Modelos de documentos by Toñi Ruiz

La Comunicaci贸n escrita en la empresa

Antonia Ruiz Henares

Carta comercial Encabezamiento: Membrete: es la identificación de la empresa. Se escribe en la parte superior de la carta. Contiene el logotipo, nombre de la empresa, el NIF, el domicilio, el teléfono, el fax, correo electrónico y página web. Datos del receptor: nombre de la empresa, NIF y su domicilio. Se ubica en el margen superior izquierdo. Lugar y fecha a la derecha. Asunto y referencia: es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la carta, se escribe debajo de la fecha pero a la izquierda. Saludo inicial: palabra o frase de saludo que varía según el tono en que esté redactada la carta. Va seguido de dos puntos :. Cuerpo: mensaje que contiene la carta. Despedida: Debemos ser breves con frases como “Esperando su respuesta, se despide cordialmente...”, “Sin otro motivo, se despide...”, “Reciba un saludo de ...”. Firma: Nombre, cargo y rúbrica de la persona emisora. También se puede poner el sello de la empresa.

Convocatoria de reunión El nombre de la sociedad o membrete. “CONVOCATORIA DE REUNIÓN” Órgano al que se convoca. Se debe especificar la clase de la reunión, es decir, de carácter ordinario o extraordinario. Ciudad, fecha, lugar y hora de la reunión. “ORDEN DEL DÍA”: el primer punto es la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior, luego los temas a tratar y por último los ruegos y preguntas. Firma con nombre y cargo de la persona/as que convocan la reunión.

Acta de reunión El número del acta: “ACTA Nº” Órgano que se reúne. Ciudad, fecha, lugar y hora de la reunión. Referencia a las personas que se convocan, cuyos nombres se pondran en el margen izquierdo. “ORDEN DEL DÍA”: debe constar los temas propuestos y las decisiones adoptadas en el desarrollo de la reunión. Hora de cierre de la reunión: se utilian frases como “Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las...”. Firma de los asistentes.

Saluda La carta de saludo es un tipo de comunicación que se emplea para expresar agradecimiento, felicitar, concertar una cita, etc., y se caracteriza por su estilo respetuoso. Su estructura es: Cargo de la persona que lo escribe. la palabra “SALUDA”. Nombre de la persona a quien va dirigido, precedido de “a”. Texto. Nombre y apellidos del remitente. Despedida: con frases de cortesía como “aprovecha gustoso la presente para ofrecerle su consideración más distinguida”. Lugar y fecha.

Instancia Para solicitar algo o pedir algo por escrito lo haremos a través de un modelo de carta de solicitud o instancia. Hay modelos impresos predefinidos que solo hay que rellenar. La estructura es: El encabezamiento: Puede llevar el membrete del organismo a quién se dirigen las instancias, en el caso de ser un modelo impreso. A continuación se ponen los datos personales de quién realiza la solicitud: Nombre y apellidos, DNI, profesión, domicilio, localidad, teléfono u otros datos de interés. La palabra “EXPONE”. El cuerpo: Aquí se debe comentar el motivo claro y extenso de lo que se está solicitando. Cada párrafo debe comenzar con la palabra “QUE”. El cuerpo termina con expresiones como “por lo cual”, “y es por lo que”. Petición: con la palabra “SOLICITA” y se expone de forma resumida clara y concisa el punto fuerte que se solicita. Lugar y fecha. El nombre, apellidos y la firma del solicitante. Pie: en mayúsculas el tratamiento y el cargo del destinatario.

Cerfificado El certificado es el documento oficial que da fe de una cosa. Pueden ser expedidos por autoridades o por particulares. En la parte superior debe llevar el menbrete del organismo o empresa que lo emite. El nombre de la persona que lo expide y el cargo que ostenta . El cuerpo del certificado debe contener los datos personales del solicitante y el hecho que se certifica.Antes de este texto se consignará la palabra "Certifico, Certifica o Certificamos". Frase que pone fin al texto: “Y para que conste a los efectos oportunos, firma el presente certificado...”, “Y para que conste donde y cuando proceda, firma...”, “Y para que conste a los efectos oportunos, y a petición del interesado, firmo...”. Lugar y fecha en letra. Firma de la persona que certifica.

Tarjeta de empresa Las tarjetas de empresa son una herramienta que proyectan la imagen profesional de quien las utiliza; deben tener los datos correctos, un diseño sencillo pero elegante y acorde a la imagen de la empresa. El principal elemento que debe tomarse en cuenta es el área de la profesión, ya que dependiendo de ésta se puede jugar con el diseño, la letra, el color y la textura. Además del diseño, la tarjeta de presentación siempre debe contener: El logo de la empresa. El nombre completo de la persona. Cargo. Nombre de la empresa. A qué se dedica. Datos de contacto: dirección de la oficina o centro de trabajo, número telefónico fijo y móvil, correo electrónico y web. En caso de tener web puede aparecer también el código QR de acceso rápido a tu web. Y también se puede poner las redes sociales: facebook y twitter.

Nota de prensa La nota de prensa es el instrumento más utilizado por las empresas para las relaciones públicas, ya que con ella se puede informar mejor al público objetivo. En la cabecera de la página se debe indicar que se trata de una “NOTA DE PRENSA”. Titular: debe ser corto y llamativo. Lugar y fecha de edición. Cuerpo de la nota de prensa: el contenido debe ser breve y directo. Información de contacto: nombre de la persona que representa a la empresa ante los medios de comunicación, el cargo que ocupa, nombre de la empresa, teléfono/fax, e-mail y web de la empresa.

Correo electrónico El formato de correo eléctronico viene predefinido por la página web que utilicemos pero los elemento que debe contener son: Remitente (De): campo donde se debe poner la dirección de correo electrónico de la persona que está mandando el mensaje. Destinatario (Para): campo donde se debe colocar las direcciones de correo electrónico de las personas a las que se quiere mandar el mensaje. Cc: en este campo también se pueden poner las direcciones de correo de personas a las que queremos que llegue el mensaje, pero cualquier dirección que se coloque en este campo no será visible para los otros destinatarios. Se utiliza para respetar la privacidad de las personas. Asunto: es una referencia del mensaje. Mensaje: es el texto del mensaje.

Índice de contenido Carta comercial Convocatoria de reunión Acta de reunión Saluda Instancia Certificado Tarjeta de empresa Nota de prensa Correo electrónico