Boletín Digital No.2 2020

UFPS Ocaña - Colombia

Julio – Diciembre de 2020

N° 2

Nuevas formas de trabajo SIG

La importancia del Comité de Coordinación de Control Interno

Formación y capacitación en riesgo biológico y medidas de seguridad preventivas frente al COVID-19

Las nuevas formas de trabajo han sido el patrón a seguir durante el año 2020, teniendo en cuenta que muchas de las metodologías que se llevaban hasta el momento no funcionan a la hora de realizar teletrabajo o funcionan a medias.

De acuerdo a las nuevas tendencias internacionales en materia de auditoría interna y en cumplimiento del artículo 2.2.21.1.5 del Decreto No. 648 de 2017, se expidió la Resolución No. 0302 del 15 de mayo de 2020

Dentro de los procesos de formación y capacitación del Sistema de Gestión Ambiental y en conjunto con profesionales 2 de la oficina del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

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COMITÉ EDITORIAL NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO Líder Sistema Integrado de Gestión CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO Jefe (e) Control Interno ANYELO ANDREY ALVAREZ ALVAREZ Auxiliar Administrativo SG-SST LUIS ORLANDO VERGEL GRANADOS Coordinador Sistema de Gestión Ambiental DIRLIANY ANDREA NORIEGA Profesional Universitario

Editorial:

LINA PALACIO ARÉVALO Profesional Universitario

Natalia Ramírez Arévalo

Actualmente, en donde los constantes cambios y la incertidumbre muchas veces reina sobre cada una de las funciones que se desempeñan, una adecuada planeación y correcta consolidación de una cultura de calidad brinda un parte de tranquilidad, debido a que se cuenta con herramientas de gestión, que ayudan en la organización de las tareas a desempeñar dentro de cada uno de los procesos.

HENRRY MOLINA RIVERA Diseño y Diagramación

Para el segundo semestre 2020 se dará por terminado la formulación del nuevo Plan de Desarrollo Institucional, en el que se incluirán nuevas estrategias que apunten al logro de las metas que antes no se plantearon o no se han logrado alcanzar.

SHAIRE LINETH PÁEZ PEÑARANDA Edición General

Teniendo en cuenta el trabajo arduo de los sistemas de gestión adoptados por la Institución, al igual que el trabajo del proceso de Control Interno, se puede profundizar en este segundo boletín 2020, en información relacionada con las nuevas formas de trabajo a través de la virtualidad; así como, la formación y capacitación en riesgo biológico y medidas ante el COVID-19 y también se resaltan los protocolos para el trabajo en obras dentro de la Universidad.

2 Los textos contenidos en este boletín son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometen para nada la filosofía y política de la Institución.

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Nuevas formas de trabajo SIG

Natalia Ramírez Arévalo

Fuente: SIG

Las nuevas formas de trabajo han sido el patrón a seguir durante el año 2020, teniendo en cuenta que muchas de las metodologías que se llevaban hasta el momento no funcionan a la hora de realizar teletrabajo o funcionan a medias.

El Sistema Integrado de Gestión no es ajeno a esta situación y es por esto que, para el logro de los objetivos del proceso y los objetivos institucionales, ha tenido que implementar en un mayor grado el uso de tecnologías para poder cumplir con los compromisos adquiridos según la planificación anual; y llevar a cabo el cumplimiento de fechas y actividades plasmados en el plan de acción, calendario de herramientas de gestión y por lo tanto en el mapa de trabajo propio del proceso.

Una de las actividades realizadas por el SIG es el seguimiento a la eficacia de las acciones de mejora contenidas en los planes de mejoramiento de procesos, áreas y facultades, que el primer semestre se hicieron de forma virtual con ayuda de herramientas como el correo electrónico, videollamadas y llamadas telefónicas, pudiendo de esta manera, entre los meses de mayo y junio cumplir con dicho ejercicio.

Así mismo, otro de los cambios planeados para llevar a cabo en el segundo semestre 2020, es la realización de la auditoría externa de seguimiento de forma remota, la cual se realizará en tiempo real, accediendo a información, procesos, personas y registros que evidencien las actividades desarrolladas por la Institución dentro del alcance certificado.

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Revisiones eventuales documentales Lina Patricia Palacio

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, cuenta con un Sistema de Gestión Documental que ha ido creciendo con los años, éste se ha dado acorde a las necesidades que han surgido en los distintos procesos que hacen parte de la operatividad institucional.

Desde el Sistema Integrado de Gestión se ha trabajado de manera incansable por darle una correcta aplicabilidad y manejo a toda la información documentada con la que se cuenta y así prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

Una de las herramientas con las que cuenta el SIG para el control de la gestión documental, son las Revisiones

Eventuales Documentales, las cuales son realizadas a cada proceso y área que cuenta con documentos registrados en el aplicativo de gestión documental, con una frecuencia mínima de una vez al año, por lo general en el segundo semestre, y las cuales pueden ser adelantadas durante los seguimientos a la eficacia de las acciones, en auditorías internas, mediante citas programadas o citas no informadas.

Con los resultados obtenidos en las revisiones eventuales se lleva a cabo un informe con el fin de resumir los hallazgos y en caso de ser necesario se notifica a los responsables para tomar acciones en cuanto a las situaciones encontradas, según su gravedad y recurrencia.

Fuente: SIG

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La importancia del Comité de Coordinación de Control Interno De acuerdo a las nuevas tendencias internacionales en materia de auditoría interna y en cumplimiento del artículo 2.2.21.1.5 del Decreto No. 648 de 2017, se expidió la Resolución No. 0302 del 15 de mayo de 2020, por la cual se crea el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Universidad

Claudia del Pilar Quintero

Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, conforme a las disposiciones de la Ley y fijando funciones que permitirán el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de la Institución.

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Capacitaciones virtuales con

Positiva

Mediante la estrategia de la virtualidad, desde la ARL Positiva a la cual están afiliados todos los trabajadores de la Institución, se han venido ofreciendo diferentes capacitaciones en las cuales se invita a todo el personal administrativo y docente para que participen en las mismas.

Anyelo Álvarez

actualizaciones en diferentes temas de interés para los asociados a la ARL.

El Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de la Universidad, ha compartido estos enlaces mediante el correo institucional, buscando el interés en todos los estamentos y su participación Esta estrategia de la ARL, abarca temas de cuidado efectiva, logrando brindar conocimientos y otra personal como lo son la salud física y mental, perspectiva en este tiempo de pandemia. alimentación saludable, charlas de prevención en cuanto a accidentes de trabajo, orientaciones para el uso adecuado de equipos, herramientas y elementos de protección personal, alimentación saludable y

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Formación y capacitación en

riesgo biológico y medidas de seguridad preventivas frente al COVID-19

Luis Orlando Vergel Granados

Dentro de los procesos de formación y capacitación del Sistema de Gestión Ambiental y en conjunto con profesionales de la oficina del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y la Coordinación General de Laboratorios, se han efectuado jornadas de educación y capacitación, dirigidas a docentes y coordinadores de laboratorios y al personal de servicios generales, adscritos a la División de Personal, que se dedican a realizar actividades de aseo y limpieza, en temas de prevención y medidas de bioseguridad a implementar frente a la pandemia decreta por el COVID-19, en el desarrollo de las actividades propias de la labor.

En la implementación de este tipo de estrategias se logró contar con la participación masiva del personal en mención y se trataron temas relevantes y lineamientos internos establecidos, orientados a crear una conciencia en materia de prevención y autocuidado, para que se pueda continuar con el normal desarrollo de actividades administrativas, operativas y de prácticas académicas, propendiendo porque los espacios sean seguros y que se sigan las medidas de seguridad necesarias para la protección del talento humano de la Institución.

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Relevantes:

“Medios de Divulgación del SIG” Lina Patricia Palacio

La norma ISO 9001:2015 en el numeral 7.4 comunicación establece que “la organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al Sistema de Gestión de Calidad”, es por esto que el SIG de acuerdo al R-SI-SIG-003_PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, estableció el documento interno Plan de Comunicaciones, donde se determinan las actividades para comunicar los distintos temas relevantes del sistema, los medios, la periodicidad, entre otros aspectos.

Las actividades establecidas en el Plan de Comunicaciones como medios de divulgación y socialización utilizados por el Sistema Integrado de Gestión son: videos con temas de interés, boletines informativos, jornadas de calidad, píldoras de calidad,

noticias, carteleras, novedades, cartillas e instructivos.

Las jornadas de calidad como medio de divulgación se llevan a cabo en el segundo semestre de cada año, tienen como fin la socialización y toma de conciencia de los distintos procesos y programas en la importancia y contribución a la política integral, a los objetivos de gestión, al cumplimiento de requisitos, a la eficacia y mejora continua y las consecuencias de los incumplimientos, entre otros temas que contribuyan al mantenimiento del Sistema de Gestión.

Este año se llevarán a cabo entre los meses de octubre y noviembre, tendrán que realizarse de manera diferente debido a que cambiarán las formas de interactuar con los participantes teniendo en cuenta los protocolos establecidos en el marco de la pandemia COVID-19.

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Seguimiento y acompañamiento a implementación de PAPSO en proyectos constructivos en la UFPS Seccional Ocaña Luis Orlando Vergel Granados

Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la resolución 666 de 2020 y la circular conjunta 001 del 11 de Abril de 2020, en las cuales se establecieron las medidas que se deben garantizar en obras y otros espacios y se establece puntualmente la creación del Plan de Aplicación del Protocolo de Seguridad/ Sanitario para la obra (PAPSO); desde el Sistema de Gestión Ambiental se han hecho esfuerzos con la Oficina de Planeación y el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, para adoptar esos lineamientos establecidos en la normatividad vigente y aterrizarlos a las necesidades propias que se presentan o se requieren para el desarrollo de los proyectos constructivos al interior de la Universidad.

Los profesionales del Sistema de Gestión Ambiental se han encargado de efectuar la respetiva revisión y análisis de los documentos presentados por los diferentes contratistas de obra, realizar las recomendaciones o sugerencias en materia ambiental y sanitaria para ser ajustadas en los mencionados PAPSO; una vez el personal encargado realiza los cambios o ajustes se otorga la correspondiente viabilidad técnica. Del mismo modo, se realizan las respectivas revisiones y seguimientos en cada frente de obra para corroborar que se implementan las medidas o acciones consignadas en cada documento presentado, y si se encuentran fallas en el desarrollo de las mismas efectuar las recomendaciones o notificaciones a que haya lugar.

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La nueva guía de auditoría interna basada en riesgos para entidades públicas Claudia del Pilar Quintero

El pasado mes de julio de 2020, función pública presento la Guía de Auditoría para Entidades Públicas versión 4, el documento tiene como objetivo validar el desempeño de los sistemas gerenciales, reducir riesgos y articular el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) con la estructura del modelo estándar de control interno (MECI), también define con gran importancia el esquema de líneas de defensa que deben existir en las

organizaciones, la cual es importante para asignar las responsabilidades específicas y coordinar funciones en todo el tema de la gestión de riesgos, pues esto ayuda a un control preventivo en los procesos, en el que se mitigue eventos que al presentarse tendrían consecuencias negativas en los objetivos de la Institución.

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Capacitaciones y lineamientos para la puesta en marcha de obras en la Institución Anyelo Álvarez

Dados los lineamientos por el Gobierno Nacional de la reapertura del sector de la construcción en el país, siguiendo unos lineamientos de prevención y cuidado en la ejecución de los mismos, y a su vez dando cumplimiento a los contratos de obra pactados para la ampliación de la infraestructura física de la Universidad. El Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo acompañado de la Oficina de Planeación y el Sistema de Gestión Ambiental, han venido estableciendo y capacitando a los encargados de la ejecución de las obras.

los compromisos que tienen con sus trabajadores y la Institución para la ejecución de las mismas.

Además de esto, se les dan charlas y revisión constante por parte de los encargados de la Universidad, donde se comprueba el cumplimiento de lo establecido en los PAPSO, los protocolos de bioseguridad para el control de la pandemia y las medidas necesarias para el ingreso y salida de la Institución.

Mediante estas labores se espera que las obras se lleven a cabo de una manera segura, cumpliendo con Estas capacitaciones comienzan con la aprobación por todos los lineamientos dados por los diferentes entes parte de estas tres dependencias del Plan de Aplicación gubernamentales y los establecidos por la Universidad, del Protocolo de Seguridad en la Obra (PAPSO), en así como la ejecución y termino de los contratos de donde los contratistas plasman las labores a realizar, y obra que se llevan.

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Procedimiento

¿Qué debo hacer para?

Lina Patricia Palacio

¿La Elaboración de Documentos?

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Opinión:

Lina Patricia Palacio

¿Cuál ha sido su contribución a la cultura de mejoramiento en la Institución?

Como coordinadora de la especialización en Sistemas de Gestión Integral HSEQ, doy cumplimiento a los lineamientos administrativosyacadémicos,haciendousode los correspondientes formatos actualizados, entregando a tiempo y con un buen análisis los diferentes informes semestrales que permiten evidenciar el desarrollo del programa en diferentes aspectos académicos como lo es la medición de indicadores, la ejecución de la Planificación Académica Semestral y el análisis financiero, que permiten identificar las fortalezas del programa sobre las cuales se definen estrategias de mantenimiento y establecer un plan de mejoramiento para las debilidades encontradas, con el fin de mejorar los procesos del programa.

Así mismo, como programa de postgrado en modalidad virtual, desde el Plan de Estudios damos la mejor atención a tutores, estudiantes y comunidad en general, resolviendo las inquietudes oportunamente, permitiendo obtener una satisfacción de nuestra comunidad académica.

Luisa Fernanda Arévalo Navarro Coordinadora Especialización HSEQ

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Eventos

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Píldoras Para la Excelencia Píldora de calidad

Lina Patricia Palacio

¿Qué se debe conocer y tener en cuenta para recibir la auditoría externa?

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Semillas de Control Interno

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Píldora Ambiental Los 10 mandamientos verdes

• Consumir solo las cosas que necesite. No derrochar ni usar más de la cuenta.

• Reutilizar todo lo que pueda evitar consumos innecesarios y así reducir la basura.

• Reciclar siempre en casa y allí donde me encuentre, y convencer a mi familia y amigos para que también lo hagan.

• Cuidar mi entorno: no tirar las cosas al suelo, usar las papeleras y contenedores y recoger los excrementos de mis mascotas.

• No malgastar la energía: apagar las luces cuando no las use, poner la calefacción y el aire acondicionado sólo cuando sea necesario y a una temperatura moderada. La energía es escasa.

• Ahorrar agua siempre que sea posible, hasta la última gota es importante.

• Evitar el uso de productos tóxicos y aerosoles y sustituirlos por otros más respetuosos con el medio ambiente.

• Cuidar, respetar y proteger la naturaleza, sus plantas y los animales.

• Elegir siempre la educación, la solidaridad, el respeto y el civismo. Eso me ayudará a querer a los demás, a la naturaleza y a mí mismo.

Fuente: www.bioparcvalencia.es/fundacion/proteger-medio-ambiente/ 2

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Píldoras de Prevención Uso correcto del tapabocas

El tapabocas se ha convertido en un elemento de protección importante para la prevención de contagios de enfermedades respiratorias, siendo este una barrera que permite realizar las actividades diarias de manera segura y protegiendo tanto a la persona que lo usa, como a los que lo rodean.

Es por esto, que este elemento debe usarse de manera correcta para que cumpla su función, para ello la OMS ha dado las siguientes recomendaciones:

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