UFPS Ocaña - Colombia
Julio – Diciembre de 2018
N° 2
SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y MEJORA
Los Retos de la Excelencia Institucional, en el Marco de la Estructura de Alto Nivel
Inspecciones de Seguridad en Riesgo Químico, Biológico y Trabajo Seguro en Alturas
El actual direccionamiento estratégico de la universidad llega a su fin con el término del Plan de Desarrollo. Es necesario formular nuevos propósitos, objetivos y metas de acuerdo al horizonte institucional para los próximos años. Así mismo, la Universidad debe asegurar que las necesidades y expectativas 1 de sus estudiantes.
Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de vigilar los procesos, equipos, máquinas u objetos, que en el diagnóstico integral de condiciones de trabajo y salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño. Las Inspecciones de seguridad son actividades desarrolladas para establecer el estado en que se encuentra la empresa con respecto a los factores de riesgos los cuales son propios de la actividad que desarrollan y los existentes en cada laboratorio.
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La UFPS Ocaña Opera con Energía Verde
La institución recibió recientemente por parte de EPM, felicitación 2 y certificación de Energía Renovable I-REC correspondiente al periodo Enero a Junio de 2018.
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COMITÉ EDITORIAL YURLEY CONSTANZA MEDINA CÁRDENAS Líder Sistema Integrado de Gestión CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO Jefe (e) Control Interno LUZ DARY GÉLVEZ FERNÁNDEZ Coordinadora Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo LUIS ORLANDO VERGEL GRANADOS Coordinador Sistema de Gestión Ambiental
Editorial:
DIRLIANY ANDREA NORIEGA Profesional Universitario LINA PALACIO ARÉVALO Profesional Universitario
Yurley Constanza Medina Cárdenas
NATALIA RAMÍREZ ARÉVALO Profesional Universitario
Una Universidad en crecimiento y mejora continua debe tener la capacidad de adaptarse de manera adecuada y oportuna, asegurando que sus procesos y actividades continúan ejecutándose con calidad, pertinencia y eficacia e innovando sus servicios siempre que sea necesario.
HENRRY MOLINA RIVERA Diseño y Diagramación
“Cuando desconocemos la historia, se está obligado a repetirla.” Una institución innovadora y competitiva reconoce el conocimiento como su activo más valioso y es consciente de que el camino es avanzar y para ello es necesario aprender. La información en todas sus formas debe analizarse, almacenarse, mantenerse disponible y usarse para aumentar las capacidades organizacionales.
SHAIRE LINETH PÁEZ PEÑARANDA Edición General
En esta versión del Boletín digital SIG, se resaltan los aspectos más relevantes de la reflexión institucional sobre los desafíos de la excelencia, factores sobre los cuales debe fortalecerse la dinámica institucional en su consolidación como organización de alto nivel.
2 Los textos contenidos en este boletín son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometen para nada la filosofía y política de la Institución.
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Los Retos de la Excelencia Institucional, en el Marco de la Estructura de Alto Nivel Yurley Constanza Medina Cárdenas
El actual direccionamiento estratégico de la Universidad llega a su fin, con el término del Plan de Desarrollo. Es necesario formular nuevos propósitos, objetivos y metas de acuerdo al horizonte institucional para los próximos años. Así mismo, la Universidad debe asegurar que las necesidades y expectativas de sus estudiantes, administrativos, docentes, egresados, entes de control, comunidad y en general todas las personas y organizaciones que intervienen en su operación, son atendidas y satisfechas de manera oportuna y controlada dando cumplimiento a los requisitos de calidad estipulados.
identificar eventualidades y planificar la respuesta ante situaciones que puedan entorpecer sus aspiraciones o aprovechar las condiciones que le sean favorables a sus propósitos.
De otra parte, la Universidad debe prepararse para cumplir los objetivos de manera organizada y controlada son características de personas e instituciones de alto nivel; de manera que pueda
Los criterios de calidad sobre los que se evalúan los programas, deben alcanzar niveles superiores cada vez, que le permitan obtener un lugar en el podio de excelencia.
Finalmente, hay que reconocer que el servicio educativo es el corazón de la Institución, entorno al cual gira el quehacer universitario. Las condiciones de calidad permiten entre otras cosas demostrar que se realizan procesos formativos integrales pertinentes y adecuados para abordar las necesidades regionales y del país.
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Roles y Responsabilidades en la Organización: El Compromiso con la Gestión Institucional
Natalia Ramírez
La Alta Dirección ha designado la responsabilidad y autoridad frente al Sistema Integrado de Gestión en la Resolución No. 0342 del 15 de junio de 2017, para los siguientes roles y cargos al interior de la Institución y que es deber de la misma según el requisito 5.3 de la NTC ISO 9001:2015.
Las responsabilidades y autoridades deben ser asignados a los roles pertinentes, comunicados y entendidos por toda la Institución.
El propósito de la asignación de los roles pertinentes al Sistema de Gestión de Calidad es asegurar la eficacia y el logro de los resultados previstos. Por otra parte, establecer las responsabilidades y autoridades
específicas para los roles garantiza que las personas de la institución comprendan y sean conscientes de la importancia de sus asignaciones por medio de actividades de comunicaciones eficaces.
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Diplomado en Sistemas de Gestión HSEQ para Formar Auditores Internos! Claudia del Pilar Quintero
El proceso de Control Interno comprometido con el mejoramiento de la Institución desarrolla en la presente vigencia, la formación en Sistemas de Gestión HSEQ a los auditores internos, de acuerdo con las nuevas versiones de las Normas Técnicas Colombianas ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015 & ISO 45001:2018. Con este diplomado de 120 horas, se suministran los criterios
pertinentes para que este grupo de profesionales lleven a cabo el ejercicio de la auditoría interna, las cuales están basadas en la gestión del riesgo y que aplicadas correctamente promueven la satisfacción de las partes interesadas, haciendo de los procesos institucionales más productivos.
Cronograma del diplomado HSEQ
Por lo tanto se hace fundamental el compromiso y la responsabilidad que líderes de procesos y/o jefes de área, estén prestos a brindar a su personal, recordando de antemano que un factor de éxito en un proceso
institucional, es contar con el apoyo y la colaboración de un auditor interno dentro de su grupo de trabajo que aporte una visión objetiva de mejoramiento.
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Inspecciones de Seguridad en Riesgo Químico, Biológico y Trabajo Seguro en Alturas
Luz Dary Gélvez Fernández
Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de vigilar los procesos, equipos, máquinas u objetos, que en el diagnóstico integral de condiciones de trabajo y salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño. Las inspecciones de seguridad son actividades desarrolladas para establecer el estado en que se encuentra la empresa con respecto a los factores de riesgos, que son propios de la actividad que desarrollan y los existentes en cada laboratorio.
Por lo cual en el mes de junio y julio se realizaron inspecciones a los laboratorios de Anatomía, Ictiología, Biología, Aguas, Biotecnología vegetal y animal. Además, a consultorio de atención médica en Bienestar Universitario y a las áreas donde se realiza trabajos seguro en alturas con el objetivo de evaluar los riesgos, peligros presentes en cada uno de ellos y posteriormente establecer los controles necesarios.
• Inspección de los laboratorios (riesgo biológico)
• Inspección de laboratorios (riesgo químico)
• Inspección para trabajo seguro en alturas
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Generación de una Cultura de Prevención de Desastres y Atención de Emergencias Buscando dar cumplimiento a los objetivos del programa de capacitación y formación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y lo estipulado en el plan de emergencias de la Universidad; está diseñado con el fin de determinar las acciones normalizadas que se deben tener en cuenta para la prevención y atención de desastres,
Luz Dary Gélvez Fernández
se llevaron a cabo tres jornadas de capacitaciones dirigida al personal administrativo, operativo, docentes y brigadistas de las sedes El Algodonal, Bellas Artes y Primavera en temas relacionados en atención y respuesta ante emergencias.
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La UFPS Ocaña Opera con Energía Verde Luis Orlando Vergel Granados
La Institución recibió recientemente por parte de EPM felicitación y certificación de Energía Renovable I-REC correspondiente al período Enero a Junio de 2018. Dicho reconocimiento fue recibido por hacer parte de un grupo selecto de compañías que operan con energía verde, es decir, con energía generada por medio de fuentes 100% renovables lo cual es certificado por medio de RECs Internacionales (I-RECs). “Como organización responsable con el medio ambiente, asumimos un importante compromiso con criterios de competitividad y sostenibilidad, de encontrar soluciones de innovación que le permita a nuestros clientes acceder al servicio de energía eléctrica limpia y certificar sus credenciales verdes” (Grupo EPM) Dentro de los beneficios derivados de adquirir energía verde se encuentran: • Reportar el consumo de energía con factor de
emisión cero, en el inventario anual de Gases de Efecto Invernadero (GEI) – Alcance 2. Al utilizar energía verde la empresa compensará la emisión de aproximadamente 23 toneladas de CO2 por el consumo de energía eléctrica en el periodo enero a junio de 2018. • Al hacer el tránsito al consumo de energía generada con fuentes renovables demuestra a sus clientes, empleados y otros actores su liderazgo y verdadero compromiso con la mitigación del cambio climático, acorde con los lineamientos de responsabilidad social empresarial. • Es importante señalar que el 100% de los ingresos adicionales que EPM reciba por concepto de la comercialización de Certificados de Energía Renovable Internacionales (I-REC), se reinvertirán en el desarrollo de nuevos proyectos de generación de energía con fuentes 100% renovables, como un legado de EPM a las generación de hoy y mañana.
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Relevantes:
Ruta de Mejoramiento El adecuado funcionamiento de la Universidad, depende en gran medida de la correcta implementación que se realice de los distintos mecanismos, herramientas y acciones que se diseñen para sostener una dinámica permanente de mejora continua. Con el propósito de fortalecer la planificación y el direccionamiento institucional, se llevó a cabo la
A partir del análisis de la evolución y desempeño de las diferentes herramientas de gestión, la ruta de mejoramiento, tuvo como fin establecer un estado de desempeño frente al cumplimiento en los distintos
Lina Palacio
construcción del documento “Ruta de Mejoramiento UFPS Ocaña” por parte del Sistema Integrado de Gestión, constituyéndose como una herramienta de mejora. Su principal objetivo es analizar con base en la información recopilada desde el año 2010 a la fecha, los diferentes factores que intervienen directamente en el funcionamiento de la Institución.
procesos y programas. Gracias a este, se espera sea posible determinar estrategias necesarias para alcanzar las metas y objetivos de la Universidad, en su propósito de alcanzar la alta calidad y la excelencia institucional.
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Sistema de Gestión Ambiental Adelanta Jornadas de Fumigación y Desinfección Luis Orlando Vergel Granados
Actualmente en la Institución se están presentando problemáticas ambientales debido a la proliferación de vectores y roedores en diferentes áreas del campus universitario. Estas problemáticas generan afectaciones en los diferentes procesos, ya que los insectos y roedores pueden causar importantes molestias por sus picaduras y mordeduras. También, pueden llegar a contaminar importantes cantidades de alimentos, que luego deberán ser destruidos para evitar la potencial difusión de afectaciones, con el consiguiente perjuicio económico.
en las cuales hay presencia de insectos, roedores, virus, bacterias y microorganismos; que pueden ser causantes de infecciones, enfermedades, alteración del medio ambiente, molestias y pérdidas económicas.
El Sistema de Gestión Ambiental en busca de incorporar la ética ambiental en todas las actividades docentes, investigativas y de servicios, desarrolladas en las instalaciones de la Universidad; ha venido adelantando las correspondientes jornadas de fumigación y desinfección en las diferentes áreas de la Institución,
Cabe resaltar que debido a la problemática expuesta anteriormente y otras que se puedan presentar en nuestro ambiente laboral, se está realizando periódicamente en la universidad un control de plagas; a través de operaciones propias de una acción de saneamiento e higiene ambiental.
Cuando la presencia de microorganismos en nuestro entorno supera determinados límites representan un riesgo para nuestra salud. Esta situación es inaceptable, por tanto es primordial establecer sistemas de control para reducir la tasa microbiana hasta niveles seguros desde un punto de vista higiénico sanitario.
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Control Interno: Una Responsabilidad y Compromiso de Todos... Claudia del Pilar Quintero
El nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) establece acciones, procedimientos, métodos de control y de gestión del riesgo, así como también mecanismos para la prevención y evaluación de los mismos.
el MIPG y tiene que ver con los lineamientos de la política de Control Interno, desarrollando una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua.
Por lo tanto, existe una dimensión especial que impacta
Gráfico: Manual Operativo Sistemas de Gestión. Versión 2
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El nuevo Modelo Estándar de Control Interno MECI, proporciona una estructura de control de gestión con cinco componentes (1.Ambiente de control, 2.Evaluación del Riesgo, 3. Actividades de Control, 4. Información y Comunicación, 5. Actividades de monitoreo) las cuales son necesarias para construir y fortalecer el SCI (Sistema de Control Interno), así
mismo se les debe asignar responsabilidades a cada uno de sus componentes siendo que la estructura está acompañada por tres líneas de defensa cuyo objetivo principal el velar por el monitoreo y evaluación de la gestión del estado Colombiano.
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Socialización de Resultados de Exámenes Periódicos. Cumpliendo con lo establecido en la resolución 2346 de 2007: por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales, el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales, y en el Decreto 1072 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Se realizaron en la Institución la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas para la población trabajadora, con el objeto determinar y monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del trabajador,
Luz Dary Gélvez Fernández
ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo. Así mismo, detectar enfermedades de origen común, con el objetivo de establecer un manejo preventivo. En el mes de abril, mayo, junio y julio de 2018, el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo procedió hacer de manera individual la socialización de los exámenes practicados al personal administrativo, docente de planta y ocasional.
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Procedimiento
Dirliany Noriega
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El reconocimiento pago de viĂĄticos y gastos de viaje
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Opinión:
¿Cuál ha sido su contribución a la cultura de mejoramiento en la Institución? Desde la Oficina de Autoevaluación y Acreditación institucional hemos aportado a la cultura de mejoramiento en la Universidad, a través del direccionamiento y acompañamiento a los procesos de autoevaluación permanente y con fines de acreditación de los programas académicos, que permite la identificación de las fortalezas y oportunidades de mejora tanto institucionales como de los programas, para generar planes de mejoramiento y mantenimiento, donde se aborda la calidad, la evaluación, la acreditación y la gestión de manera integrada y holística permitiendo la transversalidad académica, administrativa y de gestión.
Jelsy Milena Jácome Suárez
Coordinadora Autoevaluación y Acreditación
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Eventos
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Píldoras Para la Excelencia Píldora de Calidad “Las organizaciones que ponen en práctica el pensamiento basado en riesgos, implementan procesos y su aplicación dentro de la organización, permiten manejar los riesgos en relación con el contexto interno y externo que incluya las necesidades y expectativas del cliente y de todas las partes interesadas” Julio Domínguez G
Semillas de Control Interno
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Píldora Ambiental Bosques territorios de vida
La Estrategia busca reducir la deforestación y la degradación de los bosques, a la vez que promueve la gestión forestal en el territorio colombiano, bajo un enfoque de desarrollo rural integral sostenible que impulse el buen vivir de las comunidades locales, contribuya al desarrollo local y aumente la resiliencia ecosistémica. Además pretende fomentar la adaptación y mitigación del cambio climático. Esta estrategia es el resultado del proceso de preparación para REDD+ en Colombia, que se inició en 2010, y constituye la Estrategia Nacional REDD+ (ENREDD+) del país, según requiere la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático (CMNUCC). Fuente:http://www.un-redd.org/single-post/2018/06/01/Colombia-apuesta-por-susbosques territorios-de-vida-y-futuro-para-el-pa%C3%ADs 2
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Píldora de Prevención
A continuación, conoce las recomendaciones clave para el manejo apropiado de sustancias químicas: • Antes de manipular la sustancia química debes recibir el entrenamiento respectivo. • Lee la etiqueta con el fin de identificar los peligros y los riesgos. • Disponga de la Ficha de Datos de Seguridad (FDS) en el lugar de trabajo • Revisa si los métodos de control requeridos para su manipulación están funcionando y se encuentran disponibles • Seleccione y empleé los Elementos de Protección Personal (EPP) apropiados para la manipulación de la sustancias químicas • Evite manipular la sustancia química si el recipiente
está dañado o deteriorado. • Evite re-envasar las sustancias químicas • Considere la compatibilidad de las sustancias químicas para su almacenamiento y manipulación • Evite comer y fumar en los lugares donde se almacenan o manipulan sustancias químicas. • Mantenga estrictos protocolos de orden y aseo en el área de trabajo • Verifique la ventilación y los sistemas para la respuesta ante emergencia como extintores, kit anti derrames, duchas y lavaojos; según el tipo de producto que se esté empleando • Informe de manera oportuna ante la identificación de situaciones de riesgo o ante la ocurrencia de algún evento.
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