Manual de Servicios
Multimedios
Introducción El presente manual tiene como finalidad socializar los servicios prestados por el Proceso de Gestión de Comunicaciones de la UFPS Seccional Ocaña, los funcionarios asignados por cada área: Diseño Gráfico y Fotografía, Prensa, Webmaster, UFM Estéreo y la Unidad de Televisión, y el tiempo definido para dar cumplimiento a las solicitudes; lo anterior, buscando mejorar la calidad de los productos y servicios generados por la dependencia.
Unidad de Prensa FGC-DMT-001 – F-GC-DMT-005
La Unidad de Prensa desarrolla, coordina y orienta la información de carácter institucional a nivel interno y externo. Así mismo, asesora a las diferentes dependencias de la Institución en materia de comunicaciones, orientando cada una de las actividades de acuerdo con los lineamientos establecidos por las directivas y trabajando de manera conjunta con cada uno de los procesos de la UFPS Seccional Ocaña. Servicio Publicación de noticia con información completa suministrada en el formato (responde las 5W: Qué, Quién, Cuándo, Dónde y Por qué). Publicación de noticia que requiere entrevista para realizar la redacción. Inserción de galerías a las noticias.
Publicación de eventos y convocatorias. Solicitud de Ronda de Medios
Tiempo de la solicitud
Responsable
2 días hábiles
Jefe de Prensa
5 días hábiles
Jefe de Prensa
2 días hábiles
Jefe de Prensa
5 días hábiles
Jefe de Prensa
1 mes
Jefe de Prensa
3 días hábiles
Jefe de Prensa
Elaboración del Boletín Digital
4 días hábiles
Revisión de Póster
15 días
Jefe de Prensa
5 días hábiles
Jefe de Prensa
1 día hábil, dependiendo de la relevancia de la información.
Jefe de Prensa
Revista Vos Universitario
Corrección de estilo de boletines o periódicos Publicación de eventos y actividades en redes sociales
Jefe de Prensa
Nota. El tiempo establecido para la visualización de las noticias en la página Web es de tres días, antes de pasar al histórico, su orden de aparición dependerá de la fecha de recepción de las diferentes solicitudes.
Unidad de Desarrollo Web F-GC-DMT-001
La Unidad de Desarrollo Web tiene a su cargo: Actualizar, publicar y brindar mantenimiento al sitio web de la Universidad, con el objetivo de facilitar la búsqueda y consulta de información académica e institucional. Dando a conocer información de interés, recursos de apoyo, lineamientos institucionales y una agenda de las actividades que se realizan en la UFPS Seccional Ocaña. Servicio Actualización de información Carga de archivos en diferentes formatos (resoluciones, acuerdos y convenios). Diseño de presentación de información (menú, botón, banner, entre otros) Retiro de información obsoleta.
Publicación en el portal web de videos especiales (transmisión eventos nacionales o internacionales) Publicación de avisos clasificados Inserción de logotipos de aliados estratégicos de la Institución. Publicación de ventanas flotantes o pop up. Cambio en diseño de logo institucional por evento de luto. Publicación de calendarios académicos y previos Publicación de cartilla-boletín-periódicos digitales-revistas en plataforma issu y portal institucional Actualización de espacios Multimedia y publicaciones
Tiempo de la solicitud
Responsable
2 días hábiles
Desarrollo Web
3 días hábiles
Desarrollo Web
3 días hábiles
Desarrollo Web
1 días hábiles
Desarrollo Web
24 horas hábiles
Desarrollo Web
3 días hábiles
Desarrollo Web
3 días hábiles
Desarrollo Web
3 días hábiles
Desarrollo Web
24 horas
Desarrollo Web
3 días hábiles
Desarrollo Web
4 días hábiles
Desarrollo Web
3 días hábiles
Desarrollo Web
Unidad de Diseño Gráfico, Fotografía y Publicidad F-GC-DMT-004
La Unidad de Diseño Gráfico, Fotografía y Publicidad adelanta las funciones de: Diseñar y elaborar piezas gráficas y publicitarias según la solicitud enviada por los estamentos universitarios (Administrativos, Docentes y Estudiantes), acorde al Manual de imagen de la Institución, con la finalidad de difundir información veraz, oportuna de tipo académico y de interés general. Dentro de las piezas generadas se encuentran: (diseño gráfico, diseño editorial, identidad corporativa, señalización, ilustración, publicidad, fotografía). Servicio Campañas de comunicación Periódicos y Revistas Plegables
Anuncios publicitarios y promocionales Material POP (Camisetas, gorras, manillas, agendas, lápiz, llaveros, entre otros) Afiches Asesoría de material gráfico y publicitario Placas de Reconocimiento Inserción de logotipos de aliados estratégicos de la Institución. Póster Boletines Fotografía Portadas de libros o revistas Ilustración y Caricatura Anuncios por pérdida
Tiempo de la solicitud
Responsable
20 días hábiles 7 días hábiles
Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico
7 días hábiles
Diseñador Gráfico
7 días hábiles
Diseñador Gráfico
5 días hábiles
Diseñador Gráfico
7 días hábiles
Diseñador Gráfico
3 días hábiles
Diseñador Gráfico
3 días hábiles
Diseñador Gráfico
3 días hábiles
Diseñador Gráfico
3 días hábiles 24 horas 3 días antes para el registro y 3 días posteriores para su edición 5 días hábiles 5 días hábiles 1 día hábil
Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico Diseñador Gráfico
Nota. Es de aclarar que a estos tiempos se debe sumar la duración que tarda la pieza en ser impresa. Estos varían según la cantidad, el tamaño y tipo.
Unidad de Televisión F-GC-UDT-001
La Unidad de Televisión “Tiene como función principal la realización de productos audiovisuales de la Institución y la administración del Circuito Cerrado de Televisión, es la encargada de la emisión de productos televisivos, cumpliendo con la producción, promoción y divulgación de la información institucional”.
Servicio Elaboración de Promo
Tiempo de la solicitud 7 días hábiles
Elaboración de Video Info U
20 días hábiles 3 días hábiles
Cubrimiento periodístico
2 días hábiles
Transmisión de eventos
8 días hábiles
Animación de piezas publicitarias Publicación en el CCTV Requerimiento de maestra de ceremonias, se debe adjuntar el protocolo con la solicitud.
15 días hábiles 3 días hábiles
5 días hábiles
Responsable Editor
Editor Editor - periodista Periodista camarógrafo Productor Editor
Editor
Comunicadora Social
Nota. Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña. (2019). Oficina de multimedios-Unidad de televisión. Obtenido de https://ufpso.edu.co/centro_multimedios/Unidad%20de%20Televisi%C3%B3n
Emisora UFM Estéreo La UFM Estéreo, es la emisora institucional que sirve como ventana informativa, con amplio alcance. Se caracteriza por su formato juvenil, enfocándose en unos contenidos culturales de entretenimiento y educativos de la mano de la academia, donde más del 80% de su programación es musical y predomina el pop latino y anglo, además de ello sonidos andinos colombianos, vallenatos y balada clásica, pero también en sus programaciones se emiten franjas de noticias e institucionales en los cuales se da la participación a los estudiantes y docentes de nuestra Casa de Estudios. Responsable
Registro de mantenimiento de transmisores
Tiempo de la solicitud 1 vez por mes
Técnico
Promoción
2 días hábiles
Locutor
Transmisión en vivo
8 días hábiles de anticipación
Periodistas
Presentación de programas radiales
20 días hábiles
Coordinador Emisora
Servicio
Cuña
Entrevista en el noticiero o en algún programa radial.
2 días hábiles
2 días hábiles
Locutor
Director del noticiero. Coordinador del programa radial
Contáctenos: Recuerde que el correo electrónico al cual debe enviar los formatos con su respectiva solicitud es: centrodemultimedios@ufpso.edu.co En caso de requerir enviar un correo masivo, debe enviar la información respectiva, el asunto y delimitando el público objetivo, al e-mail: correspondencia@ufpso.edu.co, por lo menos 24 horas hábiles al evento o actividad que de desea difundir. A continuación se referencian los formatos a diligenciar para requerir los servicios por área: F-GC –DMT-001 Formato de Actualización en el Portal Web. Será atendido por el Webmaster. F-GC –DMT-002 Formato de Publicación de Noticias y Eventos en el Portal Web Institucional. Será atendido por el Jefe de Prensa. F-GC –DMT-004 Diseño Gráfico y Publicitario. Será atendido por el Coordinador del área. F-GC –DMT-005 Formato de Publicación de Boletines y Comunicados de Prensa. Será atendido por el Jefe de Prensa. F-GC –UDT-001 Formato Solicitudes UTV. Será atendido por el coordinador del área. F-GC –UFM-001 Formato Registro de Mantenimiento de Transmisores. Será atendido por el coordinador de la emisora. F-GC –UFM-002 Formato Solicitud de Servicios Radiales. Será atendido por el coordinador de la emisora. F-GC –UFM-003 Formato Presentación de Programas Radiales. Será atendido por el coordinador de la emisora.
Universidad Francisco de Paula Santander OcaĂąa - Colombia
www.ufpso.edu.co