SERVICIOS BENEFICIESE CON LA EXPERIENCIA DE NUESTROS PROFESIONALES
1. SERVICIOS ESPECIALES EN GESTIÓN DE INFORMACIÓN A través de nuestros profesionales en gestión de información, podemos ofrecerle soluciones con los servicios de clasificación, indexación, expurgo, destrucción y reubicación que necesita para proyectos puntuales. Y, si las necesidades de su empresa van más allá que un servicio de gestión diaria de archivos, el personal de DocuData puede colaborar con su equipo a través de los siguientes servicios:
Actualización de inventarios: Lo ayudamos a organizar su inventario de archivos actuales y le ofrecemos mantenimiento continúo.
Validación: Liberamos espacio ayudándole a identificar los archivos con menor movimiento para migrar a una opción de tercerización.
Codificación/Indexación: Los documentos individuales contienen un gran número de niveles y clases de información, por lo que su indexación en campos estándar facilita y agiliza su búsqueda.
Digitalización de documentos: Convertimos sus archivos en imágenes digitales accesibles sobre los cuales se pueden realizar búsquedas.
Migración de activo a pasivo: Si necesita reclasificar un archivo activo a pasivo, podemos ayudarle con la toma de decisiones y la migración a través de la aplicación de las Tablas de Retención o Valoración Documental.
Centros de administración documental y/o correspondencia: Procesamos centralizadamente en las instalaciones del cliente el manejo y el control de los documentos y/o correspondencia producida o recibida por una empresa (pública o privada).
Tablas de retención y valoración documental: Las Tablas de Retención y valoración documental constituyen una herramienta gerencial para la administración de los documentos en una empresa. Con procesos que se inician elaborando listados de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo. Las tablas se aplican basadas en los lineamientos y normatividad del Archivo General de Nación.
Gestión interna de archivos DocuData gestiona sus archivos en sus instalaciones con la experiencia de nuestros profesionales. Si su empresa decide gestionar internamente algunos documentos, podemos ayudarle a través del desarrollo de un programa eficaz y en cumplimiento con la normativa. Nuestro equipo de profesionales especializados y expertos en materia archivística se encargarán de gestionar sus programas de manejo documental. Servicio y funcionamiento impecable - Empezar a trabajar con DocuData es sencillo. Como parte del proceso, nuestros expertos trabajarán dentro de su organización como un socio. Le ayudamos a definir la política de gestión de la información y le ofrecemos apoyo durante la implantación. Así, los retos pueden identificarse fácilmente y afrontarse de forma inmediata. Prácticamente no notará nuestra presencia, aunque apreciará la diferencia de inmediato.
Destrucción segura: Proporcionamos un servicio de destrucción segura tras el vencimiento de los plazos límite de retención, cuando es necesario destruir los archivos. Podemos ayudar a su empresa a planear y poner en práctica un programa integral para la retención y disposición de información. De esta manera, usted puede aplicar de manera sistemática, las políticas en
todas las unidades de negocio y zonas geográficas para evitar riesgos y costos asociados con la violación de información confidencial DocuData es más que un servicio de destrucción seguro. Podemos ayudarle a gestionar la información durante todo el ciclo de vida, reducir costes y mejorar la eficiencia.
2. ASESORÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Complementarios y reforzadores de nuestros servicios son el equipo de consultores de DocuData, que tienen experiencia y son los profesionales de gestión de la información. Ellos están listos para ayudarlo a enfrentar incluso los desafíos más complejos con consejos prácticos y servicios de implementación para acelerar el tiempo de valor de su inversión. 3. SERVICIO EN OUTSOURCING (BPO) Servicios prestados a compañías de diferentes sectores con el fin de asumir actividades que requieren alta mano de obra o tecnología y que de forma general no son misionales para el cliente. Los servicios en outsourcing permiten al cliente liberarse de altas cargas operativas, mejorar los procesos productivos y de servicio al cliente, controlar los tiempos de operación y optimizar el uso de recursos. 4. ADMINISTRACIÓN EN OUTSOURCING DE AREAS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Prestación del servicio de administración y gestión de áreas de correspondencia y archivo a manera de outsourcing. La administración de áreas de correspondencia y archivos de gestión generan altas cargas operativas y responsabilidades a las entidades y compañías, estas actividades pueden ser trasladas en outsourcing, logrando eficiencias, optimización en procesos documentales y optimización de costos. Procesos Documentales
Tercerización de Procesos
Validación de Contenido
Captura de Información
Digitalización
Nuestros servicios de outsourcing de administración documental emplean los más altos niveles de seguridad y una estrategia bien definida de la cadena de custodia para proteger sus archivos de negocios. Nuestra experiencia en servicios de imágenes ayudará a su compañía de forma efectiva de reducir la brecha de papel a digital. Además de liberar espacio de almacenamiento y el personal, usted puede beneficiarse de una reducción en los costos de almacenamiento que puede ir desde 25% a 50% a través de nuestros productos. Podemos ayudarle a establecer un programa integral de una manera consistente. 5. CUSTODIA DE DOCUMENTOS Con DocuData es muy sencillo el traslado y la tercerización de la custodia de sus documentos. Simplemente organice en cajas los archivos, nosotros los recogemos y transportamos a nuestras instalaciones seguras. Cuando los requiera, se los entregamos. Así de sencillo. Custodia especializada Manteniendo las condiciones ambientales exigidas por las normativas vigentes y apropiadas para el almacenamiento de archivos independiente del soporte, DocuData asegura la funcionalidad e integridad a través del tiempo con bodegas bajo las siguientes características:
Seguridad con control de acceso a las áreas de custodia
Control de operaciones cliente – DocuData (préstamo y consulta) que proporciona un acceso flexible y eficiente a la vez que mantienen la cadena de custodia.
Sistemas de control ambiental (Temperatura y humedad relativa) a medida de las necesidades de diferentes tipos de medios.
Sistema normalizado de detección y extinción de incendios que protege los archivos sin riesgo a dañarse
Detección de intrusiones y sistemas de alarma.
Supervisión 24/7 de los sistemas de protección con circuito cerrado de televisión.
Equipos de personal altamente calificados.
Las condiciones del servicio tendrán los siguientes procesos de calidad:
Etiquetado con código de barras y archivado individual de sus documentos para permitir una recuperación rápida de los documentos activos.
Podemos digitalizar y distribuir un documento bajo demanda en menor tiempo del que se emplearía para recuperar uno en papel en una sala de archivo de su empresa. DocuData más cerca a usted Hacemos que la gestión documental sea sencilla para usted. Con el servicio de consulta, puede recibir el documento por la tarde, al día siguiente, o en cualquier momento que usted determine de acuerdo a su necesidad. Además de entregarle el documento físico, le ofrecemos digitalizarlo y enviárselo en formato electrónico. Cuando necesite un documento específico o todos sus archivos, es sencillo y rápido. Control De Información Y Costos DocuData custodia su información en centros seguros, a la vez le permite mantener un control total de los archivos mediante solicitudes realizadas a través del protocolo de consultas. Siempre conocerá con exactitud dónde está su información, cuando la necesite sólo tendrá que pedirla. Reducir las búsquedas de documentos supone más tiempo para trabajar. Servicio personalizado de almacenamiento Ofrecemos gran variedad de soluciones adaptadas a sus necesidades para la custodia y almacenamiento. La custodia en cajas cerradas es perfecta para los documentos que la empresa tiene que conservar pero no necesita acceder a ellos con frecuencia. El almacenamiento en estantería abierta es el adecuado para los documentos que son consultados de manera habitual. Otra opción es la digitalización por lotes, cuando se necesita un acceso regular y económico a un catálogo de documentos concreto, o cuando varios usuarios deben tener acceso a los mismos documentos.
6. DIGITALIZACIÓN Y CAPTURA INTELIGENTE Digitalización inteligente DocuData puede agilizar su capacidad para almacenar, consultar y gestionar documentos al tiempo que reduce costos. Le ofrecemos:
Escanear y digitalizar información nueva
Digitalizar documentos impresos existentes
Archivar para ofrecer máxima seguridad y accesibilidad
Gestión de la transición digital Le brindamos:
Digitalización masiva de documentos archivados
Digitalización inmediata de los documentos nuevos como parte del flujo de trabajo
Digitalización bajo demanda de los archivos físicos almacenados en nuestras instalaciones
Mejores prácticas para el cumplimiento normativo, el acceso y la seguridad de documentos.
Digitalización certificada Utilizada con fines archivísticos legales, asegurando la integridad del documento
7. GESTIÓN DE ARCHIVOS Cuando la información está protegida también lo está su empresa
El almacenamiento de la información no es tan sencillo como puede parecer, es necesario contar con experiencia en gestión de archivos, algo de lo que carecen las empresas en muchas ocasiones ya que no se trata de su negocio principal. DocuData, cuenta con los conocimientos y personal experto necesarios para ofrecer soluciones a medida. Trabajamos con su empresa durante todo el ciclo de vida de la información: custodia, análisis, digitalización de documentos, acceso rápido o destrucción. Organización Empezamos por ayudarle a crear un programa de almacenamiento de la información exclusivo, hecho a medida para su empresa. Le ayudamos en la identificación de los tipos de archivos y en cómo gestionarlos. Le asesoramos en la planificación sobre cuándo los archivos deben ser destruidos y en la elaboración de una solución de gestión de los mismos rentable que le permita cubrir sus necesidades de acuerdo a la normativa. 8. CUMPLIMIENTO A LAS NORMATIVAS VIGENTES Con la elaboración de un programa integral su empresa puede salvaguardar de forma efectiva sus archivos físicos y digitales. Con DocuData obtendrá los siguientes beneficios:
Claridad de la normativa y cumplimiento de la misma
Mayor eficiencia
Reducción de costos tanto administrativos como legales (Digitalización certificada como medio de prueba)
Control efectivo de los archivos vitales para la empresa
Actualmente, la gestión de documentación empresarial se encuentra sometida a una estricta vigilancia. La complejidad de las leyes y normativas es cada vez mayor y las multas por incumplimiento son más elevadas. Además, la presión para mantener unos costes reducidos es ineludible. La pregunta es: ¿Cómo hacer frente a las dos exigencias? En DocuData nos comprometemos a ayudarle a cumplir con la legislación de forma rentable. El amplio conocimiento de nuestros empleados sobre los diferentes retos a los que se enfrenta cada sector del mercado nos permite maximizar el potencial de sus activos de información, reducir costes y minimizar riesgos.