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UFFICI VIRTUALI ■■ ANALISI / Utile servizio anche per le start up, ideale per ammortizzare i costi
Per essere subito produttivi senza consistenti investimenti D
iffusi anzitutto negli Usa, popolari ormai nel resto d’Europa, da qualche anno in piena affermazione anche in Italia. Ecco gli uffici virtuali, soluzione modernissima per aziende e professionisti, garanzia di assistenza su misura alle esigenze del cliente, ad esempio recapito telefonico, linea fax, indirizzo postale e commerciale per ricevere posta e plichi, a seconda della società che eroga il servizio.
Concreta misura anti-crisi, che permette all’impresa di tagliare i costi gestionali e al professionista di dispensarsi dall’allestimento di uno studio fisico, è una soluzione che si affianca ad altre immediate ed efficienti, di cui può essere accessoria o al contrario indipendente. È il caso dei business center, presso i quali è possibile prenotare e fare uso, in tempi e modalità flessibili, di uffici ‘chiavi in mano’, ovvero pronti all’uso, di
open space attrezzati, arredati e assistiti, sale riunioni e per videoconferenze in contesti di business rappresentativi, il tutto con strumentazioni e accessori ad alta tecnologia. Insomma, al tempo della crisi il luogo di lavoro si innova e conta su spazi di lavoro all’avanguardia, virtuali e non. Il fenomeno nel Belpaese ha ingranato la marcia, per accelerare il passo e adeguarsi agli altri Paesi europei, benché nello Stivale
rimanga ancora un settore di nicchia. Complice del successo dei business center, con i loro uffici temporanei, ad esempio day office e mensili, le sale, la segreteria e gli uffici virtuali, è senza dubbio il momento economico non facile che mette a dura prova le finanze di aziende, studi professionali, singoli professionisti di fronte alla scelta obbligata di dover ridurre i costi gestionali, pur dovendo investire in immagine. Non solo, anche i periodi di congestione del lavoro o di chiusura per ferie o viaggi indirizzano verso di poter ricorrere al business center o ai servizi virtuali. C’è di più. L’ìdea piace anzitutto ai giovani imprenditori in start up, tra le cui priorità vi è l’avviamento completo dell’attività, immediato ed economico, ovvero senza esporsi finanziariamente. Ed è pure la scelta prediletta di Pmi e mul-
tinazionali proiettate a testare le potenzialità del mercato. IT, finance, consulenza, telecomunicazioni, banking e web i settori in cui la diffusione è maggiore. Uffici arredati, office sharing, coworking, hotdesking: è un mondo dalle mille sfaccettature, in grado di far risparmiare, ridurre i costi troppo onerosi per le imprese. Avvocati, com-
Assistenza tagliata su misura delle esigenze del cliente, servizi di recapito telefonico, fax, indirizzo postale e commerciale
mercialisti, ingegneri, consulenti sono stati i primi a testare la novità negli anni passati, ricorrendo così a location prestigiose, moderne ed efficaci. A seguire manager, selezionatori, formatori sempre in viaggio, con la necessità di uno spazio fisico ben attrezzato con ufficio direzionale e servizi connessi. Ma pure le associazioni e onlus in particolare hanno imparato a conoscere queste soluzioni, senza assumere dipendenti e attivare sedi, puntando su un ufficio virtuale con risposta telefonica personalizzata. I vantaggi di un business center sono immediati. A partire dall’ufficio ovunque serva, operativo all’occorrenza e flessibile, per continuare con la possibilità di godere di un punto di riferimento in città strategiche o in posizioni chiave per i propri affari, facilmente raggiungibili.
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uffici virtuali
Offerta mirata di alta qualità Si rivolge ad imprenditori, liberi professionisti e società
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ell’era dell’economia veloce, in cui dinamismo, capacità di reazioni immediate, flessibilità sono le parole d’ordine, ma anche alta rappresentatività e comunicazione, nonché capacità di risparmio, ecco che il fenomeno dei business center trova terreno sempre più fertile. Al momento ancora un’area di nicchia, è una realtà in crescita sostanziale, con network che recitano il ruolo di protagonisti, accomunando alcuni dei centri uffici più prestigiosi del Belpaese. Si tratta di un’offerta mirata, con uffici e servizi di altissima qualità pronti a diventare la sede temporanea o più a lungo termine di aziende, anche anni, per studi di avvocati e consulenti, professionisti e artigiani, imprese. Ufficio residenze, ufficio arredato a tempo, ufficio a noleggio: cambiano le parole, ma il concetto rimane sempre lo stesso per chi intendere optare per una struttura e uno spazio lavoro efficiente, produttivo, dall’utilizzo immediato e, soprattutto, senza
dover impegnare risorse sostanziose. Presso un centro uffici, altra denominazione per identificare un business center, si può svolgere la propria attività senza preoccuparsi di arredamento, manutenzione, utenze, portierato, vigilanza, segretaria, poiché tutto incluso nel canone di noleggio. Attenzione alle tecnologie impiegate, all’ambiente, al comfort e al benefit in generale: questi i presupposti chiave a garanzia della qua-
lità della struttura business, che in poche parole è la sede ‘fisica’ in cui risiedono gli uffici arredati e assistiti, i servizi dedicati, le sale riunioni e di videoconferenza, le segreterie e tutta una serie di altre utility accessorie. Società, imprenditori, liberi professionisti sono gli utenti principali. E la necessità di incontrare clienti, fornitori, effettuare selezioni, testare il mercato in caso di imprese che iniziano a propria attività, erogare servizi di con-
sulenza in città diverse dalla propria ha amplificato in modo esponenziale la crescita del fenomeno degli uffici a noleggio. Pronti all’uso tutta una varietà di servizi, che benché di base siano molto simili, possono cambiare e arricchirsi a seconda del business center. Il noleggio di uno spazio per lavoro altro non è dunque che un ufficio arredato con le attrezzature necessarie a chi deve utilizzarlo, con personale messo a disposizione per accogliere, in nome e per conto dell’utente, le persone con cui viene a contatto. Per soddisfare le aspettative della clientela, in genere sono disponibili uffici di dimensioni diverse, per singoli
o per più persone, con spazi per lavorare in tutta indipendenza o in condivisione, sempre a garanzia di immagine e professionalità al proprio business. Requisito fondamentale l’aspetto temporaneo: gli spazi si possono affittare per poche ore, a giornata, per alcuni mesi o addirittura per anni. Linee telefoniche, linee fax, connessioni internet ad alta velocità, segreteria con personale spesso multilingue sono tra i servizi principali di assistenza. Ma non solo ufficio a tempo. Il business center, nell’ottica del servizio alle imprese, è sede di sale per riunioni, meeting, videoconferenze, showroom, grazie a dotazioni tecnologiche di ultima generazione, che premiano le strumentazioni più sofistica-
le, il team qualificato la posizione strategica e che danno servizi accessori ad hoc. È parallelamente e in un certo senso in modo indissolubile che nei centri uffici, ad affiancare la tipologia di uffici a noleggio, vi sono i servizi di segreteria virtuale e di virtual office, che però possono viaggiare pure separatamente dall’affitto di uno spazio temporaneo di lavoro. Allo stesso modo uno dei servizi più tradizionali erogati dai business center è quello di domiciliazione, legale e postale, che permette a professionisti, imprese, studi associati di disporre di un recapito, per lo più di prestigio, nelle più importanti città italiane, al quale fare recapitare la propria corrispondenza, come missive e plichi.
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Supporto professionale dal 1994 Risposte certe a chi cerca spazio Full Point gestisce il marchio eOffices Center nella Capitale
Il successo nella regione Lazio del network ufficiarredati.it
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ffrire ospitalità e supporto professionale ad aziende italiane e straniere alla ricerca di uffici elegantemente attrezzati e servizi professionalmente evoluti. È con questo obiettivo ben preciso che nel 1994 nasce nel cuore della Capitale Full Point, sulla scia dell’esperienza e dei modelli americani di Business Center - Uffici Residence. Full Point è proprietaria del marchio Eoffices Center, acquisito nel 2009. Tra gli investimenti recenti anche Villa Borghese Business Center, nel 2010. L’intento è di quali-
ficare in modo più articolato i servizi, fino a proporre un “Service” di ufficio arredato e pronto all’uso competitivo e completo. Oggi questa realtà conta su una struttura immobiliare che supera i 1.000 mq di uffici e sale riunioni, in più di 40 ambienti autonomi e attrezzati per facilitare le attività delle aziende e dei professionisti ospitati. Offre uffici arredati, attrezzati e climatizzati, nel centro della Capitale, immediatamente operativi. È una selezione di alto prestigio. Gli ambienti, di cui alcuni con sale riunioni private, servizi privati, ingresso riservato, sono collegati alla reception e dunque con servizio di segreteria centralizzata. Soprattutto, innovazione la parola d’ordine, grazie a infrastrutture telefoniche e telematiche d’avanguardia, di connessione Lan e accesso a internet ad alta velocità, con bilanciamento automatico, sia nella versione cablata che in modalità wireless. Né mancano benefit come la dotazione di videoconferenza, i servizi di videoproiezione, audioconferenza
multipla, televisione videolcd, minibar, cassaforte, stampante, scanner, fotocopiatrice, fax in ogni singolo ufficio. Altro punto forte il programma gestionale per organizzare e gestire tutto il lavoro da parte del front office e del back office, come pure quello per la gestione da parte della reception multilingue della centralina telefonica dei clienti e del traffico internet che collega gli uffici a disposizione della clientela, articolati su più piani. Al momento è in fase di sviluppo un sistema che permette agli uffici ‘periferici’ (non collegati fisicamente alla struttura centrale) di gestire la centralina telefonica e il traffico internet, quindi tutto il servizio di segreteria, in modalità wireless. “Per i vostri affari a Roma, la riservatezza con un’immagine esclusiva, che coniuga lo stile con l’efficienza, dove la vostra esigenza è sempre al centro della nostra attenzione, in ogni momento la più importante”. Questo lo slogan che riassume in breve l’operatività della società.
pochi anni dalla nascita, nel 2005, Ufficiarredati.it non può che essere orgoglioso dei risultati raggiunti. Bastano già i numeri nel Lazio: 8 sedi a Roma e una a Bracciano, per un totale di 7.700 mq, 258 uffici arredati, 490 postazioni di lavoro, 18 sale riunioni. Su scala nazionale poi si amplificano ancora di più, arrivando a quota 60 business center (soggetti giuridici autonomi) in 15 regioni italiane. Insomma, una crescita esponenziale in appena sei anni, che fa oggi di questo network un ‘marchio’ di alto livello e una delle presenze più capillari nel Belpaese. Innovativo, dinamico e di alta qualità nell’offerta di uffici temporanei, sale riunioni, servizi di domiciliazione, segreteria virtuale e uffici virtuali, permette di gestire le prenotazioni via internet, con numero verde, attraverso riprenotazione. Ufficiarredati.it è fonte di visibilità per i singoli business center e nasce con una mission ben precisa, come spiega il responsabile di sviluppo del network, Gianluca Mastroi-
Gianluca Mastroianni anni, al quale peraltro si deve l’idea di dargli vita. Dice: “La filosofia perseguita è quella di dare una risposta puntuale a chi cerca uno spazio per realizzare il proprio business, offrendo assistenza continua al cliente, affinché possa contare su un valido presidio nella reception e con elevato standard dei servizi erogati, a partire già dalla fase di preventivazione”: Come si è visto il successo del network si racconta da sé, nell’ambito di una realtà che
negli ultimi anni ha visto affermarsi prepotentemente la formula del noleggio di uffici arredati e attrezzati. Diversi i centri ufficio nelle città italiane, ora anche in quelle più piccole, come Formia ad esempio e Larciano, in provincia di Pistoia. A fare la differenza chiaramente la serietà e la tipologia dei servizi, come nel caso di quelli appartenenti a Ufficiarredati.it. Permette di prenotare uffici completamente attrezzati e arredati pronti all’uso, per poche ore al giorno o per lunghi periodi. I business center offrono, con o senza contrato di ufficio arredato, i servizi di domiciliazione postale (recapito commerciale) e di domiciliazione legale. Altro servizio quello di segretaria virtuale: oltre al noleggio temporaneo di breve periodo di un ufficio arredato è disponibile il servizio di recapito telefonico con linea telefonica dedicata. Infine, il servizio di ufficio virtuale, in tutte le sedi, con linea telefonica dedicata, linea fax e domiciliazione postale.
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Per ogni esigenza organizzativa Usati anche come misura anti crisi Il Centro direzionale La Piramide si trova nel comune di Frascati I costi degli uffici sono lievitati nei capoluoghi italiani
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on solo efficienza e produttività, ma anche moderno design, al passo con le attuali esigenze organizzative richiesto dalle aziende. Questa la carta vincente del Centro direzionale La Piramide, organizzazione che gestisce una struttura di recentissima costruzione, partner dell’Aniur (Associazione nazionale degli imprenditori uffici residence). Nel comune di Frascati, a ridosso della Banca d’Italia e dell’Università di Tor Vergata è qui che sorge il business center, dinamico, innovativo e diversificato nell’offerta. Ospita uffici di diverse tipologie e metrature, dispone di moderne sale meeting in ambienti
accoglienti, dove organizzare con successo piccole riunioni o convention fino a 300 persone, coffee break e colazioni di lavoro personalizzate, conta su parcheggi riservati. “Offriamo inoltre servizi di uffici virtuali, domiciliazione societarie, logistica, self storage, coworking, servizi a consumo, quali ad esempio prenotazioni alberghiere, biglietteria area e ferroviaria, traduzioni e interpretariato, Data Entry. In più, proponiamo il servizio di maggiordomo aziendale una nuova figura professionale che nei paesi anglosassoni è molto diffusa e che in Italia è ancora poco utilizzata”, afferma Maria Cristina Trinca, Ceo del Centro direzionale La Piramide e vicepresidente dell’Aniur. Il business center mette a disposizione anche il servizio di foresteria con appartamenti di varie tipologie e ogni comfort. Dunque, non poche le motivazioni per rivolgersi al centro
uffici, valide peraltro non solo per La Piramide. A spiegarlo proprio la vicepresidente, che dice: “I benefit sono tanti. Ad esempio il risparmio di tempo per l’attivazione di una sede operativa da parte di un’azienda o pure lo spin-off di una nuova attività, che significa nessuna opera di adattamento alle esigenze aziendali, acquisto cespiti, contratti con fornitori per servizi e utenze”. Gli uffici sono subito pronti, con tutto quello di cui necessitano le aziende, ovvero mobili, connessioni telefoniche e internet, servizi pulizie, vigilanza, aria condizionata e riscaldamento, reception, sale riunioni. Tutto questo garantendo risparmi economici di scala che difficilmente si possono conseguire con la singola gestione. Non mancano altri vantaggi. Uno su tutti la flessibilità del contratto, in quanto rientrando nei servizi questo può essere stipulato senza alcuna limitazione di tempo, cioè dal singolo giorno a più anni, in evoluzione in sostanza con il crescere o modificarsi dell’azienda.
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l servizio di segreteria virtuale e di uffici virtuali trova sempre più adesioni anche in Italia. A dimostrarlo i dati che, complice la crisi degli ultimi anni, vedono in crescita sostanziale aziende e liberi professionisti decisi a ricorrervi, nell’ottica di una misura anticrisi e pronti a sfidare il caro uffici. Milano e Roma le città d’eccellenza in cui si registrano i maggiori picchi proprio per la richiesta di questa tipologia di servizi. Uno studio recente (il Dtz Global Occupancy Cost 2009, società di consulenza immobiliare leader nel mondo), i due capoluoghi italiani nell’ultimo anno hanno visto lievitare i costi degli uffici. Milano, addirittura precede il centro di Londra, di New York e città come Barcellona, San Francisco e Los Angeles, nell’ambito di una classifica che mette in ordine le 114 città delle più importanti aree economiche del mondo. Bene, si spiega da sé l’incremento degli uffici virtuali nel territorio nazionale. Non a caso, l’aumento nella richiesta di
questi servizi è registrato da Regus, leader mondiale di soluzioni per gli spazi di lavoro, proprio a conferma della nuova tendenza scaccia crisi. La spiegazione è semplice: le società colpite dalla recessione cercano di risparmiare sui costi degli immobili e un numero sempre maggiore di aziende dota i propri dipendenti di dispositivi mobili trasferendoli fuori dalle sedi centrali, a fronte di una riduzione delle spese. Così, ecco che viene alla luce una nuova tipologia di lavoratore. Con un risvolto eloquente, poiché per trovare
un punto di equilibrio tra il telelavoro da casa e l’ufficio tradizionale, oltre che per permettere la continuità dei processi produttivi, le aziende acquistano servizi uffici virtuali. Massima flessibilità e produttività, questo il segreto di un fenomeno in puntuale affermazione anche in Italia. Peraltro con un risparmio di risorse economiche non indifferente: dai calcoli di Regus le società possono risparmiare dal 60 all’80 percento dei loro costi immobiliari grazie all’adozione di strategie flessibili per l’ambiente di lavoro.
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Oltre 1.100 uffici e 500mila clienti Garantire il successo dell’impresa Regus ha inaugurato il millesimo business center alle Mauritius Le postazioni di lavoro di Pick Center sono in posizioni strategiche
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avorare sempre, ovunque e comunque. È quello che conta oggi nel business, nella gestione dell’impresa, nell’esercizio della professione. Proprio su questo terreno ha costruito il proprio successo un gruppo leader in soluzioni per spazi lavoro, il network Regus, grazie a una ricca offerta di prodotti e servizi in grado di permettere a persone e aziende di lavorare in ogni angolo del mondo. Con più di 1.100 business center in 500 città e 85 Paesi permette di noleggiare uffici (attrezzati, arredati e assistiti), ufficio virtuale (recapito prestigioso con un servizio professionale per gestione telefonate, fax e posta,
oltre alla possibilità di utilizzare sale riunioni o uffici a ore), servizi di supporto, sale per riunioni e videocomunicazione, corsi e conferenze. È anche il riferimento per la più estesa rete di studi di videoconferenza al servizio di oltre 800mila clienti ogni giorno. Nel 2009, a vent’anni dalla fondazione, Regus ha inaugurato il millesimo business center alle Mauritius, arrivando a superare la soglia dei 500.000 clienti, con un numero di nuovi prodotti superiore a quello di 15 anni prima. “È un nuovo modo di pensare il business, effetto di una crisi che ha fatto guadagnare posizioni alle formule dei business
center e alla loro offerta di servizi, virtuali in particolare. Per supportare al meglio il cliente, ovunque esso sia, fedelmente alla mission del gruppo, i centri Regus sono situati pure presso aeroporti e hub commerciali”, dice Mauro Mordini, country manager di Regus Italia. Ridurre i costi fissi, eliminare il peso della proprietà e della gestione, scegliere uno spazio lavoro capace di adattarsi a qualsiasi esigenza operativa e in ogni momento. “Sono diversi i motivi che oggi inducono sempre più aziende e professionisti a optare per spazi lavoro professionali flessibili, con la possibilità di ampliarli o ridurli in virtù della necessità effettiva, oltretutto, ovunque nel mondo – aggiunge Mordini –. In più, Regus pensa all’ambiente e permette di abbattere sostanzialmente i costi di trasferta e le emissioni di CO2, mettendo a disposizione la più articolata rete di sale per la videocomunicazione, complete di supporto tecnico e amministrativo”. Altro benefit per i clienti del network è la Regus businessworld card, che dà diritto a diversi vantaggi.
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devono avviare uno studio e farsi conoscere. Insomma, business a tutti gli effetti, in formula ‘flessibile’, dinamica, di qualità. Pick Center, nella Capitale, con postazioni di lavoro in posizioni strategiche come l’Eur e il centro della città (tre sedi), è l’esempio eloquente di quanto oggi i business center possano contribuire al successo dell’impresa e della professione. Ridurre i costi di locazione del proprio ufficio, senza però rinunciare per questo all’immagine e a una location di prestigio, è la filosofia cardine che ha portato la società ad affermarsi in questi anni.
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unque anche l’Italia ha ingranato la marcia dell’efficienza e della produttività. Benché ancora indietro rispetto all’Europa e soprattutto all’America, il Belpaese si apre al business innovandosi e puntando sulla flessibilità dei ‘spazi’ per lavoro: parola d’ordine business center e uffici virtuali. I centri uffici nello Stivale, a oggi, raggiungono all’incirca quota 200, come fanno notare all’Aniur, l’Associazione nazionale degli imprenditori uffici residence. Numeri confortevoli che parlano eloquentemente di crescita, ma molto più bassi rispetto al resto d’Europa e in particolare alla Gran Bretagna, dove sono circa 860 i centri sul territorio. Al contrario, l’Italia batte la Spagna, che ne conta sui 150. Quanto ai clienti tipo dei business center, che fanno richiesta di “office sharing”, sono soprattutto imprese alle prese con l’apertura di succursali, nell’intento di testare il mercato con costi contenuti e ben definiti, per poi successivamente aprire le proprie
sedi. In forte crescita negli ultimi periodi le domande per hotdesking o co-working. La prima tipologia (hotdesking) è necessaria a persone come agenti o liberi professionisti a cui occorrono piccoli spazi per lavorare liberamente e con riservatezza. La seconda (co-working) è richiesta in genere da persone di passaggio nelle città, con la necessità di uno spazio a ore dove potersi appoggiare per lavori veloci, o ai giovani che stanno progettando nuove attività. A chiudere la breve panoramica dell’offerta dei business center è un altro servizio
molto richiesto, come fanno notare all’Aniur: l’ufficio virtuale. In pratica viene messo a disposizione dell’utenza un recapito telefonico con segreteria e ricezione per la posta. Ma c’è chi vi associa qualche altro benefit. Garanzie sono chiaramente la qualità del servizio, la produttività e la flessibilità. I settori che in Italia utilizzano di più i centri uffici operano nel campo della consulenza bancario-finanziaria e una serie di microcomparti (dagli uffici commerciali delle ambasciate alle agenzie di lavoro interinale o alle piccole imprese del terziario).
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