Cartilla N° 4: Gestión para la Sostenibilidad. by uexternado3

MODELO DE GESTIÓN DE RSE PARA EMPRESAS Dirección GUSTAVO A. YEPES LÓPEZ Facultad de Administración de Empresas Universidad Externado de Colombia Investigador MARGARITA RAMÍREZ MARIÑO Magíster en Administración de Empresas Universidad Externado de Colombia

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CONTENIDO Presentación 5 Introducción 7

Aspectos clave para tener en cuenta 8 ¿Por qué es importante la RSE? 8 ¿Por qué es importante utilizar modelos

de gestión para implementar la RSE? 9 Pasos para implementar un modelo de gestión de la RSE en las empresas 11 1. Diagnóstico 12 1.1 Contexto empresarial 14 A. Descripción del sector 14 B. Presiones del entorno 14 1.2. Ámbito empresarial 15 A. Información de la empresa 15 B. Análisis de la cadena de abastecimiento 15 C. Situación de la RSE en la empresa 16 D. Identificación de los grupos de interés 31 2. Diseño de acciones 50 2.1. Revisión de la estrategia de la empresa 52 2.2. Tendencias y buenas prácticas 53 2.3. Planes de acción 58 3.

Implementación de acciones 59 3.1. ¿Qué hacer? 60 3.2. ¿Cómo hacerlo? 61 3.3. ¿Cuándo hacerlo? 63

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4. Evaluaciรณn y seguimiento 64 4.1. Evaluaciรณn 65 4.2. Comunicaciรณn y reporte 68 4.3. Mejoramiento 69 Referencias 70

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PRESENTACIÓN La presente guía metodológica está basada en el modelo construido por Gustavo Adolfo Yepes López, Alexandra Ospina Giraldo y Luis Fernando Sánchez Maldonado, docentes de la Facultad de Administración de Empresas en la Universidad Externado de Colombia. Permite de una manera fácil implementar un Modelo de Gestión de la Responsabilidad Social Empresarial en las empresas, en adelante RSE, un instrumento que beneficia tanto a las compañías como a los grupos de interés, y asegura sostenibilidad a la empresa y a su entorno.

La metodología utilizada se centra en el análisis exhaustivo de la empresa y sus grupos de interés, a partir de una guía de entrevista que permite determinar la situación actual de la organización y la percepción de los grupos de interés. A partir de este diagnóstico la empresa procede a realizar el diseño e implementación de acciones, con el fin de mejorar los criterios correspondientes a la RSE. Posteriormente, se realiza una evaluación y seguimiento para determinar la efectividad de las acciones y los aspectos que deben mejorar. En conclusión, es un modelo s práctico, de fácil aplicación que puede ser utilizado en cualquier empresa a partir de las siguientes preguntas: ¿dónde está la empresa frente a los referentes de RSE?, ¿cómo la RSE ayuda al cumplimiento de la misión de la empresa al sitio?, ¿qué debe hacer la empresa para mejorar su desempeño en RSE?, y por último, ¿qué tan efectivas fueron las acciones realizadas por la empresa en términos de RSE? Es importante señalar que el éxito en la aplicación de la metodología solo se garantiza si el consultor o el grupo de estudio designado por la empresa aplica las cuatro fases en su totalidad.

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INTRODUCCIÓN El término RSE es muy actual y relevante, ya que, como afirma Ángel (1996): Las profundas transformaciones que están ocurriendo en los entornos internacional y nacional generan novedosas y exigentes responsabilidades sociales, políticas, económicas y tecnológicas a los diferentes actores del desarrollo (p. 21). La empresa es hoy el principal actor del desarrollo, por lo que es ya un imperativo impostergable que todos los empresarios, sin excepción alguna, trabajen por crear una conciencia y unas prácticas de acción social y políticas responsables, y una cultura de responsabilidades compartidas (p. 28). Los distintos acontecimientos naturales como inundaciones, terremotos, tsunamis, incendios forestales, tornados, derretimiento de los polos, entre otros, han conllevado que los diferentes organismos internacionales que velan por la protección del medio ambiente, inicien investigaciones y campañas para generar conciencia en la sociedad sobre los efectos devastadores que vive el planeta, producto de las decisiones equívocas del ser humano. Estos efectos, sumados a la defensa de los derechos humanos, las prácticas laborales, la lucha contra la corrupción, entre otros, han llevado a las entidades gubernamentales y no gubernamentales, así como a instituciones privadas, organismos multilaterales y compañías multinacionales, a desarrollar modelos de gestión de la RSE que benefician a toda la estructura organizativa de la compañía y a su entorno. Es así como hoy existen diferentes modelos de gestión de la RSE tales como el Pacto Global, el gri, la Guía 180, el iso 26000, Comprometerse, Vincular y Fevecta, entre otros.

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Hoy por hoy, las empresas son conscientes de que tienen un compromiso con la sociedad y con el medio ambiente, y es por esto que surge el término Responsabilidad Social Empresarial (RSE), ya que las organizaciones deben tomar medidas sobre los posible daños que su actividad pueda causar a la sociedad y al medio ambiente y propender por mejorar la calidad de vida de las comunidades. El modelo que aquí se presenta es producto del análisis detallado de los

diferentes modelos de gestión de la RSE. Incluye una explicación detallada de cada una de las etapas: diagnóstico, diseño e implementación de acciones, evaluación y seguimiento.

ASPECTOS CLAVE A TENER EN CUENTA ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA RSE? La sociedad ha entendido que el afán de lucro no es el único propósito de las empresas, estas también tienen un compromiso moral con la sociedad. Por esta razón, muchas organizaciones de manera voluntaria han incorporado la RSE en sus políticas, pues consideran que deben contribuir al mejoramiento económico, social y ambiental. La RSE concierne a todos los ciudadanos, ya que todos formamos parte

de la sociedad. Como plantea Dávila (1996): “(…) la sociedad es como una telaraña: lo que sucede en cualquier parte de ella se transmite, para bien o para mal, hacia todo el conjunto” (p. 15). De tal modo es fundamental que actuemos de manera responsable, velemos y exijamos acciones responsables, con el fin de asegurar nuestra supervivencia en el planeta. Las empresas incorporan la RSE de manera voluntaria, ya que no existe una ley que las obligue, por lo que son ellas quienes ven la necesidad e importancia de hacerlo, lo cual se propaga a otros actores que actúan por fuera de la empresa. [8]

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En este contexto, cuando los consumidores, empleados, grupos de activistas y medios de comunicación encuentran prácticas reprochables, ejercen presión sobre las empresas, entorpecen su gestión y difunden información que conlleva, en muchos casos, a que la empresa se vea afectada en su reputación. Esta presión obliga a las empresas a contar con buenas prácticas que mejoren las relaciones y beneficien a todos los involucrados. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE UTILIZAR MODELOS DE GESTIÓN PARA IMPLEMENTAR LA RSE? Hoy por hoy resulta de vital importancia la implementación de modelos de gestión de la RSE en las organizaciones, pues estos permiten diagnosticar cómo se encuentra la empresa respecto a la RSE y qué acciones diseñar e implementar para incorporar este modelo de gestión. Cualquiera sea el modelo a implementar, será una herramienta útil para la organización ya que conlleva beneficios sociales, económicos y ambientales y mejora el desempeño empresarial.

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PASOS PARA IMPLEMENTAR UN MODELO DE GESTIÓN DE LA RSE EN LAS EMPRESAS Para contar con información completa sobre la empresa primero debe realizarse una descripción detallada donde se especifique: – Actividad productiva. – Principales productos y servicios. – Información estratégica como: propiedad, estructura de gobierno, misión, visión, objetivos estratégicos, principios, valores, y situación inicial de las áreas funcionales (dirección, finanzas, talento humano, operaciones, logística, comercial y entorno).

1. Diagnóstico

2. Diseño de acciones

3. Implementación de acciones

4. Evaluación y seguimiento

Se requiere acceso a información, disposición y compromiso para realizar los cambios sugeridos, lo que implica una comprensión amplia del proceso por parte de las directivas de la compañía y confianza de todos los colaboradores para poner en práctica las mejoras sugeridas.

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1. DIAGNÓSTICO Esta metodología permite a los empresarios ejercer la RSE por medio de la aplicación de un modelo de gestión de fácil comprensión y utilización, que no es de obligatorio cumplimiento, pero que debe entenderse como un esfuerzo de la empresa para mejorar su gestión tanto interna como externa.

1. DIAGNÓSTICO Pregunta clave: ¿Cómo está la empresa en rse? 1.1. Contexto empresarial A. Descripción del sector B. Presiones del entorno 1.2. Ámbito empresarial A. Información de la empresa B. Análisis de la cadena de abas-

tecimiento C. Situación de la rse en la empresa D. Identificación de los grupos de interés

MODELO DE GESTIÓN DE LA RSE PARA EMPRESAS 4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Pregunta clave: ¿Qué tan efectivas fueron las acciones tomadas? 1. Evaluación 2. Comunicación y reporte 3. Mejoramiento

2. DISEÑO DE ACCIONES Pregunta clave: ¿Qué debe hacer

la empresa para corregir o aprovechar oportunidades frente a la rse? 2.1. Revisión de la estrategia de la empresa 2.2. Tendencias y buenas prácticas 2.3. Planes de acción

3. IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES pregunta clave: ¿Cómo implementar y adoptar comportamientos empresariales socialmente responsables? 3.1. Reestructurar: misión, visión, valores y principios, objetivos estratégicos, políticas, proyectos y acciones.

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La metodología también permite que la estructura organizativa de la empresa y la RSE se encaminen en una misma dirección y se logre una sinergia que permita alcanzar las metas propuestos. Su desarrollo contribuye, además, a mejorar y fortalecer las relaciones entre las empresas y sus grupos de interés. PREGUNTA ¿Cómo está la empresa en la RSE? OBJETIVO Conocer, mediante el análisis del diagnóstico, la situación actual de la empresa frente a la RSE, identificar los grupos de interés, su receptividad o resistencia para la aplicación de políticas RSE. BENEFICIO El diagnóstico permite a la empresa conocer cómo se encuentra a nivel interno y externo con respecto a la RSE y realizar una planificación adecuada de las estrategias RSE. RIESGO La información errónea en esta etapa puede ocasionar una planificación inadecuada, y por ende, que los objetivos y alcances de la implementación de la RSE, arroje resultados distintos a los esperados.

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HERRAMIENTA El consultor o la empresa a cargo utilizará una guía de entrevista elaborada con base en los criterios del gri, Pacto Global y la iso 26000, los que, según las convenciones internacionales de RSE, sirven para determinar el nivel de madurez de la empresa en la materia. Los resultados obtenidos se mostrarán de manera gráfica por medio de un radial. Por su parte, para la identificación de los grupos de interés se utilizará la metodología de Mitchell, Agle y Wood.

1.1 CONTEXTO EMPRESARIAL A. DESCRIPCIÓN DEL SECTOR Para analizar el sector económico al cual pertenece la empresa, se utilizará una hoja en Excel donde se evaluarán variables tales como: – Tamaño mundial y nacional (organizaciones líderes en el sector). – Contribución al pib. – Generación de empleo (impacto socioeconómico de la actividad productiva para el desarrollo del país). – Impactos significativos. – Conformación de las empresas (pequeñas, medianas o grandes). Este análisis permite comprender la situación del negocio. B. PRESIONES DEL ENTORNO La empresa deberá investigar el tipo de presiones que presenta el sector al que pertenece.

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Premisas de los mercados internacionales

Estándares y normas técnicas

Etiquetas y sellos

Fuentes de financiamiento

Activistas y organizaciones de la sociedad civil

Nuevas preferencias de los consumidores

1.2. ÁMBITO EMPRESARIAL A. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA Para contar con información completa de la empresa, se realizará una descripción detallada donde se especifique: actividad productiva que realiza, principales productos y servicios, información estratégica como propiedad, estructura de gobierno, misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores, y situación inicial de las áreas funcionales (dirección, finanzas, talento humano, operaciones, logística, comercial y entorno). Para esto se requiere de una buena disposición de todo el equipo y tener acceso a la información. B. ANÁLISIS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO En este punto del diagnóstico se realizará una descripción detallada de la cadena de valor de la empresa (la suma de procesos y actividades que permiten obtener los bienes y/o servicios ofrecidos por la empresa), y de su relación con la proveeduría, distribución y usuarios, de manera que se identifique con claridad la labor productiva de la empresa y sus principales interacciones.

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C. SITUACIÓN DE LA RSE EN LA EMPRESA

Social

Estrategia

Ambiental

Estructura

Gobierno

Económico

Fuente: Gustavo Yepes y Diana Rueda

En este aparte se presentarán puntualmente los datos cualitativos y cuantitativos (evidenciables), es decir, las acciones, prácticas, iniciativas, programas, etc., que la empresa ha venido realizando frente a los criterios de estrategia corporativa, prácticas de buen gobierno, estructura, desempeño social, económico y ambiental y en qué nivel de desarrollo (calificación o nivel de madurez) se encuentran. HERRAMIENTA Con el fin de identificar cómo se encuentra la empresa frente a los criterios internacionales de la RSE, el consultor entrevistará al empresario utilizando una guía elaborada por el doctor Gustavo Yepes y Diana Rueda con base en los criterios del gri, Pacto Global y la iso 26000. El consultor marcará con una sola X las casillas que acompañan a cada frase, y elegirá en la siguiente tabla el número que mejor describa la situación de 0 a 6.

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ISO 26000: Aspectos

fundamentales

Pacto global:

Principios de actuación

GRI: Indicador de medición

Fuente: Gustavo Yepes y Diana Rueda

NO APLICA

INEXISTENCIA

APLICA

FORMALIDAD

Hay evidencia de que la actividad productiva de la empresa no tiene relación alguna con este aspecto.

No hay evidencia de algún tipo de acción al respecto.

Hay evidencia de Hay evidencia acciones puntuales e de acciones informales. documentadas que responden a políticas.

DIÁLOGO

DIFUSIÓN

RESULTADO

HÁBITO

Hay evidencia de programas formales sistemáticos que responden a una continua interacción de la empresa con los grupos de interés y presenta resultados.

Hay evidencia sobre el mejoramiento de los programas sistemáticos que responden a una continua interacción de la empresa con los grupos de interés y hacen parte de la cultura de la organización.

Hay evidencia de acciones formales que se realizan como respuesta a expectativas de los grupos de interés (se requiere identificar algún mecanismo que permita reconocer cuáles son las expectativas).

Hay evidencia de acciones de socialización de las actividades que además de formales se realizan como respuesta a las expectativas identificadas de los grupos de interés.

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Guía de entrevista Nombre de la empresa

Actividad de la empresa

Dirección de la empresa

Teléfono

1. GOBIERNO CORPORATIVO ASPECTO PARA EVALUAR

Se cuenta con un mecanismo para identificar y dar cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables. Se cuenta con órganos de gobierno y control, formalmente constituidos, que estén operando. Se cuenta con políticas para evitar cualquier tipo de discriminación en la constitución de sus órganos de gobierno. Se han identificado, definido y se han declarado expresamente los principios y valores que la rigen. Se cuenta con mecanismos para promover los principios y valores entre su personal y demás relacionados. Se cuenta con mecanismos para evaluar y controlar el respeto por los principios y valores. Las estructuras de gobierno informan sobre composición, participantes y mecanismos de comunicación.

Los órganos de gobierno cuentan con políticas que promueven el reconocimiento, la evaluación y satisfacción de las opiniones y expectativas de los diferentes grupos de interés. Como parte de sus procesos de toma de decisiones, los órganos cuentan con mecanismos formales para promover el uso regulado y eficiente de los recursos naturales, financieros y humanos.

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Se cuenta con mecanismos para asegurar que la toma de decisiones tiene en cuenta las expectativas válidas de los grupos de interés. Las decisiones se registran y comunican a todos los niveles. La información sobre el impacto de las decisiones y actividades en el medio ambiente y la sociedad son validadas por un tercero independiente. La información sobre el origen y manejo de los recursos financieros es validada por un tercero independiente. La información de la empresa está fácilmente disponible, accesible y entendible para todos los grupos relacionados. Se rinden cuentas a todas sus partes interesadas (sociedad, medio ambiente, economía) sobre las acciones y decisiones de manera periódica. Se cuenta con mecanismos para la prevención y resolución de conflictos de interés. Se cuenta con un mecanismo para comunicar a todas sus partes interesadas los errores, fallas o inconvenientes presentados debido a las decisiones y actuaciones. Se cuenta con mecanismos de revisión y evaluación periódica de los órganos de gobierno de la organización. PUNTAJE OBTENIDO

ESTRATEGIA ASPECTO PARA EVALUAR

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ESTRATEGIA ASPECTO PARA EVALUAR

La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explícito con los diferentes grupos de interés. Se cuenta con políticas para la identificación de grupos de interés. Se cuenta con políticas para evaluar e identificar los impactos económicos, sociales y ambientales.

Los objetivos estratégicos también incluyen metas sociales y ambientales. Se han vinculado iniciativas o programas que promueven la responsabilidad social. Se identifica y comunica el compromiso social y ambiental de cada unos de los procesos de la organización a todos los niveles. Se han creado incentivos económicos. PUNTAJE OBTENIDO

3. ESTRUCTURA Y OPERACIÓN ASPECTO PARA EVALUAR

Se cuenta con metas sociales y ambientales para los principales procesos y actividades criticas de la organización. Se han designado responsables para el cumplimiento de las metas sociales y ambientales. Se cuenta con un mecanismo de formación y entrenamiento para el adecuado desempeño social y ambiental de los principales procesos y actividades críticas. Se cuenta con metas sociales y ambientales para socios de negocio (proveedores, distribuidores, alianzas estratégicas, representantes de ventas, etc.).

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Se cuenta con mecanismos para asegurar que las actividades se desarrollen de acuerdo con las directrices establecidas. Se cuenta con mecanismos para recolectar, analizar y monitorear el desempeño de las actividades frente a los objetivos y metas planteadas. Se cuenta con mecanismos para evaluar e identificar oportunidades de mejora frente a los grupos de interés. Se informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre los países donde opera, los productos y marcas que maneja y los desempeños económicos y financieros de su operación. Se informa periódicamente a todos los grupos de interés sobre su desempeño económico, ambiental y social. Se está vinculando alguna iniciativa de comunicación y reporte. PUNTAJE OBTENIDO

4. DESEMPEÑO ECONÓMICO ASPECTO PARA EVALUAR

Existen mecanismos para asegurar compras a proveedores locales basados en precios, plazos de pago y entrega que sean justos. Se garantizan contratos estables. Existen políticas de contratación de personal y se fomenta su preparación y desarrollo. Se cumple con obligaciones tributarias y con el pago de impuestos requeridos. Se ejecutan acciones para conocer y difundir entre los grupos de interés los resultados financieros y económicos de su operación. Se ejecutan acciones para el manejo de las compras y la contratación teniendo en cuenta las expectativas de los contratistas, proveedores locales, empleados y comunidad.

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4. DESEMPEÑO ECONÓMICO ASPECTO PARA EVALUAR

Se favorece la compra a proveedores locales y se fortalece el desarrollo de los mismos. Se ejecutan acciones para evaluar y difundir entre los diferentes grupos de interés los impactos económicos directos e indirectos de su operación. PUNTAJE OBTENIDO

5. DESEMPEÑO AMBIENTAL ASPECTO PARA EVALUAR

Respecto a las acciones para mejorar y reducir los materiales utilizados en la fabricación de productos / servicios con base en la legislación y acuerdos internacionales. Se ejecutan acciones para el manejo y reducción de energía utilizada con base en la legislación y los acuerdos internacionales. Se ejecutan acciones para el cuidado de las fuentes, el manejo, reducción y reciclaje del agua utilizada con base en la legislación y los acuerdos internacionales. Se ejecutan acciones para conocer y mitigar los impactos sobre la biodiversidad con base en la legislación y los acuerdos internacionales. Se ejecutan acciones para el manejo y la mitigación de las emisiones de gases de efecto invernadero, sustancias destructoras de la capa de ozono y otras emisiones significativas con base en la legislación y los acuerdos internacionales. Se ejecutan acciones para el manejo y la reducción de residuos y vertimientos con base en la legislación y los acuerdos internacionales. Se ejecutan acciones para el manejo y la mitigación del impacto de sus productos y servicios en el ciclo de vida con base en la legislación y los acuerdos internacionales.

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5. DESEMPEÑO AMBIENTAL ASPECTO PARA EVALUAR

Cuenta con mecanismos que aseguran el cumplimiento de la legislación ambiental y asumiendo responsabilidades por los impactos derivados de la operación. Se llevan a cabo acciones para el manejo y la mitigación del impacto ambiental derivado del transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados para las actividades de la organización.

Se ejecutan acciones de inversión ambiental con base en la legislación y los acuerdos internacionales. Se ejecutan acciones para controlar y reducir los riesgos asociados al uso y desecho de materiales tóxicos. Se cuenta con mecanismos de prevención y minimización de impactos por ruido, olor, luz, vibraciones y contaminación del suelo en el lugar en que opera. Existen planes de inversión y desarrollo de tecnologías para reducir el impacto ambiental de su operación y promover una producción más limpia. Se ejecutan acciones para identificar, prevenir riesgos ambientales y controlar accidentes relacionados. Se asegura una mejora continua en la operación. Se complementan o se reemplazan recursos no renovables con fuentes alternativas y sostenibles de bajo impacto. Se da preferencia al uso de productos y servicios de proveedores que demuestran compromiso con el medio ambiente PUNTAJE OBTENIDO

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6. DESEMPEÑO SOCIAL LABORAL ASPECTO PARA EVALUAR

Se toman acciones para la selección y vinculación del personal acorde con las exigencias legales, y se evitan situaciones de discriminación. Existen iniciativas de generación de empleo y de inclusión laboral. Se asegura el cumplimiento de las condiciones de trabajo exigidas legalmente que incluyan salarios adecuados, jornada laboral, pagos de horas extras, vacaciones, licencias de maternidad. Se cuenta con mecanismos para informar y participar al personal sobre cualquier cambio que los pueda afectar. Se evita el empleo masivo de personal temporal. Se protege la privacidad y los datos personales de los trabajadores. Se cuenta con mecanismos que eviten situaciones de hostigamiento en el lugar de trabajo a nivel físico, verbal, sexual, psicológico y /o amenazas. Se llevan a cabo estrategias para garantizar la salud y la seguridad de los trabajadores, que contemplen la implementación de programas de salud ocupacional y seguridad industrial

(elementos de protección, riesgos profesionales, comité paritario, etc.). Se cuenta con mecanismos para asegurar la diversidad e igualdad de oportunidades de los trabajadores. Se ejecutan acciones de promoción, formación y capacitación de los trabajadores. Se cuenta con políticas de apoyo para los trabajadores despedidos como programas de ubicación, emprendimiento y formación laboral PUNTAJE OBTENIDO

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7. DESEMPEÑO SOCIAL DERECHOS HUMANOS (EMPLEADOS) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a una política de respeto a los derechos humanos y con mecanismos de evaluación y control. De la empresa con respecto a la implementación de programas de formación para empleados sobre los aspectos de derechos humanos relevantes para sus actividades. De la empresa con respecto a la existencia de mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en el respeto de los derechos humanos. De la empresa con respecto a los procedimientos de selección y contratación de proveedores, contratistas o distribuidores con base en el respeto a los derechos humanos. De la empresa con respecto a la existencia de canales de comunicación eficientes que permitan identificar, investigar y dar solución a riesgos o violaciones relacionadas con los derechos humanos. De la empresa con respecto a la existencia de mecanismos claros para la toma de medidas disciplinarias internas (proceso adecuado, audiencia justa y castigo). De la empresa con respecto a políticas para asegurar que se ejerza el derecho a la libertad de asociación por parte de los empleados. De la empresa con respecto a mecanismos que impiden el trabajo infantil o trabajo forzado en las operaciones de la empresa. De la empresa con respecto a mecanismos para evitar la discriminación en cualquiera de sus formas (género, raza, religión, etc.). De la empresa con respecto a mecanismos para evitar el desplazamiento o complicidad en desplazar personal de sus propias tierras.

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7. DESEMPEÑO SOCIAL DERECHOS HUMANOS (EMPLEADOS) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a programas de formación en el respeto a los derechos humanos para el personal de seguridad, que brinden directrices de actuación en concordancia. De la empresa con respecto a procesos de evaluación que determinen si se están respetando los derechos humanos en sus decisiones, publicidad, y/o servicios y actuaciones en general PUNTAJE OBTENIDO

8. DESEMPEÑO SOCIAL (COMUNIDAD) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a acciones que fomentan la generación de relaciones constructivas con las comunidades del área de influencia o comunidades con algún tipo de vinculación, evaluando el impacto de sus operaciones. De la empresa con respecto a acciones que fomentan las relaciones colaborativas y transparentes con los gobiernos locales, regionales o nacionales. De la empresa con respecto a mecanismos para promover el acceso a educación, servicios sociales e infraestructura a las comunidades de área de influencia o con algún tipo de relación. De la empresa con respecto a políticas de apoyo a las comunidades de área de influencia o con algún tipo de relación, en actividades de promoción y prevención de salud y/o acceso a educación, transferencia y desarrollos tecnológicos.

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De la empresa con respecto a mecanismos para respetar las tradiciones, cultura y tejido social de las comunidades de área de influencia o comunidades con cualquier tipo de relación. De la empresa con respecto a los mecanismos para respetar y desarrollar fuentes alternativas de ingresos a las comunidades de área de influencia. De la empresa con respecto a la identificación de las necesidades, priorizar y asignar recursos para la realización de proyectos sociales en acuerdo con la comunidad. De la empresa con respecto al establecimiento de proyectos de inversión que promuevan las tradiciones, la cultura y los valores sociales de las comunidades. PUNTAJE OBTENIDO

9. DESEMPEÑO SOCIAL ANTICORRUPCIÓN ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a las políticas para evitar el soborno y la corrupción en cualquiera de sus formas. De la empresa con respecto a la existencia de programas de capacitación para los empleados en procedimientos anticorrupción, directrices de operación y sanciones. De la empresa con respecto a la existencia de canales de comunicación adecuados para identificar y corregir riesgos y situaciones de corrupción. De la empresa con respecto a la ejecución de acciones para asegurar la transparencia en los trámites, donaciones, patrocinios, regalos y gastos de representación. De la empresa con respecto a los mecanismos para asegurar la transparencia en las contribuciones políticas y actividades de lobby.

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9. DESEMPEÑO SOCIAL ANTICORRUPCIÓN ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a los mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en políticas anticorrupción. De la empresa con respecto a los mecanismos de selección y contratación de contratistas, proveedores o distribuidores con base en políticas anticorrupción. De la empresa con respecto a las estrategias para evitar prácticas monopolísticas y desleales con la competencia (carteles, dumping, etc.). De la empresa con respecto a las acciones para proteger y respetar los derechos de propiedad intelectual y/o física. PUNTAJE OBTENIDO

10. DESEMPEÑO SOCIAL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a la existencia de mecanismos que garanticen la oferta de productos seguros para la salud de los clientes, usuarios y /o consumidores. De la empresa con respecto a la existencia de procedimientos de retiro de productos del mercado que pueden generar daño o peligro para la salud de clientes, consumidores y/o usuarios. De la empresa con respecto a los procesos para la evaluación de riesgo de los productos, que garantice la seguridad en el diseño y componentes utilizados, libres de materiales tóxicos y eficientes en el uso. De la empresa con respecto a los procesos de comunicación de cualquier riesgo asociado a la utilización, manipulación de los productos y/o servicios ofrecidos para los clientes, usuarios y/o consumidores.

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10. DESEMPEÑO SOCIAL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a los mecanismos para el manejo y la difusión de información completa, precisa y comprensible respecto a los sellos, etiquetas y comunicación de las principales características de los productos y/o servicios. De la empresa al asegurar la veracidad, transparencia de las actividades de mercadeo, la publicidad y las comunicaciones en cuanto a: precios, características, cantidades, términos, condiciones y entregas.

De la empresa al asegurar la trasmisión de valores constructivos para la sociedad en las comunicaciones y las acciones de mercadeo, la promoción de campañas sociales y de inclusión, y se evita el uso de imágenes que promuevan la discriminación y estereotipos. De la empresa al asegurarla promesa de venta, la adecuada respuesta a las quejas y reclamos y el servicio postventa para los clientes, usuarios o consumidores que tenga en cuenta las expectativas de los mismos. De la empresa con respecto a mecanismos para identificar, medir la satisfacción de los clientes usuario y/o consumidores y corregir fallas. De la empresa con respecto a procesos para

asegurar que los contratos sean claros, legibles y compresibles, que incluya información pertinente y suficiente. De la empresa con respecto a mecanismos para garantizar el respeto a la privacidad de la información confidencial de los clientes, usuarios, o consumidores. De la empresa con respecto al desarrollo de estrategias para asegurar el acceso permanente a los servicios esenciales con calidad, equidad y rápida respuesta a fallas.

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10. DESEMPEÑO SOCIAL DE PRODUCTOS Y SERVICIOS ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a la ejecución de acciones para capacitar a los consumidores sobre el uso, medidas de seguridad, peligros e impactos de los productos y/o servicios ofrecidos. De la empresa con respecto a mecanismos para incluir en el diseño, materiales y suministros de los productos y/o servicios criterios que permitan el reciclaje, la reutilización, la reducción, la recuperación o el rechazo. De la empresa con respecto a acciones para informar y educar a los consumidores sobre el impacto de su consumo y las medidas para reducirlo PUNTAJE OBTENIDO

Evaluación. Una vez se obtienen los resultados, con base en los hallazgos de RSE, se deberá realizar un análisis crítico de la situación de la empresa. Este análisis deberá incluir valores como los que se indican en la siguiente gráfica. RESULTADOS Puntaje obtenido

Dividir (/)

Factor

1. Gobierno corporativo

Dividir (/)

2. Estrategia

Dividir (/)

3. Estructura y operación

Dividir (/)

4. Desempeño económico

Dividir (/)

5. Desempeño ambiental

Dividir (/)

6. Desempeño social laboral

Dividir (/)

7. Desempeño social derechos humanos

Dividir (/)

8. Desempeño social comunidad

Dividir (/)

9. Desempeño social anticorrupción

Dividir (/)

10. Desempeño social productos y servicios

Dividir (/)

Capítulo

Calificación obtenida

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SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA

1. Gobierno corporativo 6

10. Desempeño social productos y servicios

2. Estrategia

4 3

9. Desempeño social anticorrupción

3. Estructura y operación

1 0

4. Desempeño económico

8. Desempeño social comunidad

7. Desempeño social derechos humanos

5. Desempeño ambiental

6. Desempeño social laboral

Situación actual de la empresa

D. IDENTIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS Los grupos de interés o stakeholders están constituidos por una persona, grupo o entidad que es impactada directa o indirectamente con las actividades de negocios de la empresa. Por lo general, están compuestos por la comunidad, los empleados y sus familias, los accionistas, los clientes, los proveedores, etc. (Canadian Business for Social Responsability).

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EXTERNOS

INTERNOS

GRUPOS

INTERESES

Socios y accionistas

Beneficio e incremento del valor de la empresa. Rentabilidad y liquidez de las inversiones. Transparencia de las operaciones y proyectos. Participación y control de la gestión.

Directivos

Poder de decisión y control: capacidad de gestión. Influencia, prestigio e ingresos. Desarrollo de las ideas y capacidades propias. Maximizar el valor de la empresa.

Trabajadores

Salario, prestaciones sociales, seguridad, higiene y salud laboral. Seguridad en el puesto de trabajo. Promoción profesional y humana. Capacidad de interlocución: participación.

Clientes

Calidad y justa relación calidad-precio. Información veraz y clara sobre los productos y servicios. Garantía de integridad, seguridad y salud de los consumidores, usuarios y clientes. Servicio postventa.

Proveedores

Aceptación de los principios de libre mercado. Capacidad de pago. Información clara de las posibilidades comerciales. Respeto de las marcas y de la propiedad industrial.

Competidores

Respeto a las reglas de la libre competencia. Reciprocidad de las relaciones. Cumplimiento de los compromisos. Cooperación en las diferentes políticas empresariales.

Comunidad Entorno Estado Sociedad en general

Legales: obligaciones fiscales, cumplimiento de la legislación vigente. Sociales: contribución positiva al desarrollo económico y al empleo. Colaboración activa con las instituciones sociales, culturales y científicas. Respeto por los valores morales, tradicionales y religiosos. Ambientales: cuidado, respeto y mejora del medio ambiente.

Fuente: Adela Cortina.

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La empresa deberá identificar puntualmente los grupos de interés más relevantes de la compañía, esta depende de los procesos que esta realice y del estado de la relación. La identificación se logra mediante la siguiente tabla en la cual se especifica: 1. Grupo de interés: según su caracterización se identifica si es latente, expectante o definitivo. 2. Base de datos: si la empresa cuenta o no con una base de datos de los grupos de interés. 3. Expectativa: si la empresa conoce las expectativas de los grupos de interés, es decir, si sabe cuáles son. 4. Mecanismo de comunicación: si lo tiene se identifica cuál utiliza. 5. Frecuencia: qué tanto lo hace la empresa, sistemáticamente. 6. Intervención: qué acciones ha realizado la empresa para mejorar la situación.

Grupos de interés

Base de datos SÍ

Expectativa

Mecanismo de comunicación

Frecuencia

Intervención

Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Fuente: Gustavo Yepes.

A continuación, mediante la metodología de Mitchell, Agle & Wood (1997), se deben identificar los atributos de los grupos de interés seleccionados y caracterizarlos: La importancia de cada grupo para la empresa dependerá de los atributos que cada grupo posea.

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La metodología se desarrolla de la siguiente manera, Comprometerse, 2007: Los atributos son: 1. “Poder: hace referencia a la facultad de imponer a otro su voluntad o a la habilidad de generar un impacto en la empresa. 2. Legitimidad: hace alusión a las acciones de un grupo que son deseables, adecuadas o apropiadas dentro de un sistema social, de normas, valores y creencias. 3. Urgencia: tiene que ver con la sostenibilidad de los grupos de interés ante los retrasos de atención de sus exigencias y la importancia que éste concede a estas relaciones. La presencia de todos o algunos de los tres atributos permite clasificar los grupos de interés en siete tipos: Inactivos, discrecionales, exigentes, dominantes, dependientes, peligrosos y definitivos. Los siete tipos se agrupan en tres modalidades: 1. Latentes: poseen tan solo un atributo y son los de menor relevancia a ser considerados por la empresa. Dependiendo del tipo de atributo que posean serán: – Inactivos o adormecidos: tienen el poder para influir a la empresa, pero carecen de legitimidad y sus exigencias no son urgentes. – Discrecionales: Poseen legitimidad pero carecen de poder y urgencia. – Exigentes: Son muy insistentes debido a que sus exigencias deben ser cumplidas rápidamente por la empresa. 2. Expectantes: gozan de dos de los tres atributos, su actitud es más activa y la relación de estos grupos con la empresa es mayor.

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Están clasificados en: – Dominantes: poseen poder y legitimidad. La ausencia de urgencia le da una apariencia pasiva; sin embargo, tiene gran influencia sobre la organización. – Dependientes: tienen peticiones urgentes y legítimas, pero no tienen poder y por esta razón están sujetos a otros grupos de interés o a la voluntad de los directivos. – Peligrosos: disponen de poder y generalmente sus peticiones son urgentes. Actúan de forma peligrosa para la organización y es por esto que se deben anticipar sus acciones para reducir sus impactantes efectos. 3. Definitivos: poseen legitimidad, urgencia y poder. Son aquellos que deben recibir atención inmediata por parte de la empresa (Fernandez, 2005)”. Una vez caracterizados los atributos, se debe presentar una matriz donde se prioricen los grupos de interés según la clasificación y analizar las oportunidades y los riesgos que los grupos causan a la empresa. Posteriormente se elabora un mapa de los grupos de interés, para lo cual se tendrá en cuenta los atributos para seleccionar los que sean de mayor importancia para la empresa y los riesgos y oportunidades que estos generan. Caracterización

Grupos de interés

Riesgos

Oportunidades

Definitivos Peligrosos Dominantes Dependientes Exigentes Adormecidos Discrecionales Fuente: Gustavo Yepes.

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Finalmente se busca identificar la percepción de los grupos de interés con respecto a la empresa, utilizando la guía de entrevista con una escala liker de 0 a 6. Se debe marcar con una sola X en las casillas que acompañan cada frase, lo que obliga a elegir el número que mejor describa la situación que el consultor ha podido identificar respecto a la opinión del grupo (stakeholders). NA

No aplica

Totalmente en desacuerdo

Moderadamente en desacuerdo

En desacuerdo

Ni de acuerdo, ni en desacuerdo

De acuerdo

Moderadamente de acuerdo

Totalmente de acuerdo

1. GOBIERNO CORPORATIVO (ACCIONISTAS Y DIRECTIVOS) ASPECTO PARA EVALUAR

Se cuenta con mecanismos para identificar y dar cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables. Se cuenta con órganos de gobierno y control formalmente constituidos y que operan en la actualidad. Se cuenta con políticas para evitar cualquier tipo de discriminación en la constitución de sus órganos de gobierno. Se han identificado, definido y se declaran expresamente los principios y valores que la rigen. Se cuenta con mecanismos para promover los

principios y valores entre su personal y demás relacionados.

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1. GOBIERNO CORPORATIVO (ACCIONISTAS Y DIRECTIVOS) ASPECTO PARA EVALUAR

Se cuenta con mecanismos para evaluar y controlar el respeto por los principios y valores de al organización. Las estructuras de gobierno informan sobre composición, participantes y mecanismos de comunicación. Los órganos de gobierno cuentan con políticas que promueven el reconocimiento, evaluación y satisfacción de las opiniones y expectativas de los diferentes grupos de interés.

Los órganos cuentan con mecanismos formales para promover como parte de sus procesos de toma de decisiones el uso regulado y eficiente de los recursos naturales, financieros y humanos. Se cuenta con mecanismos para asegurar que la toma de decisiones tiene en cuanta las expectativas válidas de los grupos de interés. Las decisiones se registran y comunican a todos los niveles. La información sobre el impacto de las decisiones y actividades en el medio ambiente y la sociedad son validadas por un tercero independiente. La información sobre el origen y manejo de los recursos financieros es validada por un tercero independiente. La información de la empresa está fácilmente disponible, accesible y entendible para todos los grupos relacionados. Se rinden cuentas con respecto a sus acciones y decisiones de manera periódica a todas sus partes interesadas (sociedad, medio ambiente, economía). Se cuenta con mecanismos para la prevención y resolución de conflictos de interés.

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1. GOBIERNO CORPORATIVO (ACCIONISTAS Y DIRECTIVOS) ASPECTO PARA EVALUAR

Se cuenta con mecanismo para comunicar los errores, fallas o inconvenientes presentados debido a sus decisiones y actuaciones a todas sus partes interesadas. Se cuenta con mecanismos de revisión y evaluación periódica de los órganos de gobierno de la organización. PUNTAJE OBTENIDO

2. ESTRATEGIA (ACCIONISTAS Y DIRECTIVOS) ASPECTO PARA EVALUAR

Se cuenta con una plataforma estratégica formal que incluya misión, visión, políticas y objetivos estratégicos. La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explícito con el desarrollo sostenible. La misión y la visión de la empresa incluyen un compromiso explícito con los diferentes grupos de interés. Se cuenta con políticas para la identificación de grupos de interés. Se cuenta con políticas para evaluar e identificar sus impactos económicos, sociales y ambientales. Los objetivos estratégicos también incluyen metas sociales y ambientales. Se ha vinculado a iniciativas o programas que promueven la responsabilidad social. Se identifican y se comunican a todos los niveles el compromiso social y ambiental de cada unos de los procesos de la organización. Se han creado incentivos económicos y no económicos asociados al desempeño social y ambiental de la organización PUNTAJE OBTENIDO

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3. ESTRUCTURA Y OPERACIÓN (ACCIONISTAS Y DIRECTIVOS) ASPECTO PARA EVALUAR

Se cuenta con metas sociales y ambientales para los principales procesos y actividades críticas de la organización. Se han designado responsables para el cumplimiento de las metas sociales y ambientales. Se cuenta con mecanismo de formación y entrenamiento para el adecuado desempeño social y ambiental de los principales procesos y actividades críticas.

Se cuenta con metas sociales y ambientales para socios de negocio (proveedores, distribuidores, alianzas estratégicas, representantes de ventas, etc.). Se cuenta con mecanismos para asegurar que las actividades se desarrollen de acuerdo con las directrices establecidas. Se cuenta con mecanismos para recolectar, analizar y monitoreas el desempeño de las actividades frente a los objetivos y metas planteadas. Se cuenta con mecanismos para evaluar e identificar oportunidades de mejora frente a los grupos de interés. Informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre los países donde opera, los productos y marcas que maneja y los desempeños económicos y financieros de su operación. Informa periódicamente a todos sus grupos de interés sobre su desempeño económico, ambiental y social. Se está vinculado a alguna iniciativa de comunicación y reporte. PUNTAJE OBTENIDO

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4. DESEMPEÑO ECONÓMICO (PROVEEDORES, ACCIONISTAS) ASPECTO PARA EVALUAR

La empresa asegura compras a proveedores locales basada en precios, plazos de pago y entrega justos. Se garantizan contratos estables. Con respecto a las políticas de contratación de personal la empresa fomenta su preparación y desarrollo. Desempeño económico de la empresa con

respecto a las obligaciones tributarias y pago de impuestos requeridos. Con respecto a los resultados financieros y económicos de su operación, la empresa permite difundir esta información a sus grupos de interés. Con respecto al manejo de las compras y la contratación la empresa tiene en cuenta las expectativas de los contratistas, proveedores locales, empleados y comunidad. Con respecto a la compra a proveedores locales, la empresa fortalece el desarrollo de los mismos. Con respecto a las acciones, la empresa evalúa y difunde entre los diferentes grupos de interés los impactos económicos directos e indirectos de su operación. PUNTAJE OBTENIDO

5. DESEMPEÑO AMBIENTAL ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto al mejoramiento de los materiales utilizados en la fabricación de productos / servicios. De la empresa con respecto a la reducción del consumo de energía. De la empresa con respecto al cuidado de las

fuentes, el manejo, reducción y reciclaje del agua utilizada.

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De la empresa con respecto a los impactos sobre la biodiversidad realiza acciones. De la empresa con respecto a las emisiones de gases de efecto invernadero, sustancias destructoras realiza acciones. De la empresa con respecto al manejo y la reducción de residuos y vertimientos. De la empresa con respecto al manejo y la mitigación del impacto de sus productos y servicios.

De la empresa con respecto a los mecanismos que aseguran el cumplimiento de la legislación ambiental. De la empresa con respecto al manejo y la mitigación del impacto ambiental derivado del transporte de productos, otros bienes y materiales utilizados. De la empresa con respecto a la inversión ambiental. De la empresa con respecto al control y reducción de los riesgos asociados al uso y desecho de materiales tóxicos. De la empresa con respecto a la prevención y minimización de impactos por ruido, olor, luz, vibraciones y contaminación del suelo. De la empresa con respecto a los planes de inversión y desarrollo de tecnologías para reducir el impacto ambiental de su operación y promover una producción más limpia. De la empresa con respecto a la identificación y prevención de riesgos ambientales y control de accidentes. De la empresa con respecto al remplazo de recursos no renovables con fuentes alternativas y sostenibles de bajo impacto. De la empresa con respecto a contratar proveedores de productos y servicios que demuestren compromiso con el medio ambiente. PUNTAJE OBTENIDO

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6. DESEMPEÑO SOCIAL LABORAL (EMPLEADOS) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a la selección y vinculación del personal es acorde con las exigencias legales, evita situaciones de discriminación. De la empresa con respecto a las iniciativas de generación de empleo y de inclusión laboral. De la empresa con respecto a las condiciones de trabajo exigidas legalmente que incluyen salario adecuado, jornada laboral, pagos de horas extras, vacaciones, licencias de maternidad.

De la empresa con respecto a los mecanismos para informar y participar al personal sobre cualquier cambio que los pueda afectar. De la empresa con respecto al empleo masivo de personal temporal. De la empresa con respecto a la protección y privacidad de los datos personales de los trabajadores. De la empresa con respecto a situaciones de hostigamiento en el lugar de trabajo a nivel físico, verbal, sexual, psicológico y /o amenazas tiene mecanismos para evitar esas situaciones. De la empresa con respecto a estrategias para garantizar la salud y la seguridad de los trabajadores. De la empresa con respecto a la diversidad e igualdad de oportunidades de los trabajadores. De la empresa con respecto a las acciones de promoción, formación y capacitación de los trabajadores. De la empresa con respecto a políticas de apoyo para los trabajadores despedidos como programas de ubicación, emprendimiento y formación laboral. PUNTAJE OBTENIDO

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7. DESEMPEÑO SOCIAL DERECHOS HUMANOS (EMPLEADOS) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a una política de respeto a los derechos humanos y mecanismos de evaluación y control. De la empresa con respecto a la implementación de programas de formación para empleados sobre los aspectos de derechos humanos relevantes para sus actividades. De la empresa con respecto a la existencia de mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en el respeto de los derechos humanos. De la empresa con respecto a los procedimientos de selección y contratación de proveedores, contratistas o distribuidores con base en el respeto a los derechos humanos De la empresa con respecto a la existencia de canales de comunicación eficientes que permiten identificar, investigar y dar solución a riesgos o violaciones relacionadas con los derechos humanos. De la empresa con respecto a la existencia de mecanismos claros para la toma de medidas disciplinarias internas (proceso adecuado, audiencia justa y castigo). De la empresa con respecto a políticas que

aseguren que se ejerza el derecho a la libertad de asociación por parte de los empleados. De la empresa con respecto a los mecanismos que impiden el trabajo infantil o el trabajo forzado en las operaciones. De la empresa con respecto a los mecanismos para evitar la discriminación en cualquiera de sus formas (género, raza, religión, etc.). De la empresa con respecto a los mecanismos para evitar el desplazamiento o la complicidad en desplazar personal de sus propias tierras.

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7. DESEMPEÑO SOCIAL DERECHOS HUMANOS (EMPLEADOS) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a los programas de formación en el respeto a los derechos humanos para el personal de seguridad. De la empresa con respecto a los procesos de evaluación que determinen si se están respetando los derechos humanos en sus decisiones, publicidad, y/o servicios y actuaciones en general. PUNTAJE OBTENIDO

8. DESEMPEÑO SOCIAL COMUNIDAD ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a las acciones que fomentan la generación de relaciones constructivas con las comunidades del área de influencia o de las comunidades con algún tipo de vinculación. Se evalúa el impacto de las operaciones. De la empresa con respecto a las acciones que fomentan las relaciones colaborativas y transparentes con los gobiernos locales, regionales o nacionales. De la empresa con respecto a los mecanismos para promover el acceso a educación, servicios sociales e infraestructura a las comunidades del área de influencia o de las comunidades con algún tipo de relación. De la empresa con respecto a las políticas de apoyo a las comunidades del área de influencia o de las comunidades con algún tipo de relación, en actividades de promoción y prevención de salud y/o acceso a educación, transferencia y desarrollos tecnológicos. De la empresa con respecto a los mecanismos para respetar las tradiciones, la cultura y el tejido social de las comunidades de área de influencia o de las comunidades con cualquier tipo de relación.

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De la empresa con respecto a los mecanismos para respetar y desarrollar fuentes alternativas de ingresos a las comunidades del área de influencia. De la empresa con respecto a la identificación de las necesidades, la priorización y la asignación de recursos para la realización de proyectos sociales en acuerdo con la comunidad. De la empresa con respecto al establecimiento de proyectos de inversión que promuevan las tradiciones, la cultura y los valores sociales de las comunidades. PUNTAJE OBTENIDO

9. DESEMPEÑO SOCIAL ANTICORRUPCIÓN (ACCIONISTAS Y COMPETIDORES) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a las políticas para evitar el soborno y la corrupción en cualquiera de sus formas. De la empresa con respecto a la existencia de programas de capacitación para los empleados en procedimientos anticorrupción, directrices de operación y sanciones. De la empresa con respecto a la existencia de canales de comunicación adecuados identifica y corrige riesgos y situaciones de corrupción. De la empresa con respecto a la ejecución de acciones para asegurar la transparencia en los trámites, donaciones, patrocinios, regalos y gastos de representación. De la empresa con respecto a los mecanismos para asegurar la transparencia en las contribuciones políticas y actividades de lobby. De la empresa con respecto a los mecanismos para realizar inversiones, alianzas y asociaciones con base en políticas anticorrupción.

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9. DESEMPEÑO SOCIAL ANTICORRUPCIÓN (ACCIONISTAS Y COMPETIDORES) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a los mecanismos para la selección y contratación de contratistas, proveedores o distribuidores con base en políticas anticorrupción. De la empresa con respecto a las estrategias para evitar prácticas monopolísticas y desleales con la competencia (carteles, dumping etc.). De la empresa con respecto a las acciones para proteger y respetar los derechos de propiedad intelectual y/o física. PUNTAJE OBTENIDO

10. DESEMPEÑO SOCIAL PRODUCTOS Y SERVICIOS (CLIENTES Y CONSUMIDORES) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa al garantizar la oferta de productos seguros para la salud de los clientes, usuarios o consumidores. De la empresa con respecto a los procedimientos de retiro de productos del mercado que pueden generar daño o peligro para la salud de clientes, consumidores o usuarios. De la empresa con respecto a los procesos para evaluar los riesgos de los productos, garantizando la seguridad en el diseño y los componentes utilizados, libre de materiales tóxicos y eficientes en el uso. De la empresa con respecto a los procesos de comunicación de cualquier riesgo asociado a la utilización, manipulación de los productos y/o servicios ofrecidos para los clientes, usuarios o consumidores.

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10. DESEMPEÑO SOCIAL PRODUCTOS Y SERVICIOS (CLIENTES Y CONSUMIDORES) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto al manejo y la difusión de información completa, precisa y comprensible respecto a los sellos, etiquetas y comunicación de las principales características de los productos y/o servicios. De la empresa al asegurar la veracidad, transparencia de las actividades de mercadeo, la publicidad y las comunicaciones en cuanto a: precios, características, cantidades, términos, condiciones y entregas.

De la empresa al asegurar la trasmisión de valores constructivos para la sociedad en las comunicaciones y en las acciones de mercadeo, la promoción de campañas sociales y de inclusión, evitando el uso de imágenes que promuevan la discriminación y los estereotipos. De la empresa al asegurar la promesa de venta, la adecuada respuesta a las quejas y reclamos y el servicio postventa para los clientes, usuarios o consumidores teniendo en cuenta las expectativas de los mismos. De la empresa identifica, al medir la satisfacción de los clientes, usuario y/o consumidores y corregir fallas. De la empresa al asegura que los contratos sean claros, legibles y comprensibles, incluyendo información pertinente y suficiente. De la empresa garantiza el respeto a la privacidad de la información confidencial de los clientes, usuarios, o consumidores. De la empresa al asegurar el acceso permanente a los servicios esenciales con calidad, equidad y la rápida respuesta a fallas.

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10. DESEMPEÑO SOCIAL PRODUCTOS Y SERVICIOS (CLIENTES Y CONSUMIDORES) ASPECTO PARA EVALUAR

De la empresa con respecto a las acciones para capacitar a los consumidores sobre el uso, las medidas de seguridad, los peligros e impactos de los productos y/o servicios ofrecidos. De la empresa con respecto a los mecanismos para incluir en el diseño, en los materiales y en

los suministros de los productos y/o servicios, criterios que permitan el reciclaje, la reutilización, la reducción, la recuperación o el rechazo. De la empresa con respecto a las acciones para informar y educar a los consumidores sobre el impacto de su consumo y las medidas para reducirlo. PUNTAJE OBTENIDO

EVALUACIÓN Resultados Puntaje obtenido

Dividir (/)

Factor

1. Gobierno corporativo (accionistas y directivos)

Dividir (/)

2. Estrategia (accionistas y directivos)

Dividir (/)

3. Estructura y operación (accionistas y directivos)

Dividir (/)

4. Desempeño económico (proveedores y accionistas)

Dividir (/)

5. Desempeño ambiental

Dividir (/)

6. Desempeño social laboral (empleados)

Dividir (/)

7. Desempeño social derechos humanos (empleados)

Dividir (/)

8. Desempeño social comunidad

Dividir (/)

9. Desempeño social anticorrupción (accionistas y competidores)

Dividir (/)

10. Desempeño social productos y servicios (clientes y consumidores)

Dividir (/)

Capítulo

Calificación obtenida

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PERCEPCIÓN GRUPOS DE INTERÉS

1. Gobierno corporativo (accionistas y directivos) 10. Desempeño social productos y servicios (clientes y consumidores)

6 5 4

2. Estrategia (accionistas y directivos)

9. Desempeño social anticorrupción (accionistas y competidores)

2 1 0

4. Desempeño económico (proveedores y accionistas)

8. Desempeño social comunidad

7. Desempeño social derechos humanos (empleados)

3. Estructura y operación (accionistas y directivos)

5. Desempeño ambiental

6. Desempeño social laboral (empleados)

Percepción grupos de interés

Una vez se obtienen los resultados, se compara la situación actual de la empresa y la percepción de los grupos de interés.

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1. Gobierno corporativo 6

10. Desempeño social productos y servicios

2. Estrategia

5 4 3

9. Desempeño social anticorrupción

3. Estructura y operación

2 1 0

4. Desempeño económico

8. Desempeño social comunidad

7. Desempeño social derechos humanos

5. Desempeño ambiental

6. Desempeño social laboral

Situación actual de la empresa Percepción grupos de interés

2. DISEÑO DE ACCIONES Esta etapa le permitirá al consultor o al grupo de estudio diseñar las nuevas acciones o reorientar las existentes para el logro de un mejor cumplimiento de las políticas de la RSE. PREGUNTA ¿Qué debe hacer la empresa para corregir o aprovechar oportunidades frente a la RSE?

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OBJETIVO – Realizar una revisión de la plataforma estratégica, táctica y operativa. – Analizar tendencias y buenas prácticas. – Establecer un plan de acción detallado para el cumplimiento en la empresa de las políticas en cada uno de los diferentes campos de la RSE. BENEFICIO – Al incorporar la empresa en su plataforma estratégica, táctica y operativa los principios de la RSE garantizará su compromiso frente a esta. – Le permitirá a la empresa incrementar los resultados económicos sociales y ambientales. – Al contar con una planificación adecuada para la ejecución de la RSE la empresa podrá garantizar el cumplimiento de metas. RIESGO – Al no realizar una revisión adecuada de la plataforma estratégica, táctica y operativa de la empresa, se afectan los resultados económicos, sociales y ambientales de la empresa. – Si no se analizan las tendencias y buenas prácticas, la empresa corre el riesgo de no implementar estrategias que le reporten beneficios económicos, sociales y ambientales. – La planificación inadecuada conllevará al incumplimiento o a la postergación de las metas de la RSE.

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HERRAMIENTA – Realizar una investigación y un análisis profundo de la plataforma estratégica, táctica y operativa para determinar si la empresa tiene incluidos los principios de RSE, o para proponerle que los incluya. – Realizar un taller de expertos que incluya: análisis profundo sobre las tendencias y buenas prácticas, análisis de estrategias de la RSE (lluvia de ideas, definición de acciones, valoración IGO) y conclusiones.

– La herramienta es el plan de acción con los objetivos, metas y recursos. Con el diagnóstico, se procede a las acciones teniendo en cuenta lo siguiente:

2.1. REVISIÓN DE LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA

Misión

Visión

Principios

Valores

Proyectos

Políticas

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Acciones

Fuente: [http://ciclog.blogspot.com/2011/12/las-21-claves-del-management-en-la.html].

La empresa revisa su estrategia a la luz de las variaciones posibles en las nuevas políticas de RS, lo que le permitirá realizar un ajuste a la plataforma

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estratégica, táctica y operativa cuenta partir de la misión, visión, principios, objetivos estratégicos, valores, políticas, proyectos y acciones, con el objetivo de desarrollar una política que incluya los principios de la RSE.

2.2. TENDENCIAS Y BUENAS PRÁCTICAS Se llevará a cabo un taller de expertos donde se analizan las tendencias empresariales, las buenas prácticas de gestión y las estrategias de la RSE. Para finalizar se elaboran las conclusiones. Este paso permite a la organización conocer hacia dónde va el negocio, qué hace la competencia y qué puede hacer la empresa. ANÁLISIS DE LAS ESTRATEGIAS DE LA RSE – La empresa debe crear un objetivo teniendo en cuenta cómo va a implementar las prácticas de RSE. Para este punto es fundamental que la empresa tenga en cuenta:

Transporte

Cumplimiento

Productos y servicios

Proveedores

Residuos

Efluentes

Emisiones

Biodiversidad

Agua

Energía

Materiales

a. Medio ambiente: la preservación del medio ambiente es una obligación de todos los seres humanos, por tal motivo las acciones que realice la empresa deben ir encaminadas a la incorporación de prácticas que busquen el uso racional de los recursos.

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Sector público

Proveedores de capital

Empleados

Proveedores

Clientes

b. Impacto económico: hace referencia a la obligación que tiene la organización de divulgar información económica y financiera de manera real. Además se busca comprobar si la empresa aporta a la economía local por medio de la compra a proveedores locales, la contratación de mano de obra local, pago de impuestos, inversión en infraestructura, entre otros.

Diversidad e igualdad

Formación

Salud y seguridad

Relaciones laborales

Empleo

c. Prácticas laborales: se refiere a todo lo relacionado con el trabajo como: contratación de empleados, capacitación, salarios, condiciones de trabajo, etc.

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No trabajo infantil

No discriminación

Libertad de asociación

Estrategia y gestión

d. Derechos humanos: los seres humanos poseen derechos civiles, políticos, económicos, sociales, culturales y es responsabilidad del Estado y de las organizaciones hacerlos respetar y cumplir.

Calidad de vida

Respeto por la cultura y tradiciones

e. Comunidad: la organización debe estar en constante relación con la comunidad, por medio de una participación activa que contribuya al bienestar de la sociedad.

f. Bienes y servicios: la empresa tiene la obligación de actuar de manera responsable con sus consumidores, brindándoles información correcta que les garantice que su salud y seguridad no estarán en riesgo.

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Privacidad

Marketing

Productos y servicios

Salud y seguridad del cliente

– A continuación se realiza una lluvia de ideas (posibles acciones a implementar). – Posteriormente se definen las acciones (consolidar las acciones propuestas). – Finalmente, se realiza la valoración igo (¿cuáles de estas acciones generan mayor impacto y para cuáles la empresa cuenta con la capacidad para aplicarlas?). “Las acciones se califican con los criterios de importancia (es la necesidad que se tiene de cada acción para alcanzar el objetivo) y gobernabilidad (es el control que la organización tiene sobre cada acción). Este control puede ser: – Fuerte=5: La organización tiene total dominio sobre la acción. – Moderada=3: La organización tiene un dominio mediano sobre la acción. – Débil=1: La organización tiene un limitado control sobre la acción. – Nula= 0: La organización no tiene ningún control sobre la acción. Los criterios de importancia y gobernabilidad se estiman con la siguiente tabla

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Acciones

Importancia

Gobernabilidad

Fuente: Francisco Mojica.

Las acciones ubicadas en los primeros puestos son las más importantes. Las acciones con gobernabilidad débil y nula se denominan Retos. La importancia se califica distribuyendo los 100 puntos entre las acciones identificadas por consenso. La gobernabilidad se califica marcando con una X en la casilla correspondiente a: F= Fuerte, M= Moderado, D= Débil y N= Nulo” (Mojica, 2).

Fase III: Acción esencial

Fase II: Acción prioritaria

Estrategia

Fase I: Acción inmediata

A continuación se formulan las acciones estratégicas en la RSE por realizar, en el corto, mediano y largo plazo, según el criterio de importancia. Este punto finaliza con la elaboración de las conclusiones.

RSE

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2.3. PLANES DE ACCIÓN En este plan se describen las actividades a realizar, las cuales fueron formuladas en el paso anterior. El plan de acción se realiza teniendo en cuenta que este: – Debe buscar una mejora puntual a la empresa pero con visión de largo plazo.

– Debe tener beneficio para la empresa y para la sociedad. – Debe buscar un resultado tangible en el corto o mediano plazo. – Su aplicación debe ser en la medida de lo posible con los recursos con los que cuente la empresa. – Se debe realizar como mínimo un plan de acción por área analizada. Se anexa tabla como referencia FORMATO DE PLAN DE ACCIÓN Nombre de la empresa:

Fecha:

Plan de acción n.º: Objetivos:

Metas:

Beneficio para la empresa:

Beneficio para la sociedad:

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N.º

Actividad

Responsable Ejecución

Seguimiento

Cronograma Inicio

Final

Recursos

Indicador

Firmas Aprobó

Revisó

Elaboró

Cargo

3. IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES Consiste en implementar todas las acciones diseñadas en el plan de acción y tendrán como soporte la ejecución de políticas socialmente responsables que irán posicionando la RSE en la empresa. Esto exige replantear la plataforma estratégica, táctica y operativa de la empresa, ya que la ejecución de las nuevas acciones obliga a una reestructuración. PREGUNTA ¿Cómo implementar y adoptar comportamientos empresariales socialmente responsables? OBJETIVO Implementar la plataforma estratégica, táctica y operativa para dar cumplimiento a las políticas de la RSE en la empresa. [ 59 ]

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BENEFICIO Al implementar las políticas de RSE la empresa podrá identificar la disminución de los impactos que genera en sus grupos de interés y su conversión a una organización socialmente responsable. RIESGO Si se presentan ineficiencias y obstáculos en la implementación de la RSE no se cumplirá con las expectativas planteadas en el plan de acción. HERRAMIENTA El plan de acción para cada plataforma (estratégica, táctica y operativa) debe contener: actividades, responsables, cronograma, y recursos. Esto permitirá una adecuada implementación.

c. ¿Cuándo hacerlo?

b. ¿Cómo hacerlo?

a. ¿Qué hacer?

La empresa debe tener en cuenta:

3.1. ¿QUÉ HACER? En esta fase la empresa deberá realizar las siguientes actividades: “Definir el plan de trabajo, diseñar y asegurar el proceso” (Yepes, 2004). [ 60 ]

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3.2. ¿CÓMO HACERLO? La definición del Plan de Trabajo implica establecer las condiciones de los procesos necesarios para lograr la estrategia y los posibles alcances económicos, sociales y ambientales del mismo, el diseño del proceso está constituido por la identificación del valor y tipo de valor que las actividades generan al proceso, el aseguramiento se refiere a la utilización de mecanismos para garantizar de manera permanente los resultados esperados (Yepes, 2004).

– El Plan de Trabajo. En este punto la empresa deberá prepararse para cumplir con los compromisos económicos, sociales y ambientales planteados por la estrategia de RSE. Para realizar este proceso se hace indispensable que la organización cuente con un proceso donde se estipulen los valores económicos, sociales y ambientales que permitan más adelante ser evaluados por medio de los indicadores y de esta forma determinar el desempeño de la empresa. – El Diseñó del Proceso. El desarrollo de la estrategia deberá realizar en la cadena de valor una organización en: – Los macroprocesos hacen referencia al conjunto de procesos por los cuales debe pasar el insumo para llegar al producto final. Se tienen en cuenta las actividades primarias (Infraestructura de la empresa, Gestión de Recursos Humanos, Desarrollo de la Tecnología y Abastecimiento) y las actividades de apoyo (logística interna, operaciones, logística externa, mercadeo y ventas y servicio postventa). – Los procesos son un “conjunto de actividades secuenciales o paralelas que ejecuta un productor, sobre un insumo, le agrega valor a éste y suministra un producto o servicio para un cliente externo o interno” (Mantilla, 2010)

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– Las actividades son el conjunto de tareas para alcanzar los procesos. – Los indicadores permitirán un adecuado seguimiento. Para llevar a cabo este punto es fundamental determinar los procesos en el ámbito de la responsabilidad social incluyendo el económico y social. Este resultado a su vez se deberá comparar con la percepción de los grupos de interés, con el fin de obtener el modelo general de procesos, con lo cual se fomentan las actividades que aumenten el valor económico y social. Un punto fundamental en el diseño del proceso será: … la inclusión de indicadores de impacto económico, social y ambiental unidos a los de cubrimiento y satisfacción de expectativas y necesidades de las comunidades de interés para así asegurar tanto el nivel más alto de la articulación social, como los niveles mínimos de comportamiento que incrementan y aseguran la autonomía de la empresa (Yepes, 2004). Una vez se ha realizado todo este proceso, la empresa procederá a realizar “los ajustes en la estructura organizacional incluyendo funciones, líneas de comunicación y responsabilidades” (Yepes, 2004). – El aseguramiento. Como su mismo nombre lo indica, consiste en asegurar las acciones para que siempre los procesos se realicen de la misma forma y produzcan el mismo resultado. Actualmente existen en el mundo sistemas de acreditación que aseguran los procesos: Un certificado que garantiza que esa promesa se cumple debido al cuidadoso control de los planes, procesos y recursos que la obtienen, es de alto valor para quienes se relacionan con la empresa y para la empresa misma debido a la confianza y reconocimiento que generan entre sus relacionados (Yepes, 2004). [ 62 ]

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Entre las normas que buscan garantizar el cumplimiento de estas promesas están: – La Norma Técnica ISO 9000 – La Norma Técnica ISO 14000 – La Norma Técnica SA 8000 – La Norma Técnica ohsas 18001(Occupational Health and Safety Assessment Series) – El Standard AA 1000 – Los Códigos de Buen Gobierno Corporativo (Yepes, 2004)

3.3. ¿CUÁNDO HACERLO? Este proceso se iniciará una vez esté listo el cronograma de actividades. Se sugiere a la organización utilizar el Software Microsoft Project que le permite contar con un cronograma donde se definirán las actividades principales del plan de trabajo, diseño del proceso y el aseguramiento. Cada actividad tendrá varias sub actividades que deberán cumplirse con personas específicas, recursos adecuados y en un tiempo asignado.

Diciembre

Noviembre

Octubre

Septiembre

Agosto

Julio

Junio

Mayo

Abril

Marzo

Febrero

Enero

Tiempo

Personas

Actividad

Recursos

A continuación se presenta una tabla resumen que le permitirá utilizar el Microsoft Proyect.

1. Actividad principal 1.1. Subactividad 1.2. Subactividad 2. Actividad principal 2.1. Subactividad

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La implementación solo será exitosa si la organización verifica constantemente la evolución de las tareas asignadas con el fin de mejorar o reestructurar el proceso.

4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO En esta etapa la empresa podrá medir los resultados y analizar su cumplimiento con respecto a la RSE mediante el cuadro de mando que arrojará las actividades e indicadores que le permitirán determinar su cumplimiento o incumplimiento en cada acción realizada. PREGUNTA ¿Qué tan efectivas fueron las acciones tomadas? OBJETIVO Medir los resultados de cada una de las diferentes acciones ejecutadas para el cumplimiento de las políticas de la RSE en la empresa. BENEFICIO La empresa podrá conocer los rendimientos de los recursos empleados

en las diferentes acciones y la información de restricciones y dificultades que pudieran haber hecho ineficiente determinadas actividades. Lo anterior permitirá conformar una base para la elaboración de los planes de acción a futuro. RIESGO Una evaluación y un seguimiento inadecuado llevan a balances y reportes de rendimiento y ejecuciones irreales y por consiguiente a una información para la planificación futura deficiente. [ 64 ]

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HERRAMIENTA La herramienta en esta etapa será una evaluación que se realizará por medio del Cuadro de Mando de RSE.

4.1. EVALUACIÓN Le permite a la empresa conocer los adelantos en el cumplimiento de las políticas de RSE en los campos de desempeño económico, ambiental, social laboral, social derechos humanos, social comunidad, social anticorrupción y social productos y servicios, comparado con los recursos empleados en cada una de las actividades del plan de ejecución. En esta fase se podrán utilizar modelos de evaluación tales como el cuadro de mando de gran utilidad. A continuación se realizará una breve descripción de la historia y el significado de este instrumento. En 1990 Robert Kaplan, profesor en la Universidad de Harvard, y David Norton, consultor empresarial, conscientes de que las medidas financieras de la actividad empresarial comenzaban a no ser adecuadas en el nuevo entorno competitivo, deciden realizar un estudio de investigación sobre un grupo de empresas explorando nuevos métodos para medir la actividad y los resultados obtenidos. Las empresas que participaron en el estudio, junto con Kaplan y Norton, estaban convencidas de que la elevada dependencia hacia las medidas financieras estaba afectando a su capacidad de crear valor y se hacía necesario que las mediciones reflejaran las actividades de toda la empresa: cuestiones relacionadas con los clientes, procesos internos, actividades de los empleados e intereses de los accionistas. Como resultado de ese trabajo conjunto surge la idea del Balance Scorecard (Cuadro de Mando Integral).

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Según la publicación en 1996 por Harvard Business School Press del libro The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action, el Cuadro de Mando Integral se define como una herramienta revolucionaria para movilizar a la gente hacia el pleno cumplimiento de la misión, por conducto de la canalización de las energías, habilidades y conocimientos específicos de la gente en la organización hacia el logro de metas estratégicas de largo plazo. Permite tanto guiar el desempeño actual como apuntar el desempeño futuro (Xunta de Galicia). HERRAMIENTA CUADRO DE MANDO DE RSE Criterio

Actividad

Cuadro de mando Indicador