Junio 2022
PÍLDORAS DE CALIDAD Por: Lina Palacio Arévalo Profesional SIG
Vol
N° 5
“Seguimiento a las acciones de mejora” Para la Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaña, es indispensable realizar monitoreo a cada una de las acciones que surgen de diferentes fuentes, con el fin que éstas aporten a la Institución el efecto esperado, con el propósito de dar solución a los diferentes hallazgos que no permiten el adecuado desarrollo de los objetivos trazados en pro de la mejora continua de los procesos, áreas y programas Institucionales. Desde el Sistema Integrado de Gestión se realiza seguimiento a los planes de mejoramiento de programas y procesos dos veces al año, con el fin de asegurar una adecuada implementación de acciones de mejora, a través del monitoreo a su eficacia. Actualmente se está cerrando la realización del primer seguimiento del año en el cual se revisan las acciones relacionadas con hallazgos de auditoria interna, hallazgos de auditoria externa, autoevaluación, medición de la satisfacción del cliente interno, revisiones documentales del SIG, estrategias de la DOFA cruzada, matriz RYO, matriz de gestión del cambio, matriz de gestión del conocimiento, oportunidades de mejora de la RXD, gestión de indicadores y oportunidades de mejora relacionadas con las distintas herramientas de gestión con las que cuenta la Universidad.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR SEGUIMIENTOS?
Permite verificar que la implementación de las acciones se esté llevando a cabo conforme a lo planeado y de acuerdo con el análisis de causas previamente establecido en el Plan de mejoramiento; además, permite evaluar el nivel de eficacia de las acciones emprendidas y su impacto en el tiempo. Los seguimientos a los planes de mejoramiento son realizados de acuerdo a la frecuencia establecida en la normatividad institucional y en el R-SI-SIG-001 Procedimiento para la formulación de acciones correctivas y/o de mejora y son medidos de acuerdo con los criterios para la evaluación de la eficacia de las acciones de mejoramiento establecidos en la K-SI-SIG-002_GUÍA PARA EL ANÁLISIS DE CAUSAS Y LA FORMULACIÓN DE ACCIONES PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO.