Jaarverslag Graduate School 2012-2013
1
Jaarverslag 2012-2013 Graduate School Technische Universiteit Delft
Inhoud Voorwoord .................................................................. 6 1. PhD in the center ...................................................... 8 2. Intake interview ........................................................ 9 3. DMA....................................................................... 10 4. Doctoral Education ................................................. 11 5. Student counselor .................................................. 14 6. Career counselor .................................................... 15 7. GS in vogelvlucht .................................................... 18 8. TU Delft Graduate School organisatie ..................... 20
5
Voorwoord
V
anaf 2011 is er bij de TU Delft hard gewerkt aan de oprichting van een Graduate School waarin de opleiding van promovendi, de kwaliteitsborging van de promotietrajecten en de supervisie centraal moesten staan. In januari 2012 waren alle faculteiten en de University
Graduate Office (binnen de directie Onderwijs- en Studentzaken) zover en ging de TU Delft Graduate School universiteitsbreed van start. Met dit verslag van de eerste twee jaren van de Graduate School, in het bijzonder van de University Graduate School (UGS), willen we een beeld schetsen van wat er tot nu is gerealiseerd. We zijn trots op wat er nu staat en krijgen daar positieve feedback op van onze promovendi maar ook van bijvoorbeeld andere Nederlandse universiteiten. Dit verslag over 2012 en 2013 behandelt onder meer de onderwerpen: Doctoral Education, counseling door de psycholoog en vanuit het Career Centre, een cijfermatig beeld van de actieve promovendi-populatie en de UGS als organisatie. Er is veel ontwikkeld en ‘in place’, tegelijkertijd voelt het alsof we ongeveer halverwege ons promotietraject zijn. Er valt nog veel te verbeteren, aan te vullen of te verdiepen. Wat ligt er in het verschiet? Op dit moment leggen we de laatste hand aan de herziening van het Promotiereglement en bijbehorende uitvoeringsreglement. Hiermee hopen we meer eenvoud en transparantie te creëren rondom de fase van de afronding van het proefschrift en de verdediging. Het bureau Pedel is opgeheven en de taken
6
en medewerkers zijn samengevoegd met de University Graduate School zodat de administratie rondom de registratie en ‘examinering’ nu vanuit één plek gebeurt. Volgend jaar wordt de digitalisering van de formulierenstroom verder uitgewerkt zodat dit uiteindelijk zonder papier kan plaatsvinden. Dit jaar staat verder in het teken van het verbeteren van de monitoring- en managementinformatie van de promotietrajecten en promovendi aan de TU Delft; hiervoor gebruiken we het systeem Doctoral Monitoring Application. Het zorgvuldig, correct en eenduidig bijhouden van gegevens rondom promotietrajecten leverde de afgelopen jaren telkens nieuwe vragen of verbeterpunten op. We verwachten de laatste fase dit jaar af te ronden en vanaf 2015 zowel een set standaardrapportages te kunnen leveren vanuit de Doctoral Monitoring Application als een set maatwerkrapportages na aanleiding van vragen van de Faculty Graduate Schools. Op het gebied van de kwaliteitsborging zullen we ons in 2014 en 2015 richten op uitbreiding en verdieping van het Doctoral Education aanbod en ook op de ontwikkeling van een visie op de begeleiding van promovendi. Kortom: er is nog veel te doen! Maar eerst wensen we u veel leesplezier bij de oogst van de eerste twee jaar.
Stella van der Meulen, Coördinator/
Peter Wieringa, Directeur University
beleidsmedewerker University Graduate School
Graduate School
7
1. PhD in the center
D
e Delftse promovendus is
Vanwege de centrale plek van de
natuurlijk het centrum van
promovendus hebben we ervoor
haar of zijn promotietraject.
gekozen dit jaarverslag te starten met
Hij is verantwoordelijk voor
de promovendus. De zeven opvolgende
de wetenschappelijke ontdekkingstocht
pagina’s presenteren in chronologische
die een promotie is. De Graduate
volgorde de verschillende onderdelen
School heeft als doel om deze tocht te
van het promotietraject binnen de
vergemakkelijken en een trainingsaanbod
University Graduate School. Achterin
te bieden voor vaardigheden die niet
dit document staan een tijdslijn van
direct voortkomen uit het doen van
de ontwikkeling van de Graduate
onderzoek. Naast de medewerkers
School sinds haar oprichting, een
van de University Graduate School zijn
infographic over een deel van de
er binnen de TU Delft nog een aantal
managamentinformatie over promovendi
personen die support bieden, zoals
en een illustratie van de organisatie van
zichtbaar is in de illustratie.
de Graduate School.
8
2. Intake interview
S
inds de start van de Graduate
Cycle, het promotiereglement en
School (GS) houdt de UGS
de DE-vereisten. Hierdoor kent de
een intake interview met elke
promovendus zijn rol en weet wat de
promovendus die onderdeel
(korte termijn) prioriteiten en acties
uitmaakt van de GS. Het interview wordt
zijn.
uiterlijk 25 dagen na aanmelding bij de UGS gepland en vindt idealiter plaats in
De promovendi ervaren het intake
de eerste zes weken na aanvang van het
interview als zeer nuttig en informatief,
promotietraject.
zo blijkt uit een klanttevredenheidsonderzoek uit maart 2014. Gezien
Het intake interview dient drie doelen:
de toename van het aantal intake
1. H et correct en tijdig registreren van de
interviews is dit een prestatie van
promovendus (inclusief diploma- en
formaat. Uit het onderzoek kwamen
identiteitscontrole)
enkele punten ter verbetering naar
2. Het activeren van haar/zijn account
voren: een taalbarrière, information-
3. H et verstrekken van informatie aan
overload of andere verwachtingen van
de promovendus. De informatie
het gesprek. Het streven is om deze
betreft vooral het GS-proces en de
punten in de toekomst zo goed mogelijk
guidelines over de PhD Development
te ondervangen.
9
3. DMA
V
anaf maart 2012 is het
promotierendement, de begeleiding
systeem Doctoral Monitoring
van de promovendi en de kwaliteit van
Application (DMA) van
de trajecten. Tevens wordt er intern
leverancier People XS) TU-
(bijvoorbeeld aan het College van
breed ingevoerd voor de registratie van
Bestuur) en extern (zowel nationaal
promovendi, het bijhouden van afspraken
als internationaal) gerapporteerd
tussen promovendi en supervisors
over promovendi op basis van de
en het monitoren van de voortgang.
managementinformatie.
DMA levert waardevolle monitoring- en managementinformatie waarmee de
Het systeem kent de volgende
volgende vragen beantwoord kunnen
gebruikers:
worden:
• promovendi
1. Welke promovendus promoveert waar,
• supervisors
bij wie, op welk onderwerp, met welke
o dagelijkse begeleiders
financiering?
o promotoren
o copromotoren
2. Wanneer heeft de promovendus welke procesmatige mijlpalen in zijn
• mentoren
promotietraject afgerond – waaronder
• afdelingssecretarissen
Doctoral Education (DE) – en met welk resultaat? 3. Wanneer heeft de promovendus zijn
Zij hebben toegang via portals waar alleen specifieke gegevens worden
promotie gestaakt of zijn concept
getoond en ingevuld kunnen worden.
proefschrift ingediend, wanneer heeft
De FGS en University Graduate School
de promovendus haar/zijn thesis
medewerkers werken samen vanuit de
verdedigd?
backoffice. De centrale UGS verzorgt door middel van de intake de eerste registratie.
De individuele promotietrajecten worden
De FGS medewerkers zijn vervolgens het
gemonitord door de Faculty Graduate
aanspreekpunt voor de DMA-gebruikers
Schools (FGS) om deze zo soepel
binnen hun faculteit. De FGS kunnen met
mogelijk te laten verlopen en eventuele
vragen en meldingen terecht bij de UGS
kinken in de kabel te voorkomen of
en bij Informatiemanagement Onderwijs-
zo snel mogelijk op te merken. De
en Studentzaken, de functioneel
managementinformatie levert input om
applicatiebeheerder van DMA.
te werken aan de verbetering van het
10
4. Doctoral Education
H
et stimuleren van persoonlijke
doen hier in de eerste maanden van
ontwikkeling is één van de
hun promotietraject aan mee. Het is de
kerntaken van de Graduate
officiële aftrap van het DE-programma
School. Promovendi volgen
en valt onder de transferable skills. De
binnen de vier jaar verschillende DE-
promovendi doorlopen de PSU in een
cursussen die zijn ingedeeld in drie
vaste groep van ongeveer 25 personen
categorieën: Transferable, Discipline-
en dit biedt hen een stevige basis voor
related en Research skills. In totaal
wat er de komende jaren op hen af komt.
moeten ze 45 GS credits behalen,
Elke dag heeft een ander thema:
waarbij 1 GS credit staat voor 1 dag
1. Het promotietraject aan de TU Delft
cursus plus huiswerk. De TU Delft
met een nadruk op voorwaarden en
wil met dit programma ervoor zorgen
verwachtingen
dat promovendi naast het doen van
2. Professionele en persoonlijke
onderzoek ook breed opgeleid worden
ontwikkeling met een nadruk op self-
en zo na het afronden van hun PhD goed
awareness en self-assessment
aansluiting vinden bij de arbeidsmarkt.
3. Wetenschappelijke integriteit en de
Bij de start van hun promotietraject
wetenschappelijke gemeenschap met
stellen promovendi hun persoonlijke
een nadruk op de maatschappelijke en
plan op, gelinkt aan hun individuele
morele dimensies
leerbehoeften. Ze stellen hun persoonlijke trainingsprogramma
Daarnaast is de PSU de start voor
samen door te kiezen uit de cursussen
het universiteitsbrede netwerk van de
die onder andere door de GS worden
promovendi.
aangeboden. Ook leren ze veel door wetenschap te bedrijven, zoals het
Kwaliteit DE-programma
reviewen van een artikel of het bezoeken
Alle cursussen die de GS aanbiedt
van een conferentie. Deze learning on-
worden na afloop geëvalueerd. Deze
the-job activities tellen mee in hun DE-
evaluaties bieden veel input om het
programma als research skills.
programma steeds te verbeteren en waar nodig of passend nieuwe trainingen
PhD Start-Up
te ontwikkelen.
Veertien keer per jaar wordt er een driedaagse PhD Start-Up (PSU)
2013
georganiseerd. Alle nieuwe promovendi
In 2013 hebben alle ervaringen van 2012
11
Cursussen aangeboden door TUD Graduate School Overall cijfer
Team cijfer
Aantal x gegeven
Deelnemers
Response rate
GS credits
Problem-solving and Decision-making in Research
7
7.49
2
22
55%
1
Academic Attitude and Scientific Reflection
8.5
9.13
2
20
65%
1.5
Research Design
7.63
8.33
3
42
60%
2.5
Project Management of Your PhD Project
8.04
8.16
2
31
65%
1.5
How to Make a Questionnaire and Conduct an Interview
8.13
8.93
2
23
39%
2
Discovering Statistics Using SPSS
8.4
8.4
1
17
29%
4
Think-tank: Formulating Propositions
6.2
7
1
15
67%
0.5
Popular Scientific Writing
8.36
8.59
3
38
39%
2
Teaching and Active Learning
7.69
8.42
3
35
40%
1
Assessment of learning results
7.75
8.78
2
18
67%
1
Communication, Coping-strategies and Awareness
8
8.35
2
21
45%
2
Autonomy in the Research Process
5.75
7.13
2
18
44%
2
Self-management Strategies
7.97
8.45
2
23
50%
2
Achieving Your Goals and Performing More Successfully in Your PhD
7.88
8.59
4
45
56%
3
How to Become Effective in a Network Conversation2
8.5
8.17
4
61
30%
1
PhD Start-Up: day 1, 2 and 3 (geen apart team cijfer)
7.6
-
11
311
100%
3
Time Management*
7.85
8.04
5
57
51%
1.5
How to Survive Your PhD, Regain Your flow!
7.7
7.93
2
17
100%
1
Career Development - Preparing for the Next Step in Your Career
8.18
8.55
5
57
60%
1
Career Development - Looking for Work in the Netherlands
7
6.8
1
20
20%
1
Career Development - Personal Branding, Presenting Yourself Effectively
8.05
7.79
2
21
62%
1
Career Development - Preparing for a Company Assessment
8.17
9
2
21
29%
1
Basics of Business Model Generation
8.17
8.67
1
10
60%
1
How to Survive in Business
8
8
1
11
100%
3
How to Manage your Research Information
7.65
7.56
5
102
62%
1
English for Academic Purpose (EAP-2)
8.7
9.5
6
72
100%
3
English for Academic Purpose (EAP-3)
9.4
9.6
6
72
100%
3
Build a Better Brain
8.03
7.8
3
53
56%
1
Presenting Scientific Research
8.6
8.6
1
12
NA
3
The Art of Presenting Science
8.59
9
4
53
68%
3
Writing a Scientific Article in English
8.7
9.6
3
150
100%
3
Creative Writing: Overcoming Writer’s Block
8.4
8.4
1
12
42%
1
Self-presentation: Presenting Yourself and Your Work
8.55
8.8
5
68
44%
1.5
Self-presentation 2: Storyline Structure and Presentation Slides
8.71
9.12
3
27
51%
2
What’s your story?
8.49
8.72
4
42
88%
2
Onderzoek competenties en vaardigheden
Transferable competenties en vaardigheden
Conversation Skills
9.1
9.33
1
12
83%
2
Becoming a Creative Researcher in Academia2
8.5
8.25
1
12
33%
1
How to Interact Effectively Within Your Research Team
8.32
8.51
3
42
41%
2
Leadership, Teamwork and Group Dynamics
7.33
8.56
1
13
69%
1
Leadership for Success
5.43
7.71
1
7
100%
1
How to Deal With Conflicts of Interest (Conflict Resolution and Negotiation, the Sustainable Way)
8.26
8.43
4
53
85%
2.5
Lead a Better (academic) Life? Your Leadership, Challenge and Call
8.10
8.56
2
27
75%
1
Coaching Individual Students
7.31
7.81
6
66
58%
1
Coaching Project-based Groups
6.57
7.25
3
30
40%
1
Gemiddelde/totaal
7.5
8.25
127
1867
61%
2
12
tot verschillende acties geleid. Ten eerste
discipline-related cursussen. De GS gaat
is door de toegenomen vraag een aantal
kijken of de verschillende modules ook
cursussen vaker georganiseerd en zijn er
geclusterd aangeboden kunnen worden
nieuwe cursussen bijgekomen. Verder
aan bepaalde groepen promovendi. In
zijn cursusbeschrijvingen aangepast,
samenwerking met de FGS gaat de GS
zijn er cursussen stopgezet omdat ze
zorgen voor een beter overzicht van
niet aan de vraag voldeden en zijn er
discipline-related cursussen en online
cursussen voor gevorderden ontwikkeld
onderwijs.
voor extra diepgang op sommige
Verder wordt de informatievoorziening
onderwerpen. Ook moeten trainers
voor promovendi verbeterd zodat ze
zich voortaan onderscheiden in een
meer inzicht krijgen in hoe andere
pitchronde voordat ze een nieuwe cursus
promovendi cursussen hebben ervaren.
mogen organiseren.
Elk kwartaal komt er een overzicht op Blackboard waar met name kwalitatieve
2014
informatie in zal staan over de gegeven
In 2014 zal DE op verschillende
cursussen. En binnen het programma
onderwerpen de nadruk leggen. De
zal er een aantal cursussen voor
focus ligt altijd op kwaliteit, zowel
gevorderden verder ontwikkeld worden.
binnen de transferable cursussen als de
Legenda Cijfers Response rate Cijfers Response rate
Cursus vervallen Boven een 9 Boven 80% Onder een 7 Onder 40%
Twaalf cursussen staan niet in deze tabel (niet geÍvalueerd of in 2013 nooit gegeven en reeds vervallen). Zie graduateschool.tudelft.nl voor het meest actuele aanbod 2 Niet alle evaluatierapporten zijn beschikbaar voor deze cursus – de response rate was te laag om elk rapport mee te nemen 1
13
5. Student counselor
D
e voltijds psycholoog
het aanbod voor supervisors vergroot
van de Graduate School
en is er nieuw aanbod voor mentoren
biedt ondersteuning aan
ontwikkeld.
promovendi, mentoren en
Binnen Nederland blijkt de TU Delft
supervisors (promotor, copromotor,
voorop te lopen met haar uitgebreide
dagelijks begeleider). Zij spreekt,
aanbod. Het speerpunt voor 2014 is om
behandelt en traint de doelgroepen
mogelijk samen te gaan werken maar in
in situaties waarin persoonlijke
ieder geval informatie en best practices
omstandigheden, psychologische
uit te wisselen met andere graduate
problematiek of communicatieproblemen
schools, ook internationaal.
het tijdig promoveren in de weg staan. Daarnaast biedt zij een inhoudelijke bijdrage aan het DE-programma. De psycholoog ontwikkelt en biedt trainingen aan in het domein van de transferable skills. Zij werkt hierbij nauw samen met de career counselor voor promovendi. Het belangrijkste aandachtspunt in 2012 was het ontwikkelen van de functie van GS-psycholoog. Er is hierbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de bestaande werkwijze, het aanbod voor studenten en de bestaande samenwerkingsverbanden. Het afgelopen jaar stond vooral in het teken van het bestendigen van de functie van GS-psycholoog (individuele en groepssessies), het aanscherpen van het DE-cursusaanbod van drie naar vier cursussen en meer aandacht voor interculturele communicatie. Op basis van ervaringen van de FGS rond de begeleiding van de promovendi is ook
14
6. Career counselor
D
e loopbaanadviseur voor
Promovendi kunnen naast de eendaagse
promovendi werkt sinds
trainingen en adviestrajecten gebruik
mei 2011 voor de GS (0,5
maken van de meeste andere
fte). Ze spreekt en adviseert
activiteiten van het Career Centre zoals
promovendi, traint hen om na te denken
bedrijfspresentaties, netwerkborrels,
over hun carrière na de promotie en
workshops, open spreekuren en de walk-
helpt hen de vragen te beantwoorden
in cv-check mogelijkheden.
die daarbij naar voren komen. De
In 2014 zal de career counselor
functie wordt uitgevoerd binnen de
het huidige aanbod aan trainingen
context van het Career Centre van de
optimaliseren en uitbreiden om de
TU Delft. Hierdoor was het mogelijk om
groei van het aantal promovendi in de
zeer snel na de start van de Graduate
Graduate School op te vangen. Verder
School al een breed aanbod voor
intensiveert ze de contacten met
promovendi neer te zetten dat aansloot
supervisors, mentoren en HR adviseurs
bij het DE-programma, onder andere
om verwijzing te bevorderen.
in samenwerking met de student counselor. Op dit moment biedt het Career Centre vier trainingen aan voor promovendi in de eindfase van hun promotie: ‘Preparing for the next step in your career’, ‘Looking for work in the Netherlands’, ‘Prepare for a Company Assessment’ en ‘Personal Branding’. De laatste drie onder leiding van externe trainers. Verder doorlopen veel promovendi een individueel adviestraject bij de loopbaanadviseur. Gemiddeld zijn er twee loopbaangesprekken per cliënt geweest: de verhouding nationaal-internationaal is 1:7. In 2012 en 2013 waren er respectievelijk 75 en 65 trajecten.
15
16
17
7. GS in vogelvlucht
Dataverzameling bij de faculteiten voor registratie van alle promovendi zodat data uniform en gestructureerd bijgehouden kan worden
Aanschaf DMA
Start FGS: EWI, BK en IO
Doctoral Education opgestart met ruim 40 trainingen die gratis aangeboden worden aan alle promovendi
18
Werving personeel van de UGS voltooid
Inrichting van DMA afgerond
2012
2011
Eerste versie van de GS website gelanceerd en het eerste GS News (digitale nieuwsbrief) is verspreid
Twee wijzigingen door het College voor Promoties: voortaan is DE verplicht en zijn er beperkte vrijstellingscriteria
CvB besluit: invoering van een GS Entrance Fee van 2.500 euro per promovendus, te betalen door de faculteit
Taken, organisatie en inrichting van de FGS nader uitgewerkt
Onderzoek promotieklimaat onder TU promovendi
Kick off FGS overige faculteiten
UGS organiseert aangepast aanbod in gratis transferable skills trainingen
Er zijn 325 intake gesprekken gevoerd met nieuwe promovendi
HR heeft in GS verband een beoordelings- en gesprekscyclus ontwikkeld
Brochure “PhD at TU Delft” af en verspreid onder alle FGS’en Start ontwikkeltraject voor het door ontwikkelen van bijvoorbeeld Doctoral Education, supervisie en monitoring
Verspreid over 60 verschillende cursussen hebben 1867 promovendi deelgenomen aan 127 trainingen op het gebied van transferable en research skills
De taken van het GS bestuur eenduidig geborgd. De bevoegdheden voor het ontwikkelen en toetsen van DE geborgd
Uitgebreide evaluatie naar werking en toepassing van DMA Beslisboom Go/No Go gereed
2013
Communicatieplan en midddelenmix GS
Quick Reference Cards (Yearly Progress Meeting, Go/No Go en PhD agreement) af
Nieuw format PhD and DE News verstuurd
390 intake gesprekken ingepland met nieuwe promovendi
GS tijdslijnen beschikbaar op de website
CvB besluit om de pedel in 2014 op te splitsen: administratie bij O&S, ceremonie bij Communications
De evaluatie van het eerste jaar van het promotietraject wordt verplicht; de zogeheten Go/No Go
19
8. TU Delft Graduate School organisatie TU DELFT GRADUATE SCHOOL ORGANIZATION Inspiring research, excellent supervision and personal development Inspiring research, excellent supervision and personal development MAIN TOPICS WITHIN TU DELFT GRADUATE SCHOOL Doctoral Education (DE)
PhD Supervision
Transparent and flexible process
Quality Assessment
UNIVERSITY GRADUATE SCHOOL BOARD
UNIVERSITY GRADUATE SCHOOL OFFICE
“Provides an overall vision and mission”
“Coordinates GS development and policy”
Rector/ chair man
University GS
Support
Director GS
E&SA director
HRM director
Vice rector
GS policy advisor
SPECIFIC TASKS
GS policy officer
GS officer
Career councellor
Psychologist
SPECIFIC TASKS
Determines general DE objectives and frames
Develops, coordinates and organises transferable DE training for PhD candidates
Describes desired doctoral culture at TU Delft
Offers training and personal advice for supervisors and mentors
Formulates quality parameters Submits proposals for Board for Doctorates Gives guidelines for progress monitoring of the doctoral process Decides on general support and service for PhD candidates and supervisors
Evaluates the outcome of the TU Delft GS Organises registration into the TU Delft GS Manages and improves the monitoring of doctorates by running the Doctoral Monitoring Application (DMA) Offers personal and career advice and support to PhD candidates
FACULTY GRADUATE SCHOOL BOARD
FACULTY GRADUATE SCHOOL OFFICE
“Writes the Faculty Policy”
“Coordinates the Faculty GS issues”
Facultyy GS
GS director
Prof of department
Head of E&SA
HR manager
Mentor
Faculty GS officer
SPECIFIC TASKS Determines DE objectives and framework for specific research and discipline related training Describes the desired level of scientific dialogue and interaction between Faculty GS members Advises supervisors Formulates guidelines for selection and evaluation (Go/No go) of PhD candidates Shapes a clear PhD path within the faculty GS Subscribes support and service on the faculty level
Faculty GS officer
Faculty GS officer
SPECIFIC TASKS Coordinates discipline related training Supports supervisors Supports the PhD development cycle Evaluates the outcome of the Faculty GS Organises exit interviews with PhD candidates Organises the welcome to the faculty GS Monitors progress of PhD candidates with Doctoral Monitoring Application (DMA) Advises and supports PhD candidates (e.g. about DE and DMA)
20 February 2013
Colofon Productie en eindredactie Jasper Meeuwissen Tekst Dominique Meijer, Jasper Meeuwissen, Maddy Lansbergen, Monique Draijer, Nelie-Roos Hamelinck, Paula Meesters en Stella van der Meulen (Graduate School TU Delft) Redactie Agaath Diemel (Corporate Communication, TU Delft) Ontwerp en opmaak Liesbeth van Dam (Media Solutions, TU Delft) Traffic Dominique Meijer (Media Solutions, TU Delft) Fotografie Marc Blommaert (coverfoto en foto pagina 4) Sam Rentmeester (foto bij voorwoord) Infographics Chris Versteeg Drukwerk Edauw en Johannissen Š TU Delft 2014 Dit jaarverslag verschijnt tevens in digitale vorm op de website: graduateschool.tudelft.nl
22
23
24