Boletín Digital No. 1 2021

UFPS Ocaña - Colombia

Calendario herramientas de gestión:

Enero – Junio de 2021

N° 1

Seguimiento Permanente a los Recursos Públicos

Las herramientas de gestión Según establece el Decreto No. 403 implementadas a lo largo del tiempo en la de 2020, la vigilancia y seguimiento Institución, contribuyen a la planicació permanente n de los bienes. y el direccionamiento de los objetivos y actividades y a la optimización de su cumplimiento;

Actualización de las Partes Interesadas

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, aprobó su nuevo Plan 1 de Desarrollo Institucional 2020-2030.

1

Pág. 3

Pág. 5

Pág. 8

COMITÉ EDITORIAL NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO Líder Sistema Integrado de Gestión CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO Jefe (e) Control Interno REINEL NAVARRO Coordinador SG - SST LUIS ORLANDO VERGEL GRANADOS Coordinador Sistema de Gestión Ambiental JULIAN ANDREA SEPÚLVEDA Profesional Universitario

Editorial:

LINA PALACIO ARÉVALO Profesional Universitario

Natalia Ramírez Arévalo

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña en los últimos meses ha afrontado grandes cambios que aportan al desarrollo de la Institución y en los cuales se debe hacer un gran despliegue para la recolección de información, aplicación de instrumentos, consolidación de datos, validaciones y socializaciones conelndelograrlaapropiaciónporpartedetodalacomunidad Universitaria.

HENRRY MOLINA RIVERA Diseño y Diagramación

Uno de esos grandes cambios implementados en la Universidad es el nuevo Plan de Desarrollo Institucional 2020-2030 que establece nuevos compromisos, en los cuales todos los procesos contribuyen con las actividades y u f nciones realizadas en los equipos de trabajo.

CINDY LORENA SANJUÁN GARCÍA Edición General

En el primer semestre 2021, se evidencian actividades de seguimiento y actualización documental, así como también la actualización de las partes interesadas para los procesos de la Universidad teniendo en cuenta los cambios implementados. Con respecto al proceso de Control Interno se menciona el tema del seguimiento permanente a los recursos públicos y la importancia del control interno para la vigilanciayelcontrolscalenColombia.ElSistemadeGestión AmbientalsocializaelcerticadoporpartedecerticadosdeEnergí Renovable (I REC) en el cual se reconoce que la Universidad opera con energía generada por medio de u f entes 0 1 0% renovables y también se da a conocer el trabajo de la Institución para ingresar al 5anNingInternacionalUIGreenMetric,porúltimo,conrespectoal SistemadeGestióndeSeguridadySaludeneltrabajo,serealizaron inspecciones a obras de construcción en la sede Algodonal y la participación activa en jornadas de inducción a personal nuevo en la Institución.

1 Los textos contenidos en este boletín son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometenparanadalalosofíaypolíticade la Institución.

2

Calendario herramientas de gestión: Natalia Ramírez Arévalo

Fuente: SIG

Las herramientas de gestión implementadas a lo largo del tiempo en La entrega oportuna de las solicitudes administrativas e indispensable a la hora de la planeación de la gestión interna, por los objetivos y actividades y a la optimización de su cumplimiento; lo cual se cuenta con el calendario de herramientas de gestión es de gran importancia u q e los equipos de trabajo de las distintos en el u q e se incluyen las fechas en las u q e se llevará a cabo los procesos se apropien de su uso, lo u q e contribuye al cumplimientotrámites y entregas de las herramientas de gestión lideradas por los de los distintos criterios de la T N C ISO 9001:2015 aspecto en el u q e procesos de iD rección y Planeación, Control Interno y el Sistema la Universidad debe mejorar cada vez más siendo una Institución

1

3

“Manuales específicos en proceso de actualización”

Lina Patricia Palacio

Losmanualesespecícossonundocumentodeconsulta todos los procesos que hacen parte de la operatividad para todos los miembros de la Institución, ya que agrupan de la Institución, a los cuales se les actualizó la siguiente los lineamientos internos requeridos para implementar, información:lavisión,losvaloresinstitucionales,elm mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión, con estratégico, la alineación del proceso con los ejes del elndeasegurarelcumplimientodelosrequisitos PDI,de las partes interesadas, las cuestiones internas y las partes interesadas expresados en sus necesidades las políticas de operación; se espera del compromiso de yexpectativas.Suobjetivoprincipalesdescribirtodos enforma losfuncionarios,conelndequesefamiliarice general los elementos del direccionamiento estratégico con las novedades de gran importancia para orientar institucional, las líneas generales para el desarrollo y la ejecución de las distintas operaciones de manera mantenimiento del sistema de gestión como: objetivo, ecazyeciente,garantizandoellogrodelosobjetivos requisitos de la norma aplicables y contexto del proceso. planteados y la contribución al mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.

Desde el Sistema Integrado de Gestión se está llevando acabolaactualizacióndelosmanualesespecícosde

Fuente: SIG

1

4

Seguimiento permanente a los recursos públicos Claudia del Pilar Quintero

Según establece el Decreto No. 403 de 2020, la vigilancia especialesdevigilanciascal,yespecialmentemedian y seguimiento permanente de los bienes, fondoslos y siguientes: recursos públicos en el marco del control concomitante y preventivo se realizará en tiempo real y oportuno a a)Accesoyanálisisdelainformación. travésdelaccesoalainformaciónyelacompañamiento b) Articulación con el Control Social. a la gestiónscal en todas sus etapas o ciclos de c) Articulación con el Control Interno. manera presencial o mediante el uso de tecnologías d) Acompañamiento en las instancias de asesoría, delainformaciónydelascomunicaciones,conelnde coordinación, planeación y decisión. observar a los sujetos de control mientras estos realizan e) Acciones de especial seguimiento. sus procesos o toman sus decisiones. f) Asistencia con voz a las audiencias de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación.

Con base en lo anterior, dicho seguimiento podrá realizarse g) Las demás que determine el Contralor General de la mediante los mecanismos y ejercicios ordinarios o República.

1

5

Inspecciones en SST a obras de construcción en la Sede el Algodonal de la Universidad

Reinel Navarro

DesdelaOcinadelSistemadeGestiónenSeguridad de trabajo en las cuales se desarrollan actividades y Salud en el Trabajo y la ocina del Sistema deconstructivas, se observa que los contratistas son Gestión Ambiental de la Universidad Francisco de responsables con la implementación de medidas Paula Santander Seccional Ocaña, se realizaron básicas de seguridad, salud en el trabajo y ambiente inspecciones a las obras que se están desarrollando que les permite a sus trabajadores contar con las enlasedeelAlgodonal,paravericarelcumplimiento herramientas y condiciones laborales estables; pero a de las normas de seguridad, higiene laboral y medio su vez se evidencia el incumplimiento de normas de ambiente, implementación de medidas de prevención seguridad, salud en el trabajo, higiene industrial y medio y el uso de elementos de protección personal por parte ambiente; que generan un riesgo para la salud de los de los trabajadores en el desarrollo de sus labores. trabajadores, comunidad docente y administrativa de la Universidad y demás visitantes de las instalaciones Una vez realizadas las inspecciones de las áreas de la sede.

Fuente: SG SST

Elobjetivodelaactividadfuerevisaryanalizar vericar lasel cumplimiento de las responsabilidad condiciones locativas de los diferentes frentes y compromisos de de acuerdo a la normatividad legal obra en cuanto a la implementación de medidas de vigente, que debe tener cada contratista de obra con la seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente; y Universidad como entidad contratante.

1

6

UFPS Seccional Ocaña r ecibió Certificado por parte de Certificados de Energía Renovable (I REC) Luis Orlando Vergel Granados

La Universidad Francisco de Paula Santander de aproximadamente 43.52 Toneladas de CO2 por Seccional Ocaña, hace parte de un grupo selecto de el consumo de energía eléctrica en el período enero compañías que operan con Energía Verde, es decir, ajuniode Al . 1 2 0 2 hacereltránsitoalconsumode con energía generada a través de fuentes% 0 0 1 energíageneradaconfuentesrenovablesdemuestr renovables,reconocimientodeCerticadosdeEnergía a sus clientes, empleados y otros actores, su Renovable (I-REC). liderazgo y verdadero compromiso con la mitigación del cambio climático, acorde con los lineamientos de La Universidad reporta el consumo de energía con Responsabilidad Social Empresarial”. factordeemisióncero,enelinventarioanualdeGases deEfectoInvernaderoGEI) ( AlcanceAl . 2 utilizar De esta manera, la Institución demuestra su Energía Verde su empresa compensará la emisión compromiso diario con el cuidado del medio ambiente.

1

7

Relevantes:

Actualización de las Partes Interesadas Julian Andrea Sepúlveda

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Las partes interesadas establecen un mecanismo de Ocaña, aprobó su nuevo Plan de Desarrollo Institucional identicación, revisión y seguimiento que permiten Por 0 3 0 2 - 0 2 0 2 una Universidad acreditada de alta determinarelefectooefectopotencialsobrelacal calidad; moderna y socialmente responsable”. de la Institución, para proporcionar sus servicios y la pertinencia del Sistema Integrado de Gestión.

El Sistema Integrado de Gestión a raíz de esto, ha realizado cambios en sus documentos y herrramientas, Actualmente las partes interesadas de la Universidad se uno de ellos es la alineación del direccionamiento encuentran categorizadas en grupos y subgrupos así: estratégico, el contexto estratégico y las partes interesadas,garantizandoasílaconformidadymejora continua del sistema.

Fuente SIG

1

8

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña busca ingresar al selecto Ranking Internacional U I Green Metric Luis Orlando Vergel Granados

El UI GreenMetric World University Ranking es una encuentra elaborando el documento de presentación iniciativa de la Universidad de Indonesia que se lanzó frentealosindicadoresdesostenibilidad,trazad en, 0 como 102 parte de su estrategia de evaluar unenfoquedeenergíaslimpias,residuos,aguapotable criteriosdesostenibilidaddelasdiferentes y Instituciones conservación. de Educación Superior alrededor del mundo.

Lo importante de este trabajo, es resaltar las instituciones El objetivo de este Ranking es dar a conocer el resultado que día a día trabajan por el medio ambiente y valorar de una encuesta online sobre la situación actual y loscriteriosactualesqueseutilizanparaclas las políticas relacionadas con el Campus Verde y la las universidades, donde muchos no otorgan crédito a Sostenibilidad en las Universidades de todo el mundo. aquellosqueestánhaciendoesfuerzosparareducir Se espera que, al llamar la atención de los líderes huella de carbono y así, combatir el cambio climático universitarios y las partes interesadas, se preste más global. atención a la lucha contra el cambio climático global, la conservación de la energía y el agua, el reciclaje de El SIGA espera poder dar su primer reporte de desechos y el transporte ecológico. sostenibilidad a nivel mundial y con esto aparecer en el Ranking, para darle otra mirada al trabajo de gestión Es por eso que, el Sistema de Gestión Ambiental ambiental que se viene realizando.

(SIGA), ha aceptado la invitación para participar y se

1

9

Importancia del control interno para la vigilanciayelcontrolfiscalenColombia según el decreto 403 de 2020 Claudia del Pilar Quintero

La vigilancia y seguimiento permanente al recurso por parte de la Contraloría General de la República público para el ejercicio del control concomitante deberán contribuir a la armonización y ecacia del y preventivo deberá articularse con el Sistema de Sistema de Control Interno de Gestión, para lo que se crea el Sistema de Alertas del Control Interno (SACI), en ControlInternoconelndequeestesirvadeinsumo elcuallosjefesdecontrolinterno,oquieneshagans complementario,coherenteyefectivoparaelcontrol veces, deberán reportar aquellos hechos u operaciones, scal externo sobre aquellos hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en los que se involucren recursos públicos ejecución,endonde,enelejerciciodesusfunciones, evidencien unriesgodeafectaciónopérdidadelos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de recursos públicos y/o de bienes o intereses patrimoniales naturaleza pública. de naturaleza pública.

Así mismo, la vigilancia y el seguimiento permanente

Fuente: Control interno

1

10

Participación activa en jornadas de inducción Reinel Navarro

En el marco del desarrollo de jornadas de inducción departamentales, locales y las disposiciones de la institucional dirigida a estudiantes matriculados en el II Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña con respecto a los protocolos de bioseguridad, semestrede IIyIsemestre ,0202 de que ; 1 2 0 2 portemas depandemiadecretadaporCovid-no 9 1 habíanpodidoacatando las normas sanitarias y bajo los principios de ingresar a las instalaciones de la Universidad. El personal protección de la salud de los estamentos universitarios. adscrito al SG-SST participó activamente liderando la implementación de las medidas de bioseguridad Fue primordial que todas las directrices dadas para la se , 9 1 comunicarony establecidas para el ingreso y permanencia dentro de prevencióndelcontagiodelCovidfueronacatadasporlosestamentosuniversitari la Institución. permitió llevar la jornada de manera segura, preservando la salud y el bienestar de nuestra comunidad.

Lasactividadesfuerondesarrolladasteniendo presente las directrices del Gobierno Nacional, de las autoridades

1

11

Procedimiento

¿Qué debo hacer para?

Lina Patricia Palacio

Laformulacióndeaccionescorrectivasydemejora

Registro en el F-CI-CIN-006 Formato plan de mejoramiento de la no conformidad u oportunidad de mejora detectada

Analizar la causa que dio origen al hallazgo teniendo en cuenta la Guía para el análisis de causas y la formulación de acciones para el mejoramiento continuo K-SI-SIG-002.

Determinar la acción a implementar, la cual debe eliminar o reducir la causa que origina el hallazgo; definiendo la fecha de implementación y responsable de su ejecución.

Ejecución de las acciones planteadas por parte de los funcionarios asignados, teniendo en cuenta las fechas definidas para cada actividad.

1

12

Opinión:

Julian Andrea Sepúlveda

¿Cuál ha sido su contribución a la cultura de mejoramiento en la Institución?

Como líder del Proceso de Dirección y Planeación orientado desde la Ocina de Planeación de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, hemos apostado a la consolidación de tres ejes dinamizadores de la cultura de mejoramiento continuo en la Institución: Planeamiento Estratégico, Planeamiento Físico, y Planeamiento Sustentable. Desde estos tres pilares actualizamos el direccionamiento estratégico de la Universidad conforme a las tendencias del contexto act proyectamos el crecimiento de la infraestru y su mantenimiento basado en las proyecciones y necesidades internas, apoyado en políticas sustentables que permitan alcanzar niveles de satisfaccióndenuestrosusuariosmediantela de servicios de calidad y excelencia.

Nuestro compromiso con el crecimiento de la cultura de mejoramiento como Institución de EducaciónSuperior,fundamentadoenlostreseje de planeamiento, busca que cada decisión se tome estudiando información relevante e histórica Universidad de manera que sea continuamente replicable a los procesos de gestión tanto en lo académicocomoenlonanciero.

Políticas como el PDI, Plan Maestro de Desarrollo Físico e Infraestructura y la implementación d MIPG son cartas de navegación que unidas al direccionamiento estratégico institucional nos permitenproyectarlaUniversidaddelfuturos base de nuestra cultura de mejoramiento continuo, reejo del alto grado de compromiso por la UFPS Seccional Ocaña.

Thomas Edison Guerrero Barbosa Líder del Proceso Dirección y Planeación 1

13

Eventos

1

14

Píldoras para la excelencia Píldora de Calidad

Lina Patricia Palacio

¿Sabes cómo aportar al cumplimiento de la política y los objetivos del SIG?

1. Reconociendo cómo las actividades que desarrollo requisitos que se cumplen mediante la gestión de los contribuyen al cumplimiento de la política y los objetivos procesos.

6. Entendiendo la importancia e impacto de las salidas del SIG. del proceso del cual hago parte sobre otros procesos 2. Apropiandoelrolyresponsabilidadquetengofrente del sistema. al Sistema Integrado de Gestión.

3. Procurando el cumplimiento de los indicadores de 7. Teniendo claridad y monitoreando los riesgos y oportunidades cuando se desarrollan las actividades. gestión establecidos en cada proceso Institucional.

4. Reconociendo que los indicadores del proceso 8. Identicandolosbeneciosdelamejoracontinúaen permitenmejorarygenerarconanzaenlagestión. el desempeño Institucional.

5. Conociendo la importancia de los usuarios y los 9. Gestionando las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de los usuarios que me son asignados.

1

15

Semillas de Control Interno

1

16

Píldora Ambiental Un respiro histórico durante el primer año de la pandemia.

Varios análisis indican que vivimos una caída sin precedentes en la emisión de CO2, uno de los principales gases contaminantesquecausanelcambioclimático.Enlosúltimos años 001 variascrisishansignicadounadisminu de las emisiones de CO2 derivadas del uso del petróleo, gas y carbón. Así ocurrió durante la epidemia de gripe española,laGranDepresiónyelndelaSegundaGuerraMundial.

Lacaídamásfuerte,sinembargo,lahacausadoelcoronavirusenelprimeraño.

LaAgenciadeEnergíaInternacionalEIA, ( porsussiglaseninglés)estima , queen el 0 2 0 2 mundousóun% 6 menos de energía, lo que a su vez lleva a una caída de las emisiones de CO2, eso equivale a que se deje de utilizar todalademandaenergéticadeIndia,unpaísindustrializadoconcasi millones 007.1 dehabitantes.Lacaídaglo delademandadecarbónfuedeun. % 8 VariosanálisisdelportalespecializadoCarbonBriefmuestranqueesteaño,lasemisionesdeCO2dis entreun lo , % y8 % 4 querepresentaentre millones 0 0 . y3 0 0 . 2 detoneladasmenosdeestegasenlaatmósfera.

Tomadode:https:www. / bbc.com/mundo/noticias27469525

1

17

Píldoras de Prevención

Elsíndromedeltúnelcarpianoesunaenfermedadqueseproduceporlacompresióndelnerviomedianoe recorrido hacia la mano por el túnel carpiano y que provoca adormecimiento de los dedos de la mano y dolor en la muñeca.

Consejos para prevenir el síndrome del túnel carpiano.

- Adopta una posición correcta de las manos y muñecas para dormir. Evita tener las manos dobladas en la cama.

- Consultalaconvenienciadeusarférulas.

- Apuesta por elementos ergonómicos, si pasas muchas horas delante del ordenador.

- Programa períodos de descanso durante tu jornada laboral.

- Ejercita tu muñeca, realiza movimientos giratorios con ambas muñecas y moviliza los dedos con los brazos elevados.

- Llevaunavidasana.Elsobrepesopuedeincrementarlaprevalenciadeestaenfermedad.

- Consulta a tu médico y evita la automedicación. Ante los primeros síntomas, acude a tu médico para que realice undiagnósticoadecuado.Cinfasalud, ( Qué ¿ eselsíndromedeltúnelcarpiano?)

1

18

1

19