Mayo 2020
Vol.4
Por: Lina Palacio Arévalo Profesional SIG
“Gestión Documental en la UFPS Seccional Ocaña”
EDITORIAL
Desde el Sistema Integrado de Gestión de la Institución, la información documentada es controlada para asegurar que: esté disponible, sea idónea y esté protegida. Este control es llevado a cabo desde el Sistema Institucional SIGDI; en donde se crean, actualizan y eliminan los distintos documentos mediante solicitudes interpuestas por los procesos que conforman la Universidad. Dichas solicitudes deben ser conformes a unos factores que menciona la norma como lo son: identificación y descripción, formato y medios de soporte, revisión y aprobación. En base a esto el Sistema Integrado de Gestión ha establecido una serie de parámetros que deben tenerse en cuenta al momento de realizar una solicitud entre los cuales están: tipo de solicitud, tipo de documento y control de cambios debidamente descrito. Así mismo, se han establecido herramientas como la cartilla de solicitudes documentales https://ufpso.edu.co/sig/cartilla_sig y el instructivo para la realización de solicitudes documentales https://ufpso.edu.co/sig/instructivos; todo esto con el fin
El Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña se encuentra certificado en la norma técnica colombiana de calidad ISO:9001, por lo que debe contar con toda la información documentada en lo relacionado con esta norma y con lo que la Universidad determine como información necesaria para la eficacia del Sistema de Gestión. de garantizar la eficacia de la gestión documental en la UFPS Seccional Ocaña y el cumplimiento de las actividades establecidas en la norma, como lo son la distribución, acceso, uso, almacenamiento, preservación, conservación y disposición de toda la información documentada que hace parte de la operatividad Institucional. La información documentada además de ser controlada debe ser protegida contra modificaciones que no hayan sido aprobadas y que puedan alterar la conveniencia y adecuación del Sistema de Gestión; por esto la Universidad cuenta con una información disponible al público en la página web Institucional y con información no pública la cual se encuentra en el Sistema Institucional SIGDI.
Fuente: SIG
ACTIVIDADES CLAVE DEL PROCESO ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL
1
2
3
Prestación de servicios y trámites académico-ad ministrativos.
Gestión de novedades académicas en el Sistema de información Académico.
Procedimiento de inscripción, admisión y matrícula.