่าจดจำ�และแตกต่าง ซึ่งไม่ได้เป็นประสบการณ์ที่เกิดขึ้นประจำ�ในชีวิตประจำ�วัน หรือเป็นเรื่องปกติธรรมดา ดังนั้น เมื่อกล่าวถึงการออกแบบงานอีเวนต์ ผู้เขียนหมายถึง การออกแบบประสบการณ์ให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน ประสบการณ์ดังกล่าวสามารถเป็นได้ทั้ง แง่บวกและแง่ลบ หรือเป็นสิ่งที่น่าพึงพอใจและไม่น่าพึงพอใจ ผู้จัดงานอีเวนต์ย่อมต้องการ สร้างสรรค์ประสบการณ์อันน่าจดจำ�และพยายามหลีกเลี่ยงประสบการณ์อันไม่พึงประสงค์ โดยประสบการณ์ที่ทำ�ให้ผู้คนรู้สึกว่ามีคุณค่าได้ถูกนักวิชาการจำ�แนกและอธิบายไว้ทั้งหมด 15 ประเภท (Diller et al., 2005) ดังแสดงในตารางที่ 3.1

ประสบการณ์ ที่ ไ ด้ ก ล่ า วถึ ง ในตารางทั้ ง หมดมี ผ ลลั พ ธ์ เ ป็ น ด้ า นบวกและเป็ น ประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจสำ�หรับผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ อย่างไรก็ตาม ผู้จัดงานอีเวนต์ จะต้ อ งพิ จ ารณาว่ า ประสบการณ์ ใ ดที่ ต้ อ งสร้ า งสรรค์ ขึ้ น มาเพื่ อ ให้ ง านอี เวนต์ มี ค วาม แตกต่าง เนื่องจากลักษณะเฉพาะของแต่ละงานก็แตกต่างกันออกไป ดังเช่น ตัวอย่างของ งานประกาศผลรางวัลออสการ์หรืออคาเดมีอวอร์ดส์ (http://oscar.go.com/) ที่ต้องการ สร้างประสบการณ์ของการประสบความสำ�เร็จ (Accomplishment) และความเป็นสังคม (Community) ในขณะที่เทศกาลเบิร์นนิงแมน (https://burningman.org) พยายามที่ สร้างความรู้สึกของความเป็นอิสระ (Freedom) สังคม (Community) ความคิดสร้างสรรค์ (Creation) และความประหลาดใจ (Wonder) ให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน

ประสบการณ์ การประสบความสำ�เร็จ (Accomplishment) ความงาม (Beauty) ความเป็นสังคม (Community) การสร้างสรรค์ (Creation) หน้าที่/ความรับผิดชอบ (Duty) การรู้แจ้ง (Enlightenment) ความอิสระ (Freedom) ความกลมกลืน (Harmony) ความยุติธรรม (Justice) ความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน (Oneness)

คำ�อธิบาย ความรู้สึกพึงพอใจในการประสบความสำ�เร็จในเป้าหมายที่ตั้งไว้และ การทำ�อะไรบางอย่างด้วยตัวเอง การชื่นชมยินดีในคุณภาพที่มอบความพึงพอใจให้กับอารมณ์หรือความรู้สึก การรู้สึกในการเป็นส่วนหนึ่งร่วมกับผู้อื่นที่อยู่รอบตัวเรา และความเชื่อมโยงกับคนอื่น ๆ การรับรู้ในขณะกำ�ลังลงมือสร้างอะไรบางอย่างที่เป็นสิ่งใหม่และเป็น ต้นแบบ และเป็นการสร้างผลงานที่ยั่งยืน การใช้ความมุ่งมั่นตั้งใจของตนเองเพื่อหน้าที่หรือความรับผิดชอบ ความเข้าใจที่กระจ่างชัดผ่านตรรกะและแรงบันดาลใจ การรับรู้ถึงการมีชีวิตที่ปราศจากข้อจำ�กัดที่ไม่เป็นที่ต้องการ ความสัมพันธ์ที่สมดุลและน่ารื่นรมย์ของส่วนต่าง ๆ ทั้งหมดไม่ว่าจะเป็น ในธรรมชาติ สังคม หรือบุคคล ความเชื่อมั่นในการปฏิบัติอย่างเที่ยงตรงและไม่มีอคติ การรับรู้ถึงความเป็นเอกภาพกับสิ่งรอบตัว

การกู้คืนกลับมา (Redemption)

การไถ่โทษหรือการปลดปล่อยจากความตกต่ำ� หรือความล้มเหลวในอดีต

ความมั่นคง/ปลอดภัย (Security)

การเป็นอิสระจากความกังวลถึงความสูญเสีย

ความจริง (Truth)

การยึดมั่นต่อความจริงใจและความซื่อสัตย์

การให้เหตุผล (Validation)

การยอมรับในตัวเองว่าเป็นบุคคลซึ่งมีค่าเพียงพอกับการได้รับความเคารพ

ความประหลาดใจ (Wonder)

ความตื่นตาตื่นใจในสิ่งที่ได้สร้างสรรค์ขึ้นที่เหนือจากความคาดหมาย ของคนทั่วไป

ตารางที่ 3.1 ประสบการณ์ 15 ประเภทที่ผู้คนรู้สึกว่ามีคุณค่า (นำ�มาจาก Diller et al., 2005)

3.2 การออกแบบประสบการณ์ในงานอีเวนต์ (Designing Event Experience)

“ฉันเรียนรู้ว่าผู้คนจะลืมในสิ่งที่คุณพูด ผู้คนจะลืมในสิ่งที่คุณทำ� แต่ผู้คนจะไม่ลืมว่าคุณเคยทำ�ให้พวกเขารู้สึกเช่นไร”

-- Maya Angelou

ไม่ว่าในงานอีเวนต์ใด ๆ ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมงานสามารถถูกสร้างขึ้นมาได้ใน หลายระยะของการจัดงานอีเวนต์ ซึ่ง Clawson (1963) ได้แนะนำ�ถึง 5 ระยะเวลาสำ�คัญของ งานอีเวนต์ที่ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมงานสามารถถูกสร้างขึ้น ได้แก่​่ 72

EVENT 101

(1) ระยะคาดหวัง (Anticipation) (2) ช่วงการเดินทางไปยังสถานที่จัดงาน (Travel to site) (3) ระหว่างร่วมกิจกรรมในงาน (On-site activity) (4) ช่วงการเดินทางกลับ (Return travel) (5) ระยะบันทึกความทรงจำ� (Recollection)

ขั้นตอนเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมงานได้ถูกสร้างขึ้นมาก่อน จะเดินทางไปถึงสถานที่จริงในการจัดงาน เช่นเดียวกันกับประสบการณ์หลังกลับจากงาน อีเวนต์ที่ยังถูกปรับหรือพัฒนาได้ เพราะประสบการณ์เหล่านี้ก่อตัวขึ้นมาในขั้นตอนที่แตกต่าง กัน และสามารถเปลี่ยนแปลงหรือปรับเปลี่ยนได้ตามกาลเวลาเมื่อถูกกระตุ้น

ดังนั้น ในการออกแบบในงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์จึงควรพิจารณาว่าจะสามารถ สร้างหรือปรับเปลี่ยนประสบการณ์ในแต่ละระยะเวลาของการจัดงานที่แตกต่างกันได้อย่างไร ซึ่งการออกแบบประสบการณ์ที่ดีควรเป็นการค่อย ๆ ทำ�ให้ความเข้มข้นทางความรู้สึกเพิ่มขึ้น เรื่อย ๆ ในแต่ละระยะเวลาไปจนถึงส่วนหรือเวลาที่สำ�คัญที่สุดของงานอีเวนต์ ลองจินตนาการ ว่า ถ้าผู้อ่านดูตัวอย่างภาพยนตร์แล้วรู้สึกว่ายอดเยี่ยมมาก เนื่องจากโปรดิวเซอร์ได้ออกแบบ ตัวอย่างภาพยนตร์ให้เกิดความรู้สึกหรือประสบการณ์เช่นนั้นแก่ผู้ชม ผู้อ่านจึงคาดหวังว่า ภาพยนตร์เรื่องนี้จะเป็นภาพยนต์เรื่องเยี่ยม และวางแผนว่าหากภาพยนตร์เรื่องนี้เข้าฉาย เมื่อไรจะไปชมภาพยนตร์ ณ โรงภาพยนตร์ แต่เมื่อผู้อ่านได้ชมภาพยนตร์เรื่องเดียวกันนี้ เรียบร้อยแล้วกลับรู้สึกว่าตัวอย่างภาพยนตร์ทำ�ออกมาได้ดีกว่าตัวภาพยนตร์ จึงเกิดความ รู้สึกหรือประสบการณ์จากการรับชมภาพยนต์เรื่องนี้ว่าไม่สนุกเท่าที่คาดหวังไว้จากตัวอย่าง ภาพยนตร์ เนื่องจากประสบการณ์จากการชมตัวอย่างภาพยนตร์ให้ความรู้สึกที่ยอดเยี่ยม มากกว่าตัวภาพยนตร์จริงที่ได้ชมภายหลัง

อาจถือได้ว่าการออกแบบประสบการณ์คือการคิดถึง “การเดินทาง” ของผู้เข้าชม งาน เหมือนกับการเล่าเรื่องว่าคุณอยากให้ประสบการณ์ออกมาเป็นอย่างไร ผู้จัดงานอีเวนต์ หรือนักออกแบบงานอีเวนต์จะพยายามสร้างสรรค์ประสบการณ์ให้กับผู้เข้าร่วมงานตั้งแต่ เริ่มต้นไปกระทั่งจบงาน หรือจะเรียกได้ว่าตั้งแต่ก่อนเริ่มงานไปจนถึงไคลแมกซ์ (Climax) ของงาน รวมถึงหลังจากงานจบลงไปแล้ว ในบทนี้เราจะมุ่งเน้นไปที่ประสบการณ์ที่ได้รับ ภายในงาน ก่อนที่นักออกแบบจะเริ่มออกแบบประสบการณ์ของงานอีเวนต์ให้แก่ผู้เข้าร่วม งาน พวกเขาจำ�เป็นต้องทราบถึงวัตถุประสงค์ที่แท้จริงในการจัดงานอีเวนต์เสียก่อน หรือจะใช้ คอนเซ็ปต์ “5W” เพื่อตั้งห้าคำ�ถามว่า “ใคร อะไร ทำ�ไม เมื่อไร และที่ไหน” (Who, What, Why, When and Where) เพื่อประเมินหาความต้องการในการจัดงานอีเวนต์และกำ�หนด ทิศทางในการจัดงานอีเวนต์ดังที่ได้กล่าวไปแล้วในบทก่อนหน้านี้

Terror

Am

az

Lo a

em

t

Su

om

Sad

Sadness Pensiveness

nes s+ Rem Disg ust ors e

รูปภาพที่ 3.1 วงล้อแห่งอารมณ์ของพลูทชิค (Plutchik’s Wheel of Emotions)

ra st

i

D

n

io

ct

t

re d

en

rp ris

Grief

Su r Aw prise e

th in g

Rage

r+

n at io ip tic An

Anger

Annoyance

e

Fea

te re st In

tici p Ag ation res +A siv e ne n ge r ss

An

nc

st

Apprehension

la

r Fea st + sion Tru is bm

gi

n tio tra s i in m Ad

Su

Ecstacy

Vi

Fear

Bo

Ac ce pt an ce

Tr u

us

EVENT 101

Serenity

sg

74

+T r Lov ust e

Di

การออกแบบเชิงอารมณ์ (Emotional Design)

อารมณ์เป็นความรู้สึกที่เราประสบและเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ ผู้คน และสิ่งต่าง ๆ เช่น สภาพแวดล้อม ผลิตภัณฑ์ การบริการ ในงานอีเวนต์ อารมณ์สามารถพัฒนาขึ้นมาจาก

er Ang t+ gus mpt te Con

3.4 การออกแบบประสบการณ์หลัก (Key Designs of Experience)

Joy

Joy

Dis

ไม่ว่าในงานอีเวนต์ใด ๆ การออกแบบประสบการณ์คือความมุ่งมั่นในการสร้างสรรค์ สภาพแวดล้อมของงานอีเวนต์ให้มีเอกลักษณ์พิเศษซึ่งแตกต่างไปจากกิจกรรมทั่วไปที่ทำ�อยู่ เป็นประจำ� วัตถุประสงค์ของการจัดงานอีเวนต์จะมีความแตกต่างกันไป เช่น บางงานอีเวนต์ ต้องการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ในขณะที่บางงานอีเวนต์มุ่งหวังจะเข้าถึงกลุ่ม เป้าหมายใหญ่อย่างตลาดมวลชน ซึ่งความแตกต่างของวัตถุประสงค์นั้นขึ้นอยู่กับขนาดและ ประเภทของงานอีเวนต์ ยกตัวอย่างเช่น การจัดนิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” (http://yensiraphrophraboriban.com) มีเป้าหมายเป็นกลุ่มคนจำ�นวนมาก ซึ่งมากราบ ถวายบังคมพระบรมศพพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช ในขณะที่งาน เลี้ยงฉลองวันเกิดของคนดังที่เป็นเซเลบริตี้อาจมีเพียงเพื่อนสนิทและบุคคลในครอบครัว มาร่วมงาน การออกแบบประสบการณ์จำ�เป็นต้องคำ�นึงถึงการสร้างสรรค์สภาพแวดล้อมที่ ช่วยสร้างอารมณ์ความรู้สึกหรือคุณค่าที่เป็นที่ปรารถนาของทั้งเจ้าของงานและผู้ร่วมงาน อีเวนต์ ในการสร้างสภาพแวดล้อมของงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องใช้การจัดการที่ใช้ ความรู้จากหลายสาขาเพื่อสร้างสรรค์สภาพแวดล้อมของการให้บริการและประสบการณ์ที่ หลากหลาย (เช่น รสชาติ กลิ่น เสียง ฯลฯ)

การออกแบบงานอี เวนต์ เริ่ ม ต้ น จากความเข้ า ใจในวั ต ถุ ป ระสงค์ ข องการจั ด งาน อีเวนต์แต่ละงาน จากนั้นผู้จัดงานอีเวนต์จะพัฒนาแนวความคิดในการจัดงานอีเวนต์จาก วัตถุประสงค์ในการจัดงาน แล้วจึงแปลงแนวความคิดนั้นให้กลายเป็น Key Message (ข้อความหลักที่ต้องการสื่อสารในงานอีเวนต์) และ Key Visual (กราฟฟิคกลางที่ใช้ เป็นไกด์ในการออกแบบงานในส่วนต่าง ๆ ) ของงานอีเวนต์ บางครั้งลูกค้าอาจจะจัดทำ� Key Message และ Key Visual สำ�หรับงานอีเวนต์ไว้เรียบร้อยแล้วเนื่องจากเป็น ภาพลักษณ์หรือกลยุทธ์ขององค์กรที่ใช้ในการส่งเสริมแบรนด์หรือสินค้า ในส่วนต่อไป ผู้เขียนจะกล่าวถึงส่วนของการออกแบบที่สำ�คัญในการออกแบบประสบการณ์พร้อมทั้ง ตัวอย่างประกอบ

st

re Inte ty + sm i n e i Ser tim Op

e

3.3 การออกแบบประสบการณ์และการนำ�ไปใช้ในการบริหารจัดการ งานอีเวนต์ (Experience Design and Its Applicability to Event Management)

s

es adn + S al e s rov pri Sur isapp D

สภาพแวดล้อมและกิจกรรมของงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการเดินเข้างาน การมีปฏิสัมพันธ์กับ ศิลปิน และการมีส่วนร่วมกับกิจกรรมต่าง ๆ การออกแบบอารมณ์นั้นไม่ใช่การออกแบบ ตัวอารมณ์เองแต่เป็น “การออกแบบองค์ประกอบต่าง ๆ ของงานอีเวนต์เพื่อทำ�ให้เกิดอารมณ์ ความรู้สึกตามที่ต้องการและตั้งใจไว้” นักออกแบบงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องตัดสินใจและ สร้างสรรค์เพื่อให้เกิดอารมณ์ความรู้สึกตามที่คาดหวัง มนุษย์สามารถมีอารมณ์ได้หลากหลาย และอาจทำ � ให้ ร ะบุ อ ารมณ์ ข องมนุ ษ ย์ ไ ด้ อ ย่ า งยากลำ � บากในระหว่ า งที่ ทำ � การออกแบบ เชิงอารมณ์ วงล้อแห่งอารมณ์ของพลูทชิค (Plutchik’s Wheel of Emotions) ระบุถึง 8 อารมณ์พื้นฐานของมนุษย์ ซึ่งมีทั้งอารมณ์โกรธ (Anger) อารมณ์กลัว (Fear) อารมณ์เศร้า (Sadness) อารมณ์ขยะแขยง (Disgust) อารมณ์ประหลาดใจ (Surprise) อารมณ์คาดหวัง (Anticipant) อารมณ์ไว้วางใจ (Trust) และอารมณ์สนุกสนานรื่นเริง (Joy) (ดูรูปภาพที่ 3.1)

นักออกแบบงานอีเวนต์ต้องตระหนักว่าอารมณ์หนึ่ง ๆ สามารถผสมผสานกับอีก หนึ่งอารมณ์ได้ ซึ่งจะทำ�ให้เกิดเป็นอารมณ์ที่แตกต่างออกไปได้ ดังที่แสดงในรูปภาพที่ 3.1 ตัวอย่างเช่น เมื่ออารมณ์แจ่มใส (Serenity) ผสมรวมกับอารมณ์สนใจ (Interest) จะกลาย

เป็นการกระตุ้นให้เกิดอารมณ์ของการมองในแง่ดี (Optimism) ซึ่งขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ ในการจัดงานอีเวนต์ นักออกแบบงานอีเวนต์อาจเริ่มด้วยการจำ�แนกอารมณ์ที่ต้องการให้ ผู้เข้าร่วมงานได้รับ ขณะเดียวกันนั้นก็ควรตระหนักถึงอารมณ์ที่ผู้เข้าร่วมงานไม่ต้องการที่อาจ เกิดขึ้นได้ และทำ�การออกแบบเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างประสบการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ให้แก่ ผู้ร่วมงาน

นักออกแบบงานอีเวนต์สามารถใช้ข้อมูลจากวงล้อนี้ในการสร้างสรรค์บริบทและอาจ ใช้เทคนิคเพื่อช่วยสร้างอารมณ์ โดยเทคนิคต่าง ๆ ที่ช่วยสร้างความเข้มข้นทางอารมณ์ให้กับ งานอีเวนต์ได้ เช่น การสร้างเรื่องราว ธีม การสร้างหรือการทำ�ให้เห็นภาพ การใช้สัญลักษณ์ (Symbol) การใช้ดนตรี การใช้สัญรูป (Icon) การใช้การปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน ฯลฯ

ยกตัวอย่างเช่น การใช้ดนตรีในงานอีเวนต์ อย่างที่ทราบกันว่าดนตรีถูกสร้างสรรค์ ขึน้ มาเพือ่ ส่งผลต่อความรูส้ กึ ของมนุษย์ ดนตรีถกู นำ�มาใช้ในการสร้างอารมณ์รว่ มในงานอีเวนต์ เช่นกัน ผู้อ่านอาจทดลองจินตนาการภาพในงานแต่งงาน โดยนึกภาพตามผู้เขียนว่านักจัดงาน แต่งงานได้ส่งสัญญาณให้ผู้ที่มาร่วมงานเบาเสียงลง หลังจากนั้นเพลง “Canon in D” ซึ่งประพันธ์โดย Johann Pachelbel ก็เริ่มบรรเลงเพื่อสร้างอารมณ์ร่วมให้แก่ผู้ร่วมงาน ทั้งหมด โดยเฉพาะกับเจ้าบ่าวที่เมื่อได้เห็นเจ้าสาวแสนสวยในชุดกระโปรงยาวสีขาว ปรากฎตัวขึ้นที่ประตูโบสถ์และเดินมาตามทางเดินยาวเพื่อมาพบกัน อีกตัวอย่างหนึ่ง ในการใช้เทคนิคคือการใช้ธีมเพื่อเป็นสร้างความรู้สึก ‘ดี๊ด๊า’ (Ecstasy) ให้งานอีเวนต์ที่มี แนวความคิดเรื่อง ‘Sneaker Dance Party’ (ปาร์ตี้เต้นรำ�ที่ใส่รองเท้าผ้าใบ) นอกจากนี้ นักออกแบบงานอีเวนต์อาจเลือกธีมดนตรีที่เหมาะสม เช่น แนวฮิปฮอป (Hip-Hop) แนว โอลด์สคูล (Old school) แนวคันทรี (Country) แนวเออแบ็น (Urban) เพื่อสร้างอารมณ์ ที่ต้องการได้เช่นกัน การออกแบบสภาพแวดล้อม (Environmental Design)

การออกแบบสภาพแวดล้อมเป็นการสร้างทางเลือกในการออกแบบสภาพแวดล้อม ทางกายภาพซึ่งมักเกี่ยวข้องกับสถาปัตยกรรม ภูมิทัศน์ และการตกแต่งภายใน เนื่องจาก สภาพแวดล้อมทางกายภาพส่งผลต่อประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ การออกแบบ สภาพแวดล้อมทางกายภาพจึงเป็นสิ่งจำ�เป็นสำ�หรับการสร้างบรรยากาศในอุดมคติ ตัวอย่าง เช่น ถ้าผู้อ่านเดินผ่านประตูเข้าไปในงานแล้วพบกับพื้นที่ขนาดใหญ่ที่มีเพดานสูงซึ่งประดับ ตกแต่งด้วยโคมไฟระย้าคริสตัล ผู้อ่านจะมีการรับรู้พื้นที่ (Space) และสภาพแวดล้อมทาง กายภาพนี้ต่างไปจากอุโมงค์แคบ ๆ ที่ค่อนข้างมืดและมีเพียงแสงสว่างเล็กน้อยจากเทียน ไม่กี่เล่ม

76

EVENT 101

นักออกแบบงานอีเวนต์ต้องคำ�นึงถึงปฏิกิริยาตอบรับของผู้เข้าร่วมงานที่มีต่อสภาพ แวดล้อมทางกายภาพในงานอีเวนต์ และยังจำ�เป็นต้องพิจารณาเส้นทางภายในพื้นที่จัดงาน ที่ผู้เข้าร่วมงานจะใช้ (ผู้เข้าร่วมงานประเภทใดใช้เส้นทางใดและต้องผ่านส่วนใดของงานบ้าง) ซึ่งหมายถึงความมีประสิทธิภาพในการวางแผนผังงานอีเวนต์ (Floor plan) หลังจากเลือก สถานที่จัดงานได้แล้ว นักออกแบบงานอีเวนต์สามารถเริ่มออกแบบวางผังงานอีเวนต์ให้มี ความเหมาะสมกับพื้นที่ได้ ในบางครั้ง ลูกค้าที่เป็นเจ้าของงานอีเวนต์อาจต้องการให้จัดงาน ในสถานที่ที่แหวกแนว เนื่องจากพวกเขาต้องการให้งานอีเวนต์ของตนเองมีความแตกต่าง น่าประทับใจ และรู้สึก “WOW” มากยิ่งขึ้น สถานที่จัดงานอีเวนต์ที่แหวกแนว เช่น โกดัง เก็บสินค้า พิพิธภัณฑ์ อาคารร้าง ถ้ำ� ปราสาท เครื่องบิน ฯลฯ หากถามว่า สถานที่ซึ่งแปลก แหวกแนวใดบ้างที่ใช้จัดงานอีเวนต์ได้นั้น คำ�ตอบคงขึ้นอยู่กับจินตนาการและความคิด สร้างสรรค์ของนักออกแบบงานอีเวนต์นั่นเอง ทั้งยังต้องขึ้นอยู่กับงบประมาณของลูกค้าด้วย

ในการนำ�เสนองานออกแบบให้กับลูกค้า ผู้จัดงานอีเวนต์ควรนำ�เสนอด้วยภาพ จำ�ลองของงาน ซึ่งส่วนมากจะเป็นภาพเสมือนจริงที่วาดขึ้นด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Computer-aided design [CAD] plan) ภาพเสมือนจริงของงานแสดงให้เห็นถึงความ เกี่ยวข้องกันของพื้นที่ภายในงาน ตำ�แหน่งของสิ่งก่อสร้าง พื้นที่สำ�หรับกิจกรรมต่าง ๆ รวม ถึงทางเข้าและทางออกของงาน จะช่วยให้ลูกค้าจินตนาการภาพของงานอีเวนต์ในวันงาน จริงได้ ซึ่งประกอบไปด้วยงานอีเวนต์ที่ผู้ร่วมงานจะมองเห็น และเส้นทางที่ผู้เข้าร่วมงาน อาจใช้ ทว่าการนำ�เสนอขึ้นอยู่กับงบประมาณของลูกค้าและความจำ�เป็นด้วยว่าต้องนำ�เสนอ ภาพกราฟิก 3 มิติของสิ่งก่อสร้างในงานอีเวนต์นั้นหรือไม่​่ การออกแบบทางประสาทสัมผัส (Sensorial Design)

การออกแบบทางประสาทสัมผัสคือการออกแบบที่มุ่งเน้นเกี่ยวกับประสบการณ์ ที่ได้รับผ่านประสาทสัมผัสหรือการรับรู้ทางกายภาพทั้งห้า (การมองเห็น การได้ยิน การ ได้กลิ่น การรับรส และการสัมผัส) นักออกแบบงานอีเวนต์ควรคำ�นึงว่ามีปัจจัยอะไรบ้าง ที่สามารถเชื่อมต่อกับประสาทสัมผัสทั้งห้าของผู้เข้าร่วมงานบ้าง Ramsborg (2015) กล่าวไว้ว่าการเชื่อมต่อระหว่างประสาทสัมผัสทั้งห้ากับอารมณ์ของผู้เข้าร่วมอีเวนต์นั้น เป็น ตัวประกอบสำ�คัญในการสร้างประสบการณ์ที่มีความหมายและเป็นที่น่าจดจำ�สำ�หรับผู้เข้า ร่วมงาน เพราะฉะนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรคำ�นึงถึงผลที่ตามมาขององค์ประกอบต่าง ๆ เพราะ สิ่งเหล่านี้ล้วนมีผลต่อประสาทสัมผัสทั้งห้าของผู้เข้าร่วมงาน และมุมมองของผู้เข้าร่วมงาน อีเวนต์ต่องานอีเวนต์ดังกล่าว โดยองค์ประกอบทางการออกแบบอื่น ๆ ที่นอกเหนือไปจาก พื้นที่ว่าง (Space) ซึ่งสามารถกระตุ้นประสาทสัทผัสต่าง ๆ และส่งผลต่อประสบการณ์ของ ผู้เข้าร่วมงาน ได้แก่ สี แสง ดนตรี ซึ่งองค์ประกอบที่กล่าวมานี้ถือเป็นเทคนิคสำ�คัญในการ จัดงานอีเวนต์

รูปภาพที่ 3.3 งาน “คิดไม่ซ้ำ� ทำ�ให้สุด” (Re-invent Bangkok) เมื่อวันที่ 19 ธันวาคม พ.ศ. 2556 ที่บริเวณ ทางรถไฟยกระดับหรือ โครงการโฮปเวลล์

รูปภาพที่ 3.2 ตัวอย่างของแผนผังงานและภาพจำ�ลองสามมิติ ของงาน สงกรานต์ เมษาผ้าขาวม้า สยามสนุก 2018

“สี” ส่งผลกระทบต่อผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ทั้งทางด้านจิตใจ (อารมณ์) และทาง สรีรวิทยา (การเปลี่ยนแปลงทางร่างกาย) ในการถ่ายภาพมีหลักการที่เรียกว่า มวลภาพ (Visual mass) ซึ่งอธิบายได้ว่าองค์ประกอบของภาพบางส่วนจะดึงดูดสายตามากกว่า องค์ประกอบส่วนอื่น ๆ นอกจากนี้ รูปทรงที่แตกต่างกัน โทนสีอ่อน กลุ่มสีร้อน และสีสันที่ สดใสล้วนเป็นที่ดึงดูดสายตาของผู้คน ส่วนวิธีการจัดองค์ประกอบให้โดดเด่นนั้น ทำ�ได้โดย การเล่นกับโทนสี เช่น การใช้โทนสีอ่อนหรือกลุ่มสีร้อน และใช้สีสันสดใสกับวัตถุที่ต้องการจะ โฟกัส ซึ่งจะทำ�ให้ดูโดดเด่นมากขึ้น โดยฉากหลังควรเลือกใช้สีเข้ม เช่น กลุ่มสีเย็น สีกลาง ๆ หรือสีตุ่น (เช่น โทนสีเทา โทนสีเขียว สีเอิร์ธโทน ฯลฯ) ที่ตัดกับตัววัตถุ เทคนิคนี้จะช่วยให้ วัตถุโดดเด่นขึ้นมา ในทางตรงกันข้าม ถ้าใช้โทนสีอ่อนหรือสีสันที่สดใสเป็นฉากหลังก็จะทำ�ให้ ผู้ชมรู้สึกไขว้เขวและเป็นการดึงความสนใจออกไปจากวัตถุ ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถนำ� 78

EVENT 101

หลั ก การนี้ ไ ปปรั บ ใช้ กั บ การออกแบบภาพโปสเตอร์ ห รื อ การออกแบบที่ เ กี่ ย วข้ อ งกั บ ทัศนียภาพต่าง ๆ ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่นในงานเปิดตัวรถยนต์รุ่นใหม่ นักออกแบบต้องการ ให้รถยนต์เป็นจุดสนใจของงาน จึงอาจเลือกนำ�เสนอรถยนต์ที่โชว์ในงานด้วยสีแดง เนื่องจาก สีแดงเป็นสีที่มีพลังรุนแรงและดึงดูดสายตาของผู้เข้าร่วมงาน

“แสง” สามารถสร้างอารมณ์ได้เช่นกัน ดังเช่นในเวลาที่ผู้อ่านกำ�ลังรับประทานอาหาร ่ มื้อคำ�อย่างโรแมนติกใต้แสงเทียน นอกจากนี้ แสงยังมีผลกระทบต่อระดับความสนใจเพราะ แสงสามารถดึงดูดความสนใจได้ คล้ายคลึงกับเวลาที่นักแสดงในโรงละครที่ถูกไฟ Spotlight ส่องบนเวที ทำ�ให้เป็นเป้าสายตาท่ามกลางแสงสลัวของโรงละคร อันที่จริง แสงถูกนำ�มาใช้ ในงานอีเวนต์เป็นเวลานานหลายพันปีแล้ว เริ่มตั้งแต่แสงธรรมชาติอย่างแสงอาทิตย์ ตามมา ด้วยการก่อกองไฟ กระทั่งเกิดการประดิษฐ์แสงไฟฟ้า ในปัจจุบันเทคโนโลยีและเทคนิค การใช้แสงมีการพัฒนามากขึ้น เช่น เครื่องทำ�เอฟเฟกต์ Gobo motion effect light แสง อินเตอร์แอคทีฟ (Interactive light) บันไดติดไฟ LED ผ้าคาดโต๊ะติดไฟ LED ที่เป็น เส้นใยแก้วนำ�แสง (Fiber optic table runner) เทคนิคเหล่านี้ถูกนำ�มาสร้างประสบการณ์ ที ่ ม ี ค ุ ณ ค่ า ให้ แ ก่ ผ ู ้ เข้ า ชมงานผ่ า นการมองเห็ น นอกจากนี ้ การฉายภาพโพรเจกชั น (Projection mapping หรือ Video mapping) ก็เป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ใช้กันอย่าง แพร่หลายในการสร้างความประทับใจและเปลี่ยนสภาพแวดล้อมให้กลายเป็นสิ่งใด ๆ ตาม ภาพที่ฉายลงไปบนพื้นผิวนั้น เทคโนโลยีนี้สามารถเปลี่ยนสิ่งก่อสร้างที่ถูกทิ้งร้างให้กลายเป็น สถานที่จัดงานที่มีรสนิยมซึ่งเหมาะสมกับการจัดงานปาร์ตี้ขนาดใหญ่ ดังเช่น งาน “คิดไม่ซ้ำ� ทำ�ให้สุด” (Re-Invent Bangkok) ที่เนรมิตซากตอม่อรถไฟฟ้าโครงการโฮปเวลล์ให้กลายเป็น งานปาร์ตี้ล้ำ�สมัยได้ (ดูรูปภาพที่ 3.3)

นอกจากเสียงประกอบ (Sound effects) และเสียงพูด (Vocals) แล้ว “ดนตรี” ก็ สามารถสร้างผลกระทบในด้านบวกต่องานอีเวนต์ได้เช่นกัน แต่อาจไม่สามารถนำ�ไปใช้ได้กับ ทุกกรณี ผลกระทบด้านบวกของดนตรีที่กล่าวมานั้นหมายถึงดนตรีที่สามารถกระตุ้นความ รู้สึก ช่วยทำ�ให้มีความจำ�ที่ดีขึ้น ดึงดูดความสนใจได้ รวมถึงสร้างประสบการณ์และการมี ส่วนร่วมระหว่างผู้เข้าร่วมงานทั้งหมดผ่านโสตสัมผัส (การได้ยิน) การเลือกดนตรีที่เหมาะสม กับงานอีเวนต์จะช่วยสร้างผลลัพธ์ในแง่บวก ในทางกลับกัน หากเลือกประเภทของดนตรีผิด หรือใช้เพลงที่เสียงดังเกินไป อาจก่อให้เกิดความสับสนหรือสร้างความรำ�คาญให้ผู้เข้าร่วมงาน อีเวนต์ได้ ยกตัวอย่างเช่น หากผู้จัดงานอีเวนต์ต้องการให้ผู้เข้าร่วมงานเกิดความตื่นเต้น ก็ควร เลือกดนตรีประเภททีใ่ ห้ความรูส้ กึ คึกคักกระฉับกระเฉงแทนการเปิดเพลงช้า ๆ แนวผ่อนคลาย

เนื่องจากสี แสง และดนตรีสามารถออกแบบได้ ดังนั้น สิ่งที่มองเห็นและสิ่งที่ได้ยิน จึงถือเป็นองค์ประกอบของประสบการณ์ที่สามารถออกแบบได้ ซึ่งรวมไปถึงประสาทสัมผัส อื่น ๆ ของมนุษย์ (การได้กลิ่น การรับรส และการสัมผัส) ตัวอย่างที่น่าสนใจคือการออก แคมเปญ “วิทยุมีกลิ่น” ของ ดังกิ้น โดนัท (ดูคลิปวิดีโอได้ที่ https://www.youtube.com/ watch?v=V2tP-FAn6u8) ระหว่างการออกแคมเปญนี้ ดังกิ้น โดนัท ได้ใช้เทคโนโลยีของ กลิ่นและเทคโนโลยีการจดจำ�เสียงเพื่อให้มีการฉีดพ่นกลิ่นของกาแฟออกมาระหว่างที่มี การโฆษณาบนรถเมล์ ทำ�ให้ประชาชนที่อยู่บนรถเมล์ได้กลิ่น ทั้งยังได้ยินเสียงโฆษณาและ เสียงดนตรี ในขณะเดียวกันก็เห็นภาพของโฆษณาระหว่างการเดินทางไปทำ�งาน ผลลัพธ์ ของแคมเปญนี้คือการรับรู้ถึงกาแฟของดังกิ้น โดนัท และยอดขายกาแฟของดังกิ้น โดนัทที่ เพิ่มขึ้น โดยเฉพาะสาขาที่อยู่ใกล้กับป้ายรถเมล์ อาจกล่าวได้ว่า การออกแบบทางประสาท สัมผัสจะช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้น และประสบการณ์จะดียิ่งขึ้นไปอีกเมื่อมีการพิจารณา และผสมผสานการรับรู้ทางกายภาพทั้งหมดเข้าด้วยกันในการออกแบบ ผู้อ่านอาจทดลอง จินตนาการว่ากำ�ลังอยู่ในงานเต้นรำ�ที่มีแสงไฟสวยงาม พื้นที่จัดงานขนาดใหญ่ การตกแต่ง ที่หรูหรา ดนตรีคลาสสิกที่กำ�ลังบรรเลงโดยวงดนตรีเครื่องสาย กลิ่นหอมของดอกไม้อ่อน ๆ ภาชนะเครื่องเงินส่องแสงแวววาว และส่งท้ายด้วยแชมเปญราคาแพงรสชาติดี การที่ผู้จัดงาน สามารถรวมปัจจัยที่ดึงดูดประสาทสัมผัสทั้งห้าของผู้เข้าร่วมงานได้อย่างเต็มที่ในเชิงบวก เป็นการการันตีส่วนหนึ่งแล้วว่างานอีเวนต์นั้นจะเต็มไปด้วยประสบการณ์ที่น่าประทับใจ และ เป็นที่จดจำ� การออกแบบปฏิสัมพันธ์ (Interaction Design)

การออกแบบปฏิสัมพันธ์คือการสร้างประสบการณ์ในการปฏิสัมพันธ์ให้แก่ผู้เข้าร่วม งานอีเวนต์ ซึ่งประสบการณ์ในการมีปฏิสัมพันธ์ไม่ได้เกิดขึ้นระหว่างบุคคลกับบุคคลเท่านั้น (เช่น ผู้เข้าร่วมงาน พิธีกร นักแสดง ฯลฯ) แต่สิ่งที่สามารถมีปฏิสัมพันธ์ด้วยได้ (Interactor) ยังรวมไปถึงผลิตภัณฑ์ ตัวอย่างสินค้า หุ่นยนต์ เทคโนโลยีปฏิสัมพันธ์ (Interactive 80

EVENT 101

รูปภาพที่ 3.4 เทคโนโลยีการสร้างม่านหมอกเพื่อเป็นฉากของ การฉายภาพจากเครื่องโปรเจคเตอร์ ซึ่งเป็นการ สร้างประสบการณ์ผ่านทางสายตาและการสัมผัส ภายในงาน AREA 56 ที่จัดขึ้นในปีค.ศ. 2017

technologies) ฯลฯ เทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่ถูกพัฒนาขึ้นช่วยให้นักออกแบบงานอีเวนต์ สร้างสรรค์ประสบการณ์ของการมีปฏิสัมพันธ์ได้หลากหลายมากยิ่งขึ้น ผู้อ่านอาจชมตัวอย่าง ของการใช้เทคโนโลยีเพื่อการมีปฏิสัมพันธ์ในงานอีเวนต์ของ ทีมแล็บไอส์แลนด์ (TeamLab IsLand) (https://island.team-lab.com/en/) อาทิ โปรเจกต์เมืองแห่งการวาด (Sketch Town) (https://island.team-lab.com/en/attraction/sketch_town) และโปรเจกต์ การเล่นตังเตเพื่อเป็นอัจฉริยะ (Hopscotch for Geniuses) (https://island.team-lab. com/en/attraction/hopscotch_for_geniuses) ประสบการณ์ของการมีปฏิสัมพันธ์นั้น ช่วยสร้างความเชื่อมโยงระหว่างผู้ที่มีปฏิสัมพันธ์กัน และในบางกรณียังช่วยกระตุ้นให้ผู้เข้า ร่วมงานเกิดจินตนาการที่สร้างสรรค์ขึ้น ซึ่งถือเป็นการยกระดับประสบการณ์ให้แก่ผู้เข้าร่วม งานอีเวนต์

มีบางงานอีเวนต์ที่ความพยายามในการสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมงานเป็น ส่วนหลักของงานอีเวนต์ ซึ่งได้แก่ งาน Speed Dating Party (รูปแบบใหม่ของการออกเดท ที่มีการจัดให้คนโสดได้พบปะพูดคุยกันครั้งละหลายคน) และงานอีเวนต์สร้างเครือข่าย ทุกประเภท ในงานอีเวนต์หลายงาน ยังมีการว่าจ้างพิธีกร นักบรรยาย นักแสดง และ/หรือ เซเลบริตี้ให้มาสร้างประสบการณ์ปฏิสัมพันธ์ที่มีคุณค่าในงานอีเวนต์ โดยนักออกแบบงาน อีเวนต์ต้องนำ�ปัจจัยหลาย ๆ ปัจจัยไปพิจารณาเมื่อทำ�การเลือกพิธีกร นักบรรยาย นักแสดง และ/หรือเซเลบริตี้สำ�หรับงานอีเวนต์แต่ละงาน ปัจจัยที่ควรพิจารณาได้แก่ ประเภทของงาน อีเวนต์ แนวความคิด เนื้อหาของงานอีเวนต์ ความสนใจของผู้เข้าร่วมงาน ภาพลักษณ์และ ทักษะของพิธีกร ชื่อเสียงของเซเลบริตี้ งบประมาณ ฯลฯ นักออกแบบอีเวนต์อาจสร้างรายชื่อ พิธีกรหรือนักแสดงที่มีความเหมาะสมกับงานไว้มากกว่าหนึ่งชุดเพื่อเป็นตัวเลือก แล้วนำ�เสนอ ให้ เจ้ า ของงานอี เวนต์ เ ป็นผู้ต ัด สินใจ ตัว อย่างของการเลือกพิธีก รที่เหมาะสมกับงาน เช่น Ellen DeGeneres ได้รับเลือกให้เป็นพิธีกรในงานประกาศผลรางวัลออสการ์หลายครั้ง เนื่ อ งจากภาพลั ก ษณ์ ข องเธอในสายตาสาธารณชนคื อ เป็ น คนน่ า รั ก ที่ สามารถเข้าได้กับ คนทุกกลุ่ม เธอมีรายการในชื่อเดียวกันกับชื่อตัวเองและเคยเชิญนักแสดงทั้งหญิงและชาย ชื่อดังจำ�นวนมากมาในรายการ นอกจาก Ellen จะเป็นนักเอนเตอร์เทนที่ยอดเยี่ยมแล้ว ยังมีปฏิสัมพันธ์อันดีกับผู้ชมที่อยู่ในห้องอัดรายการอีกด้วย ดังนั้น ชื่อของเธอจึงเป็นหนึ่ง ในตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำ�หรับพิธีกรงานออสการ์ 3.5 การสื่อสารงานออกแบบในงานอีเวนต์ (Communicating the Event Design)

นักออกแบบงานอีเวนต์จะออกแบบงานโดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ ข้อมูลในการ จัดงานอีเวนต์ ความต้องการของลูกค้าเจ้าของงาน และงบประมาณของลูกค้าเป็นหลัก การ 82

EVENT 101

ตัดสินใจในส่วนของงานออกแบบจำ�เป็นต้องมีการสื่อสารกับลูกค้า อย่างไรก็ตาม การสื่อสาร เกี่ยวกับตัวเลือกในงานออกแบบอาจยังเป็นการสื่อสารทางคำ�พูดซึ่งอาจทำ�ให้เข้าใจได้ยาก การนำ�เสนอด้วยภาพจะทำ�ให้ถ่ายทอดได้ง่ายขึ้น โดยผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดทำ�ภาพจำ�ลอง ของงานออกแบบเพื่อสื่อถึงองค์ประกอบที่สร้างประสบการณ์ให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน ทั้งยัง เป็นการแสดงตัวอย่างองค์ประกอบและสไตล์ที่จะใช้ในงานอีกด้วย การใช้ทัศนวัสดุ (Visual materials) หรือสื่อสำ�หรับชม ซึ่งเป็นการนำ�เสนอข้อมูลความรู้ด้วยภาพ อาจรวมไปถึง การนำ�เสนอด้วยการใช้ทฤษฎีสี ประติมานวิทยา (Iconography) การออกแบบตัวอักษร (Typography) การถ่ายภาพ ภาพจำ�ลองสถานที่ (Floor plan) เลย์เอาต์ (Layout) ภาพ กราฟิก 3 มิติ (3D Rendering) การตกแต่ง ป้ายต่าง ๆ (Signage) ฯลฯ ซึ่งส่วนประกอบ เหล่านี้จะถูกนำ�มาใช้ในสถานที่จัดงาน สื่อออนไลน์ การออกอากาศ (Broadcast) งาน สิ่งพิมพ์ สื่อโฆษณากลางแจ้ง ฯลฯ ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงควรนำ�เทคนิคการนำ�เสนอด้วย ภาพเหล่านี้มาใช้ในการสื่อสารกับลูกค้า เพราะจะช่วยให้มองเห็นภาพรวมทั้งหมดของการ จัดงานอีเวนต์ได้ดียิ่งขึ้น ขั้นตอนนี้ยังเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด ทั้งยัง สามารถขจัดโอกาสที่จะเกิดความเข้าใจที่ไม่ตรงกันระหว่างผู้จัดงานอีเวนต์และเจ้าของงาน อีเวนต์อีกด้วย หลังจากการนำ�เสนองานออกแบบแล้ว หากเจ้าของงานอีเวนต์ไม่มีข้อ เรียกร้องใด ๆ เพิ่มเติมและยืนยันงานออกแบบเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทีมจัดงานอีเวนต์ก็ สามารถเริ่มดำ�เนินการขั้นตอนการผลิตต่อไปได้ทันที 3.6 กรณีศึกษา งานอีเวนต์เปิดตัวรถยนต์ All-New Mazda CX-5

เนื่องจากผู้เขียนต้องการนำ�เสนอว่าการจัดงานอีเวนต์ถูกออกแบบมาอย่างไรและ มีการนำ�เสนอต่อลูกค้าอย่างไร ผู้เขียนจึงได้นำ�งานอีเวนต์เปิดตัวรถยนต์มาสด้า All-New Mazda CX-5 มาเป็นตัวอย่างของกรณีศึกษาในส่วนนี้

เมื่อมาสด้าวางแผนที่จะเปิดตัวรถยนต์ All-New Mazda CX-5 ที่ประเทศไทยใน วันที่ 13 พฤศจิกายน พ.ศ. 2560 จึงได้ทำ�การว่าจ้างบริษัท ซีเอ็มโอ จำ�กัด (มหาชน) มาเป็น ผู้จัดงานอีเวนต์ในครั้งนี้ ข้อมูลสำ�คัญเพื่อเป็นโจทย์ในการจัดงานของมาสด้า มีดังนี้ วัตถุประสงค์ของการจัดงานอีเวนต์

“เพื่อเปิดตัวและโปรโมตรถยนต์ All-New Mazda CX-5 ครั้งแรกในประเทศไทยใน ฐานะรุ่นเรือธงของมาสด้า ด้วยบทบาทของการเป็นผู้นำ�อันสมบูรณ์แบบภายใต้การออกแบบ ใหม่ทั้งหมดของ Kodo Design และเทคโนโลยีสกายแอคทีฟ (Skyactiv Technology)”

รูปภาพที่ 3.5 งานเปิดตัวรถยนต์ All-New Mazda CX-5

ฟังก์ชั่นงานที่จำ�เป็นต้องมี งานช่วงบ่ายและงานช่วงเย็น งานช่วงบ่าย “การเปิดตัวสินค้าต่อสื่อและตัวแทนจำ�หน่าย (Dealer)” มีดังนี้ (1) ช่วงอาหารกลางวัน (2) กิจกรรมก่อนเริ่มงานการเปิดตัวสินค้า และ (3) การเปิดตัวสินค้า งานช่วงเย็น “งานเลี้ยงอาหารค่ำ�ให้กับตัวแทนจำ�หน่าย” มีดังนี้ (1) กิจกรรมก่อนเริ่มงานเลี้ยงอาหารค่ำ� และ (2) งานเลี้ยงอาหารค่ำ� แนวความคิดในการจัดงานอีเวนต์

All-New Mazda CX-5 คือรถยนต์ชั้นเยี่ยมที่อยู่เหนือความเรียบง่ายซึ่งยกระดับไป สู่มิติใหม่ ผู้เข้าร่วมงาน

สื่อมวลชนประมาณ 300-350 คน และตัวแทนจำ�หน่าย 250 คน ปรัชญาการออกแบบรถยนต์มาสด้า

รถยนต์ที่มีลมหายใจแห่งชีวิต (Breathing life into the car) ภาพหลักของงานอีเวนต์

การออกแบบสไตล์โคโดะทีม่ กี ลิน่ อายของสไตล์เซน (Kodo Design) 84

EVENT 101

รูปภาพที่ 3.6 ภาพจำ�ลองสถานที่จัดงาน บีบีซี ฮอลล์ ที่ศูนย์การค้าเซ็นทรัลพลาซา ลาดพร้าว ชั้น 5

แนวความคิด (Concept) ได้ถูกแปลงให้เป็นข้อความหลัก (Key Messgae) ของ งานอีเวนต์ซึ่งก็คือ “เป็นที่สุด ในทุกบทบาท” (Make All New Chapters Remarkable) หลังจากนั้นองค์ประกอบของงานทั้งหมดก็จะถูกออกแบบตามแนวความคิดของงาน ข้อมูล ที่ได้รับ รวมถึง Key Visual และงบประมาณ เนื่องจากรายละเอียดที่เกี่ยวกับการออกแบบ งานอีเวนต์นี้มีความยาวประมาณร้อยกว่าหน้า (บ่งบอกเป็นนัยว่าการทำ�งานจริงต้องการ ความละเอียดในเนื้องานอย่างมาก) ซึ่งรายละเอียดนั้นมีจำ�นวนมากเกินไปที่จะนำ�มาแสดง ในบทเดียวได้ ดังนั้น ผู้เขียนจึงคัดเลือกส่วนที่น่าสนใจของการนำ�เสนองานออกแบบ และการผลิตงานจริงของอีเวนต์นี้มากล่าวถึงเท่านั้น ส่วนที่จะกล่าวถึง ได้แก่ การออกแบบ (1) กิจกรรมก่อนการเปิดตัวสินค้า และ (2) การเปิดตัวสินค้า สำ�หรับสถานที่ในการจัดงาน อีเวนต์ของทั้งข้อ (1) และข้อ (2) เป็นสถานที่เดียวกันคือ บีบีซี ฮอลล์ ที่ศูนย์การค้าเซ็นทรัล พลาซา ลาดพร้าว ชั้น 5 (ดูรูปภาพที่ 3.6) ภาพจำ�ลองสถานที่จัดงานแสดงให้เห็นว่าพื้นที่ทาง ด้านซ้ายถูกใช้ในการจัดกิจกรรมก่อนการเปิดตัวสินค้า ส่วนในบีบีซี ฮอลล์จะเป็นส่วนของ การจัดงานเปิดตัวสินค้านั่นเอง

รูปภาพที่ 3.8 การออกแบบโต๊ะลงทะเบียน รูปภาพที่ 3.7 ภาพกราฟิก 3 มิติ (3D Rendering) ของพื้นที่จัดกิจกรรมก่อนการเปิดตัวสินค้า

กิจกรรมก่อนการเปิดตัวสินค้า (Pre-function activities)

ก่อนการเปิดตัวรถยนต์ All-New Mazda CX-5 พื้นที่ในส่วนของการลงทะเบียน และพื้นที่ในส่วนที่จัดไว้ให้แก่ผู้เข้าร่วมงานที่รอเข้าร่วมงานถูกออกแบบให้สามารถทำ�ความ รู้จักกับศิลปะและจิตวิญญาณของรถยนต์มาสด้า โดย “ความคาดหวัง” (Anticipation) และ “ความสนุกสนาน” (Joy) ได้ถูกกำ�หนดให้เป็นอารมณ์หลักของงานอีเวนต์ในช่วงนี้ นอกจาก นั้น มาสด้ายังต้องการให้ผู้เข้าร่วมงานได้รู้จักกับที่มาของแนวความคิดของการผลิตรถยนต์ รุ่นนี้เพื่อสร้างความสนใจก่อนการเปิดตัว จึงเกิดเป็นการออกแบบ “แกลเลอรีช่างฝีมือของ มาสด้า” (Mazda Craftsmanship Gallery) เพื่อแสดงให้เห็นถึงภาพเบื้องหลังของ พัฒนาการของรถยนต์ All-New Mazda CX-5 และแนะนำ�ไอเดียโดยสังเขปเกี่ยวกับรถยนต์ รุ่นนี้ อีกทั้งมาสด้ายังได้จัดทำ�น้ำ�หอมซึ่งรังสรรค์ร่วมกับชิเซโด้ (บริษัทความงามชื่อดัง) ภายใต้ แนวความคิด “จิตวิญญาณแห่งการเคลื่อนไหว” (Soul of Motion) เพื่อจัดแสดงในพื้นที่นี้ ด้วย จาก Key Visual ของ Kodo Design สามารถสื่อถึงแนวความคิดแบบ “เซน” ดังนั้น ในการออกแบบในส่วนของแกลเลอรี ผู้จัดงานอีเวนต์จึงใช้การนำ�เสนอภายใต้แนวความคิดนี้ ซึ่งก็คือความเรียบง่ายแบบญี่ปุ่นที่นำ�รูปแบบของเซนมาใช้เป็นแรงบันดาลใจในการออกแบบ ในพื้นที่ส่วนนี้นักออกแบบงานอีเวนต์ยังได้แบ่งแกลเลอรีออกเป็น 5 โซน โดยใช้รายละเอียด ของ Visual Material หรือการนำ�เสนอด้วยภาพเป็นสื่อในการจัดแสดงเรื่องราวของการ ออกแบบรถยนต์มาสด้าที่ว่า “รถยนต์ในฐานะผลงานทางศิลปะ” (Car as Art) กิจกรรมก่อน การเปิดตัวสินค้า รวมถึงจุดลงทะเบียน โซนแกลเลอรี และมุมดื่มชากาแฟ ล้วนถูกจัดให้อยู่ ด้านหน้าทางเข้างาน (ดูรูปภาพที่ 3.7) โต๊ะลงทะเบียนที่ตั้งอยู่ใกล้กับทางเข้างานเป็นตัวอย่าง 86

EVENT 101

การเปิดตัวสินค้า รวมถึงจุดลงทะเบียน โซนแกลเลอรี และมุมดื่มชากาแฟ ล้วนถูกจัดให้อยู่ ด้านหน้าทางเข้างาน โต๊ะลงทะเบียนที่ตั้งอยู่ใกล้กับทางเข้างานเป็นตัวอย่างที่ดีในการแสดง ถึงการออกแบบองค์ประกอบทางกายภาพของงานโดยการใช้ Key Visual ของ Kodo Design ในการออกแบบ (ดูรูปภาพที่ 3.8) โซนแกลเลอรีช่างฝีมือศิลปะของมาสด้าประกอบด้วย • แกลเลอรี 1 ที่นำ�เสนอสวนแบบเซนและเรื่องราวของช่างฝีมือกับการออกแบบรถยนต์ (ดูรูปภาพที่ 3.9) • แกลเลอรี 2 เป็นพื้นที่ในการจัดแสดงน้ำ�หอม • แกลเลอรี 3, 4, และ 5 นำ�เสนอเรื่องราวของช่างฝีมือกับการออกแบบรถยนต์ การเปิดตัวสินค้า (Launch function)

เนื่องจากงานนี้เป็นงานอีเวนต์เพื่อเปิดตัวสินค้า ไคลแมกซ์ของงานจึงเป็นช่วง ที่ทำ�การเปิดตัวสินค้าและการนำ�เสนอรายละเอียดของสินค้า อารมณ์หลักที่ถูกกำ�หนดให้มี ในช่วงนี้คือ “ความใจจดใจจ่อ” (Vigilance) และ “ความไว้วางใจ” (Trust) ในขณะที่ต้องการ หลีกเลี่ยง “ความน่าเบื่อ” (Boredom) ภายในงาน เกณฑ์การเลือกพิธีกรและพรีเซ็นเตอร์ ของงานได้ถูกพิจารณาจากทักษะและภาพลักษณ์ของตัวพิธีกรและพรีเซ็นเตอร์ เนื่องจาก มาสด้ามีข้อเสนอว่าต้องการพิธีกรและพรีเซ็นเตอร์ที่มีความเป็นมืออาชีพ แต่ไม่ใช่บุคคลที่มี ชื่อเสียงมาก ๆ เพราะอาจแย่งความสนใจมาจากตัวสินค้าได้ การกำ�หนดสีหลักของงานคือ สีแดงและสีดำ�ซึ่งเป็นการกำ�หนดมาจาก Mazda Ads ที่ใช้ในการโฆษณา นักออกแบบงาน

รูปภาพที่ 3.9 การออกแบบแกลเลอรี ช่างฝีมือศิลปะของมาสด้า (ภาพด้านบนคือภาพกราฟิก ภาพตรงกลางคือภาพแสดง รายละเอียดสำ�หรับการ เตรียมงานผลิต และภาพ ด้านล่างคืองานผลิตจริง ที่ออกมา)

รูปภาพที่ 3.10 ตัวอย่างของภาพกราฟิก 3 มิติ (3D) ที่ใช้ในการ นำ�เสนองานกับมาสด้า

อีเวนต์จึงนำ�คู่สีนี้มาใช้ในการออกแบบสภาพแวดล้อม ทั้งนี้เวทีและพื้นที่ในการเปิดตัวสินค้า ได้ถูกออกแบบให้สร้างความน่าตื่นเต้นโดยการใช้จอภาพ LED และมีการใช้เทคนิคการ ควบคุมแสงเพื่อให้เกิดความตื่นตาตื่นใจของผู้เข้าร่วมงาน งานอีเวนต์นี้เป็นตัวอย่างที่ดีใน การนำ�เทคนิคของแสงมาใช้เพื่อสร้างจุดสนใจและกระตุ้นผู้ชมให้เกิดความตื่นเต้น

ภาพจำ�ลองและภาพกราฟิก 3 มิติ (3D Rendering) ของเวทีและพื้นที่ในการเปิดตัว สินค้าถูกนำ�เสนอให้ทางมาสด้าได้เห็นภาพของแนวความคิด รวมทั้งเพื่อยืนยันก่อนจะมีการ ผลิตจริง ภาพกราฟิก 3 มิติที่ทางซีเอ็มโอทำ�ขึ้นนั้นได้แสดงให้เห็นถึงมุมมองต่าง ๆ ในสถานที่ จัดงาน ตำ�แหน่งของพิธีกร ผู้บรรยาย และพรีเซ็นเตอร์ รวมถึงเทคนิคการใช้แสงในขณะ เปิดตัวรถยนต์ All-New Mazda CX-5 สำ�หรับกรณีศึกษานี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ได้เตรียมภาพ กราฟิก 3 มิติหลาย ๆ รูปในการนำ�เสนอให้กับลูกค้าตามลำ�ดับงานที่จะเกิดขึ้นในวันงานจริง ซึ่งผู้เขียนได้เลือกบางรูปมาให้ได้ชม ดังนี้ (ดูรูปภาพที่ 3.10) 88

EVENT 101

กิจกรรมท้ายบท 1

ดนตรีและ อารมณ์

ให้ผู้ร่วมกิจกรรมหยิบโทรศัพท์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ขึ้นมา และให้ใช้เวลา 3 นาทีเพื่อค้นหาเพลง (1 เพลงต่อกลุ่มหรือต่อคน) ที่ทำ�ให้ผู้ฟังเกิด ‘อารมณ์รัก’ (Love) ซึ่งเกิดมาจากการผสมผสาน ของ ‘อารมณ์สนุกสนานรื่นเริง’ (Joy) + ‘อารมณ์ไว้วางใจ’ (Trust) หรืออาจใช้อารมณ์อื่น ๆ มาเป็นโจทย์ด้วยเช่น อารมณ์โกรธ (Anger) อารมณ์กลัว (Fear) อารมณ์เศร้า (Sadness) อารมณ์ ขยะแขยง (Disgust) อารมณ์ประหลาดใจ (Surprise) อารมณ์ คาดหวัง (Anticipant)

บทส่งท้าย

ดั ง ที่ ไ ด้ ก ล่ า วไปแล้ ว ว่ า การออกแบบมี ค วามสำ � คั ญ ต่ อ ความสำ � เร็ จ ในการจั ด งาน อีเวนต์ การออกแบบงานอีเวนต์ไม่ได้เป็นเพียงการตกแต่งและการวางผังงานเท่านั้น แต่ยัง เป็นการออกแบบประสบการณ์ให้แก่ผู้เข้าร่วมงานเพื่อช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการ จัดงานอีเวนต์ การติดตามข่าวสารเกี่ยวกับเทคโนโลยีในอนาคต รวมถึงเทคโนโลยีที่อยู่ใน ระหว่างการพัฒนา อาจช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ ที่สามารถนำ�มาใช้ในงาน ออกแบบและทำ�ให้กลายเป็นความจริงได้ อย่างไรก็ตาม ในบทที่ 3 นี้ ผู้เขียนมีข้อแนะนำ�ที่ ควรจดจำ�สำ�หรับผู้อ่านที่ต้องการทำ�งานด้านการออกแบบงานอีเวนต์ให้ 3 ข้อ ดังนี้ี 1) ในการออกแบบ จินตนาการและความคิดสร้างสรรค์เป็นสิ่งที่จำ�เป็นต้องมี แต่ก็ต้อง คำ�นึงถึงความเป็นจริงเช่นกัน 2) เมื่อออกแบบงานอีเวนต์ที่มีแนวความคิดหรือธีมของงาน ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องมั่นใจว่า ได้ถ่ายทอดแนวความคิดหรือธีมนั้นในทุกรายละเอียดของงาน และ 3) ‘นักออกแบบงานอีเวนต์ไม่ใช่เจ้าของงานอีเวนต์’ ดังนั้น สุดท้ายแล้วการตัดสินใจ เกี่ยวกับงานทั้งหมดจึงขึ้นอยู่กับลูกค้าเสมอ

90

EVENT 101

2

ธีม

3

กำ�หนด ตัวเลือก ศิลปิน

ให้ผู้ร่วมกิจกรรมแต่ละคนหรือแต่ละกลุ่มคิดและระบุธีมที่ สามารถสื่อความและสนับสนุนแนวความคิด 1) “งานแต่งงานที่มีความเป็นเอกลักษณ์และสร้างความตื่นเต้น ให้กับทุกคน” 2) “คอนเสิร์ตของยุค 80’s” หรืออาจใช้แนวความคิดอื่นมาเป็นโจทย์ได้ โดยให้ผู้ร่วม กิจกรรมแต่ละคน หรือแต่ละกลุ่มคิดธีมขึ้นมาให้เข้ากับแนว ความคิดนั้น ๆ เพื่อทำ�ให้แนวความคิด (Concept) ชัดเจนขึ้น •

•

กำ�หนดประเภทของงานอีเวนต์ และระบุนักร้อง หรือ นักแสดงสำ�หรับกิจกรรมประเภทต่าง ๆ (เช่น งานแต่งงาน งานเทศกาลเพลงร็อค การเปิดตัวผลิตภัณฑ์สุดหรู หรือ อีเวนต์อื่น ๆ ) จากโจทย์ด้านบน ทดลองระบุนักร้อง หรือนักแสดงในงาน เดียวกัน แต่มีธีม/แนวความคิดที่แตกต่างกัน (เช่น งาน แต่งงานตามประเพณีไทย-อีสาน งานแต่งงานสุดหรู หรือ งานแต่งงานฮิปสเตอร์ ปาร์ตี้เต้นรำ�ที่มีธีมยุค 80’s หรือ ยุค 90’s หรือยุคมิลเลนเนียม หรือธีม/แนวความคิดอื่น)

บทที่ 4

วางรากฐาน... งานอีเวนต์ LAYING THE GROUNDWORK

บทที่ 4

วางรากฐาน...งานอีเวนต์ LAYING THE GROUNDWORK

ในบทนี้ จะมีการอธิบายประเด็นต่าง ๆ เกี่ยวกับระยะเริ่มแรกของการจัดการเพื่อเป็นการ วางรากฐานที่ดีในการบริหารจัดการงานอีเวนต์ ดังที่อธิบายไปก่อนหน้านี้ในบทที่ 2 อีเวนต์เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร ซึ่งการสร้างสรรค์ งานอีเวนต์นี้เกี่ยวข้องกับการผสมผสานกันของหลายองค์ประกอบเพื่อให้ได้มาซึ่งงานที่ สมบูรณ์และจำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน เมื่อวัตถุประสงค์ของงานได้ถูกกำ�หนด จะต้องมีการ จัดการในอีกหลายส่วนเพื่อเปลี่ยนแนวความคิด (Idea) ให้เป็นประสบการณ์สำ�หรับผู้เข้า ร่วมงาน ทีมบริหารจัดการต้องทำ�งานทั้งการออกแบบ การมอบประสบการณ์ที่ต้องการ ให้ผู้เข้าร่วมงานได้รับ และการวางแผนงานของอีเวนต์

ในบทนี้จะเป็นการมุ่งเน้นไปที่การอภิปรายประเด็นเกี่ยวกับข้อควรพิจารณาและ เครื่องมือสำ�คัญ ๆ เกี่ยวกับการวางแผนการจัดงานอีเว้นต์ ได้แก่ (1) บุคคลหรือองค์กร​ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (2) ข้อเสนองานอีเวนต์ (3) การเลือกสถานที่และสิ่งอำ�นวย ความสะดวก (4) เครื่องมือในวางแผนงานอีเวนต์ โดยมีรายละเอียดดังนี้ 4.1 บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ในงาน อีเวนต์ (Stakeholders in Events)

ตามที่หนังสือเรื่อง Strategic Event Creation (การสร้างสรรค์อีเวนต์เชิงกลยุทธ์) (Sharples, Crowther, May & Orefice, 2014) เน้นความสำ�คัญของการมีส่วนร่วมของ บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ และให้บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง กับงานอีเวนต์เป็นศูนย์กลางในการจัดอีเวนต์ การสร้างความสมดุลระหว่างผลประโยชน์อัน หลากหลายของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์หลาย ๆ ฝ่าย เพื่อทำ�ให้ งานอีเวนต์ประสบความสำ�เร็จถือเป็นภารกิจสำ�คัญประการหนึ่งในฐานะผู้จัดงานอีเวนต์ บุ ค คลหรื อ องค์ ก ร​ที่ มี ส่ ว นเกี่ ย วข้ อ งกั บ งานอี เวนต์ อ าจเป็ น ปั จ เจกบุ ค คลหรื อ องค์ ก รที่ มี อิทธิพลต่ออีเวนต์ หรือผู้ที่ได้รับผลกระทบจากงานอีเวนต์ซึ่งอาจเป็นผลในเชิงบวกหรือเชิงลบ ก็ได้ ผู้ร่วมงาน เจ้าของงาน เจ้าหน้าที่ ผู้สนับสนุน (Sponsors) ชุมชนท้องถิ่น สื่อ ผู้ผลิตหรือ ผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ (Suppliers) คือตัวอย่างของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง กับงานอีเวนต์ และเนื่องด้วยสถานภาพที่แตกต่างกันของแต่ละบุคคลหรือองค์กรทำ�ให้ได้รับ 94

EVENT 101

ผลประโยชน์หรือผลกระทบที่แตกต่างกันจากการจัดงานอีเวนต์ การตัดสินใจประการหนึ่ง อาจส่งผลดีต่อบางคนหรือบางกลุ่ม ในขณะเดียวกันอาจจะส่งผลเสียต่อคนอื่นหรือกลุ่มอื่นได้ ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถชักนำ�ให้อีเวนต์บรรลุจุดประสงค์ได้ด้วยความเข้าใจที่ดี และการ บริหารจัดการอย่างมีเหตุผลต่อบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ ในขณะที่ การบริหารผลประโยชน์ของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์อาจกลาย เป็นหายนะได้เช่นกัน หากไม่มีความเข้าใจและการจัดการที่ดี อาจกล่าวได้ว่า หากต้องการ ให้บุคคลหรือองค์กร​มีส่วนร่วมกับงานอีเวนต์มากเท่าไร ก็ยิ่งต้องให้บุคคลหรือองค์กร​นั้นมี โอกาสได้รับผลประโยชน์มากเท่านั้น โดยต้องลดผลกระทบที่บุคคลหรือองค์กร​นั้นไม่ต้องการ ด้วย (Sharples et al., 2014, p. 23) กุญแจสำ�คัญสู่ความสำ�เร็จ คือ ความสามารถในการ ระบุตัวตน การเข้าถึง การจัดประเภท และการบริหารจัดการบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วน เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Convention Industry Council [CIC], 2014) การระบุตัวตนบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Identifying stakeholders)

ในบทที่ 1 ได้กล่าวถึงแนวความคิดเกี่ยวกับบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ งานอีเวนต์ไว้อย่างคร่าว ๆ ในบทที่ 4 นี้ จะอธิบายบทบาทของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วน เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์โดยละเอียดและกล่าวถึงวิธีการทำ�งานกับบุคคลหรือองค์กร​ดังกล่าว ตามแต่ละบทบาทในแต่ละงานอีเวนต์​์

วิธีการหนึ่งที่ใช้จัดประเภทบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์คือ แยกตามบทบาทในงานอีเวนต์ บุคคลหรือองค์กร​ภายในที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Internal stakeholders) เป็นบุคคล กลุ่มคน หรือภาคส่วนสำ�คัญที่จะมีบทบาทสำ�คัญใน การนำ�ความสำ�เร็จสู่อีเวนต์ ในขณะที่บุคคลหรือองค์กร​ภายนอกที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงาน อีเวนต์นั้น (External stakeholders) เป็นบุคคล กลุ่มคน หรือภาคส่วนที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง กับองค์กรผู้จัดหรือจ้างจัดงานอีเวนต์ แต่มีอิทธิพลต่องานอีเวนต์ หรือได้รับผลประโยชน์หรือ ผลกระทบจากงานอีเวนต์​์ บุคคลหรือองค์กร​ภายในที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Internal stakeholders) • เจ้าของอีเวนต์ (องค์กรเจ้าภาพ) (Event owner/host organization) - บุคคลหรือ องค์กร​ภายในที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ ซึ่งถือเป็นบุคคลแรกหรือกลุ่มแรกที่ต้อง ระบุตัวตนให้ได้ ซึ่งอาจเป็นบุคคล หรือองค์กรผู้ริเริ่มและกำ�หนดวัตถุประสงค์ของงาน โดยภาพรวม รวมทั้งผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้อีกด้วย • เจ้าของงบประมาณของงานอีเวนต์ (Budget owner) - ในบางกรณี นายทุนของงาน อีเวนต์ คือ บุคคลหรือองค์กรเดียวกับเจ้าของอีเวนต์ บุคคลหรือองค์กรนี้รับผิดชอบ เรื่องการเงินในการจัดงานอีเวนต์ เช่น รายรับ รายจ่าย

บุคคลหรือองค์กร​ภายในอื่น ๆ ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ ได้แก่ คณะกรรมการ บริหาร แผนกหรือบุคคลผู้ออกแบบ เสนอขาย ทำ�การตลาด ดูแลด้านเทคโนโลยี รักษาความ ปลอดภัย ดูแลด้านบุคคล บริหารความเสี่ยง และดูแลด้านกฎหมายของงานอีเวนต์นั้น ๆ รายชื่ อแผนกหรื อบุ คคลกลุ่มดังกล่าวอาจแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับประเภทของงาน อีเวนต์ และอาจขยายไปถึงผู้รับจ้างงานภายนอกที่มาทำ�งานเฉพาะทาง ถ้าเจ้าของอีเวนต์ มีการจ้างสื่อและผู้จัดกิจกรรมภายนอกหรือบริษัทที่ทำ�การตลาดอย่างมืออาชีพ หน่วยงาน เหล่านี้ก็นับเป็นบุคคลหรือองค์กร​ภายในที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ แม้จะไม่ขึ้นตรงต่อ เจ้าของงานก็ตาม บุคคลหรือองค์กร​ภายในที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์รับผิดชอบในการ ดำ�เนินงานอีเวนต์ด้วยหน้าที่ต่าง ๆ เพื่อให้งานประสบความสำ�เร็จทั้งในด้านผู้เข้าร่วมงาน หรือผลลัพธ์ด้านการเงิน ทำ�ให้มั่นใจว่าการดำ�เนินงานถูกต้องตามกฎหมายและกฏระเบียบ ต่าง ๆ รวมทั้งก่อให้เกิดความมั่นคงและปลอดภัยของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ งานด้วย บุคคลหรือองค์กร​ภายนอกที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (External stakeholders)

แม้ ว่ า บุ ค คลหรื อ องค์ ก ร​ภ ายนอกที่ มี ส่ ว นเกี่ ย วข้ อ งกั บ งานอี เวนต์ จ ะไม่ มี ส่ ว น เกี่ยวข้องโดยตรงกับองค์กรผู้จัดงานอีเวนต์ แต่กลุ่มบุคคลหรือองค์กร​ภายนอกนี้มีความสนใจ ในงานอีเวนต์ และอาจมีส่วนได้ส่วนเสียจากงานอีเวนต์ด้วย ซึ่งความสนใจของกลุ่มนี้อาจเป็น ในความสนใจเชิงบวกหรือลบต่ออีเวนต์ได้ ตัวอย่างเช่น สื่ออาจจะสนใจรายงานข่าวอีเวนต์ ทำ�ให้สินค้าได้รับการเปิดตัวมากขึ้น (ความสนใจเชิงบวก) ในเวลาเดียวกันสื่ออาจจะสนใจ ข่าวลือ อุบัติเหตุ และโศกนาฏกรรมของอีเวนต์นั้น ๆ ก็ได้ (ความสนใจเชิงลบ) ตัวอย่าง บทบาทและความต้องการบุคคลหรือองค์กร​ภายนอกที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์บางคน/ กลุ่มที่เห็นได้ทั่วไป คือ • ลูกค้า (Customers) คือกลุ่มผู้สนใจงานอีเวนต์ อาจเป็นผู้เข้าร่วมงาน ผู้สังเกตการณ์ ผู้ชมผู้ฟัง ผู้เยี่ยมชม หรือแขก ปฏิกิริยาสนองตอบหรือความคิดเห็นของลูกค้าอาจส่ง ผลดีหรือผลเสียต่องานอีเวนต์ได้ โดยเฉพาะกรณีโซเชียลมีเดีย (Social media) ที่มี การโพสต์ (Post) หรือทวิต (Tweet) แชร์ (Share) หรือการส่งต่อข้อมูลอย่างรวดเร็ว เพื่อเอาชนะใจลูกค้า ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องดูแลความต้องการด้านต่าง ๆ เช่น ความ สะดวกสบายทั้งทางกาย และทางอารมณ์ (ความประหลาดใจ ความตื่นเต้น ความ โรแมนติก) หรือ การรับรู้ (การรับรู้ ความรู้) ยิ่งลูกค้าได้สัมผัสงานอีเวนต์จริงมากเท่าไร ลูกค้าก็ยิ่งเพิ่มความคาดหวังต่องานอีเวนต์ และยิ่งลูกค้าได้รับประสบการณ์สุดพิเศษ และเฉพาะตัวมากเท่าไร ลูกค้ายิ่งจดจำ�งานอีเวนต์ได้มากขึ้นเท่านั้น • ผู้สนับสนุน (Sponsors) คือบุคคลหรือองค์กรที่สนับสนุนงานอีเวนต์ด้านการเงิน หรือด้านอื่น ๆ เพื่อช่วยยกระดับโพรไฟล์ของบุคคลหรือองค์กรนั้นต่อสาธารณะ ซึ่ง อาจสนับสนุนอีเวนต์เนื่องจากผู้เข้าร่วมงานเป็นกลุ่มเป้าหมายของบุคคลหรือองค์กร 96

EVENT 101

เช่นกัน ความสนใจของผู้สนับสนุนจะเป็นในส่วนของการเป็นที่รับรู้และโอกาสในการ มีสว่ นร่วมกับลูกค้าของพวกเขาในงานอีเวนต์ เมือ่ จัดงานควรคำ�นึงถึงการให้ผสู้ นับสนุน มีส่วนร่วมในกิจกรรมทางการตลาดของงานอีเวนต์ตามระดับการสนับสนุนด้วย การ ใส่ชื่อและโลโก้บริษัทถือว่ามีความสำ�คัญสำ�หรับผู้สนับสนุน โดยผู้จัดงานอีเวนต์ สามารถออกแบบอย่างสร้างสรรค์ได้ว่าควรจัดทำ�อย่างไร การออกแบบกิจกรรม ต่าง ๆ ภายในงาน อาทิ Sponsor’s lounge และ การสาธิตสินค้า ก็สามารถช่วยให้ ผู้ร่วมงานได้มีกิจกรรมร่วมกับแบรนด์ของผู้สนับสนุนได้อีกด้วย • ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ (ซัพพลายเออร์ หรือ Suppliers) การจัดอีเวนต์ เกี่ยวข้องกับหลายภาคส่วน ได้แก่ ผู้บริการจัดส่งอาหาร เจ้าหน้าที่ชั่วคราว ศิลปิน นักแสดง บริษัทจัดไฟและเสียง บริษัทรักษาความปลอดภัย ฯลฯ ผู้จัดงานอีเวนต์ บางคนอาจมีทรัพยากรที่กล่าวมาแล้วเป็นของตนเอง แต่ส่วนมากการจัดหาทรัพยากร ดังกล่าวนัน้ มักหลีกเลีย่ งไม่ได้ทต่ี อ้ งใช้บริการของซัพพลายเออร์ ซึง่ อาจเป็นปัจเจกบุคคล หรือบริษัทภายนอกที่รับผิดชอบในการจัดหาสินค้า บริการ หรือสิ่งอำ�นวยความ สะดวกในการจัดงานอีเวนต์ โดยทั่วไปการคัดเลือกซัพพลายเออร์มีขั้นตอน ดังนี้ จัดทำ�รายการ - ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องจัดทำ�รายการและรายละเอียดของสินค้าหรือ บริการที่ต้องการใช้สำ�หรับงานอีเวนต์นั้น ๆ สรรหาใบเสนอราคา - ผู้จัดงานอีเวนต์ส่งรายการสินค้าหรือบริการที่ต้องการ โดยละเอียดให้กับซัพพลายเออร์แต่ละราย และขอให้ซัพพลายเออร์ส่งใบเสนอราคา ตามรายการที่ต้องการมาให้พิจารณา เลือกและทำ�สัญญากับผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ - ผู้จัดงานอีเวนต์ สามารถเลือกใช้บริการและทำ�สัญญากับรายใดรายหนึ่งโดยพิจารณาเปรียบเทียบจาก ราคาและคุณภาพของซัพพลายเออร์แต่ละราย การลงนามในสัญญาหรือการประทับตรา บริษัทในใบเสนอราคามักเป็นวิธีการที่พบบ่อยครั้ง ดูแลและตรวจสอบซัพพลายเออร์ - ผู้จัดงานอีเวนต์ควรติดต่อและทำ�การติดตาม กับซัพพลายเออร์เพือ่ ให้ได้รบั สินค้าหรือบริการตามทีต่ กลงกันไว้ ความสำ�เร็จของอีเวนต์ ส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับคุณภาพและการให้บริการสินค้าหรือบริการอย่างทันท่วงทีจาก ซัพพลายเออร์ องค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ของที่ระลึก บริการอาหาร การประดับตกแต่ง ความบันเทิงมักได้รับการยกให้ซัพพลายเออร์เป็นผู้จัดการ ซึ่งแม้ซัพพลายเออร์ จะไม่ใช่ส่วนหนึ่งขององค์กรผู้จัดงานอีเวนต์ แต่ความเป็นมืออาชีพของพวกเขาส่งผล โดยตรงต่องานอีเวนต์ • สื่อ สื่ออาจเป็นบล็อกเกอร์ (Blogger) ผู้รายงานข่าวหนังสือพิมพ์หรือนิตยสาร ความ สนใจของคนกลุ่มนี้คือจับประเด็นแง่มุมสำ�คัญของอีเวนต์นั้น ๆ มาเป็นวัตถุดิบในการ นำ�เสนอข้อมูล/ข่าว เพื่อสนองความต้องการของผู้บริโภคสื่อและสร้างการรับรู้ให้กับ งานอีเวนต์นั้น ๆ เป็นสิ่งสำ�คัญที่ผู้จัดงานอีเวนต์สร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับสื่อ

ด้วยการสร้างช่องทางการติดต่อ และให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ เช่น ให้ข่าว รูป หรือข้อมูลที่น่าสนใจ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทราบเกี่ยวกับจุดยืนของสื่อและกลุ่มผู้ชม ของสื่อที่แตกต่างกันไป การรายงานข้อมูลที่น่าสนใจของสื่อเกี่ยวกับงานอีเวนต์ถือว่า เป็นความสำ�เร็จของผู้จัดงานอีเวนต์ สิ่งหนึ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับการทำ�งานกับสื่อคือ รู้จักระยะเวลาการทำ�งานของสื่อ ได้แก่ เวลาที่สื่อรับเรื่องราวและเผยแพร่ ซึ่งนิตยสาร หนังสือพิมพ์ โทรทัศน์ สื่อดิจิตัล (Digital media) มีระยะเวลาการทำ�งานต่างกัน ผู้จัด งานอีเวนต์อาจจะต้องติดต่อสื่อสารและส่งข้อมูลให้สื่อต่าง ๆ ในเวลาที่ต่างกันเพื่อ ตอบสนองกับสื่อต่าง ๆ อย่างเหมาะสม

การประเมินบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Assessing stakeholders)

เมื่อบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ทั้งภายในและภายนอกได้รับ การระบุตัวตนแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ควรทราบวิธีการร่วมงานกับบุคคลกลุ่มนี้ตั้งแต่การ วางแผน โดยทั่วไปแล้ว บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ต่างกันจะมีระดับ ความสนใจและการจัดระดับความสำ�คัญของงานอีเวนต์ต่างกัน ดังนั้น หน้าที่ของผู้จัดงาน อีเวนต์คือ ค้นหาทั้งความสนใจ ผลประโยชน์ ระดับความสำ�คัญของส่วนต่าง ๆ ในงานอีเวนต์ ของแต่ละคนหรือแต่ละกลุ่ม ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์สามารถทำ�การประเมินดังกล่าวได้โดยการ จัดการข้อมูลของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ ดังนี้ี • ข้ อ มู ล โดยละเอี ย ดของของบุ ค คลหรื อ องค์ ก ร​ที่ มี ส่ ว นเกี่ ย วข้ อ งกั บ งานอี เวนต์ (Stakeholers details) เช่น ชื่อ งาน บทบาทในองค์กร • ความสัมพันธ์กับงานอีเวนต์ (Connection) หรือความสำ�คัญของงานอีเวนต์ต่อ บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ • สิ่งสำ�คัญ (Key value) คือองค์ประกอบที่บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงาน อีเวนต์พิจารณาว่ามีความสำ�คัญ • อิทธิพล (Sphere of influence) คือการที่บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ งานอีเวนต์ ไม่ว่ารายบุคคลหรือรายกลุ่มหรือระดับองค์กร สามารถมีอิทธิพลต่อ อีเวนต์อย่างไรบ้าง • ช่องทางการสื่อสารที่มีความสำ�คัญเป็นลำ�ดับแรก (Preferred communication channels) • ข้อมูลที่ต้องการ (Information required) ข้อมูลที่ต้องการ และความถี่ในการติดต่อ สื่อสาร • จุดประสงค์สำ�คัญของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Key stakeholder objectives for event) • การประเมินความสำ�เร็จ (Measures of success) (ดัดแปลงจาก CIC, 2014) 98

EVENT 101

ความสนใจ ต่ำ�

สูง

ต่ำ�

ความสนใจต่ำ� อิทธิพลต่ำ� บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง กับงานอีเวนต์กลุ่มนี้ควรมีการติดตาม และสังเกตการณ์แต่ไม่จำ�เป็นต้อง สื่อสารด้วยมากนัก ตัวอย่างของ บุคคลกลุ่มนี้ เช่น นักธุรกิจท้องถิ่น

ความสนใจสูง อิทธิพลต่ำ� คนกลุ่มนี้อาจมีความสนใจในงาน อีเวนต์มาก แต่มีอิทธิพลโดยตรงน้อย ตัวอย่างของบุคคลกลุ่มนี้ เช่น อาสาสมัครจัดอีเวนต์

สูง

ความสนใจตำ�่ อิทธิพลสูง บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง กับงานอีเวนต์กลุ่มนี้ควรมีการอัพเดท ข้อมูลให้เสมอ และควรให้มีส่วนช่วย ในขั้นตอนการวางแผนงานอีเวนต์เพื่อ เพิ่มความพึงพอใจและความสนใจให้ แก่บุคคลหรือองค์กรกลุ่มนี้

ความสนใจสูง อิทธิพลสูง บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง กับงานอีเวนต์กลุ่มนี้จะได้รับผล กระทบจากอีเวนต์โดยตรงและให้ ความสนใจต่ออีเวนต์อย่างมาก ควร ให้เวลาในการสานสัมพันธ์กับกลุ่มนี้ อีกทั้งยังควรให้มีส่วนร่วมและอัพเดท ข้อมูลให้อย่างสม่ำ�เสมอ

อิทธิพล

รูปภาพที่ 4.1 Stakeholders’ matrix (ดัดแปลงจาก CIC, 2014)

วิธีการหนึ่งที่ช่วยให้เข้าใจมุมมองของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงาน อีเวนต์ ได้แก่ การสัมภาษณ์บุคคลหรือองค์กรดังกล่าว การสัมภาษณ์จะทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ ได้อธิบายจุดประสงค์การจัดงานอีเวนต์ และดึงการสนับสนุนจากบุคคลหรือองค์กรดังกล่าว มาได้ เมื่อได้รับการตอบรับในการสนับสนุนจากบุคคลหรือองค์กรดังกล่าวแล้ว ทำ�ให้สามารถ มั่นใจได้มากขึ้นถึงการมีส่วนร่วมของบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ได้​้ การจัดประเภทบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Classifying the stakeholders)

การจัดการบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์แต่ละกลุ่มนั้นอาจมี แนวทางที่แตกต่างกัน วิธีการหนึ่งที่จะช่วยตัดสินใจเกี่ยวกับแนวทางการปฏิบัติต่อบุคคล หรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ได้ดีที่สุดคือการสร้าง Stakeholders’ matrix (ดูรูปภาพที่ 4.1) โดยมีพื้นฐานจากความสนใจและความมีอิทธิพลของบุคคลหรือองค์กร​ที่มี ส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ต่องานอีเวนต์นั้น ซึ่งจะทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถกำ�หนด ความสัมพันธ์ต่อบุคคลหรือองค์กรดังกล่าวได้อย่างเหมาะสม รวมทั้งยังหาวิธีการและปริมาณ การสื่อสารที่เหมาะสมได้ด้วย

การบริหารความสัมพันธ์กับบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Managing stakeholder relationships)

CIC (2014) แนะนำ�ว่าเมื่อผู้จัดงานอีเวนต์ทำ�ความเข้าใจเกี่ยวกับบุคคลหรือองค์กร ​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ในแง่มุมต่าง ๆ ทั้งความสนใจและอิทธิพลต่องานอีเวนต์แล้ว ควรคำ�นึงถึงการบริหารจัดการบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ 4 ด้าน ดังนี้ี • การสื่อสาร ประเภท ปริมาณ ระยะเวลา และวิธีการส่งผ่านข้อมูลขึ้นอยู่กับประเภท บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ และธรรมชาติของงานอีเวนต์นั้น ๆ • การแสดงว่าเห็นคุณค่า ความสัมพันธ์กับบุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงาน อีเวนต์สามารถได้รับประโยชน์จากการแสดงว่าเห็นคุณค่าของพวกเขา ซึ่งอาจเป็นใน รูปแบบของรางวัลหรือการแสดงถึงการยอมรับรู้ • การแก้ปัญหาความขัดแย้ง การสังเกตเห็นปัญหาความขัดแย้งตั้งแต่ช่วงแรก ๆ จะ ทำ�ให้มีโอกาสในการคลี่คลายปัญหาความขัดแย้งได้ง่ายขึ้น • ข้อกฎหมาย ประเด็นเกี่ยวกับความสัมพันธ์กับบุคคลหรือองค์กร​ภายนอกที่มีส่วน เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์อาจพบได้ในลิขสิทธิ์หรือการอนุญาตต่าง ๆ

4.2 ข้อเสนองานอีเวนต์ (Event proposals)

ผู้จัดงานอีเวนต์อาจร่างข้อเสนองานอีเวนต์เสนอต่อลูกค้าที่เจาะจงว่าต้องการใช้ ผู้จัดงานอีเวนต์นั้น หรืออาจเป็นการตอบสนองต่อคำ�ขอข้อเสนอ (Request for Proposal/ RFP) ซึ่งเป็นการประกาศหาบริษัทที่สามารถให้บริการสินค้าหรือบริการดังลูกค้าต้องการได้ ในกรณีนี้ ข้อเสนอมีความใกล้เคียงกับการประมูล ปัจจัยสำ�คัญที่สร้างข้อเสนอที่ดี

ปัจจัยสำ�คัญสำ�หรับการร่างข้อเสนอที่ดีมีดังนี้ ความคิดสร้างสรรค์ ความเป็นมือ อาชีพและประสบการณ์ส่งผลต่อการร่างข้อเสนอที่ดี (Matthews, 2016) ความคิดสร้างสรรค์ (Creativity) - ความคิดสร้างสรรค์ของทีมผู้จัดงานอีเวนต์ได้รับอิทธิพล จากปัจจัยภายนอกและข้อจำ�กัดต่าง ๆ คือ • ต้องตรงกับวิสัยทัศน์และงบประมาณของลูกค้า • ต้องเหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย (Guests or audience) ของลูกค้า

100

EVENT 101

• ต้องนำ�สมัย เนื่องจากผู้ชมผู้ฟังได้มีโอกาสร่วมงานอีเวนต์หลากหลาย ความคิดแบบ เดิม ๆ หรือ ซํ้า ๆ จึงอาจไม่สร้างผลลัพธ์ที่พึงพอใจ • การประเมินความเสี่ยง มีความสำ�คัญโดยเฉพาะกรณีที่งานอีเวนต์นั้นมีองค์ประกอบ ที่มีความเสี่ยงสูง ความเป็นมืออาชีพ (Professionalism) - Matthews (2016) กล่าวถึงประเด็นสำ�คัญบาง ประการเกี่ยวกับความเป็นมืออาชีพในการสร้างสรรค์งานอีเวนต์มีดังนี้ • ระยะเวลาในการตอบสนอง (Timeliness of response) - คือผู้จัดงานอีเวนต์ต้อง ส่งข้อเสนอก่อนกำ�หนดส่ง หากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดขึ้น ควรแจ้งข้อมูลตาม ข้อเท็จจริงแก่ลูกค้าก่อนกำ�หนดส่ง และขอเลื่อนกำ�หนดส่งออก การส่งข้อเสนอเกิน กำ�หนดโดยไม่มีเหตุจำ�เป็นจะทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ถูกมองว่าไม่มีมีความน่าเชื่อถือ • คุณภาพของข้อเสนอ (Quality of the proposal) - นอกจากการตอบโจทย์ทั้งหมด ในคำ�ขอข้อเสนอ (Request for Proposal/RFP) ข้อเสนอควรแสดงความเป็น มืออาชีพในแง่ของการผลิต ทั้งรูปแบบที่สะอาดตา ไม่มีข้อผิดพลาดด้านการลำ�ดับ เลขหน้าและการสะกดตามหลักไวยากรณ์ ประสบการณ์ (Experience) - คือประสบการณ์ของผู้จัดงานอีเวนต์ซึ่งอาจประเมินได้ ดังนี้ • ระยะเวลาในวงการ (Time in industry) - กล่าวคือยิ่งบริษัทใดบริษัทหนึ่งอยู่ใน วงการอีเวนต์นานเท่าไรก็ยิ่งส่งผลดีมากขึ้นเท่านั้น เพราะมีความน่าเชื่อถือและเข้าใจ ธุรกิจนี้ได้ดีขึ้น • ความน่าเชื่อถือ (Credibility) - วิธีการยกระดับความน่าเชื่อถือมีหลายวิธี ได้แก่ การอ้างถึงลูกค้าเก่า โดยเฉพาะหากลูกค้าเก่าหลายคน/องค์กรยินดีแนะนำ�ผู้จัดงาน อีเวนต์ ก็จะยิ่งเพิ่มความมั่นใจให้ลูกค้ารายต่อไป อีกสิ่งหนึ่งที่สร้างความน่าเชื่อถือ คือรางวัล โดยเฉพาะรางวัลที่ได้รับชัยชนะมาจากผู้ประกอบการวงการเดียวกัน นอกจากนี้ ประกาศนียบัตรที่ได้รับจากองค์กรมืออาชีพก็ช่วยยกระดับความน่าเชื่อถือ ของบริษัทได้เช่นเดียวกัน ข้อเสนองานอีเวนต์และการสัมภาษณ์ลูกค้า (Event proposal and client interview)

การสัมภาษณ์หรือพบปะลูกค้าเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลของลูกค้า และทราบความ ต้องการต่าง ๆ ในการจัดการงานอีเวนต์นั้น ๆ เป็นขั้นตอนสำ�คัญที่จะสร้างข้อเสนองานอีเวนต์ ที่ดีได้​้

Silvers (2004) สร้างแม่แบบทีม่ ปี ระโยชน์เพือ่ รวบรวมข้อมูลจากลูกค้า รูปภาพที่ 4.2 แสดงประเด็นสำ�คัญบางประการของข้อมูลที่ควรถามในการสัมภาษณ์ลูกค้า

งาน ICONSIAM Press Conference

ข้อมูลพื้นฐานของบริษัท (ชื่อ ที่อยู่ เว็บไซต์ บุคคลสำ�หรับติดต่อ) ผู้มีอิทธิพลหลัก และ บุคคลหรือองค์กร​ที่มี ส่วนเกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ บุคลากรสายสนับสนุน (ผู้ที่เข้าใจด้านทรัพยากร มนุษย์ บทบาทหน้าที่ และความชำ�นาญต่อ อีเวนต์) รายละเอียดอีเวนต์ อันมีหัวข้อย่อยดังนี้ • ประเภทของการใช้งาน • เป้าหมาย • วันที่/ระยะเวลา • สถานที่และความสำ�คัญอื่น ๆ (ข้อมูล จำ�เพาะด้านสิ่งแวดล้อม สิ่งอำ�นวย ความสะดวก การเข้าถึงของผู้พิการ) • ความเป็นมาของงานอีเวนต์

ผู้ที่คาดว่าจะเข้าร่วมงาน สถานะของงานอีเวนต์นี้ (Event position) ต่อตารางงานอีเวนต์ทั้งหมดที่ลูกค้ามี งานอีเวนต์ทจ่ี ดั ขึน้ พร้อม ๆ กัน หรืองานอีเวนต์คแู่ ข่ง รูปแบบการเข้าและออกงานของผู้เข้าร่วมงาน วัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์และการประเมิน ความสำ�เร็จของแต่ละวัตถุประสงค์ วิธีการประเมิน และผู้รับผิดชอบการประเมิน ข้อมูลผู้เข้าร่วมงาน (อายุ เพศ อาชีพ การศึกษา รายได้ พื้นฐานด้านวัฒนธรรม ความต้องการ แบบพิเศษ ความคาดหวัง) การออกแบบงานอีเวนต์ (รายละเอียดเกี่ยวกับ ความคาดหวังด้านการตลาด การเข้าร่วมงาน บรรยากาศ อาหาร กิจกรรม และสิ่งอำ�นวย ความสะดวก)

รูปภาพที่ 4.2 รายการตรวจสอบข้อมูลที่ต้องการระหว่างการสัมภาษณ์ลูกค้า (ดัดแปลงจาก Silver, 2004) • จดหมายนำ� หน้าแรก • ใบแจ้งเตือน เช่น ข้อควรระวังในการ เปิดเผยข้อมูลอันไม่ได้รับอนุญาต • สารบัญ • รายชื่ออักษรย่อ • บทสรุปสำ�หรับผู้บริหาร (Executive Summary) • เนื้อหาของข้อเสนอ • ประวัติหรือข้อมูลของบริษัทผู้จัดงาน อีเวนต์ - เนื้อหาโดยทั่วไป ได้แก่ พันธกิจ (Mission) ความเป็นมา (Background) การรับรอง (Credentials) - ข้อมูลจำ�เพาะ ได้แก่ งานอีเวนต์ท ี่

คล้ายคลึงกันก่อนหน้านี้ และทรัพยากร ที่สามารถจัดหาได้ • คู่ค้าร่วมโครงการและประวัติของบุคคลหรือ บริษัทนั้น ๆ • ข้อมูลจำ�เพาะของงานอีเวนต์ ได้แก่ • วัตถุประสงค์ • ขอบเขตของงาน • บุคคลหรือองค์กร​ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ งานอีเวนต์

• ธีม การออกแบบ และความคิดต่าง ๆ • การประเมินสถานที่ • ทรัพยากรที่จำ�เป็นต้องใช้งาน ได้แก่ โสตทัศนูปกรณ์ การบริการอาหาร เจ้าหน้าที่ ซัพพลายเออร์ • บริการด้านการตลาดและการ ประชาสัมพันธ์ (Promotion) ที่ต้องการ • ผู้สนับสนุนที่น่าจะเป็นไปได้ • งบประมาณที่สอดคล้องกับองค์ประกอบ ต่าง ๆ ในโปรแกรมของงานอีเวนต์ • การบริหารจัดการการควบคุม ได้แก่ กระบวนการรายงานผล ความรับผิดชอบ ตามโครงสร้างองค์กร • กำ�หนดรายการ เช่น การวางแผน การขนส่ง การวางลำ�ดับขั้นตอน การประชาสัมพันธ์ • ผลกระทบกับสิ่งแวดล้อม ทางธรรมชาติ การจราจร การขนส่ง • ประเด็นความเสี่ยง รวมทั้งการประกันภัย • ภาคผนวก

รูปภาพที่ 4.3 เนื้อหาข้อเสนองานอีเวนต์ (ดัดแปลงจาก O’Toole & Mikolaitis, 2002) 104

EVENT 101

ตัวอย่างข้อเสนอ งานอีเวนต์ (Proposal) สำ�หรับงาน ICONSIAM Press Conference

เนื้อหาข้อเสนองานอีเวนต์

ข้อเสนองานอีเวนต์ หมายถึง เอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ ที่จัดทำ�ขึ้นเพื่อ นำ�เสนอทางเลือกที่สนองตอบความต้องการของลูกค้า (O’Toole & Mikolaitis, 2002) ใน ขณะที่รูปแบบและเนื้อหาข้อเสนองานอีเวนต์แสดงถึงความเป็นมืออาชีพและเชี่ยวชาญของ ผู้จัดงานอีเวนต์ เอกสารอาจมีหลายรูปแบบ เช่น เอกสารหน้าเดียว แฟ้มเอกสารที่รวบรวม รายละเอียดของงาน หรือการนำ�เสนองาน (Presentation)

เนื้อหาตามรูปภาพที่ 4.3 ประวัติหรือข้อมูลของบริษัทจะสะท้อนประสบการณ์ของ ผู้จัดงานอีเวนต์ ขณะที่ธีม การออกแบบและความคิดจะสะท้อนความคิดสร้างสรรค์ • ประวัติหรือข้อมูลของบริษัท (Company profile) คือประวัติบริษัทโดยย่อ เกี่ยวกับความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์สำ�คัญ ๆ ชีวประวัติของเจ้าของบริษัทอาจ ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัทได้ ลูกค้าสำ�คัญ ๆ บางท่าน/องค์กรอาจถูก กล่าวถึงเพื่อเป็นตัวอย่างอ้างอิง รวมทั้งรางวัลจากแวดวงนั้น ๆ และอาจรวมถึงความ น่าเชื่อถือส่วนบุคคลด้วย • ธีม การออกแบบ และความคิด (Theme, design and ideas) การออกแบบและ ความคิดคือองค์ประกอบหลักของข้อเสนอ และแสดงให้เห็นว่าผู้จัดงานอีเวนต์จะ ตอบสนองความต้องการลูกค้าโดยการสร้างสรรค์งานอีเวนต์อย่างไร โดยอาจรวมสิ่ง ต่าง ๆ ต่อไปนี้ในข้อเสนอด้วย

คอนเสิร์ต Single Festival ครั้งแรก ที่จัดขึ้นในสนามกอล์ฟ

- ภาพรวมของงาน และคำ�อธิบายถึงภาพรวมของงานสามารถตอบสนองความ ต้องการของลูกค้าได้อย่างไร - รายละเอียดของการตกแต่ง (สี ระบบแสง การออกแบบ) และเหตุผลประกอบ - รูปภาพงานอีเวนต์ที่ผ่านมาซึ่งอาจช่วยให้เข้าใจงานนั้นมากขึ้น การใช้คอมพิวเตอร์ สร้างภาพกราฟฟิกจะช่วยให้ลูกค้าเห็นภาพงานอีเวนต์ได้

เป้าหมายของการกระทำ�เช่นนี้คือการใช้คำ�อธิบาย รูปภาพ คอมพิวเตอร์กราฟฟิก หรือวิดีทัศน์ เพื่อช่วยให้ลูกค้าเห็นภาพงานอีเวนต์และตัดสินใจว่าจ้างบริษัทจัดงานนั้น 4.3 การเลือกสถานที่และสิ่งอำ�นวยความสะดวก (Sites and facilities selection)

การเลือกสถานที่เป็นองค์ประกอบสำ�คัญของงานอีเวนต์ที่ประสบความสำ�เร็จ ผู้จัด งานอีเวนต์มืออาชีพต้องกำ�หนดเป้าหมายและจุดประสงค์ของงานอีเวนต์ก่อนเลือกสถานที่ จัดงาน ก่อนถึงกระบวนการเลือกสถานที่ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรกำ�หนดข้อมูล ลักษณะ และ งบประมาณงานอีเวนต์​์ 106

EVENT 101

งาน Chang – Major Movie on the Beach ที่จัดบนชายหาดริมทะเล

การกำ�หนดรายละเอียดของสถานที่จัดงาน

การกำ�หนดหลักเกณฑ์การเลือกสถานที่นับว่าเป็นสิ่งสำ�คัญก่อนการเริ่มต้นขั้นตอน การเลือกสถานที่ หลักเกณฑ์ดังกล่าว ได้แก่​่ • เป้าหมายและจุดประสงค์งานอีเวนต์ • กิจกรรมที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในงานอีเวนต์ เช่น นิทรรศการ อาหารและเครื่องดื่ม การแสดง • ข้อกำ�หนดทางกายภาพ รวมทั้งที่พักและพื้นที่ของงานอีเวนต์ • ผู้เข้าร่วมงานที่คาดการณ์ไว้ • เกณฑ์การเงิน รวมทัง้ งบประมาณสำ�หรับงานอีเวนต์และงบประมาณของผูเ้ ข้าร่วมงาน • สิ่งที่ผู้เข้าร่วมงานให้ความสำ�คัญ • ปัจจัยในการบริหารจัดการความเสี่ยง • การบริการที่สามารถใช้ประโยชน์ได้ • การพิจารณาเรื่องความยั่งยืน (CIC, 2014)

Convention or conference centres ศูนย์การประชุม

ศูนย์การประชุมเป็นสถานที่ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อจัดงานแสดงสินค้า มักจะมีทั้งพื้นที่ จัดนิทรรศการขนาดใหญ่ และสถานที่จัดอีเวนต์ขนาดเล็กมากมาย ศูนย์การ ประชุมถูกสร้างขึ้นเพื่อรองรับคนจำ�นวนมาก ซึ่งมักจะมีเพดานสูง และระบบ แสงสว่างที่ดี

Hotels โรงแรม

โรงแรมนับเป็นสถานที่จัดงานอีเวนต์ที่น่าสนใจ ถ้าโรงแรมสามารถรองรับและมี ห้องพักเพียงพอเพื่อให้บริการผู้เข้าร่วมงานได้ รวมทั้งพื้นที่จัดงานอีเวนต์มีขนาด เพียงพอและสามารถรองรับคณะผู้เข้าร่วมงานได้

Arenas and stadia สนามกีฬา

ขนาดของพื้นที่อาจทำ�ให้เกิด “Wow factor” ได้ สนามกีฬาสามารถเป็นสถานที่ จัดงานแสดงสินค้าเพื่อผู้บริโภคหรืองานเทศกาลได้ ระบบเสียง ระบบแสงสว่าง และการสร้างสรรค์พื้นที่สามารถสร้างความท้าทายให้แก่ผู้จัดงานอีเวนต์ได้เช่นกัน

Theatres โรงละคร

โรงละครสามารถเปลี่ยนให้เป็นสถานที่จัดงานอีเวนต์แบบพิเศษได้ง่าย เนื่องจาก มีพร้อมทั้งเวที ระบบเสียง ระบบแสงสว่างและไฟฟ้า แต่อาจมีพื้นที่จัดงานอีเวนต์ ภายนอกสำ�หรับการต้อนรับและรับประทานอาหารเย็นไม่เพียงพอ

Unusual indoor venues สถานที่จัดงาน ในร่มแบบพิเศษ

สถานที่จัดงานในร่มแบบพิเศษมักมาจากแนวคิดของนักออกแบบงานอีเวนต์ที่จะ เปลี่ยนพื้นที่ว่างแห่งใดแห่งหนึ่งเป็นสถานที่จัดงาน ตัวอย่างของสถานที่เคยถูก เปลี่ยนให้เป็นพื้นที่จัดงานอีเวนต์ ได้แก่ บาร์ ราตรีสโมสร ร้านอาหาร พิพิธภัณฑ์ สระว่ายน้ำ� คุณสมบัติเด่นเฉพาะตัวของสถานที่เหล่านี้อาจทดแทนข้อจำ�กัดด้าน logistic ได้

Historical venues สถานที่ทาง ประวัติศาสตร์

สถานที่ทางประวัติศาสตร์ เช่น วังหรือปราสาท วัด โบสถ์ ซากโบราณสถาน สามารถกลายเป็นฉากหลังสำ�หรับงานอีเวนต์ และก่อให้เกิดประสบการณ์ อันน่าจดจำ�และน่าประทับใจอย่างมากได้

รูปภาพที่ 4.4 ประเภทของสถานที่จัดงานและลักษณะสถานที่จัดงานแต่ละประเภท (ดัดแปลงจาก CIC, 2014; Matthews, 2016)

ประเภทของสถานที่จัดงาน (Types of venues)

เมื่อเลือกสถานที่จัดงานอีเวนต์ ควรคำ�นึงว่าประเภทของสถานที่จัดงานใดเหมาะสม กับความต้องการของผู้จัดงาน เนื่องจากสถานที่จัดงานแต่ละประเภทมีลักษณะต่าง ๆ กัน (ดูรูปภาพที่ 4.4) การรักษาความปลอดภัยและความต้องการพิเศษของแขกคนสำ�คัญ (VIPs)

เมื่อเลือกสถานที่งานจัดอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องคำ�นึงถึงเรื่องการรักษาความ ปลอดภัยและความต้องการพิเศษของแขกคนสำ�คัญ (VIPs) ด้วยเช่นกัน เช่น ความเป็นส่วนตัว ทางเข้าที่ปลอดภัย และห้องพักนักแสดง หากมีความเป็นไปได้ที่การชุมนุมประท้วงอาจ เกิดขึ้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรมีการประสานงานกับเจ้าหน้าที่ท้องถิ่นและทีมรักษาความ ปลอดภัยเพื่อพัฒนามาตรการรักษาความปลอดภัย (CIC, 2014) 108

EVENT 101

งาน The Legend of Angkor Wat ที่จัดขึ้น ณ ปราสาทนครวัด ประเทศกัมพูชา

การประเมินความเหมาะสมของสถานที่จัดงาน (Site suitability assessment)

การประเมินความเหมาะสมของสถานที่จัดงานควรจัดทำ�กับสถานที่ที่มีแนวโน้มว่า จะเลือกใช้ เพื่อให้การประเมินความเหมาะสมของสถานที่จัดงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้จัดงานอีเวนต์พึงระลึกถึงเงื่อนไขต่าง ๆ เช่น จำ�นวนผู้ร่วมงานที่คาดการณ์ไว้ แนวความคิด ของงาน ธีม และรายการต่าง ๆ ของงานอีเวนต์ ยิ่งมีรายละเอียดมากเท่าไร ผู้จัดงานอีเวนต์ ก็ยิ่งประเมินความเหมาะสมของสถานที่จัดงานได้ง่ายมากขึ้นเท่านั้น (CIC, 2014)

Bladen et al. (2012) ได้เน้นถึงองค์ประกอบสำ�คัญ 3 ประการในการพิจารณาเมื่อ เยี่ยมชมสถานที่จัดงาน ดังนี้ 1) พื้นที่ที่สามารถใช้ประโยชน์ได้สำ�หรับผู้เข้าชมและโครงสร้างชั่วคราว 2) สิ่งอำ�นวยความสะดวกหลังเวที เช่น พื้นที่ว่างเท่าไรที่ทีมงานจะใช้งานได้ มีห้องพัก นักแสดงหรือไม่ มีอุปกรณ์สำ�หรับทีมงานหรือไม่ 3) ที่จอดรถ จุดรับ-ส่ง และการขนส่ง

การเยี่ยมชมสถานที่จัดงานช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์ตัดสินใจเลือกสิ่งอำ�นวยความ สะดวกได้อย่างเหมาะสม โดยผู้จัดงานอีเวนต์ควรตรวจสอบสิ่งอำ�นวยความสะดวกที่จะ ใช้งานในงาน เช่น พื้นที่และรูปแบบแผนผัง สถานที่และการเข้าถึง เงื่อนไขขั้นพื้นฐาน เส้น ทางการจราจร การปฐมพยาบาล ห้องน้ำ� พื้นที่ทิ้งขยะ ไฟฟ้า น้ำ�ประปา เชื้อเพลิงและ พลังงานไฟฟ้า ทางหนีไฟ เวที แสงไฟ สิ่งกีดขวาง พื้นที่บริการ แนวสายตา ฯลฯ

หลังการเยี่ยมชมสถานที่ การประเมินก่อนการออกแบบสามารถทำ�ได้ ซึ่งควร ครอบคลุมองค์ประกอบเหล่านี้ี • พื้นที่ที่ใช้งานที่คาดว่าจะใช้ • ประวัติและข้อมูลศิลปิน • ข้อมูลผู้ร่วมงาน • ระยะเวลาและช่วงเวลาของงานอีเวนต์ • การประเมินสถานที่จัดงาน • การเสิร์ฟเครื่องดื่มมึนเมา • ที่ยืนหรือที่นั่งของผู้เข้าร่วมงาน • เส้นทางระหว่างสิ่งอำ�นวยความสะดวกต่าง ๆ ที่ผู้เข้าร่วมงานใช้ • การใช้เวทีเดี่ยว หรือหลายเวที

(Bladen et al., 2012) 4.4 เครื่องมือในวางแผนงานอีเวนต์

รายการตรวจสอบ (Checklists)

รายการตรวจสอบคื อ รายชื่ อ สิ่ ง ของหรื อ ประเด็ น ที่ ผู้ จั ด งานอี เวนต์ ต้ อ งดู แ ลให้ เรียบร้อยหรือทำ�ให้เสร็จสิ้น ในการบริหารจัดการงานอีเวนต์มีหลายงานที่ต้องจัดการ และ ในหลายโอกาสที่ผู้จัดงานอีเวนต์อาจมองข้ามงานบางประเภทไป ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึง ต้องร่างรายการตรวจสอบสำ�หรับงานทุกประเภท รายการตรวจสอบสามารถสร้างมาจาก ประสบการณ์ของผู้จัดงานอีเวนต์ โดยการปรับปรุงเนื้อหาของงานอยู่เสมอและแยกบริบท งานออกเป็นประเภทต่าง ๆ 110

EVENT 101

บัญชีรายการที่มีค่าทางการเงินเพื่อตอบแทนความ เป็นสปอนเซอร์ (sponsorship)

• โปรแกรมในงานอีเวนต์ • สิ่งพิมพ์เพิ่มเติม • การผลิตป้ายโฆษณาประชาสัมพันธ์ • การตั้งป้ายโฆษณาประชาสัมพันธ์ • การสนับสนุนด้านการโฆษณา • การต้อนรับอย่างอบอุ่น ทั้งอาหาร และเครื่องดื่ม • โทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต แฟ๊กซ์ • การสนับสนุนด้านการประชาสัมพันธ์ • ตั๋วสำ�หรับสปอนเซอร์ • บัตรที่จอดรถสำ�หรับแขกคนสำ�คัญ (VIPs) • มูลค่าในการขายความเป็นสปอนเซอร์ (เวลาของเจ้าหน้าที่ที่มีค่าทางการเงิน ต่อชั่วโมง)

• มูลค่าในการบริการสปอนเซอร์ (เวลาของเจ้าหน้าที่ที่มีค่าทางการเงิน ต่อชั่วโมง) • ค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย • ค่าใช้จ่ายด้านการเดินทาง • ค่าแท็กซี่และการคมนาคมอื่น ๆ • การวิจัยหรือรายงานการประเมินผล • การสังเกตการณ์และติดตามสื่อ • ค่าใช้จ่ายทั้งหมด • กำ�ไรเบื้องต้น • มูลค่าขั้นต่ำ�ในการขายความเป็น สปอนเซอร์

รูปภาพที่ 4.5 รายการตรวจสอบต่าง ๆ ที่ต้องรวมในงบประมาณจากผู้สนับสนุน (Bowdin et al., 2006)

โครงสร้างของงานส่วนต่าง ๆ (Work breakdown structure)

โครงสร้างของงานส่วนต่าง ๆ คือ กระบวนการในการแยกย่อยงานอีเวนต์เป็นส่วน ย่อย ๆ อย่างเป็นระบบ กระบวนการนี้เกิดจากความเข้าใจทรัพยากรต่าง ๆ (เช่น มนุษย์ การเงิน ทรัพยากรทางกายภาพ) และระยะเวลาดำ�เนินการงานแต่ละประเภท ซึ่งทำ�ให้ทราบ ต้นทุนและเวลาโดยรวมในการดำ�เนินงานจนสำ�เร็จ รูปภาพที่ 4.6 แสดงตัวอย่างการแยก ย่อยส่วนงานต่าง ๆ ในส่วนของงานอีเวนต์ที่เป็นงานจัดเลี้ยง (การวางแผนและการควบคุม อาหารเย็น สถานที่และอุปกรณ์ แขกรับเชิญ เจ้าหน้าที่ พิธีกร) หลังจากนั้นจึงแจกแจง รายละเอียดแต่ละงานโดยมีผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วน การแสดงโครงสร้างของงานส่วนต่าง ๆ อาจแสดงเป็นรายการตัวเลขหรือจุดสัญลักษณ์นำ� (Bullet point) ก็ได้​้

112

EVENT 101

Adapted from McCartney, 2010

Notes : = Milestone PIC = Person in charge Prerequisite indicates the task dependencies, these are tasks that have to be completed before the execution of the current task. For example, the booking of catering (Task 2) cannot be done without the confirmation of venue (Task 1).

3 16 Mary Final Rundown 12

14

8

5

3 16

16 12 Pat PR Staffing 11

John Press Kit 10

14

-

16

5 13

16 1 Mary Panel Preparation 9

John Press Release 8

9

5.2

4

2 11

10 6

10

Back Drop 7

Tim

Cally Mail Invitation 6

5

5.1 2

4 7 4

8 9 Tim

Tim Card Design 5.1

5.2 Printing

4

1 2

2 15

5 4

14

Invitation Card Text 5

John

Follow Up with Media 4.1

John

3

3

1 16

4 2

16

Media Contacts 4

John

Floor Plan (execution) 3.1

Mary

1

2 2

4 7

16 15

4 Mary Floor Plan (design)

Pat Catering (coordination)

รูปภาพที่ 4.7 ตัวอย่างแกนต์ชาร์ตในงานแถลงข่าว

3

แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart)

การวางแผนงานอีเวนต์เกี่ยวข้องกับคนจำ�นวนมากที่มีประสบการณ์พื้นฐานและ การศึกษาแตกต่างกัน ภาพประกอบและกราฟฟิกช่วยให้การสื่อข้อมูลระหว่างวัฒนธรรม การทำ�งานที่แตกต่างกันให้เป็นไปอย่างรวดเร็ว เครื่องมือของโครงการและการวางแผนงาน อีเวนต์ที่ได้รับความนิยมเช่นแกนต์ชาร์ตมีประโยชน์ในการวางแผนตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นจนถึง วันเริ่มงานอีเวนต์ แกนต์ชาร์ตคือเมทริกซ์แนวตั้งและแนวนอน โดยงานบางประเภทที่ เกี่ยวข้องกันสามารถสื่อได้ด้วยการใช้ลูกศร งานบางประเภทต้องเสร็จสิ้นก่อนที่อีกงานหนึ่ง จะเริ่มต้น แต่บางงานมีความเป็นเอกเทศ คือไม่มีความเกี่ยวเนื่องกับงานอื่น

แกนต์ชาร์ตหรือแผนผังคุมกำ�หนดงานสามารถทำ�ให้เข้าใจได้ง่าย โดยแสดงงานหลัก และระยะเวลาที่งานต้องแล้วเสร็จ ชาร์ตหรือแผนภูมิดังกล่าวสามารถใช้กับข้อเสนอเพื่อนำ� เสนองาน ซึ่งทำ�ให้เห็นว่าความสำ�เร็จของงานขึ้นอยู่กับการรักษาเวลา (Punctuality) ด้วย

Gantt Chart : Press Conference

รูปภาพที่ 4.6 แสดงตัวอย่างการแยกย่อยส่วนงานต่าง ๆ ในส่วนงานอีเวนต์ที่เป็นงานจัดเลี้ยง

2.1

Thank you

-

Backup for No-shows

1

Cleanup

4

Coordinate Topics

3

Hosts

7

Servers

Special Needs

3

Name Tags

4

Transport

1

Serving

Equipment

Invitation

Cooks

Pat

Cooking

Decorations

Shoppers

RSVPs

Mary

Shopping

Setting/ Utensils

Guest List

Catering (booking)

Coordination

Room Layout

Speakers

Venue

Shopping List

Staff

2

Menu

Budget

Guests

1

Start End Duration Prerequiste 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Planning

Venue & Equipment

PIC

Dinner

Tasks

Planning & Supervision

Task

BANQUET

รูปภาพที่ 4.7 แสดงตัวอย่างแกนต์ชาร์ตในงานแถลงข่าวงานหนึ่ง งานสำ�คัญอาจ ถูกแบ่งเป็นงานย่อย ๆ เช่น งานที่ 1 การบริหารจัดการสถานที่อาจเกี่ยวข้องกับการตั้ง หลั ก เกณฑ์ ก ารคั ด เลื อ กสถานที่ การวิจ ัย และตรวจสอบสถานที่ สิ่งสำ�คัญคือการวาง กำ�หนดการที่งานต้องแล้วเสร็จซึ่งจะส่งผลต่องานอื่น ๆ ในโครงการเดียวกันด้วย ตัวอย่าง เช่น การตกลงเลือกสถานที่ (งานที่ 1) เป็นสิ่งสำ�คัญ ซึ่งจะนำ�ไปสู่การเริ่มต้นงานอื่น ๆ ได้ เช่น การจองบริการอาหาร (งานที่ 2) การออกแบบแผนผังงาน (งานที่ 3) และการจัดทำ�ข้อความ ในการ์ดเชิญ (งานที่ 5) บทส่งท้าย

เมื่อเราปลูกต้นไม้ เราย่อมคาดหวังว่าจะได้กินผลของมัน เมล็ดพันธุ์พืช วัสดุอุปกรณ์ ที่ใช้เพาะปลูก สถานที่เพาะปลูก ล้วนสำ�คัญพอ ๆ กับการวางแผนดูแลต้นไม้นั้นให้เจริญ เติบโตงอกงาม คล้ายกับการวางรากฐานของการจัดงานอีเวนต์ หากขั้นตอนเริ่มต้นได้รับการ วางแผนและจัดการอย่างดี งานอีเวนต์นั้นจะมีโอกาสประสบความสำ�เร็จมากขึ้น ดังนั้นใน ฐานะที่เป็นผู้จัดงานอีเวนต์ ผู้อ่านจึงควรพิถีพิถันในการจัดงานในทุก ๆ ขั้นตอนเพื่อเก็บเกี่ยว ผลตอบแทนที่ได้จากการประสบความสำ�เร็จในภายหลัง

กิจกรรมท้ายบท Group work

งานกลุ่ม (Group work)

ให้ผู้ร่วมกิจกรรมแบ่งกลุ่ม โดยแต่ละกลุ่มต้อง ระดมความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์แล้วเขียนงานหรือหน้าที่ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ที่จำ�เป็นลงบนกระดาษ โพสต์อิท (ผู้เข้าร่วมกิจกรรมสามารถใช้แอปพลิเคชัน Post-it @ Plus) โดยเขียนหนึ่งงานหรือหนึ่งหน้าที่ต่อหนึ่งแผ่น โพสต์อิท หลังจากนั้นให้แยกกลุ่มงานหรือหน้าที่ที่มีความ สัมพันธ์กันออกเป็นหมวดหมู่ต่าง ๆ และสร้างโครงสร้าง องค์กรโดยใช้การจัดหมวดหมู่กลุ่มงานหรือหน้าที่ที่ผู้เข้าร่วม กิจกรรมจัดทำ�ขึ้นเป็นหลัก สร้างโครงสร้างองค์กรที่สมาชิก ภายในกลุ่มคิดว่าดีที่สุดและอธิบายว่าเพราะเหตุใด

งาน ICONSIAM สีสันแห่งสายน้ำ� มหกรรมลอยกระทงปี 2558

บทที่ 5

การตลาด กับงานอีเวนต์ EVENT MARKETING

Lineage 2 Revolution Tournament Thailand

บทที่ 5

การตลาดกับงานอีเวนต์ EVENT MARKETING

#อี เวนต์ 1 01 #การตลาดกับ งานอีเวนต์ #Marketing #TCEB #EMA #MUIC #รักแฮชแท็ก #LoveThisBooK เราอยู่ในยุคของโซเชียลมีเดียและแฮชแท็ก ทั้งเฟซบุ๊ก อินสตาแกรมและทวิตเตอร์ เนื่องจากโซเชียลมีเดียอยู่รอบตัวเรา ดังนั้น โซเชียลมีเดียจึง ถือเป็นสื่อที่มีศักยภาพและได้รับการยอมรับอย่างแพร่หลาย ในการส่งข้อความสื่อสาร และสร้างปฏิสัมพันธ์กับกลุ่มเป้าหมาย โซเชียลมีเดียกลายเป็นหัวข้อที่เข้ามามีอิทธิพลใน เรื่องของการตลาดเป็นอย่างมาก ทำ�ให้เป็นที่น่าสงสัยว่า นอกจากโซเชียลมีเดียแล้ว ยังมี หัวข้ออื่นที่มีอิทธิพลต่อการตลาดอีกหรือไม่

ถ้าพูดถึงคำ�ว่า ‘การตลาดในการจัดงานอีเวนต์’ (Event Marketing) คนส่วนใหญ่ จะนึกถึงภาพรวมกว้าง ๆ ของการลงสื่อโฆษณาทางรายการโทรทัศน์และรายการวิทยุ การ ส่งอีเมล การแจกโปสเตอร์ การแจกใบปลิว หรือการโพสต์ข้อความบนโซเชียลมีเดีย ในความ เป็นจริง สิง่ เหล่านีเ้ ป็นเพียงเครือ่ งมือบางส่วนเท่านัน้ ของการตลาดในการจัดงานอีเวนต์ ดังนั้น ความหมายโดยย่อของการตลาดในการจัดงานอีเวนต์คือการวิเคราะห์สถานการณ์ทางการ ตลาด การกำ�หนดกลุ่มเป้าหมายทางการตลาด และการร่างรายละเอียดของสิ่งที่ต้องลงมือ ปฏิบัติเพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ที่วางไว้ นอกจากนี้ การทำ�การตลาดยังเริ่มต้นตั้งแต่ก่อน การจัดงานอีเวนต์ โดยเริ่มด้วยการค้นหาข้อมูล การคัดกรอง และการเลือกใช้ไอเดียต่าง ๆ ที่น่าจะทำ�ให้งานอีเวนต์ของลูกค้าประสบความสำ�เร็จ และสามารถส่งผลต่อผู้เข้าร่วมงานได้ มากที่สุด การตลาดควรมีการทำ�อย่างต่อเนื่องถึงแม้ว่าอีเวนต์จะสิ้นสุดลงไปแล้วก็ตาม เห็น ได้จากที่บางอีเวนต์ก็ยังมีการติดต่อสื่อสารกับผู้เข้าร่วมงานหลังอีเวนต์ได้สิ้นสุดลงไปแล้วเพื่อ การขยายผลทางการตลาดกับกลุ่มผู้เข้าร่วมงานต่อไปอีก ในบทนี้จะเริ่มกล่าวถึงตั้งแต่วิธีการ ดึงดูดความสนใจของลูกค้า วิธีการทำ�ให้แบรนด์ของงานอีเวนต์กลายเป็นความประทับใจใน ความรู้สึกของผู้เข้าร่วมงาน ไปจนถึงไอเดียในการใช้อีเวนต์เป็นเครื่องมือทางการตลาด และ ประเด็นเกี่ยวกับผู้สนับสนุนงานด้วย 5.1 การตลาดในการจัดงานอีเวนต์คืออะไร (What is Event Marketing?)

โดยทั่วไปแล้ว คำ�ว่า ‘Event Marketing’ (การตลาดงานอีเวนต์) มีที่มาจาก 2 แนวคิด คือ (1) การทำ�การตลาดสำ�หรับงานอีเวนต์ (The marketing of an event) และ 118

EVENT 101

(2) การใช้อีเวนต์เป็นเครื่องมือทางการตลาด (The use of an event as a marketing tool) หรือ ‘การตลาดเชิงกิจกรรม’ เป็นการตลาดผ่านการจัดงานอีเวนต์เพื่อดึงดูดกลุ่ม เป้าหมายให้รู้จักกับผลิตภัณฑ์ ในหนังสือที่เกี่ยวกับงานอีเวนต์ได้ให้คำ�นิยามของการตลาด ในการจัดงานอีเวนต์ว่าเป็น “ขั้นตอนของผู้จัดการอีเวนต์และนักการตลาดที่มีความเข้าใจใน ลักษณะเฉพาะและความต้องการของกลุ่มผู้บริโภค (Consumers’ characteristics and needs) ทำ�ให้สามารถผลิต ตั้งราคา ประชาสัมพันธ์ และสร้างสรรค์ประสบการณ์ของงาน อีเวนต์ให้ตรงกับความต้องการของผู้บริโภคและวัตถุประสงค์ในการจัดงานอีเวนต์” (Bowdin et al., 2011, p. 367) แม้ว่าคำ�นิยามนี้จะดูเป็นการเน้นหนักไปที่ตัวงานอีเวนต์มากกว่า การตลาด นักการตลาดอีเวนต์ควรพิจารณาถึงการสร้างความสัมพันธ์ในระยะยาวกับกลุ่ม ผู้ร่วมงานด้วย หากมีการนำ�หลักและเทคนิคของการตลาดมาใช้จะช่วยให้ผู้จัดการงาน อีเวนต์ตัดสินใจได้ดีขึ้นและส่งผลไปสู่การสร้างความพึงพอใจที่ตรงกับความต้องการของกลุ่ม ผู้เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ เนื้อหาต่อไปนี้จะกล่าวถึงทั้ง 2 แนวคิดของการตลาดกับงาน อีเวนต์ ดังนี้ 5.2 การตลาดสำ�หรับงานอีเวนต์ (Marketing of an event)

‘ส่วนผสมทางการตลาด’ (Marketing Mix หรือ 4Ps) ซึ่งใช้กันอย่างกว้างขวางใน การทำ�การตลาดให้สินค้าสามารถนำ�มาปรับใช้กับการตลาดในการจัดงานอีเวนต์ได้ โดยต้อง มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างเล็กน้อย เพื่อนำ�มาปรับใช้ให้เข้ากับบริบทการจัดงานอีเวนต์​์

ส่วนผสมทางการตลาด (4Ps) ที่เรารู้จักกันประกอบด้วย ผลิตภัณฑ์ (Product) ราคา (Price) สถานที่ (Place) และการส่งเสริมการตลาด (Promotion) แต่เมื่อนำ�มาใช้กับการจัด งานอีเวนต์จะต้องมีอีก 1 P เพิ่มเติมเข้าไปใน 4P ซึ่งก็คือ คน (People) เนื่องจาก ‘คน’ หรือ ผูท้ ม่ี สี ว่ นร่วมกับงานอีเวนต์คอื ศูนย์กลางของการตลาดในการจัดงานอีเวนต์ (Ramsborg, 2015) Product

Promotion

PEOPLE

Price

Place

รูปภาพที่ 5.1 The Five P’s of Marketing (นำ�มาจาก Ramsborg, 2015)

ผลิตภัณฑ์ (Product) – ในกรณีนี้ก็คือ ‘งานอีเวนต์’ ซึ่งมีทั้งผลิตภัณฑ์ส่วนที่จับต้องได้และ จับต้องไม่ได้ ผลิตภัณฑ์ (งานอีเวนต์) สามารถแบ่งออกเป็น 3 ระดับ ดังนี้ • ผลิตภัณฑ์หลัก (Core product) – สำ�หรับงานอีเวนต์แล้วผลิตภัณฑ์หลักคือ ‘ประสบการณ์’ ที่ผู้เข้าร่วมงานได้รับจากงานอีเวนต์ เช่น การได้ชมการแสดงสดของ วงดนตรีที่ชื่นชอบ • ผลิตภัณฑ์ที่เป็นรูปธรรม (Physical product) – หมายถึงผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ ของงานอีเวนต์ เช่น สถานที่จัดงานและการตกแต่งต่าง ๆ อาหารและเครื่องดื่ม • ผลิตภัณฑ์เสริม (Augmented product) – ผลิตภัณฑ์นี้จัดอยู่ในประเภทที่จับต้อง ไม่ได้ จึงทำ�ให้ต้องอยู่ในรูปแบบของการเพิ่มมูลค่า (Added value) แทน เช่น ศิลปิน นักแสดงและการบริการที่มีคุณภาพ

ในการจัดงานอีเวนต์ ‘คน’ ถือว่าเป็นส่วนสำ�คัญของผลิตภัณฑ์เช่นกัน โดยเฉพาะ งานอีเวนต์ที่ประสบการณ์หลักของงานคือการปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมงาน โดยใน บทที่ 3 ได้กล่าวถึงการออกแบบผลิตภัณฑ์ไปแล้ว (การออกแบบงานอีเวนต์) และเมื่อมีการ สร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์ขึ้นมา ขั้นต่อไปก็คือ การสื่อสารถึงลักษณะเฉพาะตัวของอีเวนต์ให้กับ กลุ่มเป้าหมาย เพื่อสร้างอุปสงค์ (Demand) ให้กับงานอีเวนต์ ราคา (Price) – ราคาคือค่าใช้จ่ายหรือมูลค่าที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนกับประสบการณ์ใน งานอีเวนต์ ในขณะที่หลาย ๆ งานมีค่าเข้าชม อย่างงานเทศกาลดนตรี S2O และงาน Wonderfruit แต่ก็มีงานอีเวนต์บางงานที่ไม่คิดค่าเข้าชม เช่น งานเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ของ Apple (Apple Keynotes by Apple) และฟรีคอนเสิร์ตในสวนสาธารณะ ซึ่งนอกจาก ความน่าดึงดูดของตัวงานอีเวนต์เองแล้ว ราคาของบัตรเข้าชมหรือค่าลงทะเบียนก็เป็นหนึ่งใน แรงจูงใจหลักต่ออุปสงค์ของงานอีเวนต์ (Event demand) เช่นกัน ส่วนใหญ่แล้วกลยุทธ์ ที่ใช้ในการตั้งราคาของงานอีเวนต์ขึ้นอยู่กับประเภทของงานอีเวนต์ และผู้เข้าร่วมงานที่เป็น กลุ่มเป้าหมาย นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์บางบริษัทก็นำ�กลยุทธ์การกำ�หนดราคาจากต้นทุน (Cost-based pricing) มาใช้ในการตั้งราคาค่าบัตรเข้าชมงานอีเวนต์ โดยนำ�ทั้งต้นทุนคงที่ และต้นทุนแปรผันมาใช้ในการพิจารณา ถ้ามีการตั้งเป้าในการสร้างรายได้จากงานอีเวนต์ให้ เท่าทุนหรือได้กำ�ไร ผู้จัดงานอีเวนต์จะเริ่มจากการตั้งราคาค่าบัตรจากต้นทุน หรือจะใช้เทคนิค การกำ�หนดราคาจากคุณค่าของผลิตภัณฑ์ (Value-based pricing) หรือการกำ�หนดราคา จากอุปสงค์ (Demand-based pricing) ดังที่หลายงานอีเวนต์ใช้เพื่อช่วยในการสร้างรายได้ ให้มากที่สุดโดยเฉพาะถ้าผู้คนทั่วไปมีความนิยมและมีอุปสงค์ที่สูงมากต่องานอีเวนต์นั้น ตัวอย่างเช่น คอนเสิร์ต Bruno Mars Live in Bangkok (ซึ่งจัดการแสดงไปเมื่อวันที่ 5 พฤศจิกายน พ.ศ. 2560) ราคาบัตรที่นั่งแถวหน้าสุด (8,500 บาท) กับราคาบัตรที่นั่งโซน แถวหลัง (3,500 บาท) มีความแตกต่างกันมากเนื่องจากมีผู้ชมจำ�นวนมากที่อยากใกล้ชิดกับ ศิลปินที่ตนเองชื่นชอบ (จำ�นวนของอุปสงค์มากกว่าอุปทาน) 120

EVENT 101

ในกรณีของการจัดงานเทศกาล แม้ว่าจะเป็นงานประเภทที่ไม่มีการจองที่นั่ง แต่ผู้จัด งานอีเวนต์ก็ยังสามารถตั้งราคาของบัตรเข้างานให้มีความแตกต่างกันได้เพื่อเป็นการกระตุ้น ยอดขายบัตร อย่างเช่นการกำ�หนดราคาจากการขายเป็นแพ็กเกจ (Packaging pricing) หรือ การกำ�หนดราคาจากการขายล่วงหน้าในราคาพิเศษ (Early bird pricing) ผู้จัดงานอีเวนต์ สามารถนำ�การซื้อบัตรมาจับคู่กับบริการเพิ่มเติมอื่น ๆ หรือจับคู่กับผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับ งานอีเวนต์ เช่น ซื้อบัตรและที่จอดรถ ซื้อบัตรและที่กางเต็นท์ ซื้อบัตรและคูปองรับประทาน อาหาร เพื่อเป็นการช่วยเพิ่มรายได้ให้ได้มากที่สุด

นอกจากนี้ กลยุทธ์ของการกำ�หนดราคาจากการขายล่วงหน้าเป็นหนึ่งในวิธียอด นิยมที่ช่วยปั่นยอดการขายบัตรในช่วงแรกของการจัดงานอีเวนต์ได้เป็นอย่างดีโดยเฉพาะการ จัดงานเทศกาลซึ่งไม่มีการระบุที่นั่ง แต่ก็มีสิ่งที่ต้องพึงระวังในการใช้กลยุทธ์ของการกำ�หนด ราคาจากการขายล่วงหน้า กล่าวคือ หากมีการกำ�หนดราคาบัตรที่ขายล่วงหน้ากับราคาบัตร ปกติแตกต่างกันมากเกินไป หรือหากกำ�หนดระยะเวลาในการจำ�หน่ายบัตรที่ซื้อล่วงหน้า กระชั้นชิดกับวันที่จัดงานอีเวนต์มากเกินไป อาจทำ�ให้บัตรขายออกไปได้อย่างรวดเร็วและ จำ�นวนมากเกินไป ซึ่งจะทำ�ให้รายได้ทั้งหมดจากการขายบัตรไม่เพียงพอกับต้นทุนที่ใช้ใน การจัดงานอีเวนต์

ก่อนการกำ�หนดราคาค่าเข้างาน ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณาว่าผู้ชมกลุ่มเป้าหมาย มีความอ่อนไหวต่อราคาหรือไม่ อย่างไร ควรมีการเปรียบเทียบกับงานอีเวนต์ที่มีความ คล้ายคลึงกับงานที่เราจัดว่ามีการกำ�หนดราคาอย่างไร หรือวิเคราะห์ว่าควรมีการกำ�หนด ระดับราคาให้หลากหลายสำ�หรับกลุ่มทางการตลาดที่แตกต่างกันหรือราคาสำ�หรับกลุ่ม เฉพาะหรือไม่ (เช่น บุคคลทั่วไป นักเรียนหรือนักศึกษา กลุ่มเล็ก กลุ่มใหญ่ เด็กอายุต่ำ�กว่า 12 ขวบ หรือผู้สูงอายุที่มีอายุเกิน 60 ปี) ในบางครั้งการกำ�หนดราคายังกลายเป็นเครื่องมือ ในการคัดกรองผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ได้อีกด้วย ตัวอย่างของงาน Gypsy Carnival 2016 เป็น งานไลฟ์สไตล์เฟสติวัลที่มีเป้าหมายคือกลุ่มคนที่ชื่นชอบขี่มอเตอร์ไซค์และคนที่รักเสียงเพลง โดยมีการกำ�หนดราคาบัตรเข้างานอยู่ที่ 1,600 บาท ซึ่งช่วยให้สามารถคัดกรองกลุ่มเด็ก วัยรุ่นที่อยู่ในกลุ่มนักบิดรุ่นเยาว์ (Gangsters) ออกมา ทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงของปัญหาที่ อาจจะเกิดขึ้นจากวัยรุ่นกลุ่มนี้ได้เนื่องจากมีการจำ�หน่ายของมึนเมาภายในงาน สถานที่ (Place) – คำ�ว่าสถานที่ในบริบทของการจัดงานอีเวนต์สามารถตีความได้ 2 ความ หมาย ความหมายแรกคือ ‘สถานที่ตั้งทางกายภาพ’ ซึ่งหมายถึงสถานที่ที่มีการจัดงานอีเวนต์ และคุณลักษณะของสถานที่นั้น เช่น การเข้าถึง (Accessibility) และ ภาพลักษณ์ (Image) ของสถานที่จัดงานอีเวนต์ ส่วนความหมายที่สองคือ ‘สถานที่แจกจ่าย’ (Distribution channel) ซึ่งหมายถึงสถานที่หรือช่องทางการจัดจำ�หน่ายบัตรเข้างาน

สถานที่สำ�หรับการจัดงานอีเวนต์ซึ่งผู้ชมสามารถเดินทางเข้าถึงได้ง่ายมีผลกระทบต่อ แรงจูงใจของกลุ่มเป้าหมายให้อยากเข้าร่วมงาน ดังนั้น ในการตัดสินใจเลือกสถานที่จัดงาน ผู้เชี่ยวชาญด้านงานอีเวนต์จึงมักนำ�เรื่องความสะดวกในการเดินทางไปยังสถานที่จัดงาน มาเป็นแนวทางในการประเมินด้วย โดยตั้งอยู่บนพื้นฐานแนวคิดที่ว่าต้องนำ�งานอีเวนต์เข้า สู่ตลาด (หมายถึงการเลือกจัดงานในสถานที่ที่กลุ่มเป้าหมายสามารถเข้่าถึงได้ง่าย) และไม่ ควรคาดหวังว่ากลุ่มลูกค้าจะเป็นฝ่ายเข้าหางานอีเวนต์เอง หากผู้เข้าชมที่เป็นเป้าหมายของ งานอีเวนต์รู้สึกว่าการเดินทางไปยังสถานที่จัดงานอีเวนต์เป็นเรื่องยาก พวกเขาอาจตัดสินใจ เข้าร่วมงานอีเวนต์อื่นหรือเลือกทำ�กิจกรรมอย่างอื่น ในทางกลับกันหากว่างานอีเวนต์จัดขึ้น ในสถานที่ซึ่งอำ�นวยความสะดวกให้ผู้ชมสามารถเดินทางเข้าถึงได้ง่ายก็จะช่วยกระตุ้นให้ พวกเขาอยากเข้าร่วมงานอีเวนต์

ช่องทางการจำ�หน่าย (สถานที่ขายบัตร) เป็นสิ่งที่ควรนำ�มาพิจารณาถึงความสะดวก ในการซื้อบัตรของกลุ่มผู้ชมเป้าหมายเช่นกัน ในแง่ของการจำ�หน่ายตั๋ว ปัจจุบันมีช่องทางการ จำ�หน่ายบัตรผ่านทางเว็บไซต์ เช่น ‘Thai Ticket Major’ ‘Event Pop’ ‘All Ticket By Counter Service’ ซึ่งช่องทางการจำ�หน่ายเหล่านี้มีความสะดวกสบายเป็นอย่างมากและ ยังเป็นรูปแบบที่มีความปลอดภัยสำ�หรับผู้ที่จะเข้าร่วมงาน นอกจากนี้ บางบริษัทที่จำ�หน่าย บัตรออนไลน์ยังได้อำ�นวยความสะดวกให้ลูกค้าด้วยการเพิ่มทางเลือกในการชำ�ระค่าบัตรได้ที่ ร้านสะดวกซื้อ 7-11 ซึ่งมีสาขาอยู่อยู่ทั่วทุกแห่งในประเทศไทย โดยเนื้อหาเพิ่มเติมในส่วนนี้ จะถูกกล่าวถึงอีกครั้งในบทที่ 9 การส่งเสริมการตลาด (Promotion) – การส่งเสริมการตลาดในการจัดงานอีเวนต์มีความ หมายถึงสื่อและเครื่องมืออื่น ๆ ที่ใช้ในการตลาดของการจัดงานอีเวนต์ การสร้างความตื่นตัว และการรับรู้ต่องานอีเวนต์สามารถส่งผลกระทบกับกลุ่มผู้ชมเป้าหมายในการตัดสินใจเข้า ร่วมงาน แม้ว่างานอีเวนต์จะนำ�เสนอประสบการณ์อันทรงคุณค่าในราคาที่สมเหตุสมผล และ ตั้งอยู่ในสถานที่ที่สามารถเดินทางเข้าถึงได้ง่าย ก็อาจจะไม่ประสบความสำ�เร็จ หากไม่มีใครรู้ ข้อมูลเกี่ยวกับงานอีเวนต์นั้น ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงมีการใช้เทคนิคเพื่อส่งเสริมการตลาด อาทิ สื่อสิ่งพิมพ์ (วิธีดั้งเดิมที่ยังคงใช้ได้ผล) และการลงสื่อโฆษณาและเครื่องมือออนไลน์ เช่น ภาพโปสเตอร์ ป้ายโฆษณาบิลบอร์ด (ป้ายโฆษณากลางแจ้งขนาดใหญ่ที่พบเห็นได้บ่อยบนริม ทางด่วน) โฆษณาทางโทรทัศน์ โซเชียลมีเดีย ฯลฯ Allen et al. (2012) ได้นำ�เสนอแนวทาง ในการส่งเสริมการจัดงานอีเวนต์ว่าจะต้องช่วยสนับสนุนความสัมพันธ์ระหว่างงานอีเวนต์กับ บุคคลที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะกลุ่มผู้บริโภคของงานอีเวนต์ โดยรายละเอียดของการส่งเสริม การตลาดจะได้รับการอธิบายภายหลังในบทนี้อีกครั้ง

122

EVENT 101

คน (People) – งานอีเวนต์ที่ปราศจากคนจะไม่ถือว่าเป็นงานอีเวนต์ เพราะคนคือศูนย์กลาง ของการจัดงานอีเวนต์และจุดประสงค์ในการทำ�การตลาด ดังจะได้เห็นในรูปภาพ 5.1 ว่าการ ทำ�งานของ 4Ps (หรือส่วนผสมทางการตลาด) เป็นการทำ�งานที่รายล้อมไปด้วย ‘คน’ เนื่องจากงานอีเวนต์เป็นผลิตภัณฑ์ซึ่งถูกสร้างสรรค์จากคน (เจ้าของงานอีเวนต์และผู้จัด งานอีเวนต์) ซึ่งมีจุดมุ่งหมายในการจัดงานขึ้นมาก็เพื่อคน (ผู้เข้าร่วมงาน) ราคาถูกกำ�หนดขึ้น ก็เพื่อให้ดึงดูดคน (ผู้ชมที่เป็นเป้าหมาย) การเลือกสถานที่เพื่อเป็นการกระตุ้นคน (ผู้ชม) และการส่งเสริมการตลาดที่ช่วยสร้างการรับรู้ถึงผลิตภัณฑ์ของงานอีเวนต์รวมถึงราคาและ สถานที่ก็จัดทำ�ขึ้นเพื่อคน (ผู้ชมเป้าหมาย) ดังนั้น ในการพัฒนาแผนงานใดก็ตามที่เกี่ยวข้อง กับการทำ�การตลาดสำ�หรับงานอีเวนต์จะต้องพิจารณาถึง ‘คน’ เป็นสำ�คัญ

ในส่วนถัดไปจะกล่าวถึงการวางแผนการสร้างสรรค์แผนงานทางการตลาดให้ประสบ ความสำ�เร็จ 5.3 การจัดการแผนงานทางการตลาด (Managing a marketing plan)

ผู้จัดงานอีเวนต์ควรสร้างแผนการตลาดขึ้นมาจากเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของ การจัดงานอีเวนต์ ซึ่งการวางแผนการตลาดโดยรวมนั้น ประกอบไปด้วย 5 ขั้นตอนด้วยกัน (ดูรูปภาพที่ 5.2).

1 Conduct Situation Analysis

2 Define Target Audience and Develope Target Persona

3 Select Marketing Distribution Channels

4 Implement Market Plan

รูปภาพที่ 5.2 ขั้นตอนของการจัดการแผนงานทางการตลาด (ดัดแปลงจาก Bladen et al., 2012; Ramsborg, 2015; CIC, 2014)

5

Evaluate Marketing Efforts

ขั้นตอนที่ 1 การวิเคราะห์สถานการณ์ (Conduct situation analysis)

จุดประสงค์ของการวิเคราะห์ในขั้นตอนนี้ก็เพื่อช่วยกำ�หนดทิศทางการทำ�การตลาด ด้วยวิธีการประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน การวิเคราะห์สถานการณ์เป็นการศึกษาทั้งจากปัจจัย ภายในและปัจจัยภายนอก ในขั้นตอนนี้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถใช้เทคนิคของการวิเคราะห์ แบบ C-PEST (C-PEST analysis) และการวิเคราะห์แบบ SWOT (SWOT analysis) เพื่อ ให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการทำ�การตลาด ซึ่งในการวิเคราะห์อาจมีการรวบรวมข้อมูล จากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ที่หลากหลาย (เช่น เจ้าของงานอีเวนต์หรือองค์กรของเจ้าภาพ ผู้ที่มี ศักยภาพในการเข้าร่วมงาน สปอนเซอร์ ชุมชนท้องถิ่น ฯลฯ) ด้วยวิธีการที่หลากหลาย อาทิ การสังเกต (Observation) การสัมภาษณ์กลุ่มย่อย (Focus group) การมีส่วนร่วมใน โซเชียลมีเดีย (Social media participation) เป็นต้น

การวิเคราะห์ C-PEST (The C-PEST analysis) คือชุดการวิเคราะห์สภาพ แวดล้อมซึ่งประกอบด้วยสภาพแวดล้อมของการแข่งขัน (Competitive environment) สภาพแวดล้อมทางการเมือง (Political environment) สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ (Economic environment) สภาพแวดล้อมทางสังคม-วัฒนธรรม (Socio-cultural environment) สภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยี (Technological environment) สภาพ แวดล้อมทางความบันเทิง (Entertainment environment) (ดูรูปภาพที่ 5.3) การทำ�ความ เข้าใจกับสภาพแวดล้อมของการจัดงานอีเวนต์เป็นเรื่องที่มีความสำ�คัญเนื่องจากสามารถ สร้างผลกระทบกับแผนงานทางการตลาดของงานอีเวนต์ได้ SOCIOCULTURAL

ENTERTAINMENT

POLITICAL

ENVIRONMENTS

COMPETITIVE

ECONOMIC

TECHNOLOGICAL

124

EVENT 101

รูปภาพที่ 5.3 ส่วนประกอบของการ วิเคราะห์สภาพแวดล้อม (นำ�มาจาก Allen et al., 2012)

สภาพแวดล้อมของการแข่งขัน (Competitive environment) – องค์ความรู้และ การตระหนักรู้ถึงสภาพแวดล้อมของการแข่งขันในการจัดงานอีเวนต์ทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ วางแผนงานทางการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ การแข่งขันในการจัดงานอีเวนต์อาจรวม ทั้งคู่แข่งทางตรง (คู่แข่งหลัก หรือ Direct competitors) และคู่แข่งทางอ้อม (คู่แข่งรอง หรือ Indirect competitors) ผู้จัดงานอีเวนต์ควรให้ความสนใจกับการแข่งขันทางตรงซึ่งมี ผลกระทบโดยตรงกับงานอีเวนต์ การจัดงานอีเวนต์จะกลายเป็นการแข่งขันทางตรงเมื่อมี งานอีเวนต์มากกว่า 1 งานที่มอบประสบการณ์ที่คล้ายคลึงกันและมีระยะเวลาของการจัดงาน ที่ใกล้เคียงกัน ตัวอย่างเช่น งานอีเวนต์ 3 งานที่จัดในช่วงเวลาที่ใกล้เคียงกัน คือ งาน Wonderfruit (ไลฟ์สไตล์เฟสติวลั สำ�หรับผูท้ ร่ี กั ศิลปะและเสียงเพลง) งาน Maya Music Festival (เทศกาลดนตรีอิเล็กทรอนิกส์) และงาน Gypsy Carnival (ไลฟ์สไตล์เฟสติวัล สำ�หรับผู้ที่ชื่นชอบการขับขี่มอเตอร์ไซค์และรักเสียงเพลง) ซึ่งจัดขึ้นในช่วงสุดสัปดาห์ของ กลางเดือนกุมภาพันธ์ ค.ศ. 2017 และสถานที่จัดงานของทุกงานอีเวนต์ก็อยู่ไม่ไกลจาก กรุงเทพฯ (ระยะเวลาเดินทางโดยรถยนต์ประมาณ 2 ชั่วโมง) โดยงาน Wonderfruit จัดขึ้น ในวันพฤหัสบดีถึงวันอาทิตย์ที่ 16-19 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2017 ที่พัทยา ในส่วนของงาน Maya Music Festival ได้จัดขึ้นในช่วงวันศุกร์และวันเสาร์ที่ 17-18 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2017 ที่พัทยา และงาน Gypsy Carnival จัดขึ้นในวันเสาร์ที่ 18 กุมภาพันธ์ ค.ศ. 2017 ที่สวนผึ้ง ราชบุรี ในกรณี เช่ น นี้ ผู้ จั ด งานอี เวนต์ ข องแต่ ล ะงานควรจะให้ ค วามสำ � คั ญ กั บ วิ ธี ก ารแข่ ง ขั น เพื่ อ ดึงดูดความสนใจของผู้ชมที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งสามารถทำ�ได้ในหลายช่วงเวลาของการ สร้างสรรค์งานอีเวนต์และการทำ�การตลาด เช่น การสร้างความแตกต่างให้กับผลิตภัณฑ์ ของงานอีเวนต์ การตั้งราคาราคาที่น่าสนใจและมีการเพิ่มมูลค่า การประชาสัมพันธ์งานผ่าน ช่องทางการตลาดที่หลากหลาย สภาพแวดล้อมทางการเมืองและกฎหมาย (Political and legal environment) – อย่างที่ทราบกันว่าสภาพแวดล้อมทางการเมืองที่ไม่มั่นคงเป็นสภาพแวดล้อมที่ไม่เอื้ออำ�นวย ต่อการจัดงานอีเวนต์ เพราะเป็นสภาวะที่ทำ�ให้ประชาชนรู้สึกไม่ปลอดภัยเมื่ออยู่รวมกันใน ที่สาธารณะ เช่น งาน Bangkok Countdown เมื่อปีค.ศ. 2007 ซึ่งจัดขึ้นบริเวณลานหน้า ศูนย์การค้าเซ็นทรัลเวิลด์ ในเหตุการณ์ครั้งนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องยกเลิกการจัดงานและส่ง ผู้เข้าร่วมงานมากกว่า 5,000 คน เดินทางกลับ เนื่องจากได้รับข่าวกรองและข้อมูลที่เชื่อถือ ได้ว่ามีการวางระเบิดภายในงาน หลังจากผู้เข้าร่วมงานคนสุดท้ายได้ออกจากพื้นที่จัดงาน ก็ เกิดการระเบิดขึ้นจริง ซึ่งทางเจ้าหน้าที่พบว่าระเบิดถูกซุกซ่อนไว้ใต้เวทีการแสดง แต่โชคดีที่ ระเบิดได้ทำ�งานภายหลังจากที่ประชาชนออกไปจากบริเวณงานเรียบร้อยแล้ว จากเหตุการณ์ นี้ ทำ � ให้ ก ารทำ � การตลาดและการประชาสั ม พั น ธ์ ง านอี เวนต์ ที่ จั ด ในกรุ ง เทพฯจั ด ทำ � ได้ อย่างยากลำ�บากเพราะนานาประเทศได้ออกแถลงการณ์เตือนภัยก่อการร้าย โดยระบุว่า

รูปภาพที่ 5.5 โลโก้ของ B Village (สืบค้นจากเว็บไซต์ ของงาน http://yakfestival.com/blog/ bvillage) 3

รูปภาพที่ 5.4 งาน Wonderfruit

ประเทศไทยเป็นสถานที่ที่ไม่ปลอดภัยในการเดินทาง นอกจากนี้ ปัจจัยในทางกฎหมายอาจ เป็นข้อจำ�กัดวิธีในการสื่อสารทางการตลาดได้ ยกตัวอย่างเช่น กรณีของงาน ‘YAK Fest’ ที่ วางแผนจัดขึ้นในช่วงปลายปี พ.ศ. 2561 และมีการจัดกิจกรรมภายในงานบางส่วนสำ�หรับ ผู้ที่ชื่นชอบคราฟต์เบียร์ (โซน B Village) แต่เนื่องจากการใช้คำ�ว่า ‘เบียร์’ หรือการส่งเสริม การจำ�หน่าย ‘เบียร์’ ในการโฆษณาถือว่าเป็นสิ่งผิดกฎหมาย ดังนั้น ผู้จัดงานจึงตัดสินใจใช้ ‘B’ แทนคำ�ว่า ‘เบียร์’ (Beer) และมีสัญลักษณ์ (Icon) เป็นรูปแก้วและฟองเบียร์เพื่อสื่อ ถึงเบียร์มาเป็นส่วนเสริม ดังที่กล่าวมาแล้วนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องมีความระมัดระวังในการ ประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ โดยควรตรวจสอบกฎระเบียบทางกฎหมายต่าง ๆ เช่น พ.ร.บ. ว่าด้วยการกระทำ�ความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2560 (Thailand’s Computerrelated Crime Act 2017) หรือปรึกษาผู้เชี่ยวชาญในแวดวงการจัดงานอีเวนต์เพื่อความ มั่นใจว่าจะไม่เกิดปัญหาทางกฎหมายขึ้นมา สภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ (Economic environment) สถานการณ์ทางเศรษฐกิจมี ผลกระทบต่อการตลาด โดยรวมแล้วเมื่อเศรษฐกิจมีการเติบโต ผู้คนจะมีกำ�ลังซื้อ ซึ่งทำ�ให้ สามารถจัดทำ�การตลาดให้แก่งานอีเวนต์ได้งา่ ยขึน้ ในทางกลับกัน ถ้าเศรษฐกิจเกิดการชะลอตัว องค์กรต่าง ๆ จะลดทอนการใช้จ่าย ซึ่งส่งผลต่อพฤติกรรมของผู้บริโภค ผู้จัดงานอีเวนต์จึง ต้องจัดหาวิธีลดค่าใช้จ่ายและวิธีใหม่ ๆ เพื่อดึงดูดผู้คนในสถานการณ์เศรษฐกิจเช่นนี้ สภาพแวดล้ อ มทางสั ง คม-วั ฒ นธรรม (Socio-cultural environment) ความ เปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางสังคม-วัฒนธรรมถือเป็นปัจจัยหนึ่งที่ส่งผลกระทบต่อ การตลาดในการจัดงานอีเวนต์มากที่สุด ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณาความเปลี่ยนแปลงของ การใช้ชีวิต (ไลฟ์สไตล์) ความเปลี่ยนแปลงทางประชากรศาสตร์ รวมถึงความเชื่อ เพื่อใช้ใน การออกแบบกลยุทธ์ทางการตลาด อาทิ การใช้ภาษาทีถ่ กู ต้อง และหลากหลาย (ไทย อังกฤษ ฯ) ในเครื่องมือการตลาดและการประชาสัมพันธ์กับกลุ่มเป้าหมาย หรือการพิจารณาเลือกใช้สี

126

EVENT 101

6

ที่มีความหมายต่างกันในบริบทของวัฒนธรรมที่แตกต่าง เช่น สีขาวเป็นสีของเจ้าสาวใน วัฒนธรรมของชาวตะวันตก แต่ชาวจีนเชื่อว่าสีแดงเป็นสัญลักษณ์ของความโชคดีและนิยมนำ� มาใช้ในการแต่งงาน ในขณะที่สีขาวคือสีของงานศพในประเพณีของชาวจีน สภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยี (Technological environment) “ความเปลี่ยนแปลงที่ เกิดขึ้นในด้านเทคโนโลยีได้มอบทั้งโอกาสและความท้าทายให้แก่นักจัดงานอีเวนต์” (Allen et al., 2012, p. 269) อินเทอร์เน็ต มือถือ การโฆษณาล้วนมีผลต่องานอีเวนต์ทั้งสิ้น ไม่ว่า จะเป็นการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว ทั้งยังลดการใช้ทรัพยากรบุคคล เพราะฉะนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ ควรติดตามเทคโนโลยี และใช้งานเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่องานอีเวนต์ อย่างไร ก็ตามเทคโนโลยีไม่ได้มีเพียงแต่ข้อดีเสมอไป เมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทถุงยางอนามัยยี่ห้อ หนึ่งได้ใช้เนื้อหาทางการตลาดเพื่อส่งเสริมการจำ�หน่ายผลิตภัณฑ์ด้วยการโพสต์ข้อความลง บน Facebook Page ว่า ‘ผู้หญิงจำ�นวน 28% ที่ตอนแรกขัดขืนแต่สุดท้ายก็สมยอม’ เนื้อหา ทางการตลาดนี้ถูกนำ�ไปใช้ในทางที่ผิดเพราะถือเป็นการล่วงละเมิดทางเพศและมีลักษณะ ก้าวร้าว โพสต์นั้นถูกแชร์จนกลายเป็นกระแสภายในระยะเวลาอันสั้น ในที่สุด บริษัทที่รับทำ� ประชาสัมพันธ์ต้องออกมาขออภัยผ่านสื่อ เทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่เพิ่มมากขึ้นช่วยให้สามารถจัด งานอีเวนต์ในรูปแบบใหม่ ๆ ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา มีการนำ�เทคโนโลยี VR (หรือ Virtual Reality ซึ่งเป็นภาพที่สร้างขึ้นจากคอมพิวเตอร์กราฟิกในรูปแบบ 3 มิติ) มาใช้ในการจัดงาน อีเวนต์มากขึ้น เทคโนโลยีนี้สามารถนำ�ไปปรับใช้กับการจัดงานอีเวนต์ เพื่อสร้างประสบการณ์ ที่น่าจดจำ�และมีความแตกต่างไปจากงานอีเวนต์อื่น ๆ ให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน โดยตัวอย่างของ การใช้เทคโนโลยี VR เกิดขึ้นในเทศกาลภาพยนตร์ Sundance Film Festival 2016 ซึ่ง เทศกาลมีหมวด New Frontier (เป็นหมวดที่นำ�เทคโนโลยีมารวมเข้ากับการทำ�ภาพยนตร์) ซึ่งนำ�เสนอประสบการณ์การชมภาพยนตร์ด้วยเทคโนโลยี VR มากกว่า 30 โชว์เคส ทำ�ให้ผู้ เข้าร่วมได้มีประสบการณ์ที่แปลกใหม่และผู้จัดงานสามารถบรรลุเป้าหมายของการจัดอีเวนต์ ได้ง่ายขึ้น สภาพแวดล้อมทางความบันเทิง (Entertainment environment) ในยุคสมัยที่ความ หรูอาจไม่ได้หมายถึงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่เป็นรูปธรรมเท่านั้น แต่ยังหมายถึงคุณภาพของ ประสบการณ์ด้วย สภาพแวดล้อมทางความบันเทิงได้เปลี่ยนไป เนื่องด้วยการพัฒนารูปแบบ ของโปรดักชั่นในการแสดง คอนเสิร์ต และเทศกาลต่าง ๆ เพื่อนำ�เสนอประสบการณ์ที่แปลก ใหม่ให้กับผู้บริโภค ทั้งยังมีศิลปินหน้าใหม่ที่สร้างสรรค์งานศิลปะในรูปแบบที่หลากหลาย และแหวกแนวมากขึ้น (เช่น ดนตรี งานประติมากรรม ภาพวาด การแสดง ฯลฯ) รวมถึง การพัฒนาเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่ช่วยให้เกิดความบันเทิงในรูปแบบใหม่ ๆ จำ�นวนมาก การ ทำ�ความเข้าใจในสภาพแวดล้อมทางความบันเทิงถือเป็นหัวใจหลักของการปลดล็อคขีดจำ�กัด 128

EVENT 101

รูปภาพที่ 5.6 เทคโนโลยี VR ในงาน Jurassic Expo 2018 Save Dinosaurs

ทางความคิดสร้างสรรค์ให้กับการจัดงานอีเวนต์ ซึ่งถึงแม้จะมีพื้นฐานความคิดเดียวกัน แต่ ด้วยตัวเลือกที่หลากหลายของวิธีการผลิต (Production) ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถสร้างสรรค์ และจัดงานที่มีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไปได้ ตัวอย่างเช่น ไอเดียของการเฉลิมฉลองเทศกาล แห่งแสงไฟ ที่นักจัดงานอีเวนต์สามารถพัฒนาไปสู่ความคิดสร้างสรรค์ที่แตกต่างไปได้ ดังที่มีบทความรีวิวเอาไว้บนเว็บไซต์ www.zingfy.com หัวข้อเรื่อง ‘6 เทศกาลแห่ง แสงไฟจากทั่วโลกที่ต้องไปดูให้ได้’ (6 Must-see Festivals of Lights Across the World) โดยยกตัวอย่างเทศกาลแห่งแสงไฟ (Festival of light) จำ�นวน 6 งาน ดังนี้ (1) เทศกาลแห่ง แสงไฟที่เบอร์ลิน ประเทศเยอรมนี (Festivals of Lights, Berlin, Germany) (2) เทศกาล แห่งแสงไฟที่ลียง ประเทศฝรั่งเศส (Fete des Lumieres, Lyon, France) (3) พาเหรด แห่งแสงไฟที่อีสต์พิออร์เรีย ประเทศสหรัฐอเมริกา (Parade of Lights, East Peoria, USA) (4) เทศกาลแสงไฟที่ซิดนีย์ ประเทศออสเตรเลีย (Vivid Light Festival, Sydney, Australia) (5) เทศกาลแห่งแสงไฟแดนดินองที่เมลเบิร์น ประเทศออสเตรเลีย (Dandenong Festival of Lights, Melbourne, Australia) และ (6) เทศกาลโคมไฟ ประเทศจีน (The Lantern Festival, China)

หากผู้จัดงานอีเวนต์มีความสามารถในการเข้าใจเทรนด์ที่เป็นกระแสในปัจจุบันและ สามารถคาดการณ์เทรนด์ในอนาคตจากสภาพแวดล้อมต่าง ๆ ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว จะช่วย พัฒนาวิสัยทัศน์ในการสร้างสรรค์การจัดงานอีเวนต์และการวางแผนการตลาดของงาน อีเวนต์ได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งที่นำ�ไปสู่ความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์​์

หลังจากมีการประเมินผลการวิเคราะห์ C-PEST แล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์จะสามารถ ทำ�การวิเคราะห์ SWOT (SWOT analysis) เพื่อศึกษาถึงจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และภัย คุกคามต่อองค์กร (ซึ่งในกรณีนี้คืองานอีเวนต์) การวิเคราะห์ SWOT เป็นการศึกษาทั้งปัจจัย ภายในและปัจจัยภายนอก ดังนี้ • จุ ด แข็ ง (Strengths) คุณ ลักษณะด้านบวกที่ทำ�ให้งานอีเวนต์มีค วามพิเศษ เฉพาะตัวและโดดเด่นกว่าคู่แข่ง เช่น มีภาพลักษณ์ของแบรนด์งานอีเวนต์ที่ชัดเจนและ เป็นที่รู้จัก มีการใช้เทคโนโลยีอินเทอร์แอคทีฟมาใช้เป็นงานอีเวนต์ • จุ ด อ่ อ น (Weaknesses) คือ ข้อบกพร่องของงานอีเวนต์ หรือสิ่งที่ต้องการ การปรับปรุง เช่น ชุมชนในท้องถิ่นไม่สนับสนุนจาก มีการออกข่าวในสื่อต่าง ๆ น้อย • โอกาส (Opportunity) ปัจจัยภายนอกต่าง ๆ หรือเทรนด์ต่าง ๆ ที่นำ�มาสู่การ ปรั บปรุ ง พั ฒ นา การขยายตัว หรือความสำ�เร็จของงานอีเวนต์ เช่น การพัฒนา เทคโนโลยีเพื่อใช้ในการจัดงานอีเวนต์ • ภัยคุกคาม (Threats) ปัจจัยภายนอกต่าง ๆ หรือเทรนด์ต่าง ๆ ที่อาจสร้างความ เสียหายต่อการจัดงานอีเวนต์ เช่น การแข่งขันที่เพิ่มมากขึ้น ต้นทุนของวัสดุในการ จัดงานอีเวนต์เพิ่มสูงขึ้น

การวิเคราะห์รูปแบบนี้ทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์เห็นภาพของสถานการณ์ที่จะต้องเผชิญ ในการทำ�การตลาด ความเข้าใจเกี่ยวกับสถานการณ์ของการจัดงานอีเวนต์จะช่วยให้ผู้จัดงาน อีเวนต์สามารถเน้นจุดแข็ง ใช้ประโยชน์จากโอกาสผ่านการวางแผนงานทางการตลาด รวมถึง มองหาแนวทางเพื่อปรับปรุงจุดอ่อนและสร้างยุทธศาสตร์เพื่อขจัดภัยคุกคามต่าง ๆ

การวิเคราะห์สถานการณ์ด้วยวิธีนี้จะช่วยให้ผู้จัดการงานอีเวนต์สามารถวางแผน ปรับปรุงกลยุทธ์ทางการตลาดและเอาชนะความท้าทายต่าง ๆ ได้ดีขึ้น นอกเหนือจากการ วิเคราะห์เหล่านี้แล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณาถึงงบประมาณและทรัพยากรในการจัด งานอีเวนต์ด้วยเพื่อจัดทำ�บันทึกข้อความและเน้นสิ่งที่มีความสำ�คัญ รวมถึงสิ่งที่ควรทำ�และ ไม่ควรทำ�ตามข้อมูลจากการวิเคราะห์ C-PEST และการวิเคราะห์ SWOT

130

EVENT 101

จุดแข็ง (Strengths)

S

• การได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง • การจัดงานอีเวนต์ที่ประสบความสำ�เร็จอยู่ต่อเนื่อง • ทีมงานที่มีประสบการณ์ • แรงผลักดันและแรงจูงใจในระดับที่สูง • การสนับสนุนอย่างดีจากชุมชน

โอกาส (Opportunities) • การแข่งขันตำ�่ • การมีสภาพเศรษฐกิจ สภาพทางการเมือง สภาพสังคมที่เอื้อประโยชน์ • มีความสัมพันธ์อันดีกับซัพพลายเออร์ สปอนเซอร์ และผู้เกี่ยวข้องจากภายนอก • ตำ�แหน่งหน้าที่ที่สามารถนำ�ความคิดริเริ่มของ การพัฒนาอย่างยั่งยืนมาใช้ให้เกิดประโยชน์ • การขยายไปสู่ตลาดใหม่

O

จุดอ่อน (Weaknesses)

W

• การขาดแคลนเงินทุน • บทบาทหน้าที่ในการทำ�งานไม่ชัดเจนหรือการ กระจายอำ�นาจของคณะกรรมการขององค์กร ที่จัดงาน • การให้อาสาสมัครรับผิดชอบงานชิ้นสำ�คัญ • การขาดการติดต่อกับผู้ที่มีศักยภาพในการ เข้าร่วมงาน

ภัยคุกคาม (Threats)

T

• การขาดองค์ความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ • อัตราค่าจ้างแรงงานสูงหรือข้อจำ�กัดต่าง ๆเกี่ยวกับ การจ้างงาน • กฎระเบียบต่าง ๆ ของรัฐบาล • มุมมองทางความคิดของสาธารณชน

รูปภาพที่ 5.7 ตัวอย่างของการวิเคราะห์แบบ SWOT ที่ใช้ในการจัดงานอีเวนต์ (ดัดแปลงจาก CIC, 2014)

ขั้นตอนที่ 2 กำ�หนดผู้ชมเป้าหมายและตัวแทนกลุ่มเป้าหมายในอุดมคติ (Define target audience and develop target persona)

การจัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่ไม่ได้มีเจตนาเพื่อดึงดูดให้คนทุกคนบนโลกใบนี้มาเข้า ร่วมงาน ดังนัน้ การสร้างสรรค์และการทำ�การตลาดงานอีเวนต์จงึ ต้องระบุตลาดกลุม่ เป้าหมาย โดยผู้จัดงานอีเวนต์ต้องเข้าใจว่าต้องการดึงดูดความสนใจของใครและสร้างความพึงพอใจ ให้กับใคร สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์มีเป้าหมายและมีทิศทางในการทำ�งาน ในส่วน ของตลาดเป้าหมายสามารถแบ่งออกได้ตามภูมิประเทศ (เช่น สถานที่พักอาศัยของผู้เข้าร่วม งานอีเวนต์) ตามข้อมูลประชากรของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ (เช่น อายุ เพศ ระดับของรายได้ อาชีพ เป็นต้น) ตามลักษณะจิตวิทยา (เช่น ไลฟ์สไตล์ บุคลิกลักษณะ คุณค่า ความคิดเห็น ความ สนใจ ฯลฯ) และตามพฤติกรรม (เช่น ผู้ที่ทำ�อะไรก่อนล่วงหน้า (Early bird) ผู้ที่แสวงหาคุณค่า (Value seeker) ฯลฯ การกำ�หนดกลุ่มผู้ชมเป้าหมายดังกล่าวช่วยเปิดโอกาสให้ผู้จัดงาน อีเวนต์สามารถตรวจสอบความชอบส่วนตัวของผู้ร่วมงาน (Preferences) ผ่านการวิจัย

ทางการตลาดหรือการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากงานอีเวนต์ที่ผ่านมา ซึ่งข้อมูลจากงานอีเวนต์ ที่ผ่านมาช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์ทราบข้อมูลที่เป็นความจริง ว่ากลุ่มเป้าหมายจริง ๆ แล้วคือ ใคร ใครคือคนที่มาซื้อบัตรหรือใครคือกลุ่มคนที่มาร่วมงานงานอีเวนต์ ในยุคดิจิทัล การใช้ โซเชียลมีเดียช่วยให้ผู้จัดงานเข้าถึงผู้ชมกลุ่มเป้าหมายได้ง่ายขึ้น ทั้งยังช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์ ได้เรียนรู้ถึงพฤติกรรมของกลุ่มเป้าหมายผ่านการสังเกตการณ์ (Observation) และการ เฝ้าสังเกต (Monitoring) จากเว็บไซต์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างของการแบ่งประเภทตลาดเป้าหมายตามลักษณะต่าง ๆ มีดังนี้ • การแบ่ ง ตามภู ม ิ ศ าสตร์ (Geographic segmentation) เทศกาลอาหาร ท้องถิ่นอาจมีผู้ชมเป้าหมายคือผู้คนที่อาศัยอยู่ในบริเวณพื้นที่นั้น ในขณะที่เทศกาล อาหารนานาชาติจะมุ่งเน้นไปที่นักท่องเที่ยวในประเทศและนักท่องเที่ยวต่างชาติ • การแบ่งตามข้อมูลประชากร (Demographic segmentation) กลุ่มเป้าหมาย ทางการตลาดของเทศกาลดนตรี EDM คือคนรุ่นเจเนอเรชั่น Z ในขณะที่งานปาร์ตี้ซึ่ง มีธีมเป็นดนตรีในแนวยุค 80’s จะสามารถดึงดูดคนรุ่นเจเนอเรชั่น X ได้ • การแบ่งตามลักษณะจิตวิทยา (Psychographic segmentation) งาน Comic Con มีผู้เข้าชมกลุ่มเป้าหมายคือแฟนการ์ตูน คอภาพยนตร์และคนที่ชื่นชอบนิยาย วิทยาศาสตร์ ในขณะที่เทศกาลศิลปะจะดึงดูดผู้ชื่นชอบศิลปะหรือผู้ที่สนใจในศิลปะ • การแบ่งตามพฤติกรรม (Behavior segmentation) ระหว่างกลุ่มที่ชอบทำ�อะไร ก่อนล่วงหน้า เช่น จองบัตรเข้างานล่วงหน้าเพื่อราคาที่ถูกลง (Early bird) และกลุ่ม แขกวีไอพีจะแสวงหาคุณค่าที่แตกต่างกัน เช่น ระหว่างคุณค่าของเงินกับคุณค่าของ ผลิตภัณฑ์และการบริการ

เมื่อพิจารณาการกำ�หนดผู้ชมกลุ่มเป้าหมายตามลักษณะดังที่กล่าวไปข้างต้น นักการ ตลาดอาจรวมลักษณะหลายอย่างเข้าด้วยกันในการกำ�หนดผู้ชมกลุ่มเป้าหมาย เช่น เพศหญิง และคนที่รักเสียงเพลง กลุ่มเจเนอเรชั่น Y และคนกรุงเทพฯ หรือในบางครั้งผู้จัดงานอีเวนต์ อาจแบ่งลักษณะของผู้เข้าร่วมงานแบบลงลึกไปในรายละเอียดหรือเรียกว่า ‘ตัวแทนกลุ่ม เป้าหมายในอุดมคติ’ (Target persona)

ตัวแทนกลุ่มเป้าหมายในอุดมคติ (Target Persona) คือผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ที่เป็น บุคคลในอุดมคติซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์จะพยายามดึงดูดให้มาเข้าร่วมงาน ซึ่งมักเกิดความสับสน ระหว่าง ‘ตัวแทนกลุ่มเป้าหมายในอุดมคติ’ (Target persona) กับ ‘ผู้ชมเป้าหมาย’ (Target audience) อันที่จริงตัวแทนกลุ่มเป้าหมายในอุดมคติมีรายละเอียดมากกว่าแค่การระบุ บุคลิกลักษณะ แต่ต้องมีการระบุความต้องการของผู้ชมเป้าหมาย (Needs) ความกังวลของ ผู้ชมเป้าหมาย (Pain points) (ซึ่งก็คือปัญหาและความท้าทายต่าง ๆ ) และขั้นตอนของ การซื้อสินค้าหรือบริการ โดยเลียนแบบหรือเล่นเป็นคนที่มีลักษณะเฉพาะ (Idiosyncrasy) 132

EVENT 101

มีความรู้สึก หรือลักษณะอื่น ๆ ยกตัวอย่างเช่น ผู้ชมเป้าหมายของงานอีเวนต์หนึ่งอาจระบุ ว่าเป็น ‘ผู้ชายและผู้หญิงในช่วงอายุ 30 และช่วงอายุ 40 ปีที่สนใจดนตรีป็อบและอาศัยอยู่ ในกรุงเทพฯ’ ในขณะที่ตัวอย่างของตัวแทนกลุ่มเป้าหมายในอุดมคติอาจระบุรายละเอียดว่า ‘เป็นผู้หญิงที่ชื่อ คาริสา ทำ�งานเป็นพนักงานบริษัท สนใจกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ และชอบเข้ายิม ติดตามเทรนด์และต้องการดูเก๋ไก๋ในสายตาของเพื่อน ๆ แต่อันที่จริงเธอไม่มี ความมั่นใจในรูปร่างของตัวเองและพยายามลดน้ำ�หนักอย่างมาก มีการพึ่งพาข้อมูลที่ได้มา การใช้โซเชียลมีเดีย ข่าวบันเทิงและผู้ทรงอิทธิพล (Influencer) อย่าง Vlogger เนื้อหาบน โลกออนไลน์ที่สนใจจะเป็นรูปแบบที่สั้นกระชับ’

ถ้ า ผู ้ อ ่ า นเข้ า ใจแนวคิ ด ของ ‘การเอาใจเขามาใส่ ใจเรา’ (Put yourself in someone’s shoes) ก็จะเข้าใจวิธีการสร้างตัวแทนบุคคลคนนั้นได้ หรืออาจลองจินตนาการ ถึงการรวบรวมข้อมูลทางอาชญากรรมที่ผู้อ่านอาจเคยชมจากภาพยนตร์แนวอาชญกรรม หรือซีรีส์แนวอาชญากรรม ตัวแทนกลุ่มเป้าหมายในอุดมคติก็ถูกพัฒนาขึ้นมาจากแนวคิดที่ คล้ายคลึงกับการรวบรวมข้อมูลทางอาชญากรรม หรือ Criminal Profiling เพียงแต่แต่มีจุด ประสงค์ที่แตกต่างกัน ผู้จัดงานอีเวนต์ควรกำ�หนดตลาดเป้าหมายอย่างเหมาะสมและเข้าใจ บุคคลเป้าหมายได้อย่างครบถ้วน สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถสร้างสรรค์งาน อีเวนต์ที่ดึงดูดผู้ชมกลุ่มเป้าหมาย ทั้งยังทำ�ให้พวกเขามีความสุขจากการเข้าร่วมงานอีเวนต์ อีกด้วย ขั้นตอนที่ 3 การเลือกช่องทางการตลาด (วิธีเข้าถึงผู้ชมเป้าหมาย) (Select marketing distribution channels)

มีวิธีการประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์หลากหลายวิธีตั้งแต่ก่อนเริ่มงานอีเวนต์ ไปจนถึง หลังจากงานอีเวนต์ได้เสร็จสิ้นไปแล้ว หากผู้จัดงานอีเวนต์สามารถระบุบุคคลเป้าหมายได้ การทำ�ความเข้าใจเกี่ยวกับการดึงดูดคนกลุ่มผู้ชมเป้าหมายเหล่านั้นจะสามารถทำ�ได้ง่ายขึ้น โดยแผนการตลาดที่ประสบความสำ�เร็จหมายถึงแผนการตลาดที่เลือกใช้สื่อทางการตลาดได้ อย่างเหมาะสม (เช่น สื่อสิ่งพิมพ์แบบดั้งเดิม แคมเปญบนเว็บไซต์) เพื่อให้มั่นใจว่าข้อความ ทางการตลาดเข้าถึงผู้ชมเป้าหมาย ซึ่งอาจรวมถึงการโฆษณา การประชาสัมพันธ์ การออก ข่าวทางสื่อต่าง ๆ การส่งจดหมายโดยตรง และการตลาดทางอิเล็กทรอนิกส์ การโฆษณา (Advertising) การโฆษณาคือการส่งข้อความเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ ผ่านพื้นที่ของสื่อมวลชนที่ซื้อมา เพื่อแจ้งให้ทราบ ดึงดูดความสนใจ สร้างแรงจูงใจ ย้ำ�เตือน และรักษาความสัมพันธ์กับกลุ่มผู้ชมเป้าหมาย รูปแบบของการโฆษณาแบบดั้งเดิมซึ่งมีค่าใช้ จ่ายนั้น ประกอบไปด้วย สื่อสิ่งพิมพ์ (หนังสือพิมพ์ นิตยสาร) การออกอากาศ (โทรทัศน์ วิทยุ) และสื่อกลางแจ้ง (โปสเตอร์ ป้ายโฆษณาบิลบอร์ด) การโฆษณาแบบดั้งเดิมเหล่านี้ส่วนใหญ่มี ต้นทุนสูง การตัดสินใจทำ�โฆษณาจึงขึ้นอยู่กับงบประมาณและความจำ�เป็นของแต่ละงาน

การประชาสัมพันธ์และสื่อ (Public relations and media) การประชาสัมพันธ์ (หรือ PR) เป็นการมุ่งเน้นเพื่อสร้างการรับรู้ของสาธารณชนเกี่ยวกับงานอีเวนต์หนึ่ง ๆ แม้ว่า วัตถุประสงค์ของการประชาสัมพันธ์จะเหมือนกับการโฆษณาที่ต้องการแจ้งให้ทราบ ดึงดูด ความสนใจ สร้างแรงจูงใจ ย้ำ�เตือน และรักษาความสัมพันธ์กับกลุ่มผู้ชมเป้าหมาย แต่การ ประชาสัมพันธ์มีลักษณะเฉพาะคือข้อความทางการตลาดมีการสื่อสารผ่านบุคคลที่สามใน สื่อต่าง ๆ (เช่น การส่งข่าวประชาสัมพันธ์ การแถลงข่าว การเขียนบล็อก และการเขียน บล็อกในรูปแบบวิดีโอ หรือ Vlog) แทนการใช้สื่อที่มีค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น ผู้จัดงานอีเวนต์ จัดงานแถลงข่าวด้วยการเชิญสื่อต่าง ๆ ได้แก่ สื่อสิ่งพิมพ์ รายการโทรทัศน์ รายการวิทยุ เพื่อแจ้งข่าวเกี่ยวกับคอนเสิร์ตที่กำ�ลังจะเกิดขึ้น ในกรณีนี้ การแถลงข่าวถือเป็นเครื่องมือใน การส่งเสริมการขายที่มีประสิทธิภาพและมีความคุ้มค่าเนื่องจากข่าวเกี่ยวกับงานอีเวนต์จะ ถูกกล่าวถึงผ่านสื่อในช่องทางต่าง ๆ ที่หลากหลาย โดยพื้นฐานแนวคิดของการจัดงานแถลง ข่าวคือการบอกเล่าเรื่องราวของคุณกับผู้อื่น แล้วให้พวกเขานำ�เรื่องราวเหล่านั้นไปเปิดเผย ต่อสาธารณชน ผู้จัดงานอีเวนต์ควรติดต่อและเชิญเซเลบริตี้ บล็อกเกอร์และผู้ทรงอิทธิพล ในโซเชียลมีเดียที่มีผู้ติดตามจำ�นวนมากมางานแถลงข่าวด้วย เมื่อพวกเขาเหล่านั้นเขียนเรื่อง ราวเกี่ยวกับงานอีเวนต์ลงในสื่อของพวกเขา จะก่อให้เกิดการบอกต่อแบบ ‘ปากต่อปากบน เครือข่ายอินเตอร์เน็ต’ (eWOM) ซึ่งสร้างผลกระทบเป็นอย่างมากต่องานอีเวนต์ นอกจากนี้ การสร้างและรักษาความสัมพันธ์กับสื่อ รวมถึงการเรียนรู้ในการทำ�งานร่วมกับสื่อให้มี ประสิทธิภาพ ยังเป็นความคิดที่ดีที่สามารถสร้างให้เกิดสถานการณ์ที่ทั้งสองฝ่ายมีประโยชน์ ร่วมกันได้ กล่าวคือ งานอีเวนต์ได้ประโยชน์จากข่าวที่มีการเผยแพร่เรื่องการจัดงานอีเวนต์ ออกไปในวงกว้าง ในขณะที่สื่อก็ได้รับข้อมูลเชิงลึกและเรื่องราวที่น่าสนใจในการทำ�ข่าว ทั้งนี้ สื่อที่แตกต่างกันจะมีกลุ่มผู้ชมที่แตกต่างกัน ผู้จัดงานจึงควรจับคู่ช่องทางของสื่อต่าง ๆ ให้ เหมาะสมกับงานอีเวนต์ของตนเอง กล่าวอีกนัยหนึ่งคืองานอีเวนต์และช่องทางของการ สื่อสารควรมีกลุ่มผู้ชมเป้าหมายเดียวกัน โดยกลยุทธ์ของการประชาสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยเพิ่มการรับรู้ กระตุ้นการลงทะเบียนเข้าร่วมงานหรือกระตุ้นการขายบัตร และนำ�ไปสู่ การทำ�กำ�ไรให้กับการจัดงานอีเวนต์อีกด้วย การตลาดด้วยการส่งจดหมายโดยตรง (Direct mail marketing) สื่อสิ่งพิมพ์ทางการ ตลาดมีจำ�นวนมาก ตั้งแต่สื่อสิ่งพิมพ์แบบดั้งเดิม เช่น โปสเตอร์ แผ่นพับ ใบปลิว โปสการ์ด บัตรเชิญ โบรชัวร์ ฯลฯ แต่ในยุคดิจิตัลในปัจจุบัน หลายคนมีความเชื่อว่าการส่งจดหมาย โดยตรงน่าจะมีประสิทธิภาพน้อยกว่าการส่งอีเมล แต่ในความเป็นจริงแล้ว เราไม่สามารถ ทราบได้ว่าความเชื่อดังกล่าวเป็นจริงหรือไม่ เนื่องจากส่วนใหญ่เราทุกคนมักลบอีเมลโฆษณา เหล่านั้นก่อนที่จะเปิดอ่าน แต่หากเราได้รับจดหมาย ในขณะที่กำ�ลังคัดแยกกองจดหมาย สื่อสิ่งพิมพ์ที่ส่งไปก็ยังมีโอกาสที่ผู้รับอาจเห็นและอาจหยิบขึ้นมาอ่านได้ 134

EVENT 101

การตลาดทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic marketing) อินเตอร์เน็ตกลายเป็นแหล่ง ข้อมูลหลักที่คนทุกเพศทุกวัยใช้งาน นักการตลาดงานอีเวนต์ได้นำ�แนวคิดในการใช้ช่องทาง การตลาดแบบดั้งเดิมไปปรับใช้กับการตลาดออนไลน์ เช่น เปลี่ยนจากการส่งจดหมายโดยตรง ไปเป็นการส่งอีเมล เปลี่ยนจากการพิมพ์โปสเตอร์ไปเป็นการทำ�แบนเนอร์ลงในเว็บไซต์ ตัวอย่างช่องทางของการตลาดทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น โซเชียลมีเดีย การโฆษณาออนไลน์บน หน้าเว็บไซต์ต่าง ๆ ฯลฯ

โซเชียลมีเดีย (Social media) เป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลที่ทรงอิทธิพลมากที่สุดที่ผู้คน เข้ามาอ่านบทความ หัวข้อข่าว ข้อมูลของผลิตภัณฑ์ รวมไปถึงการให้บริการและข้อมูลงานอีเวนต์ ต่าง ๆ การใช้รูปแบบของโซเชียลเน็ตเวิร์กและการทำ�กิจกรรมช่วยให้เกิดการติดต่อสื่อสาร แบบสองทาง (Two-way communication) ระหว่างผู้ที่มีศักยภาพในการเข้าร่วมงานอีเวนต์ หรือผูท้ เ่ี คยเข้าร่วมงานอีเวนต์ทผ่ี า่ นมา และผูจ้ ดั งานอีเวนต์ จุดประสงค์ของการใช้โซเชียลมีเดีย คือเพื่อเข้าถึงผู้ชมเป้าหมายในการสร้างการรับรู้และเป็นการอัปเดตข้อมูลล่าสุดของงาน อีเวนต์ นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์หลาย ๆ คนยังพยายามสร้างสังคมออนไลน์ของงานอีเวนต์ นั้น ๆ เพื่ออำ�นวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร ทั้งยังเป็นการเสริมสร้างแบรนด์ของงาน อีเวนต์ด้วย บางธุรกิจมีใช้งาน “Facebook Page” สำ�หรับเป็นพื้นที่ของสังคมออนไลน์ และ มีการใช้ “Facebook Event” กับงานอีเวนต์ที่กำ�ลังจะเกิดขึ้น ซึ่งการใช้งานทั้งสองแบบนี้ สามารถเชื่อมโยงกลับไปที่หน้าหลักของ Facebook Page ของแบรนด์ธุรกิจนั้น ๆ ได้ อีกด้วย

ในปีค.ศ. 2018 โซเชียลมีเดียยอดนิยม ได้แก่ Facebook YouTube Instagram Twitter Pinterest LinkedIn และในปัจจุบัน เมื่อผู้คนโพสต์สิ่งต่าง ๆ ในโซเชียลมีเดียใด ๆ ก็ตามจะมีการใช้แฮชแท็กลงท้ายด้วย ซึ่งแฮชแท็กมีการเริ่มใช้กันครั้งแรกใน Twitter โดย จุดประสงค์ของการใช้แฮชแท็กก็เพื่อแบ่งปันเนื้อหาและช่วยให้ผู้ที่มีความสนใจคล้าย ๆ กัน สามารถติดตามเนื้อหาเหล่านั้นได้ ดังนั้น การนำ�แฮชแท็กมาใช้ในการจัดงานอีเวนต์จะช่วยให้ ผูจ้ ดั งานอีเวนต์สามารถจัดกลุม่ บทสนทนาออนไลน์ทเ่ี กีย่ วข้องกับงานอีเวนต์ได้ การใช้แฮชแท็ก ยังช่วยให้ผู้ชมสามารถเชื่อมโยงถึงกันและกัน รวมถึงช่วยกระตุ้นให้ผู้ติดตามอยากเข้าร่วม สนทนาหรือหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานอีเวนต์ ทั้งยังเป็นการช่วยเผยแพร่งานงานอีเวนต์ ให้เป็นที่รู้จักในวงกว้างมากขึ้นด้วย การแชร์วิดีโอและเนื้อหาที่อยู่ในสื่ออื่น ๆ ก็ทำ�ให้ผู้ติดตาม เข้ามามีส่วนร่วมและช่วยกระตุ้นความรู้สึกของความเป็นสังคมออนไลน์ที่ทำ�ให้สามารถสร้าง โอกาสในการแบ่งปันข้อมูลของคนที่มีความชอบในสิ่งเดียวกันได้ ในขณะเดียวกัน ก็เป็นการ สร้างโอกาสในการเพิ่มยอดขายบัตรเข้างานให้สูงขึ้นด้วย ดังเช่นที่ทราบกันว่ายิ่งเว็บไซต์สร้าง ความมีส่วนร่วมกับผู้เข้าชมมากเท่าใด สังคมออนไลน์ยิ่งมีความเคลื่อนไหว (Active) มากขึ้น เท่านั้น ซึ่งจะส่งผลให้มีโอกาสในการเพิ่มฐานผู้สนใจหรือผู้ชมมากขึ้นอีกด้วย

เว็บไซต์ (Website) เป็นอีกช่องทางสำ�คัญในการโปรโมตงานอีเวนต์ ถึงแม้จะมี โซเชียลมีเดียรูปแบบต่าง ๆ จำ�นวนมากให้ผู้จัดงานได้เลือกใช้ประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ แต่ หากมีงบประมาณเพียงพอ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรนำ�งบประมาณดังกล่าวมาลงทุนสร้างเว็บไซต์ ของงานอีเวนต์นั้น ๆ เพราะไม่มีโซเชียลมีเดียใดมีประสิทธิภาพดีไปกว่าเว็บไซต์ที่นำ�เสนอ เฉพาะงานอีเวนต์เองซึ่งมีการเล่าเรื่อง การออกแบบ และการวางกลยุทธ์ด้วยวิธีการของ ผู้จัดงานอีเวนต์เอง ซึ่งเว็บไซต์นี้ถือว่ามีประโยชน์ต่อผู้จัดงานอีเวนต์เป็นอย่างมาก เนื่องจาก สามารถปรับแต่งการออกแบบได้ทุกอย่าง เช่น เนื้อหา ข้อความ เลย์เอาต์ (Layout) แผนผัง เว็บไซต์ (Site map) การคัดเลือกรูปภาพ ฯลฯ เพื่อช่วยให้งานอีเวนต์บรรลุเป้าหมายและ วัตถุประสงค์ นอกจากนี้ การทำ�เว็บไซต์ของอีเวนต์นั้น ๆ ยังช่วยเน้นย้ำ�แบรนด์ของงานอีเวนต์ อีกด้วย

การเลือกใช้แต่รูปภาพที่สวยงามไม่อาจการันตีความสำ�เร็จในการทำ�เว็บไซต์ ผู้จัด งานอีเวนต์ต้องพิจารณาถึงองค์ประกอบสำ�คัญเพื่อนำ�มารวมไว้ในหน้าเพจของงานอีเวนต์ ดังตัวอย่างของบริษัท Adept Marketing (บริษัทให้บริการด้านการตลาดดิจิทัล) ได้ แนะนำ�ถึงองค์ประกอบสำ�คัญที่ควรนำ�มารวมไว้ในหน้าเพจของอีเวนต์ (ดูรูปภาพที่ 5.8) ซึ่ง ประกอบไปด้วยชื่องานอีเวนต์ วันและเวลาที่จัดงานอีเวนต์ สถานที่จัดงาน การเดินทางไป ยังงาน (แผนที่) รายละเอียดของงานและตารางโปรแกรมการแสดง ข้อมูลเกี่ยวกับบัตร เข้างาน มี Call-to-Action ที่โดดเด่นเตะตา (Call-to-Action หรือ CTA คือปุ่มที่เรียก หรือกระตุ้นผู้เข้าชมเว็บไซต์รู้สึกอยากคลิกเข้าไปเพื่อทำ�อะไรบางอย่าง อาทิ ‘Buy Now,’ ‘Add to Cart’) การบูรณาการสื่อออนไลน์ทั้งหมดเข้าด้วยกัน (Social integration) ภาพอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลการติดต่อ โครงร่างของงานอีเวนต์ การเพิ่มประสิทธิภาพ URL ชื่อและคำ�อธิบาย

จากข้อมูลวันที่ 31 ธันวาคม ค.ศ. 2017 แสดงให้เห็นว่ามีผู้ใช้อินเทอร์เน็ตทั่วโลก สูงถึง 4 พันล้านคน โดยหากพิจารณาตามภูมิภาคของผู้ที่ใช้อินเทอร์เน็ต พบว่าในภูมิภาค เอเชียมีผู้ใช้งานประมาณครึ่งหนึ่งของจำ�นวนทั้งหมด (Internet Usage Statistics, 2018) และผู้ใช้งานมากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ใช้งานผ่าน Google Chrome ซึ่งเป็นเบราว์เซอร์ และเครื่องมือค้นหา (Statcounter Global Stats, 2018) ดังที่ทราบดีว่าผู้ใช้งาน อินเทอร์เน็ตใช้เบราว์เซอร์ค้นหาข้อมูลต่าง ๆ ดังนั้น เมื่อเว็บไซต์งานอีเวนต์ได้รับการพัฒนาขึ้น มาจนพร้อมใช้งานแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ย่อมต้องการให้ผู้คนค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับงานอีเวนต์ ของตนเองมากกว่าเว็บไซต์ของคู่แข่ง ด้วยเหตุนี้ผู้จัดงานอีเวนต์จึงควรเข้าใจเกี่ยวกับ Search Engine Optimization (หรือ SEO) ซึ่งก็คือการเสริมสร้างประสิทธิภาพในการค้นหาข้อมูล ผ่านเครื่องมือค้นหาต่าง ๆ เช่น Google Bing Yahoo (SEO คือการแสดงผลของการค้นหา คำ�หรือประโยคที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่ต้องการค้นหาออกมาเป็นรายชื่อของเว็บไซต์ รูปภาพ วิดีโอ ข่าว หรือเนื้อหาต่าง ๆ ซึ่งจะปรากฎผลอยู่ในตำ�แหน่งที่ดีที่สุดหรืออยู่ในหน้าแรกของ 136

EVENT 101

The Ideal Event Page Title Tag Meta Description Optimized URL Name Date & Time Location Directions Specific Details or Schedule

FAQS

Burger Creation Competition Aug 1st 2018 Join us on Aug 1st for the first annual Burger Creation Competition. Featuring Bangkok’s Burger, Your Burger Place and more. Buy your tickets now! /burger-creation-competition

Burger Creation Competition August 1, 2018 6pm-9pm Burger & Bar 123 Sukhumvit View on map

300 per ticket

Register by July 30th

Buy your Tickets!

Let your Friends know you are going!

Social Share Icons

Ticket Information Prominent Call-to-Action Social Integration

Featuring burgers from: Bangkok’s Burger Your Burger Place Special Burger Place The Real Burger

Frequently Asked Questions Q: What is burger?

A: You tell us.

Q: Is a burger a sandwich?

A: This is too long of an answer to debate here.

Q: Will there be French fries?

A: Of course, along with a variety of ice cream.

Contact: Ham Burger at burgerlife@burgers.com or 02 999 9999

Relevant Contact Information

รูปภาพที่ 5.8 หน้าเพจของงานอีเวนต์ในอุดมคติและส่วนประกอบที่สำ�คัญ (ดัดแปลงจากบริษัท Adept Marketing และสืบค้นจาก https://www.semrush.com/blog/seo-marketing-guide-for-events/)

Relevant Imagery

EVENT 101

รีวิวงาน ตามเวบบอร์ดต่าง ๆ เล่าประสบการณ์ ยกตัวอย่างที่น่าสนใจ ในงาน FRESHTIVE 2014 ประมวลภาพกิจกรรมงาน FRESHTIVE 2014 ประมวลภาพกิจกรรมงาน FRESHTIVE 2014 ประมวลภาพกิจกรรมงาน FRESHTIVE 2014 1 2 3 4 5

Online Communiacation (Facebook, Webboard) Creative Experience @ นสพ. กรุงเทพธุรกิจ Scoop @ MKT Event Magazine Scoop @ นสพ. ทันหุ้น Scoop @ AVL Times Asia

หลังวันที่ 9 ส.ค. 57 หลังวันที่ 9 ส.ค. 57 หลังวันที่ 9 ส.ค. 57 หลังวันที่ 9 ส.ค. 57 หลังวันที่ 9 ส.ค. 57

4 ส.ค. 57 เวลา 16.00 น. พาชมงาน FRESHTIVE 2014 Post PR

Online

1 Blogger

พาชมงาน FRESHTIVE 2014 พาชมงาน FRESHTIVE 2014 พาชมงาน FRESHTIVE 2014 พาชมงาน FRESHTIVE 2014 พาชมงาน FRESHTIVE 2014 พาชมงาน FRESHTIVE 2014 4 ส.ค. 57 เวลา 14.00 น.

5 ส.ค. 57 เวลา 13.00 น.

6 ส.ค. 57 เวลา 10.00 น.

6 ส.ค. 57 เวลา 14.00 น.

8 ส.ค. 57 เวลา 18.00 น.

9 ส.ค. 57 เวลา 13.00 น.

Thai Media

รายการ Economic Time ช่อง TNN24 รายการ Weekly C3 ช่วงข่าวเรื่องเด่นเย็นนี้ ช่อง 3 รายการ Cyber City ช่อง 5 รายการ ส้มเปรี้ยว ช่อง TNN24 รายการคลับมันตรา ช่อง 5 Brand Buffet 1 2 3 4 5 6

ASEAN Media

1 MRTV 4 from Myanmar 2 Lao Star from Lao

Event Day

Pre - PR

รูปภาพที่ 5.9 ตัวอย่าง PR Timeline 138

4 ส.ค. 57 พาชมงาน FRESHTIVE 2014 9 ส.ค. 57 เวลา 13.30 น. พาชมงาน FRESHTIVE 2014

CMO Group จับมือพันธมิตร ประกาศศักยภาพธุรกิจด้านครีเอทีฟ จัดงาน “FRESHTIVE 2014” ประชาสัมพันธ์เชิญชวนมาเที่ยวชมงาน FRESHTIVE 2014 CMO Group ร่วมพันธมิตร จัดงาน FRESHTIVE 2014 ติดโปสเตอร์ตามสถานที่ต่าง ๆ อาทิ หอศิลป์ฯ กทม. MOCA, TCDC, Jam Factory เป็นต้น Advertising งาน “FRESHTIVE 2014” เชิญชวนผู้ที่สนใจมาร่วมงาน FRESHTIVE 2014 เชิญชวนผู้ที่สนใจมาร่วมงาน FRESHTIVE 2014 ลงข้อความประชาสัมพันธ์งาน ในคอลัมน์ Event Calendar 1 2 3 4 5 6 7 8

Press Release Online Communiacation (Facebook, Webboard) Calendar News Poster Advertising @ นสพ. ทันหุ้น Interview : รายการ Make Money FM. 97.75 MHz พูดประชาสัมพันธ์ในรายการบ้านพระรามสี่ ช่อง 3SD Event Calendar @ a day Bullentin Life

23 ก.ค. 57 23 ก.ค. 57 25 ก.ค. 57 23-31 ก.ค. 57 30 ก.ค. 57 1 ส.ค. 57 4 ส.ค. 57 1 ส.ค. 57

Issue / Details

ช่วงเวลาจัดงาน 4 - 9 สิงหาคม 2557

Date Program / Media Section No

ขั้นตอนที่ 4 การทำ�ให้แผนงานทางการตลาดบรรลุผลสำ�เร็จ (Implement marketing plan for event)

เมื่อมีการวางแผนงานทางการตลาดเรียบร้อยแล้ว ก็เป็นขั้นตอนจัดทำ�ให้แผนงาน นั้นบรรลุผลสำ�เร็จ ผู้จัดงานอีเวนต์หรือนักการตลาดสามารถจัดสรรงานให้แก่ผู้รับผิดชอบ เป็นรายบุคคลเพื่อดำ�เนินการตามที่ระบุไว้ในแผนงานตามช่วงเวลา ผู้จัดงานอีเวนต์ควร แน่ใจได้ว่ามีการติดต่อสื่อสารที่ดีกับทีมงานเกี่ยวกับแผนงาน และแผนงานในหน้าที่นั้นมี ความเหมาะสมกับบุคคลที่ได้รับมอบหมายงาน นอกจากนี้ ยังต้องเฝ้าสังเกตและติดตาม ว่าแผนงานนั้นมีประสิทธิภาพอย่างไร รวมถึงต้องบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องด้วย (เช่น ผลลัพธ์ของกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่นำ�มาใช้กับงานอีเวนต์) นอกจากนี้ ขั้นตอนของการเฝ้าสังเกต และติดตามแผนงานยังช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถปรับแผนหรือปรับชั้นเชิงทางการตลาด ต่าง ๆ ได้ทันที หากพบว่าการทำ�การตลาดใด ๆ ก็ตามที่กำ�ลังใช้อยู่นั้นไม่ให้ผลลัพธ์ตามที่ ต้องการ ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ผู้จัดงานอีเวนต์พบว่าเนื้อหาทางการตลาดที่เผยแพร่ออกไป บางส่วนใช้ไม่มีประสิทธิภาพแต่เนื้อหาอื่น ๆ กลับดึงดูดความสนใจกลุ่มเป้าหมายได้มากกว่า ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องพิจารณาปรับเนื้อหาและเผยแพร่เนื้อหาใหม่ให้ทันตามช่วงเวลาที่กำ�หนด ไว้ และต้องติดต่อสื่อสารกับทีมงานและทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ทุกครั้งที่มี การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในแผนงานทางการตลาด แม้ว่าแผนงานทางการตลาดเป็นแผนการ วางกลยุทธ์ที่ดีที่ควรปฏิบัติตาม แต่หากแผนงานนั้นไม่ประสบผลสำ�เร็จตามที่คาดหมายก็ สามารถปรับเปลี่ยนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้

PR Plan for FRESHTIVE 2014

ผลการแสดง) SEO ยังหมายถึงการปรับปรุงอันดับและส่งเสริมการเป็นที่มองเห็นของเว็บไซต์ เมื่อทำ�การค้นหา เพื่อใช้เป็นกลยุทธ์ระยะยาวที่จะทำ�ให้งานอีเวนต์ประสบความสำ�เร็จ การ มี SEO ที่ดีหมายถึงการมีความเข้าใจพฤติกรรมของผู้ชมว่าพวกเขาค้นหาข้อมูลอย่างไรและ ต้องการอะไร ผู้เขียนแนะนำ�ว่า ผู้อ่านควรศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับหัวข้อนี้จากแหล่งข้อมูล อื่น ๆ ที่น่าเชื่อถือเพิ่มเติม

ข้อความที่ส่งออกให้แก่ผู้ชมเป้าหมายไม่ได้เป็นเพียงสิ่งเดียวที่มีความสำ�คัญ อีกหนึ่ง ปัจจัยสำ�คัญที่ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องพิจารณาคือจังหวะเวลาในการเผยแพร่เนื้อหาทางการ ตลาดผ่านช่องทางต่าง ๆ เนื่องจากการเผยแพร่ข้อความทางการตลาดในเวลาที่เหมาะสม จะช่วยสร้างผลกระทบในแง่บวกต่อผู้ชมกลุ่มเป้าหมาย ผู้จัดงานอีเวนต์อาจจัดประชุมเพื่อ วางแผนการประชาสัมพันธ์ จัดวางเนื้อหาทั้งหมดที่จำ�เป็นในการเผยแพร่สู่สาธารณะ และ กำ�หนดว่าจะต้องเน้นเนื้อหาส่วนใดบ้าง หลังจากนั้นจึงกำ�หนดช่วงเวลา (Timeline) ในการ ประชาสัมพันธ์ โดยแผนการประชาสัมพันธ์ควรมีการระบุช่วงเวลาของการจัดกิจกรรม ส่งเสริมการขายเพือ่ ช่วยให้ขน้ั ตอนต่าง ๆ ดำ�เนินไปได้ตรงตามเวลาทีก่ �ำ หนด (ดูรปู ภาพที่ 5.9)

ขั้นตอนที่ 5 การประเมินผลความพยายามทางการตลาดของงานอีเวนต์ (Evaluate event marketing efforts)

การวัดผลประสิทธิภาพของความพยายามทางการตลาดของงานอีเวนต์อาจจัด ทำ�ได้ยาก เนื่องจากผู้เข้าร่วมงานอาจได้รับข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่หลากหลายก่อนตัดสินใจ ซื้อบัตรเข้าชมงานหรือตัดสินใจเข้าร่วมงาน วิธีการวางแผนงานทางการตลาดของงานอีเวนต์ ให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไรนั้นก็อาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับ ‘ดัชนีวัดผลการดำ�เนินงาน’ (Key Performance Indicators หรือ KPI) ซึ่งเป็นค่าที่ใช้ในการประเมินผลความสำ�เร็จของการ จัดงานอีเวนต์ การใช้ KPI ในการวัดผลงานอีเวนต์บางงานอาจรวมถึงรายได้จากการขายบัตร รายได้สุทธิของการจัดงาน ความประทับใจในงานอีเวนต์ การกล่าวถึงในวงสังคม ปริมาณข่าว ในสื่อต่าง ๆ และจำ�นวนของผู้เข้าร่วมงาน ในการประเมินผลความพยายามในการทำ�การ ตลาดของงานอีเวนต์เป็นขั้นตอนต่อเนื่องที่เริ่มต้นตั้งแต่ก่อนการจัดงานอีเวนต์ ระหว่างการ จัดงานอีเวนต์ และหลังการจัดงานอีเวนต์ ในช่วงก่อนการจัดงานอีเวนต์และระหว่างการ จัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเฝ้าสังเกตกิจกรรมที่เกิดขึ้นในเว็บไซต์และโซเชียลมีเดีย อย่างต่อเนื่อง โดยการใช้ ‘Google Analytics’ ที่ช่วยให้สามารถวิเคราะห์ปริมาณการเข้า ชมเว็บไซต์ Click through rate (อัตราส่วนของผู้ที่เห็นโฆษณาแล้วคลิกเข้าไปชม มีวิธีการ คำ�นวนคือ จำ�นวนการคลิก/จำ�นวนการแสดงผล) Conversion rate (อัตราส่วนของจำ�นวน ผู้ที่คลิกหรือผู้ที่ตัดสินใจซื้อผลิตภัณฑ์จากเว็บไซต์ต่อจำ�นวนผู้เข้ามาชม เช่น ในเว็บไซต์ของ งานอีเวนต์มีผู้เข้าชมจำ�นวน 100 คน แต่มีผู้ที่คลิกส่งลิงก์งานอีเวนต์จำ�นวน 5 คน ตัวอย่าง วิธีการคำ�นวนคือ 5 คนx100%/100 คน = 5%) ผู้จัดงานอีเวนต์ควรใช้งานโซเชียลมีเดีย เพื่อเฝ้าสังเกตกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การโพสต์ การแสดงความคิดเห็น การแชร์และการมีส่วน ร่วมในหน้าเพจ รวมถึงการคลิกที่แฮชแท็กเพื่อเข้าตรวจสอบว่าผู้คนมีการใช้แฮชแท็กอย่างไร และเนื้อหาของแต่ละโพสต์เป็นอย่างไร ในส่วนของยอดขายบัตร เมื่อมีการทำ�กิจกรรม ส่งเสริมการขาย ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเฝ้าสังเกตจากช่องทางการจัดจำ�หน่ายที่แตกต่างกันด้วย ซึ่งจะช่วยให้ได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ (สำ�หรับการประเมินผลหลังการจัดงานอีเวนต์จะมี การบรรยายเพิ่มเติมในบทที่ 12) หลังจากประเมินผลแผนงานทางการตลาดของการจัดงาน อีเวนต์เรียบร้อยแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ควรแจ้งผลให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบด้วยเช่นกัน

การประเมินผลแผนงานทางการตลาดของการจัดงานอีเวนต์เป็นขั้นตอนที่มีความ สำ�คัญมาก เนื่องจากทำ�ให้ผู้จัดงานได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้สามารถปรับปรุงกลยุทธ์ ทางการตลาดในงานอีเวนต์ที่กำ�ลังจัดทำ�อยู่และงานอีเวนต์ในอนาคตด้วย

140

EVENT 101

งาน MEGA Countdown 2018 ที่ศูนย์การค้าเมกาบางนา

5.4 เครื่องมือทางการตลาดในรูปแบบของงานอีเวนต์ (Event as a marketing tool)

ในแง่ ห นึ ่ ง งานอี เวนต์ ถ ื อ เป็ น เครื ่ อ งมื อ ของการประชาสั ม พั น ธ์ (PR tool) (CIC, 2014) ไม่ว่าจะเป็นงานอีเวนต์ประเภทใดก็ตาม (เช่น งานที่เปิดให้สาธารณชน มีส่วนร่วม งานส่วนบุคคล งานที่เกี่ยวกับองค์กร) ถึงแม้ว่างานอีเวนต์ที่จัดขึ้นนั้นจะเป็นงาน อีเวนต์ส่วนตัว แต่ก็ยังเป็นงานที่ให้ประสบการณ์ที่มีการปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมงาน ส่วนใหญ่แล้วผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์จะเชื่อมโยงประสบการณ์ของตัวเองกับงานอีเวนต์และ ความรู้สึกที่มีต่อแบรนด์ องค์กร บุคคลที่เป็นเจ้าภาพ หรือสปอนเซอร์ ซึ่งในส่วนนี้จะกล่าวถึง อีเวนต์ที่เป็นเครื่องมือทางการตลาด

หนังสือที่ทรงอิทธิพลเล่มหนึ่งของไพน์และกิลมอร์ (Pine and Gilmore, 1999) ที่ชื่อ Experience Economy ชี้ให้เห็นว่าเศรษฐกิจได้เข้าสู่ยุคใหม่แล้ว โดยที่การให้ ประสบการณ์ต่าง ๆ ถูกนำ�เข้ามาแทนที่การให้บริการและได้กลายเป็นกระบวนทัศน์ที่สำ�คัญ และโดดเด่นในข้อเสนอทางเศรษฐกิจ ลูกค้ายินดีจะจ่ายค่าบริการเพิม่ เพือ่ แสวงหาประสบการณ์ ที่ไม่เหมือนใครและมองหาประสบการณ์แปลกใหม่อยู่เสมอ เนื่องด้วยเทรนด์เช่นนี้ ธุรกิจ ต่าง ๆ จึงได้เปลี่ยนไปใช้ประสบการณ์เพื่อเชื่อมโยงและสร้างแรงบันดาลใจให้กับกลุ่มลูกค้า เป้าหมายของตนเอง ดังนั้น สาระสำ�คัญของการจัดงานอีเวนต์ก็คือประสบการณ์ของผู้เข้า ร่วมงาน เนื่องด้วยคุณค่าที่ผูกติดกับประสบการณ์ได้เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ การจัดงานอีเวนต์

จึ ง กลายเป็ น เครื่ อ งมื อ สำ � คั ญ ในการประชาสั ม พั น ธ์ แ ละสร้ า งความสั ม พั น ธ์ ข องแบรนด์ กับลูกค้าผ่านการรับรู้ที่เพิ่มขึ้น ทั้งยังช่วยสร้างความภักดีต่อแบรนด์ด้วย การตลาดเชิง ประสบการณ์มักทำ�ผ่านการจัดงานอีเวนต์ที่เกี่ยวกับองค์กร ซึ่งประสบการณ์เหล่านี้สามารถ ส่ ง ผ่ า นการจั ด งานอี เวนต์ เช่น การเปิด ตัว ผลิต ภัณ ฑ์ใ หม่ ร้านค้าที่เป็น แบบพอพอัพ (Pop-up shop หมายถึงร้านค้าปลีกที่มีระยะเวลาจำ�หน่ายเพียงชั่วคราว) เพื่อให้ลูกค้าได้ สัมผัส เกิดความรู้สึกและทดสอบผลิตภัณฑ์ได้

ผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ต่างก็มองหาประสบการณ์ที่น่าสนใจ น่าจดจำ�และน่าตื่นเต้น หลักการ ‘3Es’ ในการตลาดของการจัดงานอีเวนต์ถือว่าเป็นหลักพื้นฐานเบื้องต้นของความ ประสบความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์ ซึ่ง ‘3Es’ ก็คือ Entertainment (การมอบความ บันเทิงให้กับผู้เข้าร่วมงานซึ่งเป็นส่วนที่มีความสำ�คัญ) Excitement (การเพิ่มความน่าตื่นเต้น ในทุกแง่มุมให้กับงานอีเวนต์) และสุดท้ายคือ Enterprise (การแสดงนวัตกรรมของบริษัท หรือการแสดงให้เห็นถึงกิจการของบริษัท) (Hoyle, 2002) ดังนั้นผู้จัดงานอีเวนต์จึงควร แสวงหาแนวคิดเพื่อดึงดูดความสนใจจากผู้ชมเป้าหมาย Wagner (2013) ได้แนะนำ�ถึง 10 แนวคิดในการทำ�การตลาดงานอีเวนต์ไว้ใน American Express Open Forum คือ • งานอีเวนต์เกี่ยวกับการเรียนรู้ (Learning events) เป็นงานที่ผู้คนมาเรียนรู้สิ่งใหม่ และเพือ่ ให้งานอีเวนต์ประเภทนีเ้ กิดผลกระทบต่อผูเ้ ข้าร่วมงานมากขึน้ ผูจ้ ดั งานอีเวนต์ ควรสร้างสรรค์ส่ิงที่ผู้เข้าร่วมงานจะมาเรียนรู้ให้มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจขององค์กร เจ้าภาพหรือเจ้าของงานอีเวนต์ หรือเป็นสิง่ ทีเ่ ป็นประโยชน์ตอ่ ผูช้ มเป้าหมาย • งานอีเวนต์ที่สร้างการปฏิสัมพันธ์ (Interactive events) งานที่ผู้คนจะได้รับ ประสบการณ์เกี่ยวกับธุรกิจ ผลิตภัณฑ์หรือบริการต่าง ๆ ผ่านการปฏิสัมพันธ์ การ เข้าไปมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการศึกษา • งานอีเวนต์ท่องเที่ยว (Travel events) งานที่ผู้คนเดินทางไปกับทริปท่องเที่ยวซึ่ง จัดขึน้ โดยองค์กรธุรกิจทีม่ กี ารสาธิตผลิตภัณฑ์ มีการปฏิสมั พันธ์กบั ลูกค้าและมีกจิ กรรม ต่าง ๆ ขณะเดินทาง • งานอีเวนต์เพื่อความบันเทิง (Just-for-fun events) งานอีเวนต์ที่ผู้คนมาเพื่อ ผ่อนคลายและเพื่อความสนุกสนานซึ่งอาจจะเกี่ยวข้องหรืออาจจะไม่เกี่ยวข้องกับ ธุรกิจ ผลิตภัณฑ์หรือบริการโดยตรง แต่เป็นการสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับแบรนด์ ตัวอย่างเช่น วันที่ครอบครัวมาสนุกสนานด้วยกัน (Family fun day) ในบริเวณพื้นที่ เปิดโล่งของห้างสรรพสินค้าที่มีบ้านเป่าลม ตัวตลก เกมส์ต่าง ๆ ให้เล่น • งานอีเวนต์ที่เป็นการบรรยาย (Lecture events) งานที่เชิญผู้บรรยายที่มีชื่อเสียง มาบรรยายในหัวข้อต่าง ๆ (เช่น เทรนด์ ประเด็น หรือผลประโยชน์ต่าง ๆ ) ที่มี ความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ ผลิตภัณฑ์หรือบริการ 142

EVENT 101

Lineage 2 Revolution Tournament Thailand

• งานอีเวนต์เพื่อการระดมทุน (Fundraising events) งานที่เจ้าของธุรกิจพยายาม สร้างภาพลักษณ์ที่ดีเกี่ยวกับแบรนด์โดยการระดมเงินทุนเพื่อบริจาคให้แก่การกุศล และองค์กรการกุศลนั้นควรจะมีความเกี่ยวข้องหรือมีความเชื่อมโยงทางความรู้สึกกับ ธุรกิจดังกล่าว • งานอีเวนต์ทใ่ี ห้ความตืน่ เต้นและการผจญภัย (Adventure events) งานทีเ่ ปิดโอกาส ให้ผู้คนได้สัมผัสประสบการณ์ท่นี ่าตื่นเต้นหรือกิจกรรมแนวกีฬาซึ่งได้รับการสนับสนุน เงินทุนจากธุรกิจ • งานอีเวนต์เพื่อสร้างเครือข่าย (Networking events) งานที่ผู้คนมาเข้าร่วมงาน เพื่อสร้างเครือข่ายซึ่งจัดขึ้นโดยธุรกิจ • งานอีเวนต์เสมือนจริง (Virtual events) งานที่ผู้คนได้รับประสบการณ์เพิ่มขึ้นจาก งานอีเวนต์ออนไลน์ ซึ่งมีการจัดงานอีเวนต์บนเว็บไซต์ และเป็นกิจกรรมที่ไม่ใช่แบบ Face-to-face

บูธธนาคารกรุงเทพ ในงาน Money Expo 2018

โอลิมปิกในปีค.ศ. 1984 ที่ลอสแองเจลิส ประสบความสำ�เร็จในเชิงพาณิชย์เป็นอย่างมาก ทำ�ให้บริษัทต่าง ๆ ค้นพบว่าการเชื่อมต่อแบรนด์ของตนเองกับภาพลักษณ์ของงานอีเวนต์ บางงานจะทำ�ให้บริษัทสามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ดีขึ้น ทั้งยังเป็นการสร้างโอกาสในเชิง พาณิชย์ ในขณะเดียวกันการให้ความสนับสนุนยังกลายเป็นแหล่งเงินทุนที่สำ�คัญในการจัด งานอีเวนต์ต่าง ๆ ทำ�ให้มีการไหลเวียนของกระแสเงินสดในการจัดงานอีเวนต์

มีหลายเหตุผลที่บริษัทต่าง ๆ ให้ความสนับสนุนการจัดงานอีเวนต์ เช่น • เพื่อเพิ่มหรือพัฒนาการรับรู้ของแบรนด์ (To increase or develop brand awareness) • เพื่อสร้างภาพลักษณ์ของแบรนด์ (To create brand image) • เพื่อปรับเปลี่ยนแบรนด์ในใจของลูกค้า (To reposition the brand in customers’ minds) • เพื่อผลักดันยอดขาย (To drive sales) • เพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางด้านอารมณ์ให้เกิดขึ้นระหว่างตัวผลิตภัณฑ์กับลูกค้า (To create emotional relationship between products and customers)

• งานอีเวนต์ของพันธมิตร (Tandem events) ผูจ้ ดั งานทีเ่ ป็นเจ้าภาพจับคูเ่ ป็นพันธมิตร ทางธุรกิจกับธุรกิจด้านอื่น ๆ และซัพพลายเออร์อื่น ๆ ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์เสริมหรือ บริ ก ารเสริ ม ตั ว อย่างเช่น ธุรกิจมือถือสมาร์ทโฟนอาจจัดงานอีเวนต์ท ี่ร วมเอา ซัพพลายเออร์จำ�หน่ายอุปกรณ์เสริมโทรศัพท์มือถือหรือผู้ให้บริการสัญญาณมือถือ มาร่วมงานอีเวนต์ด้วย

จากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่างานอีเวนต์ช่วยสร้างประสบการณ์ที่น่าจดจำ�และสร้าง ผลกระทบต่อผู้เข้าร่วมงาน รวมถึงเป็นเครื่องมืออันยอดเยี่ยมในการทำ�การตลาด ส่วนแนวคิด และรูปแบบของงานอีเวนต์ที่สามารถนำ�มาใช้ในการตลาดไม่ได้จำ�กัดเพียง 10 แนวคิดที่กล่าว ถึงเท่านั้น การติดตามและอัปเดตเทรนด์ที่กำ�ลังเป็นกระแสก็ช่วยให้เกิดแนวคิดใหม่ ๆ ในการ สร้างสรรค์งานอีเวนต์เพื่อใช้เป็นเครื่องมือทางการตลาดให้มีเอกลักษณ์และมีความหมาย มากขึ้น อันจะนำ�ไปสู่การสร้างผลกระทบทางบวกต่อจิตใจของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

ด้วยเหตุนี้ระหว่างที่ผู้จัดงานอีเวนต์พยายามดึงดูดความสนใจสปอนเซอร์ ก็จำ�เป็น ต้องทราบด้วยว่าการให้ความสนับสนุนนี้เป็นความสัมพันธ์ที่มีผลประโยชน์ร่วมกัน และ พิจารณาว่าวิธีการใดสามารถตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ของสปอนเซอร์ได้ อย่างไรก็ตาม ผู้จัดงานควรหลีกเลี่ยงข้อเสนอที่อาจทำ�ให้งานอีเวนต์เกิดความเสียหายได้ ตัวอย่างเช่น เทศกาลที่มีผู้ชมเป้าหมายในการจัดงานเป็นครอบครัวควรไตร่ตรองให้รอบคอบในการให้ ความสนับสนุนจากบริษัทที่จำ�หน่ายบุหรี่ เนื่องจากบริษัทเหล่านี้พยายามหลีกเลี่ยงระเบียบ ข้อบังคับของการโฆษณาเพื่อเข้าถึงกลุ่มคนรุ่นใหม่ รวมทั้งการแสดงสัญลักษณ์ของบริษัท เหล่านี้อาจทำ�ให้ภาพลักษณ์ของงานอีเวนต์ไม่ชัดเจนหรือเสื่อมเสียได้​้

ในคู่มือการประชุมสภาอุตสาหกรรม (The Convention Industry Council Manual) (CIC, 2014) ได้ระบุแ นวทางของการจัดการการให้ความสนับสนุนเอาไว้ และประเด็นสำ�คัญมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

5.5 การให้ความสนับสนุน (Sponsorship)

การพัฒนาเป้าหมายของการให้ความสนับสนุน (Developing sponsorship goals) คุณ จะต้องทราบว่าการจัดงานอีเวนต์ต้องการความสนับสนุนทางด้านการเงินเท่าไรและอย่างไร โดยทั่วไปแล้วหมายถึงการระบุช่องว่างที่เกิดขึ้นระหว่างเป้าหมายทางการเงินของงานอีเวนต์ และรายได้จากแหล่งอื่น ๆ ทั้งหมดทุกแหล่ง จากนั้นผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องทราบว่าสามารถ มอบสิ่งใดให้กับสปอนเซอร์ได้บ้างโดยการศึกษาข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้

การให้ความสนับสนุนในการจัดงานอีเวนต์คือการแลกเปลี่ยนของเงินทุน หรือ สินค้า ‘ที่ไม่ใช่ตัวเงิน’ (In-kind goods) หรือบริการซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทที่เป็น ผู้สนับสนุนหรือเป็นสปอนเซอร์ เพื่อให้ได้รับสิทธิพิเศษในการมีส่วนร่วมกับการงานอีเวนต์ โดยจุดประสงค์หลักก็เพื่อผลประโยชน์ทางการตลาด (Quinn, 2013, p. 131) การแข่งขันกีฬา 144

EVENT 101

• ข้อมูลและรายละเอียดของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ (The event’s audience profile) • การเข้าถึงตลาดของการจัดงานอีเวนต์ (ด้วยการใช้สื่ออะไร ใครคือผู้ชม และบ่อยครั้ง เพียงใด) (The marketing reach of the event) • คุณสามารถให้ข้อเสนอในการเข้าถึงผู้ร่วมงานอีเวนต์ได้มากแค่ไหน (การมีปฏิสัมพันธ์ กับผู้ชม โซเชียลมีเดีย หรือเคาท์เตอร์ต้อนรับด้วยเครื่องดื่มค็อกเทล) (The depth of exposure that you can offer) การระบุและการขอสปอนเซอร์​์ (Identifying and securing sponsors) สิ่งสำ�คัญ สำ�หรับผู้จัดงานอีเวนต์ในการค้นหาและระบุสปอนเซอร์คือการศึกษาว่าแบรนด์ทางธุรกิจใด มีภาพลักษณ์ ผลิตภัณฑ์และบริการ หรือกลุ่มลูกค้าที่สอดคล้องกับงานอีเวนต์และธีมของงาน หากงานอีเวนต์และสปอนเซอร์ของงานสามารถสนับสนุนและสร้างผลประโยชน์ต่อกันได้ จะเป็นการสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกในทางธุรกิจและทำ�ให้เกิดความยั่งยืนได้ ซึ่งข้อเสนอที่ จัดทำ�ขึน้ เพือ่ ธุรกิจทีเ่ ฉพาะเจาะจงจะช่วยประสบความสำ�เร็จได้มากขึน้ นอกจากนีส้ ปอนเซอร์ จากแหล่งอื่น ๆ อาจรวมถึงสปอนเซอร์ที่เคยให้การสนับสนุน บริษัทซัพพลายเออร์ที่กำ�ลัง ติดต่อประสานงานกัน บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์และบุคคลต่าง ๆ ผ่านการ อ้างอิง ในการขอความสนับสนุนอาจทำ�ได้ง่าย ๆ ด้วยการโทรศัพท์หรือการส่งอีเมล แต่ควร จัดทำ�ผลประโยชน์จากการให้ความสนับสนุน (หนังสือชี้ชวนผู้ให้การสนับสนุน Sponsor Prospectus) ร่วมด้วย องค์ประกอบของการทำ�หนังสือชี้ชวนประกอบไปด้วย • รายละเอียดของงานอีเวนต์ (The event profile) • การบรรยายรายละเอียดถึงคุณค่าของการให้ความสนับสนุน (A description of the value of sponsorship) • ข้อมูลทางประชากรของผู้ชม (Audience demographics) • ผลประโยชน์และข้อจำ�กัดของการให้ความสนับสนุน (Sponsorships benefits and limitations) • ข้อกำ�หนดและเงื่อนไข (Terms and conditions) • โครงร่างรายละเอียดของโปรแกรมในงานอีเวนต์ (A draft of the event program) การให้ผู้สนับสนุนมีส่วนร่วม (Engaging the sponsors) มีความเป็นไปได้ที่ผู้ให้การ สนับสนุนอาจให้ข้อเสนอที่มากกว่าเงินทุนหรือสิ่งที่ไม่ใช่ตัวเงิน หากผู้จัดงานอีเวนต์ได้ปรึกษา กับผู้สนับสนุนถึงวิธีการทำ�งานร่วมกันในงานอีเวนต์จะยิ่งช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่าง ผู้สนับสนุนกับงานอีเวนต์ได้ดียิ่งขึ้น บ่อยครั้งที่ผู้สนับสนุนช่วยในการประชาสัมพันธ์ผ่านทาง สื่อต่าง ๆ ที่พวกเขารู้จักหรือช่องทางในการติดต่อสื่อสารของพวกเขาเอง

146

EVENT 101

บทส่งท้าย (Endnote)

เมื่อกล่าวถึงการตลาดกับงานอีเวนต์ บทนี้ได้กล่าวถึง 2 แนวคิดคือการทำ�การตลาด ให้กับงานอีเวนต์ และการใช้งานอีเวนต์เป็นเครื่องมือทางการตลาด นอกจากนี้ ยังมีการกล่าว ถึงประเด็นในการค้นหาและการทำ�งานร่วมกันกับผู้สนับสนุนด้วย อย่างไรก็ตาม ผู้จัดงาน อีเวนต์ไม่ควรประเมินความสำ�คัญของการตลาดในงานอีเวนต์ตํ่าเกินไป เนื่องจากการตลาด ของงานอีเวนต์เป็นองค์ประกอบสำ�คัญที่ทำ�ให้งานอีเวนต์เป็นที่สนใจและดึงดูดให้คนมาร่วม งาน การจัดงานอีเวนต์จะประสบความสำ�เร็จหรือไม่นั้น จำ�นวนของผู้เข้าร่วมงานมีส่วนใน การวัดผลสำ�เร็จเป็นอย่างมาก เพราะหากไม่มีผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์แล้ว งานนั้นก็จะไม่มีทาง สมบูรณ์​์ แน่นอนว่าผู้จัดไม่ต้องการงานอีเวนต์ที่จัดได้อย่างราบรื่นเรียบร้อยแต่ปราศจากผู้เข้า ร่วมงาน ซึ่งเปรียบได้กับศิลปินที่โชว์การแสดงของเขาหรือเธอออกมาได้อย่างสมบูรณ์แบบใน คอนเสิร์ตฮอลล์ที่ว่างเปล่า งานอีเวนต์เองก็มีบทบาทเพิ่มมากขึ้นในการสร้างความเชื่อมโยง ระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ดังนั้นแล้วจึงกล่าวได้ว่า การตลาดมีความจำ�เป็นต่องานอีเวนต์ ใน ขณะเดียวกันงานอีเวนต์ก็มีบทบาทสำ�คัญในการทำ�การตลาดขององค์กรเช่นกัน

กิจกรรมท้ายบท สำ�รวจกิจกรรมการตลาดสำ�หรับงานอีเวนต์ - ให้ผู้ร่วมกิจกรรมแบ่งกลุ่มกันและ แต่ละกลุ่มจะเลือกอีเวนต์ (Public หรือ Corporate Event) มาหนึ่งงาน เพื่อ วิเคราะห์และนำ�เสนอให้ต่อผู้เข้าร่วมกิจกรรมกลุ่มอื่น ๆ ตามหัวข้อต่อไปนี้

A

การตลาดแบบ ผสมผสาน (5Ps)

B

กิจกรรมและ เครื่องมือส่งเสริม การขาย

C

ความครอบคลุม ของสื่อ (Media)

บทที่ 6

คนเก่ง ต้องเก่งคน TALENT MANAGEMENT

Created by Jcomp Freepik.com

บทที่ 6

คนเก่ง ต้องเก่งคน TALENT MANAGEMENT

เชื่อว่าตอนนี้ผู้อ่านคงได้ตระหนักแล้วว่าอุตสาหกรรมงานอีเวนต์นั้นมีผู้คนเป็นศูนย์กลาง เช่นเดียวกับอุตสาหกรรมด้านการบริการอื่น ๆ โดยผู้อ่านอาจจะมีแนวคิดในการจัดงาน อีเวนต์ที่สดใหม่น่าตื่นตาตื่นใจ ใช้เทคโนโลยีใหม่ล่าสุด และผู้ที่ไม่เชิญไม่ได้มาอยู่ใน รายการแขกรับเชิญ รวมถึงมีการเขียนข่าวที่ดีที่สุด แต่ท้ายที่สุดแล้วงานอีเวนต์จะประสบ ความสำ�เร็จหรือล้มเหลวก็ขึ้นอยู่กับสิ่งเดียว นั่นคือทีมงานที่เป็นผู้จัดงานอีเวนต์ การบริหารจัดการงานอีเวนต์เป็นอุตสาหกรรมที่ท้าทายและมีโอกาสที่จะมีส่ิงที่ไม่คาดคิด เกิดขึ้นได้เสมอ เช่น อุปกรณ์สูญหาย ภูมิอากาศไม่เป็นใจกับตารางการจัดงานอีเวนต์ แขกรับเชิญป่วยกะทันหัน แน่นอนว่าในส่วนอืน่ ๆ ยังคงต้องสามารถดำ�เนินต่อไปได้ ทีมจัด งานอีเวนต์ที่สามารถรับมือกับความท้าทายเหล่านั้นได้คือกุญแจแห่งความสำ�เร็จในการ จัดงานอีเวนต์ ดังนั้น ความสามารถในการเลือกคนให้เหมาะสมงานที่ทำ�ได้ หล่อหลอม ปัจเจกบุคคลให้กลายเป็นทีมที่สนับสนุนซึ่งกันและกัน รวมทั้งบริหารจัดการทีมงานและ ดึงเอาส่วนที่ดีที่สุดของแต่ละคนออกมาใช้ สิ่งเหล่านี้คือทักษะในการทำ�ให้งานอีเวนต์ ประสบความสำ�เร็จ

บทนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจการบริหารจัดการคนเก่งในการจัดงานอีเวนต์ ตั้งแต่ โครงสร้างองค์กรที่มีความหลากหลาย ความเหมาะสมของตำ�แหน่งในการจัดงานอีเวนต์ การสังเกตการณ์พนักงาน และแนวทางการบริหารจัดการคนเก่งตามมาตรฐานทางกฎหมาย และหลักจริยธรรม 6.1 โครงสร้างองค์กรที่มีความหลากหลายและความเหมาะสม ของตำ�แหน่งในการจัดงานอีเวนต์

องค์ ก รคื อ การรวมตั ว ของผู้ ค นที่ มุ่ ง หมายจะบรรลุ จุ ด ประสงค์ ใ นการมี อ ยู่ ข อง องค์กร (Silvers, 2013) องค์กรต้องการโครงสร้างที่มั่นคงและมีประสิทธิภาพในการ ไปถึงเป้าหมายที่กำ�หนดไว้ มิเช่นนั้นความโกลาหลวุ่นวายอาจเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม อุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์มีความเฉพาะตัวในการบริหารจัดการคนเก่งเนื่องจากงาน อีเวนต์ต้องเข้าไปเกี่ยวข้องกับผู้คนจำ�นวนมาก ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงต้องเข้ามามี

150

EVENT 101

บทบาทในการเป็นผู้จัดการทรัพยากรมนุษย์ (Van der Wagen, 2007) การบริหารจัดการ คนเก่งทำ�หน้าที่เชื่อมโยงบุคคลที่เกี่ยวข้องจากหลายฝ่ายให้มารวมตัวกันเพื่อจุดประสงค์ใน การจัดงานอีเวนต์ (Van der Wagen, 2007)

แต่เนื่องจากงานอีเวนต์เป็นการนำ�เสนอประสบการณ์ในฐานะผลิตภัณฑ์ของงาน อีเวนต์ซึ่งเป็นนามธรรม ไม่สามารถจับต้องได้ และเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว สิ่งเหล่านี้ ทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องวางเดิมพันที่สูงมากไว้กับความสำ�เร็จของงานอีเวนต์ (Van der Wagen, 2007) อาจกล่าวได้ว่า งานอีเวนต์ขนาดใหญ่ไม่จำ�เป็นต้องมีคุณค่าต่อลูกค้ามากไป กว่าการจัดงานอีเวนต์ที่มีขนาดเล็ก ยกตัวอย่างเช่น การจัดงานวันเกิดฉลองอายุ 18 ปีที่แม้ เป็นเพียงงานเล็ก ๆ แต่ก็เป็นงานที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวในชีวิต งานเทศกาลดนตรีที่จัดต่อ เนื่องเป็นเวลาหลายวันอาจมีขนาดใหญ่กว่ามาก มีผู้เข้าร่วมงานหลายพันคน มีนักดนตรีมา แสดง แต่ก็อาจเป็นงานที่ทำ�ด้วยใจรักและเป็นความฝันของชุมชนขนาดเล็ก

การจัดงานอีเวนต์อาจต้องใช้ผู้คนจำ�นวนมากมาทำ�งาน แต่ทีมงานเหล่านั้นอาจไม่ได้ เป็นพนักงานเต็มเวลา องค์กรที่จัดงานอีเวนต์จะมีโครงสร้างอย่างไรนั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมาย ขนาด ขอบเขตของงาน ความต้องการ และความซับซ้อน รวมถึงความสามารถของคน ในองค์กรด้วย (Silvers, 2013) เนื่องจากงานอีเวนต์มีขนาดและธรรมชาติที่หลากหลาย บริ ษั ท รั บ จั ด งานอี เวนต์ อ าจใช้ เ ฉพาะพนั ก งานประจำ � ที่ มี สั ญ ญาว่ า จ้ า งในการทำ � งาน เต็มเวลาในหน้าทีห่ ลัก เพือ่ ให้เกิดความยืดหยุน่ ในการปรับขนาดของทีมงานและความเชีย่ วชาญ จากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งได้ อาจกล่าวได้ว่า หากในทีมงานมีทั้งพนักงานเต็มเวลาและ พนักงานพาร์ทไทม์ซึ่งมีความรู้และทักษะแต่ไม่ได้ถูกนำ�มาใช้ให้เกิดประโยชน์ อาจยิ่งเพิ่ม ภาระทางด้านการเงินให้สูงขึ้น เพราะเป็นการเพิ่มต้นทุนคงที่

ดังนั้น เมื่อมีความจำ�เป็น ผู้จัดการงานอีเวนต์จะต้องตัดสินใจว่าควรว่าจ้างตำ�แหน่ง อะไรบ้าง ที่ต้องมีการจ้างงานจากภายนอก เช่น บุคลากรชั่วคราว พนักงานพาร์ทไทม์ ผู้รับเหมา ลูกจ้างรายวัน หรืออาสาสมัคร และมีงานใดบ้างที่สามารถทำ�กันเองได้ภายใน องค์กร ผูจ้ ดั งานอีเวนต์ตอ้ งตระหนักถึงสภาพความเป็นจริงว่าทรัพยากรใดทีม่ อี ยู่ และหลีกเลีย่ ง ที่จะบีบให้องค์กรทำ�ได้ทุกอย่างในการจัดงานอีเวนต์​์

โครงสร้างขององค์กรในการจัดงานอีเวนต์จึงควรส่งเสริมให้มีการทำ�งานร่วมกัน มีการสื่อสารที่ชัดเจน รวมไปถึงการสื่อสารเป้าหมายที่คาดหวังเอาไว้ ซึ่งจะยิ่งทำ�ให้ผลลัพธ์ ของงานอีเวนต์เป็นไปตามที่คาดหวังไว้ได้มากยิ่งขึ้น แม้ว่าในการจัดงานอีเวนต์ขนาดเล็กจะ ใช้คนจำ�นวนน้อย แต่บางครั้งก็ต้องการความสามารถในขอบเขตที่กว้าง ส่วนในงานอีเวนต์ และองค์กรที่จัดงานอีเวนต์ซึ่งมีขนาดใหญ่ อาจต้องใช้ทีมงานในจำ�นวนที่มากและต้องการ การจัดการทางโครงสร้างที่ซับซ้อนมากขึ้นตามไปด้วย (ดูรูปภาพที่ 6.1)

ลองมาดูตัวอย่างของการจัดงานคริสต์มาสของนักศึกษาที่จัดโดยชมรมการจัดงานอีเวนต์ ในมหาวิทยาลัยซึ่งจัดขึ้นในห้องบรรยายห้องหนึ่งในมหาวิทยาลัย ในกรณีนี้ชมรมการจัดงาน อีเวนต์อาจจะมีสมาชิกประมาณ 10-15 คน ซึ่งสมาชิกบางคนก็เป็นคณะกรรมการจัดงาน คริสต์มาสนี้ หัวหน้าชมรมทำ�หน้าที่ผู้อำ�นวยการงานอีเวนต์และเป็นผู้แบ่งหน้าที่ให้กับสมาชิก ชมรมคนอื่น ๆ ในตัวอย่างนี้นักศึกษาที่เป็นผู้อำ�นวยการงานอีเวนต์จะแต่งตั้งผู้ประสานงาน ฝ่ายสถานที่ ผูป้ ระสานงานฝ่ายการตลาด ผูป้ ระสานงานฝ่ายอาหารและเครือ่ งดืม่ ผูป้ ระสานงาน ฝ่ายการเงินและผู้ประสานงานฝ่ายบันเทิงขึ้นมา ผู้ประสานงานแต่ละคนจะขอความช่วยเหลือจากรายชื่อของสมาชิกชมรมที่เหลือและ นักศึกษาคนอื่น ๆ เพื่อมอบหมายภารกิจให้กับพวกเขาได้รับไปปฏิบัติ เช่น ผู้ประสานงาน ฝ่ายสถานที่อาจจะพบว่าเป็นเรื่องยากที่จะให้งานทั้งหมดสำ�เร็จได้ด้วยตัวเองเพียงคนเดียว ทั้งการออกแบบการตกแต่งและการวางแผนผังงาน การออกไปหาของสำ�หรับการตกแต่ง การเคลือ่ นย้ายเฟอร์นเิ จอร์ การตกแต่งห้องบรรยาย ฯลฯ นอกจากนีผ้ ปู้ ระสานงานฝ่ายสถานที่ อาจจะเป็นผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพแต่อาจจะไม่ใช่นักออกแบบที่ดีมากนัก ดังนั้นเธอจึง เลือกสมาชิกชมรมคนที่มีพอจะมีหัวศิลปะให้มาช่วยทำ�งานเกี่ยวกับการออกแบบ แล้วแต่งตั้ง สมาชิกชมรมคนอื่น ๆ ร่วมกับผู้ประสานงานฝ่ายการเงินให้มาช่วยซื้อของที่จำ�เป็นต้องใช้​้ และ มองหานักศึกษาอาสาสมัครที่จะมาช่วยตกแต่งห้องบรรยายสำ�หรับงานที่กำ�ลังจะเกิดขึ้น แผนผังขององค์กรสำ�หรับใช้ในการจัดงานคริสต์มาสของนักศึกษา

ผู้ประสานงาน ฝ่ายการตลาด สมาชิกชมรม

ผู้อำ�นวยการ ฝ่ายจัดงาน อีเวนต์

ผู้ประสานงานฝ่าย อาหารและเครื่องดื่ม

อาสาสมัคร

อาสาสมัคร

ผู้ประสานงาน ฝ่ายบันเทิง

ผู้ประสานงาน ฝ่ายการเงิน สมาชิกชมรม อาสาสมัคร

ผู้ประสานงาน ฝ่ายสถานที่ สมาชิกชมรม อาสาสมัคร

รูปภาพที่ 6.1 โครงสร้างองค์กรสำ�หรับงานฉลองวันคริสต์มาสของนักเรียน 152

EVENT 101

สมาชิกชมรม

สมาชิกชมรม อาสาสมัคร

การตัดสินใจในเรื่องความจำ�เป็นของการใช้กำ�ลังคนไม่เพียงแต่เป็นการนำ�ไปสู่การ กำ�หนดโครงสร้างของหน้าที่ความรับผิดชอบ อำ�นาจการบริหาร และการสื่อสาร แต่ยังช่วย ให้ผู้จัดงานอีเวนต์วิเคราะห์ว่ามีภาระงานใดบ้างที่ต้องทำ�ให้เสร็จ การทำ�ความเข้าใจในภาระ งานดังกล่าวจะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์จัดทำ�รายละเอียดของงานได้อย่างถูกต้อง ทั้งยังทำ�ให้ สามารถระบุหลักเกณฑ์ในการคัดเลือกได้อย่างเหมาะสม และประเมินผลการทำ�งานได้ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม โครงสร้างขององค์กรเป็นส่วนสำ�คัญที่ช่วยทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์มั่นใจว่าทีมงาน ของผู้จัดงานจะเข้ามามีส่วนร่วม และถูกมองว่าเป็นทรัพยากรที่มีค่าในการบริหารจัดการงาน อีเวนต์​์

ขั้นตอนในการบริหารจัดการคนเก่งที่แนะนำ�ต่อไปนี้จะช่วยสร้างความเชื่อมั่นว่าการ จัดงานอีเวนต์จะประสบความสำ�เร็จ การวางแผนอัตรากำ�ลังคนในการปฏิบัติงาน

การวางแผนในการใช้อัตรากำ�ลังคนประกอบด้วยการตัดสินใจว่ามีงานอะไรที่ต้อง ทำ�บ้าง ต้องมีทีมงานกี่คนในการดำ�เนินงานอีเวนต์ให้เสร็จสิ้น และทีมงานคนไหนรับผิดชอบ งานอะไร กล่าวคือ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องมีการประเมินงานอีเวนต์เพื่อให้สามารถวางแผนอัตรา กำ�ลังคนในการปฏิบัติงานนี้ได้ โดยต้องตอบคำ�ถามดังต่อไปนี้ี • WHO (ใคร) จำ�นวนและประเภทของคนงานที่ต้องการ เช่น พนักงานรับจ้าง อาสาสมัคร หรือการจัดจ้างงานจากภายนอก • WHAT (อะไร) งานอะไรที่จำ�เป็นต้องทำ�ให้สำ�เร็จ ทักษะและเครื่องมืออะไรที่จำ�เป็น ต้องใช้ในการทำ�ให้งานนั้นสำ�เร็จ • WHERE (ที่ไหน) สถานที่ที่จะใช้ปฏิบัติงานเหล่านั้น • WHEN (เมื่อไหร่) วัน เวลา และลำ�ดับงานที่จำ�เป็นต้องทำ�ให้เสร็จ • WHY (ทำ�ไม) เหตุผลว่าทำ�ไมงานเหล่านี้ถึงมีความจำ�เป็น และผลที่ตามมาถ้าหาก ทำ�ไม่เสร็จสิ้นหรือว่าทำ�อย่างไม่เรียบร้อย

ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพัฒนาโครงสร้างของงานซึ่งแบ่งรายละเอียดของงานทั้งหมด ในการจัดงานอีเวนต์ออกเป็นส่วน ๆ โดยนำ�รายละเอียดนี้ไปผนวกเข้ากับระยะเวลาต่าง ๆ ของการจัดงานอีเวนต์เพื่อใช้กำ�หนดจำ�นวนทีมงาน ขั้นตอนต่อไปคือการกำ�หนดว่างานใด จะถูกมอบหมายให้กับใคร เช่น พนักงานรับจ้าง อาสาสมัคร ผู้รับเหมา การจัดจ้างงาน จากภายนอก นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรตรวจสอบว่างานที่ต้องทำ�ให้สำ�เร็จนั้นต้อง ใช้คนที่มีความรู้ ทักษะ และความสามารถด้านใดบ้าง การบ่งชี้อย่างละเอียดว่างานใดควร จะใช้การจัดจ้างงานจากภายนอก จะช่วยทำ�ให้ทราบว่าผู้จัดงานอีเวนต์ควรฝึกทักษะทาง ด้านใดให้แก่พนักงานบ้าง

นอกจากนี้ อีกปัจจัยที่ส่งผลต่อการกำ�หนดว่าแรงงานแบบไหนและจำ�นวนเท่าไหร่ ที่เป็นที่ต้องการคือ อัตราการหมุนเวียนของแรงงาน (workforce turnover) ซึ่งบ่อยครั้ง ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ โดยเฉพาะการใช้แรงงานจากอาสาสมัคร อาสาสมัครจะมาช่วยงาน ในองค์กรจัดงานอีเวนต์หรือโปรเจกต์ด้วยเหตุผลที่หลากหลาย ทั้งยังอาจยกเลิกการช่วยงาน ด้วยเหตุผลที่แตกต่างเช่นกัน หากเป็นงานอีเวนต์ที่จัดมาหลายครั้งแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ สามารถประเมินสัดส่วนของอัตราการหมุนเวียนของแรงงานได้โดยการตรวจสอบจากบันทึก ของงานอีเวนต์ที่เคยจัดมาก่อนหน้านั้น อย่างไรก็ตาม ในการจัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ ควรเตรียมจำ�นวนคนที่มาทำ�งานให้มากกว่าจำ�นวนที่ต้องการจริงอยู่ เพื่อใช้สำ�รองในกรณี ฉุกเฉินที่ต้องการกำ�ลังคนอย่างเร่งด่วน การกำ�หนดหน้าที่และความรับผิดชอบ

โครงสร้างของงานที่ต้องทำ�ควรมีการวิเคราะห์รายละเอียดของงาน เพื่อกำ�หนด หน้าที่และความรับผิดชอบที่มอบหมายให้กับทีมงานที่จัดงานอีเวนต์ เพราะหน้าที่เหล่านั้น แสดงถึงการทำ�งานและตำ�แหน่งของงาน ในขณะที่ความรับผิดชอบหมายถึงหน้าที่ซึ่งสัมพันธ์ กับแต่ละงาน โครงสร้างขององค์กรอาจจะเปลี่ยนแปลงได้ในระหว่างการวางแผนไปจนถึง ช่วงการดำ�เนินงานอีเวนต์ ยิ่งงานอีเวนต์มีขนาดใหญ่และซับซ้อนมากเท่าไหร่การแบ่ง ประเภทของงานอย่างชัดเจนก็ยิ่งมีความสำ�คัญมากขึ้นเท่านั้น เพื่อช่วยส่งเสริมให้เกิดการ สร้างทีมงานที่มีการสื่อสารกัน ซึ่งจะสามารถกำ�จัดความสับสนออกไปได้ ความรับผิดชอบ ในแต่ละหน้าที่ซึ่งมีความสัมพันธ์กันได้ตีกรอบขอบเขตและธรรมชาติของงานที่จะต้องทำ� รวมทั้งความสำ�นึกในหน้าที่ของเจ้าของงาน (Task) ว่าต้องทำ�งานนั้นให้เสร็จสมบูรณ์ ยิ่ง ขอบเขตความรับผิดชอบของงานกว้างมากเท่าไร ผู้จัดงานอีเวนต์ยิ่งจำ�เป็นต้องเข้าไปควบคุม ดูแลงานนั้น ๆ มากกว่างานอื่น ๆ ที่มีความจำ�เพาะเจาะจง การกำ�หนดโครงสร้างของฝ่ายบริหารและการมีปฏิสัมพันธ์

ในองค์กร ต้องมีการกำ�หนดว่าใครรับผิดชอบอะไร และใครจะต้องรายงานต่อใคร อย่างชัดเจน เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปได้อย่างสะดวกสบาย เข้าใจง่าย และลดความสับสนลง ยิ่งงานอีเวนต์มีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมากขึ้นเท่าไร ก็ยิ่งจำ�เป็นต้องใช้โครงสร้างแบบ ลำ�ดับชั้น (Hierarchical Format) เพื่อแบ่งแยกบทบาทหน้าที่ลงไปอย่างละเอียดและ อย่างเป็นทางการ สำ�หรับงานอีเวนต์ประเภทนี้ โครงสร้างขององค์กรเป็นสิ่งที่จำ�เป็น เนื่องจากงานอีเวนต์ประเภทนี้มีขอบเขตในการตัดสินใจและขอบเขตการควบคุมดูแลที่ กว้างมาก (ดูรูปภาพที่ 6.3)

ตรงข้ามกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ มหกรรมงานอีเวนต์ที่ยิ่งใหญ่อย่างการแข่งขันกีฬา โอลิมปิกต้องการโครงสร้างองค์กรที่ซับซ้อนเป็นอย่างมาก การจัดงานแข่งขันกีฬาโอลิมปิก ฤดูหนาวมีช่วงเวลาการแข่งขันเพียงสองอาทิตย์เท่านั้น ซึ่งระยะเวลาจะสั้นกว่าการแข่งขัน กีฬาโอลิมปิกฤดูร้อน แต่ถึงอย่างนั้นการแข่งขันกีฬาโอลิมปิกฤดูหนาว 2018 ซึ่งจัดขึ้นที่เมือง พยองชาง ประเทศเกาหลีใต้ ก็เป็นงานอีเวนต์การแข่งขันกีฬาที่มีความซับซ้อนอยู่ดี เนื่องจาก ประเภทของการแข่งขันกีฬาก็มีจำ�นวนที่หลากหลายและยังจัดขึ้นในสถานที่ซึ่งแตกต่างกัน มีจำ�นวนผู้เข้าชม ผู้เข้าร่วมงานและทีมงานที่รวมกันแล้วหลายพันคน หัวใจของการจัดงานโอลิมปิกก็คือคณะกรรมการจัดงานซึ่งจัดขึ้นโดยประเทศที่เจ้าภาพ ในการแข่งขันนัน่ เอง หากลองเข้าไปดูทห่ี น้าเว็บไซต์ของคณะกรรมการจัดงานโอลิมปิกฤดูหนาว 2018 (https://www.pyeongchang2018.com/en/organizing-committee-structure) แล้วศึกษาโครงสร้างและแผนผังองค์กรของคณะกรรมการจัดงานโอลิมปิก (เมือ่ เลือ่ นหน้าเพจ ลงมา ผู้อ่านจะเห็นว่ามีโครงสร้างที่เป็นกล่องสี่เหลี่ยม และมีเครื่องหมาย + ตรงมุมขวามือ ด้านบนของกล่อง ซึ่งเมื่อคลิกดูจะพบกับโครงสร้างที่ขยายออกมาจากแต่ละหน่วยงานที่ แตกต่างกัน) ให้สังเกตว่าแต่ละแผนกมีหน้าที่ความรับผิดชอบที่แตกต่างกันซึ่งทั้งหมดเป็น ส่วนหนึ่งของคณะกรรมการจัดงานโอลิมปิก และให้ลองพิจารณาดูว่าโครงสร้างแบบนี้ว่ามี ความเหมาะสมกับการจัดมหกรรมงานอีเวนต์ที่ยิ่งใหญ่เช่นนี้หรือไม่ รูปภาพที่ 6.2 โครงสร้างองค์กรสำ�หรับงานแข่งขันกีฬาโอลิมปิก ฤดูหนาวในปีค.ศ. 2018 คณะกรรมการ บริหาร

ผู้จัดการ งานอีเวนต์

ผู้จัดการบริษัท

ผู้จัดการ ฝ่ายจัดโปรแกรม

ผู้จัดการ ฝ่ายการตลาด

ผู้จัดการ ฝ่ายสถานที่

การรักษาความ ปลอดภัย

การจำ�หน่ายบัตร เข้าชมงาน

ที่จอดรถ

กิจกรรมบันเทิง

เต็นท์พยาบาล

ของที่ระลึก

ภาคสนาม

การเดินทาง

การรักษาความ ปลอดภัยจาก อัคคีภัย

การสนับสนุนของ สปอนเซอร์

การจัดการขยะ

การแสดงบนเวที

การจัดเลี้ยง

นิทรรศการ

ผู้จัดการฝ่าย บริหารความเสี่ยง

การประกันภัย

โฆษณา

รูปภาพที่ 6.3 โครงสร้างขององค์กรแบบลำ�ดับชั้น (Hierarchical organizational structure) (นำ�มาจาก Silvers, 2013) 154

EVENT 101

ผู้จัดการงานอีเวนต์ ผู้จัดการ ฝ่ายจัดโปรแกรม

ผู้จัดการ บริษัท

ผู้จัดการ ฝ่ายการตลาด

ผู้จัดการ ฝ่ายสถานที่

ผู้จัดการฝ่าย บริหารความเสี่ยง

รูปภาพที่ 6.4 โครงสร้างองค์กรแบบแนวราบ (Flat organizational structure) (นำ�มาจาก Silvers, 2013)

ผู้จัดการ งานอีเวนต์

ผู้จัดการฝ่าย บริหารความเสี่ยง

ผู้จัดการ ฝ่ายสถานที่

ผู้จัดการ ฝ่ายจัดโปรแกรม

ผู้ประสานงาน ฝ่ายรักษา ความปลอดภัย ผู้ประสานงาน ฝ่ายจัดเลี้ยง ผู้ประสานงาน ฝ่ายบันเทิง

รูปภาพที่ 6.5 โครงสร้างองค์กรแบบเชิงซ้อน (Matrix format) (นำ�มาจาก Silvers, 2013)

งานอีเวนต์ที่มีขนาดเล็กหรือมีความซับซ้อนน้อยมักใช้รูปแบบเชิงราบ (Flat format) เพราะมีจำ�นวนคนที่ต้องบริหารจัดการและการตัดสินใจที่น้อยกว่า (ดูรูปภาพที่ 6.4)

เมื่อมีความจำ�เป็นต้องขอความเห็นจากหลายฝ่ายในการตัดสินใจ และโครงสร้างใน การรายงานผลจำ�เป็นต้องมีการปรึกษาหารือกัน ผู้จัดงานอีเวนต์ก็สามารถนำ�รูปแบบเชิงซ้อน (Matrix format) มาใช้งานได้ (ดูรูปภาพที่ 6.5)

156

EVENT 101

JOB DESCRIPTION

ผู้จัดการ ฝ่ายการตลาด

ผู้จัดการ ฝ่ายบริหาร ความเสี่ยง

(แบบบรรยายลักษณะงาน)

Job title

Account Executive

(ชื่อตำ�แหน่ง)

Level

Officer

(ระดับตำ�แหน่ง)

ผู้จัดการ งานอีเวนต์ ผู้จัดการ ฝ่ายจัด โปรแกรม

Department (แผนก)

Main purpose of job

Experience and qualifications

(วัตถุประสงค์หลักของงาน)

ผู้จัดการ ฝ่ายสถานที่

1. จบปริญญาตรีทุกสาขา 2. ประสบการณ์การทำ�งานในธุรกิจที่ใกล้เคียง 2-3 ปี 3. สามารถใช้ MS Office ได้อย่างดี 4. อายุไม่เกิน 30 ปี 5. สามารถนำ�เสนองานได้ 6. สามารถทำ�งานล่วงเวลาได้ 7. สามารถเดินทางไปทำ�งานต่างจังหวัดได้ 8. สามารถสื่อสารภาษาอังกฤษได้เป็นอย่างดี

สร้างความสัมพันธที่ดีกับลูกค้าทั้งเก่า และใหม่ พร้อมทั้งวางแผนงานขาย และยอดกำ�ไรตาม เป้าหมายที่ได้กำ�หนดไว้ ดูแลประสานงาน ระหว่างลูกค้าและทีมงาน

รูปภาพที่ 6.6 โครงสร้างองค์กรแบบสิ่งมีชีวิต (Organic Format) (นำ�มาจาก Silvers, 2013)

ส่วนรูปแบบเชิงสิ่งมีชีวิต (Organic format) อาจใช้กับองค์กรที่มีการกระจายอำ�นาจ ในขั้นตอนของการตัดสินใจ (ดูรูปภาพที่ 6.6)

(ประสบการณ์ / คุณสมบัติตามตำ�แหน่งงาน)

Key accountabilities (งานที่รับผิดชอบ)

- รับบรีฟ ทำ�บรีฟ เช็คลิสต์ราคา และนำ�มาสื่อสารให้กับทีมงาน - ประสานงานระหว่างลูกค้าและทีมงานทุกขั้นตอน เพื่อให้เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า - ควบคุมงบประมาณในการทำ�ราคา และนำ�เสนอขายงานให้ตรงกับงบประมาณของลูกค้า - ทำ�สรุปงานให้ลูกค้า Reporting to

Key customers

(รายงานตรงต่อ)

การพัฒนารายละเอียดของงานทีต่ อ้ งทำ� (Job description) และหลักเกณฑ์การคัดเลือกคน

การวิเคราะห์งานเป็นการระบุถึงจุดประสงค์ ความต้องการและความคาดหวังใน งานนั้น ๆ และสิ่งเหล่านี้ได้ประกอบกันเป็นรายละเอียดของงานที่ต้องทำ�ในเบื้องต้นและ หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกคนเพื่อมาทำ�งานนั้น ๆ โดยรายละเอียดของงานที่ต้องทำ� (Job description) ได้อธิบายถึงหน้าที่ ความรับผิดชอบ เงื่อนไขในการทำ�งาน และการชดเชยที่ พนักงานควรได้รับ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรตระหนักว่าหลักเกณฑ์ในการคัดเลือกคนคือต้องเลือก คนที่ “สมบูรณ์แบบ” สำ�หรับงานเฉพาะด้าน ในแง่ของประสบการณ์ ความรู้ ทักษะและ คุณสมบัติอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม แม้จะมีการอ้างอิงจากภาพลักษณ์ของการเป็นคนที่ “สมบูรณ์ แบบ” สำ�หรับแต่ละงาน โดยพิจารณาที่ประสบการณ์ ความรู้ ทักษะ และคุณสมบัติอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม นอกจากการจัดทำ�หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกคนจะมีการอ้างอิงจากภาพลักษณ์ ของการเป็นคนที่ “สมบูรณ์แบบ” สำ�หรับงานนั้น ๆ การระบุรายละเอียดของงานก็ต้องมี ความถูกต้อง ปฏิบัติได้จริง ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และมีความเป็นกลาง ซึ่งควรเขียนเพื่อ แจ้งให้ผู้ที่กำ�ลังหางานทราบว่าสามารถคาดหวังอะไรได้บ้างจากบริษัท และอะไรที่บริษัท คาดหวังจากพวกเขา หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกจะต้องยุติธรรม ไม่มีอคติ และเป็นไปอย่าง เท่าเทียมกันซึ่งไม่ควรรวมเอาเชื้อชาติ ศาสนา เพศ ความพิการ หรืออายุ (ยกเว้นอายุขั้นต่ำ�) มาเป็นเงื่อนไข 158

EVENT 101

(ลูกค้า หรือผู้ติดต่อหลัก)

ชื่อผู้บังคับบัญชา

Internal :

ตำ�แหน่ง

External : ลูกค้า

Working relationship within business units (การทำ�งานร่วมกับหน่วยงานอื่น)

Internal

(หน่วยงานภายใน)

External

(หน่วยงานภายนอก)

ทีมงาน กฎหมาย, บัญชี/การเงิน, Corporate Communication Position holder

Line manager

(ชื่อผู้ที่อยู่ในตำ�แหน่ง)

Signature (ลายเซ็น)

Date

(ลงวันที่)

........................................ ( ) ......./................../.......

รูปภาพที่ 6.7 ตัวอย่างของใบกำ�หนดหน้าที่ และรายละเอียดงาน (Job description)

(ชื่อหัวหน้างานโดยตรง)

Signature (ลายเซ็น)

Date

(ลงวันที่)

........................................ ( ) ......./................../.......

ผู้อ่านสามารถดูตัวอย่าง ของใบกำ�หนดหน้าที่ และรายละเอียดงาน (Job description) เพิ่มเติมได้ตาม QR code

6.2 กลยุทธ์ในการสรรหาบุคลากรและการจัดเตรียมงาน ในอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์

เพือ่ เพิม่ โอกาสความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์ ผูจ้ ดั งานอีเวนต์ควรหาคนทีเ่ หมาะสม และมีจำ�นวนที่เหมาะสม รวมทั้งเตรียมความพร้อมให้แก่พวกเขาเหล่านั้นให้เป็นส่วนหนึ่ง ของทีมงาน ไม่ว่าบุคลากรคนนั้นจะเป็นพนักงานประจำ�หรืออาสาสมัคร ทุกคนจะต้องได้รับ การปฏิบัติด้วยความเคารพ การคัดเลือกคนเข้ามาทำ�งานนั้นถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำ�คัญ เพราะฉะนั้น ขั้นตอนในการคัดเลือกคนจะต้องทำ�ด้วยความเป็นกลาง ไม่เข้าข้างฝ่ายใด ฝ่ายหนึ่งและมีความเสมอต้นเสมอปลาย

ผู้จัดงานอีเวนต์ควรสื่อสารให้ทราบถึงความสำ�คัญของพนักงานที่มีต่อทีมจัดงาน อีเวนต์ และสิ่งที่ผู้ว่าจ้างคาดหวังจากพนักงาน รวมทั้งควรแนะนำ�ผู้ที่เข้ามาใหม่ให้รู้จักกับ สภาพแวดล้อมในการทำ�งาน รวมถึงคนที่พวกเขาจะต้องร่วมงานด้วย พนักงานควรได้รับ มอบหมายหน้าที่และความรับผิดชอบตามความต้องการขององค์กรหรือโปรเจกต์งานอีเวนต์ นั้น ๆ นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกำ�ลังคนมากเพียงพอที่จะทำ�งาน ได้สำ�เร็จตามที่ได้รับมอบหมาย

ในขั้นตอนของการสรรหาบุคลากรประกอบด้วย 3 ส่วน ดังนี้ การสรรหาผู้สมัครงาน การตัดสินใจว่าจะเริ่มสรรหาบุคลากรจากที่ไหนขึ้นอยู่กับว่าผู้จัดงานอีเวนต์กำ�ลังมองหา พนักงานประจำ�หรืออาสาสมัคร รวมถึงประเภทของงานที่บุคลากรจะต้องปฏิบัติ หากเป็น งานที่มีค่าตอบแทนสูงหรือเป็นตำ�แหน่งงานที่ต้องใช้เทคนิคที่ซับซ้อน ผู้จัดงานอีเวนต์ก็ควร จำ�กัดการหาบุคลากรจากคนในแวดวงอุตสาหกรรมนั้น ๆ หรือหาจากบริษัทจัดหางาน มืออาชีพหรือจากทีป่ รึกษา สำ�หรับงานทีไ่ ม่ตอ้ งการเทคนิคทีซ่ บั ซ้อนหรือตำ�แหน่งอาสาสมัคร ผู้จัดงานอีเวนต์อาจใช้กลวิธีในการสรรหาบุคลากรจากแหล่งจัดหางานต่าง ๆ ได้แก่ • โซเชียลมีเดีย • การโฆษณาในสื่อสิ่งพิมพ์ • มหกรรมจัดหางาน • นักศึกษาฝึกงาน • การแนะนำ�บุคคลจากพนักงานปัจจุบัน • เว็บไซต์หางาน • การโฆษณาบนเว็บไซต์ขององค์กร

160

EVENT 101

ใบสมัครงานของอาสาสมัครมักมีการสอบถามถึงเรื่องทั่ว ๆ ไปซึ่งผู้สมัครให้ความ สนใจมากกว่าการระบุถึงหน้าที่ที่เฉพาะเจาะจง หลังจากนั้นหัวหน้าทีมงาน (Supervisor) จะเป็นผู้พิจารณาและตัดสินใจว่าจะมอบหมายให้พวกเขาเริ่มทำ�งานที่ไหนหรือเมื่อไหร่ ส่วน ใบสมัครหรือข้อมูลส่วนตัว (CV หรือ resume) ของผู้ที่สมัครตำ�แหน่งงานประจำ�จะถูก คัดกรองตามหลักเกณฑ์และผ่านข้อกำ�หนดที่เกี่ยวข้องกับตำ�แหน่งงานนั้น ๆ ซึ่งจะทำ�ให้มี การเชิญผู้สมัครที่เหมาะสมกับงานจำ�นวนหนึ่งเพื่อมารับการสัมภาษณ์ สำ�หรับอาสาสมัคร และผูส้ มัครงานซึง่ ผ่านการคัดเลือกควรได้รบั การแจ้งกลับอย่างทันท่วงที นอกจากนี้ ผูจ้ ดั งาน อีเวนต์ควรเก็บใบสมัครทั้งหมดไว้ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่ผ่านการคัดเลือกหรือผู้ที่ไม่ผ่านการคัดเลือก เพื่อใช้พิจารณาในการทำ�โปรเจกต์งานอีเวนต์ในอนาคต การสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน วัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานคือเพื่อตัดสินใจว่าผู้สมัครงานมีความเหมาะสมกับ งานหรือไม่ ในการจัดการสัมภาษณ์งานอาจมีการพิจารณาตามตำ�แหน่งงานว่าควรมีรูปแบบ และขั้นตอนในการสัมภาษณ์อย่างไร เพราะรูปแบบของการสัมภาษณ์งานสามารถทำ�ได้ หลายวิธี เช่น การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ การสัมภาษณ์ผ่านทาง Skype การสัมภาษณ์งาน แบบกลุ่ม การสัมภาษณ์แบบหลายครั้งโดยที่ต้องมีการสัมภาษณ์กับหัวหน้าของแต่ละแผนก หรือผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะเฉพาะด้าน โดยผู้สัมภาษณ์ควรเตรียมการสัมภาษณ์อย่างละเอียด ถีถ่ ว้ น ผูส้ มั ภาษณ์ควรเรียงลำ�ดับของการสัมภาษณ์จากผูส้ มัครทีม่ คี ณ ุ สมบัตติ รงกับหลักเกณฑ์ ในการคัดเลือกมากที่สุดก่อน หลังจากนั้นคือการตั้งคำ�ถามที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ใน การคัดเลือกคน ซึ่งการตั้งคำ�ถามแบบปลายเปิดจะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถมุ่งเน้นไป ที่พฤติกรรมและประสบการณ์ของผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ได้ ทั้งยังต้องแน่ใจว่าคำ�ถามนั้นไม่ได้เป็น คำ�ถามที่มีอคติและไม่มีลักษณะก้าวก่ายเรื่องส่วนตัว

ตามหลักการแล้วผู้สัมภาษณ์ควรจะเลือกสถานที่เงียบสงบ มีความเป็นส่วนตัว และ มีความสะดวกสบาย ซึ่งจะทำ�ให้การสัมภาษณ์ถูกรบกวนน้อยที่สุดและทำ�ให้ผู้สมัครงานรู้สึก สบายใจ โดยผู้จัดงานอีเวนต์ควรต้อนรับผู้สมัครงานด้วยการแนะนำ�ตัวเองและคนอื่น ๆ ใน ทีมสัมภาษณ์ ทั้งยังควรกระตุ้นให้ผู้สมัครงานได้ถามคำ�ถามบ้าง อย่างไรก็ตาม ผู้สัมภาษณ์ ควรให้ความสำ�คัญกับสังเกตและรับฟังผู้สมัครงานมากกว่าจะเป็นฝ่ายพูด ดังนั้น จึงควร หลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ผู้สัมภาษณ์เป็นผู้พูดแต่เพียงฝ่ายเดียว เมื่อจบการสัมภาษณ์ ผู้จัดงาน อีเวนต์ควรแสดงอัธยาศัยไมตรีที่ดีและอธิบายว่าเมื่อไหร่ผลการตัดสินจะถูกแจ้งไปยังผู้สมัคร รวมทั้งกล่าวขอบคุณผู้สมัครงานที่ให้ความสนใจในตำ�แหน่งงานนั้น ๆ ด้วย ในท้ายที่สุด ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องแน่ใจว่าขั้นตอนของการสัมภาษณ์มีความสม่ำ�เสมอและใช้หลักเกณฑ์ เดียวกันกับผู้สมัครงานทุกคน

การคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับงาน ขั้นตอนนี้ถือว่าเป็นขั้นตอนที่ยากที่สุดในการสรรหาคน เพราะอาจมีผู้สมัครถึง 2-3 คนที่มี คุณสมบัติเหมือนกันและตรงตามที่ต้องการ และการคัดเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดสำ�หรับตำ�แหน่ง งานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย การทำ�รายการประเมินผลเป็นข้อ ๆ เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการคัดเลือก ตามลำ�ดับความสำ�คัญจะช่วยให้ผู้ทำ�การคัดเลือกสามารถจัดอันดับผู้สมัครจากข้อเด่นและ ข้อด้อยของผู้สมัครแต่ละคน นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรตรวจสอบบุคคลอ้างอิงที่เป็น ผู้ว่าจ้างในอดีตด้วย เพื่อยืนยันถึงการจ้างงานในอดีตและผลการทำ�งาน รวมถึงหนังสือรับรอง ทางด้านการศึกษา ทางกฎหมาย หรือหนังสือรับรองการประกอบวิชาชีพของผู้สมัคร หลัง จากนั้น เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์ได้คัดเลือกผู้สมัครที่มีความเหมาะสมมากที่สุดเรียบร้อยแล้ว ก็ควรมีการติดต่อเพื่อให้ข้อเสนองานในตำ�แหน่งที่ผู้สมัครได้สมัครเข้ามา และยืนยัน รายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับตำ�แหน่งงานนั้น ๆ อีกครั้ง ขั้นตอนต่อไปคือการให้ข้อเสนอ การจ้างงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมทั้งให้เวลาผู้สมัครในการตอบรับ ซึ่งไม่ควรสร้าง ความกดดันผู้สมัครเพื่อให้ตอบรับข้อเสนอ และควรมีการจัดทำ�รายชื่อสำ�รองไว้ในกรณีที่ ผู้สมัครคนแรกตอบปฏิเสธไม่รับข้อเสนอ อย่างไรก็ตาม เมื่อผู้สมัครตอบรับข้อเสนอแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการดำ�เนินขั้นตอนจัดทำ�เอกสารเพื่อนำ�พนักงานใหม่เข้าสู่ระบบขององค์กร นอกจากนี้ ควรมีการแจ้งผู้สมัครที่ไม่ได้รับเลือกเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยเช่นกัน

ซึ่งขั้นตอนทั้ง 3 ข้อนี้มีการอ้างอิงมาจากรายละเอียดของงานที่ต้องทำ� (Job description) และหลักเกณฑ์การคัดเลือกบุคลากรตั้งแต่ก่อนจะเริ่มขั้นตอนการสรรหา บุคลากร 6.3 การสร้างแรงจูงใจและการสังเกตการณ์พนักงานที่จัดงาน อีเวนต์

การสร้างแรงจูงใจและการสังเกตการณ์พนักงานจะได้ผลหรือไม่ขึ้นอยู่กับระบบของ การให้ค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงินและค่าตอบแทนที่ไม่ได้เป็นตัวเงิน การควบคุมดูแลที่ซึ่งให้ ความเคารพนับถือกันและให้ความสนับสนุน ความเป็นผู้นำ�ที่กระตือรือร้นและมีกลวิธีในการ ตอบรับ รวมถึงกิจกรรมที่ใช้ในการประเมินผลที่ก่อให้เกิดความคุ้มค่าร่วมกัน

องค์กรที่จัดงานอีเวนต์ควรทำ�ให้พนักงานรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม ซึ่งพวกเขาได้ทุ่มเทให้กับบางสิ่งที่สำ�คัญและได้รับผลตอบแทนกลับมา และรู้สึกว่าทักษะและ การทุ่มเทในการทำ�งานของพวกเขานั้นเป็นที่รับรู้และได้รับการยอมรับ โดยความรู้สึกเหล่านี้ สามารถสร้างได้ผ่านการสร้างการรับรู้ของความเป็นชุมชน (Sense of community) การ

162

EVENT 101

มอบหมายความรับผิดชอบให้กับคนที่เหมาะสม ความคาดหวังในการสื่อสารที่ชัดเจน และ การให้โอกาสพนักงานสามารถแสดงด้านที่ดีที่สุดในแบบของพวกเขาออกมาได้ โดยผู้ จัดงานอีเวนต์สามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อสร้างแรงจูงใจและสังเกตการณ์พนักงาน โดย เปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความสามารถของตนเองออกมาได้อย่างเต็มที่ การให้รางวัลและการชื่นชม ผู้จ้างงานจะต้องมีการกำ�หนดระบบการให้รางวัลแก่พนักงานและอาสาสมัคร ซึ่งเป็นการระบุ ค่าตอบแทนหรือผลประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับให้ชัดเจน ผู้จัดงานอีเวนต์ควรระลึกไว้เสมอ ว่าอาสาสมัครนั้นไม่ได้ทำ�งานเพื่อเงิน ดังนั้น การกำ�หนดผลประโยชน์ให้แก่อาสาสมัครควร ขึ้นอยู่กับเหตุผลของการมาเป็นอาสาสมัคร ซึ่งอาสาสมัครแต่ละคนอาจมีเหตุผลแตกต่างกัน ไป โดยอาจเป็นเหตุผลทางด้านสังคม เช่น อาสาสมัครอาจอยากพบปะกับผู้คนใหม่ ๆ เพื่อจะ ให้คำ�แนะนำ�หรือความรู้ ได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ และได้ให้การช่วยเหลือ เพื่อสนับสนุนการทำ� กิจกรรมนั้น ๆ การให้ค่าตอบแทนที่เป็นตัวเงินกับทั้งพนักงานและอาสาสมัครอาจไม่ใช่สิ่งที่ พวกเขาอยากได้มากที่สุด แต่อาจป็นการได้รับความเคารพและการชื่นชม อาจกล่าวได้ว่าการ สร้างแรงจูงใจเป็นการส่งเสริมแรงขับภายในของคน และหนึ่งในวิธีที่ได้ผลมากที่สุดก็คือการ ทำ�ให้บุคคลนั้นรู้สึกถึงความเป็นเจ้าของงาน รวมถึงเป็นเจ้าของผลงานจากการจัดงานอีเวนต์ นั้นด้วย นอกจากนี้ ระบบการให้รางวัลและการชื่นชมควรแสดงให้พนักงานเห็นว่าการได้รับ การยอมรับนั้นมาจากการพิจารณาคุณค่าสำ�หรับความสามารถและความทุ่มเทในการทำ�งาน ของพวกเขา การควบคุมดูแลและให้คำ�แนะนำ�พนักงานและอาสาสมัคร การควบคุมดูแลเป็นส่วนประกอบที่สำ�คัญในการกระตุ้นและการตักเตือน แต่จุดประสงค์ หลักควรเป็นการให้คำ�แนะนำ� อาจมีบางหน้าที่ซึ่งต้องการการเข้าไปควบคุมดูแลอย่างใกล้ชิด แต่การชี้แนะแนวทางหรือการเข้าไปควบคุมในทุกขั้นตอนหรือในทุกการกระทำ� ก็อาจทำ�ให้ พนักงานเกิดความรำ�คาญและเกิดความรู้สึกไม่พอใจ เนื่องจากมีเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่ ชอบให้มีการดูแลอย่างใกล้ชิดตลอดเวลาระหว่างการทำ�งาน การบริหารงานแบบจุลภาค (Micro-managing) ก็เป็นการลดประสิทธิภาพของทั้งหัวหน้าทีมและสมาชิกทีมลงเช่นกัน ดังนั้น จึงควรให้อำ�นาจกับพนักงาน ให้ความยืดหยุ่นในการทำ�งาน รวมถึงให้อำ�นาจใน การตัดสินใจแก่พวกเขามากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรผลักดันให้ พนักงานกล้าขอความช่วยเหลือ ถามคำ�ถาม และรายงานปัญหาที่พวกเขาพบเจอ เนื่องจาก ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ระบุจุดอ่อนของการวางแผน การอบรมเบื้องต้น และการฝึกอบรมได้

164

EVENT 101

ความเป็นผู้นำ�และสนับสนุนการทำ�งานเป็นทีม ความเป็นผู้นำ�คือความสามารถในการมีอิทธิพลต่อผู้อื่นเพื่อให้บรรลุจุดประสงค์และความ ต้องการสูงสุด โดยทั่วไปในการบริหารจัดการงานอีเวนต์ ความเป็นผู้นำ�จะมุ่งเน้นไปที่การ สร้างวิสัยทัศน์ร่วมกันและสนับสนุนการทำ�งานเป็นทีม ในทางปฏิบัติ การทำ�งานเป็นทีมนั้น ถือเป็นสิ่งที่จำ�เป็นในการจัดงานอีเวนต์ เพราะว่างานอีเวนต์ส่วนใหญ่ไม่อาจสำ�เร็จลุล่วงได้ ด้วยคนเพียงคนเดียวหรือสองคน ดังนั้น การมีหัวหน้าจึงมีความจำ�เป็นในทุกระดับชั้นของ องค์กร การเป็นหัวหน้าไม่ได้หมายถึงเพียงแต่ตำ�แหน่งงานระดับบนเท่านั้น แต่หมายรวมถึง ระดับผู้จัดการงานอีเวนต์ (Event manager) ลงไปจนกระทั่งระดับหัวหน้ากะ (Shift supervisor) การทำ�งานของคนที่เป็นหัวหน้า (ในทุกระดับชั้น) ควรมีลักษณะดังนี้ • กำ�หนดระยะเวลาในการทำ�งานให้แล้วเสร็จ • กำ�หนดอารมณ์การทำ�งานภายในทีม • กำ�หนดตัวอย่างของการมีทัศนคติและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน • เป็นแรงบันดาลใจและแสดงความเคารพต่อสมาชิกในทีม • ให้คำ�แนะนำ�และให้กำ�ลังใจเมื่อลูกน้องต้องการ • เป็นคนที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย

การจัดให้มีการประเมินผลการทำ�งาน การประเมินผลการทำ�งานเป็นสิ่งที่จำ�เป็นในการบริหารจัดการพนักงาน หากมีการประเมิน อย่างมีประสิทธิภาพก็จะสามารถป้องกันการเกิดปัญหาที่สร้างความเสียหายได้ สามารถระบุ วิธีการแก้ปัญหาในแนวทางใหม่ ๆ ได้ และสามารถปรับปรุงประสบการณ์ในการทำ�งานกับ ทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องได้ แต่หากมีการประเมินผลที่ไม่ดีพอก็จะทำ�ให้แรงจูงใจในการทำ�งานและ ประสิทธิภาพการทำ�งานของพนักงานลดลง การประเมินผลจึงควรเป็นการวัดผลที่ต่อเนื่อง ไปตลอดวงจรของการจัดงานอีเวนต์ การประเมินผลการทำ�งานไม่ควรเป็นการไปเพื่อวิพากษ์ วิจารณ์พนักงานหรือเพื่อชี้ให้เห็นถึงข้อผิดพลาด แต่ควรเป็นการให้ข้อเสนอแนะที่ช่วยให้ เกิดการพัฒนาอย่างสร้างสรรค์ เมื่อเกิดปัญหาขึ้นในการทำ�งานควรมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุง มากกว่าการหาคนผิดมาตำ�หนิ โดยควรมุ่งไปที่การชี้ให้เห็นถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของทั้ง พนักงานที่เป็นรายบุคคลและขององค์กรผ่านการพูดคุยแบบเปิดอกและการให้ความเคารพ ซึ่งกันและกัน การให้ความสำ�คัญกับความแตกต่างกันของแต่ละคน การเข้าถึง และการแสดง ความคิดเห็น ซึ่งจะสามารถช่วยเพิ่มความหลากหลายให้กับองค์กร รวมถึงสามารถสร้างวิธี การใหม่ ๆ ที่จะกลายเป็นประโยชน์ให้กับองค์กรได้​้ 6.4 การพัฒนาแนวทางที่เป็นธรรมในการบริหารจัดการความ สัมพันธ์กับพนักงาน

166

ความคิดเห็นที่แตกต่างกัน การดูถูกเหยียดหยามหรือการทำ�ให้รู้สึกว่ากำ�ลังดูถูกเหยียดหยาม ความกลัว ความกังวลใจ การสื่อสารที่ผิดพลาด ความตื่นเต้นที่เพิ่มมากขึ้น หรืออารมณ์ ความรู้สึกที่เพิ่มมากขึ้น ผู้จัดการงานอีเวนต์ที่ดีควรจะเตรียมแนวทางในการรับมือกับความ ขัดแย้งด้วยการวางแผนและใช้วิธีแก้ปัญหา ผู้จัดการงานอีเวนต์ควรสื่อสารถึงความคาดหวัง ขององค์กร คำ�สั่ง และพฤติกรรมที่องค์กรไม่สามารถยอมรับได้อย่างชัดเจน โดยสิ่งเหล่านี้ สามารถช่วยลดโอกาสในการเกิดความความขัดแย้งลงได้ สิ่งที่ควรปฏิบัติข้อแรกในการรับมือ กับความขัดแย้งคือการรับฟังปัญหาข้อขัดแย้งจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง ข้อที่สองคือต้องนำ� ผู้ที่มีความขัดแย้งออกไปจากสถานที่ทันที ซึ่งควรไปยังสถานที่อื่นที่มีบรรยากาศเป็นกลาง เพื่อทำ�ให้อารมณ์ของทุกฝ่ายสงบลง และสามารถใช้เหตุผลมากกว่าอารมณ์ เพื่อจะได้ไม่ไป ขัดขวางการจัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องทำ�ให้พนักงานทุกคนเข้าใจตรงกันว่าการใช้ ความรุนแรงทางกายภาพที่เกิดขึ้นจากปัญหาความขัดแย้งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถยอมให้เกิด ขึ้นได้ โดยทั่วไปผู้เขียนแนะนำ�ว่าควรมีขั้นตอนการเตรียมการวิธีแก้ปัญหาเอาไว้ล่วงหน้า ซึ่ง ไม่ว่าจะใช้แนวทางใดในการแก้ปัญหา ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทำ�ให้ชัดเจนว่าจะใช้วิธีใดในการ แก้ปัญหา รวมถึงแจ้งให้ทราบว่าการตอบโต้ (การแก้แค้น) กันเป็นสิ่งต้องห้าม และต้องมี การรายงานถึงขั้นตอนการแก้ปัญหาเป็นลายลักษณ์อักษร

ความสั ม พั น ธ์ กั บ พนั ก งานหมายถึ ง การมี ป ฏิ สั ม พั น ธ์ แ ละการสื่ อ สารกั น ระหว่ า ง พนักงานและองค์กรอันจะก่อให้เกิดความสัมพันธ์ระหว่างกัน องค์กรที่จัดงานอีเวนต์ควร สื่อสารให้ทราบถึงความคาดหวัง นโยบาย และข้อตกลงในการให้ค่าตอบแทนจากการ ทำ�งาน รวมทั้งการปฏิบัติตามข้อกำ�หนดในการใช้แรงงานอย่างเหมาะสม ส่วนพนักงานก็ควร สื่อสารให้ทราบถึงความคาดหวังของเขาหรือเธอให้องค์กรได้รับรู้ถึงความต้องการ ข้อตกลง ที่จะทำ�งานเพื่อให้ได้ค่าตอบแทน และการยอมทำ�ตามนโยบายขององค์กรเช่นเดียวกัน อาจกล่าวได้ว่า คุณภาพของความสัมพันธ์จะพัฒนาไปอย่างมีความหมายได้ก็ต่อเมื่อความ รับผิดชอบและความคาดหวังเหล่านั้นถูกทำ�ให้ชัดเจน ผู้เขียนแนะนำ�ว่าควรนำ�ขั้นตอนดัง ต่อไปนี้รวมเข้าไปในการการบริหารจัดการงานอีเวนต์ด้วย เพื่อให้ทำ�ให้ความสัมพันธ์เป็นไป ตามเป้าประสงค์

สร้างกฎระเบียบที่ยุติธรรมและกระบวนการปลดออกจากตำ�แหน่ง องค์กรการจัดงานอีเวนต์จะต้องมีแนวทางในการสร้างกฎระเบียบเพือ่ จัดการกับการละเมิดกฎ สำ�หรับพนักงานและอาสาสมัครด้วย โดยควรมีการกำ�หนดกฎระเบียบและมาตารการต่าง ๆ ซึ่งอาจเป็นการตักเตือนหรือผลลัพธ์อื่น ๆ ที่จะตามมาจากการละเมิดกฎนั้น ๆ ผู้จัดงาน อีเวนต์ควรเริ่มดำ�เนินการสอบสวนการละเมิดกฎเพื่อตัดสินว่าพนักงานคนนั้นได้ตระหนักถึง การกระทำ�ที่ละเมิดกฎหรือไม่ รวมถึงตรวจสอบสภาพแวดล้อมต่าง ๆ ของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เนื่องจากเป็นส่วนประกอบที่สำ�คัญในการสอบสวน ขั้นตอนที่แนะนำ�ในการสร้างกฎระเบียบ และมาตรการต่าง ๆ มีดังต่อไปนี้ • การตักเตือนทางคำ�พูด • การตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร • การแทรกแซง (ซึ่งเป็นการเข้าไปปรับปรุงแผนงานด้วยการปรึกษาหารือกับพนักงาน) • การยุติการจ้างงาน (หากใช้มาตรการอื่น ๆ แล้วไม่เป็นผล)

ชี้ให้เห็นถึงความขัดแย้งและมีกระบวนการแก้ปัญหานั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรยอมรับว่าความขัดแย้งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ทั้งความขัดแย้ง การโต้แย้ง และความคับข้องใจที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการจัดงานอีเวนต์และภายในองค์กร การจั ด งานอี เวนต์ เหตุ ผ ลก็ อ าจมี ค วามหลากหลาย เช่ น ความเครี ย ด ความกดดั น

การทำ�เอกสารรายงานกระบวนการเหล่านี้ถือเป็นสิ่งสำ�คัญ โดยเฉพาะกรณีที่การยุติ การจ้างงานหลีกเลี่ยงไม่ได้ และพนักงานมีการคัดค้านผลการตัดสิน ซึ่งหากมีการทำ�รายงาน ไว้ ผู้จัดงานอีเวนต์จะสามารถแสดงให้เห็นว่ามาตรการและการดำ�เนินการในขั้นตอนต่าง ๆ เป็นไปอย่างยุติธรรม ลูกจ้างและอาสาสมัครที่พ้นสภาพการทำ�งานจากองค์กรการจัดงาน

EVENT 101

อีเวนต์นั้นอาจเกิดจากสาเหตุที่แตกต่างกันไป หลายคนยื่นจดหมายลาออกเอง บางคนถูกเลิก จ้าง หรืออาจเป็นการหมดสัญญาจ้าง องค์กรที่จัดงานอีเวนต์จะต้องมีแนวทางปฏิบัติหลังการ พ้นสภาพของพนักงาน ผู้จัดงานอีเวนต์ควรระลึกไว้เสมอว่า เมื่อมีพนักงานที่พ้นสภาพการ ทำ�งานจากองค์กรแล้ว ต้องมีการเปลี่ยนรหัสในการเข้าคอมพิวเตอร์และระบบอื่น ๆ และ ต้องแจ้งเตือนพนักงานคนอื่นที่อาจได้รับผลกระทบจากการที่พนักงานพ้นสภาพพนักงานลง ซึ่งจะทำ�ให้พวกเขาเหล่านั้นสามารถปรับตัวและทำ�งานต่อไปได้ จัดทำ�คู่มือเกี่ยวกับกฎและข้อปฏิบัติขององค์กร การสื่อสารคือหัวใจหลักของความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรจัดงานอีเวนต์กับพนักงานของ องค์กร ซึ่งการสื่อสารมักเกิดขึ้นในรูปแบบของคำ�พูด แต่ก็ควรมีรูปแบบของการเขียนเป็น ลายลักษณ์อักษรด้วย เพื่อใช้ในการอ้างอิงและสนับสนุนการสื่อสารทางคำ�พูด ผู้เขียนแนะนำ� ให้จัดทำ�คู่มือสำ�หรับลูกจ้างหรืออาสาสมัคร ซึ่งหากพนักงานหรืออาสาสมัครมีคำ�ถามใดที่ ต้องการความกระจ่างก็สามารถเปิดคู่มือเพื่อใช้อ้างอิงได้ก่อนที่จะตั้งคำ�ถามกับหัวหน้าทีม ซึ่งคู่มือนั้นควรจะเป็นคู่มือที่มีกฎและข้อปฏิบัติโดยย่อที่มีความชัดเจนให้พนักงาน (รวมถึง องค์กรที่จัดงานอีเวนต์) ได้ปฏิบัติตาม เพื่อป้องกันปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ สำ�หรับ องค์กรจัดงานอีเวนต์หรือโปรเจกต์งานอีเวนต์ขนาดเล็ก คู่มือที่ว่านี้อาจมีเพียง 1-2 หน้าโดย มีคำ�ตอบของคำ�ถามที่ถูกถามบ่อย (FAQs) แนวทางที่ควรปฏิบัติเพื่อความปลอดภัยหรือใน กรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน รวมถึงข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง แต่สำ�หรับองค์กรจัดงานอีเวนต์ที่มี ขนาดใหญ่หรือเป็นงานอีเวนต์ที่มีความซับซ้อนของการจัดงาน ขอบเขตและเนื้อหาที่อยู่ใน เอกสารจะต้องมีรายละเอียดที่เพิ่มขึ้น โดยเฉพาะรายละเอียดในเรื่องที่เกี่ยวกับการจ้างงาน 6.5 การทำ�ให้มั่นใจว่าพนักงานปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมาย และจริยธรรม

องค์กรที่จัดงานอีเวนต์และโปรเจกต์จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องปฏิบัติตามข้อกฎหมาย ต่าง ๆ มากมาย ซึ่งในหลาย ๆ ข้อก็มีความเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการคนด้วย จึงควรมี การระบุ ใ ห้ ชั ด เจนว่ า ข้ อ กฎหมายและความรั บ ผิ ด ชอบใดบ้ า งที่ เ กี่ ย วข้ อ งกั บ การจั ด การ คนและการจัดงานอีเวนต์ เมื่อมีการแจกแจงและเกิดความเข้าใจตรงกันแล้ว หน้าที่ความ รับผิดชอบดังกล่าวจะถูกนำ�มาใช้เพื่อตั้งเป็นนโยบายและแนวทางที่สอดคล้องกับข้อกำ�หนด แห่งกฎหมาย ซึ่งเป็นการแนะแนวทางและปกป้องพนักงานด้วย นอกจากนั้น สิทธิของ ผู้ที่ใช้แรงงานและสภาพการการทำ�งานก็ควรได้รับการคุ้มครอง โดยบันทึกรายงานเกี่ยวกับ พนักงานควรถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัย แนวทางดังต่อไปนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรได้ ปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมายและจริยธรรมที่จำ�เป็นแล้ว 168

EVENT 101

การพัฒนานโยบายทางกฎหมายและจริยธรรมของบุคลากร มี น โยบายและแนวทางจำ � นวนมากที่ ค วรพั ฒ นาขึ้ น เพื่ อ ใช้ กั บ พนั ก งานในองค์ ก รจั ด งาน อีเวนต์ เริ่มตั้งแต่การเข้าร่วมไปจนถึงการต่อต้านความรุนแรง ตัวเลือกในการจัดทำ�นโยบาย บุคลากรขึ้นอยู่กับโปรเจกต์หรือองค์กรจัดงานอีเวนต์ว่ามีบุคลิกลักษณะอย่างไร โดยนโยบาย ขององค์กรต้องเป็นไปตามหลักจริยธรรม ผู้จัดงานอีเวนต์ไม่ควรขอให้บุคลากรทำ�สิ่งใดก็ตาม ที่สามารถตีความได้ว่าเป็นการหลอกลวง ฉ้อโกง ไม่เป็นธรรม หรือการทำ�ให้ผู้อื่นตกอยู่ใน อันตราย นโยบายจะต้องสามารถนำ�ไปปรับใช้และบังคับใช้ได้อย่างเท่าเทียมกันทั่วทั้งองค์กร ซึ่งเปรียบเสมือนเป็นเกราะป้องกันให้กับทั้งตัวผู้จัดงานอีเวนต์และพนักงานด้วย การปฏิบัติตามกฎหมายและการนำ�ไปปรับใช้ ผู้ จั ด งานอี เวนต์ จ ะต้ อ งมี ค วามตระหนั ก และมี ค วามเข้ า ใจเกี่ ย วกั บ กฎหมายการจ้า งงาน กฎหมายสุขภาพและความปลอดภัย รวมถึงกฎหมายสิทธิมนุษยชนในปัจจุบัน และมีความ สามารถในการนำ�ไปปรับใช้ได้ กฎหมายดังกล่าวโดยทั่วไปมักรวมถึงประเด็นอย่างเช่นการ ต่อต้านการเลือกปฏิบัติ การใช้แรงงานเด็ก สิทธิของพนักงาน สภาพในการทำ�งานที่ไม่เป็น อันตรายต่อสุขภาพและมีความปลอดภัย การเลิกจ้างที่ไม่เป็นธรรม อัตราค่าจ้างและผล ประโยชน์รวมถึงเวลาในการทำ�งาน ผู้จัดงานอีเวนต์อาจต้องจัดเตรียมเอกสารเฉพาะ หรือ จำ�เป็นต้องได้รับการอนุญาตที่แตกต่างกันไป และห้ามเหมารวมว่าสิ่งที่สามารถปฏิบัติได้ใน ประเทศหรือท้องที่ของผู้จัดงานอีเวนต์จะสามารถนำ�ไปปฏิบัติในสถานที่อื่นได้ทุก ๆ ที่ี โดย เฉพาะถ้าต้องจัดงานอีเวนต์ในเมืองหรือในประเทศอื่น ๆ เพราะอาจมีประมวลกฎหมาย หรือพระราชบัญญัติท้องถิ่นที่แตกต่างออกไป หรืออาจมีกฎหมายหรือขอบเขตอำ�นาจตาม กฎหมายที่เพิ่มเติมเข้ามาในพื้นที่เฉพาะต่าง ๆ ได้ การรักษาข้อมูลของบุคลากรที่ถูกต้องและเก็บเป็นความลับ เมื่อมีบุคลากรใหม่เข้ามาในองค์กร ผู้จัดงานอีเวนต์จะเก็บรวบรวมข้อมูลการติดต่อและข้อมูล ส่วนตัวอื่น ๆ ของบุคลากรเพื่อใช้ประโยชน์ต่าง ๆ เช่น การทำ�เรื่องภาษี และการนำ�ข้อมูลมา ใช้ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน ซึ่งควรมีการเก็บรวบรวบข้อมูลส่วนตัวของอาสาสมัคร ด้วยเช่นกัน ข้อมูลส่วนตัวเหล่านี้จะต้องมีความถูกต้อง ทั้งยังต้องเป็นข้อมูลล่าสุดที่ถูกอัพเดท เสมอตามความเหมาะสม โดยต้องระลึกไว้ว่าข้อมูลส่วนตัวนี้ต้องถูกเก็บรักษาเป็นความลับ ซึ่งต้องเก็บรักษาโดยที่ห้ามไม่ให้มีการเข้าถึงหรือกระจายข้อมูลหากไม่ได้รับอนุญาต รวมทั้ง ต้องเก็บรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่ต้องการและได้รับอนุญาตให้เก็บได้ตามกฎหมายเท่านั้น และ ต้องใช้ข้อมูลให้ตรงตามจุดประสงค์ของเก็บรวบรวมของข้อมูลเท่านั้น ทั้งนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ ต้องมีการกำ�หนดและบังคับใช้นโยบายความเป็นส่วนตัวอย่างเข้มงวดและมีแนวทางในการ จำ�กัดการเข้าถึงข้อมูล ป้องกันการเปิดเผยข้อมูล และเคารพสิทธิของบุคคลที่มีเก็บรวบรวม ข้อมูลส่วนตัวเอาไว้

บทส่งท้าย

บทนี้แสดงถึงวิธีการวางแผนในเรื่องอัตรากำ�ลังคน และการสร้างโครงสร้างองค์กร เพื่อให้การบริหารจัดการงานอีเวนต์ประสบความสำ�เร็จ ในส่วนของการจัดการคน ผู้จัดงาน อีเวนต์จำ�เป็นต้องระบุถึงจำ�นวนคนที่ต้องการและหน้าที่ในการจัดงานอีเวนต์ การให้ความ สำ�คัญต่อรายละเอียดของงาน กฎเกณฑ์ในการคัดเลือกพนักงาน ความสำ�คัญของระบบการให้ รางวัลและค่าตอบแทน การเป็นผู้นำ�ที่คอยให้การสนับสนุน การบริหารจัดการทีม การปฏิบัติ ตามมาตรฐานทางจริยธรรมและทางกฎหมาย และการทำ�ให้พนักงานมีประสบการณ์ที่น่า พึงพอใจในขณะที่ทำ�งานเป็นทีมเพื่อบรรลุถึงเป้าหมายของการจัดงานอีเวนต์ ผู้เขียนจึงขอ เน้นยํ้าอีกครั้งหนึ่งว่า เรื่องของ “คน” ไม่ว่าจะมองด้วยมุมมองใดก็ตาม สำ�หรับงานอีเวนต์ แล้ว “คน” เป็นส่วนประกอบที่สำ�คัญที่สุดที่จะทำ�ให้งานอีเวนต์สำ�เร็จและสมบูรณ์ การ จัดการ “คน” โดยเฉพาะคนของฝั่งผู้จัดงานนั้นจึงต้องทำ�ให้ได้และทำ�ให้ดีอีกด้วย

กิจกรรมท้ายบท 1. กิจกรรมการอภิปราย

เมื่อพิจารณาจากเนื้อหาในบทนี้แล้ว ให้ผู้ร่วมกิจกรรมเสนอว่าควรใช้การบริหาร จัดการคนเก่ง (Talent management) แบบใด ในบริบทของประเทศ จังหวัด หรือชุมชน ของผู้ร่วมกิจกรรม และต้องปรับเปลี่ยนอะไรบ้าง เพื่อให้การจัดการความสามารถดังกล่าว ประสบความสำ�เร็จภายใต้ข้อจำ�กัดของบริบทในท้องถิ่นนั้น 2. กิจกรรมการวิเคราะห์

ดูรายการตรวจสอบต่อไปนี้ การวางแผนกำ�ลังคน การกำ�หนดบทบาทและความรับผิดชอบ การจัดตั้งโครงสร้างองค์กรและอำ�นาจของคนในองค์กร การจัดทำ�ใบกำ�หนดหน้าที่และรายละเอียดงาน (Job description) และเกณฑ์การคัดเลือก (Selection criteria) การพัฒนาที่กลยุทธ์เหมาะสมสำ�หรับการสรรหาบุคลากรและ การจัดเตรียมงานในอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ การพัฒนาวิธีการที่เหมาะสมสำ�หรับการสร้างแรงจูงใจและการ สังเกตการณ์พนักงานที่จัดงานอีเวนต์ การพัฒนาวิธีการที่เป็นธรรมในการจัดการความสัมพันธ์กับ พนักงาน การพัฒนานโยบายที่ทำ�ให้มั่นใจว่าพนักงานปฏิบัติ ตามมาตรฐานทางกฎหมายและจริยธรรม

ตรวจสอบดูว่าขั้นตอนตามรายการนี้ รายการใดที่ถูกนำ�ไปใช้ในงานอีเวนต์หรือ องค์กรของผู้ร่วมกิจกรรมบ้าง i. หากมี ให้ผู้ร่วมกิจกรรมอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมในคอลัมน์ด้านขวาถึงวิธีการที่งาน อีเวนต์หรือองค์กรของผู้ร่วมกิจกรรมใช้ในขั้นตอนเหล่านี้ ii. หากไม่มี ให้ผู้ร่วมกิจกรรมแนะนำ�ว่ารายการนี้ควรแก้ไขอย่างไร เพื่อให้เหมาะสมกับ งานอีเวนต์หรือองค์กรของผู้ร่วมกิจกรรม 170

EVENT 101

บทที่ 7

เงิน... เรื่องต้องรู้ MONEY MATTERS

บทที่ 7

เงิน...เรื่องต้องรู้ MONEY MATTERS

คุณคิดว่าเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ เป็นเรื่องที่สำ�คัญหรือไม่ ในความเป็นจริงแล้ว ถึงแม้ว่าผู้ จัดงานอีเวนต์จะมีทักษะความเชี่ยวชาญในการจัดงานเป็นอย่างดี แต่ก็มีโอกาสที่จะ ประสบกับปัญหาการขาดแคลนเงินทุน หากไม่ให้ความสำ�คัญทางด้านการบริหารการเงิน ซึ่งถือเป็นหัวใจสำ�คัญของการจัดงาน รวมทั้งหากมีการบริหารการเงินที่ไม่มีประสิทธิภาพ ก็จะนำ�มาสู่ความล้มเหลวในการจัดงานอีเวนต์ เนื่องจากไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ ของการจัดงาน ดังนั้นการบริหารการเงินจึงถือเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำ�คัญที่สุด ของการจัดงานอีเวนต์ทุกประเภท ไม่ว่างานอีเวนต์นั้นจะมีขนาดเล็กหรืองานในระดับ ท้องถิ่น ไปจนถึงงานอีเวนต์ขนาดใหญ่ที่จัดในระดับประเทศและระดับสากล อย่างไร ก็ตาม งานอีเวนต์บางงานอาจมีเงินทุนเพียงพอที่จะดำ�เนินงานโดยไม่ต้องพึ่งพาแหล่งเงิน ทุนอื่น แต่งานอีเวนต์หลาย ๆ งาน จำ�เป็นต้องมีเงินทุนจากผู้สนับสนุน ไม่ว่าเงินทุนในการ จัดงานเหล่านี้จะได้มาจากแหล่งใดก็ตาม หากไม่มีการบริหารทรัพยากรทางการเงินอย่าง มีประสิทธิภาพจะมีโอกาสสูงที่การจัดงานอีเวนต์นั้นจะล้มเหลวได้

โดยทั่วไปแล้ว การบริหารการเงินมักเกี่ยวข้องกับการวางแผนทางการเงิน การ ควบคุม และการจัดทำ�งบประมาณ หากผู้จัดงานอีเวนต์มีแผนการเงินที่ดีจะทำ�ให้การบริหาร การเงินบรรลุผลอย่างมีประสิทธิภาพ โดยแผนการเงินที่ดีนั้นควรประกอบด้วยเป้าหมายทาง กลยุทธ์ที่จะช่วยให้มีการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้โดย สามารถสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้าได้ รวมทั้งช่วยสร้างความเชื่อถือและเชื่อมั่นต่อเจ้าของ เงินทุนหรือผู้ให้สนับสนุนทางการเงิน และยังช่วยทำ�ให้เกิดความยั่งยืนทางการเงินในระยะ ยาวอีกด้วย เพราะฉะนั้นการบริหารทางการเงินที่ประสบความสำ�เร็จ ไม่ใช่พียงแต่เก็บรักษา และบันทึกข้อมูลทางการเงินอย่างถูกต้องเที่ยงธรรมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการจัดการทางการ เงินด้วยเช่นกัน เพื่อป้องกันการใช้จ่ายเงินที่มากเกินควร รวมทั้งเพื่อช่วยในการเตรียมตัว สำ�หรับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ดังนั้น แม้ว่าผู้จัดงานอีเวนต์สามารถจัดงานได้เป็น อย่างดี แต่หากมีการบริหารการเงินที่ไม่มีประสิทธิภาพ ก็อาจส่งผลให้ผู้จัดงานอีเวนต์พบกับ ปัญหาอุปสรรคทางการเงิน และในที่สุดก็คือความล้มเหลวของการจัดงาน

เนื่องจากการบริหารการเงินมีความสำ�คัญ ดังนั้น ในบทเรียนนี้ผู้เขียนจึงเน้น การอธิบายเกี่ยวกับการบริหารจัดการทางการเงินและเครื่องมือที่ใช้ โดยมีการอธิบาย กระบวนการทั้งหมด เริ่มต้นตั้งแต่การวางแผน การบันทึกรายการ การตรวจสอบและการ 174

EVENT 101

ควบคุม อันเป็นสิ่งจำ�เป็นในการบริหารจัดการรายได้และค่าใช้จ่ายของงานอีเวนต์ โดย เฉพาะอย่างยิ่งในบทเรียนนี้ จะให้ความสำ�คัญกับกระบวนการการจัดทำ�งบประมาณซึ่งถือ เป็นหัวใจหลักในการวางแผนการเงิน เนื่องจากในการจัดงานนั้นผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทราบ และเข้าใจถึงแหล่งที่มาของรายได้และค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นทั้งหมด รวมถึงต้นทุนแฝงที่อาจ เกิดขึ้น และควรทราบถึงการสนับสนุนในรูปแบบอื่นที่ไม่ใช่ตัวเงินด้วย โดยผู้จัดงานต้องใส่ใจ กับรายละเอียดเหล่านี้อย่างใกล้ชิดเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้มีการใช้งบประมาณเกินจริง ซึ่งจะเห็น ได้ว่าการบริหารจัดการงบประมาณที่ดีจะทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ได้รับการกล่าวขวัญว่าเป็นผู้ที่ จัดงานอย่างมืออาชีพ รวมทั้งจะได้รับความเชื่อใจและความไว้วางใจจากลูกค้าด้วย

อนึ่ง เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์ได้จัดทำ�งบประมาณจัดทำ�ขึ้นแล้ว กระบวนการตรวจสอบ และการควบคุมงบประมาณถือเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เพราะช่วยสร้างความมั่นใจว่ามีการ ปฏิบัติตามแผนการเงินที่ได้วางไว้ โดยในบทเรียนนี้จะมีการอธิบายถึงกระบวนการควบคุม ที่เป็นที่นิยมใช้ 2 วิธีคือระบบการควบคุมเงินสดและการวิเคราะห์ผลต่างที่เกิดขึ้น เนื่องจาก เงินสดถือเป็นทรัพยากรทางการเงินที่สำ�คัญของการจัดงานอีเวนต์ ดังนั้น ในการจัดงาน อี เวนต์ ทุ ก ครั้ ง ควรมี ก ารบริ ห ารและควบคุ ม กระแสเงิ น สดที่ เ กิ ด ขึ้ น อย่ า งเป็ น ระเบี ย บ แบบแผนเพื่อป้องกันการรั่วไหล ข้อผิดพลาด และการทุจริตคดโกง นอกจากนั้น หาก ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องการควบคุมงบประมาณทั้งหมด ก็ควรวิเคราะห์ผลต่างที่เกิดขึ้นในการ จัดงาน เพื่อนำ�ค่าประมาณการในงบประมาณเปรียบเทียบกับค่าที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งการวิเคราะห์ ผลต่างนั้นจะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถเห็นประเด็นปัญหาสำ�คัญที่เกิดขึ้นในระหว่างการ จัดงานได้

นอกจากนั้น ในบทเรียนนี้ยังมีการกล่าวถึงการวิเคราะห์จุดคุ้มทุนอันเป็นส่วนหนึ่ง ของการวางแผนงบประมาณ เพื่อช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถวิเคราะห์ความเป็นไปได้ ของการจัดงาน รวมทั้งช่วยให้สามารถคาดเดาถึงผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่าย และรายได้ที่อาจจะเกิดขึ้นในระหว่างการจัดงานว่าจะส่งผลต่อกำ�ไรของงานอีเวนต์อย่างไร ตัวอย่างเช่น หากมีผู้เข้าร่วมงานเพิ่มมากขึ้น หรือหากมีค่าใช้จ่ายใหม่ ๆ เข้ามาเพิ่ม จะส่ง ผลให้กำ�ไรของงานเปลี่ยนแปลงมากน้อยอย่างไร ดังนั้น การวิเคราะห์จุดคุ้มทุนจะช่วยให้ผู้ จัดงานอีเวนต์สามารถกำ�หนดแผนงาน ควบคุม ตัดสินใจ และสามารถประสานงานกิจกรรม ของการจัดงานทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะเห็นได้ว่าการวิเคราะห์จุดคุ้มทุนถือเป็น เครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการบริหารและควบคุมทางการเงิน

อย่างไรก็ตาม การบริหารการเงินยังคงเป็นสิ่งที่ท้าทายในการจัดงานอีเวนต์ โดย ความสำ�เร็จของงานอีเวนต์ใด ๆ นั้นมักเกิดจากการจัดเตรียมทางการเงินที่ดีก่อนเริ่มงาน ตามมาด้วยการควบคุมทางการเงินเพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามแผนงานที่ได้วางไว้อย่างมี ประสิทธิภาพ โดยสิ่งเหล่านี้จะนำ�ไปสู่ความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์ให้แก่ลูกค้า และทำ�ให้ ผู้จัดงานอีเวนต์นั้นประสบความสำ�เร็จในหน้าที่การงานด้วย

7.1 การจัดทำ�งบประมาณอย่างถูกต้องใกล้เคียงความจริง

โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเป็นผู้ที่มีความคิดสร้างสรรค์ มีความจริงจัง และ มุ่งมั่น เพื่อจะสามารถนำ�ความคิดและความต้องการของลูกค้ามาจัดเป็นงานอีเวนต์ให้เป็น รูปธรรมได้ นอกจากนั้น ต้องเป็นผู้ที่มีตรรกะ มีความสามารถในการวิเคราะห์อย่างมีหลักการ ที่สมเหตุสมผล ทั้งยังต้องเป็นผู้ที่คิดอย่างละเอียดถี่ถ้วน รอบคอบ เพื่อจะสามารถบริหาร จัดงานอีเวนต์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม สิ่งแรกที่ควรทำ�เพื่อให้การบริหารจัดการ งานอีเวนต์ประสบความสำ�เร็จคือการจัดทำ�งบประมาณ ซึ่งถือเป็นความท้าทายอย่างมาก ที่สุดประการหนึ่งในการวางแผนจัดงาน

ในส่วนแรกของบทเรียนนีจ้ ะเน้นการอธิบายถึงการจัดทำ�งบประมาณ เริม่ ด้วยขัน้ ตอน แรกตั้งแต่การริเริ่มวางแผน การควบคุม ไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายหลังจากงานอีเวนต์สิ้นสุดลง ซึ่งจะทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์นั้นทราบถึงสิ่งจำ�เป็นที่ควรรวบรวมอยู่ในงบประมาณ เพื่อให้ งบประมาณนั้นเป็นรูปธรรมและเป็นจริงได้ในทางปฏิบัติ โดยสิ่งเหล่านั้นต้องสามารถทำ�ให้ ลูกค้าเห็นว่าผู้จัดงานอีเวนต์สามารถจัดงานได้ตามที่ลูกค้าพึงประสงค์ได้

ขัน้ ตอนสำ�คัญในการจัดทำ�และควบคุมการทำ�งบประมาณของงานอีเวนต์ใด ๆ ประกอบ ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ (ดูรูปภาพที่ 7.1 สำ�หรับขั้นตอนทั้งหมดโดยสรุป) ขั้นตอนที่ 1 การเก็บรวบรวมข้อมูลจากลูกค้า

เมื่อมีการประชุมพูดคุยถึงรายละเอียดของการจัดงาน ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพูดคุย สอบถามเกี่ยวกับรายละเอียดของงาน สอบถามข้อมูลของลูกค้า รวมทั้งควรทำ�หน้าที่ ประหนึ่งเป็นที่ปรึกษาทางการเงินให้กับลูกค้าด้วย เพื่อให้ได้ข้อมูลที่แน่นอนเกี่ยวกับความ ต้องการของลูกค้าและจำ�นวนเงินที่ลูกค้ายินดีทีจะจ่ายในการจัดงาน โดยผู้จัดงานอีเวนต์ ต้องระลึกเสมอว่าสิ่งที่ลูกค้าต้องการนั้นสามารถทำ�ได้จริงและมีความสอดคล้องกันระหว่าง จำ�นวนรายได้ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นกับลักษณะการจัดงานตามที่ลูกค้าคาดหวัง ดังนั้น ในการ ประชุมหารือในครั้งนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเห็นภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับการคาดหวังของลูกค้า โดยควรรวบรวมข้อมูลดังต่อไปนี้จากลูกค้า (ดังแสดงในรูปภาพที่ 7.2)

ข้อมูลแรกเป็นข้อมูลเกี่ยวกับวันและสถานที่จัดงาน โดยปกติลูกค้าส่วนมากจะมี ความคิดคร่าว ๆ แล้วว่าจะจัดงานอีเวนต์วนั ใด เมือ่ ไหร่ และทีไ่ หน อย่างไรก็ตาม การเลือกสถานที่ ที่ใช้ในการจัดงานควรคำ�นึงถึงสิ่งอำ�นวยความสะดวกที่ครบครันของสถานที่จัดงาน ความ สะดวกในการเดินทาง รวมทัง้ ความสะดวกสบายและความพร้อมของทีพ่ กั เพราะปัจจัยเหล่านี้ เป็นข้อมูลสำ�คัญที่ใช้ในการกำ�หนดวงเงินงบประมาณ

นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรทราบถึงวัตถุประสงค์ของการจัดงาน เพื่อดำ�เนินการ จัดงานให้บรรลุเป้าหมายตามที่ลูกค้าต้องการ โดยวัตถุประสงค์ในการจัดงานจะส่งผลต่อการ 176

EVENT 101

การเก็บ รวบรวม ข้อมูล จากลูกค้า

การใช้ เครื่องมือ ในการจัดทำ� งบประมาณ ที่เหมาะสม

การจัดทำ� งบประมาณ ของงาน อีเวนต์

การควบคุม งบประมาณ และการ จัดการ เงินสด

การจัดทำ� รายงาน แสดงผลต่าง

รูปภาพที่ 7.1 ขั้นตอนสำ�คัญในการจัดทำ�และควบคุม งบประมาณของงานอีเวนต์

รายการข้อมูลที่ควร สอบถามจากลูกค้า วัน เวลาและสถานที่ในการจัดงาน วัตถุประสงค์ของการจัดงาน ประเภทรายได้ของงาน ประมาณการผู้เข้าร่วมงาน สิ่งสำ�คัญที่ลูกค้าต้องการให้มี และไม่ต้องการให้มีในงาน จำ�นวนเงินงบประมาณสูงสุด

รูปภาพที่ 7.2 ข้อมูลที่ควรสอบถาม จากลูกค้า

จัดทำ�งบประมาณด้วย เช่น ในงานการกุศลที่จัดขึ้นเพื่อระดมทุนช่วยเหลือผู้ยากจน จะมี รายละเอียดในการจัดทำ�งบประมาณแตกต่างจากงานแสดงสินค้าของบริษัท

นอกเหนือไปจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรทราบว่าลูกค้าต้องการให้ผู้เข้าร่วมงานเสีย ค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมงานหรือไม่ และมีรูปแบบอย่างไร เนื่องจากสิ่งเหล่าถือเป็นรายได้ ของงานที่ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องดำ�เนินการจัดการ ไม่ว่าจะเป็นการจัดจำ�หน่ายบัตร หรือการ ขายสินค้าที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ โดยจะเห็นได้ว่า ผู้จัดงานอีเวนต์ย่อมจัดทำ�งบประมาณ สำ�หรับงานอีเวนต์ที่มีการจำ�หน่ายบัตรเพื่อเข้างานแตกต่างไปจากการจัดทำ�งบประมาณ สำ�หรับงานอีเวนต์ที่ให้เข้าร่วมงานโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย

หลังจากนัน้ ผูจ้ ดั งานอีเวนต์ควรสอบถามเกีย่ วกับจำ�นวนผูเ้ ข้าร่วมงานทีล่ กู ค้าคาดหวัง โดยควรประมาณการอย่างสมเหตุสมผลเพื่อให้ใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุดเท่าที่จะเป็น ไปได้ หากลูกค้ามีความไม่แน่ใจในจำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน แต่ให้ข้อมูลคร่าว ๆ เช่น 200-500 คน จะส่งผลให้การจัดทำ�งบประมาณมีข้อจำ�กัด เพราะงบประมาณค่าใช้จ่ายสำ�หรับผู้เข้า ร่วมงาน 200 คน จะมีความแตกต่างอย่างมากกับงบประมาณค่าใช้จ่ายสำ�หรับผู้เข้าร่วมงาน 500 คน

ยิ่งไปกว่านั้นผู้จัดงานอีเวนต์ควรสอบถามลูกค้าว่าอะไรคือสิ่งที่ลูกค้าต้องการและ ไม่ต้องการให้มีในงาน เช่น ลูกค้าระบุตัวบุคคลที่จะเชิญมาเป็นวิทยากร วงดนตรี ชนิด อาหารและเครื่องดื่ม รูปแบบของการจัดงาน การประดับตกแต่งสถานที่ รวมทั้งควรสอบถาม ลูกค้าให้ระบุสิ่งที่ไม่ต้องการด้วย เช่น อาหารต้องไม่มีเนื้อวัว ไม่ต้องการให้มีการตกแต่ง ห้องจัดเลี้ยงโดยใช้ลูกโป่ง โดยสิ่งเหล่านี้ต้องระบุให้ชัดเจนในแผนงบประมาณ เพราะจะส่งผล ต่อการคิดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการตั้งงบประมาณของงานอีเวนต์

นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทราบข้อมูลแน่ชัดจากลูกค้าเกี่ยวกับจำ�นวนเงิน งบประมาณสูงสุดในการจัดงาน เนื่องจากในการจัดงานนั้น รูปแบบการจัดงาน รายได้ ค่า ใช้จ่ายต่าง ๆ จะถูกวางแผนและดำ�เนินการภายใต้งบประมาณของลูกค้า ถึงแม้ว่างบประมาณ เหล่านี้อาจปรับเปลี่ยนได้ตามแผนงานและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ที่เปลี่ยนไป การปรับปรุงงบประมาณนั้นควรปรับปรุงให้ไม่เกินกว่าจำ�นวนเงินงบประมาณสูงสุดที่ตั้งไว้ จากลูกค้า อย่างไรก็ตาม ในการจัดทำ�งบประมาณ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดตั้งเงินสำ�รองไว้ด้วย เพื่อใช้ในเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิดมาก่อน เช่น พนักงานที่มาให้บริการในงาน ไม่สามารถมาทำ�งานตามที่ตกลงได้เนื่องจากป่วย จึงต้องหาพนักงานมาทดแทนภายหลัง ซึ่งค่าจ้างของพนักงานที่มาชดเชยนั้นอาจสูงกว่าค่าจ้างของพนักงานทั่วไป และส่งผลให้มี ค่าใช้จ่ายเพิ่มมากขึ้น

โดยสรุป ถ้าผู้จัดงานอีเวนต์ทราบเป้าหมายที่ชัดเจนในการจัดงาน รวมทั้งเข้าใจความ ต้องการของลูกค้าและข้อมูลที่รวบรวมอย่างชัดเจน จะทำ�ให้การจัดทำ�งบประมาณนั้นถูกต้อง ใกล้เคียงกับความเป็นจริง และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการจัดงาน ขั้นตอนที่ 2 การใช้เครื่องมือในการจัดทำ�งบประมาณที่เหมาะสม

ผู้จัดงานอีเวนต์ควรใช้เครื่องมือในการจัดทำ�งบประมาณที่เหมาะสม ไม่ว่าจะ เป็นการใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์ในการจัดทำ�งบประมาณ สเปรดชีตหรือแผ่นตารางทำ�การ หรือแม้กระทั่งกระดาษทำ�การ ก็จะช่วยทำ�ให้ประสานงานกับทีมงานที่จัดงานได้ดีขึ้น ทำ�ให้ การวางแผนง่ายขึ้น และยังทราบถึงตัวเลขข้อมูลที่ชัดเจนซึ่งจะทำ�ให้หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ได้ โดยเครื่องมือในการจัดทำ�งบประมาณที่มีอยู่ในท้องตลาดมีอยู่หลายประเภท ซึ่งแต่ละ ประเภทก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย อย่างไรก็ตาม ในการเลือกเครื่องมือเพื่อใช้ในการทำ� 178

EVENT 101

งบประมาณที่ดีนั้น ควรพิจารณาเรื่องต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ คือ ความเหมาะสมสอดคล้องกับ ความต้องการของผู้ใช้งาน สามารถทำ�ให้ผู้ใช้งานมีความสะดวกสบาย และสามารถช่วยให้ผู้ ใช้งานวางแผนการจัดทำ�งบประมาณและติดตามตรวจสอบรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น ขั้นตอนที่ 3 การจัดทำ�งบประมาณของงานอีเวนต์

เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์เห็นภาพรวมของงานชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดทำ� งบประมาณซึ่งเป็นเอกสารข้อมูลที่จะนำ�มาใช้ในการวางแผนภายในองค์กร โดยทั่วไปแล้ว การจัดทำ�งบประมาณคือการคาดการณ์ถงึ รายได้ และค่าใช้จา่ ยทีจ่ ะเกิดขึน้ ในการจัดงาน ซึง่ การ กำ�หนดแผนงานงบประมาณอย่างเหมาะสมจะทำ�ให้ทราบว่าควรใช้จ่ายเงินไปในกิจกรรมใด เพื่อทำ�ให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจและไม่ก่อให้เกิดปัญหาทางการเงินในอนาคต ถึงแม้ว่างาน อีเวนต์จะมีขนาดใหญ่หรือขนาดเล็กเพียงใด หรือมีความยุ่งยากซับซ้อนของการจัดงานมาก น้อยเพียงใด การจัดทำ�งบประมาณที่วางแผนมาเป็นอย่างดีจะช่วยให้สามารถวางแผนจัด กิจกรรมที่จะเกิดขึ้นในงานได้ง่ายขึ้น และช่วยในการบริหารจัดการการเงินได้ดีขึ้นโดยเฉพาะ ในส่วนของค่าใช้จ่ายแฝงที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่ได้คาดการณ์ไว้ก่อน

เป็นที่ทราบกันดีว่าการจัดทำ�งบประมาณนั้นเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผน งาน ซึ่งรายละเอียดของงบประมาณจะบ่งชี้ถึงขนาดของงานอีเวนต์รวมทั้งขอบเขตในการ จัดงาน โดยทั่วไปการวางแผนนั้นจะเริ่มจาการกำ�หนดรายการต่าง ๆ ที่ควรมีหรือกิจกรรม ต่าง ๆ ทั้งหมดที่ควรเกิดขึ้น รวมถึงกำ�หนดจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานที่คาดหวัง และควรกำ�หนด ความสำ�คัญของรายการและกิจกรรมในงานอีเวนต์จากความสำ�คัญมากไปน้อย สิ่งเหล่านี้ จะทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ทราบว่าควรจัดงานเพื่อเน้นในรายการหรือกิจกรรมส่วนใดก่อนหรือ หลัง เช่น การจัดงานมงคลสมรส หรืองานที่เป็นพิธีการอื่น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรให้ความสำ�คัญ กับแก่นของงาน รูปแบบ อารมณ์และความรู้สึกของงานตามที่เจ้าของงานกำ�หนดไว้ หาก บรรยากาศของงานเป็นสิ่งสำ�คัญที่ลูกค้าต้องการ ผู้จัดงานอีเวนต์ก็ควรใช้จ่ายเงินในส่วนของ สถานที่จัดงาน ค่าการตกแต่งงานมากกว่าการใช้จ่ายในส่วนของการสรรหาเมนูพิเศษ เป็นต้น ดังนั้น หลังจากมีการกำ�หนดรายการหรือกิจกรรมที่จำ�เป็นที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอย่าง ครบถ้วนเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ควรนำ�รายการเหล่านั้นมาเปรียบเทียบกับวงเงิน งบประมาณที่จัดสรรไว้ เพื่อพิจารณาว่ามีงบประมาณเพียงพอในการจัดงานหรือไม่

โดยทั่วไปแล้ว งบประมาณที่จัดทำ�ขึ้นควรมีความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือ เป้าหมายของการจัดงาน ซึ่งตามปกติการจัดทำ�งบประมาณมีเป้าหมายทางการเงินอยู่ 3 เป้าหมายด้วยกันคือ (1) เป้าหมายกำ�ไรหมายถึงการมีรายได้มากกว่าค่าใช้จ่าย (2) เป้าหมาย คุ้มทุนหมายถึงการมีรายได้เท่ากับค่าใช้จ่าย และ (3) เป้าหมายของการแบกภาระผลขาดทุน หมายถึงการมีค่าใช้จ่ายมากกว่ารายได้ ซึ่งในเป้าหมายนี้ เจ้าของงาน กิจการ หรือผู้ให้การ สนับสนุนในการจัดงาน จะเป็นผู้สนับสนุนเงินทุนเพื่อมาใช้สำ�หรับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น

รายได้

ค่าใช้จ่าย

กำ�ไร

รูปภาพที่ 7.3 ส่วนประกอบที่สำ�คัญของงบประมาณ

ดังนัน้ เป้าหมายทางการเงินของงานอีเวนต์จงึ เป็นสิง่ ทีส่ �ำ คัญยิง่ สำ�หรับผูจ้ ดั งานทีเ่ ป็นผูว้ างแผน จัดทำ�งบประมาณเพื่อให้ได้ตัวเลขข้อมูลที่สมเหตุสมผล และใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุด โดยปกติในการจัดทำ�ประมาณจะมีการคาดการณ์ถงึ ค่าใช้จา่ ยทีจ่ ะเกิดขึน้ ก่อน จากนัน้ ก็น�ำ มา เปรียบเทียบกับประมาณการรายได้ทจ่ี ะเกิดขึน้ ซึง่ จะทำ�ให้ผจู้ ดั งานอีเวนต์สามารถคาดการณ์ ล่วงหน้าได้ว่า งานอีเวนต์นั้นจะมีกำ�ไร ขาดทุน หรือคุ้มทุนสำ�หรับเจ้าของงาน โดยสรุปจะ เห็นได้ว่าองค์ประกอบสำ�คัญของงบประมาณงานอีเวนต์ประกอบไปด้วยค่าใช้จ่ายและรายได้ ดังอธิบายในรายละเอียดต่อไปนี้ (ดูรายละเอียด รูปภาพที่ 7.3) (1) ค่าใช้จ่าย

ในการวางแผนการจัดงาน สิ่งสำ�คัญสิ่งหนึ่งคือการประมาณการค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น อย่างสมเหตุสมผล เพือ่ ทำ�ให้ทราบว่าควรมีรายการใดบ้างทีอ่ าจต้องตัดออกและ/หรือปรับปรุง เพิ่มเติมบ้าง โดยปกติแล้วผู้จัดงานอีเวนต์ควรหาข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนที่แท้จริง ของแต่ละรายการ เพื่อให้ได้มาซึ่งตัวเลขในงบประมาณที่สอดคล้องกับความเป็นจริงมากที่สุด โดยในระหว่างการหาข้อมูล ควรสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับค่าบริการต่าง ๆ ค่าใช้จ่ายติดตั้ง รวมถึงค่าใช้จ่ายด้านบริการอื่น ๆ เพิ่มเติม เพื่อให้หลีกเลี่ยงเหตุการณ์ที่ต้องใช้จ่ายเงิน เกินกว่างบประมาณที่ตั้งไว้ โดยทั่วไปแล้ว ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ ประกอบด้วยรายการต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสถานที่ ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสถานที่จัดงาน เช่น ค่าเช่า ค่าเก็บกวาด ทำ�ความสะอาด ค่าออกแบบสถานที่ ค่าเช่าเวที ค่าที่จอดรถ ค่ารถสุขาเคลื่อนที่ ค่าตกแต่ง สถานที่ ยกตัวอย่างเช่น ค่าตกแต่งงานด้วยดอกไม้ ค่าแจกันดอกไม้สำ�หรับตกแต่งบริเวณ กลางโต๊ะจัดเลี้ยง บอลลูน ระบบแสงสี ค่าตกแต่งด้วยเทียน ค่าผ้าปูโต๊ะ โดยการตกแต่ง เหล่านี้จะสร้างความประทับใจเมื่อแรกเห็นให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน และทำ�ให้ผู้ร่วมงานรู้สึกตื่นตา ตื่นใจ นอกเหนือไปจากนี้ ยังมีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าเช่าอุปกรณ์การจัดงาน ค่าระบบเครื่อง 180

EVENT 101

เสียง ไมโครโฟน จอภาพ เครื่องฉาย โต๊ะ เก้าอี้ WIFI แสง เต็นท์ ฯลฯ โดยผู้จัดงานควรรวม ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องด้วย เช่น ค่าเงินมัดจำ� ค่าประกันของ ค่าภาษี ค่าบริการ ค่าแรง ของพนักงานเตรียมงานติดตั้งอุปกรณ์ต่าง ๆ รวมถึงพนักงานที่ทำ�หน้าที่รื้อถอน และค่าล่วง เวลาหากมีการจัดงานเกินเวลาที่กำ�หนด ดังนั้น ผู้จัดงานควรจัดสรรงบประมาณที่ครอบคลุม ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับสถานที่ เครื่องมือ และสิ่งของที่เกี่ยวข้องเหล่านี้ ค่าใช้จ่ายการตลาด การโฆษณา และประชาสัมพันธ์ เป็นสิ่งสำ�คัญของการจัดงานอีเวนต์ เพื่อชักชวนให้ประชาชนทั่วไปมาร่วมงาน ค่าใช้จ่ายสำ�หรับการโฆษณาผ่านสื่อต่าง ๆ เช่น Facebook ป้ายโฆษณา หนังสือพิมพ์ ทางเว็บไซต์ ล้วนเป็นต้นทุนส่วนหนึ่งที่ควรรวมไว้ใน การจัดทำ�งบประมาณ ในงานอีเวนต์บางประเภท ค่าใช้จ่ายในการจัดทำ�วีดีโอ ค่าออกแบบ ค่าถ่ายภาพ อาจเป็นค่าใช้จ่ายสำ�คัญเพื่อประชาสัมพันธ์งานให้เข้าถึงกลุ่มผู้เข้าร่วมงานที่ หลากหลายได้ ค่าธรรมเนียมวิทยากร ผู้ให้ความบันเทิง นักแสดง พิธีกร ค่าธรรมเนียมเหล่านี้ควรรวมอยู่ ในงบประมาณในการจัดงาน โดยค่าใช้จ่ายในส่วนนี้อาจรวมถึงค่าเดินทางไปกลับ ค่าที่พัก ค่า อาหาร ค่าของขวัญของที่ระลึก และค่าเครื่องแต่งกายของบุคคลเหล่านี้ ค่าอาหาร ในหลายงานอีเวนต์ ต้นทุนหลักของการจัดงานนอกเหนือไปจากค่าสถานที่ อาจรวมไปถึงค่าอาหารและเครื่องดื่ม รวมถึงค่าอุปกรณ์ ภาชนะใส่อาหารและเครื่องดื่ม ผ้าเช็ดปาก จาน ชาม และช้อนส้อม ค่าแรงพนักงานที่ให้บริการในงาน ค่าจ้างและค่าล่วงเวลาที่ต้องจ่ายพนักงานบริการเสิร์ฟ อาหาร พนักงานผสมเครื่องดื่ม พนักงานรักษาความปลอดภัย รวมทั้งค่าทิป ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ ควรถูกรวมอยู่ในการทำ�งบประมาณด้วย ค่าเดินทาง ค่าเดินทางของทีมงานจัดงาน ไม่ว่าจะเป็นค่าบริการรถรับส่ง รถบัส รถขนของ รวมทั้งค่าบริการรับส่งผู้ที่จะเข้ามาร่วมงาน ถือเป็นส่วนหนึ่งของงบประมาณจัดงาน ค่าเครื่องเขียน สิ่งพิมพ์ และสื่อประชาสัมพันธ์ในงาน ผู้จัดงานควรรวมค่าจัดทำ�จดหมาย เชิญ ป้ายชื่อ แผนงานโปรแกรม เมนูอาหาร ป้าย สื่อประชาสัมพันธ์ในงาน ใบปลิว เอกสาร แจกในงานและอื่น ๆ ในงบประมาณค่าใช้จ่ายด้วย เพราะเอกสาร สิ่งพิมพ์ และแผ่นป้าย ต่าง ๆ เหล่านี้เป็นสิ่งที่ทำ�ให้ผู้เข้าร่วมงานเข้าใจวัตถุประสงค์งานอีเวนต์และกิจกรรมต่าง ๆ ในงานมากยิ่งขึ้น รวมทั้งทำ�ให้ทราบข้อมูลของงานที่จัดขึ้นได้ดียิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม ข้อความ

ที่ปรากฏในสื่อสิ่งพิมพ์เหล่านี้ ควรเป็นข้อความที่อ่านง่าย เข้าใจง่าย รวมทั้งมีรูปแบบที่ สวยงามและเหมาะสม ของที่ระลึก ของรางวัล ในงานอีเวนต์บางงาน ได้มีการให้ของขวัญ ของที่ระลึก และ/หรือ ของรางวัลทีใ่ ห้แก่ผเู้ ข้าร่วมงาน ค่าใช้จา่ ยเหล่านีค้ วรเป็นส่วนหนึง่ ของแผนงบประมาณจัดงาน ค่าประกันภัย ตัวอย่างเช่น ค่าประกันภัยในกรณีที่มีผู้บาดเจ็บในระหว่างการจัดงาน ค่า ประกันที่จ่ายเพื่อประกันความเสียหายของสินค้าและการบริการ รวมถึงอุปกรณ์ที่จะใช้ใน งานที่เช่ามา และอาจรวมถึงค่าประกันระหว่างการเดินทางด้วย ค่าธรรมเนียมในการบริหารและวางแผนการจัดงาน เป็นค่าธรรมเนียมสำ�หรับการวางแผน การจัดงานของผู้จัดงานอีเวนต์ โดยการกำ�หนดค่าธรรมเนียมนี้อาจคิดเป็นยอดเงินราคาเดียว หรือคิดเป็นร้อยละจากยอดค่าใช้จ่ายที่กำ�หนด หรืออาจคิดค่าธรรมเนียมต่อชั่วโมง หรืออาจ ใช้วิธีการกำ�หนดราคาหลาย ๆ แบบรวมกันในการจัดงานอีเวนต์งานใดงานหนึ่งก็ได้ โดย การกำ�หนดค่าธรรมเนียมนั้น ปกติจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการจัดงาน เวลาที่ใช้ในการ วางแผนและจัดงาน ขนาดของงาน สิ่งที่ลูกค้าต้องการให้มีในงาน ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด กรณีที่ไม่สามารถกำ�หนดประเภทของค่าใช้จ่ายได้ในกลุ่มใด ๆ ให้นำ�ไป รวมในหมวดค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด หรือจัดทำ�หมวดใหม่ขึ้นมาเพื่อสามารถควบคุมค่าใช้จ่าย เหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพในระหว่างการจัดงาน เงินสำ�รองฉุกเฉิน ถึงแม้ว่าผู้จัดงานอีเวนต์จะวางแผนงานอย่างระมัดระวังรอบคอบ แต่อาจ มีค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้คาดหมายไว้ในแผนงานเกิดขึ้น ดังนั้น จึงควรสำ�รองเงินไว้โดยถือว่าเป็น ส่วนหนึ่งของงบประมาณ เพื่อนำ�มาใช้จ่ายในเหตุการณ์ที่นอกเหนือจากการวางแผนและการ ควบคุม เช่น ต้นทุนแฝง ต้นทุนที่ไม่คาดคิดว่าจะเกิด ความไม่แน่นอนทางการเงินของงานที่ จัด ตัวอย่างเช่น ผู้ขายไม่สามารถส่งมอบสินค้าและบริการได้ตามสัญญา ดังนั้น จึงต้องหา ผู้ขายรายใหม่ซึ่งมีค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น หรืองานอีเวนต์บางงานเป็นงานที่จัดกลางแจ้ง หรือ นอกอาคาร ความไม่แน่นอนของสภาพดินฟ้าอากาศ ทำ�ให้ต้องเปลี่ยนรูปแบบการจัดงาน กะทันหัน ซึ่งทำ�ให้เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ดังนั้น เงินสำ�รองฉุกเฉินนี้จึงเป็นสิ่งจำ�เป็นเพื่อนำ�มา ใช้จ่ายในเหตุการณ์ที่ไม่ได้คาดการณ์เหล่านี้ และที่สำ�คัญยังทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ไม่ต้องตัด ค่าใช้จ่ายส่วนอื่นออกจากงบประมาณ หรือไม่ต้องไปหารายได้ทางอื่นเพื่อมาชดเชยในส่วน ดังกล่าว โดยทัว่ ไปแล้ว ควรกันเงินเพือ่ ใช้ในกรณีฉกุ เฉินประมาณร้อยละ 5-20 ของงบประมาณ ทั้งหมด ซึ่งวงเงินที่กันไว้นี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดระยะเวลาของการจัดงาน 182

EVENT 101

(2) รายได้

โดยปกติแล้วรายได้ของงานอีเวนต์จะถูกเขียนไว้เป็นอันดับแรกในงบประมาณ แต่ อย่างไรก็ตาม การทราบถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการจัดงานก่อนที่จะทราบรายได้มีความสำ�คัญ มากกว่า ดังนั้น ควรพิจารณารายได้ของการจัดงานหลังจากที่ทราบค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว ซึ่ง ในการจัดงานอีเวนต์ใด ๆ แหล่งที่มาของรายได้อาจมีแค่หนึ่งช่องทางหรืออาจมีมาจากหลาย ๆ ช่องทางขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการจัดงานนั้น ๆ โดยแหล่งรายได้ของการจัดงาน มีดังนี้ ผู้ว่าจ้างจัดงาน ถือเป็นแหล่งเงินได้ที่สำ�คัญที่มาจากบุคคลซึ่งเป็นเจ้าของงานว่าจ้างให้จัด งานให้ เช่น งานมงคลสมรส งานวันเกิด งานฉลองสำ�เร็จการศึกษาหรือเป็นบริษัทเจ้าของงาน ว่าจ้างให้จัดงานของบริษัทให้ เช่น งานเปิดตัวบริษัท หรืองานเปิดตัวสินค้าใหม่ของกิจการ โดยค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะนำ�ไปหักลบกับรายได้ที่ได้รับจากผู้ว่าจ้างงาน การจำ�หน่ายบัตรเข้าชมงาน ไม่ว่าจะเป็นการขายบัตรสำ�หรับผู้เข้าร่วมงานเป็นใบเดี่ยว ๆ หรือการขายบัตรหลาย ๆ ใบพร้อมกันเป็นกลุ่ม ส่วนมากแหล่งของเงินได้ประเภทนี้จะพบได้ จากการจัดงานแข่งขันกีฬา การแสดงดนตรีและโชว์ต่าง ๆ ค่าลงทะเบียน รายได้ประเภทนี้ถือเป็นรายได้หลักที่มักพบได้ในงานอบรมสัมมนาด้านการ ศึกษาและงานการอบรมเชิงปฏิบัติการด้านวิชาการ รายได้จากการขาย ไม่ว่าจะเป็นการขายอาหาร เครื่องดื่ม สินค้าและบริการในงานอีเวนต์ รวมถึงรายได้จากการให้ตั้งบูธ รายได้จากการให้โฆษณาในรูปแบบต่าง ๆ โดยรูปแบบการ ขายที่หลากหลายเหล่านี้เป็นการเพิ่มรายได้ของอีเวนต์ช่องทางหนึ่ง เงินอุดหนุนจากธุรกิจท้องถิ่นและจากรัฐบาล รวมถึงการบริจาค เป็นเงินที่ได้รับจากการ สนับสนุนอนุเคราะห์จากธุรกิจหรือรัฐบาล โดยส่วนมากรายได้ประเภทนี้จะเป็นแหล่งรายได้ สำ�คัญของการจัดงานขององค์กรที่มิได้มุ่งค้าหากำ�ไรหรือเป็นงานกิจกรรมเพื่อชุมชน การจัดระดมเงินทุน โดยปกติองค์กรที่มิได้มุ่งค้าหากำ�ไรจะมีการจัดงานเพื่อระดมเงินทุน เพื่อสาธารณกุศล โดยกิจกรรมที่จัดเพื่อระดมทุนนี้มีหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการที่ผู้เข้า ร่วมงานจ่ายเงินซื้อสลาก แล้วมีการจับรางวัลแจก หรือกิจกรรมการประมูลสิ่งของสำ�คัญ ต่าง ๆ โดยผู้ชนะการประมูลคือผู้ที่เสนอราคาสูงสุด หรือการจัดกาลาดินเนอร์ซึ่งเป็นการ รับประทานอาหารค่ำ�ที่มีการแสดงพิเศษ ผู้เข้าร่วมงานจะเป็นผู้จ่ายค่าอาหารและค่าชมราคา สูงกว่าปกติ เนื่องจากเป็นงานการกุศล อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันเทคโนโลยีมีการพัฒนาไป

อย่างมาก ทำ�ให้มีความสะดวกในการสื่อสารประชาสัมพันธ์งานการกุศลทางสื่อออนไลน์และ อินเทอร์เน็ต ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์อาจใช้ช่องทางเหล่านี้เพื่อจูงใจ ให้มีผู้สมัครใจบริจาค เพื่อสาธารณกุศลมากขึ้น และยังเป็นผลดีในแง่ของการลดต้นทุนในการจัดงานอีกช่องทาง หนึ่งด้วย ผู้สนับสนุนหรือสปอนเซอร์ รายได้จากผู้สนับสนุนนี้ ถือเป็นรายได้หลักของงานอีเวนต์ หลายงาน เช่น งานแสดงศิลปะวัฒนธรรม งานการแข่งขันกีฬาโดยผู้สนับสนุนนี้อาจอยู่ใน รูปแบบของบุคคลธรรมดาหรือธุรกิจ โดยปกติแล้ว สาเหตุที่ผู้สนับสนุนเหล่านี้ยินดีจะให้เงิน สนับสนุนหรือสิ่งของอื่นในการจัดงาน เพราะเห็นว่าจะได้รับประโยชน์ตอบแทนในอนาคต ไม่ว่าจะอยู่ในรูปของตัวเงินหรือไม่ใช่ตัวเงิน ในกรณีที่มีการขอเงินสนับสนุนนั้น สิ่งสำ�คัญที่ผู้ จัดงานอีเวนต์ควรตะหนักถึง คือ งานอีเวนต์ควรได้รับการสนับสนุนจากผู้สนับสนุนในด้านใด บ้าง เช่น เงินสด ส่วนลด สินค้า บริการ หรือการประชาสัมพันธ์ และในขณะเดียวกันผู้จัดงาน อีเวนต์ควรพิจารณาด้วยว่างานอีเวนต์นี้จะให้ประโยชน์อะไรแก่ผู้สนับสนุนได้บ้าง เช่น มีการ แสดงตราสัญลักษณ์ของสปอนเซอร์ในงาน สื่อโฆษณา ป้ายโฆษณาสินค้าหรือบริการ รวมทั้ง การให้ผู้สนับสนุนมีส่วนร่วมในการจัดกิจกรรม โดยรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ทางงานอีเวนต์ ต้องการและสิ่งที่สปอนเซอร์ต้องการเหล่านี้จะถูกระบุเป็นรายละเอียดส่วนหนึ่งของงานอย่าง เป็นลายลักษณ์อักษร และเมื่องานเสร็จสิ้นลง โดยธรรมเนียมปฏิบัติแล้ว ทางผู้จัดงานอีเวนต์ จะส่งจดหมายแสดงการขอบคุณอย่างเป็นทางการเพื่อแสดงความขอบคุณในน้ำ�ใจของ ผู้สนับสนุนเหล่านั้น

โดยสรุป งบประมาณที่ดีควรแจกแจงรายละเอียดของรายได้และค่าใช้จ่ายให้เป็น ไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อการดำ�เนินงานจะได้สำ�เร็จบรรลุเป้าหมาย และเนื่องจากในงบ ประมาณมีรายละเอียดรายการค่อนข้างมาก ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดลำ�ดับให้ความสำ�คัญก่อน หลังของรายการ โดยอาจเรียงลำ�ดับจากรายการที่มีความสำ�คัญมากที่สุดไปถึงน้อยที่สุด หรือ เรียงจากรายการที่จะต้องมีในการจัดงานและที่คาดว่าควรจะมี สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้เกิดความ สะดวกและง่ายต่อการวางแผนและการจัดทำ�งบประมาณ

อย่างไรก็ดี ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถจัดทำ�งบประมาณได้อย่างรวดเร็วโดยการใช้ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือใช้สเปรดชีตในกรณีที่มีงบประมาณไม่สูงนัก โดยรูปแบบหรือ โครงสร้างของงบประมาณค่อนข้างจะมีความหลากหลาย ไม่มีรูปแบบตายตัวและสามารถ ปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลา แต่เพื่อให้งบประมาณนั้นให้ประโยชน์สูงสุดแก่ผู้ใช้ข้อมูล อย่าง น้อยที่สุดในการจัดทำ�งบประมาณควรมีข้อมูลดังต่อไปนี้

184

EVENT 101

• รายการต่าง ๆ ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ควรมีการแจกแจงรายการต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นใน งานให้ละเอียดมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยควรแสดงเป็นกลุ่มรายการตาม ประเภทของรายการนั้น ๆ ด้วย เพื่อทำ�ให้ง่ายต่อการแก้ไขเปลี่ยนแปลงในอนาคต เช่น อาจมีการเพิ่มเติมหรือตัดออกบางรายการในแต่ละประเภทนั้น ๆ • รายละเอียดคำ�อธิบายของรายการ ควรมีคำ�อธิบายรายละเอียดของแต่ละรายการ เพื่อที่ผู้ใช้งบประมาณรวมทั้งผู้อนุมัติงบประมาณได้ทราบและเข้าใจทุกรายการที่ เกี่ยวข้องกับการจัดงานอย่างชัดเจน • จำ�นวนที่ต้องการในแต่ละรายการ สิ่งที่มีผลกระทบต่อค่าใช้จ่ายของงาน คือจำ�นวน ที่ใช้ของแต่ละรายการ เช่น จำ�นวนบูท จำ�นวนจอแอลซีดี จำ�นวนโต๊ะ เก้าอี้ หากมี จำ�นวนที่มากขึ้น ค่าใช้จ่ายของงานมีแน้วโน้มที่จะสูงขึ้น • ประมาณการค่าใช้จ่ายของทุกรายการ หลังจากมีการแจกแจงรายการต่าง ๆ แล้ว ควรประมาณการค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นของแต่ละรายการ โดยสืบค้นราคาจากผู้ขาย สินค้าหรือผู้ให้บริการหลาย ๆ แหล่งด้วยกัน เพื่อจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายใน งบประมาณที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด • ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ควรระบุรายละเอียดเกี่ยวค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง เพื่อนำ�มา เปรียบเทียบกับตัวเลขที่ประมาณการในระหว่างการจัดทำ�แผนงบประมาณได้ ซึ่ง ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงนี้จะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายใน การจัดงานได้เป็นอย่างดี

ในรูปภาพที่ 7.4 แสดงตัวอย่างของงบประมาณของบริษัท Marisa and Sons ซึ่งเป็น ธุรกิจที่รับจัดงานอีเวนต์ต่าง ๆ หลังจากที่บริษัทได้มีการพูดคุยกับลูกค้าคือบริษัท Greenery House แล้ว ทางบริษัท Greenery House ได้ตกลงว่าจ้างให้บริษัท Marisa and Sons เป็น ผู้จัดงาน “Honorary Award for SEA Games Athletes” เพื่อเชิดชูเกียรติให้กับนักกีฬา ที่เข้าร่วมแข่งขันซีเกมส์ โดยในงานนี้คาดว่าจะมีผู้เข้าร่วมงานประมาณ 150 คน ประกอบ ไปด้วยนักกีฬา ทีมกีฬา แขกผู้มีเกียรติ และสื่อมวลชน โดยหลังจากได้กำ�หนดรายการต่าง ๆ ที่จำ�เป็นในการจัดงานนี้แล้ว ทางบริษัทจึงจัดทำ�งบประมาณของงานนี้ขึ้น (ดังปรากฏใน รูปภาพที่ 7.4) โดยงบประมาณประกอบไปด้วย รายการค่าใช้จ่าย ซึ่งแบ่งออกเป็น 5 กลุ่มใหญ่ ด้วยกันคือ (1) ค่าจัดทำ�โครงสร้างและตกแต่งสถานที่ (2) ค่าเช่าระบบแสง ระบบเสียงและ ระบบภาพ (3) ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับความบันเทิง (4) ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ และ (5) ค่าใช้จ่ายในส่วนของ การบริหาร การจัดการและประสานโครงการ โดยจะเห็นได้ว่าในแต่ละกลุ่มประเภทรายการ นั้น จะมีการแบ่งรายการออกเป็นรายการย่อย และในแต่ละรายการย่อยจะประกอบด้วย รายละเอียดคำ�อธิบายของรายการนัน้ รวมถึงจำ�นวนทีต่ อ้ งการใช้ รวมทัง้ การระบุประมาณการ

ลูกค้า: Greenary House Co.Ltd. สถานที่จัดงาน: ห้องแกรนด์บอลลูน โรงแรม Pink Tulip

Marisa and Sons Event Management, Co.Ltd.

งบประมาณ

รูปภาพที่ 7.4 ตัวอย่างงบประมาณของบริษัท Marisa and Sons สำ�หรับงาน “Honorary Award for SEA Games Athletes”

รายละเอียด A: ค่าจัดทำ�โครงสร้างและตกแต่งสถานที่ 1) ค่าจัดทำ�เวที 1 ชุด - ค่าเวที ขนาด 9.76 x 3.66 x 0.60 ม. พร้อมทางลาดสำ�หรับ wheel chair 1 ชุด - ฉากหลังเวที ขนาด 1.20 x 3.00 ม. ทำ�สีและติด sticker inkjet 2) Photo Backdrop แผงไม้ติด sticker inkjet 6.10 x 2.44 ม. = 1 ชุด 3) ค่า Di-cut standee นักกีฬา = 7 ชุด 4) ค่า Mock up sim card True 5) ค่าเวทีสำ�เร็จรูปสำ�หรับสื่อมวลชน = 1 ชุด 6) ค่าขนส่ง ติดตั้งและรื้อถอน B: ค่าระบบแสง ระบบเสียง และระบบภาพ 1) Lighting & Sound system 2) จอ LED 5.00 x 3.00 ม.

3) Video camera 2 กล้อง HD switching = 1 วัน C: ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับความบันเทิง 1) ค่าพิธีกร 1 คิว 2) ค่าทีมงานใส่ mascot 1 คน 3) ค่าพริตตี้ 2 คน D: ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ 1) ค่าอาหารและสถานที่จัดงานในโรงแรม 2) ค่าเครื่องดื่ม - กาแฟ = 150 เสิร์ฟ - ชา = 150 เสิร์ฟ 3) ค่าขนส่ง - รับส่งของที่ระลึกสำ�หรับแจกนักข่าว - ส่งชุด mascot หลังจบงาน 4) ค่า Food Stylist E: ค่าใช้จ่ายในส่วนของการบริหาร จัดการและประสานงานโครงการ 1) ค่าบริการจัดการ ประสานงานตลอดโครงการ - ค่าบริหารจัดการ - ค่าเดินทาง - ค่าจัดทำ�เอกสาร MC script, Main script, Time table etc.

- ค่า Light & Sound design และควบคุมการผลิต - ค่าเจ้าหน้าที่ในการดำ�เนินการ บริหารจัดการและควบคุมการผลิต 2) ค่า Creative & Strategic Planning 3) ค่าเจ้าหน้าที่ On Site Management (1 วัน) - ค่า Site Managers ควบคุมประสานงาน - ค่าเจ้าหน้าที่และทีมงานดำ�เนินงานจัดการงานภายในพื้นที่ - ค่าเจ้าหน้าที่ติดตั้ง - ค่าอาหารสำ�หรับเจ้าหน้าที่ในงาน - ค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าล่วงเวลาสำ�หรับเจ้าหน้าที่ - ค่าเครื่องมือสื่อสารเพื่อใช้ภายในพื้นที่ ส่วนลด

ค่าว่าจ้าง ประมาณการ % กำ�ไร จัดงานตาม (ค่าว่าจ้าง vs. ค่าใช้จ่าย ประมาณการ) สัญญา 100,000.00

70,000.00

30.00%

40,000.00 15,000.00 1,200.00 26,000.00 50,000.00

23,000.00 15,000.00 200.00 8,000.00 30,000.00

42.50% 0.00% 83.33% 69.23% 40.00%

170,000.00 120,000.00 40,000.00

150,000.00 100,000.00 32,000.00

11.76% 16.67% 20.00%

9,473.68 3,157.89 9,000.00

7,368.42 1,500.00 7,000.00

22.22% 52.50% 22.22%

160,000.00

159,000.00

0.63%

10,500.00 9,750.00 5,500.00

10,500.00 9,750.00 4,000.00

0.00% 0.00% 27.27%

130,000.00

84,700.00

34.85%

107,949.78

30,000.00 70,000.00

7,531.36 1,100,000.00

ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง เลขที่ใบสั่งซื้อ

ค่าใช้จ่ายจริง

ชื่องาน: Honorary Award for SEA Games Athletes วันที่จัดงาน: 15 พฤศจิกายน 2560 เวลา 18.00-21.00

% กำ�ไร ผู้ขายสินค้า (ค่าว่าจ้าง vs. หรือให้บริการ คชจ. ที่เกิดจริง)

100.00%

40,000.00

752,018.42

-33.33% 100.00%

100.00% 31.63%

อนุมัติ

เตรียมโดย

นำ�เสนอโดย

ปรับปรุง

อนุมัติโดย

หมายเหตุ

ค่าใช้จา่ ยทีจ่ ะเกิดขึน้ ตัวอย่างเช่น ในกลุม่ รายการค่าเช่าระบบแแสง ระบบเสียง และระบบภาพ ประกอบไปด้ ว ย (1) ค่ าเช่าอุป กรณ์แสงและเสีย ง 1 ชุด จำ�นวนเงิน 150,000 บาท (2) ค่าเช่าจอแอลซีดี ขนาด 5 เมตร x 3 เมตร 1 เครื่อง จำ�นวนเงิน 100,000 บาท และ (3) ค่าเช่ากล้องถ่ายทำ�วีดีโอ แบบ HD Switching 2 ตัว เป็นเวลา 1 วัน จำ�นวนเงิน 32,000 บาท

ในส่วนของงบประมาณของงานอีเวนต์ ยังมีช่องรายการแสดงรายได้ของงาน โดย จะเห็นได้ว่ารายได้ของงานมาจากลูกค้าโดยตรงคือ บริษัท Greenery House ซึ่งในรูปภาพที่ 7.4 แสดงให้เห็นว่าว่า บริษัท Greenery House ตกลงว่าจ้างให้ บริษัท Marisa and Sons จั ด งานนี ้ ใ ห้ ใ นราคา 1,100,000 บาท นอกจากนี้ ในงบประมาณยังแสดงให้เห็น ถึง ประมาณการอัตรากำ�ไรที่คำ�นวณเป็นร้อยละ ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่าผู้จัดงานอีเวนต์นั้นจะมี รายได้ส่วนเพิ่ม (กำ�ไร) จากการจัดงานหลังจากนำ�รายได้ทั้งหมดหักค่าใช้จ่ายหรือไม่ โดย คำ�นวณจากผลต่างระหว่างรายได้ของงานกับค่าใช้จ่ายที่ประมาณการแล้วหารด้วยรายได้ ของงานจากนั้นคูณด้วย 100 ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเวที มีการประมาณการไว้ที่ 70,000 บาท โดยผู้ว่าจ้างตกลงจะจ่ายส่วนนี้เป็นจำ�นวนเงิน 100,000 บาท ดังนั้น ผู้จัดงาน อีเวนต์มีประมาณการอัตรากำ�ไรร้อยละ 30 สำ�หรับรายการนี้ - 70,000 ( 100,000 ) x 100 100,000

โดยปกติแล้ว หากผลต่างระหว่างรายได้ของงานและประมาณการค่าใช้จ่ายมีค่า เป็นค่าบวก แสดงว่าผู้จัดงานอีเวนต์มีรายได้ส่วนเพิ่ม (กำ�ไร) แต่หากมีค่าเป็นลบแสดงถึงผล ขาดทุน ดังนั้น ประมาณการอัตรากำ�ไรนี้จึงมีประโยชน์ต่อผู้จัดงานอีเวนต์ในแง่การกำ�หนด มูลค่ากำ�ไรที่คาดหวัง ในตัวอย่างจะเห็นว่าประมาณการอัตรากำ�ไรในการจัดงานนี้อยู่ที่ร้อย ละ 31.63 หรือคิดเป็นจำ�นวนเงินเท่ากับ 347,930 บาท ซึ่งอัตรากำ�ไรดังกล่าวเป็นอัตรากำ�ไร ของงานอีเวนต์นี้เท่านั้น ไม่ใช่อัตรากำ�ไรทั้งหมดของบริษัทซึ่งปกติแล้วจะน้อยกว่าอัตรากำ�ไร ของงานอีเวนต์ เนื่องจากอัตรากำ�ไรของงานอีเวนต์ถูกคำ�นวณจากประมาณการค่าใช้จ่ายที่ เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานอีเวนต์นั้น ๆ เท่านั้น ยังไม่นับรวมค่าใช้จ่ายทั่วไปของบริษัท เช่น เงิน เดือนของผู้บริหาร ค่าใช้จ่ายสาธารณูปโภคสํานักงาน ค่าโฆษณาของบริษัท ค่าเช่าสำ�นักงาน ดังนั้น หากรวมค่าใช้จ่ายของบริษัทดังที่กล่าวมาข้างต้น อาจทำ�ให้ประมาณการอัตรากำ�ไร ของบริษัทที่จัดงานอีเวนต์อยู่ที่ร้อยละ 2-3 เท่านั้น ซึ่งน้อยกว่าประมาณการอัตรากำ�ไรของ งานอีเวนต์ใดอีเวนต์หนึ่งอย่างมีนัยสำ�คัญ 188

EVENT 101

ในส่วนสุดท้ายที่แสดงในตัวอย่างงบประมาณตามรูปภาพที่ 7.4 จะเห็นว่ามีช่อง รายการสำ�หรับค่าใช้จ่ายที่เกิดจริง ซึ่งข้อมูลนี้ประกอบไปด้วยเลขที่ของใบจัดซื้อ ค่าใช้จ่าย ที่เกิดขึ้นจริง รายชื่อของผู้ขายและผู้ให้บริการ และอัตรากำ�ไรที่เกิดขึ้นจริง โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูลดังกล่าวทั้งหมดจะถูกบันทึกหลังจากมีการจ่ายชำ�ระเงินเรียบร้อยแล้ว ซึ่งค่าใช้จ่ายจริง ที่เกิดขึ้นทั้งหมดนี้จะถูกนำ�ไปเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายประมาณการเพื่อคำ�นวณค่าความ แตกต่าง ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถวิเคราะห์ถึงความสามารถในการทำ�กำ�ไรและ ปัญหาที่เกิดจากการควบคุมค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนที่ 4 การควบคุมงบประมาณและการจัดการเงินสด

โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์มีหน้าที่จัดทำ�รายละเอียดของงบประมาณและบริหาร จัดการทางการเงิน ซึ่งความท้าทายของหน้าที่นี้คือการควบคุมงบประมาณให้สมดุลและการ ควบคุมจัดการเงินสดให้เหมาะสม หากหน้าที่นี้ถูกดำ�เนินการโดยผู้ที่ไม่ชำ�นาญงานอาจทำ�ให้ เกิดปัญหาวิกฤติทางการเงินสำ�หรับงานอีเวนต์นั้นได้ ดังนั้น กระบวนการการบริหารควบคุม ทางการเงินที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำ�คัญ

อนึ่ง ในการควบคุมรายได้และค่าใช้จ่ายให้ได้ตามงบประมาณที่ตั้งไว้นั้น ควรบันทึก รายการรายได้และค่าใช้จ่ายทุกครั้งที่มีรายการใด ๆ เกิดขึ้นเพื่อให้ข้อมูลแต่ละรายการเป็น ปัจจุบัน นอกจากนี้ ควรตรวจสอบรายการต่าง ๆ นั้นมีอยู่จริง รวมถึงตรวจสอบว่ามีการจ่าย เงินอย่างถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ และควรจัดระบบการทำ�งานเพื่อก่อให้เกิดความโปร่งใสใน การปฏิบัติงานด้วย เนื่องจากค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ถูกบวกเพิ่มเข้าไปในระหว่างการจัด งานอาจเป็นเหตุทำ�ให้งบประมาณบานปลายได้ ดังนั้น การควบคุมค่าใช้จ่ายยังคงเป็นสิ่งที่ ควรยึดถือปฏิบัติในการจัดงาน รวมทั้งการควบคุมตรวจสอบค่าใช้จ่ายอย่างละเอียดถี่ถ้วนจะ ทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถจัดการกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น หากรายได้ไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ก็สามารถปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่ายและสามารถหาทาง แก้ไขได้ทันท่วงที เพื่อป้องกันปัญหาทางด้านการเงินที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง รวมทั้งหลีกเลี่ยง การเกิดปัญหาใหญ่ในอนาคตได้ อนึ่ง ในการปรับปรุงตัวเลขในงบประมาณ เช่น ในกรณีที่ มีการใช้จ่ายในบางรายการเกินกว่างบประมาณที่กำ�หนด จำ�เป็นต้องปรับลดค่าใช้จ่ายอื่น ผู้ จัดงานอีเวนต์ควรแจ้งให้ผู้ว่าจ้างรือลูกค้าทราบล่วงหน้าถึงการปรับเปลี่ยนแผนงบประมาณนี้ เพื่อการควบคุมและการจัดการงบประมาณอย่างมีประสิทธิผลให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ กำ�หนดไว้

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าผู้จัดงานอีเวนต์จะสามารถควบคุมงบประมาณได้อย่างดี ก็อาจ มีความเสี่ยงที่ทำ�ให้ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายทางการเงินตามที่กำ�หนดไว้ได้ โดยความเสี่ยง ที่เกิดขึ้นส่วนมากมาจากรายการหรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินสด เช่น เงินสดรับจากการ จำ�หน่ายบัตรหน้างาน เงินสดรับจากการขายอาหารเครื่องดื่มในงาน เงินสดรับจากการขาย สลาก รวมถึงเงินสดที่ใช้ในการจ่ายชำ�ระค่าสินค้าและบริการ โดยรายการเหล่านี้มีความ เกี่ยวข้องกับเจ้าหน้าที่ของงานหลายคน ทั้งนี้ การดูแลรักษาเงินสดโดยเจ้าหน้าที่หลายคนนั้น อาจเกิดความผิดพลาดได้ หรืออาจจัดสรรการใช้เงินอย่างไม่เหมาะสมผ่านการการทุจริตและ ยักยอกเงินของเจ้าหน้าที่เหล่านั้น

ดังนั้น เพื่อลดปัญหาของความเสียหายจากรายการเงินสดที่จะเกิดขึ้น ควรมีระบบ การควบคุมเงินสด เพื่อจัดการกระแสเงินสดเข้าและออกให้เหมาะสม โดยทั่วไปแล้ว ในการ ควบคุมเงินสดนั้นควรมีการดำ�เนินการตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

190

EVENT 101

ก่อนการจัดงาน เนื่องจากมีกิจกรรมการจัดเตรียมงานเกิดขึ้นหลากหลายกิจกรรมด้วยกัน โดยกิจกรรมเหล่านีจ้ ะมีรายการทีเ่ กีย่ วข้องกับเงินสดอยูด่ ว้ ย ไม่วา่ จะเป็นการจ่ายเงินล่วงหน้า บางส่วนก่อนที่จะมีการจัดงานอีเวนต์เกิดขึ้น เช่น ค่ามัดจำ�สถานที่ ค่าจัดทำ�เว็บไซต์ ค่า โฆษณาประชาสัมพันธ์ รวมทั้งค่าจัดเตรียมเอกสารที่ใช้ในงาน เงินสดที่จะนำ�มาใช้จ่ายใน กิจกรรมการเตรียมงานเหล่านี้ควรถูกเบิกมาจากธนาคาร และควรถูกแยกต่างหากจากเงินสด ย่อย จากนั้นเงินสดเหล่านี้จะถูกเก็บรักษาในตู้เซฟหรือในห้องที่มีการควบคุมความปลอดภัย ก่อนเบิกจ่าย ที่สำ�คัญควรมอบหมายให้เจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งรับผิดชอบ โดยเจ้าหน้าที่คน นี้อาจเป็นผู้จัดงานอีเวนต์เอง หรือถูกแต่งตั้งให้เป็นเหรัญญิกของงานอีเวนต์นั้น เพื่อทำ�หน้าที่ ในการควบคุมดูแลรักษาเงินสดของงาน เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าการใช้จ่ายเงินและการ รับเงินเป็นไปตามเป้าหมายของการจัดงาน ณ วันงาน เงินสดทั้งหมดต้องนำ�มาตรวจนับและควรมีเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบเซ็นเอกสาร การรับเงินจากเหรัญญิกซึ่งเป็นผู้บันทึกรายการเงินสดที่ถูกเบิกออกไป อย่างไรก็ตาม ในการ ควบคุมเงินที่ดีนั้น ควรมีจุดรับจ่ายเงินกำ�หนดไว้เพียงจุดเดียว รวมทั้งควรให้เงินสดผ่านมือ ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบให้น้อยที่สุดเพื่อป้องกันการรั่วไหลของเงิน ตัวอย่างเช่น ในงานกิจกรรม เพื่อชุมชนจะมีอาสาสมัครอยู่บริเวณงานโดยรอบเพื่อช่วยงาน ควรกำ�หนดให้คนซื้อบัตร เข้างานจากแคชเชียร์ ณ จุดที่กำ�หนดเท่านั้นและไม่อนุญาตให้ซื้อจากอาสาสมัครที่มาช่วย งานโดยรอบ ในช่วงระหว่างงาน ในงานอีเวนต์บางงาน เช่น งานเลี้ยงมงคลสมรส งานเลี้ยงฉลอง หรือ งานนิทรรศการ รายได้ของงานอาจอยู่ในรูปของเช็คหรือเงินโอนเข้าบัญชีของบริษัทที่จัดงาน โดยการรับเงินในรูปแบบที่กล่าวมานี้จะช่วยลดความเสี่ยงเกี่ยวกับเงินสูญหายได้อย่างมาก อย่างไรก็ตาม งานอีเวนต์ประเภทงานแข่งขันกีฬา งานการกุศล งานระดมทุน รายได้ของงาน จะเกิดขึ้นในระหว่างงาน โดยรูปแบบของรายได้ค่อนข้างหลากหลาย เช่น การจำ�หน่ายบัตร การรับบริจาค การประมูล การขายสลาก ซึ่งรายได้เหล่านี้ส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของเงินสด เช็ค หรือบัตรเครดิต

ดังนั้น เพื่อให้มีการจัดการรับชำ�ระเงินที่เหมาะสม ก่อนอื่นเหรัญญิกควรมั่นใจว่า เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินทั้งหมดต้องเข้าใจกระบวนการดูแลเงินสดรับ โดยเมื่อเจ้า หน้าที่ได้รับเงินไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบใดก็ตามต้องบันทึกรายการรับเงินลงในใบรับเงินทันที จากนั้นทำ�การรวบรวมเงินที่ได้ไปเก็บรักษาไว้ในตู้ กล่อง หรือลิ้นชักที่มีกุญแจล็อค ก่อนที่จะ นำ�เงินนั้นส่งคืนให้แก่เหรัญญิกเพื่อนำ�ไปฝากธนาคาร โดยปกติแล้วควรกำ�หนดให้มีเจ้าหน้าที่ อย่างน้อย 2 คนทำ�หน้าที่ดูแลและควบคุมเงินสดร่วมกันตลอดเวลาเพื่อป้องกันการทุจริตที่ อาจเกิดขึ้น

ในกรณีการจ่ายเงิน โดยปกติแล้ว ทุกครั้งที่มีการจ่ายเงินควรได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำ�นาจ เท่านั้น เช่น เหรัญญิก ซึ่งจะทำ�ให้ความเสี่ยงของการสูญเสียเงินลดลง รวมทั้งยังช่วยให้มีการ ควบคุมงบประมาณได้ดีขึ้น และยังช่วยป้องกันการใช้จ่ายเงินที่ไม่ถูกต้องตามเป้าหมายของ แผนได้ นอกจากนี้ เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการจ่ายเงินจะต้องบันทึกรายการจ่ายเงิน รวมทั้ง เก็บรวบรวมหลักฐานรายการที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องทราบเกี่ยวกับเงินต้นงวด เงินสดรับและจ่ายระหว่างงวด และยอดเงินคงเหลือปลายงวด

จะเห็นได้ว่าจากกระบวนการข้างต้นเหรัญญิกของงานเป็นบุคคลสำ�คัญที่ต้องรักษา ปกป้อง และควบคุมเงินสดรับและจ่ายที่เกิดขึ้นในระหว่างงาน ทั้งยังควรควรทราบว่ามี เงินสดเข้ามาและจ่ายออกไปจากงบประมาณมากน้อยเป็นจำ�นวนเท่าใด หลังจากการจัดงานเสร็จสิ้น เงินสดที่ได้รับต้องถูกนับทันที โดยมีการนับและยืนยันยอด เงินโดยเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบอย่างน้อย 2 คนซึ่งไม่เกี่ยวข้องกัน รวมทั้งควรตรวจสอบยอด เงินที่นับได้จริงนั้นว่าตรงกับเอกสารหลักฐานที่แสดงในใบเสร็จ ใบรับเงิน หรือหลักฐานอื่นที่ เกี่ยวข้องหรือไม่ เช่น การตรวจสอบนับยอดเงินที่ได้รับกับจำ�นวนบัตรที่ขายว่ามียอดตรงกัน หรือไม่ จากนั้นเจ้าหน้าที่ผู้ดูแลเงินต้องมีการเซ็นรับรู้ยอดเงิน และนำ�เงินจำ�นวนนั้นส่งต่อไปยัง เหรัญญิกของงานเพื่อเก็บรักษาหรือนำ�เข้าธนาคารต่อไป อย่างไรก็ตาม หากงานอีเวนต์มีการ จัดงานมากกว่าหนึง่ วัน ระบบการตรวจนับ บันทึกและควบคุมเงินเหล่านีค้ วรมีการจัดทำ�ทุกวัน

ในส่วนของระบบการจ่ายเงิน จะมีกระบวนการที่คล้ายคลึงกับระบบการรับเงินคือ มีการตรวจนับและบันทึกยอดเงินคงเหลือ หลังจากนั้นจะเป็นการตรวจสอบยืนยันยอดกับ เอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำ�กับสินค้า และสุดท้ายหากมีเงินเหลือ จากการใช้จ่ายก็ต้องส่งคืนเหรัญญิกทั้งหมด

ดังนั้น เมื่อการจัดงานเสร็จสิ้น เงินสด กระดาษทำ�การสำ�หรับจดบันทึกรายการ ใบ เสร็จรับเงิน ใบกำ�กับสินค้า รวมทั้งหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ต้องส่งคืนแก่เหรัญญิก จากนั้นเหรัญญิกก็จะสรุปยอดรวมรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดของงาน รวมทั้งนำ�เงินที่เหลือ ไปฝากธนาคารทันที ต่อจากนั้นเหรัญญิกก็จะบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายในรายงานสรุปยอด เงินส่งให้แก่ผู้จัดงานอีเวนต์ (ในกรณีที่ผู้จัดงานอีเวนต์ไม่ใช่คนเดียวกับเหรัญญิก) หลังจากนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จะนำ�รายงานที่สรุปตัวเลขที่เกิดจริงนั้นมาเปรียบเทียบกับงบประมาณเพื่อวัด ประเมินผลการจัดงานและหาสาเหตุของปัญหาที่อาจส่งผลกระทบต่อความสำ�เร็จของการ จัดงาน

จะเห็นได้ว่าผู้จัดงานอีเวนต์ควรใช้ระบบการควบคุมเงินสดที่เหมาะสม เพื่อให้มั่นใจ ถึงความปลอดภัยในการดูแลรักษาและควบคุมการจัดการเงินสดให้มีประสิทธิภาพ อย่างไร ก็ตาม ผู้จัดงานอีเวนต์ควรระลึกไว้เสมอว่า ควรมีเจ้าหน้าที่มากกว่า 1 คนเป็นผู้รับผิดชอบ กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเงินสดเสมอ เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดและการทุจริตคดโกงที่อาจเกิด ขึ้น หากปล่อยให้มีเจ้าหน้าที่ดูแลรับผิดชอบเพียงแค่คนเดียว 192

EVENT 101

ขั้นตอนที่ 5 การจัดทำ�รายงานแสดงผลต่าง

เมื่องานอีเวนต์เสร็จสิ้น หลังจากการกล่าวขอบคุณผู้ให้การสนับสนุน ผู้ช่วยจัดงาน และผู้ร่วมดำ�เนินงานจัดงาน รวมทั้งจ่ายเงินในรายการที่ค้างจ่ายเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ ควรจัดทำ�รายงานผลการปฏิบัติงานที่แสดงถึงผลต่างระหว่างรายได้ (ค่าใช้จ่าย) ที่เกิดจริง กับประมาณการรายได้ (ค่าใช้จ่าย) ในงบประมาณ โดยผลต่างนี้สามารถแสดงผลในรูปของ จำ�นวนเงินและในรูปร้อยละ โดยปกติแล้วผลต่างที่แสดงในรูปร้อยละจะเป็นที่นิยมมากกว่า เพราะสามารถบอกถึงขนาดความแตกต่างเพื่อใช้ในวัตถุประสงค์ของการเปรียบเทียบ โดย ผลต่างนี้คำ�นวณได้จากสูตรดังต่อไปนี้ ผลต่างรายได้ทง้ั หมด = ประมาณการรายได้ – รายได้จริง และ ผลต่างค่าใช้จา่ ยทัง้ หมด = ประมาณการค่าใช้จา่ ย – ค่าใช้จา่ ยจริง อัตราผลต่างรายได้ (ร้อยละ) = [ผลต่างรายได้ทง้ั หมด ÷ ประมาณการรายได้] x 100 และ อัตราผลต่างค่าใช้จา่ ย (ร้อยละ) = [ผลต่างค่าใช้จา่ ยทัง้ หมด ÷ ประมาณการค่าใช้จา่ ย] x 100

โดยผลต่างที่ได้ในแต่ละรายการนั้น จะทำ�ให้เกิดคำ�ถามเกี่ยวกับการบริหารการเงิน ของงานอีเวนต์ เช่น ทำ�ไมบางรายการมีรายได้หรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงสูงหรือต่ำ�กว่างบ ประมาณที่ตั้งไว้ การจัดงานอีเวนต์นี้เกิดผลสัมฤทธิ์ตามเป้าหมายหรือไม่ ผลต่างเป็นที่พึง พอใจที่คำ�นวณได้นั้นเป็นเพราะสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้หรือเป็นเพราะมีข้อผิดพลาด อะไรเกิดขึ้นหรือไม่ หรืออาจมีคำ�ถามเกี่ยวกับผลต่างที่ไม่น่าพึงพอใจซึ่งเกิดจากการปรับปรุง แผนงาน ข้อผิดพลาดในการบริหารจัดการ หรือการจัดทำ�งบประมาณที่ไม่สอดคล้องความ เป็นจริงใช่หรือไม่ ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรมีความสามารถในการวิเคราะห์ผลต่างที่สำ�คัญ ทั้งยังสามารถอธิบายถึงเหตุผลและความจริงที่เกิดขึ้นว่ามีข้อผิดพลาดอะไรบ้าง เพื่อนำ�ข้อผิด พลาดเหล่านี้มาปรับปรุงซึ่งทำ�ให้การจัดงานอีเวนต์ในอนาคตมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น หากไม่มี การคำ�นวณและวิเคราะห์ผลต่างขึ้น ก็จะไม่สามารถเห็นถึงประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่าง ชัดเจน

รูปภาพที่ 7.5 แสดงตัวอย่างรายงานแสดงผลต่างของบริษัท Marisa and Sons ที่รับจัดงาน Honorary Award of SEA Games Athletes โดยรายงานแสดงผลต่างนี้มี ความแตกต่างกับงบประมาณในรูปภาพที่ 7.4 อยู่หนึ่งคอลัมน์คือคอลัมน์ที่แสดงให้เห็นอัตรา ผลต่างในรูปร้อยละ โดยคำ�นวณจากค่าผลต่างทั้งหมดหารต้นทุนประมาณการแล้วคูณด้วย 100 ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่ายประมาณการสำ�หรับค่าเวที คือ 70,000 บาท แต่ค่าใช้จ่ายจริง คือ 138,400 บาท ดังนั้น ผลต่างมีค่าเป็น -68,400 บาท และอัตราผลต่างคิดเป็นร้อยละ -91.71 [(-68,400/70,000) x 100] ซึ่งสามารถอธิบายได้ว่ายอดเงินที่จ่ายจริงนั้นมีเกินกว่า ค่าประมาณการ จึงทำ�ให้เกิดผลต่างที่ไม่น่าพึงพอใจ โดยผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องหาสาเหตุของ

ลูกค้า: Greenary House Co.Ltd. สถานที่จัดงาน: ห้องแกรนด์บอลลูน โรงแรม Pink Tulip

Marisa and Sons Event Management, Co.Ltd.

รายงานแสดงผลต่าง

รูปภาพที่ 7.5 ตัวอย่างรายงานแสดงผลต่างของบริษัท Marisa and Sons ที่รับจัดงาน Honorary Award of SEA Games Athletes

รายละเอียด A: ค่าจัดทำ�โครงสร้างและตกแต่งสถานที่ 1) ค่าจัดทำ�เวที 1 ชุด - ค่าเวที ขนาด 9.76 x 3.66 x 0.60 ม. พร้อมทางลาดสำ�หรับ wheel chair 1 ชุด - ฉากหลังเวที ขนาด 1.20 x 3.00 ม. ทำ�สีและติด sticker inkjet 2) Photo Backdrop แผงไม้ติด sticker inkjet 6.10 x 2.44 ม. = 1 ชุด 3) ค่า Di-cut standee นักกีฬา = 7 ชุด 4) ค่า Mock up sim card True 5) ค่าเวทีสำ�เร็จรูปสำ�หรับสื่อมวลชน = 1 ชุด 6) ค่าขนส่ง ติดตั้งและรื้อถอน B: ค่าระบบแสง ระบบเสียง และระบบภาพ 1) Lighting & Sound system 2) จอ LED 5.00 x 3.00 ม.

3) Video camera 2 กล้อง HD switching = 1 วัน C: ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับความบันเทิง 1) ค่าพิธีกร 1 คิว 2) ค่าทีมงานใส่ mascot 1 คน 3) ค่าพริตตี้ 2 คน D: ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ 1) ค่าอาหารและสถานที่จัดงานในโรงแรม 2) ค่าเครื่องดื่ม - กาแฟ = 150 เสิร์ฟ - ชา = 150 เสิร์ฟ 3) ค่าขนส่ง - รับส่งของที่ระลึกสำ�หรับแจกนักข่าว - ส่งชุด mascot หลังจบงาน 4) ค่า Food Stylist E: ค่าใช้จ่ายในส่วนของการบริหาร จัดการและประสานงานโครงการ 1) ค่าบริการจัดการ ประสานงานตลอดโครงการ - ค่าบริหารจัดการ - ค่าเดินทาง - ค่าจัดทำ�เอกสาร MC script, Main script, Time table etc.

- ค่า Light & Sound design และควบคุมการผลิต - ค่าเจ้าหน้าที่ในการดำ�เนินการ บริหารจัดการและควบคุมการผลิต 2) ค่า Creative & Strategic Planning 3) ค่าเจ้าหน้าที่ On Site Management (1 วัน) - ค่า Site Managers ควบคุมประสานงาน - ค่าเจ้าหน้าที่และทีมงานดำ�เนินงานจัดการงานภายในพื้นที่ - ค่าเจ้าหน้าที่ติดตั้ง - ค่าอาหารสำ�หรับเจ้าหน้าที่ในงาน - ค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าล่วงเวลาสำ�หรับเจ้าหน้าที่ - ค่าเครื่องมือสื่อสารเพื่อใช้ภายในพื้นที่ ส่วนลด

ค่าว่าจ้าง ประมาณการ % กำ�ไร จัดงานตาม (ค่าว่าจ้าง vs. ค่าใช้จ่าย ประมาณการ) สัญญา 100,000.00

70,000.00

30.00%

40,000.00 15,000.00 1,200.00 26,000.00 50,000.00

23,000.00 15,000.00 200.00 8,000.00 30,000.00

42.50% 0.00% 83.33% 69.23% 40.00%

170,000.00 120,000.00 40,000.00

150,000.00 100,000.00 32,000.00

11.76% 16.67% 20.00%

9,473.68 3,157.89 9,000.00

7,368.42 1,500.00 7,000.00

22.22% 52.50% 22.22%

160,000.00

159,000.00

0.63%

10,500.00 9,750.00 5,500.00

10,500.00 9,750.00 4,000.00

0.00% 0.00% 27.27%

130,000.00

84,700.00

34.85%

107,949.78

30,000.00 70,000.00

7,531.36 1,100,000.00

ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง

ชื่องาน: Honorary Award for SEA Games Athletes วันที่จัดงาน: 15 พฤศจิกายน 2560 เวลา 18.00-21.00

ผู้ขายสินค้า หรือให้บริการ

หมายเหตุ

% ผลต่าง (ประมาณการ - ที่เกิดจริง)

เลขที่ใบสั่งซื้อ

ค่าใช้จ่ายจริง

2017/89

138,400.00

บจ. ชมพู

-38.40%

จัดทำ�โครงสร้าง

-97.71%

2017/132

250,000.00

บจ. แดง

-47.06%

ระบบภาพ/แสง/เสียง

-66.67%

2017/119

20,000.00

บจ. น้ำ�เงิน

50.00%

บันทึกวีดีโอ

37.50%

7,216.49 1,546.39 7,216.50

น.ส. กานต์ นายป๊อป นส.เมย์/นส.เอพริล

23.83% 51.03% 19.82%

2.06% -3.09% -3.09%

148,675.13

บจ. ทิวลิป

7.08%

6.49%

11,260.00 9,750.00 6,557.58

บจ. ขาว บจ. ขาว บจ. เทา

-7.24% 0.00% -19.23%

-7.24% 0.00% -63.94%

2017/156

84,700.00

บจ. น้ำ�เงิน

34.85%

2017/135

15,123.71 48,747.99 8,659.79 26,478.30

นายกิตติ นส. วารา นายเท็น

49.59% 30.36%

6,642.90 2,227.00 4,740.00

นายวัน นส. แอน บจ. อาร์ท

2017/201

Msg รถกระบะ ทางด่วน

0.00%

100.00%

40,000.00

752,018.42

-33.33% 100.00%

100.00% 31.63%

2017/148

749,193.79

นำ�เสนอโดย

62.19%

ที่พักเบี้ยเลี้ยง Walkie talkie

ปรับปรุง

อนุมัติโดย

Producer

ค่าใช้จ่ายรวม ควบคุมหลังเวที

31.89%

อนุมัติ

เตรียมโดย

% กำ�ไร (ค่าว่าจ้าง vs. คชจ. ที่เกิดจริง)

0.38%

การเกิดผลต่างนี้ว่าเกิดจากอะไร จากนั้นจึงนำ�มาวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงแก้ไขในการจัดงาน อีเวนต์ครั้งต่อไป อีกตัวอย่างหนึ่งที่จะกล่าวถึงคือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับ Creative and Strategic Planning ซึ่งประมาณการอยู่ที่ 40,000 บาท แต่เกิดค่าใช้จ่ายจริงเพียง 15,123.17 บาท ดังนั้น จึงมีผลต่างเท่ากับ 24,876.29 บาทหรือคิดเป็นร้อยละ 62.19 โดย ผลต่างนี้ถือเป็นผลต่างที่น่าพึงพอใจ แสดงให้เห็นว่าสามารถบริหารงานในส่วนนี้ได้ดีจนทำ�ให้ ประหยัดค่าใช้จ่ายได้เป็นอย่างมาก อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะเป็นข้อดีที่สามารถประหยัด ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ได้ แต่ควรตรวจสอบและหาเหตุผลว่าเหตุใดจึงสามารถประหยัดค่าใช้จ่าย ประเภทนี้ได้อย่างมีนัยสำ�คัญ

ดังนั้น ไม่ว่าผลต่างที่เกิดขึ้นจะเป็นผลต่างที่น่าพึงพอใจหรือไม่น่าพึงพอใจ ผู้จัดงาน อีเวนต์ควรสืบหาสาเหตุพร้อมทั้งอธิบายผลต่างที่เกิดขึ้น โดยปกติแล้ว ควรเน้นหาคำ�อธิบาย เฉพาะผลต่างที่มีค่าความแตกต่างอย่างมีนัยสำ�คัญ และไม่มีความจำ�เป็นที่ต้องลงลึกในราย ละเอียดสำ�หรับผลต่างทุก ๆ ประเภทที่เกิดขึ้น เช่น ผลต่างที่เกิดขึ้นในรายการในกลุ่มค่าใช้ จ่ายเกี่ยวกับความบันเทิงนั้นมีค่าน้อยมาก การใช้เวลาในการหาสาเหตุของผลต่างอาจไม่คุ้ม ค่ากับคำ�ตอบที่ได้รับ ควรให้ความสำ�คัญกับผลต่างที่เกิดขึ้นจากค่าเวทีและค่า Creative and Strategic Planning มากกว่า โดยสรุป ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเน้นค้นหาสาเหตุเฉพาะผลต่างที่ มีค่าความแตกต่างอย่างมีนัยสำ�คัญ อาจมีการตั้งเกณฑ์หรือขอบเขตของผลต่างที่ยอมรับได้ ว่าไม่ควรเกินเท่าใด หากเกินจากค่าที่กำ�หนดไว้ถือว่ามีนัยสำ�คัญและนำ�มาวิเคราะห์ไต่สวน หาสาเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้นทั้งที่พึงพอใจและไม่พึงพอใจต่อไป

โดยสรุป การจัดทำ�งบประมาณเป็นองค์ประกอบสำ�คัญในการวางแผนและควบคุม ทางการเงินที่ดี เนื่องจากการจัดทำ�งบประมาณให้ถูกต้องใกล้เคียงความจริงนั้นต้องอาศัย เวลาและความพยายามอย่ า งสู ง เพื ่ อ ให้ ไ ด้ ม าซึ ่ ง งบประมาณที ่ ด ี แ ละสอดคล้ อ งกั บ วัตถุประสงค์ของงาน ทั้งยังเป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นถึงแหล่งเงินรายได้ของงานรวมทั้งประมาณ การค่าใช้จ่ายที่สมเหตุสมผล อย่างไรก็ตาม ความเชี่ยวชาญและความสามารถของผู้จัดงาน อีเวนต์ก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่จะทำ�ให้เกิดการวางแผน จัดทำ�และควบคุมงบประมาณอย่างมี ประสิทธิภาพได้ อันจะนำ�ไปสู่ความสำ�เร็จในการจัดงานให้แก่ลูกค้า 7.2 การวิเคราะห์จุดคุ้มทุนและการตั้งงบประมาณเพื่อจัดหากำ�ไร

การวิเคราะห์จุดคุ้มทุนถือเป็นเครื่องมือสำ�คัญที่ช่วยในการตัดสินใจของผู้จัดงาน อีเวนต์ในหลาย ๆ สถานการณ์ เช่น รายได้ของงานอีเวนต์ควรจะเป็นเท่าใดเพื่อให้เพียงพอกับ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น จำ�นวนผู้เข้าร่วมงานควรจะมีเท่าใดจึงจะทำ�ให้คุ้มทุน และควรจะมีจำ�นวน เท่าใดเพื่อให้มีกำ�ไรตามที่ต้องการ รวมทั้งควรตั้งราคาอย่างไรและควรใช้กลยุทธ์ทางการ ตลาดอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามที่ต้องการ โดยในการวิเคราะห์จุดคุ้มทุนนั้นผู้จัดงาน 196

EVENT 101

แผนภาพ 7.6.1 ต้นทุนผันแปร

แผนภาพ 7.6.2 ต้นทุนผันแปรต่อหน่วย B 120

B 70,000 B 60,000

B 80

B 50,000 B 40,000 B 30,000

B 40

B 20,000 B 10,000 B0 0 100 200 300 400 500 600 700 800

B 0 100 200 300 400 500 600 700 800

จำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน

จำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน

รูปภาพที่ 7.6 กราฟแสดงต้นทุนผันแปร แผนภาพ 7.7.1 ต้นทุนคงที่

แผนภาพ 7.7.2 ต้นทุนคงที่ต่อหน่วย

B 75,000

B 500,000

B 60,000

B 400,000

B 45,000

B 300,000

B 30,000

B 200,000

B 15,000

B 100,000

B 0 100 200 300 400 500 600 700 800

B-

100 200 300 400 500 600 700 800

จำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน

จำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน

รูปภาพที่ 7.7 กราฟแสดงต้นทุนคงที่

อีเวนต์ต้องเข้าใจถึงพฤติกรรมของต้นทุนว่าเมื่อปริมาณกิจกรรมเปลี่ยนแปลงไป ต้นทุนที่เกิด ขึ้นนั้นจะเปลี่ยนแปลงไปในลักษณะใด จะเพิ่มขึ้น ลดลง หรือไม่เปลี่ยนแปลง ซึ่งโดยปกติเรา สามารถจำ�แนกต้นทุนออกเป็น 2 ชนิดได้แก่ต้นทุนผันแปร และต้นทุนคงที่

ต้นทุนผันแปร เป็นต้นทุนที่เปลี่ยนแปลงโดยแปรผันโดยตรงตามสัดส่วนของปริมาณ กิจกรรม เช่น จำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน ถึงแม้ว่าต้นทุนผันแปรนี้จะมากขึ้น(ลดลง) เมื่อจำ�นวน ผู้เข้าร่วมงานเพิ่มขึ้น(ลดลง) แต่ต้นทุนผันแปรต่อหน่วยจะคงที่เสมอ (ดูจากรูปภาพที่ 7.6 แสดงกราฟต้นทุนผันแปร) ตัวอย่างของต้นทุนชนิดนี้ ได้แก่ ค่าอาหาร ค่าบริการรถรับส่ง ค่า เครื่องมือที่ใช้ในการลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงาน

ต้นทุนคงที่ เป็นต้นทุนที่ไม่เปลี่ยนแปลงถึงแม้ปริมาณจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานจะ เปลี่ยนแปลงไป อย่างไรก็ตามสำ�หรับต้นทุนคงที่ต่อหน่วยจะพบว่ามีลักษณะแปรผกผันกับ ปริมาณ คือเมื่อปริมาณมากขึ้นต้นทุนคงที่ต่อหน่วยจะลดลง (ดังแสดงรูปกราฟในรูปภาพที่ 7.7) ตัวอย่างของต้นทุนคงที่ ได้แก่ ค่าเช่าสถานที่ ค่าเช่าอุปกรณ์ ค่าการตลาด ค่าตกแต่ง ค่า ธรรมเนียมวิทยากร

เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์ ได้กำ�หนดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานไว้เรียบร้อยแล้ว จากนั้น ก็จะแบ่งแยกประเภทของต้นทุนเป็นต้นทุนผันแปรและต้นทุนคงที่ เพื่อที่จะประมาณการ จำ�นวนผู้เข้าร่วมที่จะก่อให้เกิดรายได้เพียงพอไปครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้ รวมทั้ง สามารถกำ�หนดรายได้ของงานได้ โดยตัวอย่างดังต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงวิธีการคำ�นวณและ วิเคราะห์จุดคุ้มทุน

จากข้อมูลข้างต้น น.ส.แอนต้องการทราบว่างานอีเวนต์นี้ควรมีจำ�นวนผู้เข้าชมกีฬา กี่คนจึงจะคุ้มทุน ถ้ากำ�หนดค่าบัตรผ่านประตูเข้าชมกีฬาเท่ากับ 200 บาทต่อคน ก็สามารถ คำ�นวณจุดคุ้มทุนโดยใช้สมการดังต่อไปนี้

(1) การคำ�นวณจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานที่ทำ�ให้เกิดการคุ้มทุน

น.ส. แอน เป็นผู้ให้บริการรับจัดงานอีเวนต์ โดยเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดงานแข่งขัน กีฬาในท้องถิ่นหนึ่ง ซึ่งมีต้นทุนคงที่ที่ต้องจ่ายไม่ว่าจะมีผู้เข้าร่วมชมกีฬามากน้อยเพียงใด ก็ตาม อันประกอบไปด้วย

รายได้ - ต้นทุนผันแปร - ต้นทุนคงที่ = กำ�ไร

200X - 80X - 45,000 = 0

120X = 45,000

X = 45,000 ÷ 120 = 375

ดังนั้น จึงควรมีจำ�นวนผู้เข้าชมกีฬา 375 คน เพื่อที่จะทำ�ให้รายได้ทั้งหมดเท่ากับค่า ใช้จ่ายซึ่ง ไม่เกิดการขาดทุนและไม่มีกำ�ไร แต่ถ้ามีผู้เข้าชมมากกว่า 375 คน จะทำ�ให้การจัด งานอีเวนต์นี้มีกำ�ไร แต่หากน้อยกว่า 375 คนก็จะเกิดผลการขาดทุน (ดูกราฟแสดงจุดคุ้มทุน ในรูปภาพที่ 7.8)

ประเภท ค่าเช่าสถานที่

จำ�นวนเงิน (บาท) 30,000

ค่าโฆษณา

8,000

เงินรางวัล

3,000

ค่าเอกสาร

4,000

รวมต้นทุนคงที่

45,000

นอกจากนี้ ยังมีต้นทุนผันแปรที่คาดว่าจะเกิดขึ้น โดยต้นทุนนี้ขึ้นอยู่กับจำ�นวนผู้เข้า มาร่วมงาน ประกอบไปด้วย ประเภท

198

EVENT 101

จำ�นวนเงินต่อ ผู้เข้าร่วม 1 คน (บาท)

ค่าอาหารว่าง

50

ค่าหมวก

20

ค่าของที่ระลึก

10

รวมต้นทุนผันแปร

80

ไปนี้

สมมติผู้เข้าชมงานมี X คน

อย่างไรก็ตาม น.ส. แอนสามารถคำ�นวณจุดคุ้มทุนนี้ได้โดยใช้สูตรการคำ�นวณ ดังต่อ

จำ�นวนผู้ชมที่จะทำ�ให้คุ้มทุน = ต้นทุนคงที่ ÷ กำ�ไรส่วนเพิ่มต่อผู้เข้าชม

= 45,000 ÷ 120 = 375

จะเห็นได้ว่าในการคำ�นวณหาคำ�ตอบนี้โดยใช้สูตรข้างต้น รายได้ต่อคนจากค่าบัตร ผ่านประตูเท่ากับ 200 บาท ต้นทุนผันแปรต่อคนเท่ากับ 80 บาท ดังนั้น กำ�ไรส่วนเพิ่มต่อผู้ เข้าชม 1 คน เท่ากับ 120 บาท (200 – 80) และมีต้นทุนคงที่ในการจัดงาน 45,000 บาท จึง ทำ�ให้จำ�นวนคนที่เข้าชมการแข่งขันกีฬาที่จะทำ�ให้คุ้มทุนเท่ากับ 375 คน

รายได้รวม

B 160,000

B 120,000

จุดคุ้มทุน 375 คน

ไร

่วนกำ�

พื้นที่ส

ค่าใช้จ่ายรวม

B 80,000

ต้นทุนผันแปร B 40,000

าดทุน

่วนข

พื้นที่ส

ต้นทุนคงที่

B 0 100 200 300 400 500 600 700 800

จำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน

รูปภาพที่ 7.8 กราฟแสดงจุดคุ้มทุน

(2) การกำ�หนดราคาที่เหมาะสมที่จุดคุ้มทุน เมื่อทราบถึงจำ�นวนผู้เข้าชมงาน

หากน.ส. แอนอยากทราบว่าควรกำ�หนดราคาขายบัตรผ่านประตูราคาเท่าใดที่จะ ทำ�ให้รายได้นั้นครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้ โดยน.ส. แอนได้กำ�หนดจำ�นวนผู้เข้าชมการ แข่งกีฬาไว้ที่จำ�นวน 500 คน ดังนั้นน.ส. แอนสามารถคำ�นวณราคาขายบัตรผ่านประตูได้โดย ใช้สมการ ดังต่อไปนี้

เมื่อทราบว่ามีผู้เข้าชมงานจำ�นวน 500 คน และสมมุติให้ราคาขายบัตรที่จะทำ�ให้ คุ้มทุน คือ P บาท

200

รายได้ - ต้นทุนผันแปร - ต้นทุนคงที่ 500P - 500(80) - 45,000 500(P - 80) P - 80 P

EVENT 101

= กำ�ไร = 0 = 45,000 = 45,000 ÷ 500 = (45,000 ÷ 500) + 80 = 170

ดังนั้น หากกำ�หนดราคาขายบัตรเท่ากับ 170 บาทต่อคน จะทำ�ให้การจัดงานคุ้มทุน เมื่อกำ�หนดให้มีผู้เข้าร่วมชมกีฬา 500 คน

นอกเหนือจากการใช้สมการข้างต้นแล้ว น.ส. แอนสามารถใช้สูตรในการคำ�นวณ ต่อไปนี้แทนได้

ราคาขายบัตร = (ต้นทุนคงที่ ÷ จำ�นวนผู้เข้าชมงาน) + ต้นทุนผันแปรต่อผู้เข้าชม

= (45,000 ÷ 500) + 80 = 170 (3) การคำ�นวณจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานเพื่อให้ได้กำ�ไรตามเป้าหมาย

หากในการแข่งขันกีฬาครั้งนี้ตั้งเป้าหมายว่าจะได้กำ�ไร 15,000 บาท การคำ�นวณ จำ�นวนผู้เข้าร่วมชมการแข่งขันกีฬาในครั้งนี้สามารถใช้สมการได้ดังต่อไปนี้

สมมติผู้เข้าชมงานมี X คน

รายได้ - ต้นทุนผันแปร - ต้นทุนคงที่ 200X - 80X - 45,000 120X

X

= กำ�ไร = 15,000 = 45,000 + 15,000 = (45,000 + 15,000) ÷ 120 = 500

หรือ อาจใช้สูตรต่อไปนี้ในการคำ�นวณ

จำ�นวนผู้เข้าชมงาน = (ต้นทุนคงที่ + กำ�ไรที่คาดหวัง) ÷ กำ�ไรส่วนเพิ่มต่อผู้เข้าชม = (45,000 + 15,000) ÷ 120 = 500

ดังจะเห็นได้ว่าหากต้องการกำ�ไร 15,000 บาทจากการจัดงานอีเวนต์นี้ จำ�นวนผู้เข้า ร่วมชมการแข่งขันต้องมีมากถึง 500 คน แต่ถ้ามีเป้าหมายเพียงแค่คุ้มทุน จำ�นวนผู้ร่วมงาน ชมการแข่งกีฬาจะมีเพียง 375 คน ดังนั้น ถ้าเป้าหมายของงานคือการต้องการมีกำ�ไร จำ�นวน ผู้เข้าร่วมงานที่ก่อให้เกิดกำ�ไรจะต้องมีมากกว่าจำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน ณ จุดคุ้มทุน

(4) การกำ�หนดราคาที่เหมาะสมเพื่อเป้าหมายกำ�ไร เมื่อทราบถึงจำ�นวนผู้เข้าชม

อนึ่งน.ส. แอนสามารถกำ�หนดราคาขายบัตรเข้างานที่เหมาะสมเพื่อให้เกิดกำ�ไรจาก การจัดงาน 15,000 บาท ได้โดยใช้สมการดังต่อไปนี้

กำ�หนดให้มีผู้เข้าชมงาน 500 คน และสมมติให้ราคาขายบัตร คือ P บาท

รายได้ - ต้นทุนผันแปร - ต้นทุนคงที่ = กำ�ไร 500P - 500(80) - 45,000 = 15,000 500(P - 80)

= 45,000 + 15,000 P - 80

= (45,000 + 15,000) ÷ 500 P = [(45,000 + 15,000) ÷ 500] + 80 = 200 หรือ อาจใช้สูตรต่อไปนี้ในการคำ�นวณ

ราคาขายบัตร = [(ต้นทุนคงที่ + กำ�ไรที่คาดหวัง) ÷ จำ�นวนผู้เข้าชมงาน] + ต้นทุนผันแปรต่อผู้เข้าชม

= [(45,000+15,000) ÷ 500] + 80 = 200

ดังนั้น เพื่อให้ได้กำ�ไรตามเป้าหมายที่กำ�หนดไว้ 15,000 บาท ราคาขายบัตรเข้าชม แข่งขันกีฬาคือ 200 บาท แต่ถ้าเป้าหมายคือการคุ้มทุน ราคาบัตรควรจะมีราคา 170 บาท จึงสรุปได้ว่า ถ้าจะจัดงานเพื่อให้คุ้มทุนราคาขายบัตรก็จะถูกกว่าราคาขายบัตรของงาน อีเวนต์ที่มีเป้าหมายเพื่อทำ�กำ�ไร

โดยสรุป การวิเคราะห์จุดคุ้มทุนนั้นช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์ตัดสินใจวางแผนและ ควบคุมการจัดงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะสามารถวางแผนการดำ�เนินงาน รวม ทั้งตั้งเป้าหมายทางการเงินได้ไม่ว่าจะมีจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานมากน้อยเพียงใด นอกจากนี้ ยังช่วยให้ทราบถึงผลกระทบของการปรับเปลี่ยนราคาขายบัตรเข้าชม หรือแม้กระทั่งการ เปลี่ยนแปลงของค่าใช้จ่ายที่ส่งผลกระทบเป้าหมายทางการเงินนั้น ๆ ด้วย อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์จุดคุ้มทุนยังมีข้อจำ�กัด เพราะเป็นการวิเคราะห์อยู่บนตัวเลขประมาณการ ทั้งนี้

202

EVENT 101

การประมาณการที่ผิดพลาดอาจส่งผลต่อการวิเคราะห์ที่ผิดพลาดด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ ในการคำ�นวณรายได้ของการจัดงานยังขึ้นอยู่กับการกำ�หนดราคาขายที่เป็นราคาเดียว แต่ ในทางปฏิบัติอาจมีการให้ส่วนลด หรือการให้ของสมนาคุณเพื่อเพิ่มปริมาณยอดขายด้วย ดังนั้น การใช้เครื่องมือการวิเคราะห์จุดคุ้มทุนนี้จึงต้องใช้อย่างระมัดระวัง เพราะความถูกต้อง แม่นยำ�ในการวิเคราะห์นั้นขึ้นอยู่กับการประมาณการที่เหมาะสม รวมถึงความเข้าใจของผู้จัด งานอีเวนต์ในเรื่องความสัมพันธ์ของต้นทุน ยอดขาย และกำ�ไร บทส่งท้าย

บางคนอาจคิดว่าการบริหารการเงินนั้นเกี่ยวข้องกับตัวเลขหรือวิชาคณิตศาสตร์ (ซึ่งทั้งสองสิ่งนี้ก็มีความเกี่ยวข้องอย่างแท้จริง) และเนื่องจากคิดว่าวิชาคณิตศาสตร์เป็นวิชา ที่เข้าใจได้ยาก ทำ�ให้บางคนอาจขาดความระมัดระวังในการจัดการเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ หรือ การเงินของงานอีเวนต์ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าผู้อ่านจะไม่ชื่นชอบการคำ�นวณ แต่ก็ควรชื่นชอบ แนวคิดของการบริหารการเงิน เพราะไม่ว่างานอีเวนต์ที่ต้องการจัดจะมีเป้าหมายเพื่อการหา กำ�ไรหรือไม่ อย่างน้อยที่สุดผู้อ่านคงไม่ต้องการให้มีตัวเลขสีแดงหรือตัวเลขติดลบบนรายงาน การเงินของตนเอง จากเนื้อหาในบทเรียนนี้ ผู้อ่านควรได้รับทราบเกี่ยวกับทุกขั้นตอนที่ จำ�เป็นต่อการจัดการการเงินของงานอีเวนต์ เพราะว่าเรื่องเงินนั้นเป็นเรื่องที่จำ�เป็นต้องรู้

กิจกรรมท้ายบท 1

การจัดทำ�งบประมาณ คำ�สั่ง

สัมภาษณ์ผู้จัดงานอีเวนต์ใดอีเวนต์หนึ่งซึ่งได้จัดงานในประเทศ เสร็จสิ้นไปแล้ว โดยให้สอบถามผู้จัดงานท่านนั้นเกี่ยวกับการจัดทำ�งบ ประมาณของงานว่ามีรายการค่าใช้จ่ายและรายได้ของงานอะไรบ้าง จาก นั้นก็นำ�ข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์มาจัดทำ�งบประมาณสำ�หรับงาน อีเวนต์ของผู้อ่านเอง โดยผู้อ่านสามารถเพิ่มเติมประมาณการตัวเลข ต่าง ๆ รวมถึงเพิ่มเติมข้อมูลอื่น ๆ ที่จำ�เป็นในการจัดทำ�งบประมาณของ ผู้อ่านเองได้ โดยในงบประมาณของผู้อ่านควรมีข้อมูลที่ประกอบด้วย วัตถุประสงค์ของการจัดงาน สถานที่จัดงาน ประเภทของรายได้ ประมาณการจำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน และข้อมูลอื่น ๆ ที่สะท้อน ความครบถ้วนของงบประมาณรวมอยู่ด้วย

2

การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน

ข้อมูลที่แสดงต่อไปนี้คือค่าใช้จ่ายของการจัดงานการกุศลในท้อง ถิ่นหนึ่งเป็นเวลา 1 วัน โดยวัตถุประสงค์ของการจัดงานนี้คือการนำ�เงิน รายได้จากการจัดงานหลังหักค่าใช้จ่ายไปบริจาคให้แก่โรงพยาบาลในถิ่น ทุรกันดาร i. ค่าเช่าสถานที่จัดงาน 6,000 บาท ต่อวัน ii. ค่าอาหารและเครื่องดื่มของอาสาสมัครที่มาช่วยงาน 50 คน คนละ 120 บาทต่อวัน iii. ค่าโฆษณาในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่น จำ�นวนเงินทั้งสิ้น 4,000 บาท iv. ค่าพิมพ์ใบปลิวประชาสัมพันธ์การจัดงาน 200 แผ่น ราคาแผ่นละ15 บาท v. ค่าของที่ระลึกสำ�หรับผู้เข้าร่วมงาน 180 บาทต่อคน

204

EVENT 101

vi. ค่าจัดทำ�เสื้อที่ระบุชื่อของงาน เพื่อแจกผู้เข้าร่วมงานทุกคน ตัวละ 300 บาท vii. ค่าอาหารว่างเพื่อแจกให้แก่ผู้เข้าร่วมงานทุกคน กล่องละ 100 บาท viii. ค่าจ้างพนักงานรักษาความปลอดภัย 5,000 บาทต่อวัน ix. ค่าประกันภัยสำ�หรับการจัดงานสาธารณกุศล 8,000 บาท x. ค่าจ้างทีมงานที่มาช่วยจัดงาน 10,000 บาท คำ�สั่ง 1. แจกแจงรายการค่าใช้จ่ายว่ารายการใดเป็นต้นทุนคงที่ หรือ ต้นทุนผันแปร 2. คำ�นวณจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานที่ต้องการให้คุ้มทุน โดยผู้เข้าร่วมงาน ต้องจ่ายค่าบัตรเข้าร่วมงาน 1,000 บาทต่อคน 3. ณ จุดคุ้มทุน คือจุดที่หลังจากจัดงานแล้วไม่เหลือเงินสมทบบริจาค โรงพยาบาล จงแสดงความเห็นและอภิปรายว่าควรทำ�อย่างไรเพื่อ ให้การจัดงานมีเงินเหลือเพื่อบริจาค สมมติว่าราคาบัตรที่ขายให้แก่ ผู้ร่วมงาน และต้นทุนไม่เปลี่ยนแปลง 4. จากข้อมูลข้างต้น จุดคุ้มทุนจะมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร หาก ค่าโฆษณาในหนังสือพิมพ์ท้องถิ่นมีการเพิ่มขึ้นเป็น 10,000 บาท 5. จากข้อมูลข้างต้น จุดคุ้มทุนจะมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร หากค่าอาหารว่างที่แจกให้ผู้ร่วมงานเพิ่มขึ้นเป็นกล่องละ 200 บาท 6. จากข้อมูลข้างต้น หากจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานถูกจำ�กัดเพียง 200 คน และมีการตั้งเป้าหมายว่าจำ�นวนเงินบริจาคควรเป็น 20,000 บาท คำ�นวณราคาบัตรที่ควรจำ�หน่ายแก่ผู้ร่วมงานต่อบัตรควรเป็นเท่าไร

บทที่ 8

กันไว้ดีกว่าแก้ EVENT RISK AND CRISIS

บทที่ 8

กันไว้ดีกว่าแก้

EVENT RISK AND CRISIS

ไฟฟ้าดับ แผ่นดินไหว ภูเขาไฟระเบิด สภาพการจราจรติดขัด ปืนลั่น นักร้องเกิดอุบัติเหตุ ตกลงมาจากเวที เหตุการณ์ที่กล่าวมานี้มีทั้งสิ่งที่ควบคุมได้และควบคุมไม่ได้ แต่เหตุการณ์ เหล่านี้มีส่วนที่เหมือนกันบางประการ ผู้อ่านทราบหรือไม่ว่าคืออะไร

ในบทก่อน ๆ ผู้อ่านจะได้ศึกษาเกี่ยวกับการสร้างงานอีเวนต์ให้ประสบความสำ�เร็จ แต่ในบทนี้ผู้เขียนจะเน้นมุมมองที่แตกต่างออกไป ซึ่งเป็นการป้องกันและการเตรียมความ พร้อมเนื่องจากหตุการณ์ไม่คาดฝันสามารถเกิดขึ้นในงานอีเวนต์ได้ตลอดเวลา เช่น ผู้ร่วมงาน แต่งงานเกิดอาการอาหารเป็นพิษ คลื่นฝูงชนในงานคอนเสิร์ต เพลิงไหม้ในไนท์คลับ การขู่ วางระเบิดในงานแข่งขันมาราธอน ทั้งนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ดังกล่าวได้ด้วยการบริหารจัดการความเสี่ยงและวิกฤตการณ์ ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การวางแผน ป้องกัน กำ�จัดหรือลดความเสียหายที่จะเกิดขึ้น ยุติสถานการณ์เลวร้ายให้สิ้นสุดลง และฟื้นฟู ให้งานอีเวนต์สามารถกลับมาดำ�เนินการได้ตามปกติ 8.1 ความหมายและคำ�อธิบายเกี่ยวกับความเสี่ยง และวิกฤตการณ์

ผู้ อ่ า นควรได้ มี เข้ า ใจเกี่ ย วกั บ ความหมายของคำ � ศั พ ท์ ที่ เ กี่ ย วข้ อ งกั บ การบริ ห าร จัดการความเสี่ยงและวิกฤตการณ์ เพื่อใช้ความเข้าใจดังกล่าวเป็นความรู้พื้นฐานในการเรียนรู้ หัวข้อต่าง ๆ ตลอดบทนี้ โดยคำ�ศัพท์สำ�คัญ 4 ประการ ได้แก่ ความเสี่ยง การบริหารจัดการ ความเสี่ยง วิกฤตการณ์ และการบริหารจัดการวิกฤตการณ์​์ ความเสี่ยง (Risk) และการบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk management)

ความเสี่ยง (Risk) โดยทั่ว ๆ ไป หมายถึง “ความไม่แน่นอนหรือความไม่แน่นอนที่ อาจเกิดขึ้น ซึ่งสามารถสร้างความเสียหายให้แก่หน่วยงาน” (Ferdinand & Kitchin, 2012, p. 154) ในบริบทของงานอีเวนต์ ความเสี่ยงมีความหมายว่า “โอกาสและผลกระทบ อันเกิดจากการที่งานอีเวนต์หรืองานฉลองนั้น ๆ ไม่สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้” (Ferdinand & Kitchin, 2012, p. 154) นอกจากนี้ ความเสี่ยงของงานอีเวนต์ยังถือเป็น “เหตุการณ์ในอนาคตที่จะส่งผลกระทบทางลบต่องานอีเวนต์” หรือ “ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น” 208

EVENT 101

(Bowdin, Allen, O’Toole, Harris & McDonnell, 2011) โดยความเสี่ยงของงาน อีเวนต์สามารถเกิดขึ้นได้จากปัจจัยอันหลากหลาย เช่น ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อผลงานของ งานอีเวนต์โดยรวม หรือต่อกิจกรรมในงานอีเวนต์ ปัจจัยที่ทำ�ให้งานอีเวนต์มีความเสี่ยงที่จะ ได้รับความเสียหาย ฯลฯ และปัจจัยเหล่านี้สามารถเกิดจากปัจจัยภายในและภายนอกของ งานอีเวนต์​์

การบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk management) คือ “กระบวนการที่เกี่ยวข้อง กับการประเมินความเสี่ยงทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นในงานอีเวนต์และผู้เกี่ยวข้อง เพื่อหลีกเลี่ยง ป้องกัน ลด กระจาย จัดสรร จัดการให้ถูกกฎหมาย จัดการความสัมพันธ์ หรือบรรเทาความ เสี่ยงอย่างมีกลยุทธ์” (Ferdinand & Kitchin, 2012, p. 154) การดำ�เนินการบริหารจัดการ ความเสี่ยงนำ�ไปสู่การปกป้องทรัพย์สิน การลดความรับผิดทางกฏหมายหรือหนี้สินทางการ เงิน การควบคุมความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น การจัดการการเติบโตอย่างเหมาะสม และการ ปฏิบัติงานด้วยความรับผิดชอบ (Silvers, 2008, p. 4) ช่วงเวลาบริหารจัดการความเสี่ยงควร เริ่มตั้งแต่กระบวนการวางแผนจัดเตรียมงานอีเวนต์ เพื่อสร้างกลยุทธ์ทางเลือกต่าง ๆ และ หลังจากนั้น จะครอบคลุมวงจรการจัดงานอีเวนต์ทั้งหมด วิกฤตการณ์ (Crisis) และ การบริหารจัดการวิกฤตการณ์ (Crisis management)

วิกฤตการณ์ (Crisis) หมายถึง “การรับรู้เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ไม่สามารถคาดการณ์ ได้ ซึ่งเหตุการณ์ดังกล่าวส่งผลให้ความคาดหวังของผู้ที่เกี่ยวข้องไม่อาจบรรลุผลได้ และส่ง ผลกระทบอย่างรุนแรงต่อผลการปฏิบัติงานขององค์กรและก่อให้เกิดผลลัพธ์ในทางลบ” (Coombs, 2012, p. 2) ผลลัพธ์ทางลบดังกล่าว สามารถส่งผลต่อความเสถียรของระบบ และจุดมุ่งหมายระดับสูงขององค์กร อันประกอบด้วย ภาพลักษณ์ ความชอบธรรม กำ�ไร และ แม้แต่การอยู่รอด นอกเหนือไปกว่านี้ ในวิกฤตการณ์ หน่วยงานยังต้องดำ�เนินการบริหาร จัดการที่ทั่วถึงเพื่อรับมือกับเหตุการณ์ที่ควบคุมไม่ได้ รวมถึงจำ�เป็นต้องปรับเปลี่ยนแผนการ ตลาดและแผนการปฏิบัติงานเพื่อสร้างความเชื่อมั่นของผู้ที่เกี่ยวข้องให้กลับมา ระยะเวลาใน การจัดการวิกฤตการณ์ถือว่ามีจำ�กัดเนื่องจากต้องตัดสินใจและสร้างมาตรการในการจัดการ วิกฤตการณ์อย่างรวดเร็วและทันการ นอกจากนี้ เหตุการณ์ใด ๆ จะกลายเป็นวิกฤตการณ์ เมื่อเหตุการณ์นั้นถูกเผยแพร่โดยสื่อมวลชน

การบริหารจัดการวิกฤตการณ์ (Crisis management) หมายถึง “กลยุทธ์ กระบวนการ และมาตรการที่ ไ ด้ รั บ การวางแผนและใช้ ง านเพื่ อ ป้ อ งกั น และจั ด การวิ ก ฤตการณ์ ” (Glaesser, 2006, p. 22) ซึ่งดำ�เนินการในการเตรียมองค์กรให้คิดอย่างสร้างสรรค์เกี่ยวกับ เหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน เพื่อให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในช่วง วิกฤตการณ์ในการป้องกันและบรรเทาผลลัพธ์ทางลบของวิกฤตการณ์ และปกป้องบุคคล หรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง รวมถึงภาคอุตสาหกรรมนั้น ๆ จากอันตราย และหากเกิดวิกฤติขึ้น

ผู้จัดการความเสี่ยงจะเข้ามารับหน้าที่ผู้จัดการวิกฤตการณ์ที่มีหน้าที่จัดการวิกฤตการณ์ทันที ซึ่งกระบวนการนี้แสดงให้เห็นถึงจุดเปลี่ยนแปลงจากการบริหารความเสี่ยงไปสู่การบริหาร จัดการวิกฤตการณ์

ผู้จัดงานอีเวนต์ทราบว่าลูกค้าเจ้าของงานชอบงานอีเวนต์ประเภทใด และมีความช่วยเหลือ จากผู้เกี่ยวข้องต่าง ๆ หรือข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อกระบวนการการประเมินความเสี่ยง อะไรบ้าง

8.2 กระบวนการการบริหารจัดการความเสี่ยง (Risk management process)

การประเมินความเสี่ยง (Risk assessment)

ขั้นตอนหลัก 2 ขั้นตอนในการประเมินความเสี่ยง ได้แก่ การระบุความเสี่ยง และ การวิเคราะห์และประเมินผลความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ สำ�หรับขั้นตอนแรก ผู้จัดงานอีเวนต์ สามารถเลือกวิธีการที่เหมาะสมเพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับงานอีเวนต์ เช่น การ ทดสอบงานอีเวนต์ (Test event) แผนภาพวิเคราะห์ความล้มเหลว (Fault diagram) รายงานอุบัติการณ์ (Incident report) แผนฉุกเฉิน (Contingency plan) การปรึกษา ผู้เชี่ยวชาญ (Consultation) การระดมสมอง (Brainstorming) การตรวจสอบเอกสาร (Documentation review) การวิเคราะห์ช่องว่าง (Gap analysis) แผนผังสถานที่อันตราย (Hazard mapping) การสัมภาษณ์ (Interviews) การประชุมระหว่างผู้เกี่ยวข้อง (Risk assessment meeting) การฝึกซ้อมในสถานการณ์จำ�ลอง (Scenario/tabletop exercise) การวิเคราะห์ SWOT (SWOT analysis) การตรวจสอบโดยเทคนิคแตกโครงสร้างงาน (Work breakdown structure (WBS) review) แม้ว่าจะมีวิธีการให้เลือกหลายประเภท การระบุ ความเสี่ยงนั้นต้องพิจารณาจากปัจจัยหลัก ดังนี้ • เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของงานอีเวนต์ (Goals and objectives of the event) • กิจกรรมที่จัดในงานอีเวนต์ (Activities organized at the event) • บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ (Relevant stakeholders) • ขั้นตอนการดำ�เนินงาน (Processes adopted)

ในบทนี้ จะกล่าวถึงกระบวนการการบริหารจัดการความเสี่ยงอ้างอิงจากแนวคิดของ Silvers (2008) พร้อมคำ�อธิบายเกี่ยวกับขั้นตอนหลัก 6 ขั้นตอน โดยคำ�อธิบายเกี่ยวกับ 6 ขั้นตอนดังกล่าวได้อ้างอิงมาจากนักวิชาการหลายท่านด้วยกัน การวางแผนความเสี่ยง (Risk planning)

การวางแผนความเสี่ยงคือกระบวนการพัฒนาและรักษาแนวทางที่เป็นระบบในการ ดำ�เนินการบริหารจัดการความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นการพัฒนาโครงสร้างที่จะช่วยผู้จัด งานอีเวนต์ในการตัดสินใจเกี่ยวกับความเสี่ยงต่าง ๆ โดยโครงสร้างดังกล่าวถูกพัฒนามาจาก สมมติฐาน วิธีการ แนวทางปฏิบัติที่ดี หรือสิ่งที่เรียนรู้จากการปฏิบัติงานในอดีต ผลลัพธ์จาก กระบวนการวางแผนความเสี่ยงคือ แนวทางเพื่อรับมือกับความเสี่ยงและรายละเอียดในการ ปฏิบัติงาน ซึ่งประกอบไปด้วย • บทสรุปและรายละเอียดของงานอีเวนต์ • องค์กรและผู้มีอำ�นาจตัดสินใจ • ระบบการประเมินความเสี่ยง • ระบบการรับมือกับความเสี่ยง • ระบบการติดตามความเสี่ยง • ระบบสารสนเทศสำ�หรับการบริหารจัดการความเสี่ยง

ส่วนของบทสรุปและรายละเอียดของงานอีเวนต์ รวมถึงองค์กรและผู้มีอำ�นาจ ตัดสินใจ เป็นกระบวนการสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับบริบทของงานอีเวนต์ อันประกอบไป ด้วย ประเภทของงานอีเวนต์ โครงสร้างการบริหารจัดการ และสภาพแวดล้อมเกี่ยวกับความ เสี่ยงโดยทั่ว ๆ ไป ในกระบวนการนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์จะพิจารณาสภาพแวดล้อมทางการเมือง เศรษฐกิจ สังคม วัฒนธรรม และวัฒนธรรมองค์กรของลูกค้าเจ้าของงานและของผู้จัดงาน อีเวนต์ เพื่อทราบถึงความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมแต่ละด้าน รวมถึงผล กระทบที่งานอีเวนต์อาจได้รับจากความเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ความเข้าใจดังกล่าวจะช่วยให้

210

EVENT 101

การประเมินและวิเคราะห์ความเสี่ยงนั้น ต้องความเข้าใจถึงความรุนแรง และปัจจัย ที่อาจทำ�ให้ความเสี่ยงเกิดขึ้นได้ จึงจะสามารถออกแบบการรับมืออย่างเป็นระบบได้ ซึ่ง การระดมความคิดทางสมองผ่านการประชุมกับทุก ๆ ฝ่าย เพื่อร่วมกันออกความเห็นโดยใช้ ความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ของแต่ละคนนั้น มีความจำ�เป็นอย่างยิ่งในพัฒนาระบบการ ป้องกันความเสี่ยง

ผลที่ได้จากการวิเคราะห์ความเสี่ยง จะอยู่ในรูปแบบของรายการหัวข้อสำ�หรับความ เสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ หัวข้อความเสี่ยงที่จะกล่าวถึงในบทนี้ ได้แก่ ความเสี่ยงทางด้านสุขภาพ เหตุฉุกเฉิน ความแออัดของฝูงชน ความเสี่ยงจากสภาพแวดล้อม แอลกอฮอล์และยาเสพติด และอัคคีภัย ส่วนความเสี่ยงทางด้านของกฏหมายนั้นได้ถูกอธิบายไปในบทที่ 4 แล้ว ซึ่งแต่ละ ความเสี่ยงควรจะได้รับการจัดการอย่างเหมาะสมกับความเสี่ยงนั้น ๆ

ความเสี่ยงทางสุขภาพ (Health risks)

การรับมือกับความเสี่ยงทางสุขภาพสามารถทำ�ได้โดยผู้จัดงานอีเวนต์ต้องระบุและ ป้องกันโอกาสการเกิดอันตรายต่อสุขภาพในงานอีเวนต์ ไม่ว่าจะเกิดขึ้นโดยตั้งใจหรือเกิดขึ้น โดยบังเอิญ การระบุอันตรายดังกล่าวจัดทำ�ได้โดยการประเมินผลสถานที่จัดงาน กิจกรรมที่ กำ�หนดไว้ในงาน รวมทั้งลักษณะการรวมตัวกันและพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมงานที่คาดการณ์ ไว้ นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ยังต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่ถูกสุขอนามัยเพื่อช่วยลดโอกาสใน การติดเชื้อ และอันตรายต่อสุขภาพของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ โดยผู้จัดงานอีเวนต์ต้องวางแผน นโยบายและขั้นตอนการทำ�งานที่เหมาะสม ในกรณีของงานอีเวนต์นานาชาติขนาดใหญ่ มี ความเป็นไปได้สูงที่โรคติดต่อจะแพร่กระจายอย่างรวดเร็ว หากผู้เข้าร่วมงานเป็นพาหะนำ�โรค ไปแพร่ระบาดต่อที่ประเทศของตนเอง ตัวอย่างเช่น โรคไวรัสตับอักเสบบีและซีที่ติดต่อกันใน กลุ่มผู้แสวงบุญเพศชาย ผ่านทางการใช้ใบมีดโกนร่วมกันในการโกนผมภายหลังจากการเดิน ทางแสวงบุญที่พิธีฮัจญ์ เมืองเมกกะ ประเทศซาอุดิอาระเบีย นอกจากนี้ การจัดการความ เสี่ยงทางสุขภาพให้แก่สมาชิกของทีมผู้จัดงานอีเวนต์ก็มีความสำ�คัญ โดยควรเตรียมมาตรการ เกี่ยวกับสุขภาพที่เหมาะสมกับกฎหมายของแต่ละประเทศที่เป็นสถานที่จัดงานอีเวนต์นั้น ๆ เหตุฉุกเฉิน (Emergency)

ความหมายของเหตุฉุกเฉิน คือ “ภาวะ สถานการณ์ หรือเหตุการณ์ที่เป็นอันตราย หรือเชื่อว่าเป็นอันตรายต่อชีวิตหรือทรัพย์สิน ซึ่งต้องรับมือต่อภาวะ สถานการณ์หรือ เหตุการณ์ดังกล่าวอย่างเร่งด่วน” (Silvers, 2008, p. 127) อาจกล่าวได้ว่าประเภทของ เหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้นบ่อยคือเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์ (Medical emergency) ในกรณีที่ พบว่ามีบุคคลได้รับบาดเจ็บหรือทรมาน และต้องได้รับการดูแลอย่างเร่งด่วน ผู้จัดงานอีเวนต์ ควรใช้การบริการการแพทย์ฉุกเฉิน (Emergency Medical Services หรือ EMS) เมื่อ วางแผนเกี่ยวกับการบริการการแพทย์ฉุกเฉิน ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องมีการประเมินและ พิจารณาเกี่ยวกับการให้บริการทางการแพทย์ที่ควรมีในสถานที่จัดงาน เช่น เครื่องมือและ อุปกรณ์ปฐมพยาบาล เจ้าหน้าที่ภายในงานอีเวนต์ที่ผ่านการอบรมเรื่องการปฐมพยาบาล เบื้องต้นและได้รับการรับรอง ระบบรถพยาบาลของเอกชนและรัฐบาล รวมทั้งเวลาในการ ตอบรับของระบบดังกล่าว ตำ�แหน่งที่ตั้งของโรงพยาบาลที่คัดเลือกไว้และเส้นทางไปยัง โรงพยาบาลดังกล่าว ฯลฯ ความเสี่ยงจากความแออัดของฝูงชน (Crowding)

ฝูงชน (Crowd) หมายถึง “กลุ่มคนจำ�นวนมากที่อยู่รวมกันในช่วงเวลาหนึ่ง ๆ ในพื้นที่ หนึ่ง ๆ เพื่อเหตุผลบางประการ โดยส่วนมากเพื่อเหตุผลเดียวกัน” (Silvers, 2008, p. 295) ตัวอย่างเช่น งานฉลองเทศกาลตรุษจีนในย่านเยาวราช กรุงเทพฯ และงานเคานท์ดาวน์ 212

EVENT 101

ปีใหม่ที่ห้างสรรพสินค้าเซ็นทรัลเวิลด์ บริเวณแยกราชประสงค์ กรุงเทพฯ ในงานอีเวนต์ ลักษณะดังกล่าว เมื่อมีฝูงชนมาร่วมงาน อาจเกิดความแออัดของฝูงชนขึ้นหากผู้จัดงานอีเวนต์ ไม่ได้วางแผนเตรียมการมาอย่างดี หรือหากมีผู้เข้าร่วมงานมากกว่าที่ได้เตรียมการไว้ ซึ่ง ความหมายของความแออัดจากฝูงชน (Crowding) คือ “การประเมินผลความหนาแน่นของ พื้นที่หนี่ง ๆ อย่างไม่ตรงกับความเป็นจริง และอาจส่งผลเสียต่อคุณภาพของประสบการณ์ที่ ผู้ร่วมงานอีเวนต์ได้รับ รวมถึงกิจกรรมในงานอีเวนต์ดังกล่าว” (Ferdinand & Kitchin, 2012, p. 159)

เมื่อกล่าวถึงความเสี่ยงจากความแออัดของฝูงชน ก็ต้องอธิบายเกี่ยวกับการจัดการ ฝูงชน (Crowd management) และการควบคุมฝูงชน (Crowd control) ซึ่งการจัดการ ฝูงชนหมายถึงการอำ�นวยความสะดวกให้แก่ฝูงชนและการเคลื่อนที่ของฝูงชนในสถานการณ์ ปกติ เมื่อฝูงชนมีพฤติกรรมที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ การควบคุมฝูงชนจะถูกนำ�มาใช้จัดการ สถานการณ์ดังกล่าว สำ�หรับการจัดการฝูงชน ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับการ วิเคราะห์ฝูงชน (Crowd analysis) และพฤติกรรมของฝูงชน (Crowd behavior) ก่อน ซึ่ง ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องสามารถประมาณการจำ�นวนของผู้ร่วมงานอีเวนต์ได้อย่างถูกต้องหรือ ใกล้เคียง โดยพิจารณาจำ�นวนของผู้ร่วมงานอีเวนต์ที่คาดการณ์ไว้ร่วมกับความสามารถใน การรองรับผู้เข้าร่วมงานของสถานที่จัดงาน นอกจากนี้ ยังมีปัจจัยอื่น ๆ ที่ควรนำ�มาพิจารณา ในการประมาณการด้วย เช่น จำ�นวนของผู้ร่วมงานอีเวนต์ในปีที่ผ่านมา จำ�นวนผู้ร่วมงาน

มาตรการที่เหมาะสมกับประเภทของงานและผู้ร่วมงานอีเวนต์ ในส่วนขั้นตอนของแผนการ ควบคุมฝูงชน มีทั้งหมด 3 ขั้นตอน ดังนี้ ขั้นตอนก่อนเกิดวิกฤตการณ์ (Pre-crisis stage) - ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องประเมินความเสี่ยง ที่เกี่ยวข้อง และพิจารณาถึงมาตรการการป้องกัน เช่น การฝึกอบรมทีมผู้จัดงานอีเวนต์ การ จัดการสิ่งอำ�นวยความสะดวก ศูนย์ควบคุมการสื่อสาร ฯลฯ ขั้นตอนระหว่างวิกฤตการณ์ (Crisis stage) - เกิดขึ้นเนื่องจากมาตรการป้องกันที่ได้เตรียมไว้ ล้มเหลว ในกรณีนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องนำ�มาตรการควบคุมฝูงชนมาปฏิบัติก่อนสถานการณ์ จะเกิดความรุนแรงขึ้น เช่น การอพยพ การมีผู้ควบคุมสถานการณ์ ฯลฯ

อีเวนต์ประเภทเดียวกัน ระดับการเผยแพร่งานอีเวนต์ในสื่อ และจำ�นวนบัตรเข้างานอีเวนต์ที่ จำ�หน่ายล่วงหน้า ส่วนพฤติกรรมของฝูงชน ซึ่งสามารถคาดการณ์ได้จากข้อมูลเกี่ยวกับช่วง อายุและสภาพสังคมของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ โดยพฤติกรรมของฝูงชนเมื่อพบกับสถานการณ์ ที่คาดไม่ถึง อาจแบ่งได้เป็น 5 ประเภท ดังนี้ี 1) การเบียดเสียด (Crowd crush) เกิดขึ้นเมื่อฝูงชนถูกบังคับให้อยู่รวมกันในพื้นที่ ที่มีขนาดเล็กลง เนื่องจากไม่มีทางให้ผ่านออกไป 2) การล้มทับกัน (Crowd collapse) เกิดจากการล้มของกลุ่มคนที่อยู่แถวหน้า ส่งผลให้ กลุ่มคนที่อยู่แถวต่อ ๆ ไปสะดุดล้มตาม ๆ กัน และเกิดการล้มทับกัน 3) การบ้าคลั่ง (Crowd craze) เกิดขึ้นเมื่อฝูงชนพยายามเคลื่อนที่ไปหาบุคคลหรือ สิ่งของหนึ่ง ๆ 4) การแตกตื่น (Crowd panic) เกิดขึ้นเมื่อมีอันตรายที่แท้จริง หรืออันตรายที่ฝูงชน รับรู้ได้ ซึ่งทำ�ให้ฝูงชนต้องการหนีออกจากสถานที่นั้น ๆ และก่อให้เกิดการเหยียบกัน ในฝูงชน 5) คลื่นฝูงชน (Crowd surge) เกิดขึ้นที่งานแสดงคอนเสิร์ต เมื่อฝูงชนเคลื่อนที่อย่าง ฉับพลันและรุนแรงไปยังนักร้อง (Silvers, 2004 ที่อ้างอิงมาจาก Bladen et al., 2012, p. 212)

ก่อนงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทำ�ความเข้าใจเกี่ยวกับพฤติกรรมของฝูงชน รวมทั้งจัดทำ�มาตรการการป้องกันและการสร้างความสงบ โดยผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องเลือก 214

EVENT 101

ขั้นตอนภายหลังวิกฤตการณ์ (Post-crisis stage) - ในขั้นตอนนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้อง พิจารณาและประเมินกลยุทธ์ที่เลือกใช้รับมือกับวิกฤตการณ์ เพื่อยืนยันว่ากลยุทธ์ที่เลือกใช้มี ประสิทธิภาพและประสิทธิผล รวมถึงการประเมินปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้​้ (Abbott & Geddle, 2001 ที่อ้างอิงมาจาก Bladen et al., 2012, p. 212)

ตัวอย่างของมาตรการควบคุมฝูงชน ได้แก่ มาตรการของงานมิวสิคคาราวานซึ่งมี การวางแผนการจัดงานไว้ในหลายจังหวัดของประเทศไทย โดยกำ�หนดให้เจ้าหน้าที่งาน อีเวนต์คอยสังเกตสัญญาณ ซึ่งในกรณีที่มีเหตุร้ายแรงหรือมีการต่อสู้ที่เป็นอันตรายเกิดขึ้น ไฟภายในงานทั้งหมดจะถูกเปิดให้สว่างและส่องไปยังฝูงชน ในขณะที่เสียงดนตรีและเสียง ประกอบดนตรีต่าง ๆ จะหยุดลง ศิลปินต้องหยุดการแสดงและออกจากบริเวณเวทีทันทีเพื่อ ป้องกันการบาดเจ็บที่อาจเกิดขึ้นได้ ส่วนทีมรักษาความปลอดภัยของงานต้องหยุดการต่อสู้ และจำ�กัดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับผู้ร่วมงานอีเวนต์ให้เร็วที่สุด นอกจากนี้ ก่อนงาน คอนเสิร์ตจะเริ่มขึ้นในแต่ละจังหวัด ทีมผู้จัดงานอีเวนต์ต้องฝึกซ้อมมาตรการที่อธิบายข้างต้น ทุกครั้ง ความเสี่ยงเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม (Environmental risks)

ความเสี่ยงเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อม (Environmental risks) สำ�หรับงานอีเวนต์แบ่งออก เป็น 2 ประเภท ประเภทแรกคือความเสี่ยงที่เกี่ยวกับสภาพอากาศ ซึ่งถือเป็นปัจจัยในการ กำ�หนดช่วงเวลาและระยะเวลาของงานอีเวนต์ ที่ส่งผลต่อความสำ�เร็จของงานอีเวนต์กลาง แจ้ง และคุณภาพของประสบการณ์ที่ผู้ร่วมงานอีเวนต์จะได้รับ ยกตัวอย่างเช่น ในช่วงฤดูร้อน ที่ผู้แสวงบุญในพิธีฮัจญ์ เมืองเมกกะ ประเทศซาอุดิอาระเบียต้องเผชิญกับการเพลียแดด (Heat exhaustion) และโรคลมร้อน (Heatstroke) ที่อาจนำ�ไปสู่การเสียชีวิต ซึ่งอุณหภูมิ

ที่สูงเกินไปยังก่อให้เกิดแผลไหม้และผิวหนังติดเชื้ออีกด้วย ส่วนประเภทที่สองคือความเสี่ยง ที่งานอีเวนต์จะส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมโดยรอบ เช่น มลภาวะ การระบายน้ำ�เสีย และ ประเด็นนี้ได้กลายมาเป็นประเด็นสำ�คัญที่ชุมชนให้ความสนใจ ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้อง ระบุผลกระทบและลำ�ดับความสำ�คัญในการควบคุมผลกระทบดังกล่าว ความเสี่ยงจากยาเสพติดและเครื่องดื่มแอลกอฮอล์​์ (Alcohol and drug risks)

เครือ่ งดืม่ แอลกอฮอล์สง่ ผลกระทบต่อความสำ�เร็จของงานอีเวนต์ผา่ นผูร้ ว่ มงานอีเวนต์ ที่ดื่มจนมึนเมา และผู้ที่มีปฏิสัมพันธ์กับผู้ร่วมงานดังกล่าว โดยผลกระทบทางลบจากการ บริโภคเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ ได้แก่ การบาดเจ็บส่วนบุคคล การกระทำ�ผิดทางอาญาเนื่องจาก การเมาสุรา ค่าใช้จ่ายในการประกันเพิ่มเติม ความต้องการการรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายในการทำ�ความสะอาด การสูญเสียทางการเงินที่เกิดขึ้นจากคดีความ ปัญหา ภาพลักษณ์ การสูญเสียผลงานการสนับสนุน และการดึงดูดกลุ่มเป้าหมายที่ไม่ต้องการ (Getz, 2005) ผลกระทบทางลบเพิ่มเติมยังรวมไปถึงการที่งานอีเวนต์ถูกยกเลิกหรือผู้จัดงาน อีเวนต์ต้องจ่ายค่าปรับหรือค่าเสียหาย ตัวอย่างของผลกระทบทางลบในส่วนของพฤติกรรม การดื่มเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ที่มีต่องานอีเวนต์ฟุตบอลชิงแชมป์แห่งชาติยุโรป (European Football Championships) ในปีค.ศ. 2000 ได้แก่ ความรุนแรง ความไม่สงบ การจับกุม ร้านอาหารและบาร์ถูกปิด และทีมชาติอังกฤษถูกตัดสิทธิจากการแข่งขัน

เพื่อป้องกันความเสี่ยงจากการดื่มเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจำ�กัด การขายบัตรเข้างานอีเวนต์ ปิดสถานที่จัดงานเร็วขึ้น เพิ่มความเข้มงวดของการรักษาความ ปลอดภัย กั้นเชือกพื้นที่งานอีเวนต์ จัดทำ�ระบบจัดการความเสี่ยงจากการดื่มเครื่องดื่ม แอลกอฮอล์ ขอความร่วมมือจากเจ้าหน้าที่ตำ�รวจและหน่วยงานรัฐบาลเพื่อช่วยเหลือใน ขั้นตอนการวางแผน ตรวจสอบว่าเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยและสมาชิกทีมผู้จัดงาน อีเวนต์ได้รับการฝึกอบรมและได้รับข้อมูลอย่างดี และตรวจสอบการจำ�กัดอายุในการเสิร์ฟ เครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในงานอีเวนต์

กลุ่มเป้าหมายของงานอีเวนต์ที่เป็นกลุ่มวัยรุ่นมักมีแนวโน้มในการดื่มเครื่องดื่ม แอลกอฮอล์เป็นจำ�นวนมาก ซึ่งกลุ่มวัยรุ่นเองก็เป็นกลุ่มผู้ร่วมงานอีเวนต์ที่สุ่มเสี่ยงในการ สร้างปัญหามากที่สุดเมื่อดื่มเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ เนื่องจากอาจยังไม่ทราบขีดจำ�กัดของ ตนเอง ในประเทศไทย กฎหมายกำ�หนดให้อายุ 18 ปีคืออายุต่ำ�สุดที่สามารถซื้อเครื่องดื่ม แอลกอฮอล์ได้ (The Office of Alcohol Control Committee, Department of Disease Control, Ministry of Public Health, n.d.) ดังนั้น การจัดงาน เช่น งานเบียร์ การ์เด้น จึงต้องมีการตรวจบัตรประชาชนก่อนเข้างานอีเวนต์เพื่อตรวจสอบอายุของผู้เข้า

216

EVENT 101

ร่วมงาน เจ้าหน้าที่ภายในงานเองก็ต้องถูกห้ามไม่ให้ดื่มเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ระหว่างปฎิบัติ หน้าที่ในงานอีเวนต์ เพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ในการสอดส่องดูแลพฤติกรรมของผู้ร่วมงาน อีเวนต์ และป้องกันไม่ให้เกิดพฤติกรรมที่เป็นอันตรายต่อผู้อื่นได้ ซึ่งผู้ร่วมงานอีเวนต์ที่ก่อ ให้เกิดความรำ�คาญหรืออันตรายต่อผู้อื่นจะต้องถูกเชิญให้ออกจากงาน ในทางกลับกัน สำ�หรับงานอีเวนต์ที่มีกลุ่มเป้าหมายเป็นกลุ่มครอบครัวและมีการขายเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ มาตรการต่าง ๆ จะถูกปรับเปลี่ยน โดยอาจไม่มีการตรวจสอบบัตรประชาชนที่ทางเข้างาน แต่จะมีเจ้าหน้าที่คอยสังเกตการณ์ หากพบเหตุการณ์ที่ผู้ปกครองให้เยาวชนดื่มเครื่องดื่ม มึนเมา เจ้าหน้าที่ควรเข้าไปเตือนผู้ปกครอง แต่หากยังเกิดเหตุการณ์ดังกล่าวซ้ำ�อีก เจ้าหน้าที่ ตำ�รวจอาจต้องมีการเชิญทั้งครอบครัวออกจากงานอีเวนต์

นอกจากนี้ ความเสี่ยงจากการเสพยาเสพติดก็มีความสำ�คัญเช่นเดียวกัน เนื่องจาก ยาหลายประเภทถือเป็นสิ่งผิดกฎหมาย ผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องดูแลไม่ให้มีการเสพยา เสพติดในงานอีเวนต์ ไม่เช่นนั้น ผลกระทบที่ตามมาอาจสร้างความยุ่งยากให้กับงานอีเวนต์ได้ เช่น การเพิกถอนใบอนุญาตการจัดงานเทศกาลดนตรีในปีค.ศ. 2010 ที่ชายหาดอากอนดา รัฐกัว ประเทศอินเดีย ที่มีสาเหตุเนื่องมาจากยาเสพติด ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องจัดเตรียม มาตรการรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเสพยาเสพติด โดยสามารถใช้กลยุทธ์เพื่อลด อันตรายจากยาเสพติดที่มีอยู่ 4 ขั้นตอน ดังนี้ 1) ป้องกัน (Prevent) หรือการจัดหาแนวทางสำ�หรับสถานที่จัดงานและผู้จัดงานอีเวนต์ ในการสร้างสภาพแวดล้อมของงานอีเวนต์ที่มีความปลอดภัย 2) ให้ข้อมูล (Inform) โดยประสานงานกับโครงการที่รณรงค์และให้ข้อมูลแก่ผู้เสพ ยาเสพติด 3) สนับสนุน (Support) โดยการจัดหาที่พื้นที่ให้แก่ผู้เสพยาเสพติดที่พบเจอภายในงาน เพื่อให้สามารถสงบอารมณ์ลงได้ 4) สอดส่องดูแล (Monitor) ควบคุมดูแลอุณหภูมิ มาตรฐานการระบายอากาศ และการ จัดเตรียมน้ำ�ดื่มฟรีให้แก่ผู้ร่วมงานอีเวนต์

นอกเหนือไปจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ยังสามารถจัดการพฤติกรรมของผู้ร่วมงานอีเวนต์ ผ่านทางการตรวจค้น การปฏิเสธไม่ให้ร่วมงาน การขอความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ตำ�รวจ เมื่อจำ�เป็น การตรวจสอบผู้ร่วมงานที่มีแนวโน้มจะเสพยาเสพติด หากมีการเสพยาเสพติดที่ ต้องการความช่วยเหลือทางการแพทย์ หน่วยบริการเหตุฉุกเฉินและหน่วยปฐมพยาบาลต้อง รายงานเหตุดังกล่าวให้เจ้าหน้าที่ตำ�รวจทราบ

ผู้จัดงานอีเวนต์กลางแจ้งก็ต้องดำ�เนินการป้องกันเพลิงไหม้เช่นเดียวกันกับงาน อีเวนต์ในร่ม หากแต่มาตรการที่ใช้จะต้องถูกปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับลักษณะงาน กลางแจ้ง เช่น ติดตั้งหอตรวจการในบริเวณตั้งแคมป์ ตัวอย่างของมาตรการป้องกันเพลิง ไหม้ที่จัดทำ�ในงานอีเวนต์สาธารณะที่จัดขึ้นกลางแจ้งโดยบริษัทจัดงานอีเวนต์แห่งหนึ่ง คือ ผู้ จัดงานอีเวนต์ได้แบ่งทางหนีไฟออกเป็นหลายทาง เพื่อรองรับกลุ่มผู้เข้าร่วมงานหลากหลาย กลุ่ม ตามตำ�แหน่งที่แต่ละกลุ่มอยู่ โดยทางหนีไฟต่าง ๆ จะอยู่ในทิศทางที่แตกต่างกัน เพื่อนำ� ไปสู่จุดรวมพลของแต่ละกลุ่ม สาเหตุของการแบ่งทางหนีไฟดังกล่าว เพื่อลดโอกาสการเกิด เหตุการณ์เหยียบกันระหว่างการอพยพหนีไฟ นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ยังต้องจัดเตรียม สถานที่จอดรถดับเพลิง และตรวจสอบให้เส้นทางไม่ให้มีสิ่งกีดขวาง

อัคคีภัย (Fire safety)

ผู้จัดงานอีเวนต์ควรรับทราบและปฎิบัติตามกฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการป้องกัน เพลิงไหม้ ซึ่งบังคับใช้โดยประเทศที่จัดงานอีเวนต์นั้น ๆ กฎและข้อบังคับมักระบุวิธีการสร้าง ความปลอดภัยผ่านทางข้อบังคับขั้นพื้นฐาน เช่น จำ�นวนและการใช้งานของทางหนีไฟ สถาน ที่เก็บของเหลวติดไฟ อุปกรณ์ดับเพลิงและระบบสปริงเกอร์ รวมทั้งการใช้งานเตาไฟและ อุปกรณ์ทำ�อาหารในงานอีเวนต์ ในส่วนของหลักการจัดการเกี่ยวกับความเสี่ยงจากเพลิงไหม้ มีดังนี้ี • หลักการแรก ได้แก่ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดให้ทุกคนสามารถไปยังสถานที่ที่ปลอดภัย รวมถึงบุคคลที่ไม่สามารถเดินได้ • หลักการที่สองคือทุกคนควรมองเห็นและสามารถเข้าถึงเส้นทางหนีไฟได้ ไม่ว่าเพลิง ไหม้จะเกิดขึ้นที่จุดใดก็ตาม • หลักการที่สาม ได้แก่ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดหาทางออกสำ�รอง นอกเหนือไปจากทาง เข้าออกหลักในงานอีเวนต์​์ • หลักการที่สี่คือผู้จัดงานอีเวนต์ควรฝึกอบรมสมาชิกทีมผู้จัดงานอีเวนต์ให้สามารถ นำ�ผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ไปยังสถานที่ปลอดภัย โดยเฉพาะในกรณีที่ผู้เข้าร่วมงานไม่ ต้องการจะอพยพหนีไฟ 218

EVENT 101

ความเสี่ยงที่พบในอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์

ความเสี่ ย งที่ พ บในอุ ต สาหกรรมการจั ด งานอี เ วนต์ ซึ่ ง ได้ รั บ การอ้ า งอิ ง จาก คุณเสริมคุณ คุณาวงศ์ นายกสมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน (EMA) สามารถแบ่งออก เป็น 2 ประเภท ได้แก่ ความเสี่ยงทั่วไป (General risk) และความเสี่ยงเฉพาะ (Specific risk) ซึ่งแตกต่างกันไปในแต่ละงานอีเวนต์ สำ�หรับความเสี่ยงประเภทแรก เป็นความเสี่ยงทั่วไปที่ จะได้รับการวางแผนในงานอีเวนต์ทุกประเภท ตัวอย่างเช่น ความปลอดภัยในการก่อสร้าง และติดตั้งในงานอีเวนต์ ระบบไฟฟ้า การทำ�งานบนที่สูง เพลิงไหม้ และภัยธรรมชาติ โดยการ รับมือความเสี่ยงทั่วไปนั้นทำ�ได้ด้วยการปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยและมั่นคงต่าง ๆ สำ�หรับความเสี่ยงเฉพาะ ตัวอย่างเช่น การขู่วางระเบิดในงานเฉลิมฉลองประจำ�ปีที่เป็นงาน อีเวนต์กลางแจ้งขนาดใหญ่ แขกผู้หญิงที่ไม่ได้รับเชิญซึ่งใส่ชุดดำ�และถือพวงหรีดมาในงาน แต่งงาน การวางแผนเพื่อความเสี่ยงเฉพาะในแต่ละงานอีเวนต์ขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน อีเวนต์แต่ละงาน ทางผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องพิจารณาว่างานอีเวนต์ของตนเองมีความเสี่ยงต่อ วิกฤตการณ์ประเภทใดบ้าง และปรับการวางแผนให้เข้ากับวิกฤตการณ์ที่มีแนวโน้มจะเกิดขึ้น ในงานอีเวนต์ของตนเอง

ภายหลังจากการระบุความเสี่ยงของงานอีเวนต์ ขั้นตอนต่อไปเป็นการวิเคราะห์และ ประเมินความเสี่ยง ซึ่งในขั้นตอนนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์จะประเมินระดับความเสี่ยงแต่ละประเภท ใน (1) ด้านโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงนั้น (Likelihood) และ (2) ผลกระทบจากความเสี่ยง ดังกล่าว (Consequence) โดยระดับความเสีย่ งถูกกำ�หนดไว้ 5 ระดับ (Ferdinand & Kitchin, 2012) ผู้จัดงานอีเวนต์จะประเมินระดับของโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงว่าอยู่ในระดับใด ระหว่าง ต่ำ� (Rare) ไม่ค่อยเกิดขึ้น (Unlikely) อาจเกิดขึ้นได้ (Possible) น่าจะเกิดขึ้น (Likely) และน่าจะเกิดขึ้นแน่นอน (Almost certain) รวมถึงประเมินระดับผลกระทบ จากความเสี่ยงดังกล่าวว่าอยู่ในระดับใด ระหว่าง น้อยมาก (Insignificant) น้อย (Minor) ปานกลาง (Moderate) สูง (Major) และสูงมาก (Catastrophic)

หลังจากนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องพิจารณาระดับของโอกาสการเกิดความเสี่ยงและ ผลกระทบจากความเสี่ยงดังกล่าว โดยผู้เขียนขอแนะนำ�วิธีการพิจารณาและจัดลำ�ดับความ สำ�คัญของความเสี่ยงที่ได้รับแนวคิดเบื้องต้นมาจากวิธีการของ Ferdinand and Kitchin (2012) คือ การนำ�ระดับของโอกาสการเกิดและผลกระทบจากความเสี่ยงมาคูณกันเพื่อให้ได้ ผลลัพธ์ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อความเสี่ยงหนึี่ง ๆ มีโอกาสการเกิดในระดับน่าจะเกิดขึ้นแน่นอน (5) และก่อให้เกิดผลกระทบที่สูงมาก (5) จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 25 ซึ่งยิ่งผลรวมมีค่ามากขึ้น เท่าไร ความสำ�คัญของความเสี่ยงก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ในบางกรณี อาจเกิดผลลัพธ์ที่เท่ากันซึ่ง อาจเกิดจากสาเหตุที่แตกต่างกัน เช่น ผลลัพธ์มีค่าเท่ากับ 4 อาจเกิดจาก 2 กรณี ดังนี้ • กรณีที่ 1 คือ 1 (โอกาสการเกิดความเสี่ยงต่ำ�) * 4 (ความรุนแรงของผลกระทบสูง) • กรณีที่ 2 คือ 4 (โอกาสการเกิดความเสี่ยงอยู่ในระดับที่น่าจะเกิดขึ้นได้) * 1 (ความรุนแรงของผลกระทบน้อยมาก)

ในกรณีข้างต้น ความเสี่ยงที่เกิดจากกรณีที่ 1 จะถูกจัดอยู่ในลำ�ดับความสำ�คัญที่ สูงกว่า เนื่องจากผู้จัดงานอีเวนต์ควรให้ความสำ�คัญกับความรุนแรงของผลกระทบมากกว่า โอกาสการเกิดความเสี่ยง

ในส่วนของตัวอย่างการจัดการกับความเสี่ยงในแต่ละลำ�ดับความสำ�คัญ ความเสี่ยงที่ มีโอกาสเกิดต่ำ� (1) และมีความรุนแรงของผลกระทบน้อยมาก (1) ซึ่งมีผลลัพธ์เท่ากับ 1 จะ ถือว่าเป็นความเสี่ยงที่มีลำ�ดับความสำ�คัญต่ำ�และสามารถยอมรับให้เกิดขึ้นได้ จะมีการเตรียม แผนรองรับสถานการณ์ฉุกเฉินสำ�รองไว้ ส่วนความเสี่ยงที่ถือว่ามีลำ�ดับความสำ�คัญสูงมาก ซึ่ง ผลลัพธ์เท่ากับ 25 ที่มาจากโอกาสการเกิดในระดับน่าจะเกิดขึ้นแน่นอน (5) และก่อให้เกิด ผลกระทบที่สูงมาก (5) ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องพยายามหลีกเลี่ยงไม่ให้ความเสี่ยงนี้เกิดขึ้น โดย อาจยกเลิกงานอีเวนต์ เลื่อนงานอีเวนต์ออกไป หรือเปลี่ยนแปลงส่วนที่ก่อให้เกิดความเสี่ยง การรับมือกับความเสี่ยง (Risk response)

กระบวนการรับมือกับความเสี่ยงประกอบด้วยการประเมินผล การคัดเลือก และการ ใช้งานเทคนิคเพื่อจัดการความเสี่ยง โดยในแผนการรับมือกับความเสี่ยงนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ ควรระบุทริกเกอร์ (Trigger) หรือตัวบ่งชี้ของการเกิดความเสี่ยงหรือโอกาสเกิดความเสี่ยง ขั้นตอนการรับมือกับความเสี่ยง และผู้รับผิดชอบในการรับมือกับความเสี่ยง อาจกล่าวได้ว่า แผนการรับมือความเสี่ยงเป็นขั้นตอนหาคำ�ตอบว่า ใคร (เป็นผู้รับผิดชอบในการเฝ้าระวังและ รับมือกับความเสี่ยง) อะไร (คือตำ�แหน่งของความเสี่ยงในแผนงานและผลกระทบของความ เสี่ยงนั้น) เมื่อไหร่ (เป็นกำ�หนดเวลาที่ต้องส่งรายงานการเฝ้าระวังและระยะเวลาสำ�หรับการ ดำ�เนินการแก้ไข) อย่างไร (คือขั้นตอนในการปฏิบัติการและทรัพยากรที่จำ�เป็นต้องใช้) และ ทำ�ไม (โดยการอธิบายผลของการไม่รับมือกับความเสี่ยง) 220

EVENT 101

วิธีการรับมือกับความเสี่ยง (Risk treatment) มีทั้งหมด 4 วิธี ได้แก่

การหลีกเลี่ยงความเสี่ยง (Risk avoidance) - วิธีการแรกหรือการหลีกเลี่ยงความเสี่ยง หมายถึงการกำ�จัดความเสียหายหรืออันตรายที่เกิดจากความเสี่ยง ด้วยการกำ�จัดหรือลด ต้นเหตุของความเสี่ยง เลือกใช้สิ่งอื่นทดแทนซึ่งมีความเสี่ยงน้อยกว่า ปรับเปลี่ยนขั้นตอนของ งานอีเวนต์เพื่อทำ�ให้ผลกระทบของความเสี่ยงลดลง หรือยกเลิกการใช้สิ่งที่ก่อให้เกิดความ เสี่ยงระดับสูง การลดความเสี่ยง (Risk reduction) - หรือการลดโอกาสการเกิดความเสี่ยงและความ รุนแรงของผลกระทบจากความเสี่ยงนั้น ๆ ผ่านวิธีการต่าง ๆ ได้แก่ (1) การป้องกันการ สูญเสีย (Loss prevention) สามารถดำ�เนินการด้วยกลยุทธ์ในการป้องกันต่าง ๆ การมอบ หมายให้มีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยและหัวหน้างานที่คอยควบคุมดูแล รวมถึงการใช้ อุปกรณ์ป้องกันอันตรายต่าง ๆ (2) เทคนิคการกระจายหรือการแยกความเสี่ยง (Risk diffusion and/or separation tactics) หมายถึงการแยกหรือการย้ายตำ�แหน่งของวัตถุ หรือการปฏิบัติงานที่มีแนวโน้มจะได้รับความเสี่ยง (3) แผนรองรับสถานการณ์ฉุกเฉิน (Contingency plan) จัดทำ�ขึ้นเพื่อรับรองว่าจะมีทรัพยากรเพียงพอหรือทรัพยากรทางเลือก ให้แก่การจัดงานอีเวนต์ในช่วงที่มีวิกฤตการณ์เกิดขึ้น การรับความเสี่ยงไว้เอง (Risk retention) - หมายถึงการยอมให้ความเสี่ยงเกิดขึ้นได้และ มีการเฝ้าระวังให้ความเสี่ยงอยู่ในระดับที่ยอมรับได้ รวมทั้งเตรียมการทางด้านการเงิน เพื่อควบคุมสถานการณ์เมื่อความเสี่ยงเกิดขึ้น การถ่ายโอนความเสี่ยง (Risk transference) - ได้แก่ การถ่ายโอนความเสี่ยง หรือการ จั ด สรรความเสี่ ย งไปยั ง บุ ค คลที่ ส ามหรื อ หน่ ว ยงานอื่ น ด้ ว ยวิ ธี ก ารถ่ า ยโอนตามสั ญ ญา (Contractual transfer) ความคุ้มครองจากการประกันภัย (Insurance coverage) การจัดทำ�เอกสารยอมรับความเสี่ยง (Waivers of indemnity) การใช้โครงสร้างกิจการ ร่วมค้า (Joint venture) หรือการใช้โครงสร้างแบบพันธมิตร (Partnership) อย่างไร ก็ตาม ผู้จัดงานอีเวนต์ควรตระหนักว่า หากเลือกใช้วิธีการถ่ายโอนความเสี่ยง จะมีโอกาสเกิด ความเสี่ยงเพิ่มเติม เนื่องจากหน่วยงานที่รับถ่ายโอนความเสี่ยงจากผู้จัดงานอีเวนต์ไป อาจ ไม่มีทรัพยากรเพียงพอหรือไม่มีความสามารถเพียงพอที่จะจัดการความเสี่ยงดังกล่าว

จากที่กล่าวไปเบื้องต้น จะเห็นได้ว่าผู้จัดงานอีเวนต์มีทางเลือกหลายทางสำ�หรับการ รับมือกับความเสี่ยง ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเลือกวิธีการจัดการความเสี่ยงหรือผสมผสาน หลายวิธีเข้าด้วยกันอย่างเหมาะสม ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับความเข้าใจในแต่ละวิธีการ ผลกระทบที่ อาจเกิดขึ้น ประสิทธิผล และความเข้าใจเกี่ยวกับความเสี่ยงนั้น ๆ

กระบวนการลำ�ดับถัดไป ได้แก่ การจัดทำ�ทะเบียนข้อมูลความเสี่ยง (Risk register) หรือเอกสารที่รวบรวมความเสี่ยงทั้งหมดที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ผ่านมา ผลการวิเคราะห์ความ เสี่ยง วิธีการรับมือที่ได้วางแผนไว้ ผู้รับผิดชอบดำ�เนินการ และผลกระทบที่มีต่อค่าใช้จ่ายและ กำ�หนดการของงานอีเวนต์ โดยทะเบียนข้อมูลความเสี่ยงจะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถ รวบรวมแผนการรับมือความเสี่ยงของแต่ละความเสี่ยง เข้ากับแผนของงานอีเวนต์โดยรวม การติดตามและควบคุมความเสี่ยง (Risk monitoring and control)

การติดตามความเสี่ยงเป็นทั้งแนวทางการป้องกันและการคาดการณ์ เพื่อตรวจสอบ ว่างานอีเวนต์และแผนการจัดการความเสี่ยงเป็นไปตามแผนการที่วางไว้ล่วงหน้าหรือไม่ หากมีสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผน ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถดำ�เนินการรับมืออย่างเหมาะสมใน กระบวนการการติดตามความเสี่ยง ในส่วนของการควบคุมความเสี่ยง ผู้จัดงานอีเวนต์ควร เลือกใช้วิธีการที่ดำ�เนินการได้จริง หรือวิธีการที่มีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมกับความเสียหายที่อาจ เกิดขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม ผู้จัดงานอีเวนต์ควรตระหนักว่าอาจเกิดความเปลี่ยนแปลงได้ตลอด เวลาในกระบวนการรับมือกับความเสี่ยง ดังนั้น จึงไม่สามารถควบคุมความเปลี่ยนแปลง หรือสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผนการได้ทั้งหมด แนวทางการแก้ไขปัญหานี้คือผู้จัดงานอีเวนต์ควร วางแผนในส่วนที่สามารถป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นได้ และควรจัดเตรียมวิธีการรับมือที่เหมาะสม และมีประสิทธิภาพสำ�หรับเหตุการณ์จริงที่เกิดขึ้นและอาจไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ การจัดทำ�ข้อมูลและการสื่อสารเกี่ยวกับความเสี่ยง (Risk documentation and risk communication)

การจัดทำ�ข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยง หมายถึงการบันทึก รายงาน รักษา และจัดเก็บ ผลการประเมิน การวิเคราะห์ แผนการรับมือ ผลการติดตามและควบคุมความเสี่ยง โดยผู้ จัดงานอีเวนต์ต้องระบุกระบวนการนี้ไว้ในแผนงานอีเวนต์ และถือเป็นหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ ข้อมูลเกี่ยวกับความเสี่ยงจะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถจัดทำ�กระบวนการจัดการความ เสี่ยงที่เชื่อถือได้ เนื่องจากผู้จัดงานอีเวนต์สามารถค้นหาข้อมูลและหลักฐานต่าง ๆ จากข้อมูล ดังกล่าว

ในกระบวนการสื่อสารเกี่ยวกับความเสี่ยง ผู้จัดงานอีเวนต์ควรส่งผ่านข้อมูลและให้ คำ�ปรึกษาผ่านทางการสื่อสารระบบสองทาง (Two-way communication) ซึ่งกระบวนการ

222

EVENT 101

นี้ จ ะทำ � ให้ ผู้ จั ด งานอี เ วนต์ ส ามารถนำ � ส่ ง ข้ อ มู ล เกี่ ย วกั บ ขอบเขตของงานอี เ วนต์ แ ละ รายละเอียดเกี่ยวกับการจัดการความเสี่ยงได้ ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรรวมขั้นตอนและวิธี การสื่อสารเกี่ยวกับความเสี่ยงไว้ในทุกขั้นตอนของงานอีเวนต์ เพื่อให้ผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูล ที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเลือกใช้ทั้งการสื่อสารทางลายลักษณ์อักษร (Written communication) เช่น รายงาน หนังสือสั่งงาน เอกสารอื่น ๆ ฯลฯ และการ ประชุมระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ เพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการเลือก ใช้การสื่อสารผ่านทางการประชุมจะทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ได้เรียนรู้จากความเชี่ยวชาญและ ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมประชุม

คำ�แนะนำ�เพื่อให้เกิดการสื่อสารเกี่ยวกับความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ ผู้จัด งานอีเวนต์จำ�เป็นต้องสื่อสารข้อมูลที่ถูกต้อง แม่นยำ� และทันเวลา นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ ยังจำ�เป็นต้องสื่อสารเกี่ยวกับการปฏิบัติการแก้ไขความเสี่ยงต่อผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ผ่าน ทางการประชุมอย่างสม่ำ�เสมอ นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่ได้รับ มาจากกระบวนการก่อนหน้า รวมทั้งควรแจกจ่ายทะเบียนข้อมูลความเสี่ยงที่รวบรวมความ เสี่ยงต่าง ๆ ผลการประเมินความเสี่ยง แผนการปฏิบัติการ ผู้รับผิดชอบดำ�เนินการ และระยะ เวลาในการดำ�เนินการให้แก่ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมด ยิ่งไปกว่านั้น เนื่องจากความเปลี่ยนแปลง สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาในงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดทำ�ทะเบียนข้อมูลความ เสี่ยงที่สามารถปรับแก้ได้ตลอดเวลา และจัดเตรียมไว้ในระบบอินทราเน็ต (Intranet) หรือ อินเทอร์เน็ต (Internet) ทั้งนี้ เพื่อให้สมาชิกทีมผู้จัดงานอีเวนต์ทุกคนสามารถเข้าถึง อัพเดท และส่งผ่านให้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้องได้ตลอดเวลา

การสื่อสารเกี่ยวกับความเสี่ยง มักประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลัก ได้แก่ ส่วนการสื่อสาร แผนการจัดการความเสี่ยงให้แก่สมาชิกทีมผู้จัดงานอีเวนต์ทุกคน เพื่อให้สามารถปฏิบัติงาน ได้ถูกต้องตามแผนการ และส่วนการสื่อสารต่อสาธารณชนที่ดำ�เนินการโดยโฆษกที่คัดเลือก ไว้ ซึ่งจะเกิดขึ้นเมื่อมีการควบคุมฝูงชน โดยโฆษกจะเป็นผู้สื่อสารโดยตรงกับฝูงชน

โดยสรุป กระบวนการการจัดการความเสี่ยง 3 กระบวนการแรก ได้แก่ การวางแผน ความเสี่ยง การประเมินความเสี่ยง และการรับมือกับความเสี่ยงนั้นจะเกิดขึ้นตามลำ�ดับ เนื่องจากผลลัพธ์ของกระบวนการหนึ่ง ๆ จะเป็นข้อมูลพื้นฐานสำ�หรับกระบวนการถัดไป สำ�หรับกระบวนการที่เหลือ ได้แก่ การติดตามความเสี่ยงและการควบคุมความเสี่ยง รวมถึง การจัดทำ�ข้อมูลความเสี่ยงและการสื่อสารเกี่ยวกับความเสี่ยง ผู้จัดงานอีเวนต์ควรดำ�เนินการ อย่างต่อเนื่องตลอดกระบวนการจัดการความเสี่ยง เนื่องจากกระบวนการเหล่านี้มีลักษณะ ที่ต่อเนื่อง และสามารถจัดทำ�ได้ควบคู่ไปกับกระบวนการที่ดำ�เนินการเป็นลำ�ดับขั้นทั้ง 3 กระบวนการ ดังที่กล่าวมาแล้ว

8.3 กระบวนการจัดการวิกฤตการณ์ (Crisis management process)

ประเภทของวิกฤตการณ์และระยะของการจัดการวิกฤตการณ์ (Crisis types and phases of crisis management)

ส่ ว นแรกของกระบวนการจั ด การวิ ก ฤตการณ์ เริ่ ม ต้ น ด้ ว ยรายละเอี ย ดเกี่ ย วกั บ ประเภทของวิกฤตการณ์และระยะของการจัดการวิกฤตการณ์ ซึ่งเป็นข้อมูลประกอบการ เลือกกลยุทธ์การจัดการวิกฤตการณ์ที่เหมาะสมในขั้นตอนต่อ ๆ ไป ประเภทของวิกฤตการณ์ (Crisis types)

การแบ่งประเภทของวิกฤตการณ์มีหลายรูปแบบ ยกตัวอย่างเช่น Glaesser (2006) นำ�เสนอสถานการณ์ที่นับเป็นวิกฤตการณ์ 6 ประเภท คือ สงครามหรือจลาจล (Wars/riots) สภาพแวดล้อม (Environment) โรคภัยหรือโรคระบาด (Diseases/epidemics) การก่อการ ร้ายหรืออาชญากรรม (Terrorism/delinquency) การเดินทาง (Transport) การเมืองและ เศรษฐกิจ (Political and economic forms) ในขณะที่ Boniface and Cooper (2012) ได้แบ่งประเภทของวิกฤตการณ์ออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่ วิกฤตการณ์ที่เกิดจากมนุษย์ ภัยธรรมชาติ และวิกฤตการณ์ที่เกิดจากมนุษย์บางส่วนและธรรมชาติบางส่วน นอกจากนี้ Coombs (2014) ยังเสนอให้แบ่งประเภทของวิกฤตการณ์เพื่อตอบรับกับความสำ�คัญที่เพิ่ม ขึ้นของโซเชียล มีเดีย (Social media) โดยแบ่งวิกฤตการณ์ออกเป็น 2 ประเภท คือ ความ หายนะ (Disaster) (การเกิดความยุง่ ยากอย่างฉับพลันของสถานการณ์ปกติ) และวิกฤตการณ์ ขององค์กร (Organizational crisis) ที่ทำ�ลายการประสิทธิภาพขององค์กร ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ประเภทย่อย ได้แก่ วิกฤตการณ์แบบดั้งเดิม (Traditional crisis) ที่เป็นอันตรายต่อการ ปฏิบัติงานขององค์กร และวิกฤตการณ์โซเชียลมีเดีย (Social media crisis) ที่ส่งผลกระทบ ทางลบต่อองค์กรผ่านทางเรื่องราวซึ่งถูกเผยแพร่และขยายวงกว้างบนโซเชียลมีเดีย ระยะของการจัดการวิกฤตการณ์ (Phases of crisis management)

ระยะของการจัดการวิกฤตการณ์แบ่งออกได้เป็น 2 ระยะคือ ระยะการป้องกัน วิกฤตการณ์ (Crisis prevention) และระยะการรับมือกับวิกฤตการณ์ (Crisis coping)

ระยะการป้องกันวิกฤตการณ์ หมายถึงช่วงเวลาที่สถานการณ์ได้ถูกคาดการณ์ไว้ก่อน ล่วงหน้า ซึ่งประกอบไปด้วยช่วงการเฝ้าระวังวิกฤตการณ์ (Crisis precaution) และช่วงการ หลีกเลี่ยงวิกฤตการณ์ (Crisis avoidance) โดยในช่วงการเฝ้าระวังวิกฤตการณ์ องค์กรจะ ดำ�เนินกิจกรรมและมาตรการเฝ้าระวัง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการรับมือกับวิกฤตการณ์

224

EVENT 101

Photo by Ivan Bandura

ซึ่งช่วงการเฝ้าระวังวิกฤตการณ์นี้ถือว่าเป็นหนึ่งในการจัดการความเสี่ยง เนื่องจากมีการใช้ แผนจัดการความเสีย่ งควบคูไ่ ปกับแผนการเกีย่ วกับวิกฤตการณ์ ในส่วนของช่วงการหลีกเลีย่ ง วิกฤตการณ์หรือช่วงเวลาที่องค์กรพยายามขัดขวางไม่ให้เหตุการณ์ร้ายทวีความรุนแรงขึ้น องค์กรสามารถใช้เครื่องมือต่าง ๆ เช่น การเตือนภัยล่วงหน้าที่ช่วยให้สามารถตรวจสอบ สถานการณ์และคาดการณ์ผลกระทบของสถานการณ์ได้ ซึ่งส่งผลให้องค์กรสามารถรับมือกับ สถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ การปรับตัวขององค์กรให้สามารถรับมือกับสถานการณ์ ได้อย่างรวดเร็ว ยังถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้ในช่วงการหลีกเลี่ยงวิกฤตการณ์ด้วย

ส่วนระยะการรับมือกับวิกฤตการณ์จะเริ่มต้นเมื่อวิกฤตการณ์ได้เกิดขึ้นแล้วและ ทำ�ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องพยายามจะจัดการสถานการณ์อย่างจริงจัง โดยระยะนี้ประกอบไปด้วย 2 ช่วงเวลา ได้แก่ ช่วงจำ�กัดผลของวิกฤตการณ์ ซึ่งองค์กรสามารถใช้เครื่องมือต่าง ๆ เพื่อจำ�กัด ผลของวิกฤตการณ์และทำ�ให้วิกฤตการณ์นั้นสิ้นสุดลง ช่วงเวลาที่สองหรือช่วงการฟื้นตัว หมายถึงช่วงที่องค์กรพยายามฟื้นตัวจากผลกระทบที่เกิดจากวิกฤตการณ์ การปรับใช้การจัดการวิกฤตการณ์ (Application of the crisis management)

เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์ต้องการปรับใช้การจัดการวิกฤตการณ์กับงานอีเวนต์ของตนเอง วิธีการจัดการที่เลือกใช้ควรมีความเหมาะสมกับระยะของการจัดการวิกฤตการณ์ ซึ่งระยะ ของการจัดการวิกฤตการณ์ มีดังนี้

ระยะเฝ้าระวัง (Precaution)

ในระยะเฝ้าระวัง มีการใช้มาตรการป้องกันต่าง ๆ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมทางการ ทำ�งานและสภาพแวดล้อมขององค์กรให้เป็นไปในทางที่ดี มั่นคง เปิดเผย และปลอดภัย สำ�หรับพนักงาน ผู้บริหาร ผู้ที่เกี่ยวข้อง ผู้เข้าร่วมงาน และชุมชนโดยรอบ มาตรการดังกล่าว จะช่วยป้องกันไม่ให้วิกฤตการณ์ต่าง ๆ เช่น ความล้มเหลวทางการสื่อสาร ปัญหาเกี่ยวกับ ความปลอดภัยและสุขภาพ ความประมาท เกิดขึ้น

ระยะการวางแผนและป้องกัน (Planning-prevention)

วิธีการหลัก 2 วิธีที่ต้องปฏิบัติในระยะการวางแผนและป้องกัน ได้แก่ (1) การจัดการ ความเสี่ยง ซึ่งได้มีการอธิบายในหัวข้อก่อนหน้านี้แล้ว และ (2) การรับมือกับเหตุฉุกเฉิน และแผนปฏิบัติงาน (Emergency response and action plan หรือ ERAP) ซึ่งหมายถึง แผนการที่ได้รับข้อมูลจากกระบวนการการจัดการความเสี่ยง และเป็นแผนการเพื่อรับมือกับ วิกฤตการณ์ใด ๆ ที่ต้องการการรับมืออย่างทันท่วงที อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะจัดทำ� ERAP องค์กรต้องจัดเตรียมคณะจัดการวิกฤตการณ์ (Crisis management team หรือ CMT) ซึ่ง หมายถึงกลุ่มของผู้เชี่ยวชาญจากสายงานต่าง ๆ เพื่อช่วยรับมือกับวิกฤตการณ์ โดยรายชื่อ ของ CMT ควรประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญในสายงานที่หลากหลาย เช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านการ ประชาสัมพันธ์ โฆษก ผู้ตรวจสอบความปลอดภัย ผู้เชี่ยวชาญด้านสาธารณสุข ผู้มีอำ�นาจใน ท้องถิ่น คณะผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการขนส่งเคลื่อนย้ายในช่วงวิกฤตการณ์ ฯลฯ รายชื่อดังกล่าวควรจัดส่งให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกคนและควรระบุลำ�ดับความสำ�คัญของบุคคล ต่าง ๆ ที่สามารถติดต่อได้ในสถานการณ์หนึ่ง ๆ หลังจากที่จัดเตรียมข้อมูลจากกระบวนการ จัดการความเสี่ยงและ CMT เสร็จสิ้น ก็ควรจัดทำ� ERAP ผ่านทางมุมมองของผู้เชี่ยวชาญทุก สาขา เพื่อให้ครอบคลุมสถานการณ์ทุกประเภทในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและเป็นลายลักษณ์ อักษร (Avraham & Ketter, 2008) 226

EVENT 101

ในระยะเตรียมการ มีขั้นตอนที่ควรปฏิบัติตาม ได้แก่ 1) การวางแผนเพื่อจัดการความเสี่ยง (กระบวนการจัดการความเสี่ยง) 2) การวางแผนสำ�หรับเหตุฉุกเฉิน เพื่อใช้เป็นแนวทางรับมือกับวิกฤตการณ์ที่เกิดขึ้น ใน ขั้นตอนนี้ สิ่งสำ�คัญที่สุดคือต้องดูแลช่วยเหลือผู้เข้าร่วมงาน และพนักงานผู้ปฏิบัติ หน้าที่ โดยแผนสำ�หรับเหตุฉุกเฉินจะครอบคลุมขั้นตอนและกิจกรรมที่ใช้รับมือกับ เหตุฉุกเฉินแต่ละประเภท 3) การวางแผนเพื่อความต่อเนื่องของธุรกิจ หมายถึงการจัดทำ�แผนการเพื่อให้งาน อีเวนต์สามารถดำ�เนินการต่อได้ภายหลังจากการเกิดวิกฤตการณ์ รวมถึงสามารถอยูร่ อด ได้ในระยะยาว ซึ่งแผนการดังกล่าวประกอบด้วยการกำ�หนดบุคคลผู้รับผิดชอบ หน้าที่ ที่จำ�เป็นต้องปฏิบัติหลังจากวิกฤตการณ์เกิดขึ้น และช่วงเวลาที่ปฏิบัติหน้าที่ดังกล่าว โดยสิ่งที่ต้องปฏิบัติควรได้รับการจัดเรียงตามลำ�ดับความสำ�คัญ และอยู่ในรูปแบบของ รายการสิ่งที่ต้องปฏิบัติ

ระยะรับมือกับวิกฤตการณ์ (Crisis coping)

ในระยะรับมือกับวิกฤตการณ์ มีมาตรการจำ�นวนมากที่ผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้อง ปฏิบัติ เพื่อจำ�กัดความเสียหายของวิกฤตการณ์ บรรเทาผลกระทบจากวิกฤตการณ์ และ ทำ�ให้วิกฤตการณ์นั้นสิ้นสุดลง ซึ่งหนึ่งในมาตรการที่สำ�คัญคือการจัดให้มีเจ้าหน้าที่ประจำ� ศูนย์จัดการความเสี่ยง (Crisis management center) และจัดตั้งคณะทำ�งานดังต่อไปนี้ หน่วยให้ความช่วยเหลือพิเศษ หน่วยแพทย์ หน่วยขนส่งและเคลื่อนย้าย หน่วยรักษาความ ปลอดภัย และหน่วยช่วยเหลือเหยื่อผู้ประสบภัย นอกจากนี้ ควรมีการสื่อสารกับสื่อมวลชน การสร้างความร่วมมือในการปฏิบัติงาน การวางลำ�ดับความสำ�คัญและจัดการมาตรการต่าง ๆ และทรัพยากร เพื่อช่วยในการจำ�กัดความเสียหายจากวิกฤตการณ์

นอกจากนี้ ในระยะการรับมือกับวิกฤตการณ์ ยังมีรายการสิ่งที่ต้องปฏิบัติใน 2 ช่วง เวลา ได้แก่ รายการสิ่งที่ต้องปฏิบัติทันทีภายใน 24 ชั่วโมงแรก และรายการสิ่งที่ต้องปฏิบัติ ในระยะสั้นและระยะกลาง (2-14 วันภายหลังจากวิกฤตการณ์) ซึ่งในช่วง 24 ชั่วโมงแรกภาย หลังจากการเกิดวิกฤตการณ์ แผนการสำ�หรับสถานการณ์ฉุกเฉินที่จัดทำ�ขึ้นในระยะก่อนหน้า จะถูกนำ�มาใช้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรปฏิบัติตามคำ�แนะนำ�ซึ่งจัดทำ�โดยหน่วยงานที่ให้ความช่วย เหลือสำ�หรับเหตุฉุกเฉิน ทั้งจากหน่วยงานรัฐบาลและเอกชน ที่เกี่ยวกับการอพยพหนีภัย เส้น ทาง และข้อควรปฏิบัติต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเหตุฉุกเฉิน นอกจากนี้ ควรดำ�เนินการสื่อสาร กับผู้เข้าร่วมงานและพนักงานผู้ปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายได้รับความ ปลอดภัยและได้รับข้อมูลที่จำ�เป็น ในกรณีที่วิกฤตการณ์ส่งผลให้การบริการใด ๆ ถูกยกเลิก หรือเลื่อนเวลาออกไป จะต้องแจ้งให้ผู้เข้าร่วมงานทราบเกี่ยวกับความเปลี่ยนแปลงดังกล่าว ผู้บริหารจัดการความเสี่ยงก็ควรอยู่ในความสงบและผ่อนคลาย เพื่อช่วยลดความวิตกกังวล ของผู้เข้าร่วมงาน รวมถึงการเตรียมข้อมูลล่วงหน้า ในกรณีที่สื่อมวลชนอาจติดต่อมา

228

สิ่งที่ต้องปฏิบัติทั้งในระยะสั้นและระยะกลางภายหลังจากเกิดวิกฤตการณ์ขึ้น มีดังนี้ 1) การปกป้องธุรกิจทีม่ อี ยู่ หมายถึงการให้ความมัน่ ใจแก่ผเู้ ข้าร่วมงานด้วยการให้ขอ้ มูลล่าสุด ผ่านทางช่องทางการสื่อสารต่าง ๆ ในกรณีที่งานอีเวนต์ยังคงจัดตามเดิม ทั้งนี้ เพื่อป้องกัน ไม่ให้ผู้เข้าร่วมงานยกเลิกการเข้าร่วมงาน 2) หากงานอีเวนต์ถูกยกเลิก ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องจัดการเกี่ยวกับการยกเลิกงาน โดยคืนค่า ใช้จ่ายให้กับผู้เข้าร่วมงาน 3) การเตรียมการด้านการเงินเมื่อวิกฤตการณ์เกิดขึ้น โดยผู้จัดงานอีเวนต์ควรติดต่อกับ สถาบันทางการเงินเพื่อขอคำ�แนะนำ� ความช่วยเหลือในเหตุการณ์ฉุกเฉิน และมาตรการ การช่วยเหลือต่าง ๆ 4) การจัดการความเครียด ประกอบด้วยกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่ช่วยเหลือเจ้าหน้าที่ของงานอีเวนต์ และผูเ้ ข้าร่วมงานระหว่างเกิดวิกฤตการณ์ เช่น ให้ได้รบั ประทานอาหาร ดืม่ น�ำ้ และพักผ่อน อย่างเพียงพอ ผ่อนคลาย รักษาความพร้อมของร่างกาย และหลีกเลี่ยงการสร้างความ รู้สึกที่ไม่ดี 5) การเตรียมการและมอบหมายงานให้กับโฆษกที่คัดเลือกไว้ ซึ่งเป็นบุคคลเดียวที่จะสื่อสาร กับสือ่ มวลชนในช่วงเกิดวิกฤตการณ์ ในการเตรียมการและมอบหมายงาน ผูจ้ ดั งานอีเวนต์ ควรทำ�งานร่วมกับผู้ที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ นอกจากนี้ เทคนิคในการสื่อสารกับสื่อมวลชน ได้แก่ ให้ข้อมูลที่เป็นจริง สงบ ให้ความมั่นใจและมีความคิดเชิงบวก ยอมรับที่จะรับผิดชอบ ยอมรับความสำ�คัญของความปลอดภัย และแสดงความเห็นอกเห็นใจแก่ผู้เคราะห์ร้าย 6) การรับทราบข้อมูลล่าสุดอยู่ตลอดเวลา ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์ควรรับข้อมูลล่าสุดที่เกี่ยวข้อง กับการรับมือกับวิกฤตการณ์และกระบวนการการฟื้นตัว จากหน่วยงานบริการสำ�หรับ เหตุฉุกเฉินของภาครัฐหรือภาคเอกชน รวมถึงจากผู้ที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ

คำ�แนะนำ�สำ�หรับสิ่งที่ควรปฏิบัติในระยะภายหลังวิกฤตการณ์ มีดังนี้ 1) เฝ้าสังเกตกระแสเงินสด (Cash flow) ภายหลังจากวิกฤตการณ์ โดยผู้จัดงานอีเวนต์ควร เปรียบเทียบระหว่างผลประกอบการที่คาดการณ์ไว้และรายรับที่แท้จริง เพื่อให้สามารถ ปรับเปลี่ยนค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ได้ อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่ไม่สามารถดำ�เนินงานได้ตามปกติ ภายหลังจากวิกฤตการณ์เกิดขึ้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรปฏิบัติตามคำ�แนะนำ�ข้อที่ 2) ถึง 4) ดังนี้ 2) ตรวจสอบสิ่งที่งานอีเวนต์ต้องการจะจำ�หน่าย ผ่านทางการเพิ่มคุณค่าให้แก่สินค้าหรือ การบริการของอีเวนต์ หรือคิดค้นสินค้าหรือบริการใหม่ ๆ เพื่อทดแทนสิ่งเดิมซึ่งถูก ทำ�ลายไปในช่วงวิกฤตการณ์ 3) ปรับเปลี่ยนกลุ่มเป้าหมายของงานอีเวนต์ โดยผู้จัดงานอีเวนต์ควรระบุกลุ่มเป้าหมายที่ มีแนวโน้มจะร่วมงานอีเวนต์ภายหลังจากวิกฤตการณ์ หากมีกลุ่มเป้าหมายใหม่ที่สามารถ ทดแทนกลุ่มเป้าหมายเก่าที่สูญเสียไป ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเสนอประสบการณ์ใหม่เพื่อ ดึงดูดกลุ่มเป้าหมายที่เปลี่ยนแปลงไป 4) ประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ ด้วยการใช้กิจกรรมประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางการสื่อสารที่ คัดเลือกไว้ โดยกิจกรรมดังกล่าวจะเริ่มขึ้นเมื่องานอีเวนต์พร้อมที่จะดำ�เนินการอีกครั้ง ภายหลังจากวิกฤตการณ์ 5) ส่ ง เสริ ม ให้ ส มาชิ ก ของที ม ผู้ จั ด งานอี เวนต์ มี ส่ ว นร่ ว มและมี ค วามเข้ า ใจเกี่ ย วกั บ การ ตัดสินใจของผู้บริหารในช่วงวิกฤตการณ์ 6) ตรวจสอบและปรับเปลี่ยนการจัดการบุคลากร เพื่อช่วยลดค่าใช้จ่ายลง 7) ตรวจสอบและทบทวนแผนการจั ด การวิ ก ฤตการณ์ เ พื่ อ เพิ่ ม เติ ม สิ่ ง ที่ เรี ย นรู้ จ าก วิกฤตการณ์ที่ผ่านมาลงในแผนการในอนาคต

ระยะภายหลังวิกฤตการณ์ (Post-crisis)

จุดมุ่งหมายหลักในการจัดการวิกฤตการณ์เมื่อวิกฤตการณ์สิ้นสุดลงคือเพื่อจัดวาง ระบบการทำ�งานอีกครั้ง และเพื่อให้การปฏิบัติงานกลับมาสู่ภาวะปกติ โดยการฟื้นฟูสิ่ง อำ�นวยความสะดวกและสาธารณูปโภคต่าง ๆ ซึ่งนอกจากจะต้องฟื้นฟูสิ่งที่จับต้องได้แล้ว สิ่งที่จับต้องไม่ได้ เช่น ชื่อเสียง ความเชื่อมั่นของผู้เข้าร่วมงาน จำ�เป็นต้องได้รับการฟื้นฟู เช่นกัน ด้วยการใช้กลยุทธ์การสื่อสารในช่วงวิกฤตการณ์ นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรใช้ กระบวนการเรียนรู้และการตรวจสอบ เพื่อเรียนรู้จากวิกฤตการณ์ที่เพิ่งเกิดขึ้น และนำ�ความรู้ และประสบการณ์ดังกล่าวมาช่วยแก้ไขและเพิ่มเติมแผนการรับมือเหตุการณ์ฉุกเฉินและ แผนปฏิบตั งิ านทีจ่ ดั เตรียมไปก่อนหน้าในระยะการวางแผนและป้องกัน โดยในกระบวนการนี้ จุดแข็งและจุดอ่อนของมาตรการและกลยุทธ์ที่ใช้รับมือกับวิกฤตการณ์จะได้รับการประเมิน เพื่อนำ�ไปสู่การพัฒนาต่อไปในอนาคต

บทส่งท้าย

EVENT 101

ผู้อ่านอาจเคยได้ยินสำ�นวนที่ว่า ‘วัวหายล้อมคอก’ ที่หมายถึงเรื่องเกิดขึ้นแล้วจึง หาทางป้องกัน และคงไม่มีใครอยากให้เหตุการณ์นั้นเกิดขึ้น ซึ่งเหตุผลนี้ส่งผลให้บทนี้มี ความสำ�คัญอย่างยิ่งต่อผู้จัดงานอีเวนต์ เนื่องจากไม่มีผู้จัดงานอีเวนต์คนไหนที่อยากจะเสีย ชื่อเสียง หรือโดนฟ้องร้องในเรื่องที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ตั้งแต่แรก อันที่จริงแล้ว ความเสี่ยง และวิกฤตการณ์ที่ร้ายแรงที่สุดคือการที่ผู้จัดงานอีเวนต์ไม่สามารถหรือละเลยที่จะมองเห็น ถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ เพราะฉะนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงควรเริ่มกระบวนการวิเคราะห์ ความเสี่ยงเมื่อคิดจะจัดงานอีเวนต์ใด ๆ ก็ตามนับตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป

กิจกรรมท้ายบท

ขั้นตอนของกิจกรรมท้ายบทมีดังต่อไปนี้ี 1

จัดกลุ่มตามจำ�นวนที่แนะนำ�โดยผู้สอน โดยควรมีสมาชิกในกลุ่มที่สนใจหรือ กำ�ลังทำ�งานอยู่ในส่วนงานที่แตกต่างกันในทีมผู้จัดงานอีเวนต์

2

อ่านกรณีศึกษาของงานอีเวนต์ที่สมมติขึ้นว่าได้รับการจัดขึ้นในประเทศไทย เลือก 1 กรณีศึกษาจากกรณีศึกษาดังต่อไปนี้ i. งานฉลองประจำ�ปีที่จัดขึ้นกลางแจ้งในบริเวณแหล่งท่องเที่ยวที่สำ�คัญของ ประเทศไทย โดยมีการปิดถนนหลายสายและลานอเนกประสงค์ของห้าง สรรพสินค้าในบริเวณดังกล่าว ตั้งแต่ช่วงเวลาบ่ายถึงช่วงเวลากลางคืน กลุ่ม เป้าหมายของอีเวนต์นี้คือผู้ร่วมงานจำ�นวนมาก โดยสามารถเข้าร่วมงาน ได้อย่างไม่มีค่าใช้จ่าย ภายในงานอีเวนต์นี้ มีการจัดตั้งเวทีเพื่อการแสดง ดนตรีและกิจกรรมพิเศษในช่วงท้ายของงานที่ประกอบไปด้วยบุคคลผู้มี ชื่อเสียงและการแสดงแสงสีเสียง นอกจากนี้ ผู้ร่วมงานสามารถซื้ออาหาร และน้ำ�ได้จากบูธสินค้าต่าง ๆ ในบริเวณงาน สำ�หรับช่วงเวลาการจัดงาน อีเวนต์ดังกล่าว สมมติให้อยู่ในช่วงที่เกิดปัญหาความไม่สงบทางการเมือง ในประเทศไทย ii. งานฉลองประจำ�ปีที่จัดขึ้นกลางแจ้งในเวลากลางวันและไม่เสียค่าเข้า ร่วมงาน ซึ่งต้องการดึงดูดผู้เข้าร่วมงานให้เพิ่มมากขึ้นกว่าปีที่ผ่านมา ดังนั้น จึงมีการแจกรางวัลด้วยการมอบซองของขวัญให้แก่ผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ โดยผู้จัดงานอีเวนต์วางแผนจะแจกรางวัลที่จุดแจกรางวัลซึ่งสร้างจาก นั่งร้าน และกำ�หนดให้มีสมาชิกทีมผู้จัดงานอีเวนต์ 1 คนประจำ�ในแต่ละจุด แจกรางวัลเพื่อมอบซองของขวัญให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน งานอีเวนต์นี้คล้ายคลึง กับงานอีเวนต์แรก เนื่องจากมีการปิดถนนหลายสายและสถานที่ต่าง ๆ เพื่อ รองรับผู้เข้าร่วมงานจำ�นวนมาก

230

EVENT 101

iii. งานเทศกาลการ์ตูนที่จัดขึ้นในพื้นที่จัดงานกลางแจ้งซึ่งเชื่อมระหว่าง ห้างสรรพสินค้า 2 แห่ง โดยลักษณะของพื้นที่จัดงานดังกล่าวจะเป็นช่องลม ขนาดใหญ่ จึงสามารถเกิดลมรุนแรงพัดมาเป็นระยะ ๆ ภายในงาน ผู้จัดงาน อีเวนต์ได้จัดตั้งเต็นท์ชั่วคราวหลายจุดพร้อมกับซุ้มประตู เวทีสำ�หรับการ แสดงต่าง ๆ เพื่อเป็นพื้นที่ให้ผู้ร่วมงานอีเวนต์สามารถทำ�กิจกรรมต่าง ๆ ได้ กลุ่มเป้าหมายของงานการ์ตูนดังกล่าว ได้แก่ ครอบครัวที่มาพร้อมกับเด็ก ๆ นอกจากนี้ ผู้ร่วมงานยังต้องเสียค่าเข้าร่วมงาน เนื่องจากมีกิจกรรมให้ เข้าร่วมหลากหลายประเภท 3

จัดทำ�แผนประเมินความเสี่ยง (Risk assessment plan) จำ�นวน 5 ความเสี่ยงเป็นอย่างน้อย ที่ประกอบด้วยขั้นตอนการระบุความเสี่ยง (Risk identification) ขั้นตอนการวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk analysis) การรับมือ กับความเสี่ยง (ระยะการรับมือกับวิกฤตการณ์หรือ Crisis coping phase) ซึ่ง ระบุวิธีปฏิบัติงานเพื่อรับมือกับความเสี่ยงดังกล่าว และผู้รับผิดชอบหรือแผนก ที่รับผิดชอบการรับมือกับความเสี่ยงดังกล่าว นอกจากนี้ จัดทำ�แผนประเมิน ความเสี่ยงในรูปแบบตารางที่สามารถนำ�เสนอได้​้

4

จัดลำ�ดับความสำ�คัญว่าควรรับมือกับความเสี่ยงใดก่อน พร้อมเหตุผลสนับสนุน การจัดลำ�ดับดังกล่าว โดยการจัดลำ�ดับความสำ�คัญมีความจำ�เป็น เนื่องจาก ผู้จัดงานอีเวนต์มีงบประมาณที่จำ�กัดในการจัดการความเสี่ยงต่าง ๆ ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงควรเลือกจัดการความเสี่ยงแต่ละความเสี่ยง ตามลำ�ดับ ความสำ�คัญ

5

นำ�เสนอแผนดังกล่าวพร้อมทั้งตารางที่จัดทำ�ขึ้น และขอคำ�วิจารณ์หรือคำ� แนะนำ�เพิ่มเติมจากกลุ่มอื่น ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของแผนดังกล่าว

บทที่ 9

การดำ�เนิน งานอีเวนต์ EVENT OPERATIONS

Huawei “Southeast Asia P8 & Wearable Launch”

บทที่ 9

การดำ�เนินงานอีเวนต์ EVENT OPERATIONS

ผู้เขียนเชื่อว่านอกจากผู้เขียนแล้ว ผู้อ่านหลายท่านอาจเคย “เผลอทำ�สิ่งที่ผิดกฏหมาย” โดยไม่รู้ตัว หากเคยจัดกิจกรรมต่าง ๆ ในงานโรงเรียนครั้งเป็นนักเรียนหรือนักศึกษา ดังเช่นที่ครั้งหนึ่งผู้เขียนเคยเป็นหนึ่งในผู้จัดละครเวทีในงานโรงเรียนสมัยมัธยมปลาย ใน โอกาสต่าง ๆ เช่น การจัดการแสดง ละครเวที หรือกิจกรรมต่าง ๆ ในงานโรงเรียน มักมี การเปิดเพลงดัง ๆ คลอไปกับบรรยากาศ มีการฉายภาพยนตร์ รวมถึงมีการจัดซุ้มขาย อาหาร ซึ่งผู้เขียนตระหนักได้ภายหลังว่าในโลกของมืออาชีพนั้น ผู้เขียนคงได้รับการ ฟ้องร้องหรือรับโทษจากการฝ่าฝืนกฎข้อบังคับไปสักสองถึงสามข้อเป็นอย่างน้อยไปแล้ว นับว่าเป็นความโชคดีที่กิจกรรมเหล่านั้น เป็นการจัดกิจกรรมเพื่อการศึกษาโดยนักเรียน ที่จัดขึ้นในพื้นที่ของโรงเรียน และมักไม่ตกเป็นเป้าในการบังคับกฎหมายของการละเมิด ลิขสิทธิ์ อย่างไรก็ตาม เมื่อได้ก้าวเข้าสู่โลกแห่งการทำ�งานจริงในการจัดงานอีเวนต์แล้วนั้น ประเด็นเรื่องระเบียบและกฎหมายต่าง ๆ เป็นหนึ่งในประเด็นที่สำ�คัญที่สุดที่ควรพิจารณา ในการดำ�เนินงานอีเวนต์ ลองจินตนาการว่ามีเจ้าหน้าทีต่ �ำ รวจเดินเข้ามาในงาน และสัง่ ให้ หยุดกิจกรรมทุกอย่างเพียงเพราะผู้อ่านไม่มีหนังสือหรือใบอนุญาต เนื่องจากผู้อ่านไม่ได้ มีการคำ�นึงถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องมาก่อน จนสิ่งที่ได้เตรียมการมาทั้งหมดกลับกลายเป็น ศูนย์ ดังนั้น จึงกล่าวได้ว่า ผู้จัดงานอีเวนต์ควรมีความรู้ และความเข้าใจในเรื่องต่าง ๆ ที่ เกี่ยวข้องกับการบริหาร และการดำ�เนินการจัดการงานอีเวนต์ที่เพียงพอ 9.1 การบริหารการปฏิบัติการ (Operations management)

พจนานุ ก รมแคมบริด จ์ไ ด้ใ ห้คำ�นิยามการบริห ารการปฏิบัติก าร (Operation management) เอาไว้ว่า “การบริหารควบคุมกิจกรรมที่ข้องเกี่ยวกับการผลิตสินค้าและการ ให้บริการ รวมถึงการศึกษาวิธีการที่ดีที่สุดในการดำ�เนินการนั้น” นอกจากนี้ Bladen et al.

(2012) ระบุว่า การวางแผนการจัดงานอีเวนต์ประกอบไปด้วยชุดแผนงานบริหารด้านต่​่าง ๆ ของงานอีเวนต์ โดยที่การดำ�เนินงานอีเวนต์เป็นการพิจารณาและประสานงานในการใช้ ทรัพยากรทั้งด้านการเงิน อุปกรณ์ รวมถึงภูมิความรู้ต่าง ๆ ที่จำ�เป็นต่อการจัดงานดังกล่าวให้ มีประสิทธิภาพ หัวใจสำ�คัญของการจัดงานอีเวนต์อาจรวมไปถึงเรื่องการเงิน ความปลอดภัย ความเสี่ยง การบริหารทรัพยากรมนุษย์ การวางระบบโลจิสติกส์ (Logistics) สภาพแวดล้อม

234

EVENT 101

ทางกฎหมาย และแผนการตลาดด้วย เนื่องจากในบางหัวข้อจะถูกกล่าวถึงอย่างละเอียดใน บทอื่น ๆ ดังนั้น ในบทนี้ ผู้เขียนจึงขออนุญาตเน้นความสำ�คัญในประเด็นที่เกี่ยวกับ สภาพ แวดล้อมทางกฎหมาย กฎระเบียบ หนังสือรับรองและใบอนุญาต การประกันภัย การทำ� สัญญา และการจำ�หน่ายตั๋วหรือบัตรเข้างาน 9.2 สภาพแวดล้อมทางกฎหมาย

การจัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องอยู่ในกรอบของกฎหมายเช่นเดียวกับการทำ�ธุรกิจอื่น ๆ ผู้จัดงานอีเวนต์ทุกคนจำ�เป็นต้องมีความรู้และความระมัดระวังในเรื่องของกฎระเบียบและ กฎหมายของประเทศที่กิจกรรมกำ�ลังจะจัดขึ้น เพราะหากฝ่าฝืนกฎหมายท้องถิ่นใด ๆ ไม่ว่า จะโดยตั้งใจหรือไม่ก็ตาม นอกจากงานอีเวนต์จะประสบปัญหาแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์อาจพบ กับบทลงโทษ หรือต้องขึ้นโรงขึ้นศาลให้ยุ่งยากอีกด้วย ดังนั้น ในการที่เราจะจัดงานอีเวนต์ขึ้น ในต่างประเทศ วิธีหนึ่งที่ช่วยลดอุปสรรคดังกล่าวได้เป็นอย่างดีคือการหาหุ้นส่วนท้องถิ่น ที่ไว้วางใจได้ เพราะนอกจากประเด็นเรื่องความรู้ในกฎหมายแล้ว อาจมีประเด็นภายในท้องที่ ที่ส่งผลเสียหากผู้จัดงานอีเวนต์วางตัวไม่ถูกต้องได้เช่นกัน

นอกจากที่ได้กล่าวไปในข้างต้นแล้ว ลักษณะเฉพาะต่าง ๆ ของงานอีเวนต์ที่จะจัด ขึ้นนั้น ยังมีผลครอบคลุมถึงประเภทของกฎระเบียบและกฎหมายต่าง ๆ ที่ผู้จัดงานอีเวนต์ จำ�เป็นต้องศึกษาและระมัดระวังในหลาย ๆ ด้านอีกด้วย เช่น กฎหมายแรงงาน

เจ้าหน้าที่ พนักงาน หรือลูกจ้างทุกตำ�แหน่ง ต่างก็อยู่ในความคุ้มครองของกฎหมาย แรงงานที่มีเงื่อนไขและกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานและผลตอบแทนต่าง ๆ ซึ่งสิ่งที่ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทำ�ความเข้าใจและพิจารณาให้ดี มีดังนี้

ผลตอบแทนของลูกจ้าง

ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทราบว่าตนมีหน้าที่รับผิดชอบตามกฎหมายในฐานะนายจ้าง ทราบถึงเกณฑ์ค่าแรงขั้นต่ำ� จำ�นวนชั่วโมงงาน วันทำ�งาน วันหยุดตามกฎหมาย การตอบแทน ค่าล่วงเวลา ฯลฯ การทราบและเข้าใจในเงื่อนไขเหล่านี้ ไม่ใช่เพียงเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา ด้านกฎหมายเพียงอย่างเดียว แต่ยังช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถเสนอผลตอบแทนหรือ สวัสดิการที่น่าดึงดูดใจให้แก่ลูกจ้าง ซึ่งถือเป็นการส่งเสริมประสิทธิภาพการทำ�งานได้เป็น อย่างดีอีกด้วย

การแปรญัตติในพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน

ตามที่บริษัท พีเคเอฟ ประเทศไทย (PKF Thailand) บริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจ แห่งหนึ่งในประเทศไทยระบุ โดยอ้างอิงตามความในมาตรา 108 แห่งพระราชบัญญัติ คุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 6) พ.ศ. 2560 ที่กำ�หนดให้นายจ้างจำ�ต้องแจ้งกฎระเบียบ ข้อบังคับของบริษัทแก่ลูกจ้างอย่างโปร่งใส โดยบัญญัติว่า “ให้นายจ้างซึ่งมีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไป จัดให้มีข้อบังคับเกี่ยวกับการทํางาน เป็นภาษาไทย และข้อบังคับนั้นอย่างน้อยต้องมีรายละเอียดเกี่ยวกับรายการ ดังต่อไปนี้ • วันทำ�งาน เวลาทำ�งานปกติ และเวลาพัก • วันหยุดและหลักเกณฑ์การหยุด • หลักเกณฑ์การทำ�งานล่วงเวลาและการทำ�งานในวันหยุด • วันและสถานที่จ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำ�งานในวันหยุดและค่าล่วงเวลา ในวันหยุด • วันลาและหลักเกณฑ์การลา • วินัยและโทษทางวินัย • การร้องทุกข์ • การเลิกจ้าง ค่าชดเชย และค่าชดเชยพิเศษ ให้ น ายจ้ า งประกาศใช้ ข้ อ บั ง คั บ เกี่ ย วกั บ การทำ � งานภายในสิ บ ห้ า วั น นั บ แต่ วั น ที่ นายจ้างมีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไป และให้นายจ้างจัดเก็บสำ�เนาข้อบังคับนั้นไว้ ณ สถานประกอบกิจการ หรือสำ�นักงานของนายจ้างตลอดเวลา” ผู้อ่านสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงานได้ที่เว็บไซต์ ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน (http://www.labour.go.th/) รูปภาพที่ 9.1 มาตรา 108 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 6) พ.ศ. 2560

การว่าจ้างชาวต่างชาติ

งานอีเวนต์ถือเป็นวงการอุตสาหกรรมระดับสากล ดังจะเห็นได้ว่าผู้จัดงานอีเวนต์มัก ต้องร่วมงานกับผู้คนจากหลากหลายเชื้อชาติและวัฒนธรรม เพื่อยกระดับขีดความสามารถ ของการทำ�งานในมิติต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นมุมมอง การออกแบบ วิธีการบริหารงาน หรือ เทคโนโลยี โดยเฉพาะการจัดคอนเสิร์ต ละครเวที หรือเทศกาลดนตรี ที่มักร่วมงานกับศิลปิน นักดนตรี หรือดีเจจากหลากหลายประเทศ ซึ่งในกรณีดังกล่าว ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องมีความ รู้เรื่องเอกสารหรือประเภทของวีซ่าที่ต้องจัดเตรียมไว้ เพื่อให้การดำ�เนินงานเป็นไปอย่าง ราบรื่นที่สุด

เพื่อทำ�การแสดงในประเทศไทยนั้น เหล่าศิลปินหรือนักแสดงต่างชาติสามารถยื่นขอ วีซ่าประเภท Non-Immigrant B จากสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศของพวกเขาได้ หากมีเอกสารรับรองหรือจดหมายเชิญอย่างเป็นทางการจากทางบริษัทผู้จัดงานเพื่อเป็น 236

EVENT 101

หลักฐานประกอบการยื่นขอวีซ่าดังกล่าว ในขณะเดียวกัน หากองค์กรในประเทศไทยต้องการ ว่าจ้างชาวต่างชาติเพื่อมาเป็นลูกจ้างทั่วไปในประเทศไทยนั้น องค์กรดังกล่าวจำ�เป็นต้องทำ� ความเข้าใจเกี่ยวกับพระราชบัญญัติการทำ�งานของคนต่างด้าว ที่จำ�เป็นต้องให้ชาวต่างชาติ ที่ ทำ � งานและได้ รั บ ค่ า จ้ า งในประเทศไทยถื อ วี ซ่ า และใบอนุ ญ าตทำ � งานในประเทศไทย นอกจากนี้ ตามกฎหมายแห่งราชอาณาจักรไทยนั้น ยังระบุถึงตำ�แหน่งงานหรืออาชีพบาง ประเภทที่ห้ามมิให้ชาวต่างชาติถือประกอบเป็นอาชีพอีกด้วย ผู้อ่านสามารถศึกษาข้อมูลเพิ่ม เติมบนเว็บไซต์ของกระทรวงแรงงานแห่งราชอาณาจักรไทยเพื่อความเข้าใจอันถูกต้อง วีซ่า และประเด็นทางกฎหมาย

ในความเป็นจริง เราจะเห็นได้ว่าอีเวนต์ขนาดเล็กหลายงานมักเชิญศิลปินจากต่างประเทศ ให้เข้ามาด้วยสถานะวีซ่าท่องเที่ยวเพื่อหลีกเลี่ยงการตรวจสอบ เนื่องจากเป็นงานเล็ก ๆ อีเวนต์จำ�พวกนี้จึงมักจะเล็ดลอดสายตาหน่วยงานราชการได้บ่อยครั้ง อย่างไรก็ตาม ตัวผู้จัดงานอีเวนต์เองก็จำ�เป็นต้องยอมรับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น หากภาครัฐต้องการ ดำ�เนินการทางกฎหมายอย่างจริงจัง ดังเช่น กรณีการบุกจับกุมตัวหลายครั้งในงานแสดง ดนตรีอินดี้ที่จัดโดยคลับ Hidden Agenda ณ ประเทศฮ่องกง ในปี ค.ศ. 2017 ซึ่งโดน ตั้งข้อหาการจ้างแรงงานต่างด้าวผิดกฎหมาย โดยจ้างนักดนตรีจากสหราชอาณาจักร และสหรัฐอเมริกามาแสดงดนตรีโดยใช้วีซ่าผิดประเภท รวมถึงจัดงานโดยไม่มีใบอนุญาต กรณีดังกล่าวนี้ ไม่ว่านักดนตรีจะได้รับการว่าจ้างหรือได้รับผลตอบแทนจากการแสดง ดนตรีจริงหรือไม่นั้น ไม่สำ�คัญ แต่สำ�คัญที่ว่าพวกเขาถูกมองว่ากำ�ลัง “ทำ�งาน” ในสายตา ของเจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมืองเรียบร้อยแล้ว (Wright & Leung, 2017) รูปภาพที่ 9.2 นักแสดง วีซ่า และประเด็นทางกฎหมาย

กฎหมายแรงงานและการจัดงานอีเวนต์ในต่างประเทศ

ผู้ จั ด จำ � เป็ น ต้ อ งทำ � ความเข้ า ใจและระมั ด ระวั ง ในเรื่ อ งของกฎหมายแรงงานใน ประเทศต่าง ๆ เนื่องจากแต่ละประเทศมีข้อจำ�กัดที่แตกต่างกันไป ทั้งยังไม่ควรคิดว่าการ กระทำ�ที่ถูกต้องตามกฎหมายในประเทศหนึ่ง จะสามารถนำ�ไปใช้ในประเทศอื่น ๆ ได้ทั่วโลก เช่น เรื่องจำ�นวนชั่วโมงงานที่สามารถทำ�ต่อเนื่องกันได้อย่างถูกกฎหมาย ดังที่ครั้งหนึ่ง คณะ ผู้จัดละครเวทีแห่งหนึ่งในฮ่องกงจำ�เป็นต้องปฏิบัติงานติดต่อกันตั้งแต่เวลา 9.00 – 23.00 น. เพื่อติดตั้งและจัดเตรียมอุปกรณ์ประกอบฉากต่าง ๆ ในโรงละคร ในขณะเดียวกันในบาง ประเทศ โดยเฉพาะประเทศที่มีสหภาพแรงงานที่เข้มแข็งนั้น จะมีการจำ�กัดจำ�นวนชั่วโมงงาน ที่ถูกต้องตามกฎหมายในแต่ละแวดวงอุตสาหกรรมเอาไว้อย่างชัดเจน อีกวิธีหนึ่งนอกเหนือไป จากการหาหุ้นส่วนท้องถิ่นที่ไว้ใจได้ก็คือการชี้แจงตารางการปฏิบัติการล่วงหน้าอย่างชัดเจน

และมีการอัพเดตอย่างสม่ำ�เสมอ เพื่อเป็นการสร้างความเข้าใจและลดหรือป้องกันการกระทบ กระทั่งกันระหว่างผู้จัดงานอีเวนต์และลูกจ้างที่อาจเกิดขึ้น หลักการดำ�เนินงานด้วยความระมัดระวัง (Duty of care)

ในบางประเทศอย่างสหราชอาณาจักรหรือสหรัฐอเมริกานั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จะถือว่า มีหน้าที่ความรับผิดชอบด้วยกฎหมายถึงผลกระทบต่าง ๆ ที่อาจตามมา ทำ�ให้ต้องมีการ วางแผนและดำ�เนินการทุกอย่างด้วยความรอบคอบระมัดระวัง

เนื่องจากหากเกิดความผิดพลาดหรือมีอุบัติเหตุใด ๆ เกิดขึ้น เจ้าของงานจำ�เป็นต้อง รับผิดชอบถึงผลลัพธ์นั้น ๆ ดังเช่นกรณีอันโด่งดังของกาแฟร้อนจากร้านแมคโดนัลด์ ที่สุดท้าย ผู้ประกอบการจำ�ต้องจ่ายเงินชดเชยแก่นาง Stella Liebeck ผู้เสียหาย เป็นจำ�นวนเงินกว่า 2.8 ล้านเหรียญสหรัฐ จากสาเหตุที่กาแฟร้อนแก้วดังกล่าวลวกขาของเธอจนพอง กรณี ตั ว อย่ า งนี้ ชี้ ใ ห้ เ ห็ น ถึ ง ผลของความประมาทและขาดความรอบคอบของการบริ ห ารงาน อันก่อให้เกิดความเสียหายต่อชื่อเสียงของบริษัท โดยเมื่อเรานำ�หลักการดังกล่าวนี้มาใช้ใน การจัดงานอีเวนต์แล้วนั้น เราอาจตีความหมายได้ว่าเป็นการดำ�เนินการทุกอย่างด้วยความ รอบคอบเพื่อหลีกเลี่ยงการกระทำ�หรือการละเลยที่อาจก่อให้เกิดอุบัติเหตุต่อลูกจ้าง ลูกค้า เจ้าของงาน หุ้นส่วน และผู้เข้าร่วมงาน (ฺWeiman, 2017) A Tragic Event: Santika Pub Fire / ซานติก้าผับ โศกนาฏกรรมในคืนข้ามปี​ี

คืนวันที่ 31 ธันวาคม พ.ศ. 2551 งานแสดงดนตรีฉลองปีใหม่ ณ ซานติก้าผับ สถานบันเทิงย่านเอกมัย ได้กลายเป็นฉากโศกนาฏกรรมในชั่วข้ามคืน เมื่อพลุไฟเอฟเฟกต์ ประกอบการแสดงได้ถูกจุดขึ้น ทำ�ให้ฝ้าเพดานติดไฟและลุกลามไปทั่วอย่างรวดเร็ว ส่งผล ให้มีผู้เสียชีวิตถึง 66 ราย และบาดเจ็บอีกกว่า 200 ราย ซึ่งจากคำ�พิพากษาโดยศาลฎีกาในเดือนพฤศจิกายน พ.ศ. 2558 ระบุว่าซานติก้าผับ ถูกก่อสร้างและดัดแปลงผิดไปจากแบบแปลนที่ได้รับอนุญาต รวมถึงเป็นการใช้อาคาร ผิดวัตถุประสงค์ ตามพระราชบัญญัติควบคุมอาคาร พ.ศ. 2522 โดยผับดังกล่าวไม่มี ช่องทางหนีไฟ ไม่มีระบบตรวจจับควันหรือสัญญาณความร้อน หรือแม้กระทั่งสัญญาณ เตือนภัย นอกจากนี้ วัสดุก่อสร้างเกือบทั้งหมดยังติดไฟได้ง่าย รวมถึงประตูและหน้าต่าง เกือบทั้งหมดยังมีเหล็กดัดปิดไว้ โศกนาฏกรรมดังกล่าว ถือเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนและบทเรียนสำ�คัญของความประมาท ในการจัดงานอีเวนต์ ทั้งยังทำ�ให้เกิดความทรงจำ�อันขมขื่นแก่ทั้งเหล่าผู้จัดงานอีเวนต์ ผู้เข้าร่วมงาน และผู้มีส่วนเกี่ยวข้องมาจนถึงทุกวันนี้ี ด้วยเหตุนี้ หนึ่งในหน้าที่สำ�คัญในฐานะผู้จัดงานอีเวนต์คือการศึกษา ทำ�ความเข้าใจ และปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ รวมถึงกฎหมายต่าง ๆ อย่างเคร่งครัด เพราะถึงแม้ว่า ปัญหาบางอย่างอาจไม่ส่งผลร้ายแรง แต่การขาดการดูแลอย่างรอบคอบอาจส่งผลลบ ต่องานอย่างมากก็เป็นได้ 238

EVENT 101

9.3 กฎระเบียบ หนังสือรับรอง และใบอนุญาต

เนื่องจากงานอีเวนต์คือการผสมผสานระหว่างกิจกรรมอันหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น การแสดง ดนตรี แสง เสียง อาหาร สถานที่ และผู้คน จึงทำ�ให้มีกฎระเบียบข้อบังคับจำ�นวน มากที่จำ�เป็นต้องพิจารณา ซึ่งกฎระเบียบเหล่านี้ต่างก็แตกต่างกันไปตามแต่ละประเทศหรือ แม้กระทั่งแต่ละท้องที่ ยิ่งงานอีเวนต์มีขนาดใหญ่มากเท่าไร กฎระเบียบข้อบังคับที่ต้องปฏิบัติ ตามหรือหนังสือรับรองและใบอนุญาตในการประกอบกิจกรรมต่าง ๆ ก็ยิ่งมีจำ�นวนมากขึ้น ตามไปด้วย อย่างไรก็ตาม Bladen et al. (2012) และ Shone and Parry (2013) ได้จัดทำ� รายการของสิ่งที่ควรคำ�นึงถึงในฐานะผู้จัดงานอีเวนต์ เพื่อใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการตรวจสอบ ความพร้อมของการเตรียมงาน โดยมีตัวอย่างดังต่อไปนี้ • การให้บริการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ • การบริหารจัดการการจัดเลี้ยงอาหาร และเครื่องดื่ม • การจ้างงานพนักงาน • เสียงรบกวน • กฎระเบียบและมาตรฐานของอาคาร • การป้องกันอัคคีภัย • ความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน • ระเบียบการปฐมพยาบาลเบื้องต้น • อุปกรณ์ขนย้ายและการดูแลการใช้งาน • การใช้งานพื้นที่หรืออาคาร • การเสี่ยงโชคและการแข่งขัน • ขบวนพาเหรด • จุดรวมพลหรือจุดดึงดูดของงาน

• ใบอนุญาตและลิขสิทธิ์ของเพลง และการแสดง • การฉายภาพยนตร์ • ลิขสิทธิ์ทางปัญญา • การจ่ายไฟของงาน • ความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อม • การใช้สวนสาธารณะ • ป้ายบอกทาง และกฎระเบียบเกี่ยวกับ ป้ายสัญญาณเหล่านั้น • การกำ�จัดขยะ • หนังสืออนุญาตค้าขายบนทางเท้า หรือค้าขายชั่วคราว • การปิดถนน • การตรวจสอบประวัติอาชญากรรม

ดัดแปลงจาก Bladen et al. (2012, p. 85) และ Shone and Parry (2013, p. 234)

อย่างไรก็ตาม รายการดังกล่าวเป็นเพียงรายการโดยสังเขปเท่านั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ แต่ละงานต้องวิเคราะห์และจำ�แนกปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์นั้น ๆ ออกมาอย่าง ละเอียด เพื่อสามารถระบุได้ว่างานดังกล่าวนั้นจำ�เป็นต้องข้องเกี่ยวข้องกับระเบียบหรือ กฎหมายใดบ้างในบริบทจำ�เพาะนั้น ๆ ดังเช่นในบางประเทศที่แม้แต่การวางขยะไว้บนถนน อาจต้องได้รับอนุญาตจากองค์กรบริหารส่วนท้องถิ่นนั้น ๆ ก่อน (Shone & Parry, 2013)

9.4 การประกันภัยสำ�หรับงานอีเวนต์ (Event Insurance)

จุดจำ�หน่ายเครื่องดื่มภายในงาน “Singha Craft ประดิษฐ์มากัน” Serving Alcohol Responsibly / ความรับผิดชอบในการให้บริการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์​์

ผูจ้ ดั งานอีเวนต์ควรระลึกไว้เสมอว่า การให้บริการเครือ่ งดืม่ แอลกอฮอล์แก่ผเู้ ข้าร่วมงาน ที่ไม่มีสติสัมปชัญญะแล้ว อาจก่อให้เกิดอุบัติเหตุต่าง ๆ เช่น การบาดเจ็บทางร่างกาย ความเสียหายในทรัพย์สิน หรือแม้กระทั่งการเสียชีวิตได้ โดยนอกจากผลลัพธ์เชิงรูปธรรม ดังกล่าว อุบัติเหตุเหล่านี้ยังส่งผลกระทบเชิงลบต่อความรู้สึกและประสบการณ์ที่ผู้เข้าร่วม งานอื่น ๆ ได้รับอีกด้วย ด้วยเหตุนี้ในบางประเทศ เช่น สหรัฐอเมริกา แคนาดา ออสเตรเลีย และหลายประเทศในทวีปยุโรป จะมีระเบียบข้อบังคับว่าด้วยการปฏิบัติหน้าที่ในฐานะ พนักงานขายและบริการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ โดยระบุว่าจำ�เป็นต้องผ่านการอบรมเรื่อง ความรับผิดชอบในการให้บริการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ ซึ่งมีหัวข้อดังต่อไปนี้ • กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ • ผลกระทบทางสรีรวิทยาของเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ • วิธีการวิเคราะห์ระดับความมึนเมาของลูกค้าจากการสำ�รวจพฤติกรรม • วิธีการสอบถามและจับพิรุธผู้เยาว์อย่างมีประสิทธิภาพ • วิธีการปฏิเสธการให้บริการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ นอกเหนือจากกฎหมายว่าด้วยการจำ�กัดอายุของผู้ดื่มเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ และการ จำ�กัดเวลาการจำ�หน่ายเครื่องดื่มแอลกอฮอล์แล้ว ยังมีกฎระเบียบในการปฏิบัติตนใน ฐานะผู้ให้บริการเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในประเทศไทยอีกจำ�นวนมาก ที่ผู้จัดงานอีเวนต์ ควรศึกษา ทำ�ความเข้าใจ และนำ�มาประยุกต์ใช้ในการจัดงานอีเวนต์ให้ปลอดภัยทั้งในเชิง บรรยากาศของงาน และในเชิงกฎหมายอีกด้วย 240

EVENT 101

การสร้างสรรค์และผลิตงานอีเวนต์เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการดำ�เนินการที่หลากหลาย และการประสานงานกันระหว่างหลายฝ่าย ขั้นตอนดังกล่าวอาจมีการดำ�เนินการในสถานที่ ต่างกัน ซึ่งสุดท้ายจะถูกนำ�มารวมกัน ณ สถานที่จัดงานอีเวนต์นั้น ๆ โดยผู้เข้าร่วมงานอาจ เดินทางมาจากหลายภูมิลำ�เนา ตามความเป็นจริงในกระบวนการทั้งหลายเหล่านี้ อาจมี บางอย่างที่ไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้ เหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันจำ�นวนมากพร้อมจะกลายเป็น อุปสรรคขัดขวางงานอีเวนต์ได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อยอย่างเที่ยวบินล่าช้า กว่ากำ�หนด หรือวงดนตรียกเลิกงานอย่างกะทันหัน ไปจนถึงเหตุการณ์ร้ายแรง เช่น สภาพ อากาศทีไ่ ม่เอือ้ อำ�นวย โรคระบาด (เช่น การระบาดของโรคซาร์ส (SARS) ในประเทศจีนเมือ่ ปี พ.ศ. 2545) ภัยพิบตั ทิ างธรรมชาติ (เช่น ภูเขาไฟระเบิด ณ ประเทศไอซ์แลนด์เมือ่ ปี พ.ศ. 2553 มหาอุทกภัยในประเทศไทยเมื่อปี พ.ศ. 2554) ความไม่สงบทางการเมือง (เช่น การปิดล้อม สนามบินจากกลุ่มต่อต้านรัฐบาล) เหตุการณ์เหล่านี้ต่างก่อให้เกิดความเสียหายต่องานอีเวนต์ ได้ทั้งสิ้น ดังที่ผู้เขียนได้กล่าวไปในเบื้องต้นแล้วว่า อุบัติเหตุหรืออันตรายใด ๆ ที่เกิดขึ้น ณ งานอีเวนต์นั้น จะตกอยู่ในความรับผิดชอบทางกฎหมายของผู้จัดงานอีเวนต์ในทันที เพราะ ฉะนั้น ในฐานะผู้จัดงานอีเวนต์ หนึ่งในหน้าที่สำ�คัญก็คือการเตรียมมาตรการต่าง ๆ เพื่อลด ความเสี่ยงและจำ�กัดความเสียหายลงให้ได้มากที่สุด โดยในขอบเขตของบทเรียนนี้ ผู้เขียน ขออนุญาตแนะนำ�ให้รู้จักกับสิ่งที่เรียกว่า “การประกันภัยสำ�หรับงานอีเวนต์ (Event insurance)” ดังรายละเอียดต่อไปนี้

ในบางประเทศที่มีการพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานสำ�หรับอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ เป็น อย่างดีแ ล้ว และมีความต้อ งการการประกันภัยมากกว่าประเทศไทย ดังเช่น ใน สหราชอาณาจักรและประเทศออสเตรเลียนั้น จะมีสิ่งที่เรียกว่า “ประกันภัยสำ�หรับงาน อีเวนต์” ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว ประกันภัยดังกล่าวมักครอบคลุมตั้งแต่การยกเลิกงานกะทันหัน ศิลปินดาราไม่มาร่วมงานโดยไม่แจ้งล่วงหน้า หนี้สินทางกฎหมาย การเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ ออกจากสถานที่จัดงานได้ไม่ทันตามกำ�หนด ความเสียหายต่ออุปกรณ์ ตัวอาคาร สถานที่ จัดงาน หรือสาธารณูปโภคใด ๆ ไปจนกระทั่งการล้มละลายอย่างไม่คาดคิดของผู้ให้บริการ สถานที่ (Shone & Parry, 2013, p. 237) แต่เป็นเรื่องน่าเสียดายที่ประกันภัยดังกล่าวนี้ ยังไม่มีการให้บริการในประเทศไทย อย่างไรก็ตาม ผู้จัดงานในประเทศไทยยังคงสามารถ เลือกซื้อประกันภัยหลาย ๆ ประเภทพร้อม ๆ กัน เพื่อให้ครอบคลุมตามความต้องการ ของตน โดยบริษัทประกันภัยจะทำ�การประเมินอัตราความเสี่ยงต่าง ๆ เพื่อตีราคาและเสนอ ประกันภัยที่มีการคุ้มครองแตกต่างกันไปตามแต่ละกรณี

ประเภทของประกันภัย

ธรรมชาติของงานอีเวนต์นั้น ๆ จะเป็นตัวบ่งชี้ถึงประเภทและจำ�นวนของประกันภัย ที่จำ�เป็นต้องคำ�นึงถึง เมื่อครั้งที่ผู้เขียนยังคงทำ�งานอยู่ในคณะจัดทำ�ละครเวทีแห่งหนึ่ง ซึ่งมี ฉากที่นักแสดงจำ�เป็นต้องแสดงอยู่กลางอากาศที่สูงขึ้นไปถึง 20 เมตรจากพื้นเวที โดยปกติ แล้ว ประกันภัยทั่วไปจะไม่มีทางให้การคุ้มครองถึงอุบัติเหตุจากพฤติกรรมดังกล่าว ทำ�ให้ จำ�เป็นต้องค้นหาประกันภัยที่จะให้ความคุ้มครองและมีค่าสินไหมสำ�หรับอุบัติเหตุจากการ ทำ�งานในที่สูงเพื่อฉากนี้โดยเฉพาะ ซึ่งผู้อ่านทุกท่านคงพอเดาได้ว่า ยิ่งต้องขึ้นไปสูงเท่าไร ก็จะต้องมีค่าใช้จ่ายสูงมากขึ้นเท่านั้น

หลังจากการวิเคราะห์ความจำ�เป็นในประกันภัยต่าง ๆ แล้ว ต่อไปนี้ เป็นตัวอย่าง ประเภทของประกันภัยที่ปรากฏอยู่บนหนังสือคู่มือโดยสภาอุตสาหกรรมการประชุม (CIC, 2014, p. 69-70)

ประกันภัยที่จำ�เป็นต่องานอีเวนต์

สภาอุตสาหกรรมกิจกรรมพิเศษ (Event Industry Council) (เปลี่ยนชื่อมาจาก สภาอุตสาหกรรมการประชุม) ได้แนะแนวทาง 6W เพื่อพิจารณาความจำ�เป็นในการเลือกใช้ บริการประกันภัย ดังนี้

WHO

WHAT WHERE

WHEN WHY HOW

• ใครควรเป็นผู้ทำ�ประกันภัย ผู้จัดงาน ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ (Suppliers) ร้านค้าที่เข้าร่วมงาน • การเลือกบริษัทประกันมืออาชีพที่เหมาะสม ซึ่งมีความรู้ในอุตสาหกรรมงานอีเวนต์จะช่วยให้ สามารถสื่อสารและให้ข้อมูลเชิงลึกที่เฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับประกันภัยที่ต้องการได้ง่ายขี้น • หัวข้อที่ว่าใครได้รับการคุ้มครองภายใต้การทำ�ประกันภัยควรมีความชัดเจน (ควรรวมถึง ผู้เข้าร่วมงาน พนักงาน ผู้เกี่ยวข้องอื่น ๆ หรือไม่) • ประกันประเภทใดที่กฎหมายกำ�หนดว่าจำ�เป็นต่องานอีเวนต์ • งานอีเวนต์นั้นจัดที่ไหน และสถานที่ดังกล่าวมีข้อกำ�หนดทางกฎหมายใด ๆ หรือไม่ • สถานที่จัดงานนั้นมีประกันอยู่แล้วหรือไม่ • การประกันภัยมีผลเมื่อไร เพื่อความแน่ใจต้องมีการระบุรวมวันที่ตั้งแต่ก่อนเริ่มงานจนถึง หลังจากงานอีเวนต์เสร็จสิ้นลง • เมื่อไรที่ควรทำ�ประกัน การทำ�ประกันภัยตั้งแต่ช่วงแรก ๆ ของการจัดงานอีเวนต์สามารถให้ ความคุ้มครองในกรณีของภัยพิบัติทางธรรมชาติได้ในบางประเทศ • ทำ�ไมประกันภัยถึงมีความจำ�เป็น การวิเคราะห์ปัจจัยเสี่ยงต่าง ๆ เป็นสิ่งจำ�เป็นต่อการตัดสินใจ • การทำ�ประกันภัยจะต้องจัดทำ�และมีการบริหารจัดการอย่างไร

(ดัดแปลงจาก CIC, 2014, p. 68) 242

EVENT 101

ประกันภัยความรับผิดชอบและความเสียหายต่อสาธารณะ ประกันภัยประเภทนี้จะช่วยป้องกันการเรียกร้องอันเกิดจากความเสียหายต่อร่างกายและ ทรัพย์สนิ ทีเ่ กิดขึน้ ณ สถานประกอบธุรกิจ หรือ “สถานประกอบธุรกิจชัว่ คราว (Temporarily off business premises)” (ซึ่งใช้ในงานอีเวนต์) ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์ควรให้ความสำ�คัญกับ ประกันภัยประเภทนี้เป็นอันดับต้น ๆ ประกันภัยพันธกรรมของนายจ้างและค่าสินไหมของลูกจ้าง ประกันภัยประเภทนี้จะปกป้องผู้จัดงานอีเวนต์จากการเรียกร้องเงินชดเชยจากอาการเจ็บ ป่วยหรือบาดเจ็บของลูกจ้างอันเนื่องมาจากการทำ�งานให้กับผู้จัดงานอีเวนต์ โดยพันธกรรม ของนายจ้างภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์แห่งราชอาณาจักรไทยระบุให้มีวงเงิน ชดเชยไม่เกิน 1,500,000 บาท ต่ออุบัติเหตุหรือการเจ็บป่วย 1 ครั้ง ประกันการยกเลิกอีเวนต์ ประกันการยกเลิกงานนั้นจะคุ้มครองผู้จัดงานอีเวนต์จากความเสียหายจากการถูกขัดจังหวะ หรือขัดขวาง อันเกิดจากอัคคีภัย การประท้วง หรืออุบัติภัยอื่น ๆ ที่ครอบคลุม โดยประกันภัย ประเภทนี้จะชดเชยค่าสินไหมที่เหมาะสมจากสาเหตุต่าง ๆ ข้างต้น

• การยอมรับข้อตกลง (Acceptance) ส่วนที่ระบุการยอมรับข้อเสนอและการ แลกเปลี่ยนโดยการลงนามรับรองลงบนสัญญา เพื่อเป็นการแสดงถึงความเข้าใจและ เจตนาที่จะปฏิบัติตามข้อสัญญานั้น ๆ

การประกันภัยสำ�หรับงานอีเวนต์ในประเทศไทย

อ้างอิงจากตัวแทนของบริษัทเครือ ซีเอ็มโอ (CMO Group) บริษัทจัดอีเวนต์ชื่อดัง แห่งหนึ่งของประเทศไทย ระบุว่าประเภทของประกันภัยสำ�หรับงานอีเวนต์ในประเทศไทย นั้นยังมีอยู่น้อยมาก เหล่าผู้จัดงานจำ�เป็นต้องติดต่อตัวแทนบริษัทประกันภัยหรือนายหน้า เพื่อบรรยายรายละเอียดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ที่กำ�ลังจะเกิดขึ้น เพื่อร่วมวิเคราะห์ถึงประเภท และรูปแบบของประกันภัยที่สามารถตกลงใช้บริการได้ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี งานอีเวนต์ อาจถูกปฏิเสธการให้ความคุ้มครองจากทุกบริษัทประกันภัย ดังนั้น ผู้เขียนหวังว่าจะได้เห็น การเปลี่ยนแปลงในวงการอุตสาหกรรมประกันภัยในประเทศไทยในอนาคตให้สามารถ ดำ�เนินการได้อย่างบางประเทศ ดังเช่น สหราชอาณาจักรหรือออสเตรเลียที่ได้กล่าวถึงข้างต้น ซึ่งการประกันภัยจะกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในอุตสาหกรรมงานอีเวนต์ 9.5 การทำ�สัญญา

การทำ�สัญญาคือการผูกมัดทางกฎหมายตามข้อตกลงที่เกิดขึ้นระหว่างคู่สัญญา สองฝ่ายขึ้นไป ถึงแม้การทำ�สัญญาทั้งทางวจนะหรือลายลักษณ์อักษรต่างก็มีข้อผูกมัดทาง กฎหมายเท่าเทียมกัน แต่ทว่าสัญญาแบบลายลักษณ์อักษรมักได้รับการยอมรับมากกว่า เนื่องจากเป็นการรับประกันได้ว่าผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย เข้าใจในข้อสัญญาต่าง ๆ ตรงกัน

ในการจัดอีเวนต์นั้น การทำ�สัญญามักถูกใช้ในกรณีต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ • การตกลงให้บริการจัดงานอีเวนต์ • การขอใช้สถานที่และการจองที่พัก • การว่าจ้างเจ้าหน้าที่ • การให้การสนับสนุนหรือสปอนเซอร์ (Sponsorship) • การตกลงกับเหล่าผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ (Suppliers) เช่น สื่อภาพ และเสียง การจัดเลี้ยง บริษัทขนย้าย องค์ประกอบสำ�คัญของสัญญา • คู่สัญญา (Parties) รายนามบุคคลหรือหน่วยงานทั้งหมดที่ยอมรับข้อตกลงในสัญญา รวมถึงเอกสารสำ�คัญอันแสดงถึงตัวตนของคู่สัญญา เช่น ที่อยู่ เลขที่ประจำ�ตัว ประชาชน เลขที่จดทะเบียนบริษัท • ข้อเสนอ (Offer) รายละเอียดของสิ่งของหรือบริการที่เสนอให้เป็นการแลกเปลี่ยน เช่น อุปกรณ์ การแสดง สถานที่ • ข้อแลกเปลี่ยน (Terms of exchange) รายละเอียดของสิ่งตอบแทนการตอบรับ ข้อเสนอนั้น ๆ โดยส่วนมากมักเป็นเงินหรือสิทธิพิเศษต่าง ๆ 244

EVENT 101

รายละเอียดของสัญญา

จุดประสงค์ของสัญญาคือการระบุรายละเอียดของการแลกเปลี่ยนเพื่อชี้แจงข้อผูกมัด ของแต่ละคู่สัญญาให้ชัดเจนที่สุด เพราะฉะนั้นสัญญาจึงต้องประกอบไปด้วยรายละเอียด ดังต่อไปนี้ • คำ�อธิบายรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ • ข้อกำ�หนดทางการเงิน ซึ่งรวมไปถึงกำ�หนดการชำ�ระเงิน (ถ้ามี) • สิทธิและพันธะของคู่สัญญาแต่ละฝ่าย • เงื่อนไขของการยกเลิกข้อสัญญา และค่าปรับในกรณีผิดคำ�สัญญาต่าง ๆ • ข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น เหตุสุดวิสัย ความเสียหาย การชดใช้ค่าเสียหาย หลักประกัน การระงับข้อพิพาท ฯลฯ

คำ�ศัพท์ที่มักปรากฏอยู่ในการทำ�สัญญาในการจัดอีเวนต์ที่ผู้อ่านอาจพบ ได้แก่

การบอกเลิกสัญญา (Termination) การเลิกจ้างภายใต้เงื่อนไขที่คู่สัญญาไม่ต้องรับผิดชอบ ใด ๆ ซึ่งควรระบุว่าใครมีอำ�นาจในการบอกเลิกสัญญา กรณีต่าง ๆ ภายใต้สัญญาที่สามารถ บอกเลิกได้โดยไม่ต้องรับผิดชอบใด ๆ ข้อกำ�หนดในการแจ้งการบอกเลิกสัญญา และการ กำ�หนดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องในการบอกเลิกสัญญา การยกเลิก (Cancellation) ข้อสัญญาในการยกเลิกระบุเกี่ยวกับความเสียหาย จำ�นวนเงิน ที่ฝ่ายที่ถูกยกเลิกจะได้รับในกรณีที่มีการยกเลิกเกิดขึ้น ค่าส่วนต่าง (Attrition) ค่าส่วนต่าง หมายถึง ความแตกต่างของจำ�นวนหรือปริมาณของสิ่ง ใด ๆ จากที่ตกลงกันไว้ในสัญญากับจำ�นวนหรือปริมาณจริง ๆ ที่ถูกใช้หรือบริโภคไปในงาน อีเวนต์นั้น ๆ ส่วนมากมักจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับจำ�นวนห้องพักและการจัดเลี้ยงอาหาร ซึ่งหาก ทางผู้จัดงานอีเวนต์ไม่สามารถทำ�ตามที่ตกลงกันไว้ได้ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องเป็นผู้รับผิดชอบค่า ส่วนต่างนั้นตามสัญญา

เหตุสุดวิสัย (Force majeure) หรือที่ชาวตะวันตกมักเรียกกันว่า “ความประสงค์ของ พระเจ้า (The act of god)” หรือที่คนไทยเราอาจจะเรียกกันว่า “ดวง” เหตุสุดวิสัยในบริบท ของการทำ�สัญญานั้น หมายถึงเหตุการณ์ใด ๆ ที่ไม่อาจคาดการณ์ ป้องกัน หรือหลีกเลี่ยง อันเป็นอุปสรรคขัดขวางมิให้คู่สัญญากระทำ�ตามที่ตกลงไว้ในข้อสัญญาได้ เช่น การก่อจลาจล การปฏิวัติ การก่อการร้ายหรืออาชญากรรมต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งสภาพอากาศอันรุนแรง และภัยพิบัติทางธรรมชาติ การชดใช้ค่าเสียหายหรือค่าสินไหม (Indemnification) หรือข้อตกลงความรับผิดชอบ ซึ่งเป็นข้อตกลงที่ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งจะยอมเป็นผู้รับผิดชอบต่อความเสียหายหรือการเรียกร้อง ในกรณีใดกรณีหนึ่ง ยกตัวอย่างเช่น หากมีผู้ร่วมงานฟ้องร้องผู้จัดงานอีเวนต์ เนื่องจากเกิด อาการอาหารเป็นพิษจากการร่วมงาน กรณีดังกล่าวจะถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของบริษัท จัดเลี้ยง ซึ่งจะเป็นผู้ดูแลชดใช้ค่าเสียหายแต่เพียงผู้เดียว โดยยกเว้นความรับผิดชอบของผู้จัด งานอีเวนต์ตามข้อสัญญาที่ตกลงกันไว้ การแก้ ป ั ญ หาข้ อ พิ พ าทและอำ � นาจทางกฎหมาย (Dispute resolution and jurisdiction) ข้อนี้จะระบุถึงสถานที่และวิธีการในการยุติข้อพิพาทใด ๆ โดยทั่วไปแล้วการ ฟ้องร้องเกิดขึ้นเมื่อคู่กรณีไม่สามารถแก้ไขข้อพิพาทได้และฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดต้องการจะบังคับ ใช้สิทธิของตนโดยยื่นคำ�ร้องต่อศาล อย่างไรก็ตาม สัญญาอาจระบุว่าทั้งสองฝ่ายจะใช้ขั้นตอน ยุติข้อพิพาท (Alternative Dispute Resolution หรือ ADR) แทนการดำ�เนินคดี ตัวอย่าง ของ ADR ประกอบด้วยอนุญาโตตุลาการ การไกล่เกลี่ย และการเจรจาต่อรอง การระบุขั้น ตอนยุติข้อพิพาท หรือ ADR นี้ เป็นสิ่งสำ�คัญ เนื่องจากเมื่อเกิดข้อพิพาทขึ้น จะทำ�ให้ทั้งสอง ฝ่ายทราบว่าข้อพิพาทจะยุติลงที่ไหน และจะใช้กฏหมายใดในการยุติข้อพิพาท

อย่างไรก็ตาม ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้จาก “หนังสือคู่มือ โดยสภาอุตสาหกรรมการประชุม” หรือปรึกษาสภาอุตสาหกรรมกิจกรรมพิเศษ (หรือสภา อุตสาหกรรมการประชุมเดิม) เพื่อประโยชน์และความปลอดภัยในการพิจารณาหรือร่าง รายละเอียดของสัญญาแต่ละฉบับก่อนทำ�การตกลงยอมรับ

ในส่วนต่อไปนี้ ผู้เขียนขอนำ�เสนอตัวอย่างส่วนประกอบในการทำ�สัญญาเกี่ยวกับ งานอีเวนต์ไว้ 2 ตัวอย่าง ซึ่งคาดว่าจะสามารถให้แนวคิดในการทำ�สัญญาแก่ผู้อ่านได้ไม่มาก ก็น้อย

246

EVENT 101

ตั ว อย่ า งของรายการที่ ร วมอยู่ ใ นสั ญ ญาระหว่ า งบริ ษั ท เอกชนกับผู้จัดงานอีเวนต์ ภาคีในสัญญา 1. มีการระบุคู่สัญญา และที่อยู่ของคู่สัญญา ทั้งฝ่ายผู้ว่าจ้างและผู้รับจ้าง นอกจากนี้ยัง กำ�หนดวิธกี ารทีค่ สู่ ญ ั ญาเรียกเช่น ‘ผูว้ า่ จ้าง’ (ลูกค้า/เจ้าของงานอีเวนต์) และ ‘ผูร้ บั จ้าง’ (ผู้จัดงานอีเวนต์/Event organizer) ในส่วนที่เหลือของสัญญา 2. มีการระบุว่าเป็นสัญญาที่ทำ�ขึ้นสำ�หรับงานอีเวนต์ใด เช่น ‘พิธีมอบรางวัลพนักงาน ประจำ�ปี’ และยังต้องระบุรายละเอียดอื่น ๆ เช่น วันที่ และสถานที่ทำ�สัญญา ข้อตกลงในสัญญา 1. ส่วนแรกของข้อสัญญามักจะครอบคลุมข้อเสนอ และการแลกเปลี่ยน มีการระบุชื่อ ของงานอีเวนต์ที่ผู้รับจ้างได้รับการว่าจ้าง มักมีใบเสนอราคาอ้างอิงเพื่อให้รายละเอียด เพิ่มเติมของโครงการ จำ�นวนเงินในการจ้างงาน กำ�หนดการชำ�ระเงิน และสิทธิที่จะ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเพิ่มเติมงานที่ว่าจ้างตามสัญญา 2. ส่วนที่สองครอบคลุมถึงความเป็นมืออาชีพของผู้รับจ้าง โดยระบุว่า ‘ผู้รับจ้าง’ รับรองความเป็นมืออาชีพของตนว่า a. เป็นผู้มีความชำ�นาญและมีความรู้ในระดับที่ดีในฐานะผู้ประกอบอาชีพจัดทำ� ออร์กาไนเซอร์ b. สามารถรักษาความลับของโครงการและเงื่อนไขการทำ�สัญญาได้ c. ไม่นำ�ข้อมูลไปใช้ในงานอื่น ๆ d. สามารถทำ�งานตามเงื่อนไขที่กำ�หนดไว้ในสัญญาและใบเสนอราคา e. ยึดมั่นในวิชาชีพและจริยธรรมในการประกอบวิชาชีพ 3. ส่วนที่สามของข้อกำ�หนดในสัญญาอาจรวมถึงข้อที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบ และอื่น ๆ โดยระบุ a. ผู้รับจ้างและพนักงานของผู้รับจ้างจะไม่ก่อให้เกิดความรำ�คาญและความเสียหาย ต่อผู้ว่าจ้าง หรือบุคคลอื่น นี่คือการระบุว่า ‘ผู้ว่าจ้าง’ จะไม่รับผิดชอบต่อการ บาดเจ็บหรือความเสียหายที่ ‘ผู้รับจ้าง’ ก่อขึ้น b. หน้าที่ของผู้รับจ้างในการรักษาความปลอดภัย ความเรียบร้อย และความสะอาด ของสถานที่ 4. ส่วนที่สี่ของข้อกำ�หนดในสัญญาอาจรวมถึงข้อที่เกี่ยวข้องกับค่าปรับ การยกเลิก และ การแก้ปัญหา รายละเอียดของข้อสัญญาอาจรวมถึง a. จำ�นวนเงินที่เป็นค่าปรับในกรณีที่ไม่สามารถทำ�งานตามเวลาที่กำ�หนดไว้ในสัญญา b. การกำ�หนดสิทธิของผู้ว่าจ้างในการยกเลิกสัญญาในกรณีดังกล่าว c. ค่าธรรมเนียมการยกเลิกในช่วงระยะเวลาต่าง ๆ ในกรณีที่มีความจำ�เป็นต้อง ยกเลิกงานที่ว่าจ้าง

ตัวอย่างของรายการที่รวมอยู่ในสัญญาระหว่างองค์การ มหาชน/องค์กรรัฐกับผู้จัดงานอีเวนต์

ในส่วนแรกของสัญญาจ้างมีการระบุชอ่ื และทีอ่ ยูข่ องคูส่ ญ ั ญา ได้แก่ ฝ่ายผูว้ า่ จ้าง และผู้รับจ้าง ในส่วนถัดมา เป็นการระบุข้อตกลงระหว่างทั้งสองฝ่าย ดังนี้ รายการและเนื้อหาในสัญญาต่าง ๆ ประกอบด้วย 1. ชื่อและที่อยู่ของคู่สัญญาที่เข้าทำ�สัญญา ชื่องานอีเวนต์ สถานที่จัดงาน ขนาด และระยะเวลาการจัดงาน 2. รายละเอียดของรายการในสิ่งที่แนบมาของสัญญา เช่น ข้อกำ�หนดขอบเขตงาน (TOR) ใบเสนอราคา หนังสือชี้แจงเรื่องราคา รูปแบบของงานอีเวนต์ และ แบบรูปรายละเอียด 3. ในบางประเทศการประมูลสัญญาของรัฐบาลอาจกำ�หนดให้ บริษัท (ผู้เสนอ ราคา) ยื่นเอกสารการค้ำ�ประกันจากธนาคาร โดยเอกสารต้องระบุว่าธนาคาร จะจ่ายเงินจำ�นวนเท่าใดหากผู้เสนอราคาไม่ปฏิบัติตามข้อผูกพันภายใต้สัญญา ในกรณีนี้ควรมีข้อสัญญาที่อธิบายถึงเอกสารนั้นด้วย 4. ข้อตกลงในเงินค่าจ้าง รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม ตลอดจนภาษีอากรอื่น ๆ และ ค่าใช้จ่ายทั้งหมด กำ�หนดส่งมอบงาน และกำ�หนดการจ่ายเงิน พร้อมทั้งระบุ ผู้รับภาระเงินค่าธรรมเนียมการโอนและค่าบริการอื่น ๆ ซึ่งในกรณีนี้คือ ผู้รับจ้าง 5. วันที่เริ่มทำ�งานที่รับจ้าง และวันที่จะต้องทำ�งานให้แล้วเสร็จบริบูรณ์ พร้อมทั้ง ระบุสิทธิของผู้ว่าจ้างที่จะบอกเลิกสัญญาและเรียกค่าเสียหายกรณีมีเหตุให้เชื่อ ได้ว่าผู้รับจ้างไม่สามารถทำ�งานให้แล้วเสร็จภายในกำ�หนดเวลา หรือไม่สามารถ ทำ�งานให้แล้วเสร็จตามกำ�หนดเวลา 6. ข้ อ ที่ เ กี่ ย วข้ อ งกั บ ความเป็ น มื อ อาชี พ และความรั บ ผิ ด ชอบในการแก้ ไขงาน หากมีข้อบกพร่องหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นจากผู้รับจ้าง ซึ่งอาจรวมถึง a. ความรับผิดชอบของผู้รับจ้างที่ควรเป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพ b. การระบุว่าผู้รับจ้างไม่สามารถจ้างช่วงได้โดยไม่ได้รับความยินยอมเป็น หนังสือจากผู้ว่าจ้างก่อน c. ความรับผิดชอบต่ออุปัทวเหตุ ความเสียหาย หรือภยันตรายต่าง ๆ อันเกิด จากการปฏิบัติงานของผู้รับจ้าง รวมถึงความรับผิดชอบต่อความเสียหาย จากการกระทำ�ของลูกจ้างของผู้รับจ้าง

248

EVENT 101

7. การรับรองว่าผู้รับจ้างได้ตรวจสอบและทำ�ความเข้าใจในข้อกำ�หนดขอบเขต ของงาน (TOR) โดยถี่ถ้วนแล้ว 8. อาจมีข้อที่ระบุกรณีการทำ�งานและการแก้ไขเพิ่มเติม จะช่วยให้ บริษัท สามารถ ปรับปริมาณงานและขอบเขตของโครงการได้โดยไม่ละเมิดข้อตกลง โดยที่งาน เพิ่มเติมยังอยู่ในขอบเขตงาน ซึ่งอาจมีข้อตกลงในการกำ�หนดอัตราค่าจ้าง สำ�หรับงานพิเศษหรืองานที่เพิ่มเติมขึ้น และการขยายระยะเวลา 9. ข้อกำ�หนดเกี่ยวกับความรับผิดชอบของผู้รับจ้าง ซึ่งอาจรวมถึง: a. ค่าปรับหรือค่าเสียหายต่าง ๆ ซึ่งเกิดขึ้นจากผู้รับจ้างที่ไม่สามารถทำ�งาน ให้แล้วเสร็จตามเวลาที่กำ�หนดไว้ในสัญญา b. สิทธิของผู้ว่าจ้างภายหลังบอกเลิกสัญญา c. ความรับผิดชอบของผู้รับจ้างในการทำ�บริเวณก่อสร้างให้เรียบร้อย สะอาด และปลอดภัย ข้อกำ�หนดขอบเขตการดำ�เนินงาน (TOR) อาจถูกแนบมาด้วย ซึ่ง TOR มักมี การระบุรายละเอียดดังต่อไปนี้ • หลักการเหตุผล • เงื่อนไขในการดำ�เนินงาน • วัตถุประสงค์ • ระยะเวลาในการดำ�เนินงาน • กลุ่มเป้าหมาย • วงเงินงบประมาณ • ขอบเขตการดำ�เนินงาน • การส่งมอบงานและการเบิกจ่ายเงิน • หลักเกณฑ์ในการนำ�เสนอผลงาน • คุณสมบัติของผู้เสนอราคา

คุณลักษณะของกลุ่มเป้าหมาย – ผู้จัดงานอีเวนต์ควรวิเคราะห์ลักษณะนิสัยและวิถีชีวิต ของผู้บริโภค ว่าพวกเขาชอบการจองตั๋วผ่านช่องทางออนไลน์ หรือมีแนวโน้มที่จะซื้อ ณ จุด จำ�หน่ายมากกว่า รวมทั้งคำ�นึงถึงความจำ�เป็นของการเปิดช่องทางการจำ�หน่ายตั๋วมากกว่า หนึง่ ช่องทาง โดยผูจ้ ดั งานอีเวนต์ควรตระหนักว่าวิธนี จ้ี ะเป็นการเพิม่ ค่าใช้จา่ ยและเวลาในการ บริหารจัดการช่องทางเหล่านี้ด้วยเช่นกัน

งาน Thai Fight

9.6 การจำ�หน่ายตั๋วหรือบัตรเข้างาน

Bladen et al. (2012) กล่าวว่า แม้แต่งานอีเวนต์ที่ไม่เก็บค่าเข้างานก็ควรมีการ พิจารณาเรื่องการแจกจ่ายตั๋วหรือบัตรเข้างาน เพื่อควบคุมจำ�นวนผู้เข้าร่วมงานให้เหมาะสม ในขณะเดียวกัน งานอีเวนต์ที่มีการจำ�หน่ายตั๋วหรือบัตรเข้างานนั้น จะมีความสำ�คัญถึงการ บริหารจัดการสภาพคล่องทางการเงินของการจัดงานเช่นกัน ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงไม่ควร ละเลยการดูแลวางแผนการจำ�หน่ายตั๋วหรือบัตรเข้างาน การเลือกวิธีจำ�หน่ายตั๋วหรือบัตรเข้างาน

ในการจัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณาช่องทางการจำ�หน่ายตั๋วอย่าง ละเอียดถี่ถ้วน เพราะถึงแม้ว่าการมีช่องทางการจำ�หน่ายตั๋วจำ�นวนมากจะช่วยอำ�นวยความ สะดวกให้แก่ผู้บริโภค แต่ในขณะเดียวกัน ผู้จัดงานอีเวนต์อาจต้องใช้ทรัพยากรและเวลา อย่างมากในการรวบรวมข้อมูลการจองตั๋วจากช่องทางเหล่านี้ ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงต้อง คำ�นึงถึงปัจจัยต่าง ๆ ในการประกอบการตัดสินใจเลือกช่องทางการจำ�หน่ายตั๋ว ดังต่อไปนี้

250

EVENT 101

ราคาตั๋วหรือบัตรเข้างาน – ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพิจารณาต้นทุนของราคาตั๋วหรือบัตรเข้างาน เมื่อต้องการเลือกระบบการจำ�หน่ายตั๋ว โดยในบางระบบจะเก็บค่าใช้จ่ายในการจำ�หน่ายตั๋ว เป็นอัตราเหมา ในขณะที่บางระบบจะเก็บค่าใช้จ่ายในลักษณะของค่าคอมมิชชั่นที่ได้จาก การจำ�หน่ายตั๋ว นอกจากนี้ ยังมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการจำ�หน่ายตั๋ว เช่น ค่าใช้จ่ายในการ พิมพ์ตว๋ั การเก็บค่าใช้จา่ ยเพิม่ เติมในการจำ�หน่ายตัว๋ แต่ละใบหรือการเก็บค่าใช้จา่ ยเป็นเปอร์เซนต์ จากราคาตั๋ว ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าดำ�เนินการในการจำ�หน่ายตั๋วซ้ำ� ฯลฯ นอกเหนือไปจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ยังต้องรับภาระเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมการใช้บัตรเครดิตเมื่อมีลูกค้าซื้อตั๋ว ผ่านบัตรเครดิตด้วย ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรทำ�ความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้เป็นอย่างดี ก่อนจะตัดสินใจกำ�หนดราคาตั๋ว ทั้งยังต้องรวมเรื่องราคาตั๋วเข้าไปในงบประมาณของงาน อีเวนต์ด้วยเช่นกัน การให้บริการ – ผู้จัดงานอีเวนต์ควรคำ�นึงถึงวิธีการให้บริการและจัดการตั๋วของงานอีเวนต์ ซึ่งอาจมีการสื่อสารทางการตลาดเกี่ยวกับการจำ�หนายตั๋วผ่านใบปลิวหรือการลงโฆษณา บนแบนเนอร์ของเว็บไซต์ หรือการเปิดซุ้มจำ�หน่ายตั๋วหน้างานอีเวนต์เพื่อแขกหรือผู้ที่สนใจ เข้าร่วม ณ หน้างาน หรือแม้กระทั่งการผสมผสานวิธีให้เข้ากับเทคโนโลยีอันทันสมัย เช่น การแสดงตั๋วผ่านทางโทรศัพท์มือถือ หรือการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด (Bar code) หรือคิวอาร์ โค้ด (QR code) เพื่อลดขั้นตอนในการจัดคิวหรือที่นั่ง รวมถึงช่วยลดปัญหาการปลอมแปลง ตั๋ว นอกจากนี้ ปัจจุบันยังมีตัวเลือกของแอปพลิเคชันบนโทรศัพท์มือถือที่ช่วยอำ�นวยความ สะดวกแก่ผู้จัดงานอีเวนต์ในการจัดการตั๋วเช่นกัน ความครอบคลุมของเครือข่าย – ในขณะที่อีเวนต์ใหญ่ ๆ อาจเลือกใช้ช่องทางการจำ�หน่าย ตั๋วผ่านหลากหลายช่องทางเนื่องจากมีฐานลูกค้าที่กว้าง แต่สำ�หรับอีเวนต์ขนาดเล็ก การเลือก ใช้ช่องทางการจัดจำ�หน่ายอาจต้องทำ�การเจาะจงไปยังช่องทางที่เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย เฉพาะของอีเวนต์นั้น ซึ่งจะทำ�ให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมากกว่า

จุดลงทะเบียนเข้างานสำ�หรับสื่อมวลชน ของงาน Elle Fashion Week

คำ�แนะนำ�จากผู้มีประสบการณ์ – สิ่งที่มักถูกมองข้ามไปในการจัดงานอีเวนต์คือการปรึกษา ผู้ เชี่ ย วชาญหรื อ ผู้ มี ป ระสบการณ์ ใ นการจั ด งานอี เวนต์ แ ละการบริ ห ารจั ด การระบบจั ด จำ�หน่ายตั๋วมาก่อน เพื่อขอคำ�แนะนำ�และเรียนรู้วิธีการจัดการกับความต้องการพิเศษและ ปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงแนวทางการแก้ไขปัญหาจากประสบการณ์ของบุคคล เหล่านั้น การจัดการตั๋วหรือบัตรเข้างาน

การจัดการตั๋วหรือบัตรเข้างาน คือ การบริหารจัดการ จัดสรร และการวางระบบ โลจิสติกส์ในระบบตั๋ว ซึ่งมักเป็นการดำ�เนินงานที่ไม่เป็นที่รับรู้ การวางแผนจัดการตั๋วที่ดีนั้น ไม่เพียงก่อให้เกิดผลประโยชน์ทางการเงินและกำ�ไร แต่ยังมีผลต่อความจำ�นวนผู้เข้าร่วมงาน และความสนใจจากสื่อมวลชนอีกด้วย การจัดสรรตั๋วหรือบัตรเข้างาน – ซึ่งสามารถแบ่งประเภทของตั๋วได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ ได้แก่ ตั๋วหรือบัตรเข้างานสำ�หรับบุคคลภายใน (Internal tickets) คือ ตั๋วหรือบัตรเข้างาน ที่สำ�รองไว้โดยผู้จัดงานอีเวนต์ เพื่อกันที่นั่งไว้ให้สำ�หรับบุคคลดังต่อไปนี้

252

EVENT 101

• ผู้สนับสนุน (Sponsors) ผู้จัดงานอีเวนต์มักเสนอตั๋วหรือบัตรเข้างานเพื่อเป็น การแสดงความขอบคุณเหล่าผู้สนับสนุนการจัดงาน ไม่ว่าจะด้วยทุนทรัพย์ อุปกรณ์ หรือสถานที่ • แขกผู้มีเกียรติคนสำ�คัญ (VIPs) โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์มักมีรายนามของ แขกผู้มีเกียรติคนสำ�คัญ ซึ่งอาจเป็นได้ทั้ง ศิลปินดารา ผู้มีชื่อเสียงในแวดวงต่าง ๆ คณะผู้บริหาร หรือองค์กรที่ร่วมงานกันอย่างใกล้ชิด เช่น แขกผู้มีเกียรติของบริษัท จัดการแสดงในโรงละครมักประกอบไปด้วย ผูแ้ ทนจากสถานเอกอัครราชทูต ผูแ้ ทน จากสถาบันส่งเสริมวัฒนธรรม หรือเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานรัฐต่าง ๆ ผู้สนับสนุน และศิลปินอื่น ๆ • สื่อมวลชน (Media) เพื่อประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์มักจัดสรรบัตร ให้แก่นักข่าว นักเขียน คอลัมนิสต์ (Columnists) หรือบล็อกเกอร์ (Bloggers) เพื่อส่งเสริมการเข้าถึงสื่อของอีเวนต์ • เจ้าหน้าที่ในองค์กร ผู้จัดงานอีเวนต์อาจจัดสรรตั๋วหรือบัตรเข้างานให้แก่เจ้าหน้าที่ โดยการเปิดให้จองล่วงหน้า หรือจำ�หน่ายให้ในราคาพิเศษสำ�หรับเจ้าหน้าที่และ บุคคลใกล้ชิด ตั๋วหรือบัตรเข้างานสำ�หรับสาธารณะ (Public tickets) คือตั๋วหรือบัตรเข้างานที่วาง จำ�หน่ายผ่านช่องทางต่าง ๆ สำ�หรับบุคคลทั่วไป ซึ่งในบางครั้งผู้จัดอาจระงับการ จำ�หน่ายตั๋วในบางที่นั่ง เพื่อสำ�รองไว้ให้แก่ช่างถ่ายภาพและวิดีโอ หรืออาจเกิดจาก การที่ที่นั่งนั้น ๆ ชำ�รุดหรือถูกบดบังทัศนวิสัย หรืออาจเป็นการสำ�รองไว้เพื่อบุคคล ภายในก็ได้เช่นเดียวกัน

โดยปกติแล้ว งานอีเวนต์ที่จัดขึ้นเฉพาะในช่วงระยะเวลาหนึ่งอย่างละครเวที หรือ ละครเพลง มักจะมีอุปสงค์ในช่วงสุดสัปดาห์ หรือในช่วงแรกและช่วงท้ายของการแสดง มากกว่าช่วงอื่น ๆ ซึ่งการทำ�ความเข้าใจข้อแตกต่างเล็ก ๆ น้อย ๆ เหล่านี้ จะช่วยให้การ บริหารจัดการการจำ�หน่ายตั๋วหรือการทำ�การตลาดสามารถสร้างยอดขายและกำ�ไรได้สูงที่สุด เนื่องจากหากวางแผนผิดพลาดไปเพียงเล็กน้อย ทางผู้จัดงานอีเวนต์อาจได้รับความเดือดร้อน เพราะตั๋วหรือบัตรเข้างานที่ขายไม่ได้ในวันนี้ ก็มักจะขายไม่ได้ในวันต่อ ๆ ไปเช่นกัน

การติดตามยอดขายของตัว๋ หรือบัตรเข้างาน – หนึง่ ในหน้าทีท่ ส่ี �ำ คัญทีส่ ดุ ของฝ่ายจำ�หน่ายตัว๋ ก็คือการติดตามความเคลื่อนไหวของการจำ�หน่ายตั๋วในทุก ๆ วัน ทั้งเพื่อเป็นการสังเกต กระแสความนิยมและทัศนคติต่องานอีเวนต์ การตรวจสอบช่องทางการเปิดรับสื่อของ กลุ่มเป้าหมาย (เช่น ความเปลี่ยนแปลงหลังการเผยแพร่โฆษณาบนโทรทัศน์) และเพื่อวาง กลยุทธ์ตอบรับตามสถานการณ์ ทั้งตอนที่มียอดขายสูง (เช่น การเปิดจำ�หน่ายตั๋วเสริม การ พิจารณาเพิ่มรอบ) และตอนที่มียอดขายต่ำ�กว่าที่คาดการณ์ไว้ (เช่น การจัดกิจกรรมส่งเสริม การขาย กิจกรรมแจกบัตรฟรี)

กิจกรรมท้ายบท 1

เลือกงานอีเวนต์ที่จัดในท้องถิ่นและพยายามระบุกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง กับการจัดงานอีเวนต์ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ รวมถึงใบอนุญาต ต่าง ๆ ที่จำ�เป็นสำ�หรับการจัดงานอีเวนต์ (อาจพิจารณาใช้รายการของ Bladen et al. ที่ได้กล่าวถึงในบทเพื่อเป็นไอเดีย) จากนั้นให้หาข้อมูลและ ทำ�รายชื่อของหน่วยงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการควบคุมกฎระเบียบหรือ ออกเอกสารที่จำ�เป็น

2

เลือกงานในท้องถิ่นและระดมความคิดเกี่ยวกับความเสี่ยงต่าง ๆ ทั้งหมด ที่อาจเกิดความผิดพลาดได้ในการจัดงานอีเวนต์ทั้งงานอีเวนต์ขนาดใหญ่ และเล็ก จากนั้นค้นหาและตรวจสอบว่ามีการประกันที่อาจครอบคลุมถึง ความเสี่ยงเหล่านี้หรือไม่ จะพิจารณาซื้อประกันสำ�หรับความเสี่ยงเหล่านี้ หรือไม่ และเพราะเหตุใด

บทส่งท้าย

ในบทที่ 9 นี้ ผู้เขียนได้อธิบายถึงการจัดงานอีเวนต์ในแง่มุมต่าง ๆ เช่น สภาพ แวดล้อมทางกฎหมาย หนังสือรับรองและใบอนุญาต การประกันภัย การทำ�สัญญา และการ จัดจำ�หน่ายตั๋วหรือบัตรเข้างาน ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว ประเด็นเหล่านี้เป็นเพียงส่วนหนึ่งที่ ผู้อ่านควรคำ�นึงถึงเมื่อกล่าวถึงการจัดงานอีเวนต์เท่านั้น ประเด็นอื่น ๆ อย่างเช่น การบริหาร จัดการความเสี่ยง หรือการวางระบบโลจิสติกส์ ได้มีการบรรยายอย่างละเอียดแล้วในบทที่ ผ่าน ๆ มา

254

EVENT 101

บทที่ 10

ณ สถานที่ จัดงานอีเวนต์ ON-SITE

JEEB SEASONS คอนเสิร์ต เพลงคลาสสิกจีบคนกรุงเทพ 2

บทที่ 10

ณ สถานที่จัดงานอีเวนต์ ON-SITE

อันที่จริง งานอีเวนต์คือการเชื่อมโยงกันระหว่างองค์ประกอบหลากหลายที่มารวมกัน ณ สถานที่จัดงานอีเวนต์ ทั้งกรอบแนวความคิด การวางแผนงาน การเตรียมตัว และ กิจกรรมต่าง ๆ ฝ่ายออกแบบใช้การวางผังของเวที การจัดฉาก โต๊ะและเก้าอี้ การจัดแสง และเสียง เพื่อเปลี่ยนสถานที่จัดงานให้กลายเป็นพื้นที่สุดพิเศษ ฝ่ายผลิตงานก็นำ�วัสดุ อุปกรณ์ต่าง ๆ และทีมงานเข้ามาร่วมกันทำ�งานให้เป็นไปตามแนวคิดที่วางไว้ ในขณะที่ ฝ่ายบุคคลก็นำ�กำ�ลังคนและอาสาสมัครเข้ามาช่วยงาน ส่วนฝ่ายการตลาดก็สร้างสรรค์วิธี ในการหาผู้สนับสนุนและดึงดูดคนให้มาเข้าชมงาน จากการทำ�งานของหลายฝ่ายที่ต้อง มาร่วมแรงกันจัดงานอีเวนต์ซึ่งใช้เวลาแรมเดือนหรือบางครั้งก็อาจจะเป็นแรมปี เพื่อให้ ในที่สุดแล้วทุกองค์ประกอบจะมาบรรจบกันและเกิดเป็นงานอีเวนต์ ณ สถานที่จัดงาน สถานที่จัดงานอีเวนต์จึงเปรียบเสมือนสถานแห่งเวทมนตร์ที่อัดแน่นไปด้วยจินตนาการ และผลจากการทำ�งานทั้งหมด แล้วกลั่นออกมาเป็นงานที่สร้างสรรค์ประสบการณ์ร่วมกัน ให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน แต่ถึงแม้สถานที่จัดงานจะเป็นสถานที่ที่รวมพลังงานบวกไว้ด้วยกัน ในอีกมุมหนึ่งก็ยังมีเรื่องของทัศนคติ ความตึงเครียดและความเสี่ยงที่เข้ามาเกี่ยวข้องเวลา กล่าวถึงสถานที่จัดงานอยู่ด้วยเช่นกัน

ในบทนี้จะพูดถึงในเฉพาะแง่มุมของการบริหารจัดการสถานที่จัดงานอีเวนต์ที่เกี่ยว กับ ทัศนคติที่แตกต่างกันที่เกิดขึ้นในการจัดเตรียมสถานที่จัดงานอีเวนต์ ระบบโลจิสติกส์ (Logistics) การติดต่อสื่อสาร การรักษาความปลอดภัย แขกวีไอพีและการรับมือกับสื่อต่าง ๆ และระเบียบและวิธีปฏิบัติ (Protocol) 10.1 ทัศนคติที่แตกต่างกันที่เกิดขึ้นในการจัดเตรียมสถานที่ จัดงานอีเวนต์

เนื่องจาก “การบริหารจัดการงานอีเวนต์” เป็นสาขาวิชาที่มีขึ้นมาไม่นาน การใช้ คำ�ศัพท์ที่เป็นศัพท์เฉพาะทาง และการปฏิบัติงานในแวดวงการจัดงานอีเวนต์ก็ยังไม่ได้มีการ ทำ�ให้เป็นมาตรฐาน สภาอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ (Events Industry Council) จึงได้ ริเริม่ Accepted Practices Exchange (APEX) เพือ่ สนับสนุนให้เกิดการพัฒนาและการปฏิบตั ิ งานที่มีมาตรฐานในอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ แต่ในทางปฏิบัติแล้วผู้ปฏิบัติงานที่มี 258

EVENT 101

ภูมิหลังทางวัฒนธรรมแตกต่างกันอาจเข้าใจคำ�ศัพท์และมีการปฏิบัติงานในการจัดงานอีเวนต์ แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น การตัดสินใจว่าควรจะใช้เกณฑ์ใดมาพิจารณาว่าผู้จัดงานอีเวนต์ ควรจะมีหน้าที่ที่ต้องทำ�อะไรบ้างในสถานที่จัดงาน ผู้เขียนตำ�ราภาษาอังกฤษเองก็มีการใช้ คำ�ศัพท์ที่แตกต่างกัน เช่น คำ�ว่า ‘Venue’ และ ‘Site logistics’ สำ�หรับสถานที่ (แต่ในภาษา ไทยไม่มีการใช้คำ�ที่แตกต่างกัน) (Bladen et al., 2012) หรือระหว่างคำ�ว่า ‘กิจกรรมในการ ดำ�เนินงาน’ (Operational activities) (Shone & Parry, 2013) และคำ�ว่า ‘ระบบโลจิสติกส์ ของงานอีเวนต์’ (Event logistic) (McCartney, 2010) นอกจากนี้ ในบางแง่มุมของการ จัดงาน ผู้เขียนแต่ละท่านยังได้กล่าวถึงหน้าที่ของแต่ละฝ่ายแตกต่างกันไปด้วย 10.2 ระบบโลจิสติกส์ (Logistics)

ระบบโลจิสติกส์มีความหมายถึงการประสานงานร่วมกันในการไหลเวียนหรือระบบ การจัดการข้อมูล อุปกรณ์ ผลิตภัณฑ์ และทรัพยากรบุคคล เพื่อทำ�ให้ทุกอย่างที่กล่าวไปนั้น อยู่ในสถานที่ที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม เนื่องจากธรรมชาติของการจัดงานอีเวนต์เป็นการ ผสมผสานระหว่างองค์ประกอบของผลิตภัณฑ์ การให้บริการ กิจกรรมต่าง ๆ และการมี ปฏิสัมพันธ์ร่วมกับสภาพแวดล้อมทางกายภาพ ดังนั้น ความสำ�เร็จของงานอีเวนต์ขึ้นอยู่กับ ความเรียบร้อยและตรงเวลาของการจัดส่งองค์ประกอบเหล่านี้ การมีระบบโลจิสติกส์ที่ยอด เยี่ยมก็เหมือนกับการขึ้นทางด่วนที่ถูกออกแบบและมีการปูทางไว้เป็นอย่างดี ซึ่งจะทำ�ให้ผู้ เข้าร่วมงานได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นไม่มีการสะดุด ในทางกลับกัน ระบบโลจิสติกส์ที่ไม่มี ประสิทธิภาพก็เปรียบได้กับหลุมบ่อบนถนนลูกรังที่ขรุขระ ซึ่งรบกวนบรรยากาศในงานอีเวนต์ ทั้งยังทำ�ให้ผู้เข้าร่วมงานมีความรู้สึกไม่ดีและรู้สึกถึงความไม่เป็นมืออาชีพของผู้จัดงานอีเวนต์ ระบบโลจิสติกส์ของผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ (Supplier logistics)

หนึ่งในระบบโลจิสติกส์ที่ดำ�เนินการในสถานที่จัดงานก็คือระบบโลจิสติกส์ของผู้ผลิต หรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ ซึ่งจำ�เป็นต้องมีการคำ�นึงถึงประเด็นต่าง ๆ ได้แก่ • ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบจะมาถึงสถานที่จัดงานเมื่อไร • จะมีการรับของที่ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบมาส่งอย่างไร • ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบจะมีการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์และสิ่งของต่าง ๆ ในสถานที่จัดงานอย่างไร • จะมีการจัดเก็บอุปกรณ์ต่าง ๆ ไว้ที่ไหน • ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบจะสามารถเข้าไปในพื้นที่ของสถานที่จัดงานได้ ในส่วนใดบ้าง

ระบบโลจิสติกส์ที่ผิดพลาดจะสร้างความอับอายครั้งใหญ่ งานประกาศรางวั ล ออสการ์ เ ป็ น งานประจำ � ปี ที่ ยิ่ ง ใหญ่ ซึ่ ง รวมดาราคนดั ง เอาไว้ มากมาย เป็นงานที่ทุกคนตั้งตารอคอยและต่างก็คาดหวังเอาไว้สูงมาก โดยไฮไลต์ของงาน ก็คอื ผลรางวัลทีถ่ กู เก็บงำ�ให้เป็นความลับสุดยอด หลายสือ่ มีการนำ�เสนอข่าวในแง่มมุ ต่าง ๆ รวมถึงมีการวิเคราะห์ว่าใครบ้างที่น่าจะเป็นผู้ได้รับรางวัลอันทรงเกียรติเป็นเวลานาน หลายเดือนก่อนจะเริม่ งาน ซึง่ ทำ�ให้เกิดกระแสการถกเถียงถึงดาราคนโปรดหรือภาพยนตร์ เรื่องโปรดในวงกว้าง ในวันงานจะมีการถ่ายทอดสดไปทั่วโลก สังเกตได้ว่ากล้องมักจะ จับภาพเน้นไปที่การแสดงออกทางสีหน้าของผู้เข้าชิงรางวัลในแต่ละสาขาเพื่อเป็นการ สร้างอารมณ์ให้รว่ มลุน้ ไปกับผลรางวัล ซึง่ โดยทัว่ ไปแล้วพวกเรามักไม่คอ่ ยได้ให้ความสนใจ กั บ ขั้ น ตอนของระบบโลจิ ส ติ ก ส์ ใ นการนำ � ส่ ง ผลการลงคะแนนของงานออสการ์ จ าก สถานที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ว่าจะมีความลับอะไรรั่วไหลก่อนที่จะอยู่ในมือผู้ประกาศผล รางวัลบ้างหรือเปล่า แต่การประกาศผลรางวัลออสการ์ในปี 2017 ก็ไม่ได้ราบรื่นเท่าไหร่นัก บริษัท PricewaterhouseCoopers หรือ PwC (หนึ่งในบริษัทตรวจสอบบัญชีที่ใหญ่ที่สุด ในโลก มีสำ�นักงานกระจายอยู่ทั่วโลกโดยมีสำ�นักงานใหญ่อยู่ที่ประเทศอังกฤษ ให้บริการ ปรึกษาด้านภาษีอากร ด้านเทคโนโลยีและอสังหาริมทรัพย์ การจัดหาทรัพยากรบุคคล และให้บริการที่ปรึกษาการเงินและการบริหารการประกันภัย) ได้รับความไว้วางใจใน การทำ�หน้าที่ส่งมอบผลการลงคะแนนของงานประกาศรางวัลออสการ์ โดยเจ้าหน้าที่ สองคนของบริษัทได้ส่งซองประกาศผลรางวัลสำ�หรับสาขา ‘ภาพยนตร์ยอดเยี่ยม’ ประจำ�ปี 2017 ให้กับผู้ประกาศรางวัลผิดซอง ทำ�ให้มีการประกาศออกไปว่าภาพยนตร์ ยอดเยี่ยมประจำ�ปีนั้นคือเรื่อง ‘La La Land’ ทั้งที่ความจริงแล้วภาพยนตร์เรื่อง ‘Moonlight’ ต่างหากที่ได้รับรางวัล จึงกลายเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ที่น่าอับอาย ซึ่งเกิดขึ้นต่อหน้าผู้คนที่กำ�ลังชมการถ่ายทอดสดในหลายประเทศทั่วโลก บริษัท PwC ได้ออกมากล่าวขอโทษและขอรับผิดชอบในความผิดพลาดที่เกิดขึ้นและจะมีการปรับปรุง ขั้นตอนขึ้นใหม่เพื่อสร้างความมั่นใจว่าความล้มเหลวเช่นนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก

ซึ่งสิ่งเหล่านี้ต้องมีการวางแผนมาแล้วอย่างละเอียดรอบคอบ (Bladen et al., 2012, p. 98; Shone & Parry, 2013, p. 253) ยกตัวอย่างเช่น ผู้จัดงานอีเวนต์ควรแจ้งผู้ผลิตหรือ ผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบล่วงหน้าว่าเมื่อมาถึงบริเวณสถานที่จัดงานแล้ว พวกเขาจะต้อง ติดต่อใคร ในทางกลับกัน ทีมงาน (ผู้ประสานงาน) ที่ต้องติดต่อกับผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้า หรือวัตถุดิบก็ควรมีรายการสิ่งของที่ใช้สำ�หรับตรวจเช็คสิ่งของที่จะรับอย่างละเอียดว่ามีชิ้นใด ที่แตกหักเสียหาย หรือมีรายละเอียดที่ตรงกันกับใบรายการรับของหรือไม่ จากนั้นทีมงานจะ ลงนามในใบรับของแล้วจึงอนุญาตให้นำ�ของเข้าไปไว้ยังสถานที่จัดงาน แต่ผู้ผลิตหรือผู้จัดหา 260

EVENT 101

สินค้าหรือวัตถุดิบ เช่น ผู้รับจัดงานเลี้ยงอาจต้องใช้สเตชั่นในการเตรียมข้าวของสำ�หรับจัด อาหารในสถานที่ต่างหาก และสำ�หรับนักแสดงก็ต้องมีพื้นที่สำ�หรับวอร์มร่างกายก่อนขึ้น แสดง หรือห้องรับรองเพื่อใช้ในการเตรียมตัว

การอำ�นวยความสะดวกให้กับผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบในการส่งของ สามารถทำ�ได้ดังนี้ • รวบรวมสิ่งที่ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบจำ�เป็นต้องใช้ เช่น พวกเขาจำ�เป็น ต้องใช้อุปกรณ์ใดเป็นพิเศษในสถานที่จัดงานบ้างหรือไม่ ถ้าใช่ ก็ต้องทราบว่าจะใช้ เมื่อไร หรือพวกเขาจะนำ�อุปกรณ์ในการขนย้ายมาเองหรือไม่ พวกเขาจำ�เป็นต้องใช้ กระแสไฟฟ้าหรือไม่ เป็นต้น • นำ�เรื่องความจำ�เป็นในการใช้สิ่งของต่าง ๆ ตามที่ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ แจ้งไปปรึกษากับเจ้าหน้าที่ของสถานที่จัดงาน เพราะว่าแต่ละสถานที่อาจมีกฎ ระเบียบและข้อปฏิบัติในการใช้สิ่งอำ�นวยความสะดวกและอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน และ อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในบางกรณี • เมื่อมีการเตรียมงานพร้อมแล้ว ก่อนวันงานจริงก็ควรพูดคุยสื่อสารเพื่อแจ้งกับผู้ผลิต หรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบถึงรายละเอียดในการส่งของและตารางการส่งของ เพื่อ ไม่ให้เกิดความสับสนเมื่อมีการส่งของที่หน้างาน การโหลดของ เรียกว่า ‘Load-in’ (ช่วงเวลาในการจัดเตรียมสถานที่) หรือบางทีก็ใช้คำ�ว่า ‘Bump-in’ (ลักษณะของการขนย้ายของโดยคนจำ�นวนมาก) ‘Set-up’ (การเซ็ตอัพสถานที่) หรือ ‘Move-in’ (การย้ายของเข้าไปข้างในสถานที่) ซึ่งก็คือช่วงเวลาที่มีการเคลื่อนย้าย โครงสร้างพื้นฐานต่าง ๆ (เช่น อุปกรณ์การจัดฉาก อุปกรณ์ในการตกแต่ง อุปกรณ์ที่เกี่ยวกับ แสงและเสียง) เข้ามาในบริเวณสถานที่จัดงานอีเวนต์และมีการเซ็ตอัพสิ่งของเหล่านี้ เนื่องจาก การใช้สถานที่มีค่าใช้จ่าย หากมีการวางแผนที่ดีและมีการวางขั้นตอนของการจัดการเป็น อย่างดีกจ็ ะช่วยให้ประหยัดได้ทง้ั เงินและเวลา ขัน้ ตอนในการโหลดของทีม่ ปี ระสิทธิภาพจะทำ� ให้ทีมงานทุกฝ่ายทราบดีว่าควรจะต้องทำ�อะไรในเวลาไหน โดยทั่วไป Bowdin et al. (2006) แนะนำ�ว่าขั้นตอนของการ Load-in ควรเริ่มที่อุปกรณ์ขนาดใหญ่ที่สุดเป็นอันดับแรก (เช่น เวที เต็นท์ รถตู้ขายอาหาร โครงสร้างห้องน้ำ� ฯลฯ) ตามด้วยอุปกรณ์ที่เกี่ยวกับภาพและเสียง และสุดท้ายคือสิ่งของที่เป็นชิ้นเล็ก ๆ อย่างของตกแต่ง ซึ่งตรงกันข้ามกันกับช่วงเคลียร์พื้นที่ หลังจบงานอีเวนต์ ที่ของชิ้นเล็กที่สุดจะต้องมีการตรวจเช็คและจัดการก่อน • ตารางการทำ�งาน (Schedule) – ต้องมีการตรวจสอบกับทางผู้ผลิตหรือผู้จัดหา สินค้าหรือวัตถุดิบให้มั่นใจว่าการส่งของและการขนย้ายของจะเป็นไปตามตารางการ ทำ�งาน เพราะบางสถานที่ก็มีกฎระเบียบในเรื่องเวลาของการโหลดของ เพื่อหลีกเลี่ยง การเกิดผลกระทบกับชุมชนละแวกใกล้เคียง

• ตารางการทำ�งานของฝ่ายผลิต (Production schedule) – ตารางการทำ�งานของ ฝ่ายผลิตส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับเอกสารรายละเอียดของข้อมูล (หน้าที่ต่าง ๆ หรือ องค์ประกอบต่าง ๆ ในการจัดงานอีเวนต์) ว่าจะต้องทำ�เมื่อไหร่ (ระบุเวลา) ที่ไหน (ระบุ สถานที่) และกับใคร (บุคคลที่ต้องติดต่อ) ในการขนย้ายของเข้ามาหรือขนย้ายของ ออกไปจากสถานที่จัดงานอีเวนต์ซึ่งมีระยะเวลาที่ครอบคลุมตั้งแต่การเริ่มเซ็ตอัพ สถานที่ ช่วงเวลาการจัดงานอีเวนต์ในวันงานจริง จนถึงสิ้นสุดงาน สิ่งที่ศิลปินนักแสดงต้องการเมื่ออยู่ในสถานที่จัดงานอีเวนต์ – เป็นเรื่องที่ขึ้นอยู่กับลักษณะ ของงานอีเวนต์แต่ละงาน บางงานอาจมีศิลปินนักแสดงเป็นจุดสนใจหลัก หรือบางงานอาจ ใช้ศิลปินนักแสดงเป็นองค์ประกอบเพื่อทำ�หน้าที่เสริมภาพลักษณ์ในการจัดงานอีเวนต์ แต่ไม่ ว่าจะเป็นในกรณีใด ผู้จัดงานอีเวนต์ก็ควรเข้าใจถึงความต้องการของนักแสดงเหล่านี้ เช่นใน หนังสือของ Doug Matthews ตีพิมพ์ในปีค.ศ. 2016 ที่พูดถึงเรื่องฝ่ายผลิตในการจัดงาน อีเวนต์ ว่านักแสดงต้องอยู่ในสภาวะที่ยอดเยี่ยมเพื่อสามารถโชว์การแสดงที่สุดยอดออกมาได้ ผู้จัดงานอีเวนต์จึงควรสร้างสภาพแวดล้อมและเงื่อนไขต่าง ๆ ที่จะช่วยอำ�นวยความสะดวกให้ แก่นักแสดงเหล่านี้ให้ดีที่สุด ซึ่งประกอบไปด้วย

การเซ็ตอัพ เตรียมสถานที่ สำ�หรับงาน Elle Fashion Week

262

EVENT 101

• ห้องเปลี่ยนเสื้อผ้าหรือห้องรับรอง (Changing rooms or green rooms) – จะต้อง มีพื้นที่เฉพาะสำ�หรับผู้ที่เป็นศิลปินหรือนักแสดงเท่านั้น รวมถึงควรมีห้องอาบน้ำ� สำ�หรับศิลปินนักแสดงโดยเฉพาะ และหากผู้จัดงานอีเวนต์สามารถจัดห้องเปลี่ยน เสื้อผ้าหรือห้องรับรองให้อยู่ติดกับพื้นที่ที่จะใช้ในการแสดงได้จะดีมาก • มีเฟอร์นิเจอร์ที่เพียงพอ เช่น เก้าอี้ โต๊ะ พื้นที่ในการตั้งราวแขวนเสื้อผ้า หรือกระจก สำ�หรับแต่งหน้า • อาหารและเครื่องดื่ม (Refreshment) – ถึงแม้จะไม่ใช่สิ่งที่จำ�เป็นเสมอไป แต่หากมี การจัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มเอาไว้ก็จะทำ�ให้ศิลปินนักแสดงรู้สึกประทับใจ ซึง่ อาจเป็นมือ้ ว่างง่าย ๆ พร้อมกับน�ำ้ เปล่าหรือน�ำ้ ผลไม้กน็ บั ว่าเพียงพอแล้วสำ�หรับการ จัดงานอีเวนต์ หรือถ้านักแสดงไม่สามารถทานอาหารหนัก ๆ ได้ก่อนการแสดง ก็อาจ เตรียมอาหารที่ให้พลังงานสูงอย่างกล้วยหรือช็อคโกแล็ตไว้ให้แก่นักแสดง

การพิจารณาเป็นกรณีพิเศษสำ�หรับการเตรียมการแสดง Matthews (2016) แนะนำ�ว่าผู้จัดการฝ่ายผลิตควรทำ�ความเข้าใจว่าศิลปินนักแสดง แต่ละกลุ่มอาจมีความต้องการพิเศษที่แตกต่างกันไป รายการด้านล่างนี้คือการสรุปที่ได้ จากจากประสบการณ์ของเขา ดังนี้ นักดนตรีและนักร้อง (Musicians and vocalists) • นั ก ร้ อ งต้ อ งมี ก ารวอร์ ม เสี ย งตามลำ � พั ง หรื อ ร่ ว มกั บ วงดนตรี ซึ่ ง ต้องการพื้นที่ส่วนตัวโดยไม่มีใครมารบกวน และในขณะที่ทำ�การ แสดง ผู้จัดการฝ่ายผลิตควรจะทราบว่าศิลปินต้องดื่มน้ำ�อุ่น (ไม่ใส่ น้ำ�แข็ง) เพื่อเป็นการรักษาเส้นเสียง • นักดนตรีจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่กำ�หนดเวลาในการแสดง ดนตรีวา่ สามารถแสดงได้ถงึ กีโ่ มงและการกำ�หนดเกีย่ วกับค่าจ้างขัน้ ต�ำ่ • นักดนตรีต้องใช้เวลาปรับจูนเครื่องดนตรีก่อนที่จะขึ้นแสดงจริงโดย เฉพาะเครื่องดนตรีบางชนิดอาจจะเสียงเพื้ยนได้หากว่าอุณหภูมิ หรือความชื้นมีความเปลี่ยนแปลงแม้เพียงเล็กน้อย ส่วนเปียโน ก็จำ�เป็นต้องมีการปรับจูนเสียงหลังจากที่ขนย้ายขึ้นมาวางบนเวที สำ�หรับการแสดงของวงดนตรีออร์เคสตราก็จำ�เป็นต้องมีการเตรียม เก้าอี้และแท่นวางโน้ตเพลงสำ�หรับนักดนตรีรวมถึงแสตนด์สำ�หรับ วาทยากรและการจัดแสงที่เหมาะสมกับการแสดง ซึ่งรายละเอียด ต่าง ๆ เหล่านี้ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องจำ�ให้ขึ้นใจเพื่อสามารถนำ�ไปใช้ ในขั้นตอนของการวางแผนโปรแกรมของการจัดงานอีเวนต์ นักแสดงและผู้บรรยาย (Actors and speakers) สิ่งสำ�คัญที่สุดสำ�หรับนักแสดงและผู้บรรยายก็คือการท่องจำ�บทพูด ดังนั้นพวกเขาจึงต้องการสถานที่เงียบสงบในการเตรียมตัว สำ�หรับ นักแสดงอาจจะต้องการการทำ�สมาธิเพื่อเข้าถึงบทบาทของตัวละคร ที่จะต้องแสดง ดังนั้นจึงต้องมีการเตรียมพื้นที่เงียบ ๆ ห่างไกลจากสิ่ง รบกวนต่าง ๆ เอาไว้ รวมถึงทีมงานอาจจะต้องเตรียมการติดตั้งอุปกรณ์ พิเศษที่ใช้ในการแสดงหรือประกอบการบรรยายบนเวทีให้เรียบร้อย ก่อนจะถึงคิวการแสดง นักเต้น (Dancers) นักเต้นต้องการพืน้ ทีก่ ว้าง ๆ ทีใ่ ช้ในการวอร์มร่างกายและยืดเส้นยืดสาย และอาจจะต้องมีการปรับท่าเต้นเพื่อให้เข้ากับขนาดของพื้นที่เวที ดังนั้น ทีมงานจะต้องมีการสื่อสารที่ชัดเจนถึงขนาดของพื้นที่และการเซ็ตอัพ เวที และอาจจะต้องใช้เวลาในขั้นตอนของการรันทรู (Run-through) เพื่อฝึกซ้อมคิวการแสดง

264

EVENT 101

ระบบโลจิสติกส์ของลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงาน (Attendee logistics)

งานอีเวนต์แต่ละงานก็มีลักษณะของงานที่แตกต่างกัน และบุคลิกลักษณะของลูกค้า หรือผู้เข้าร่วมงานแต่ละคนมีความแตกต่างกันเช่นเดียวกัน ดังนั้น การวางแผนระบบ โลจิสติกส์จึงมีความแตกต่างกันไป ระบบโลจิสติกส์ของงานอีเวนต์ก็ถือเป็นสิ่งที่ช่วยดึงดูด ให้ผู้เข้าร่วมงานจากส่วนต่าง ๆ ของโลกอยากจะเดินทางมาร่วมงาน เช่น การจัดเทศกาล ดนตรี EDM ‘Tomorrowland’ ซึ่งจัดขึ้นที่ราชอาณาจักรเบลเยียมทุกปีตั้งแต่ปีค.ศ. 2005 ซึ่งมีแง่มุมที่แตกต่างจากงานอื่น ๆ ที่จัดกันในชุมชนที่ดึงดูดเพียงผู้คนในท้องถิ่นและในละแวก ใกล้เคียง Bladen et al. (2012) ได้แนะนำ�หัวใจหลัก 3 ประการของระบบโลจิสติกส์ของ ลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานเอาไว้ดังนี้ี • การเดินทางมาที่งานอีเวนต์และการเดินทางออกจากงานอีเวนต์ (Arrivals and departures) • การจำ�หน่ายบัตรเข้าชมงาน (Ticketing) • การเข้าคิว (Queuing) การเดินทางมาที่งานอีเวนต์และการเดินทางออกจากงานอีเวนต์ (Arrivals and departures) – Bowdin et al. (2006) ได้อธิบายไว้ว่าการเดินทางมายังงานอีเวนต์เป็น ข้อผูกพันทางกายภาพประการแรกของผู้เข้าร่วมงาน ประสบการณ์ในการเดินทางมายังงาน อีเวนต์ (และการเดินทางออกจากงานอีเวนต์) จึงนับว่ามีความสำ�คัญมากต่อความประทับใจ แรกที่จะเกิดขึ้นกับความรู้สึกของผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์ไม่ควรมองข้าม วิธีในการ เดินทางและช่วงเวลาของการเดินทางมาที่งานอีเวนต์มีความสำ�คัญต่อการวางแผนระบบ โลจิสติกส์ทั้งหมด ซึ่งวิธีการเดินทางมายังสถานที่จัดงานอีเวนต์และการเดินทางออกจากงาน อีเวนต์งมี 2 รูปแบบหลัก ๆ คือ • Dump (การระบายผู้คน) – ในทุกการแสดงหรือทุกคอนเสิร์ต ผู้เข้าร่วมงานมัก เดินทางมาถึงและเดินทางออกจากสถานที่จัดงานในช่วงเวลาเดียวกัน ดังนั้น สำ�หรับ ในรูปแบบนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องมั่นใจว่ามีทางเข้าออกสถานที่จัดงานที่เพียงพอ และมีเจ้าหน้าที่เข้ามาดูแลในขั้นตอนของการปล่อยคนเข้าไปในงานได้ทันเวลาเริ่มการ แสดง ซึ่งจำ�เป็นต้องคำ�นวนระยะเวลาที่ใช้ในการตรวจผู้เข้าร่วมงานต่อคน เพื่อจะ คาดการณ์ได้ว่าต้องใช้เวลาเท่าไร • Trickle (เรื่อย ๆ สบาย ๆ) – สำ�หรับในรูปแบบนี้ผู้เข้าร่วมงานมักเดินทางมาถึงและ เดินทางออกจากสถานที่จัดงานในช่วงเวลาที่ต่างกัน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นงานประเภท การจัดแสดงงานนิทรรศการ งานแสดงสินค้า หรืองานเทศกาล ถึงแม้ว่าจำ�นวน ความหนาแน่นของผู้คนอาจไม่มากเท่ากับรูปแบบแรก แต่ผู้จัดงานอีเวนต์ก็ควรเตรียม แผนการจัดการทั้งในช่วงเวลาที่การจราจรติดขัดและไม่ติดขัดเอาไว้ด้วย

คอนเสิร์ต GOT7 2018 World Tour “Eyes on You” in Bangkok (ขอบคุณภาพจาก 4NOLOGUE Co., Ltd.)

ผู้จัดการระบบโลจิสติกส์ของงานอีเวนต์ควรจะต้องพิจารณาถึงปัจจัยต่าง ๆ เหล่านี้ และจัดหาวิธีในการระบายคนเพื่อลดปริมาณการติดขัดและระยะเวลาในการรอคิวเข้างาน การจำ�หน่ายบัตรเข้าชมงาน (Ticketing) – ดังที่ได้มีการกล่าวถึงไปแล้วในบทที่ 9 เกี่ยว กับเรื่องระบบจำ�หน่ายบัตรเข้าชมงาน ในบทนี้เราจะมุ่งเน้นเรื่องของการจัดเตรียมบัตรเข้าชม งานในสถานที่จัดงานอีเวนต์ ซึ่งในระหว่างที่มีการจัดงานอีเวนต์อยู่อาจมีบัตรบางประเภทที่ ต้องจัดเตรียมไว้สำ�หรับแขกและผู้เข้าร่วมงานบางกลุ่ม

ในส่วนการรับบัตรเข้าชมงาน ควรมีการคำ�นึงถึงปัจจัยต่าง ๆ ได้แก่ • ต้องมีการเตรียมรายชื่อของผู้ที่จะมารับบัตรและรายละเอียดของบัตรเข้าชมงานที่ได้ มี ก ารจองเอาไว้ ล ่ว งหน้า (เช่น ต้องระบุห มายเลขของบัตรเข้าชมงาน ราคา สถานะการชำ�ระเงิน) ผู้อ้างอิงในการติดต่อสื่อสาร (เช่น ใครเป็นผู้รับออร์เดอร์เอาไว้) • ต้องมีการจัดสรรบัตรเข้าชมงานให้เสร็จเรียบร้อยก่อนที่จะเริ่มการแสดงโชว์ รวมถึง ควรทำ�เครื่องหมายไว้บนบัตรบริเวณชื่อของแขกผู้ร่วมงาน หรือถ้าจำ�เป็นก็ควรทำ� เครื่องหมายที่จำ�นวนเงินที่ต้องชำ�ระไว้ด้วย เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด แต่ถ้างาน อีเวนต์นั้นเป็นงานที่ไม่เป็นทางการ ผู้เขียนแนะนำ�ให้เขียนลงบนโพสต์อิทแผ่นเล็ก ๆ 266

EVENT 101

JEEB SEASONS คอนเสิร์ตเพลงคลาสสิกจีบคนกรุงเทพ 2

แล้วติดไว้บนบัตร เนื่องจากในหลายกรณี มักเกิดเหตุฉุกเฉินที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง ในนาทีสุดท้าย การใช้โพสต์อิทจะทำ�ให้บัตรเข้าชมงานไม่มีร่องรอยของการขีดฆ่า แก้ไข นอกจากนี้ ยังเป็นการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อมด้วยการลดจำ�นวนการใช้ซองจดหมาย เพื่อแยกใส่บัตรแต่ละใบด้วย • แยกจุดการรับบัตรเข้างาน เช่น โต๊ะรับบัตรสื่อมวลชนกับบัตรของแขกวีไอพี และหาก มีแขกเป็นจำ�นวนมาก การเรียงลำ�ดับชื่อตามตัวอักษรจะช่วยให้การค้นหาบัตรเป็น เรื่องที่ง่ายขึ้น การเข้าคิว (Queuing) – สิ่งแรกที่ลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานจะต้องทำ�ก็คือการต่อคิวเข้าไป ในงาน ดังนั้น ประสบการณ์ในการเข้าคิวก็นับว่าเป็นเรื่องสำ�คัญอีกเรื่องหนึ่งที่สามารถส่งผล ต่อความรู้สึกประทับใจของงานอีเวนต์นั้น ๆ ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงควรให้ความสำ�คัญกับ เรื่องนี้ด้วย หากผู้เข้าร่วมงานต้องต่อแถวเข้าคิวเป็นเวลานาน อาจทำ�ให้เกิดความรู้สึกไม่เห็น ด้วยกับการต่อคิว และทำ�ให้เกิดความเข้าใจว่างานอีเวนต์นั้นมีการบริหารจัดการและการให้ บริการที่ล่าช้า ทั้งยังอาจทำ�ให้ลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานไม่ต้องการรักษาวินัยในการเข้าคิวอีก เมื่อได้เข้าไปในงานแล้ว ดังนั้น จึงมีเทคนิคหลากหลายวิธีในการจัดการกับการเข้าคิวดังที่

Oakes and North (2008) กล่าวว่าการเปิดเพลงสามารถช่วยให้เกิดกระบวนการรับรู้และ การตอบรับที่ดีในด้านอารมณ์ระหว่างที่มีการเข้าคิวได้ ส่วน Whitt (1999) ก็แนะนำ�ว่าการ ประกาศอย่างเป็นทางการว่าอาจมีเหตุที่ทำ�ให้การเข้าไปในงานล่าช้าจะช่วยให้ลูกค้าหรือ ผู้เข้าร่วมงานมีความรู้สึกที่ดีขึ้นได้ อันที่จริงแล้วมีแง่มุมเกี่ยวกับประเด็นดังกล่าวที่กว้างมาก ในบทนี้ผู้เขียนจึงจะมุ่งเน้นไปที่ 2 แง่มุม ได้แก่ ของการเข้าคิวทางกายภาพและการเข้าคิว แบบเสมือนจริงดังที่ Bladen et al. (2012) ได้แนะนำ�เอาไว้ • การเข้าคิวทางกายภาพ (Physical Queuing) – คือการที่ผู้เข้าร่วมงานต้องมายืน ต่อแถวจริง ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์ควรให้ความสำ�คัญกับความสะดวกสบายของผู้เข้าร่วม งาน โดยอาจมีการแจ้งถึงระยะเวลาอย่างต่ำ�ในการรอคอยแก่ผู้เข้าร่วมงาน และมี วิธีการป้องกันผู้เข้าร่วมงานจากสภาพอากาศ (เช่น หากมีฝนตก หิมะตก หรือว่ามี แดดออกและอากาศร้อนอบอ้าว) อาจให้พนักงานบางคนทำ�หน้าที่ดูแลจัดการกับการ เข้าคิว และควรมีการแจ้งระยะเวลาในการรอคอยเป็นระยะ ๆ เพื่อเป็นการจัดการกับ ความคาดหวังจากลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงาน นอกจากนี้ ยังมีกลยุทธ์บางประการที่ สามารถนำ�มาใช้เพื่อทำ�ให้การเข้าคิวเป็นเวลานานกลายเป็นเรื่องที่ผู้เข้าร่วมงาน สามารถยอมรับได้ ดังนี้ • การเข้าคิวแบบซิกแซก (Zigzag queuing) – การจัดแถวเข้าคิวให้เป็นรูปซิกแซก สามารถทำ�ให้ลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานรู้สึกว่าใช้เวลาในการรอคอยไม่นานมาก เนื่องจากแถวที่ต่อคิวดูสั้นลงและใช้พื้นที่ในการรอคิวที่แคบลง ทั้งยังเป็นการสร้าง ความรู้สึกให้กับคนที่กำ�ลังเข้าคิวว่าระยะเวลาในการรอคอยไม่ยาวนานเท่ากับการ เข้าคิวที่เป็นแบบแถวเรียงเดี่ยวที่มีความยาวมาก • การเข้าคิวที่ได้รับความบันเทิง (Queue entertainment) – การใช้สื่อบันเทิง เช่น รายการโทรทัศน์ การเปิดเพลง หรือสื่อบันเทิงชนิดอื่น ๆ สามารถช่วยหันเหความ สนใจของลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานจากการจดจ่อในการรอเข้าคิวเป็นระยะเวลา ยาวนานได้ • การเข้าคิวแบบเสมือนจริง (Virtual queuing) – พัฒนาการล่าสุดในการจัดการการ เข้าคิวก็คือการเข้าคิวแบบเสมือนจริง ซึ่งช่วยให้ลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานสามารถเข้าคิว ได้ทางมือถือหรือทางอินเทอร์เน็ต เมื่อถึงคิวของลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานคนนั้น ระบบ จะแจ้งเตือนด้วยการส่งสัญญาณแจ้งไปยังอุปกรณ์ของลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงาน

268

EVENT 101

10.3 การติดต่อสื่อสาร (Communication)

การวางแผนล่วงหน้าถึงวิธีการติดต่อสื่อสารในสถานที่จัดงานอีเวนต์ถือเป็นเรื่องที่ มีความสำ�คัญ เพื่อป้องกันความสับสนที่อาจเกิดขึ้นได้ในวันงาน ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องระลึก ไว้เสมอว่าสถานที่จัดงานอีเวนต์อาจเป็นสถานที่ซึ่งไม่มีใครมีความคุ้นเคย ทั้งทีมงาน ผู้ผลิต หรือผูจ้ ดั หาสินค้าหรือวัตถุดบิ หรือศิลปินนักแสดง จึงต้องสือ่ สารเพือ่ ให้ขอ้ มูลเกีย่ วกับสถานที่ เพื่อให้การทำ�งานเป็นไปอย่างราบรื่นขึ้น เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้น ทุกคนควรทราบว่าต้องไป ปรึกษาหรือติดต่อกับใครเพื่อให้ช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านั้น หรือหากในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ ฉุกเฉินขึ้น ทีมงานที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายก็ต้องทราบเส้นทางในการอพยพผู้คนออกจากงานให้ไป อยู่ในสถานที่ปลอดภัย ซึ่งหัวข้อต่อไปจะแสดงถึงความสำ�คัญของการติดต่อสื่อสารที่จะเกิด ขึ้นในงานอีเวนต์ รวมถึงการวางแผนผังของงานและป้ายให้ข้อมูลต่าง ๆ แผนผังของสถานที่จัดงานอีเวนต์ (Site plans)

แผนผังของสถานที่จัดงานอีเวนต์เป็นสิ่งจำ�เป็นที่ต้องมี เพื่อช่วยให้มีการสื่อสารที่ ราบรืน่ และเกิดความเข้าใจในการทำ�งานระหว่างกันของทีมงานทีเ่ กีย่ วข้องทุกฝ่าย โดยทีมงาน ฝ่ายจัดการระบบโลจิสติกส์ก็ต้องทราบว่าจะนำ�เครื่องมือเครื่องใช้และอุปกรณ์ประกอบเวที ไปส่งทีบ่ ริเวณไหนของสถานทีจ่ ดั งานอีเวนต์ ฝ่ายการตลาดก็ตอ้ งทราบว่าจะนำ�ป้ายผูส้ นับสนุน ไปวางในบริเวณใดของงาน ส่วนทีมงานที่จัดทำ�ป้ายต่าง ๆ ก็ต้องทราบว่าจะเขียนอะไร บนป้าย และต้องนำ�ป้ายไปติดตั้งที่ไหนบ้าง แผนผังของสถานที่จัดงานอีเวนต์เป็นเอกสารซึ่ง แสดงภาพแผนผังของงานอีเวนต์บนสถานที่จัดงาน ซึ่งต้องมีการระบุถึงโครงสร้างชั่วคราว และโครงสร้างถาวร สิ่งอำ�นวยความสะดวกหลัก ๆ ที่จะมีอยู่ในงาน รวมถึงการอธิบาย รายละเอียดถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นในสถานที่จัดงานจริง โดย Bladen et al. (2012) ได้แนะนำ�ว่า ในแผนงานของสถานที่ควรมีรายละเอียดของเนื้อหาดังนี้ี • บริเวณทางเข้าและทางออก รวมถึงบริเวณลานจอดรถ และถนนเส้นหลักโดยรอบ บริเวณสถานที่จัดงาน • จุดปฐมพยาบาล และทางออกฉุกเฉิน • จุดรวมพล (ในกรณีทม่ี เี หตุการณ์ทต่ี อ้ งอพยพผูค้ น) และตำ�แหน่งทีว่ างอุปกรณ์ดบั เพลิง • จุดรักษาความปลอดภัย • พื้นที่ห้ามเข้า และจุดที่อันตราย • ตำ�แหน่งไฟฟ้าและน้ำ� • สำ�นักงาน และห้องผู้รับเหมา • ห้องน้ำ� เคาน์เตอร์บริการทรัพย์สินสูญหาย โทรศัพท์สาธารณะ และตู้ ATM

• จุดจำ�หน่ายอาหารและเครื่องดื่ม • บริเวณหลังเวที ที่เก็บอุปกรณ์ และห้องเปลี่ยนเสื้อผ้าของศิลปินนักแสดง • พื้นที่จัดงานที่ผู้เข้าร่วมงานสามารถเข้าถึงได้ ซึ่งรวมถึงพื้นที่หลักของงาน พื้นที่สำ�หรับ พักผ่อน จุดนัดพบ และจุดลงทะเบียน • ห้องวีไอพี และพื้นที่ของสื่อมวลชน • เส้นทางการเดินของผู้เข้าร่วมงาน • คู่มือสัญลักษณ์ต่าง ๆ บนแผนผังของสถานที่จัดงานอีเวนต์ • มาตราส่วนของพื้นที่ ป้าย (Signage)

ป้ายที่มีข้อความที่ชัดเจนสามารถช่วยให้ข้อมูลและบอกทางแก่ผู้เข้าร่วมงานที่มาอยู่ ในสภาพแวดล้อมที่ไม่คุ้นเคยได้ ซึ่งถือเป็นการอำ�นวยความสะดวกแก่ผู้เข้าร่วมงาน ในทาง ตรงกันข้าม ป้ายที่ให้ข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่ชัดเจน จะทำ�ให้เกิดความสับสนและทำ�ให้ผู้เข้า ร่วมงานเกิดความรู้สึกหงุดหงิดได้ CIC (2014) ได้แนะนำ�ว่าก่อนที่จะมีการจัดทำ�ป้ายขึ้นมา ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องเข้าใจถึงข้อห้ามและกฎระเบียบต่าง ๆ ของสถานที่จัดงานเสียก่อน อาคารหลายแห่งอาจมีการทำ�ข้อตกลงไว้กับผู้สนับสนุนเกี่ยวกับข้อห้ามที่ไม่ให้ปิดทับชื่อ ของผู้สนับสนุนของอาคาร ส่วนป้ายที่ต้องมีการห้อยหรือแขวนก็อาจถูกห้ามได้เช่นกัน หากเป็นนโยบายของอาคารสถานที่จัดงาน หรืออาจไม่มีจุดที่สามารถห้อยป้ายนั้นได้ นอกจากนี้ การนำ�ป้ายไปวางติดตั้งจะต้องไม่ก่อให้เกิดอันตรายต่อผู้ที่เดินบนทางเท้าด้วย ดังนั้น วิธีที่ดีที่สุดคือ ก่อนจะดำ�เนินการใด ๆ ควรมีการปรึกษากับฝ่ายบริหารจัดการของ สถานที่จัดงานนั้น เกี่ยวกับแผนในการติดตั้งป้ายเสียก่อน

ข้อดีของการใช้ป้ายคือ การทำ�ให้การจราจรทั้งโดยรอบและภายในพื้นที่การจัดงาน มีความคล่องตัว เป็นการให้ข้อมูลที่สำ�คัญ และยังเป็นการส่งเสริมแบรนด์ของงานอีเวนต์ด้วย ป้ายสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทตามจุดประสงค์ของการใช้งาน คือ • ป้ายชื่อ (Identification sign) จะมีการระบุชื่อของพื้นที่ใช้สอยหรือกิจกรรม และ ตำ�แหน่งของพื้นที่นั้น ๆ เช่น จุดลงทะเบียน จุดจำ�หน่ายอาหารและเครื่องดื่ม ห้องผู้ สื่อข่าว ห้องบอลรูม และพื้นที่ใช้สอยอื่น ๆ หรือป้ายแนะนำ�สปอนเซอร์ก็อยู่ในกลุ่ม นี้ด้วย • ป้ายบอกรายละเอียด (Informational sign) เป็นป้ายที่ให้ข้อมูลของการจัดงานและ/ หรือให้คำ�แนะนำ�แก่ผู้เข้าร่วมงาน เป็นป้ายที่แสดงข้อมูลของตารางโปรแกรมงาน อีเวนต์ หรือเป็นป้ายที่ให้คำ�แนะนำ�แก่ผู้เข้าชมงานว่าการแสดงภายในงานไม่อนุญาต ให้มีการบันทึกภาพ

270

EVENT 101

• ป้ายบอกทาง (Directional Sign) เป็นป้ายที่ให้ข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับเส้นทาง ต่าง ๆ ภายในงาน การวางแผนติดต่อสื่อสาร (Communication plan)

การติ ด ต่ อ สื่ อ สารในสถานที่ จั ด งานอี เวนต์ ที่ มี ข นาดเล็ ก สามารถทำ � ได้ ด้ ว ยการ โทรศัพท์ติดต่อกัน แต่หากว่างานอีเวนต์มีขนาดใหญ่ การติดต่อสื่อสารระหว่างกันก็อาจเป็น เรื่องที่มีความซับซ้อนมากขึ้น และอาจต้องมีการเรียกประชุมเพื่อวางแผนการติดต่อสื่อสาร หรือหากมีบุคคลที่ต้องติดต่อกับบุคคลอื่นหลายฝ่ายก็อาจแก้ปัญหาได้ด้วยการจัดทำ�เอกสาร รายชื่อของผู้ที่ต้องติดต่อ ซึ่งมีรายละเอียดของชื่อ ตำ�แหน่งหน้าที่ วิธีที่สามารถติดต่อ และ พื้นที่ในความรับผิดชอบด้วย 10.4 การรักษาความปลอดภัย (Security)

สถานที่ในการจัดงานอีเวนต์เป็นที่ซึ่งรวมเอากลุ่มคนที่หลากหลายให้มาทำ�งานร่วม กันในระยะเวลาหนึ่งเป็นการชั่วคราว เพื่อให้การจัดอีเวนต์สำ�เร็จลุล่วงได้ตามจุดประสงค์ อาทิ ผู้รับเหมาที่มาติดตั้งเวทีอาจไม่มีความคุ้นเคยกับทีมช่างที่ทำ�หน้าที่ดูแลระบบไฟ ผู้ผลิต หรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบที่มาส่งของตามเวลาแล้วจากไปภายในเวลาไม่นาน อาสาสมัคร ที่ได้มาพบกับองค์กรของผู้จัดงานอีเวนต์เป็นครั้งแรก เซเลบริตี้ที่ดึงดูดผู้คนจำ�นวนมาก ฯลฯ ในขณะที่สถานที่จัดงานอีเวนต์เป็นสถานที่ที่น่าตื่นเต้นซึ่งรวมเอาหลากหลายผู้คนเข้าไว้ ด้วยกัน เพื่อส่งมอบประสบการณ์อันมีค่าให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน แต่ก็มีความเสี่ยงด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะจากกลุ่มคนบางกลุ่มที่มาหาผลประโยชน์จากงานอีเวนต์ เช่น ขโมย โจร หรือ แม้แต่ผู้ก่อการร้าย ซึ่งโดยปกติแล้วมักจะมุ่งเป้ามาที่งานอีเวนต์ที่มีคนมารวมตัวกัน หากมี ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้โดยเฉพาะในงานอีเวนต์ที่มีขนาดใหญ่ ก็ยิ่งต้องเพิ่มการรักษาความ ปลอดภัยให้มากขึ้น

ในการจัดการระบบโลจิสติกส์ของงานอีเวนต์ ต้องมีการควบคุมและตรวจสอบให้คน ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าไปในพื้นที่เฉพาะได้ ไม่ว่าจะเพื่อทำ�การติดตั้ง หรือเคลียร์ พื้นที่หลังจากงานจบลงแล้ว วิธีการหนึ่งที่สามารถบริหารจัดการการรักษาความปลอดภัยใน ส่วนนี้ได้ก็คือการติดบัตรผ่านที่มีบาร์โค้ดหรือสายรัดข้อมือที่เป็นสัญลักษณ์สีเฉพาะสำ�หรับ การผ่านเข้าไปในพื้นที่ต่างกัน เพื่อควบคุมกลุ่มคนไม่ว่าจะเป็นทีมงานหรือผู้ผลิตหรือผู้จัดหา สินค้าหรือวัตถุดิบไม่ให้เข้าไปในโซนที่ไม่ใช่พื้นที่ทำ�งานของตนเอง

10.5 สื่อต่าง ๆ และแขกวีไอพี (Media and VIPs)

หนึ่งในตัววัดความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์นอกเหนือจากการประสบการณ์ของ ผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์แล้วก็คือจำ�นวนของการนำ�เสนอข่าวของงานอีเวนต์ในสื่อต่าง ๆ โดย เฉพาะจากมุมมองของผู้ให้ความสนับสนุนทางการเงินหรือด้านของทรัพยากรอื่น ๆ ในการ จัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรประสานงานอย่างใกล้ชิดกับสื่อมวลชนเพื่อให้เกิดการ นำ�เสนอข่าวในด้านบวก และลดความวุ่นวายที่อาจเกิดจากสื่อมวลชนในงานอีเวนต์ให้เหลือ น้อยที่สุด สื่อจากรายการโทรทัศน์อาจต้องขอตั้งกล้องในจุดที่ค่อนข้างเด่นเพื่อบันทึกภาพ งานอีเวนต์ และทีมงานของรายการก็อาจจะต้องทำ�งานปะปนอยู่ภายในบริเวณงานอีเวนต์ นอกจากนี้ อาจมีการขอใช้ไฟหรือการขอเชื่อมต่อกับระบบเสียงของงาน เพื่อใช้ประกอบใน การบันทึกภาพ ซึ่งสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้อาจไปขัดจังหวะความเพลิดเพลินของผู้เข้าร่วมงานหรือ ทำ�ให้ผู้เข้าร่วมงานเกิดความรำ�คาญได้ ดังนั้น ผู้จัดงานจะต้องวางแผนและประเมินเหตุการณ์ ต่าง ๆ ให้เรียบร้อยก่อนจะถึงวันจัดงานจริง

สิ่งที่ต้องระมัดระวังในการทำ�งานกับสื่อมวลชนในวันที่มีงานอีเวนต์ มีดังนี้ • รายละเอียดการทำ�งานของสื่อมวลชน (Details of their job) เช่น เป็นตัวแทนจาก สื่อประเภทใดหรือประเภทของรายการเป็นอย่างไร จะเริ่มมาทำ�ข่าวเมื่อไหร่ จะใช้ เวลาทำ�ข่าวอยู่ภายในงานนานเท่าไร และคาดว่าจะเสร็จสิ้นเมื่อไร การมาทำ�ข่าวของ สื่อประเภทนั้นจะรบกวนทีมงานหรือผู้เข้าร่วมงานหรือไม่ และต้องการความร่วมมือ ในส่วนใดหรือไม่ เช่น การขอสัมภาษณ์ • การจัดเตรียมทางด้านเทคนิค (Technical arrangements) เช่น สื่อมวลชนที่มา ทำ�ข่าวจะนำ�อุปกรณ์หรือเครื่องมืออะไรมาใช้ในงานอีเวนต์ การติดตั้งอุปกรณ์หรือ เครื่องมือในการทำ�ข่าวหรือการถ่ายทำ�รายการจะเป็นการรบกวนหรือไม่ และการใช้ อุปกรณ์ในการทำ�ข่าวต้องการใช้ไฟฟ้าหรือไม่ ผู้จัดงานอีเวนต์จำ�เป็นต้องสำ�รองที่นั่ง เอาไว้สำ�หรับสื่อมวลชนหรือไม่ ต้องกันพื้นที่เอาไว้สำ�หรับการถ่ายทำ�รายการหรือ บันทึกภาพงานอีเวนต์หรือไม่ ในบางกรณีที่ที่นั่งบางส่วนที่ได้ถูกกันเอาไว้แล้ว แต่กลับ ซ้ำ�กับบัตรที่จำ�หน่ายให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน ผู้จัดงานอีเวนต์ก็จำ�เป็นต้องจัดสรรที่นั่งใหม่ ซึ่งควรแก้ไขด้วยการเลือกที่นั่งที่ดีกว่าเดิม รวมถึงควรมีคำ�อธิบายที่เหมาะสมให้กับผู้ เข้าร่วมงานด้วย ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องแจ้งกับฝ่ายเจ้าของสถานที่เกี่ยวกับการมาทำ� ข่าวของสื่อมวลชน และอธิบายว่าจะมีอะไรเกิดขึ้นในงานอีเวนต์บ้าง เพราะอาจต้อง ขอความร่ ว มมื อ จากเจ้าของสถานที่ ควรมีการจัด เตรียมพื้น ที่หรือห้องสำ�หรับ สื่อมวลชนสำ�หรับงานอีเวนต์ที่มีขนาดใหญ่ และควรมีการแจ้งตำ�แหน่งทิศทางและ พื้นที่ที่จัดเตรียมให้กับบุคคลากรของสื่อมวลชนภายในงานอีเวนต์ด้วย

272

EVENT 101

ข้อดีและข้อเสียของเทคโนโลยี เทคโนโลยีอาร์เอฟไอดี (RFID technology) ซึ่งจะกล่าวถึงในบทที่ 13 อาจจะช่วย ให้ผู้จัดงานอีเวนต์เกิดความสะดวกในการรวบรวมข้อมูลอันเป็นประโยชน์เพื่อใช้ในการ ประเมินพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมงาน แต่ในการใช้เทคโนโลยีก็มีเรื่องที่ต้องระมัดระวังใน ความเป็นส่วนตัวและเรื่องของความมั่นคงปลอดภัยอย่างจริงจัง ดังที่ Silvers (2008) ได้กล่าวถึงและยกตัวอย่างกรณีของการประชุม World Summit เมื่อปี 2003 ใน หัวข้อเรื่อง ‘สังคมข้อมูล’ (Information society) ที่ประเทศสวิตเซอร์แลนด์ ซึ่งได้เกิด เหตุการณ์ที่นักวิจัยสามท่านสามารถนำ�เข็มกลัดตราสัญลักษณ์ที่ฝังชิปเทคโนโลยี RFID ที่ใช้ในการประชุมออกไปจากงานด้วยการใช้เอกสารปลอมในการแสดงตน นักวิจัยทั้ง สามท่านได้แสดงความเป็นห่วงในเรื่องนี้อย่างจริงจังว่า มีความเป็นไปได้ที่อาจจะมีการ ติดตามความเคลื่อนไหวของนายกรัฐมนตรี ประธานาธิบดี และเจ้าหน้าที่ระดับสูงที่เข้า ร่วมงานประชุมอย่างไม่ถูกต้อง (Hudson, 2003, as cited in Silvers, 2008) และดังที่ รัฐสภาของสหรัฐอเมริกาได้มีรายงานถึงเรื่องนี้ว่า “หากปราศจากการรักษาความมั่นคง ปลอดภัยอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในอุปกรณ์จะสามารถนำ�ไปอ่านที่ใดก็ได้ที่มี เครื่องอ่านข้อมูลนั้น การส่งข้อมูลระหว่างกันซึ่งเป็นการส่งผ่านสัญญาณก็อาจจะถูกดัก สกัดสัญญาณและถูกลักลอบนำ�ข้อมูลไปได้ และยังมีข้อมูลที่ถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลซึ่ง อาจจะถูกเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต” (Gao, 2005, p. 73, as cited in Silvers, 2008)

แขกวีไอพีคือแขกคนสำ�คัญของงานอีเวนต์ ซึ่งอาจเป็นสปอนเซอร์ของงาน เป็น นักแสดง หรือเป็นเซเลบริตี้ที่มาร่วมงาน เพื่อช่วยสร้างภาพลักษณ์ให้กับงานอีเวนต์ ทีมงาน จึ ง ควรฝึ ก ซ้ อ มการนำ � ทางแขกวี ไ อพี ไ ปยั ง บริ เวณเวที ห รื อ ช่ อ งทางพิ เ ศษที่ ไ ด้ จั ด เตรี ย ม เอาไว้ เพราะการบริหารจัดการให้เกิดความราบรื่นขณะที่แขกวีไอพีอยู่ภายในงานถือว่าเป็น เรื่องสำ�คัญ ดังนั้น จึงควรมีทีมงานที่ทำ�หน้าที่ดูแลแขกวีไอพีโดยเฉพาะ และนำ�ทางแขก ไปยังพื้นที่ที่จัดเตรียมไว้ หากเป็นแขกวีไอพีที่เป็นคนสำ�คัญมาก ๆ ทีมงานผู้ดูแลจะต้องส่ง สั ญ ญาณแจ้ ง ไปยั ง เจ้ า ภาพของงานอี เวนต์ ใ ห้ ท ราบว่ า แขกคนสำ � คั ญ ได้ เ ดิ น ทางมาถึ ง ภายในงานแล้วเพื่อมาให้การต้อนรับ

10.6 ระเบียบและวิธีปฏิบัติ (Protocol)

หากงานอีเวนต์นั้นมีการเชิญผู้ทรงเกียรติและเจ้าหน้าที่คนสำ�คัญของรัฐบาลมา ร่วมงาน ก็มักต้องมีการดำ�เนินงานตามระเบียบและวิธีปฏิบัติที่เป็นทางการและถูกกำ�หนดไว้ ระเบียบและวิธีปฏิบัติในความหมายนี้คือเมื่อมีการต้อนรับหรือมีปฏิสัมพันธ์กับเจ้าหน้าที่ของ รัฐบาล ตัวแทน หรือผู้นำ�ขององค์กร ทีมงานและทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ จะต้องปฏิบัติตามกฎ มารยาท ธรรมเนียมปฏิบัติขององค์กรนั้น เช่น ลำ�ดับของการกล่าว ต้อนรับ การจัดที่นั่ง การใช้คำ�นำ�หน้าชื่อที่เหมาะสมต่าง ๆ เหล่านี้คือตัวอย่างของระเบียบ และวิธีปฏิบัติอย่างเป็นทางการ McCartney (2010) ได้เน้นย้ำ�บางเรื่องที่มีความสำ�คัญต่อ การวางแผนเกี่ยวกับระเบียบและวิธีปฏิบัติไว้ ดังนี้ • แขกคนสำ�คัญที่สุดของงาน (Guest of honor) • คำ�นำ�หน้าชื่อ (Titles) • ลำ�ดับการมาถึงงานและการต้อนรับ (Arrival and greeting sequence) • ลำ�ดับการจัดที่นั่ง (Seating sequence) • ธงและเพลงสดุดี (Flags and anthems) แขกคนสำ�คัญของงาน (Guest of honor)

แขกคนสำ�คัญของงานอาจเป็นสมาชิกของราชวงศ์ชั้นสูง เจ้าหน้าของรัฐบาลที่มี ตำ�แหน่งสูง เจ้าหน้าที่การทูต หรือเซเลบริตี้ และในบางครั้งแขกคนสำ�คัญก็อาจมาในฐานะ ของการเป็นผู้บรรยายพิเศษด้วย จึงต้องมีการยืนยันการเข้าร่วมงานก่อนทุกครั้ง เพื่อ สามารถนำ�ชื่อของแขกสำ�คัญไปรวมไว้ในรายชื่อของแขกรับเชิญ รวมถึงเป็นข้อมูลที่ใช้ในสื่อ ประชาสัมพันธ์อื่น ๆ คำ�นำ�หน้าชื่อ (Titles)

การระบุคำ�นำ�หน้าชื่อของแขกผู้ทรงเกียรติ ผู้ที่เป็นสมาชิกของราชวงศ์ หรือผู้นำ� ประเทศให้ถูกต้องเป็นเรื่องที่สำ�คัญมาก หากมีความสงสัยหรือไม่เข้าใจ ผู้จัดงานอีเวนต์จะ ต้องตรวจสอบความถูกต้องกับเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง นี่คือตัวอย่างในการใช้คำ�นำ�หน้าชื่อที่มัก มีการใช้บ่อย ๆ • กษัตริย์หรือราชินี ใช้คำ�ว่า พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวหรือสมเด็จพระราชินีนาถ (His Majesty/Her Majesty) (คำ�ย่อ HM) • เจ้าชายหรือเจ้าหญิง ใช้คำ�ว่า เจ้าฟ้าชายหรือเจ้าฟ้าหญิง (His Royal Highness/ Her Royal Highness) (คำ�ย่อ HRH) • เอกอัครราชทูต ใช้คำ�ว่า ท่านทูต (His Excellency/Her Excellency) (คำ�ย่อ HE) 274

EVENT 101

ลำ�ดับการมาถึงงานและการต้อนรับ (Arrival and greeting sequence)

ในส่วนลำ�ดับของการมาถึงงานของแขกวีไอพี โดยส่วนใหญ่แล้วเจ้าหน้าที่ของรัฐบาล ชั้นผู้น้อยมักจะมาถึงงานก่อนจากนั้นแขกคนสำ�คัญที่สุดของงานจึงจะมาถึงเป็นคนสุดท้าย ดังนัน้ ทีมงานผูท้ �ำ หน้าทีด่ แู ลด้านพิธกี ารต่าง ๆ ในงานต้องสามารถแยกแยะได้วา่ ใครเป็นใคร และต้องรีบแจ้งกับเจ้าภาพของงานว่าแขกคนสำ�คัญได้เดินทางมาถึงงานแล้วเพื่อให้การ ต้อนรับเป็นพิเศษ ลำ�ดับการจัดที่นั่ง (Seating sequence)

งานเลี้ยงต้อนรับไม่ว่าจะเป็นงานเลี้ยงอาหารกลางวันหรืองานเลี้ยงอาหารค่ำ� จะต้อง มีการจัดโต๊ะเจ้าภาพไว้ให้สำ�หรับแขกวีไอพีที่มาร่วมงาน ซึ่งแขกคนสำ�คัญที่สุดของงานจะต้อง นั่งถัดจากเจ้าภาพของงานอีเวนต์เสมอ และต้องมีการแจ้งเรื่องที่นั่งกับแขกวีไอพีท่านอื่น ๆ ก่อนวันจัดงานจริง การวางป้ายชื่อกำ�กับตรงที่นั่ง และป้ายหมายเลขของแต่ละโต๊ะจะช่วยให้ แขกสามารถมองหาที่นั่งของตัวเองได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ แผนผังที่นั่งจะต้องมองเห็นได้ง่าย และต้องอ่านแล้วเข้าใจได้ง่ายอีกด้วย ธงและเพลงสดุดี (Flags and anthems)

ธงและเพลงประจำ�ชาติเปรียบเสมือนตัวแทนของประเทศนั้น ๆ หากมีการจัดการกับ สิ่งซึ่งเป็นสัญลักษณ์สำ�คัญเหล่านั้นผิดพลาดจะกลายเป็นการสร้างความรู้สึกอับอายให้กับ ประเทศนั้น หรืออาจกลายเป็นความโกรธเคืองได้ ในพิธีเปิดงานทุกงานมักมีการเชิญธงของ ประเทศเจ้าภาพหรือธงประจำ�งานอีเวนต์ขน้ึ สูย่ อดเสา ซึง่ ธงของประเทศทีเ่ ป็นเจ้าภาพในการ จัดงานจะต้องอยู่ตรงกลางเสมอ ส่วนลำ�ดับในการเชิญธงนั้นจะเริ่มจากธงของประเทศที่เข้า ร่วมงานหรือธงของสมาคมต่าง ๆ และธงของประเทศเจ้าภาพจะเป็นลำ�ดับสุดท้ายที่จะถูกเชิญ ขึ้นสู่ยอดเสา

276

EVENT 101

บทส่งท้าย

ในบทนี้ได้กล่าวถึงระบบโลจิสติกส์ของการบริหารจัดการสถานที่จัดงานอีเวนต์ ซึ่ง เป็นปัจจัยที่ช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถจัดงานอีเวนต์ให้เจ้าของงานได้อย่างราบรื่น รวมถึง สามารถมอบความปลอดภัยแก่ผู้เข้าร่วมงาน ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ และแขก วีไอพีได้ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรพึงระลึกไว้เสมอว่างานอีเวนต์แต่ละงานมีความแตกต่างกัน ผู้จัด งานอีเวนต์จะต้องพินิจพิจารณาถึงลักษณะของแต่ละสถานที่ที่จะใช้จัดงาน คุณลักษณะของ ผู้เข้าร่วมงาน และองค์ประกอบของการผลิตส่วนต่าง ๆ ในการจัดงานอีเวนต์ เพื่อสามารถ วางแผนให้เหมาะสมกับแต่ละงานได้อย่างดีที่สุด

กิจกรรมท้ายบท กิจกรรมอภิปรายกรณีศึกษา งานเปิดตัว iPhone 5s และ iPhone 5c โดย ทรูมูฟ เอช (Truemove H)

ทาง ทรูมูฟ เอช (Truemove H) ได้กรุณามอบกรณีศึกษา “First for the Best” เพื่อเป็นตัวอย่างในการอธิบายถึงการบริหารจัดการโลจิสติกส์ ณ สถานที่จัดงาน ข้อมูลความเป็นมาของงาน

ในสหรัฐอเมริกาและหลาย ๆ ประเทศ การเปิดตัวของ iPhone รุ่นใหม่นั้นได้รับการ ตอบรับอย่างล้นหลามจากบรรดาแฟนคลับ ในส่วนของการเปิดตัวของ iPhone 5s และ 5c ในปีค.ศ. 2013 บริษัท Truemove H จัดงานอีเวนต์ขึ้นภายใต้ Concept “First for the Best” ซึ่งประกอบไปด้วย งานเปิดตัวและปาร์ตี้ พร้อมกับงานอีเวนต์ที่เป็นงานขายสินค้า ซึ่ง ในส่วนของงานอีเวนต์การขายมีการจัดการฉลองให้ลูกค้าผู้เข้าร่วมงาน 5 คนแรกที่ต่อแถว และซื้อ iPhone 5 เครื่องแรกที่เปิดขายในประเทศไทยไปครอบครองด้วย ในกรณีศึกษานี้ ผู้เขียนจะกล่าวถึงการออกแบบโซนต่าง ๆ ของอีเวนต์การขาย เพื่อให้เข้าใจถึงระบบโลจิสติกส์ ว่ามีการจัดการอย่างไร และการกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมงานเกิดความอยากซื้อมีการดำ�เนินการ อย่างไรบ้าง การเดินทางของลูกค้าหรือผู้เข้าร่วมงานกลุ่มเป้าหมาย (Attendee’s journey)

พื้นที่ส่วนใหญ่นั้นถูกจัดขึ้นเป็นลำ�ดับ โดยพิจารณาจากกระบวนการสำ�หรับซื้อสินค้า ซึ่งประกอบไปด้วย • พื้นที่เข้าคิว (Line Up Area) • พื้นที่ต้อนรับ (Welcome Zone) • จุดขายและสั่งสินค้า (Sale Approach Zone) • โซนอาหาร (Food Zone) • โซนนั่งรอและเวทีการแสดง (Waiting Zone and Stage) • โซนชำ�ระเงินและรับสินค้า (Pick & Pay) • บริการหลังการขาย (After Sales Service) • โซนอุปกรณ์เสริม (Accessories Zone) • โซนการเรียนรู้เกี่ยวกับสินค้า (Learning Zone) 278

EVENT 101

280

พื้นที่เข้าคิว (Line Up Area)

พื้นที่เข้าคิวนั้นเปิดให้เข้าร่วม 3 วันก่อนงานเปิดตัว โดยมีการให้ความบันเทิงแก่ ลูกค้าที่มานั่งรอด้วย เมื่อนับถอยหลังในช่วงเที่ยงคืน จะมีการเชิญผู้ซื้อสินค้า 5 ท่านแรกที่มา ต่อคิวไปในงานเปิดตัวสินค้าและขึ้นเวทีสำ�หรับการฉลองผู้ได้ครอบครอง iPhone 5 เป็น คนแรก

จุดขายและสั่งสินค้า (Sale Approach Zone)

ในโซนนี้ ลูกค้าจะเข้าแถวเพื่อสั่งสินค้า ซึ่งลูกค้าสามารถปรึกษาฝ่ายการขายได้ก่อน ที่จะเลือกว่าจะเลือกสั่งสินค้าตัวใดไป

พื้นที่ต้อนรับ (Welcome Zone)

หลังจากเที่ยงคืนผู้ที่มารอจะได้รับการมอบบัตรคิวตามลำ�ดับ และการจัดพื้นที่ในการ เข้าคิวส่วนนี้จะเป็นแบบซิกแซก (Zig Zag) เพื่อการประหยัดเนื้อที่

โซนอาหาร (Food Zone)

มีการจัดเตรียมอาหารให้ผู้เข้าชมสามารถทานได้ฟรี ซึ่งโซนนี้จะตั้งอยู่ติดกับ โซนนั่งรอและเวทีการแสดง

EVENT 101

โซนชำ�ระเงินและรับสินค้า (Pick & Pay)

การชำ�ระเงินจะดำ�เนินการในโซนนี้ โดยพนักงานจะทำ�การเช็คสภาพเครื่องพร้อมกับ ลูกค้า บริเวณตรงกลางของโซนนี้จะมีห้องเก็บสินค้า เพื่ออำ�นวยความสะดวกต่อการเข้าถึง สินค้าสำ�หรับพนักงาน

โซนนั่งรอและเวทีการแสดง (Waiting Zone and Stage)

หลังจากยืนยันตัวสินค้าแล้ว เจ้าหน้าที่จะจัดให้ลูกค้ามาอยู่ในโซนนี้เพื่อรอชำ�ระเงิน และรับสินค้า ซึ่งในระหว่างนี้ทางผู้จัดมีการจัดการแสดงบนเวทีเพื่อให้ความบันเทิง ทั้งนี้ผู้ซื้อ สินค้า 5 คนแรกจะได้ขึ้นไปบนเวทีพร้อมซีอีโอ (CEO) อีกด้วย นอกจากนี้ ระหว่างรอคิวและ ดูการแสดงลูกค้าก็สามารถเช็คคิวจากจอมอนิเตอร์ที่อยู่ด้านข้างได้ด้วย 282

EVENT 101

บริการหลังการขาย (After Sales Service)

โซนนี้จะเป็นการให้บริการเพิ่มเติมกับลูกค้าที่ต้องการความช่วยเหลือด้านเทคนิค เช่นการ Set-up หรือโอนถ่ายข้อมูลจากเครื่องเก่ามายังเครื่องใหม่

วิเคราะห์กรณีศึกษา

1

ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าอะไรคือข้อดีของงานเปิดตัวและขายสินค้า (Launch and sale event) ที่แบ่งเป็นโซนต่าง ๆ และการแบ่งโซนส่งผลกระทบต่อ ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมงานอย่างไร

2

ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าองค์ประกอบต่าง ๆ ภายในงานเปิดตัวและขายสินค้า เช่น อาหาร ผู้มาสร้างความบันเทิง มีความสำ�คัญต่องานเปิดตัวและขายสินค้า หรือไม่ อย่างไร

โซนอุปกรณ์เสริม (Accessories Zone)

โซนนี้จะมีการขายอุปกรณ์เสริมของ iPhone ซึ่งเป็นการทำ�ให้การบริการแบบ Onestop service ให้กับลูกค้าสมบูรณ์มากขึ้น

โซนการเรียนรู้เกี่ยวกับสินค้า (Learning Zone)

สำ�หรับลูกค้าที่ต้องการเรียนรู้ถึงลูกเล่นต่าง ๆ ของ iPhone จะมีผู้เชี่ยวชาญคอยให้ คำ�แนะนำ�ประจำ�การอยู่ 284

EVENT 101

คำ�ถาม กิจกรรม และช่องทางการเรียนรู้เพิ่มเติม บน Youtube.com

1

พิมพ์ว่า “T-mobile dance” บน Youtube.com ชมคลิปให้จบ และนำ�มา วิเคราะห์ ระดมสมอง (Brainstorm) ในเรื่องการจัดงานอีเวนต์ ณ สถานที่ นั้น ๆ

2

พิมพ์คำ�ว่า “The Making of T-mobile Dance” บน Youtube.com และจดบันทึกลงไปว่าต้องทำ�อะไรบ้างในการจัดเตรียมอีเวนต์ โดยเฉพาะ การจัดเตรียม ณ สถานที่จัดงาน

บทที่ 11

ณ วันงาน (การเตรียมการ และการรันงาน อีเวนต์) RUNNING THE SHOW

บทที่ 11

ณ วันงาน (การเตรียมการและการรันงานอีเวนต์) RUNNING THE SHOW

แสง พร้อม! เสียง พร้อม! นักแสดง พร้อม! สถานที่ พร้อม! หน้างาน เคลียร์!

ความกดดัน สถานการณ์ตึงเครียด และความตื่นเต้นกำ�ลังจะเกิดขึ้น ในที่สุดการ เตรียมตัวสำ�หรับงานอีเวนต์ตลอดหลายเดือนที่ผ่านมาก็เริ่มออกมาเป็นรูปเป็นร่างแล้ว การหลอมรวมกันของแนวคิดในการจัดงานอีเวนต์ การร่างแบบดีไซน์ การทดลองสร้าง ต้นแบบ ทรัพยากรต่าง ๆ ผู้ร่วมงานทุกฝ่าย วัสดุและเทคนิคที่นำ�มาใช้ ผู้ผลิตหรือผู้จัดหา สินค้าหรือวัตถุดิบจากหลากหลายบริษัท รวมถึงผู้เข้าร่วมงานที่เดินทางมาจากสถานที่ ต่าง ๆ ล้วนทำ�ให้เกิดเป็นงานอีเวนต์ขึ้นมา สุดท้าย งานอีเวนต์จะสำ�เร็จหรือล้มเหลวนั้น ก็อยู่ที่ชั่วขณะนี้แล้ว

การรันงานอีเวนต์ (Running the event) พัฒนามาจากเทคนิคการบริหารจัดการ จากฝ่ายโปรดักชั่นของการแสดงละครเวทีในโรงละครซึ่งเป็นการจัดคิวของฝ่ายต่าง ๆ ทั้ง คิวนักแสดง ฝ่ายเสียง ฝ่ายแสง และอุปกรณ์ประกอบฉากต่าง ๆ โดยในบทนี้จะเป็นการให้ คำ�แนะนำ�ของการรันงานอีเวนต์ ซึ่งรวมถึง การกำ�กับการออกแบบและวางโครงร่าง (Main script) ของงานอีเวนต์ ลำ�ดับในการเตรียมงานด้านเทคนิคในงานอีเวนต์ คำ�ศัพท์เทคนิคที่ เป็นประโยชน์ การรันลำ�ดับการแสดงในงานอีเวนต์ การดำ�เนินรายการของพิธีกรและบทพูด ของพิธีกร และการปิดงานอีเวนต์ 11.1 การกำ�กับ การออกแบบ และการวางโครงร่างงานอีเวนต์

ในหนังสือของ Julia Silvers ที่ตีพิมพ์ในปีค.ศ. 2004 ชื่อ ‘Professional Event Coordination’ (การประสานงานในการจัดงานอีเวนต์อย่างมืออาชีพ) ได้เน้นถึงเรื่องความ สำ�คัญของการกำ�กับ/การออกแบบงานอีเวนต์ (Event choreography) ซึ่งคือ “การวางแผน 288

EVENT 101

เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานหรือแขกที่ร่วมงานได้รับประสบการณ์จากการพัฒนาองค์ประกอบต่าง ๆ ของภาพ เสียง รสชาติ ผิวสัมผัส กลิ่น ไคลแมกซ์ ความบันเทิง รวมถึงความเข้าใจถึงการสื่อ ความหมายของงานอีเวนต์ที่มีผลต่อผู้เข้าร่วมงาน (p. 271)” Silvers ได้เปรียบเทียบการ ออกแบบและการวางแผนสร้างประสบการณ์ของงานอีเวนต์ว่าเป็นสิ่งที่คล้ายคลึงกับการ ทำ�ละครเวทีเรื่องหนึ่งซึ่ง “มีการเริ่มต้นจากโครงเรื่องของบทละครหรือพล็อตเรื่อง (เทียบ ได้กับจุดประสงค์ของการจัดงานอีเวนต์) แล้วกำ�หนดจุดไคลแมกซ์ของเรื่อง รวบรวมองค์ ประกอบต่าง ๆ กำ�หนดตัวละคร (เทียบได้กับการกำ�หนดองค์ประกอบของโปรแกรมในงาน อีเวนต์) และแรงจูงใจที่เป็นจุดมุ่งหมายของตัวละคร จากนั้นก็จัดเตรียมการแสดงเพื่อทำ�ให้ ผู้ชม (เทียบได้กับผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์) เกิดอารมณ์ความรู้สึกพึงพอใจในท้ายที่สุด” (Silvers, 2004, p. 271) จากการเปรียบเทียบนี้ Silvers ได้กำ�หนดโครงสร้างของงานอีเวนต์ออกเป็น 3 ส่วนหลักดังนี้ (1) โครงร่างของงานอีเวนต์ (Premise) (2) พัฒนาการ (Development) (3) ไคลแมกซ์ (Climax) โดยทั่วไปแล้ว หลักการนี้สามารถนำ�ไปปรับใช้ได้กับงานอีเวนต์ ทุกประเภท ซึ่งในช่วงตอนต้นของงานอีเวนต์ควรจะเป็นการกำ�หนดถึงทิศทางของรูปแบบ งานและถ่ายทอดบุคลิกลักษณะของงานออกมา ทั้งยังควรจะต้องดึงดูดความสนใจของผู้ร่วม งานเอาไว้ให้ได้ ส่วนที่สองของงานคือการสื่อความหมายและนำ�เสนอสิ่งที่ต้องการถ่ายทอด ในการจัดงานอีเวนต์ และในช่วงสุดท้ายควรเป็นการสรุปสาระสำ�คัญหรือความคิดรวบยอด ในการจัดงาน ซึ่งในช่วงเวลาก่อนที่งานจะจบลง คำ�พูดปิดท้ายหรือบรรยากาศของงานต้อง สามารถสร้างความประทับใจที่ตราตรึงแก่ผู้เข้าร่วมงานได้ (Silvers, 2004) การวางโครงร่างงานอีเวนต์ (Scripting the Event)

หากการสร้างประสบการณ์ในงานอีเวนต์เปรียบเสมือนการสร้างบทละครในการ แสดงละครเวที การจัดงานอีเวนต์ก็ควรจะมีการวางโครงร่างงานอีเวนต์ให้เหมือนกับการทำ� โปรดักชั่นของงานแสดงละครเวทีเช่นกัน (Silvers, 2004) ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจัดการวาง โครงร่างงานอีเวนต์ที่อธิบายถึงรายละเอียดของการจัดงานอีเวนต์ และกิจกรรมทุกอย่างที่จะ เกิดขึ้นในงานอีเวนต์ โดยต้องระบุช่วงเวลาของแต่ละโปรแกรม รวมถึงระบุการใช้เทคนิคหรือ เอฟเฟ็กต์พิเศษต่าง ๆ และบทพูดของพิธีกรด้วย องค์ประกอบของการวางโปรแกรมในงาน อีเวนต์ต้องมีการจัดวางลำ�ดับของโปรแกรมต่าง ๆ เพื่อให้สามารถสร้างอารมณ์แก่ผู้เข้าร่วม งานและให้ผเู้ ข้าร่วมงานมีปฏิกริ ยิ าตอบรับอย่างทีม่ กี ารออกแบบไว้ การวางโครงร่างงานอีเวนต์ จะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถคาดการณ์เกี่ยวกับประสบการณ์ของงานอีเวนต์ได้ตั้งแต่ เริ่มงานไปจนกระทั่งสิ้นสุดงาน ซึ่งนำ�ไปสู่การบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการจัดงาน อีเวนต์ได้ โดย Silvers (2004) ได้นำ�เสนอโมเดลการสร้างโครงร่างของงานอีเวนต์ไว้ 4 ขั้นตอน ดังนี้

• การจัดเตรียมกำ�หนดการ (Arrange the agenda) • การจัดการเนื้อหา (Control the content) • จังหวะของโปรแกรมในงานอีเวนต์ (Pace the program) • การทำ�ให้ทุกคนพร้อมที่จะทำ�งาน (Get everyone on board) การจัดเตรียมกำ�หนดการ (Arrange the agenda) – เมื่อทราบถึงวัตถุประสงค์ของการ จัดงานอีเวนต์และมีการกำ�หนดองค์ประกอบต่าง ๆ ของโปรแกรมการจัดงานอีเวนต์แล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ควรจะสร้างโครงร่างของกำ�หนดการต่าง ๆ ของงานอีเวนต์หรือองค์ประกอบ ต่าง ๆ ของโปรแกรม แล้วจึงเริ่มทำ�งานร่วมกับบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง เพื่อจะได้ร่าง ลำ�ดับขององค์ประกอบต่าง ๆ ในโครงร่างของงานอีเวนต์ให้มีลำ�ดับรายการที่สมเหตุสมผล และมีความต่อเนือ่ งกันจากช่วงหนึง่ ไปอีกช่วงหนึง่ ซึง่ จะนำ�ไปสูก่ ารเปิดงานอย่างน่าประทับใจ เนื้อหาของงานที่น่าติดตาม และไคลแมกซ์ของงานที่จะเปี่ยมไปด้วยความหมายสำ�หรับผู้เข้า ร่วมงาน และเพื่อให้มั่นใจว่าการจัดลำ�ดับโปรแกรมของงานจะทำ�ให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ ในการจัดงานอีเวนต์ จึงควรมีการปรึกษาและตั้งคำ�ถามร่วมกันกับบุคคลที่เกี่ยวข้องหลาย ๆ ฝ่ายด้วย การจัดการเนื้อหา (Control the content) – การจัดงานอีเวนต์ก็ไม่แตกต่างจากการ ทำ�ภาพยนตร์หรือการเขียนหนังสือที่ต้องการการตัดต่อแก้ไข (Editing) เพื่อเกิดความมั่นใจ ว่าองค์ประกอบของงานอีเวนต์ทุกอย่างจะใกล้เคียงกับสิ่งที่ต้องการนำ�เสนอให้ได้มากที่สุด องค์ประกอบใดที่ไม่ช่วยส่งเสริมหรือสนับสนุนงานอีเวนต์ก็ควรถูกตัดออกไป การแสดงและ กิจกรรมในงานอีเวนต์ควรมีความกระชับและมีการนำ�เสนออย่างมีประสิทธิภาพและสามารถ เล่าเรื่องราวได้ดี (Silvers, 2004, p. 271) แต่การตัดต่อแก้ไขอาจสร้างความยากลำ�บากได้ เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์ต้องทำ�การตัดสินใจ เช่น หากมีข้อจำ�กัดในเรื่องของเวลา ผู้จัดงานอีเวนต์ ก็ต้องควบคุมระยะเวลาในการบรรยาย ต้องตัดลดจำ�นวนเพลงที่ศิลปินจะเล่น หรืออาจต้อง ตัดสินใจเลือกระหว่างการบรรยายสดต่อหน้าผู้เข้าร่วมงานหรือใช้วิธีการอัดวิดีโอข้อความไว้ ล่วงหน้า แล้วนำ�มาฉายในงาน เพื่อทำ�ให้งานอีเวนต์มีความหลากหลายและเป็นการเปลี่ยน บรรยากาศ ผู้จัดงานอีเวนต์อาจต้องทำ�งานร่วมกับบุคคลที่เกี่ยวข้องหลาย ๆ ฝ่ายเมื่อต้อง ตัดสินใจในเรื่องเหล่านี้ ดังนั้น จึงจำ�เป็นต้องวางโครงร่างของงานอีเวนต์ให้เสร็จเรียบร้อยก่อน เพื่อหลีกเลี่ยงการเพิ่มเติมสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องหรือองค์ประกอบอื่น ๆ ที่ไม่มีความจำ�เป็นซึ่งอาจ กระทบกับการโปรดักชั่นสุดท้าย และส่งผลทำ�ให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ดีขึ้นได้​้ งาน Spectacular World Mapping Show ที่ The EmQuartier และภาพเบื้องหลัง

290

EVENT 101

คอนเสิร์ต GOT7 2018 World Tour “Eyes on You” in Bangkok

จังหวะของโปรแกรมในงานอีเวนต์ (Pace the program) – จังหวะในที่นี้ก็คือการควบคุม ความเร็วและความซับซ้อนของงานในการสร้างประสบการณ์แก่ผู้เข้าร่วมงาน จังหวะเวลาที่ดี การคั่นเวลาที่มีประสิทธิภาพ และความต่อเนื่องกันขององค์ประกอบต่าง ๆ จะสามารถ สร้างผลลัพธ์ได้อย่างที่ต้องการหรือวางแผนไว้ บ่อยครั้งที่พิธีกรจะเป็นผู้รับหน้าที่สำ�คัญ ในการดำ�เนินรายการในงานอีเวนต์ให้เป็นไปในทิศทางและจังหวะเวลาทีเ่ หมาะสม โดยผูเ้ ขียน จะกล่าวถึงบทบาทหน้าที่ของพิธีกรอีกครั้งในตอนท้ายของบทนี้ การทำ�ให้ทุกคนพร้อมที่จะทำ�งาน (Get everyone on board) – การพิจารณาโครงร่าง ของงานอีเวนต์กับบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องมีความจำ�เป็นอย่างมาก เพราะทีมฝ่ายผลิต ก็ต้องการจะมั่นใจว่าโครงร่างของงานอีเวนต์สามารถเกิดขึ้นได้จริงในทางเทคนิค นักแสดง และแขกรับเชิญก็ต้องการทำ�ความเข้าใจกับโครงร่างของงานอีเวนต์และทำ�ข้อตกลงในการ แสดงไว้ล่วงหน้า อาจกล่าวได้ว่า ทีมงานจากทุกฝ่ายหรือทุกคนที่มีความเกี่ยวข้องกับการ จัดงานอีเวนต์จะต้องทราบถึงโครงร่างของงานอีเวนต์เพื่อสามารถเตรียมตัวในการทำ�งาน ตามหน้าที่ของตัวเองได้ โดยโครงร่างของการจัดงานอีเวนต์สามารถจัดทำ�ได้หลายรูปแบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานอีเวนต์แต่ละงาน

292

EVENT 101

11.2 ลำ�ดับในการเตรียมงานด้านเทคนิคในงานอีเวนต์

ในวันที่มีการเตรียมสถานที่จัดงานอีเวนต์ งานอีเวนต์ก็เริ่มดูเป็นรูปเป็นร่างขึ้นมาเมื่อ ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบได้ทยอยนำ�ของมาส่ง พื้นที่ว่างเปล่าจะค่อย ๆ ถูกจัด และตกแต่ง สายไฟถูกห้อยระโยงระยาง อุปกรณ์เสียงถูกนำ�มาติดตั้งและทดสอบระบบเสียง การเตรียมงานด้านเทคนิคของงานอีเวนต์เป็นขั้นตอนในการสร้างสิ่งอำ�นวยความสะดวกให้ กับงานอีเวนต์ การบันทึกคิวของเทคนิคต่าง ๆ การฝึกซ้อมการแสดง รวมถึงตัวงานอีเวนต์เอง ซึ่งผู้เขียนจะแนะนำ�ถึงโครงสร้างของกระบวนการโดยทั่วไปว่ามีวิธีการจัดการอย่างไร และ ตัวอย่างของขั้นตอนต่าง ๆ มีดังต่อไปนี้ การโหลดของ/การเซ็ตอัพพื้นที่ (Load-in/Space Setup)

ระยะเวลาในการเซ็ ต อั พ โครงสร้ า งหลั ก ของงานอี เวนต์ ขึ้ น อยู่ กั บ ขนาดของงาน ซึ่งบางครั้งอาจต้องใช้เวลาหลายวันกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดงานอีเวนต์อาจต้องใช้โครง เสาทรัส (Truss) หลากหลายรูปแบบเพื่อติดตั้งไฟเวที เสียง และอุปกรณ์ประกอบเวทีอื่น ๆ ซึ่งองค์ประกอบในด้านโครงสร้างต่าง ๆ และการติดตั้งระบบไฟฟ้าถือเป็นงานแรก ๆ ที่จะ ต้องทำ�ให้เสร็จสิ้นในสถานที่จัดงานอีเวนต์

การวางแผนจัดการระบบไฟ (Rigging and plotting of lights)

เมือ่ เวทีมกี ารเซ็ตอัพเรียบร้อยแล้ว สิง่ ทีต่ อ้ งทำ�ต่อไปก็คอื การวางแผนจัดการระบบไฟ ซึ่งต้องติดตั้งดวงไฟทั้งบาร์ไฟเวทีและโครงเสาทรัสเพื่อติดตั้งไฟเวที ตามที่นักออกแบบได้ ออกแบบการวางแผนติดตั้งระบบไฟเวทีไว้ อาจมีการเพิ่มเติมส่วนที่จำ�เป็นเข้าไปเมื่ออยู่ใน หน้างานได้ และต้องบันทึกคิวการจัดไฟลงบนแผงควบคุมไฟด้วย ในส่วนของการตรวจสอบ เอฟเฟ็กต์ของระบบไฟเวทีที่จะส่องลงบนตัวนักแสดง ผู้ช่วยข้างเวทีมักจะขึ้นไปยืนบนเวที เพื่อแสดงเป็นพิธีกรหรือเป็นแขกวีไอพี เพื่อช่วยให้ฝ่ายช่างไฟสามารถปรับระบบการจัดไฟได้ การจัดการระบบเสียงและการทดสอบ (Sound rigging and testing)

ขั้นตอนแรกผู้จัดงานอีเวนต์นำ�ลำ�โพงไปวางตามจุดที่ออกแบบไว้ในการจัดการกับ ระบบเสียง เพือ่ ตรวจสอบว่าเสียงทีด่ งั ออกมาจากลำ�โพงมีความสมดุลหรือไม่ (Soundcheck) เช่น เสียงที่ได้มีการบันทึกเอาไว้ล่วงหน้า การแสดงดนตรีสด เสียงจากวิดีโอ และเสียงที่จะ ออกจากไมโครโฟน โดยเฉพาะการตรวจเช็คเสียงของงานอีเวนต์ที่มีการแสดงดนตรีสดเป็น เรื่องที่สำ�คัญมาก นอกจากนี้ อาจต้องเตรียมอัดเสียงดนตรีประกอบเอาไว้ล่วงหน้า หรือเสียง ประกอบที่ต้องใช้ในการประกาศต่าง ๆ เช่น การประกาศเพื่อแจ้งกับผู้เข้าร่วมงานว่าการ แสดงกำ�ลังเริ่มขึ้นแล้ว หรือการเปิดเพลงสรรเสริญพระบารมีก่อนที่จะเริ่มพิธีการต่าง ๆ ใน ปัจจุบันสถานที่จัดงานที่มีเทคโนโลยีทันสมัยสามารถบันทึกคิวการเล่นเสียงประกอบหรือ เพลงตามลำ�ดับไว้ได้ล่วงหน้า และเมื่อจะใช้งานก็เพียงกดปุ่มแค่ปุ่มเดียว

ภาพเบื้องหลังการเซ็ตอัพโครงสร้าง และระบบแสง สี เสียง อุปกรณ์ต่าง ๆ ของงานอีเวนต์ 294

EVENT 101

การฝึกซ้อมทางด้านเทคนิคต่าง ๆ (Technical rehearsal)

การฝึกซ้อมทางด้านเทคนิคต่าง ๆ ถือเป็นความพยายามครั้งแรกของการจัดงาน อีเวนต์ที่จะรวมทุกองค์ประกอบภายในงานเข้าไว้ด้วยกัน ทั้งการออกแบบทางด้านแสง เสียง เวทีและโครงร่างของงานอีเวนต์ที่เคยอยู่บนกระดาษ หรือรายละเอียดต่าง ๆ ที่นักออกแบบ งานอีเวนต์และผู้กำ�กับเวทีได้จัดทำ�ร่วมกัน จะถูกถักทอเข้าไว้ด้วยกันและเกิดขึ้นจริงบนเวที แต่ผู้จัดงานอีเวนต์ไม่ควรตั้งความคาดหวังว่าการฝึกซ้อมจะราบรื่นโดยไม่มีการสะดุด เพราะ การฝึกซ้อมทางด้านเทคนิคเป็นการทดสอบการทำ�งานร่วมกันของทุกองค์ประกอบที่จะ เกิดขึ้นบนเวที และมีจุดมุ่งหมายเพื่อปรับจังหวะเวลาให้เหมาะสมในการรันคิวของแต่ละ โปรแกรม เช่น จังหวะเวลาของการฉายไฟ จังหวะในการเปิดเสียงประกอบ และคิวนักแสดง บ่อยครั้งที่การดำ�เนินลำ�ดับการแสดงในงานอีเวนต์จะต้องมีการฝึกซ้อมซ้ำ�แล้วซ้ำ�อีกเพื่อให้ ได้ผลลัพธ์ตรงตามที่ผู้กำ�กับต้องการมากที่สุด

การฝึกซ้อมใหญ่ก่อนวันงานจริง (Dress rehearsal)

หลังจบการฝึกซ้อมทางด้านเทคนิคต่าง ๆ แล้ว บางครั้งอาจมีการฝึกซ้อมที่มากกว่า การฝึกซ้อมทางด้านเทคนิค นั่นคือการฝึกซ้อมใหญ่ซึ่งทุกฝ่ายตั้งแต่นักแสดง ทีมงานหลังเวที ทีมงานฝ่ายแสง ฝ่ายเสียง ฝ่ายเครื่องแต่งกาย ฝ่ายอุปกรณ์ประกอบฉาก และฝ่ายเทคนิค พิเศษต่าง ๆ จะต้องประจำ�อยู่ในตำ�แหน่งของตนเอง (ขาดแต่เพียงผู้เข้าร่วมงานที่จะมาใน วันงานจริงเท่านั้น) จากนั้นจะเริ่มฝึกซ้อมคิวต่าง ๆ โดยเริ่มตั้งแต่ช่วงที่เปิดให้ผู้เข้าร่วมงาน เข้ามาภายในงานไปจนกระทั่งสิ้นสุดงาน หากว่าไม่มีประเด็นอะไรที่จำ�เป็นจริง ๆ ในระหว่าง การฝึกซ้อมใหญ่ก็ไม่ควรมีอะไรมาขัดจังหวะการฝึกซ้อม แต่ในบางครั้งผู้จัดงานอีเวนต์อาจจะ ไม่มีงบประมาณเพียงพอ จึงอาจไม่มีการฝึกซ้อมทางด้านเทคนิคหรือการฝึกซ้อมใหญ่ร่วมกับ ทุกฝ่าย ในกรณีเช่นนี้ผู้จัดการเวทีจะต้องประชุมกับทีมงานทุกคนเพื่อทำ�ความเข้าใจเกี่ยวกับ การรันคิวให้ชัดเจนและหากมีความผิดพลาดใด ๆ เกิดขึ้น ทีมงานทุกคนจะต้องแก้ไข สถานการณ์ได้อย่างทันท่วงที ข้อความ (Notes)

ผู้กำ�กับเวทีหรือใครก็ตามที่ทำ�หน้าที่ในการดูแลภาพรวมของการรันคิวงานอีเวนต์จะ ต้องส่งข้อความไปให้กับทีมงานทุกฝ่ายถึงการปรับแก้ในรายละเอียดของส่วนต่าง ๆ เป็นครั้ง สุดท้ายหลังจากที่เสร็จสิ้นการซ้อมใหญ่ การปรับแก้ครั้งสุดท้าย (Final adjustments)

หลังจากที่ทีมงานทุกฝ่ายได้รับข้อความจากผู้กำ�กับเวทีแล้ว พวกเขาจะต้องปรับแก้ งานให้สำ�เร็จลุล่วงก่อนวันงานจริง วันงานจริง (The event)

องค์ประกอบต่าง ๆ ของโปรดักชั่นจะถูกถักทอสอดประสานการทำ�งานเข้าด้วยกัน ภายใต้การควบคุมงานของผู้จัดการเวทีเพื่อรันโชว์การแสดง

ภาคผนวก 11A เป็นตัวอย่างตารางของฝ่ายโปรดักชั่น (หรือตารางเวลา) โดยมีการ แสดงถึงวันที่ เวลา และหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ รวมถึงกลุ่มทีมงานที่ต้องรับผิดชอบในหน้าที่นั้น อีกทั้งยังมีการระบุโครงร่างของหน้าที่ต่าง ๆ นอกจากนี้ ยังมีเอกสารอื่น ๆ อีกที่เรียกว่า การวางลำ�ดับรายการ (Running order) หรือโครงร่างหลักของงานอีเวนต์ (Main script) ซึ่งใช้สำ�หรับการวางโครงร่างรายละเอียดทางด้านเทคนิค (ดูที่ ความรู้และคำ�ศัพท์ทางเทคนิค ที่ควรรู้และเป็นประโยชน์ และภาคผนวก 11B) ภาพการฝึกซ้อม ทางด้านเทคนิค ก่อนวันงานจริง 296

EVENT 101

UR

UC

UL

Upstage Right

Upstage Center

Upstage Left

DR

DC

DL

Downstage Right

Downstage Center

Downstage Left

โคมไฟฟลัดไลต์ (Floodlights) ประเภทของโคมไฟที่ใช้ในการให้ ความสว่างในพื้นที่กว้าง เช่น ไฟ พาร์ (PAR) โคมไฟไซโคลรามา (Cyclorama)

โคมไฟสปอตไลต์ (Spotlights) ประเภทของโคมไฟที่ใช้ในการให้ ความสว่างไปยังจุดที่โฟกัส สามารถ ควบคุมลำ�แสงของไฟได้ เช่น เลนส์ เฟรสเนล (Fresnel) สปอตไลต์โพร ไฟล์ (Profiles)

โพรไฟล์ (Profile) เป็นโคมไฟประเภทที่ให้วงแสง ที่มีขอบคมชัด เป็นไฟประเภท สปอตไลต์ที่สามารถใช้กับลวดลาย โกโบได้​้

แผงควบคุมไฟ (Light board) แผงควบคุมอุปกรณ์เกี่ยวกับระบบ ไฟทุกอย่าง มีการเรียกที่แตกต่างกัน เช่น แผงควบคุมการหรี่ไฟ (Dimmer board) และแผงควบคุมสวิตช์บอร์ด (Switch board)

ลวดลายโกโบ (Gobo) เป็นแผ่นเหล็กที่นำ�มาใช้ในการฉาย สปอตไลต์โพรไฟล์เพื่อให้ได้ภาพบน เวทีตามที่ออกแบบ

เฮาส์ไลต์ (House lights) เป็นไฟที่ใช้ในหอประชุม มักจะใช้ เฮาส์ไลต์ก่อนและหลังการแสดง และระหว่างพักช่วงการแสดง

เวิร์คไลต์ (Worklights) เป็นไฟที่ใช้ในพื้นที่หลังเวที

ว๊อช (Wash) ไฟที่ใช้ในการให้แสงสว่างในบริเวณ ทั่วไปบนเวที โดยมากจะใช้เป็นไฟสี ต่าง ๆ ตามที่ต้องการ

คิว (Cue) การส่งสัญญาณจากผู้จัดการเวทีให้ เปลี่ยนการจัดไฟ เปลี่ยนเสียงเพลง ประกอบ เปลี่ยนฉาก หรือเปลี่ยน ทางเข้า/ทางออกของนักแสดง

แผ่นเจล (Gel) เป็นแผ่นโปร่งแสงมีสีเพื่อ ทำ�ให้แสงไฟเปลี่ยนสีได้ตามที่ ต้องการ

เทปสะท้อนแสง (Glow tape) เทปที่เรืองแสงในเวลากลางคืน ใช้ ติดเป็นแผ่นเล็ก ๆ เพื่อทำ�เป็น เครื่องหมาย

ทีมงานบนเวที/ผู้ช่วยข้างเวที/ คนรันคิว (Stage crew/ stagehands/running crew) เป็นกลุ่มทีมงานหลังเวทีที่คุมงาน ด้านเทคนิคตลอดระยะเวลาที่มี การแสดง

ด้านหน้าทางเข้างาน (Front of house) พื้นที่บริเวณที่ผู้เข้าร่วมงานรวมตัว กันก่อนที่การแสดงจะเริ่ม รวมถึง จุดที่ขายตั๋วและจุดลงทะเบียน

แนวสายตา (Sightlines) แนวสายตาที่เป็นการกำ�หนดถึงสิ่ง ที่ผู้ชมจะมองเห็นหรือมองไม่เห็น เมื่อมองขึ้นไปบนเวที

บอร์เดอร์ (Borders) วัตถุที่แขวนอยู่ด้านบนของฉาก เพื่อบังอุปกรณ์และระบบต่าง ๆ จากสายตาของผู้ชม

เวทีส่วนล่าง (Downstage) เวทีส่วนที่อยู่ใกล้กับผู้ชม

เวทีส่วนบน (Upstage) เวทีส่วนที่อยู่ไกลออกไปจากผู้ชม

เวทีด้านซ้าย/ขวา (Stage left/right) บริเวณของเวทีที่อยู่ทางด้าน ซ้าย/ขวาของนักแสดงเมื่อมอง ออกไปจากเวทีแล้วเห็นหน้าผู้ชม

รูปภาพที่ 11.1 หนึ่งในวิธีการระบุส่วนพื้นที่บนเวทีบริเวณส่วนหน้าของเวที

11.3 ความรู้และคำ�ศัพท์ทางเทคนิคที่ควรรู้และเป็นประโยชน์

การรู้จักคำ�ศัพท์ทางเทคนิคจะมีประโยชน์ในการติดต่อสื่อสารกับเจ้าหน้าที่ฝ่าย เทคนิคของเวทีในงานอีเวนต์ ซึ่งรายชื่อคำ�ศัพท์ดังต่อไปนี้เป็นคำ�ศัพท์พื้นฐานทางเทคนิคส่วน หนึ่งที่ใช้ในการจัดงานอีเวนต์

298

EVENT 101

11.4 การรันลำ�ดับการแสดงในงานอีเวนต์ (Cueing the show)

ในตอนต้นของบทนี้ได้กล่าวถึงว่าจะวางโครงร่างของงานอีเวนต์ (Main script) ได้ อย่างไร โดยกล่าวว่าโครงร่างของงานอีเวนต์สามารถสร้างความต่อเนื่องให้กับงานอีเวนต์ได้ ด้วยการสร้างสรรค์ล�ำ ดับขององค์ประกอบงานอีเวนต์ให้เหมาะสม หรือจะยกระดับงานอีเวนต์ ให้ดีขึ้นไปอีกด้วยการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างกันขององค์ประกอบต่าง ๆ ในงานอีเวนต์ ตั้งแต่ตัวหนังสือ การเคลื่อนไหวต่าง ๆ ภาพ เสียง แสง การแสดง อุปกรณ์ประกอบฉาก วิดีโอ เอฟเฟกต์พิเศษ ดอกไม้ไฟ ฯลฯ งานอีเวนต์จะประสบความสำ�เร็จหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับว่าผู้จัด งานอีเวนต์จะสามารถสร้างส่วนผสมที่ยอดเยี่ยมขององค์ประกอบเหล่านี้ได้อย่างไร และมี จังหวะเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ วิธีการหนึ่งที่สามารถทำ�ได้ก็คือการรวบรวมคิวต่าง ๆ เหล่านี้ ไว้ด้วยกัน ซึ่งโดยปกติแล้วผู้จัดการเวทีมักเป็นผู้กำ�หนดในระหว่างขั้นตอนของการผลิตที่ ทำ�งานร่วมกับผู้กำ�กับเวทีและนักออกแบบ

การวางลำ�ดับรายการ (Running order) หรือ การวางโครงร่างหลักของงานอีเวนต์ (Main script) เป็นเอกสารที่แสดงถึงรายละเอียดของปัจจัยต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในงานโปรดักชั่น ซึ่งเป็นการวางกรอบรายละเอียดทั้งหมดของคิวต่าง ๆ ในงานอีเวนต์ และงานอีเวนต์จะถูก รันคิวตามลำ�ดับที่แสดงไว้ในเอกสารนี้ โดยฝ่ายเทคนิคทุกคนจะต้องมีเอกสารนี้ไว้ใช้ประกอบ ในการทำ�งาน บ่อยครั้งที่การวางโครงร่างหลักของงานอีเวนต์ (Main script) จะถูกนำ�ไปรวม กับบทพูดของพิธีกร (Mc script) เพื่อช่วยให้ทีมงานฝ่ายเทคนิคเห็นภาพและเกิดความเข้าใจ ว่าบนเวทีในวันงานจริงจะมีอะไรเกิดขึ้นบ้าง (Matthews, 2016)

ภาคผนวก 11B เป็นตัวอย่างของการวางโครงร่างหลักของงานอีเวนต์ (Main script) โครงร่างของงานแบ่งออกเป็นช่องต่าง ๆ ที่ระบุถึงการปฏิบัติหน้าที่ซึ่งมีความสอดคล้อง กับคิว

300

• คิว (Cue #) – เป็นการระบุถึงลำ�ดับของรายการต่าง ๆ • เวลา (Time) – ระบุถึงระยะเวลาของแต่ละกิจกรรม • รายละเอียด (Description) – เป็นการอธิบายรายละเอียดว่างานช่วงนั้นจะมีอะไร เกิดขึ้นบ้าง เช่น พิธีกรกล่าวแนะนำ�งานอีเวนต์ หรือต้องเปิดคลิปวิดีโอ • สื่อ (Media) – ระบุถึงแหล่งที่มาและเนื้อหาของสื่อต่างๆ ที่จะใช้ ซึ่งอาจเป็นรูปภาพ หรือวิดีโอ • เสียง (Sound) – ดนตรี และอุปกรณ์เกี่ยวกับเสียงต่าง ๆ เช่น การใช้ไมโครโฟน • การจัดไฟ (Lighting) – ระบุถึงการเปลี่ยนการจัดไฟ • หมายเหตุ (Remark) – ข้อความหมายเหตุต่าง ๆ ของการแสดง

EVENT 101

โครงร่างของการจัดงานอีเวนต์สามารถนำ�ไปดัดแปลงใช้ได้ตามความต้องการของ งานอีเวนต์แต่ละงาน เช่น อาจมีการเพิ่มจำ�นวนช่องให้เติมข้อมูลเพิ่มเติม ในกรณีที่งานอีเวนต์ มีพื้นที่หลายโซนและมีการจัดกิจกรรมในแต่ละโซน (เช่น เมื่อใกล้ถึงเวลาที่จะมีการเปิดงาน อีเวนต์ ก็ควรจะปิดบาร์ขายเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ทันทีเพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานให้ความสนใจกับ เวทีเปิดงาน)

การวางลำ�ดับรายการ (Running order) หรือการวางโครงร่างหลักของงานอีเวนต์ (Main script) จะต้องรวมความเปลี่ยนแปลงทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในงานอีเวนต์ และต้องจัดทำ� รายการองค์ประกอบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทีมงานแต่ละแผนกหรือแต่ละฝ่ายทราบว่าจะ ต้องทำ�อะไร และเมื่อไหร่ 11.5 การดำ�เนินรายการของพิธีกรและบทพูดของพิธีกร

การดำ�เนินรายการของพิธีกรหรือ MC (Master of ceremonies) ที่ทำ�หน้าที่ดำ�เนิน งานซึ่งคล้ายกับผู้ประกอบพิธีกรรมของชนเผ่าในยุคโบราณ (Shaman) พิธีกรสามารถใช้การ พูดและการนำ�เสนอของเขาหรือเธอ เพื่อกระตุ้นและทำ�ให้งานอีเวนต์มีชีวิตชีวาขึ้นมาได้ และ สามารถสร้างช่วงเวลาที่จะทำ�ให้ผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์มีความสุข เกิดความตื่นเต้น มีการตอบ สนอง เกิดความซาบซึ้ง หรือรู้สึกถึงความเอาจริงเอาจังได้ การทำ�หน้าที่ของพิธีกรก็เหมือนกับ กาวที่ทำ�หน้าที่ประสานกิจกรรมต่าง ๆ ของงานอีเวนต์ให้เข้ามาอยู่ด้วยกัน ตั้งแต่ช่วงที่พิธีกร เริ่มกล่าวเปิดงาน ให้ข้อมูลประวัติความเป็นมาของบริษัท กล่าวแนะนำ�ประธานบริษัทเพื่อให้ ขึ้นมากล่าวเปิดพิธี กล่าวเชิญให้นักแสดงขึ้นมาแสดงบนเวที และแจ้งกับผู้เข้าร่วมงานว่าจะ ต้องร่วมทำ�กิจกรรมภายในงานอย่างไรบ้าง พิธีกรจะต้องดำ�เนินรายการตามบทพูดที่ผู้จัดงาน อีเวนต์ได้เตรียมไว้ให้ และต้องมีการเปลี่ยนแปลงอะไรในบทพูดเพื่อทำ�ให้งานดำ�เนินไปได้ อย่างราบรื่นขึ้นก็ต้องมีการปรึกษาหารือกันล่วงหน้า

สิ่งที่ควรคำ�นึงถึงเกี่ยวกับบทพูดของพิธีกร ได้แก่ • การเปิดตัวพิธีกร (Entrance) – ตอนที่เริ่มเปิดงาน พิธีกรควรขึ้นมาบนเวทีด้วยความ กระฉับกระเฉงเป็นพิเศษ ซึ่งอาจใช้ดนตรีช่วยสร้างอารมณ์ช่วงที่พิธีกรปรากฎตัว บนเวทีก็ได้ หรืออาจเป็นการใช้ ‘เสียงพากย์’ (Voice of god) เพื่อเป็นการพูดแนะนำ� ตัวพิธีกร แต่พิธีกรเองก็ควรแนะนำ�ชื่อของตัวเองต่อผู้เข้าร่วมงานด้วย • การกล่าวเน้นถึงองค์กรเจ้าภาพของงานอีเวนต์ – พิธีกรควรเน้นถึงความสำ�คัญ ขององค์ ก รด้ ว ยการกล่ า วถึ ง ชื่ อ องค์ ก รเจ้ า ภาพของงานอี เวนต์ ตั้ ง แต่ ต อนที่ เริ่ ม เปิดงาน และถ้อ ยคำ� ต่าง ๆ ที่อ ยู่ในบทพูดควรมีการประดิษฐ์คำ� พูดเพื่อ สร้าง บรรยากาศให้เหมาะสมกับงาน ผู้อ่านสามารถดูตัวอย่างเพิ่มเติมได้ในภาคผนวก 11C

• ความอ่อนน้อมถ่อมตนและความอบอุ่น – พิธีกรควรแสดงความรู้สึกขอบคุณในการ ที่ได้มาเป็นพิธีกรในงานอีเวนต์นั้น และกล่าวต้อนรับทุกคนที่ให้เกียรติมาร่วมงาน อีเวนต์อย่างอบอุ่นเป็นกันเอง หากแขกผู้มีเกียรติและแขกวีไอพีปรากฎตัวก็ควรกล่าว แนะนำ�ให้ผู้เข้าร่วมงานได้ทราบเมื่อมีจังหวะเวลาที่เหมาะสม • ความถูกต้อง – พิธีกรต้องกล่าวแนะนำ�บุคคลที่ขึ้นมาปรากฎตัวบนเวทีบ่อยครั้ง ซึ่ง อาจเป็นประธานบริษัทที่ต้องขึ้นมากล่าวต้อนรับในตอนเปิดงาน หรือเป็นทีมงาน อาวุโสที่ต้องขึ้นมาตอบคำ�ถามจากผู้ชม ไม่ว่าจะเป็นกรณีใดก็ตาม สิ่งที่มีความสำ�คัญ มากที่สุดคือพิธีกรต้องกล่าวชื่อของบุคคลแต่ละท่าน รวมถึงชื่อบริษัทและชื่อตำ�แหน่ง ให้ถูกต้อง • การมีปฏิสัมพันธ์กับผู้เข้าร่วมงาน – การสร้างปฏิสัมพันธ์กับผู้ชมให้มีส่วนร่วมกับงาน ตั้งแต่เริ่มงานไปตลอดจนถึงเวลาสิ้นสุดงานถือเป็นเรื่องที่สำ�คัญ พิธีกรควรเปิดโอกาส ให้ผู้เข้าร่วมงานได้มีโอกาสตั้งคำ�ถาม เชื้อเชิญให้ผู้เข้าร่วมงานได้ร่วมปรบมือเมื่อจบ แต่ละช่วง หรือสร้างบรรยากาศที่ลื่นไหลด้วยการพูดให้คำ�แนะนำ�ผู้เข้าร่วมงานในช่วง ของการถาม-ตอบ ซึ่งในแต่ละช่วงของงาน พิธีกรจะต้องสร้างบรรยากาศด้วยบุคลิกที่ เหมาะสมกับงานอีเวนต์นั้น ๆ

Silvers (2004) ได้ให้คำ�แนะนำ�ว่าข้อความหรือบทพูดที่ไม่ว่าจะเตรียมมาโดยผู้ จัดงานอีเวนต์หรือพิธีกรเป็นผู้เตรียมมาเอง จะต้องมีการตรวจสอบเพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่มี ‘มุกตลก’ (Inside jokes) ประเภทที่รู้กันเองและรู้สึกตลกขบขันกันเองเฉพาะกลุ่ม เพราะจะ ทำ�ให้ผู้เข้าร่วมงานบางท่านเกิดความไม่เข้าใจ หรือการแสดงความคิดเห็นในเชิงการแนะนำ� ตัวหรือเกี่ยวโยงกับประวัติส่วนตัวของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ซึ่งอาจเป็นการไม่เหมาะสมหรือ สร้างความอับอายให้กับบุคคลที่ถูกกล่าวพาดพิงได้ 11.6 การปิดงานอีเวนต์ (Event shut-down)

ในมุมมองของผู้เข้าร่วมงาน เมื่อม่านถูกปิดลงมาก็แสดงว่างานอีเวนต์ได้สิ้นสุด ลงแล้ว แต่สำ�หรับผู้จัดงานอีเวนต์นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการสิ้นสุดงานเท่านั้น ขั้นตอน สุดท้ายของการจัดงานอีเวนต์ก็คือการปิดงานอีเวนต์ซึ่งเกิดขึ้นทั้งในส่วนที่เป็นสถานที่จัดงาน (Onsite) และส่วนที่เป็นงานเบื้องหลัง (Offsite) ในส่วนของสถานที่จัดงานอีเวนต์ การปิด งานหมายถึงการเคลื่อนย้ายผู้คนและอุปกรณ์ออกไปจากสถานที่จัดงาน การทำ�ความสะอาด การจัดเก็บอุปกรณ์และสิ่งอำ�นวยความสะดวกต่าง ๆ ส่วนงานที่เป็นเบื้องหลัง การปิดงานคือ การชำ�ระหนี้ตามสัญญา การส่งมอบสถานที่คืน ฯลฯ (O’Toole & Mikolaitis, 2002, p. 85) นอกจากนี้ Bowdin et al. (2006, p. 371) ได้ให้ข้อสังเกตว่า

302

EVENT 101

งานฉลองครบรอบ 40 ปี บริษัทไทยยูเนี่ยน กรุ๊ป จำ�กัด (มหาชน)

“การปิดงานอีเวนต์เป็นช่วงเวลาของความมั่นคงปลอดภัยที่สำ�คัญยิ่ง ยานพาหนะที่ หลากหลาย การเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ต่าง ๆ และความรู้สึกที่ผ่อนคลายหลังสิ้นสุดงาน กลายนั้นเป็นการเปิดโอกาสให้เกิดการโจรกรรมได้”

เมื่อไคลแมกซ์ของช่วงสิ้นสุดงานได้จบลงแล้ว ทีมผู้จัดงานอาจเกิดความรู้สึกที่ ผ่อนคลาย ดังนั้น สิ่งที่สำ�คัญคือต้องให้ทีมงานทุกคนยังคงมีความรู้สึกที่ตื่นตัวอยู่

หลังจากปิดงานอีเวนต์ลงแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องเข้าไปดูแลความต้องการของ บุคคลที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ เช่น ผู้เข้าร่วมงานต้องการกลับถึงบ้านโดยที่ไม่ต้องเผชิญกับ การจราจรที่ติดขัด ส่วนผู้รับเหมาและนักแสดงนอกจากจะต้องการได้รับค่าจ้างแล้ว ก็อาจ ต้องการคำ�พูดที่แสดงถึงความขอบคุณ ส่วนผู้สนับสนุนก็อยากทราบถึงผลกระทบที่เกิดขึ้น กับผู้เข้าร่วมงานและระดับการรับรู้เกี่ยวกับงานอีเวนต์นั้น และในส่วนของสถานที่ ก็ต้องการ ให้ผู้จัดงานอีเวนต์คืนสถานที่และทำ�ความสะอาดให้เรียบร้อย O’Toole and Mikolaitis (2002) รวมทั้ง Matthews (2016) ได้นำ�เสนอรายละเอียดของหน้าที่ในการปิดงานอีเวนต์ไว้ ดังรายการต่อไปนี้ การเคลื่อนย้ายฝูงชน (Crowd Dispersal)

ผู้จัดงานอีเวนต์ควรหลีกเลี่ยงการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ต่าง ๆ ในขณะที่ผู้คนกำ�ลัง เคลื่อนย้ายออกจากสถานที่จัดงาน หากผู้จัดงานอีเวนต์ต้องการความช่วยเหลือจากการ ขนส่งท้องถิ่น (Local transport authority) ก็ควรวางแผนและติดต่อเอาไว้ล่วงหน้า การ วางโปรแกรมได้อย่างถูกต้องจะช่วยให้ขั้นตอนในการปิดงานมีความสะดวกมากยิ่งขึ้น ยก ตัวอย่างเช่น หากเป็นงานที่มีการจัดงานหลายเวที การไล่เก็บอุปกรณ์ในแต่ละพื้นที่ของเวที ที่งานเสร็จสิ้นไปแล้วเป็นลำ�ดับ จะทำ�ให้ภายในงานมีพื้นที่เพิ่มมากขึ้น ส่งผลให้ผู้คนสามารถ เคลื่อนตัวออกจากงานได้รวดเร็วขึ้น อุปกรณ์

อุ ป กรณ์ ที่ เ ป็ น ของผู้ จั ด งานอี เวนต์ จ ะต้ อ งถู ก เก็ บ ใส่ ก ล่ อ งและนำ � ไปคื น ที่ จุ ด เก็ บ ของ ในขณะที่อุปกรณ์ที่เช่าหรือขอยืมมาจะต้องมีการนำ�ไปคืนเจ้าของโดยเร็วที่สุด ผู้เขียน จึงแนะนำ�ว่าควรสร้างระบบของการลงชื่อในการรับและคืนของ เพื่อให้มั่นใจว่าทีมงาน จะใช้อุปกรณ์ด้วยความระมัดระวัง โดยเฉพาะอุปกรณ์ชิ้นเล็กที่มีราคาแพง เช่น วิทยุสื่อสาร (Walkie-talkie) ที่สามารถสูญหายได้ง่ายท่ามกลางความวุ่นวายของงานอีเวนต์

304

EVENT 101

ผู้บรรยายที่สร้างความบันเทิง/ผู้บรรยายรับเชิญ

ศิลปินส่วนใหญ่ไม่ได้ท�ำ งานประจำ� ดังนัน้ เมือ่ การแสดงสิน้ สุดลงแล้ว ผูจ้ ดั งานอีเวนต์ ควรรีบจ่ายค่าจ้างในทันที และอาจมีการจัดส่งจดหมายแสดงความขอบคุณร่วมด้วย เพราะ ศิลปินเหล่านั้นอาจกล่าวถึงหรือสามารถเป็นกระบอกเสียงของงานอีเวนต์ได้​้ ทรัพยากรบุคคล

บ่อยครั้งที่ผู้จัดงานอีเวนต์จะมีการว่าจ้างแรงงานพิเศษให้มาช่วยเคลียร์พื้นที่ ดังนั้น จึงควรแสดงคำ�พูดที่แสดงถึงความขอบคุณแก่ทีมงาน และบางครั้งอาจมีการจัดงานเลี้ยงหลัง จากสิ้นสุดงาน เพื่อเป็นการแสดงความขอบคุณทีมงานด้วย พื้นที่ในส่วนของเวที/สถานที่จัดงานอีเวนต์

ส่วนพืน้ ทีจ่ ดั งานนีม้ กั ถูกคำ�นึงถึงมากทีส่ ดุ หลังจากการปิดงานอีเวนต์ ผูจ้ ดั งานอีเวนต์ ต้องตรวจสอบให้มั่นใจว่านำ�ส่งคืนสถานที่ในสภาพตามที่ได้มีการตกลงกันไว้ในสัญญาเช่า สถานที่ และเพื่อให้เกิดความเรียบร้อยที่สุดในส่วนนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถใช้กลยุทธ์การ ทำ� ‘รายการตรวจสอบสำ�หรับคนโง่’ (Idiot check) ซึ่งเป็นการเปรียบเทียบว่ารายการ ตรวจสอบนั้นมีความละเอียดมากขนาดคนโง่ยังสามารถทำ�ตามได้โดยไม่ผิดพลาด เนื่องจาก เป็นการตรวจสอบในครั้งสุดท้ายว่ามีอะไรที่ถูกลืมทิ้งเอาไว้ในสถานที่ต่าง ๆ บ้างหรือไม่ ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบ (Suppliers)

หลังจากสิ้นสุดงานแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องตรวจสอบให้ดีว่าไม่มีข้อผูกมัดใด ๆ ติด ค้างกับผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าหรือวัตถุดิบรวมถึงชำ�ระค่าบริการทุกอย่างเรียบร้อย หากมี ปัญหาอะไรก็ตามที่เกิดขึ้นในระหว่างที่จัดงานอีเวนต์ ก็ควรติดต่อผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้า หรือวัตถุดิบทุกบริษัท เพื่อจะได้รับทราบถึงมุมมองและปัญหาของผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้า หรือวัตถุดิบ เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและจะได้ดำ�เนินการแก้ไขให้ถูกต้องก่อนที่จะไป พูดคุยสรุปการจัดงานกับลูกค้าเจ้าของงาน นอกจากนี้ การส่งข้อความขอบคุณไปยังผูร้ บั เหมา รายย่อยที่มาร่วมทำ�งานด้วยก็เป็นการแสดงออกถึงความมีมารยาทที่ดี การตลาดและการประชาสัมพันธ์

ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถนำ�ข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับงานอีเวนต์จากสื่อต่าง ๆ มาใช้ให้ เกิดประโยชน์อย่างต่อเนื่องได้ เช่น หากผู้จัดงานอีเวนต์ทราบว่าหนังสือพิมพ์หรือนิตยสาร จะเผยแพร่เรื่องราวเกี่ยวกับงานอีเวนต์ ก็ควรซื้อมาเก็บไว้ หรือเมื่อได้รับเชิญไปสัมภาษณ์ ในรายการวิทยุหรือรายการโทรทัศน์ ก็อาจขอสำ�เนาฟุตเทจ (Footage) เพื่อนำ�มาใช้เป็น โพรไฟล์ของบริษัท ซึ่งสามารถนำ�ไปใช้ในการนำ�เสนองานกับลูกค้า หรือนำ�มาใช้ในการ ทำ�การตลาดและประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ต่อได้อีก

ผู้สนับสนุนและเงินสนับสนุน

บ่ อ ยครั้ ง ที่ ผู้ ใ ห้ เ งิ น สนั บ สนุ น การจั ด งานอี เวนต์ มั ก จะขอข้ อ มู ล เกี่ ย วกั บ รายงาน ทางการเงิน เพื่อจะได้ทราบว่าเงินที่ให้ความช่วยเหลือไปนั้นถูกนำ�ไปใช้จ่ายอย่างไรบ้าง ซึ่ง ตามหลักแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ควรรีบไปพบกับผู้สนับสนุนหรือหุ้นส่วนในการจัดงานอีเวนต์ ทันทีหลังจากที่งานสิ้นสุดลง ลูกค้าเจ้าของงาน (Client)

การทำ�ความเข้าใจกับผลตอบรับของงานและข้อเสนอแนะจากลูกค้าถือเป็นสิ่งที่ สำ�คัญ ไม่ว่าจะเป็นการพบกันแบบเห็นหน้าหรือการติดตามงานทางโทรศัพท์ ล้วนเป็นการ แสดงให้เห็นถึงการใส่ใจกับการให้บริการอย่างจริงใจและเต็มใจที่จะปรับปรุงสิ่งต่าง ๆ ทั้งยัง เป็นการรักษาความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าด้วย นอกจากนี้ การติดตามงานกับลูกค้ายังหมาย ถึงการวางบิลและการขอรับเงินตามที่ได้ทำ�สัญญากันไว้ด้วย

การแสดงความขอบคุณอย่างเป็นทางการกับลูกค้าสามารถจัดทำ�ในรูปแบบของ จดหมายพร้อมกับการนำ�เสนอการประเมินผลการจัดงานอีเวนต์ (ดังจะกล่าวต่อไปในบทที่ 12) ผู้จัดงานอีเวนต์อาจเพิ่มความคิดเห็นสำ�หรับการร่วมงานต่อไปในอนาคต หรือขออนุญาตนำ� ไปอ้างอิงในการนำ�เสนอผลงานที่ผ่านมาของผู้จัดงานแก่ลูกค้าใหม่ของกับบริษัท

บริษัทที่ประสบความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่มักจัดเตรียมและมีการ บันทึก (Document) งานอีเวนต์เป็นรูปภาพหรือวีดีโอ เนื่องจากงานอีเวนต์เป็นประสบการณ์ ที่มีระยะเวลาค่อนข้างสั้น การบันทึกเหตุการณ์ในงานอีเวนต์ที่มีคุณภาพถือเป็นสิ่งสำ�คัญ อย่างมาก เพื่อให้ลูกค้าได้เก็บประสบการณ์ดังกล่าวไว้เป็นที่ระลึก และเพื่อรายงานผลที่ทำ�ให้ ลูกค้าได้เห็นภาพช่วงเวลาสำ�คัญที่เกิดขึ้นในงานอีเวนต์ การบันทึกงานอีเวนต์เป็นรูปภาพหรือ วีดโี อก็ถอื เป็นสิง่ ทีส่ �ำ คัญสำ�หรับผูจ้ ดั งานอีเวนต์เช่นกัน เนือ่ งจากสามารถนำ�ไปใช้เป็นโพรไฟล์ ในส่วนของการจัดงานอีเวนต์ที่ผ่านมาของบริษัทได้อีกด้วย นอกจากนี้ ในบางกรณียัง สามารถนำ�มาดัดแปลงเป็นสินค้าเพื่อขายได้ เช่น โฟโต้บุ๊กหรือวิดีโอ ซึ่งเป็นการสร้างรายได้ เพิ่มเติมให้กับการจัดงานอีเวนต์ได้อีกทางหนึ่งด้วย

บทส่งท้าย

ในบทนี้ ผู้เขียนได้กล่าวถึง ‘สาระสำ�คัญ’ ของงานอีเวนต์ในหลากหลายแง่มุม ทั้ง การกำ�กับ/การออกแบบและการวางโครงร่างงานอีเวนต์ รวมทั้งการนำ�เทคนิคมาใช้ในการนำ� องค์ประกอบของงานอีเวนต์ต่าง ๆ มารวมกัน นอกจากนี้ ผู้เขียนยังได้อธิบายถึงบทบาท หน้าที่ของการดำ�เนินรายการของพิธีกรและบทพูดของพิธีกร และประเด็นต่าง ๆ ที่ต้องคำ�นึง ถึงในช่วงระหว่างที่จะปิดงาน ดังที่ได้กล่าวไปแล้วว่าแม้งานอีเวนต์จะสิ้นสุดลงไป แต่งานของ ผู้จัดงานอีเวนต์ยังไม่เสร็จสิ้น เพราะยังมีงานสำ�คัญรออยู่อีกคือการสรุปผลของการจัดงาน อีเวนต์ว่าบรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดงานหรือไม่ อย่างไร และต้องทำ�เป็นรายงานเสนอ ต่อลูกค้า ผู้สนับสนุนและบุคคลผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ ซึ่งรายงานดังกล่าว สามารถจัดทำ�ขึ้นในรูปแบบของเอกสารรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร หรือการนำ�เสนองาน (Presentation) หรือจะจัดทำ�ทั้งสองรูปแบบก็ย่อมได้ นอกจากนี้ อาจมีกรณีที่งานอีเวนต์ เป็นงานที่จัดเป็นประจำ�ทุกปี และจะมีการจัดขึ้นอีกต่อไปในอนาคต ซึ่งทำ�ให้มีปัจจัยอื่น ๆ อีกมากที่ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องจัดทำ�และพิจารณา โดยผู้เขียนจะอธิบายรายละเอียดต่อไป ในบทที่ 12

กิจกรรมท้ายบท

เลือกคลิปวิดีโอจากพิธีมอบรางวัลต่าง ๆ (เช่น พิธีมอบรางวัลโนเบลสาขา สันติภาพ) ชมคลิปวิดีโอช่วง 10 นาทีแรกของพิธี แล้วลองสร้างสคริปต์ (Script) ใหม่สำ�หรับงานพิธีมอบรางวัลนั้น

Appendix

Appendix 11A 306

EVENT 101

Appendix 11B

Appendix 11C

บทที่ 12 ภายหลัง งานอีเวนต์ POST-EVENT FOLLOW-UP

บทที่ 12

PLANNING based on objectives and research

ภายหลังงานอีเวนต์ POST-EVENT FOLLOW-UP

“...เมือ่ ผูเ้ ข้าร่วมงานคนสุดท้ายได้เดินออกจากงานไป ประตูทางเข้างานถูกปิดลง เจ้าหน้าที่ เริ่มเก็บข้าวของและเคลียร์พื้นที่จัดงานอีเวนต์ และแล้วก็ถึงเวลาแห่งการเฉลิมฉลอง มี เสียงตะโกนขึ้นมาว่า “ขอบคุณทุกคนมาก ๆ นะคะ” แล้วพวกเราเลยดื่มกันเล็กน้อย (จริง ๆ ก็ไม่น้อยเท่าไหร่) จากนั้นพวกเราก็แยกย้ายกลับบ้าน ทุกคนได้นอนหลับเต็มอิ่มเสียที หลังจากอดหลับอดนอนมาเป็นอาทิตย์ คืนนี้พวกเราก็ขอหลับไปกับความรู้สึกที่ยอดเยี่ยม กับการที่สามารถรันงานอีเวนต์จนเสร็จสิ้นไปได้เป็นรางวัลสักนิดก็แล้วกัน… และแล้ว ใน เช้าวันต่อมา พวกเราก็ระลึกได้ว่า อันที่จริง ยังมีอะไรที่ต้องทำ�อีกมาก เป็นช่วงเวลาที่เรา ต้องพิจารณาว่าจริง ๆ แล้วอีเวนต์ของเราประสบความสำ�เร็จหรือไม่ ทุกอย่างเป็นไปตาม ที่วางแผนไว้ หรือมีอะไรที่ผิดแผนไปบ้างหรือเปล่า บางทีเราน่าจะเริ่มจากการจิบกาแฟดำ� หอม ๆ สักแก้ว นั่งอ่านคอมเมนต์บนเพจ Facebook ของงาน แล้วโพสต์คลิปวิดีโอให้ผู้ที่ เข้าร่วมงานได้ระลึกถึงความทรงจำ�ดี ๆ แล้วกัน (เผื่อว่าปีหน้าพวกเขาจะซื้อบัตรเข้างาน ของเราอีก) ว่าแต่ ตอนนี้เราต้องทำ�อะไรบ้าง เพื่อเป็นการเตรียมตัวสำ�หรับการจัดงาน อีเวนต์นี้ในปีหน้าอีกครั้ง…”

จากตัวอย่างเรื่องราวหลังการจัดงานอีเวนต์ที่นำ�เสนอไปข้างต้น เมื่องานอีเวนต์ สิ้นสุดลงและผู้เข้าร่วมงานเดินพ้นประตูออกจากงานไปแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ยังมีงานอื่นที่ ต้องทำ�นอกเหนือจากงานด้านธุรการและการเคลียร์พื้นที่ของงานอีเวนต์ ประการแรก คือการประเมินผลการจัดงานอีเวนต์ เนื่องจากเป็นสิ่งที่สำ�คัญในการสร้างความมั่นใจว่างาน อีเวนต์ที่เพิ่งสิ้นสุดลงไปประสบความสำ�เร็จในการบรรลุถึงวัตถุประสงค์ของการจัดงาน อีเวนต์ ทั้งยังต้องทราบว่ามีอะไรที่ควรต้องปรับปรุง ขั้นตอนนี้ถือเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอน สำ�คัญทีจ่ ะได้พจิ ารณาถึงงานอีเวนต์ทส่ี น้ิ สุดลงไป เพือ่ เป็นการเรียนรูใ้ ห้สามารถจัดงานอีเวนต์ ได้ดียิ่งขึ้นในอนาคต ดังทีร่ ูปภาพที่ 12.1 แสดงถึงขั้นตอนของการประเมินผลว่าเป็นช่วงเวลา ที่สำ�คัญในวงจรของการจัดงานอีเวนต์

310

EVENT 101

EVALUATION based on observation, feedback and surveys

รูปภาพที่ 12.1 วงจรการบริหารจัดการงานอีเวนต์ (นำ�มาจาก Bowdin et al., 2006)

IMPLEMENTATION of the event plan

12.1 การประเมินผลการจัดงานอีเวนต์ (Event evaluation)

การประเมินผลการจัดงานอีเวนต์ถือเป็น “ขั้นตอนสำ�คัญในการตั้งข้อสังเกต วัดผล และการเฝ้าสังเกตถึงการบรรลุผลในการจัดงานอีเวนต์เพื่อสามารถประเมินผลลัพธ์ได้อย่าง แม่นยำ�” (Bowdin et al., 2001, p. 413) ทั้งยังเป็นขั้นตอนที่จะช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์ สามารถสร้างโพรไฟล์ (Profile) การจัดงานอีเวนต์ซึ่งประกอบไปด้วยสถิติที่สำ�คัญและข้อ เสนอแนะที่ได้รับจากการจัดงาน เพื่อนำ�ไปเสนอให้แก่บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ อาจกล่าวได้ว่า การประเมินผลเป็นสิ่งจำ�เป็นต่อขั้นตอนของการบริหารจัดการงานอีเวนต์ เพื่อให้สามารถพัฒนา แก้ไขและปรับปรุงงานอีเวนต์อย่างต่อเนื่องยิ่งขึ้น การประเมินผลการ จัดงานอีเวนต์มีเป้าหมายหลักสองประการ คือ (1) ระบุระดับของความสำ�เร็จหรือความ ล้มเหลวในการบรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดงานอีเวนต์ (2) ระบุสิ่งที่สามารถปรับปรุงแก้ไข ได้ ดังนั้น การประเมินผลการจัดงานอีเวนต์จึงไม่ควรมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์เพียงอย่างเดียว แต่ ควรมุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในแต่ละช่วงระยะของการจัดงานอีเวนต์ด้วย ดังนั้น ขั้นตอนของการประเมินผลจึงต้องมีการทำ�ในทุกส่วนของวงจรของงานอีเวนต์ ตั้งแต่ ก่อนการเริ่มจัดงานอีเวนต์ ระหว่างที่มีการจัดงาน และหลังจากที่อีเวนต์ได้สิ้นสุดไปแล้ว

การประเมินผลก่อนการจัดงานอีเวนต์ (Pre-event assessment)

การประเมินผลสามารถทำ�ได้ตั้งแต่ก่อนเริ่มวางแผนการจัดงานอีเวนต์ เช่น การวิจัย ทางการตลาดของกลุ่มเป้าหมายที่เป็นผู้เข้าร่วมงาน หรือเรียกว่าขั้นตอนของการประเมิน ก่อนการจัดงานหรือที่บางครั้งเรียกว่าการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility study) เป้าหมายของการประเมินนี้ก็เพื่อช่วยในการตัดสินใจว่าควรจะจัดงานอีเวนต์หรือไม่ และเพื่อ แยกแยะว่าทรัพยากรใดที่จำ�เป็นต่อการจัดงานอีเวนต์บ้าง รวมถึงการคาดการณ์ถึงความเป็น ไปได้ของผลกำ�ไร และผลประโยชน์จากการจัดงานอีเวนต์ ดังที่อธิบายไปแล้วในบทที่ 2 การเฝ้าสังเกตการจัดงานอีเวนต์ (Monitoring the event)

ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเฝ้าสังเกตความคืบหน้าของการจัดงานอีเวนต์ในทุกช่วงเวลา ซึ่ง การกระทำ�เช่นนี้จะทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถติดตามได้ว่าตรงจุดใดที่ทุกอย่างเป็นไป ตามแผนหรือจุดใดที่ผิดไปจากแผนที่วางไว้ ซึ่งถือเป็นโอกาสสำ�หรับการปรับเพิ่มขั้นตอน เข้าไปในระหว่างการจัดงานอีเวนต์อย่างเหมาะสม ทั้งยังส่งผลให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถส่ง มอบงานอีเวนต์ที่ดียิ่งขึ้นไปได้อีก ยกตัวอย่างเช่น การติดตามผลของการขายบัตรล่วงหน้า ทำ�ให้พบว่าการขายบัตรเข้างานล่าช้ากว่าแผนที่วางไว้เนื่องจากมีผู้เข้าร่วมงานเพียงบางส่วน เท่านั้นที่เข้ามาซื้อบัตรจากเว็บไซต์ ผู้จัดงานอีเวนต์จึงตัดสินใจทำ�โฆษณาเพิ่มหรือพยายาม เผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับงานต่อสาธารณะให้มากยิ่งขึ้น ขั้นตอนของการเฝ้าสังเกต และติดตาม ผลจึงเป็นสิ่งที่จำ�อย่างมากในการควบคุมคุณภาพของการจัดงานอีเวนต์และยังเป็นการให้ ข้อมูลสำ�คัญเพื่อใช้ประเมินผลในขั้นตอนสุดท้าย ทั้งยังเป็นเป้าหมายของการวางแผนงานใน อนาคตต่อไปได้อีกด้วย การประเมินผลหลังการจัดงาน (Post-event evaluation)

การประเมินผลหลังการจัดงานเป็นรูปแบบที่พบเจอบ่อยครั้งในการประเมินผล หลัง จากงานอีเวนต์ได้สิ้นสุดลงแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องตรวจสอบว่าการจัดงานอีเวนต์ได้บรรลุ วัตถุประสงค์หรือไม่ รวมถึงรวบรวมผลของการวิเคราะห์และตีความหมายของข้อมูลดิบ ที่ได้จากงานอีเวนต์ว่าเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์หรือไม่ ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องแปลความของ วัตถุประสงค์ให้กลายเป็นตัวแปรที่สามารถวัดความสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์ได้

ดังที่กล่าวไปแล้วว่าการประเมินผลเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนสำ�คัญที่ทำ�ให้ผู้จัดงาน อีเวนต์สามารถเห็นภาพผลลัพธ์ของงานอีเวนต์ รวมถึงสามารถเรียนรู้เพื่อพัฒนา แก้ไขและ ปรับปรุงงานอีเวนต์ให้ดียิ่งขึ้นได้ ในการประเมินผลการจัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้อง ระบุว่าข้อมูลใดบ้างที่จำ�เป็นต้องใช้ในการประเมินผล เก็บรวบรวมข้อมูลนั้น วิเคราะห์ และ ตีความหมายของข้อมูล รวมถึงต้องจัดทำ�รายงานที่นำ�เสนอสถิติที่สำ�คัญ และให้ข้อสรุป 312

EVENT 101

และข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ต่อบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องในการจัดงานอีเวนต์ด้วย เนื่องจากมีหลายสิ่งที่ต้องทำ�ในการประเมินผลการจัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์อาจจะทำ� การประเมินผลการจัดงานด้วยการทำ�ตามขั้นตอน 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้ ขั้นตอนที่ 1 การวางแผนและระบุข้อมูลที่จำ�เป็นต่อการประเมินผล

(Plan and identify required data for evaluation) ขั้นตอนที่ 2 การรวบรวมข้อมูล (Collect data) ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ข้อมูล (Analyze data) ขั้นตอนที่ 4 การรายงาน (Report) ขั้นตอนที่ 5 การเผยแพร่รายงาน (Dissemination) ขั้นตอนที่ 1 วางแผนและระบุข้อมูลที่จำ�เป็นต่อการประเมินผล (Plan and identify required data for evaluation)

ในขั้นตอนนี้ สิ่งที่ต้องทำ�คือการตัดสินใจว่าจะประเมินผลอะไรบ้าง รวมทั้งการ แยกแยะว่ามีข้อมูลใดที่จำ�เป็นต้องรวบรวมและแหล่งข้อมูลใดที่ต้องใช้ในการประเมินผล โดยควรเริ่มต้นด้วยการตัดสินใจว่าจะประเมินผลอะไร ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าบุคคลหรือองค์กร ที่เกี่ยวข้องต้องการประเมินผลอะไรบ้าง บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องที่แตกต่างกันก็ อาจต้องการการประเมินผลที่แตกต่างกันดังแสดงในตารางที่ 12.1

โดยปกติแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์จะทำ�รายงานการประเมินผลเพื่อส่งให้แก่ลูกค้าหรือ เจ้าของงานอีเวนต์และผูส้ นับสนุน รวมถึงเพือ่ จัดเก็บเป็นบันทึกสำ�หรับการใช้อา้ งอิงในอนาคต ด้วย เมื่อมีการวางแผนจัดทำ�การประเมินผลของการจัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรรวม บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานเข้ามาด้วย ได้แก่ (1) ลูกค้า (และผู้สนับสนุน) ซึ่ง ให้การสนับสนุนทางด้านการเงินในการจัดงานอีเวนต์ (2) ผู้จัดงานอีเวนต์หรือหัวหน้างานใน แต่ละส่วนของงานอีเวนต์ และ (3) ผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์

ในการวางแผนและระบุข้อมูลที่จะใช้ในการประเมินผล ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องมุ่งเน้น ไปที่ข้อมูลที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อผู้จัดงานอีเวนต์และลูกค้าเจ้าของงาน และข้อมูล นั้นจะต้องสามารถวัดผลได้หรือสามารถนำ�มาวิเคราะห์ได้จริง โดยธรรมชาติแล้ว สิ่งที่จะถูก ประเมินจะถูกกำ�หนดด้วยวัตถุประสงค์ในการจัดงานอีเวนต์ และจุดมุ่งหมายที่ทำ�ให้ผู้เข้า ร่วมงานตัดสินใจมาร่วมงาน ในการระบุว่าจะประเมินผลอะไรบ้างนั้น ผู้จัดการงานอีเวนต์ สามารถเริ่มพิจารณาจากส่วนประกอบหลักของงานอีเวนต์ ส่วนการบริหารจัดการหลักของ งานอีเวนต์ และเนื้อหาของงานอีเวนต์ นอกเหนือจากการประเมินผลทางด้านการเงินซึ่งได้ กล่าวไว้ในบทที่ 2 และบทที่ 7 ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถพิจารณาความสนใจของผู้เกี่ยวข้อง กับงานอีเวนต์ร่วมด้วย ดังตารางที่ 12.1 ซึ่งจะช่วยกำ�หนดรายการต่าง ๆ ที่จำ�เป็นต้องมีการ ประเมินผล

บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง (Stakeholders)

ความสนใจ (Interest)

คณะกรรมการ / หน่วยงานราชการ (Councils/Government departments)

• ระดับของความสำ�เร็จหรือความล้มเหลว • สิ่งที่ประสบผลสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์ • ประสิทธิภาพทางด้านการเงิน • ประสิทธิภาพของการใช้เวลา • สถิติของผู้ที่เข้าร่วมงาน • ความคาดหวังและความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมงาน • ข้อมูลทางทางประชากรของผู้เข้าร่วมงาน • ช่องทางรับรู้ข้อมูลข่าวสาร • แนวโน้มในการกลับมา (ซื้อสินค้าหรือใช้บริการ) • ความคาดหวังและความพึงพอใจของลูกค้า ผู้เข้าร่วมงาน ผู้สนับสนุน และบุคคลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ • ระดับของความสำ�เร็จหรือความล้มเหลว • สิ่งที่ประสบผลสำ�เร็จในการจัดงานอีเวนต์ • ประสิทธิภาพทางด้านการเงิน • ประสิทธิภาพของการใช้เวลา • ประสิทธิภาพของทรัพยากรบุคคล • มีการรับรู้ในตัวสินค้าหรือบริการที่เพิ่มขึ้น • ข้อมูลทางทางประชากรของผู้เข้าร่วมงาน • ปฏิกิริยาของผู้เข้าร่วมงาน • การนำ�เสนอข่าวของสื่อมวลชน • ผลลัพทธ์ทางด้านการเงิน • ผลลัพธ์ทางสังคม ทางวัฒนธรรม หรือโอกาส • ผลกระทบของเศรษฐกิจต่อคนในท้องถิ่น ภูมิภาค หรือต่อชาติ • สิ่งรบกวนที่ส่งผลต่อชุมชนในท้องถิ่น • อุปสรรคหรือความยุ่งยากจากการปิดถนน • การปฏิบัติตามข้อบังคับทางสุขภาพ

หน่วยงานเกี่ยวกับการท่องเที่ยว (Tourism bodies)

• สถิติของผู้เข้าร่วมงาน • การใช้จ่ายของผู้เข้าร่วมงาน

องค์กรที่เป็นเจ้าภาพของ การจัดงานอีเวนต์ หรือ ลูกค้าเจ้าของงาน (Host organization or the client)

ผู้จัดงานอีเวนต์ (Event organizer)

ผู้สนับสนุนในการ จัดงานอีเวนต์ (Event sponsors) ผู้ให้เงินลงทุน (Funding bodies)

ตารางที่ 12.1 ประเภทของบุคคลที่เกี่ยวข้องและตัวอย่างของปัจจัยที่สนใจในการนำ�มาประเมินผล

ตัวอย่าง (Sample) ก็คือแหล่งข้อมูลอันเป็นเป้าหมายของการประเมิน ผู้จัดงาน อีเวนต์อาจรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มตัวอย่างของผู้เข้าร่วมงานแทนการรวบรวมข้อมูลจากผู้ เข้าร่วมงานทั้งหมด เนื่องจากการเก็บข้อมูลจากผู้ร่วมงานทั้งหมดอาจเป็นไปไม่ได้ หรือต้อง ใช้งบประมาณและทรัพยากรเป็นจำ�นวนมาก ทั้งเวลา บุคลากร และงบประมาณ ส่วนการ ตัดสินใจว่าใครคือตัวอย่างนั้นขึ้นอยู่กับว่าผู้จัดงานอีเวนต์ต้องการรวบรวมข้อมูลอะไร ถ้าวางแผนไว้ว่าจะประเมินความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ ตัวอย่างที่เป็นกลุ่ม เป้าหมายในการประเมินผลก็คือผู้ที่เข้าร่วมงานอีเวนต์ซึ่งมีประสบการณ์โดยตรงจากงาน 314

EVENT 101

อีเวนต์ พวกเขาจึงเป็นผู้ที่สามารถให้แนวคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์นั้นได้ดีที่สุด นอกจากนี้ เพื่อ หลีกเลีย่ งการเกิดความลำ�เอียงของข้อมูล รูปแบบของการสุม่ ตัวอย่างทีค่ วรนำ�มาใช้ในขัน้ ตอน ของการคัดเลือกกลุ่มตัวอย่างควรจัดทำ�ด้วยการสุ่มเลือกผู้เข้าร่วมงาน เช่น เลือกถามทุก ๆ คนที่ 5 ที่กำ�ลังจะเดินออกทางประตูทางออกของงานอีเวนต์ให้มาร่วมตอบแบบสำ�รวจหรือ ให้สัมภาษณ์สั้น ๆ ถึงแม้ว่าการสัมภาษณ์หรือการทำ�แบบสำ�รวจจะเป็นการรวบรวมข้อมูล จากกลุ่มตัวอย่าง แต่การวิเคราะห์ข้อมูลบางอย่างจำ�เป็นต้องใช้ข้อมูลจากผู้เข้าร่วมงาน ทั้งหมด เช่น จำ�นวนของผู้เข้าร่วมงานทั้งหมด การใช้จ่ายเงินโดยเฉลี่ยของผู้เข้าร่วมงาน

จำ�นวนของตัวอย่างในการเก็บข้อมูลมักขึ้นอยู่กับจำ�นวนกลุ่มเป้าหมายทั้งหมด (กลุ่มเป้าหมายในที่นี้คือบุคคลซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่ต้องการ) ประเภทของข้อมูล วิธีการเก็บ รวบรวมข้อมูล เวลา จำ�นวนของเจ้าหน้าที่ในการเก็บข้อมูล และงบประมาณ ในส่วนของ การเก็บข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative) ยิ่งมีตัวอย่างมากเท่าไรข้อมูลก็ยิ่งมีความถูกต้อง แม่นยำ�มากขึ้นเท่านั้น จำ�นวนตัวอย่างในการวิจัยเชิงปริมาณควรมีจำ�นวนที่มากพอ (อย่าง น้อยที่สุดก็ไม่ควรจะต่ำ�กว่า 100 ตัวอย่าง) ส่วนการวิจัยเชิงคุณภาพ (Qualitative) เป็นการ มุ่งเน้นไปที่การเก็บข้อมูลเชิงลึก และเนื่องจากเป็นวิธีที่ต้องใช้เวลานานในการวิเคราะห์ จำ�นวนของตัวอย่างก็จะต่ำ�กว่าการวิจัยเชิงปริมาณ ยกตัวอย่างเช่น หากต้องการทราบว่า ลูกค้าเจ้าของงานมีความคิดเห็นต่องานอีเวนต์อย่างไร แหล่งข้อมูลก็คือลูกค้าเจ้าของงาน นั่นเอง หรืออาจเป็นบุคคลหลักที่มีความสำ�คัญจากองค์กรเจ้าภาพในการจัดงานอีเวนต์ ในกรณีนี้การเก็บรวบรวมข้อมูลจึงต้องการเพียงข้อมูลจากบุคคลจำ�นวนไม่มากเพื่อใช้ในการ วิเคราะห์ ขั้นตอนที่ 2 การเก็บรวบรวมข้อมูล (Collect data)

ข้อมูลที่ผู้จัดงานอีเวนต์วางแผนว่าจะเก็บรวบรวม อาจมีทั้งข้อมูลในเชิงปริมาณและ ข้อมูลเชิงคุณภาพ ซึ่งข้อมูลเชิงปริมาณคือข้อมูลในเชิงตัวเลข เช่น จำ�นวนของผู้เข้าร่วมงาน อีเวนต์ทั้งหมด การใช้จ่ายเงินของผู้เข้าร่วมงาน จำ�นวนชั่วโมงที่ผู้เข้าร่วมงานใช้เวลาอยู่ใน งานอีเวนต์ ส่วนข้อมูลเชิงคุณภาพจะมุ่งเน้นไปที่เนื้อหา คุณภาพ หรือคุณลักษณะต่าง ๆ เช่น ความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ ความคิดเห็นและพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ ซึ่งมีหลากหลายวิธีที่สามารถใช้ในการเก็บข้อมูล ประเภทของข้อมูลที่แตกต่างกันจะมีวิธีเก็บ รวบรวมได้หลากหลาย แต่ละวิธีต่างก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน วิธีการเก็บข้อมูลบาง วิธีสามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าวิธีอื่น ๆ แล้วแต่กรณี ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์ควร ตรวจสอบวิธีที่มักถูกใช้ในการประเมินผลการจัดงานอีเวนต์อื่น ๆ และลองพิจารณาเปรียบ เทียบว่าวิธีเหล่านั้นมีความเหมาะสมอย่างไร และในทางปฏิบัติจะสามารถนำ�ไปใช้ในการ ประเมินผลการจัดงานอีเวนต์ของตนเองได้หรือไม่ โดยวิธกี ารเก็บข้อมูลทีน่ ยิ มใช้ในงานอีเวนต์ มีดังต่อไปนี้

การสำ�รวจและการทำ�แบบสอบถาม (Questionnaires and surveys)

การสำ�รวจและการทำ�แบบสอบถามเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเมื่อต้องการ เก็บข้อมูลจากกลุ่มคนจำ�นวนมาก การทำ�แบบสำ�รวจมักใช้เพื่อเก็บข้อมูลส่วนตัว ความคิด เห็น และการใช้จ่ายในงานอีเวนต์ของผู้เข้าร่วมทำ�แบบสำ�รวจ แต่วิธีนี้ก็มีจุดด้อยคืออาจขาด ข้อมูลในเชิงลึก โดยขอบเขตในการทำ�แบบสอบถามและแบบสำ�รวจนั้นขึ้นอยู่กับจำ�นวนของ ข้อมูลที่ต้องการเก็บรวบรวม การออกแบบแบบสอบถามควรมีลักษณะเรียบง่ายและมีเพียง คำ�ถามที่จำ�เป็นเท่านั้น ในแต่ละคำ�ถาม ผู้จัดงานอีเวนต์จะต้องใช้คำ�ศัพท์ที่เข้าใจง่ายและ ชัดเจน รวมทั้งสามารถเน้นคำ�สั่ง คำ�สำ�คัญในแต่ละคำ�ถาม หรือข้อความที่สำ�คัญ ด้วยการทำ� เป็นตัวอักษรหนา ตัวเอียง รวมถึงการขีดเส้นใต้ หากตั้งคำ�ถามในแบบสำ�รวจให้มีความยาว ออกไปมากเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสได้รับจำ�นวนตัวอย่างลดน้อยลงเท่านั้น เพราะผู้เข้าร่วมงาน ต้องการประสบการณ์จากงานอีเวนต์มากกว่าการใช้เวลานาน ๆ ในการตอบแบบสอบถาม ซึ่งตัวอย่างของการใช้แบบฟอร์มในการประเมินผล ได้แก่ แบบสอบถามจากงาน ‘ม.มหิดล ลดใช้พลังงาน ชุมชนร่วมสืบสาน ปั่นจักรยานจิตอาสา’ ดังที่แสดงในรูปภาพที่ 12.2

นอกจากการแจกแบบประเมินผลในรูปแบบกระดาษให้แก่ผู้เข้าร่วมงานโดยตรงแล้ว ยังมีการประเมินผลในรูปแบบอื่นอีกซึ่งเป็นเครื่องมือที่ง่ายและไม่เสียค่าใช้จ่าย อาทิ การทำ� สำ�รวจและการตอบแบบสอบถามผ่านทางออนไลน์ซึ่งมีความเหมาะสมกับการเข้าถึงคนกลุ่ม ใหญ่ เครื่องมือออนไลน์ที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุด ได้แก่ (1) การใช้ Google Form ซึ่งสามารถกำ�หนดการสร้างแบบฟอร์มได้ตามต้องการ โดย ไม่เสียค่าใช้จ่าย (2) การใช้ SurveyMonkey จากเว็บไซต์ www.surveymonkey.com ซึ่งให้บริการ การสร้างแบบสำ�รวจออนไลน์ ที่มีทั้งแบบที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายและเสียค่าใช้จ่าย

การทำ�สำ�รวจในรูปแบบนี้ใช้งานง่ายและสามารถนำ�มาใช้ประกอบกับรายงานในรูป แบบอื่น ๆ เพื่อนำ�เสนอในขั้นตอนสุดท้ายได้ อีเมล (Email) - การส่งอีเมลเป็นวิธีที่นำ�มาใช้เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์ต้องการเข้าถึงกลุ่ม เป้าหมายที่มีขนาดเล็กหรือต้องการจะเก็บให้เป็นความลับ ถึงแม้ว่าการส่งอีเมลจะเป็นวิธี ที่สะดวกและไม่เสียค่าใช้จ่าย แต่ผู้จัดงานอีเวนต์ก็ไม่สามารถกำ�หนดโครงสร้างของคำ�ตอบ หรือข้อเสนอแนะได้ นอกจากนี้การเปิดเผยชื่อของผู้ตอบกลับอาจทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ไม่ได้ รับข้อเท็จจริงที่ซื่อตรงอย่างที่ต้องการ

316

EVENT 101

รูปภาพที่ 12.2 การสำ�รวจด้วยแบบสอบถามสำ�หรับใช้ในงาน ‘ม.มหิดล ลดใช้พลังงาน ชุมชนร่วมสืบสาน ปั่นจักรยานจิตอาสา’ (แบบสอบถามในรูปแบบกระดาษ)

การสัมภาษณ์ (Interview) - การเก็บข้อมูลด้วยการสัมภาษณ์จะมีประสิทธิภาพเมื่อนำ�ไปใช้ ในการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ต้องการรายละเอียดและความเข้าใจอย่างลึกซึ้งจากผู้ให้สัมภาษณ์ เนื่องจากผู้จัดงานอีเวนต์จะได้รับคำ�ตอบที่เป็นถ้อยคำ�ซึ่งแสดงถึงการใช้วิจารณญาณและ คำ�อธิบายถึงเหตุผลที่แท้จริงจากคำ�ตอบของผู้เข้าร่วมการสัมภาษณ์ แต่ก็มีข้อเสียคือต้องใช้ เวลานานในการวิเคราะห์ข้อมูล และผู้จัดงานอีเวนต์อาจมีความยากลำ�บากหากต้องทำ�การ สัมภาษณ์ผู้คนจำ�นวนมาก ในการสัมภาษณ์อาจมีการใช้ทั้งคำ�ถามปลายเปิดและคำ�ถาม ปลายปิดเพื่ออธิบายและยืนยันผลการตอบรับของผู้ให้สัมภาษณ์ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเตรียม คำ�ถามที่จะใช้ในการสัมภาษณ์ก่อนเริ่มเก็บข้อมูลจากการสัมภาษณ์เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้รับ ข้อมูลตามที่ต้องการ ซึ่งสามารถนำ�ไปใช้ได้ทั้งการสัมภาษณ์กับผู้ให้สัมภาษณ์โดยตรงหรือ การสัมภาษณ์ผ่านทางโทรศัพท์ การสัมภาษณ์เพื่อวัดผลตอบรับของผู้เข้าร่วมงานในบางงาน อีเวนต์อาจมีการบันทึกเสียงหรือภาพไว้ โดยต้องได้รับการยินยอมจากผู้เข้าร่วมงานว่าผู้จัด งานอีเวนต์สามารถนำ�ข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในการประเมินผลการจัดงาน หรือนำ�ข้อมูลไปใช้ใน การทำ�อาฟเตอร์มูฟวี่ด้วย (After-movie คือวิดีโอที่มีความยาวประมาณ 2-3 นาที เพื่อนำ� เสนอภาพเหตุการณ์สำ�คัญหรือ Highlight ที่เกิดขึ้นในงานอีเวนต์)

รูปภาพที่ 12.3 การใช้แม่แบบ (Template) ข้อเสนอแนะของการจัดงานอีเวนต์ จากกูเกิล (ภาพบน) และจากเว็บไซต์ SurveyMonkey (ภาพล่าง)

318

EVENT 101

การสังเกต (Observation) - การสังเกตผู้เข้าร่วมงานเป็นหนึ่งในทางเลือกของการเก็บ ข้อมูล ในกรณีที่มีเวลาจำ�กัดในการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูล ผู้ที่ทำ�หน้าที่สังเกตในงานอีเวนต์ มักเป็นทีมงานหรืออาสาสมัคร ก่อนจะเริ่มเก็บข้อมูลควรแนะนำ�ผู้สังเกตว่าต้องบันทึกการ สังเกตอย่างไร และหากในแบบฟอร์มของการสังเกตมีรายการสิ่งที่ต้องสังเกตแนบมาด้วยก็จะ สามารถเก็บข้อมูลได้ครบถ้วนมากยิ่งขึ้น (ดูรูปภาพที่ 12.4) หรืออีกวิธีหนึ่งคือการให้ ‘ผู้สังเกต เป็นหนึ่งในผู้เข้าร่วมงาน’ ซึ่งเทคนิคนี้จะเปิดโอกาสให้ผู้สังเกตเข้าไปมีส่วนร่วมอยู่ในงาน อีเวนต์เพื่อเก็บบันทึกประสบการณ์ที่เกิดขึ้นในหลายช่วงเวลา เช่น ความประทับใจแรก ความตืน่ เต้น สิง่ อำ�นวยความสะดวกต่าง ๆ อาหารทีน่ �ำ มาจัดเลีย้ ง สินค้าทีน่ �ำ มาจำ�หน่าย ฯลฯ ข้อดีของวิธีนี้คือผู้จัดงานอีเวนต์จะไม่เข้าไปขัดจังหวะความเพลิดเพลินของผู้เข้าร่วมงาน อีเวนต์ ทั้งยังสามารถนำ�ไปใช้ในการวิเคราะห์แบบตัดขวาง (Cross-Analysis) ร่วมกับข้อ เสนอแนะที่ได้จากการทำ�สำ�รวจอื่น ๆ หรือการสัมภาษณ์อื่น ๆ ได้ ส่วนข้อดีอีกประการหนึ่ง ในการให้ทีมงานเฝ้าสังเกตสิ่งที่เกิดขึ้นในงานอีเวนต์ คือ เป็นการเปิดโอกาสให้สามารถระบุ และแก้ไขปัญหาหรือปรับปรุงงานได้ทันท่วงทีในขณะงานอีเวนต์ยังดำ�เนินไปเรื่อย ๆ แต่ ข้อเสียคือการสังเกตนั้นอาจถูกตัดสินจากมุมมองของผู้สังเกตเอง นอกจากนี้ในงานอีเวนต์ หลาย ๆ งานยังจำ�เป็นต้องใช้ผู้สังเกตจำ�นวนมาก เนื่องจากมีพื้นที่ขนาดใหญ่และมีจำ�นวน ของผู้ที่เข้าร่วมงานมาก ในกรณีที่ไม่มีการใช้แบบฟอร์มในการทำ�เช็คลิสต์ ทีมงานจะต้องจด บันทึกสิ่งที่สังเกตไว้ และเมื่อใดที่งานอีเวนต์จบลงจะต้องรีบจัดการประชุมเพื่อรวบรวมข้อมูล ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

แบบฟอร์มและเช็คลิสต์ของการสังเกตงานอีเวนต์ (Observation Form / Checklist) แง่มุม (Aspect)

ข้อเสนอแนะ (Comment)

สิ่งที่ต้อง ให้ความสนใจ (Requires attention)

ความพึงพอใจ (Satisfactory) (1=ไม่พอใจอย่างมาก, 5= พอใจอย่างมาก)

ช่วงเวลาในการจัดงานอีเวนต์ (Timing of the event) สถานที่ (Venue) การจำ�หน่ายบัตรเข้างานและการเข้างาน (Ticketing and entry) ระดับและการปฏิบัติหน้าที่ของพนักงาน (Staffing levels and performance of duties) ความมั่นคงปลอดภัย (Security) การควบคุมฝูงชน (Crowd control) การให้ข้อมูลและป้ายต่าง ๆ (Information and signage) การสื่อสาร (Communications) การรับรู้เกี่ยวกับผู้สนับสนุน (Sponsor’s acknowledgment) การเดินทาง (Transport) ที่จอดรถ (Parking) ห้องน้ำ� (Toilets) การปฐมพยาบาล (First-aid) สิ่งอำ�นวยความสะดวกของการจัดเลี้ยง (Catering facilities) เวที (Staging) ระยะเวลา (Timing) มาตรฐานในการแสดง (Performance standard)

รูปภาพที่ 12.4 แบบฟอร์มและเช็คลิสต์ (Checklist) ของการสังเกตงานอีเวนต์ 320

EVENT 101

รูปภาพที่ 12.5 เพจเฟซบุ๊กของงานสิงห์คราฟต์ (https://www.facebook.com/singhacraft/)

การประชุมเพื่อซักถามอย่างละเอียด (Debriefing meetings) หลังจากที่อีเวนต์ได้เสร็จ สิ้นลง ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์ทั้งหมดควรได้รับโอกาสแสดงความเห็นหรือข้อเสนอแนะ เช่น การประชุมซักถามข้อมูลอย่างละเอียดจากเจ้าหน้าที่ในงานอีเวนต์ ซึ่งถือว่าเป็นข้อมูลที่ มีประโยชน์อย่างมาก การประชุมเฉพาะกลุ่มจะต้องปรึกษาร่วมกันถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของ การจัดงานอีเวนต์ การประชุมเพื่อซักถามอย่างละเอียดจะมีเพียงครั้งเดียวหรือมากกว่านั้น ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงานอีเวนต์ และแง่มุมที่ได้บันทึกลงในแบบฟอร์มและเช็คลิสต์จาก การสังเกตในงานอีเวนต์ดังที่แสดงไปแล้วในรูปภาพที่ 12.4 สามารถนำ�ไปใช้เป็นหัวข้อในการ ประชุมเฉพาะกลุ่มได้ การติดตามเทรนด์บนเว็บไซต์ (Web trends tracking) ผู้จัดงานอีเวนต์อาจจะทำ�การเฝ้า สังเกตเทรนด์ในการค้นหาข้อมูล ระบบนำ�ทางในเว็บไซต์ (Web navigation) และกิจกรรม อื่น ๆ บนเว็บไซต์หรือเว็บเพจของงานอีเวนต์มาร่วมพิจารณาด้วย การสร้างเพจของงาน อีเวนต์บนเฟซบุ๊กเป็นวิธีที่ทำ�ได้ง่าย (ดูรูปภาพที่ 12.5) เจ้าหน้าที่ที่ดูแลเพจสามารถทราบ ถึงจำ�นวนของผู้ติดตาม จำ�นวนคนที่มากด ‘ไลค์’ และทราบถึงความคิดเห็นที่แสดงในส่วน Comment ได้ ข้อมูลที่รวบรวมได้จะทำ�ให้เห็นว่าการตลาดและการประชาสัมพันธ์งาน อีเวนต์มีประสิทธิภาพหรือไม่ และทำ�ให้ทราบว่าผู้เข้าชมงานที่มีศักยภาพในการเข้าร่วมงาน มีความสนใจและมีความกังวลในเรื่องอะไรเกี่ยวกับงานอีเวนต์บ้าง

รูปภาพที่ 12.6 ตัวอย่างการสแกนสายรัดข้อมือ RFID ที่ใช้ใน Imaginia Playland

การสแกนเครื่องหมายหรือสแกนสายรัดข้อมือ (Badge/Wristband scanning) – การ ติดตาม (Tracking) ผู้เข้าร่วมงานสามารถทำ�ได้ในระหว่างที่มีการจัดงานอีเวนต์ด้วยการใช้ บาร์โค้ด QR Code หรือเทคโนโลยีอาร์เอฟไอดี (RFID technology) เทคนิคเหล่านี้มีความ ถูกต้องแม่นยำ�สูงมากและให้ข้อมูลล่าสุดได้แบบ Real time ซึ่งมีการอัปเดตอยู่ตลอดเวลา และไม่เพียงสามารถติดตามจำ�นวนของผู้เข้าร่วมงานได้เท่านั้น แต่ยังสามารถติดตาม พฤติกรรมของผู้เข้าร่วมงานได้ด้วย เช่น ในการจัดงานเทศกาลที่หลังจากผู้เข้าร่วมงานได้รับ สายรัดข้อมือ RFID ไปแล้ว ผู้เข้าร่วมงานทุกคนสามารถใช้สายรัดข้อมือนี้แทนบัตรเข้างาน และนำ�ไปเติมเงินเพื่อใช้ซื้ออาหารหรือเครื่องดื่มภายในงานได้ เมื่อผู้เข้าร่วมงานเข้าไปในโซน ที่แตกต่างกัน และมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่าง ๆ หรือซื้อสินค้า เครื่องสแกน RFID ก็จะเก็บ บันทึกข้อมูลเอาไว้ทั้งหมด แอปพลิเคชันมือถือ (Mobile apps) – การใช้​้งานแอปพลิเคชันมือถือไม่ได้เป็นเพียงการ ให้ข้อมูลและการอัปเดตข้อมูลของงานอีเวนต์อย่างรวดเร็วเท่านั้น แต่ยังสามารถนำ�มาใช้ใน ขั้นตอนของการประเมินผลได้ด้วย ในขณะที่ยังมีการใช้แผ่นการ์ดแสดงความคิดเห็น (Comment card) อยู่ แต่พัฒนาการของเทคโนโลยีได้สร้างสรรค์วิธีที่สะดวกสบายมากขึ้น ในการรั บทราบข้ อ เสนอแนะจากผู้เข้าร่ว มงานอีเวนต์ อาทิ การทำ�แบบสอบถามผ่าน แอปพลิเคชันมือถือ การทำ�สำ�รวจแบบเรียลไทม์ (Live poll) และการใช้บอร์ดแสดงความ คิดเห็น ทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถโพสต์คำ�ถามถามผู้เข้าร่วมงานและได้รับการตอบกลับที่ มีประโยชน์อย่างรวดเร็ว ทั้งยังเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้จัดงานสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันทีใน ขณะที่งานอีเวนต์กำ�ลังดำ�เนินอยู่

เนื่องจากต้องใช้เวลาในทำ�แบบประเมิน บางครั้งการตอบกลับหรือทำ�แบบประเมิน ผลการจัดงานอีเวนต์มักจะมีอัตราการตอบกลับที่ต่ำ�มาก ดังนั้น ผู้จัดงานอีเวนต์จึงควร พิจารณาการใช้เทคนิคหลาย ๆ วิธีเพื่อปรับปรุงให้มีอัตราการตอบกลับที่เพิ่มมากขึ้น เช่น ผู้ จัดงานอีเวนต์อาจแจกของที่ระลึกแก่ผู้ที่เข้าร่วมการทำ�แบบสำ�รวจ ผู้ที่นำ�ผลสำ�รวจกลับมา 322

EVENT 101

วิธีการเก็บ รวบรวมข้อมูล (Data Collection Methods)

ประเภทของ ข้อมูล (Types of Data)

การสำ�รวจด้วยการ ทำ�แบบสอบถาม (Survey questionnaire)

เชิงปริมาณ (Quantitative)

วิธีการวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis Methods)

ตัวอย่างวิธี การใช้ข้อมูล (Examples of Use)

การใช้แพ็กเกจทางสถิติ (เช่น SPSS) หรือ Spreadsheet package (อาทิ Microsoft การใช้โพรไฟล์ของผู้เข้าร่วมงาน Excel, Google Sheet) ได้แก่ ข้อมูลทางประชากรของ ผู้เข้าร่วมงาน ช่องทางการรับรู้ ข้อมูลข่าวสาร กิจกรรมต่าง ๆ ใช้โปรแกรมวิเคราะห์ และการใช้จ่าย ด้วย Google Form

การสำ�รวจผ่านทาง ออนไลน์ Online survey (Google Form)

เชิงปริมาณ (Quantitative)

การสังเกต (Observation)

เชิงคุณภาพ (Qualitative)

การถอดรหัสข้อความ ที่ได้จากการสังเกต

การสัมภาษณ์ (Interview)

เชิงคุณภาพ (Qualitative)

การวิเคราะห์เนื้อหา หรือการ ใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์สำ�หรับ การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงคุณภาพ (เช่น NVivo)

ข้อเสนอแนะและความ คิดเห็นผ่านทางออนไลน์ (Online feedback/ comments)

เชิงคุณภาพ (Qualitative)

การวิเคราะห์เนื้อหา หรือการ ใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์สำ�หรับ การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงคุณภาพ (เช่น NVivo)

ปฏิกิริยาตอบสนองของผู้เข้าร่วม งานและรูปแบบพฤติกรรมของ ผู้เข้าร่วมงาน การรับรู้ ความคิดเห็น ความเชื่อ และทัศนคติของ ผู้เข้าร่วมงานที่มีต่อ งานอีเวนต์

ตารางที่ 12.2 ตัวอย่างของความสัมพันธ์ระหว่างวิธีการเก็บข้อมูล ประเภทของข้อมูล และวิธีการวิเคราะห์ข้อมูล

ส่งคืนที่บูธบริเวณทางออกก็จะมีโอกาสชนะและได้รับของรางวัลจากงานอีเวนต์ หรือผู้จัด งานอีเวนต์อาจเพิ่มข้อความขอบคุณเข้าไปในอีเมลเพื่อขอความร่วมมือในการตอบรับการทำ� แบบสำ�รวจด้วย ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์ข้อมูล (Analyze data)

เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องจัดการ วิเคราะห์ และ สรุปข้อมูล เพื่อนำ�เสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ (เช่น เจ้าของงานอีเวนต์ ผู้สนับสนุนและทีมผู้จัดงานอีเวนต์ ฯลฯ) การวิเคราะห์ข้อมูลขึ้นอยู่กับว่า เป็นข้อมูลประเภทใดและมีวิธีการเก็บรวบรวบข้อมูลมาอย่างไร ตารางที่ 12.2 แสดงให้เห็น ถึงตัวอย่างของวิธีการวิเคราะห์ข้อมูลประเภทต่าง ๆ ที่มีวิธีการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกัน รวม ถึงตัวอย่างวิธีการใช้ข้อมูลด้วย

ในการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงคุณภาพ ผู้วิเคราะห์ควรมุ่งเน้นไปที่ คำ�พูด เนื้อหา ความถี่ ความรุนแรงของความคิดเห็น รวมถึงความสอดคล้องและความขัดแย้งกันของความคิดเห็น ผู้จัดงานอีเวนต์อาจเริ่มด้วยการอ่านเนื้อหาทั้งหมดแล้วจัดทำ�เป็นบันทึกเพื่อให้เข้าใจมากยิ่ง ขึ้น ทั้งยังทำ�ให้รู้จักข้อมูล (Get to know the data) ขั้นตอนต่อไปคือการมุ่งเน้นไปที่การ วิเคราะห์ (Focus on your analysis) โดยการตอบคำ�ถามซึ่งผู้จัดงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง เป็นผู้ตั้งขึ้นมา (เช่น ผู้เข้าร่วมงานมีความคิดเห็นอย่างไรต่อการจัดโปรแกรมในงานอีเวนต์) จากนั้นต้องทำ�การแบ่งประเภทหรือถอดรหัสข้อมูล (Categorize or code your data) ซึ่งอาจใช้ประเภทที่ได้เตรียมแบ่งประเภทไว้แล้ว หรือประเภทที่ได้ถูกเพิ่มเติมเข้ามาหลังจาก ที่ได้รับข้อมูลมาแล้ว เมื่อผู้จัดงานอีเวนต์ตรวจทานข้อมูล ก็อาจมีการเปลี่ยนแปลง ผสมรวม หรือแบ่งประเภทที่มีอยู่เดิมออกเป็นประเภทย่อยอีกหลาย ๆ ประเภทได้ตามความเหมาะสม หลังจากถอดรหัสข้อมูลที่ได้มาแล้ว ให้ค้นหาธีม (Theme) โดยรวม ซึ่งนำ�ไปสูก่ ารตีความ ของผลที่ได้จากการวิเคราะห์ (Interpret the findings) โดยในการรายงานผล ผู้จัดงาน อีเวนต์อาจเลือกใช้คำ�พูดอ้างอิงมาเพื่ออธิบายหรือแสดงให้เห็นถึงภาพของธีมนั้น ๆ

การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงปริมาณเป็นเทคนิคที่เรียบง่ายที่สุดในการวิเคราะห์และนำ� เสนอข้อมูล อาทิ การใช้ ‘Frequency table’ (หรือตารางแจกแจงความถี่ ซึ่งเป็นตาราง ทางสถิติที่สร้างขึ้นเพื่อเปรียบเทียบความถี่ของค่าต่าง ๆ) และ ‘Central of tendency’ (หรือการวัดแนวโน้มเข้าสู่ส่วนกลาง เป็นวิธีการวัดสถิติในการหาค่าเพียงค่าเดียวที่จะใช้ เป็นตัวแทนของข้อมูลทั้งชุด ซึ่งค่าที่ได้มาจะกลายเป็นค่ากลาง ทำ�ให้ทราบถึงลักษณะของ ข้อมูลทั้งหมดที่เก็บรวบรวมมาได้) เช่น ผลรวมเฉลี่ย (Average score) ค่าเฉลี่ย (Mean) จุด กึ่งกลางหรือค่ากลาง (Median) โดยตารางความถี่สามารถนำ�ไปใช้ในการนำ�เสนอข้อมูลใน การรายงาน โดยการแสดงจำ�นวนผ่านภาพประกอบ หรือสามารถแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบ ของเปอร์เซ็นต์หรือสัดส่วนของผลรวมทั้งหมด เช่น ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถใช้ตารางความถี่ เพื่อแสดงสัดส่วนกลุ่มอายุที่แตกต่างกันของผู้เข้าร่วมงาน หรือสามารถนำ�ตารางความถี่มา แปลงเป็นกราฟแสดงผลในการนำ�เสนอให้เห็นภาพกราฟิกได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ส่วนสถิติที่นำ�มา ใช้มากที่สุดในการรายงานคือการอธิบายถึงค่าเฉลี่ยและค่ากลาง ตัวอย่างของค่าเฉลี่ยที่นำ�มา ใช้ในการรายงาน เช่น ค่าเฉลี่ยของรายได้จากการจำ�หน่ายอาหารในงานอีเวนต์ต่อชั่วโมง ค่า เฉลี่ยของจำ�นวนนาทีที่ผู้เข้าร่วมงานใช้เวลาอยู่ในแต่ละโซนของงานอีเวนต์ ส่วนเทคนิคอื่น ๆ ในการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงปริมาณยังรวมไปถึงผลชี้วัดของสัดส่วนและการจัดอันดับ (Ratios and ranking) เช่น สัดส่วนของผู้เข้าร่วมงานที่มีความพึงพอใจและความไม่พึงพอใจในองค์ ประกอบของแต่ละส่วนที่เกิดขึ้นในงานอีเวนต์ การจัดอันดับกิจกรรมยอดนิยมในงานอีเวนต์ ซึ่งผู้เข้าร่วมงานชื่นชอบมากที่สุด

324

EVENT 101

เมื่อข้อมูลถูกวิเคราะห์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็มาถึงขั้นตอนในการเขียนรายงานซึ่งผู้ จัดงานอีเวนต์อาจจะนำ�วิธีการใช้ข้อมูลภาพ หรือ Infographic มานำ�เสนอผลลัพธ์ที่ได้จาก การประเมินผล เนื่องจากเป็นวิธีที่สามารถเข้าใจได้ง่าย ขั้นตอนที่ 4 การรายงาน

หลังจากการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเสร็จสิ้นลง ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องจัดทำ� รายงานการประเมินผลการจัดงานอีเวนต์เพื่อนำ�เสนอต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดงาน อีเวนต์ ในรายงานที่นำ�เสนอนั้นไม่เพียงแต่ต้องมีผลลัพธ์ของการประเมินผล แต่ควรมี แผนการเพื่อการพัฒนาปรับปรุงตามข้อมูลที่ได้รับจากผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ ดังนั้น ในการทำ� รายงานนี้จึงควรมีเนื้อหาดังต่อไปนี้ - ข้อสรุป (Executive summary) หรือประเด็นสำ�คัญที่เกี่ยวกับการบริหารงานอีเวนต์ - เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Aims and objectives) - ภาพรวมของงานอีเวนต์ (Overview of the event) - วิธีการประเมินผล (Evaluation methods) - ข้อเสนอแนะเชิงคุณภาพที่รวมเอาความคิดเห็นจากเจ้าของงานอีเวนต์ (ลูกค้า) ผู้ สนับสนุน ผู้ประสานงานอีเวนต์ ทีมงานทุกคน ผู้ชมและผู้เข้าร่วมงานมารวบรวมไว้ใน รายงาน - ข้อเสนอแนะเชิงปริมาณในเรื่องความประทับใจโดยรวมของผู้เข้าร่วมงานที่มีต่อการ จัดงานอีเวนต์ การตลาด สถิติทางภูมิศาสตร์และประชากรศาสตร์ของผู้เข้าร่วมงาน ความพึงพอใจ การกลับมาเข้าร่วมงานอีก ฯลฯ - สิ่งที่ต้องปรับปรุงพัฒนาโดยอ้างอิงข้อมูลจากข้อเสนอแนะ (เช่น ตารางการจัดงาน เจ้าหน้าที่ ผู้สาธิต และอาสาสมัคร เว็บไซต์และการจองบัตรเข้างาน แผ่นป้ายต่าง ๆ และระบบนำ�ทาง การจัดโปรแกรมและการโฆษณา โซเชียลมีเดีย ฯลฯ) - การลงมือปฏิบัติและการปรับปรุงในอนาคต (Actions and improvements for the future) - ภาคผนวกต่าง ๆ (ถ้ามี) เช่น การนำ�เสนอข่าวของสื่อมวลชน (Media coverage) แบบฟอร์มของการทำ�ผลตอบรับ (Feedback forms) ตัวแทนของสาธารณชน (General public representative) ข้อเสนอแนะเชิงคุณภาพ (Qualitative feedback) ภาพจากหน้าเว็บไซต์ (Website screenshot) และสื่อทางโซเชียลมีเดีย ต่าง ๆ ฯลฯ

12.2 การติดตามและประเมินผลกิจกรรมของสื่อ (Media monitoring and evaluation)

รูปภาพที่ 12.7 ตัวอย่างรายงานสรุปของงานอีเวนต์ในรูปแบบของ Powerpoint presentation

การใส่ภาพหรือคลิปวิดีโอเข้าไปในรายงานจะช่วยให้บุคคลที่เกี่ยวข้องกับการจัดงาน อีเวนต์เห็นภาพเกี่ยวกับสิ่งที่กำ�ลังนำ�เสนอได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ผู้จัดงานอีเวนต์หลาย ๆ บริษัทนำ� เสนอรายงานในรูปแบบของสไลด์พรีเซ็นเทชั่น (Presentation slides) แทนการจัดทำ�เป็น หนังสือรายงานรูปแบบเดิม ๆ ทั้งยังสามารถใส่ภาพหรือวิดีโอประกอบแทนการใส่แต่เนื้อหา ที่มีแต่ตัวอักษร (ดูรูปภาพที่ 12.7) การรายงานในรูปแบบนี้มักใช้ในการนำ�เสนอรายงานกับ บุคคลผู้ที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์โดยเฉพาะลูกค้า (ผู้ซึ่งเป็นเจ้าของงานอีเวนต์) และ ผู้สนับสนุน แต่อาจมีบางงานอีเวนต์ที่ไม่มีความจำ�เป็นต้องทำ�รายงานทางการ แต่จะเป็นการ รายงานในรูปแบบของคำ�พูด เช่น งานอีเวนต์ที่เป็นงานส่วนบุคคล (Personal event) เช่น การจัดงานวันเกิด งานแต่งงาน ฯลฯ ขั้นตอนที่ 5 การเผยแพร่รายงาน (Dissemination)

ขั้นตอนสุดท้ายของการประเมินผลการจัดงานอีเวนต์คือการเผยแพร่รายงานให้กับ บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง ขั้นตอนนี้จะจัดทำ�อย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการขึ้นอยู่ กับความจำ�เป็นและความต้องการของบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์ นั้น ๆ โดยผู้จัดงานอีเวนต์อาจมีการจัดการประชุมแบบเห็นหน้าพร้อมกันทุกคน หรืออาจจัด เป็นประชุมย่อยๆ กับหลาย ๆ กลุ่ม เช่น กลุ่มลูกค้า (เจ้าของงานอีเวนต์) กลุ่มผู้สนับสนุน เพื่อ สามารถพูดอธิบายและสื่อสารถึงเนื้อหาของรายงาน รวมทั้งสามารถปรึกษาพูดคุยกันได้ ซึ่ง การประชุมประเภทนี้จะต้องเตรียมการนำ�เสนอเป็นสไลด์พรีเซ็นเทชั่นในที่ประชุมด้วย

326

EVENT 101

การติดตามและประเมินผลกิจกรรมของสื่อในการนำ�เสนอข้อมูลและข่าวเป็นอีกแง่ มุมหนึ่งที่สำ�คัญของการจัดงานอีเวนต์โดยเฉพาะงานอีเวนต์ที่เปิดให้บุคคลทั่วไปมีส่วนร่วม (Public event) และงานอีเวนต์ที่จัดขึ้นเพื่อองค์กร (Corporate event) การนำ�เสนอข่าว ขึน้ อยูก่ บั ผลลัพธ์ของงานอีเวนต์ ผลกระทบทีม่ ตี อ่ สังคม และความสัมพันธ์ของผูจ้ ดั งานอีเวนต์ ที่มีต่อสื่อทั้งในด้านบวกและด้านลบ การติดตามและการบันทึกการนำ�เสนอข้อมูลและข่าว ของสื่อเป็นส่วนสำ�คัญในการบันทึกข้อมูลการจัดงานอีเวนต์ ซึ่งสามารถนำ�มาใช้เพื่อตั้งเป็น วัตถุประสงค์สำ�หรับการวางแผนจัดงานอีเวนต์ในอนาคต ทั้งยังสามารถนำ�มาจัดทำ�เป็น โพรไฟล์ของการจัดงานอีเวนต์เพื่อนำ�เสนอต่อกลุ่มลูกค้า ผู้สนับสนุนและพันธมิตรในการจัด งานได้ มีช่องทางการนำ�เสนอข้อมูลและข่าวจำ�นวนมากที่ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถใช้การนำ� เสนอการจัดงานอีเวนต์ เช่น สื่อสิ่งพิมพ์ รายการวิทยุ สื่อทางโทรทัศน์ สำ�หรับการนำ�เสนอ ข่าวของสื่อ ผู้จัดงานอีเวนต์ไม่จำ�เป็นต้องรอให้งานอีเวนต์เสร็จสิ้นลงแล้วจึงเริ่มติดตามการนำ� เสนอข่าว แต่สามารถเริ่มติดตามได้ตั้งแต่เริ่มมีการประกาศข่าวเกี่ยวกับงานอีเวนต์ออกไป ดัง ที่ได้กล่าวไปแล้วว่าการนำ�เสนอข่าวของสื่อว่าไม่ได้มีเพียงด้านบวกเสมอไป แต่อาจเป็นข่าว ในทางด้านลบได้เช่นกัน ดังนั้น ในการวิเคราะห์ข้อมูลของการนำ�เสนอข่าวจึงควรนำ�การนำ� เสนอข่าวทั้งด้านบวกและด้านลบของงานอีเวนต์ และการนำ�เสนอข่าวของงานที่กล่าวถึง บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์โดยเฉพาะเจ้าของงาน (ลูกค้าหรือองค์กร ที่เป็นเจ้าภาพในการจัดงาน) และผู้สนับสนุนมารวมเอาไว้ด้วย การประเมินผลอาจทำ�ได้ โดยการเปรียบเทียบจำ�นวนข้อมูลที่ได้ส่งไปถึงสื่อต่าง ๆ และวัดผลว่ามีข่าวเกี่ยวงานอีเวนต์ จำ�นวนมากน้อยเท่าไรที่ได้ปรากฏในข่าวทางสื่อต่าง ๆ 12.3 ช่วงหลังการจัดงานอีเวนต์ซึ่งเปรียบเสมือนช่วงก่อน การจัดงานอีเวนต์ถัดไป (Post-event as another pre-event)

ดังที่ได้กล่าวไปในบทที่ 3 ว่าประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์สามารถเกิดขึ้น อย่างต่อเนื่องไปจนถึงช่วงหลังจากที่งานอีเวนต์ได้เสร็จสิ้นลง การตลาดหลังจบงานอีเวนต์ จึงเป็นเสมือนเครื่องขยายเสียงที่มีบทบาทสำ�คัญในการส่งข่าวเกี่ยวกับงานอีเวนต์ให้กระจาย ออกไปในวงกว้างมากยิ่งขึ้น ทั้งยังเป็นการต่อยอดและขยายผลกระทบของงานอีเวนต์ออกไป ในระยะยาว นอกจากนี้การตลาดหลังจบงานอีเวนต์ยังมีประโยชน์ในเรื่องของการช่วยแพร่

กระจายข้อความของงานอีเวนต์ออกไปและการสร้างแบรนด์ของงานด้วย โดยเฉพาะเมื่องาน อีเวนต์นน้ั ไม่ได้เกิดขึน้ แค่เพียงครัง้ เดียว แต่ได้มกี ารวางแผนให้เป็นงานทีจ่ ะเกิดขึน้ เป็นประจำ� เช่น งานอีเวนต์ประจำ�ปี

แม้ว่าการตลาดหลังจบงานอีเวนต์จะเป็นการปฏิบัติงานหลังจากจบงานอีเวนต์ ไปแล้ว แต่การวางแผนการตลาดหลังจากจบงานเป็นเรื่องที่ต้องจัดทำ�ตั้งแต่ก่อนเริ่มจัดงาน อีเวนต์ ซึ่งสามารถทำ�ได้หลายวิธีเพื่อสร้างความมีส่วนร่วม (Engagement) ระหว่างผู้เข้า ร่วมงานกับตัวงานอีเวนต์ เช่น การทำ� Look back (วิธีการนำ�เสนอบันทึกความทรงจำ� ของอดีตหรือเหตุการณ์ที่ผ่านไป) ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถระลึกถึงความทรง จำ�เกี่ยวกับงานอีเวนต์ แม้ว่าพวกเขาจะแยกย้ายกลับบ้านไปแล้วก็ตาม ซึ่งถือเป็นสิ่งที่ ทำ�ได้ง่าย โดยผู้จัดงานอีเวนต์อาจส่งอีเมลที่มีรูปภาพของงานอีเวนต์ เรื่องราวที่เกิดขึ้น ภายในงาน หรือลิงก์ที่เกี่ยวกับงานอีเวนต์แนบไปด้วย ยกตัวอย่างเช่น การทำ� “2017: a Wonderfruit year in review” ซึ่งมีการส่งอีเมลไปถึงผู้เข้าร่วมงานประมาณ 1 สัปดาห์ หลังจากจบงาน นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์ ยังสามารถวางแผนทำ�บล็อก (Blog) หรือ วล็อก (Vlog) ซึ่งก็คือการทำ�บล็อกในรูปแบบของวิดีโอ เพื่อโพสต์ข้อความขอบคุณผู้เข้า ร่วมงานทุกคน การสัมภาษณ์ความรู้สึกของผู้เข้าร่วมงาน และไฮไลต์ของงานอีเวนต์ หรือ อาฟเตอร์มูฟวี่ของงานอีเวนต์ได้

นอกจากนี้ ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถสร้างความมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมงานผ่าน การจัดการประกวดทางโซเชียลมีเดีย (Social media contest) เมื่องานอีเวนต์เสร็จสิ้นลง การจัดประกวดเพื่อชิงของรางวัลจะทำ�ให้ผู้เข้าร่วมงานเกิดความรู้สึกอยากติดตามงานต่อไป การแข่งขันอาจทำ�ในรูปแบบง่าย ๆ เช่น ให้ผู้เข้าร่วมงานโพสต์รูปพร้อมใส่คำ�บรรยายภาพที่ เป็นช่วงเวลาที่พวกเขาชื่นชอบมากที่สุดในงานอีเวนต์ แล้วใส่แฮชแท็ก (Haghtag) บนเฟซบุ๊ก หรืออินสตาแกรม การสร้างความมีส่วนร่วมหลังจากจบงานอีเวนต์ด้วยวิธีการใช้สื่อโซเชียล มีเดียให้เป็นประโยชน์เช่นนี้ ทำ�ให้ข้อความที่ผู้เข้าร่วมงานโพสต์และความคิดเห็นกลายเป็น เนื้อหาที่สามารถใช้ทำ�การตลาดให้กับงานอีเวนต์หรือเป็นการประชาสัมพันธ์แบรนด์สินค้าที่ อยู่ในงานอีเวนต์ได้อีกด้วย

ทันทีที่งานอีเวนต์เสร็จสิ้นลง ผู้เข้าร่วมงานอาจมีประสบการณ์ทางความรู้สึกของการ “Craving for more” ซึ่งหมายถึงความรู้สึกที่อยากได้ประสบการณ์แบบนี้อีก (ในกรณี ที่งานอีเวนต์นั้นจัดได้อย่างดีมาก) ดังนั้น ถ้าเป็นงานอีเวนต์ที่จัดประจำ�ทุกปี หลังจาก งานอีเวนต์จบลง จึงถือเป็นช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ครั้งต่อไป ยกตัวอย่างการจัดงาน Wonderfruit ซึ่งผู้จัดงานอีเวนต์ได้ส่งอีเมลไปถึงผู้เข้าร่วมงาน ทุ ก คนประมาณ 1 สั ป ดาห์ใ ห้ห ลัง เพื่อบอกว่าพวกเขามีส ิท ธิในการซื้อบัตรเข้างาน Wonderfruit ครั้งต่อไปที่จะจัดขึ้นในปี 2018 ด้วยการนำ�เสนออัตราราคาพิเศษสำ�หรับบัตร Pre-early bird 328

EVENT 101

รูปภาพที่ 12.8 ภาพบางส่วนของ Look BacK งาน Wonderfruit ที่ได้จัดขึ้น เมื่อปีค.ศ. 2017

รูปภาพที่ 12.9 การทำ� Pre-event PR ของงาน Wonderfruit สำ�หรับปีค.ศ. 2018 ภายหลังงาน Wonderfruit ที่ได้จัดขึ้นเมื่อปีค.ศ. 2017

12.4 มรดกจากการจัดงานอีเวนต์ (Event legacy)

แนวคิดทั่วไปของ ‘มรดกจากการจัดงานอีเวนต์’ (Event legacy) คือผลกระทบ ของการจัดงานอีเวนต์ที่มีต่อชุมชนของผู้ที่เป็นเจ้าภาพในระยะยาว หากพูดถึงงานอีเวนต์ที่ ได้สร้างมรดกตกทอดเอาไว้ คนส่วนใหญ่ก็น่าจะคิดถึงการจัดงานโอลิมปิกขึ้นมาเป็นอย่างแรก การจัดงานแข่งขันกีฬาโอลิมปิก 2012 ที่ลอนดอนเป็นตัวอย่างที่ดีที่แสดงถึงมรดกจากการ จัดงานอีเวนต์ เนือ่ งจากการจัดงานโอลิมปิกทีล่ อนดอนครัง้ นัน้ ได้สร้างผลกระทบระยะยาวทัง้ ทางด้านเศรษฐกิจและทางกายภาพ ซึ่งแตกต่างการจัดงานแข่งขันกีฬาโอลิมปิกที่กรุงเอเธนส์ โดยมรดกที่ถูกสร้างไว้ให้กับกรุงลอนดอนมีทั้งการวางแผนสร้างสถานที่ใหม่ ๆ การปรับปรุง โครงสร้างพื้นฐานให้ดีขึ้น และการมีสิ่งอำ�นวยความสะดวกที่เพิ่มมากขึ้นในพื้นที่โดยรอบของ สวนสาธารณะโอลิมปิก นอกจานี้ เศรษฐกิจของประเทศอังกฤษยังมีการเติบโตมากขึ้น และ ยังคงมีการเติบโตอย่างต่อเนื่องแม้หลังจากจบการแข่งขันกีฬาโอลิมปิก 2012 ที่ลอนดอนไป แล้วก็ตาม

เนื่องจากมรดกจากการจัดงานอีเวนต์เป็นสิ่งที่ถูกทิ้งเอาไว้หลังจากที่งานอีเวนต์ สิ้นสุดไปแล้ว แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าผู้จัดงานอีเวนต์จะไม่สามารถวางแผนจัดการมรดกจาก การจัดงานอีเวนต์ไว้ล่วงหน้าได้ การวางแผนในการสร้างมรดกเริ่มต้นขึ้นเมื่อมีการกำ�หนด วัตถุประสงค์ในการจัดงานอีเวนต์ มรดกต่าง ๆ ควรมีเป้าหมายในการส่งเสริมหรือสนับสนุน ในด้านวัฒนธรรม เศรษฐกิจ และลักษณะทางกายภาพของชุมชนในท้องถิ่น เช่น การปรับปรุง โครงสร้างพื้นฐาน นอกจากนี้ในขั้นตอนของการวางแผนสร้างมรดกจากการจัดงานอีเวนต์ ผู้จัดงานอีเวนต์ควรเชิญบุคคลสำ�คัญที่เกี่ยวข้องกับการจัดงานอีเวนต์โดยเฉพาะในแวดวง สังคมของผู้เป็นเจ้าภาพ ให้เข้ามาปรึกษาพูดคุยเกี่ยวกับมรดกว่า จะมีมรดกอะไรบ้าง มรดกนี้ จะส่งผลกระทบต่อใครบ้าง จะมีการส่งต่อมรดกนีไ้ ด้อย่างไร แล้วใครจะเป็นผูท้ ใ่ี ห้แหล่งเงินทุน ในการสร้างมรดกนี้

แม้ว่าการวางแผนสร้างมรดกจากการจัดงานอีเวนต์มักจะใช้สำ�หรับงานอีเวนต์ที่มี ขนาดใหญ่ หรือเมกะอีเวนต์ (Mega-event) เช่น การแข่งโอลิมปิก การแข่งฟุตบอลฟีฟ่า หรือ การแข่งฟุตบอลเวิลด์คัพ แต่การพิจารณาถึงผลกระทบในระยะยาวก็ถือเป็นสิ่งที่สำ�คัญในการ จัดงานอีเวนต์ไม่ว่างานอีเวนต์นั้นจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ตามเนื่องจากงานอีเวนต์เป็นงาน ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวและเป็นงานพิเศษ ผู้จัดงานอีเวนต์เองก็คงอยากจะให้ผู้เข้าร่วมงานมี บางสิ่งบางอย่างให้สามารถจดจำ�ไปอีกเป็นเวลานาน บน รูปภาพที่ 12.10 การแข่งขันกีฬาโอลิมปิก 2012 ที่ลอนดอน (ภาพถ่ายโดย Sarah & Austin Houghton-Bird) 330

EVENT 101

ล่าง รูปภาพที่ 12.11 สนามกีฬาโอลิมปิกที่ถูกทอดทิ้ง ในเอเธนส์ตั้งแต่ปี 2004 (ภาพถ่ายโดย Runner1928)

กิจกรรมท้ายบท การวางแผนงานของกิจกรรมหลังจบงานอีเวนต์ ผู้เข้าร่วมกิจกรรมแต่ละคนหรือแต่ละกลุ่มต้องวางแผนงานของกิจกรรมหลัง จบงานอีเวนต์ที่จะช่วยขยายผลของงาน (เช่น เพื่อกระจายการรับรู้ และ/ หรือเพื่อสร้างแบรนด์ของงานอีเวนต์) ของงานอีเวนต์ต่อไปนี้:

บทส่งท้าย (Endnote)

การประเมินผลไม่ได้เป็นเพียงการสรุปว่างานอีเวนต์นั้นประสบความสำ�เร็จหรือ ประสบความล้มเหลว และก็ไม่ได้เป็นการค้นหาว่าผู้จัดงานอีเวนต์ได้ทำ�สิ่งที่ถูกหรือผิด แต่ เป็นการให้ข้อมูลอันเป็นประโยชน์ เพื่อช่วยให้การจัดงานอีเวนต์สามารถถูกพัฒนาให้ดีขึ้นได้ ในครั้งต่อ ๆ ไป ไฮไลต์บางอย่างจากในรายงานอาจนำ�ไปใช้ในการสร้างโพรไฟล์การจัดงาน อีเวนต์ เพื่อใช้นำ�เสนอกับลูกค้า ผู้สนับสนุน และพันธมิตรที่มีศักยภาพในอนาคตได้ด้วย รวม ถึงสามารถนำ�ไปโปรโมตงานอีเวนต์ครั้งต่อไป โดยเฉพาะงานอีเวนต์ที่จัดขึ้นเป็นประจำ�ทุกปี หรือบ่อยครั้งกว่านั้น หากผู้จัดงานต้องการจะสร้างชื่อให้กับแบรนด์ของงานอีเวนต์ก็ควร ทำ�การตลาดเกี่ยวกับงานอีเวนต์อย่างต่อเนื่อง และพยายามต่อยอดหรือขยายผลกระทบ ของงานอีเวนต์ออกไป รวมทั้งต้องไม่ลืมคำ�นึงถึงมรดกต่าง ๆ จากการจัดงานอีเวนต์ด้วย นั่น หมายถึง ผู้จัดงานอีเวนต์ต้องตระหนักได้ว่า การวางแผนสำ�หรับงานอีเวนต์นั้นไม่ได้สิ้นสุด ณ เวลาที่แขกคนสุดท้ายเดินออกจากงานไป ดังที่อธิบายไว้ในบทนี้

332

EVENT 101

เทศกาล ดนตรี

กิจกรรม เปิดตัว ผลิตภัณฑ์

งานแฟนคลับ Meet & Greet

การระดมทุน เพื่อการกุศล

บทที่ 13

เทรนด์ และเทคโนโลยี กับงานอีเวนต์ EVENT TREND AND TECHNOLOGY

Freshtive 2014

บทที่ 13

เทรนด์และเทคโนโลยีกับงานอีเวนต์ EVENT TREND AND TECHNOLOGY

เมื่ออ่านมาถึงบทนี้ ผู้อ่านคงมีความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารจัดการงานอีเวนต์และ อุตสาหกรรมงานอีเวนต์ รวมทั้งเห็นภาพรวมของการบริหารจัดการงานอีเวนต์ ณ ช่วง เวลาที่หนังสือเล่มนี้ได้ถูกเขียนขึ้นดีแล้ว แต่หากผู้อ่านก้าวเข้ามาทำ�งานในสายงานอาชีพ นี้ ก็ไม่ควรหยุดอยู่เพียงแค่ความรู้ที่ได้รับไปจากหนังสือเล่มนี้เท่านั้น ถึงแม้ว่าผู้เขียนได้ กล่าวถึงองค์ประกอบต่าง ๆ ทีเ่ ป็นพืน้ ฐานของการบริหารจัดการงานอีเวนต์อย่างครบถ้วน แล้ว แต่หลังจากนี้ ผู้อ่านจะเป็นผู้สร้างเรื่องราวแห่งความสำ�เร็จในอุตสาหกรรมการ จัดงานอีเวนต์ของตัวของผู้อ่านเอง และเนื่องจากปัจจุบัน โลกมีการเปลี่ยนแปลงอย่าง รวดเร็ว พวกเราทุกคนจึงควรมองไปยังอนาคตข้างหน้า เพื่อเตรียมพร้อมที่จะเผชิญหน้า และรับมือกับโลกที่เปลี่ยนไป ดังนั้น หากผู้อ่านมุ่งหวังที่จะเป็นผู้จัดงานอีเวนต์มืออาชีพ ผู้อ่านก็ควรติดตามทิศทาง หรือแนวโน้ม (Trend) การพัฒนาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นและกำ�ลัง จะเกิดขึน้ แล้วนำ�ความรูเ้ หล่านีไ้ ปใช้ในการสร้างสรรค์งานของผูอ้ า่ น เทรนด์ หรือแนวโน้ม ที่ผู้เขียนจะอธิบายในบทนี้เป็นเทรนด์ต่าง ๆ ที่น่าสนใจที่เกิดขึ้นในปี ค.ศ. 2017 ซึ่งจะส่ง อิทธิพลในการบริหารจัดการงานอีเวนต์ต่อเนื่องไปในปี ค.ศ. 2018 ความสำ�เร็จจะเข้ามา หาคนที่ก้าวเร็วกว่าคนอื่น ๆ ดังนั้น ผู้อ่านควรศึกษาเทรนด์เหล่านี้ให้ดี เพื่อเป็นผู้นำ�ใน อุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ แทนที่จะเป็นเพียงผู้ตามของคนที่เดินนำ�หน้าไปก่อนแล้ว 13.1 ภาพรวมของเทรนด์และเทคโนโลยีในการจัดงานอีเวนต์ ณ ปี ค.ศ. 2017

เทรนด์ (Trend) ที่หมายถึงทิศทางหรือแนวโน้ม ที่ถูกคาดการณ์ว่าจะมีอิทธิพลอย่าง ใหญ่หลวงต่ออุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ในปี ค.ศ. 2017 และปีต่อ ๆ ไปก็คือ เทคโนโลยี (Technology) ความยั่งยืน (Sustainability) และการเพิ่มขึ้นของการใช้องค์ประกอบ “Lifestyle” ในงานอีเวนต์

ผู้ที่ทำ�งานในแวดวงอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ต้องมีความตื่นตัวและอัปเดต เกี่ ย วกั บ การพั ฒ นาทางด้ า นเทคโนโลยี แ ละการค้ น พบทางเทคโนโลยี ที่ ยิ่ ง ใหญ่ อ ยู่ เ สมอ โดยเฉพาะบทบาทของโซเชียลมีเดียอย่างเฟซบุ๊ก ทวิตเตอร์ อินสตาแกรม Pinterest ฯลฯ และความสำ�คัญที่เพิ่มมากขึ้นของ Big Data หรือการใช้วิธีการใหม่ ๆ ในการจัดการข้อมูล 336

EVENT 101

โดยการใช้ Social Networking Site (SNS หรือช่องทางการสื่อสารผ่านทางเว็บไซต์ และอินเตอร์เน็ตที่ทำ�ให้ผู้ใช้งานสามารถติดต่อกับคนอื่น ๆ ได้) รวมถึงเทคโนโลยี AR หรือ Augmented Reality ซึ่งเป็นเทคโนโลยีที่ทำ�ให้คอมพิวเตอร์มีการจดจำ�อัลกอริทึม (Algorithm) เพื่อช่วยเสริมให้ไฟล์เสียง วิดีโอ ภาพกราฟิก รวมถึงเซนเซอร์อื่น ๆ ให้มีการ ประมวลผลการทำ�งานได้ดียิ่งขึ้น โดยทำ�งานร่วมกันกับกล้องถ่ายภาพที่มีในเครื่องมือต่าง ๆ อย่างมือถือหรือคอมพิวเตอร์ (Global Event Management, n.d.; Oracle Big Data, n.d.)

แนวความคิดหรือแนวโน้มที่ให้ความสำ�คัญกับเรื่องความยั่งยืนมีความเกี่ยวเนื่องมา จากเรื่องของสภาพภูมิอากาศที่เปลี่ยนแปลง และแหล่งทรัพยากรที่ลดน้อยลงไปอย่างมาก รวมถึงแง่มุมต่าง ๆ ในมิติด้านสภาพแวดล้อมของการบริหารจัดการที่มีการพัฒนาไปสู่ความ ยั่งยืน อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการจัดงานอีเวนต์เองก็สร้างผลกระทบต่อสังคมและเศรษฐกิจ เช่นกัน ดังนั้น จึงจำ�เป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการนำ�ทุกสิ่งทุกอย่างเข้ามาร่วมในการพิจารณา ด้วยเพื่อการจัดงานอีเวนต์อย่างยั่งยืน

การใส่องค์ประกอบอย่าง ‘ไลฟ์ไสตล์’ (Lifestyle) เข้าไปในงานอีเวนต์จะทำ�ให้ งานอีเวนต์นั้นเป็นพื้นที่ที่ดึงดูดคนที่มีความชอบและการใช้ชีวิตที่คล้าย ๆ กันมารวมอยู่ในที่ เดียวกัน กระแสความนิยมในการจัดงานอีเวนต์จากรูปแบบการดำ�เนินชีวิตหรือความสนใจ เป็นอีกหนึ่งทิศทางที่น่าจับตามอง ซึ่งเป็นที่รู้กันในกลุ่มนักจัดงานอีเวนต์มืออาชีพ 13.2 เทคโนโลยีสารสนเทศในอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์

โซเชียลมีเดีย (สื่อสังคมออนไลน์/Social media)

เนื่องจากในปัจจุบันโซเชียลมีเดียเป็นสิ่งที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในชีวิตประจำ�วัน แทบเป็ น ไปไม่ ไ ด้ ที่ ผู้ จั ด งานอี เวนต์ ห รื อ เจ้ า ของงานอี เวนต์ จ ะสามารถหลี ก เลี่ ย งการใช้ โซเชียลมีเดียได้ ซึ่งหากจะนิยามคำ�ว่า “โซเชียลมีเดีย” ว่าคืออะไร คนทั่วไปมักนึกถึงเฟซบุ๊ก ทวิตเตอร์ อินสตาแกรม Pinterest หรือ Snapchat แต่สำ�หรับบางคนอาจรวมเพิ่มเว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชันอย่าง วิกิพีเดีย Digg KakaoStory หรือ BuzzFeed เข้าไปด้วย ซึ่งทำ�ให้ ความเข้าใจเรือ่ งโซเชียลมีเดียมีความคลุมเครือ และอาจทำ�ให้ความหมายบิดเบือนจนเข้าใจผิด ไปว่าโซเชียลมีเดียหมายถึงเว็บไซต์ต่าง ๆ ทุกเว็บไซต์บนอินเทอร์เน็ตได้

ดังนั้น ผู้อ่านจึงควรย้อนกลับไปพิจารณาความหมายเบื้องต้นของสิ่งที่เรียกว่า “โซเชียลมีเดีย” อย่างแรกสิ่งนั้นจะต้องเป็น “โซเชียล” ตามชื่อของมัน ซึ่งหมายถึงการมี ปฏิสัมพันธ์กันระหว่างผู้คน โดยมีการแชร์ข้อมูลออกไปและมีการรับส่งข้อมูลระหว่างกัน (Nations, 2018) ส่วนคำ�ว่า “มีเดีย” มีความหมายว่าการเป็นเครื่องมือของการสื่อสาร อย่าง เช่น อินเทอร์เน็ต (ในขณะที่โทรทัศน์ วิทยุ และหนังสือพิมพ์คือตัวอย่างของ “มีเดีย” ในรูปแบบ ดั้งเดิมที่เคยใช้กันมา) เพราะฉะนั้นคำ�ว่า “โซเชียลมีเดีย” จึงมีความหมายดังนี้

‘โซเชียลมีเดีย คือ เครื่องมือในการสื่อสารโดยใช้พื้นฐานการทำ�งานของเว็บ ซึ่งทำ�ให้ ผู้คนสามารถมีปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่นได้ ทั้งการแบ่งปันและการบริโภคข้อมูล’ (Nations, 2018)

โซเชียลมีเดียทุกตัวมีเค้าโครงและส่วนประกอบ (Feature) ที่คล้ายกัน ได้แก่ บัญชี ผู้ใช้งาน (User accounts) หน้าโพรไฟล์ (Profile pages) เพื่อน (Friends) ผู้ติดตาม (Followers) กลุ่มต่าง ๆ (Groups) แฮชแท็ก (Hashtags) News feeds Personalization ระบบการแจ้งเตือน (Notification) การอัปเดตข้อมูล การเซฟข้อมูลและการโพสต์ ปุ่มกด ‘ไลค์’ หรือปุ่มแสดงความรู้สึกต่าง ๆ พื้นที่แสดงความคิดเห็น และการรีวิว การจัดเรตติ้งหรือ ระบบการโหวตต่าง ๆ

ผู้อ่านควรแยกแยะความแตกต่างระหว่างโซเชียลมีเดีย (Social media) กับ SNS (Social Networking Site) ให้ออกเพราะทั้งสองคำ�นี้ไม่เหมือนกันเลย ‘โซเชียลเน็ตเวิร์ก’ (เครือข่ายสังคมออนไลน์/Social networking) เป็นประเภทย่อยของโซเชียลมีเดีย ดังนั้น ผู้อ่านควรแยกคำ�ว่า ‘เน็ตเวิร์ก’ กับ ‘มีเดีย’ ออกมาจากคำ�ว่าโซเชียลมีเดียด้วยเช่นกัน ในขณะที่ ‘มีเดีย’ หมายถึงช่องทางที่ผู้จัดงานอีเวนต์แชร์ข้อมูลออกไป ไม่ว่าจะเป็นลิงก์ของ บทความ คลิปวิดีโอ รูป GIF เอกสาร PDF การอัปเดตสเตตัส ฯลฯ ส่วนคำ�ว่า ‘เน็ตเวิร์ก’ นั้นเกี่ยวข้องกับกลุ่มผู้ชมของงานอีเวนต์ หรืออีกนัยหนึ่งคือความสัมพันธ์ของผู้จัดงานอีเวนต์ กับผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ เน็ตเวิร์กนั้นอาจรวมถึงเพื่อน ญาติพี่น้อง เพื่อนร่วมงาน คนเคยรู้จัก ลูกค้าในปัจจุบัน เมนเทอร์ หรือแม้กระทั่งคนแปลกหน้า

ในขณะนี้ เป็นเรื่องยากที่จะคาดเดาได้ว่าโซเชียลมีเดียจะมีพัฒนาการต่อไปอย่างไร เนื่องจากโซเชียลมีเดียคือการเปลี่ยนแปลงนวัตกรรมอย่างพลิกผัน (Disruptive innovation) แต่ก็อาจเป็นไปได้ว่าโซเชียลมีเดียจะถูกทำ�ให้มีความเฉพาะตัวมากขึ้นและมีความอึกทึก ครึกโครมน้อยลง (Less noisy) การที่โซเชียลมีเดียมีอิทธิพลต่อผู้คน สามารถปลุกเร้า และ ทำ�ให้เกิดผลต่อความรู้สึกอย่างท่วมท้นได้นั้น ก็ทำ�ให้เกิดเป็นประเด็นปัญหาขึ้นมาได้เช่นกัน อันทีจ่ ริง มีการคาดการณ์วา่ การแชร์ขอ้ มูลทีม่ ากเกินไปจะเป็นปัญหาน้อยลง และการคัดกรอง ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปจะกลายเป็นเทรนด์ที่ชัดเจนมากกว่า โปรแกรม Snapchat ถูก มองว่าเป็นโซเชียลมีเดียในรูปแบบทีถ่ กู วิวฒ ั นาการขึน้ มาอีกระดับ ซึง่ เป็นรูปแบบของการแชร์ ข้อมูลที่มีอายุสั้น ๆ เพื่อความรวดเร็วและเป็นส่วนตัวมากขึ้น อินสตาแกรม (Instagram) เอง ก็มีการพัฒนารูปแบบให้กลายเป็นการแชร์เนื้อหาที่มีเวลาคงอยู่สั้น ๆ ด้วยฟีเจอร์ที่มีความ คล้ายคลึงกับการบอกเล่าเรื่องราวแบบ Snapchat แล้วเช่นกัน ดังนั้น จึงไม่แปลก หากจะมี โซเชียลมีเดียอื่น ๆ ที่เข้ามาทำ�ตามรูปแบบนี้ในอนาคตอันใกล้ (Nations, 2018)

ในการบริหารจัดการงานอีเวนต์ โซเชียลมีเดียถูกนำ�มาใช้ในการบรรลุวัตถุประสงค์ หลายอย่าง ซึ่งในปัจจุบันโซเชียลมีเดียเข้ามามีบทบาทสำ�คัญในด้านการตลาดและการ ประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ เนื่องจากเป็นวิธีที่ง่ายในการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายทางการตลาด และสามารถนำ�มาใช้ในการรวบรวมข้อมูลสำ�คัญได้ด้วย เช่น ตัวเลือกของอาหารที่ชอบ 338

EVENT 101

จำ�นวนของผู้เข้าร่วมงาน ความพร้อมในการให้บริการ ฯลฯ การใช้แอปพลิเคชันของโซเชียล มีเดียในการจัดงานอีเวนต์ อาทิ การสร้างความมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมงานด้วยเนื้อหาทาง โซเชียลมีเดีย การรับข้อเสนอแนะที่ได้จากผู้เข้าร่วมงานผ่านโซเชียลมีเดีย และการนำ� เทคโนโลยีนี้เข้ามาใช้ร่วมกับการจัดงานอีเวนต์ เช่น การ Live streaming (การเปิดช่องทาง การรับชมด้วยการส่งสัญญานการถ่ายทอดสดผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถส่งและ รับสัญญาณด้วยอุปกรณ์ที่รองรับเทคโนโลยีถ่ายทอดสด เช่น โทรศัพท์มือถือ คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต ฯลฯ) ในท้ายที่สุด การใช้โซเชียลมีเดียในการจัดงานอีเวนต์ช่วยทำ�ให้ผู้จัดงานอีเวนต์ และเจ้าภาพงานอีเวนต์นั้น ๆ สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ด้วยความสามารถในการใช้งานที่ หลากหลายดังที่ได้กล่าวไปแล้ว (Business 2 Community, n.d.)

Big Data

Big Data หมายถึงวิธีการใหม่ในการจัดการข้อมูล ซึ่งมีประเภทใหม่ ๆ หลาย ประเภทที่ถูกสร้างขึ้นมาด้วยการนำ�ความรู้ทางวิศวกรรมศาสตร์มาผสมรวมกับหลักของ การบริหารจัดการ ประวัติความเป็นมาของ Big Data เริ่มตั้งแต่มีการค้นหาข้อมูลต่าง ๆ ใน อินเทอร์เน็ตเป็นจำ�นวนมหาศาล บริษัทที่จัดทำ�ด้านการโฆษณาและโซเชียลเน็ตเวิร์กจึงเริ่ม คิดค้นนวัตกรรมในการรองรับ Big Data ทั้งแบบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ตัวอย่างเช่น กูเกิล วิเคราะห์การคลิก ลิงก์ และเนื้อหาทั้งหมดจำ�นวน 1.5 ล้านล้านหน้าที่ถูกเปิดดูต่อวัน รวมถึง

ความรวดเร็ว (Velocity) – หมายถึงอัตราความเร็วในการรับและส่งข้อมูล โดยปกติแล้ว ข้อมูลที่มีอัตราความเร็วสูงที่สุดจะถูกส่งตรงไปยังหน่วยความจำ�แทนที่จะถูกบันทึกลงแผ่น ดิสก์ ยกตัวอย่างเช่น แอปพลิเคชันในการทำ� e-Commerce คือการประสานการทำ�งาน ระหว่างการระบุตำ�แหน่งของสถานที่เมื่อมีการเปิดใช้ GPS ในมือถือกับความชอบส่วนตัว ของผู้บริโภค เพื่อนำ�เสนอผลิตภัณฑ์ต่อผู้บริโภคที่มีความอ่อนไหวต่อเงื่อนไขของเวลา (Time sensitivity) หรือในส่วนของการดำ�เนินงาน แอปพลิเคชันบนมือถือมีกลุ่มผู้ใช้งานขนาดใหญ่ มีปริมาณการรับ-ส่งข้อมูลในเน็ตเวิร์กที่เพิ่มสูงขึ้น และมีความคาดหวังว่าจะมีการตอบรับ เสมอและในทันที

Created by Natanaelginting - Freepik.com

ส่งการแสดงผลการค้นหาที่มีการแสดงโฆษณาแบบ Personalized advertising (โฆษณา แบบ Personalized advertising คือการแสดงโฆษณาที่ตรงกับลักษณะความชอบหรือความ ต้องการของผู้บริโภคคนนั้นโดยเฉพาะ) พ่วงเข้ามาด้วยภายในระยะเวลาเพียงหนึ่งในหนึ่งพัน วินาทีเท่านั้น ด้วยคลังข้อมูลจำ�นวนมหาศาลนี้ทำ�ให้ทั้งภาคเอกชนและภาครัฐบาลพยายาม ใช้ Big Data ในการสร้างสรรค์ให้เกิดประโยชน์

การเข้าถึง Big Data มีอยู่ด้วยกัน 2 วิธี วิธีที่หนึ่งคือการตีความข้อมูลอย่างเป็นอิสระ วิธีที่สองคือ การนำ�มาใช้ในการเพิ่มคุณค่าให้กับระบบการจัดการและการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่ง เป็นสิ่งที่บริษัทโดยทั่วไปมักมีอยู่แล้ว โดยบริษัทที่ทำ�ธุรกิจส่วนใหญ่มักเลือกใช้วิธีที่สอง และ นำ�ข้อมูลนั้นมาทำ�ให้เกิดความเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับผู้บริโภคในเชิงลึกว่าพวกเขาคิดอย่างไร และต้องการอะไร อย่างไรก็ตาม Big Data ถูกจำ�กัดความด้วย 4 Vs ซึ่งก็คือ ปริมาณ (Volume) ความรวดเร็ว (Velocity) ความหลากหลาย (Variety) และคุณค่า (Value) ปริมาณ (Volume) – ในที่นี้ก็คือปริมาณของข้อมูล ปริมาณของ Big Data นั้นมีจำ�นวน มากกว่าข้อมูลปกติทั่วไป และต้องมีการประมวลผลของข้อมูลที่มีความหนาแน่นต่ำ�ใน ปริมาณที่มาก ซึ่งคือข้อมูลที่ไม่สามารถระบุค่าได้ (Unknown value) เช่น ข้อมูลฟีดของ ทวิตเตอร์ (Data feeds) จำ�นวนการคลิกในหน้าเว็บเพจ ปริมาณการรับ-ส่งข้อมูลในเน็ตเวิร์ก ฯลฯ หน้าที่ของ Big Data ก็คือการแปลงข้อมูลที่มีความหนาแน่นต่ำ�ให้เป็นข้อมูลที่มีความ หนาแน่นสูง ซึ่งนั่นเป็นวิธีการแปลงให้เป็นข้อมูลที่สามารถระบุค่าได้นั่นเอง 340

EVENT 101

ความหลากหลาย (Variety) – หมายถึงความหลากหลายของข้อมูลประเภทที่ไม่มีโครงสร้าง (Unstructured data) ทั้งข้อมูลประเภทที่ไม่มีโครงสร้าง และข้อมูลประเภทที่มีโครงสร้าง กึ่งชัดเจน (Semi-structured data) เช่น ข้อมูลที่เป็นข้อความ ไฟล์เสียง และวิดีโอ จำ�เป็น ต้องมีกระบวนการเพิ่มเติมเพื่อทำ�ความเข้าใจว่าข้อมูลเหล่านี้คืออะไรและจะสามารถนำ� ข้อมูลเหล่านี้ไปใช้งานอย่างไรได้บ้าง เมื่อเกิดกระบวนการของการทำ�ความเข้าใจแล้ว ข้อมูล ประเภทที่ไม่มีโครงสร้างก็จะมีการจัดการข้อมูลหลายอย่างที่เหมือนกันกับข้อมูลประเภทที่มี โครงสร้าง เช่น การหาข้อสรุป การค้นหาที่มา การตรวจสอบ และการเก็บข้อมูลเป็นความลับ คุณค่า (Value) – โดยตัวของข้อมูลเองนั้นถือว่ามีคุณค่าอยู่ภายในตัวเองอยู่แล้วซึ่งคุณค่า นั้นควรถูกค้นพบ โดยมีวิธีการวัดเชิงปริมาณและอีกหลาย ๆ วิธีต่าง ที่ทำ�ให้สามารถรับรู้ คุณค่าจากข้อมูลดังกล่าวได้ ตั้งแต่การค้นพบความชอบส่วนตัวของผู้บริโภค การนำ�เสนอ ผลิตภัณฑ์ที่สัมพันธ์กับตำ�แหน่งที่อยู่ของผู้บริโภค หรือใช้ในการระบุชิ้นส่วนของอุปกรณ์ซึ่ง เกือบจะหมดสภาพแล้ว ดังนั้น จึงมีความต้องการเครื่องมือใหม่ ๆ ในการวิเคราะห์ข้อมูลอยู่ ตลอดเวลา ความท้าทายอย่างแท้จริงของ Big Data ก็คือมนุษย์นั่นเอง ความท้าทายที่เกี่ยว กับมนุษย์นั้น ได้แก่ การเรียนรู้ในการตั้งคำ�ถามที่ถูกต้อง การจดจำ�รูปแบบต่าง ๆ การสร้าง สมมติฐานจากข้อมูล และการทำ�นายพฤติกรรม

อุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ไม่ใช่อุตสาหกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การใช้ ประโยชน์จากข้อมูลคุณภาพสูงจึงไม่ถือว่ารวมอยู่ในการบริหารจัดการอุตสาหกรรมนี้ หรือ เป็นสิ่งสำ�คัญที่ต้องจัดสรรงบประมาณให้เป็นอันดับแรก แต่ก็มีความต้องการที่เพิ่มมากขึ้น ในการใช้ประโยชน์จากข้อมูล เนื่องจากผู้จัดงานอีเวนต์มืออาชีพสามารถพัฒนาการตลาด และวางแผนการผลิตที่เหมาะสมได้ดีขึ้น ความต้องการในการใช้ข้อมูลคุณภาพดีมีมากขึ้น เรื่อย ๆ เพราะช่วยให้เจ้าภาพงานอีเวนต์และผู้จัดงานอีเวนต์สามารถตัดสินใจและสามารถ ประเมินผลลัพธ์ของการจัดงานได้ดี ด้วยเหตุนี้หลายบริษัทจึงหันมาใช้ Big Data โดยที่พวก เขาต้องการครอบครองข้อมูลที่ดีขึ้น ต้องการหลักปฏิบัติในการจัดการข้อมูล และต้องการ เทคนิคในการวิเคราะห์ เพื่อช่วยให้มีการตัดสินใจที่ดียิ่งขึ้น (Friedman, 2016)

เทคโนโลยี AR (Augmented Reality หรือ AR)

เทคโนโลยี AR คือเทคโนโลยีที่สามารถทับซ้อนลงไปบนไฟล์ดิจิทัลอย่างไฟล์เสียง วิดีโอ หรือภาพกราฟิก แล้วป้อนข้อมูลแบบเซนเซอร์ไร้สาย (Sensor-based inputs) ให้กลาย เป็นวัตถุที่อยู่ในโลกจริง ด้วยการใช้กล้องถ่ายรูปดิจิทัลที่อยู่ในอุปกรณ์สื่อสารพกพาต่าง ๆ เทคโนโลยี AR จะแสดงผลข้อมูลที่เป็นการทับซ้อนลงไปในค่าขอบเขตของการมองเห็น (Field of View) และเป็นการนำ�เข้าไปสู่โลกใหม่ที่จับคู่โลกจริงและโลกเสมือนจริงไว้ได้อย่าง สมจริง

เทคโนโลยี AR ที่สร้างความนิยมออกไปในวงกว้างเมื่อปีค.ศ. 2016 ก็คือการเปิดตัว เกมส์โปเกม่อน โก (Pokémon Go) ที่สร้างปรากฏการณ์ไปทั่วโลก ในการเล่นเกมส์ โปเกม่อน โก ผู้เล่นจะต้องใช้อุปกรณ์มือถือที่มี GPS เพื่อระบุตำ�แหน่ง จับโปเกม่อน ต่อสู้ และฝึกสัตว์เสมือนจริงที่อยู่ในเกมส์ที่เรียกว่าโปเกม่อน ซึ่งจะปรากฏตัวขึ้นมาบนหน้าจอ ราวกับว่าพวกมันอยู่ในโลกจริงตรงกับตำ�แหน่งในบริเวณเดียวกันกับที่ผู้เล่นกำ�ลังเล่นอยู่ โปเกม่อน โกเป็นการรวมเอาเทคโนโลยีของสมาร์ทโฟน เทคโนโลยี GPS ไฟล์ภาพตัวละครใน โปเกม่อน และเทคโนโลยี AR มารวมไว้ด้วยกัน เพื่อทำ�ให้ตัวละครของโปเกม่อนที่เป็นไฟล์ รูปภาพดิจิทัลบนมือถือสมาร์ทโฟนปรากฏตัวออกมาในตำ�แหน่งที่เหมาะสม ซึ่งเทคโนโลยี ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้เป็นการนำ�เสนอเทคโนโลยีแบบไร้สาย ความสำ�เร็จของโปเกม่อน โก เป็นการพิสูจน์ว่าสามารถสร้างธุรกิจได้จากการใช้เทคโนโลยี AR ค่ายแอปเปิลคาดการณ์ว่า ในสองปีที่ผ่านมาบริษัทสามารถทำ�เงินได้ประมาณ 3,000 ล้านดอลลาร์จากการที่ผู้บริโภคซื้อ ไอเท็มเพิ่มจาก In-game ที่อยู่ในเกมส์โปเกม่อน โก ผ่านแอปสโตร์ ส่วนกูเกิลเองก็คาดการณ์ ว่าจะสามารถพัฒนาระบบเทคโนโลยี AR ให้ผู้ใช้ราว 100 ล้านคนสามารถใช้ระบบนี้ได้ โดยเริ่มจากผู้ที่เป็นเจ้าของมือถือสมาร์ทโฟนรุ่นท็อปของมือถือซัมซุงและมือถือสมาร์ทโฟน Pixel ซึ่งเป็นแบรนด์มือถือของกูเกิลเอง

การนำ�เทคโนโลยี AR มาใช้ในกิจกรรมต่าง ๆ เหล่านี้ทำ�ให้ผู้เชี่ยวชาญหลายคน จัดให้เทคโนโลยี AR เป็นเทคโนโลยีที่มีความสำ�คัญ เนื่องจากการประยุกต์ใช้เทคโนโลยี AR สามารถกลายเป็นแกนหลักในวงการการศึกษาได้ เนื่องจากสามารถนำ�ไปพัฒนาต่อยอดด้วย การใช้เทคโนโลยี AR แบบฝังข้อความ (Embed text) ฝังรูปภาพ และฝังวิดีโอ เพื่อเป็นสื่อ ข้อมูลนำ�ไปใช้ในหลักสูตรโลกจริงได้ ในวงการสิ่งพิมพ์และแวดวงโฆษณาก็มีการพัฒนาใน การนำ�เทคโนโลยี AR ไปประยุกต์ใช้กับการแสดงเนื้อหาของงานในรูปแบบของดิจิทัลบน นิตยสารที่อยู่ในโลกจริง และด้วยประโยชน์ของเทคโนโลยี AR นักท่องเที่ยวสามารถเข้าถึง ข้อมูลเรียลไทม์ของสถานที่ทางประวัติศาสตร์ได้ง่าย ๆ ด้วยการเล็งช่องมองภาพของกล้อง ถ่ายรูปไปยังวัตถุที่ต้องการทราบข้อมูล เทคโนโลยี AR ยังมีประโยชน์ในด้านการพัฒนา แอปพลิเคชันแปลภาษาซึ่งจะช่วยในการทำ�หน้าที่เป็นล่ามแปลข้อความในภาษาอื่น ๆ ให้แก่ ผู้ใช้งาน นอกจากนี้ แอปพลิเคชันที่ใช้พื้นฐานของการระบุตำ�แหน่งที่อยู่ของผู้ใช้ผสานรวมกับ 342

EVENT 101

การนำ�เทคโนโลยี AR มาใช้งานในด้านต่าง ๆ

เกมส์โปเกม่อน โก (Pokémon Go)

เทคโนโลยี AR กำ�ลังเป็นที่นิยม เนื่องจากผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงข้อมูลของสถานที่ที่อยู่ใกล้ กับผู้ใช้งานที่สุด ทำ�ให้ผู้ใช้งานได้รับข้อมูลของสถานที่ที่ต้องการและสามารถตัดสินใจเลือกได้ จากการรีวิวของผู้ใช้คนอื่น ๆ ยิ่งไปกว่านั้นเทคโนโลยี AR กำ�ลังถูกนำ�มาใช้ในการพัฒนาเกมส์ 3D แบบเรียลไทม์ด้วย

เทคโนโลยี AR มีแนวโน้มจะมีอนาคตในอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ ซึ่งอาจถูก นำ�มาใช้เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยแสดงไฟล์ภาพดิจิทัลขององค์ประกอบต่าง ๆ ในงานอีเวนต์ให้ กลายเป็นภาพเสมือนจริง ทำ�ให้สามารถเห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่างานอีเวนต์ที่จะเกิดขึ้นใน วันจริงจะมีสภาพรูปร่างหน้าตาเป็นอย่างไร ประโยชน์ของเทคโนโลยี AR ในทำ�นองเดียวกันนี้ ก็ยังสามารถนำ�ไปใช้แสดงภาพของผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย เช่น การช่วยทำ�ให้เกิดภาพของ รูปร่าง สีสัน และราคาสำ�หรับการทดลองทางการตลาด เพื่อให้ลูกค้าสามารถประเมินผลได้ ว่าโครงสร้างรูปร่างของผลิตภัณฑ์แบบใดบ้างที่ลูกค้าต้องการให้บริษัทผลิตออกมาวางขาย ในท้องตลาด เทคโนโลยี AR จะกลายเป็นทั้งองค์ประกอบที่สำ�คัญในการสร้างสรรค์การ ออกแบบผลิตภัณฑ์ และในด้านของการทำ�การตลาดให้กับผลิตภัณฑ์ ดังที่เกมส์โปเกม่อน โก ได้แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการแสดงผลตัวละครโปเกม่อนที่หลากหลายได้ตามการ ระบุตำ�แหน่งของ GPS ที่แตกต่างกัน ทั้งยังสามารถทำ�งานสอดประสานให้ผู้เล่นเกมส์จากทั่ว โลกสามารถเล่นเกมส์นี้ได้พร้อม ๆ กัน หรือถ้าจะขยายความประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยี AR ออกไปอีกก็คือเป็นเทคโนโลยีที่มีศักยภาพในการส่งมอบวิธีการแก้ปัญหาผ่านไฟล์ดิจิทัล ที่แตกต่างกันได้ตามความต้องการที่ต่างกันของลูกค้าแต่ละคน ทั้งในแง่ของการขาย การ ซ่อมแซม และ/หรือสถานการณ์ในการทำ�การตลาด (Friedman, 2016; Gibbs, 2017; Global Event Management, n.d.)

13.3 ความยั่งยืนในอุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์

คำ�ว่า “การพัฒนาที่ยั่งยืน” (Sustainable development) มีการนิยามความหมาย ไว้ดังนี้ “การพัฒนาที่สนองความต้องการของคนในรุ่นปัจจุบันโดยไม่ลดทอนความสามารถในการ ตอบสนองความต้องการของคนรุ่นต่อไปในอนาคต” (WCED, 1987, p. 16)

ปัจจุบันนิยามของคำ�ว่าการพัฒนาที่ยั่งยืนที่กล่าวมานี้ยังคงถูกใช้สำ�หรับการอธิบาย ในเบื้องต้นถึงแนวคิดนี้กันอย่างแพร่หลาย โดยที่แนวคิดนี้มีองค์ประกอบที่สำ�คัญ ๆ ได้แก่ ความเป็นธรรมหรือความยุตธิ รรมภายในรุน่ และระหว่างรุน่ (Intra- and inter-generational equity) ความบริบูรณ์ (Holistic) การวางแผนระยะยาว การรักษามรดกที่ตกทอดกันมาและ 344

EVENT 101

รูปภาพที่ 13.1 เป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) จัดทำ�โดยสหประชาชาติ

การปกป้องความหลากหลายทางชีวภาพและการเติบโตทางเศรษฐกิจ เมื่อวันที่ 1 มกราคม ค.ศ. 2016 การประชุมสมัชชาสหประชาชาติสมัยสามัญได้รับรองวาระการพัฒนาที่ยั่งยืน ปี ค.ศ. 2030 (The 2030 Agenda for Sustainable Development) ซึ่งรวมถึงเป้าหมาย การพัฒนาที่ยั่งยืน 17 ข้อ (Sustainable Development Goals หรือ SDGs) ที่ออกมาบังคับ ให้ปฏิบัติอย่างเป็นทางการ (ดูรูปภาพที่ 13.1) ดังนั้น ภายใน 15 ปีข้างหน้าเป้าหมายใหม่นี้จะ เป็นทิศทางในการพัฒนาที่ทั่วโลกจะต้องนำ�ไปปรับใช้ ประเทศต่าง ๆ จะต้องพยายามระดม กำ�ลังเพื่อให้โลกปราศจากความยากจน การต่อสู้กับความไม่เท่าเทียมกัน และการรับมือกับ ปัญหาความเปลี่ยนแปลงของสภาพภูมิอากาศ รวมถึงการสร้างความมั่นใจว่าจะไม่มีใครที่ ถูกทอดทิ้งไว้ข้างหลัง

เป้าหมายการพัฒนาทีย่ ง่ั ยืน (SDGs) หรือทีเ่ รียกว่าเป้าหมายของโลก (Global Goals) เป็นเป้าหมายทีส่ ร้างขึน้ จากความสำ�เร็จของเป้าหมายการพัฒนาแห่งสหัสวรรษ (Millennium Development Goals หรือ MDGs) ซึ่งมีเป้าหมายในการขจัดความยากจนและความหิวโหย เป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน เป็นเป้าหมายใหม่ที่ไม่เหมือนกับเป้าหมายอื่น ๆ ในแง่ที่ว่าเป็น เป้าหมายที่เรียกร้องให้ทุกประเทศต้องปฏิบัติตาม รวมถึงคนทุกระดับชั้นไม่ว่าจะเป็นคน ยากจน คนรวย หรือคนที่มีรายได้ปานกลางเพื่อทำ�ให้เกิดความเจริญรุ่งเรือง ในขณะเดียวกัน ก็ต้องปกป้องโลกด้วย การขจัดความยากจนจะต้องมียุทธศาสตร์ที่ต้องร่วมแรงร่วมใจกันใน การสร้างความเติบโตทางเศรษฐกิจ และควรจัดการกับความต้องการของสังคม ซึ่งประกอบ

ด้วยความต้องการทางการศึกษา (Education) สุขภาพ (Health) การปกป้องทางสังคม (Social protection) และโอกาสในการหางาน (Job opportunities) ในขณะเดียวกันก็ต้อง รับมือกับสภาพภูมิอากาศที่เปลี่ยนแปลงและต้องปกป้องสภาพแวดล้อม เป้าหมายนี้ไม่ได้มี ข้อผูกพันทางกฎหมายแต่เป็นความคาดหวังว่าประเทศต่าง ๆ จะแสดงกรรมสิทธิ์ และมีการ จัดตั้งโครงงานที่เป็นวาระแห่งชาติเพื่อบรรลุเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืนทั้ง 17 ข้อนี้

อุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์เป็นวงการที่มีการใช้ทรัพยากรอย่างมากมาย ซึ่งมี ความเป็นไปได้ที่จะมีผลกระทบกับสภาพแวดล้อมทั้งด้านบวกและด้านลบ รวมถึงผลกระทบ ทางด้านสังคมและเศรษฐกิจ (Black, 2016; Liang et al., 2016) ดังที่ได้กล่าวไปแล้วใน บทที่ 1 การปฏิบัติตามแนวคิดเกี่ยวกับความยั่งยืนร่วมกับการบริหารจัดการในงานอีเวนต์จะ ทำ�ให้เกิดผลกระทบในแง่บวกต่อชื่อเสียงของแบรนด์ที่จัดงานอีเวนต์ (Dickson & Arcodia, 2010; STB, 2013) ในขณะที่การประเมินผลกระทบสิ่งแวดล้อม (Environmental Impact Assessment หรือ EIA) ในงานอีเวนต์มีอัตราเพิ่มสูงขึ้น การประเมินนี้ก็ได้กลายมาเป็นส่วน หนึ่งของการวางแผนการจัดงานอีเวนต์ด้วย (Dickson & Arcodia, 2010; Lee & Slocum, 2015) การแสดงความรับผิดชอบต่อสภาพแวดล้อมในการจัดงานอีเวนต์ที่ยั่งยืนควรมีการ เลือกใช้ระบบขนส่งที่ลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจกหรือก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ ลดการ ปล่อยของเสีย นำ�ของเก่ามาใช้ใหม่ และรีไซเคิล (Reduce, reuse and recycle) บริหาร จัดการใช้น้ำ�และพลังงาน คัดแยกวัตถุอันตรายทุกประเภท และกำ�หนดเป้าหมายด้านสภาพ ภูมิอากาศในประเทศเจ้าภาพผู้จัดงานอีเวนต์ (UNEP, 2012)

สำ�หรับความรับผิดชอบต่อสังคม (Social responsibilities) ของการจัดงานอีเวนต์ จะมีความเกี่ยวข้องกับความยุติธรรมในการใช้ทรัพยากรมนุษย์ การจัดเตรียมสถานที่ทำ�งาน ให้มีความปลอดภัยต่อร่างกายและสุขภาพแก่ผู้ปฏิบัติงานทุกคน การเคารพสิทธิมนุษยชน การปฏิบัติตามมาตรฐานสิทธิแรงงานระหว่างประเทศ การให้ความเคารพชนกลุ่มน้อย การเคารพความหลากหลาย การให้โอกาสที่เท่าเทียมกัน รวมถึงความเข้าใจต่อวัฒนธรรม หรือศาสนาที่แตกต่าง การสนับสนุนให้การมีส่วนร่วมของชุมชนในท้องถิ่น การสร้างความ มั่นใจในการเข้าถึงงานอีเวนต์ ความเป็นธรรมในการซื้อขายแลกเปลี่ยนสินค้าหรือบริการ และการเสนอโอกาสการจ้างงานให้แก่คนในชุมชน (Dickson & Arcodia, 2010; UNEP, 2012; Yolal et al., 2016)

ในด้านเศรษฐกิจ การจัดงานอีเวนต์ไม่ควรมุ่งแต่เพียงการสร้างผลกำ�ไรให้กับองค์กร ต่าง ๆ แต่ควรสร้างผลประโยชน์ทางด้านการเงินและการศึกษาให้กับสถานที่ที่ใช้ในการ จัดงานอีเวนต์ (ชุมชน หรือประเทศเจ้าภาพในการจัดงาน) และบุคคลหรือองค์กรท้องถิ่น ที่เกี่ยวข้อง ด้วยการปฏิเสธและไม่เข้าไปเกี่ยวข้องกับการทุจริต จัดทำ�การจัดซื้อจัดจ้าง สาธารณะที่สมเหตุสมผลและมีความโปร่งใส ส่งเสริมให้เกิดนวัตกรรม มีการสร้างงาน และ การสร้างความเจริญเติบโตที่ยั่งยืน (Dickson & Arcodia, 2010; STB, 201, UNEP 2012) 346

EVENT 101

Wonderfruit เป็นอีเวนต์ที่นำ�แนวคิดของการพัฒนาที่ยั่งยืนมาใช้เป็น Core value หรือค่านิยมหลักของงาน ดังที่แสดงให้เห็นใน Ethos หรือจุดยืนของ Wonderfruit

“เราสนับสนุน พัฒนา และคิดค้นแนวทางสร้างสรรค์เพื่อการดำ�รงชีวิตที่ยั่งยืนและ นำ�พาชุมชนโลกมาร่วมกันเพื่อเฉลิมฉลองแนวคิดนี้ เราใช้พื้นที่ของเราเพื่อกระตุ้นความคิด สร้างสรรค์ และสร้างผลกระทบเชิงบวกอย่างมีนัยสำ�คัญ

ความยั่งยืนเป็นส่วนหนึ่งของทุกสิ่งที่เราทำ�และเราทำ�หน้าที่ในการดูแลประสบการณ์ (ความสนุกสนาน ความสร้างสรรค์ และความไม่เหมือนใคร) ที่เกิดขึ้นจากสิ่งเหล่านั้น

วิธีการของเราในการพัฒนาอย่างยั่งยืนไม่ใช่แค่การเป็น ‘เทศกาลสีเขียว’ หรือลด ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมของเราเท่านั้น แต่เป็นการตอบสนองความต้องการในการดำ�เนิน การร่วมกันในวงกว้างโดยการสร้างพื้นที่เพื่อสร้างการรับรู้ และสร้างแรงบันดาลใจในการ เปลี่ยนแปลงพฤติกรรม ซึ่งจะนำ�ไปสู่การส่งผลลัพธ์ต่อส่วนรวมที่มีความสำ�คัญกับเรามาก ที่สุด”

348

อุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ได้พัฒนานโยบายและมาตรฐานต่าง ๆ ในการนำ� แนวคิดของการพัฒนาอย่างยั่งยืนมาใช้ในการบริหารจัดการของงานอีเวนต์ เช่น มาตรฐาน ISO 20121 ขององค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน (The International Organization for Standardization หรือ ISO) มาตรฐานทางด้านการจัดสภาพแวดล้อมที่ ยั่งยืน (The APEX-ASTM Environmentally Sustainable Meeting Standards) กรอบ การรายงานความยั่งยืน (Global Reporting Initiative หรือ GRI) และ Event Organizer Sector Supplement หรือ EOSS ซึ่ง มาตรฐาน ISO 20121 ประสบความสำ�เร็จในการนำ� ไปปรับใช้กับเมกะอีเวนต์ (Mega-event) จำ�นวนมาก ตั้งแต่การจัดงานโอลิมปิกปี ค.ศ. 2012 ที่กรุงลอนดอน ประเทศอังกฤษไปจนถึงการแข่งขันร้องเพลง Eurovision Song Contest ปี ค.ศ. 2013 ที่เมือง Malmo ประเทศสวีเดน (BSI, 2017)

อย่างไรก็ตาม การนำ�แนวคิดของการพัฒนาอย่างยั่งยืนเข้าไปใช้ในงานอีเวนต์นั้น ก็มีความท้าทาย ยกตัวอย่างเช่น บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์อาจจะไม่เห็น ประโยชน์ของการนำ�การพัฒนาอย่างยัง่ ยืนมาใช้เนือ่ งจากมีคา่ ใช้จา่ ยทีส่ งู ซึง่ ทำ�ให้การโน้มน้าว ใจเป็นไปได้ยากขึ้น หรืออาจเป็นในกรณีที่ผู้ผลิตสินค้าและวัตถุดิบนั้นอาจจะไม่มีการปฏิบัติ ตามหลักการพัฒนาอย่างยั่งยืน (Global Event Management, 2016; Thomson, 2015) เพราะฉะนั้น ผู้อ่านควรประเมินสถานการณ์เอาว่ามีขั้นตอนใดบ้างที่ต้องทำ�ในการนำ�การ พัฒนาที่ยั่งยืนเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของงานอีเวนต์ รวมถึงการสื่อสารถึงวิธีการในการแจ้งผล ประโยชน์และอุปสรรคต่อการนำ�การพัฒนาที่ยั่งยืนมาใช้ให้บุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องกับ งานอีเวนต์ร่วมรับทราบ

ส่วนมาก Lifestyle Event มักนำ�ส่วนผสมของ Lifestyle บางประเภทเข้ามา เช่น โยคะ การปั่นจักรยาน วิถีชีวิตที่ยั่งยืน ฯลฯ เพื่อสร้างความรู้สึกของชุมชนในหมู่ผู้เข้าร่วมงาน ในการนำ�องค์ประกอบนี้มาใช้จึงมีการนำ�โปรแกรมต่าง ๆ เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรม หลักในงานอีเวนต์ เช่น Workshop การสัมมนา และกิจกรรมเสริมสร้างประสบการณ์ต่าง ๆ ในขณะที่ตัวเลือกของสถานที่จัดงานและองค์ประกอบอื่น ๆ เช่น อาหาร ก็เป็นสิ่งที่สะท้อน ให้เห็นถึงค่านิยมของผู้เข้าร่วมงานด้วย ในเวลาเดียวกัน ดนตรี และศิลปะแขนงอื่น ๆ มักเป็น องค์ประกอบที่ขาดไม่ได้สำ�หรับส่วนต่าง ๆ ภายในงาน ด้วยการถ่ายทอดผ่านโครงสร้างของ การจัดแสดงงาน การแสดงบนเวที และการแสดงของศิลปิน ดังนั้น คำ�นิยามของ Lifestyle Event จึงอาจถูกนิยามได้ว่า “เป็นงานอีเวนต์ที่รวมส่วนผสมของ Lifestyle ความสนใจ (หรือ งานอดิเรก) ดนตรี ศิลปะ และความเป็นชุมชน เข้าด้วยกัน ซึ่งตัวเลือกของ Lifestyle จะ ถูกนำ�มาเป็นแนวความคิดและธีมของงานอีเวนต์”

อีกหนึ่งมุมมองของการการจัด ‘Lifestyle Event’ คือการพัฒนามาจากงานเทศกาล ดนตรีทภ่ี าพลักษณ์จะมีความเกีย่ วข้องกับเครือ่ งดืม่ แอลกอฮอล์และยาเสพติด ให้มภี าพลักษณ์ ในแง่บวกมากขึ้น ข้อเท็จจริงที่ว่า Lifestyle Event เป็นการสร้างพื้นที่หรือชุมชนให้กับ กลุ่มที่มีความสนใจ และ Lifestyle ร่วมกันมาชุมนุมกันนั้น ทำ�ให้เกิดช่องทางที่แบรนด์ของ สินค้าหรือบริการที่ต้องการจะมีส่วนร่วมกับกลุ่มลูกค้าเป้าหมายของพวกเขาเริ่มเข้ามาจัด Lifestyle Event หรือเป็นผู้ให้การสนับสนุนหลักของ Lifestyle Event ซึ่งในการทำ�เช่นนี้ แบรนด์จะสามารถสร้างภาพลักษณ์ของตัวเอง และสามารถเชื่อมต่อกับลูกค้าของพวกเขาได้ ทั้งยังนำ�ไปสู่การสร้างชุมชนสำ�หรับสินค้าหรือบริการของแบรนด์นั้น ๆ ได้อีกด้วย

13.4 การเพิม ่ ขึน ้ ของการใช้องค์ประกอบ “Lifestyle” ในงานอีเวนต์

ย่านฮาราจูกุ ในแขวงชิบุยะ กรุงโตเกียว ประเทศญี่ปุ่น เป็นที่รู้จักกันในฐานะ ศูนย์กลางของวัฒนธรรมป๊อปของญี่ปุ่น ที่กลุ่มวัยรุ่น หรือกลุ่มคนที่สนใจในการแต่งตัวใน เครื่องแต่งกายแฟนซี (จากการ์ตูนอนิเมชั่น มังงะหรือความคิดสร้างสรรค์ของตัวเอง) มา รวมตัวกัน ซึ่งในปัจจุบันได้กลายเป็นแม่เหล็กดึงดูดนักท่องเที่ยวจากทั่วทุกมุมโลกที่ต้องการ สัมผัสกับวัฒนธรรมนี้มายังย่านฮาราจูกุ บางคนอาจต้องการโชว์ชุดที่มาจากความคิด สร้างสรรค์ของพวกเขาในหมู่ผู้ที่มีความสนใจเดียวกัน บางคนอาจต้องการซื้อสินค้าแฟชั่น แบบแฟนซี และบางคนอาจเพียงแค่สนุกกับการเป็นผู้สังเกตการณ์ของปรากฏการณ์นี้ ความ สนใจในการสร้างพื้นที่ หรือชุมชนชั่วคราวสำ�หรับคนที่มีความสนใจและมี Lifestyle เหมือน กันนี้ ทำ�ให้เกิดไอเดียในการนำ�เอาองค์ประกอบของ Lifestyle เข้ามาในงานอีเวนต์มากขึ้น เรื่อย ๆ และผู้จัดงานอีเวนต์มักจะเรียกงานอีเวนต์ประเภทนี้ว่า “Lifestyle Event”

Wanderlust - ได้สร้างแบรนด์ตัวเองเป็น ‘All-out celebrations of mindful living’ (การเฉลิมฉลองของคนที่ดำ�เนินชีวิตอย่างมีสติ) ซึ่งกลุ่มเป้าหมายของงาน Wanderlust คือกลุ่มคนที่เรียกตัวเองว่าโยคี (Yogi) โปรแกรมในงานจึงเน้นกิจกรรมโยคะ และการ ปฏิบัติสมาธิ การเดินระยะไกล การขี่จักรยานท่ามกลางธรรมชาติ ควบคู่ไปกับการอภิปราย ทางการศึกษา และดนตรี เทศกาลอื่น ๆ ที่ใกล้เคียงกัน และมุ่งเน้นไปที่ Yogi Lifestyle ได้แก่ BaliSpirit Festival และ Hanuman Festival

EVENT 101

ตัวอย่างของงาน Lifestyle Event มีดังนี้

Gypsy Carnival Music and Lifestyle Festival - หนึ่งในงาน Lifestyle Event แรก ๆ ในประเทศไทยที่จัดขึ้นประจำ�ทุกปี ซึ่งได้รวบรวมผู้ที่มีความสนใจเดียวกันของเพลง อินดี้ และชอบในการขี่มอเตอร์ไซค์ กิจกรรมต่าง ๆ ภายในงานก็จัดขึ้นสำ�หรับผู้ที่มีความสนใจ ในดนตรี และมอเตอร์ไซค์เช่นกัน เช่น คอนเสิร์ตกิจกรรมกลางแจ้ง Food truck การขี่ มอเตอร์ไซค์ชมวิว (Ride Out) ฯลฯ

Wonderfruit Festival - เป็นงานอีเวนต์แรก ๆ ในเมืองไทยที่บุกเบิกตลาดงาน Lifestyle Event โดยเป็นเทศกาลที่รวบรวมผู้ที่สนใจในงานศิลปะ ดนตรี และวิถีการดำ�เนินชีวิตแบบ ยั่งยืน ทำ�ให้เกิดเป็นชุมชนของคนที่มีความสนใจในสิ่งเดียวกัน งานอีเวนต์นี้ทำ�ให้แนวคิด ของ ‘วิถีชีวิตที่ยั่งยืน’ เกิดเป็นงานที่สร้างสรรค์ มีสีสัน และมีความสนุกสนาน ซึ่งงานอีเวนต์ นี้ได้นำ�นโยบาย ‘no plastic’ (ไม่ใช้พลาสติก) มาใช้ ทั้งยังมีการใช้โครงสร้างของสิ่งก่อสร้าง ต่าง ๆ ภายในงานที่ทำ�จากไม้ไผ่ หรือวัสดุที่สามารถนำ�กลับมาใช้ได้ กิจกรรมภายในงาน ได้แก่ การสัมมนา และ Workshop ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งแวดล้อม รีไซเคิล และความคิดสร้างสรรค์ ต่าง ๆ ในขณะที่ตัวเลือกด้านอาหารยังเน้นส่วนผสมและเครื่องปรุงที่ได้มาจากท้องถิ่น นอกจากนี้ ยังมีกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับศิลปะ และดนตรีอีกมากมาย เช่น Workshop การตีกลองแอฟริกัน ดีเจพาวิลเลียน และ Sea Monster (ประติมากรรมที่ทำ�จากขยะที่นำ� ขึ้นมาจากในมหาสมุทร) การแสดงมวยไทย ฯลฯ

ปัจจุบันงาน Lifestyle Event มีจำ�นวนเพิ่มขึ้นกว่าปีที่ผ่าน ๆ มา ผู้อ่านสามารถ ค้นหาข้อมูลออนไลน์ได้ในส่วนของตัวอย่างเพิ่มเติมของงาน Lifestyle Event เช่น งาน Beauty festival งาน Art and street music event งาน Jazz and lifestyle event ฯลฯ ซึ่งผู้อ่านน่าจะได้ไอเดียดี ๆ ที่สามารถนำ�มาพัฒนาต่อไป เพื่อใช้ในงานอีเวนต์ที่ผู้อ่านจะจัดใน อนาคต บทส่งท้าย

หนังสือเล่มนี้ถูกเขียนขึ้นในปี ค.ศ. 2017 จนถึงต้นปีของปี ค.ศ. 2018 ในบทนี้ทาง ผู้เขียนได้นำ�เสนอถึงเรื่องเทรนด์และการพัฒนาที่จะส่งผลต่ออุตสาหกรรมอีเวนต์ในอนาคต ข้างหน้า โดยเฉพาะในบทนี้ ผู้อ่านจะได้ทราบถึงเทรนด์ที่มีผลกระทบในวงกว้าง และสามารถ คำ�นึงถึงผลกระทบของเทรนด์นั้น ๆ ที่มีต่องานอีเวนต์ได้ เช่น ผลกระทบของโซเชียลมีเดีย ต่ออุตสาหกรรมการจัดงานอีเวนต์ การพัฒนาและการเติบโตของไลฟ์สไตล์อีเวนต์ การที่ Big Data และเทคโนโลยี AR มีอิทธิพลต่องานอีเวนต์มากขึ้น อย่างไรก็ตาม โลกที่เราอยู่นั้น เป็นโลกที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ขึ้นอยู่กับว่าผู้อ่านได้อ่านหนังสือเล่มนี้ในช่วงใด ทิศทาง แนวโน้ม หรือความนิยมนั้นอาจจะเปลี่ยนไปแล้ว และเทคโนโลยีล้ำ�สมัยใหม่ ๆ ก็

350

EVENT 101

อาจจะได้ถูกเผยแพร่ออกไปแล้วเช่นกัน ทั้งนี้ทั้งนั้น ในเมื่อเราอยู่ในอุตสาหกรรมด้านอีเวนต์ แล้ว ผู้อ่านควรที่จะคอยอัปเดตตัวเองด้วยข้อมูลใหม่ ๆ อยู่เสมอ เช่น ทิศทางหรือแนวโน้ม (Trend) แบบใด กำ�ลังได้รับความนิยม และมีอิทธิพลต่อการตัดสินใจของผู้ซื้อ รวมถึงมีอะไร บ้างที่สามารถนำ�มาใช้กับงานอีเวนต์เพื่อเพิ่มประสบการณ์ของอีเวนต์ได้ ในส่วนของกิจกรรม ต่อจากนี้ ผู้เขียนขอเชิญให้ผู้อ่านมาค้นหาเทรนด์และเทคโนโลยีใหม่ ๆ ในวงการอีเวนต์ และ มาลองดูกันว่าผู้อ่านจะสามารถค้นหาอะไรใหม่ ๆ ที่แตกต่างจากที่กล่าวไปในบทนี้ได้บ้าง

กิจกรรมท้ายบท 1

การใช้เทคโนโลยี AR ในงานอีเวนต์ ให้ผู้ร่วมกิจกรรมจัดกลุ่มระดมความคิด (ประมาณ 10 นาที) เพื่อคิดค้น วิธีการใช้เทคโนโลยี AR (Augmented Reality) ในงานอีเวนต์ขึ้นมาอย่าง น้อย 2 วิธี จากนั้นให้นำ�เสนอกับผู้ร่วมกิจกรรมคนอื่น ๆ

2

สำ�รวจแนวโน้มและเทคโนโลยีใหม่ ๆ ทดลองใช้เวลา 5 นาทีในการค้นหาแนวโน้มหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ บน เว็บไซด์โดยใช้มือถือ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ แล้วสลับกันให้ข้อมูล กับผู้ร่วมกิจกรรมคนอื่น ๆ

3

การใช้งานเทคโนโลยีในงานอีเวนต์ จากกิจกรรมที่ 2 จงอภิปรายร่วมกับผู้ร่วมกิจกรรมคนอื่น ๆ เกี่ยวกับแนว โน้มและเทคโนโลยีใหม่ที่กล่าวถึงว่าสามารถนำ�มาปรับใช้กับงานอีเวนต์ เพื่อสร้างประสบการณ์แปลกใหม่สำ�หรับผู้เข้าร่วมงานได้อย่างไรบ้าง

กรณีศึกษา

1

เย็นศิระ เพราะพระบริบาล

นิทรรศการเฉลิมพระเกียรติ พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช นิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” เป็นงานอีเวนต์สาธารณะที่รัฐบาลจัดขึ้น เพื่อเฉลิมพระเกียรติสถาบันพระมหากษัตริย์ และน้อมรำ�ลึกถึงพระมหากรุณาธิคุณของ พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช พระมหากษัตริย์ไทย รัชกาลที่ 9 แห่งราชวงศ์จักรี โดยงานนี้ได้จัดขึ้นที่ท้องสนามหลวงซึ่งอยู่ถัดจากพระบรมมหาราชวัง และอยู่ในใจกลางย่านเมืองเก่าของกรุงเทพฯ งานนิทรรศการนี้เปิดให้ประชาชนเข้าชม ระหว่างวันที่ 10 กุมภาพันธ์ ถึง วันที่ 15 พฤษภาคม พ.ศ. 2560 โดยเปิดให้เข้าชมใน วันจันทร์ – ศุกร์ ตั้งแต่เวลา 09:00 - 21:00 น. วันเสาร์-อาทิตย์และวันหยุดราชการ ตั้งแต่เวลา 08:00 - 22:00 น. งานนี้มีผู้เข้าชมมากกว่าวันละ 5,000 คน ตลอดระยะ เวลาของการเปิดให้เข้าชมงาน รวมแล้วมีผู้เข้าชมงานทั้งหมด 395,050 คน “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” นับว่าเป็นนิทรรศการเพื่อกิจกรรมการเรียนรู้นันทนจิต (Education leisure activity) สำ�หรับประชาชนที่เดินทางมากราบถวายบังคมพระบรมศพรวมถึง ประชาชนทั่วไปที่สนใจเข้าชม เนื่องจากงานนิทรรศการจัดขึ้นในช่วงไว้อาลัยพระบาท สมเด็จพระเจ้าอยู่หัวในพระบรมโกศ นิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” จึงมีหน้า ที่สำ�คัญในการช่วยแปรเปลี่ยนช่วงเวลาที่ยากลำ�บากของประชาชนชาวไทยให้มีขวัญ และกำ�ลังใจกลับมา ความเป็นมาของนิทรรศการ

ข่ า วการสวรรคตของพระบาทสมเด็ จ พระปรมิ น ทรมหาภู มิ พ ลอดุ ล ยเดช มหิตลาธิเบศรรามาธิบดี จักรีนฤบดินทร สยามมินทราธิราช บรมนาถบพิตร เมื่อวันพฤหัสบดี ที่ 13 ตุลาคม พ.ศ. 2559 สร้างความโศกเศร้าให้แก่ประชาชนชาวไทยทั่วโลก ไม่เพียงแต่ ชาวไทยเท่านั้นที่สูญเสียพระราชาผู้ยิ่งใหญ่แต่โลกยังสูญเสียบุคคลสำ�คัญผู้หนึ่งไปตลอดกาล รัฐบาลจึงเล็งเห็นความสำ�คัญที่ประชาชนจะได้มีโอกาสน้อมสำ�นึกในพระมหากรุณาธิคุณ และสักการะพระบรมศพที่ถูกอัญเชิญไปประทับ ณ พระที่นั่งดุสิตมหาปราสาท ในพระบรม มหาราชวังเป็นระยะเวลาหนึ่งปี นับตั้งแต่นั้นประชาชนชาวไทยจากทั่วทุกสารทิศต่าง เดินทางมาเพื่อเข้ากราบถวายบังคมพระบรมศพเป็นครั้งสุดท้าย ทำ�ให้ตั้งแต่เช้าตรู่ไปจนถึง เวลาค่ำ�ของทุกวันจะมีประชาชนจำ�นวนมากเดินทางหลั่งไหลมายังบริเวณท้องสนามหลวง และในแต่ละวันต้องใช้เวลาเข้าคิวนานประมาณ 8-10 ชั่วโมง

เนื่องจากประชาชนต้องรอเพื่อเข้ากราบถวายบังคมพระบรมศพเป็นระยะเวลานาน รั ฐ บาลจึ ง คิ ด จะจั ด ทำ � นิ ท รรศการแสดงพระราชประวั ติ ข องพระบาทสมเด็ จ

354

EVENT 101

พระปรมินทรมหาภูมพิ ลอดุลยเดช ประวัตศิ าสตร์เกีย่ วกับราชวงศ์จกั รี และพระราชกรณียกิจ ในด้านต่าง ๆ นิทรรศการนี้ใช้เวลาดำ�เนินการเตรียมความพร้อมประมาณ 3 เดือน โดย ในเดือนแรกผู้จัดงานได้เตรียมข้อมูลด้านเนื้อหาที่จะจัดแสดงและวางแผนการติดตั้งสิ่ง ปลูกสร้าง ส่วนในเดือนที่สองและเดือนที่สามผู้จัดงานใช้เวลาในการตรวจสอบความถูกต้อง ของรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ในทุกด้าน สำ�หรับการจัดนิทรรศการนี้นับเป็นงานอีเวนต์ที่ มีความท้าทายในหลากหลายแง่มุม หนึ่งในนั้นคือเรื่องของระยะเวลาการเตรียมงานที่จำ�กัด เพราะนิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” เป็นงานที่ต้องติดต่อประสานงานร่วมกับ หลากหลายหน่วยงาน

งานอีเวนต์สาธารณะมักมีบุคคลมากมายเข้ามาเกี่ยวข้องทั้งหน่วยงานราชการและ เอกชนเพื่อทำ�ให้งานประสบผลสำ�เร็จ แต่นิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” ไม่เหมือน กับงานอีเวนต์สาธารณะทั่วไป เพราะเป็นงานที่มีความยากในหลายด้าน เนื่องจากเป็นงานที่ ต้องใช้ความถูกต้องและความเหมาะสมอย่างมากเพื่อนำ�เสนอเรื่องราวเกี่ยวกับราชวงศ์ไทย ดังนั้นขั้นตอนการดำ�เนินงานจึงต้องมีการติดต่อกับหน่วยงานภาครัฐจำ�นวนมากเพื่อให้ ทุกอย่างดำ�เนินไปอย่างถูกต้องเรียบร้อย

หน่ ว ยงานภาครั ฐ หน่ ว ยงานแรกที่ ต้ อ งเข้ า มาเกี่ ย วข้ อ งกั บ งานนิ ท รรศการนี้ คื อ สำ � นั ก งานคณะกรรมการพิ เ ศษเพื่ อ ประสานงานโครงการอั น เนื่ อ งมาจากพระราชดำ � ริ (สำ�นักงาน กปร.) โดยก่อนจะเริ่มดำ�เนินการ ผู้จัดงานต้องเสนอรายงานงบประมาณค่าใช้จ่าย และรายละเอียดเกี่ยวกับการดำ�เนินงานทั้งหมดของโครงการส่งไปยังสำ�นักงาน กปร. เพื่อขอ อนุมัติ และหลังจากวางแผนงานเป็นที่เรียบร้อยแล้วจึงเริ่มเตรียมสถานที่สำ�หรับการจัดงาน ดังนั้น อีกหนึ่งหน่วยงานที่ต้องเข้ามาเกี่ยวข้องก็คือ กองอำ�นวยการร่วมรักษาความสงบ เรียบร้อยบริเวณโดยรอบพระบรมมหาราชวัง (กอร. รส.) เนือ่ งจากสิง่ ปลูกสร้างของนิทรรศการ

จะสร้างในบริเวณที่เคยเป็นจุดรอคอยของประชาชนที่มากราบถวายบังคมพระบรมศพ ผู้จัด งานจะต้องจัดเส้นทางในบริเวณสนามหลวงใหม่เพื่ออำ�นวยความสะดวกให้แก่ประชาชนที่ เดินทางมากราบถวายบังคมพระบรมศพให้เป็นไปอย่างเรียบร้อย พันธกิจและวิสัยทัศน์ (Mission and Vision)

วิสัยทัศน์ (Vision) ของนิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” ก็เพื่อช่วยให้ ประชาชนชาวไทยก้าวข้ามผ่านช่วงเวลาแห่งความโศกเศร้า ในขณะเดียวกันก็เป็นการสร้าง แรงบันดาลใจให้สืบสานและดำ�เนินรอยตามปรัชญาของในหลวงรัชกาลที่ 9 ส่วนพันธกิจ (Mission) ของนิทรรศการก็มุ่งที่จะเปลี่ยนจากความโศกเศร้าให้กลายเป็นแรงบันดาลใจ ด้วยการนำ�เสนอข้อมูลเพื่อให้เกิดความเข้าใจในประวัติศาสตร์และสร้างความรู้สึกที่ช่วยให้ ประชาชนชาวไทยสามารถก้าวข้ามผ่านความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในครั้งนี้ไปให้ได้ นิทรรศการ

จุดประสงค์ของการจัดงานนิทรรศการนี้เพื่อเติมเต็มช่วงเวลาระหว่างที่ประชาชน รอต่อแถวเพื่อเข้ากราบถวายบังคมพระบรมศพในหลวงรัชกาลที่ 9 และอีกหนึ่งจุดประสงค์ คือช่วยให้ประชาชนคนไทยได้คลายจากความโศกเศร้า นอกจากนี้ การจัดทำ�นิทรรศการ ยังถือเป็นขั้นตอนของการแนะนำ�สู่รัชกาลใหม่หรือการขึ้นครองราชย์ของในหลวงรัชกาล ที่ 10 ซึ่งเปี่ยมไปด้วยพระเมตตา ซึ่งจะเป็นยุคสมัยของความผาสุขของปวงชนชาวไทย นิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” นี้จัดขึ้นภายในอาคารพื้นที่ 1,000 ตารางเมตร ด้วยความสูง 6 เมตร สร้างเป็นผนังสองชั้นเพื่อประหยัดพลังงานและยังมีทางลาดสำ�หรับ ผู้พิการอีกด้วย ภายในนิทรรศการจัดแสดงให้เห็นถึงบทบาทหน้าที่อันหลากหลายของ พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช ตั้งแต่การที่ทรงเป็นพระราชบิดาของ พระโอรสและพระธิดา การเป็นพระสวามีของสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ และการเป็นในหลวงของประชาชน

นิทรรศการแบ่งออกเป็น 5 โซน โซนที่ 1 “บุญของแผ่นดินไทย” มีทั้งหมด 3 ส่วน ส่วนที่ 1 นำ�เสนอ “บูรพกษัตริย์ไทย สร้างชาติไทยให้มั่นคง” เป็นส่วนที่นำ�เสนอพระราช ประวัตสิ น้ั ๆ ของพระมหากษัตริยไ์ ทยทุกพระองค์นบั ตัง้ แต่พอ่ ขุนรามคำ�แหงมหาราชมาจนถึง ในหลวงรัชกาลที่ 10 และมีจอวีดิทัศน์ โดยผู้ที่เข้าชมสามารถแสกน QR โค้ดบนจอภาพ เพื่อบันทึกข้อมูลลงไปเก็บบนมือถือได้อีกด้วย ส่วนที่ 2 “สืบสานตำ�นานราชวงศ์จักรี” เมื่อ ผู้เข้าชมงานก้าวเข้าไปในส่วนนี้จะพบกับผนังกลมสีแดงใหญ่ที่มีตราราชวงศ์จักรีล้อมรอบ ด้วยภาพของพระมหากษัตริย์ทั้ง 10 พระองค์แห่งราชวงศ์จักรี ส่วนที่ 3 “พระเจ้าอยู่หัว ในดวงใจ” เป็นห้องที่ผู้เข้าชมสามารถสัมผัสได้ถึงความอบอุ่นจากการออกแบบให้เป็นห้อง นั่ ง เล่ น ซึ่ ง แขวนภาพพระบรมฉายาลั ก ษณ์ แ ละกรอบรู ป ที่ ดั ด แปลงเป็ น จอวี ดิ ทั ศ น์ ฉ าย พระราชประวัติพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดชแบบสั้น ๆ ในขณะเดียวกัน 356

EVENT 101

โซนที่ 1 “บุญของแผ่นดินไทย”

เสียงเปียโนทีบ่ รรเลงบทเพลงพระราชนิพนธ์ในพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมพิ ลอดุลยเดช ก็ทำ�หน้าที่ขับกล่อมให้ผู้เข้าชมเกิดความปิติ ซึ่งภาพและวีดิทัศน์ที่นำ�มาจัดแสดงส่วนใหญ่ เป็น ภาพที่หาชมได้ยาก โดยเฉพาะภาพจิตรกรรมฝีพระหัตถ์ของพระบาทสมเด็จพระ ปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช ซึ่งเป็นภาพพระบรมสาทิสลักษณ์ของสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ

โซนที่ 2 “พระราชาผู้ทรงธรรม (ทำ�)” ในโซนนี้แบ่งออกเป็น 4 ส่วน ส่วนที่ 1 มีชื่อว่า “ในหลวงผู้ทรงไม่ทิ้งประชาชน” ซึ่งอธิบายถึงที่มาของประโยคที่ว่า “ถ้าประชาชน ไม่ทิ้งข้าพเจ้าแล้ว ข้าพเจ้าจะละทิ้งอย่างไรได้” ส่วนที่ 2 “พระราชพิธีบรมราชาภิเษก” จัด

โซนที่ 2 “พระราชาผู้ทรงธรรม (ทำ�)”

358

EVENT 101

แสดงการขึ้นครองราชสมบัติของพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช ส่วนที่ 3 “พระผู้ครองแผ่นดินโดยธรรม เพื่อประโยชน์สุขแห่งมหาชนชาวสยาม” นำ�เสนอเรื่องราวใน วันบรมราชาภิเษกที่พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช ได้พระราชทานพระ ปฐมบรมราชโองการแก่พสกนิกรชาวไทยว่า “เราจะครองแผ่นดินโดยธรรม เพื่อประโยชน์ สุขแห่งมหาชนชาวสยาม” ซึ่งนับตั้งแต่วันนั้นพระองค์ได้ทรงทุ่มเทพระวรกายอย่างหนักเพื่อ ประชาชนชาวไทยตลอดมา ส่วนที่ 4 “ศาสตร์พระราชาสู่การพัฒนาที่ยั่งยืน” เป็นส่วนที่ นำ�เสนอเรื่องราวของ “ปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียง” ของพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหา ภูมิพลอดุลยเดช รวมถึงการยกตัวอย่างประชาชนที่ประสบความสำ�เร็จในการดำ�เนินรอย ตามพระราชดำ�รัส

โซนที่ 3 “กษัตริย์ผู้ยิ่งใหญ่” มีทั้งหมด 3 ส่วน คือ ส่วนที่ 1 “สดุดีมหาราชา” ส่วนที่ 2 “พระผู้ทรงเป็นมากกว่าแรงบันดาลใจ” และส่วนที่ 3 “ส่งต่อความดีเพื่อพ่อบนฟ้า” โดยสองส่ ว นแรกถู ก นำ � เสนอร่ ว มกั น ผ่ า นการฉายวี ดิ ทั ศ น์ บ อกเล่ า เรื่ อ งราวถึ ง เหตุ ผ ล นานั ป การว่ า ทำ � ไมประชาชนชาวไทยถึ ง ได้ รั ก พระบาทสมเด็ จ พระปรมิ น ทรมหาภู มิ พ ล อดุลยเดช ซึ่งหนึ่งในเหตุผลสำ�คัญก็คือพระองค์ทรงเป็นมากกว่าแรงบันดาลใจ เป็น นักพัฒนา และเป็นบุคคลต้นแบบของผู้คนบนโลกไม่เพียงแต่คนไทยเท่านั้น และยังได้ นำ � เสนอให้ เ ห็ น ถึ ง ความจงรั ก ภั ก ดี ที่ ทั้ ง คนไทยและชาวต่ า งชาติ ไ ด้ ม ารวมตั ว เพื่ อ ถวายความอาลั ย ยกตั ว อย่ า งเช่ น พระสงฆ์ ญ ี ่ ป ุ ่ น 1,300 รู ป และพุ ท ธศาสนิ ก ชน ในญี ่ ป ุ ่ น ที ่ ม าร่ ว มกั น ประกอบพิ ธ ี ก รรมทางศาสนาเพื ่ อ ถวายเป็ น พระราชกุ ศ ลแด่ พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช ในส่วนที่ 3 “ส่งต่อความดีเพื่อพ่อบนฟ้า” เป็ น กิ จ กรรมที่ ท างผู้ จั ด งานได้ เ ตรี ย มแท็ บ เล็ ต ไว้ ใ ห้ ผู้ เข้ า ชมงานสามารถเขี ย นข้ อ ความ เพื่อเป็นการถวายคำ�ปฏิญาณ หรือเป็นการตั้งปณิธานของตนเองที่มีต่อพระบาทสมเด็จ พระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช โดยบ้างเขียนว่า “ข้าพเจ้าจะปฏิบัติตนเป็นคนดี” ลงชื่อ ของตัวเอง หลังจากกดส่งแล้ว ข้อความก็จะไปปรากฏบนเพดานห้องนิทรรศการ แต่สำ�หรับ คนที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้แท็บเล็ตก็สามารถเขียนลงบนกระดาษที่ได้จัดเตรียมเอาไว้ได้เช่นกัน

โซนที่ 4 “พระมิ่งขวัญชาวไทย” เป็นโซนที่นำ�เสนอเรื่องราวของสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว มหาวชิ ร าลงกรณ บดิ น ทรเทพยวรางกู ล พระมหากษั ต ริ ย ์ ไ ทย รั ช กาลที ่ 10 แห่ ง ราชวงศ์จักรี โดยในโซนนี้ได้แบ่งออกเป็น 2 ส่วน ส่วนที่ 1 นำ�เสนอพระราชประวัติของ สมเด็จพระเจ้าอยู่หัวรัชกาลที่ 10 ผ่านหนังสือดิจิทัลที่บอกเล่าเหตุการณ์ในวันพระราชสมภพ เมื่อยังทรงพระเยาว์ จนถึงเมื่อทรงดำ�รงพระราชอิสริยยศเป็นมกุฎราชกุมาร เพื่อให้ ประชาชนชาวไทยได้รู้จักพระองค์มากยิ่งขึ้น ส่วนที่ 2 นำ�เสนอเกี่ยวกับพระราชกรณียกิจของ สมเด็จพระเจ้าอยู่หัว รัชกาลที่ 10

โซนที่ 4 “พระมิ่งขวัญชาวไทย” โซนที่ 3 “กษัตริย์ผู้ยิ่งใหญ่”

โซนที่ 5 “ร้อยใจไทย”

360

EVENT 101

ในโซนสุ ด ท้ า ย โซนที ่ 5 มี ช ื ่ อ ว่ า “ร้ อ ยใจไทย” เป็ น บอร์ ด แสดงภาพ พระราชกรณียกิจ 89 ภาพ ซึ่งในโซนนี้ผู้เข้าชมงานจะได้รับแจกของที่ระลึกเป็นการ์ดขนาด เท่ากับบัตรเอทีเอ็ม ด้านหน้าเป็นภาพพระราชกรณียกิจ และด้านหลังเป็นพระบรมราโชวาท และพระราชดำ�รัส โดยมีทั้งหมด 89 แบบเพื่อให้ประชาชนสามารถเก็บสะสมเป็นที่ระลึก ซึ่ง กลายเป็นว่าการจัดนิทรรศการในโซนนี้ได้รับความสนใจจากผู้เข้าชมงานมากที่สุด เนื่องจาก เป็นจุดที่ดึงดูดให้ผู้เข้าชมงานอยากจะกลับมาชมอีกเพื่อสะสมการ์ดที่ระลึก

แนวปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียงของพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมพิ ลอดุลยเดช เป็นทีร่ จู้ กั แพร่หลายไปทัว่ โลก แนวคิดของปรัชญานีม้ แี นวคิดมาจากการพัฒนาและการบริหาร จัดการที่ยั่งยืน ดังนั้น แนวคิดในการบริหารจัดการที่ยั่งยืนจึงถูกนำ�มาใช้เป็นแนวคิดหลักในทุก ขั้นตอนและทุกรายละเอียดของการจัดนิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” เริ่มตั้งแต่ ก่อนและหลังการจัดเตรียมงานนิทรรศการ ไปจนถึงการเลือกสถานที่ประชุมเพื่อให้ปริมาณ ก๊าซเรือนกระจกที่ปล่อยออกมา หรือ Carbon footprint น้อยที่สุด ตัวอาคารของการจัด แสดงนิทรรศการได้ออกแบบให้เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม นอกจากนั้น วัสดุที่นำ�มาใช้ก็ได้รับ การพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วน และหลังจากจบการแสดงนิทรรศการแล้ว ผู้จัดงานได้เก็บ อุปกรณ์สำ�หรับการตกแต่งเกือบทั้งหมดเพื่อนำ�กลับมาใช้ได้อีก ซึ่งไม่เพียงแต่ข้าวของตกแต่ง ชิ้นเล็ก ๆ เท่านั้นที่จะนำ�กลับมาใช้ แม้แต่ผนังที่ถูกรื้อก็สามารถเก็บเอาไปใช้สำ�หรับการ จัดนิทรรศการอื่น นอกจากนี้ การสร้างตัวอาคารเพื่อจัดแสดงนิทรรศการได้ออกแบบให้ผนัง ห้องนิทรรศการมีช่องว่างระหว่างกัน (การสร้างผนัง 2 ชั้นโดยเว้นให้มีช่องว่างระหว่างกัน และตัวผนังก็มีความหนาพอสมควร) ซึ่งเป็นวิธีที่ช่วยประหยัดพลังงานได้มากขึ้น โดยเฉพาะ การประหยัดไฟฟ้า

เนื่องจากสถานที่ถูกกำ�หนดมาว่าต้องเป็นที่สนามหลวง ผู้จัดงานจึงต้องสร้างอาคาร เพื่อใช้จัดงานนิทรรศการ โดยระหว่างการก่อสร้างตัวอาคารแม้จะเกิดเสียงดังอยู่บ้าง แต่ก็ ไม่ได้มากถึงขั้นเป็นมลภาวะทางเสียง และได้จัดเวลาให้รถบรรทุกที่ใช้ในการก่อสร้างทำ�งาน ในช่วงกลางคืนเท่านั้นเพื่อหลีกเลี่ยงการทำ�ให้จราจรติดขัด ในช่วงระหว่างการแสดงงาน นิทรรศการ ผู้เข้าชมงานส่วนใหญ่เดินทางมาโดยทางเรือ มีบริการรถรับส่งฟรี หรือด้วยการ เดิน จึงไม่ได้สร้างมลภาวะทางอากาศมากนัก

ตั้งแต่เริ่มจนจบการแสดงนิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” ได้บรรลุ วัตถุประสงค์ในการช่วยเหลือผู้คนในสังคมให้ก้าวผ่านช่วงเวลาอันโศกเศร้าไปได้ ผู้จัดงาน ตั้งเป้าหมายว่าจะมีจำ�นวนผู้เข้าชมงานวันละประมาณ 6,000 คนต่อวัน ถึงแม้ว่าในช่วง เดือนแรก ๆ ยอดผู้เข้าชมงานจะไม่ถึงเป้าหมาย เนื่องจากขาดการประชาสัมพันธ์และการ ทำ�แผนการตลาด แต่จำ�นวนผู้เข้าชมก็ค่อย ๆ เพิ่มจำ�นวนมากขึ้นในทุกเดือนจากการบอกต่อ แบบปากต่อปาก (Word-of-mouth) ทำ�ให้มปี ระชาชนมาชมนิทรรศการเพิม่ มากขึน้ เรือ่ ย ๆ และตัวนิทรรศการเองก็ประสบความสำ�เร็จอย่างมากในการนำ�เสนอเรื่องราวของในหลวง รัชกาลที่ 9 และกษัตริย์ไทยแห่งราชวงศ์จักรี โดยภาพรวมตั้งแต่เปิดนิทรรศการระหว่างวัน ที่ 10 กุมภาพันธ์ ถึง วันที่ 15 พฤษภาคม พ.ศ. 2560 มีจำ�นวนผู้เข้าชมงาน 395,050 คน อย่างไรก็ตาม ความสำ�เร็จของนิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” ที่แท้จริงนั้นคือ หลังจากการเข้าชมงานสามารถทำ�ให้ประชาชนแปรเปลี่ยนความเจ็บปวดให้กลายเป็นความ รู้สำ�นึกในพระมหากรุณาธิคุณและเกิดแรงบันดาลใจ เพื่อให้ในที่สุดประเทศไทยจะสามารถ กลับมาเข้มแข็งได้อีกครั้ง

หนึ่ ง ในหลายวิ ธี ที่ ผู้ จั ด งานอี เ วนต์ ใช้ เ พื่ อ ได้ รั บ ข้ อ เสนอแนะจากนิ ท รรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” คือหน้าเพจเฟซบุ๊ก (https://www.facebook.com/ Yensiraphrophraboriban/) ที่มีผู้เข้าชมงานหลายคนได้โพสต์และแท็กสถานที่ของการ จัดงานนิทรรศการ ซึ่งเป็นการช่วยกระจายข่าวออนไลน์ออกไปในวงกว้าง โดยทั้งหมดเป็นผล สะท้อนกลับ (Feedback) ในด้านบวกที่มีต่องาน หน้าเพจเฟซบุ๊กจึงเต็มไปด้วยความคิดเห็น และโพสต์ที่เป็นด้านบวก เช่น “จะรอชมนิทรรศการอีก อยากให้นำ�นิทรรศการกลับมาจัดอีก ครั้ง” เนื่องจากมีผู้ที่ยังไม่ได้เข้าชมงานเรียกร้องเข้ามาเป็นจำ�นวนมากซึ่งส่วนใหญ่เป็นคนที่ไม่ ได้อาศัยในกรุงเทพฯ มีความลำ�บากในการเดินทางมาชมนิทรรศการ ทางผู้จัดงานจึงได้เปิด นิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” ในรูปแบบเสมือนจริง (Virtual event) ซึ่งเป็น นิทรรศการเสมือนจริงที่ไม่เพียงเปิดโอกาสให้กับคนที่ไม่สามารถเดินทางมาเข้าชมงานจริงที่ สนามหลวงได้ แต่ยังเปิดโอกาสให้กับคนที่เคยเข้าชมงานแล้วแต่ยังรู้สึกประทับใจให้สามารถ เข้าไปชมซ้ำ�ได้อีก เนื้อหาของงานนิทรรศการมีการจัดทำ�ให้เสมือนกับว่าเป็นงานนิทรรศการ ของจริง ซึ่งนิทรรศการเสมือนจริงนี้สามารถเข้าชมได้ผ่านทางเว็บไซต์ (http://www. yensiraphrophraboriban.com/) ผู้เข้าชมเพียงแค่เปิดเว็บไซต์ผ่านคอมพิวเตอร์หรือ 362

EVENT 101

มือถือได้ตามสะดวก และยิ่งกว่านั้นผู้เข้าชม สามารถดาวน์โหลดเอกสาร PDF เพือ่ เก็บเนือ้ หา นั้นไว้ได้ด้วย

“นิทรรศการ เสมือนจริง เย็นศิระ เพราะพระ บริบาล”

ความท้าทาย

งานอีเวนต์สาธารณะต้องพึ่งพาการติดต่อประสานงานกับหลากหลายฝ่าย และยิ่งมี ความท้าทายมากขึ้นเมื่อต้องทำ�งานต่าง ๆ ให้ทันภายในเวลาที่จำ�กัด การที่รัฐบาลเป็น เจ้าภาพในการจัดงานนี้และโดยเฉพาะต้องนำ�เสนอเรื่องราวของพระมหากษัตริย์ งาน “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” จึงต้องการความสมบูรณ์แบบในทุก ๆ แง่มุม ความท้าทาย ของผู้จัดงานคือต้องเผชิญกับหลายปัจจัย ทั้งที่สามารถควบคุมได้และอยู่เหนือการควบคุม ความท้าทายที่แตกต่างกันก็ต้องใช้ทีมงานที่เชี่ยวชาญเฉพาะด้านแตกต่างกัน รวมถึงกลยุทธ์ที่ หลากหลายในการรับมือ ความท้าทายและปัญหาบางส่วน ที่ผู้จัดงานนิทรรศการนี้ต้องเผชิญ ในระหว่างการจัดงาน ได้แก่ ข้อจำ�กัดเรื่องเวลา เนื้อหาของนิทรรศการ การบริหารจัดการ ผู้เข้าชมงาน รวมไปถึงการรักษาความปลอดภัย

เวลาที่จำ�กัด

รัฐบาลต้องการให้นิทรรศการจัดขึ้นโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่สาระสำ�คัญ ของงานก็ต้องมีความถูกต้องแม่นยำ�ที่สุด โดยมีเวลาเพียง 3 เดือนเท่านั้นในการเตรียมงาน ซึ่งทุกอย่างเริ่มต้นจากศูนย์ ในส่วนของขั้นตอนการเตรียมงานซึ่งโดยปกติแล้วจะใช้เวลา ประมาณ 2-3 เดือน แต่สำ�หรับงานนี้จะต้องทำ�ให้เสร็จสิ้นภายในเดือนเดียว ในขณะที่การ ก่อสร้างตัวอาคารก็ต้องเริ่มทำ�ในทันที

เนื้อหาของนิทรรศการ

ความท้าทายสำ�คัญอีกประการหนึ่งในขั้นตอนการเตรียมงานนิทรรศการก็คือการ เตรียมเนื้อหา ทีมงานจำ�เป็นต้องสร้างสรรค์ข้อมูลเนื้อหาและสาระสำ�คัญที่นอกจากจะต้อง มีความถูกต้องและมีประโยชน์ ยังจำ�เป็นต้องมีความพอเหมาะพอดี ไม่ยาวเกินไปและไม่สั้น เกินไปสำ�หรับการเข้าชมในระยะเวลา 45 นาที และยังต้องระมัดระวังในการเลือกเทคโนโลยี และคำ�ราชาศัพท์ที่ใช้ในงาน เพื่อสามารถนำ�เสนอเนื้อหาของงานออกไปได้ดีที่สุดอีกด้วย เนื่องจากเป็นการนำ�เสนอเรื่องราวที่เกี่ยวกับพระราชวงศ์จึงต้องมีการคัดเลือกถ้อยคำ�ที่ เหมาะสมอย่างละเอียดถี่ถ้วน ดังนั้น จึงมีการตั้งคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญพิเศษขึ้นมา เพื่อตรวจสอบความถูกต้องโดยเฉพาะ ทีมงานใช้เวลาในการคัดเลือกและสร้างสรรค์เนื้อหา ตรวจสอบ กระทั่งสรุปเนื้อหาเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องและความเหมาะสมของเนื้อหา ก่อนที่จะนำ�ไปใช้ในงานนิทรรศการ

การบริหารจัดการผู้เข้าชมงาน

ความท้าทายที่สุดของผู้จัดงานอีเวนต์ก็คือการบริหารจัดการผู้เข้าชมงาน เริ่มต้นที่ ข้อกำ�หนดการแต่งกาย (Dress code) เพื่อเข้าชมนิทรรศการ ผู้เข้าชมงานจะต้องปฏิบัติตาม ข้อกำ�หนดของการแต่งกายให้เหมือนกับที่แต่งกายเพื่อเข้าไปกราบถวายบังคมพระบรมศพ ซึ่งคือการแต่งกายด้วยชุดสุภาพสีดำ� เสื้อมีแขน กระโปรงหรือกางเกงมีความยาวคลุมขา รวม ถึงสวมรองเท้าสุภาพ แต่สำ�หรับนักเรียน ชาวเขา และลูกเสือสามารถสวมเครื่องแบบหรือ เครื่องแต่งกายชนเผ่าหรือเครื่องแบบของตนเองได้ โดยผู้เข้าชมงานทุกคนสามารถตรวจสอบ ความเหมาะสมของเสื้อผ้าที่แต่งมาได้ที่จุดตรวจสอบความปลอดภัย ดังนั้น ความท้าทาย ในข้อนี้จึงเป็นเรื่องของการสื่อสารกับผู้ที่จะเข้าชมงาน รวมไปถึงวิธีรับมือกับผู้ที่แต่งกาย ไม่เหมาะสม

ดั ง ที ่ ก ล่ า วไปแล้ว ว่างานนิทรรศการแบ่งออกเป็น 5 โซน โดยโซนที่ 1 และ 2 ถูกออกแบบให้แต่ละส่วนของทั้งสองโซนทั้งใช้เวลาเข้าชมราว 10 นาที ในขณะที่โซนอื่น ออกแบบให้ ใช้ เวลาส่ ว นละ 5 นาที ผู้เข้าชมงานนิทรรศการจะเข้าไปทีล ะกลุ่มโดยมี เจ้าหน้าที่ของนิทรรศการเป็นผู้นำ�ชม เส้นทางการชมนิทรรศการถูกออกแบบโดยคำ�นึงถึง ความต่อเนื่องของเนื้อหา ความท้าทายก็คือต้องรักษาเวลาให้การเข้าชมในแต่ละรอบอยู่ ภายในเวลาที่จำ�กัดรอบละประมาณ 45-50 นาที ในขณะที่ผู้เข้าชมจำ�นวนมากต้องการจะ ใช้เวลาอยู่ชมนิทรรศการนานกว่าที่กำ�หนด

อีกหนึ่งความท้าทายในการบริหารจัดการผู้ที่เข้าชมงานคือการทำ�ให้ผู้เข้าชมทุกคน ปฏิบัติตามกฏ แต่เนื่องจากมีปัจจัยที่หลากหลาย เช่น ความร้อน การรอคิวนาน ความหิว และการที่ผู้คนจากหลากหลายที่ต้องมาอยู่ร่วมกันเป็นจำ�นวนมาก ทำ�ให้อาจเกิดความขัดแย้ง หรือการทะเลาะเบาะแว้งระหว่างผู้เข้าร่วมงาน หนึ่งในหลายกรณีคือการที่ผู้เข้าชมงานหญิง

364

EVENT 101

2 คนโต้เถียงกัน จนกลายเป็นการทะเลาะวิวาทระหว่างผู้เข้าชมงานทั้งสองคนนั้น โดยมี สาเหตุมาจากผู้หญิงคนหนึ่งรับประทานอาหารระหว่างที่กำ�ลังเดินอยู่ภายในนิทรรศการ ทำ�ให้ผู้หญิงอีกคนรู้สึกอดไม่ได้ที่จะต้องพูดจาต่อว่า หลังจากนั้นทั้งคู่จึงเริ่มตะคอกเสียงใส่กัน ก่อนที่เจ้าหน้าที่ของงานนิทรรศการจะนำ�ตัวทั้งคู่ออกไปจากบริเวณการจัดนิทรรศการ

การรักษาความปลอดภัย

ความปลอดภัยเป็นเรื่องสำ�คัญที่สุดในทุกขั้นตอนตั้งแต่ก่อนเริ่มการเตรียมงานไป จนถึงหลังจากงานเสร็จสิ้นลง เนื่องจากเราไม่สามารถพูดได้อย่างเต็มปากว่าในประเทศไทย นั้นไม่เคยมีเหตุก่อการร้าย โดยเฉพาะเมื่อมีงานที่มีผู้คนจำ�นวนมากมารวมตัวกันในสถานที่ เดียว อะไรก็สามารถเกิดขึ้นได้ ผู้จัดงานจึงได้เตรียมการเพื่อรับมือกับการระบุความเสี่ยง ในงานอีเวนต์ และได้เตรียมการดูแลเหตุการณ์หากมีสิ่งใดผิดปกติ ดังนั้น ผู้จัดงานจึงซื้อ ประกันสำ�หรับงานอีเวนต์นี้เพื่อให้ครอบคลุมถึงความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ ผู้จัดงานยังได้ตั้งระเบียบการสำ�หรับผู้เข้าชมงานว่าจะต้องผ่านจุดตรวจสอบความปลอดภัย และผ่านเครื่องตรวจจับอาวุธและวัตถุโลหะที่อาจเป็นอันตราย ซึ่งถือเป็นความโชคดีที่ไม่มี เหตุการณ์หรืออุบัติเหตุใด ๆ เกิดขึ้นระหว่างการจัดงาน บทส่งท้าย

งานอี เวนต์ บ างงานสามารถสร้ า งผลกระทบอั น ยิ ่ ง ใหญ่ ต ่ อ สั ง คม นิ ท รรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” ได้ทิ้งมรดกของการเป็นหนึ่งในงานนิทรรศการที่ประณีตที่สุด ซึ่งได้จัดทำ�ขึ้นเพื่อเฉลิมพระเกียรติพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดชและ ราชวงศ์จกั รี “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” ประสบความสำ�เร็จในการสะท้อนถึงพระมหากษัตริย์ ที่ทรงทุ่มเทพระสติปัญญาและพระวรกายเพื่อช่วยเหลือและแก้ไขปัญหาความเป็นอยู่ให้กับ ประชาชนชาวไทย คุณค่าทางจิตใจที่เกิดขึ้นของผู้เข้าชมงานนิทรรศการถือเป็นอีกหนึ่งตัววัด ความสำ�เร็จของการจัดงานนี้ เนื่องจากงานอีเวนต์สาธารณะมีปัจจัยหลายประการที่ต้องนำ� มาพิจารณาและพินิจพิเคราะห์อย่างละเอียด ในส่วนของความท้าทายที่เกิดขึ้น การรักษา ความมั่นคงปลอดภัยถือเป็นเรื่องแรกที่ต้องให้ความสำ�คัญ ตามมาด้วยการจัดเตรียมทุกสิ่งทุก อย่างภายในเวลาอันจำ�กัด รวมทั้งการบริหารจัดการผู้เข้าชมก็ถือเป็นความท้าทายที่สำ�คัญ มากที่สุดของงานนิทรรศการนี้ อาจกล่าวได้ว่า ทีมงานคุณภาพและการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม นับว่าเป็นสิ่งที่ทำ�ให้การจัดนิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” สามารถก้าวข้ามความ ท้าทายและประสบความสำ�เร็จได้ตรงตามวัตถุประสงค์

คำ�ถามเพื่อการอภิปราย

1

7

หากเกิดข้อพิพาทระหว่างผู้เข้าร่วมชมงานในขณะเข้าชม ผู้จัดงานอีเวนต์ควรมี วิธีการจัดการความขัดแย้งหรือการยุติข้อพิพาทที่อาจจะเกิดขึ้นจากผู้เข้าเยี่ยมชม งานอย่างไร

8

ผู้ร่วมกิจกรรมมีความเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของวิธีการการสื่อสารระหว่าง เจ้าหน้าที่ของนิทรรศการฯอย่างไร และมีข้อเสนอแนะอย่างไรบ้างในการเพิ่ม ประสิทธิภาพการสื่อสารระหว่างเจ้าหน้าที่

2

ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าโซนใดที่สามารถออกแบบการนำ�เสนอและเชื่อมโยง ความรู้สึกของผู้เข้าชมงานได้ดีที่สุด อย่างไร

3

ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าอะไรคือสิ่งสำ�คัญที่สุดในการจัดทำ�ข้อเสนอการจัดงาน อีเวนต์สาธารณะต่อภาครัฐ

9

ทดลองเขียนรายการตรวจสอบ (Checklist) ในแต่ละวันว่าจะต้องเตรียม ความพร้อมอะไรบ้าง

4

จากกรณีศึกษานี้ งานนิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” มีขนาดพื้นที่ จัดแสดงที่ 1,000 ตารางเมตร สูง 6 เมตร และแบ่งเป็น 5 โซน ให้ผู้ร่วมกิจกรรม อภิปรายความคิดเห็นว่าควรใช้กำ�ลังคนเท่าไรในการจัดนิทรรศการนี้ และควรมี การแบ่งหน้าที่อย่างไร (ตั้งแต่เปิดแสดงนิทรรศการจนเสร็จสิ้น รวมถึงการจัดการ ตารางงานด้วย)

10

หากผู้ร่วมกิจกรรมต้องเป็นผู้รับผิดชอบและนำ�เยี่ยมชมนิทรรศการฯสำ�หรับ 2 กลุ่มคือ กลุ่มนักเรียนประถม และกลุ่มผู้สูงอายุ ระหว่างผู้เข้าชม 2 กลุ่มนี้ ผู้ร่วมกิจกรรมจะมีวิธีการจัดการที่แตกต่างกันหรือไม่ อย่างไร

11

ถ้าผู้ร่วมกิจกรรมเป็นผู้จัดงานอีเวนต์ แล้วมีความคิดเห็นหรือคอมเมนต์ออนไลน์ ด้านลบต่องานอีเวนต์นั้น ผู้ร่วมกิจกรรมจะมีขั้นตอนการจัดการและติดตาม ประเมินผลเช่นไร

12

ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าอะไรคือสิ่งที่ท้าทายสำ�หรับการใช้เทคโนโลยีเทคด้านสื่อปฏิสัมพันธ์ (Interactive technology) ในการจัดงานอีเวนต์

5

6

366

ชมงานนิทรรศการเสมือนจริงบนเว็บไซต์ที่ http://yensiraphrophraboriban. com/ หลังจากรับชมงานบนเว็บไซต์แล้ว ผู้ร่วมกิจกรรมเห็นว่าทางผู้จัดงาน สามารถนำ�เสนองานอีเวนต์ได้ตรงตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายหรือไม่ อย่างไร

EVENT 101

ถ้าผู้ร่วมกิจกรรมจะประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ที่มีลักษณะคล้ายกันกับงาน นิทรรศการ “เย็นศิระ เพราะพระบริบาล” ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าช่องทางใด เป็นช่องทางที่ดีที่สุดสำ�หรับการประชาสัมพันธ์ นิทรรศการนี้ได้รับงบประมาณทั้งหมดจากรัฐบาล ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่ามี ข้อได้เปรียบและข้อควรระวังอย่างไรที่แตกต่างจากงานอีเวนต์อื่น ๆ

2

งานสิงห์คราฟต์ ตอน ประดิษฐ์มากัน สังสรรค์ความคิด ประดิษฐ์ดินแดนในฝัน

งานสิงห์คราฟต์ (SINGHA CRAFT) ตอน ประดิษฐ์มากัน เป็นเทศกาลที่นำ�เอากลุ่มคน ที่เป็น ‘นักประดิษฐ์’ ที่มีความสนใจในเรื่องเดียวกันมาสะท้อนภาพเทรนด์ของโลกที่ กำ�ลังเกิดขึ้นในปีนั้น (พ.ศ. 2559) ซึ่งก็คือเทรนด์ YUCCIE (ยูซซี่ หรือ Young Urban Creative) ที่หมายถึงคนรุ่นใหม่ที่มีความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ และต้องการที่จะเลี้ยงชีพ ด้วยตนเองด้วยการทำ�ตามความชอบส่วนตัว ยูซซี่มีทั้งจัดตั้งวงดนตรีแนวอินดี้ เปิดร้าน ขายอาหารเคลื่อนที่ และร้านต่าง ๆ โดยใช้ความคิคสร้างสรรค์เป็นที่ตั้ง ในงานนี้คน ส่วนใหญ่อาจสนุกกับการชมดนตรีสด อีกหลายคนอาจสนุกกับการเดินชมร้านค้าไอเดีย สร้างสรรค์และร้านขายอาหาร โดยงานอีเวนต์นี้มี บริษัท มิวส์ คอร์ปอเรชั่น จำ�กัดเป็น ผู้จัดงานร่วมกับบริษัท สิงห์ คอร์เปอเรชั่น จำ�กัด ผู้เป็นสปอนเซอร์หลักของงาน ซึ่งงาน จัดขึ้นเมื่อวันที่ 30-31 มกราคม พ.ศ. 2559 ตั้งแต่เวลา 15.00 น. จนถึงเวลาเที่ยงคืน บริเวณลานหน้าแอร์พอร์ต เรล ลิงก์ สถานีมักกะสัน ที่มา

บริษัท มิวส์ คอร์ปอเรชั่น จำ�กัดเป็นบริษัทรับจัดงานอีเวนต์และงานบันเทิง ก่อตั้งขึ้น เมื่อปีพ.ศ. 2558 และได้นิยามการเป็นผู้จัดงานอีเวนต์ที่แตกต่างด้วยการมุ่งเน้นไปที่งาน บันเทิงและงานอีเวนต์ที่สร้างสรรค์โดยเฉพาะ มิวส์มาพร้อมกับไอเดียในการจัดงาน Festival เพื่อบอกเล่าเทรนด์โลกในแต่ละปีขึ้นครั้งแรกในประเทศไทย เป้าหมายหลักในการจัดงาน อีเวนต์ “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” ไม่เพียงแต่ช่วยสร้างโปรไฟล์ให้กับบริษัทในฐานะ งานโชว์เคสงานแรก แต่ยังเป็นการสร้างคอมมูนิตี้ของงานอีเวนต์ในแวดวงบันเทิง งานนี้มิวส์ มีหน้าที่เป็นผู้จัดงานและโปรโมเตอร์ที่มาพร้อมกับไอเดียที่ทำ�ให้เกิดงานนี้ขึ้นมาได้สำ�เร็จ ด้วยการสนับสนุนจาก บริษัท สิงห์ คอร์เปอร์เรชั่น จำ�กัด งาน “สิงห์คราฟต์” จึงได้จัดขึ้นเป็น ครั้งแรกเมื่อต้นปีพ.ศ. 2559

งานสิงห์คราฟต์ได้รบั แรงบันดาลใจมาจากเทรนด์ “ยูซซี”่ (YUCCIE) ซึง่ เป็นไลฟ์สไตล์ เทรนด์ที่เกิดขึ้นในปีพ.ศ. 2559 ยูซซี่ถูกนิยามขึ้นโดย David Infante นักเขียนอิสระ ชาวอเมริกัน ซึ่งหมายถึงคนรุ่นเจเนอเรชั่น Y หรือ Gen-Y ซึ่งเป็นคนเมืองรุ่นใหม่ที่มี ความคิดสร้างสรรค์ มีการศึกษาดี และอาศัยอยู่ในเมืองใหญ่ มีวิสัยทัศน์ในการสร้างงานศิลปะ ไปพร้อม ๆ กับการสร้างเงินทุน เพื่อเป็นการแปลความหมายของเทรนด์ “ยูซซี่” ซึ่งเป็น Concept หลั ก ของงาน มิว ส์จ ึงใช้แท็กไลน์ (tagline) ที่มาจากการผสมผสานคำ�ว่า “นักประดิษฐ์” และ “ประติมากรรม” กลายเป็นคำ�ว่า “ประดิษฐ์มากัน” ซึ่งหมายถึงการนำ� 368

EVENT 101

ผู้คนที่มีความคิดสร้างสรรค์มาสร้างพื้นที่ในฝัน เพื่อให้เกิดคอมมูนิตี้ของนักประดิษฐ์และเกิด การปฏิสัมพันธ์ขึ้น แบ่งปัน และแลกเปลี่ยนไอเดีย ด้วยแนวคิดนี้ทำ�ให้เป้าหมายหลักของผู้ที่ มาร่วมงานคือกลุ่มคน Gen-Y ซึ่งมิวส์ได้ตั้งเป้าไว้ว่าจะมีผู้มาร่วมงานประมาณ 5,000 คน

เนื่องจากจุดประสงค์หลักของงานนี้คือการสร้างสรรค์งานอีเวนต์ซึ่งเป็นโชว์เคส ของมิวส์ (บริษัทน้องใหม่ที่เริ่มเปิดตัว) ดังนั้น การสนับสนุนทางด้านการเงินจึงกลายเป็นส่วน ที่มีความสำ�คัญมากที่จะทำ�ให้งานนี้เกิดขึ้นได้ มิวส์จึงได้เสนอโปรเจคต์นี้กับหลายบริษัท และ ในที่สุดก็ได้รับการสนับสนุนจาก 2 สปอนเซอร์หลัก คือ สิงห์ และพานาโซนิค ซึ่ง “สิงห์” ก็ได้ กลายเป็นชื่อของงาน โดยการลงทุนของบริษัท สิงห์ คอร์เปอร์เรชั่น จำ�กัด ในงานนี้ก็เพื่อปรับ ภาพลักษณ์ของแบรนด์ให้ดูเด็กลง เพื่อให้สามารถเข้าถึงกลุ่มคนรุ่นใหม่ได้​้ ส่วน บริษัท พานา โซนิค ซิว เซลส์ (ประเทศไทย) ก็เป็นอีกหนึ่งสปอนเซอร์หลักผู้ให้การสนับสนุนทางด้านการ เงิน โดยมีเป้าหมายเพื่อสร้างการรับรู้ที่มีต่อกล้องดิจิทัลพานาโซนิค Lumix เพื่อกระตุ้นยอด ขายและเพื่อเป็นการสร้างกิจกรรมให้แก่ลูกค้าที่ใช้กล้องดิจิทัลของพานาโซนิคด้วย พันธกิจและวิสัยทัศน์ (Mission and Vision)

ทุ ก คนสามารถเป็ น นั ก ประดิ ษ ฐ์ ด้ ว ยการสร้ า งสถานที่ ซึ่ ง นำ � พาผู้ ค นที่ มี ค วามคิ ด สร้างสรรค์และความสนใจในเรื่องคล้าย ๆ กันให้มาอยู่ด้วยกัน เพื่อให้พวกเขาได้สนุกสนาน ไปกับบรรยากาศ และเพื่อเป็นการเฉลิมฉลองความหลงใหลที่มีในเรื่องเดียวกัน

เรื่องราวของงานอีเวนต์

เริ่มแรกมิวส์ได้เกิดแนวความคิดเกี่ยวกับการจัดงานอีเวนต์ในเดือนตุลาคม ปี พ.ศ.

2558 (งานอีเวนต์นี้ใช้เวลาประมาณ 4 เดือนในการเตรียมงานและดำ�เนินการ) สำ�หรับการ กำ�หนดวันที่จัดงาน มิวส์ได้นำ�ปัจจัยหลาย ๆ ประการเพื่อนำ�มาประกอบการตัดสินใจ สภาพ อากาศก็เป็นหนึ่งในปัจจัยหลัก เนื่องจากงานนี้เป็นงานอีเวนต์ที่จัดกลางแจ้ง ดังนั้นทางมิวส์ จึงเลือกช่วงเวลาที่หลีกเลี่ยงฝนและอากาศที่ร้อนอบอ้าว ส่งผลให้ฤดูหนาวกลายเป็นตัวเลือก ที่ดี แต่ก็เป็นช่วงที่ตรงกับการจัดงานเทศกาลหลาย ๆ งาน มิวส์จึงต้องตรวจสอบตารางงาน และหลีกเลี่ยงไม่ให้จัดงานในช่วงเดียวกับงานอื่น และเนื่องจาก Concept ของงานอีเวนต์นี้ เป็นการบอกเล่าถึงเทรนด์ใหม่ ทีมงานจึงเห็นตรงกันว่าควรจัดงานขึ้นในช่วงต้นปี นอกจากนี้ ที่สำ�คัญคือ วันที่ 2 กุมภาพันธ์ยังเป็นวันนักประดิษฐ์แห่งชาติ ด้วยปัจจัยหลายอย่างที่มา ประกอบกัน ในที่สุด ทีมงานจึงสรุปวันจัดงาน “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” เป็นวันเสาร์ และวันอาทิตย์ที่ 30-31 มกราคม พ.ศ. 2559 ส่วนสถานที่จัดงานก็เลือกจัดบริเวณลานหน้า แอร์พอร์ต เรล ลิงก์ สถานีมักกะสัน เนื่องด้วยปัจจัยของความสะดวกในการเดินทาง ขนาด ของพื้นที่ซึ่งมีความกว้างใหญ่ราว ๆ 2 สนามฟุตบอลและสนามหญ้าสีเขียว ซึ่งตรงกับ Concept ของงานอีเวนต์ครั้งนี้ พิกัดสถานที่ก็ตั้งอยู่ตรงใจกลางเมือง ผู้เข้าชมงานจึงสามารถ เดินทางมาด้วยรถไฟฟ้า แอร์พอร์ต เรล ลิงก์ รถไฟฟ้าใต้ดิน หรือรถยนต์ส่วนตัว ซึ่งสถานี มักกะสันมีที่จอดรถรองรับด้วย ปัจจัยเหล่านี้ส่งผลให้สถานที่ดังกล่าวเป็นสถานที่จัดงานที่ ตรงเป้าประสงค์ได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ประสบการณ์หลักของงานอีเวนต์นี้เพื่อให้ผู้ร่วมงานเกิด “ความรู้สึกสนุก” “ความคิด สร้างสรรค์” “ความเพลิดเพลิน” “การแบ่งปันช่วงเวลา” “ความหลงใหล” และ “การชื่นชม ศิลปะ” เพื่อสร้างบรรยากาศและประสบการณ์ดังกล่าวให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน มิวส์จึงจัดกิจกรรม ที่หลากหลายประกอบด้วยการแสดงดนตรีสดของวงดนตรี 20 วง ร้านค้าและร้านอาหารรวม กว่า 70 ร้าน รวมทั้งร้านค้าที่รับผลิตสินค้าตามสั่ง โดยงานอีเวนต์นี้แบ่งกิจกรรมที่แตกต่าง หลากหลายออกได้เป็น 9 โซน ดังนี้ โซน 1 “เวทีแฮชแท็ก” คือ เวทีการแสดงดนตรีจากศิลปินชั้นนำ�สุดแนว โซน 2 “โอล์ด-สะ-คูล บาร์” คือ บูธของเบียร์สิงห์ ที่นำ�รถบรรทุกเบียร์สิงห์มาเปิดขาย และ ดัดแปลงลานหลังรถบรรทุกให้เป็นที่นั่งจิบเบียร์ในบรรยากาศสบาย ๆ นั่งได้เพลิน ๆ โซน 3 “สิงห์สำ�อางค์” คือ พื้นที่สำ�หรับกิจกรรมแต่งหล่อเสริมสวย เช่น มินิซาลอนที่ ให้บริการตัดผมในราคาเพียง 100 บาท โดยหนุ่มคลีโอ “อ๋อง ภวิศ” จากร้าน Saloon of Salon และร้านตัดกางเกงยีนส์สุดเท่ Selvedgework โซน 4 “ตากอากาศ” คือ มุมถ่ายรูปของบูธกล้องพานาโซนิคที่มีช่างภาพมืออาชีพสุดแนว มาถ่ายภาพผู้ที่มาร่วมงานและบรรยากาศภายในงาน ซึ่งรูปของผู้เข้าร่วมงานจะถูกอัพขึ้นเพจ Lumixfriend 370

EVENT 101

โซน 5 “สิงห์ประดิษฐ์” คือ โซนขายของประดิษฐ์ที่หลากหลายตั้งแต่สินค้าแฟชั่น เฟอร์นิเจอร์ สบู่ น้ำ�หอม ไปจนถึงชุดชั้นใน โซน 6 “ไวนิล แวน” คือ โซนรถตู้ที่มีแผ่นเสียงหายากมาขาย โซน 7 “คาเฟ่-เดิน-มา” คือ โซนขายกาแฟซึ่งมีพื้นที่ให้นั่งอ่านหนังสือได้ชิล ๆ โซน 8 “สิงห์ Selected” คือ พื้นที่ขายอาหารและเครื่องดื่มจากร้านดังทั่วกรุงเทพฯ โซน 9 “The Feast” คือ เป็นโรงนาจำ�ลองที่แบ่งออกเป็นโซนขายอาหารกับเบียร์ และมี เวิร์คช็อปสอนการทำ�อาหารจากเซเลบคนดัง

ศิลปินที่ถูกเลือกให้มาแสดงในงานครั้งนี้เป็นวงดนตรีอินดี้ เช่น Polycat, The Richman Toy, The 38 years ago, พราว และทีโบน และยังมีวงดนตรีซึ่งเป็นวงของ เด็กนักเรียนอีกจำ�นวน 6 วง ซึ่งหลักในการคัดเลือกวงดนตรีที่มาแสดงในงานผู้จัดงานไม่ได้ พิจารณาที่ชื่อเสียงความโด่งดัง แต่เป็นการเลือกจากแนวเพลงว่ามีความเข้ากันได้กับ Concept ของงานและสามารถสร้างความประทับใจให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน นอกจากนี้ เมื่อถึง ขั้นตอนการคัดเลือกร้านอาหารและร้านค้าที่จะมาออกร้านขายของในงาน มิวส์พยายาม เลือกไม่ให้มีแนวสินค้าที่ซ้ำ�กัน เพื่อให้มีความหลากหลายของอาหารและสินค้าได้มากที่สุด เท่าที่จะทำ�ได้ โดยเฉพาะอะไรที่ “ไม่สามารถพบเห็นได้บ่อย ๆ” ได้ถูกนำ�มาเป็นปัจจัยสำ�คัญ ในการพิจารณาเลือกวงดนตรีที่มาแสดงและร้านค้าที่มาเปิดขาย เพื่อทำ�ให้อีเวนต์นี้สร้าง ประสบการณ์ที่แตกต่างจากงานอีเวนต์อื่น ๆ 372

EVENT 101

สภาพแวดล้อมของงานก็ถูกออกแบบภายใต้ Concept ของคำ�ว่า “คราฟต์” (Craft) ดังนั้น มิวส์จึงใช้วัสดุที่ใช้แล้วนำ�มาทำ�เป็นโครงสร้างหลักของงานอีเวนต์นี้ ซึ่งไม่เพียงแต่ ประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ยังเป็นการแสดงความคิดสร้างสรรค์จากการเปลี่ยนสิ่งของที่ไม่เป็นที่ ต้องการแล้วให้กลายเป็นชิ้นงานศิลปะ เช่น การนำ�แผ่นสังกะสีเก่า ไม้เก่า บานประตูเก่าถูก นำ�มาทาสีใหม่ และใช้เป็นสิ่งก่อสร้างแทนที่รั้วเหล็กซึ่งกั้นอาณาเขตของพื้นที่การจัดงาน ส่วน ที่นั่งก็นำ�ตอไม้มาใช้แทนเก้าอี้ การดำ�เนินงาน (Operation)

หลังจากตัดสินใจได้แล้วว่าจะจัดงานอีเวนต์ที่ไหน ผู้จัดงานก็เริ่มทำ�สัญญากับผู้ให้เช่า สถานที่จัดงาน ในสัญญาจะระบุถึงค่าใช้จ่ายที่เป็นค่าเช่าสถานที่ สิ่งอำ�นวยความสะดวกต่าง ๆ และสาธารณูปโภค ระยะเวลาในการเตรียมงาน ระยะเวลาของการจัดงาน เวลาสิ้นสุดของ งาน รวมถึงการเคลียร์และคืนพื้นที่ ข้อตกลงนั้นยังรวมถึงการให้บริการต่าง ๆ ซึ่งเจ้าของ สถานที่จะอำ�นวยความสะดวกให้ เช่น การจัดการขยะ การรักษาความปลอดภัย ซึ่งเป็นการ ระบุถึงระดับของการให้บริการอีกด้วย การอนุญาตให้ขายเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ก็ถือเป็น เรื่องสำ�คัญที่มิวส์ต้องบันทึกลงไปในรายการที่ต้องทำ�สำ�หรับงานอีเวนต์นี้ และจะต้องทำ�ให้ เสร็จสิ้นก่อนวันงาน เรื่องของเสียงรบกวนเองก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ต้องระวัง เนื่องจากจะมี การแสดงดนตรีสดมิวส์จึงต้องติดต่อไปยังชุมชมที่อยู่ในละแวกใกล้เคียงกับบริเวณที่จัดงาน เพื่อแจ้งให้ทราบถึงงานอีเวนต์ที่กำ�ลังจะเกิดขึ้น และในขณะที่ผู้จัดงานอีเวนต์หลายบริษัทใน เมืองไทยไม่ได้ให้ความสำ�คัญกับการทำ�ประกัน แต่มิวส์ตัดสินใจซื้อประกันในกรณีที่หากเกิด เหตุการณ์ฉุกเฉินกับผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากแสง เสียง และสิ่งก่อสร้างภายใน บริเวณงาน การตลาดและการประชาสัมพันธ์ (Marketing and PR)

หลังจากได้ข้อสรุปเกี่ยวกับเนื้อหาของงานอีเวนต์ มิวส์ก็ได้เตรียมเนื้อหาและสื่อ ของแผนการโฆษณางานอีเวนต์ เพื่อใช้ในการประชาสัมพันธ์เสร็จเรียบร้อยตั้งแต่ต้นเดือน พฤศจิกายน เพื่อมีเวลาในการประชาสัมพันธ์ก่อนถึงวันงานในเดือนมกราคมล่วงหน้านาน ถึง 3 เดือน เนื้อหาที่เป็นไฮไลต์ของงานอีเวนต์และวันที่เริ่มการประชาสัมพันธ์ถูกกำ�หนด และเตรียมการไว้อย่างเรียบร้อย เพจ Facebook และ Instagram ของงานสิงห์คราฟต์ถูก นำ�มาใช้ในการประชาสัมพันธ์เป็นลำ�ดับแรก ช่องทางออนไลน์อย่างเว็บฟังใจ (www.fungjai. com) รายการวิทยุ SEED FM และรายการโทรทัศน์ “Googo” เป็นอีกช่องทางหนึ่งในการ ประชาสัมพันธ์งาน สื่อที่เลือกนำ�มาใช้ในการประชาสัมพันธ์ก็เลือกให้ตรงตามกลุ่มเป้าหมาย ที่เป็นผู้ร่วมงาน นอกจากนี้ มิวส์ยังได้จัดกิจกรรมเพื่อประชาสัมพันธ์งานอย่างการจัดโรดโชว์ (Road show) และการตั้งบูธที่ตลาดนัดจตุจักรกรีน (JJ Green) รวมถึงการไปประชาสัมพันธ์ 374

EVENT 101

ตามมหาวิทยาลัย เพื่อเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายหลัก แต่ปรากฏว่าการจัดโรดโชว์ไม่ได้ผลตอบรับ ที่ดีเท่าที่คาดหวังไว้ในการประชาสัมพันธ์ บัตรเข้าร่วมงาน (Ticketing)

การขายบัตรเข้างานเริ่มขายตั้งแต่ครึ่งเดือนแรกของเดือนพฤศจิกายน เนื่องจากกลุ่ม เป้าหมายเป็นวัยรุ่น ราคาบัตรเข้างานจึงถูกตั้งในราคาที่ไม่สูงนัก ราคาของบัตรอยู่ที่วันละ 300 บาท และ 500 บาทสำ�หรับการเข้างาน 2 วัน ทั้งยังมีบัตรราคาพิเศษสำ�หรับผู้ที่ซื้อบัตร ล่วงหน้า เพื่อเป็นการกระตุ้นยอดขายบัตร โดยผู้เข้างานสามารถซื้อได้ในราคาเพียง 200 บาท แต่เนื่องจากการลดราคาเช่นนี้ ไม่ได้ทำ�ให้รู้สึกว่าบัตรถูกลงมากนัก เทียบกับการที่ต้อง แลกกับความเสี่ยงของการซื้อบัตรล่วงหน้าเป็นเวลานาน ผู้ร่วมงานจึงไม่สนใจที่จะซื้อ และ แผนการประชาสัมพันธ์นี้จึงไม่ประสบผลสำ�เร็จเท่าที่ควร

ส่วนช่องทางการจำ�หน่ายบัตร มิวส์เลือกใช้ All Ticket By Counter Service เป็น ช่องทางหลักในการจำ�หน่ายบัตร เพื่อให้ผู้ร่วมงานสามารถซื้อบัตรได้จากเคาน์เตอร์เซอร์วิส หรือร้าน 7-11 สาขาใดก็ได้ ซึ่งเป็นช่องทางที่สะดวกและง่ายสำ�หรับกลุ่มเป้าหมายของงาน ครั้งนี้ หลังจากที่ซื้อบัตรเรียบร้อยแล้ว ผู้ร่วมงานจะต้องเก็บใบเสร็จไว้เพื่อนำ�ไปแลกเป็น สายรัดข้อมือก่อนเข้าไปในสถานที่จัดงาน และอีกช่องทางหนึ่งที่ผู้ร่วมงานสามารถซื้อบัตรได้ ก็คือบริเวณด้านหน้าของสถานที่จัดงาน ในวันที่มีการจัดงานอีเวนต์ นอกจากนี้ เนื่องจากการ จัดงานอีเวนต์รูปแบบนี้ไม่ได้กำ�หนดที่นั่งตายตัว ดังนั้น คนจำ�นวนมากจึงเลือกซื้อบัตรเข้างาน ที่บริเวณหน้าทางเข้างาน เพราะเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการซื้อบัตร

มิวส์ได้ติดต่อประสานงานกับหลายองค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะดำ�เนินไปด้วยดี ในวันจัดงานอีเวนต์ เมื่อเริ่มออกแบบเลย์เอาท์ (Layout) ของงานก็มีการวางแผนงานด้าน

โลจิสติกส์ไปด้วย ทางเข้าหลักถูกออกแบบให้อยู่ด้านข้างของบริเวณที่จัดงาน เพื่อความ สะดวกสำ�หรับทั้งผู้ที่เดินทางมาด้วยรถยนต์ รถไฟฟ้าใต้ดิน รวมถึงรถไฟฟ้า แอร์พอร์ต เรล ลิงก์ นอกจากนี้ ผู้จัดงานยังได้จัดทีมงานและเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยไว้ ณ บริเวณด้านหน้า ทางเข้า เพื่ออำ�นวยความสะดวกให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน โดยโต๊ะประชาสัมพันธ์ถูกออกแบบให้ ตั้งอยู่ในบริเวณทางเข้าหลัก เพื่อให้ผู้ร่วมงานสามารถมองเห็นง่ายได้ และเพื่อเป็นจุดที่ผู้ ร่วมงานสามารถรับข้อมูลข่าวสารของงาน รวมถึงสามารถให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้จัดงานได้ อย่างสะดวกสบาย เมื่อเกิดปัญหาขึ้น

ส่วนทางเข้าอีกทางหนึ่งถูกออกแบบให้เป็นทางเข้าสำ�หรับศิลปิน เพื่อให้สามารถ เข้าออกได้โดยไม่ต้องเบียดเสียดกับกลุ่มคนที่มาร่วมงาน นอกจากนี้มิวส์ยังออกแบบทางออก ฉุกเฉินไว้หลาย ๆ ทางในกรณีที่เกิดเหตุสุดวิสัย และยังได้กำ�หนดให้มีเจ้าหน้าที่รักษาความ ปลอดภัยยืนตรวจตราบริเวณทางเข้าออกของศิลปินและบริเวณทางออกฉุกเฉิน เพื่อเพิ่ม ความมัน่ ใจในการป้องกันและรักษาความปลอดภัยของทัง้ ศิลปินและผูเ้ ข้าร่วมงาน นอกจากนี้ ผู้จัดงานจะต้องแจ้งเรื่องการจัดงานต่อทางสถานีตำ�รวจ เพื่อขอความร่วมมือในการอำ�นวย ความสะดวกเกี่ยวกับการจราจรในวันจัดงาน เนื่องจากอาจมีผู้เข้าร่วมงานจำ�นวนมากใน วันนั้น และเมื่อรายละเอียดต่าง ๆ ของงานได้ข้อสรุปเป็นที่เรียบร้อย ก็มีการสร้างและจัดทำ� องค์ประกอบต่าง ๆ ที่ใช้ในงานล่วงหน้าประมาณ 1 เดือนก่อนวันจัดงาน ณ สถานที่จัดงาน (On-site)

บริเวณโซนและบูธต่าง ๆ ถูกจัดวางและเตรียมพร้อมในคืนก่อนวันงานอีเวนต์ (คืน วันศุกร์ที่ 29 มกราคม พ.ศ. 2558) นักดนตรีเริ่มทยอยมาซ้อมและตรวจเช็คระบบเสียงใน ตอนเช้าของวันจัดงาน (วันเสาร์) โดยก่อนที่งานจะเริ่มขึ้น ผู้จัดการงานอีเวนต์ได้เรียกทีมงาน มาประชุมเพื่อให้มั่นใจว่ามีความเข้าใจที่ตรงกันในด้านข้อมูลสำ�คัญต่าง ๆ จากนั้นทีมงาน 376

EVENT 101

ของมิวส์จะกระจายไปประจำ�การเป็นหัวหน้าอยู่ตามโซนต่าง ๆ เพื่อคอยดูแลภาพรวม ระหว่างที่มีการจัดงาน ซึ่งทำ�ให้การสื่อสารเป็นเรื่องที่ทำ�ได้ง่ายขึ้น และมีการจ้างทีมงาน พาร์ทไทม์มาช่วยในเรื่องการประสานงานในส่วนของด้านหน้าและหลังของเวทีการแสดง โดยทีมงานเหล่านี้จะรับผิดชอบในการรับคำ�สั่งและรายงานตรงต่อเจ้าหน้าที่ของมิวส์ซึ่งเป็น ผู้ดูแลอยู่ในแต่ละโซน ทีมงานด้านหน้าจะคอยดูแลในโซนนั้น ๆ ส่วนทีมงานหลังเวทีจะคอย ดูแลทุกองค์ประกอบของเวทีตั้งแต่ดูแลคิวการแสดง แสง และเสียง นอกจากนี้ ยังมีการว่าจ้าง เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย เพื่อมาดูแลรักษาความปลอดภัยให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน ทุกสิ่งทุก อย่างถูกวางแผนไว้ว่าจะต้องเสร็จเรียบร้อยก่อนเวลา 15.00 น ทีมงานและเจ้าหน้าที่ทุกคน จะต้องประจำ�การอยู่ในจุดที่ตนเองรับผิดชอบ จากนั้นประตูจะเริ่มเปิดในเวลา 16.00 น.

เมื่อผู้ร่วมงานคนแรกเดินทางมาถึง ส่วนใหญ่พวกเขาจะตรงไปยังจุดจำ�หน่าย บัตรเข้างาน ทีมงานจะทำ�การตรวจสอบบัตรประชาชน เพื่อตรวจสอบว่ามีอายุอยู่ใน เกณฑ์ที่สามารถดื่มของมึนเมาได้หรือไม่ สำ�หรับผู้เข้าร่วมงานที่มีอายุมากกว่า 20 ปีขึ้นไป จะสามารถนำ�บัตรไปแลกเป็นสายรัดข้อมือ เพื่อเป็นสัญลักษณ์ว่าสามารถซื้อเครื่องดื่ม แอลกอฮอล์ในงานอีเวนต์ได้ และเมื่อผู้ร่วมงานได้ผ่านประตูทางเข้าเพื่อเข้าไปในบริเวณที่ จัดงาน ก็จะมองเห็นบูธของสิงห์และบูธของพานาโซนิคเป็นอันดับแรก

ส่วนเวทีการแสดงถูกตั้งอยู่ทางด้านซ้ายของสถานที่จัดงาน เนื่องจากบริเวณด้าน ขวามือมีความไม่เหมาะสม เนื่องจากอยู่ติดกับถนนใหญ่ซึ่งมีเสียงรบกวนค่อนข้างดัง ในส่วน ของอาหารและเครื่องดื่มถูกจัดให้อยู่ในส่วนของด้านหลังของสถานที่จัดงาน เนื่องจากมีความ เป็นไปได้สูงว่าคนจะยอมเดินลึกเข้ามายังโซนนี้ ในขณะที่ร้านขายสินค้าจะอยู่บริเวณ ตรงกลาง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานสามารถเดินผ่านได้จากทั้งบริเวณด้านหน้าและด้านหลัง

การสื่ อ สารภายในงานระหว่ า งที ม งานด้ า นหน้ า และหลั ง เวที จ ะใช้ วิ ท ยุ สื่ อ สาร (Walkie-talkies) โดยผู้จัดการโปรเจกต์จากมิวส์จะเป็นศูนย์กลางของการติดต่อสื่อสาร ซึ่ง มีหน้าที่รับผิดชอบในการรับฟังและประสานงานกับทีมงานทุกฝ่าย ทีมงานด้านหน้าจะดูแล ในส่วนของโซนที่ตัวเองรับผิดชอบและรายงานปัญหากับหัวหน้าทีมงาน จากนั้นหัวหน้าทีม งานก็จะรายงานต่อไปยังผู้จัดการโปรเจกต์ ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งที่สุดคือส่วนของโซนที่ 5 สิงห์ประดิษฐ์ (ร้านค้าขายของ) และโซนที่ 8 สิงห์ Selected (ขายอาหารและเครื่องดื่ม) โดย ทีมงานที่ดูแลร้านค้ารายงานว่าบูธขายเครื่องดื่มมักต้องการน้ำ�แข็งเพิ่ม เพราะน้ำ�แข็งหมด นอกจากนั้น ไม่มีรายงานถึงปัญหาสำ�คัญใด ๆ ซึ่งนับว่าเป็นความโชคดีของผู้จัดงาน

สำ�หรับการเก็บภาพบรรยากาศที่เกิดขึ้นภายในงาน มิวส์ได้จ้างทีมงานจากบริษัทอื่น มารับหน้าที่นี้โดยเฉพาะ เพื่อถ่ายภาพและและบันทึกวีดีโอ อย่างไรก็ตาม มิวส์จะทำ�หน้าที่ เป็นผู้ตัดต่อวีดีโอเองเพื่อจัดทำ�เป็นอาฟเตอร์มูฟวี่ (After movie) เมื่องานเสร็จสิ้นลงจะ คัดเลือกรูปภาพและวีดีโอบางส่วนไปใช้ในการประชาสัมพันธ์ผ่านช่องทางออนไลน์ เพื่อเป็น การประมวลภาพของงานอีเวนต์ และเป็นการเตรียมนำ�เสนอเรื่องราวต่อไปยังงานอีเวนต์ ในครั้งหน้าด้วย

หลังจากงานสิ้นสุดลง การเคลียร์พื้นที่ของ “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” จะเริ่มขึ้น ในคืนวันสุดท้ายของงาน (วันอาทิตย์ 31 มกราคม พ.ศ. 2558) และต้องเคลียร์ให้เสร็จภายใน วันรุ่งขึ้น (วันจันทร์ 1 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2558) เวลาเที่ยงตรง ทีมงานที่มาเคลียร์พื้นที่มาจาก บริษัทที่เป็นผู้รับติดตั้งสิ่งก่อสร้างภายในงาน ซึ่งมิวส์ได้จัดทำ�รายการสิ่งของต่าง ๆ เพื่อใช้ สื่อสารกับทีมงานที่มาเคลียร์พื้นที่ว่ามีสิ่งของชิ้นใดที่สามารถกำ�จัดทิ้ง ส่งคืน หรือต้องการ เก็บไว้ เนื่องจากบางส่วนสามารถนำ�ไปใช้สำ�หรับงานอีเวนต์ในอนาคตได้ เช่น ดอกไม้แห้ง (ซึ่งมีราคาสูงมากประมาณ 100,000 บาท) เก้าอี้และโต๊ะ ดังนั้น การสื่อสารเพื่อให้เกิดความ เข้าใจที่ตรงกันจึงถือเป็นสิ่งที่สำ�คัญมาก เพราะเมื่องานอีเวนต์สิ้นสุดลงลงแล้ว ทีมงานทุกคน ต่างก็ต้องการกลับบ้านให้เร็วที่สุด และก็ปรากฏว่ามีทีมงานบางคนได้รับการสื่อสารที่ไม่ ชัดเจน ทำ�ให้ดอกไม้แห้งบางส่วนได้รับความเสียหาย

ไม่กี่วันหลังจากงานสิ้นสุดลงได้มีการประเมินผลการจัดงานอีเวนต์ครั้งนี้จากทั้ง ภายนอกและภายในบริษัท ข้อเสนอแนะที่ได้รับจากผู้ที่เกี่ยวข้องบางส่วนถูกนำ�มาใช้ในการ ประเมินความสำ�เร็จของงาน “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” และผลสรุปของข้อเสนอแนะที่มี ต่องานอีเวนต์ในครั้งนี้ซึ่งมาจากหลากหลายช่องทางพบว่า 90 เปอร์เซ็นต์เป็นเสียงตอบรับใน ด้านบวก ซึ่งมิวส์ไม่เพียงแต่ใช้ข้อเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมงานผ่านทางการโพสต์และคอมเมนต์ ในเฟซบุ๊กเท่านั้น แต่ยังนำ�ข้อเสนอแนะจากทีมงานมาร่วมประเมินด้วย ข้อมูลหนึ่งที่ได้รับ จากการรวบรวบข้อเสนอแนะมาจากการสังเกตของทีมงานระหว่างปฏิบัติงาน เช่น ปฏิกิริยา ของผู้ร่วมงานที่มีต่อบรรยากาศภายในงาน และการรายงานปัญหาที่เกิดขึ้นบริเวณโต๊ะ ประชาสัมพันธ์ นอกจากนั้น มิวส์ยังได้รับข้อเสนอแนะจากผู้สนับสนุนว่าพวกเขาประสบ ความสำ�เร็จในการบรรลุเป้าหมายในการให้ความสนับสนุนงานอีเวนต์ในครั้งนี้ ยิ่งไปกว่านั้น ศิลปิน นักแสดง และผู้ขายจากร้านค้าต่างก็ให้ข้อเสนอแนะที่ดีเกี่ยวกับความพึงพอใจใน บรรยากาศของงาน รวมถึงรายได้ของพวกเขาจากการออกร้านในครั้งนี้ ส่วนผลลัพธ์ทางด้าน การเงินสำ�หรับเจ้าของงานอีเวนต์อย่างมิวส์ยังไม่เป็นที่น่าพอใจนัก แต่เนื่องจากในงานอีเวนต์ นี้มิวส์ไม่ได้ใช้ผลลัพธ์ทางด้านการเงินมาเป็นตัววัดความสำ�เร็จของงาน เพราะทางทีมงาน มองว่างานอีเวนต์ครั้งนี้เป็นการสร้างพอร์ตโฟลิโอให้กับตัวเองมากกว่าการสร้างผลกำ�ไรที่ เป็นตัวเงิน ความท้าทาย

งานอีเวนต์ครั้งแรก

เนื ่ อ งจากงาน “สิงห์คราฟต์ ประดิษ ฐ์ม ากัน” เป็นงานอีเวนต์ร ูปแบบใหม่ใน ประเทศไทย จึงต้องใช้เวลาเพื่อสร้างความเข้าใจในแนวคิดของงานอีเวนต์ประเภทนี้ให้แก่ ผู้คน 378

EVENT 101

สภาพอากาศ

สภาพอากาศถือเป็นความท้าทายอีกประการหนึ่งของการจัดงานสิงห์คราฟต์ครั้งนี้ เนื่องจากเป็นปัจจัยที่ไม่สามารถควบคุมได้ และกิจกรรมในงานก็เป็นกิจกรรมที่จัดกลางแจ้ง อย่างไรก็ตาม ผู้จัดงานได้เตรียมแผ่นพลาสติกสำ�หรับกันฝนไว้ให้ร้านค้าและผู้ขาย แต่หากว่า ฝนตกการแสดงดนตรีบางส่วนอาจต้องยกเลิกหรือหยุดการแสดง

การโฆษณาเพื่อเข้าถึงผู้ร่วมงานที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย

เนื่องจากสปอนเซอร์ของงานคือ บริษัท สิงห์ คอร์เปอร์เรชั่น จำ�กัด เป็นบริษัทผู้ ผลิตเบียร์ ซึ่งชื่อแบรนด์ได้ถูกใช้เป็นชื่อของงานด้วย จึงเป็นเรื่องยากที่จะได้รับอนุญาตให้มี การประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์ในมหาวิทยาลัย ดังนั้น เมื่อมีการประชาสัมพันธ์ในสถานศึกษา ผู้จัดงานจึงต้องตัดโลโก้ของบริษัท สิงห์ คอร์เปอร์เรชั่น จำ�กัด ออกให้เหลือเพียงแท็กไลน์ (Tagline) ของงาน “ประดิษฐ์มากัน” นอกจากนั้น สถานีโทรทัศน์บางช่องก็มีข้อกำ�หนดที่ คำ�บางคำ�หรือชื่อบางชื่อไม่สามารถนำ�เสนอเพื่อออกอากาศได้ ดังนั้น เนื้อหาของงานอีเวนต์ บางอย่างจึงถูกเซ็นเซอร์ไปโดยปริยาย

ความสำ�เร็จทางการเงินของการจัดงานอีเวนต์

เนื่องจากเป็นงานอีเวนต์ขนาดใหญ่งานแรกของ บริษัท มิวส์ คอร์ปอร์เรชั่น จำ�กัด และวัตถุประสงค์หลักคือการสร้างอีเวนต์โชว์เคส ดังนั้น มิวส์จึงไม่ได้มุ่งเป้าหมายไปที่การ สร้างกำ�ไร อย่างไรก็ตาม ผู้จัดงานก็คงไม่ต้องการให้เกิดการขาดทุน การจัดงานอีเวนต์ครั้งนี้ จึงเปรียบเสมือนกับงานที่ได้ทดลองและเรียนรู้ ซึ่งไม่เหมือนกับผู้จัดงานอีเวนต์บริษัทอื่นที่ ได้รับการสนับสนุนทางการเงินทั้งหมดมาจากลูกค้า (ผู้ว่าจ้าง) การสนับสนุนทางด้านการเงิน ของงานอีเวนต์นี้ได้มาจากผู้สนับสนุน และการขายบัตรเข้างานซึ่งไม่ครอบคลุมค่าใช้จ่าย ทั้งหมดที่เกิดขึ้น

บทส่งท้าย

งาน “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” ถือเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างโปรไฟล์ของมิวส์ ซึ่งเป็นบริษัทน้องใหม่ที่รับจัดงานอีเวนต์ในแวดวงบันเทิง งานอีเวนต์นี้ถือว่าประสบความ สำ�เร็จสำ�หรับการเริ่มต้นเป็นครั้งแรกในแง่ของบรรยากาศงานและประสบการณ์ใหม่ ๆ ที่ผู้ จัดงานต้องการจะสื่อสาร ด้วยแง่มุมที่รวมกันในอีเวนต์นี้ งาน “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” ถือว่ามีความลงตัวและมีความสดใสทีเดียว นอกจากนี้ “สิงห์คราฟต์” ยังถูกแพลนให้เป็นงาน อีเวนต์ประจำ�ปี เพื่อบอกเล่าเทรนด์ของโลกในแต่ละปีด้วย

คำ�ถามเพื่อการอภิปราย

จำ�นวนของผู้เข้าร่วมงาน

ก่อนวันงานยอดขายบัตรล่วงหน้า สามารถขาย ได้ไม่ถึงครึ่งหนึ่งของจำ�นวนบัตรทั้งหมดที่มิวส์ตั้งเป้า เอาไว้ แต่ถึงอย่างนั้นพวกเขาก็นำ�กลยุทธ์ต่าง ๆ มาใช้ ในการขายบัตร มิวส์พยายามขายบัตรในหลาย ๆ ช่อง ทางแต่ก็ไม่ได้รับผลตอบรับที่ดีนัก เช่น การจัดกิจกรรม โรดโชว์ (roadshow) เป็นต้น สาเหตุอาจเนื่องมาจาก ที่ราคาบัตรที่ขายล่วงหน้ากับราคาบัตรที่ขายด้านหน้า งานถู ก ตั้ ง ไว้ ไ ม่ ต่ า งกั น มากเท่ า ที่ จ ะกระตุ้ น ให้ ผู้ ส นใจ ตัดสินใจซื้อบัตรล่วงหน้าได้ และนี่เป็นครั้งแรกของการ จัดงานด้านนี้ของ MUSE ทางผู้จัดงานจึงยังไม่มีแนวคิด และแนวทางในการทำ � การตลาดส่ ง เสริ ม การขายใน รูปแบบอื่น ๆ ที่จะทำ�ให้ขายบัตรในช่วงก่อนงานเพื่อ เป็นการรับประกันรายได้และจำ�นวนของผู้เข้าร่วมงาน ได้ ดังนั้น การสร้างความมั่นใจว่าจะมีคนจำ�นวนมากพอ มาร่ ว มงานในวั น จั ด งานจึ ง ถื อ ว่ า เป็ น หนึ่ ง ในความ ท้าทายที่ยากที่สุด 380

EVENT 101

1) เพราะเหตุใดงาน “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” ถึงได้จัดอยู่ในหมวดหมู่งานอีเวนต์ ที่จัดขึ้นเพื่อองค์กร 2) ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าส่วนไหนของงาน “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” แตกต่างจาก งานอีเวนต์ทั่วไป 3) จากการตัดสินใจต่าง ๆ ของผู้จัดงานอีเวนต์เกี่ยวกับงานนี้ ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่า การตัดสินใจนั้นเป็นการส่งเสริมให้ทางผู้จัดงานอีเวนต์บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างไร • ถ้าผู้ร่วมกิจกรรมเป็นหนึ่งในทีมจัดงานอีเวนต์ จะทำ�อย่างไรเพื่อเพิ่มประสบการณ์ ให้ผู้เข้าร่วมงานอีเวนต์ • ถ้าผู้ร่วมกิจกรรมเป็นส่วนหนึ่งในทีมจัดงานอีเวนต์นั้น จะตัดสินใจแตกต่างจากที่ ได้ทำ�ลงไปแล้วหรือไม่ อย่างไร 4) ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าช่องทางใดใช้ประชาสัมพันธ์งานอีเวนต์นี้ได้ดีที่สุด และช่องทางใด ที่ได้ผลตอบรับกลับมาน้อย 5) ช่วงใดของงานอีเวนต์ที่คิดว่าสำ�คัญที่สุดสำ�หรับงาน “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” 6) ถ้าผู้ร่วมกิจกรรมได้เป็นผู้จัดงานอีเวนต์ จะมีกลยุทธ์อย่างไรเพื่อเพิ่มยอดขายบัตรเข้างาน ทั้งในช่วงก่อนงานอีเวนต์และในวันงานอีเวนต์ 7) ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าการสื่อสาร ในสถานที่กับบนเวทีที่จัดงานมีประสิทธิภาพมากน้อย เพียงใด และถ้าผู้ร่วมกิจกรรมได้เป็นผู้จัดการเวที จะทำ�อะไรที่แตกต่างออกไปหรือไม่ อย่างไร 8) ผู้ร่วมกิจกรรมได้เรียนรู้อะไรบ้างจากกรณีศึกษา “สิงห์คราฟต์ ประดิษฐ์มากัน” และคาดว่าในอนาคตสามารถนำ�บทเรียนอะไรที่ได้จากกรณีศึกษานี้ไปใช้ได้บ้าง 9) ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่ากระแสนิยมใด (Trend) ที่ควรนำ�มามาใช้เป็นแนวความคิด ของงาน เมื่อจะจัดงานอีเวนต์เกี่ยวกับไลฟ์สไตล์ในปีถัดไปต่อจากนี้

3

“IN LOVE WE BET”

งานแต่งงานของคุณมิลินและคุณเอกพล ที่ใช้เทคโนโลยีอินเทอร์แอคทีฟและมัลติมีเดีย ประเภทของงานอีเวนต์ งานอีเวนต์ส่วนบุคคล (Personal event) สถานที่ โรงแรมแกรนด์ ไฮแอท เอราวัณ กรุงเทพฯ ผู้ร่วมงาน ประมาณ 700 คน (ครอบครัว เพื่อนฝูง เซเลบริตี้) เป้าหมาย เพื่อเฉลิมฉลองโอกาสสำ�คัญเนื่องในวันแต่งงาน

ด้วยการเล่าเรื่องผ่านองค์ประกอบที่หลากหลาย และการใช้

แอปพลิเคชั่นจากเทคโนโลยีใหม่ ๆ ด้วยวิธีที่มีเอกลักษณ์

แตกต่าง และสร้างประสบการณ์ที่สนุกสนานให้แก่แขก

ที่มาร่วมงาน แนวคิด In Love We Bet (เราขอเดิมพันกับความรัก)

บริษัท โมเมนตัม เอส จำ�กัด (Momentum S Co., Ltd. หรือ MS) ให้บริการ จัดงานอีเวนต์ที่มีพันธกิจ (Mission) ในการปฏิวัติการจัดงานอีเวนต์ส่วนบุคคลด้วยความคิด สร้างสรรค์ ซึ่งเป็นผลมาจากความร่วมมือของคุณเสริมคุณ คุณาวงศ์ (ประธานเจ้าหน้าที่ บริหาร บริษัท ซีเอ็มโอ จำ�กัด (มหาชน) หรือ CMO Group) และคุณพรรณธร บุญมหิทธิสุทธิ์ (กรรมการผู้จัดการบริษัท MS) ซึ่งทั้งคู่ได้ให้ความเห็นไว้ว่าไอเดียในการนำ�นวัตกรรมและ เทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ในการจัดงานอีเวนต์เกี่ยวกับองค์กรถือว่าเป็นเรื่องธรรมดาสามัญที่ ใช้กันทั่วไป แต่องค์ประกอบเหล่านี้กลับพบได้น้อยมากในวงจรการจัดงานอีเวนต์ส่วนบุคคล ในประเทศไทย โดยส่วนใหญ่เป็นกลุ่มลูกค้ามีระดับที่มีกำ�ลังซื้อสูง MS จึงเป็นบริษัทแรกใน ประเทศไทยที่เชี่ยวชาญเป็นพิเศษในด้านการให้บริการจัดงานอีเวนต์ส่วนบุคคลที่มีความ พิเศษไม่เหมือนใครได้ตามทีล่ กู ค้าต้องการ เพือ่ ตอบรับความต้องการของกลุม่ ลูกค้าทีม่ ศี กั ยภาพ ซึ่งอยากแสดงเอกลักษณ์ของตนเองด้วยความคิดสร้างสรรค์ผ่านการจัดงานอีเวนต์

งานแต่งงานของคุณมิลิน (เซเลบริตี้ชื่อดัง) และคุณเอกพลจึงเป็นหนึ่งในผลงานชิ้น โบว์แดงของ MS โดยในการจัดงานแต่งงานนี้สิ่งที่โดดเด่นที่สุดก็คือการใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น ภาพกราฟิกเคลื่อนไหว (Motion graphics) เทคโนโลยีอินเทอร์แอคทีฟ (Interactive media) ซึ่งถือว่าเป็นการแยกตัวออกมาจากการออกแบบงานแต่งงานทั่วไป ๆ ที่ส่วนใหญ่มุ่ง เน้นไปที่การตกแต่งหรูหราและการจัดดอกไม้จำ�นวนมากให้เต็มพื้นที่งาน แม้กระทั่งธีมในการ จัดงานแต่งงานของคุณมิลินก็ยังฉีกไปจากขนบธรรมเนียมเดิม ๆ ที่เน้นในเรื่องของความโร แมนติก โดยธีมของงานนี้เน้นไปที่ปรัชญาของเจ้าบ่าวเจ้าสาวซึ่งมีมุมมองต่อการแต่งงานว่า

382

EVENT 101

เหมือนกับการเดิมพันซึ่งเต็มไปด้วยความตื่นเต้นและมีความเสี่ยง จากแนวคิดในการจัดงาน ซึ่งก็คือ ‘In Love We Bet’ (เราขอเดิมพันกับความรัก) จึงทำ�ให้ผู้จัดงานมุ่งเน้นไปในแนวทาง ของการใช้นวัตกรรมที่หลากหลายเพื่อมอบประสบการณ์ที่สนุกสนาน น่าตื่นเต้น และสร้าง ความประหลาดใจให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน ซึ่งในประเทศไทยยังหาได้น้อยมากที่จะมีงานแต่งงาน ที่เป็นอีเวนต์ส่วนบุคคล (Personal Event) จัดขึ้นในลักษณะนี้ แนวคิด (Concept)

คุณมิลิน (เจ้าสาว) เป็นดีไซเนอร์และเป็นเจ้าของแบรนด์เสื้อผ้า (ในชื่อเดียวกัน) ที่ มีชื่อเสียงโด่งดังมาก และเป็นที่รู้กันดีถึงสไตล์การออกแบบเสื้อผ้าที่มีความเรียบหรูแต่ดูฟู่ฟ่า เน้นรูปร่างชัดเจนแต่ให้ความรู้สึกที่เป็นธรรมชาติ จึงไม่น่าแปลกใจที่เจ้าของแบรนด์เสื้อผ้า อย่างคุณมิลินจะออกแบบชุดแต่งงานในสไตล์ที่เป็นตัวของเธอเอง คุณเอ๋ หรือพรรณธร บุญมหิทธิสุทธิ์ (กรรมการผู้จัดการของ MS) ผู้จัดงานอีเวนต์ในครั้งนี้ยังเป็นเพื่อนกับเจ้าสาว และมีความสนใจสไตล์และแฟชั่นเช่นเดียวกัน ทำ�ให้ได้ข้อตกลงที่จะจัดงานแต่งงานที่แหวก แนวด้วยการนำ�เทคโนโลยีสื่อประสม (Multimedia) ใหม่มาใช้แทนการเน้นไปที่การเลือก สถานที่จัดงาน การจัดดอกไม้ หรือการตกแต่งที่หรูหรา ซึ่งกลายเป็นสูตรสำ�เร็จที่พบได้ทั่วไป ในการจัดงานแต่งงาน และด้วยความที่ตัวงานอีเวนต์เป็นการสื่อถึงปรัชญาของคู่บ่าวสาว ว่าการตกหลุมรักและการแต่งงานเป็นสิ่งที่ไม่ได้ต่างไปจากการเดิมพัน ยากที่จะคาดเดาได้ ว่าพรหมลิขิตจะนำ�พาคู่บ่าวสาวไปสู่จุดใด เมื่อนำ�แนวคิดของ ‘In Love We Bet’ มารวม เข้ากับความปรารถนาที่ต้องการจะมอบประสบการณ์งานแต่งงานที่แตกต่างไม่เหมือนใคร ให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน จึงได้นำ�เอาอารมณ์ความรู้สึกของความรัก ความสนุกสนาน ความตื่นเต้น และความเสี่ยงเข้ามาหลอมรวมไว้ด้วยกันให้กลายเป็นรูปเป็นร่างของงานอีเวนต์ขึ้นมา โดย

แนวคิดในการจัดงานถูกนำ�ไปพัฒนาต่อให้กลายเป็นการสร้างสรรค์พื้นที่ในรูปแบบคาสิโนสุด หรู เพื่อต้อนรับนักพนันผู้ร่ำ�รวยและมีสไตล์ (แขกผู้ร่วมงาน) การใช้เทคโนโลยีเป็นหลักในการ จัดงานแต่งงานนับว่าเป็นตัวเลือกที่ไม่เหมือนใคร และแนวคิดที่นำ�เสนอนั้นก็ถือว่าฉีกกฎทุก กฎของการจัดงานแต่งงานที่มักเน้นแต่องค์ประกอบเพื่อสร้างความหวานและความโรแมนติก จากแนวคิดมาสู่การจัดงานจริง

‘ความสนุกสนาน’ ‘ความตื่นเต้น’ ‘ความมีสไตล์’ และ ‘ความแตกต่าง’ คือคำ�จำ�กัด ความที่นำ�มาเป็นองค์ประกอบสนับสนุนแนวคิดหลัก ‘In Love We Bet’ การเปลี่ยนแนวคิด ที่ดูเป็นนามธรรมให้กลายเป็นสิ่งที่สามารถจับต้องได้ ทำ�ให้ MS ต้องสร้างภาพวิชวล (visual) หลักขึ้นมาหลายภาพ เพื่อใช้ในการสื่อสารธีมและสร้างประสบการณ์ของงานอีเวนต์ตามที่ คู่บ่าวสาวต้องการ เช่น ภาพสำ�รับไพ่ ภาพเครื่องสล็อตแมชชีน (Slot machine) และอีก หลาย ๆ เกมส์ที่นำ�มาปรับใช้ในการเชื่อมแนวคิดให้เข้ากับงานแต่งงาน เมื่อตัดสินใจเรื่อง หลัก ๆ ในการจัดงานได้อย่างลงตัวแล้ว ผู้จัดงานจึงเริ่มต้นจัดทำ�องค์ประกอบอื่นในงาน อีเวนต์เพื่อเป็นการส่งเสริมแนวคิดหลักต่อไป สถานที่ (Venue)

MS ได้เปลี่ยนโฉมสถานที่จัดงานแต่งงานด้วยการใช้มัลติมีเดีย อย่างเช่น จอ LCD การฉายวิดีโอโปรเจคเตอร์ และการใช้ภาพกราฟิกเคลื่อนไหว (Motion graphics) นอกจาก นี้ ยังใช้สัญลักษณ์และองค์ประกอบอื่น ๆ ที่สอดคล้องกับการพนัน เพื่อเน้นแนวคิด ‘In Love We Bet’ และเนื่องจากเป็นการใช้แอปพลิเคชั่นจากเทคโนโลยีสื่อประสม (Multimedia) จึงต้องใช้เวลาในการเซ็ตอัพงานนานกว่างานแต่งงานทั่วไปที่มีเพียงการตกแต่งสถานที่และ จัดดอกไม้ นอกจากนี้ ยังมีคา่ ใช้จา่ ยเพิม่ เติมในการเซ็ตอัพพืน้ ทีจ่ ดั งาน เครือ่ งฉายโปรเจคเตอร์ โมชั่นเซนเซอร์ (Motion sensor) และยังต้องใช้เวลามากเป็นพิเศษในเรื่องของการจัดการ ด้านเทคนิคก่อนที่จะมีการเริ่มฝึกซ้อมเพื่อรันคิวงาน ภาพรวมของงานออกแบบ (Overall design)

ภาพรวมของงานออกแบบในสไตล์มินิมอล (Minimal) ด้วยการใช้อักษรตัวแรกของ ชื่อเจ้าสาว (M) และเจ้าบ่าว (E) มาประดิษฐ์ให้ดูดีมีสไตล์เพื่อนำ�มาใช้เป็นโลโก้ของฉากหลัง (Backdrop) ของงานแต่งงาน และพื้นที่ส่วนใหญ่ในงานก็เป็นสีขาวล้วนเพื่อนำ�มาใช้ในการ ฉายโปรเจคเตอร์ได้ สไตล์มินิมอลถูกนำ�มาใช้ในการออกแบบทุกองค์ประกอบของงานตั้งแต่ การตกแต่งไปจนถึงเค้กแต่งงาน การออกแบบแสงไฟก็ถูกนำ�มาใช้ในการสร้างบรรยากาศให้ กับงาน และเน้นไปที่จุดที่ต้องการเพิ่มความสนใจ รวมถึงเพื่อเพิ่มความตื่นเต้นในระหว่างการ จัดงานอีกด้วย 384

EVENT 101

การเปิดตัว (The opening)

การเปิดตัวของคู่บ่าวสาวได้นำ�รูปแบบการเปิดตัวอย่างยิ่งใหญ่อลังการเหมือนกับ ที่ใช้กันในรายการโชว์สดหรือการแสดงบนเวที เริ่มจากการฉายภาพกลุ่มเส้นสีขาวเป็นรูป ซิกแซกลงบนฉากหลังจนกระทั่งเริ่มเห็นเป็นรูปทรงของตัวอักษร M กับ E จากนั้นฉากหลัง ก็เลื่อนเปิดออกจากกันเผยให้เห็นเจ้าบ่าวและเจ้าสาวที่เดินจูงมือกันออกมา การเลือกการ ปรากฎตัวของคู่บ่าวสาวในรูปแบบนี้เป็นการสร้างความสนุกสนานและความประหลาดใจให้ แก่แขกผู้ที่มาร่วมงานแต่งงาน แตกต่างจากการปรากฎตัวของเจ้าบ่าวเจ้าสาวในรูปแบบเดิม ๆ ที่เดินเข้ามาจากทางเข้าของห้องจัดเลี้ยง ซึ่งปฏิบัติกันมาจนเป็นความเคยชินและเหมือนเป็น การทำ�ตาม ๆ กันไปตามหน้าที่ี สื่อ (Media)

การนำ�สื่อใหม่ ๆ เข้ามาใช้ถือเป็น ‘เนื้อหาสำ�คัญ’ ในการจัดงานแต่งงานนี้ โดยการ นำ�เทคโนโลยีสื่อประสม (Multimedia) มาปรับใช้ให้เหมือนกับการเล่นเกมส์ที่มีความ น่าสนใจ • ความสนุ ก เริ่ ม ขึ้ น ตั้ ง แต่ แขกเดิ น เข้ า มางานด้ ว ยการให้ แขกเล่ น กั บ เทคโนโลยี อินเทอร์แอคทีฟที่แสดงภาพของเจ้าบ่าวและเจ้าสาว ถ้าแขกพยายามเดินเข้าไปใกล้ กับฉากหลังที่กำ�ลังฉายภาพของคู่บ่าวสาวซึ่งกำ�ลังหยอกล้อกันอย่างมีความสุข ภาพที่ ฉายอยู่ก็จะหายไป • ช่วงที่เจ้าสาวโยนช่อดอกไม้ ภาพของ ‘รถไฟขบวนสุดท้าย’ ซึ่งเป็นภาพกราฟิก เคลื่อนไหวก็ฉายขึ้นมาเพื่อเป็นการหยอกล้อแขกผู้หญิงที่ยังโสดในงานว่านี่อาจเป็น โอกาสสุดท้ายแล้วที่จะได้แต่งงาน • ภาพกราฟิกเคลื่อนไหวที่เลียนแบบเครื่องสล็อตแมชชีนถูกนำ�มาใช้ในการคาดเดาว่า แขกผู้ชายในงานคนใดที่กำ�ลังจะได้แต่งงานเร็ว ๆ นี้ี บัตรเชิญ (Invitation)

ตัวอย่างคลิปวิดีโอ ‘In Love We Bet’ นำ�เสนอเรื่องราวของเจ้าบ่าวและเจ้าสาวที่ จำ�ลองสถานการณ์ขึ้นมาในคาสิโนสุดหรูหราอย่างดูดีมีสไตล์ และถูกนำ�ออกมาเผยแพร่ทาง โซเชียลมีเดีย ได้แก่ อินสตาแกรมและเฟซบุ๊กเพื่อเป็นการเชิญเพื่อน ๆ ของทั้งคู่ให้มาร่วม งานแต่งงาน (สามารถชมตัวอย่างได้ที่นี่ https://www.youtube.com/watch?v=5ZZnhBo-Ko&t=248s) แต่ก็มีการส่งการ์ดเชิญงานแต่งงานแบบทางการประมาณ 1 เดือนก่อน วันงานไปถึงแขกด้วยเช่นกัน

386

EVENT 101

รายละเอียดอื่น ๆ (Other details) • ช่วงของการตัดเค้ก (Cake cutting) เค้กแต่งงานทำ�เป็นรูปทรงสี่เหลี่ยมและด้านบน ตกแต่งด้วยโลโก้ตัวอักษร M และ E ช่วงที่ตัดเค้กมีการใช้ลำ�แสงของไฟสปอตไลท์ส่อง ไปที่เค้กเพื่อทำ�ให้เกิดเอฟเฟกต์เหมือนกับว่าเค้กกำ�ลังส่องแสงเรืองรอง รวมถึงการใช้ ดนตรีประกอบเพื่อช่วยสร้างความตื่นเต้น • ดนตรี (Music) เป็นการนำ�วงดนตรีแจ๊สมาเล่นสด ๆ ในงานเพื่อให้เข้ากับแนวคิดหลัก ของงานคือ ‘In Love We Bet’ แทนที่การใช้เพลงรักโรแมนติกซึ่งกำ�ลังเป็นที่นิยมใน งานแต่งงาน และดีเจจาก Trasher (กลุ่มจัดงานปาร์ตี้ที่เน้นเปิดเพลงฮิตจากยุค 80 และ 90) มาเป็นผู้จัดงานปาร์ตี้หลังจบงานแต่งงาน (After party) • ของชำ�ร่วย (Souvenirs) เป็นสำ�รับไพ่ที่ออกแบบขึ้นมาใหม่โดยเฉพาะ ซึ่งสื่อถึงความ เป็นตัวตนของคู่บ่าวสาว

ระบบโลจิสติกส์ (Logistics) • การติดต่อสื่อสาร (Communication) มีการใช้ทั้งวิทยุสื่อสาร (walkie-talkies) และ แอปพลิเคชั่น LINE • การถ่ายภาพ (Photography) มีการจ้างช่างภาพถึง 3 คนเพื่อเก็บภาพจากมุมที่ ต่างกัน คนหนึ่งเก็บภาพเจ้าบ่าวเจ้าสาวโดยเฉพาะ อีกคนเก็บภาพแขกที่มาร่วมงาน ส่ ว นอี ก คนเก็ บภาพบรรยากาศทั่ว ไปภายในงาน ซึ่งแม้ว่าวิดีโอ ภาพถ่าย และ อาฟเตอร์มูฟวี่ (After-movie) จะถูกบันทึกไว้เพื่อเก็บเป็นที่ระลึกส่วนตัวเนื่องใน โอกาสพิเศษของคู่บ่าวสาว แต่สื่อเหล่านี้ก็สามารถถูกนำ�มาใช้เป็นพอร์ตโฟลิโอของ MS ได้เช่นกันเนือ่ งจากได้รบั การอนุญาตจากเจ้าของงาน (เข้าไปชมวิดโี ออาฟเตอร์มฟู วีข่ อง งานแต่งงานได้ที่นี่ https://www.youtube.com/watch?v=jxUt9D6yGGk&t=2s) การปิดงาน (Shutdown)

ขั้นตอนของการปิดงานอีเวนต์ส่วนบุคคลต่างจากการปิดงานอีเวนต์ที่เกี่ยวกับองค์กร เนื่องจากภาพถ่ายและคลิปวิดีโอจะถูกส่งให้กับทางคู่บ่าวสาว ครอบครัวและแขกที่มา ร่วมงาน แทนที่จะเป็นการส่งให้กับสื่อมวลชนเพื่อทำ�ข่าว และโดยมากการประเมินผลการ จัดงานระหว่างลูกค้าและผู้จัดงานอีเวนต์ก็มักไม่ได้มีการจัดทำ�อย่างเป็นระบบ เพราะอาจ ไม่ใช่สิ่งที่จำ�เป็นสำ�หรับงานในลักษณะนี้ แต่ส่วนใหญ่จะเป็นการได้รับข้อเสนอแนะอย่าง ไม่เป็นทางการจากเจ้าภาพและแขกที่มาร่วมงานผ่านการปฏิสัมพันธ์ซึ่ง ๆ หน้ามากกว่า หรือ ผ่านความคิดเห็นจากโซเชียลมีเดีย

คำ�ถามเพื่อการอภิปราย 1

จากกรณีศึกษานี้ ผู้ร่วมกิจกรรมคิดว่าการจัดงานอีเวนต์ส่วนบุคคลมีแง่มุมใดบ้างที่ แตกต่างไปจากการจัดงานอีเวนต์ที่เกี่ยวกับองค์กร

2

มีความเสี่ยงใดบ้างที่อาจเกิดขึ้นได้ในงานแต่งงานของคุณมิลินและคุณเอกพล ถ้ามี ลองเสนอมาตรการเพื่อป้องกันความเสี่ยงนั้น

3

ถ้าหากว่าผู้ร่วมกิจกรรมกำ�ลังออกแบบงานแต่งงานของตนเองอยู่ จะทำ�อย่างไร เพื่อให้เป็นการสะท้อนถึงเอกลักษณ์ของผู้ร่วมกิจกรรมให้ออกมาในงานแต่งงาน และแนวคิดหลักในงานแต่งงานของผู้ร่วมกิจกรรมคืออะไร a. ด้วยแนวคิดหลักนี้ ประสบการณ์แบบใดที่ผู้ร่วมกิจกรรมอยากจะ นำ�เสนอกับแขกผู้ร่วมงานแต่งงาน b. สถานที่ประเภทใดที่ผู้ร่วมกิจกรรมจะเลือกใช้ในการจัดงานแต่งงาน ของตนเอง และเพราะเหตุใด c. ผู้ร่วมกิจกรรมจะออกแบบสถานที่จัดงานแต่งงานให้ออกมาเป็นเช่นไร ภาพวิชวลหลัก (Key visual) ของงานคืออะไร แล้วจะมีการตกแต่ง สถานที่อย่างไร d. ผู้ร่วมกิจกรรมจะมิวิธีเชิญแขกมาร่วมงานอย่างไร e. ผู้ร่วมกิจกรรมจะใช้ดนตรีประเภทใดในงานแต่งงาน f. งานแต่งงานของผู้ร่วมกิจกรรมจะมีรายละเอียดอื่น ๆ อะไรอีกบ้าง ที่สามารถสร้างสรรค์ขึ้นมาจากแนวคิดหลัก g. ผู้ร่วมกิจกรรมเห็นว่าอะไรคือปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อเทรนด์ การจัดงานแต่งงาน

4

ผู้ร่วมกิจกรรมคาดว่าในอนาคตกระแสความนิยม (Trend) การจัดงานแต่งงานจะเป็น อย่างไร และทำ�ไม

บทส่งท้าย

เทรนด์การจัดงานแต่งงานในประเทศไทยได้มีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมาก จาก ที่เคยเป็นการแต่งงานที่เน้นไปที่ประเพณีแบบดั้งเดิมก็เปลี่ยนมาเป็นการเน้นที่บุคลิกลักษณะ ส่วนตัวของคู่บ่าวสาวมากกว่า ซึ่งการเปลี่ยนแปลงนี้สะท้อนถึงเอกลักษณ์ส่วนบุคคลของ คู่แต่งงาน ที่ต้องการนำ�เอาความเป็นตัวของตัวเองของคู่บ่าวสาวมาทำ�ให้งานมีลักษณะ พิเศษ มีความเฉพาะตัวแตกต่างจากงานแต่งงานของคู่อื่น ๆ ยิ่งไปกว่านั้นหากคู่แต่งงานมี งบประมาณที่ค่อนข้างสูง คู่บ่าวสาวหลาย ๆ คู่ก็อยากให้ถ่ายทอดภาพลักษณ์ของตัวเองและ ลักษณะนิสัยส่วนตัวให้เข้าไปอยู่ในงานแต่งงาน และบริษัทที่สามารถจินตนาการถึงวิธีการ นำ�เสนอในรูปแบบของนวัตกรรมแปลกใหม่ในการจัดงานแต่งงานตามที่ลูกค้าต้องการได้ รวมทั้งทำ�ให้ลูกค้าและผู้เข้าร่วมงานเกิดความรู้สึกประหลาดใจหรือสามารถอุทานว่า ‘เฮ้ย เจ๋งอ่ะ’ ก็ถือว่าบริษัทนั้นเป็นผู้ชนะในเกมส์นี้

388

EVENT 101

อ้างอิง AIGA. (n.d.). AIGA: The Professional Association for Design. Retrieved from http://www.aiga.org Allen, J., O’Toole, W., Harris, R., and McDonnell, I. (2010). Festival and special event management. Milton, Australia: Wiley.

Allen, J., O’toole, W., Harris, R., & McDonnell, I. (2012). Festival and special event management,

Google eBook. John Wiley & Sons.

Augmented Reality - Introduction and its real world uses. (2016, April 18).

Retrieved December 29, 2017, from https://www.3pillarglobal.com/insights/augmented-reality-introduction-and-its real-world-uses Avraham, E., & Ketter, E. (2008). Media strategies for marketing places in crisis:

Improving the image of cities, countries, and tourist destinations. Oxford:

Butterworth Heinemann.

Brown, S. (2005). Event Design – An Australian perspective. Retrieved from

http://www.flinders.edu.au/ehl/fms/hums_research/ERDN/Brown-Event-Design.pdf Brown, S., Getz, D., Pettersson, R., & Wallstam, M. (2015). Event evaluation: definitions,

concepts and a state of the art review. International Journal of Event and Festival

Management, 6(2), 135-157.

Business 2 Community. (n.d.) Social media. Retrieved from https://www.business2community.com/social-media Business Continuity Institute. (n.d.). Introduction to business continuity. Retrieved from https://www.thebci.org/knowledge/introduction-to-business-continuity.html Capell, L. (2013). Event management for dummies. Chichester: John Wiley & Sons.

Clawson, M. (1963). Land and water for Recreation. Rand McNally.

Convention Industry Council (CIC). (2014). The Convention Industry Council Manual, 9th Edition

(9th edition). CIC Publications.

B2B Streetwear Events Become Lifestyle Festivals. (n.d.). Retrieved December 29, 2017,

from https://www.stylus.com/ydyhgv

Coombs, W. T. (2012). Ongoing crisis communication: Planning, managing, and responding

(2nd ed.). Thousand Oaks, CA: Sage.

Beirman, D. (2003). Restoring tourism destinations in crisis. Okon, UK: Cabi Publishing.

Coombs, W.T. (2014). Ongoing crisis communication: Planning, managing, and responding

(4th ed.). Thousand Oaks, CA: Sage.

Berridge, G. (2007). Events design and experience. London: Butterworth Heinemann.

Black, N. (2016). Festival connections: How consistent and innovative connections enable

small-scale rural festivals to contribute to socially sustainable events.

International Journal of Event and Festival Management, 7-3, 172-187.

Bladen, C., Kennel, J., Abson, E., & Wilde, N. (2012). Events management: An introduction.

New York: Routledge.

Boniface, B., & Cooper, C. (2012). Worldwide destinations casebook : The Geography of

Travel and Tourism New York: Routledge.

390

British Standards Institution [BSI]. (2017). ISO 20121 Sustainable event management.

Retrieved December 25, 2017 from https://www.bsigroup.com/en-TH/ISO-20121-Sustainable-Event-Management

Crowther, P. (2011). Marketing event outcomes: from tactical to strategic. International Journal

of Event and Festival Management, 2(1), 68-82.

Cunningham, K. (2017). The SEO marketing guide for events. Retrieved from https://www.semrush.com/blog/seo-marketing-guide-for-events/ Deloitte. (n.d.). Services. Retrieved from https://www2.deloitte.com/be/en/pages/risk/ solutions/business-continuity-management.html Devlin, E. (2006). Crisis management planning and execution (1st ed.). CRC Press.

Bowdin, G. A., McDonnell, I., Allen, J., & O’Toole, W. (2001). Events management. Oxford: Butterworth-Heinemann.

Dickson, C. & Arcodia, C. (2010). Promoting sustainable event practice: The role of professional associations. International Journal of Hospitality Management, 29, 236-244.

Bowdin, G., O’Toole, W., Allen, J., Harris, R., & McDonnell, I. (2006). Events management.

UK: Routledge.

Diller, S., Shedroff, N., & Rhea, D. (2005). Making meaning: How successful businesses deliver

meaningful customer experiences. New Riders Publishing.

Bowdin, G., Allen, J., O’Toole, W., Harris, R., & McDonnell, I. (2011). Events management.

Oxford: Elsevier/Butterworth-Heinemann.

Donaldson, M. (2017). Plutchik’s wheel of emotions – 2017 Update. Retrieved from http://www.6seconds.org/2017/04/27/plutchiks-model-of-emotions/

EVENT 101

Dowson, R., & Bassett, D. (2015). Event planning and management a practical handbook

for PR and events professionals. London: Kogan Page.

Dunkin’ Donuts. (n.d.). Background & Missions. Retrieved from

https://www.americaninno.com/wp-content/uploads/wpallimport/files/1/2012/07/

dunkin_donuts_sensorialradio.jpg Dunkin’ Donuts. (n.d.). Flavor radio. Retrieved from

http://www.raisingthevolume.com/wp-content/uploads/2012/07/flavor_radio1.png Evans, N., & Campbell, D. (2004). Strategic management for travel and tourism.

Oxford, UK: Elsevier Butterworth-Heinemann.

Glaesser, D. (2006). Crisis management in the tourism industry. Oxford: Butterworth-Heinemann.

Global Event Management. (n.d.). 3 Challenges you face when organizing green events.

Retrieved from https://www.geventm.com/3-challenges-you-face-when organising-green-events/ Goldblatt, J. (2004). Special events: Event leadership for a new world. John Wiley & Sons.

Ferdinand, N., & Kitchin, P. (2012). Events management: An international approach.

London: Sage.

Goldblatt, J. (2010). Special events: A new generation and the next frontier (Vol. 13).

Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.

Formica, S., & Uysal, M. (1995). A market segmentation of festival visitors: Umbria Jazz

Festival in Italy. Festival Management and Event Tourism, 3(4), 175-182.

Goldblatt, J. (2014). Special events: Creating and sustaining a new world for celebration.

Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.

Formica, S., & Uysal, M. (1998). Market segmentation of an international cultural-historical

event in Italy. Journal of travel research, 36(4), 16-24.

Goldstein, B. (2018). Music and the brain:. Retrieved from https://www.consciouslifestylemag.com/music-and-the-brain-affects-mood/

Fox, D., Gouthro, M. B., Morakabati, Y., & Brackstone, J. (2014). Doing events research:

from theory to practice. Routledge.

Halsey, T. (2012). The freelancer’s guide to corporate event design: From technology

fundamentals to scenic and environmental design. CRC Press.

Fredrickson, T. (n.d.). Santika pub fire: Owner jailed for 3 years. Bangkok Post. Retrieved

from https://www.bangkokpost.com/learning/advanced/756600/santika-pub fire-owner-jailed-for-3-years

Hard, R. (2017, March 5). The most common types of corporate events. Retrieved from https://www.thebalance.com/corporate-events-common-types-1223785

Friedman, F. J, (2016). Future trends impacting the exhibitions and events industry. IAEE.

Retrieved from https://www.iaee.com/wp-content/uploads/2016/04/2016-IAEE Future-Trends-Impacting-the-Exhibitions-and-Events-Industry-White-Paper.pdf Garrison, R., Noreen, E., and Brewer, P. (2015). Managerial accounting. Boston,

Massachusetts: McGrawHill.

Getz, D. (1997). Event management & event tourism. New York, NY: Cognizant

Communication Corp.

Getz, D. (2005). Event management & event tourism (2nd ed.). New York: Cognizant

Communications Corporation.

Getz, D. (2008). Event tourism: Definition, evolution, and research. Tourism management,

29(3), 403-428.

Gibbs, S. (2017, August 30). Augmented reality: Apple and Google’s next battleground.

Retrieved December 29, 2017, from https://www.theguardian.com/technology/2017/aug/30/ar-augmented-reality apple-google-smartphone-ikea-pokemon-go

392

Gibson, A. (2011). Pulling the eye: Visual mass and composition. Retrieved from https://photography.tutsplus.com/articles/pulling-the-eye-visual-mass-and composition--photo-5521

EVENT 101

Harrison, J., & Enz, C. (2005). Hospitality strategic management: Concepts and cases.

Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.

Hoyle, L. H. (2002). Event marketing: How to successfully promote events, festivals,

conventions, and expositions (Vol. 2). New York, NY: John Wiley & Sons.

Imgur.com. (2015). Robert Plutchik’s wheel of emotions (like colors, 8 primary emotions

can be mixed to describe all human emotions). Retrieved from https://imgur.com/y0RUUpr Inside & Inclusive: The B2C retail trade show trend. (n.d.). Retrieved December 29, 2017,

from https://www.stylus.com/lpryhm Interaction Design Foundation. (2018). Putting some emotion into your design – Plutchik’s

Wheel of Emotions. Retrieved from Interaction Design Foundation: https://www.interaction-design.org/literature/article/putting-some-emotion into-your-design-plutchik-s-wheel-of-emotions

International Association of Exhibitions and Events (2016). Future trends impacting the

exhibitions and events industry: 2016 Update. Retrieved December 29, 2017 from http://www.iaee.com/wp-content/uploads/2016/04/2016-IAEE-Future-Trends Impacting-the-Exhibitions-and-Events-Industry-White-Paper.pdf Internet Usage Statistic. (2018). The Internet big picture: World Internet users and 2018

population stats. Retrieved from http://www.internetworldstats.com/stats.htm Ireland, R., Hoskisson, R., & Hitt, M. (2009). The management of strategy: Concepts and cases (8th edn.) USA: South-Western Cengage Learning.

Issac, L. (2017). Feasibility: What to assess? Retrieved from http://www.leoisaac.com/evt/top072.htm Jackson, N. (2013). Promoting and marketing Events: Theory and practice. New York: Routledge.

Jones, M. (2010). Sustainable event management: A practical guide. London: Earthscan.

Kotler, P. (2002). Marketing management (11th ed.). London: Pearson Education.

Krell, E. (2006). Management accounting guideline: Business Continuity Management.

Retrieved from http://www.cimaglobal.com/Documents/ImportedDocuments/

Tech_mag_business_continuity_sept06.pdf Krug, S. (2000). Convention Industry Council manual: A working guide for effective

meetings and conventions. Convention Industry Council.

Lee, S. and Slocum, S. (2015). Understanding the role of local food in the meeting industry:

An exploratory study of meeting planners’ perception of local food in sustainable

meeting planning. Journal of Convention & Event Tourism, 16, 45-60.

Liang, Y., Wang, C., Tsaur, S., Yen, C. and Tu, J. (2016). Mega-event and urban sustainable development. International Journal of Event and Festival Management,

7-3, 152 - 171.

Malouf, L. (2012). Events exposed: Managing and designing special events. Hoboken,

NJ: John Wiley & Sons.

Ministry of Labour. (n.d.). Occupations and professions prohibited for foreign workers.

Retrieved January 6, 2018, from http://www.mol.go.th/en/content/page/6347 Moeller, R. (2009). Brink’s modern internal auditing: A common body of knowledge.

Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons.

Nations, D. (n.d.). Serious question: What exactly is social media? Retrieved

December 29, 2017, from https://www.lifewire.com/what-is-social-media explaining-the-big-trend-3486616 Okumus, F., Altinay, L., & Chathoth, P. (2013). Strategic management for hospitality and tourism. New York: Routledge.

Olsson, S. (2009). Crisis management in the European Union: Cooperation in the face of emergencies. Berlin, Heidelberg: Springer Science & Business Media.

Operation Management [Def.] In Cambridge Business English Dictionary. Retrieved

December 28, 2017, from https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/ operations-management Oracle (2016). An enterprise architect’s guide to big data. Retrieved December 29,

2017 from http://www.oracle.com/technetwork/topics/entarch/articles/ oea-big-data-guide-1522052.pdf Oracle Big Data. (n.d.). Retrieved December 29, 2017, from https://www.oracle.com/big-data/index.html O’Toole, W. & Mikolaitis, P. (2002). Corporate event project management. New York: Wiley.

Oxford Dictionaries. (n.d.). Event. Retrieved from

https://en.oxforddictionaries.com/definition/event Pine, B. J., & Gilmore, J. H. (1999). The experience economy: Work is theatre & every

business a stage. Boston: Harvard Business Press.

Matthews, D. (2015). Special event production: The resources. Routledge.

PKF Thailand. (n.d.). New “Labour Protection Act (No. 6) B.E. 2560 (2017)” is legally

effective from 1st Sept 2017. Retrieved January 6, 2018, from http://www.pkfthailand.asia/news/news/new-labour-protection-act-no-6-be 2560-2017-is-legally-effective-from-1st-sept-2017/

Matthews, D. (2016). Special event production: The process (2nd ed.). London: Routledge.

Quinn, B. (2013). Key concepts in event management. Sage.

McCartney, G. (2010). Event management: An Asian perspective. Singapore: McGrawHill.

Ramsborg, G. C., Krugman, C., Vannucci, C., Cecil, A. K., Miller, B. L., Reed, B. J., &

Sperstad, J. E. (Eds.). (2015). Professional meeting management: A guide to

meetings, conventions and events. Chicago: B2 Books, an Agate Imprint.

Matthews, D. (2008). Special event production. Oxford: Elsevier.

MeetinThailand (2017). MICE overview. Retrieved from https://www.meetinthailand.com/business-event

394

Melissa Donaldson. (2017). Plutchik’s wheel of emotions – 2017 Update. Retrieved from http://www.6seconds.org/2017/04/27/plutchiks-model-of-emotions/

EVENT 101

Richards, G., Marques, L., & Mein, K. (Eds.). (2014). Event design: Social perspectives and practices. Routledge.

Statcounter Global Stats. (2018). Browser market share worldwide: Jan 2017 - Jan 2018.

Retrieved from http://gs.statcounter.com/

Robinson, P., Wale, D., & Dickson, G. (2010). Events management. UK: CAB International.

Steps in the Recruitment Process. (n.d.). Retrieved December 25, 2017, from http://www.leoisaac.com/hrm/hrm055.htm

Sanders, K. (2018, January 30). 33 Skills needed to become a successful event planner.

Retrieved from https://www.mpiweb.org/blog/article/33-skills-meeting-and event-planners-need-to-succeed Scott, D. M. (2015). The new rules of marketing and PR: How to use social media, online

video, mobile applications, blogs, news releases, and viral marketing to reach

buyers directly. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.

Seeger, M. W., Sellnow, T. L., & Ulmer, R. R. (2003). Communication and organizational crisis. Westport, CT: Praeger.

Sharples, L., Crowther, P., May, D., & Orefice, C. (2014). Strategic event creation. Oxford:

Goodfellow Publishers.

Shoef, C. (2004). In search for theatre’s social “eventness”. In V. Cremona, P. Eversmann,

H. Van Maanen, W. Sauter, & J. Tulloch (Eds.), Theatrical events: Borders,

dynamics, frames. Amsterdam: Rodopi.

Shone, A., & Parry, B. (2004). Successful event management: A practical handbook.

UK: Cengage Learning EMEA. Shone, A., & Parry, B. (2010). Successful event management: A practical handbook.

Andover: Cengage Learning.

Shone, A., & Parry, B. (2013). Successful event management: A practical handbook.

China: Cengage Learning.

Silvers, J. R. (2004). Professional event coordination. New Jersey: Wiley.

Silvers, J. R. (2008). Risk management for meetings and events. Oxford, MA: Elsevier.

Silvers, J. R. (2013). Human resource management. Retrieved December 25, 2017,

from http://www.juliasilvers.com/embok/Guide/ADM/HRMgmt/HumanResour Singapore Tourism Board (2013). Sustainability guidelines for the Singapore MICE industry.

Retrieved from http://www.visitsingapore.com/content/dam/MICE/Global/

downloads/STB_sustainability_guidelines_manual_november_2013.pdf Social Media for Event Planners. (n.d.). Retrieved December 29, 2017, from https://www.business2community.com/brandviews/growing-social-media/ social-media-event-planners-01676642

396

EVENT 101

Tarlow, P. E., & Goldblatt, J. (2002). Event risk management and safety.

New York: John Wiley.

Tarlow, P. E. (2014). Strategies for effectively managing travel risk and safety. Waltham, MA: Butterworth-Heinemann.

Thailand Convention & Exhibition Bureau (TCEB). (2012). Introduction to MICE industry.

Bangkok: Thailand Convention & Exhibition Bureau (TCEB).

Thailand Convention & Exhibition Bureau (TCEB) (2014). Facts and figures. Retrieved from https://www.businesseventsthailand.com/mice-destinations/mice-destinations/ bangkok/ Thailand Convention & Exhibition Bureau (TCEB). (2016). Introduction to MICE industry

(2nd ed.). Bangkok: ANT Office Express Co. Ltd. The Office of Alcohol Control Committee, Department of Disease Control, Ministry of

Public Health. (n.d.). Alcohol Control Act. Retrieved from thaiantialcoho: http://www.thaiantialcohol.com/faqs/view/4 Thomson, W. (2015). Sustainable event barriers and how to overcome them. Retrieved from http://www.gallusevents.co.uk/2015/09/sustainable-event-barriers-and how-to-overcome-them/ Tourism Victoria. (2012). Crisis Essentials: Crisis management guide for tourism businesses.

Retrieved from https://www.business.vic.gov.au/__data/assets/

pdf_file/0003/1518600/Crisis-Essentials-Guide-2013.pdf United Nations Environment Programme (2012). Sustainable events guide (Rep.). Retrieved

December 29, 2017, from http://www.ecoprocura.eu/fileadmin/editor_files/

Sustainable_Events_Guide_May_30_2012_FINAL.pdf United Nations Sustainable Development Agenda. (n.d.). Retrieved December 29, 2017,

from http://www.un.org/sustainabledevelopment/development-agenda/ Van der Wagen, L. (2007). Human resource management for events: Managing the event workforce. Routledge.

Van der Wagen, L., & White, L. (2010). Event management: For tourism, cultural and

sporting event. Frenchs Forest: Pearson Higher Education AU.

Wagner, V. (2013). Event marketing: 10 ideas sure to attract attention. American Express

Open Forum. Retrieved from https://www.americanexpress.com/us/ small-business/openforum/articles/event-marketing-10-ideas-sure-to-attract attention/ Wang, Y., & Pizam, A. (2011). Destination marketing and management : Theories and applications. Wallington: CABI. Weiman, D. S. (2017, January 7). The McDonalds’ Coffee Case. Retrieved January 6,

2018, from https://www.huffingtonpost.com/darryl-s-weiman-md-jd/

the-mcdonalds-coffee-case_b_14002362.html Whitt, W. (1999). Improving service by informing customers about anticipated delays.

Management Science, 45(2), 192–207. Retrieved from https://doi.org/10/d3tfxt World Commission on Environment and Development (1987). Our common future.

Retrieved on December 21, 2017 from http://www.un-documents.net/ our-common-future.pdf Wright, A., & Leung, C. (2017, May 8). Foreign musicians, indie club owner in arrest all

released on bail. South China Morning Post. Retrieved from http://www.scmp.com/culture/music/article/2093366/hong-kong-indie-music venue-hidden-agendas-founder-british-band Yeoman, I., Robertson, M., Ali-Knight, J., Drummond, S., & McMahon-Beattie, U. (2012).

Festival and events management. Burlington, MA: Butterworth-Heinemann.

Yolal, M., Gursoy, D., Uysal, M., Kim, H. and Karacaoglu, S. (2016). Impacts of festivals and

events on residents’ well-being. Annals of Tourism Research, 61, 1-18.

398

EVENT 101

ดรรชนี 4P 119, 123 5W 47, 49, 73 Big Data 336-337, 339-341, 350 Five P’s 118 Key Visual 74, 84, 86-87, 389

การออกแบบทางประสาทสัมผัส 77, 80

ต้นทุนคงที่ 61, 121, 151, 197-202

การปิดงาน 42, 44, 46, 63, 288, 302, 304-305, 388

การออกแบบสภาพแวดล้อม 76, 89

ต้นทุนผันแปร 61, 197-202

การรายงานผล 46, 63, 104, 156, 324

ตั๋ว / บัตรเข้างาน 56, 121-122, 191, 202, 214, 216, 235, 250-254, 267, 312, 322, 328, 375

การบริหารจัดการคนเก่ง 150-151, 153

กำ�ไรที่คาดหวัง 188, 201-202 กำ�ลังคน / แรงงาน 23, 131, 153-154, 160, 166, 168-169, 235-237, 258, 305, 346

Lifestyle 336-337, 347-350

การผลิต 36, 58, 83, 85-86, 89, 101, 111, 129, 186, 194, 234, 277, 300, 341

กฎหมายแรงงาน 235, 237

การฝึกซ้อม 211, 293, 295, 297

กลุ่มบุคคลหรือองค์กรที่เกี่ยวข้องในงานอีเวนต์ 22

การเฝ้าสังเกต 132, 138, 311-312, 321

ก่อนการจัดงาน 118, 140, 191, 312, 327

การพัฒนาที่ยั่งยืน 344-348, 359

การเข้าคิว 265, 267-268, 280

การแยกย่อยส่วนงาน 111-112

การโฆษณา 80, 87, 111, 127-128, 133-135, 145, 160, 181, 325, 339, 374, 379

การรักษาความปลอดภัย 24, 108, 155, 216-217, 247, 258, 271, 363, 365, 374

การจัดการเงินสด 177, 190, 192

การรันลำ�ดับการแสดง 300

การตลาดงานอีเวนต์ 118, 131, 135, 142

การวางโครงร่างงานอีเวนต์ 288-289, 307

การบริหารจัดการคนเก่ง 150-151, 153

การวางแผนเชิงกลยุทธ์ 39, 42, 44-46, 52

การบริหารการเงิน 174-175, 193, 203

การวิเคราะห์ C-PEST 124, 130

การบริหารการปฏิบัติการ 234

การวิเคราะห์ SWOT 130, 211

ความเสี่ยง 23, 48, 50, 59-60, 96, 101, 104, 107, 121, 155-156, 158, 190-192, 208-213, 215-223, 225-227, 229, 234, 237, 241, 254, 258, 271, 365, 375, 383, 389

การบริหารจัดการความเสี่ยง 59, 107,

การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ 44, 46, 50-52, 54

ความแออัดจากฝูงชน 213

208-210, 254

การวิเคราะห์สถานการณ์ 44, 46, 54, 56, 118, 124, 130

โครงสร้างองค์กร 51-52, 104, 150, 152, 155-156, 158, 170

การสังเกต 100, 111, 124, 132, 150, 163, 171, 254, 319-321, 323, 378

งบประมาณ 24, 45, 48, 51, 57, 61-63, 77, 82, 85, 95, 100, 104, 106-107, 111, 130, 133, 136, 159, 174-186, 188-190, 192-193, 196, 249, 251, 297, 314-315, 341, 355, 366, 388

การบริหารจัดการวิกฤตการณ์ 208-210 การแบ่งประเภท 27, 34, 132, 154, 224, 324 การประชาสัมพันธ์ 24, 47, 50, 53, 60, 104, 111, 125, 127, 133-134, 138, 141-142, 146, 184, 226, 305, 321, 328, 338, 362, 366, 374-375, 377, 379 การประชุมเพื่อซักถามอย่างละเอียด 321 การประเมินผล 42-43, 46, 50-51, 58, 63, 111, 130, 140, 163, 166, 212-213, 220, 306, 310-316, 319, 322, 325-327, 332, 346, 378, 388

400

การประเมินผลการจัดงาน 306, 310-313, 315, 319, 325-326, 378, 388

EVENT 101

การสัมภาษณ์ 26, 99, 101, 104, 124, 161, 211, 315, 319, 323, 328 การให้ความสนับสนุน 60, 144-146, 378 การออกแบบงานอีเวนต์ 39, 48, 58, 70-71, 74, 85, 90, 104, 120, 288 การออกแบบปฏิสัมพันธ์ 80 การออกแบบเชิงอารมณ์ 74-75

ข้อมูลเชิงคุณภาพ 315, 323-324 ข้อมูลเชิงปริมาณ 315, 324 ข้อเสนองานอีเวนต์ 94, 100-101, 104-105 แขกคนสำ�คัญ 108, 273-274, 276 ความคิดเกี่ยวกับงานอีเวนต์ 47-51, 115 ความยั่งยืน 24, 47, 107, 174, 336-337, 344-346, 348

ตัวแทนกลุ่มเป้าหมายในอุดมคติ 131-133 กฎหมาย 23, 25, 54, 97, 100, 125, 127, 150, 168-169, 216-217, 234-254, 346 ทรัพยากรมนุษย์ 151, 234, 347 เทรนด์ 130, 133, 141, 144, 321, 336, 338, 368, 371 ธีม 47, 70, 76, 105, 109, 132, 146, 348 แนวความคิด 47-51, 71, 73, 76, 81, 84-86, 89, 94-95, 348 บุคคลหรือองค์กรภายนอก 95-96, 100 บุคคลหรือองค์กรภายใน 95-96 แบบสอบถาม 316-317, 322-323 ประกันภัย 182, 221, 241-244 ประเภทของงานอีเวนต์ 25-27, 34, 53, 75, 83, 97, 121, 210 ประสบการณ์ในงานอีเวนต์ 73, 121, 287 ป้าย 61, 83, 122, 185, 269-271 ผลกระทบทางด้านเศรษฐกิจ 37, 38 ผลกระทบทางด้านสังคม 37, 347 ผลกระทบทางด้านสิ่งแวดล้อม 34-36

จุดคุ้มทุน 61, 175, 196, 198-203

ผลตอบแทนจากการลงทุน 63

โซเชียลมีเดีย / สื่อสังคมออนไลน์ 96, 118, 122, 124, 132-136, 140, 146, 160, 224, 325, 328, 336-339, 350, 386, 388

ผลต่าง 175, 188, 193-196 ผู้สนับสนุน 45, 53-54, 60, 96-97, 144-146 แผนงานทางการตลาด 123-125, 130, 138, 140

แผนผังของสถานที่จัดงานอีเวนต์ 269-270 พันธกิจ 42-53, 55, 57, 357 พิธีกร 81-82, 87, 181, 288-289, 292, 300-302 ภาพลักษณ์ 27, 37, 53, 75, 83, 87, 121, 131, 143, 145, 158, 209, 216, 253, 273, 348-349, 369

หน้าที่และความรับผิดชอบ 24, 154, 160 หลังการจัดงาน 140, 310, 312, 327

มรดกจากการจัดงานอีเวนต์ 330

เหตุฉุกเฉิน 168, 211-212, 217, 226-228, 267

ระบบโลจิสติกส์ 234, 252, 258-260, 265-266, 269-271

อีเวนต์เชิงกลยุทธ์ 42-47, 54, 63, 94 อีเวนต์ที่เกี่ยวกับองค์กร 26-27, 142

ระเบียบและวิธีปฏิบัติ 258, 274

อีเวนต์ที่เปิดให้สาธารณชนมีส่วนร่วม 26

รายจ่าย / ค่าใช้จ่าย 57, 61, 120, 133, 174-201, 222, 228-229, 243, 245, 251, 261, 339, 347

อีเวนต์ส่วนบุคคล 26, 382

รายได้ 63, 121-122, 131, 141, 145, 175-203, 306 รายละเอียดของงานที่ต้องทำ� 158, 163 เลย์เอาต์ / การวางผังงาน / แผนผังงาน 77, 83, 91, 114, 137, 152 วัตถุประสงค์ 42-63, 73-76, 82, 94-95, 118-119, 123, 176-179, 196, 211, 289, 291, 310-313, 327, 330 วิสัยทัศน์ 42-44, 46, 52-53, 100, 130, 165, 356, 368-369 สถานที่จัดงาน 45, 50, 60, 63, 73, 77, 79, 106-110, 120-122, 125, 176, 180, 241, 258-276, 293-295, 305, 376 สถานที่แจกจ่าย 121 สภาพแวดล้อมทางกฎหมาย 235 ส่วนของเวที / ฝ่ายของเวที 293-305, 371, 377 สัญญา 60, 97, 151, 168, 235, 244-249, 305-306, 374 สิ่งอำ�นวยความสะดวก 106

402

สื่อ 23, 44, 48, 54, 84, 94, 96-98, 118-146, 181-184, 209, 214, 227-228, 253-254, 260, 267-268, 272, 300, 305, 325, 327-328, 337

EVENT 101

คณะกรรมการพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์

ผู้สนับสนุนโครงการ

ประธาน

ผู้สนับสนุนและรับรองโครงการ สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน

นางอรชร ว่องพรรณงาม

รองประธาน

นายสุเมธ สุทัศน์ ณ อยุธยา นายเสริมคุณ คุณาวงศ์ นางสาวศุภวรรณ ถนอมเกียรติภูมิ นายทาลูน เทง

กรรมการ

นายปฐม ศิริวัฒนประยูร นางสาวชูเลง โก นางสาวกฤษณี ศรีษะทิน นางเนตรนิภา สิญจนาคม นายอิทธิพล สุรีรัตน์ นางสาววราพรรณ ทรัพย์ธนะอุดม นายสุรเชษฐ วรวงศ์วสุ นางมาริสา สุโกศล หนุนภักดี นางประพีร์ บุรี นางเปรมพร สายแสงจันทร์ นายณัฐคม รุ่งรัศมี นายสำ�ราญ สอนผึ้ง ผศ.ดร.พีรพัฒน์ ยางกลาง ผศ.ดร.บุษบง ชัยเจริญวัฒนะ รศ.โรม จิรานุกรม รศ.ดร.เพ็ญศรี เจริญวานิช ผศ.ร้อยโทหญิงดร.เกิดศิริ เจริญวิศาล ดร.สุรพิชย์ พรหมสิทธิ์ ผศ.ดร.สาโรจน์ พรประภา รศ.นพ.พิทยา จารุพูนผล

404

EVENT 101

ผู้อำ�นวยการฝ่ายพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์ นายกสมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย) นายกสมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน นายกสมาคมโรงแรมไทย นายกสมาคมการแสดงสินค้า (ไทย) สมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย) สมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย) สมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย) สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน สมาคมโรงแรมไทย สมาคมโรงแรมไทย สมาคมการแสดงสินค้า (ไทย) สมาคมการแสดงสินค้า (ไทย) สมาคมการแสดงสินค้า (ไทย) สถาบันรับรองมาตรฐานไอเอสโอ มหาวิทยาลัยศิลปากร มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ มหาวิทยาลัยขอนแก่น มหาวิทยาลัยศิลปากร มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ วิทยาลัยดุสิตธานี วิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล

นายเสริมคุณ คุณาวงศ์ นายอุปถัมภ์ นิสิตสุขเจริญ นายทวีสุข วิศุภกาญจน์ นางเนตรนิภา สิญจนาคม นางวราพรรณ ทรัพย์ธนะอุดม นายอิทธิพล สุรีรัตน์ นายพงศ์สุข หิรัญพฤกษ์ นายประทีป ปูรณวัฒนกุล นายเสริมพงศ์ สาทิตานนท์ นายวิวัฒน์ เอื้อวงศ์วรานนท์ นางสาวชวิกา โพชนุกูล

นายกสมาคม อุปนายกสมาคม กรรมการบริหารสมาคม กรรมการบริหารสมาคม กรรมการบริหารสมาคม กรรมการบริหารสมาคม กรรมการบริหารสมาคม กรรมการบริหารสมาคม กรรมการบริหารสมาคม ผู้ช่วยอุปนายกสมาคม ผู้จัดการสมาคม

ที่ปรึกษาโครงการ / Project advisor

คุณแคตเทอรีนแอน สารสิน ตุงคสวัสดิ์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดงานประชุม

และอาจารย์มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ รศ.ดร.ยัง ฮุน คิม มหาวิทยาลัยนอร์ทเท็กซัส รศ.ดร.ปราณี สังขะตะวรรธน์ อดีตอธิการบดีมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช

406

ผู้สนับสนุนข้อมูลด้านกรณีศึกษา

คณะผู้จัดทำ� EVENT 101

ธนาคารกรุงเทพ จำ�กัด (มหาชน) บริษัท กรุงเทพ เอ็กซิบิชั่น จำ�กัด บริษัท ซีเอ็มโอ จำ�กัด (มหาชน) บริษัท ดั๊ก ยูนิต จำ�กัด บริษัท ดิอายส์ จำ�กัด บริษัท เดอะมอลล์ กรุ๊ป จำ�กัด บริษัท ทรู คอร์ปอเรชั่น จำ�กัด (มหาชน) บริษัท ไทยไฟท์ จำ�กัด บริษัท ไทยยูเนี่ยน กรุ๊ป จำ�กัด (มหาชน) บริษัท นิสสัน มอเตอร์ (ประเทศไทย) จำ�กัด บริษัท เน็ตมาร์เบิ้ล(ไทยแลนด์) จำ�กัด บริษัท พีเอ็ม เซ็นเตอร์ จำ�กัด บริษัท โฟร์โนล็อค จำ�กัด บริษัท มาสด้า เซลส์ (ประเทศไทย) จำ�กัด บริษัท มิวส์ คอร์ปอเรชั่น จำ�กัด บริษัท เมเจอร์ ซีนีแอด จํากัด บริษัท โมเมนตัม เอส จำ�กัด บริษัท สแครทช์ เฟิร์สท์ จำ�กัด บริษัท สยามพิวรรธน์ จำ�กัด บริษัท สิงห์ คอร์เปอเรชั่น จำ�กัด บริษัท หัวเว่ย เทคโนโลยี่ (ประเทศไทย) จำ�กัด บริษัท ไอคอนสยาม จำ�กัด ศูนย์การค้า ดิ เอ็มควอเทียร์ ศูนย์การค้าเมกาบางนา สำ�นักงานคณะกรรมการพิเศษเพื่อประสานงานโครงการอันเนื่องจากพระราชดำ�ริ (สำ�นักงาน กปร.) สำ�นักนายกรัฐมนตรี

สำ�นักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ

EVENT 101

คุณอรชร ว่องพรรณงาม คุณอารีรัตน์ มนตรีปรีชาชัย คุณสุจินฎา เอี่ยมโอภาส

บริษัท ซีเอ็มโอ จำ�กัด (มหาชน) คุณเสริมคุณ คุณาวงศ์ คุณปณิธดา คล้ายมณี คุณวารุณี พุทธพรพจน์ คุณกฤษดา อมรกุลกานต์

สมาคมธุรกิจสร้างสรรค์การจัดงาน คุณชวิกา โพชนุกูล

ผู้อำ�นวยการฝ่ายพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์ ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์ ผู้จัดการฝ่ายพัฒนาศักยภาพอุตสาหกรรมไมซ์

ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร ที่ปรึกษาเจ้าหน้าที่บริหาร ผู้จัดการฝ่ายสื่อสารองค์กร หัวหน้าฝ่ายออกแบบกราฟฟิค ผู้จัดการสมาคม

วิทยาลัยนานาชาติ มหาวิทยาลัยมหิดล ดร.ศริญญา สังขะตะวรรธน์ อ.ไวตัก โทบี้ โท ดร.นาเดซดา ซอรอคินา อ.สุวดี ตาลาวนิช ผศ.ดร.ภาสวรรณ สุนทราลักษณ์ ผศ.ดร.วลัญชลี วัฒนาเจริญศิลป์ นางสาวพิมพ์บุญ ฐานวิเศษ นางสาวสรัลพร รุ่งเจริญรวยยิ่ง นางสาวดุสิตา พรพิพัฒน์วงศ์ นายกฤตภาส ณ ตะกั่วทุ่ง นางสาวอารญา กาลปักษ์ นางสาวอรุโณทัย ขิปวัติ นางสกุลยา กระสินธุ์ นายสมพล บัวจันทร์

ประธานหลักสูตรและอาจารย์ อาจารย์ อาจารย์ อาจารย์ อาจารย์ อาจารย์ ผู้ช่วยโครงการและนักศึกษา ผู้ช่วยโครงการและนักศึกษา ผู้ช่วยโครงการและนักศึกษา ผู้ช่วยโครงการและนักศึกษา ผู้ช่วยโครงการและนักศึกษา ผู้ช่วยโครงการและเจ้าหน้าที่ ผู้ช่วยโครงการและเจ้าหน้าที่ ผู้ช่วยโครงการและเจ้าหน้าที่