UFPS Ocaña - Colombia
Julio – Diciembre de 2019
N° 2
SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y MEJORA
Evaluación de la Calidad en la Gestión de las Universidades Públicas en Colombia – Caso UFPSO
Conoce el nuevo logo del proceso de control interno…
Mantenimiento y adecuación de zonas verdes
El Sistema Integrado de Gestión SIG, desarrolló durante el 2019 una encuesta de percepción cuyo objetivo principal, fue el de conocer la opinión que directivos y estudiantes tienen sobre la gestión institucional que se ha venido desarrollando en los 1 últimos 5 años.
El logotipo del proceso de control interno representa el “control de controles”, identifica la responsabilidad y el compromiso del representante legal, líderes de procesos y equipos de trabajo, con el acatamiento de las normas constitucionales y legales vigentes.
Dando cumplimiento al programa de ornato y embellecimiento paisajístico el cual tiene como objetivo garantizar 2 la conservación y el manejo adecuado de la diversidad de la Flora presente en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña,
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COMITÉ EDITORIAL YURLEY CONSTANZA MEDINA CÁRDENAS Líder Sistema Integrado de Gestión CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO Jefe (e) Control Interno LUZ DARY GÉLVEZ FERNÁNDEZ Coordinadora Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo LUIS ORLANDO VERGEL GRANADOS Coordinador Sistema de Gestión Ambiental
Editorial:
DIRLIANY ANDREA NORIEGA Profesional Universitario LINA PALACIO ARÉVALO Profesional Universitario
Yurley Constanza Medina Cárdenas
La UFPS Ocaña avanza en la incorporación de las herramientas de gestión que le permitan fortalecer sus sistemas de gestión desde los contextos académico y administrativo.
NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO Profesional Universitario
Dentro de la gestión que se adelanta para el diseño del nuevo direccionamiento estratégico que se planteará para los próximos 5 años, la alta dirección y los demás procesos trabajan articuladamente para evaluar el desempeño institucional y formular estrategias que visionen la Universidad en el futuro.
HENRRY MOLINA RIVERA Diseño y Diagramación SHAIRE LINETH PÁEZ PEÑARANDA Edición General
Durante el segundo semestre del 2019, se desarrollan actividades enfocadas a la articulación de los modelos de calidad para una evaluación integral, la modernización de roles y enfoques de control interno, los diálogos con la comunidad a través de la gestión ambiental y la aplicación de controles e inspecciones en pro del mantenimiento preventivo del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
2 Los textos contenidos en este boletín son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometen para nada la filosofía y política de la Institución.
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Evaluación de la Calidad en la Gestión de las Universidades Públicas en Colombia – Caso UFPSO
Yurley Constanza Medina Cárdenas
Fuente: SIG
El Sistema Integrado de Gestión SIG, desarrolló durante el 2019 una encuesta de percepción cuyo objetivo principal, fue el de conocer la opinión que directivos y estudiantes tienen sobre la gestión institucional que se ha venido desarrollando en los últimos 5 años. En esta evaluación se articularon los criterios que frente a la calidad de la educación superior pueden identificarse en el contexto académico y el de gestión administrativa de los entes gubernamentales y estándares adoptados; para ello, se tuvo en cuenta los modelos ISO 9001:2015, acreditación de alta calidad institucional propuesto por el CNA y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.
Armonizar estos criterios permitió obtener resultados integrales desde los 3 escenarios para todos aquellos elementos comunes. Dentro de la información relevante se destaca que para los directivos las estrategias que han diseñado en su rol de gestores entre los diferentes procesos y áreas han sido eficaces para alcanzar las metas trazadas en el plan de desarrollo; en cuanto a la opinión de los estudiantes se puede resaltar el avance de la institución en áreas como infraestructura física y acreditación de programas. De las encuestas participaron 6374 estudiantes y 58 funcionarios en cargos directivos de la Universidad.
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Indicadores de Gestión: herramienta por excelencia para la medición y evaluación del servicio.
Natalia Ramírez
En la Universidad Francisco de Paula Santander se ha convertido en una prioridad conocer el desempeño institucional a través de un sistema de indicadores establecidos como herramientas de gestión para medir el logro de los objetivos en términos de calidad (eficacia, eficiencia y efectividad) y la forma como el servicio es entregado a las partes interesadas; son un referente para el seguimiento y la evaluación de los resultados alcanzados. Disponer de información oportuna y veraz con relación a los procesos, áreas, programas y facultades de la Universidad permite a la alta dirección tomar acciones eficaces referentes al cumplimiento de los objetivos
trazados en los mismos.
El reporte de la medición de indicadores de gestión se realiza de acuerdo a la frecuencia de medición que cada uno de ellos tenga. Hay indicadores que se miden trimestralmente, otros semestralmente y para otros su frecuencia es anual. En el mes de agosto, se solicitó a todos los procesos, áreas y programas el reporte de medición de los indicadores con corte a junio 30 del presente año, correspondientes al primer semestre 2019, con el fin de actualizar el Cuadro de Mando Integral.
Fuente: SIG
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Conoce el nuevo logo del proceso de control interno…
Claudia del Pilar Quintero
El logotipo del proceso de control interno representa el “control de controles”, identifica la responsabilidad y el compromiso del representante legal, líderes de procesos y equipos de trabajo, con el acatamiento de las normas constitucionales y legales vigentes. El uso de las imágenes con diferentes colores evidencia que son los procesos y los servidores quienes desarrollan las actividades con eficiencia, eficacia, calidad y transparencia en el cumplimiento de los objetivos
institucionales, en efecto, los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). De manera análoga los colores indican, los conocimientos, competencias, habilidades, actitudes y destrezas requeridos por los funcionarios de la institución para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno.
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Mantenimiento preventivo El EXTINTOR es un elemento fundamental en la seguridad contra incendios de un hogar, un negocio y/o empresa. El Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo siguiendo con el cronograma anual, realizo en los meses de Marzo, Abril, Mayo, Agosto, la inspección de 153 extintores en las cuatro sedes de la institución.
Luz Dary Gélvez Fernández
de dar la máxima seguridad de que el extintor funcione de forma efectiva y segura. Este mantenimiento requiere un examen completo y cualquier reparación o repuesto que necesite realizarlo de forma inmediata.
La recarga de los extintores debe efectuarse obligatoriamente cada 12 meses, ya que su utilidad tiene fecha de vencimiento. Conviene aclarar que El mantenimiento del extintor consiste en una en esta tarea se articulan el Sistema de Seguridad y verificación completa del mismo, teniendo la finalidad Salud en el Trabajo con el proceso de Planeación.
Por otro lado se desarrolló la jornada de inspección de BOTIQUINES los cuales son importantes para atender aquellos accidentes que inevitablemente suceden en cualquier momento o lugar, recordemos que deben estar ubicados en puntos estratégicos y de conocimiento de todas las personas de la institución. Es indispensable que esté correctamente equipado con elementos que puedan ayudar en una situación de emergencia y que su contenido se mantenga en condiciones adecuadas. Se inspeccionaron 67 botiquines, donde se realizó reposición de los elementos gastados y/o vencidos y suministro de botiquines en áreas que así lo requieran.
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Mantenimiento y adecuación de
zonas verdes
Dando cumplimiento al programa de ornato y embellecimiento paisajístico el cual tiene como objetivo garantizar la conservación y el manejo adecuado de la diversidad de la Flora presente en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, teniendo en cuenta las características ambientales propias de cada una de las sedes; se han adelantado actividades y se han desarrollado estrategias que promuevan la cultura ecológica en torno al embellecimiento paisajístico de los espacios ambientales en la Institución.
Luis Orlando Vergel Granados
• Mantenimiento y mejoramiento de zonas verdes y áreas paisajísticas.
Los jardines, las zonas verdes y los árboles son elementos clave para mantener una buena calidad de vida en nuestra alma mater y favorecer el bienestar de la comunidad universitaria. El contacto con los espacios naturales nos permite reflexionar, sentirnos libres, relajarnos o reducir el estrés. Tal y como lo considera la Organización Mundial de la Salud los espacios verdes urbanos son imprescindibles por Entre las actividades desarrolladas podemos citar: los beneficios que aportan en el bienestar físico y • Levantamiento de información base en relación a las emocional. zonas verdes ornamentadas y espacios por adecuar. • Georeferenciación de las especies arbóreas y Para llegar a estas sensaciones es preciso sensibilizar arbustivas que existen en la Universidad. a la ciudadanía en general; sobre el alcance, la • Adecuación de nuevos jardines y zonas verdes importancia y los beneficios que nos traen el preservar para el disfrute del personal estudiantil, administrativo y conservar en buen estado los jardines, zonas verdes, y docente de la Institución. parques y la naturaleza que nos rodea.
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Relevantes:
Revisión por la dirección en la UFPS Ocaña Dirliany Noriega
La Alta Dirección de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña da cumplimiento del requisito 9.3 de la Norma ISO 9001:2015, de manera anual. Durante esta actividad se abordan aspectos importantes, que
se denominan entradas de la revisión por la dirección, incluyendo las revisiones por la dirección previas, información sobre el desempeño del SIG y resultados de las auditorías internas.
Este proceso es fundamental para el correcto desarrollo de las funciones al interior de la Alma Máter, al permitir verificar la eficiencia, eficacia y efectividad de las estrategias implementadas por la Universidad Francisco
de Paula Santander Ocaña, para el mantenimiento de la certificación del Sistema de Gestión de Calidad, por parte de Icontec para las actividades definidas en su alcance bajo la norma ISO 9001:2015.
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Sensibilización ambiental estamento estudiantil En atención a los lineamientos del programa de educación ambiental establecidos desde la dependencia; y propendiendo por fomentar en el personal estudiantil, docente y administrativo una conciencia ambiental que los conlleve a adquirir una comprensión básica del medio ambiente en su totalidad, de los problemas conexos y de la presencia y función de la humanidad en él, lo que entraña una responsabilidad crítica; se han desarrollado jornadas de sensibilización y educación ambiental dirigidas a estudiantes de los primeros semestres de cada una de las carreras académicas, los cuales cursan las asignaturas de introducción a cada pensum.
al
Luis Orlando Vergel Granados
en la comunidad estudiantil de la universidad que inicia su proceso de formación académica, e involucrar a todos los programas académicos en charlas de concientización, en las cuales los asistentes entiendan el impacto que generan en sus actividades y ayuden a disminuirlos de manera específica desde cada una de sus carreras.
Esta actividad fue orientada por los profesionales del Sistema de Gestión Ambiental y un pasante como personal de apoyo, y se logró impartir a cada uno de los estudiantes de los programas académicos, además se contó con la colaboración y una participación activa de los docentes del área y los directores de los planes El objetivo de la actividad fue crear conciencia ambiental de estudio.
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El enfoque hacia la prevención: nuevo rol de control interno Claudia del Pilar Quintero
Dentro del nuevo rol de enfoque hacia la prevención, control interno viene desarrollando desde el año 2016 estrategias de sensibilización a través del planeador institucional, en donde se comunica temas transversales de interés para los procesos institucionales que permiten
el control efectivo de los objetivos de la Universidad. En efecto, para la vigencia 2019 se generó un planeador digital el cual se encuentra publicado en el link https:// ufpso.edu.co/Identidadcorporativa
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Identificación y divulgación de los organismos de apoyo externos Uno de los propósitos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo es dar a conocer el Programa de prevención, preparación y atención de emergencia institucional, cuyo objetivo principal es hacer frente a situaciones repentinas e inesperadas que se puedan presentar, es por esto que con la participación de 112 trabajadores de diferentes áreas, se divulgo los nombre y líneas de emergencias de los organismo de apoyo externo que brindan ayuda a nuestra universidad.
Luz Dary Gélvez Fernández
oficinas de una lámina acrílica donde está plasmada las líneas de emergencia tales como: E.S.E Hospital Emiro Quintero Cañizares, Clínica Divino Niño, Clínica Nuestra Señora de la Torcoroma, Cruz Roja Colombiana, Línea Única de Emergencias, Cuerpo Oficial de Bomberos, Defensa Civil, Comando Policía Nacional, Fiscalía, Energía (CENS), Acueducto (ESPO), Gas (METROGAS), Línea POSITIVA, la cual fue adherida en un lugar visible para su oportuna consulta.
En esta jornada se hace entrega a cada una de las
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Procedimiento
¿Qué debo hacer para?
Dirliany Noriega
Solicitar la elaboración y expedición de certificados laborales
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Opinión:
Lina Patricia Palacio
¿Cuál ha sido su contribución a la cultura de mejoramiento en la Institución? Desde la Oficina de Relaciones Internacionales se ha aportado a la cultura del mejoramiento en la institución, a través de la gestión e implementación de acciones y estrategias para incentivar en los programas académicos procesos de movilidad académica, de estudiantes y docentes que permiten enriquecer experiencias académicas, culturales y sociales que impactan positivamente en la transformación de los currículos. También es importante destacar la participación de la universidad en las diferentes mesas de trabajo regionales y nacionales, que propician el trabajo colaborativo entre las instituciones de educación superiorparaelfortalecimientodelos procesos de internacionalización.
Doris Cecilia Páez Quintero
Coordinadora Oficina de Relaciones Internacionales
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Eventos
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PĂldoras Para la Excelencia
Natalia Ramirez Arevalo
Semillas de Control Interno
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Píldora Ambiental
Ecotips para una vida más sustentable Tomado de: https://www.ecoportal.net/paises/ecovida-ecotips-para-unavida-mas-sustentable/
Del consumismo al consumo sostenible • Optimiza tus compras. Compra en lo posible
• Si vas a comprar productos de madera asegúrese de que sean provenientes de madera legal, pidiendo su certificado FSC.
productos en cantidades que te alcancen para abastecerte durante un periodo largo de tiempo. Esto • Intenta reparar las cosas antes de deshacerte de hace que evites comprar a diario o en periodos cortos ellas, hay cosas que pueden arreglarse y venderse. utilizando más empaques y dobles recorridos. • Infórmate acerca de que contienen y que impactos ambientales producen los productos de limpieza, • Evita las compras innecesarias, compra sólo aquellas artículos de tocador y cosméticos. cosas que te resulten útiles y puedas llegar a necesitar. • Elige productos de limpieza biodegradables, tienen • Busca los productos con la etiqueta que certifica que menos efectos negativos en el suelo y en el agua del fueron producidos de forma sostenible y respetuosa sistema. con el medio ambiente
Píldoras de Prevención
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Los accidentes de trabajo no solo afectan Actos Inseguros a los trabajadores que los sufren, sino Conoce las pequeñas señales de peligro en tu pueden evitar accidentes de trabajo. Es que también afecta la productividad de entorno, necesario establecer un modelo de REPORTE DE la empresa y al empleador. Generar una ACCIONES y condiciones inseguras, que permitan cultura de prevención empresarial es al empleador CONOCER Y GESTIONAR los riesgos muy importante para la organización y y peligros presentes en la empresa. Pero no solo se conocer las causas inmediatas para hacer una sus trabajadores; las causas inmediatas deben adecuada gestión del riesgo; es necesario además de los accidentes son por: llegar a las Son aquellas situaciones que se presentan en el lugar Las razones por las que ocurren los ACTOS Y de trabajo y se caracterizan por la presencia de riesgos CONDICIONES INSEGURAS, se dan por: no controlados que pueden generar accidentes de trabajo. Factores Personales Relacionados con la capacidad del trabajador Condiciones Inseguras (destrezas, competencias, aptitudes, capacitación, Son acciones u omisiones cometidas por las personas; entre otros) estas posibilitan que se produzcan accidentes y se hacen por: IMPERICIA, IMPRUDENCIA O Factores de Trabajo NEGLIGENCIA. Relacionadosconlagestiónempresarial(mantenimiento de equipos, calidad de materiales, medidas de control, entre otros)
¡La seguridad de la empresa es un compromiso de todos, reporta las condiciones y actos inseguros!
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