SERVICIOS BENEFICIESE CON LA EXPERIENCIA DE NUESTROS PROFESIONALES
1. SERVICIOS ESPECIALES EN GESTIÓN DE INFORMACIÓN A través de nuestros profesionales en gestión de información, podemos ofrecerle soluciones con los servicios de clasificación, indexación, expurgo, destrucción y reubicación que necesita para proyectos puntuales. Y, si las necesidades de su empresa van más allá que un servicio de gestión diaria de archivos, el personal de DocuData puede colaborar con su equipo a través de los siguientes servicios:
Actualización de inventarios: Lo ayudamos a organizar su inventario de archivos actuales y le ofrecemos mantenimiento continúo.
Validación: Liberamos espacio ayudándole a identificar los archivos con menor movimiento para migrar a una opción de tercerización.
Codificación/Indexación: Los documentos individuales contienen un gran número de niveles y clases de información, por lo que su indexación en campos estándar facilita y agiliza su búsqueda.
Digitalización de documentos: Convertimos sus archivos en imágenes digitales accesibles sobre los cuales se pueden realizar búsquedas.
Migración de activo a pasivo: Si necesita reclasificar un archivo activo a pasivo, podemos ayudarle con la toma de decisiones y la migración a través de la aplicación de las Tablas de Retención o Valoración Documental.
Centros de administración documental y/o correspondencia: Procesamos centralizadamente en las instalaciones del cliente el manejo y el control de los documentos y/o correspondencia producida o recibida por una empresa (pública o privada).
Tablas de retención y valoración documental: Las Tablas de Retención y valoración documental constituyen una herramienta gerencial para la administración de los documentos en una empresa. Con procesos que se inician elaborando listados de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo. Las tablas se aplican basadas en los lineamientos y normatividad del Archivo General de Nación.
Gestión interna de archivos DocuData gestiona sus archivos en sus instalaciones con la experiencia de nuestros profesionales. Si su empresa decide gestionar internamente algunos documentos, podemos ayudarle a través del desarrollo de un programa eficaz y en cumplimiento con la normativa. Nuestro equipo de profesionales especializados y expertos en materia archivística se encargarán de gestionar sus programas de manejo documental. Servicio y funcionamiento impecable - Empezar a trabajar con DocuData es sencillo. Como parte del proceso, nuestros expertos trabajarán dentro de su organización como un socio. Le ayudamos a definir la política de gestión de la información y le ofrecemos apoyo durante la implantación. Así, los retos pueden identificarse fácilmente y afrontarse de forma inmediata. Prácticamente no notará nuestra presencia, aunque apreciará la diferencia de inmediato.
Destrucción segura: Proporcionamos un servicio de destrucción segura tras el vencimiento de los plazos límite de retención, cuando es necesario destruir los archivos. Podemos ayudar a su empresa a planear y poner en práctica un programa integral para la retención y disposición de información. De esta manera, usted puede aplicar de manera sistemática, las políticas en