UFPS Ocaña - Colombia
Enero – Junio de 2018
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SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y MEJORA
Diagnóstico de las herramientas de gestión de la UFPS OCAÑA
Ejecución del programa de pausas activas y bienestar ocupacional de los trabajadores.
¡Articulación de Sistemas! Fortalecimiento Institucional
El Sistema Integrado de Gestión, adelanta desde el mes de febrero la etapa de diagnóstico de las herramientas de gestión que desde los procesos/áreas y programas de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, se utilizan para el desarrollo de sus actividades.
Desde el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo se han implementado estrategias apropiadas para la ejecución del programa de pausas activas y crear en los trabajadores conciencia de autocuidado.
De acuerdo al Decreto 1499 de 2017, se a establecido un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el1Sistema de Control Interno establecio en la Ley 87 de 1993, razón por la cual se recolectó información sobre el avance del Sistema de Control Interno en todas entidades del estado.
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Calendario Herramientas de Gestión: “De la cultura de la calidad hacia la excelencia Institucional”
COMITÉ EDITORIAL YURLEY CONSTANZA MEDINA CÁRDENAS Líder Sistema Integrado de Gestión CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO Jefe (e) Control Interno LUZ DARY GÉLVEZ FERNÁNDEZ Coordinadora Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
Yurley Constanza Medina Cárdenas
LUIS ORLANDO VERGEL GRANADOS Coordinador Sistema de Gestión Ambiental
Editorial:
DIRLIANY ANDREA NORIEGA DUARTE Profesional Universitario SIG YESENIA ARENIZ AREVALO Profesional Universitario SIG
Yurley Constanza Medina Cárdenas
Dentro del plan de transición trazado para desarrollar la estructura de alto nivel en nuestra Universidad, se han implementado diferentes herramientas y mecanismos de gestión que pretenden optimizar los resultados en búsqueda de la excelencia institucional.
NATALIA RAMIREZ AREVALO Profesional Universitario SIG
Estas estrategias parten del diagnóstico inicial que evalúa el estado del desempeño de los procesos frente a sus objetivos de calidad, las capacidades y competencias que deben fortalecerse para alcanzar condiciones de calidad cada vez mejores.
HENRY MOLINA RIVERA Diseño y Diagramación SHAIRE LINETH PAEZ PEÑARANDA Edición General
El sistema de seguridad y salud en el trabajo y el sistema de gestión ambiental han desarrollado diversas estrategias para el cumplimiento de sus programas, se han incrementado los controles y evaluaciones que permitan trabajar bajo condiciones controladas en ambientes adecuados y confortables. Control interno ha iniciado el trabajo de articulación en cumplimiento del modelo integrado de planeación y gestión MIPG, dando cumplimiento a las disposiciones legales en materia de gestión pública. Estos avances y estrategias requieren de un trabajo mancomunado de la comunidad universitaria para alcanzar el reconocimiento producto del esfuerzo institucional bajo la premisa de su estructura de alto nivel.
La Universidad avanza en su fortalecimiento como una institución de alto nivel y en ese camino ha buscado establecer herramientas que le permitan observar y desarrollar todos sus requisitos con el debido cuidado de cubrir sus diferentes contextos. Una de las herramientas de apoyo diseñada para facilitar el cumplimiento y oportunidad de los compromisos de nuestra Institución en los aspectos legales, reglamentarios y de la excelencia en la gestión; es el “Calendario de Herramientas de Gestión para la vigencia 2018”. Este documento se fundamenta como un mecanismo de organización de las actividades que permitirán cumplir con los
El calendario tiene como objetivo contribuir a la planificación y entrega de las diferentes herramientas plasmadas en el mismo para evidenciar la excelente gestión que caracteriza a cada uno de los líderes y jefes en los diferentes cargos y roles que representan, cuyos resultados se orientan al cumplimiento de los objetivos de nuestra Institución.
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1 Los textos contenidos en este boletín son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometen para nada la filosofía y política de la Institución.
requisitos a entes externos cuya consolidación es liderada por los procesos de Dirección y Planeación, Control interno y Sistema Integrado de Gestión.
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¡Articulación de Sistemas! Fortalecimiento Institucional
Diagnóstico de las herramientas de gestión de la UFPS OCAÑA
Claudia del Pilar Quintero
Yesenia Areniz Arévalo
El Sistema Integrado de Gestión, adelanta desde el mes de febrero la etapa de diagnóstico de las herramientas de gestión que desde los procesos/áreas y programas de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, se utilizan para el desarrollo de sus actividades. Esta revisión se lleva a cabo a principio de cada año, y en esta oportunidad se está realizando directamente con personal de las áreas responsables, en jornadas de trabajo que buscan analizar la pertinencia y efectividad
de las herramientas diseñadas para la planeación, seguimiento y control de los procesos y programas. Posteriormente cada responsable de la herramienta se reunirá con los líderes de los procesos, coordinadores de área o directores de plan de estudios, para socializar los resultados del análisis realizado y de esta manera se mantenga la cultura de mejoramiento continuo que caracteriza a nuestra institución desde que asumió sucompromiso con la calidad.
De acuerdo al Decreto 1499 de 2017, se definió un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el Sistema de Control Interno establecido en la Ley 87 de 1993, razón por la cual se recolectó información sobre el avance del Sistema de Control Interno en todas entidades del estado. Con base en lo anterior la institución presentó el pasado
mes de Octubre a través del FURAGII, la evaluación de las políticas contenidas en el modelo, las cuales permitirán a la Universidad mejorar los lineamientos para el desempeño institucional, así mismo sirvió como evidencia para el cumplimiento del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno vigencia 2017, el cual es requerido de acuerdo al Decreto 1027 del 30 de marzo de 2007.
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Ejecución del programa de capacitaciones en SG-SST
Inclusión de Posconsumo Luis Orlando Vergel Granados
Luz Dary Gélvez Fernández
Cumpliendo con los objetivos del programa de capacitación y formación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), encaminados a proporcionar al trabajador los conocimientos y destrezas en materia de prevención y promoción, necesarias para desempeñar su labor, se inicia el año con la formación al personal administrativo y docente de la Universidad.
Es importante resaltar que este tipo de capacitaciones están programadas dentro del cronograma de trabajo que se establece en la institución con el apoyo de la Administradora de Riesgos, por lo tanto, se han desarrollado capacitaciones en los siguientes temas: Primeros auxilios, manejo de extintores y socialización de los planes de emergencia.
El Sistema de Gestión Ambiental (SIGA), en su Programa de Ahorro y Uso Eficiente de la Energía, con la actividad de recambio de luminarias para la transición a tecnología tipo LED, viene cerrando el ciclo con la inclusión de Posconsumo, en asocio con el programa del Ministerio del Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible, Lumina, el cual consiste en garantizar el cumplimiento del compromiso ambiental de los productores y comercializadores de bombillas en Colombia, a través del cual se planea, ejecuta y proyecta un completo plan de gestión ambiental, que entrega beneficios tangibles al ambiente y a las empresas vinculadas.
Con esto, la Universidad se encamina hacia una responsabilidad Social Ambiental, cumpliendo con lineamientos normativos en pro de la conservación de los recursos naturales, que buscan la sostenibilidad en Colombia.
Para este semestre el SIGA, ha recolectado, acopiado y entregado a servicio especial de recolección, un total de 780 luminarias, correspondientes a 292.5 Kg, evitando que 3910 miligramos de Mercurio (Hg), lleguen al ambiente, causando impactos significativos.
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Relevantes
Compromisos desde la política del Sistema Integrado de Gestión Dirliany Andrea Noriega
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, comprometida con el sistema integrado de gestión, tiene establecida la política integral y sus objetivos.
La alta dirección asegura que estos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la institución
La UFPS Ocaña está comprometida con qué calidad?
Jornadas de desparasitación y podas de mantenimiento de árboles Luis Orlando Vergel Granados
Desde el Sistema de Gestión Ambiental de la Universidad, se vienen adelantando importantes actividades en el marco de la ejecución del programa de ornato y embellecimiento paisajístico. En esta oportunidad se ha realizado el respectivo mantenimiento a los árboles, consistiendo la actividad en podar los elementos indeseados como, ramas secas o muertas, chupones o ramas con peligro de rotura, ramas cruzadas o ramas demasiado largas. Enfocándose en los objetivos que tienen este tipo de podas los cuales se citan a continuación: • Favorecer la iluminación y aireación de todo el volumen del árbol. • Equilibrar la actividad vegetativa y productiva. • Mantener reducidos el volumen, tronco y madera permanente: Formación del árbol más rápida y pronta
entrada en producción. • Formar árboles: Favorecer el desarrollo de ramas con ángulos abiertos. Las jornadas de desparasitación y podas de mantenimiento de árboles realizadas en la sede El Algodonal de la Institución, tienen como finalidad promover la conservación y protección de la vegetación y las zonas verdes, al tiempo que se busca mejorar la presentación de la planta física y crear un ambiente propicio para lograr un óptimo desarrollo del proceso enseñanza-aprendizaje; ya que son un espacio de vital importancia para el sano desarrollo, esparcimiento y disfrute del personal estudiantil, administrativo y docente de nuestra Alma Mater.
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“Quieres conocer la planeación de control interno” Claudia del Pilar Quintero
El pasado mes de febrero a través de una actividad desarrollada, se realizó la entrega de los planeadores institucionales. Actividad que se viene realizando desde el año 2016 con el objetivo de incentivar a los funcionarios en el fomento de la cultura de autocontrol al interior de sus procesos. El planeador de la vigencia 2018 contiene información que los líderes de proceso y/o jefes de área deben conocer de primera mano, como son el procedimiento de auditoría interna; en este documento conocerán temas de interés como son los roles, la revisión de los documentos y cómo se generan los hallazgos de auditoría interna.
Así mismo se dan a conocer los criterios para la elaboración de los planes de mejoramiento por proceso que se derivan de auditoria interna, indicadores, PQRS, revisiones eventuales, salidas no conformes. Otros aspectos importantes que se encuentran en el planeador son el tema del normograma institucional, riesgos, revisiones eventuales y revisión y trazabilidad de los documentos. Finalmente le recordamos que los documentos y registros de su proceso son su responsabilidad.
Ejecución del programa de pausas activas y bienestar ocupacional de los trabajadores. Luz Dary Gélvez Fernández
Desde el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en que ayudan a reducir la fatiga laboral, trastornos el trabajo se han implementado estrategias apropiadas osteomusculares y prevenir el estrés. para la ejecución del programa de pausas activas y crear en los trabajadores conciencia de autocuidado. Cabe resaltar que estos ejercicios se pueden realizar en cualquier momento, idealmente antes de que aparezca Actualmente el profesional de apoyo de la dependencia la fatiga muscular. Es recomendable hacerlos: Al será el encargado de ir mínimo una vez por semana empezar la jornada, cada 2 o 3 horas durante el día y al a cada una de las dependencias u oficinas y realizar terminar la jornada. con el personal las diferentes técnicas y ejercicios
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Procedimiento
¿Qué debo hacer para
Natalia Ramírez
Opinión:
¿Cuál ha sido su contribución a la cultura de mejoramiento en la Institución?
La Gestión del Conocimiento?
Desde el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se asume el compromiso de proteger, conservar la salud, el bienestar y la seguridad del personal que labora en la institución, realizando un acompañamiento personalizado y asesoría técnica a cada una de las necesidades propias de los trabajadores, en cumplimiento de la legislación vigente y los requisitos aplicables para la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Además de lograr las metas propuestas, las cuales se trazan cada vez más altas.
LUZ DARY GÉLVEZ FERNÁNDEZ
Profesional universitario Especializada Sistema Integrado de Seguridad y Salud en el Trabajo
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Píldoras para la excelencia Píldora de calidad
Los indicadores de gestión son considerados una herramienta fundamental para la medición del desempeño de un proceso. Por lo tanto, se hace necesario mantener la cultura de reporte y entrega de los mismos de forma oportuna y veraz, teniendo en cuenta que somos una institución que asume la Estructura de Alto Nivel.
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Semillas de Control Interno
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Píldora Ambiental ¿Por qué recolectar bombillas?
• Evitamos que las bombillas usadas terminen en rellenos sanitarios. • Garantizamos el aprovechamiento del total de residuos de iluminación que disponemos. • Evitamos la contaminación del ambiente. • Evitamos impactos negativos en la salud humana, animal y vegetal.
http://lumina.com.co/recolectar/educacion
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Píldora de Prevención
¿Y TÚ USAS TU VOZ COMO INSTRUMENTO DE TRABAJO? Como medidas preventivas para evitar este tipo de problemas, es necesario disminuir acciones como el abuso de la voz y el sobre esfuerzo, evite también los siguientes hábitos: • Fumar • Consumir alcohol, dulces mentolados y alimentos condimentados o picantes • Consumir bebidas frías
• Hacer cambios de temperaturas en los alimentos y el ambiente • Hacer sobre esfuerzo vocal, por ejemplo: Hablar en ambiente ruidoso, gritar. • Realizar tensión muscular durante la emisión. • Carraspear continuamente. • Cantar o esforzar la voz en estados gripales o en presencia de enfermedades de la garganta. • Permanecer con estrés.
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