Microsoft Access Om databaser En database er en strukturert samling av informasjon. Definerte opplysninger inndeles, organiseres og lagres som i et arkivsystem. Fremhenting, analysering og presentasjon av data kan gjøres på mange måter alt etter behov. Normalt benyttes et databaseprogram til å organisere, bearbeide og lagre store datamengder. Slike programmer kan f.eks. søke i løpet av en brøkdel av et sekund frem til en gateadresse i tabellen som inneholder mange tusen postadresser.
Hva er Access Access er et databaseprogram fra Microsoft. Access er et såkalt desktop-database-program, dvs. at det kjører best på en maskin eller i små nettverk. Vanligvis kan man ikke utvikle programmer med Access, men kun kjøre ferdige programmer. •
Access består av mange objekter som til sammen utgjør en database.
•
Objektene lagres i en eller flere databasefiler ( .MDB)
•
En Access database består bl.a. av tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter.
•
Dataene lagres i Tabeller, som derfor er det sentrale.
•
De andre objektene kan sees på som tilleggsfunksjoner for å gjøre vårt arbeid enklere.
Del 1. Lage en ny database I denne øvelsen skal vi utvikle en liten database for et helsesenter. Når den er ferdig vil den bli en (nokså begrenset) applikasjon som kan benyttes av sykepleiere på helsesenteret. •
Det skal lages et system for pasientoversikt
•
Det skal ha et overordnet menysystem
•
Ulike typer rapporter skal kunne skrives ut.
1. Opprett en ny base. 1. Start programmet ved å velge: Start > Programs >
.
2. I dialogboksen som vises velg: Tom Access-database og klikk OK.
3. Før du kan begynne å føre inn data må du gi databasen din et filnavn.
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 1 av 15
a. Finn fram til ditt lagringsområde (Hercules H:). b. Skriv inn filnavnet Helsestasjon.mdb c. Klikk på Opprett-knappen. Vi ser at databasen ikke inneholder noen tabeller. Da starter vi med å lage den første tabellen. Som du ser kan du lage tabeller på 3 ulike måter. Vi skal velge den siste. 4. Dobbeltklikk på alternativet: Lag tabell ved å skrive inn data.
Vi er nå klar til å skrive inn noen data i tabellen. 5. Fyll ut tabellen som nedenfor:
6. Når du har lagt inn dataene, må tabellen lagres. 7. Velg Fil > Lagre og kall tabellen for Pasient
Når du lagrer tabellen for første gang, vil Access gi en feilmelding. Tabellen må nemlig ha en primærnøkkel.
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 2 av 15
8. Velg Ja for å opprette en primærnøkkel for tabellen. 9. Vi skal bruke feltet med personnummer som primærnøkkel siden dette vil være entydig identifikasjon. a. Klikk på overskriften Felt1 slik at hele kolonnen blir markert b. Lukk tabellen på vanlig måte, Access vil generere en primærnøkkel.
10. Dobbeltklikk på den nye tabellen (Pasient) for å hente den frem.
11. Tabellen vises nå med det data som er lagt inn. a. Vi ser at Access har lagt til et felt for oss: ID b. (Autonummer) betyr at det automatisk er laget et unikt nummer for hver post i tabellen. •
Dette kan vi benytte til å lage et Pasientnummer
Endre tabellens utforming 1. Velg Utformingsvisning-knappen 2. Vi får nå opp tabellen i en ”konstruksjons”-modus. Nå kan vi endre og tilpasse tabellen slik vi ønsker. a. Vi ser de ulike feltnavn og datatyper som er satt inn. b. Nå kan vi gi feltene nye navn. c. Vi kan også endre datatype og antall tegn som feltet maksimalt skal ha.
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 3 av 15
3. Gjør følgende endringer i tabellen: 4. Endre feltnavnet som vist. 5. Velg Obligatorisk (Ja) for de feltene som vi MÅ legge inn data for (bruk skjønn). 6. Velg indeksering av viktige felt for å oppnå en raskere søking i data. 7. Access har foreslått at feltet PasientNr skal være av typen ”Autonummer”. Dette innebærer at Access lager et nytt unikt nummer for hver pasient (teller seg oppover fra 1).
Pasienttabellen er ferdig. Vi lagrer tabellen og lukker Utformingsvisning. Når vi henter inn tabellen i vanlig Dataarkvisning, vil vi få opp en riktig tabell med de 2 innlagte postene. Vi kan nå legge inn nye data i tabellen. 12. Lagre endringene i tabellen (svare Ja til meldingen som vises) og klikk på Dataarkvisning-knappen
.
13. Lukk tabellen.
Lag en tabell med Veiviser Vi skal lage en tabell over ansatte, og benytter en såkalt veiviser. 1. Klikk på funksjonen
.
2. Still inn tabellveiviseren som vist nedenfor: (Prøv å få inn alle felt på høyre siden av veiviseren).
3. Velg Fullfør når du er klar. Tabellen blir nå automatisk generert og åpnet. 4. Registrer data som følgende:
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 4 av 15
5. Lagre og lukk tabellen.
Lag tabell i Utformingsvisning Vi har behov for en tredje tabell over de ulike områdene som hjemmetjenesten er oppdelt i. Vi lager tabellen Regioner direkte i utformingsmodus. 1. Klikk på funksjonen 2. Lag to felter: a. Region b. Områdebeskrivelse 3. Marker feltet Region og klikk på nøkkel-ikonet. Da blir den definert som primærnøkkel. 4. Skriv inn følgende poster:
5. Lagre tabellen med navnet Regioner og lukk den.
Arbeide med tabeller Av og til er det nyttig å kunne arbeide med en tabell. Fordi dataen er lagt i tabellen direkte, er det ikke nødvendig å lagre. Programmet gjøre dette automatisk. I følgende øvelser skal du se hvordan en tabell kan behandles. 1. Åpne databasen ”Helsestasjon.mdb” (hvis det ikke allerede er åpnet). 2. Dobbeltklikk på tabellen Pasient for å åpne den. 3. Sorter tabellen stigende på Telefonnummeret a. Høyreklikk på overskriften Telefon b. Velg
fra hurtigmenyen.
4. Søk etter personer som bor på Feøy a. Høyreklikk på overskriften Poststed b. Velg
fra hurtigmenyen.
c. Skriv inn feøy i ”Søk etter-feltet” og klikk på Søk etter neste-knappen.
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 5 av 15
5. Søk etter alle som har etternavn som begynner på H 6. Sorter synkende på poststed 7. Sorter stigende på etternavn 8. Sorter navnene (som i telefonkatalogen) 9. Filtrer tabellen slik at du ser de som bor i region Øst a. Klikk i cellen med ordet Øst b. Klikk på Filtrer etter merking-knappen samme navn. c. Klikk på Fjern filter-knappen
. Da ser man kun de postene som har
for å se hele tabellen igjen.
10. Filtre tabellen slik at du ser de som bor i region Øst og som heter Aasland 11. Sorter stigende på Pasientnummer og lagre og lukk tabellen.
Del 2. Relasjoner Vi har nå 3 tabeller, og skal definere relasjoner. Pasient skal tilhøre en region • En Pasient kan tilhøre en region, mens én region har mange pasienter. Ansatt skal tilknyttes en region • En Ansatt er tilknyttet én region, mens en region har mange ansatte.
Opprette en relasjon 1. Velg Verktøy > Relasjoner fra menyen. 2. I dialogboksen som vises velger du tabellene en etter en og klikk på Legg til-knappen. 3. Når alle 3 tabeller vises på skjermen velg Lukk. 4. Da vises følgende:
Nå skal vi opprette en relasjon mellom Pasient og Regioner, men først må vi bytte rekkefølgen til de ulike tabellene. 5. Klikk på tittelen til tabellen som skal flyttes og dra den der den hører til (slik som nedenfor).
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 6 av 15
Nå lager vi relasjonen: a. Klikk på feltet Region i tabellen ”Regioner”. b. Hold museknappen nede, og dra feltet over feltet Region i tabellen ”Pasient” c. Slipp museknappen.
Angi typen av relasjon Når vi drar et felt fra en tabell over i en annen, vil det bli opprettet en relasjon mellom tabellene. 1. Vi får automatisk opp et vindu for å redigere relasjonen.
2. I vinduet som kommer opp ser vi at det automatisk er antatt at dette er en En-til-mange relasjon. a. Vi ser tabellene og de tilhørende felter b. Hak av ”Gjennomfør av referanseintegritet” for å sikre at det ikke slettes data ved et uhell. c. Klikk på Opprett-knappen. 3. Gjentar prosessen og dra feltet Region i tabellen ”Regioner” over feltet Region i tabellen ”Ansatte”. (MERK: Husk å hake av ”Gjennomfør referanseintegritet”).
Primærtabell og relaterte tabeller Her er feltet Region i tabellen ”Regioner” en primærnøkkel. Feltet Region i tabellen ”Pasient” er da en fremmednøkkel. •
Ved å opprette ”referanseintegritet” sikrer vi at det eksisterer en region (f.eks. Øst) i tabellen Regioner, før det er mulig å definere at en pasient tilhører regionen Øst.
•
Nedenfor ser vi de opprettede relasjoner.
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 7 av 15
•
Det er 2 stk relasjoner av typer 1:M (En-til-mange).
Del 3. Lag et Skjema For en ansatt er det ofte vanskelig å arbeide direkte i tabellene. Et skjema er et spesialutformet vindu for registrering og endring av data i tabellen. Vi lager derfor et skjema for tabellen Pasient •
•
Du kan starte direkte i utformingsvisning og designe ditt eget skjema. Her skal vi velge å lage et skjema ved bruk av ”Veiviser”.
1. Klikk på knappen Skjemaer og deretter på ”Lag skjema ved hjelp av veiviser”
Skjemaveiviser Først velger vi ønsket tabell, og velger å ta med alle feltene som finnes i tabellen. 1. Velg Tabell: Pasient fra nedtrekksmeny.
2. Klikk deretter på Ta alle felt-knappen høyre feltet.
slik at samtlige felt føres over i det
3. Velg Neste. Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 8 av 15
4. Velg utformingstype Blokkjustert i den neste dialogboksen og klikk Neste.
5. Velg stilen Stein i den neste dialogboksen og klikk Neste. 6. Kall skjemaet for Pasient og klikk Fullfør. 7. Skjemaet er åpnet automatisk og klar til å registrere nye pasienter.
8. Bla gjennom postene i skjemaet ved å bruke Neste post-knappen. 9. For å hoppe til slutten av tabellen og legge inn en ny pasient kan du velge Ny postknappen . 10. Legg inn to nye pasienter (for å finne ut hvordan skjemaet fungerer). 11. Lukk skjemaet.
Del 4. Lage en rapport Vi har fra tid til en annen behov for en skriftlig oversikt over alle pasienter. Da må vi først lage en ”Rapport” som kan skrives ut. 1. Klikk på knappen Rapporter og deretter på ”Lag rapport ved hjelp av veiviser”. a. Først velges hvilken tabell vi skal lage rapport for b. Deretter velger vi å ta med alle felt i tabellen Pasient 2. Velg Tabell: Pasient fra nedtrekksmeny og før over samtlige poster i tabellen. 3. Klikk på Neste. 4. I denne dialogboksen kan vi lage grupperinger. Dette gjør vi ikke nå. (MERK: Access kan ha laget en gruppering under ”Region”. Dette må fjernes). a. Før ”Region” tilbake som en del av postene ved å klikke på
-knappen.
5. Klikk på Neste. 6. Her velger vi å sortere etter følgende kriterier: 1. Etternavn
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
2. Fornavn
Side 9 av 15
Klikk på Pil ned-knappen og velg feltnavn fra listen. 7. Klikk på Neste. 8. I utformingsdialogboksen velg Blokkjustert og Stående. Klikk på Neste. 9. Som stil velg Uformell og klikk på Neste. 10. Gi rapporten navnet Pasient og klikk på Fullfør. 11. Rapporten åpnes da automatisk klar til utskriving.
Tilpasninger av rapporter Rapporter brukes for å vise data på en oversiktlig måte. Du kan gjøre ønskede tilpassninger i rapport-utseendet ved å åpne den i ”Utformingsvisning”. •
Du kan flytte rundt på feltene til passende plassering på siden.
•
Fonter og farger kan tilpasses.
•
Du kan legge inn sideoversikter
•
Bunntekster kan endres.
(MERK: Du kan ikke legge inn nye data, men rapporten kan inneholde en utvelgelse av data og sortering av rekkefølgen som vises).
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 10 av 15
Del 5. Lage en spørring Vi ønsker å lage en oversikt over hvilke pasienter som tilhører de ulike regionene. Samtidig skal vi vise hvilke sykepleiere som har området. •
Informasjonen er i flere tabeller, og vi må lage en kombinasjon
•
Vi må da definere en spørring for å hente data fra flere tabeller.
•
Gjennom en spørring kan vi også gjøre et utvalg av data.
•
Etterpå lager vi en ny rapport som henter data fra spørringen.
Velge ut tabeller og felt Vi benytter en veiviser for å lage en ny spørring 1. Klikk på knappen Spørringer og deretter på ”Lag spørring ved hjelp av veiviser”. 2. Velg Tabell: Ansatte fra nedtrekksmeny og hent ut feltene: Fornavn og Etternavn 3. Velg Tabell: Pasient fra nedtrekksmeny og hent ut feltene: Fornavn, Etternavn, Adresse og Telefon 4. Velg Tabell: Regioner fra nedtrekksmeny og hent ut kun feltet Region.
5. Klikk Neste. 6. I denne dialogboksen velger vi å bruke en Detaljspørring. Klikk Neste. 7. I den siste dialogboksen endre foreslått navn til Regionoversikt og klikk Fullfør.
Lag en rapport fra spørringen Vi har laget spørringen ”Regionoversikt”. Nå må det lages en passende rapport for å vise data. 1. Klikk på knappen Rapporter og deretter på ”Lag rapport ved hjelp av veiviser”.
2. Velg
fra nedtrekksmenyen.
3. Før over samtlige felter og klikk Neste. 4. Det kan være gunstig å gruppere rapporten. Velg derfor feltene ”Region” og ”Ansatt_Etternavn”.
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 11 av 15
5. Klikk Neste > 6. Velg sorteringsrekkefølge som nedenfor og klikk Neste >
7. Velg Disposisjon 2 som utseende og klikk Neste >
8. Velg stilen Uformel og klikk Fullfør
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 12 av 15
Tilpasse rapporten Ved å foreta noen små justeringer i Utformingsvisning, kan rapporten presenteres. 1. Prøve selv å endre utseendet til rapporten slik at den ser ut som vist nedenfor:
Del 6. Lage et menysystem For å gjøre databasen enklere for helsestasjons ansatte å bruke skal det utarbeides et menysystem. 1. Velg Verktøy > Databaseverktøy > Sentralbordbehandling 2. Du får en melding om at det ikke finnes noe sentralbord for databasen, og du blir spurt om du ønsker å lage et. Svar JA (Yes), og det kommer opp et vindu hvor du kan lage nye menyvalg. 3. Velg knappen Ny…
4. Bruk navnet Sentralbord og klikk OK
5. Dobbeltklikk på det nye Sentralbord og klikk deretter på knappen Ny… 6. Skriv inn teksten ”Skjema Pasienter” i feltet Tekst: Gjør følgende endring og klikk OK.
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 13 av 15
Sentralbord Menysystemet i Access heter Switchboard og finnes under kategorien Skjemaer. 1. Velg kategorien Skjemaer og dobbeltklikk på Switchboard
2. Da åpnes sentralbordet.
3. Ved å åpne skjemaet Switchboard i Utformingsvisning bl.a. et bilde og farge. Teksten kan også evt. byttes ut.
, kan utseendet tilpasses med
4. Nedenfor ser vi de nye menyvalgene som er lagt inn og pynting av utseendet.
Åpne ”Sentralbord” automatisk Det er nødvendig å definere at ”Sentralbord” skal åpnes når brukeren åpner databasen. 1. Velg Verktøy > Oppstart 2. I dialogboksen som åpnes oppgi ”Helsestasjon” som programtittel og velg Switchboard som skjema/side: Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 14 av 15
3. Klikk OK 4. Lagre og lukk databasen. 5. Åpne den på nytt. Da åpnes skjemaet Sentralbord automatisk.
Haugaland vgs, goti6218
19.02.2009
Side 15 av 15