Hazırlık ve Planlama

Çok güzel bir fırsatla karşılaştınız ve başvurup bir parçası olmak için sabırsızlanıyorsunuz. Peki nereden başlamalı?

1. Zaman çizelgesi

Önemli bir başvuru için gerekli hazırlanma zamanı düşündüğünüzden çok daha uzun zaman alabilir. Ve genelde geç başvurular kabul edilmediğinden herhangi bir aksaklık yaşanmaması adına planlamaya olabildiğince erken başlamalısınız.

•Karşınıza ilgilendiğiniz bir fırsat çıkar çıkmaz hızlıca başvuruyu okuyarak sizden neler beklendiğini öğrenin ki başvuruyu yapmanın ortalama ne kadar süreceği hakkında bir fikriniz olsun. •Eğer başvurunuzun gerçekleşmesi konusunda başka birine bağımlıysanız (NMO Başkanı’ndan kaşe almak, referans mektubu almak vb.) o kişiyle olabildiğince çabuk iletişime geçin. •Son anda çıkacak herhangi bir sorunu çözebilmek adına başvurunuzu son başvuru tarihinden birkaç gün önce gönderin. •Başka insanlara danışarak destek almayı planlıyorsanız bunu olabildiğince erken yapın.

2. Danışma

Aklınızda sorumluluğu görece olarak daha fazla olan pozisyonlara başvurmak varsa önceden aynı görevde bulunan biriyle başvurunuzu tartışmak epey faydalı olacaktır. Toplantılar, Genel Kurullar için de daha önce buralara katılmış insanlarla iletişime geçebilirsiniz.

• Daha önce aynı pozisyonda bulunmuş ya da katılmayı düşündüğünüz toplantıya katılan birini tanımıyorsanız sosyal medya, e-posta sunucuları gibi yerleri tarayarak bu pozisyonlarda bulunmuş kişileri bulabilirsiniz. • Ulaşmak isteyeceğiniz kişilerin yoğunluklarını veya sizinle bu konuda iletişim kurup kurmak istemeyeceklerini de hesaba katarak bu konudaki çalışmalarınıza ne kadar erken başlarsanız başarılı geri dönüşler alma şansınız da o kadar artar. • İletişime geçtiğinizde kendinizi açık bir şekilde ifade ettiğinizden emin olmalısınız

Örnek. Geçtiğimiz dönem Ulusal Halk Sağlığı Takımı’nda Ruh Sağlığı ve Bağımlılık programından sorumluydun. Bu dönem aynı pozisyona ben de başvurmayı düşünüyorum da eğer senin için de uygunsa bir boş vaktinde pozisyon ile ilgili fikirlerim konusunda konuşabilmek isterim.

Örnek. Mart ayında düzenlenen SRT’de IPET almıştın, ben de önümüzdeki ay Tunus’ta düzenlenecek olan etkinlikteki IPET’e başvurmayı düşünüyordum da uygunsan başvurumdaki bazı bölümler hakkında fikrini almak istemiştim.

• Danışacağınız kişiyle konuşmaya, sorularınızı ve iletmek istediklerinizi hazırlayarak gitmeniz hatta aklınızdakileri ona önceden iletmeniz sürecin daha verimli geçmesini sağlayacaktır.

Örnek. “Bu görevdeyken karşılaştığın temel zorluklar nelerdi?” veya “Bu görevde bulunduğun sürede zamanının ne kadarını buna ayırman gerekti?” • Ayrıca küçük yanlışların gözden kaçmaması için ve motivasyonunuzu iyi bir şekilde aktarabildiğinizden emin olmanız için başvurunuzu birilerine okutmak da kötü bir fikir sayılmaz.

3. Araştırma

Başvuru için araştırma yapmak başvurduğunuz yer hakkında daha fazla bilgi edinmek ve başvurunuzun doğru şekillendiğinden emin olmak için epey faydalı olacaktır. Bir önceki bölümde bahsettiğimiz gibi insanlara danışmanın yanında:

• TurkMSIC ve IFMSA paylaşımlarına bakabilir ve başvurduğun etkinlik/grup/pozisyon ile ilgili yazılmış raporlara bakabilirsiniz. • Özellikle bir toplantıda TurkMSIC’ı ya da IFMSA’i temsil etme gayesindeyseniz başvurunuza yardımcı olması için ilgili TurkMSIC (http://turkmsic.net/bildiriler) ve IFMSA (https://ifmsa.org/policy-documents/) bildirilerini okuyabilirsiniz. Bildiriler organizasyonların önemli görülen konular hakkındaki görüşlerini ifade ederler ve temsiliyet gösterilen toplantılarda fazlaca kullanılmaktadırlar • Konuyla ilgili Dünya Sağlık Örgütü gibi başka organizasyonların yayınlarını inceleyebilirsiniz. • Google – başvurduğunuz etkinliği ya da başvuru konularınızı Google üzerinden aratabilirsiniz.

4. Beyin fırtınası

Beyin fırtınası ve mindmapping (zihin haritası) teknikleri başvurunuzu hazırlamada sizlere fazlaca yardımcı olacaktır. Bu teknikler fikirlerinizin birbiri ardına gelmesi için ve bu fikirleri yapılandırmanız size büyük kolaylık sağlayacaktır.

• Zihin haritanız merkezden, başvurmayı düşündüğünüz pozisyondan başlar. • Fikirleriniz merkezden çıkan dallar olarak haritaya eklenir. • Bu fikirleri hayata geçirmek için olan planlarınızı da haritanıza eklemelisiniz. • Aklınıza gelen her türlü fikri ekleyebilirsiniz, sonuçta bu sizin haritanız. • Son olarak fikirlerinizi bir araya gruplayarak başvurunuzun ana temalarını, bir nevi başvurunuzu üzerine inşa edeceğiniz sütunları, oluşturmak için çalışmalısınız. Bunun için benzer fikirleri aynı renkleri kullanarak gruplayabilirsiniz.

5. Başvuru Hakkında Soru Sorma

Başvurduğunuz fırsatla ilgili, herkes gibi, kafanıza takılan bazı noktalar olabilir. Çoğu zaman bu tür sorularınızı yöneltebileceğiniz bir iletişim adresi bulunacaktır. • İlgili kişiyle iletişime geçmeden önce size sağlanan tüm bilgiyi okuduğunuzdan emin olun. • Eğer bir delegasyonda yer almak istiyorsanız toplantıyla ilgili araştırma yaparak sorularınızın yanıtlarının orada yer alıp almadığına bakabilirsiniz. • E-postanızda kendinizi açık ve doğru bir şekilde ifade ettiğinizden emin olun – aşağıda örnekler yer almaktadır. • Unutmayın, başvurunuzu değerlendirecek kişilerden biriyle olan iletişiminiz başvurunuzun değerlendirilmesine yansıyabilir, eğer bu kişiyle yanlış bir şekilde iletişim kurarsanız gelecekte birlikte çalışmak için uygun bir aday olur musunuz?

Doğru ve Yanlış E-posta Örnekleri Doğru E-posta Yanlış E-posta E-posta Konusu: MM2015 Genel Kurul Delegasyon Başvurusu Hk. E-posta Konusu: <boş>

Değerli Yönetim Kurulu,

Benim adım XX ve mart ayında Antalya, Türkiye’de düzenlenecek olan IFMSA Genel Kurulu delegasyonunda yer almak adına başvuru yapmayı planlıyordum.

İşbu e-postayı başvuru belgesi hakkında aklıma takılan kısımları sizlerin de yardımıyla netleştirebilmek adına yazıyorum. XYZ Üniversitesi’nde dönem 1 öğrencisiyim. Genel Kurul’da tartışılacak olan maddeler fazlaca ilgimi çekmekte fakat herhangi bir uluslararası etkinlik tecrübem bulunmamakta. Bu şartlarda başvurum geçerli olacak mıdır?

Benimle Whatsapp ya da telefon üzerinden iletişime geçmek isterseniz numaram +90 123 45 67.

Çalışmalarınızda kolaylıklar dilerim.

XX Merhabalar,

Ben başvuru formundaki 4.soruyu tam anlamadım da ne demek istediniz?

Bu e-posta ile ilgili doğru kısımlar • Konu açık bir şekilde belirtilmiş. • İletişim kurulan kişiye resmi bir şekilde hitap edilmiş. • Aday kişi kısaca kendini tanıtıp direkt konuya girmiş. • Aday kişinin ilgilendiği fırsat açıkça belirtilmiş. • Yöneltilen soru net bir şekilde ifade edilmiş ve açıklanmış. • Alıcıya alternatif iletişim yolları sunulmuş. • Alıcıya teşekkür edilmiş. Bu e-posta ile ilgili yanlış kısımlar • Konu yazılmamış. • Resmi olmayan bir şekilde hitap edilmiş. • Hangi başvuru formu olduğu belirtilmemiş. İletişime geçilen kişi aynanda birden çok başvuru ile ilgileniyor olabilir. • Yöneltilen soru net olarak açıklanmamış. • Aday kişi kendisini tanıtmamış ve e-postayı imzalamamış. • Alıcıya teşekkür edilmemiş. Bu tür bir e-postanın alıcı tarafından yanıtlanmama olasılığı bir hayli yüksek.