DISPOSICIONES
PARTICULARES SOBRE EL PROCESO DE MATRÍCULA DE LOS
ESTUDIANTES DE PREGRADO
APROBADOPOR:
RESOLUCIÓNRECTORALN°025-2024-UCSP DEFECHA09DEAGOSTODE2024
FECHADE ENTRADA EN VIGENCIA 10/08/2024 VERSIÓN 1 NÚMERO DE PÁGINAS 9
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Artículo 1 Elpresente documentocontemplalasDisposicionesParticularesquerigen el proceso de matrícula de los estudiantes de pregrado de la Universidad CatólicaSanPablo,enadelantelaUniversidad.
Artículo 2 Para efectos de las presentes disposiciones, su procedimiento y todo en cuanto le sea aplicable institucionalmente, se considerarán las siguientes definiciones, en concordancia a lo establecido por el Reglamento de Estudiantes de Pregrado:
a. Estudiante ingresante: Es aquel estudiante que ha obtenido una vacanteen elprocesode admisióndelperiodo académicovigente.
b. Estudiante regular: Es aquel estudiante que ha obtenido una vacante enelprocesodeadmisióndeunperiodoacadémicoanterioralvigente y yahatenidomatrículasprevias oreservas dematrícula.
c. Estudiante reingresante: Esaquelestudiantequeanteriormentehabía sido estudiante regular y que vuelve a postular a un proceso de admisiónobteniendo unavacante.
d. Plan de formación vigente: Es elúltimo plande formaciónpresentado porlaEscuelaProfesionalyaprobadoporConsejo Universitario,según elcuallaDireccióndeGestiónAcadémicaelaboralaofertadevacante.
e. Sistema de Gestión Académica (SGA): Sistema académico que le permite al estudiante realizar su matrícula cada periodo académico y además realizar funciones de gestión propias del desarrollo de la gestiónacadémica.
f. Horario del estudiante: Resultado de la matrícula del estudiante registrado correctamente, precisando los cursos, grupos, docentes y horariosdelperiodo académicovigente.
Artículo 3 En cada periodo académico, el estudiante debe realizar el pago por matrícula y la cuota educativa que corresponda, ambos son definidos por la Dirección Administrativa y Financiera. En el caso de la cuota educativa, el pago completo se da cuando el estudiante está matriculado entre diecisiete (17) y veintidós (22) créditos, o el máximo establecido en el semestrecorrespondiente delplande estudiosde laEscuelaProfesional.
Elestudiante que sematriculaenmenos de diecisiete(17)créditostendrá que realizar el pago de su cuota educativa por créditos. En caso un estudiante desee llevar créditos adicionales, también tendrá un costo adicional por cada uno de esos créditos, cumpliendo previamente con los requisitosestablecidosenel Reglamento deEstudiantes de Pregrado.
Secretaría General
CAPÍTULO II
PROCESOS DE MATRÍCULA
Artículo 4 Cada Escuela Profesional asigna el Plan de Formación Vigente al estudiante, en éste se definen la cantidad de créditos, prerrequisitos y demás restricciones del avance curricular y que los estudiantes deben cumplirparaaccederala matrículadeloscursos.
ExistenequivalenciasdecursosentrePlanesdeFormación,lasmismasque son aprobadas por las Direcciones de las Escuelas Profesionales o DepartamentosAcadémicos Transversales.
Artículo 5 En el Reglamento de Estudiantes de Pregrado se encuentra definido el detalle de la cantidad de cursos que un estudiante puede adelantar y el númerode créditosa los quepuedematricularse.
Losestudiantesno puedenmatricularseen cursosconcrucede horarios.
MATRÍCULA DE ESTUDIANTES INGRESANTES
Artículo 6 Enelcasodela matrículadeestudiantesingresantes elestudiantedeberá seguirlossiguientes pasos:
a. Activarlas cuentas delSanPablo Mail.
b. Actualizarsus datos.
c. LlenarelTestde Autoevaluación.
d. Enviar los documentos indicados por la Universidad, según el procedimientodefinido.
Cumplidoslospasosanteriores,elestudianteestaráhabilitadoparaquela Dirección de Gestión Académica lo matricule en los cursos y grupos del primersemestre,generando suhorario deestudiante.El estudiantepodrá revisarloposteriormenteenelSistema deGestiónAcadémica(SGA).
Artículo 7 La matrícula de estudiantes ingresantes es personal y debe entregar virtualmentela siguiente documentación:
a. Copiasimplede DNI.
b. Certificado de Estudios ORIGINAL (de 1ro. a 5to. de secundaria) o Constancia de Logros de Aprendizaje emitida por el Ministerio de Educaciónqueconsidereporlomenoslas notasde5to.desecundaria. Los ingresantes que hayan cursado estudios secundarios en el extranjero deberánpresentarel DecretoDirectoralde Validaciónde la Gerencia Regional de Educación y la fotocopia legalizada del diploma y/ocertificado deestudiosenel extranjero.
c. Compromisode Honorfirmadopor el estudiante.
Secretaría General
d. Consentimiento expreso de uso y tratamiento de datos personales firmado por el estudiante en caso de ser mayor de edad o porel tutor o padre de familia en el caso de que sea menor de edad. En este documentotambiénsedetallaelnombredelapersonaautorizadapara latransferenciade datos (encasohubiere).
e. Compromisoeconómicofirmadoporelestudianteyporelresponsable económico (este último debe ser mayor de edad y se debe adjuntar la copiasimplede suDNI).
f. En el caso de ingresantes a través del proceso de admisión extraordinario para traslados externos y del proceso de admisión extraordinario para estudiantes de Universidades con licencia denegada, deberán presentar la constancia o certificado de la Universidad de origen en el que se especifique la fecha de su primera matrícula(dd/mm/aaaa).
Adicionalmente, se verificará el pago de los conceptos de Matrícula y Primeracuotacorrespondiente al periodoacadémicovigente.
Si el estudiante no cumple con presentar esta documentación perderá la matrículaenelperiodo vigente.
Artículo 8 El estudiante ingresante deberá realizar su matrícula o el trámite de reservadevacantedentrodelplazomáximoestablecidoporlaUniversidad para no perderla.
Artículo 9 Si el estudiante ingresante no puede iniciar sus estudios en el periodo académico de ingreso podrá realizar el trámite de Reserva de Matrícula, dentro delosplazosque seancomunicados.
MATRÍCULA
DE ESTUDIANTES REGULARES
Artículo 10 Para la matrícula de estudiantes regulares, la Universidad publicará los horarios ofertados en cada periodo académico, el cronograma de pagos paraestudiantes,elcronogramadematrículaycualquierotrainformación queconsidere pertinenteparala matrícula delperiodoacadémico.
Artículo 11 La Universidad indicará la plataforma a utilizar para las matrículas del periodoacadémicodeestudiantes regulares.
Artículo 12 Paralaelaboracióndelcronogramadematrículasdeestudiantesregulares setomanencuenta elpromedioponderadoobtenidoporelestudianteen el último periodo académico regular cursado, el semestre actual del estudiante y cualquier otro criterio definido por la Dirección de Gestión Académicay comunicadopreviamente alestudiante.
Laasignacióndelas fechasde matrículase ordenaráademásenintervalos denotasdemayoramenor.
Secretaría General
Artículo 13 Lafechaasignada de matrícula para estudiantes regularesespublicadaen el Sistema de Gestión Académica (SGA). Los estudiantes podrán matricularse desde el día de su matrícula, teniendo en cuenta las comunicaciones institucionales y la oferta de cupos en los cursos disponibles enel periodoacadémicovigente.
Artículo 14 En el caso que un estudiante regular haya tramitado una reserva de matrícula en el periodo o periodos anteriores, se le asignará la fecha de matrícula utilizando los criterios para la elaboración del cronograma de matrículasdeestudiantesregulares.
Artículo 15 Respectoalospagosrequeridosparalamatrículadeestudiantesregulares, la Universidad publicaráel cronograma de pagos de la tasa de matrícula y cuotas educativas que deberá ser respetado por el estudiante. Para matricularse, el estudiante deberá pagar todos los conceptos que la Universidad determine. Adicionalmente, aquellos estudiantes con deudas podrán comunicarse con el área de Tesorería por Mesa de Ayuda para la evaluacióndesu situación.
Los estudiantes que no se matriculen en el plazo establecido podrán hacerloenlasfechasprogramadasparamatrículasextemporáneas,locual implicaelpago dela tasa asignadaportrámiteextemporáneo.
Artículo 16 La lista de espera es el proceso en el cual un estudiante puede solicitar matricularseencursosqueya no tienencupos disponiblesparael periodo académico. Será evaluado por la Dirección de Gestión Académica y la Dirección de la Escuela Profesional de acuerdo a los criterios establecidos por laUniversidad.
Lalistade espera estáconformadapor aquellosestudiantesregularesque cumplen con los pre-requisitos del curso, así como los requisitos de la matrícula: cantidad de créditos, número de semestres para avanzar y demás restricciones en la matrícula. Este registro debe hacerse al momento de la matrícula por el Sistema de Gestión Académica (SGA). Los créditos delos cursos en listade esperatambién se toman en cuenta para elcálculodecréditosde lamatrícula.
Las listas de espera se van resolviendo progresivamente durante las matrículas,unavezculminadasselesinformaalosestudiantesatravésdel SanPablo Maillas respuestapositivao negativa decadalista.
En caso la resolución de listas de espera no se adecúe al horario del estudiante,podrárealizarlamodificatoriadesumatrículaenelSistemade Gestión Académica (SGA), según las fechas previstas por la Universidad, bajo su responsabilidad sobre la pérdida de cupos o modificación de horarios.
Secretaría General
Artículo 17
Lasmodificatoriasdematrícula deestudiantes regulares se realizan desde el Sistema de Gestión Académica (SGA), en las fechas previstas por la Universidad para tal caso, y de acuerdo al orden que se defina en cada periodoacadémico,tomandoencuentalassiguientes consideraciones:
a. Los estudiantes pueden ingresar una sola vez a la opción de modificatorias de matrícula, en eselapso de tiempo pueden modificar sumatrícula,esdecir,puedenretirarsedeungrupo,cambiarelhorario deuncurso(cambiarsedegrupo) omatricularseen uncursonuevo.
b. Lasmodificatoriasdematrículaserigenbajolasmismasrestriccionesy reglasdela matrícula.
c. Las modificatorias de matrícula implican el riesgo de que los estudiantes pierdan sus cuposo modifiquen sus horarios previamente establecidos.
d. Enlamodificatoriadematrículanosepermitelainscripciónenunalista deespera.
Artículo 18 Los estudiantes regulares podrán solicitar a la Dirección de su Escuela Profesional la apertura de nuevos grupos, en cuyo caso deberán cumplir conlossiguientes requisitos:
a. La solicitud debe ser dirigida y entregada a la Dirección de la Escuela Profesional correspondiente. Los estudiantes no pueden comunicarse con los profesores para consultar, solicitar o sugerir la apertura de nuevos grupos.
b. La solicitud debe realizarse antes del inicio de clases y como plazo máximodentro de la primerasemanade clases.
c. La solicitud debe contener los datos de los estudiantes solicitantes: código,nombresyapellidos,yfirmay/oautorizacióndelestudiantepor correo.
d. Losestudiantessolicitantesnodebenestarmatriculadosenotrogrupo del curso solicitado, en caso no se cumpla este requisito no serán consideradospara laaperturadel nuevogrupo.
e. LaDireccióndelaEscuelaProfesionalevaluarála solicitude indicarála respuesta. En caso se apruebe la solicitud, deberá indicar el profesor asignado al nuevo grupo. En caso la solicitud sea negada informará a losestudiantes.
f. Lacantidadmínimadeestudiantesparaabrirungrupoesdedoce(12), salvoautorizaciónexpresaporla Direccióndela EscuelaProfesional.
g. ElhorarioasignadoalnuevogrupoestarádeterminadoporlaDirección de Gestión Académica y la Dirección de Escuela Profesional correspondiente.
Secretaría General
MATRÍCULA DE ESTUDIANTES REINGRESANTES
Artículo 19 En el caso de la matrícula de estudiantes reingresantes el estudiante deberá seguir los siguientes pasos, además de lo establecido por las Disposiciones Particulares para el proceso de Validaciones y Convalidaciones:
a. Activarlas cuentas delSanPablo Mail.
b. Actualizarsus datos.
c. LlenarelTestde Autoevaluación.
d. Enviar los documentos indicados por la Universidad, según el procedimientodefinido.
Artículo 20 La matrícula de estudiantes reingresantes es personal y debe entregar virtualmentela siguiente documentación:
a. Copiasimplede DNI.
b. Encasonolohayapresentado ensuingresoanterior,elCertificadode Estudios ORIGINAL (de 1ro. a 5to. de secundaria) o Constancia de Logros de Aprendizaje emitida por el Ministerio de Educación que considereporlomenoslasnotasde5to.desecundaria.Losingresantes que hayan cursado estudios secundarios en el extranjero deberán presentar el Decreto Directoral de Validación de la Gerencia Regional de Educación y la fotocopia legalizada del diploma y/o certificado de estudios enel extranjero.
c. Compromisode Honorfirmadopor el estudiante.
d. Consentimiento expreso de uso y tratamiento de datos personales firmado por el estudiante en caso de ser mayor de edad o porel tutor o padre de familia en el caso de que sea menor de edad. En este documentotambiénsedetallaelnombredelapersonaautorizadapara latransferenciade datos (encasohubiere).
e. Compromisoeconómicofirmadoporelestudianteyporelresponsable económico (este último debe ser mayor de edad y se debe adjuntar la copiasimplede suDNI).
Adicionalmente, se verificará el pago de los conceptos de Matrícula y Primeracuotacorrespondiente alperiodoacadémicovigente.
Si el estudiante no cumple con presentar esta documentación perderá la matrículaenelperiodo vigente.
Artículo 21 La Sección de Registros Académicos y Archivo Central se encarga del proceso de validación de acuerdo a las Disposiciones Particulares para el procesodeValidaciones y Convalidaciones.
Secretaría General
Artículo 22 Si el estudiante reingresante no puede iniciar sus estudios en el periodo académico de ingreso podrá realizar el trámite de Reserva de Matrícula, siguiendo lospasosespecificadosenlas presentesdisposiciones.
MATRÍCULA PARA EL PROGRAMA MINOR EN HUMANIDADES
Artículo 23 En el caso de la matrícula para el Programa Minor en Humanidades, el estudiantedeberáseguirlasdisposicionescontenidasensureglamento.El Departamento de Humanidades se encarga de la atención de estas matrículasencoordinaciónconlaDireccióndeGestiónAcadémica.
MATRÍCULA DE ESTUDIANTES INTERNACIONALES
Artículo 24 En el caso de la matrícula de estudiantes internacionales, el estudiante deberá seguir las disposiciones contenidas en el Reglamento de EstudiantesdePregradoylanormativainternapertinente.LaDirecciónde Relaciones Internacionales y Cooperación establece los requisitos y procedimientos para que la Universidad acepte estudiantes internacionales, y se encarga de la atención de su matrícula en coordinaciónconlaDireccióndeGestión Académica.
Artículo 25 Los estudiantes internacionales deben contactar previamente a la Escuela Profesional a la que fueron asignados para revisar los cursosen los cuales pueden matricularse. Las Escuelas Profesionales deben definir si las restricciones de cada Plan de Estudios se aplican a los estudiantes internacionales.
MATRÍCULA
DE ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD EN MOVILIDAD ESTUDIANTIL
Artículo 26 En el caso de la matrícula de estudiantes de la Universidad en movilidad estudiantil, la Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación establecelosrequisitosy procedimientosparaquelosestudiantespuedan participarde un programademovilidadestudiantil.
Artículo 27 El estudiante de la Universidad en movilidad estudiantil tendrá el estado académicode“MovilidadEstudiantil”enelperiodooperiodosquedureel programademovilidadestudiantil.
Artículo 28 Para la matrícula enel periodoposterior a laparticipaciónen el programa de movilidad estudiantil, el estudiante deberá seguir lo referido a estudiantes regulares en las presentes disposiciones, y convalidar las asignaturas cursadas en el extranjero de acuerdo a las Disposiciones Particulares para el proceso de Validaciones y Convalidaciones, tomando encuentalosplazosestablecidosenel CalendarioAcadémico.
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MATRÍCULA DE ESTUDIANTES VISITANTES SIN CONVENIO CON LA UNIVERSIDAD
Artículo 29 En el caso de la matrícula de estudiantes visitantes sin convenio con la Universidad, la Dirección de Pregrado se encarga de su atención en coordinaciónconlaDireccióndeGestión Académica.
Artículo 30 La definición de los estudiantes visitantes sin convenio con la Universidad seencuentra estipuladaenelReglamentode Estudiantes dePregrado.
MATRÍCULA DE ESTUDIANTES DEL PROGRAMA NACIONAL DE BECAS Y CRÉDITO
EDUCATIVO - PRONABEC
Artículo 31 Para la matrícula de estudiantes del Programa Nacional de Becas y CréditoEducativo – PRONABEC, en el caso de estudiantes ingresantes,se aplicará lo indicado sobre la matrícula de estudiantes ingresantes y la normativa interna pertinente, el único documento que no presentarán es el Compromiso Económico, adicionalmente la Sección de Becas y Crédito Educativo podrá incluir documentos adicionales según los requerimientos vigentesdelProgramaNacionaldeBecasyCréditoEducativo–PRONABEC.
Artículo 32 Para la matrícula de estudiantes del Programa Nacional de Becas y Crédito Educativo – PRONABEC, en el caso de becarios/beneficiarios regulares, se aplicará lo indicado sobre la matrícula de estudiantes regularesylanormativa internapertinente.
MATRÍCULA
DE ESTUDIANTES INGRESANTES DE PERIODOS ANTERIORES CON RESERVA DE MATRÍCULA
Artículo 33 Los estudiantes que nuncahan cursado un semestre académicoy cuentan con una Reserva de Matrícula deben registrar una solicitud en Mesa de Ayuda para ser matriculados en el primer semestre. Dicha solicitud será evaluadaporlaDireccióndeGestiónAcadémicaylaDireccióndelaEscuela Profesionalcorrespondiente.
Su matrícula deberá ser efectuada en conjunto con los estudiantes ingresantes del periodo académico actual, según lo estipulado sobre la matrículade estudiantesingresantesenlaspresentes disposiciones.
Secretaría General
CAPÍTULO III
RESERVA DE MATRÍCULA
Artículo 34 El estudiante debe registrar una solicitud en Mesa de Ayuda solicitando la ReservadeMatrículadelperiodovigente,adjuntandolaboletadepagode la tasa de matrícula del periodo a reservar y no presentar deuda con la Universidad.
Artículo 35 La Reserva de Matrícula tiene duración de un periodo académico. De acuerdoalaLey Universitariay al Reglamento deEstudiantes dePregrado se puede solicitar hasta seis (06) reservas de matrícula de forma consecutivaoalterna.
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 36 Para la atención a los estudiantes durante las matrículas, la Universidad brindará puntos de atención virtuales y presenciales, que serán comunicadosoportunamenteantesdeliniciodelprocesodematrículasde cadaperiodoacadémico.
Artículo 37 CualquiersituaciónnoprevistaenlaspresentesDisposicionesParticulares, será resuelta por la Dirección de Gestión Académica en coordinación con las instanciascorrespondientes.
Secretaría General