SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP
Versión: 02 Fecha de entrada en vigencia: 06.07.2021 Proceso al que pertenece: Gestión Legal y Normativa Unidad orgánica responsable del documento: Centro de Asesoría y Clínica Jurídica
Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP ÍNDICE 1.
Objetivo ............................................................................................................................................................................... 3
2.
Documentación asociada .................................................................................................................................................... 3
2.1. Documentación externa....................................................................................................................................................... 3 2.2. Documentación normativa y de gestión interna................................................................................................................... 3 3.
Términos y definiciones ....................................................................................................................................................... 3
4.
Orientaciones específicas ................................................................................................................................................... 4
4.1. Orientaciones generales...................................................................................................................................................... 4 4.2. Consentimiento y plazo de conservación ............................................................................................................................ 4 4.3. Excepciones a la autorización ............................................................................................................................................. 5 4.4. Tratamiento de datos personales en el proceso de reclutamiento de personal .................................................................. 5 4.5. Tratamiento de datos personales de postulantes universitarios .......................................................................................... 6 4.6. Tratamiento de datos personales de estudiantes universitarios de pregrado y de postgrado ............................................. 7 4.7. Tratamiento de datos personales para envío de publicidad y suscripciones ....................................................................... 9 4.8. Tratamiento de datos personales de egresados ................................................................................................................. 9 4.9. Tratamiento de datos personales de estudiantes del Centro de las Artes, Aula del Saber y Centro de Liderazgo ........... 11 4.10. Tratamiento de datos personales de estudiantes del Centro de Idiomas .......................................................................... 12 4.11. Tratamiento de datos personales de estudiantes de Formación Continua........................................................................ 13 4.12. Tratamiento de datos personales para la absolución de consultas y charlas informativas ............................................... 15 4.13. Tratamiento de datos personales para la atención de reclamos, quejas y sugerencias ................................................... 15 4.14. Confidencialidad de los datos personales ......................................................................................................................... 16 4.15. Transferencia, encargo y flujo transfronterizo ................................................................................................................... 17 4.16. Ejercicio de derechos ........................................................................................................................................................ 17 4.17. Menores de edad............................................................................................................................................................... 17 4.18. Cambios en la política de privacidad ................................................................................................................................. 18 5.
Control de cambios............................................................................................................................................................ 18
6.
Historial de versiones ........................................................................................................................................................ 18
7.
Aprobación ........................................................................................................................................................................ 19
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 1.
Objetivo Describir orientaciones específicas para regular el tratamiento y protección de los datos personales que la Universidad Católica San Pablo, en adelante la Universidad, recaba en el ejercicio de sus actividades institucionales con alcance a todos los bancos de datos y/o archivos que contengan datos personales de profesores, estudiantes, egresados, graduados, titulados, personal administrativo y terceros en general.
2.
Documentación asociada
2.1.
Documentación externa ●
Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, (en adelante la Ley).
●
Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales, aprobado por el Decreto Supremo 003-2013-JUS (en adelante el Reglamento).
2.2.
Documentación normativa y de gestión interna ●
Lista de terceros vinculados.
●
Solicitud para ejercer los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición)
3.
Términos y definiciones
3.1.
Datos personales: Información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica y sobre hábitos personales, que identifiquen o hagan identificable a los respectivos titulares de los datos brindados.
3.2.
Datos sensibles: Datos personales constituidos por los datos biométricos que por sí mismos pueden identificar al titular; datos referidos al origen racial y étnico; ingresos económicos; opiniones o convicciones políticas, religiosas, filosóficas o morales; afiliación sindical; e información relacionada a la salud o a la vida sexual.
3.3.
Banco de datos personales: Conjunto organizado de datos personales, automatizado o no, independientemente del soporte, sea este físico, magnético, digital, óptico u otros que se creen, cualquiera fuere la forma o modalidad de su creación, formación, almacenamiento, organización y acceso
3.4.
Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o procedimiento técnico, automatizado o no, que permite la recopilación, registro, organización, almacenamiento, conservación, elaboración, modificación, extracción, consulta, utilización, bloqueo, supresión, comunicación por transferencia o por difusión o cualquier otra forma de procesamiento que facilite el acceso, correlación o interconexión de los datos personales.
3.5.
Titular de datos personales (en adelante el titular): Persona natural a quien corresponde los datos personales. Página 3 de 19
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 4.
Orientaciones específicas
4.1.
Orientaciones generales
4.1.1.
En la Universidad aseguramos la máxima reserva y protección de los datos personales de titularidad de nuestros profesores, estudiantes, egresados, graduados, titulados, personal administrativo y terceros en general.
4.1.2.
En la Universidad somos conscientes de la elevada importancia que tiene la privacidad de todos los datos contenidos en nuestras bases de datos. Siendo coherentes con estas orientaciones, tenemos el compromiso de respetar y proteger la confidencialidad de la información privada así como de los datos personales a los que tengamos acceso.
4.1.3.
Para cumplir con sus objetivos institucionales, es posible que la Universidad requiera en sus diferentes actividades realizar el tratamiento a los datos personales sensibles, como por ejemplo, los datos biométricos que por sí mismos pueden identificar al titular; las características físicas, morales o emocionales; los hechos o circunstancias de su vida afectiva o familiar, los hábitos personales que corresponden a la esfera más íntima; los datos referidos al origen racial y étnico, los ingresos económicos; las opiniones o convicciones políticas, religiosas, filosóficas o morales; la afiliación sindical, e información relacionada a la salud o a la vida sexual; información que será recabada almacenada y tratada única y exclusivamente de acuerdo a las finalidades contempladas en cada uno de los bancos de datos descritos posteriormente.
4.1.4.
La información personal privada no incluye datos que están disponibles a través de fuentes accesibles al público. Se entiende por tales, los medios de comunicación electrónica, óptica y de otra tecnología concebidos para facilitar información al público y abiertos a la consulta general, las guías telefónicas, los diarios y revistas, los medios de comunicación social, las listas profesionales, los repertorios de jurisprudencia anonimizados, los Registros Públicos administrados por la Superintendencia Nacional de Registros Públicos así como todo otro registro o banco de datos calificado como público conforme a ley.
4.2.
Consentimiento y plazo de conservación
4.2.1.
Los datos personales sólo pueden ser objeto de tratamiento con consentimiento de su titular. Este consentimiento debe ser previo, informado, expreso e inequívoco.
4.2.2.
Tratándose de datos sensibles, el consentimiento debe ser otorgado por escrito, a través de firma manuscrita, firma digital o cualquier otro mecanismo de autenticación que garantice la voluntad inequívoca del titular.
4.2.3.
La Universidad conservará un repositorio físico o digital de los consentimientos otorgados por profesores, estudiantes, egresados, graduados, titulados, personal administrativo y terceros en general.
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 4.2.4.
Todo tratamiento de datos personales debe ser adecuado, relevante y no excesivo a la finalidad para la que éstos hubiesen sido recopilados por la Universidad e ingresados a los sistemas respectivos.
4.2.5.
La Universidad podrá hacer uso del tratamiento de los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes a la finalidad para la cual hayan sido recopilados o hasta cuando hubiera vencido el plazo establecido para su tratamiento.
4.3.
Excepciones a la autorización
4.3.1.
No se requerirá la autorización del titular de datos personales para los efectos de su tratamiento en los siguientes casos: a. Cuando los datos personales sean necesarios para la ejecución de la relación contractual que exista entre la Universidad y el titular de los datos personales. b. Cuando se trate de datos personales que deriven de una relación científica o profesional del titular y sean necesarios para su desarrollo o cumplimiento. c. Cuando se trate de datos personales relativos a la salud y sea necesario, en circunstancia de riesgo, para la prevención, diagnóstico y tratamiento médico o quirúrgico del titular, siempre que dicho tratamiento sea realizado en establecimientos de salud o por profesionales en ciencias de la salud, observando el secreto profesional. d. Cuando se hubiere aplicado un procedimiento que disocie o anonimice los datos personales. e. Cuando el tratamiento de los datos personales sea necesario para salvaguardar intereses legítimos del titular de datos personales, por parte de la Universidad o por el encargado de los datos personales.
4.4.
Tratamiento de datos personales en el proceso de reclutamiento de personal
4.4.1.
Finalidad de tratamiento de datos en el reclutamiento de personal La Universidad recopilará los datos personales de los postulantes a puestos de profesores y administrativos con la finalidad de: a. Gestionar el proceso de selección para contratación de personal docente o administrativo al interior de la Universidad. b. Almacenar información de candidatos para contratación de personal docente o administrativo al interior de la Universidad en función a los requerimientos de la institución. c. Registrar los datos personales en el banco de datos “Postulantes laborales” de titularidad de la Universidad. d. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular.
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 4.4.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el titular nos proporcione los siguientes datos personales: nombres y apellidos, número de DNI, firma, número de carné de extranjería (cuando corresponda), domicilio, imagen, teléfono fijo y móvil, correo electrónico, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo, profesión, edad, datos académicos y datos de persona de contacto.
4.4.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos obligatorios o negativa de hacerlo De no proporcionar los datos de carácter obligatorio (ver orientación 4.4.2.), no se podrá participar del proceso de reclutamiento de personal.
4.4.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados de forma temporal durante el desarrollo del proceso para la contratación de personal docente y administrativo, y mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas. Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
4.5.
Tratamiento de datos personales de postulantes universitarios
4.5.1.
Finalidad de tratamiento de datos de postulantes universitarios La Universidad recopilará los datos personales de los postulantes universitarios con la finalidad de: a. Gestionar el proceso de admisión. b. Registrar los datos personales en el banco de datos “Postulantes Universitarios”. c. Usar, brindar y/o transferir esta información a los proveedores de servicios tecnológicos que contraten con la Universidad, así como a autoridades y terceros autorizados por ley. d. Cumplir con fines estadísticos e históricos de la Universidad. e. Publicar en los medios de comunicación idóneos, la relación de los ingresantes a la Universidad, cada vez que finalice un proceso de admisión correspondiente a los servicios educativos ofertados. f. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular.
4.5.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el titular nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, número de DNI, firma, carné de extranjería (cuando
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP corresponda), domicilio, teléfono fijo y móvil, correo electrónico, fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo, profesión (cuando corresponda), edad, datos académicos, datos de la persona de contacto. Asimismo, se recopilarán los datos sensibles relativos a datos biométricos, así como los relacionados a la salud física o mental, en la medida que se consultará si es una persona con discapacidad. Ello conforme a lo regulado en la Ley N° 29733 (Ley de Protección de Datos Personales) y su reglamento, así como en la Ley N° 30220 (Ley Universitaria). 4.5.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos o negativa de hacerlo De no proporcionar los datos de carácter obligatorios (ver orientación 4.5.2.), no se podrá formar parte del proceso de admisión.
4.5.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados de forma temporal durante el desarrollo del Proceso de Admisión, y mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas. Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
4.6.
Tratamiento de datos personales de estudiantes universitarios de pregrado y de postgrado
4.6.1.
Finalidad de tratamiento de datos de estudiantes universitarios de pregrado y de posgrado La Universidad recopilará los datos personales de los estudiantes universitarios de pregrado y postgrado de programas presenciales, semipresenciales y a distancia, con la finalidad de: a. Ejecutar, gestionar y administrar la relación contractual que se genera por la matrícula. b. Usar, brindar y/o transferir esta información a los proveedores de servicios tecnológicos que contraten con la Universidad, así como a autoridades y terceros autorizados por ley. c. Cumplir con fines estadísticos e históricos para la Universidad d. Registrar los datos personales en el banco de datos “Alumnos” de titularidad de la Universidad. e. Evaluar su calidad crediticia, capacidad de pago y posibilidad de percibir demás beneficios económicos ofertados por la Universidad y terceros. f. Evaluar cualquier solicitud que efectúe y/o pudiere efectuar de índole académico o personal. g. Fines informativos, ya sean propios de la Universidad y/o de las asociaciones que forman parte del mismo grupo y/o de sus socios comerciales, públicos o privados, para lo cual podrán utilizar, entre otros medios, los centros de llamadas (call centers), sistemas de llamado telefónico, envío de mensajes de texto a celular o de
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP correos electrónicos masivos y/o personalizados, envío de revistas y/o catálogos y/o cualquier otro medio de comunicación similar existente o por existir. h. Usar, brindar y/o transferir esta información para dar cumplimiento a las obligaciones y/o requerimientos que se generen en virtud de las normas vigentes en el ordenamiento jurídico peruano, incluyendo, las del sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y normas prudenciales. i. Efectuar encuestas sobre los servicios de la Universidad o de las asociaciones que forman parte del mismo grupo económico, así como encuestas relacionadas a temas de investigación que sean promovidas por la Universidad. j. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular. 4.6.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que se nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, número de DNI, firma, pasaporte, carné de extranjería (cuando corresponda), visa o documento análogo, imagen, firma, domicilio, teléfono fijo y móvil, correo electrónico, fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo, profesión (cuando corresponda), edad, datos académicos, datos de la persona de contacto, voz y hábitos personales que correspondan a la esfera más íntima. Asimismo, se podrán recopilar los datos sensibles, relativos a datos biométricos, relativos a la información económica o patrimonial, relativos a la salud y características física o mental (en la medida que se consultará si es una persona con discapacidad), las características morales y emocionales, además de los hechos o circunstancias de la vida afectiva o familiar. Ello conforme a lo regulado en la Ley N° 29733 (Ley de Protección de Datos Personales) y su reglamento, así como en la Ley N° 30220, (Ley Universitaria).
4.6.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos o negativa de hacerlo De no proporcionar los datos de carácter obligatorio (ver orientación 4.6.2.), no se podrá matricular al estudiante en la Universidad.
4.6.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas, o hasta por cinco (05) años luego de concluida la prestación del servicio educativo, almacenando únicamente la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales. Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 4.7.
Tratamiento de datos personales para envío de publicidad y suscripciones
4.7.1.
Finalidad de tratamiento de datos para envío de publicidad y suscripciones La Universidad recopilará los datos personales de las personas que deseen recibir publicidad con la finalidad de: a. Enviar publicidad de la Universidad y/o de las asociaciones que forman parte del mismo grupo y/o de sus socios comerciales, públicos o privados, para lo cual podrán utilizar, entre otros medios, los centros de llamadas (call centers), sistemas de llamado telefónico, envío de mensajes de texto a celular o de correos electrónicos masivos y/o personalizados, envío de revistas y/o catálogos y/o cualquier otro medio de comunicación similar existente o por existir. b. Registrar los datos personales en el banco de datos “Publicidad”, el cual es de titularidad de la Universidad. c. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular.
4.7.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el titular nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos. Los datos que se proporcionarán de manera facultativa deberán contener por lo menos un medio de comunicación para cumplir con la finalidad, pudiendo elegir entre los siguientes: domicilio, teléfono fijo, móvil, correo electrónico, redes sociales; asimismo podrá proporcionar de manera adicional: sexo, firma, edad y profesión (cuando corresponda).
4.7.3.
Consecuencias de proporcionar los datos o negativa de hacerlo Solo se enviará publicidad por los medios proporcionados (ver orientación 4.7.2.).
4.7.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas, o hasta que el titular manifieste su intención de cesar el tratamiento a través de los canales puestos a su disposición para el ejercicio de sus derechos ARCO (ver orientación 4.18.). Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
4.8.
Tratamiento de datos personales de egresados
4.8.1.
Finalidad de tratamiento de datos personales de egresados La Universidad recopilará los datos personales de los estudiantes egresados con la finalidad de: Página 9 de 19
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP a. Hacer un seguimiento del desempeño y trayectoria del egresado de la Universidad. b. Solicitar su apoyo en actividades académicas de la Universidad. c. Usar, brindar y/o transferir esta información a los proveedores de servicios tecnológicos que contraten con la Universidad, así como a las autoridades y terceros autorizados por ley. d. Cumplir con fines estadísticos e históricos para la Universidad. e. Registrar los datos personales en el banco de datos “Egresados” de titularidad de la Universidad. f. Evaluar cualquier solicitud que efectúe y/o pudiere efectuar; g. Fines informativos, ya sean propios de la Universidad y/o de las asociaciones que forman parte del mismo grupo y/o de sus socios comerciales, públicos o privados, para lo cual podrán utilizar, entre otros medios, los centros de llamadas (call centers), sistemas de llamado telefónico, envío de mensajes de texto a celular o de correos electrónicos masivos y/o personalizados, envío de revistas y/o catálogos y/o cualquier otro medio de comunicación similar existente o por existir. h. Efectuar encuestas sobre los servicios de la Universidad y/o de las personas jurídicas que forman parte del mismo grupo. i. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular. 4.8.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el titular nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, número de DNI, domicilio, teléfono fijo y móvil, correo electrónico, fecha de nacimiento, sexo, profesión (cuando corresponda), edad, datos académicos, intereses personales (culturales, deportivos, artísticos, académicos, espiritualidad, apostolado y voluntariado), información laboral.
4.8.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos o negativa de hacerlo De no proporcionar los datos de carácter obligatorio (ver orientación 4.8.2.), no se podrá realizar el seguimiento al graduado.
4.8.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas, o hasta que comunique a la Universidad su deseo de cese de tratamiento a través de los mecanismos puestos a su disposición para el ejercicio de sus derechos ARCO (ver orientación 4.18.). Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 4.9.
Tratamiento de datos personales de estudiantes del Centro de las Artes, Aula del Saber y Centro de Liderazgo
4.9.1.
Finalidad de tratamiento de datos personales de estudiantes del Centro de las Artes, Aula del Saber y Centro de Liderazgo La Universidad recopilará los datos personales de los estudiantes del Centro de las Artes, Aula del Saber y Centro de Liderazgo con la finalidad de: a. Ejecutar, gestionar y administrar la relación contractual que se genera por inscripción en los cursos del Centro de las Artes, Aula del Saber y Centro de Liderazgo. b. Registrar los datos personales en el banco de datos “Alumnos del Centro de las Artes, Aula del Saber y Centro de Liderazgo” de titularidad de la Universidad. c. Usar, brindar y/o transferir esta información a los proveedores de servicios tecnológicos que contraten con la Universidad, así como a autoridades y terceros autorizados por ley. d. Cumplir con fines estadísticos e históricos para la Universidad. e. Evaluar cualquier solicitud que efectúe y/o pudiere efectuar. f. Fines informativos de la Universidad y/o de las asociaciones que forman parte del mismo grupo y/o de sus socios comerciales, nacionales e internacionales, públicos o privados, para lo cual podrán utilizar, entre otros medios, los centros de llamadas (call centers), sistemas de llamado telefónico, envío de mensajes de texto a celular o de correos electrónicos masivos y/o personalizados, envío de revistas y/o catálogos y/o cualquier otro medio de comunicación similar existente o por existir. g. Usar, brindar y/o transferir esta información para dar cumplimiento a las obligaciones y/o requerimientos que se generen en virtud de las normas vigentes en el ordenamiento jurídico peruano, incluyendo, las del sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y normas prudenciales. h. Efectuar encuestas sobre los servicios de la Universidad y/o de las personas jurídicas que forman parte del mismo grupo. i. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular.
4.9.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el titular nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, número de DNI, domicilio, teléfono fijo y móvil, correo electrónico, fecha de nacimiento, nacionalidad, profesión (cuando corresponda), sexo, edad, datos académicos, datos de derechohabientes, estado civil, datos de persona de contacto.
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP Asimismo, se recopilarán los datos sensibles relativos a la salud física y mental, ello conforme a lo regulado en la Ley N° 29733 (Ley de Protección de Datos Personales) y su reglamento, así como en la Ley N° 30220, (Ley Universitaria). 4.9.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos o negativa de hacerlo De no proporcionar los datos de carácter obligatorio (ver orientación 4.9.2.), no se podrá formar parte de los cursos que ofrece el Centro de las Artes, Aula del Saber y Centro de Liderazgo.
4.9.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados de forma temporal durante el desarrollo del curso, de modo que su uso y tratamiento se realizará mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas y por el plazo máximo que las normas pertinentes exijan. Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
4.10.
Tratamiento de datos personales de estudiantes del Centro de Idiomas
4.10.1.
Finalidad de tratamiento de datos personales de estudiantes del Centro de Idiomas La Universidad recopilará los datos personales de los estudiantes del Centro de Idiomas con la finalidad de: a. Ejecutar, gestionar y administrar la relación contractual que se genera por la matrícula en el Centro de Idiomas. b. Registrar los datos personales en el banco de datos “Alumnos del Centro de Idiomas” de titularidad de la Universidad. c. Usar, brindar y/o transferir esta información a los proveedores de servicios tecnológicos que contraten con la Universidad, así como a las autoridades y terceros autorizados por ley. d. Cumplir con fines estadísticos e históricos para la Universidad. e. Evaluar cualquier solicitud que efectúe y/o pudiere efectuar. f. Fines informativos propios de la Universidad y/o de las asociaciones que forman parte del mismo grupo económico y/o de sus socios comerciales, públicos o privados, para lo cual podrán utilizar, entre otros medios, los centros de llamadas (call centers), sistemas de llamado telefónico, envío de mensajes de texto a celular o de correos electrónicos masivos y/o personalizados, envío de revistas y/o catálogos y/o cualquier otro medio de comunicación similar existente o por existir.
Página 12 de 19 CONFIDENCIAL: No debe ser copiado sin autorización de la UCSP. COPIA NO CONTROLADA: Es responsabilidad del usuario asegurar que el presente documento corresponde a la versión vigente.
Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP g. Usar, brindar y/o transferir esta información para dar cumplimiento a las obligaciones y/o requerimientos que se generen en virtud de las normas vigentes en el ordenamiento jurídico peruano, incluyendo, las del sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y normas prudenciales. h. Efectuar encuestas sobre los servicios de la Universidad y/o de las personas jurídicas que forman parte del mismo grupo. i. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular.
4.10.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el titular nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, número de DNI, firma, domicilio, teléfono fijo y móvil, correo electrónico, fecha de nacimiento, sexo, edad, datos académicos, voz e imagen.
4.10.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos o negativa de hacerlo De no proporcionar los datos de carácter obligatorio (ver orientación 4.10.2.), no se podrá formar parte de los cursos que ofrece el Centro de Idiomas de la Universidad.
4.10.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados de forma temporal durante el desarrollo del proceso de admisión al Centro de Idiomas. De obtener la calidad de estudiante, su uso y tratamiento se realizarán mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas y por el plazo máximo que las normas pertinentes exijan. Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
4.11.
Tratamiento de datos personales de estudiantes de Formación Continua
4.11.1.
Finalidad de tratamiento de datos personales de estudiantes de Formación Continua. La Universidad recopilará los datos personales de los estudiantes de Formación Continua con la finalidad de: a. Ejecutar, gestionar y administrar la relación contractual que se genera por la matrícula en Formación Continua. b. Registrar los datos personales en el banco de datos “Alumnos de Extensión” de titularidad de la Universidad.
Página 13 de 19 CONFIDENCIAL: No debe ser copiado sin autorización de la UCSP. COPIA NO CONTROLADA: Es responsabilidad del usuario asegurar que el presente documento corresponde a la versión vigente.
Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP c. Usar, brindar y/o transferir esta información a los proveedores de servicios tecnológicos que contraten con la Universidad, así como a autoridades y terceros autorizados por ley. d. Cumplir con fines estadísticos e históricos para la Universidad. e. Evaluar cualquier solicitud que efectúe y/o pudiere efectuar. f. Fines informativos de la Universidad y/o de las asociaciones que forman parte del mismo grupo y/o de sus socios comerciales, nacionales e internacionales, públicos o privados, para lo cual podrán utilizar, entre otros medios, los centros de llamadas (call centers), sistemas de llamado telefónico, envío de mensajes de texto a celular o de correos electrónicos masivos y/o personalizados, envío de revistas y/o catálogos y/o cualquier otro medio de comunicación similar existente o por existir. g. Usar, brindar y/o transferir esta información para dar cumplimiento a las obligaciones y/o requerimientos que se generen en virtud de las normas vigentes en el ordenamiento jurídico peruano, incluyendo, las del sistema de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y normas prudenciales. h. Efectuar encuestas sobre los servicios de la Universidad o de las personas jurídicas que forman parte del mismo grupo. i. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular.
4.11.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el titular nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, número de DNI, domicilio, teléfono fijo y móvil, correo electrónico, firma, profesión (cuando corresponda), fecha de nacimiento, sexo, edad, datos académicos, datos de persona de contacto, voz e imagen.
4.11.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos o negativa de hacerlo De no proporcionar los datos de carácter obligatorio (ver orientación 4.11.2.), no se podrá formar parte de los cursos de Formación Continua que ofrece la Universidad.
4.11.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas, o hasta por cinco (05) años luego de concluida la relación contractual, almacenando únicamente la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales. Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento. Página 14 de 19
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 4.12.
Tratamiento de datos personales para la absolución de consultas y charlas informativas
4.12.1.
Finalidad de tratamiento de datos personales para la absolución de consultas, y realización de charlas informativas La Universidad recopilará los datos personales a través de formularios de consulta con la finalidad de: a. Gestionar y absolver las consultas realizadas a la Universidad. b. Brindar información sobre los servicios que presta la Universidad a través de charlas presenciales y no presenciales. c. Evaluar cualquier solicitud que efectúe. d. Cumplir con fines estadísticos e históricos para la Universidad e. Registrar los datos personales en el banco de datos “Usuarios de la página web”. f. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular.
4.12.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el titular nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, Número de DNI, correo electrónico, teléfono móvil. Los datos que se proporcionarán de manera facultativa son estado civil, fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo, profesión (cuando corresponda), edad, datos académicos, datos de persona de contacto.
4.12.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos o negativa de hacerlo De no proporcionar los datos de carácter obligatorio (ver orientación 4.12.2.), no se podrá atender a la consulta.
4.12.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas, o hasta por cinco (05) años luego de atendida la consulta realizada la charla educativa, almacenando únicamente la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales. Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
4.13.
Tratamiento de datos personales para la atención de reclamos, quejas y sugerencias
4.13.1.
Finalidad de tratamiento de datos la atención de reclamos, quejas y sugerencias La Universidad recopilará los datos personales de las personas que presenten algún reclamo, queja y sugerencia con la finalidad de:
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP a. Dar respuesta a la queja o reclamo que pueda presentar alguna persona, así como tomar nota de las sugerencias que se hagan. b. Registrar los datos personales en el banco de datos “Quejas y Reclamos”, el cual es de titularidad de la Universidad. c. Cumplir con fines estadísticos e históricos para la Universidad. d. Dar cumplimiento a lo establecido por el Código de Protección al Consumidor, el Reglamento del Libro de Reclamaciones del Código de Protección al Consumidor y demás normativa aplicable. e. Otros fines que sean autorizados por la normativa vigente y debidamente autorizados por el titular. 4.13.2.
Datos personales de carácter obligatorio Para llevar a cabo las finalidades descritas en el presente documento, es obligatorio que el consumidor nos proporcione los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, correo electrónico, domicilio, DNI, teléfono celular, datos de persona de contacto en caso de ser menor de edad.
4.13.3.
Consecuencias de no proporcionar los datos o negativa de hacerlo En caso que el consumidor no consigne como mínimo su nombre, DNI, domicilio o correo electrónico, fecha del reclamo o queja y el detalle de los mismos, estos se considerarán como no presentados.
4.13.4.
Plazo de conservación Los datos personales serán tratados mientras sean necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas, o hasta cumplir el plazo máximo legal permitido luego de atendido el reclamo, queja o sugerencia, almacenando únicamente la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales. Una vez vencido el plazo de conservación la Universidad eliminará de sus registros los datos personales materia de tratamiento.
4.14.
Confidencialidad de los datos personales Los datos personales entregados serán tratados con total confidencialidad de modo que la Universidad se compromete a guardar secreto profesional de modo indefinido respecto de los mismos y garantiza el deber de resguardarlos adoptando las medidas de seguridad necesarias, para evitar todo tratamiento de datos personales contrario a la Ley.
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 4.15.
Transferencia, encargo y flujo transfronterizo
4.15.1.
La Universidad podrá tratar los datos personales que le proporcionen directamente o podrá encargar a terceros la gestión o tratamiento de los bancos de datos personales de la Universidad, los cuales pueden encontrarse dentro o fuera del Perú, pudiendo transferirlos por cualquier medio, a sus subsidiarias, personas jurídicas vinculadas, a sus proveedores de servicios, sean personas naturales o jurídicas únicamente para el cumplimiento de las finalidades desarrolladas en relación a cada uno de los tratamientos desarrollados.
4.15.2.
Para ello, la Universidad procurará que en los contratos con terceros a quienes se les encargue la gestión o tratamiento de los datos personales o bancos de datos personales de la Universidad, se incluyan las disposiciones contractuales que garanticen la seguridad y confidencialidad en el manejo de datos personales así como de las bases de datos personales, por parte de estos terceros.
4.15.3.
La relación de estos terceros podrá ser consultada en la página https://ucsp.edu.pe/transparencia/tercerosvinculados-en-el-tratamiento-de-datos-personales-de-la-ucsp/
4.16.
Ejercicio de derechos
4.16.1.
Los titulares de datos personales que hayan facilitado sus datos personales a la Universidad pueden dirigirse a ésta, con el fin de poder ejercer sus derechos de información, de acceso, de actualización, inclusión, rectificación y supresión, de impedir el suministro de sus datos personales, de oposición al tratamiento o de tratamiento objetivo de los datos, en los términos recogidos en la legislación peruana vigente.
4.16.2.
Para poder ejercer estos derechos, los titulares pueden dirigirse por cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud a la dirección: Urb. Campiña Paisajista, Quinta Vivanco s/n, Arequipa, o en el siguiente enlace de nuestra página web: https://ucsp.edu.pe/solicitud-de-derechos-arco/
4.16.3.
Aunado a ello, los titulares de datos personales podrán presentar una reclamación ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, dirigiéndose a la Mesa de Partes del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos: Calle Scipión Llona N° 350, Miraflores, Lima, Perú, de considerar que no han sido atendidos en el ejercicio de sus derechos.
4.17.
Menores de edad La Universidad en el marco del ofrecimiento de sus productos y de la prestación de sus servicios, podría conocer datos personales de menores de edad, los cuales serán tratados de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 27 y 28 del Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales.
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP 4.18.
Cambios en la política de privacidad La Universidad se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones, adecuaciones o actualizaciones al presente documento, para la atención de nuevas disposiciones legales, reglamentarias, jurisprudenciales o decisiones internas adoptadas, sin perjuicio de que el titular de los datos personales pueda ejercer los siguientes derechos frente a la Universidad: a. Derecho de información b. Derecho de acceso c. Derecho de actualización, inclusión, rectificación y supresión d. Derecho a impedir el suministro e. Derecho de oposición f. Derecho al tratamiento objetivo Para poder ejercer estos derechos, el titular de los datos personales deberá dirigirse al siguiente enlace de nuestra página web: https://ucsp.edu.pe/solicitud-de-derechos-arco/ y/o a través de los canales establecidos en la página web de la Universidad.
5.
Control de cambios Tabla 1: Control de cambios
Acápites
Principales cambios
4.
Se agregaron los puntos 4.5.1.e. sobre la publicación de la relación de ingresantes de los procesos de admisión y 4.6.1.i. sobre la recopilación de datos personales de los estudiantes de pregrado y postgrado para efectuar encuestas relacionadas a temas de investigación.
6.
Historial de versiones Tabla 2: Historial de versiones Fecha de creación de la primera versión:
30.04.2021
N° de versiones anteriores:
1
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Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP
7.
Nombre de la versión anterior:
Orientaciones para la aplicación de políticas de privacidad de la UCSP
Fecha de creación de la última versión:
30.04.2021
Aprobación Tabla 3: Responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento ELABORADO POR
Nombre:
Cargo:
APROBADO POR
REVISADO POR
Celso Calle Chaparro
Pablo Gonzales Rodríguez
Jefe de Sección de Asuntos Regulatorios
Jefe de Sección de Ventas
Héctor Francisco Cruz Mercado
César Franz Puma Chávez
Juan Fernando Mendoza Banda
Secretario General
Jefe de Planeamiento Estratégico y Gestión de Calidad
Director del Centro de Asesoría y Clínica Jurídica
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