Boletín Digital No. 1 2020

UFPS Ocaña - Colombia

Enero – Junio de 2020

N° 1

Calendario Herramientas de Gestión:

Estado del Sistema de Control Interno de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña

Mantenimiento y adecuación de zonas verdes

Uno de los instrumentos fundamentales para la oportuna entrega de las solicitudes administrativas, e indispensable a la hora de la planeación de la gestión interna, es el calendario de herramientas de gestión.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 156 del Decreto No. 2106 de 2019, la Institución presentó la evaluación independiente del estado del Sistema de Control Interno en cumplimiento de la Circular Externa 100-006 de 2019.

Dando cumplimiento al programa de ornato y embellecimiento paisajístico el cual tiene como objetivo garantizar 1 la conservación y el manejo adecuado de la diversidad de la Flora presente en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña,

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COMITÉ EDITORIAL NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO Líder Sistema Integrado de Gestión CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO Jefe (e) Control Interno ANYELO ANDREY ALVAREZ ALVAREZ Auxiliar Administrativo SG-SST LUIS ORLANDO VERGEL GRANADOS Coordinador Sistema de Gestión Ambiental DIRLIANY ANDREA NORIEGA Profesional Universitario

Editorial:

LINA PALACIO ARÉVALO Profesional Universitario

Natalia Ramírez Arévalo

La Universidad actualmente al igual que la gran mayoría de empresas, organizaciones y personas, ha venido asumiendo uno de los retos más complejos y sorpresivos, debido a la emergencia sanitaria provocada por la pandemia del COVID -19.

El primer semestre de 2020 se convirtió en un descubrimiento de situaciones y un despertar a la hora de implementar nuevas formas de trabajo y nuevos métodos de enseñanza, teniendo en algunos casos que aprender desde cero y para otros, emplear muchas metodologías existentes que ayudaron a fortalecer el trabajo y la educación de forma virtual.

HENRRY MOLINA RIVERA Diseño y Diagramación SHAIRE LINETH PÁEZ PEÑARANDA Edición General

Para este primer boletín del año 2020, se evidencian actividades de seguimiento de forma virtual y cómo se han afrontado los cambios dentro del SIG para cada uno de los procesos de la Universidad, con respecto a las actividades de Control Interno por ejemplo, se resalta el estado en el que se encuentra sus sistemas y las mejoras sobre el manejo de normogramas; el Sistema de Gestión Ambiental da a conocer las actividades de mejoramiento paisajístico que ha venido adelantado, así como los protocolos de limpieza y desinfección dentro de la Universidad frente al Coronavirus. Por último, con respecto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, se realizó la evaluación de la sintomatología del COVID -19 a los trabajadores de la Institución.

1 Los textos contenidos en este boletín son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometen para nada la filosofía y política de la Institución.

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Calendario Herramientas de Gestión:

Natalia Ramírez Arévalo

Fuente: SIG

Uno de los instrumentos fundamentales para la oportuna entrega de las solicitudes administrativas, e indispensable a la hora de la planeación de la gestión interna, es el calendario de herramientas de gestión, en el que se incluyen las fechas en las cuales se llevará a cabo los diferentes trámites y entregas de las herramientas de gestión lideradas por los procesos de Dirección y Planeación, Control Interno y el Sistema Integrado de gestión.

Este mecanismo de planificación, que se ha socializado los últimos años, permite un constante seguimiento al cumplimiento por parte de los procesos, áreas, facultades y programas, a los compromisos de la Institución en aspectos legales, reglamentarios y de gestión.

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“La Gestión del Cambio en tiempos de COVID-19” Lina Patricia Palacio

Este año las organizaciones enfrentan un cambio a nivel mundial, que las ha llevado a reinventarse a causa de la pandemia COVID-19. La adaptación del cambio es fundamental para el mantenimiento de las mismas; es por esto que el análisis de la gestión del cambio en un sistema de gestión en esta nueva realidad, se vuelve de suma importancia.

Desde el Sistema Integrado de Gestión de la UFPS Seccional Ocaña se comenzó por considerar el propósito de los cambios a realizar en los procesos y áreas y sus distintas consecuencias, las nuevas necesidades del cliente, las afectaciones que los distintos cambios traerán al Sistema de Gestión, si se cuenta con los recursos para tomar acciones, entre otros aspectos; por lo que se comenzó con la inclusión de nuevos cambios en el documento Institucional U-SI-SIG-004_MATRIZ GESTIÓN DEL CAMBIO establecido para tal fin, y de este modo poner en marcha las distintas actividades desde cada área de trabajo con el propósito de afrontar las nuevas variables generadas por la pandemia.

El COVID-19 demuestra aún más la importancia de la renovación digital, la innovación, el desarrollo y la gestión de riesgos. Por lo que se necesita adelantar desde el Sistema Integrado la incorporación de una efectiva gestión del cambio, para así continuar agregando valor a la Institución en la confrontación de estas situaciones.

Sobre los aspectos relacionados a la ISO 9001:2015 desde el SIG deben considerarse los siguientes: las nuevas necesidades del cliente, esto podría implicar cambios en el alcance y la política de gestión de calidad; el contexto de la Institución, hay que identificar las nuevas características del entorno esto puede afectar el logro de los objetivos de gestión de calidad; las necesidades y expectativas de las partes interesadas; las nuevas competencias de los trabajadores y toma de conciencia; el control de calidad en la liberación de los servicios y la auditoría interna remota, entre otros aspectos, que deberán actualizarse para seguir contando con un sistema de calidad robusto que salve a la Institución en tiempos como estos.

Fuente: SIG

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Estado del Sistema de Control Interno de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña Claudia del Pilar Quintero

De acuerdo con lo establecido en el artículo 156 del Decreto No. 2106 de 2019, la Institución presentó la evaluación independiente del estado del Sistema de Control Interno en cumplimiento de la Circular Externa 100-006 de 2019, de Función Pública en aplicación de la Ley 87 de 1993, la cual dice que los Jefes de Control Interno, deberán elaborar dichos informes en cada semestre de la vigencia, así: el primer informe tendrá como fecha de corte el 1 de enero a 30 de junio; el segundo, con corte 1 de julio a 31 de diciembre.

Cabe señalar, que estos informes tendrán como plazo máximo de publicación los días 30 de julio de la misma vigencia y el 31 de enero de la vigencia siguiente, respectivamente.

Con base en lo anterior, la Universidad presentó el informe correspondiente siguiendo el esquema del informe pormenorizado que se venía manejando y sus resultados lo pueden consultar a través del link: https:// ufpso.edu.co/control_interno/Informes

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Evaluación de sintomatología

asociada al COVID-19 Con el fin de mantener un ambiente de trabajo seguro durante la pandemia ocasionada por el COVID-19, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, ha venido realizando la evaluación de síntomas asociados a esta enfermedad, con el propósito de llevar un control constante de las personas que ingresan a la Institución, monitoreando de forma oportuna cualquier contingencia que se presente.

Anyelo Álvarez

documento, junto con el nombre de cada persona que ingresa.

Además de esta evaluación, se realiza por parte del Sistema la toma de temperatura corporal mediante el uso de termómetro infrarrojo y la desinfección de manos con gel antibacterial.

Con estas medias se espera tener un control constante del personal y tomar las acciones necesarias y Esta evaluación consiste en siete preguntas referentes oportunas, en caso de presentarse una novedad en a los principales síntomas causados por el COVID-19, las evaluaciones realizadas. las respuestas a las mismas son registradas en un

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Desarrollo de actividades de me-

joramiento del paisajismo en la Institución

Luis Orlando Vergel Granados

En el marco del desarrollo del programa de ornato y embellecimiento paisajístico, se han adelantado actividades tendientes a conservar la flora existente en el campus universitario y mejorar las condiciones de algunas áreas que se encuentran en condición de deterioro, buscando que sean espacios acordes con la arquitectura de las edificaciones presentes en la Institución.

especies de pastos y flores.

• Coordinación y acompañamiento a actividades de poda y corte de árboles en la sede El Algodonal, que por su estado de deterioro representan riesgo para el personal y para la infraestructura física de la Institución.

Estas actividades permiten que se creen ambientes propicios para el disfrute de la comunidad universitaria Entre algunas de las acciones puntuales que se en general, preservar las especies florísticas, desarrollan actualmente se pueden mencionar: arbóreas y arbustivas con las que se cuentan y permitir una comunión ambiente sociedad, sin • Ejecución constante de riego de jardines, limpieza comprometer o entrar en conflictos con el desarrollo de plantas y arbustos, recolección de residuos de de la infraestructura física de la Universidad. hojarasca, realización de siembra o resiembra de

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Relevantes:

“El cumplimiento de la política integral Vs El logro de los indicadores de gestión” Lina Patricia Palacio

La política Integral de un sistema de gestión considera aspectos relevantes con los que debe cumplir la organización; la satisfacción del cliente, el desarrollo sostenible del medio ambiente, la salud y seguridad en los sitios de trabajo y la mejora continua.

Para el caso de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, en la política integral se encuentran articulados los objetivos del Sistema Integrado de Gestión a las distintas directrices de la política, estas a su vez están alineadas a un propósito del PDI, además se encuentran determinadas las variables a medir, el período de medición y los indicadores de gestión, por medio de los cuales se determina el nivel de cumplimiento de los distintos propósitos del Plan de Desarrollo.

Losindicadoresdegestiónestándistribuidosdeacuerdo con su aplicabilidad en cada objetivo y propósito del PDI, los responsables de su medición según la frecuencia establecida son los distintos procesos y áreas; de esta manera, se evidencia que el logro de los indicadores de gestión determina el cumplimiento de la política integral, en caso de que estos no cumplan la meta establecida los procesos establecen una serie de estrategias que contribuyan en la mejora de estos resultados. A la fecha el cumplimiento de la Política se encuentra en un 93%, la cual será modificada junto con los indicadores de gestión con la construcción del nuevo Plan de Desarrollo Institucional.

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Planificación e implementación de Protocolo de Limpieza y Desinfección frente al COVID-19 Luis Orlando Vergel Granados

Se han implementado diferentes medidas preventivas y de bioseguridad para el ingreso y permanencia seguro de trabajadores y personal en la UFPS Seccional Ocaña, en el marco del estado de emergencia económica, social y ecológica presentado por el COVID-19, mediante las cuales se busca minimizar el riesgo de contagio y proliferación del virus al interior de la Institución, garantizando de esta manera, espacios óptimos para el desarrollo de las actividades administrativas y académicas.

El objetivo del Sistema de Gestión Ambiental frente a la pandemia decretada por el COVID-19 con la implementación de las actividades actuales, es cumplir con las estrategias a seguir por parte de empleadores y empleados dispuestas en la Circular 0017 del 24 de febrero del 2020 expedida por el Ministerio del Trabajo, el decreto 539 del 13 de abril de 2020 expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas que aplican en la materia; implementando todas las medidas establecidas por el Gobierno Nacional en la prevención del Coronavirus.

Actividades estratégicas implementadas:

desinfección para vehículos automotores, que ingresan a la Institución.

• Se ha restringido el ingreso al personal con dispositivos y accesorios de gran volumen (Maletas, maletines, tulas, canastas, canastillas y similares, que puedan prestarse para huésped del virus); y que sean innecesarios y representan un alto riesgo de transporte de contaminantes.

• Constante realización de desinfección de áreas mediante el uso de sistema de aspersión manual o mecánica, de las áreas comunes, baterías sanitarias y demás espacios y rutas con una considerable afluencia de personas.

• Para el uso de los trabajadores, se equipan las instalaciones y servicios sanitarios con papel higiénico, agua potable, jabón para lavado de manos, alcohol glicerinado y toallas de papel para el secado de manos.

• En el momento del ingreso a la Institución, el personal limpia su calzado de trabajo, en el tapete de desinfección, que contiene la respectiva sustancia.

• Se siguen implementado las medidas de prevención y control al personal que labora directamente con la Universidad durante la realización de sus actividades ocupacionales en la Institución.

• Funcionamiento constante de los sistemas de

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Normograma Claudia del Pilar Quintero

El aplicativo o software del Normograma fue actualizado en el cual se mejoraron algunos campos que permitirรกn evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios de cada uno de los procesos y/o รกreas institucionales, que busca fortalecer el Sistema de Control Interno de la Instituciรณn.

Para tal fin, se cuenta con un Instructivo donde se orienta a los funcionarios en el diligenciamiento del normograma institucional de una manera clara, detallada y precisa, de modo que las actividades a realizar resulten efectivas para el registro y consolidaciรณn de la informaciรณn y lo puedes encontrar en el link: https://ufpso.edu.co/sig/ procedimientos_sig#arbol_procesos

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Pausas Activas, premio por un ambiente de trabajo saludable.

Anyelo Álvarez

En esta campaña la oficina que demostrara una participación constante en la realización de las mismas, sería premiada por su pro actividad y su compromiso con el bienestar de sus compañeros, en esta ocasión las oficinas de Contabilidad y Presupuesto de la Subdirección Administrativa fueron las que llevaron El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el una participación constante y registro de todas las Trabajo, con el fin de prevenir trastornos, romper actividades, siendo las ganadoras de este premio. con la monotonía laboral, controlar el estrés y realizar ejercicios que disminuyen la fatiga y el cansancio Esperamos que con estas campañas las demás muscular, realizó una campaña de concienciación de dependencias de la Institución se incentiven a la los beneficios de realizar Pausas Activas en la jornada realización de pausas activas, participen y generen laboral, donde además se obsequió la cartilla “Pausa y una cultura de autocuidado y bienestar con sus compañeros.

Actívate con la U”.

Uno de los programas que encabeza el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, es el programa de Pausas Activas y Bienestar Ocupacional, que surgió como una medida de prevención para el control de la aparición de enfermedades profesionales.

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Procedimiento

¿Qué debo hacer para?

Lina Patricia Palacio

Solicitar servicios de salud por medio de bienestar universitario Realizar la solicitud verbal del servicio de salud que se requiere (enfermeria, consulta médica, odontológia o sicológia). Si se requieren medicamentos sin prescripción médica o servicios de nefermeria estos serán brindados de manera inmediata.

Si se requiere solicitar un servicio más detallado se puede programar de manera verbal o por el portal web de Bienestar Universitario. En donde informaran fecha, hora y lugar de la cita médica.

Asistir de manera puntual al servicio asignado

Acatar las disposiciones del Profesional de la salud, el cual realizará el procedimiento respectivo de acuerdo con el motivo de la consulta y remetirá los cuidados y atenciones necesarias a seguir.

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Opinión:

Lina Patricia Palacio

¿Cuál ha sido su contribución a la cultura de mejoramiento en la Institución?

La contribución a la cultura del mejoramiento en la Institución desde la Oficina de Planeación, se evidencia mediante el fortalecimiento de las actividades de Planeación Estratégica y Financiera, tales como la formulación del Plan de Desarrollo Institucional 2020 – 2030, construido de manera participativa con cada uno de los estamentos universitarios, lo que permite tener una visión más clara del rumbo que debe tomar la Institución durante los próximos diez (10) años. Otro aporte que se realiza, consiste en el apoyo a los programas académicos de pregrado y postgrado en el adelanto de estudios financieros que den respuesta a las solicitudes de obtención de Registro Calificado, Renovación de Registro Calificado y Acreditación de Alta Calidad.

Mónica Enith Salanueva Abril Profesional Universitario Oficina de Planeación

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Eventos

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Píldoras Para la Excelencia Píldora de calidad

Lina Patricia Palacio

¿Sabías qué la estructura del Sistema Integrado de Gestión fue actualizada en el primer semestre de este año?

Debido a que la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña aprobó mediante la Resolución 0210 del 11 de marzo de 2019 la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, la estructura del SIG fue actualizada en su primer nivel denominado equipo de trabajo, conformado por el equipo operativo y equipo directivo. El equipo operativo se eliminó y fue reemplazado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de acuerdo al MIPG.

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Semillas de Control Interno

Sabías qué?

La emergencia sanitaria causada por el COVID-19 impone un enorme reto a los gobiernos, con el propósito de prevenir irregularidades administrativas, por lo tanto la prevención de la corrupción debe ser una prioridad dado que la teoría del Triángulo de la corrupción explica las razones por las que una persona puede cometer un fraude y determina tres factores que están presentes en ese momento: presión, oportunidad, y responsabilidad.

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Píldora Ambiental

LOS 10 MANDAMIENTOS VERDES

1. Cuidar el agua: Es el elemento de la vida. ¿Sabías qué la contaminación de los cursos de agua junto con la erosión de los suelos son los problemas ambientales más importantes en países subdesarrollados?

2. Economizar energía: Apaga las luces que no necesites, el televisor y el equipo de audio si no estás usándolos.

Es bueno para nuestro planeta y para el bolsillo.

3. Producir menos residuos: Evite tirar basura en la vía pública y dé el ejemplo a los demás para que tampoco lo hagan. Un ambiente limpio es un ambiente sano.

4. Utilizar envases que mejoren tu calidad de vida: Elija aquellos de fácil reciclaje como los de cartón o vidrio. ¿Sabías qué estos envases además de mantener el sabor, son más saludables, más baratos y reciclables/ reutilizables?

5. Prestar atención a los productos químicos (pinturas, pilas, aerosoles, termómetros, etc.) que guardas en tu hogar: Utiliza sólo aquellos que realmente necesites. Si compras aerosoles, prefiere los que no dañan la capa de ozono. Busca el que dice libre de CFCs. Evita tirar productos químicos en el inodoro o en la pileta. ¿Sabías qué una pila alcalina puede contaminar todo un río o un arroyo?

6. Limitar el uso de los plásticos: Son materiales caros, no se degradan y son difíciles de reciclar.

7. Reutilizar el papel: este punto es uno de los que más recalco siempre. Recuerda el costo de cada resma de papel blanco nuevo en cuanto a recursos y dinero. Utilice siempre ambos lados de la hoja y recuerde reciclar.

8. Cuidar el uso del transporte: Los medios de transporte son uno de los factores más importantes de contaminación en las ciudades. Caminar en los trayectos cortos, mantiene en forma, ayuda a liberar tensiones y a despejar la mente. Hágase un bien a usted y al medio ambiente.

9. Cuidar la flora y la fauna: Ambas están amenazadas. Respeta la vida.

10. Pensar globalmente y actuar localmente: Es importante estar al tanto de los grandes problemas de nuestro planeta, y preocuparnos por resolver los que están a nuestro alcance. La suma de pequeños esfuerzos y el cambio en el comportamiento de cada uno de nosotros es el camino para resolver los grandes problemas ambientales.

Fuente: blackangel031190.deviantart.com 1

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Píldoras de Prevención La Importancia del Orden y el Aseo

Los lugares de trabajo desordenados pueden ser causantes de accidentes, por esto es importante mantener un orden y aseo adecuado en los puestos, que permite que las labores se desarrollen de manera segura, aumente la agilidad en la realización de las actividades propias y encuentre un sistema adecuado de organización en los pasos para realizar actividades.

Se debe tener especial cuidado en los escritorios y a los alrededores de los mismos, manteniendo las áreas libres de obstáculos para el tránsito de personas, y que permitan los movimientos normales para realizar las actividades propias de trabajo, propendiendo por el bienestar físico de los empleados.

El orden y aseo en los lugares de trabajo debe volverse una cultura propia de cada trabajador, iniciativa orientada a lograr los objetivos institucionales de manera más eficiente y controlando nuestro alrededor.

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