Grupo Totalcom - Código de Ética by Total On Demand

Código de Ética

Olá! Como é de conhecimento de todos, temos um Comitê de Ética e Sustentabilidade no Grupo Totalcom. No nosso site, criamos uma área relacionada às ações de sustentabilidade. Nela, vocês irão encontrar: O que é sustentabilidade para o Grupo; A estrutura do recém-formado Comitê de Ética e Sustentabilidade; As ações que o Grupo vem implementando, relacionadas ao tema, como: • Missão, Visão e Valores • Política de Recursos Humanos e Política de Compras e Suprimentos • Nosso Código de Ética

Lembramos que o Código tem a função de orientar a maneira como nos relacionamos com os outros colaboradores, com a sociedade, com os concorrentes, fornecedores e clientes. Enfim, estabelecer diretrizes de comportamento para com todos os grupos internos e externos, de acordo com os nossos valores corporativos. Para qualquer sugestão ou comentário a respeito do código ou para relatar situações em que os princípios estabelecidos não estão sendo seguidos, você deverá imprimir o template disponibilizado na Zubba, preenchê-lo e enviá-lo para a área de RH por meio de malote. Todos os colaboradores receberão este kit com o nosso “Código de Ética” e com nossa “Missão, Visão e Valores”. Todos deverão assinar, comprovando que estão cientes, e consultá-los sempre que houver dúvida a respeito das melhores condutas a serem seguidas em cada situação.

Missão - Criar e implementar soluções estratégicas e integradas de comunicação que gerem valor agregado para os nossos clientes em toda a sua cadeia de negócios, por meio do trabalho dos melhores especialistas nas diferentes áreas do marketing, com ética, sinergia, criatividade, inteligência de mercado e rentabilidade para ambas as partes.

Visão - Ser reconhecido globalmente como um dos grupos mais eficazes na prática de comunicação integrada, capaz de oferecer soluções únicas e, mais do que importantes, necessárias para o negócio do cliente.

Valores - Gostamos de pessoas intelectualmente inquietas e curiosas, criativas e inovadoras, que amam o que fazem, que tenham senso de responsabilidade, que valorizem o aprendizado constante e que, acima de tudo, tenham visão multidisciplinar e atitude proativa. Estimulamos o talento individual, mas priorizamos o trabalho em equipe. Acreditamos que um ambiente feliz

e sem discriminação, que promova o bem-estar material e emocional de nossos colaboradores, gere melhores resultados. Em nossa política de seleção de pessoal avaliamos, além da competência profissional e habilidade técnica, o comprometimento com a conduta ética do Grupo. Nossas relações pessoais e comerciais com indivíduos e organizações são pautadas pela transparência e ética. Atuamos sempre com responsabilidade e dentro dos princípios da sustentabilidade. Temos convicção de que a nossa atividade pode gerar conflitos de opinião, mas sempre respeitamos os limites impostos pela legislação em vigor, regulamentos e normas éticas estabelecidos por órgãos do setor.

Código de Ética 1. INTRODUÇÃO....................................................................... 10 2. OBJETIVOS DO CÓDIGO DE ÉTICA . ..................................... 11 3. ABRANGÊNCIA.................................................................... 12 4. O AMBIENTE DE TRABALHO E COLABORADORES ............. 13

4.1. PADRÕES DE CONDUTA ........................................... 14

Cumprimento das leis ............................................ 14

Discriminação no ambiente de trabalho ............... 14

Assédio moral ou sexual ........................................ 15

Exploração do trabalho infantil e compulsório ..... 16

Igualdade de acesso às oportunidades ................. 16

Desenvolvimento profissional ................................ 17

Posição/poder de autoridade ................................. 17

4.2. SAÚDE E SEGURANÇA ............................................. 18

Uso de álcool e drogas ........................................... 18

Segurança no trabalho ........................................... 19

4.3. CONFLITO DE INTERESSES ..................................... 20

Desenvolvimento de outras atividades .................. 20

Contratação de parentes ........................................ 21

Relações profissionais particulares ...................... 21

5. POSTURA EM RELAÇÃO À CORRUPÇÃO ............................. 22

Sumário

6. RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES E PARCEIROS ... 23 7. RELACIONAMENTO COM CLIENTES ................................... 25 8. RELACIONAMENTO COM GOVERNO ................................... 26 9. RELACIONAMENTO COM CONCORRENTES ........................ 28 10. RELACIONAMENTO COM MÍDIA . ...................................... 29 11. RELACIONAMENTO COM A COMUNIDADE ....................... 30 12. ASSOCIAÇÕES E ENTIDADES DE CLASSE ........................ 31 13. POSTURA COMO GRUPO DE COMUNICAÇÃO .................... 32 14. PRESERVAÇÃO DAS INFORMAÇÕES ................................ 34

Informações confidenciais e privilegiadas ..................... 34

Tecnologias do Grupo ...................................................... 35

Direitos autorais .............................................................. 36

Recursos de informática ................................................. 37

15. ATIVOS E PROPRIEDADES DA ORGANIZAÇÃO .................. 40 16. MEIO AMBIENTE ............................................................... 41 17. GESTÃO DO CÓDIGO DE ÉTICA E PROCEDIMENTOS GERAIS .42

1 Introdução

A seguir, você vai conhecer alguns padrões de comportamento que representam o Código de Ética do Grupo Totalcom. Sua função é muito simples: transformar em regras alguns valores que já são praticados entre nós. Pense nele como um guia. Um documento que vai orientar a maneira como nos relacionamos com o mercado, com o público, com a sociedade, com os concorrentes e entre colaboradores. Ele deve ser seguido por todos os funcionários de todas as empresas, sem distinção de nível hierárquico. Assim, vai nos ajudar a construir um Grupo mais unido, mais forte e uma sociedade melhor. Faça a sua parte. Leia, absorva, consulte, pratique. Este Código não é capaz de abranger todas as situações encontradas na prática, para o que se conta com o bom-senso de todos que, pautados por esses valores, poderão julgar a melhor conduta a ser adotada e, a qualquer tempo, consultar o Comitê de Sustentabilidade que estará à disposição para orientar e encaminhar o que for necessário. 10

Objetivos do Código de Ética

Fazer com que todas as relações do Grupo, sejam externas, sejam internas, estejam de acordo com nossos valores e princípios e reflitam nossas principais diretrizes e orientações nas tomadas de decisão, nos aspectos morais e éticos. Conduzir o Grupo a regras significativas de cidadania e demonstrar respeito no tratamento com interlocutores. Conectar gestores e funcionários, deixando clara a expectativa do Grupo em relação a ambos. Fortalecer a reputação e a imagem do Grupo.

3 Abrangência

Todos que trabalham ou prestam serviços ao Grupo Totalcom devem seguir este código.

O ambiente de trabalho e colaboradores

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4.1 Padrões de conduta Cumprimento das leis O colaborador deve comportar-se de forma que atitudes, posturas ou ações não sejam questionáveis do ponto de vista ético, e conduzir assuntos profissionais de acordo com as leis, regulamentos, políticas aplicáveis e normativos internos.

Discriminação no ambiente de trabalho O colaborador deve sempre demonstrar cortesia, respeito, compreensão, honestidade e imparcialidade no relacionamento com clientes, fornecedores, público em geral e outros colaboradores. Não é admitida qualquer atitude que discrimine as pessoas em função de cor, sexo, opção sexual, religião, origem, classe social, idade, condições físicas, porte de necessidades especiais ou outras características protegidas por lei.

Assédio moral ou sexual O assédio moral é caracterizado por condutas hostis e uso do poder hierárquico para impor autoridade ou obter vantagens, como:

Pressionar subordinados a prestar serviços de ordem pessoal.

Assediar sexualmente outros colaboradores.

Desqualificar em público, ofender e ameaçar subordinados ou pares. Apresentar ideias dos colegas sem dar crédito a eles.

Desrespeitar as funções dos outros.

Nenhuma forma de assédio, ameaça ou comentário difamatório é tolerada. Violações a esta política devem ser comunicadas ao superior imediato de nível gerencial ou a outro superior e ao Comitê de Sustentabilidade, e serão tratadas conforme a legislação em vigor.

Exploração do trabalho infantil e compulsório Não aceitamos trabalho forçado, compulsório, infantil ou qualquer outra forma de exploração. Respeitamos os direitos humanos e os princípios do Pacto Global da Organização das Nações Unidas.

Igualdade de acesso às oportunidades Todos devem ter mobilidade profissional e igualdade de acesso ao Grupo, independente de sexo, idade, cor, opção sexual, origem, religião ou condições físicas. É um dever reconhecer o mérito de cada um e dar igualdade de acesso a oportunidades de desenvolvimento profissional para todos. Não são admitidas decisões que afetem a carreira profissional de subordinados baseadas apenas em relacionamento pessoal.

Desenvolvimento profissional Deve-se estimular o desenvolvimento dos colaboradores e garantir a eles as melhores oportunidades para sua evolução profissional. É importante oferecer cursos, treinamento e bolsas educacionais, desde que, é claro, estejam de acordo com os valores do Grupo e sigam critérios de tempo da empresa e a sua avaliação de desempenho.

Posição/poder de autoridade É uma conduta inaceitável usar a posição de poder e autoridade para obter vantagens pessoais com colaboradores, clientes, fornecedores e competidores.

4.1 Padrões de Conduta

4.2 Saúde e segurança

Uso de álcool e drogas Assim como na legislação em vigor, não é permitido o consumo e porte de drogas ilícitas nas instalações do Grupo. Também não são tolerados o consumo de álcool e sinais de embriaguez durante o expediente. E, ainda em coerência com a legislação, não é permitido fumar nos ambientes fechados de nossas instalações. E como não poderia deixar de ser, desrespeito aos itens acima será tratado conforme a legislação em vigor.

Segurança no trabalho O Grupo Totalcom se compromete a fazer tudo que estiver ao seu alcance para disponibilizar a você e a todos os outros colaboradores um ambiente seguro e prevenido contra acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Também não pouparemos esforços para estimular um convívio saudável por parte de todos.

4.3 Conflito de interesses

Desenvolvimento de outras atividades Não é conduta aceitável realizar atividades externas ou durante o expediente que entrem em conflito ou prejudiquem o desempenho de suas atividades e responsabilidades no Grupo. O colaborador deve informar à organização quando houver exercício de atividade remunerada fora do expediente de trabalho. É proibido a todos os colaboradores facilitar a entrada de terceiros em nossas instalações com o intuito de praticar atividades alheias ao Grupo.

Contratação de parentes A contratação de parentes deve contar com autorização do superior hierárquico e só poderá ocorrer desde que o processo de seleção seja igual para todos os candidatos. Parentes não poderão ser contratados para realizar trabalhos em uma mesma área. Por parentes, entende-se cônjuge, companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau.

Relações profissionais particulares Realizar trabalhos autônomos para clientes e fornecedores esporádicos ou habituais é conduta não aceitável.

5 Postura em relação à corrupção

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Relacionamento com fornecedores e parceiros

O processo de contratação deve ser sempre imparcial e transparente e ter como objetivo qualidade, viabilidade técnica e econômica nos serviços prestados. Não é aceitável influenciar ou determinar a contratação de empresas nas quais haja interesse pessoal do colaborador ou de pessoas de seu relacionamento familiar ou pessoal, direta ou indiretamente. Eventuais exceções serão tratadas caso a caso e deverão contar com aprovação formal do diretor da área. O relacionamento com parceiros deve ser baseado em valores e princípios compartilhados. Não serão aceitas parcerias com empresas, fornecedores e instituições não idôneas. Parceiros são como parte do Grupo e, portanto, devemos zelar também por sua imagem, nossos interesses comuns e compromissos acordados.

Tentativas de favorecimento ou oferta duvidosa por parte de fornecedores ou parceiros devem ser comunicadas no ato ao superior, o qual deverá avaliar se o caso justifica rompimento, penalidade ou advertência. Caso a contratação do fornecedor seja uma exigência do cliente, o pedido deve ser documentado e informado ao superior hierárquico.

6 Relacionamento com fornecedores e parceiros

Relacionamento com clientes

Nossos esforços devem estar sempre focados nos compromissos com os clientes, no fornecimento de respostas e soluções às solicitações deles de maneira adequada e de acordo com os prazos estabelecidos, sem que objetivos de desenvolvimento e rentabilidade do Grupo sejam deixados de lado. O atendimento aos clientes deve ser pautado por honestidade, transparência e eficiência. Os direitos do consumidor devem ser respeitados sempre. A privacidade também deve ser sempre respeitada. Ou seja: informações sigilosas que envolvem interesses de negócios dos clientes não podem ser divulgadas. O relacionamento com os clientes deve ser imparcial e objetivo, sem sobreposição de interesses pessoais.

8 Relacionamento com Governo

O relacionamento com o Poder Público, assim como em todos os relacionamentos, é baseado na integridade. Não é aceito qualquer tipo de pagamento em troca de benefícios. O Grupo não apoia nenhum partido político, nem financeiramente nem na forma de manifestação pública de apoio. Opiniões pessoais não devem se confundir com as da organização. Nenhuma das empresas do Grupo desenvolve campanhas publicitárias para partidos políticos. Colaboradores não devem, e nem podem, ser induzidos por superiores ou colegas a fazer parte de partidos, contribuir para candidatos e campanhas políticas.

A visão política do colaborador não deve influenciar, tanto para prejudicar como para favorecer, a sua situação no Grupo. Os colaboradores têm liberdade para participar de partidos, atividades e movimentos políticos, desde que isto não afete o seu desempenho no Grupo. O relacionamento com autoridades também deve ser baseado em respeito e transparência. O tratamento imparcial e a postura transparente desejável com qualquer tipo de cliente devem ser mantidos. Os colaboradores devem conhecer e seguir a legislação em vigor para a contratação de particulares pelo Poder Público.

9 Relacionamento

com concorrentes

A relação com a concorrência deve ser de respeito, ética e civilidade. Para não expor os negócios diante da concorrência, a busca pela informação tem que ser limpa e transparente. Comentários que possam afetar a imagem e difamar os concorrentes devem ser evitados.

Relacionamento com mídia 10

Em nosso relacionamento com a mídia, devemos ter uma atitude independente e baseada no respeito, na integridade e na transparência. Todas as informações devem ser acompanhadas e analisadas pela Assessoria de Imprensa antes de serem divulgadas. Não é correto se pronunciar em nome do Grupo a respeito de assuntos que não são de competência da organização ou que tenham sido definidos como confidenciais.

11 Relacionamento com a comunidade

Responsabilidade social é o que define a maneira como nos relacionamos com as comunidades em que atuamos. Defesa dos direitos humanos, dos princípios de justiça social e respeito à diversidade de valores culturais são as nossas prioridades nesse aspecto. O Grupo reconhece a necessidade de retribuir à sociedade uma parcela do valor agregado aos negócios. Apoiamos iniciativas de desenvolvimento local e empreendimentos que proporcionem melhores condições sociais para a população.

Associações 12 e entidades de classe

O Grupo Totalcom e todos que fazem parte dele reconhecem a legitimidade de associações e entidades de classe, a liberdade de associação e o reconhecimento efetivo do direito à negociação coletiva. Apoiamos iniciativas que tragam a melhoria da qualidade de vida de funcionários e seus familiares.

13 Postura como grupo de comunicação

Todos os empreendimentos e ações do Grupo devem ter como foco o reforço à legitimidade das ideias veiculadas e a manutenção da confiança de consumidores, clientes e sociedade em geral. As campanhas devem seguir a legislação e as normas estabelecidas pelo Código Brasileiro de Autorregulamentação Publicitária, do CONAR, e pelo CENP. Devemos evitar a veiculação de comunicação que tenha conteúdo desonesto, abusivo, ofensivo ou que desrespeite o consumidor ou até mesmo

a concorrência. A possibilidade de que um cliente ou trabalho prejudique a imagem do Grupo deve ser sempre analisada. Inclusive a participação em campanhas que não considerem danos ao meio ambiente e à violação dos direitos humanos. Na veiculação de campanhas para produtos sensíveis, como bebidas alcoólicas, ou emcasos suscetíveis à lei, como a utilização de imagens infantojuvenis, o Grupo segue a legislação em vigor.

14 Preservação das informações Informações confidenciais e privilegiadas O colaborador é corresponsável por garantir que informações dadas a pessoas e profissionais de fora sejam completas, exatas e, quando não autorizadas, tenham o tratamento confidencial necessário. Isso vale para faxes, relatórios impressos, memorandos, cheques, informações financeiras, planejamentos estratégicos, conversas telefônicas, microfilmes, arquivos de computador e e-mails.

Quando forem identificadas informações que necessitem de confidencialidade, elas devem ser observada com rigor, sejam informações de clientes, sejam de fornecedores ou simplesmente informações relacionadas a negócios, notícias e registros do Grupo. Informações confidenciais devem ser discutidas apenas internamente e só entre os colaboradores e áreas envolvidas. Violações aos itens acima serão tratadas de acordo com a legislação.

Tecnologias do Grupo Não se deve usar as tecnologias, metodologias, know-how e outras informações de propriedade da organização para fins particulares. E menos ainda para repassar a terceiros.

Direitos autorais Os colaboradores não devem usar cópias ilegais de softwares de qualquer gênero. E quando souberem da existência de tais cópias, devem informar à área de Tecnologia da Informação. O download de programas, aplicativos e arquivos só são permitidos com a autorização da área de Tecnologia da Informação. Não é permitido usar as máquinas instaladas na organização para a reprodução e distribuição de cópias xerográficas de livros protegidos por direitos autorais. Ao fazer isso, o colaborador pratica crime e expõe a organização a altos riscos legais e financeiros.

Recursos de informática Equipamentos de informática, softwares e sistemas: O colaborador é responsável pelo uso correto e segurança dos equipamentos colocados à sua disposição para a execução do trabalho, assim como por mantê-los nas condições em que recebeu.

Armazenamento de arquivos Os equipamentos de informática devem ser usados apenas na realização dos interesses do Grupo.

Senha O colaborador é responsável pelas senhas concedidas para acesso à rede e outros sistemas corporativos. As senhas são pessoais e intransferíveis. Cabe ao colaborador garantir que os dados sob sua responsabilidade sejam protegidos.

Uso de internet e e-mail Por questões de segurança, o uso da internet e do e-mail é monitorado. Não há direito à privacidade neste sistema. Informações corporativas, provedor, estação de trabalho e conta de e-mail são propriedades da organização e, por sua importância, exigem proteção apropriada. É importante evitar ao máximo usar e-mail para troca de mensagens confidenciais ou estratégicas. Não é permitido transmitir mensagens sexualmente ofensivas, agressivas ou difamatórias. 38

A internet deve ser usada apenas para atividades relacionadas com os negócios e serviços da organização, comunicação com clientes e fornecedores, pesquisas e obtenção de informações pertinentes ao trabalho. A rede não deve ser usada para conseguir acesso não autorizado a um outro computador, outra rede, bancos de dados ou informações digitais. Direitos autorais, regras de licenciamento, privacidade e proteção da propriedade intelectual devem ser respeitados também no uso da internet. Não é permitido acesso aos seguintes temas: a. Pornografia b. Práticas ilegais c. Incentivo ao uso de armas d. Incentivo à prática de violência e. Incentivo à prática de racismo f. Hacking (pirataria) g. Entretenimento* h. Jogos*

*Os itens “g” e “h” são permitidos para fins de pesquisas coerentes com as necessidades dos trabalhos.

15 Ativos e propriedades da organização

São considerados ativos da organização: Recursos dos clientes e beneficiários. Ativos financeiros: cheques, papel-moeda, etc. Ativos intelectuais: propriedade intelectual que inclui softwares, documentos e processos produzidos pelos colaboradores para suportar os negócios da organização. Ativos físicos: mobília, instalações, equipamentos, suprimentos, etc. Ativos intangíveis: identidade corporativa, reputação do Grupo e outros do mesmo tipo. Guardar e conservar os ativos do Grupo é responsabilidade de todos os colaboradores. Cada um é responsável por fazer isso com os ativos que usa para o desempenho de suas atividades. O colaborador não deve usar recursos, informação ou até mesmo a reputação do Grupo para ganhar vantagens ilícitas ou indevidas para si próprio ou para terceiros, direta ou indiretamente. 40

Meio ambiente 16

A abordagem que o Grupo tem para os desafios ambientais ĂŠ preventiva. Buscamos a todo o momento desenvolver iniciativas que promovam a responsabilidade ambiental e atuamos de acordo com a legislaĂ§ĂŁo ambiental brasileira.

17 Gestão do Código de Ética e Procedimentos Gerais

O Comitê de Ética e Sustentabilidade é responsável pela gestão deste Código e tem como funções: Aplicação e disseminação do código e dos padrões de conduta: Zelar para que todas as áreas implementem rotinas e processos que busquem o cumprimento do código; Esclarecimento de dúvidas e interpretação em relação ao texto e aos fatos relacionados a ele; Atualização e sugestões: O comitê não só deve estar atento para as necessidades de atualização como também deve receber sugestões e ideias dos colaboradores. Você também tem parte nesta função; Julgamento de casos de violação do código: Violações poderão resultar em sanções disciplinares, de acordo com a gravidade das transgressões e sem prejuízo da aplicação de outras medidas previstas pela lei. O Comitê é quem determina estas sanções.