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Realización de Solicitudes en el Módulo Gestión Documental del SIG
Antes de ingresar al módulo de gestión a) Ingresando los datos solicitados tales como: documental del SIG es importante leer el correo institucional y contraseña, se debe dar manual del aplicativo, con el fin de tener clic en el botón iniciar sesión e inmediatamente claridad en cada uno de los procesos que se muestra las funciones de administrar. pueden llevar a cabo.
1. Para realizar este proceso se debe ingresar
b) También se puede acceder a través de su
correo personal, para este caso, usted debe al link https://interconectividad.ufpso.edu. tener abierto el correo institucional y en la co/, escogiendo una de las dos formas: ventana interconectividad / inicio de sesión dar clic en el botón Google correo.
Al ingresar al módulo usted encontrará personal a su cargo. • Revisor: este rol es asignado a un profesional asignado uno de los siguientes roles: del Sistema Integrado de Gestión, con el fin de • Invitado: este rol se asigna a los usuarios que llevar a cabo los distintos trámites del aplicativo ingresan al módulo para consultar todos los como son: asignar o eliminar roles, gestión documentos del mapa de procesos incluyendo de solicitudes, generar reportes, gestionar los documentos no públicos (no disponibles en solicitudes especiales y modificaciones en el repositorio. el mapa de procesos de la página web). • Solicitante: este rol permite leer documentos • Líder del SIG: se desempeña como publicados en el mapa de procesos, y realizar administrador del aplicativo, puede realizar cualquier tipo de solicitud (elaboración, las mismas actividades que el Rol revisor, modificación y eliminación) previa aprobación se diferencia de este porque puede incluir en el aplicativo del Líder del proceso para usuarios desde el módulo de interconectividad al aplicativo de gestión documental. poder continuar con el trámite ante el SIG. • Solicitante especial: los usuarios que desempeñan este rol son los designados por A continuación observará, las opciones a las el líder del proceso para realizar las distintas que tiene acceso como solicitante especial solicitudes y trámites que se requieran en su para los documentos del área y/o proceso al área de trabajo; no requieren una aprobación cual pertenece: previa en el aplicativo del Líder del proceso. • Líder del proceso: este rol permite a los 1. Dar clic en Menú e ingresar en la opción responsables de los procesos realizar cualquier solicitud desplegándose las siguientes tipo de solicitud, y aprobar y desaprobar los opciones: solicitud, mapa de procesos y distintos trámites enviados al aplicativo por el reportes.
Figura1. Página principal de inicio de sesión
2. Una vez ingrese al aplicativo, se debe hacer
clic sobre el módulo GESTIÓN DOCUMENTAL SIG.
Figura 2. Interfaz inicial donde se encuentran los distintos módulos Figura 3. Interfaz principal de la aplicación gestión documental SIG 2
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2. De la opción solicitud se despliegan las
Gestión documental SIG.
funciones:
• Nueva solicitud: esta funcionalidad le • Lista de solicitudes: es donde se almacenan permite, crear cualquier solicitud que necesite todas las solicitudes que son enviadas y el proceso al que pertenece; se deben llenar recibidas por cualquier usuario del aplicativo todos los campos obligatorios para realizarla.
En caso de elaboración: además de los opciones debe ser escogida la que se desee anteriores se despliegan los siguientes campos. realizar. • Tipo de documento: se despliegan una lista de opciones de los diferentes tipos de documento que se pueden crear dentro del módulo, como son; caracterización, procedimiento, instructivo, formato, manual, guía, planes y programas, informe, acta, documentos fines externos, resoluciones, reportes de los sistemas, circular, constancia, contratos, documento institucional, memorando, protocolo, otros; de estas
• Nombre del documento: se debe diligenciar este campo con el nombre que se estableció para el nuevo documento. • Adjuntar el documento: se debe subir el archivo que se desea crear. • Descripción de la creación del documento: se debe añadir una justificación breve de la creación del documento.
Figura 4. Lista de solicitudes
3. Al ingresar en nueva solicitud se despliegan
caso de elaboración, tener claro el tipo de cuatro campos los cuales deben ser documento (Caracterización, documento diligenciados al momento de realizar cualquiera institucional, formato, guía, instructivo, manual, de los tres tipos de solicitudes que se pueden procedimiento, entre otros) que se va a crear. llevar a cabo por el módulo. • Proceso- Área: al cual pertenece el • Asunto: se debe especificar el asunto documento. de la solicitud (elaboración, modificación o • Tipo de solicitud: se despliegan tres opciones eliminación), indicando clara y correctamente elaboración, modificación, eliminación; se debe el nombre y código del documento; en el escoger la que desea llevar a cabo.
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Figura 5. Nueva solicitud
Figura 6. Elaboración de un documento
Además de estos campos se despliega una pregunta al final, la cual dice lo siguiente: ¿Señor solicitante es usted la misma persona que ELABORA el documento?, al contestar de manera afirmativa a este interrogante el solicitante puede continuar con el trámite, dándole enviar a la solicitud; si la respuesta es No aparece un nuevo campo que despliega
una lista de personas para seleccionar el responsable de la elaboración del documento. Estas situaciones se presentan, cuando en los procesos quien realiza las solicitudes no es necesariamente el responsable de realizar la novedad sobre el documento.
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En caso de modificación: además de opciones debe ser escogida la que se desea los anteriores se despliegan los siguientes llevar a cabo. campos. • Documento: se despliegan todos los • Tipo de documento: se despliegan una lista de documentos que están codificados en el opciones de los diferentes tipos de documento módulo, para que sea escogido el documento que se pueden crear dentro del módulo, como que se desea modificar. son; caracterización, procedimiento, instructivo, • Adjuntar el documento: se debe subir el formato, manual, guía, planes y programas, archivo con las modificaciones establecidas. informe, acta, documentos fines externos, • Descripción del cambio del documento: se resoluciones, reportes de los sistemas, circular, deben añadir todos los cambios establecidos constancia, contratos, documento institucional, en el documento. memorando, protocolo, otros; de estas
Figura 7. Pregunta que se genera al elaborar un documento
Figura 10. Modificación de un documento
Figura 8. Campo para seleccionar la persona que elabora el documento
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Figura 9. Lista de las personas a escoger como responsable de la solicitud
Además de estos campos se despliega una pregunta al final, la cual dice lo siguiente: ¿Señor solicitante es usted la misma persona que MODIFICA el documento?, al contestar de manera afirmativa a este interrogante el solicitante puede continuar con el trámite, dándole enviar a la solicitud; si la respuesta es No aparece un nuevo campo que despliega
una lista de personas para seleccionar el responsable de la modificación del documento. Estas situaciones se presentan, cuando en los procesos quien realiza las solicitudes no es necesariamente el responsable de realizar la novedad sobre el documento.
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En caso de eliminación: además de los anteriores se despliegan los siguientes campos. • Tipo de documento: se despliegan una lista de opciones de los diferentes tipos de documento que se pueden crear dentro del módulo, como son; caracterización, procedimiento, instructivo, formato, manual, guía, planes y programas, informe, acta, documentos fines externos, resoluciones, reportes de los sistemas, circular, constancia, contratos, documento institucional, memorando, protocolo, otros; de estas
opciones debe ser escogida la que se desea llevar a cabo. • Documento: se despliegan todos los documentos que están codificados en el módulo, para que sea escogido el documento que se desea eliminar. • Descripción de la eliminación del documento: se debe añadir la razón por la que se va eliminar el documento.
Figura 11. Pregunta que se genera al modificar un documento
Figura 14. Eliminación de un documento Figura 12. Campo para seleccionar la persona que modifica el documento
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Figura 13. Lista de las personas a escoger como responsable de la solicitud
Además de estos campos se despliega una pregunta al final, la cual dice lo siguiente: ¿Señor solicitante es usted la misma persona que ELIMINA el documento?, al contestar de manera afirmativa a este interrogante el solicitante puede continuar con el trámite, dándole enviar a la solicitud; si la respuesta es No aparece un nuevo campo que despliega
una lista de personas para seleccionar el responsable de la eliminación del documento. Estas situaciones se presentan, cuando en los procesos quien realiza las solicitudes no es necesariamente el responsable de realizar la novedad sobre el documento.
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4. Al finalizar el diligenciamiento de los campos se debe dar clic en enviar, y de esta manera
se completa el trámite para realizar una nueva solicitud por el Sistema de Gestión Documental.
Figura 15. Pregunta que se genera al eliminar un documento
Figura 18. Solicitud diligenciada
Figura 16. Campo para seleccionar la persona que elimina el documento
Figura 17. Lista de las personas a escoger como responsable de la solicitud 10
Es importante tener en cuenta las siguientes pautas, para los aspectos de forma de los documentos que van a ser enviados para elaboración y modificación, es importante en caso de elaboración descargar las plantillas disponibles en el mapa de procesos del SIG, dependiendo el tipo de documento se encontrará la plantilla con las pautas adecuadas para comenzar a elaborarlo. • Tipo de fuente: Arial • Tamaño de la fuente: 12 para el contenido normal 10 para el contenido de las tablas • Márgenes: superior: 3 Inferior: 3 Derecha: 2 Izquierda: 3 • Los encabezados de las tablas van en sombreado color gris al 15%. • Todos los documentos deben llevar al final un “control de cambios”. Para modificación los
cambios establecidos deben ir en rojo para el contenido que se va añadiendo, y el contenido a eliminar debe ir tachado. • Validar que los nombres de las oficinas y cargos mencionados sean correctos. • En los documentos que se mencione el uso de otros documentos, validar que el nombre y código en mención sea adecuado y actualizado. • Validar la coherencia y pertinencia del contenido de los documentos. Al haber enviado la solicitud por el SIGDI al Sistema Integrado de gestión, se procede a darle el siguiente trámite, para llevar a cabo las distintas solicitudes instauradas por los procesos que hacen parte de la Institución: 1. En el momento que llega la solicitud se procede a realizar la respectiva revisión, análisis y evaluación de la solicitud. Se le asignará el estado en revisión para analizar el documento y la pertinencia de la solicitud y en trámite para 11
realizar correcciones u observaciones en caso de que existan. 2. Se procede a descargar el documento, siendo guardado en el repositorio del SIG en la carpeta correspondiente al proceso, se entra a revisar lo relacionado con aspectos de forma y coherencia, los documentos son identificados mediante códigos, teniendo en cuenta los lineamientos del manual de codificación documental de la institución y archivados digitalmente en el repositorio documental. 3. Una vez realizada la revisión y posterior corrección (en caso de existir) al documento, se asignará el estado por aprobar para que el líder del proceso apruebe la solicitud, una vez realizada esta actividad se da el estado aprobada por el SIG. Una vez aprobada la
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solicitud se le asigna el estado finalizada. 4. Ingresar el documento modificado al mapa de proceso del Sistema de Gestión Documental del SIG. Los documentos identificados como no Públicos por la Gestión del Conocimiento, solo podrán visualizarse en el aplicativo, el resto de los documentos se encontrarán en la web. 5. Registrar los cambios solicitados en el listado maestro de documentos y notificar la novedad por medio del Sistema de Gestión Documental del SIG a los procesos o dependencias involucrados. 6. Seguimiento al uso y manejo de los documentos para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
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