Lift 3 A GO deel A (editie 2024) - Inkijkexemplaar by VAN IN

T F I L

Organisatie en logistiek Arbeidsmarktfinaliteit GO!

INHOUD Thema 1: De werking van een onderneming

p. 9 p. 24

Level 1: Welke taken hebben de verschillende afdelingen in een onderneming? Level 2: Hoe herken je de cultuur en de huisstijl van een onderneming?

Thema 2: De goederenen documentenstroom

Level 1: Hoe verloopt de goederenen documentenstroom in het aankoopproces? Level 2: Hoe verloopt de goederenen documentenstroom in het verkoopproces? Level 3: Hoe stel je verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s op?

Thema 3: DOCflow

Level 1: DOCflow: hoe verloopt het verkoopproces in een onderneming? Level 2: DOCflow: hoe verloopt het aankoopproces in een onderneming?

p. 5

p. 56 p. 91

p. 5

p. 36

Thema 4: De taken van een onthaalmedewerker

Level 1: Hoe onthaal je bezoekers op een klantvriendelijke manier? Level 2: Hoe voer je een klantvriendelijk telefoongesprek aan de onthaalbalie? Level 3: Hoe verwerk je inkomende en uitgaande post en mails? Level 4: Hoe klasseer je nauwkeurig papieren documenten in een onderneming?

p. 6 p. 25 p. 53 p. 96

Thema 5: De taken van een retailmedewerker

Level 1: Welke branches, winkelvormen en functies zijn er in de retailsector? Level 2: Hoe prijs en beveilig je artikelen op een correcte manier? Level 3: Welke stappen zet je om de artikelen verkoopklaar te maken? Level 4: Hoe beïnvloedt de winkelindeling de consument? Level 5: Hoe kun je artikelen op een aantrekkelijke manier inpakken? Level 6: Hoe verloopt een succesvol verkoopgesprek? Level 7: Welke basisrekenvaardigheden moet een retailmedewerker hebben? Level 8: Hoe kunnen online en offline communicatie de verkoop stimuleren?

p. 5 p. 26 p. 64 p. 79 p. 101 p. 134 p. 158 p. 175

Thema 6: De taken van een logistiek medewerker

Level 1: Hoe ziet de logistieke goederenen informatiestroom in een magazijn eruit? p. 5 Level 2: Welke functies zijn er in een magazijn? p. 20 Level 3: Hoe pas je veiligheids-, milieu- en behandelingsvoorschriften toe in een magazijnomgeving?

Level 4: Hoe gebeuren de ontvangst en controle van goederen in een magazijn?

p. 38 p. 59

NOTITIES

€

Thema 1: De werking van een onderneming

Starten met Lift Welkom bij Lift. We leggen graag even uit hoe je met dit leerpakket aan de slag gaat.

1 OP WEG MET LIFT Het leerwerkboek bestaat uit zes thema’s en ICT-fiches. Elk thema is op dezelfde manier opgebouwd.

In totaal zul je zes thema’s doorlopen: De werking van een onderneming, De goederenen documentenstroom, DOCflow, De taken van een onthaalmedewerker, De taken van een retailmedewerker en ten slotte De taken van een logistiek medewerker. Elk thema start met een Themapagina.

T F I

Elk thema begint met een Stepin. Daar maak je kennis met de rode draad doorheen het thema.

Thema 3:

VA offerte

verkoopsvoorwaarden meedelen bestelbon

plaatsen van bestelling

K O P E R

orderbevestiging

de bestelling bevestigen

V E R K O P E R

hoe je een verkoopfactuur berekent waarop je eventueel kosten doorrekent of toegestane kortingen toekent.

Elk Level biedt je een stukje kennis dat je nodig hebt om de opdracht van de Step-up uit te voeren. Daarin neem je een interview af met de winkelverantwoordelijke over het aan- en verkoopproces van jouw gekozen winkel.

Voor deze opdracht kies je of je het organogram van A.S.Adventure.edu met een tekstverwerker (optie 1) of een presentatieprogramma (optie 2) namaakt. Vink de gekozen optie aan. a b

Gebruik het stappenplan om je organogram te ontwerpen. Heb je extra ondersteuning nodig, ga dan naar iDiddit. Daar vind je twee instructiefilmpjes. Raadpleeg de ICT-fiche_T_28 (optie 1) of ICTfiche_P_10 (optie 2).

Optie 1 Met een tekstverwerker STAPPENPLAN Stap 1: Open een nieuw document. Stap 2: Kies ‘Invoegen’ en vervolgens ‘SmartArt’. Stap 3: Duid ‘Hiërarchie’ aan en kies ‘Organigram’. Stap 4: Kies ‘Vorm toevoegen’ om een assistent of een werknemer toe te voegen. Stap 5: Werk eerst de structuur uit. Stap 6: Met ‘Indeling’ kun je de vorm van het organogram aanpassen. Stap 7: Wanneer je klaar bent met de structuur en de indeling van het organogram, vul je de functies en de namen in. Optie 2 Met een presentatieprogramma STAPPENPLAN Stap 1: Open een nieuwe presentatie. Stap 2: Kies ‘Invoegen’ en vervolgens ‘SmartArt’. Duid ‘Hiërarchie’ aan. of Klik op het icoon ‘SmartArt-afbeelding’. Duid ‘Hiërarchie’ aan en kies ‘Organigram’. Stap 3: Kies ‘Vorm toevoegen’ om een assistent of een werknemer toe te voegen. Stap 4: Werk eerst de structuur uit. Stap 5: Met ‘Indeling’ kun je de vorm van het organogram aanpassen. Stap 6: Wanneer je klaar bent met de structuur en de indeling van het organogram, vul je de functies en de namen in. 2

Bewaar het resultaat in je portfolio. Maak een map voor elk thema en een submap voor elk Level. Geef die submap de naam ‘Thema_X_Level_Y’. Geef het bestand een duidelijke naam zoals ‘Explore_4_Organogram’.

LEVEL 1

informeren naar verkoopsvoorwaarden

over de (mogelijke) verschillende stappen die je doorloopt voor je de goederen levert aan de klant en welke afdelingen erbij betrokken zijn;

THEMA 1

over de (mogelijke) verschillende stappen die je doorloopt voor de goederen effectief geleverd en betaald moeten worden en welke afdelingen erbij betrokken zijn;

De verworven leerstof is gebundeld in To the point. Daarin staat wat je moet onthouden uit het Level. Op iDiddit vind je de verworven leerstof in een overzichtelijke mindmap.

prijsaanvraag

In dit thema doorloop je drie Levels waarin je leert …

Explore 4— Hoe maak je een organogram?

Bij verschillende opdrachten kun je kiezen uit twee of meerdere Opties. De opties geven je de keuze of je graag een uitdaging wilt aangaan of liever meer ondersteuning wenst. Het kan ook zijn dat je kunt kiezen volgens je interesse.

Het aankoopproces Bij de aankoop van goederen of diensten doorloop je de volgende stappen van het aankoopproces:

Je doorloopt per thema verschillende Levels, waarbij je telkens een centrale onderzoeksvraag beantwoordt. Je verkent de onderzoeksvraag aan de hand van verschillende opdrachten, onder de noemer Explore.

TO THE POINT

Sander snakt naar een weekje vakantie! Bekijk de cartoons. Plaats ze in de juiste volgorde.

DOCflow

STEP-IN

Doc.

THEMA 2

DOCflow

STEP-IN

leveringsbon

de goederen leveren factuur

uitnodigen tot betaling

Action 3— Kun jij een prijsaanvraag opstellen per mail?

Stap 1: De koper doet een prijsaanvraag voor een duidelijk omschreven product of dienst. Hij informeert naar de prijs en de verkoopsvoorwaarden, zoals de leverings- en betalingsvoorwaarden, kortingen, bijkomende kosten, kwaliteit, service … De prijsaanvraag kan mondeling (bv. in de winkel, telefonisch) of schriftelijk gebeuren (via mail of brief, op de website). In een onderneming is het de aankoopafdeling die de prijsaanvraag doet.

Salesmanager Ersil Dokumaci en marketingmanager Eline Truyen hebben nog geen visitekaartjes. De aankoopafdeling krijgt de opdracht om een prijsaanvraag op te stellen. Maak met een tekstverwerker de tekst aan van het mailbericht dat je aan een mogelijke leverancier wilt bezorgen om een offerte te vragen.

THEMA 2

Stap 3: De bestelling kan mondeling of schriftelijk gebeuren. Als de goederen niet onmiddellijk ter beschikking zijn van de koper, moet er een bestelbon opgesteld worden. De koper en de verkoper zijn het eens over de voorwaarden. Op het moment dat de koper de bestelling plaatst, is er sprake van een koopovereenkomst. Hij kan de bestelling niet zonder gevolgen annuleren.

LEVEL 1

Stap 2: Als antwoord op de prijsaanvraag stuurt de verkoper een offerte of een prijsopgave. Aan de hand van dat document geeft hij de gevraagde informatie aan de koper. Dat kan mondeling (in de winkel, telefonisch) of schriftelijk (via mail, brief) gebeuren. De aankoopafdeling vergelijkt de verschillende offertes met elkaar. Daarna beslist ze bij welke leverancier ze de bestelling plaatst.

Gebruik de volgende gegevens:  aantal stuks: 400 per persoon  afmetingen: 55 x 85 mm  afgeronde hoeken  full colour  glanzend papier 300 g

b c

Raadpleeg indien nodig de ICT-fiches van tekstverwerker. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 4— Kun jij offertes analyseren?

STARTEN MET LIFT

Drie leveranciers hebben gereageerd op de prijsaanvraag in verband met de visitekaartjes. Ga naar iDiddit en neem de drie documenten door. a

Vergelijk de offertes in een overzichtelijke tabel. Werk de tabel uit met een tekstverwerker. Gebruik daarvoor de ICT-fiche_T_13, fiche_T15, fiche_T_20 en fiche_T_22. Plaats de afdrukstand van de pagina liggend (ICT-fiche_T_9). Bereken voor elke offerte ook de totale prijs. Offerte 1 Naam leverancier

Offerte 2 Naam leverancier

Omschrijving van het aanbod

Verkoops- en leveringsvoorwaarden

Prijs

THEMA 2

LEVEL 1

Totale prijs

c d

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio. Met welke onderneming zou jij in zee gaan? Waarom?

Offerte 3 Naam leverancier

Nu is het tijd om je opgedane kennis in te oefenen aan de hand van verschillende Actions.

Een Action More bevat een verbreding van het leerplandoel. Het is niet verplicht die Action te maken om het leerplandoel te behalen. De Action More biedt je de mogelijkheid om (als je voor de anderen klaar bent) je kennis van het leerplandoel te verruimen en dat doel in een breder kader te situeren. De Action More maakt ook differentiatie in interesse mogelijk.

DEEL 3: NA HET INTERVIEW Maak een verslag. Verwerk de antwoorden met een tekstverwerker. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 9— Ken je de belangrijkste begrippen in verband met telefoneren?

Vul de woorden uit de woordenwolk op de juiste plaats in:

kiestoon abonneenummer

witte gids telefoongids

internationale toegangscode

antwoordapparaat

telefoonhoorn

bezettoon

landnummer

zonenummer

www.wittegids.be

voicemail

Als je de

Als je een telefoonnummer wilt weten, raadpleeg je best de

opneemt, hoor je de

. .

Ben je op zoek naar een telefoonnummer, dan raadpleeg je de . Surf daarvoor naar c

Als diegene die je opbelt in gesprek is, dan hoor je de

Wanneer je naar Nederland telefoneert, toets je eerst 00 of + (de

Aan het einde van elk Level sta je stil bij de actualiteit omtrent de inhoud van dat Level in de rubriek Breaking News. Op iDiddit vind je de bijbehorende artikels of filmpjes en de opdrachten.

. .

), nadien 31 (het

), en ten slotte het

gevolgd door het .

Buiten de kantooruren gebruiken heel wat ondernemingen een

is een vorm van dienstverlening ter vervanging van een

persoonlijk antwoordapparaat. Wanneer een telefoontje niet wordt aangenomen, kan de beller een bericht achtergelaten. Op een later moment kan de gebelde persoon het achtergelaten bericht alsnog beluisteren.

THEMA 4

LEVEL 2

BREAKING NEWS

Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST

Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst.

Elk Level eindigt met een Checklist. Het is een hulpmiddel om te beoordelen of je de doelen van dat Level onder de knie hebt.

Ga op zoek naar een werknemer van wie je een interview mag afnemen en wiens onderneming je mag beschrijven.

Neem het interview af. Stel de volgende vragen en noteer de antwoorden op een blad. a b c d e

Ik kan de belangrijkste taken van de verschillende afdelingen in een onderneming omschrijven.

Ik kan een organogram opstellen.

Ik kan aangeven of het een lijn-, een lijnstaf- of een horizontaal organogram is.

Ik kan de functies van een commercieel medewerker, een managementassistent, een medewerker expeditie en een boekhoudkundig medewerker toelichten en situeren binnen de verschillende afdelingen.

KAN BETER

EXTRA OEFENMATERIAAL

LEVEL 1

STEP-UP

Ik kan een organogram van een onderneming interpreteren.

THEMA 1

Elk thema sluit af met een Stepup die je uitdaagt om je kennis toe te passen in een grotere opdracht.

Welke afdelingen zijn er in de onderneming? Wat zijn de kernwaarden van de onderneming? Wat stelt het logo voor? Welke emotie(s) roepen de kleuren van de huisstijl op? Zijn er afspraken in verband met de bedrijfskleding? Indien ja, welke?

Vraag aan de werknemer of je ook foto’s mag nemen om de huisstijl te illustreren.

Stel een organogram van de onderneming op met alle afdelingen. Je mag zelf de tool kiezen waarmee je het organogram maakt.

Verwerk de kernwaarden van de onderneming in een woordenwolk. Ga naar iDiddit. Daar vind je een aantal tools om een woordenwolk te maken.

Omschrijf de huisstijl van de onderneming en gebruik voldoende afbeeldingen om de huisstijl te illustreren. Kies hoe je die huisstijl wilt voorstellen. Vink de gekozen optie aan.

woordenwolk infographic fotocollage storyboard andere:

Het geografisch klassement is een klasseermethode volgens een gekozen geografisch element zoals een land, provincie, stad, gemeente of straat.

Klasseer de klanten van nv Construct geografisch op gemeente. Onderstreep eerst de gemeente. Sorteer vervolgens in de tweede kolom geografisch. KLANTEN

STEP-UP 39

Een Action Next Level is moeilijker en geeft je een idee van wat er in de volgende jaren op je afkomt. De Action Next Level zorgt dus ook voor differentiatie in moeilijkheidsgraad en is sowieso een uitdaging.

LEVEL 4

Action 1— Geografisch klasseren

GEOGRAFISCH KLASSEMENT

Vreven, Tienen

De Jonghe , Aartselaar Wouters, Kontich

Del Pierro, Ertvelde

T F I L

ICT-fiches

Saluki, Ronse

Bocqué, Ninove Bingé, Evergem

Chavatte, Antwerpen Wilson, Koksijde

Grotaerts, Leuven

Boukadouri, Ronse Van Sinck, Kontich

NEXT LEVEL 4

Potiers, Knesselare

133

De ICTfiches vind je achteraan het leerpakket en op iDiddit. Ze helpen je om zelfstandig met een tekstverwerker, een rekenblad of een presentatiepakket aan de slag te gaan; infographics te creëren, foto’s en video’s te monteren en online samen te werken.

STARTEN MET LIFT

Clement, Brugge

THEMA 4

a b

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 1

2 HANDIG VOOR ONDERWEG 2

In elk thema vind je dezelfde hulpmiddelen.

Shutterstocktussen / de-nue-pic Werk per twee. Wat is het©verschil een schreeflettertype en een schreeflooslettertype. Gebruik het internet. Vergelijk je antwoord met dat van je buur en werk samen een omschrijving uit.

Beantwoord de onderstaande vragen. a

Doorheen het thema vind je de belangrijkste zaken op een rijtje in de rode Wat moet Lies met die documenten doen? kenniskaders. Welk soort document heeft Lies ontvangen?

Keuze huisstijlkleuren Je kunt niet zomaar een kleur kiezen omdat je het mooi vindt. Elke kleur wekt een bepaalde emotie op. Ons brein is onbewust gevoelig voor kleuren.

Neem er opnieuw de ontdekplaat bij en bestudeer het belang van kleur in de huisstijl. Beantwoord daarna de volgende vragen.

Explore 5— Hoe wordt de inkomende e-mail verwerkt?

a Waaraan doen de kleuren jou denken? Wat roepen ze bij je op? Kies uit de onderstaande lijst. Staat de zin in een schreeflettertype of een schreeflooslettertype? Noteer.

Moeilijke woorden worden uitgelegd in een vriendelijkheid passie gezondheid begrippenkader. Die2woorden vallen extra luxe op door de stippellijn. geluk natuur Welk soort lettertype is dit? Welk soort lettertype is dit?

OFFERTE

Een offerte is een document opgesteld door de verkoper. Daarin geeft

hij de gevraagde informatie, zoals de prijs, eventuele korting, de leveringsvoorwaarden … als antwoord op de prijsaanvraag.

jeugdigheid

warmte

Bestudeer de offerte van Van Helden. Welke gegevens staan erin?

energie

Welk soort lettertype zou jij gebruiken bij een jonge en hippe doelgroep? Waarom? betrouwbaarheid kalmte

kracht

Je vindt die woorden aan het einde van elk ROOD BLAUW 1 E-mail vervangt een groot deel vanGEEL de telefoongesprekken en brieven. Bij veel organisaties Level en op iDiddit in het beeldwoordenboek. komt de inkomende e-mail binnen via een centraal adres (’info@’). Welke voordelen heeft

12 Verricht het ochtendgebed 12samen Verricht met het een ochtendgebed klasgenoot. Druk samen allebei met een de checklist klasgenoot. op iDiddit Druk allebei af en de checklist op iDiddit af en Beeldwoordenboek Level 1

controleer elkaar om na te gaan controleer of jullieelkaar de volgorde, om na te houding gaan ofenjullie uitspraken de volgorde, juist uitvoeren. houding en Zouitspraken ja, zet juist uitvoeren. Zo ja, zet BEGRIP

VERKLARING

af magazijn

Het risico en de kosten van het transport zijn ten laste van de koper.

AFBEELDING

dan een kruis in de kolom ‘goed’. dan een Zo niet, kruiszet in dan de kolom een kruis ‘goed’. in de Zokolom niet, zet ‘groeipunt’. dan een kruis Zo help in de je kolom elkaar om ‘groeipunt’. Zo help je elkaar om De levering gebeurt af magazijn. De leveringskosten bedragen 10 euro. De geleverde goederen blijven eigendom van de verkoper tot op het ogenblik van de volledige betaling. De koper mag in geen geval de goederen aan derden verpanden of in eigendom overdragen zolang de goederen niet volledig betaald zijn.

gericht te werken aan je gebedshandelingen. gericht te werken aan je gebedshandelingen.

Wat betekenen deze begrippen? Raadpleeg het internet. algemene Dat zijn de rechten en plichten die gelden tussen de koper en de verkoper bij het aangaan van de verbintenis. Ze worden opgesteld door de verkoper.

WIST JE DAT

ORANJE GROEN ZWART informatie over informatie een item inover het een item in het

Good to know

aDe metgezellen minimumafname leerden hun De gebed metgezellen door naarleerden de profeet hunMuḥammad gebed door naar te kijken. de profeet Muḥammad te kijken.

hoofdstuk.

LEVEL 2

Deter kleurkeuze vind je vaak zowel in het logo als in het Sommigen plaatsten hun handen Sommigen naast hun plaatsten lichaam, hunanderen handen ter naast hoogte hun lichaam, van hun borst anderen hoogte van vaneen hunonderneming borst

en in deOmdat bedrijfskleding. Het versterkt niet alleen het merkverhaal voorraad effectief aanwezig is inmet een en deZo of buik. Zo werd het gebed ofmagazijn buik. al die verschillen werd het eeuwenlang gebed met aldoorgegeven. die verschillenOmdat eeuwenlang het drukwerk doorgegeven. het De hoeveelheid van een bepaald artikel die

maar ook de herkenbaarheid.

bestelbon

gaan met de verschillen.

Dat is een soort van reservatie. Dat document vul je in wanneer de gekochte goederen niet meteen in handen van de koper komen of de diensten niet onmiddellijk worden uitgevoerd. Op het moment dat de koper de bestelling plaatst, is er sprake van een koopovereenkomst.

Je vindt een voorbeeld van een bestelbon in Explore 4.

Recupelbijdrage bestel hoeveelheid

De hoeveelheid van een artikel die minimaal besteld moet worden van de leverancier.

b c

Zoek voor elke kleur een bedrijfslogo dat die kleur duidelijk inzet om de eigenschap op te roepen. Verwerk de logo’s in een collage. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio. 2

In de Good to know-kaders staan handige tips of e volgende iconen De volgende helpen jeiconen ook nog helpen een eind je ook opnog weg: een eind op weg:weetjes bij de uitvoering van de opdrachten. BEELDWOORDENBOEK

LEVEL 1

BESTELLING

AANTAL

THEMA 2

Je vindt op iDiddit Je vindt extra op (ondersteunend) iDiddit extra (ondersteunend) materiaal. materiaal. d

milieubijdrage, Bebat

THEMA 2

LEVEL 1

Je vindt op iDiddit Je vindt een ontdekplaat. op iDiddit een ontdekplaat.

Wat zijn de nadelen van communicatie via e-mail?

gaan met de verschillen.

LEVEL 2

winkel.

THEMA 1

beschikbare

gebed van de profeet metgezellen van dekomt, profeet is het en zijn belangrijk metgezellen om respectvol komt, is het om belangrijk te om respectvol om te b exclusief btw en zijn gebed

31 In het zakelijke leven kun je e-mails niet meer wegdenken. Wat als e-mails de enige vorm van communicatie waren? Bekijk het filmpje op iDiddit. Voer daarna een klasgesprek over de volgende vragen.

Forum — — — —

Welke indruk laat het filmpje op jou na? Wat vind jij van het e-mailgebruik in onze maatschappij? Waar erger jij je aan bij het e-mailverkeer? Bespreek tips die ervoor zorgen dat e-mails gemakkelijk te verwerken zijn.

Als je dit icoon ziet, open dan de VAN IN e inbegrepen Soms is het handig Soms datisje het extra handig lesinformatie je extra ofkunt lesinformatie een dan video- of of audiofragment een video- of zelf audiofragment kunt zelf kunt Plusapp en scan dedat pagina. Je extra materiaal bekijken. bekijken of beluisteren bekijkenop ofjebeluisteren smartphone. op je smartphone.

Als je dit icoon ziet, Als je open dit icoon dan de ziet, VAN open IN Plus-app dan de VAN en IN scan Plus-app de pagina. en scan de pagina.

Download in de Download App Store in de App Store

In een Forum voer je in groepjes of met de hele klas een gesprek Get it on GoogleGet Play it on Google Play over een bepaalde stelling. Het is de bedoeling dat je luistert naar elkaars mening en leert hoe anderen denken, maar ook dat je je eigen mening leert onderbouwen met argumenten.

STAP 2 Het gebed 85 STAP 2 Het gebed 85 De volgende iconen helpen je ook nog een eind op weg:

Je vindt op iDiddit extra (ondersteunend) materiaal.

STARTEN MET LIFT

Het beeldfragment dat hierbij hoort, vind je op iDiddit.

Het luisterfragment dat hierbij hoort, vind je op iDiddit. Je vindt op iDiddit een ontdekplaat. Je moet iets bewaren in je portfolio. Je oefent je ICT-vaardigheden.

LEVEL 3

voorwaarden

WIST JE DAT

elektronische post ten opzicht van de gewone post?

In een Wist je dat? In een krijg Wist je extra je dat? krijg je extra

THEMA 4

THEMA 1

Het onlineleerplatform bij Lift Mijn lesmateriaal Hier vind je alle inhouden uit het boek, maar ook meer, zoals filmpjes, audiofragmenten, extra oefeningen ...

Extra materiaal Bij bepaalde stukken theorie of oefeningen kun je extra materiaal openen. Dat kan een bijkomend audio- of videofragment zijn, een woorden- of begrippenlijst, een extra bron of een leestekst. Kortom, dit is materiaal dat je helpt om de leerstof onder de knie te krijgen. Opdrachten Hier vind je de opdrachten die de leerkracht voor jou heeft klaargezet.

Evalueren Hier kan de leerkracht toetsen voor jou klaarzetten.

Resultaten Wil je weten hoever je al staat met oefenen, opdrachten en toetsen? Hier vind je een helder overzicht van al je resultaten.

Meer weten? Ga naar www.ididdit.be

STARTEN MET LIFT

Notities Heb je aantekeningen gemaakt bij een bepaalde inhoud? Via je notities kun je ze makkelijk terug oproepen.

THEMA

De werking van een onderneming

STEP-UP

p. 39

Hoe herken je de cultuur en de huisstijl van een onderneming?

p. 24

Interview over een onderneming

LEVEL

Welke taken hebben de verschillende afdelingen in een onderneming?

p. 9

STEP-IN

p. 8

STEP-IN 1

Hoe goed ken jij het spilbedrijf A.S.Adventure.edu? Surf via iDiddit naar de website van het bedrijf. a

Vul de onderstaande tabel aan voor de hoofdzetel.

Adres Tel. E-mailadres Btw-nummer Bankrekening

Naam

Welke producten en diensten biedt A.S.Adventure.edu aan?

Op de site van A.S.Adventure.edu krijg je een goed beeld van de producten. Wat zijn de belangrijkste categorieën?

Wie zijn volgens jou de belangrijkste klanten van A.S.Adventure.edu?

Welke troeven speelt A.S.Adventure.edu op haar website uit om klanten te overtuigen bij het bedrijf te kopen?

Welke vacatures heeft A.S.Adventure.edu op dit moment? Bespreek klassikaal.

In dit thema doorloop je twee Levels waarin je leert …

THEMA 1

STEPIN

welke afdelingen er in een onderneming zijn aan de hand van een organogram en wat de verschillende organisatiestructuren zijn;

over de organisatiecultuur en huisstijl van een onderneming.

Elk Level biedt je een stukje kennis dat je nodig hebt om de opdracht van de Step-up uit te voeren. Daarin neem je een interview van een werknemer af om de afdelingen, kernwaarden en huisstijl van de onderneming waarvoor hij werkt in kaart te brengen.

LEVEL 1

INTRO

Bekijk aandachtig de onderstaande tekening. De onderneming wordt als raderwerk voorgesteld. Welke boodschap wil de tekenaar meegeven?

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag: Welke taken hebben de diverse afdelingen in een onderneming?

THEMA 1

LEVEL 1

Welke taken hebben de verschillende afdelingen in een onderneming?

Explore 1— Welke afdelingen zijn er in een bedrijf?

THEMA 1

LEVEL 1

Bekijk aandachtig de onderstaande afbeelding. Wat zijn de werknemers aan het doen?

Explore 2— Wat zijn de belangrijkste taken van de

verschillende afdelingen in een bedrijf?

Ga naar iDiddit en bestudeer de ontdekplaat. Verken de belangrijkste taken van de afdelingen van A.S.Adventure.edu. Gebruik het bijbehorende werkblaadje.

Welke afdeling moet je in de volgende situaties aanspreken?

Een leverancier heeft bijkomende informatie nodig om een offerte op te maken.

Een klant vraagt wanneer de levering van zijn bestelling is ingepland.

Een klant heeft een aanmaning ontvangen. Hij zou een factuur te laat betaald hebben. De klant denkt dat hij wel op tijd betaald heeft.

D Er is een prijsaanvraag van een nieuwe klant binnengekomen via mail.

Een klant telefoneert naar A.S.Adventure.edu omdat de afgesproken verkoopsvoorwaarden op de factuur niet correct zijn.

G Een bezoeker meldt zich aan bij de balie voor een sollicitatiegesprek. LEVEL 1

Een klant heeft dringend bepaalde producten nodig. Hij informeert of er nog voldoende op voorraad zijn.

THEMA 1

Explore 3— Hoe stel je de organisatiestructuur zo overzichtelijk mogelijk voor? ORGANOGRAM

Een organogram is een schematische voorstelling van de organisatiestructuur van een onderneming waarin de verschillende

Ga naar iDiddit. Je vindt er het organogram met de functies en de namen van de werknemers. a

Hoeveel mensen werken er bij A.S.Adventure.edu?

Waarom worden de werknemers met hun functies op die manier voorgesteld, denk je?

afdelingen en functies staan.

Organisatiestructuren

THEMA 1

LEVEL 1

Er bestaan verschillende manieren om een organisatie te structureren. De meest bekende zijn: — de lijnorganisatie: bij die structuur kan een bepaalde persoon in het organogram maar een bevel ontvangen van de persoon die juist boven hem in het organogram staat. Hij moet enkel aan die persoon verantwoording afleggen; — de lijnstaforganisatie: de basis van die structuur is een lijnorganisatie maar aan bepaalde personen wordt een staf toegevoegd. Die stafmedewerker moet enkel verantwoording afleggen aan de persoon aan wie hij is toegevoegd; — de horizontale organisatie: bij die organisatie staat iedereen op hetzelfde niveau. Er zijn geen directe chefs.

Om welke organisatiestructuur gaat het? Noteer.

1 Aankoper

Boekhouder

Administratie

Verkoper

Algemene vergadering

Raad van bestuur

Ilse Van Asbroeck Algemeen directeur

Directie secretariaat

Werner Spileers Medisch directeur

Hans Van Hoeck Financieel & administratief directeur

Ann Vanden Bergh Verpleegkundig directeur

Johan Savonet Technisch & facilitair directeur

Sigrid Steegen Directeur hr & communicatie

Directeur

Ploegbaas 1

Ploegbaas 2

Mede werkers productie

Chef administratie

Medewerkers administratie

Chef inkoop

Chef verkoop

Hoofd verkoop

Filiaal hoofden

Vertegen woordigers

Mede werkers filialen

LEVEL 1

Chef personeels zaken

THEMA 1

Chef productie

Explore 4— Hoe maak je een organogram? Voor deze opdracht kies je of je het organogram van A.S.Adventure.edu met een tekstverwerker (optie 1) of een presentatieprogramma (optie 2) namaakt. Vink de gekozen optie aan. a b c

Optie 1 Met een tekstverwerker STAPPENPLAN Stap 1: Open een nieuw document.

Stap 2: Kies ‘Invoegen’ en vervolgens ‘SmartArt’.

Stap 3: Duid ‘Hiërarchie’ aan en kies ‘Organigram’.

Stap 4: Kies ‘Vorm toevoegen’ om een assistent of een werknemer toe te voegen. Stap 5: Werk eerst de structuur uit.

Stap 6: Met ‘Indeling’ kun je de vorm van het organogram aanpassen.

Stap 7: Wanneer je klaar bent met de structuur en de indeling van het organogram, vul je de functies en de namen in. Optie 2 Met een presentatieprogramma

STAPPENPLAN

Stap 1: Open een nieuwe presentatie.

Stap 2: Kies ‘Invoegen’ en vervolgens ‘SmartArt’. Duid ‘Hiërarchie’ aan. of Klik op het icoon ‘SmartArt-afbeelding’. Duid ‘Hiërarchie’ aan en kies ‘Organigram’. Stap 3: Kies ‘Vorm toevoegen’ om een assistent of een werknemer toe te voegen.

Stap 4: Werk eerst de structuur uit.

Stap 5: Met ‘Indeling’ kun je de vorm van het organogram aanpassen. Stap 6: Wanneer je klaar bent met de structuur en de indeling van het organogram, vul je de functies en de namen in.

THEMA 1

LEVEL 1

Explore 5— Wat houden de verschillende beroepen of functies in?

Good to know

Werk per twee. Elk duo krijgt van de leerkracht een functie. a b c d e f

QUIZVRAAG 3

QUIZVRAAG 4

QUIZVRAAG 5

QUIZVRAAG 6

QUIZVRAAG 8

QUIZVRAAG 9

QUIZVRAAG 7

THEMA 1

QUIZVRAAG 2

QUIZVRAAG 1

LEVEL 1

Tijd voor een kleine quiz! De leerkracht toont je een presentatie met vragen. Noteer je antwoorden.

Neem er opnieuw de ontdekplaat bij en verken de inhoud van jouw functie. Neem er het werkblaadje bij. Noteer de voornaamste taken van jouw functie. Noteer drie attitudes die belangrijk zijn voor die functie. Luister niet alleen naar wat er gezegd wordt, maar kijk ook naar wat de werknemers doen. Maak een mindmap van de taken en de attitudes. Raadpleeg de ICT-fiches van mindmap. Iedere groep stelt zijn mindmap voor aan de andere leerlingen. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

De taken van een bepaalde job of functie verschillen van bedrijf tot bedrijf. Zo is het in een kleine onderneming mogelijk dat je als werknemer meerdere functies of taken krijgt. In een grote onderneming oefenen soms meerdere werknemers van een afdeling dezelfde functie uit. Je kunt dus meerdere verkopers op de afdeling verkoop hebben, of meerdere boekhouders op de afdeling boekhouding.

TO THE POINT

In een bedrijf komen meerdere afdelingen voor. Het aantal afdelingen hangt af van de grootte van het bedrijf. In een grote onderneming komen deze afdelingen vaak voor: — directieafdeling, — aankoop, — verkoop, — administratie, — personeelsdienst of human resources, — boekhouding (en / of facturatie), — receptie (of onthaal), — magazijn en expeditie (of logistiek).

In een kleinere onderneming worden de taken van meerdere afdelingen soms door één persoon gedaan.

Je kunt de organisatie van een onderneming (dat wil zeggen: de verdeling in afdelingen of functies) voorstellen in een organogram. Een organogram geeft weer hoeveel verschillende afdelingen er zijn. Daarnaast kan een organogram weergeven wie aan het hoofd van een afdeling staat en over wie die persoon de baas is. Hoe hoger de persoon in het organogram staat, hoe hoger zijn functie in de onderneming is. De meest voorkomende organisatiestructuren zijn: — de lijnorganisatie, — de lijn-staforganisatie, — de horizontale organisatie.

THEMA 1

LEVEL 1

In iedere afdeling zijn er een of meerdere functies of beroepen. — Een managementassistent (of directiesecretaris) staat vooral de directeur van de onderneming bij. Die persoon beheert onder meer de agenda van de directeur, plant vergaderingen in, boekt zijn reizen en bekommert zich ook om belangrijke administratietaken. Dat kan gaan van brieven opstellen tot post controleren en computerwerk. — Een boekhouder (boekhoudkundig medewerker) controleert onder andere of de klanten de facturen betalen en betaalt de aankoopfacturen aan de leveranciers. — Een commercieel medewerker binnendienst zorgt voor het telefonische contact met de klanten van het bedrijf. Die medewerker noteert en verwerkt bestellingen van klanten. — Een winkelbediende of verkoper zorgt voor de verkoop van de artikelen in de winkel. Die houdt de winkel netjes, helpt klanten, vult rekken aan en bouwt de etalages op. — Een logistiek medewerker (of magazijnmedewerker) lost en controleert de geleverde goederen. Die goederen slaat hij daarna op in het magazijn. Hij brengt ook de nodige documenten in het magazijn in orde. De voorraad houdt hij meestal bij op een computer. Wanneer een klant een bestelling plaatst, verzamelt de logistiek medewerker de goederen in het magazijn en maakt ze vervolgens klaar voor verzending.

Een expeditiebediende regelt voornamelijk het transport. Die persoon reserveert een transportmiddel en maakt de documenten voor verzending klaar. Een onthaalbediende of een receptionist ontvangt de klanten die het bedrijf binnenstappen. Hij is vaak het eerste gezicht dat de bezoekers te zien krijgen. De onthaalbediende verdeelt soms ook de post en neemt de telefoonoproepen aan. Hij maakt de badges voor de bezoekers en reserveert eventueel een parkeerplaats.

— —

Action 1— Wat zijn de belangrijkste taken van de

verschillende afdelingen in een bedrijf?

Werk in groepjes. Elke groep ontvangt een organogram van een onderneming en een stapel kaartjes met taken. a

Welk soort organogram heeft je groep gekregen? Kies uit:

lijnorganisatie – lijn-staforganisatie – horizontale organisatie

b c

Wijs de taken op de kaartjes toe aan een afdeling in de onderneming. Vraag de verbetersleutel aan de leerkracht. Welke taken had je verkeerd toegewezen? Omschrijf in de derde kolom waarom de taak eerder door een andere afdeling wordt uitgevoerd. ORGANOGRAM:

TAAK VAN

REDEN

THEMA 1

LEVEL 1

TAAK VAN

REDEN

Action 2— Hoe ziet het bedrijf van

eruit?

Neem een interview af van een van je ouders, een familielid of kennis. Stel de volgende vragen. Noteer de antwoorden op een blad.  In welke onderneming werk je?  Wat produceert het bedrijf of welke diensten levert het bedrijf?  Welke verschillende afdelingen zijn er in de onderneming?  Aan wie verkoopt het bedrijf zijn producten of aan wie levert het bedrijf zijn diensten?  Wat is jouw functie?  Welke taken voer jij dagelijks zoal uit?  Welke attitudes zijn belangrijk voor jouw functie?

b c

Maak na het interview een organogram van dat bedrijf op basis van de afdelingen, niet op basis van de verschillende functies. Maak een verslag van het interview met een tekstverwerker. Op iDiddit vind je een sjabloon. Het onderstaande stappenplan kan je daarbij helpen.

STAPPENPLAN

Stap 1: Pas de spellingscontrole en grammaticacontrole toe. Stap 2: In het sjabloon voeg je de antwoorden toe en eventueel enkele afbeeldingen van het bedrijf. Stap 3: Zorg voor een duidelijk en voldoende groot organogram, zodat het leesbaar is voor iedereen.

THEMA 1

LEVEL 1

Geef het organogram en het verslag een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 3— Bestaat er ook een bedrijfje op school? Wellicht is er op je school een minionderneming, een leeronderneming of een oefenfirma.

Breng een bezoek aan die onderneming of nodig een leerling van dat bedrijfje uit in de klas. Stel de vragen uit Action 2 aan die leerling en bedenk eventueel nog wat extra vragen. Noteer de antwoorden op een blad. Verwerk de antwoorden met een tekstverwerker. Op iDiddit vind je een sjabloon dat je kunt gebruiken. Gebruik de ICT-fiches van tekstverwerker. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

a b c d

Action 4— Hoe stel je de organisatiestructuur van een onderneming overzichtelijk voor?

Werk in vijf groepen. Elke groep krijgt een bepaalde case toegewezen. a b c d

Lees de andere cases. Welke organisatiestructuur hebben die? Noteer het antwoord onder de overgebleven cases.

Lees aandachtig je case. Over welke organisatiestructuur gaat het? Noteer het antwoord onder de case. Stel het organogram op met software naar keuze. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Case 1

THEMA 1

LEVEL 1

Een fietsenfabriek wordt geleid door een directeur. Hij krijgt assistentie en advies van een onderdirecteur en een secretariaatsverantwoordelijke. Het bedrijf telt vier afdelingen: de personeelsafdeling, de financiële afdeling, de technische afdeling en de commerciële afdeling. De verantwoordelijke van elke afdeling rapporteert rechtstreeks aan de bedrijfsleider. De technische afdeling telt vier subafdelingen. De verantwoordelijke van de afdeling kwaliteitszorg werkt met twee ingenieurs die over de kwaliteit van de geproduceerde fietsen moeten waken, de verantwoordelijke van de afdeling onderhoud werkt met drie technici die allen instaan voor het herstel en het onderhoud van de machines, de verantwoordelijke van productieafdeling A en van productieafdeling B hebben ieder de verantwoordelijkheid over drie ploegbazen, die ieder een aantal arbeiders onder zich hebben.

Case 2

Case 3

Fien Bertels is eigenares van de interieurzaak Bertels nv. Ze heeft drie vaste verkopers in dienst: Sofie, Wim en Karel. Die drie verkopers vallen onder de chef-verkoper, Peter, die op zijn beurt direct onder Fien staat. Om bestelde gordijnen te maken is Cindy fulltime in de onderneming aanwezig. Ze valt onder Fien en heeft een assistent, Linda. De verkochte goederen worden met een eigen bezorgdienst afgeleverd. Benny is daarvan de chef en Jan is zijn assistent.

Onderneming Somers is een handelsonderneming. De directeur van de onderneming is mevrouw Somers. Onder haar staan drie managers die verantwoordelijk zijn voor respectievelijk de inkoop, de verkoop en de administratie. Het hoofd van de administratie heeft drie medewerkers. Hij wordt bijgestaan door de personeelschef die hem vooral adviseert. De afdeling inkoop heeft, naast het hoofd, drie medewerkers. De verkoopafdeling telt in totaal zeven medewerkers, exclusief het hoofd, onder wie één chef die op gelijke hoogte staat met de personeelschef. De afdeling verkoop heeft in totaal vier medewerkers.

Case 4

THEMA 1

LEVEL 1

Els Picard is algemeen directeur van een woonzorgcentrum. Ze wordt bijgestaan door Wim Mertens, administratief directeur, Wendy Dirckx, medisch directeur, Guy Buts, die de pr verzorgt, en Anke Benschop die de functie van financieel directeur invult. Guy Buts heeft Peter Claes als assistent. Wim Mertens wordt bijgestaan door drie assistenten. Tina Willems is belast met de boekhouding. Ze wordt bijgestaan door Kurt Everts. Voor de pr-activiteiten in de media is Carine Muntens aangetrokken, terwijl de contacten met overheidsinstanties door Peter Aerts worden verzorgd. Wendy Dirckx heeft twee medewerkers ter beschikking. Petra Knuts is verantwoordelijk voor de bewoners van het wzc en Wim Jansen voor de bewoners van de serviceflat.

Case 5

Kato Coenen is de trotse eigenares van een bloeiende kledingzaak. Aangezien ze vaak naar het buitenland gaat om modeshows bij te wonen, is het van groot belang dat haar zaak in goede handen is. Daarom heeft ze enkele mensen aangesteld aan wie ze bepaalde taken en verantwoordelijkheden heeft overgedragen. Julie Duchateaux is verantwoordelijk voor het magazijn. Paul Schrooten prijst en verkoopt de kledingstukken. Hij krijgt daarvoor de hulp van tien verkoopsters. Daarnaast heb je Benny Leysen die verantwoordelijk is voor de loonadministratie en de aanwerving van nieuw personeel. Ten slotte is er Marleen Gevaert die nauwkeurig de boekhouding bijhoudt. Door de nauwe samenwerking tussen de verschillende afdelingen kan Kato – die altijd de eindverantwoordelijkheid draagt – op haar beide oren slapen, als ze naar het buitenland vertrekt.

Action 5— Hoe ziet een jobadvertentie voor een

administratieve functie eruit?

Je hebt al heel wat administratieve beroepen of functies leren kennen. Kies drie beroepen uit de volgende lijst. Markeer ze. bediende in de boekhoudafdeling – onthaalbediende – administratief medewerker – managementassistent – magazijnier – medewerker expeditie – commercieel medewerker binnendienst

Zoek op het internet voor elk beroep drie jobadvertenties. Je zoekt in het totaal dus negen advertenties. Wees niet te snel tevreden. Lees de jobadvertenties en kies enkel de jobs die je interessant vindt. Druk de advertenties af als pdf-document. Geef elk document een duidelijke naam. Voeg de drie jobadvertenties voor dezelfde functie samen. Gebruik daarvoor ICT-fiche_O_06. Geef de drie bestanden een duidelijke naam en bewaar ze in je portfolio. Maak voor elk beroep een mindmap met de belangrijkste taken, vaardigheden en attitudes. Gebruik daarvoor ICT-fiche_MM_01. Geef de bestanden een duidelijke naam en bewaar ze in je portfolio.

THEMA 1

b c d e

LEVEL 1

BREAKING NEWS Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST

Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst. JA

Ik kan een organogram van een onderneming interpreteren.

Ik kan de belangrijkste taken van de verschillende afdelingen in een onderneming omschrijven.

Ik kan een organogram opstellen.

Ik kan aangeven of het een lijn-, een lijnstaf- of een horizontaal organogram is.

Ik kan de functies van een commercieel medewerker, een managementassistent, een medewerker expeditie en een boekhoudkundig medewerker toelichten en situeren binnen de verschillende afdelingen.

THEMA 1

LEVEL 1

KAN BETER

EXTRA OEFENMATERIAAL

Beeldwoordenboek Level 1 VERKLARING

horizontale organisatie

In die organisatie staat iedereen op hetzelfde niveau. Er zijn geen directe chefs.

lijnorganisatie

In die organisatie ontvangt een bepaalde persoon alleen van de persoon die net boven hem in het organogram staat, bevelen. Hij moet ook alleen aan die persoon verantwoording afleggen.

Aankoper

Boekhouder

Administratie

Directeur

De basis van die structuur is een lijnorganisatie maar aan bepaalde personen wordt een staf toegevoegd. Die stafmedewerker moet enkel verantwoording afleggen aan de persoon aan wie hij is toegevoegd.

Chef productie

Chef personeels zaken

Ploegbaas 1

Ploegbaas 2

Mede werkers productie

Chef admini stratie

Mede werkers admini stratie

Chef inkoop

Chef verkoop

Hoofd verkoop

Filiaal hoofden

Vertegen woordigers

Mede werkers filialen

Algemene vergadering

Raad van bestuur

Ilse Van Asbroeck Algemeen directeur Directie secretariaat

Ann Vanden Bergh Verpleegkundig directeur

Werner Spileers Medisch directeur

Hans Van Hoeck Financieel & administratief directeur

Johan Savonet Technisch & facilitair directeur

Sigrid Steegen HR & communicatie directeur

Dat is een schematische voorstelling van de organisatiestructuur van een onderneming met de verschillende afdelingen en functies.

LEVEL 1 BEELDWOORDENBOEK THEMA 1

organogram

Verkoper

lijn-staf organisatie

AFBEELDING

BEGRIP

LEVEL 2 Hoe herken je de cultuur en de huisstijl van een onderneming?

INTRO De onderstaande afbeeldingen geven je een sfeerbeeld van een aantal ondernemingen. Zou je graag in die ondernemingen werken? Waarom (niet)?

yhin

ck / Uladzik Kr

THEMA 1

LEVEL 2

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvragen: – –

Wat houdt een organisatiecultuur in? Welke huisstijl past bij een onderneming?

Explore 1— Wat houdt een organisatiecultuur in? Organisatiecultuur

De organisatiecultuur heeft te maken met de sfeer in een onderneming. — Hoe is de verhouding tussen werknemers en leidinggevenden? — Hoe gaan collega’s met elkaar om? — Wat zijn de waarden en normen van de organisatie? — …

Dat alles bepaalt hoe de communicatie verloopt (de vorm), wat er wordt gezegd (de inhoud) en welke procedures de organisatie hanteert.

Wat betekenen de begrippen ‘waarden’ en ‘normen’? Zoek de betekenis op het internet op en noteer de omschrijving hieronder. Geef een voorbeeld. a

waarden

normen

Lees de onderstaande zinnen. Gaat het om een waarde of een norm? Kruis aan. WAARDE

NORM

Het is belangrijk dat je op tijd komt op een afspraak. Je hebt respect voor het milieu. Je vindt veiligheid in een magazijnomgeving belangrijk.

Iedere organisatie of onderneming heeft haar eigen kernwaarden. Die kernwaarden vormen de basis van de identiteit van een organisatie en drukken uit waar een organisatie voor staat. Zo geeft ze aan wat ze belangrijk vindt in haar dagelijkse werking en in haar omgang met klanten en medewerkers.

THEMA 1

Kernwaarden

LEVEL 2

Als de kassamedewerker je te veel geld teruggeeft, dan zeg je dat.

Werk in groepen. Elke groep krijgt een onderneming toegewezen. a b

Zoek de kernwaarden van die onderneming op. Verwerk die waarden in een overzicht. Kies zelf hoe je die waarden wilt voorstellen. Vink de gekozen optie aan.

woordenwolk infographic fotocollage storyboard

Ga naar iDiddit. Je vindt er een audiofragment over bedrijfsculturen. Beluister het fragment en beantwoord de volgende vragen. Hoe is de – typisch Amerikaanse – sfeer bij Nike? Welke invloed heeft die sfeer op het bedrijfsgebeuren?

Hoe kan de kantooropstelling de samenwerking bevorderen?

Wat is de Japanse visie op ondernemen?

Wat is er typisch Zweeds aan de cultuur bij IKEA?

THEMA 1

LEVEL 2

Explore 2— Bestaat dé organisatiecultuur? Basismodellen organisatieculturen

Waar denk je aan wanneer je die termen hoort? Noteer. de machtscultuur

de rollencultuur

de persoonscultuur

Aangezien elke organisatie haar eigen cultuur heeft, is het heel moeilijk om organisatieculturen in duidelijke categorieën op te splitsen. Toch is het mogelijk om enkele basismodellen te onderscheiden, namelijk de machtscultuur, de rollencultuur, de persoonscultuur en de taakcultuur.

Bekijk aandachtig de vier grote bladen die de leerkracht heeft opgehangen. Daarop staat telkens een specifieke organisatiecultuur. a b

Lees aandachtig de stellingen die de leerkracht je geeft. Overleg bij welke organisatiecultuur elke stelling hoort. Je krijgt enkele minuten de tijd om de stellingen bij de juiste cultuur op te hangen. Eens je een stelling hebt opgehangen, mag je ze er niet meer afhalen. Welke stellingen hangen juist? Welke niet? Bespreek klassikaal.

THEMA 1

LEVEL 2

de taakcultuur

Ga naar iDiddit en bestudeer daar de ontdekplaat. Verken de organisatieculturen. Noteer de juiste organisatiecultuur onder de volgende ondernemingen. Inspiratie hiervoor vind je op de websites van de betrokken ondernemingen.

Explore 3— Wat houdt de huisstijl van een organisatie in? HUISSTIJL

Een huisstijl is de wijze waarop een onderneming of organisatie zich naar buiten toe zichtbaar presenteert door middel van het logo, de kleurkeuze, lettertypes en andere visuele elementen, zoals

bedrijfskleding.

THEMA 1

LEVEL 2

Een logo is slechts een onderdeel van de huisstijl waarmee een organisatie zich wil onderscheiden van de concurrentie. Herken je de onderstaande logo’s? Noteer de naam van de organisatie onder de afbeelding.

Keuze huisstijlkleuren

Je kunt niet zomaar een kleur kiezen omdat je die mooi vindt. Elke kleur wekt een bepaalde emotie op. Ons brein is onbewust gevoelig voor kleuren.

Neem er opnieuw de ontdekplaat bij en bestudeer het belang van kleur in de huisstijl. Beantwoord daarna de volgende vragen. a

Waaraan doen de kleuren jou denken? Wat roepen ze bij je op? Kies uit: passie

VA luxe

vriendelijkheid

gezondheid

natuur

jeugdigheid

warmte

betrouwbaarheid

kalmte

geluk

energie

kracht

GEEL

BLAUW

ORANJE

GROEN

ZWART LEVEL 2

ROOD

b c

Zoek voor elke kleur een bedrijfslogo dat die kleur duidelijk inzet om een van die eigenschappen op te roepen. Verwerk de logo’s in een collage. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 1

Bestudeer de evolutie van het logo van McDonald’s. Waarom zou McDonald’s de rode kleur in het logo vervangen hebben door een groene kleur? Gebruik indien nodig het internet.

Keuze typograﬁe

Typografie is alles wat hoort bij de opmaak van teksten zoals de keuze van lettertype, regelafstand en witruimte. Die aspecten hebben invloed op het bereiken van en het zetten van de juiste toon voor een bepaalde doelgroep.

Neem er opnieuw de ontdekplaat bij en bestudeer het belang van typografie in de huisstijl. Los daarna de volgende vragen op. a

Typografie is bepalend voor de leesbaarheid en de uitstraling van je boodschap. Goede typografie creëert in het onderbewustzijn een gevoel van rust. Welke van de twee onderstaande typografieën geeft jou een een gevoel van rust? Waarom?

HOOFDTITEL

THEMA 1

LEVEL 2

Subtitel

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Morbi ut tristique urna. Praesent quam augue, pharetra in sem vitae, volutpat imperdiet turpis. Morbi bibendum sodales scelerisque. Phasellus volutpat tincidunt sollicitudin. Praesent sit amet euismod eros, id ultricies libero. Donec a nibh quis tortor ﬁnibus pellentesque. Aliquam gravida est in erat dignissim rutrum. Sed vulputate vel nulla nos posuere. Sed id velit id arcu ﬁnibus mattis ut pharetra elti. Morbi commodo facilisis pellentesque.

HOOFDTITEL Subtitel Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Morbi ut tristique urna. Praesent quam augue, pharetra in sem vitae, volutpat imperdiet turpis. Morbi bibendum sodales scelerisque. Phasellus volutpat tincidunt sollicitudin. Praesent sit amet euismod eros, id ultricies libero. Donec a nibh quis tortor ﬁnibus pellentesque. Aliquam gravida est in erat dignissim rutrum. Sed vulputate vel nulla nos posuere. Sed id velit id arcu ﬁnibus mattis ut pharetra elti. Morbi commodo facilisis pellentesque.

Werk per twee. Wat is het verschil tussen een schreeflettertype en een schreeflooslettertype? Gebruik het internet. Vergelijk je antwoord met dat van je buur en werk samen een omschrijving uit.

Staan deze vragen in een schreeflettertype of een schreeflooslettertype? Noteer.

Welk soort lettertype is dit?

Welk soort lettertype zou jij gebruiken bij een jonge en hippe doelgroep? Waarom?

Good to know

THEMA 1

LEVEL 2

De kleurkeuze van een onderneming vind je vaak zowel in het logo als in het drukwerk en in de bedrijfskleding. Het versterkt niet alleen het merkverhaal maar ook de herkenbaarheid.

Lees het onderstaande artikel. Welke functie van de bedrijfskleding wordt er in de alinea besproken? Kies uit: aanspreekbaarheid voor klanten – herkenbaarheid voor (potentiële) klanten – veiligheid – verschillende kleuren voor verschillende functies

Bedrijfskleding

Zodra de huisstijlkleur is doorvertaald naar bedrijfskleding, komen daar meteen een aantal functies bij.

Een bezorger van Coolblue is altijd in het blauw gekleed en de reisleiders van Sunweb dragen altijd iets roods. Herkenbaarheid geeft klanten een veilig gevoel, ze weten dat ze praten met een betrouwbaar persoon van een organisatie. Ook valt de kleur beter op bij potentiële klanten waardoor ze meer associaties krijgen bij het bedrijf.

In MediaMarkt weet je precies wie je moet aanspreken, als je een vraag hebt. De rode overhemden vallen op in de witte, industriële omgeving. Je hoeft dus niet bang te zijn om de verkeerde aan te spreken. Die zekerheid geeft klanten extra vertrouwen. Een opvallende kleur bedrijfskleding kan daartoe bijdragen.

Als je in de McDonald’s een verkeerde hamburger hebt gekregen, moet je dat aan de werknemer in het donkerblauwe overhemd melden. Dat is de manager. Binnen grote bedrijven kan het ﬁjn zijn om onderscheid in functies kenbaar te maken aan klanten. Ook kan het verschil in gezag met gekleurde bedrijfskleding intern worden aangetoond.

In de bouw is het van groot belang dat medewerkers opvallen. In de koude maanden zijn ze goed zichtbaar met een reﬂecterende jas, maar in hoogzomer gaan die uit, waardoor een simpel T-shirt overblijft. Om medewerkers dan alsnog te laten opvallen, kun je hun bedrijfskleding aanbieden in een felle kleur zoals geel of oranje. Op de bouwplaats is het dan in een oogopslag duidelijk welke personen bevoegd zijn en wie niet.

THEMA 1

LEVEL 2

Bron: digitransfer.info, 2019-01-24

TO THE POINT Organisatiecultuur De organisatiecultuur heeft een invloed op de prestaties van de werknemers en kan daardoor ook de resultaten van de onderneming sterk beïnvloeden. Inzicht hebben in de bedrijfscultuur is dus zeer belangrijk voor een onderneming. Wat zijn de waarden en normen van een onderneming?

De basisvraag van zowel de organisatiecultuur als de structuur gaat over hoe mensen met elkaar omgaan. Bij de structuur gaat het over de harde, formele kant, zoals wie de baas is en wie welke taken heeft. De organisatiecultuur daarentegen betreft de zachte of informele kant van de omgangsvormen, zoals de sfeer, de gewoonten, de manier van begroeten en de waarden en normen. Hoe gaan mensen met elkaar om? STRUCTUUR

Harde, formele kant

Invloed op

CULTUUR

RAGSPATRONEN GED E IJFSKL DING, H DR UI E B SS O, NORMEN

LO G

processtructuur

JL TI

organisatie- en

Zachte, informele kant

KERNWAARDEN

THEMA 1

Huisstijl Een huisstijl is de wijze waarop een bedrijf of organisatie zich naar buiten toe zichtbaar presenteert. Het is de visuele presentatie van de organisatie waar het logo, de kleurkeuze, lettertypes (typografie) en andere visuele elementen zoals de bedrijfskleding deel van uitmaken.

LEVEL 2

Er zijn verschillende basismodellen om de bedrijfsculturen in te delen. Een van die basismodellen maakt een onderscheid tussen de machtscultuur, de rollencultuur, de persoonscultuur en de taakcultuur.

Action 1— Wat is de bedrijfscultuur bij Janssen Pharmaceutica?

Bekijk de filmpjes over Janssen Pharmaceutica.

Stel de bedrijfscultuur van die onderneming voor aan de hand van een woordenwolk.

Ga naar iDiddit. Je vindt er een aantal tools om een woordenwolk mee te maken. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 2— Welke organisatiecultuur past het best bij jou?

Gaat je voorkeur uit naar een kleine onderneming of naar een groot, bekend bedrijf? Surf via iDiddit naar de onlinebedrijfskeuzetest en ontdek welke soort organisatie het best bij je past. Bereid de test voor. Geef bij elke uitspraak aan in hoeverre die op jou van toepassing is door een cijfer van 1 tot en met 4 aan te duiden. Als een uitspraak volledig op jou van toepassing is, dan kies je 4. Is een uitspraak totaal niet op jou van toepassing, dan kies je 1. Tussenliggende mogelijkheden worden aangegeven door 2 en 3. Beantwoord alle vragen zo eerlijk mogelijk! Als een bepaald begrip niet duidelijk is, zoek je dat eerst in een (online) woordenboek op.

Tip:

1 2 3 4

Ik heb geen moeite met procedures en bureaucratie. Ik hecht veel waarde aan goede arbeidsvoorwaarden. Ik zou het heel vervelend vinden als er collega’s zijn die ik niet ken. Ik vind loopbaanbegeleiding erg belangrijk.

5 6 7 8

Ik werk het liefst in een kleine organisatie. Ik wil bij een organisatie werken met een grote naamsbekendheid. Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn voor mij niet heel erg belangrijk. Ik wil iedereen binnen een organisatie kennen.

THEMA 1

LEVEL 2

9 Werken bij de overheid is iets waarop je trots moet zijn. 10 Ik wil later veel kunnen verdienen. 11 Ik werk graag voor het algemeen belang. 12 De functie van beleidsmedewerker spreekt mij niet aan. 13 Ik wil een bijdrage leveren aan de maatschappij. 14 Ik wil snel carrière kunnen maken. 15 Ik vind prestatiebeloning eenzijdig. 16 Ik wil beoordeeld worden op basis van mijn resultaten.

Bron: 123test.nl

○ ○ ○ ○

Vul de test in op de website. Druk op de knop ‘Uitslag’. Lees het verslag dat je als advies kunt beschouwen. Herken je jezelf in dat resultaat?

Action 3— Welke boodschap stralen logo’s uit? Wat roepen de volgende logo’s bij jou op? Kies uit:

THEMA 1

LEVEL 2

eerlijkheid – luxe – levendigheid – intensiteit – energie – natuur

Action 4— Welke bedrijfskleding past bij welk proﬁel van de onderneming?

Een hotelketen heeft twee soorten hotels in de markt gezet. Enerzijds wil de keten overnachtingen en infrastructuur aanbieden voor overlegmomenten voor zakenmensen. Anderzijds wil de hotelketen overnachtingen aanbieden voor hippe, jonge mensen die bijvoorbeeld een citytrip maken.

a b

Noteer dat onder de afbeelding. Geef ook aan waarom je die stijl kiest.

THEMA 1

LEVEL 2

Welke bedrijfskleding past het best bij elk van de doelgroepen?

BREAKING NEWS Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST

Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst. JA

Ik kan het onderscheid tussen waarden en normen omschrijven.

Ik kan informatie opzoeken in verband met modellen van organisatiecultuur.

Ik kan de organisatiecultuur illustreren aan de hand van concrete voorbeelden.

Ik kan de huisstijl van een onderneming of organisatie omschrijven.

EXTRA OEFENMATERIAAL

THEMA 1

LEVEL 2

KAN BETER

Beeldwoordenboek Level 2 BEGRIP

VERKLARING Dat is de wijze waarop een organisatie zich naar buiten toe zichtbaar presenteert. Het is de visuele presentatie van de organisatie aan de hand van het logo, de kleurstelling, lettertypes en andere visuele elementen.

normen

Dat zijn ongeschreven regels over hoe je je hoort te gedragen. bv. Het is belangrijk dat je iemand aankijkt wanneer je met hem praat.

organisatie cultuur

Dat is de verzameling van normen, waarden en gedragsuitingen die alle leden van een onderneming of organisatie delen. De organisatiecultuur is vaak zichtbaar in verschillende aspecten van een organisatie zoals de huisstijl en bedrijfsstructuur.

huisstijl

De typografie is alles wat hoort bij de opmaak van teksten. bv. het lettertype, de regelafstand en witruimte

THEMA 1

BEELDWOORDENBOEK

LEVEL 2

typografie

waarden

AFBEELDING

Dat is wat je als persoon of als groep belangrijk vindt. bv. eerlijkheid, beleefdheid…

STEP-UP 1

Ga op zoek naar een werknemer van wie je een interview mag afnemen en wiens onderneming je mag beschrijven.

Neem het interview af. Stel de volgende vragen en noteer de antwoorden op een blad. Welke afdelingen zijn er in de onderneming? Wat zijn de kernwaarden van de onderneming? Wat stelt het logo voor? Welke emotie(s) roepen de kleuren van de huisstijl op? Zijn er afspraken in verband met de bedrijfskleding? Indien ja, welke?

a b c d e

Vraag aan de werknemer of je ook foto’s mag nemen om de huisstijl te illustreren.

Stel een organogram van de onderneming op met alle afdelingen. Je mag zelf de tool kiezen waarmee je het organogram maakt.

Verwerk de kernwaarden van de onderneming in een woordenwolk. Ga naar iDiddit. Daar vind je een aantal tools om een woordenwolk te maken.

Omschrijf de huisstijl van de onderneming en gebruik voldoende afbeeldingen om de huisstijl te illustreren. Kies hoe je die huisstijl wilt voorstellen. Vink de gekozen optie aan.

woordenwolk

infographic fotocollage storyboard andere:

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 1

STEPUP

NOTITIE

doc.

Thema 2: De goederenen documentenstroom

THEMA

De goederenen documentenstroom

STEPUP

LEVEL

Hoe stel je verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s op?

Interview met een winkelverantwoordelijke

LEVEL

p. 91

Hoe verloopt de goederenen documentenstroom in het verkoopproces?

p. 56

Hoe verloopt de goederenen documentenstroom in het aankoopproces?

p. 5

STEPIN

p. 4

LEVEL

p. 125

STEPIN Sander snakt naar een weekje vakantie! Bekijk de cartoons. Plaats ze in de juiste volgorde.

In dit thema doorloop je drie Levels waarin je leert … 1

THEMA 2

STEP-IN

over de (mogelijke) verschillende stappen die je doorloopt voor de goederen effectief geleverd en betaald moeten worden en welke afdelingen erbij betrokken zijn; over de (mogelijke) verschillende stappen die je doorloopt voor je de goederen levert aan de klant en welke afdelingen erbij betrokken zijn; hoe je een verkoopfactuur berekent waarop je eventueel kosten doorrekent of toegestane kortingen toekent.

LEVEL 1

INTRO 1

Hoe verloopt de goederen en documentenstroom in het aankoopproces?

Met het geld dat je voor je verjaardag gekregen hebt, wil je draadloze oortjes kopen. Je twijfelt welke je moet kopen, want zo goed ben je niet op de hoogte. Welke stappen zul jij ondernemen vooraleer je tot een aankoop overgaat?

Stel dat jij de draadloze oortjes via internet bestelt. Welke documenten komen eraan te pas?

Hoe verloopt de goederenen documentenstroom in het aankoopproces?

LEVEL 1

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag:

THEMA 2

Explore 1— Hoe verzamel je informatie over een product? 1

Lees de case van Eline Truyen van A.S.Adventure.edu.

Elke vierde zaterdag van september is het ‘Dag van de klant’. Ook A.S.Adventure.edu wenst op die dag haar klanten te bedanken. Marketingmanager Eline zoekt gadgets voor een giveaway. Na een brainstorm met haar team besluit ze om gadgets te kopen die de veiligheid van de klanten verbeteren. De donkere dagen komen eraan, dus is een betere zichtbaarheid belangrijk. Ze denkt aan bijvoorbeeld een veiligheidslichtje voor lopers en een reﬂecterende helmhoes voor ﬁetsers. Wat zal de volgende stap zijn?

Bekijk het organogram van A.S.Adventure.edu achteraan dit thema of op iDiddit. Aan wie moet Eline die opdracht geven?

Lies Meeus doet wat opzoekwerk en vindt twee leveranciers die beide gadgets aanbieden: Pascogifts uit Aalst en Van Helden uit Oud-Turnhout. a

Welke informatie zal Lies opvragen bij de leveranciers?

PRIJSAANVRAAG EN VERKOOPSVOORWAARDEN

In de prijsaanvraag vraagt de geïnteresseerde informatie aan over een duidelijk omschreven product of dienst. Hij informeert niet alleen naar de prijs, maar ook naar de verkoopsvoorwaarden. De verkoopsvoorwaarden zijn de voorwaarden waaraan de verkoper

THEMA 2

LEVEL 1

wil verkopen. Die hebben betrekking op de levering, de betaling,

kortingen, bijkomende kosten, kwaliteit, service …

Hoe kan Lies die informatie bekomen?

Op 20xx-08-16 verstuurt Lies de volgende mail naar Pascogifts en Van Helden.

Bericht

Opties

Van: lies.meeus@asadventure.edu Verzonden: 16 augustus 20xx Aan: Bcc: info@pascogifts.be; info@vanhelden.be Onderwerp: Prijsaanvraag

Geachte heer of mevrouw

Is het verstandig om de prijsaanvraag telefonisch te doen? Waarom (niet)?

Voor de ‘Dag van de klant’ willen wij onze klant een gadget aanbieden dat bij het assortiment van onze winkel past. Met de donkere dagen in zicht denken wij aan een reflecterende helmhoes voor fietsers en een veiligheidslichtje voor lopers. Is het mogelijk om ons van elk artikel de volgende informatie te bezorgen: – minimale aankoophoeveelheid, – prijs, – leveringstermijn, – de leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden.

Alvast bedankt voor een snelle reactie. Met vriendelijke groeten

Lies Meeus Aankoopverantwoordelijke A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. +32 3 480 55 11

K O P E R

V E R K O P E R

LEVEL 1

Vul het schema aan. Boven de pijl plaats je de naam van het document waarmee je hebt kennisgemaakt in deze Explore. Onder de pijl noteer je de functie van dat document.

THEMA 2

Explore 2— Bij wie plaats je de bestelling? 1

Lies ontvangt twee antwoorden. a

Op 20xx-08-20 ontvangt Lies de volgende mail van leverancier Pascogifts. Lees de mail.

Bericht

Opties

Verzonden: 20 augustus 20xx Aan: lies.meeus@asadventure.edu Onderwerp: Prijsaanvraag dd. 20xx-08-16

Beste mevrouw Meeus

Van: info@pascogifts.be

Aansluitend op uw mail dd. 16 augustus sturen wij u onze voorwaarden betreffende de gadgets die u wenst aan te bieden aan uw klanten.

De minimumafname van al onze producten is 100 stuks. Als extra kunnen wij het logo van uw firma op de gadgets drukken. Wij vragen daarvoor een instelprijs van 45,00 euro. Het drukken is gratis. Hierbij vindt u de prijs van de gevraagde producten. Die is afhankelijk van de afname: Jogger veiligheidslicht

Afname

Prijs per stuk

Afname

Prijs per stuk

100 – 249 stuks

3,92 euro

100 – 249 stuks

3,85 euro

250 – 499 stuks

3,48 euro

250 – 499 stuks

3,42 euro

500 – 1 000 stuks

3,26 euro

500 – 1 000 stuks

3,20 euro

vanaf 1 001 stuks

3,04 euro

vanaf 1 001 stuks

2,99 euro

Reflecterende helmhoes (geel)

Bij een aankoopbedrag hoger dan 5 000,00 euro wordt er een handelskorting van 5 % toegestaan. Als de gadgets moeten bedrukt worden, bedraagt de leveringstermijn 8 werkdagen na bestelling, zonder bedrukking 3 werkdagen. Vanaf 1 000,00 euro is de levering gratis, anders rekenen wij 20,00 euro leveringskosten aan.

Al onze prijzen zijn exclusief btw. De bijdragen voor Recupel en Bebat zijn inbegrepen. Wij vragen bij de bestelling een voorschot van 30 % en op het moment van levering betaalt u het openstaande bedrag. Indien u nog vragen hebt, mag u ons altijd contacteren. Wij helpen u graag verder. Met vriendelijke groet

THEMA 2

LEVEL 1

Peter De Meyer Verkoopverantwoordelijke Pascogifts tel. 053 78 88 70

Op 20xx-08-21 ontvangt Lies ook een mail van Van Helden, met de onderstaande bijlage. Lees de bijlage.

Beyntellus 18 2360 OUD-TURNHOUT A.S.Adventure.edu Nijverheidslaan 92/5 2160 WOMMELGEM

Turnhout 20xx-08-19 Offerte: uw prijsaanvraag via mail dd. 20xx-08-16 Geachte mevrouw Meeus

Allereerst willen wij u bedanken voor de interesse in ons bedrijf.

Ons bedrijf is gekend voor zijn klantenservice: gratis verzending en betaling 14 dagen na factuurdatum. Bovendien bieden wij een gratis digitale proefdruk aan, indien u het relatiegeschenk met uw logo wenst te personaliseren. Bedrukte artikelen worden geleverd binnen de 8 werkdagen, onbedrukte artikelen binnen de 2 werkdagen. Op basis van uw prijsaanvraag kunnen we u het volgende aanbieden: Afname

Niet bedrukt

Bedrukt

50 stuks

3,75 euro

6,56 euro

100 stuks

2,98 euro

4,92 euro

250 stuks

2,68 euro

3,99 euro

500 stuks

2,43 euro

3,42 euro

1 000 stuks

2,30 euro

3,08 euro

2 500 stuks

2,15 euro

2,80 euro

5 000 stuks

1,99 euro

2,53 euro

Afname

Niet bedrukt

Bedrukt

100 stuks

3,35 euro

3,99 euro

250 stuks

3,01 euro

3,40 euro

500 stuks

2,88 euro

3,19 euro

1 000 stuks

2,75 euro

3,01 euro

2 000 stuks

2,61 euro

2,83 euro

André reflecterende en waterdichte helmhoes, fluogeel, waterbestendige polyester Merk Bullet

Siliconen veiligheidsarmband in rood of geel

Prijzen exclusief Recupelbijdrage (0,01 euro) en milieubijdrage Bebat (0,114 euro)

Alle prijzen zijn per stuk, exclusief btw. Omdat wij graag met A.S.Adventure.edu zouden samenwerken, hoeft u geen instelkosten voor het drukwerk te betalen. Deze offerte is geldig tot 30 september 20xx.

Raf Pauwels Verkoopverantwoordelijke

BTW BE0437.987.266 – RPR Antwerpen – KBC BE94 0015 1728 5114 BIC KREDBEBB – tel. 014 427 101 – turnhout@vanhelden.be

THEMA 2

Met vriendelijke groet

LEVEL 1

Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u niet om mij te contacteren. Wenst u een ander relatiegeschenk, dan help ik u graag verder.

Beantwoord de onderstaande vragen. a

Welk soort document heeft Lies ontvangen?

Wat moet Lies met die documenten doen?

OFFERTE

Een offerte is een document opgesteld door de verkoper. Daarin geeft hij de gevraagde informatie, zoals de prijs, eventuele korting, de leveringsvoorwaarden … als antwoord op de prijsaanvraag.

Bestudeer de offerte van Van Helden. Welke gegevens staan erin?

Wat betekenen deze begrippen? Raadpleeg het internet.

minimumafname

exclusief btw

Recupelbijdrage

milieubijdrage, Bebat

inbegrepen

THEMA 2

LEVEL 1

Lies wenst 1 000 veiligheidslichtjes en 500 helmhoezen te bestellen. Op de helmhoezen en op 500 veiligheidslichtjes moet het logo van A.S.Adventure.edu gedrukt worden, op de andere 500 niet. Welke elementen uit de offertes ga je met elkaar vergelijken?

handelskorting

Explore 3— Hoe vergelijk je offertes met elkaar?

Ga naar iDiddit en download de werkmap. Gebruik het bestand om te berekenen hoeveel je voor de aankoop moet betalen.

Je start met de berekening van de aankoopprijs bij Pascogifts, daarna bereken je de aankoopprijs bij Van Helden. Volg het stappenplan en gebruik ICT-fiche_R_24.

STAPPENPLAN

STAP 1: Geef in cel I6 en J6 het aantal helmhoezen dat Lies wenst te bestellen, in. – cel I6:

– cel J6:

STAP 2: Bereken de aankoopprijs van de helmhoezen bij Pascogifts. – Hoe bereken je de aankoopprijs voor de 500 bedrukte helmhoezen?

– Hoe is die berekening opgebouwd in de werkmap?

– Geef die formule in cel L6 in.

STAP 3: Geef in cel I19 en J19 het aantal veiligheidslichtjes dat Lies wenst te bestellen, in.

– cel I19:

– cel J19:

STAP 4: Bereken de aankoopprijs van de veiligheidslichtjes bij Pascogifts. – Hoe bereken je de aankoopprijs van: 500 bedrukte?

500 bedrukte: 500 onbedrukte: – Geef die formules in cel L19 en M19 in.

THEMA 2

– Hoe is die berekening opgebouwd in de werkmap?

LEVEL 1

500 onbedrukte?

STAP 5: Bereken in cel M28 het totale aankoopbedrag exclusief btw. – Welke getallen moet je daarvoor optellen?

– Geef die formule in cel M28 in. Geef het totaalbedrag de valutanotatie waarbij het woord ‘EUR’ achter de getallen staat en elk getal twee decimalen heeft (ICT-fiche_R_07).

– Welke extra korting mag Lies in mindering brengen? Is dat hier van toepassing?

STAP 6: Bereken de aankoopprijs bij Van Helden. – Hoe bereken je de aankoopprijs voor: 500 bedrukte helmhoezen? 500 bedrukte veiligheidslichtjes?

500 onbedrukte veiligheidslichtjes?

– Geef de formules in cel N6, N19 en O19 in.

STAP 7: Bereken de Recupelbijdrage.

– Hoe bereken je de Recupelbijdrage voor: 500 bedrukte veiligheidslichtjes?

500 onbedrukte veiligheidslichtjes?

– Geef de formules in cel N25 en O25 in.

STAP 8: Bereken de milieubijdrage voor de veiligheidslichtjes. – Hoe bereken je de milieubijdrage voor: 500 bedrukte veiligheidslichtjes?

500 onbedrukte veiligheidslichtjes?

– Geef de formule in cel N26 en O26 in.

STAP 9: Bereken in cel O28 het totaal. Geef het totaalbedrag de valutanotatie waarbij het woord

THEMA 2

LEVEL 1

‘EUR’ achter de getallen staat en elk getal twee decimalen heeft.

Nu je de aankoopprijs berekend hebt, moet je nog rekening houden met de andere elementen uit de offerte: namelijk de betalings- en leveringsvoorwaarden. Stel met een tekstverwerker een vergelijkende tabel van de offertes op. Gebruik daarvoor ICT-fiche_T_15. a

Hoeveel kolommen en rijen heb je nodig?

Stel de tabel op. Houd rekening met de volgende opmaak (ICT-fiche_T_03): lettertype Calibri 11 pt, titels: gecentreerd en in het vet, vergelijkende elementen: links uitgelijnd en in het vet, kolombreedte ‘vergelijkende elementen’: 5 cm.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Welke leverancier lijkt jou het interessantst? Waarom?

Welke betalingsvoorwaarden kan een leverancier geven? Stel dat jij een factuur ontvangt op 20xx-10-08. Combineer de vervaldag met de gegeven betalingsvoorwaarde.

BETALINGSVOORWAARDE

VERVALDAG

Contante betaling (binnen de 8 dagen na factuurdatum)

20xx-10-22

14 dagen na factuurdatum

20xx-11-30

30 dagen na factuurdatum

20xx-10-16

30 dagen einde maand

20xx-11-07

BETALINGSVOORWAARDEN EN FINANCIËLE KORTING

De betalingsvoorwaarden geven aan wanneer de betaling moet gebeuren (bv. 30 dagen na factuurdatum) en of de klant al dan niet een financiële korting krijgt bij contante betaling. Financiële korting is een korting die toegestaan wordt wanneer de klant

THEMA 2

korting heeft als doel een snellere betaling te verkrijgen.

LEVEL 1

contant betaalt, bijvoorbeeld binnen de 8 dagen na factuurdatum. Die

Vul het schema aan. Boven de pijl plaats je de naam van het document. Onder de pijl noteer je de functie van dat document. prijsaanvraag K O P E R

informeren naar verkoopsvoorwaarden

V E R K O P E R

Explore 4— Hoe plaats je een bestelling?

Lies en haar team beslissen om de bestelling bij Van Helden te plaatsen. Hoe kan Lies die bestelling plaatsen?

Lies beslist om de bestelling via de website te plaatsen op 20xx-08-25. Zij ontvangt het overzicht van haar bestelling in haar mailbox.

Bestelbon

Een bestelbon is een soort van reservatie. Het is een document dat de verkoper invult wanneer de gekochte goederen niet meteen in handen van de koper komen of wanneer diensten niet onmiddellijk worden uitgevoerd. De koper en de verkoper zijn het eens over de voorwaarden. Op het moment dat de koper de bestelling plaatst, is er sprake van een koopovereenkomst. Die overeenkomst kan niet zomaar door één partij worden geannuleerd zonder gevolgen, bijvoorbeeld het betalen van een schadevergoeding.

THEMA 2

LEVEL 1

Welke gegevens staan er op een bestelbon? Duid de elementen die van toepassing zijn, aan.

1 gegevens van de verkoper: naam, adres, ondernemingsnummer 2 duidelijke omschrijving van de verkochte goederen of de geleverde dienst 3 de prijs van de goederen of de dienst: eenheidsprijs, de hoeveelheid en de totale prijs 4 eventuele kortingen 5 het bedrag van het betaalde voorschot, indien van toepassing 6 volgnummer van de bestelbon 7 de datum van de bestelling 8 het te betalen bedrag (of saldo indien er een voorschot werd betaald) 9 de handtekening van de verkoper of koper of beiden afhankelijk van wie de bestelbon opgemaakt heeft 10 de gegevens van de klant

Beyntellus 18 2360 OUD-TURNHOUT BESTELBON: 2012194504

Onlinebestelling 20xx-08-25 André reflecterende en waterdichte helmhoes

€ 495,00

€ 0,99 x 500

Instelkosten

1 kleur

3283 Kleur: blauw Toeslagen: Milieubijdrage Toeslagen: Recupel

Siliconen veiligheidsarmband

3283 Kleur: rood Toeslagen: Milieubijdrage Toeslagen: Recupel

€ 1 710,00

€ 2,88 x 500 € 0,114 x 500 € 0,01 x 500

€ 1 440,00 € 57,00 € 5,00

SUBTOTAAL

€ 1 502,00

€ 2,88 x 500 € 0,114 x 500 € 0,01 x 500

€ 1 440,00 € 57,00 € 5,00 € 155,00

1 kleur

€ 0,31 x 500

Instelkosten

1 kleur

Aflevergegevens

€ 0,00

SUBTOTAAL

BEDRUKKING (LABEL – TAMPONDRUK)

Facturatiegegevens

€ 495,00

SUBTOTAAL Totaal artikelen

€ 155,00 € 0,00 € 1 657,00 € 4 745,00 Gratis

Nijverheidsstraat

Straat

Nijverheidsstraat

Gratis

Huisnr.

92/5

Huisnr.

92/5

Bedrijfsnaam A.S.Adventure.edu Bedrijfsnaam A.S.Adventure.edu Drukproef ter controle

Straat

Postcode

2160

Postcode

2160

Plaats

WOMMELGEM

Plaats

WOMMELGEM

Land

België

Land

België

BTW

BE0465 672 452

Verzending Totaal excl. btw

€ 4 869,00

Btw 21 %

€ 1 022,49

Totaal incl. btw

€ 5 891,49

 Ja, ik heb de algemene voorwaarden gelezen en ga ermee akkoord. Tevens verwijzen wij u graag naar ons Privacystatement, waarin wij uitleggen hoe wij met uw gegevens omgaan. Binnen drie uur nadat wij uw bestelling hebben ingevoerd (en na ontvangst van uw EPS- / vectorbestand) sturen wij u een digitaal ontwerp toe. Uiteraard geheel gratis en vrijblijvend. Nadat u uw akkoord heeft gegeven, bedraagt de levertijd, tenzij anders vermeld, circa 8 werkdagen. BTW BE0437.987.266 – RPR Antwerpen – KBC BE94 0015 1728 5114 BIC KREDBEBB – tel. 014 427 101 – turnhout@vanhelden.be

LEVEL 1

1 kleur

€ 1 215,00

THEMA 2

BEDRUKKING (VOORZIJDE – ZEEFDRUK)

€ 2,43 x 500

35665 Kleur: fluogeel

Bestudeer de bestelbon en beantwoord de volgende vragen. a

Zijn de prijzen correct?

Verklaar het verschil tussen ‘Totaal artikelen’ (4 745,00 euro) en ‘Totaal exclusief btw’ (4 869,00 euro).

Controleer of het btw-bedrag correct berekend werd.

Controleer het bedrag inclusief btw.

Lies vinkte het vakje ‘Ja, ik heb de algemene voorwaarden gelezen en ga ermee akkoord.’ aan. Wat zijn de algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden

THEMA 2

LEVEL 1

De algemene voorwaarden zijn beter gekend als de kleine lettertjes. Het zijn de spelregels tussen de verkoper en de koper. Die voorwaarden gelden voor iedereen. De algemene voorwaarden staan onderaan of op de ommezijde van handelsdocumenten zoals een bestelbon, leveringsbon of factuur. Elke webshop heeft algemene voorwaarden. Je moet aanvinken dat je ze aanvaardt, voor je de bestelling plaatst. De algemene voorwaarden zijn de rechten en plichten die gelden tussen de koper en de verkoper bij het aangaan van de verbintenis. Die worden opgesteld door de verkoper, die kunnen dus voor elke onderneming verschillend zijn.

Denk jij dat ze de kleine lettertjes gelezen heeft?

Ga naar iDiddit en lees er de algemene voorwaarden van leverancier Van Helden. Beantwoord de volgende vragen. a

Is een offerte voor Van Helden bindend? Met andere woorden kan Van Helden nog voorwaarden uit de offerte wijzigen?

Wat is er allemaal inbegrepen in de prijs? Markeer.

btw – kosten van drukproeven – kosten van drukken – kosten van verpakking – Auvibel – kosten van verzending – in- en uitvoerrechten – accijnzen – milieubijdrage – Recupel – milieubijdrage flashlight Welke wettelijke toeslag betaal je op deze artikelen?

A.S.Adventure.edu wil haar naam op de producten drukken. Hoeveel kosten zouden er normaal aangerekend worden voor die bestelling?

THEMA 2

LEVEL 1

Hoeveel moet A.S.Adventure.edu betalen voor de levering als de waarde van de aankoop minder dan 200,00 euro bedraagt?

Wat is een ‘sample’?

Wanneer is het sample:

gratis?

te betalen?

Stel dat er op de gadgets ‘A.S.Aventure.edu’ staat in plaats van ‘A.S.Adventure.edu’. Wie is daarvoor verantwoordelijk? Leg uit wat dat betekent.

Stel dat Lies de bestelling bevestigd heeft, maar die toch nog wenst te annuleren. Wat is het gevolg?

In punt 19 ‘Aflevering en risico’ staat: de levering geschiedt franco thuis. Wat betekent dat?

AF MAGAZIJN

De leveringsvoorwaarde af magazijn betekent dat het risico en de kosten van het transport ten laste van de koper zijn.

THEMA 2

LEVEL 1

Welke gegevens bewaart Van Helden van A.S.Adventure.edu?

Hoe kan Lies ervoor zorgen dat Van Helden de bedrijfsgegevens niet gebruikt voor marketingdoeleinden en dat de firma niet in het klantenbestand opgenomen wordt?

Wat zijn de voorwaarden in verband met de betaling?

BIJZONDERE VOORWAARDEN

De bijzondere voorwaarden zijn de afspraken tussen de koper en de

verkoper die specifiek van toepassing zijn op hun koopovereenkomst. Die voorwaarden kunnen dus verschillen van aankoop tot aankoop.

Welke bijzondere voorwaarden zijn van toepassing op de aankoop? Bekijk eventueel opnieuw de offerte.

Vul het schema aan. Boven de pijl plaats je de naam van het document. Onder de pijl noteer je de functie van dat document.

prijsaanvraag

informeren naar verkoopsvoorwaarden

K O P E R

offerte

verkoopsvoorwaarden meedelen

V E R K O P E R

Lies ontvangt op 20xx-08-27 de volgende mail van Van Helden. Lees de mail. a

Waarom verstuurt Raf Pauwels die mail?

THEMA 2

LEVEL 1

Explore 5— Wat is het nut van een orderbevestiging?

In welke situaties is het zinvol om een orderbevestiging te sturen?

Bericht

Opties

Van: turnhout@vanhelden.be Verzonden: 27 augustus 20xx

Aan: lies.meeus@asadventure.edu Onderwerp: Bevestiging van uw bestelling met ordernummer 2012194504

Beste mevrouw Meeus

Allereerst willen wij u bedanken voor de bestelling die u bij ons geplaatst hebt. Wij hebben uw mail met de gegevens voor de opdruk goed ontvangen. Het sample wordt u vandaag bezorgd. U mag een sample verwachten van ‘André reflecterende en waterdichte helmhoes, fluogeel’ en een sample ‘Siliconen veiligheidsarmband, kleur rood’. De opdruk is één kleur, wit. Die samples en de levering worden u niet aangerekend.

Indien u uiterlijk morgen uw goedkeuring geeft, mag u uw bestelling: – 500 André reflecterende en waterdichte helmhoezen met opdruk voorkant, – 500 Siliconen veiligheidsarmbanden kleur rood, met opdruk op één zijde, – 500 Siliconen veiligheidsarmbanden kleur blauw onbedrukt, binnen de 7 werkdagen verwachten.

We zullen dan alle gadgets tegelijkertijd verzenden, dus ook de 500 onbedrukte Siliconen veiligheidsarmbanden, kleur blauw. Mocht u nog opmerkingen hebben, aarzelt u niet ons te contacteren. Met vriendelijke groet

Raf Pauwels Van Helden Verkoopverantwoordelijke

Welk document bekijkt Lies best nog eens na ontvangst van de mail? Waarom?

THEMA 2

LEVEL 1

Orderbevestiging De verkoper kan de bestelling bevestigen door een orderbevestiging te sturen. Daarin bedankt hij de klant voor de bestelling en omschrijft hij de details van de bestelling. Zo zorgt de verkoper ervoor dat zijn klanten weten wat er is afgesproken. Bij bestellingen via het internet is een orderbevestiging verplicht.

Vul het schema aan. Boven de pijl plaats je de naam van het document. Onder de pijl noteer je de functie van dat document. prijsaanvraag informeren naar verkoopsvoorwaarden offerte K O P E R

verkoopsvoorwaarden meedelen

V E R K O P E R

bestelbon

bestelling plaatsen

Explore 6— Wat is het nut van een leveringsbon? De gadgets worden op 20xx-09-03 geleverd. a

Welke documenten heeft de vervoerder mee?

Wat is het verschil tussen beide?

THEMA 2

LEVEL 1

Van Helden Beyntellus 18 B-2360 OUD-TURNHOUT A.S.Adventure.edu Magazijn Nijverheidsstraat 92/5 B-2160 WOMMELGEM Van Helden, Beyntellus 18, B-2360 OUDTURNHOUT, 20xx-09-02

Transport Michiels bv Zuidgoordijkstraat 1 B-2235 HULSHOUT BTW BE0434 839 518 V 42518 OVAM 28291

A.S.Adventure.edu, Magazijn, Nijverheidsstraat 92/5, B-2160 WOMMELGEM, 20xx-09-03

De goederen worden in ontvangst genomen onder voorbehoud van kwaliteit, kwantiteit en goede stuwing. De stuwing geschiedt door zorgen en op risico van afzender. Wagen verzegeld vanaf vertrek tot eindbestemming onder nr.: …

Uur aankomst laden: 07.00 u Uur vertrek laden: 07.20u Uur aankomst lossen: 11.05u Uur vertrek lossen: 11.20u Meteo tijden lossen: droog / regen

3 COLLI Materiaal langs achter leveren

Hulshout 20xx-09-03

THEMA 2

LEVEL 1

Van Helden Beyntellus 18 B-2360 OUD-TURNHOUT

Transport Michiels bv Zuidgoordijkstraat 1 B-2235 HULSHOUT tel. 0032 15 22 25 54

LEVERINGSBON Leveringsbonnummer: 2012560009 Leveringsdatum: 20xx-09-02 Aflevergegevens

Beyntellus 18 2360 OUD-TURNHOUT

Persoonlijke gegevens

Bedrijfsnaam A.S.Adventure.edu

Aanhef

Mevr.

Voornaam

Lies

Nijverheidsstraat

Huisnr.

92/5

Achternaam Meeus

Postcode

2160

E-mail

lies.meeus@asadventure.edu

Plaats

Wommelgem

Telefoon

03 432 95 00

Land

België

Straat

Bestelling dd. 20xx-08-25 bestelbon 2012194504

Omschrijving

Aantal

André reflecterende en waterdichte helmhoes, bedrukt voorzijde zeefdruk

500

Siliconen Veiligheidsarmband, kleur blauw

500

Siliconen Veiligheidsarmband, kleur rood, bedrukt 1 kleur, tampondruk

500

Handtekening voor ontvangst

THEMA 2

LEVEL 1

BTW BE0437.987.266 – RPR Antwerpen – KBC BE94 0015 1728 5114 BIC KREDBEBB – tel. 014 427 101 – turnhout@vanhelden.be

Bekijk opnieuw het organogram van A.S.Adventure.edu. Wie zal de leveringsbon ondertekenen?

Is het verstandig om de leveringsbon zomaar af te tekenen? Waarom (niet)?

Good to know

In hoeveel exemplaren zal de leveringsbon opgesteld zijn? Verklaar je antwoord.

Er is niet altijd tijd om elke levering volledig te controleren. In dat geval teken je best de leveringsbon af met de bijkomende vermelding: ‘Goedgekeurd onder voorbehoud van controle.’

LEVERINGSBON EN VRACHTBRIEF

Een leveringsbon is een document opgesteld door de verkoper, met een omschrijving van en het aantal goederen die geleverd worden. Als de koper de leveringsbon getekend heeft, dan geldt dat als bewijs dat hij de goederen in goede staat ontvangen heeft. Een vrachtbrief is een document opgesteld door de transportfirma.

THEMA 2

LEVEL 1

Het geldt als bewijs dat de vervoerder de goederen geleverd heeft.

Met welk document moet je de leveringsbon vergelijken? Waarom?

Welke controle zal de magazijnmedewerker nog uitvoeren?

Stel dat er een beschadiging wordt vastgesteld. Wat zal A.S.Adventure.edu doen?

Vul het schema aan. Boven de pijl plaats je de naam van het document. Onder de pijl noteer je de functie van dat document.

prijsaanvraag informeren naar verkoopsvoorwaarden offerte

verkoopsvoorwaarden meedelen

K O P E R

bestelbon

plaatsen van bestelling orderbevestiging

V E R K O P E R

de bestelling bevestigen

Explore 7— Wat is een inkomende factuur?

Welk document is dat?

LEVEL 1

Op 20xx-09-06 ontvangt A.S.Adventure.edu het volgende document.

Wat is het doel van dat document?

THEMA 2

Beyntellus 18 2360 OUD-TURNHOUT

A.S.Adventure.edu Nijverheidslaan 92/5 2160 WOMMELGEM

FACTUUR Factuurnummer

Factuurdatum

F20xx-12785

20xx-09-05

Vervaldag

20xx-09-19

Uw btw-nummer

Klantnummer

BE0465 672 452

12742

Levering dd. 2009-09-02 / leveringsbon: 2012560009 OMSCHRIJVING

AANTAL

EENHEIDSPRIJS

BTW

TOTAAL IN EURO

35665

André reflecterende en waterdichte helmhoes, voorzijde zeefdruk

500

3,42

21 %

1 710,00

3283

Siliconen veiligheidsarmband, kleur blauw

500

2,88

21 %

1 440,00

3283

Siliconen veiligheidsarmband, kleur rood, tampondruk 1 kleur

500

3,19

21 %

1 595,00

Recupelbijdrage

1 000

0,01

21 %

10,00

Milieubijdrage

1 000

0,114

21 %

114,00

ART.NR.

BTW-%

EXCL. BTW

BTW-BEDRAG

4 869,00

1 022,49

TOTAAL EXCL. BTW

4 869,00

21 %

TOTAAL BTW

1 022,49

TOTAAL TE BETALEN

5 891,49

Gelieve bij uw betaling het factuurnummer en uw klantnummer te vermelden. Verkoopsvoorwaarden: zie ommezijde

THEMA 2

LEVEL 1

BTW BE0437 987 266– RPR Antwerpen – KBC BE94 0015 1728 5114 BIC KREDBEBB – tel. 014 427 101 – turnhout@vanhelden.be

Op de factuur op de vorige bladzijde staan de elementen die verplicht vermeld moeten worden wanneer het om een factuur aan een Belgische klant gaat. Vul – indien van toepassing – het nummer van dat element op de juiste plaats in. Verplichte elementen

10 11 12 13 14 15 16 17 18

8 9

het woord factuur de datum van de factuur het volgnummer van de factuur de gegevens van de verkoper: de naam, het adres het btw-nummer of ondernemingsnummer van de verkoper het bankrekeningnummer van de verkoper de RPR-vermelding: als de verkoper een vennootschap is, is hij verplicht te verwijzen naar de zetel van de rechtbank waar de vennootschap gevestigd is de gegevens van de koper: de naam, het adres het btw-nummer of ondernemingsnummer van de koper, indien van toepassing de datum van levering van de goederen de hoeveelheid geleverde goederen een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen de eenheidsprijs van de geleverde goederen, exclusief btw het btw-tarief dat van toepassing is op de goederen het totaalbedrag, exclusief btw het bedrag van de verschuldigde btw het te betalen bedrag, inclusief btw de bijzondere verkoopsvoorwaarden, indien van toepassing

1 2 3 4 5 6 7

FACTUUR

De factuur wordt opgesteld door de verkoper en is bestemd voor de koper. Het is een uitnodiging om de geleverde goederen te betalen. Er wordt berekend hoeveel er voor de geleverde goederen moet betaald worden.

Bekijk opnieuw het organogram van A.S.Adventure.edu. Voor wie is het document bestemd?

Met welk(e) document(en) moet je de factuur vergelijken?

Waarom is dat belangrijk?

THEMA 2

LEVEL 1

Welke fouten kunnen er in een factuur sluipen?

Wat zal Anastasia doen als zij een fout in de factuur vaststelt?

Creditnota

Bestudeer de factuur en beantwoord de volgende vragen. a

Wat is de factuurdatum?

Wat is de vervaldag van de factuur?

Welke mededeling moet je vermelden bij de betaling van de factuur?

Als er een fout in de factuur staat, dan stelt de verkoper een creditnota op. Aan de hand van de creditnota verbetert hij de factuur. Het bedrag van de creditnota vermindert het factuurbedrag.

Good to know

Bij de betaling van een factuur via overschrijving vraagt de verkoper om een mededeling toe te voegen. Meestal is dat het factuur- en klantnummer. Dat maakt de boeking van de bankafschriften makkelijker, want zo kan de boekhouder makkelijker terugvinden op welke klant en factuur de inning betrekking heeft.

THEMA 2

LEVEL 1

Er zijn ook bedrijven die een gestructureerde mededeling gebruiken. Beantwoord de onderstaande vragen. Gebruik het internet. a

Hoe is de gestructureerde mededeling opgebouwd in België?

Waarom is de gestructureerde mededeling er gekomen?

Mag de verkoper alle cijfers zomaar vrij kiezen?

+ + + 1 2 3 / 1 2 3 4 / 1 2 3 4 5 + + +

10 Vul het schema aan. Boven de pijl plaats je de naam van het document. Onder de pijl noteer je de functie van dat document. prijsaanvraag

informeren naar verkoopsvoorwaarden offerte

plaatsen van bestelling orderbevestiging de bestelling bevestigen leveringsbon de goederen leveren

V E R K O P E R LEVEL 1

K O P E R

bestelbon

THEMA 2

verkoopsvoorwaarden meedelen

Explore 8— Welke goederen en diensten koopt een onderneming aan?

Elk bedrijf koopt dagelijks iets aan. Geef voorbeelden van aankopen die Lies Meeus voor A.S.Adventure.edu zal doen om het bedrijf draaiende te houden.

AANKOPEN GOEDEREN

De aankopen van een onderneming kun je onderverdelen in drie grote groepen. –

Handelsgoederen zijn alle goederen die de onderneming aankoopt om te verkopen. Dat zijn dus de producten die je in het assortiment vindt.

–

Diensten en diverse goederen zijn de goederen en diensten die de

onderneming regelmatig aankoopt om de onderneming draaiende te houden zoals elektriciteit en kantoorbenodigheden. –

Investeringsgoederen zijn goederen die ze aankoopt om meer dan een jaar te gebruiken. Als de aankoop betrekking heeft op kantoormateriaal, klein gereedschap en klein materiaal, dan is er pas sprake van een investering als

het aankoopbedrag exclusief btw hoger is dan 1 000,00 euro.

Noteer de volgende aankopen in de juiste kolom. Kies uit: fietsverlichting – elektriciteit – brandverzekering – Eastpak-rugzak – internet – Jack Wolfskin-jas – brandstof bestelwagen – snowboard – wandelboek – inrichting winkel – fietstas – huur winkel – printpapier – HP-printer 479,00 euro – bestelwagen

THEMA 2

LEVEL 1

HANDELSGOEDEREN

DIENSTEN EN DIVERSE GOEDEREN

INVESTERINGSGOEDEREN

Zal Lies Meeus voor elke aankoop het volledige aankoopproces doorlopen? Waarom (niet)?

Explore 9— Hoe verloopt de bestelling van handels goederen?

Geef twee voorbeelden van seizoenartikelen die A.S.Adventure.edu verkoopt.

Welke afdelingen moeten met elkaar overleggen voor de aankoop van seizoenartikelen?

Waarom is dat overleg belangrijk? Leg uit aan de hand van twee voorbeelden.

Wanneer zal A.S.Adventure.edu goederen uit het assortiment, de handelsgoederen, bestellen?

Good to know

Hoe kan A.S.Adventure.edu vaststellen of er nog voldoende goederen voorradig zijn?

THEMA 2

LEVEL 1

Meestal neemt de magazijnafdeling het initiatief voor de bestellingen van het kernassortiment. Zij is verantwoordelijk voor de opvolging van de voorraad.

Bij de opvolging van de voorraad horen bepaalde begrippen. Combineer de begrippen en de omschrijvingen. BEGRIP

OMSCHRIJVING

Minimumvoorraad

De hoeveelheid van een bepaald artikel die effectief aanwezig is in het magazijn en de winkel.

Maximumvoorraad

De kleinste hoeveelheid van een bepaald artikel die in een magazijn moet aanwezig zijn. Bij de bepaling van die hoeveelheid wordt er rekening gehouden met de levertijd, zodat de onderneming niet zonder voorraad komt te zitten. Die hoeveelheid wordt ook wel het bestelpunt genoemd.

Beschikbare voorraad

Bestelhoeveelheid

De hoeveelheid die er van een artikel besteld wordt. In de bedrijfswereld wordt er vaak een minimumhoeveelheid bepaald in overleg met de leverancier.

De grootste hoeveelheid van een bepaald artikel die in een magazijn aanwezig mag zijn.

Ga naar iDiddit en zoek in het artikelbestand van A.S.Adventure.edu de gegevens op van het artikel Coleman Tent Darwin 2. Beantwoord de volgende vragen. a

Wat is het bestelpunt?

Stel dat er nog vier stuks voorradig zijn. Hoeveel stuks mag A.S.Adventure.edu dan maximaal bestellen?

Hoeveel bedraagt de bestelhoeveelheid?

THEMA 2

LEVEL 1

Explore 10—

Hoe maak je een uitgaande bestelbon met een rekenblad?

Voor het kernassortiment heeft Lies onderhandelingen gevoerd met mogelijke leveranciers. Daaruit zijn bij enkele vaste leveranciers prijzen en verkoopsvoorwaarden vastgelegd die voor een langere periode van toepassing zijn. Noteer twee redenen waarom A.S.Adventure.edu voor haar kernassortiment met vaste leveranciers werkt.

Om bestellingen door te geven kan A.S.Adventure.edu de bestelbon gebruiken die de leverancier ter beschikking stelt of online bestellen. A.S.Adventure.edu kan ook een eigen bestelbon gebruiken. Ze wil immers dat het doorgeven van bestellingen voor haar kernassortiment zo uniform mogelijk verloopt. Ontwerp met een rekenblad een uitgaande bestelbon. Volg het stappenplan en raadpleeg de ICT-fiches van rekenblad.

STAPPENPLAN STAP 1: Open een werkmap.

STAP 2: Pas de linker- en rechtermarge aan naar 0 cm (ICT-fiche_R_20). STAP 3: Geef de kolommen de volgende breedte (ICT-fiche_R_16): – Kolom A: 9,5 tekens – Kolom B tot en met G: 7,17 tekens – Kolom H tot en met J: 11,5 tekens

STAP 4: Geef de rijen de volgende hoogte (ICT-fiche_R_15): – Rij 1: 33 pt – Rij 2: 42 pt – Rij 3 tot en met 17: 14 pt – Rij 18 tot en met 31: 19,50 pt, met uitzondering van rij 21: 26,25 pt – Rij 32 tot en met 44: 14 pt STAP 5: Plaats in de linkerbovenhoek van het werkblad het logo van A.S.Adventure.edu. Je vindt het logo op iDiddit.

STAP 6: Voeg de cellen H2 tot en met J2 samen (ICT-fiche_R_14). Voer de titel ‘Bestelbon’ in met de volgende opmaak: lettertype Calibri, lettergrootte 40, kleur donkeroranje accent 2, donkerder 25 %, vet en gecentreerd (ICT-fiche_R_11 en fiche_R_12).

THEMA 2

STAP 8: In de cellen G12 tot en met G14 geef je de volgende tekst in: Naam leverancier Contactpersoon Adres leverancier Gebruik voor die cellen lettertype Calibri, lettergrootte 11, in de bedrijfskleur. Zet de tekst vetjes en lijn rechts uit.

LEVEL 1

STAP 7: Plaats in de cellen A4 tot en met A8 de volgende tekst, in lettertype Calibri, lettergrootte 12, in de bedrijfskleur (groen accent 6, donkerder 50 %): A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM tel. +32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

STAP 9: In de cellen I12 tot en met J16 vul je achteraf de leveranciersgegevens in. Voeg daarom de cellen I12 en J12 samen. De inhoud van die samengevoegde cellen geef je lettertype Calibri, lettergrootte 12 en lijn je links uit. STAP 10: Kopieer die opmaak naar I13 en J13, I14 en J14, I15 en J15, I16 en J16 (ICT-fiche_R_17). STAP 11: Geef de leveranciersgegevens een dikke kaderrand, in de bedrijfskleur (ICT-fiche_R_13).

STAP 12: Geef de rijen 18 tot en met 31 de volgende inhoud: – Geef de titels van de kolommen lettertype Calibri, lettergrootte 12 en een witte tekstkleur. Zet ze vetjes en gecentreerd, zowel horizontaal als verticaal. De cellen van de titels krijgen een arcering in de kleur van het bedrijf (donkeroranje accent 2, donkerder 25 %) (ICT-fiche_R_13). – De inhoud van de kolommen geef je lettertype Calibri en lettergrootte 12. – In cel J19 plaats je altijd de huidige datum. Zorg voor een datumnotatie volgens de NBNnormen (ICT-fiche_R_08). – Centreer de inhoud van de kolommen ‘Artikel’ en ‘Hoeveelheid’. – Lijn de inhoud van de kolom ‘Omschrijving’ links uit. – Lijn de inhoud van de kolommen ‘Eenheidsprijs’ en ‘Totaal’ rechts uit. – In de kolom ‘Totaal’ geef je de prijzen de valutanotatie waarbij het woord ‘EUR’ achter de getallen staat en elk getal twee decimalen heeft. In de kolom ‘Eenheidsprijs’ heeft elk getal twee decimalen (ICT-fiche_R_06 en 07). – Zorg ervoor dat de totalen in kolom J automatisch worden berekend (ICT-fiche_R_24). – In cel J31 bereken je de som van de cellen J22 tot en met J30 (ICT-fiche_R_24).

STAP 13: Voeg de cellen A34 tot en met J38 samen. Plaats links boven de samengevoegde cellen de tekst ‘Opmerkingen’. Gebruik voor die tekst lettertype Calibri, lettergrootte 12, in de bedrijfskleur. Plaats een kader rond de cellen, kleur: donkeroranje accent 2, donkerder 25 %.

THEMA 2

LEVEL 1

STAP 14: In cel A40 zet je de tekst ‘Naam en handtekening A.S.Adventure.edu’ in lettertype Calibri, lettergrootte 12, in de bedrijfskleur en in het vet.

STAP 15: Voeg cel A47 tot en met J47 samen. Je zet de volgende tekst in lettertype Calibri, lettergrootte 10, gecentreerd en in de bedrijfskleur: Btw BE0465 672 452 – RPR Antwerpen – IBAN BE20 3200 6835 4556 – BIC BBRUBEBB STAP 16: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

TO THE POINT Het aankoopproces Bij de aankoop van goederen of diensten doorloop je de volgende stappen van het aankoopproces:

prijsaanvraag informeren naar verkoopsvoorwaarden offerte

verkoopsvoorwaarden meedelen bestelbon

plaatsen van bestelling orderbevestiging

K O P E R

de bestelling bevestigen

V E R K O P E R

leveringsbon

de goederen leveren factuur

uitnodigen tot betaling

THEMA 2

LEVEL 1

Stap 4: Werd de bestelling geplaatst via het internet, dan is een orderbevestiging verplicht. Bij een mondelinge bestelling is een orderbevestiging aan te raden. In de orderbevestiging staan de details van de bestelling. Zo is het duidelijk wat er afgesproken werd. Stap 5: Bij de geleverde goederen zit er een leveringsbon. Op die leveringsbon staat de omschrijving van en het aantal goederen dat wordt geleverd. Het is belangrijk dat de koper de levering goed controleert voor hij de leveringsbon aftekent. Een getekende leveringsbon is het bewijs dat de koper de goederen in goede staat ontvangen heeft.

De goederen worden in het magazijn van de onderneming ontvangen en de magazijnmedewerker controleert de goederen. Het is belangrijk om de leveringsbon met de bestelbon te vergelijken en te controleren of de geleverde goederen overeenstemmen met de bestelde goederen. Worden de goederen geleverd door een externe transportfirma, dan ontvangt de koper ook een vrachtbrief. Die geldt als bewijs dat de vervoerder de goederen heeft geleverd.

Stap 6: Bij de levering of een paar dagen na de levering ontvangt de koper de factuur. Dat is een uitnodiging tot betaling. Het is belangrijk de factuur te vergelijken met de bestelbon en de leveringsbon.

Als de koper een fout vaststelt bij de levering of in de factuur, stuurt hij een klachtenbrief naar de verkoper. Als er een fout in de factuur staat, ontvangt de koper een creditnota. Dat document corrigeert de factuur. Meestal loopt er niets fout en volgt op de factuur de betaling van de factuur.

De verkoopsvoorwaarden De verkoopsvoorwaarden zijn de voorwaarden waaraan de verkoper wil verkopen. Die hebben betrekking op de levering, de betaling, kortingen, bijkomende kosten, kwaliteit, service … Bij de levering kan de verkoper voorwaarden toepassen. Je hebt kennisgemaakt met twee leveringsvoorwaarden: — franco thuis: de verkoper draagt het risico en de kosten van het transport, — af magazijn: de koper draagt het risico en de kosten van het transport.

THEMA 2

LEVEL 1

De betalingsvoorwaarden geven aan wanneer de betaling moet gebeuren (bv. 30 dagen na factuurdatum), en of de klant al dan niet een financiële korting krijgt bij contante betaling, bijvoorbeeld binnen de 8 dagen na factuurdatum. Die korting heeft als doel een snellere betaling te verkrijgen. Als klanten in grote hoeveelheden bestellen of trouwe klanten zijn, dan kan de verkoper een handelskorting toestaan. Die korting heeft als doel om meer te verkopen.

De algemene en bijzondere voorwaarden Wanneer een koper de bestelling plaatst, aanvaardt hij de algemene voorwaarden van de verkoper. Die gelden voor iedereen. De algemene voorwaarden zijn beter gekend als de kleine lettertjes. Het zijn de rechten en plichten die gelden tussen de verkoper en de koper. Je vindt de algemene voorwaarden onderaan of op de achterzijde van handelsdocumenten. Elke webshop heeft ook algemene voorwaarden en je moet voor je de bestelling plaatst aanvinken dat je die gelezen hebt en ermee akkoord gaat.

De algemene voorwaarden worden opgesteld door de verkoper, die kunnen dus voor elke onderneming verschillend zijn. Ze hebben betrekking op: — betalingsvoorwaarden: betalingstermijn, de verplichte betaling van een voorschot, interesten of schadevergoeding bij laattijdige betaling, — de leveringsvoorwaarden, — de manier waarop de koper een klacht moet indienen, — de voorwaarden om de verkoopovereenkomst te annuleren.

Naast de algemene voorwaarden zijn er ook nog bijzondere voorwaarden. Dat zijn de afspraken tussen de koper en de verkoper die specifiek van toepassing zijn op hun koopovereenkomst zoals een handelskorting of extra service.

Verplichte vermeldingen op de factuur Volgende vermeldingen zijn verplicht op de factuur: — het woord factuur — de datum van de factuur — het volgnummer van de factuur — de gegevens van de verkoper: de naam, het adres — het btw-nummer of ondernemingsnummer van de verkoper — het nummer van de bankrekening van de verkoper — de RPR-vermelding: als de verkoper als vennootschap ingeschreven is, is hij verplicht te verwijzen naar de zetel van de rechtbank waar de vennootschap gevestigd is — de gegevens van de koper: de naam, het adres — het btw-nummer of ondernemingsnummer van de koper, indien van toepassing — de datum van levering van de goederen — de hoeveelheid van de geleverde goederen met de eenheidsprijs — een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen — eenheidsprijs van de geleverde goederen, exclusief btw — het btw-tarief dat van toepassing is op de goederen — het totaalbedrag, exclusief btw — het bedrag van de verschuldigde btw — het te betalen bedrag, inclusief btw — de bijzondere verkoopsvoorwaarden, indien van toepassing

THEMA 2

LEVEL 1

Soorten aankopen De aankopen van een onderneming kun je onderverdelen in drie grote groepen. – Handelsgoederen: dat zijn alle goederen die de onderneming aankoopt om te verkopen. Het zijn de producten uit het assortiment. – Diensten en diverse goederen: dat zijn de goederen en diensten die een onderneming regelmatig aankoopt om de onderneming draaiende te houden zoals elektriciteit en kantoorbenodigdheden. – Investeringen: dat zijn goederen die de onderneming aankoopt om meer dan een jaar te gebruiken. Als dat kantoormateriaal, klein gereedschap of klein materiaal is, dan is er sprake van een investering als het aankoopbedrag exclusief btw hoger is dan 1 000,00 euro.

Niet voor elke aankoop wordt het volledige aankoopproces doorlopen. Dat is altijd het geval bij de aankoop van investeringsgoederen of wanneer een onderneming haar kernassortiment wenst uit te breiden. Bij de aankoop van diensten en diverse goederen, bijvoorbeeld de keuze van de leverancier voor bureaumateriaal, zal de aankoper bij de keuze het aankoopproces doorlopen, nadien plaatst hij gewoon de bestelling. Bij de aankoop van handelsgoederen die reeds tot het assortiment behoren, wordt de bestelling onmiddellijk geplaatst. Bij het bestellen van handelsgoederen uit het kernassortiment wordt rekening gehouden met: — de beschikbare voorraad: de hoeveelheid voorraad die ter beschikking is in de winkel en het magazijn; — de bestelhoeveelheid: de hoeveelheid die er van een artikel moet besteld worden, vaak opgelegd door de leverancier, bijvoorbeeld: per 10 stuks; — de maximumvoorraad: de grootste hoeveelheid die van een bepaald artikel in een magazijn aanwezig mag zijn; — de minimumvoorraad: de kleinste hoeveelheid die van een bepaald artikel beschikbaar moet zijn. Zodra dat punt bereikt wordt, moet er bijbesteld worden.

Action 1— Kun je het aankoopproces op een rijtje zetten?

Vervolledig het aankoopproces. Kies uit:

factuur (2x) – verkoopsvoorwaarden (2x) – uiterlijke staat – kwaliteit – leveringstermijn – bestelling – prijsaanvraag – service – onthaalbediende – aankoopafdeling (3x) – prijs – magazijnafdeling – offerte – boekhoudafdeling – controleert – creditnota – leveringsbon (2x) – betalingstermijn – magazijn – bestelbon (3x) – bewijs – fysieke – klachtenbrief – prijsopgave

Wanneer een koper zijn kernassortiment wil uitbreiden of andere goederen of diensten wil

LEVEL 1

een

THEMA 2

aankopen, of een investering wil doen, stuurt de

diensten of investeringsgoederen die hij wil aankopen.

naar mogelijke leveranciers. Met dat document vraagt de koper de en de

van de producten,

Aan de hand van een

of een

geeft de leverancier de koper (mondeling of schriftelijk) de gevraagde informatie. De vergelijkt de offertes of prijsopgaves met elkaar. Op basis van die vergelijking beslist ze bij wie ze de

zal plaatsen. Bij die beslissing houdt

ze niet alleen rekening met de prijs, maar ook met de zoals de

, de

…

kan een bestelling mondeling of schriftelijk plaatsen. Wanneer de

leverancier de goederen niet onmiddellijk kan leveren, moet ze een opmaken. Op die manier hebben de koper en de verkoper een

van de

overeengekomen prijs en verkoopsvoorwaarden.

De leverancier levert de goederen of diensten op het overeengekomen tijdstip en de afgesproken plaats. Geleverde goederen zijn meestal vergezeld van een

waarin

staat welke goederen en hoeveel goederen er worden geleverd. De vervoerder vraagt meestal aan de koper om de leveringsbon af te tekenen. Voor de koper zijn handtekening plaatst, is het belangrijk dat hij

of het aantal

dozen, aantal paletten … dat op de leveringsbon staat, met de geleverde goederen overeenkomt.

De koper moet ook nagaan of de

Die controle kan gebeuren door de

medewerker van het

van de levering in orde is. of door een

. Met de handtekening verklaart de koper

immers dat hij de goederen die op de leveringsbon staan, in goede staat heeft ontvangen. De

controle van de goederen gebeurt achteraf door de . Een medewerker van het magazijn zal de

(eventuele) verpakking openen om te kijken of de goederen niet beschadigd zijn. Hij zal ook de

vergelijken met de leveringsbon, om te controleren of de goederen

overeenkomen met de bestelde goederen. Is er schade of is het aantal niet correct, dan schrijft de klant een

naar de leverancier.

Ten slotte bezorgt de leverancier een

aan de klant. Dat is een document

en de

vergelijkt. Die controle gebeurt door de

. Wordt er

een fout vastgesteld, dan stuurt de leverancier een verbetert de

, dat document

THEMA 2

dat de klant de factuur met de

LEVEL 1

waarmee de leverancier aan de klant vraagt om de levering te betalen. Ook hier is het belangrijk

Action 2— Ken je de begrippen? Voor deze opdracht heb je de keuze. Kies optie 1 als je wat ondersteuning wilt. Kies optie 2 als je liever een uitdaging wilt. Vink de gekozen optie aan. Optie 1 Combineer de omschrijvingen met het juiste begrip.

OMSCHRIJVING

BEGRIP 1

Franco thuis

Die korting heeft tot doel meer te verkopen. Een onderneming staat ze bijvoorbeeld toe aan trouwe klanten of bij aankoop in grote hoeveelheden.

Financiële korting

Algemene voorwaarden

Creditnota

Die voorwaarden geven aan wanneer de verkoper zal leveren en of er al dan niet kosten worden aangerekend.

Handelskorting

Die voorwaarden gelden voor iedereen. Ze kunnen betrekking hebben op de betaling, de levering, de garantie, manier van klacht indienen …

Bij die leveringsvoorwaarde zijn het risico en de kosten van het transport ten laste van de koper.

Dat zijn de voorwaarden waaraan de verkoper wenst te verkopen.

Bijzondere voorwaarden

Dat zijn goederen die een onderneming aankoopt om langer dan een jaar te gebruiken.

Af magazijn

Dat zijn de voorwaarden tussen koper en verkoper, specifiek van toepassing op die aankoop, zoals een handelskorting.

Handelsgoederen

Bij die leveringsvoorwaarde zijn het risico en de kosten van het transport ten laste van de verkoper.

Leveringsvoorwaarden

Dat zijn goederen die de onderneming aankoopt om te verkopen.

Verkoopsvoorwaarden

Die korting dient om snelle betaling aan te moedigen.

Investeringsgoederen

Dat document verbetert de factuur.

THEMA 2

LEVEL 1

Optie 2 Vul het kruiswoordraadsel in. 9 1

4 8 5

Horizontaal: 1 De voorwaarden waaraan de verkoper wenst te verkopen. 2 Goederen die de onderneming aankoopt om te verkopen. 3 Dat is een goed dat de onderneming aankoopt om langer dan een jaar te gebruiken. 4 De voorwaarden tussen koper en verkoper, specifiek van toepassing op die aankoop zoals een handelskorting. 5 Korting die bedoeld is om een snelle betaling aan te moedigen. 6 Een leveringsvoorwaarde waarbij het risico en de kosten van het transport ten laste zijn van de koper. 7 Een leveringsvoorwaarde waarbij de kosten en het risico ten laste van de verkoper zijn.

THEMA 2

Verticaal: 8 Voorwaarden die aangeven wanneer de verkoper zal leveren en of er al dan niet kosten worden aangerekend. 9 Voorwaarden die voor iedereen gelden. Ze kunnen betrekking hebben op de betaling, de levering, de garantie, manier van klacht indienen … 10 Dit document verbetert de factuur. 11 Korting die tot doel heeft meer te verkopen. Die korting staat een onderneming bijvoorbeeld toe aan trouwe klanten of bij aankoop in grote hoeveelheden.

LEVEL 1

Action 3— Kun jij een prijsaanvraag opstellen per mail? Salesmanager Ersil Dokumaci en marketingmanager Eline Truyen hebben nog geen visitekaartjes. De aankoopafdeling krijgt de opdracht om een prijsaanvraag op te stellen. Maak met een tekstverwerker de tekst aan van het mailbericht dat je aan een mogelijke leverancier wilt bezorgen om een offerte te vragen. Gebruik de volgende gegevens: aantal stuks: 400 per persoon afmetingen: 55 x 85 mm afgeronde hoeken full colour glanzend papier 300 g

b c

Raadpleeg indien nodig de ICT-fiches van tekstverwerker. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 4— Kun jij offertes analyseren?

Drie leveranciers hebben gereageerd op de prijsaanvraag in verband met de visitekaartjes. Ga naar iDiddit en neem de drie documenten door. Vergelijk de offertes in een overzichtelijke tabel. Werk de tabel uit met een tekstverwerker. Gebruik daarvoor de ICT-fiche_T_13, fiche_T15, fiche_T_20 en fiche_T_22. Plaats de afdrukstand van de pagina liggend (ICT-fiche_T_9). Bereken voor elke offerte ook de totale prijs.

Offerte 1 Naam leverancier

Offerte 2 Naam leverancier

Omschrijving van het aanbod

Verkoops- en leveringsvoorwaarden

Prijs

THEMA 2

LEVEL 1

Totale prijs

c d

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio. Met welke onderneming zou jij in zee gaan? Waarom?

Offerte 3 Naam leverancier

Action 5— Kun jij via een bestelbon een bestelling plaatsen?

Op 20xx-03-31 bekijkt Kenny Rogiers de voorraad van de volgende artikelen. Welke gegevens uit het artikelbestand heeft Kenny nodig om … a

na te gaan hoeveel stuks hij moet bestellen?

de bestelbon (uit Explore 10) in te vullen?

Vul de tabel aan met de gegevens uit het artikelbestand.

BESTELHOEVEEL HEID

ARIKELCODE LEV.

Jack Wolfskin Heuptas Upgrade

10045

Jack Wolfskin T-shirt Sky Flex

10051

Jack Wolfskin Jas Arctic Ocean

10053

Jack Wolfskin Jas Iceland Voyage 3 in 1

10069

Jack Wolfskin Northern Point

10072

Jack Wolfskin Fleece Scandic

10080

Jack Wolfskin Broek Activate Sky Xt

10018

LEVEL 1

ARTIKEL ARTIKEL VOOR MINIMUM- MAXIMUMCODE OMSCHRIJVING RAAD VOORRAAD VOORRAAD

THEMA 2

Van welke artikelen is de minimumvoorraad overschreden en moet Kenny dus bijbestellen?

Waarmee moet Kenny rekening houden om de bestelhoeveelheid te bepalen?

Bereken nu voor elk artikel hoeveel Kenny moet bestellen. Let op, de maximumvoorraad mag niet overschreden worden. Gebruik de tabel.

IN VOORRAAD

BESTELHOEVEELHEID

TE BESTELLEN

AANKOOPPRIJS PER STUK

ART. NR.

MAXIMUMVOORRAAD

Om de bestelbon in te vullen heb je de aankoopprijs nodig. Zoek die op in het artikelbestand. Vul die in de lege kolom in de tabel aan.

Stel de bestelbon op. Dat doe je door de blanco bestelbon in te vullen die je in Explore 10 gemaakt hebt. a

THEMA 2

LEVEL 1

c d

Zorg ervoor dat de blanco bestelbon behouden blijft. Kopieer de bestelbon dus naar een nieuw werkblad (ICT-fiche_R_02). Gebruik het nummer van de bestelbon als naam van het werkblad. De referentie van de bestelbon is als volgt opgebouwd: UBB20xx-xxxx. UBB staat voor uitgaande bestelbon, ‘20xx’ verwijst naar het jaartal en ‘xxxx’ is het volgnummer. De laatste uitgaande bestelbon kreeg het volgnummer 0743. Voor je aan de slag gaat, moet je eerst nog de gegevens van de leverancier opzoeken. Die vind je achteraan dit thema en op iDiddit. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 6— Hoe verwerk je de leveringsbon in het aankoopproces?

Daan Lekens ontvangt op 20xx-04-03 de levering en de leveringsbon van leverancier Jack Wolfskin. Vergelijk de leveringsbon met de bijbehorende bestelbon. Op welke punten moet Daan vooral letten?

Met welke mededeling tekent Daan het best de leveringsbon af? Waarom?

Stel dat er iets niet correct is. Wat moet Daan dan ondernemen?

Draaiboomstraat 6 2160 WOMMELGEM tel. 03 354 09 50

BE0810 394 121 RPR Antwerpen IBAN BE88 3770 1348 3441 BIC BBRUBEBB

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

LEVERINGSBON

Leveringsbon 20xx-13203

Uw referentie UBB-20xx-0744

Omschrijving Jack Wolfskin T-shirt Sky Flex Jack Wolfskin Northern Point Jack Wolfskin Activate Sky Xt

Aantal 15 11 14

Handtekening voor ontvangst

THEMA 2

LEVEL 1

Artikelcode 3112H00006 3159D6001_4242 3314D9002

Datum 20xx-04-03

Action 7— Hoe verwerk je de factuur in het aankoop proces?

Op 20xx-04-08 ontvangt A.S.Adventure.edu de factuur van Jack Wolfskin. a

Voor wie is die factuur bestemd?

Met welke documenten moet de werknemer de factuur vergelijken? Waarom?

Controleer de aankoopfactuur. In Explore 7 werden de verplichte vermeldingen op een factuur opgelijst. Neem die lijst erbij. Duid de verplichte elementen aan op de factuur.

Welke betalingstermijn werd er toegestaan aan A.S.Adventure.edu?

Reken na of de factuur van Jack Wolfskin correct werd berekend.

THEMA 2

LEVEL 1

Leveringsadres A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM tel. +32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM tel. +32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

20xx-13203

Uw ref

3 colli

Klantcode Btw BE0465.672.452

10002972

Artikelcode

Omschrijving

3112H00006 3159D6001_4242 3314D9002

Jack Wolfskin T-shirt Sky Flex Jack Wolfskin Northern Point Jack Wolfskin Broek Activate Sky Xt

F004213

Aantal 15 11 14

Eenheidsprijs in euro 9,98 40,72 33,32

20xx-04-08 Bedrag

Btw-%

149,70 447,92 466,48

21 21 21

Totaal goederen Btw 21% Terugstuurbare verpakking TE BETALEN EUR

21 % 1 064,10 223,46

MvH Btw

Bij elke correspondentie vermelden Doc.Nummer Datum

FACTUUR Onze ref.

1 287,56

20xx-05-08 20xx-04-03

Vervaldatum Leverdatum

1064,10 223,46

Jack Wolfskin - Draaiboomstraat 6 - 2160 WOMMELGEM - T: +32 (0)3 354 09 50 - Btw/TVA BE0810 394 121 - RPR Antwerpen info@jack-wolfskin.be - www.jack-wolfskin.be BNP Paribas Fortis IBAN BE: 02 0016 1558 7540 - BIC: GEBABEBB Algemen e verkoopsvoorwaarden op keerzijde

Action 8— Lees jij de algemene voorwaarden bij een

onlinebestelling?

Voor deze opdracht heb je de keuze. Kies, afhankelijk van je interesse, of je de algemene verkoopsvoorwaarden van bol.com (optie 1) of van Zalando (optie 2) wilt lezen. Vink de gekozen optie aan.

Surf via iDiddit naar de aangegeven website.

THEMA 2

LEVEL 1

Iedereen plaatst wel eens een bestelling online. Bij elke aankoop vink je spontaan het vakje ‘Ik ga akkoord met de algemene verkoopsvoorwaarden’ aan, ook al heb je die niet gelezen.

Optie 1 De algemene verkoopsvoorwaarden van bol.com a

Wanneer komt de koopovereenkomst tot stand?

Wat volgt automatisch op een onlinebestelling? Waarom is dat document belangrijk?

Welke informatie moet bol.com aan de koper bezorgen, uiterlijk bij levering van het product?

Jij bestelde bij bol.com Apple EarPods.

Hoeveel tijd heb je om van die aankoop af te zien. Wanneer gaat die bedenktijd in?

Moet je een geldige reden hebben om de aankoop te annuleren?

Jij bent niet tevreden over de EarPods en zendt die terug. Welke stappen moet jij ondernemen?

Wat zijn de verplichtingen van bol.com nadat jij het modelformulier van herroeping invulde?

THEMA 2

LEVEL 1

Bestudeer artikel 10 betreffende de uitsluiting van het herroepingsrecht. Staat hier een reden tussen waardoor jij de EarPods niet kunt terugsturen? Indien ja, leg uit.

Jij plaatst de bestelling op 20xx-01-15.

Binnen de hoeveel dagen moet jij jouw bestelling ontvangen?

Stel dat die termijn overschreden wordt, wat is het gevolg?

Jouw EarPods geraken vermist of zijn beschadigd op moment van levering. Wie is dan verantwoordelijk?

Ben jij volgens de algemene voorwaarden verplicht de bestelling te betalen bij het plaatsen van de online bestelling?

Stel dat jij niet op tijd betaalt, welke stappen zal bol.com ondernemen?

Bij ontvangst van de EarPods stel jij een beschadiging vast aan de verpakking. Voor de zekerheid wil jij dat melden. Hoe doe je dit?

Optie 2 De algemene verkoopsvoorwaarden van Zalando

Uit welke stappen bestaat het aankoopproces bij Zalando?

Wanneer komt de koopovereenkomst tot stand? Welke verplichting volgt eruit?

THEMA 2

LEVEL 1

Wat volgt automatisch op een onlinebestelling? Waarom is dat document belangrijk?

Als je producten aankoopt die voor levering betaald moeten worden, wanneer is het contract dan bindend?

Stel dat iets niet voorradig is, kun jij dan eisen dat Zalando dat ergens anders bestelt voor jou?

Welke informatie bezorgt Zalando nadat jij jouw bestelling plaatst?

Jij hebt een kortingsbon ter waarde van 10,00 euro van Zalando. Markeer het juiste antwoord.

De geldigheidsperiode van een kortingsbon is beperkt / niet beperkt in tijd. Je wenst voor je zus een cadeaubon aan te kopen van 25,00 euro. Je kunt jouw kortingsbon wel / niet gebruiken voor die aankoop. Je koopt een artikel aan ter waarde van 8,00 euro. Het verschil van 2,00 euro betaalt Zalando mij wel / niet terug. Je koopt een T-shirt aan ter waarde van 30,00 euro. Bij de betaling maak je gebruik van de kortingsbon. Wanneer je het T-shirt ontvangt, vind je de kleur niet zo mooi. Je stuurt het T-shirt retour. Zalando betaalt 20,00 euro / 30,00 euro terug. Je hebt twee kortingsbonnen ter waarde van 10,00 euro. Bij de aankoop van het T-shirt mag je wel / niet beide kortingsbonnen gebruiken.

Jij bestelde bij Zalando een T-shirt.

Hoelang heb jij de tijd om van die aankoop af te zien? Wanneer gaat die termijn in?

Moet je een geldige reden hebben om de aankoop te annuleren?

Jij bent niet tevreden over het model van de broek en zendt die terug. Welke stappen moet jij ondernemen?

THEMA 2

LEVEL 1

Lees het stukje over ‘Beperking van het herroepingsrecht’. Staat hier een reden tussen waardoor jij de broek niet kunt terugsturen? Leg uit.

BREAKING NEWS

Stel dat jij niet op tijd betaalt, welke stappen zal Zalando ondernemen?

Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST

Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst.

KAN BETER

EXTRA OEFENMATERIAAL

Ik kan de verschillende stappen van het aankoopproces opsommen.

Ik kan de verschillende documenten van het aankoopproces opsommen.

Ik kan de verschillende documenten van het aankoopproces herkennen.

Ik kan een prijsaanvraag opstellen.

Ik kan uit verschillende offertes afleiden welke offerte het interessantst is.

Ik kan een bestelbon opstellen.

Ik kan omschrijven wat het nut van een orderbevestiging is.

Ik kan een leveringsbon analyseren.

Ik kan een inkomende factuur analyseren.

THEMA 2

10 Ik kan de algemene voorwaarden van een onderneming begrijpen.

LEVEL 1

Beeldwoordenboek Level 1 VERKLARING

af magazijn

Het risico en de kosten van het transport zijn ten laste van de koper.

4 5

De levering gebeurt af magazijn. De leveringskosten bedragen 10 euro. De geleverde goederen blijven eigendom van de verkoper tot op het ogenblik van de volledige betaling. De koper mag in geen geval de goederen aan derden verpanden of in eigendom overdragen zolang de goederen niet volledig betaald zijn.

Dat zijn de rechten en plichten die gelden tussen de koper en de verkoper bij het aangaan van de verbintenis. Ze worden opgesteld door de verkoper.

beschikbare voorraad

De hoeveelheid van een bepaald artikel die effectief aanwezig is in een magazijn en de winkel.

algemene voorwaarden

bestelbon

bestel hoeveelheid

De hoeveelheid van een artikel die minimaal besteld moet worden van de leverancier.

AFBEELDING

BEGRIP

Je vindt een voorbeeld van een bestelbon in Explore 4.

BESTELLING

AANTAL

BEGRIP

Die voorwaarden geven aan wanneer de betaling moet gebeuren en of de klant al dan niet een financiële korting krijgt bij contante betaling.

AFBEELDING ALGEMENE FACTUURVOORWAARDEN 1

Onze facturen zijn te betalen binnen de 30 dagen na factuurdatum. Bij niet-betaling van het volledige factuurbedrag op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een interest verschuldigd aan 1 % per maand. Daarenboven zal bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van de de schuld op de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn van 10 % op het factuurbedrag, met een minimum van 75,00 euro per factuur.

Dat zijn de afspraken tussen de koper en de verkoper die specifiek van toepassing zijn op hun koopovereenkomst. De voorwaarden kunnen verschillen van aankoop tot aankoop.

btw

Dat is de belasting over de toegevoegde waarde. Het is een belasting die geheven wordt bij elke levering van een product of dienst.

Als u bestelt binnen de 10 dagen betaalt u geen leveringskosten en krijgt uit 20 % korting.

12 %

21 %

bijzondere voorwaarden

Dat zijn de goederen en diensten die een onderneming regelmatig aankoopt om de onderneming draaiende te houden. bv. elektriciteit, kantoorbenodigdheden ...

exclusief btw

De btw is niet inbegrepen.

Dat document wordt opgesteld door de verkoper en is bestemd voor de koper. Het is een uitnodiging om de geleverde goederen te betalen, er wordt berekend hoeveel er voor de geleverde goederen moet betaald worden.

financiële korting

Die korting wordt toegestaan wanneer de klant contant betaalt. De korting heeft als doel een snellere betaling te verkrijgen.

+ BTW

LEVEL 1

diensten en diverse goederen

Je vindt een voorbeeld van een creditnota in Level 3 – Explore 10.

Je vindt een voorbeeld van een factuur in Explore 7.

Als u binnen de 10 dagen betaalt, krijgt u 2 % financiële korting.

BEELDWOORDENBOEK

De creditnota is een verbetering van de factuur. Het vermindert het factuurbedrag. Dat document wordt opgesteld als er een fout wordt vastgesteld in de factuur of levering.

creditnota

THEMA 2

betalingsvoorwaarden

VERKLARING

BEGRIP

VERKLARING

franco thuis

De verkoper draagt het risico en de kosten van het transport.

Alle goederen die de ondernemer aankoopt om te verkopen.

handelskorting

Dat is een korting die als doel heeft om meer te verkopen. De korting wordt toegestaan bij bv. aankoop in grote hoeveelheden of aan trouwe klanten.

inclusief btw

De btw is inbegrepen in de prijs.

VA LEVEL 1 BEELDWOORDENBOEK THEMA 2 54

incl. btw

Dat zijn goederen die een onderneming aankoopt om meer dan een jaar te gebruiken. Als de aankoop betrekking heeft op kantoormateriaal, klein gereedschap of klein materiaal, dan is er pas sprake van een investering als het aankoopbedrag exclusief btw hoger is dan 1 000,00 euro.

investeringsgoederen

GRATIS VERZENDING

handelsgoederen

AFBEELDING

leveringsbon

Dat is een document opgesteld door de verkoper met de omschrijving van en het aantal goederen die geleverd worden.

Je vindt een voorbeeld van een leveringsbon in Explore 6.

leveringsvoorwaarden

Die voorwaarden geven aan wanneer de verkoper zal leveren en of er al dat niet kosten worden aangerekend.

2.2 Leveringstermijn Leveringstermijn op de bestelbon geldt als aanduiding en verbindt de verkoper niet. De koper kan in geen geval de ontbinding van de overeenkomst, noch schadevergoeding vorderen bij niet-naleving van de leveringstermijn. De levertijden zijn exclusief transporttijd vanaf ons centraal distributiecentrum.

VERKLARING

AFBEELDING

maximumvoorraad

De grootste hoeveelheid van een bepaald artikel die in een magazijn aanwezig mag zijn.

Je vindt een voorbeeld van maximumvoorraad in Level 2 – Explore 4

minimum voorraad

Je vindt een voorbeeld van minimumvoorraad in Level 2 – Explore 4.

offerte

Dat is een document opgesteld door de verkoper. Daarin geeft hij de gevraagde informatie, zoals de prijs of leverings- en betalingsvoorwaarden, als antwoord op de prijsaanvraag.

Offerte

BEGRIP

Geachte mevrouw

Wij bevestigen de ontvangst van uw prijsaanvraag. Wij danken u alvast voor uw interesse in ons bedrijf. U kunt de volgende voorwaarden genieten: prijs: 2 x 85,00 EUR excl. 21 % btw; levering: 10 dagen na bestelling - franco huis; betaling: 15 dagen na factuurdatum.

verkoops voorwaarden

Dat zijn de voorwaarden waaraan de verkoper zijn goederen of diensten wil verkopen. Deze voorwaarden hebben betrekking op de betaling, de levering, kortingen, bijkomende kosten, kwaliteit.

1 Verkoopsvoorwaarden 1.1 Prijzen Alle prijzen zijn netto per stuk, exclusief 21 % btw.

Dat document wordt opgesteld door de firma die de goederen vervoert. Het geldt als bewijs dat de vervoerder de goederen heeft geleverd.

Je vindt een voorbeeld van een vrachtbrief in Explore 6.

vrachtbrief

1.2 Betaling Zonder specifieke schriftelijke overeenkomst worden alle goederen tegen terugbetaling verstuurd. De geleverde goederen blijven eigendom van de verkoper tot de volledige betaling van de gefactureerde waarde. Bij belangrijke bestellingen kan een voorschot gevraagd worden. ...

BEELDWOORDENBOEK

De koper vraagt informatie over een duidelijk omschreven product of dienst. Hij informeert naar de prijs en de verkoopsvoorwaarden.

prijsaanvraag

LEVEL 1

Je vindt een voorbeeld van een orderbevestiging in Explore 5.

THEMA 2

De verkoper bevestigt met dat document de bestelling, zo weet de klant wat er werd besteld en tegen welke voorwaarden. Bij een bestelling via het internet is een orderbevestiging verplicht.

order bevestiging

Voor verdere inlichtingen staan we steeds tot uw dienst. U kunt er ook op rekenen dat ...

LEVEL 2 Hoe verloopt de goederen en documentenstroom in het verkoopproces?

In Level 1 kwam het aankoopproces aan bod. Het verkoopproces verloopt gelijkaardig. Bekijk het organogram van A.S.Adventure.edu achteraan dit thema of op iDiddit.

Welke afdelingen zijn betrokken bij het verkoopproces? Noteer ook in welke fase van de verkoop.

Wie zal de klantenservice verlenen?

Wie is verantwoordelijk voor de bestellingen via de website?

INTRO

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag:

THEMA 2

LEVEL 2

Hoe verloopt de goederenen documentenstroom in het verkoopproces?

Explore 1— Hoe verwerk je een prijsaanvraag van een klant? Op 20xx-11-15 ontvangt Natascha Makropoulos de volgende mail. Lees de mail. Aan wie moet Natascha de mail bezorgen?

Wat moet Ersil opstellen voor Tui Wijnegem?

Welke informatie moet die zeker bevatten?

Bericht

Opties

Van: wijnegem@tui.be

Verzonden: 15 november 20xx

Aan: info@asadventure.edu

Onderwerp: Prijsaanvraag relatiegeschenk

Geachte heer of mevrouw

In het kader van onze klantenbinding ben ik op zoek naar een relatiegeschenk voor klanten die voor een minimumbedrag van 5 000,00 euro een reis boeken. Dat kan zowel voor een auto- als vliegvakantie zijn, in de zomer of de winter. Ik ben op zoek naar een relatiegeschenk dat ik, afhankelijk van de geboekte reis, aan de klant kan geven.

Is het mogelijk om mij een paar voorstellen te doen? Ik voorzie een budget van ongeveer 25,00 euro per stuk exclusief btw, in totaal een 100-tal relatiegeschenken. Kunt u mij naast de prijs ook uw betalings- en leveringsvoorwaarden bezorgen? Ik zou het relatiegeschenk graag vanaf december kunnen geven. Ik kijk alvast uit naar uw voorstel.

THEMA 2

TUI Wijnegem Turnhoutsebaan 5/shop 502 2110 WIJNEGEM tel. 03 353 30 01 BTW BE0408.479.965

LEVEL 2

Met vriendelijke groet Charlotte Vansteenkiste

Is Tui reeds klant van A.S.Adventure.edu? Wat betekent dat?

Good to know

Het gaat sneller om een offerte of prijsopgave op te stellen voor een bestaande klant dan voor een nieuwe klant. Meestal zijn de verkoopsvoorwaarden al vastgelegd bij de vorige bestellingen. Alleen in bepaalde gevallen, zoals bij een heel grote bestelling, kun je van de voorwaarden afwijken.

Explore 2— Ken jij de algemene voorwaarden van A.S.Adventure.edu?

Surf via iDiddit naar de website van A.S.Adventure.edu en raadpleeg de algemene verkoopsvoorwaarden.

Wanneer aanvaard je de algemene voorwaarden van A.S.Adventure.edu?

Wanneer is een aankoop definitief: via de website?

via een andere weg dan de website?

Welke leveringsvoorwaarde past A.S.Adventure.edu toe in haar algemene voorwaarden? Franco thuis of af magazijn? Verklaar jouw antwoord.

Wat is de leveringstermijn?

THEMA 2

LEVEL 2

In bepaalde gevallen kan de klant een terugbetaling van de bestelling krijgen. Wanneer volgt de gehele of gedeeltelijke terugbetaling van een bestelling? Kruis aan. Als A.S.Adventure.edu de producten niet kan leveren door een stockfout, stocktekort of een andere onvoorziene omstandigheid. Als A.S.Adventure.edu niet in staat is de goederen binnen de 30 dagen te leveren. Als de geleverde goederen tijdens het transport werden beschadigd. Als de geleverde goederen niet met de artikelen op de leveringsbon overeenstemmen. Als de geleverde goederen niet met de bestelde artikelen overeenstemmen. Als de geleverde goederen laattijdig door de transporteur geleverd werden. Als de klant binnen de 14 dagen na leveringsdatum de onlinebestelling annuleert en retourneert.

Soms moet de klant zelf stappen ondernemen om de terugbetaling te bekomen. Welke stap(pen)?

Een klant koopt een Polar Hartslagmeter Ignite S aan. Bij ontvangst van zijn bestelling is de klant niet helemaal tevreden. Wat kan hij doen?

De klant retourneert het artikel een week na aankoop. Wie betaalt de retourkosten?

Hoe moet de hartslagmeter teruggestuurd worden aan A.S.Adventure.edu?

De klant is wel tevreden over zijn aankoop en houdt de hartslagmeter. Na drie maanden werkt die niet meer optimaal. De gegevens van de voorbije sportprestaties kan hij niet altijd oproepen. a

Onder welk puntje van de algemene verkoopsvoorwaarden valt dat probleem?

THEMA 2

LEVEL 2

Welke stappen moet de klant ondernemen?

Wat valt niet onder garantie?

In welk stadium van het verkoopproces is het belangrijk de klant op de hoogte te brengen van de algemene verkoopsvoorwaarden?

Explore 3— Hoe stel je met een tekstverwerker een offerte op volgens de NBNnormen?

Ga naar iDiddit. Je vindt er het artikelbestand. Herlees even de vraag van Charlotte Vansteenkiste van Tui uit Explore 2. Welke artikelen zou jij aanbieden?

Zou jij Tui Wijnegem een handelskorting toestaan? Verklaar jouw antwoord.

THEMA 2

LEVEL 2

Omdat Tui Wijnegem een nieuwe klant is, stel je een offerte op. Bekijk de offerte in Level 1, Explore 2. Welke elementen moeten zeker aan bod komen in jouw offerte?

Voor de offertes ontwikkel je eerst een sjabloon voor een zakelijke brief volgens de NBNnormen. Ga naar iDiddit. Je vindt er een voorbeeld als hulpmiddel. Volg het stappenplan en raadpleeg de ICT-fiches van tekstverwerker. STAPPENPLAN STAP 1: Open een nieuw bestand met een tekstverwerker. STAP 2: Kies het lettertype: Calibri, lettergrootte 12 pt (ICT-fiche_T_03).

STAP 3: Stel de marges als volgt in (ICT-fiche_T_08). – linkermarge: 3,3 cm – rechtermarge: 2 cm – bovenmarge: 2 cm – ondermarge: 2 cm

STAP 4: Plaats in de linkerbovenhoek het logo van A.S.Adventure.edu, dat je op iDiddit vindt. Het logo heeft de volgende afmetingen: H: 2 cm, B: 2,97 cm (ICT-fiche_T_24 en fiche_T_25). STAP 5: Onder het logo zet je de adresgegevens met deze opmaak: kleur: groen, accent 6, donkerder 50 % (ICT-fiche_T_03). STAP 6: Voor de verdere afwerking van de brief volg je de richtlijnen op het voorbeelddocument.

STAP 7: Plaats in de voettekst het btw-nummer, RPR en bankgegevens van A.S.Adventure.edu. Kleur: groen, accent 6, donkerder 50 %. Centreer de tekst (ICT-fiche_T_13). STAP 8: Boven de voettekst plaats je een lijn over de paginabreedte, kleur groen, accent 6, donkerder 50 %. STAP 9: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio. Op 20xx-11-17 bezorgt Ersil jou alle gegevens om de offerte voor Tui Wijnegem op te stellen.

Lees de gegevens die je nodig hebt om de offerte op te stellen.

– – – –

Jack Wolfskin Heuptas Upgrade (art.nr. 10018) Slowtide Handdoek Travel (art.nr. 10026) Eagle Creek Kussen Exhale Neck Pillow (art.nr. 10037) Ayacucho Pantoffel Teddy (art.nr. 10070)

Stel de offerte op. Gebruik daarvoor het stappenplan en de ICT-fiches van tekstverwerker.

THEMA 2

LEVEL 2

Bij een minimumafname van 100 stuks: 10 % handelskorting Betalingsvoorwaarden: 30 dagen na factuurdatum Leveringsvoorwaarden: franco thuis bij minimumaankoopbedrag van 2 500,00 euro exclusief btw Bij een lager aankoopbedrag: plus verzendingskosten (zie de algemene voorwaarden) Geschatte leveringstermijn: 10 werkdagen Geldigheidsduur offerte: 1 maand

STAPPENPLAN STAP 1: Gebruik als basis het sjabloon van de zakelijke brief uit de vorige opdracht. – –

Tip:

Gebruik de offertes uit Level 1, Explore 2 als inspiratie. De referentie van de offerte is als volgt opgebouwd: OF20xx-xxx. OF staat voor offerte, ‘20xx’ verwijst naar het jaartal en ‘xxx’ is het volgnummer. De laatste offerte kreeg het volgnummer 141.

STAP 2: Zoek de verkoopprijzen op in het artikelbestand. Markeer het juiste antwoord: je neemt de verkoopprijs exclusief / inclusief btw.

– Jack Wolfskin Heuptas Upgrade (art.nr. 10018): – Slowtide Handdoek Travel (art.nr. 10026):

– Eagle Creek Kussen Exhale Neck Pillow (art.nr. 10037): – Ayacucho Pantoffel Teddy (art.nr. 10070):

STAP 3: Plaats bij de artikelen een afbeelding. De klant heeft op die manier een duidelijker beeld van het aanbod. Zorg ook voor een duidelijke omschrijving van het artikel.

STAP 4: Verwijs naar de algemene verkoopsvoorwaarden op de site van A.S.Adventure.edu.

STAP 5: Bereken zelf de verzendingskosten. Ersil schat het gewicht van de bestelling op 35 kg. Pas de NBN-normen toe in je brief (zie ook de bijlage bij vraag 4). Let op de zinsbouw en spelling: begin elke zin met een hoofdletter, zorg voor korte zinnen, gebruik de spellingscontrole.

– –

Tip:

STAP 6: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio. 6

Ersil mailt jouw offerte als bijlage aan Tui Wijnegem.

Bericht

Opties

Van: ersil.dokumaci@asadventure.edu

Verzonden: 17 november 20xx Aan: wijnegem@tui.be

Onderwerp: Re: Prijsaanvraag relatiegeschenk

Geachte mevrouw Vansteenkiste

Als bijlage vindt u de offerte voor uw prijsaanvraag in verband met relatiegeschenken. Als u zich in dat voorstel kunt vinden, is het voldoende om te bevestigen via mail. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u mij altijd telefonisch of via mail contacteren.

THEMA 2

LEVEL 2

Met vriendelijke groeten

Ersil Dokumaci Sales Manager A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM tel. +32 3 480 55 11

Explore 4— Hoe verwerk je de bestelling van een klant? Bekijk de mail die Ersil ontvangt op 20xx-11-25. a

Wat is de volgende stap in het verkoopproces?

Welke documenten heeft Ersil daarvoor nodig?

Bericht

Opties

Van: wijnegem@tui.be Verzonden: 25 november 20xx

Aan: ersil.dokumaci@asadventure.edu Onderwerp: Re: Re: Prijsaanvraag relatiegeschenk

Geachte heer Dokumaci

Graag had ik de volgende bestelling bij u geplaatst: – 40 stuks Jack Wolfskin Heuptas Upgrade – 15 stuks Slowtide Handdoek Travel – 40 stuks Eagle Creek Kussen Exhale Neck Pillow – 10 stuks Ayacucho Pantoffel Teddy

Is het mogelijk om mij te bevestigen wanneer de bestelling geleverd wordt?

Wat moet Ersil controleren voor hij de orderbevestiging kan opstellen?

Met wie moet Ersil contact opnemen om dat te weten?

LEVEL 2

TUI Wijnegem Turnhoutsebaan 5/shop 502 2110 WIJNEGEM tel. 03 353 30 01 BTW BE0408.479.965

THEMA 2

Met vriendelijke groet Charlotte Vansteenkiste

Good to know

Veel bedrijven werken met een geautomatiseerd softwarepakket dat de voorraad automatisch aanpast als de aankoopafdeling een bestelling plaatst en als er goederen geleverd worden. Bij elke verkoop vermindert de voorraad automatisch bij het scannen van het product. In de praktijk zal zowel de aankoop- als verkoopafdeling zicht hebben op de voorraad.

Ga naar iDiddit. Je vindt er de voorraadkaarten van A.S.Adventure.edu. a b

Noteer in de tabel de beschikbare en de bestelde hoeveelheid van de producten. Is er voldoende voorraad om te kunnen leveren aan Tui Wijnegem? Vul aan in de tabel.

ART.NR.

OMSCHRIJVING

BESCHIKBARE BESTELDE VOLDOENDE HOEVEELHEID HOEVEELHEID VOORRAAD?

10018

Jack Wolfskin Heuptas Upgrade

10026

Slowtide Handdoek Travel

10037 10070

Eagle Creek Kussen Exhale Neck Pillow

Ayacucho Pantoffel Teddy

Wat moet er gebeuren als dat niet het geval is?

Ga naar iDiddit. Je vindt er een orderbevestiging. Vul de orderbevestiging in voor klant Tui Wommelgem.

THEMA 2

LEVEL 2

Zorg ervoor dat de blanco orderbevestiging behouden blijft. Kopieer de orderbevestiging naar een nieuw werkblad (ICT-fiche_R_02). Gebruik het nummer van de orderbevestiging als naam van het werkblad. De referentie van de orderbevestiging is als volgt opgebouwd: OBV20xx-xxx. OBV staat voor orderbevestiging, ‘20xx’ verwijst naar het jaartal en ‘xxx’ is het volgnummer. De laatste orderbevestiging kreeg het volgnummer 432. Tui is een nieuwe klant. Bekijk het klantenbestand achteraan dit thema of op iDiddit om een klantnummer aan Tui toe te kennen. Om de orderbevestiging in te vullen gebruik je de bestelling en de offerte uit de vorige opdrachten.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Welk deel van de orderbevestiging vul je best eerst in om te weten welke verkoopsvoorwaarden van toepassing zijn?

Neem er opnieuw de werkmap met voorraadkaarten bij en vul ze aan op basis van de opgestelde orderbevestiging. Bij datum vul je de datum van het document in. Op basis van welke documenten kun je voorraadkaarten aanvullen?

Vul de tekst aan. Kies uit:

a b

verminderen – effectieve voorraad (3x) – beschikbare voorraad – binnenkort beschikbare voorraad – vermeerderen

is de voorraad die in het magazijn

en de winkel ligt. Je kunt die tellen. De

door de

bekom je te

met het aantal goederen dat de klant bestelt of te

met het aantal goederen dat je bij de leverancier bestelt. Pas wanneer de goederen effectief geleverd worden door de leverancier of aan de klant pas je de

LEVEL 2

Bestudeer de voorraadkaarten. Wat stel je vast?

THEMA 2

aan.

Datum

Doc

Jack Wolfskin Heuptas Upgrade Reizen 10018 Jack Wolfskin 2361G00001_7070 2 1

Leverancier Aantal Aantal besteld geleverd

Aankoopprijs Verkoopprijs Btw-% Min. voorraad Max. voorraad Gewicht in gram Locatienummer

Klant

Effectieve voorraad

€ 9,02 € 23,10 21% 10 50 210 M2-AR-6-C

Beschikbare voorraad

Binnenkort beschikbare voorraad

Artikel Categorie Artikelnummer Leverancier Artikelnummer leverancier Min. Bestelhoeveelheid lev. Min. Bestelhoeveelheid klant

Aantal besteld

Aantal geleverd

Explore 5— Wat gebeurt er met een goedgekeurde

Op 20xx-11-26 keurt Charlotte Vansteenkiste de orderbevestiging goed. Wat moet er nu gebeuren?

orderbevestiging van de klant?

ORDERPICKEN

Nadat de klant een bestelling geplaatst heeft, moeten de goederen verzendklaar gemaakt worden. De eerste stap daarbij is het verzamelen of het orderpicken van de bestelde goederen.

Welke afdeling is daarvoor verantwoordelijk?

Ersil geeft de opdracht tot orderpicking door aan Ayoub Talbi via een magazijnopdrachtenbon.

THEMA 2

LEVEL 2

Verklaar het referentienummer op de magazijnopdrachtenbon.

MOB:

20xx:

0981:

Hoe wordt het totale gewicht per artikellijn berekend?

LOCATIENUMMER

Dankzij het locatienummer vindt de magazijnmedewerker bij het orderpicken de goederen op de juiste plaats in het magazijn. Het nummer duidt de exacte plaats (de locatie) van het artikel in het magazijn aan.

De heuptassen (artikel 10018) bevinden zich op locatie M2-AR-6-C M2 staat voor magazijn 2. A.S.Adventure.edu heeft twee magazijnen.

–

AR staat voor gang A aan de rechterkant.

–

6 duidt het rek aan in de stelling.

–

C duidt het niveau aan. A is op de grond, C is het hoogste niveau.

Verklaar het locatienummer van de pantoffels (artikel 10070).

–

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

TUI Wijnegem Turnhoutsebaan 5/shop 502 2110 WIJNEGEM BE0408 479 965

Nr. magazijnpdrachtenbon

Datum MOB

Nummer orderbevestiging

40012

MOB20xx-0981

20xx-11-26

OBV20xx-0433

Klantcode

Art.nr.

Jack Wolfskin Heuptas Upgrade Slowtide Handdoek Travel Eagle Creek Kussen Exhale Neck Pillow Ayacucho Pantoffel Teddy

Aantal

Locatie

40 15 40 10

M2-AR-6-C M2-AR-9-B M2-AL-4-A M2-BR-6-A

Aantal gepickt

Gewicht per eenheid (in gram)

Totaalgewicht (in kg)

210 800 75 340

8,4 12,0 3,0 3,4

Totaalgewicht (in kg)

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

26,80

THEMA 2

LEVEL 2

10018 10026 10037 10070

Omschrijving

Ayoub vraagt aan Daan om de goederen te orderpicken op basis van de magazijnopdrachtenbon. Waarom is het belangrijk dat Daan dat nauwkeurig doet?

Welk document zal Daan opstellen nadat hij alle goederen verzameld heeft?

Explore 6— Hoe komen de bestelde goederen bij de klant

terecht?

Bekijk opnieuw het organogram van A.S.Adventure.edu. Wie zorgt ervoor dat de bestelling bij Tui geraakt?

Bestudeer de leveringsbon. Beantwoord de vragen.

Welke leveringsvoorwaarde werd er aan Tui toegekend? Wat houdt die in?

Stel dat leveringsvoorwaarde ‘af magazijn’ is, hoeveel transportkosten moet Tui dan betalen? Bekijk daarvoor opnieuw de algemene voorwaarden van A.S.Adventure.edu.

THEMA 2

LEVEL 2

Wat betekent vier colli?

A.S.Adventure.edu

TUI Wijnegem Turnhoutsebaan 5/shop 502 2110 WIJNEGEM

Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

Klantcode

Nummer leveringsbon

40012

UVB20xx-0981

Leveringsvoorwaarde:

Bestelbon

20xx-11-27

OBV20xx-0433

Franco thuis

Omschrijving artikel

Aantal

Jack Wolfskin Heuptas Upgrade Slowtide Handdoek Travel Eagle Creek Kussen Exhale Neck Pillow Ayacucho Pantoffel Teddy

40 15 40 10

Gewicht per eenheid (in gram)

210 800 75 340

Totaalgewicht (in kg) 8,40 12,00 3,00 3,40

10018 10026 10037 10070

Datum levering

Art.nr.

Tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Aantal colli: Gewicht in kg:

Datum voor ontvangst:

4 26,80

Naam en handtekening klant

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

In hoeveel exemplaren wordt de leveringsbon opgesteld? Verklaar.

Waarom is het belangrijk dat de klant de leveringsbon aftekent?

Vul de voorraadkaarten aan op basis van de leveringsbon.

THEMA 2

LEVEL 2

Explore 7— Wat is een uitgaande factuur?

Neem er opnieuw het organogram van A.S.Adventure.edu bij. Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van de factuur?

Op basis van welk document zal zij de factuur opstellen?

Naast de verplichte vermeldingen op een factuur legt de wet nog verplichtingen op in verband met het opstellen van de factuur. Zoek een antwoord op het internet. Je leverde de goederen aan Tui op 20xx-11-27. Op welke datum moet je de factuur ten laatste opstellen?

Hoelang ben je verplicht de opgestelde verkoopfacturen te bewaren voor de fiscus?

THEMA 2

LEVEL 2

Ben je als handelaar verplicht om bij elke verkoop een factuur op te stellen?

Wanneer moet je wel aan een particulier een factuur geven? Geef drie voorbeelden.

Good to know

In een winkel zie je soms aan de kassa de mededeling: ‘Indien u een factuur vraagt voor een bedrag onder de 25,00 euro, rekenen wij 5,00 euro administratiekosten aan’. Dat mag niet. Een factuur aan een btw-plichtige klant is verplicht door de wet. De winkelier kan enkel 5,00 euro aanrekenen wanneer een particulier dat vraagt terwijl de factuur niet wettelijk verplicht is.

Mulin stelt de verkoopfactuur op. Bestudeer de factuur op blz. 73 en beantwoord de vragen. a b

In Level 1, Explore 7 worden de verplichte elementen op een factuur opgesomd. Neem dat lijstje erbij. Duid de elementen aan op de factuur op blz. 73. Voldoet de factuur van A.S.Adventure.edu aan de wettelijke verplichtingen?

Good to know

Als een factuur niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet, dan kan de fiscus een boete opleggen. Die schommelt tussen 50,00 en 5 000,00 euro, afhankelijk van het aantal overtredingen. Een factuur moet gedetailleerd zijn.

Verklaar de vervaldag op de factuur.

Welke bijzondere voorwaarde(n) werd(en) aan Tui toegekend?

Hoeveel bedraagt de totale korting? Controleer de berekening.

THEMA 2

LEVEL 2

Hoe wordt het nettobedrag berekend?

Op welk bedrag wordt het btw-bedrag berekend?

Hoeveel bedraagt het btw-bedrag? Controleer de berekening.

Bekijk het bedrag dat klant Tui aan A.S.Adventure.edu moet betalen. j

Hoeveel is dat? Markeer. Dat is het bedrag inclusief / exclusief btw

Bekijk de prijs die A.S.Adventure.edu vraagt voor haar producten.

Hoeveel is dat? Markeer. Dat is het bedrag inclusief / exclusief btw.

Algemene factuurvoorwaarden

De algemene factuurvoorwaarden zijn beter gekend als de kleine lettertjes onderaan of op de achterzijde van de factuur. Die voorwaarden zijn belangrijk als er later betalingsproblemen opduiken. In de algemene factuurvoorwaarden komen de volgende zaken meestal aan bod: — Binnen welke termijn moet een klacht over de factuur toekomen? — Welke schadevergoeding moet de klant betalen wanneer de betaling niet tijdig is gebeurd? — Welke rechtbank is bevoegd bij geschillen? De factuurvoorwaarden op de factuur vermelden is niet verplicht, maar het is wel aan te raden.

Good to know

THEMA 2

LEVEL 2

Vanaf 1 januari 2026 is e-invoicing of een digitale factuur verplicht tussen ondernemingen. Het gaat niet over een factuur in pdf-formaat, maar een factuur in een gestructureerd, elektronisch systeem. Dat betekent dat het een factuur is die gelezen wordt door computersoftware, zonder menselijke tussenkomst. Bedrijven kunnen zo de verzending en de ontvangst van facturen automatiseren. Zo kunnen de facturen automatisch verwerkt worden in boekhoudsoftware, voorraadbeheer, betalingsoftware …

TUI Wijnegem Turnhoutsebaan 5/shop 502 2110 WIJNEGEM

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Btw-nummer

Factuurnummer

Factuurdatum

Vervaldatum

40012

BE0408 479 965

VF20xx-01002

20xx-11-30

20xx-12-30

Factuur Art.nr.

Klantcode

Omschrijving

Aantal

10018 Jack Wolfskin Heuptas Upgrade 10026 Slowtide Handdoek Travel 10037 Eagle Creek Kussen Exhale Neck Pillow 10070 Ayacucho Pantoffel Teddy

Btw-%

Totaal

23,10 28,88 24,75 20,62

21 % 21 % 21 % 21 %

€ 924,00 € 433,20 € 990,00 € 206,20

onze levering dd. 20xx-11-26, leveringsbon 20xx-0981

Brutobedrag 0,00

21 %

2 553,40

Totaal

2 553,40

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

0,00

255,34

2 298,06

482,59

2 780,65

255,34

2 298,06

482,59

2 780,65

Transactie

40 15 40 10

Verkoopprijs/e

Terugstuurbare verpakking

Te bet alen voor vervaldag

Bedrag in euro

2 780,65

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennumer te vermelden. Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

euro in mindering brengen.

LEVEL 2

Algemene voorwaarden: zie achterkant

THEMA 2

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

Lees de factuurvoorwaarden van A.S.Adventure.edu die op de achterzijde van de factuur staan. ALGEMENE FACTUURVOORWAARDEN 1

Onze facturen zijn contant betaalbaar te

goederen aan derden verpanden of in eigendom

Wommelgem, zonder korting behoudens

overdragen zolang de goederen niet volledig betaald zijn.

andersluidende schriftelijke overeenkomst bij 5

bestelling. 2

Bij niet-betaling van het volledige factuurbedrag

de aansprakelijkheid en het risico voor schade

op de vervaldag is van rechtswege en zonder

veroorzaakt aan de geleverde koopwaar, verlies en diefstal inbegrepen.

voorafgaande ingebrekestelling een interest 6

verschuldigd aan 1 % per maand.

dagen na verzending van de factuur. Dat dient

niet-betaling van de schuld op de vervaldag van

schriftelijk te gebeuren en moet gemotiveerd

rechtswege en zonder ingebrekestelling een

zijn. Bij gebrek aan bezwaar binnen de

forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn van 10 %

gestelde termijn wordt de factuur geacht te zijn

op het factuurbedrag, met een minimum van

aanvaard.

75,00 euro per factuur. 4

Elk bezwaar moet geschieden binnen de zeven

Daarenboven zal bij gehele of gedeeltelijke

De koper draagt vanaf het ogenblik van levering

De geleverde goederen blijven eigendom van de

Voor alle geschillen zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen bevoegd.

verkoper tot op het ogenblik van de volledige betaling. De koper mag in geen geval die

Stel dat klant Tui Wijnegem niet akkoord gaat met de factuur, wat is de uiterste datum waarop Tui de factuur kan protesteren?

Wat moet Tui daarvoor doen?

Stel dat klant Tui Wijnegem de factuur pas betaalt op 20xx-01-29. Hoeveel moet Tui dan betalen volgens de factuurvoorwaarden?

THEMA 2

LEVEL 2

Good to know

In de praktijk zal een onderneming nooit na één maand laattijdige betaling interesten of schadevergoedingen aanrekenen. Ze stuurt eerst twee herinneringsbrieven waarin ze vriendelijk vraagt om de factuur te betalen. Een derde herinneringsbrief stuurt ze meestal aangetekend op. Vaak worden daarin al kosten aangerekend voor de laattijdige betaling. Weigert de klant nog steeds te betalen, dan schakelt de verkoper een advocaat in. Die zal dan interesten en schadevergoedingen eisen en eventueel de klant dagvaarden voor de rechtbank.

TO THE POINT Het verkoopproces Net zoals bij het aankoopproces moet een handelaar verschillende stappen doorlopen wanneer hij producten of diensten verkoopt. Afhankelijk van aan wie (nieuwe klant of bestaande klant), of wat (bv. nieuwe seizoenartikelen) de ondernemer verkoopt, kunnen bepaalde stappen uit het verkoopproces overgeslagen worden.

De klant informeert naar de prijs, de leverings- en betalingsvoorwaarden.

Prijsaanvraag

Offerte

De verkoper bezorgt de klant de gevraagde informatie.

Het verkoopproces verloopt in verschillende stappen. Aan elke stap is steeds een handelsdocument verbonden. Bij iedere stap is ook een bepaalde afdeling betrokken, afhankelijk van de grootte van de onderneming.

Na goedkeuring van de orderbevestiging krijgt de magazijnmedewerker de opdracht de goederen te orderpicken. De magazijnmedewerker pickt de goederen en stuurt de nodige gegevens naar de afdeling transport (expeditie).

De (eventuele) vrachtkosten worden berekend. De goederen worden samen met de leveringsbon bezorgd. De ondertekende leveringsbon wordt aan de facturatieafdeling bezorgd. Op basis van de leveringsbon stelt de verkoper de verkoopfactuur op.

Orderbevestiging

Magazijnopdrachtenbon

Verwerkte magazijnopdrachtenbon Eerste versie van de uitgaande leveringsbon Uitgaande leveringsbon

Verkoopfactuur

LEVEL 2

De verkoper stuurt de klant de bevestiging dat hij de bestelling goed heeft ontvangen.

Bestelbon

THEMA 2

De klant plaatst een bestelling.

Op basis van de magazijnopdrachtenbon pickt, verzamelt, de magazijnier de goederen voor de klant. Dat doet hij op basis van het locatienummer dat op de bon vermeld staat. Het locatienummer is de exacte plaats waar het artikel in het magazijn staat.

De verkoopfactuur De verkoopfactuur is het laatste document in de documentenstroom. Het is een uitnodiging aan de koper om de geleverde goederen te betalen. Er wordt berekend hoeveel de koper voor de geleverde goederen moet betalen.

Wie goederen of diensten levert aan btw-plichtige ondernemingen is verplicht daarvoor een factuur op te stellen, uiterlijk de 15e van de maand die volgt op de maand waarin het product of de dienst geleverd werd. Lever je aan consumenten, niet btw-plichtige personen, dan ben je niet verplicht om een factuur op te stellen. Een kasticket volstaat dan. Uitzonderingen daarop zijn: – aankoop bij een groothandelaar; – aankoop van heel grote hoeveelheden, dan is er een vermoeden dat het niet voor privégebruik is; – verkoop, herstellingen en onderhoud van auto’s, als de prijs inclusief btw hoger is dan 125,00 euro; – werken aan woningen; – verkoop op afbetaling; – verhuisdiensten. De wet legt de handelaar op facturen zeven jaar te bewaren.

THEMA 2

LEVEL 2

De algemene factuurvoorwaarden Het is niet verplicht om de algemene factuurvoorwaarden op de factuur te plaatsen. Het is echter wel aan te raden om problemen te vermijden bij bijvoorbeeld een laattijdige betaling of betwisting van de factuur. In de algemene factuurvoorwaarden komen de volgende zaken meestal aan bod: – de termijn van factuurprotest: binnen welke termijn moet de klacht toekomen? – het schadebeding: welke schadevergoeding moet de klant betalen wanneer de betaling niet tijdig is gebeurd? – het bevoegdheidsbeding: welke rechtbank is bevoegd bij geschillen?

Action 1— Uit welke fasen bestaat het verkoopproces bij A.S.Adventure.edu?

Vul in de eerste kolom de handelsdocumenten in die in elke fase van het verkoopproces worden gebruikt. De fasen moeten in de juiste volgorde staan.

Vul in de tweede kolom het referentienummer van het betreffende document in. Kies uit:

Bekijk het organogram van A.S.Adventure.edu. Noteer in de laatste kolom welke afdeling het handelsdocument opstelt of ontvangt.

THEMA 2

LEVEL 2

VF20xx-0012 – IBB20xx-0012 – UVB20xx-0012 – OF20xx-0012 – MOB20xx-0012 – OBV20xx-0012

Action 2— Kun jij een prijsopgave of offerte opstellen? Voor deze opdracht heb je de keuze. Kies, afhankelijk van je interesse, of je een offerte wilt opstellen voor Wandelsport Vlaanderen vzw (optie 1) of voor Fiets! (optie 2). Vink de gekozen optie aan. Optie 1 Wandelsport Vlaanderen vzw Lees de mail die A.S.Adventure.edu op 20xx-01-29 ontvangt.

Bericht

Opties

Van: info@wandelsport.be Verzonden: 29 januari 20xx Aan: info@asadventure.be Onderwerp: Prijsaanvraag drinkfles

Geachte heer of mevrouw

Elk jaar organiseren wij wandeluitdagingen om onze leden te motiveren. Leden gaan de ‘Wandelsport Vlaanderen Challenge’ aan om minstens een afstand van 42 km te wandelen, tot zelfs een afstand boven de 100 km.

Dit jaar willen wij elk lid dat de challenge aangaat en er effectief in slaagt, belonen met een drinkfles. Is het mogelijk om ons een offerte te bezorgen van uw aanbod? Wij organiseren zes wandeluitdagingen en voorzien iedere keer 200 flessen om uit te delen. Kunt u ons naast de prijs ook uw betalings- en leveringsvoorwaarden bezorgen? De eerste wandeluitdaging wordt georganiseerd op 20xx-02-15. We kijken alvast uit naar uw voorstel. Met vriendelijke groet

Fons Leys Penningmeester

Wandelsport Vlaanderen vzw Industrielaan 11 bus 3 9990 MALDEGEM tel. 050 40 51 40

THEMA 2

LEVEL 2

Zoek in het klantenbestand de betalings- en leveringsvoorwaarden op.

Wordt er een handelskorting toegestaan?

Zoek in het artikelbestand de artikelen op die je kunt aanbieden. Noteer het artikelnummer, de artikelomschrijving en de verkoopprijs exclusief btw.

Stel de offerte voor Wandelsport Vlaanderen op. Volg het stappenplan. STAPPENPLAN

STAP 1: Gebruik het sjabloon uit Explore 3.

STAP 2: Geef het referentienummer van de offerte in. De laatste offerte kreeg het volgnummer 0F20xx-0044. STAP 3: Zorg voor een duidelijke productomschrijving en een afbeelding van de producten die je aanbiedt. STAP 4: Zorg dat je de prijsaanvraag volledig beantwoordt.

STAP 5: Je kent deze bijzondere verkoopsvoorwaarden toe: 15 % handelskorting. De goederen zullen ten laatste zeven dagen na bestelling geleverd worden.

THEMA 2

LEVEL 2

STAP 6: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Optie 2 Fiets! a

Lees de mail die A.S.Adventure.edu op 20xx-01-29 ontvangt.

Bericht

Opties

Van: antwerpen@fiets.com Verzonden: 29 januari 20xx Aan: info@asadventure.be

Onderwerp: Uitbreiding assortiment

Beste

Momenteel koop ik enkel de fietskleding aan bij jullie. Graag had ik mijn assortiment uitgebreid met jullie producten, ik denk daarbij aan fietshelmen en fietsbrillen. Is het mogelijk mij uw beste prijs te bezorgen voor die producten, met een duidelijke omschrijving van de producten? Kunt u mij naast de prijs ook uw betalings- en leveringsvoorwaarden bezorgen?

Ik kijk alvast uit naar uw voorstel. Met vriendelijke groet Thybe Snoks

Fiets! Vlaamse Kaai 20 2000 ANTWERPEN tel. 03 337 89 66

Zoek in het klantenbestand de betalings- en leveringsvoorwaarden op.

Wordt er een handelskorting toegestaan?

THEMA 2

LEVEL 2

Zoek in het artikelbestand de artikelen op die je kunt aanbieden. Noteer het artikelnummer, de artikelomschrijving en de verkoopprijs exclusief btw.

Stel de offerte voor Fiets! op. Volg het stappenplan. STAPPENPLAN STAP 1: Gebruik het sjabloon uit Explore 3. STAP 2: Geef het referentienummer van de offerte in. De laatste offerte kreeg het volgnummer 0F20xx-0044. STAP 3: Zorg voor een duidelijke productomschrijving en een afbeelding van de producten die je aanbiedt. STAP 4: Zorg dat je de prijsaanvraag volledig beantwoordt.

STAP 5: Je kent deze bijzondere verkoopsvoorwaarden toe: 15 % handelskorting. De goederen zullen ten laatste zeven dagen na bestelling geleverd worden. STAP 6: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 3— Kun jij een orderbevestiging opstellen?

Ga verder met de gekozen optie. Vink de gekozen optie aan. Stel de orderbevestiging op.

Ga naar iDiddit. Je vindt er de bestelbon van Wandelsport Vlaanderen vzw. Controleer of er voldoende voorraad is om de bestelling te leveren. Je vindt de voorraadkaarten op iDiddit. Bekijk het werkblad ‘voorraad 20xx-02-01’. a

Wat stel je vast?

Hoeveel stuks zal Lies moeten bestellen zodat na de levering aan klant Wandelsport Vlaanderen vzw de minimumvoorraad beschikbaar is?

Optie 1 Wandelsport Vlaanderen vzw

a b c d

Open het bestand ‘orderbevestiging’ uit Explore 4. Zorg ervoor dat de blanco orderbevestiging behouden blijft. Kopieer daarvoor de blanco orderbevestiging naar een nieuw werkblad. Gebruik het nummer van de orderbevestiging als naam van het werkblad. De laatste orderbevestiging kreeg het volgnummer 066. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Stel een begeleidende mail op voor het versturen van de orderbevestiging.

Ga naar iDiddit. Vul de voorraadkaarten aan. Je werkt in het werkblad ‘voorraad 20xx-02-01(4)’.

LEVEL 2

De leverancier levert binnen de twee werkdagen. Je kunt de orderbevestiging voor Wandelsport Vlaanderen vzw opstellen.

THEMA 2

Optie 2 Fiets!

Wat stel je vast?

Hoeveel stuks zal Lies moeten bestellen zodat na de levering aan Fiets! de minimumvoorraad beschikbaar is?

Ga naar iDiddit. Je vindt er de bestelbon van Fiets! Controleer of er voldoende voorraad is om de bestelling te leveren. Je vindt de voorraadkaarten op iDiddit. Bekijk het werkblad ‘voorraad 20xx-02-03’.

De leverancier levert binnen de twee werkdagen. Je kunt de orderbevestiging voor Fiets! opstellen. a b c

Stel een begeleidende mail op voor het versturen van de orderbevestiging.

Ga naar iDiddit. Vul de voorraadkaarten aan. Je werkt in het werkblad ‘voorraad 20xx-02-01(4)’.

Action 4— Kun jij een goedgekeurde orderbevestiging

verwerken?

Voor deze opdracht ga je nog steeds verder met de gekozen optie. Verwerk de goedgekeurde orderbevestiging. Vink de gekozen optie aan. Optie 1 Wandelsport Vlaanderen vzw

THEMA 2

LEVEL 2

Ga naar iDiddit. Je vindt er de magazijnopdrachtenbon. a

Bekijk het organogram, wie heeft dat document opgesteld?

Voor wie is het document bestemd?

Wat zal hij met dat document doen?

Op welke locatie zal de magazijnmedewerker de goederen vinden?

Als de magazijnier de goederen gepickt heeft, wat moet hij dan doen?

Op iDiddit vind je een blanco leveringsbon. Vul de leveringsbon in. Volg het stappenplan.

STAPPENPLAN

STAP 1: Geef in cel G7 tot en met G9 de gegevens in van klant Wandelclub Vlaanderen vzw. STAP 2: Geef in cel G10 het btw-nummer in.

STAP 3: Geef in cel F20 de leveringsvoorwaarde in.

STAP 4: Geef het nummer van de leveringsbon in. De laatste leveringsbon is UVB20xx-0099. STAP 5: Vul de leveringsdatum in. De goederen worden geleverd op 20xx-02-06.

STAP 6: Bereken het totaalgewicht in kilogram (cel D36) met een formule. STAP 7: De levering zal in vier colli gebeuren.

STAP 8: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio. Aan wie moet de magazijnmedewerker de leveringsbon en de goederen bezorgen?

Moeten er transportkosten aangerekend worden? Verklaar jouw antwoord.

Raadpleeg de algemene voorwaarden van A.S.Adventure.edu en bereken de leveringskosten.

Vul de voorraadkaarten verder aan op basis van de leveringsbon. Je werkt in het werkblad ‘voorraad 20xx-02-06’.

THEMA 2

LEVEL 2

Optie 2 Fiets! Ga naar iDiddit. Je vindt er de magazijnopdrachtenbon. a

Bekijk het organogram. Wie heeft dat document opgesteld?

Voor wie is het document bestemd?

Wat zal hij met dat document doen?

Op welke locatie zal de magazijnmedewerker de goederen vinden?

Als de magazijnier de goederen gepickt heeft, wat moet hij dan doen?

Op iDiddit vind je een blanco leveringsbon. Vul de leveringsbon in. Volg het stappenplan. STAPPENPLAN

STAP 1: Geef in cel G7 tot en met G9 de gegevens in van klant Fiets! STAP 2: Geef in cel G10 het btw-nummer in.

STAP 3: Geef in cel F20 de leveringsvoorwaarde in. STAP 4: Geef het nummer van de leveringsbon in. De laatste leveringsbon is UVB20xx-0099.

STAP 5: Vul de leveringsdatum in. De goederen worden geleverd op 20xx-02-06. STAP 6: Bereken het totaalgewicht in kilogram (cel D36) met een formule. STAP 7: De levering zal in een collo gebeuren. STAP 8: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 2

LEVEL 2

Aan wie moet de magazijnmedewerker de leveringsbon en de goederen bezorgen?

Moeten er transportkosten aangerekend worden? Verklaar jouw antwoord.

Raadpleeg de algemene voorwaarden van A.S.Adventure.edu en bereken de leveringskosten.

Vul de voorraadkaarten verder aan op basis van de leveringsbon. Je werkt in het werkblad ‘voorraad 20xx-02-06’.

Action 5— Kun jij een verkoopfactuur analyseren?

Je blijft nog steeds bij je gekozen optie. Analyseer de verkoopfactuur. Vink de gekozen optie aan.

Optie 1 Wandelsport Vlaanderen vzw Vul de ontbrekende gegevens in op de factuur. a b

Vul het bedrag van de leveringskosten in op de factuur.

Bereken het btw-bedrag.

Bereken het totale factuurbedrag.

c d

Het btw-nummer van klant Wandelsport Vlaanderen vzw. De vervaldatum van de factuur. Bekijk indien nodig de betalingsvoorwaarden in het klantenbestand van A.S.Adventure.edu. Bereken per artikellijn het totaal. Bereken de handelskorting.

Hoeveel moet Wandelsport Vlaanderen vzw betalen aan A.S.Adventure.edu?

LEVEL 2

Vul de transactie aan. Dat is de verwijzing naar de datum van levering en de leveringsbon. Vul de rij van de totalen aan.

THEMA 2

Wandelsport Vlaanderen Industrielaan 11 bus 3 9990 MALDEGEM

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Factuur

Btw-nummer

40008

Art.nr.

Omschrijving

Transactie

Btw-% 6%

Brutobedrag 0,00

VF20xx-00154

20xx-12-20

Korting

Netto

Kosten

Vervaldatum

Aantal

Verkoopprijs/e

Btw-%

100 100

24,75 16,49

21% 21%

Subtotaal

0,00

21 %

Factuurdatum

10042 Chilly's Drinkfles Chrome Rose Gold 500ml 10043 Sigg Drinkfles My Bottle 1L

Factuurnummer

Klantcode

Totaal

Fin. Korting

MvH

Btw

0,00

Totaal in euro 0,00

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennumer te vermelden.

Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

euro in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 2

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

Algemene voorwaarden: zie achterkant

Optie 2 Fiets! Vul de ontbrekende gegevens in op de factuur. a b

Vul het bedrag van de leveringskosten in op de factuur.

Bereken het btw-bedrag.

Bereken het totale factuurbedrag.

h i

Vul de transactie aan. Dat is de verwijzing naar de datum van levering en de leveringsbon. Vul de rij van de totalen aan.

c d

Het btw-nummer van klant Fiets! De vervaldatum van de factuur. Bekijk indien nodig de betalingsvoorwaarden in het klantenbestand van A.S.Adventure.edu. Bereken per artikellijn het totaal. Bereken de handelskorting.

Hoeveel moet Fiets! betalen aan A.S.Adventure.edu?

THEMA 2

LEVEL 2

A.S.Adventure.edu

Fiets! Vlaamse kaai 20 2000 ANTWERPEN

Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Klantcode

Factuur

Btw-nummer

Art.nr.

Omschrijving

Brutobedrag 0,00

40 40

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

0,00

21 %

20xx-12-20

Vervaldatum

Verkoopprijs/e

Btw-%

45,41 66,07

21% 21%

Btw-%

VF20xx-00154

Aantal

10019 Sinner Bril Speed Box 10161 Abus Fietshelm Urban -I 3.0

Transactie

Factuurdatum

400003

Factuurnummer

Fin. Korting

Totaal

MvH

Btw

0,00

Totaal in euro 0,00

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennumer ter vermelden.

Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

euro in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 2

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

Algemene voorwaarden: zie achterkant

BREAKING NEWS 1

Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst. JA

Ik kan een prijsaanvraag analyseren.

Ik kan een offerte opstellen in een brief volgens de NBN-normen.

Ik kan een orderbevestiging opstellen.

Ik kan voorraadkaarten invullen.

Ik kan een magazijnopdrachtenbon opstellen.

EXTRA OEFENMATERIAAL

KAN BETER

Ik kan een leveringsbon opstellen.

Ik kan een verkoopfactuur analyseren.

Ik kan het verkoopproces schematisch weergeven.

THEMA 2

LEVEL 2

Beeldwoordenboek Level 2 VERKLARING

algemene factuur voorwaarden

In de algemene factuurvoorwaarden komen de volgende zaken meestal aan bod: de termijn van factuurprotest, het schadebeding en het bevoegdheidsbeding.

AFBEELDING ALGEMENE FACTUURVOORWAARDEN 1

Onze facturen zijn contant betaalbaar te Wommelgem, zonder korting behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst bij bestelling. Bij niet-betaling van het volledige factuurbedrag op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een interest verschuldigd aan 1 % per maand. Daarenboven zal bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van de schuld op de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn van 10 % op het factuurbedrag, met een minimum van 75,00 euro per factuur.

BEGRIP

...

Dat is een document waarop wordt uitgerekend hoeveel er voor de geleverde goederen betaald moet worden. Het is een officiële uitnodiging om te betalen.

locatie nummer

Het nummer duidt de exacte plaats (de locatie) van het artikel in het magazijn aan.

Je vindt een voorbeeld van een factuur in Explore 7.

(verkoop-) factuur

magazijn

Het verzamelen van de goederen in het magazijn.

THEMA 2

BEELDWOORDENBOEK

LEVEL 2

orderpicken

M2 - AR - 6 - C rek (6) gang, rechts of links

niveau (bovenaan)

LEVEL 3 Hoe stel je verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s op?

Je wilt een weekendje kamperen met vrienden. Je hebt nog niet voldoende kampeermateriaal en daarom koop je het volgende aan bij A.S.Adventure.edu. Bekijk de onderstaande afbeeldingen. Hoeveel moet je betalen?

Is dat bedrag inclusief of exclusief btw? Verklaar je antwoord.

Welk btw-tarief is er van toepassing op jouw aankoop?

INTRO

€ 79,95

€ 54,95

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag: Hoe stel je verkoopfacturen en uitgaande creditnota’s op?

THEMA 2

LEVEL 3

€ 99,95

Explore 1— Hoeveel btw betaal je? Zoek op internet een antwoord op de volgende vragen. a

Waarvan is btw de afkorting?

Wanneer wordt die belasting geheven?

Voor wie is de btw bestemd?

Wat doet die met de inkomsten?

Welke btw-tarieven zijn er in België?

Welk btw-tarief wordt er bij het goed of de dienst aangerekend? Vink het juiste btw-tarief aan. Gebruik indien nodig het internet.

WATER 0% 6% 12 % 21 %

BLOEMEN 0% 6% 12 % 21 %

THEMA 2

LEVEL 3

MARGARINE 0% 6% 12 % 21 %

AUTO 0% 6% 12 % 21 %

KRANT 0% 6% 12 % 21 %

FILM IN DE BIOSCOOP 0% 6% 12 % 21 %

BROOD 0% 6% 12 % 21 %

TREINRIT NAAR GENT 0% 6% 12 % 21 %

KLEDING 0% 6% 12 % 21 %

Explore 2— Hoe bereken je de btw? 1

Inbegrepen of niet inbegrepen? Markeer. a b

Exclusief btw betekent dat het btw-bedrag inbegrepen / niet inbegrepen is. Inclusief btw betekent dat het btw-bedrag inbegrepen / niet inbegrepen is.

Vul het schema in het kenniskader aan. Kies uit:

verkoopprijs exclusief btw – verkoopprijs inclusief btw

Btwberekening

Een consument betaalt op (bijna) elke aankoop btw. De prijs bestaat uit de verkoopprijs die de handelaar vraagt, verhoogd met de btw.

btw = 21 % of 12 % of 6 %

= 121 % of 112 % of 106 %

= 100 %

Hoe bereken je de verkoopprijs inclusief btw? Voor deze opdracht heb je de keuze. Kies optie 1 als je wat ondersteuning wilt. Kies optie 2 als je liever een uitdaging wilt. Vink de gekozen optie aan.

Optie 1 Trotter Zuid-Italië

A.S.Adventure.edu verkoopt het reisboek Trotter Zuid-Italië. Het boek kost 24,52 euro exclusief btw. Beantwoord de vragen.

Hoeveel btw betaal je op boeken? Vul de verkoopprijs exclusief btw op het schema in. Bereken het btw-bedrag. Bereken de verkoopprijs inclusief btw.

btw =

verkoopprijs exclusief btw = =

euro %

euro

THEMA 2

LEVEL 3

prijs inclusief btw

Je wilt jouw fietsprestaties nauwgezet opvolgen. Daartoe koop je de Garmin-gps. Jij betaalt daar 369,95 euro voor. Beantwoord de onderstaande vragen.

Betaal jij de verkoopprijs inclusief of exclusief btw?

Hoeveel btw betaal je op een gps?

Vul op het schema de verkoopprijs inclusief btw, 369,95 euro, in. In totaal bedraagt die

Je moet de btw berekenen. Die is

% van

btw =

Bereken het btw-bedrag met de regel van drie. euro

prijs inclusief btw =

verkoopprijs exclusief btw = = 100 %

369,95 euro

Hoeveel bedraagt de verkoopprijs exclusief btw? Reken uit met de regel van drie.

THEMA 2

LEVEL 3

121 %

euro

Hoe kun je de verkoopprijs exclusief btw nog berekenen ?

Optie 2 Snowboard

Bereken de verkoopprijs in een bewerking.

Bereken de verkoopprijs in twee stappen.

Hoe bereken je de verkoopprijs exclusief btw? Voor het boek Hoe word ik bergwandelaar? betaalt de consument 21,99 euro.

Bereken de verkoopprijs exclusief btw.

Bereken het btw-bedrag op twee manieren.

Je koopt een Capita Snowboard Birds Of A Feather, de verkoopprijs exclusief btw bedraagt 380,12 euro. Hoeveel zul jij betalen ?

Good to know

THEMA 2

LEVEL 3

Je rekent altijd tot twee cijfers na de komma. Bij het berekenen pas je deze afrondingsregels toe, derde cijfer na de komma: < 5: afronden naar beneden bv. 78,2348 = 78,23 euro ≥ 5: afronden naar boven bv. 78,2374 = 78,24 euro

Explore 3— Hoe stel je een eenvoudige verkoopfactuur op? 1

Lees aandachtig de onderstaande case.

Op 20xx-10-11 koopt Ski- & Snowboardcentrum Snow Valley de volgende goederen in de winkel: – Art. 10133 Smith Skihelm Mission: 5 stuks – Art. 10135 Smith Skibril Riot: 5 stuks – Art. 10119 Barts Handschoen Haakon: 5 stuks

Ga naar iDiddit. Je vindt er het klantenbestand en het artikelbestand. Het klantenbestand vind je ook achteraan dit thema. Beantwoord de vragen. a

Snow Valley vraagt een factuur voor die aankoop. De factuur wordt onmiddellijk opgesteld. Het nummer van de laatst opgestelde verkoopfactuur is VF20xx-01186. Welk factuurnummer vul je in?

Zoek de gegevens van klant Ski- & Snowboardcentrum Snow Valley op.

Welke gegevens heb je nodig?

Vul die gegevens in op de factuur op blz. 98.

Welke betalingsvoorwaarde heeft Ski- & Snowboardcentrum Snow Valley?

Vul de vervaldatum van de factuur in.

Wat vul je in bij ‘transactie’?

THEMA 2

LEVEL 3

Zoek de gegevens van de artikelen op.

Welke gegevens heb je nodig?

Vul die gegevens in op de factuur.

Welk btw-tarief is er van toepassing is op de artikelen?

Hoe bereken je het bedrag in kolom ‘Totaal’ per artikellijn? Bereken het totaal van de factuur.

Hoe bereken je het brutobedrag? Vul het totaalbedrag in bij het juiste btw-% op de factuur.

Je staat op deze factuur geen handelskorting toe en rekent geen kosten aan. Dat betekent dat het bedrag in kolom ‘Netto’ en ‘Subtotaal’ hetzelfde is als in de kolom ‘Brutobedrag’. Vul aan.

Maatstaf van hefﬁng

Hoe bereken je het btw-bedrag? Vul het btw-bedrag op de factuur in.

Het btw-bedrag wordt berekend op de maatstaf van heffing. Die bereken je door het subtotaal te verminderen met de eventueel toegestane financiële korting.

Hoe bereken je het totaalbedrag? Vul het totaalbedrag in.

FINANCIËLE KORTING EN CONTANTE BETALING

Financiële korting is een korting die je toestaat om een snelle

betaling aan te moedigen. Je kent een korting toe wanneer de klant binnen een korte periode van bijvoorbeeld acht of tien dagen na

In de praktijk wordt financiële korting alleen toegestaan bij b2b-klanten (business-to-business), niet aan particulieren. In het derde jaar hoef je geen facturen met financiële korting op te stellen.

THEMA 2

Good to know

LEVEL 3

factuurdatum betaalt. Dat heet dan contante betaling.

Vul de factuur verder aan.

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11

Klantcode

Btw-nummer

Factuur Omschrijving

Transactie

Brutobedrag

0,00

21 %

0,00

Factuurdatum

Aantal

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Btw-%

Factuurnummer

Verkoopprijs/e

Art.nr.

info@asadventure.edu

0,00

Fin. Korting

0,00

Vervaldatum

Btw-%

Totaal

MvH

Btw

0,00

Totaal in euro 0,00

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden.

Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

euro in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 3

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

Algemene voorwaarden: zie achterkant

Explore 4— Hoe stel je een verkoopfactuur met handelskorting op?

Op 20xx-10-17 stelt A.S.Adventure.edu de factuur op aan klant Fitality Club voor de levering dd. 20xx-10-11, leveringsbon UVB20xx-0906. Vul de klantengegevens verder aan op de factuur.

Vul het volgnummer en de vervaldatum van de factuur in.

Zoek de verkoopprijs van de verkochte artikelen op.

Bereken het ‘Totaal’ per artikel.

Controleer of het brutobedrag correct berekend werd.

Welke bijzondere voorwaarden worden toegekend aan klant Fitality Club?

Waarom staat een leverancier handelskorting toe aan zijn klant?

Bereken de handelskorting.

Bereken het nettobedrag.

BRUTO- EN NETTOBEDRAG

Brutobedrag = aantal verkochte goederen * verkoopprijs excl. btw

Bereken het btw-bedrag.

Werk de verkoopfactuur af.

Hoeveel moet klant Fitality Club betalen als er een handelskorting van 10 % toegekend wordt?

THEMA 2

LEVEL 3

Nettobedrag = brutobedrag – handelskorting

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Btw-nummer

Factuur Art.nr.

Omschrijving

Aantal

Btw-%

0,00

Korting

Netto

Kosten

21 %

313,85

Totaal

313,85

Vervaldatum

Verkoopprijs/e

Btw-%

Totaal

2 1 2

Subtotaal

Brutobedrag

Factuurdatum

10027 Care Plus EHBO Kit Emergency 10039 Xtorm Oplader Powerbank Rugged 10000 10072 Jack Wolfskin Fleece Scandic

Transactie

Factuurnummer

Klantcode

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

Terugstuurbare verpakking

Te bet alen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden.

Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 3

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

100

Algemene voorwaarden: zie achterkant

Explore 5— Hoe stel je een verkoopfactuur met doorgerekende kosten op?

Doorgerekende kosten

Als leverancier kun je kosten doorrekenen aan de klanten. Voorbeelden van doorgerekende kosten zijn transportkosten en extra verpakking bv. kartonnen doos, kist. Op die kosten bereken je btw aan het laagste btw-tarief dat van toepassing is op de factuur.

Op 20xx-10-19 stelt A.S.Adventure.edu de factuur op aan klant Camping International voor de levering dd. 20xx-10-17, leveringsbon UVB20xx-0915. Zoek de verkoopprijs van de verkochte artikelen op.

Bereken het ‘Totaal’ per artikel.

Bereken het ‘Brutobedrag’.

Welke bijzondere voorwaarden worden toegekend aan klant Camping International?

Het totale gewicht van de goederen is 10,50 kilogram. Zoek in de algemene voorwaarden op, hoeveel transportkosten er aangerekend moeten worden.

In welke kolom van de factuur vul je dat bedrag in?

Werk de factuur af.

Hoeveel moet klant Camping International betalen?

THEMA 2

LEVEL 3

101

A.S.Adventure.edu

Camping International Pré Cawiai 3 6941 BOMAL SUR OURTHE DURBUY

Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Factuurnummer

Factuurdatum

Vervaldatum

Factuur Omschrijving

Aantal

Verkoopprijs/e

Btw-%

Totaal

Art.nr.

10001 Vaude Tent Taurus 2P 10006 Amazonas Hangmat Moskito Traveller 10009 Campingaz Kookvuur Bivouac 10017 CamelBak Hydration Pack Lobo 9L

2 5 2 1

Btw-% 6%

Brutobedrag 0,00

21 %

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Totaal

Transactie

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden. Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 3

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

102

Algemene voorwaarden: zie achterkant

Explore 6— Hoe stel je een verkoopfactuur met meerdere btwtarieven op?

Op 19 oktober 20xx stelt A.S.Adventure.edu de factuur op voor klant Chirojeugd Vlaanderen. De factuur heeft betrekking op de levering van 20xx-10-17, UVB20xx-0927. Zoek de verkoopprijs van de verkochte artikelen op.

Welk btw-tarief is er op die artikelen van toepassing?

Vul de btw-percentages op de factuur in.

Bereken het ‘Totaal’ per artikel.

Hoeveel bedraagt het brutobedrag bij:

21 % btw?

6 % btw?

Werk de factuur af.

Hoeveel bedraagt het totale btw-bedrag?

Hoe is dat btw-bedrag opgebouwd?

Hoeveel moet klant Chirojeugd Vlaanderen betalen?

THEMA 2

LEVEL 3

103

Chirojeugd Vlaanderen Kipdorp 30 2000 Antwerpen

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Factuurnummer

Factuurdatum

Vervaldatum

40002

BE0476 038 485

VF20xx-01190

20xx-10-19

20xx-11-18

Art.nr.

Omschrijving

Aantal

10031 Kite Optics Verrekijker Ursus 10x42 10030 Bynolyt Verrekijker Shark 8x25 10043 Sigg Drinkfles My Bottle 1L 10200 Avontuurlijk Wandelen in Vlaanderen 20 Tochten

Btw-%

Totaal

2 5 10 5

Levering dd. 20xx-10-17, leveringsbon UVB20xx-0927

Brutobedrag

6% 21 %

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Totaal

Transactie

Verkoopprijs/e

Factuur

Fin. Korting

MvH

Btw

Terugstuurbare verpakking

Te bet alen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden. Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

euro in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 3

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

104

Algemene voorwaarden: zie achterkant

Totaal in euro

Explore 7— Hoe is het berekeningsschema van een verkoopfactuur opgesteld?

Voor deze opdracht heb je de keuze. Kies optie 1 als je wat ondersteuning wilt. Je vult dan het berekeningsschema van de verkoopfactuur aan. Kies optie 2 als je liever een uitdaging wilt. Je stelt zelf het berekeningsschema van de verkoopfactuur op. Vink de gekozen optie aan. Gebruik de verkoopfacturen uit de vorige Explores als hulpmiddel.

Optie 1 Het berekeningsschema aanvullen aantal * eenheidsprijs = brutobedrag * handelskorting-%

–

nettobedrag

transportkosten, extra verpakking +

te betalen bedrag voor vervaldag

maatstaf van heffing

MvH * btw-%

Tip:

Optie 2 Het berekeningsschema opstellen

aantal * eenheidsprijs =

–

transportkosten, extra verpakking =

+ +

LEVEL 3

THEMA 2

105

Explore 8— Kun je een verkoopfactuur opstellen met een rekenblad?

Geef in cel A19 klantnummer 40003 in. Welke gegevens verschijnen automatisch?

Geef in cel A22 artikelnummer 10199 in. Welke gegevens verschijnen automatisch?

Wat is het voordeel van die automatisering?

Voor deze opdracht heb je de keuze. Kies optie 1 als je graag wat ondersteuning wilt. Kies optie 2 als je liever een uitdaging wilt. Vink de gekozen optie aan.

Ga naar iDiddit en download de werkmap om een factuur op te stellen waarin een aantal zaken geautomatiseerd zijn.

Optie 1

Pas de werkmap aan de NBN-normen aan. Raadpleeg de ICT-fiches van rekenblad.

Geef de datum in de cellen I19 en J19 volgens de NBN-normen weer (ICT-fiche_R_08). Noteer de geldbedragen in alle cellen van de kolom ‘Totaal (EUR)’, ‘Bruto’, ‘Korting’, ‘Netto’, ‘Kosten’, ‘Subtot’, ‘Fin.Kort’, ‘MvH’, ‘Btw’, ‘Totaal’ met twee decimalen. Gebruik een spatie als scheidingsteken na de duizendtallen (ICT-fiche_R_06). In cel J40 geef je het te betalen bedrag de valutanotatie waarbij ‘EUR’ achter de getallen staat (ICT-fiche_R_07). De btw-percentages in de cellen G22 tot en met G31 moeten in een percentage, zonder cijfers na de komma staan (ICT-fiche_R_09).

THEMA 2

LEVEL 3

b c

106

Geef in cel A19 klantnummer 40001 in. Je verkoopt aan klant Beleko:

5 stuks art.nr. 10206 Hoe word ik Bergbewandelaar? 2 stuks art.nr. 10101 Tom Tailor Jumpsuit 1010158 Geef het artikelnummer in cel A22 en A23, de aantallen in cel H22 en H23 in.

Geef nu de ontbrekende formules in, zodat de berekening volledig automatisch gebeurt. Volg het stappenplan.

STAPPENPLAN Stap 1: Bereken in cel C34 het nettobedrag. Kopieer de formule via de vulgreep naar cel C35. Stap 2: Bereken in cel F34 het subtotaal. Kopieer de formule via de vulgreep naar F35. Stap 3: –

Welke bedragen moet je optellen om het totaal te berekenen in cel J34?

–

Geef de formule in cel J34 in, kopieer via de vulgreep naar J35.

STAP 4: Bereken in cel B36 het totaal. Kopieer via de vulgreep tot aan cel J36.

STAP 5: Zorg dat het bedrag automatisch ingevuld wordt. STAP 6: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio. Optie 2

Pas de werkmap aan de NBN-normen aan. Raadpleeg de ICT-fiches van rekenblad.

Geef in cel A19 klantnummer 40001 in. Je verkoopt aan klant Beleko:

b c

5 stuks art. nr. 10206 Hoe word ik Bergbewandelaar? 2 stuks art. nr. 10101 Tom Tailor Jumpsuit 1010158 Geef het artikelnummer in cel A22 en A23, de aantallen in cel H22 en H23.

Geef nu de formules in om de factuur automatisch te berekenen. Volg het stappenplan.

STAPPENPLAN

Stap 1: Zorg ervoor dat het Totaal (EUR) in de cellen J22 berekend wordt. Via de vulgreep voer je die formule in tot en met cel J30.

Tip:

–

Als je een formule wilt negeren, of in een specifieke lege cel niets wilt berekenen, dan gebruik je de ALS-functie. Controleer of de specifieke cel leeg. Is ze niet leeg, dan voer je de berekening uit met de originele formule (ICT-fiche_R_42).

Welke formule staat er voor de berekening van het brutobedrag bij 6 % btw, cel B34?

LEVEL 3

Wat stel je vast als je de formule ingeeft?

THEMA 2

–

107

–

Verklaar die formule in je eigen woorden.

Stap 2: Bereken in cel B35 het brutobedrag van de goederen die onderhevig zijn aan 21 % btw. Stap 3: Geef in cel C34 de formule in om de handelskorting te berekenen. Via de vulgreep kopieer die formule naar cel C35. Je moet daarvoor cel C33 absoluut maken (ICT-fiche_R_39).

Stap 4: Bereken in cel D34 het nettobedrag. Kopieer de formule via de vulgreep naar cel D35. Stap 5: Bereken in cel F34 het subtotaal. Kopieer de formule via de vulgreep naar F35. Stap 6: –

Welke bedragen moet je optellen om het totaal te berekenen in cel J34?

–

Geef de formule in cel J34 in, kopieer via de vulgreep naar J35.

Stap 7: Bereken in cel B36 het totaal. Kopieer via de vulgreep tot aan cel J36. Stap 8: Zorg dat dat bedrag automatisch ingevuld wordt.

Stap 9: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Explore 9— Wat is een uitgaande creditnota? Wat kan er allemaal fout lopen bij een levering?

Wat kan er allemaal fout lopen bij de facturatie?

CREDITNOTA

Een uitgaande creditnota stel je op als je een verbetering moet

THEMA 2

LEVEL 3

aanbrengen op een verkoopfactuur. Het bedrag van de uitgaande

108

creditnota vermindert de verkoopfactuur.

Explore 10—

Hoe stel je een uitgaande creditnota op?

Op 16 oktober 20xx ontvang je de volgende mail van Snow Valley. Lees de mail grondig. Waar vind je de gegevens van deze factuur terug?

Op 17 oktober 20xx brengt Snow Valley de skihelm terug. Je stelt onmiddellijk de creditnota op. Het nummer van de vorige creditnota was 005.

Bericht

Opties

Van: Xavier Beirens Xavier@SnowValley.be Verzonden: 17 oktober 20xx Aan: facturatie@asadventure.edu Onderwerp: Factuur VF20xx-01187

Geachte heer of mevrouw

Op 5 oktober hebben wij in uw winkel onder andere vijf skihelmen van Smith Mission aangekocht. Wij hebben de factuur daarvoor ontvangen, factuur VF20xx-01187 dd. 20xx-11-10. Bij het eerste gebruik van één helm stellen wij vast dat de sluiting stuk is.

Wij brengen die helm eerstdaags naar de winkel terug. Is het mogelijk om een creditnota op te stellen? Met vriendelijk groet Xavier Beirens Verantwoordelijk boekhouding Snow Valley

Good to know

THEMA 2

LEVEL 3

Als je een creditnota opstelt, ben je verplicht naar de oorspronkelijke factuur en de oorspronkelijke factuurdatum te verwijzen. Omdat een creditnota gevolgen heeft op de btw, ben je verplicht de vermelding ‘Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht (art. 4 KB nr. 4)’, te vermelden op de factuur. De berekening is identiek aan die van een factuur.

109

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM tel. + 32 3 480 55 11 fax + 32 3 480 76 64 info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Omschrijving

Transactie

Btw-% 6%

Brutobedrag 0,00

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

21 %

Aantal

Verkoopprijs/e

Art.nr.

Datum

Vervaldatum

Creditnota

Nummer

Fin. Korting

Btw-%

MvH

Totaal

Btw

Totaal in euro

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden.

Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

euro in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 3

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

110

Algemene voorwaarden: zie achterkant

TO THE POINT VIDEO Btw Btw, de belasting over de toegevoegde waarde, is een belasting op het gebruik en verbruik van goederen of diensten. Het is een verbruiksbelasting.

12 %

21 %

In België zijn er vier btw-tarieven: — 0 %: Op dagen weekbladen die minstens 48 keer per jaar verschijnen, dergelijke goederen zijn vrijgesteld van btw. — 6 %: Op de basisproducten zoals levensnoodzakelijke goederen (vlees, vis, zuivel, groente …), geneesmiddelen, elektriciteit, gas, personenvervoer, boeken, bloemen, hotel, herstellingen (o.a. fietsen, schoeisel en kleding). Let op, kaviaar, kreeft en oesters zijn geen basisproducten. — 12 %: Op goederen die van groot sociaal-economisch belang zijn zoals margarine, sociale woningen, kolen, bereide maaltijden in de horeca. — 21 %: Voor alle goederen en diensten die niet behoren tot de voorgaande btw-tarieven, is 21 % het basistarief.

Inclusief btw betekent dat de btw is inbegrepen in de verkoopprijs. De wet verplicht de handelaar zijn verkoopprijs altijd inclusief btw te vermelden wanneer hij verkoopt aan de consument. Exclusief btw betekent dat de btw niet inbegrepen is in de verkoopprijs. Aangezien de btw geen kosten vormt voor handelaars, zal die bij een offerte aan een andere handelaar altijd de prijzen exclusief btw vermelden.

MvH * btw-% + btw-bedrag = te betalen bedrag

THEMA 2

maatstaf van heffing + btw-bedrag

LEVEL 3

Het berekeningsschema van de verkoopfactuur aantal * verkoopprijs excl. btw = brutobedrag brutobedrag * handelskorting-% – handelskorting = nettobedrag transportkosten, extra verpakking + kosten = subtotaal

111

Als leverancier kun je kosten doorrekenen aan de klanten. Voorbeelden van doorgerekende kosten zijn transportkosten en extra verpakking zoals een kartonnen doos of een kist. Transportkosten zijn de vergoeding die je aanrekent om de goederen te leveren tot bij de klant. Extra verpakking is de verpakking die je doorrekent aan de klant, bijvoorbeeld kartonnen doos, kist, petflessen. Op die kosten bereken je btw aan het laagste btw-tarief dat van toepassing is op de factuur. De btw wordt berekend op de maatstaf van heffing.

De uitgaande creditnota Een uitgaande creditnota is een document dat de verkoper opstelt om de verkoopfactuur te verbeteren. Op een uitgaande creditnota staan dezelfde verplichte vermeldingen als op de factuur. Alleen wordt het woord ‘factuur’ vervangen door creditnota. Bij het opstellen van de creditnota verwijs je naar de oorspronkelijke factuur en factuurdatum. De btw-wetgeving verplicht je om de mededeling ‘Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht’ (art. 4 §1 3° KB nr. 4)’ op de creditnota te vermelden.

THEMA 2

LEVEL 3

De berekening is identiek aan die van een factuur.

112

Action 1— Welk btwtarief is er van toepassing? Noteer de volgende producten of diensten bij het juiste btw-tarief. Kies uit:

PRODUCTEN OF DIENSTEN

BTWTARIEF

kapper – gsm – medicatie – fles whisky – fles cola – overnachting op hotel – een glas cola op restaurant – frietjes op restaurant – kreeft – bureaustoel – elektriciteit – Humo – abonnement digitale televisie – steenkool – pak frietjes van de frituur – de gedrukte versie van Het Laatste Nieuws – maandblad GAMEPLAY – pakje suiker – herstelling schoenen – busrit met De Lijn – hondenbrokken voor de labrador – graan voor de kippen

12 %

THEMA 2

LEVEL 3

21 %

113

Action 2— Hoe bereken je de btw? Vul de tabel aan. VERKOOPPRIJS EXCL. BTW

499,00 euro

668,60 euro

4,43 euro

THEMA 2

LEVEL 3

114

VERKOOPPRIJS INCL. BTW

BTW-BEDRAG

1,55 euro

Action 3— Ken jij de belangrijkste begrippen om een verkoopfactuur op te stellen?

Combineer het begrip met de juiste omschrijving. BEGRIP

OMSCHRIJVING

Maatstaf van heffing

Korting die tot doel heeft meer te verkopen. Die korting sta je bijvoorbeeld toe aan trouwe klanten of bij aankoop in grote hoeveelheden.

Financiële korting

Het bedrag zonder aftrek van kortingen.

Terugstuurbare verpakking

Korting die bedoeld is om een snelle betaling aan te moedigen.

Transportkosten

Een vergoeding die je aanrekent om de goederen te leveren tot bij de klant. Daarop bereken je het laagste btw-tarief dat van toepassing is op de factuur.

Handelskorting

Verpakking die je doorrekent aan de klant, zoals een kartonnen doos, een kist of petflessen. De klant kan de verpakking niet terugsturen. Op de verpakking bereken je de btw aan het laagste btw-tarief dat van toepassing is op de factuur.

Extra verpakking

Dat is de belasting over de toegevoegde waarde. Het is een belasting die geheven wordt bij elke levering van een product of dienst.

Brutobedrag

Dat is verpakking zoals een europallet of een bierkrat. De klant betaalt een waarborg die hij terugkrijgt als hij de verpakking terugbezorgt. Op die verpakking wordt geen btw aangerekend.

Btw

Over dat bedrag bereken je de btw. Het is het totaal van de brutoprijs – handelskorting + extra kosten, verminderd met de financiële korting.

Dat is het brutobedrag verminderd met de handelskorting.

Nettobedrag

LEVEL 3

THEMA 2

115

Action 4— Kun jij verkoopfacturen opstellen? Stel de facturen op basis van de volgende gegevens op. Zoek in het klantenbestand de bijzondere voorwaarden op: de handelskorting en de betalingstermijn. Op 15 oktober 20xx kocht klant Beleko de volgende goederen in de winkel: – 20 stuks art. 10162 Leyzne Fietsverlichting Lite Drive 1000x – 30 stuks art. 10163 Leyzne Fietsverlichting Laser Drive – 50 stuks art. 10164 Leyzne Fietsverlichting Led Ktv Drive Rear Je stelt de factuur op 20 oktober 20xx op.

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Factuurnummer

Factuurdatum

Vervaldatum

Factuur Omschrijving

Aantal

Art.nr.

Verkoopprijs/e

Btw-%

Totaal

Transactie

Btw-% 6%

Brutobedrag

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

0,00

21 %

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Bedrag in euro

Te betalen voor vervaldag

THEMA 2

LEVEL 3

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden.

116

Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

Algemene voorwaarden: zie achterkant

Op 20 oktober 20xx lever je de volgende producten aan Wandelsport Vlaanderen, leveringsbon UVB20xx-0928: – 5 stuks art. 10080 Jack Wolfskin Broek Activate Sky Xt – 3 stuks art. 10072 Jack Wolfskin Fleece Scandic – 2 stuks art. 10090 Jack Wolfskin Schoen Force Striker Texapore Mid Voor de levering wordt er 10,00 euro aangerekend. Je stelt de factuur onmiddellijk op.

A.S.Adventure.edu

Tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Factuur Omschrijving

Factuurnummer

Aantal

Transactie

Btw-% 6%

Factuurdatum

Verkoopprijs/e

Vervaldatum

Btw-%

Totaal

Art.nr.

Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

Brutobedrag

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

0,00

21 %

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden. Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

THEMA 2

LEVEL 3

Algemene voorwaarden: zie achterkant

117

Op 20 oktober 20xx koopt klant Camping International in de winkel: – 3 stuks art. 10097 Keen Schoen Seacamp II CNX – 3 stuks art. 10146 Barts Hoed Soleil Visor – 10 stuks art. 10005 Deuter Accessoire Raincover III Je stelt de factuur op 22 oktober 20xx op.

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Factuur Omschrijving

Factuurnummer

Aantal

Transactie

Btw-% 6%

Factuurdatum

Verkoopprijs/e

Vervaldatum

Btw-%

Totaal

Art.nr.

Tel. + 32 3 480 55 11

Brutobedrag

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

0,00

21 %

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden. Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 3

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

118

Algemene voorwaarden: zie achterkant

Klant Fitality Club bestelt als relatiegeschenk: – 100 stuks art. 10197 Roxy Sporttas Celastial World – 150 stuks art. 10041 Dopper Drinkfles Dopper Insulated 580 ml De goederen worden geleverd op 22 oktober 20xx, leveringsbon UVB20xx-0929. Op 24 oktober stel jij de factuur op.

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Factuur Omschrijving

Factuurnummer

Aantal

Transactie

Btw-% 6%

Factuurdatum

Verkoopprijs/e

Vervaldatum

Btw-%

Totaal

Art.nr.

Tel. + 32 3 480 55 11

Brutobedrag

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

0,00

21 %

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden. Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

THEMA 2

LEVEL 3

Algemene voorwaarden: zie achterkant

119

Klant Wijnegem Bicycle Club bestelt: – 20 stuks art. 10159 Agu Race Schoen R 600 Dial – 30 stuks art. 10160 Abus Fietshelm Pedelec 2.0 Ace – 10 stuks art. 10148 Vaude Jas Escape Bike Light – 3 boeken art. 10201 Elmar Centrale en Oostelijke Pyreneeën Deel 2 Ariège en Pyrénées De bestelling wordt geleverd op 23 oktober 20xx, leveringsbon UVB20xx-0930. De factuur wordt onmiddellijk meegegeven. De klant haalt de bestelling op in de winkel.

Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11 info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Factuur Omschrijving

Factuurnummer

Aantal

Transactie

Btw-%

Factuurdatum

Verkoopprijs/e

Vervaldatum

Btw-%

Totaal

Art.nr.

A.S.Adventure.edu

Brutobedrag

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

21 %

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden. Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

THEMA 2

LEVEL 3

Algemene voorwaarden: zie achterkant

120

Wandelsport Vlaanderen vzw koopt op 23 oktober 20xx in de winkel: – 3 stuks art. 10023 Garmin GPS-fietscomputer Edge Explore – 1 boek art. 10207 Mythische Trektochten in de Wereld De factuur wordt onmiddellijk opgesteld.

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11

Klantcode

Btw-nummer

Factuur Omschrijving

Factuurnummer

Aantal

Transactie

Btw-%

Factuurdatum

Verkoopprijs/e

Vervaldatum

Btw-%

Totaal

Art.nr.

info@asadventure.edu

Brutobedrag

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

21 %

Totaal

Terugstuurbare verpakking Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden.

Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

THEMA 2

LEVEL 3

Algemene voorwaarden: zie achterkant

121

Action 5— Kun jij uitgaande creditnota’s opstellen? Camping International stuurt op 20xx-10-28 de drie zonnehoeden van Barts terug wegens een productiefout. Je stelt op 29 oktober de creditnota op.

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5

info@asadventure.edu

Klantcode

Btw-nummer

Creditnota Omschrijving

Nummer

Aantal

Transactie

Btw-% 6%

Factuurdatum

Verkoopprijs/e

Vervaldatum

Btw-%

Totaal

Art.nr.

2160 WOMMELGEM Tel. + 32 3 480 55 11

Brutobedrag

Korting

Netto

Kosten

Subtotaal

Fin. Korting

MvH

Btw

Totaal in euro

0,00

21 %

Totaal

Terugstuurbare verpakking

Te betalen voor vervaldag

Bedrag in euro

Gelieve bij betaling het factuurnummer en uw klantennummer te vermelden. Bij betaling binnen de 10 dagen mag u

EUR in mindering brengen.

THEMA 2

LEVEL 3

A.S.Adventure.edu - Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM - BTW BE0465672452 - RPR Antwerpen - IBAN: BE20 3200 6835 4556 - BIC BBRUBEBB

122

Algemene voorwaarden: zie achterkant

Action 6— Kun jij verkoopfacturen opstellen met een rekenblad?

Stel de verkoopfacturen uit Action 5 (Level 2) op met een rekenblad. Vertrek vanuit de blanco factuur van Explore 8. a b c

BREAKING NEWS

Zorg ervoor dat de blanco factuur behouden blijft. Kopieer daarvoor de verkoopfactuur die je moet maken naar een nieuw werkblad (ICT-fiche_R_02). Gebruik het nummer van de verkoopfactuur als naam. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST

Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst.

Ik kan een eenvoudige verkoopfactuur opstellen.

Ik kan een verkoopfactuur met meerdere btw-tarieven opstellen.

Ik kan een verkoopfactuur met handelskorting opstellen.

KAN BETER

EXTRA OEFENMATERIAAL

Ik kan een verkoopfactuur met doorgerekende kosten opstellen.

Ik kan een uitgaande creditnota opstellen.

THEMA 2

LEVEL 3

123

Beeldwoordenboek Level 3 BEGRIP

VERKLARING

AFBEELDING

Het bedrag zonder aftrek van kortingen.

aantal * eenheidsprijs

creditnota

De creditnota is een verbetering van de factuur. Het vermindert het factuurbedrag. Dat document wordt opgesteld als er een fout wordt vastgesteld in de factuur of bij levering.

Een voorbeeld van een creditnota vind je in Explore 10.

doorgerekende kosten

Dat zijn kosten, zoals tranport en extra verpakking, die de verkoper doorrekent aan zijn klant.

brutobedrag

Verpakking die je doorrekent aan de klant zoals een kartonnen doos, een kist of petflessen.

extra verpakking of verloren verpakking

Over dat bedrag bereken je btw. Dat bedrag is het totaal van de brutoprijs – handelskorting + extra kosten, verminderd met de financiële korting.

brutobedrag – handelskorting = nettobedrag + doorgerekende kosten = maatstaf van heffing

nettobedrag

Dat is het brutobedrag verminderd met de handelskorting.

brutobedrag – handelskorting

transportkosten

Een vergoeding die je aanrekent om de goederen te leveren tot bij de klant. Daarop bereken je de btw aan het laagste btw-tarief dat van toepassing is op de factuur.

THEMA 2

BEELDWOORDENBOEK

LEVEL 3

maatstaf van heffing

124

STEPUP Interview de winkel- of aankoopverantwoordelijke van een winkel. a

Kies een winkel en noteer de naam.

Bereid je goed voor. Noteer vooraf een aantal vragen. Om je op weg te helpen vind je op iDiddit enkele vragen die je kunt stellen. Voeg zelf nog drie vragen toe. Maak een afspraak en zorg er uiteraard voor dat je tijdig aanwezig bent. Vraag of je foto’s mag nemen van de geïnterviewde en de winkel, eventueel van documenten, software van het voorraadprogramma …

c d

Maak een verslag waarin je het antwoord op de vragen verwerkt. Je kunt dat doen aan de hand van een presentatie of met een tekstverwerker. Vink de gekozen optie aan. infographic fotocollage

storyboard

tekstverwerker andere:

Zorg voor een gepaste lay-out in de huisstijl van de gekozen onderneming en vermijd taalfouten.

Tip:

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 2

STEP-UP

125

Jinte Schrooten

Annelies Daems

Visual Merchandiser

Zita Peeters

Verkoopmedewerker Wandelen

Tiziano Ferrari

Verkoopmedewerker Fietsen

Ties Hubrechts

Verkoopmedewerker Wintersport / Reizen

Nadine Bollen

Verkoopmedewerker Fashion

Aankoopassistent

Kevin Thijs

Dana Haels

Kassamedewerker

Aankoopassistent

Lies Meeus

Store manager

Senior aankoper

Salesmanager

Senior boekhouder

Anissa Zadora

Assistent boekhouder

Anastasia Dingenen

Administratief medewerker

Mulin Bussche

Assistent facturatie

Estefania Umuhire

Verantwoordelijke facturatie

Natascha Makropoulos

Sterre Daniëls

Management assistant

Yassin Ayas

Ayoub Talbi

Elke Peerlings

Muhammed Abidar

Magazijnmedewerker

Vrachtwagenchauffeur

Daan Leekens

Ruben Leenders

Vrachtwagenchauffeur

Magazijnmedewerker

Kenny Rogiers

Magazijnmedewerker

Veerle De Block

e-mailmarketing

Verantwoordelijke

Katarina Vanderzande

Naomi Luys

Hr-manager

Webshopverantwoordelijke

Tibe Pecceu

Customer service

Eline Truyen

Marketingmanager

Transportverantwoordelijke

Yarno Janssen

Logistiek verantwoordelijke

Magazijnverantwoordelijke

Jitse Vissers

Webdeveloper

Natan Heylen

Online analist

Tim Stroobandt

ICT-manager

Femke Kelchtermans

Directeur

ORGANOGRAM

Pedro Awouters

126

Ersil Dokumaci

THEMA 2

Organogram – A.S.Adventure.edu

Klantenbestand – A.S.Adventure.edu KLANTGEGEVENS EN VOORWAARDEN

KLANTGEGEVENS Beleko Amerikalei 90 2000 ANTWERPEN tel. 03 257 27 72 info@beleko.com contactpersoon: Caro Miermans

BTW BE0883 404 239 Ond.nr. 0883 404 239 IBAN BE60 7373 0744 4270 BIC KREDBEBB 30 dagen factuurdatum 15 % handelskorting Af fabriek

40002

Chirojeugd Vlaanderen Kipdorp 30 2000 ANTWERPEN tel. 03 231 07 95 info@chiro.be contactpersoon: Larissa Klein

BTW BE0476 038 485 Ond.nr. 0476 038 485 IBAN BE02 1401 2004 4540 BIC GEBABEBB 30 dagen na factuurdatum Franco huis

Fiets! Vlaamse Kaai 20 2000 ANTWERPEN tel. 03 337 89 66 antwerpen@fiets.com contactpersoon: Thybe Snoks

BTW BE0823 778 933 Ond.nr. 0823 778 933 IBAN BE28 0001 0480 0820 BIC BPOTBEB1 30 dagen na factuurdatum 15 % handelskorting Af fabriek

Fitality Club Ruggeveldlaan 603 2100 DEURNE tel. 03 326 63 72 deurne01@fitality.be contactpersoon: Remy Cuypers

BTW BE0458 666 280 Ond.nr. 0458 666 280 IBAN BE73 0639 9193 4260 BIC BPOTBEB1 30 dagen na factuurdatum 10 % handelskorting Franco huis

KSA Nationaal Vooruitgangsstraat 225 1030 SCHAARBEEK tel. 02 201 15 10 info@ksa.be contactpersoon: Younes Lachnachi

BTW BE0420 509 351 Ond.nr. 0420 509 351 IBAN BE32 0682 1090 4602 BIC GKCCBEBB 30 dagen na factuurdatum Franco huis

40004

40005

KLANTENBESTAND

40003

40001

THEMA 2

KLANTNUMMER

127

KLANTNUMMER

Ski- & Snowboardcentrum Snow Valley Deusterstraat 74/E 3990 PEER tel. 011 61 01 90 info@snowvalley.be contactpersoon: Lauren Stakenborg

BTW BE0464 256 648 Ond.nr. 0464 256 648 IBAN BE89 7360 3683 3085 BBRUBEBB 30 dagen na factuurdatum Af fabriek

40007

Groendienst Gent Woodrow Wilsonplein 1 9000 GENT tel. 09 210 10 10 gentinfo@stadgent.be contactpersoon: Julie De Ryck

BTW BE0207 451 227 Ond.nr. 0207 451 227 IBAN BE53 0910 1965 4653 BIC GKCCBEBB 60 dagen na factuurdatum Franco huis

40008

Wandelsport Vlaanderen vzw Industrielaan 11 bus 3 9990 MALDEGEM tel. 050 72 00 19 info@wandelsport.be contactpersoon: Hanne Cuykx

BTW BE0643 481 073 Ond.nr. 0643 481 073 IBAN BE53 7390 1317 7853 BIC KREDBEBB 30 dagen na factuurdatum 15 % handelskorting Af fabriek

Camping International Pré Cawiai 3 6941 BOMAL SUR OURTHE DURBUY tel. 0498 62 90 79 info@campinginternational.be contactpersoon: Anouar Aafir

BTW BE0442 492 521 Ond.nr. 0442 492 521 IBAN BE37 2900 5351 5628 BIC GEBABEBB 30 dagen na factuurdatum Af fabriek

Synergie Wellness Point Brieleke 16 2160 WOMMELGEM tel. 03 354 99 11 info@synergie.com contactpersoon: Zonne Paredis

BTW BE0448 602 630 Ond.nr. 0448 602 630 IBAN BE38 1030 2555 0272 BIC NICABEBB 30 dagen na factuurdatum Franco huis

Wijnegem Bicycle club vzw Merksemsebaan 5 2110 WIJNEGEM tel. 03 353 73 20 info@bicycle.com contactpersoon: Jesse Delli Santi

Ond.nr. 0455 227 730 IBAN BE89 3800 1173 8485 BIC BBRUBEBB 30 dagen na factuurdatum Af fabriek

40006

40009

40010

THEMA 2

KLANTENBESTAND

40011

128

KLANTGEGEVENS EN VOORWAARDEN

KLANTGEGEVENS

DOCflow Doc.

Thema 3: DOCflow

THEMA

DOCflow

STEP-UP

Voorstelling documentenstroom infographic of storyboard

p. 60

LEVEL

p. 36

DOCflow: hoe verloopt het aankoopproces in een onderneming?

LEVEL

DOCflow: hoe verloopt het verkoopproces in een onderneming?

p. 5

STEP-IN

p. 4

STEP-IN Een verkoopproces verloopt in verschillende fasen. Op iDiddit vind je een korte omschrijving van elke fase en de bijbehorende handelsdocumenten. Lees de tekst grondig door en onderstreep in elke fase het kernwoord. Zet de fasen in de juiste volgorde door de tekstvakken te verplaatsen. Noteer bij elke fase welke handelsdocumenten erbij horen. Bewaar het resultaat in je portfolio. Maak een map voor elk thema en een submap voor elk Level en geef die submap de naam ‘Thema_X_Level_Y’. Geef het bestand een duidelijke naam zoals ‘Step-in_1_Verkoopproces’.

a b c d

In dit thema doorloop je twee Levels waarin je leert … 1

de digitale documentenstroom van het aankoopproces toe te passen in een online applicatie.

Elk Level biedt je een stukje kennis dat je nodig hebt om de opdracht van de Step-up uit te voeren. Daarin maak je een infographic of storyboard van de documentenstroom in een onderneming.

THEMA 3

STEP-IN

de digitale documentenstroom van het verkoopproces toe te passen in een online applicatie;

LEVEL 1 DOCﬂow: hoe verloopt het verkoopproces in een onderneming?

INTRO Welke boodschap wil de cartoonist meegeven?

Welke afdelingen zijn volgens jou bij het verkoopproces in A.S.Adventure.edu betrokken? Wat is telkens hun rol?

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag: Hoe verloopt het verkoopproces in een onderneming?

THEMA 3

LEVEL 1

Explore 1— Hoe gebruik je DOCﬂow om de goederenen

documentenstroom in een verkoopproces onder de knie te krijgen?

Surf via iDiddit naar DOCflow. Je ziet dan het volgende startscherm waar je kunt kiezen in welke module je gaat werken. In dit Level doorloop je het verkoopproces. Kies ‘Verkoop’.

Bovenaan het volgende scherm staan de afdelingen die bij de verkoopmodule betrokken zijn. Welke afdelingen zijn dat?

Je kunt wisselen van afdeling door bovenaan op de namen van de afdelingen te klikken. Onderaan het scherm zie je nog drie tabbladen. Klik op ‘Klantenbestand’ om toegang te krijgen tot de klantengegevens. Klik nogmaals op hetzelfde woord om het overzicht te sluiten.

Hoeveel klanten telt het klantenbestand van de DOCflow?

Welke gegevens staan er in het klantenbestand?

THEMA 3

LEVEL 1

Good to know De klanten staan standaard gesorteerd op klantnummer. Wil je ze op een ander veld sorteren, klik dan op de naam van dat veld.

Hoeveel klanten krijgen geen handelskorting?

Welke klant staat helemaal onderaan als je de klanten sorteert op btw-nummer?

Klik nu op het artikelbestand. a

Welke velden vind je in het artikelbestand?

Zoek de volgende gegevens van het artikel met het nummer 10007 op:



de naam van de categorie:



de leverancier:



de locatie in het magazijn:

de omschrijving:

Wat is de naam en het artikelnummer van het duurste artikel uit het artikelbestand?



In thema 2 heb je de verschillende documenten bestudeerd die bij een verkoopproces komen kijken. Plaats de documenten uit de onderstaande tabel in de juiste volgorde. HANDELSDOCUMENT

VOLGORDE

Orderbevestiging

Verkoopfactuur Prijsaanvraag Inkomende bestelbon

Vrachtbrief / leveringsbon

THEMA 3

Offerte

LEVEL 1

Magazijnopdrachtenbon

Explore 2— Hoe verwerk je een prijsaanvraag van een klant? De klant informeert bij een mogelijke leverancier naar de prijs, de leverings- en de betalingsvoorwaarden.

offerte

VERKOPEN

DOCFL OW Administratie

ontvangst prijsaanvraag

Verkoop

zoekt het klantnummer op

van ontvangst van de prijsaanvraag in op het overzicht verkopen

prijsaanvraag (PA)

klasseert het bericht in Inkomende prijsaanvragen

opstellen offerte

genereert de offerte via de software

De klant plaatst een bestelling. vult het klantnummer en de datum Klant

De verkoper bezorgt de klant de gevraagde informatie.

prijsaanvraag

bestelbon vult de datum van de offerte in op het overzicht verkopen

prijsaanvraag (PA)

klasseert het bericht in

Inkomende prijsaanvragen

klasseert de offerte samen met de prijsaanvraag in Uitgaande offertes

offerte (O

Klant

De verkoper stuurt de klant de bevestiging dat hij de bestelling goed heeft ontvangen.

Nadat de klant de orderbevestiging heeft goedgekeurd, zal de verkoper de magazijnmedewerker de opdracht geven om de goederen te picken.

De magazijnmedewerker pickt de goederen en stuurt de nodige gegevens naar de afdeling expeditie.

orderbevestiging

goedgekeurde orderbevestiging magazijnopdrachtenbon

verwerkte magazijnopdrachtenbon eerste versie van de uitgaande vrachtbrief

uitgaande vrachtbrief

De medewerker op de afdeling facturatie stelt de verkoopfactuur op en bezorgt die aan de klant.

verkoopfactuur

THEMA 3

LEVEL 1

De expeditiebediende berekent de (eventuele) vrachtkosten en stuurt die gegevens naar de boekhoudafdeling. Daarna stuurt hij de goederen samen met de vrachtbrief naar de klant.

Good to know

Open het verkoopgedeelte van DOCflow. Je ziet dat de afdeling administratie een mail heeft ontvangen. Heeft er al iemand de mail gelezen?

Waaraan kun je dat zien?

In thema 2 heb je geleerd om het hele verkoopproces in een stroomschema voor te stellen. Dat stroomschema vind je op de vorige bladzijde. In de linkerkolom staan de stappen en in de rechterkolom de bijbehorende documenten. Je gaat nu aan de hand van DOCflow ervaren hoe de verwerking van een verkoopdossier bij onderneming A.S.Adventure.edu gebeurt. De verwerking van het volledige verkoopdossier zie je in de flowchart. Bij elke Explore ontdek je een bepaalde fase uit de flowchart. Op de vorige bladzijde vind je eveneens welk gedeelte van de flowchart bij de Explore hoort.

Wie heeft de mail verstuurd? Wat is het onderwerp van de mail?

Voor welke producten wil de klant een offerte ontvangen?

LEVEL 1

Klik op het bericht om het te openen.

THEMA 3

Good to know

Beantwoord de vraag en voer de volgende stappen uit in DOCflow. a

Wat is de eerste stap die de medewerker op de afdeling administratie moet uitvoeren?

Registreer de ontvangen mail in het overzicht van de verkopen. Dat doe je door het klantnummer in te voegen en de datum aan te duiden waarop de prijsaanvraag is binnengekomen. Zodra je de stap correct hebt uitgevoerd, verschijnt er in het overzicht een vinkje. Dat vinkje heeft de kleur van de afdeling die de stap heeft uitgevoerd.

Binnen A.S.Adventure.edu is de afspraak dat een medewerker van de afdeling administratie alleen mails beantwoordt waarin algemene informatie gevraagd wordt. Als er in de mail speciﬁeke informatie gevraagd wordt, dan registreert de afdeling administratie die mail, en stuurt hem daarna door naar de afdeling of de persoon die verantwoordelijk is.

Bedenk de volgende stap die de administratief medewerker moet uitvoeren. Wat houdt die volgende stap in?

Waarom zou die stap binnen A.S.Adventure.edu afgesproken zijn?

Voer de stap uit door de mail / het bericht naar de juiste map te verslepen.

Beantwoord de vraag en voer de volgende stappen uit in DOCflow.

THEMA 3

LEVEL 1

Wat is de laatste stap die de administratief medewerker moet uitvoeren wanneer hij van de klant een prijsaanvraag ontvangt?

b c

Klik op de map ‘Inkomende prijsaanvragen’ om de inhoud op te vragen. Voer de laatste stap van de administratief medewerker uit door de prijsaanvraag te verslepen naar de afdeling verkoop. Krijg je een foutmelding? Dan heb je niet alle stappen correct uitgevoerd. Je zult eerst de fout moeten rechtzetten voor je kunt verdergaan, door de stappen opnieuw uit te voeren.

Hoe zie je of de mail bij de afdeling verkoop is toegekomen?

Hoe ziet de medewerker van de afdeling verkoop dat het om een doorgestuurde mail gaat?

Scroll in de doorgestuurde mail even naar beneden. Je ziet links ook een verticale streep in de kleur van de afdeling die de mail heeft doorgestuurd. Wat is de volgende stap die de verkoopmedewerker moet doen?

b c d e

Klik op de knop ‘Maak de offerte’. Bestudeer de offerte. Vergelijk ze met de prijsaanvraag. Vul daarna de onderstaande tabel in. Ga zeker na of de medewerker de juiste leverings- en betalingsvoorwaarden heeft toegepast.

Referentie offerte Leveringsvoorwaarde

Levertijd

Handelskorting

Geldigheid offerte Subtotaal

Btwtarief van toepassing

Uit welke onderdelen is het referentienummer van de offerte samengesteld?

Betalingsvoorwaarde

De verkoopmedewerker moet het overzicht bewaren over de stand van zaken in het verkoopdossier. Daarom gaat hij het overzicht verkopen aanvullen. Vul de datum waarop de offerte is aangemaakt, in het overzicht in. Hoe zie je welke afdeling de datum heeft ingevuld waarop de offerte is aangemaakt?

Wat is de volgende stap die de verkoopmedewerker moet uitvoeren?

LEVEL 1

THEMA 3

Berichten / mails klasseren gebeurt altijd op dezelfde manier. Kijk daarom even terug naar vraag 4 om te zien hoe je die stap uitvoert.

Good to know

De offerte zelf is op dit moment nog niet geklasseerd. Je kunt de offerte altijd opnieuw bekijken. Dat doe je door te klikken op de knop ‘Bekijk de offerte’ of door te klikken op het pdf-pictogram van de betrokken offerte in de map ‘Niet-geklasseerde documenten’.

10 De volgende stap die je volgens de flowchart als verkoopmedewerker moet uitvoeren, is de offerte klasseren in de map ‘Uitgaande offertes’. Versleep daartoe de niet-geklasseerde offerte naar de juiste map. Hoe ga je na of je dat juist hebt uitgevoerd?

11 De verkoopmedewerker wil de fase van het verkoopproces afronden. Welke laatste stap moet hij nog uitvoeren?

Bestudeer het scherm. Hoe zou je de stap uitvoeren?

Hoe weet je dat je de stap juist hebt uitgevoerd?

THEMA 3

LEVEL 1

Explore 3— Hoe verwerk je een inkomende bestelbon? De klant informeert bij een mogelijke leverancier naar de prijs, de leverings- en de betalingsvoorwaarden.

offerte

bestelbon

De klant plaatst een bestelling.

De verkoper bezorgt de klant de gevraagde informatie.

prijsaanvraag

De verkoper stuurt de klant de bevestiging dat hij de bestelling goed heeft ontvangen.

Administratie

ontvangst bestelbon

Nadat de klant de orderbevestiging vult de datum van ontvangst van Klant goedgekeurd,dezal bestelbon in op het overzicht heeft de verkoper de inkomende inkomende verkopen bestelbon magazijnmedewerker de opdracht geven om bestelbon (IBB) (IBB) klasseert het bericht in Inkomende bestelbonnen de goederen te picken. ng (OBV) orderbevestigi

De magazijnmedewerker pickt de goederen enKlant stuurt de nodige gegevens naar de afdeling expeditie.

orderbevestiging

Verkoop

opstellen orderbevestiging

controleert de voorraad* goedgekeurde orderbevestiging genereert een orderbevestiging via de software vult de datum van de orderbevestiging in op het overzicht verkopen magazijnopdrachtenbon klasseert het bericht in

Inkomende bestelbonnen

klasseert de orderbevestiging samen met de bestelbon in Uitgaande orderbevestigingen * Indien de voorraad onvoldoende is, wordt de aankoopprocedure opgestart.

verwerkte magazijnopdrachtenbon eerste versie van de uitgaande vrachtbrief

uitgaande vrachtbrief

De medewerker op de afdeling facturatie stelt de verkoopfactuur op en bezorgt die aan de klant.

verkoopfactuur

THEMA 3

LEVEL 1

De expeditiebediende berekent de (eventuele) vrachtkosten en stuurt die gegevens naar de boekhoudafdeling. Daarna stuurt hij de goederen samen met de vrachtbrief naar de klant.

Wat is de volgende fase in het verkoopproces?

Welke drie stappen moet de administratief medewerker ondernemen volgens de flowchart?

Voer de drie stappen uit. Weet je niet meer hoe dat precies moet? Kijk dan nog eens bij vraag 3, 4 en 5 van Explore 2.

Voordat de verkoopmedewerker een orderbevestiging naar de klant stuurt, moet hij nagaan of er voldoende voorraad is om de bestelling uit te voeren. Dat doet hij door op de knop ‘Voorraad controleren’ te klikken.

Controleer of er voor de bestelling voldoende voorraad aanwezig is. Hieronder zie je een voorbeeld.

Bestudeer het voorbeeld. Welke knop zou je in dit geval moeten aanklikken? Waarom?

THEMA 3

LEVEL 1

a b

Good to know

Is de stock na bestelling groter dan de minimumstock, dan is de artikellijn groengekleurd. Is de stock na bestelling kleiner dan de minimumstock, dan is de artikellijn geelgekleurd. Is de bestelde hoeveelheid groter dan de huidige stock, dan is de artikellijn roodgekleurd. Is er een voorraadtekort? Dan gebeurt het volgende: — In het derde jaar start de aankoopprocedure automatisch op. De bestelling wordt onmiddellijk verder uitgevoerd. — In het vierde jaar krijg je een melding. Je moet zelf de aankoopprocedure opstarten. Je kunt de bestelling pas afwerken als de nodige hoeveelheid geleverd is.

Wat is de volgende stap die de verkoopmedewerker moet doen? Voer die stap uit.

Wat zijn de twee volgende stappen die de verkoopmedewerker moet ondernemen? Voer ze uit. Kijk indien nodig bij Explore 2.

Nu begint de volgende opdracht voor de verkoopmedewerker: de orderbevestiging samen met de bestelbon klasseren in de map ‘Uitgaande orderbevestigingen’. a

In welke map bevindt de orderbevestiging zich op dit moment?

Klasseer de orderbevestiging door het document te verslepen naar de juiste map.

THEMA 3

LEVEL 1

Nu moet de verkoopmedewerker nog de orderbevestiging aan de klant bezorgen. Klik daarvoor op de knop ‘Verstuur de orderbevestiging naar de klant’. Voer de stap uit. Als je probeert om de laatste stap nogmaals uit te voeren, krijg je een foutmelding. Logisch, want het zou voor de klant verwarrend zijn om tweemaal dezelfde orderbevestiging te ontvangen.

THEMA 3

LEVEL 1

Tip:

Explore 4— Wat gebeurt er na de ontvangst van een goedgekeurde orderbevestiging?

De klant informeert bij een mogelijke leverancier naar de prijs, de leverings- en de betalingsvoorwaarden.

offerte

bestelbon

De klant plaatst een bestelling.

De verkoper bezorgt de klant de gevraagde informatie.

prijsaanvraag

De verkoper stuurt de klant de bevestiging dat hij de bestelling goed heeft ontvangen.

orderbevestiging

Nadat de klant de orderbevestiging heeft goedgekeurd, zal de verkoper de magazijnmedewerker de opdracht geven om de goederen te picken.

Administratie

ontvangst goedgekeurde orderbevestiging

goedgekeurde orderbevestiging magazijnopdrachtenbon

Verkoop

opstellen interne magazijnopdrachtenbon

De magazijnmedewerker pickt de goederen verwerkte magazijnopdrachtenbon vult de datum van ontvangst van de gaat na of de orderbevestiging goedgekeurd is Klant goedgekeurde orderbevestiging in klasseert de goedgekeurde orderbevestiging in en stuurt de nodige gegevens naar de goedgekeurde goedgekeurde op het overzicht verkopen orderorderGoedgekeurde orderbevestigingen bevestiging bevestiging afdeling expeditie.klasseert het bericht in eerste versie van de uitgaande vrachtbrief genereert een magazijnopdrachtenbon via de software

De expeditiebediende berekent de (eventuele) vrachtkosten en stuurt die gegevens naar de boekhoudafdeling. Daarna stuurt hij of zij de goederen samen met de vrachtbrief naar de klant.

De medewerker op de afdeling facturatie stelt de verkoopfactuur op en bezorgt die aan de klant.

(gOBV)

vult de datum van de magazijnopdrachtenbon in op het overzicht verkopen klasseert het bericht in

Goedgekeurde orderbevestigingen

klasseert de magazijnopdrachtenbon in Uitgaande magazijnopdrachtenbonnen magazijnopdrachtenbon (MOB)

uitgaande vrachtbrief

LEVEL 1

Goedgekeurde orderbevestigingen

verkoopfactuur

THEMA 3

(gOBV)

IN Wat is er inmiddels gebeurd in het verkoopproces?

Welke drie stappen moet de administratief medewerker ondernemen volgens de flowchart?

Voer de drie stappen uit.

Wat is de eerstvolgende taak die de verkoopmedewerker moet uitvoeren?

Roep de bijlage op door te klikken op de knop ‘Bekijk de orderbevestiging’. a

THEMA 3

LEVEL 1

Is de orderbevestiging inderdaad goedgekeurd, dan wordt het document geklasseerd in de map ‘Goedgekeurde orderbevestigingen’. Voer de taak uit.

De klant heeft de orderbevestiging goedgekeurd. Nu kan de verkoopmedewerker aan de magazijnmedewerker opdracht geven om de goederen te picken. a

Welk document zal de verkoopmedewerker daarvoor moeten opstellen?

b c

Voer die opdracht uit door te klikken op de knop ‘Maak de magazijnopdrachtenbon’. Bestudeer de magazijnopdrachtenbon. Vul daarna de onderstaande tabel in. HOEVEELHEID

LOCATIE

AANTAL GEPICKT

GEWICHT PER EENHEID

TOTALE GEWICHT (IN KG) (1)

ART.NR.

OMSCHRIJVING ARTIKEL

Totale gewicht (2)

Waar bevindt het bestelde artikel zich?

Waarom is het vak ‘Aantal gepickt’ niet ingevuld?

Wat is het verschil tussen het vak ‘Totale gewicht (1)’ en ‘Totale gewicht (2)’ ?

Welke vier stappen moet de verkoopmedewerker nog ondernemen om de fase van het verkoopproces af te ronden?

LEVEL 1

Voer de vier stappen uit. De werkwijze is dezelfde als bij de vorige Explores.

THEMA 3

Explore 5— Hoe gebeurt het orderpicken? De klant informeert bij een mogelijke leverancier naar de prijs, de leverings- en de betalingsvoorwaarden.

De klant plaatst een bestelling.

De verkoper bezorgt de klant de gevraagde informatie.

prijsaanvraag

offerte

bestelbon

Magazijn

orderpicken

pickt de goederen

De verkoper stuurt de klant de bevestiging vult de gepickte hoeveelheid in op de MOB orderbevestiging dat hij de bestelling goed heeft ontvangen. uitgaande vrachtbrief (UVB)

genereert de verwerkte magazijnopdrachtenbon via de software

vult de datum van het orderpicken in op het overzicht verkopen klasseert het bericht in

Magazijnopdrachtenbonnen

klasseert de verwerkte magazijnopdrachtenbon samen met Nadat de klant de orderbevestiging goedgekeurde orderbevestiging de IBB en gOBV in Verwerkte magazijnopdrachtenbonnen

heeft goedgekeurd, zal de verkoper de genereert een eerste versie van de vrachtbrief via de software magazijnmedewerker de opdracht geven om klasseert de uitgaande vrachtbrief in magazijnopdrachtenbon de goederen te picken. Uitgaande vrachtbrieven

De magazijnmedewerker pickt de goederen en stuurt de nodige gegevens naar de afdeling expeditie.

verwerkte magazijnopdrachtenbon eerste versie van de uitgaande vrachtbrief

uitgaande vrachtbrief

De medewerker op de afdeling facturatie stelt de verkoopfactuur op en bezorgt die aan de klant.

verkoopfactuur

THEMA 3

LEVEL 1

De expeditiebediende berekent de (eventuele) vrachtkosten en stuurt die gegevens naar de boekhoudafdeling. Daarna stuurt hij de goederen samen met de vrachtbrief naar de klant.

Wat is de volgende fase in het verkoopproces?

Hoe ziet de magazijnmedewerker dat de mail geen doorgestuurde mail is?

Hoe gebeurt het picken van de goederen volgens de flowchart?

Om deze stap effectief uit te voeren, klik je op de knop ‘Orderpicken’. Je ziet dan het onderstaande scherm.

THEMA 3

LEVEL 1

Pick je een foutief aantal, dan krijg je de volgende foutmelding.

Tip:

Is de juiste hoeveelheid gepickt en ingevuld? Dan kun je de verwerkte magazijnopdrachtenbon genereren door te klikken op de knop ‘Maak de verwerkte magazijnopdrachtenbon’. Voer de drie stappen van het picken uit.

Vergelijk de magazijnopdrachtenbon met de verwerkte magazijnopdrachtenbon. Wat is het verschil?

Welke drie stappen moet de magazijnmedewerker vervolgens uitvoeren om de fase van het orderpicken af te ronden?

Voer die drie stappen uit.

THEMA 3

LEVEL 1

Wat moet de magazijnmedewerker nog doen voordat de expeditiebediende aan de slag kan gaan?

10 Heb je alle voorgaande stappen uitgevoerd? Dan kun je nu de eerste versie van de vrachtbrief maken. Klik daarvoor op de knop ‘Maak de uitgaande vrachtbrief’. Genereer de uitgaande vrachtbrief. Bezorg de vrachtbrief aan de afdeling expeditie door op de knop ‘Stuur de uitgaande vrachtbrief door naar expeditie’ te klikken.

THEMA 3

LEVEL 1

a b

Explore 6— Hoe wordt een vrachtbrief opgesteld? De klant informeert bij een mogelijke leverancier naar de prijs, de leverings- en de betalingsvoorwaarden.

offerte

bestelbon

De klant plaatst een bestelling.

De verkoper bezorgt de klant de gevraagde informatie.

prijsaanvraag

De verkoper stuurt de klant de bevestiging dat hij de bestelling goed heeft ontvangen.

orderbevestiging

Expeditie

opstellen vrachtbrief

berekent de vrachtkosten op basis van het gewicht en vult het bedrag in op de vrachtbriefgoedgekeurde orderbevestiging

Nadat de klant de orderbevestiging Klant heeft goedgekeurd, zal de verkoper goederen de genereert de verwerkte vrachtbrief + uitgaande magazijnmedewerker de opdracht geven om via de software vrachtbrief magazijnopdrachtenbon (UVB) de goederen te picken. vult de datum van de vrachtbrief in op het overzicht verkopen klasseert het bericht in Uitgaande vrachtbrieven klasseert de verwerkte vrachtbrief

De magazijnmedewerker pickt de goederen verwerkte magazijnopdrachtenbon samen met de IBB, gOBV en MOB in Verwerkte vrachtbrieven en stuurt de nodige gegevens naar de afdeling expeditie. eerste versie van de uitgaande vrachtbrief

verwerkte uitgaande vrachtbrief (UVB)

uitgaande vrachtbrief

De medewerker op de afdeling facturatie stelt de verkoopfactuur op en bezorgt die aan de klant.

verkoopfactuur

THEMA 3

LEVEL 1

De expeditiebediende berekent de (eventuele) vrachtkosten en stuurt die gegevens naar de boekhoudafdeling. Daarna stuurt hij de goederen samen met de vrachtbrief naar de klant.

Wat is de rol van de afdeling expeditie in het verkoopproces?

Wat is de eerste taak voor de afdeling expeditie?

Klik op de knop ‘Bereken de vrachtkosten’. Je krijgt het onderstaande scherm te zien.

Af fabriek

LEVEL 1

A.S.Adventure.edu hanteert twee leveringsvoorwaarden: ‘Af fabriek’ en ‘Franco thuis’. Geef een omschrijving van de twee leveringsvoorwaarden.

THEMA 3

Franco thuis

Welk bedrag aan vrachtkosten moet je voor de bestelling invullen? .

Wat zijn de volgende vier stappen bij het verwerken van de vrachtbrief?

Voer de vier stappen uit.

De expeditiebediende bezorgt de goederen samen met de vrachtbrief aan de klant. Dat doe je door op de knop ‘Verzend de goederen naar de klant te klikken’. Voer de stap uit.

Als laatste stap binnen deze fase moet de verwerkte vrachtbrief naar de afdeling facturatie. Dat doe je door te klikken op de knop ‘Stuur de verwerkte uitgaande vrachtbrief door naar de facturatie’. Daar wordt de verkoopfactuur berekend.

THEMA 3

LEVEL 1

Explore 7— Hoe stel je een verkoopfactuur op? De klant informeert bij een mogelijke leverancier naar de prijs, de leverings- en de betalingsvoorwaarden.

offerte

bestelbon

De klant plaatst een bestelling.

De verkoper bezorgt de klant de gevraagde informatie.

prijsaanvraag

De verkoper stuurt de klant de bevestiging dat hij de bestelling goed heeft ontvangen.

orderbevestiging

Nadat de klant de orderbevestiging heeft goedgekeurd, zal de verkoper de magazijnmedewerker de opdracht geven om de goederen te picken.

Facturatie

magazijnopdrachtenbon

verwerkte magazijnopdrachtenbon eerste versie van de uitgaande vrachtbrief

opstellen factuur

vult de vrachtkosten in bij het juiste btw-tarief 3 de handelskorting 4 de maatstaf van heffing 5 het btw-bedrag

factuur (eventuele) vrachtkosten en stuurt die genereert de factuur via de software (VF) gegevens naar de boekhoudafdeling. uitgaande vrachtbrief vult de factuurdatum in op het overzicht verkopen Daarna stuurt hij of zijklasseert de goederen samen het bericht in Verwerkte uitgaande vrachtbrieven met de vrachtbrief naar de klant. Verkoopfacturen klasseert de factuur samen met de IBB, de gOBV, de MOB en UVB in

De medewerker op de afdeling facturatie stelt de verkoopfactuur op en bezorgt die aan de klant.

verkoopfactuur

LEVEL 1

berekent voor zowel 6 % als 21 % btw: 1 het totale bedrag per artikellijn De expeditiebediende berekent de Klant verkoop2 het subtotaal

THEMA 3

De magazijnmedewerker pickt de goederen en stuurt de nodige gegevens naar de afdeling expeditie.

goedgekeurde orderbevestiging

De laatste afdeling die nu nog aan de slag moet, is de afdeling facturatie. Zij staat onder andere in voor het berekenen van de verkoopfactuur. Open de mail die de afdeling expeditie heeft doorgestuurd. Klik op de knop ‘Bereken de factuur’. Je ziet het volgende scherm.

Maak de berekening eerst op papier. Vul die daarna in op het scherm.

Genereer de factuur via de software door te klikken op de knop ‘Maak de uitgaande factuur’.

Welke drie taken moet je vervolgens nog uitvoeren in de fase van de verkoopfactuur aanmaken?

Voer die drie taken uit.

Er rest je nog een laatste taak voor het totale verkoopproces afgerond kan worden: de verkoopfactuur versturen naar de klant. Klik daarvoor op de knop ‘Verstuur de verkoopfactuur naar de klant’.

THEMA 3

LEVEL 1

Explore 8— Hoe vraag je tussendoor de stand van zaken van een verkoopdossier op?

Als er veel verschillende verkoopdossiers openstaan, wil je af en toe de stand van zaken opvragen. Klik daarvoor op de knop ‘Dossieroverzicht’. Je ziet het volgende scherm.

Klik op het vergrootglas in de laatste kolom bij het dossier waarvan je de stand van zaken wilt weten. Je ziet een totaalbeeld van het dossier. Beantwoord de onderstaande vragen.

Wie is de leverancier van de goederen die Synergie Wellness Point heeft besteld?

Wie is de contactpersoon bij de klant?

In hoeverre is het dossier afgewerkt?

THEMA 3

LEVEL 1

Russel K.

TO THE POINT Verkoopproces De klant informeert bij een mogelijke leverancier naar de prijs, de leverings- en de betalingsvoorwaarden.

De klant plaatst een bestelling. Explore 3

Explore 2

De verkoper bezorgt de klant de gevraagde informatie.

Nadat de klant de orderbevestiging heeft goedgekeurd, zal de verkoper de magazijnmedewerker de opdracht geven om de goederen te picken.

De magazijnmedewerker pickt de goederen en stuurt de nodige gegevens naar de afdeling expeditie.

Explore 7

LEVEL 1

Explore 6

Explore 5

Explore 4

THEMA 3

offerte

bestelbon

De verkoper stuurt de klant de bevestiging dat hij de bestelling goed heeft ontvangen.

prijsaanvraag

orderbevestiging

goedgekeurde orderbevestiging magazijnopdrachtenbon

verwerkte magazijnopdrachtenbon eerste versie van de uitgaande vrachtbrief

De expeditiebediende berekent de (eventuele) vrachtkosten en stuurt die gegevens naar de boekhoudafdeling. Daarna stuurt hij de goederen samen met de vrachtbrief naar de klant.

uitgaande vrachtbrief

De medewerker op de afdeling facturatie stelt de verkoopfactuur op en bezorgt die aan de klant.

verkoopfactuur

D O C FLOW Starter 1 2 Explore

VERKOPEN

Administratie

ontvangst prijsaanvraag

Verkoop

zoekt het klantnummer op Klant

genereert de offerte via de software

vult het klantnummer en de datum van ontvangst van de prijsaanvraag in op het overzicht verkopen

prijsaanvraag (PA)

opstellen offerte

klasseert het bericht in Inkomende prijsaanvragen

vult de datum van de offerte in op het overzicht verkopen prijsaanvraag (PA)

klasseert het bericht in

Inkomende prijsaanvragen

klasseert de offerte samen met de prijsaanvraag in Uitgaande offertes

Starter 2 3 Explore Klant

inkomende bestelbon (IBB)

Administratie

offerte (O

Verkoop

ontvangst bestelbon

vult de datum van ontvangst van de bestelbon in op het overzicht verkopen klasseert het bericht in Inkomende bestelbonnen

opstellen orderbevestiging

controleert de voorraad*

genereert een orderbevestiging via de software

inkomende bestelbon (IBB)

vult de datum van de orderbevestiging in op het overzicht verkopen klasseert het bericht in

Inkomende bestelbonnen

klasseert de orderbevestiging samen met de bestelbon in Uitgaande orderbevestigingen

ing (OBV) orderbevestig

ontvangst goedgekeurde orderbevestiging

vult de datum van ontvangst van de goedgekeurde orderbevestiging in op het overzicht verkopen klasseert het bericht in Goedgekeurde orderbevestigingen

Verkoop

opstellen interne magazijnopdrachtenbon

gaat na of de orderbevestiging goedgekeurd is

goedgekeurde orderbevestiging (gOBV)

klasseert de goedgekeurde orderbevestiging in Goedgekeurde orderbevestigingen genereert een magazijnopdrachtenbon via de software vult de datum van de magazijnopdrachtenbon in op het overzicht verkopen

klasseert het bericht in

Goedgekeurde orderbevestigingen

klasseert de magazijnopdrachtenbon in Uitgaande magazijnopdrachtenbonnen magazijnopdrachtenbon (MOB)

Starter 3

opstellen vrachtbrief

berekent de vrachtkosten op basis van het gewicht en vult het bedrag in op de vrachtbrief

goederen + uitgaande vrachtbrief (UVB)

genereert de verwerkte vrachtbrief via de software

uitgaande vrachtbrief (UVB)

vult de datum van de vrachtbrief in op het overzicht verkopen

Klant

Expeditie

klasseert het bericht in Uitgaande vrachtbrieven klasseert de verwerkte vrachtbrief samen met de IBB, gOBV en MOB in Verwerkte vrachtbrieven

Starter 4

Explore 7

verwerkte uitgaande vrachtbrief (UVB)

Facturatie

Magazijn

orderpicken

pickt de goederen vult de gepickte hoeveelheid in op de MOB genereert de verwerkte magazijnopdrachtenbon via de software vult de datum van het orderpicken in op het overzicht verkopen klasseert het bericht in

Magazijnopdrachtenbonnen

klasseert de verwerkte magazijnopdrachtenbon samen met de IBB en gOBV in Verwerkte magazijnopdrachtenbonnen genereert een eerste versie van de vrachtbrief via de software klasseert de uitgaande vrachtbrief in Uitgaande vrachtbrieven Starter 5 5 Explore

opstellen factuur

vult de vrachtkosten in bij het juiste btw-tarief Klant

verkoopfactuur (VF)

berekent voor zowel 6 % als 21 % btw: 1 het totale bedrag per artikellijn 2 het subtotaal

3 de handelskorting 4 de maatstaf van heffing 5 het btw-bedrag

genereert de factuur via de software vult de factuurdatum in op het overzicht verkopen klasseert het bericht in

Verwerkte uitgaande vrachtbrieven

klasseert de factuur samen met de IBB, de gOBV, de MOB en UVB in Starter 6

LEVEL 1

Explore 6

THEMA 3

goedgekeurde orderbevestiging (gOBV)

Administratie

Klant

Explore 4

* Indien de voorraad onvoldoende is, wordt de aankoopprocedure opgestart.

Verkoopfacturen

Action 1— Verwerking vast dossier Vul de dossiergegevens aan. KLANT Klantgegevens:

Klantcode: Betalingsvoorwaarde:

Handelskorting: Btw-nr.:

Leveringsvoorwaarde:

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

AANTAL

LOCATIE

AANTAL

LOCATIE

ARTIKELNR.

Action 2— Verwerking vast dossier

Vul de dossiergegevens aan.

KLANT

Klantgegevens:

Klantcode:

Betalingsvoorwaarde:

Leveringsvoorwaarde: Handelskorting:

Btw-nr.:

THEMA 3

LEVEL 1

ARTIKELNR.

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

Action 3— Verwerking vast dossier Vul de dossiergegevens aan. KLANT Klantgegevens:

Klantcode: Betalingsvoorwaarde:

Handelskorting: Btw-nr.:

Leveringsvoorwaarde:

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

AANTAL

LOCATIE

AANTAL

LOCATIE

ARTIKELNR.

Action 4— Verwerking vast dossier

Vul de dossiergegevens aan.

KLANT

Klantgegevens:

Klantcode:

Betalingsvoorwaarde:

Leveringsvoorwaarde: Handelskorting:

OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

LEVEL 1

ARTIKELNR.

ARTIKELEN

THEMA 3

Btw-nr.:

Action 5— Verwerking vast dossier Vul de dossiergegevens aan. KLANT Klantgegevens:

Klantcode: Betalingsvoorwaarde:

Handelskorting: Btw-nr.:

Leveringsvoorwaarde:

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

AANTAL

LOCATIE

AANTAL

LOCATIE

ARTIKELNR.

Action 6— Verwerking vast dossier

Vul de dossiergegevens aan.

KLANT

Klantgegevens:

Klantcode:

Betalingsvoorwaarde:

Leveringsvoorwaarde: Handelskorting:

Btw-nr.:

THEMA 3

LEVEL 1

ARTIKELNR.

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

CHECKLIST Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst. JA Ik kan de documentenstroom rond het verkoopproces toelichten.

Ik kan de goederenstroom rond het verkoopproces toelichten.

Ik kan klantgegevens opzoeken in het klantenbestand.

Ik kan berichten en documenten klasseren.

Ik kan een overzicht voor een verkoopdossier invullen.

Ik kan nagaan of er voldoende voorraad is om een klantbestelling te leveren.

Ik kan de magazijnopdrachtenbon invullen na het picken van de goederen.

Ik kan de vrachtkosten berekenen op basis van het gewicht van de goederen.

EXTRA OEFENMATERIAAL

KAN BETER

Ik kan de bedragen van een verkoopfactuur berekenen.

THEMA 3

LEVEL 1

LEVEL 2 DOCﬂow: hoe verloopt het aankoopproces in een onderneming?

Bekijk aandachtig de afbeeldingen van de afdelingen die bij het aankoopproces betrokken zijn. Welke zijn dat? Wat zijn de taken?

THEMA 3

LEVEL 2

INTRO

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag: Hoe verloopt het aankoopproces in een onderneming?

Explore 1— Hoe gebruik je DOCﬂow om de goederenen

documentenstroom in een aankoopproces onder de knie te krijgen?

Surf via iDiddit naar DOCflow. Je ziet dan het volgende startscherm waar je kunt kiezen in welke module je gaat werken. In dit Level doorloop je het aankoopproces. Kies ‘Aankoop’.

Nu zie je bovenaan de afdelingen die bij de aankoopmodule betrokken zijn. Welke afdelingen zijn dat?

Je kunt wisselen van afdeling door bovenaan op de namen van de afdelingen te klikken. Onderaan het scherm vind je nog drie tabbladen. Hoe heten die? Welke informatie vind je er?

Ga naar ‘Leveranciersbestand’ en beantwoord de volgende vragen. a

Wat gebeurt er wanneer je op de kolomkop ‘Naam’ klikt?

THEMA 3

LEVEL 2

Zoek de volgende gegevens op van leverancier Agu. GEGEVENS

Btw-nummer

Telefoon

E-mail

Leveranciersnummer

Hoeveel leveranciers zijn er?

Ga naar ‘Artikelbestand’ en beantwoord de volgende vragen. a

Geef vier productcategorieën.

Welke artikelen vind je in de categorie ‘outdoor’?

Sorteer op leverancier ‘Woolpower’ en vul de gegevens aan van het artikel ‘Woolpower Trui 400 (unisex midlayer)’.

Artikelnummer

Aankoopprijs excl. btw

Btw-tarief

Wat betekent volgens jou ‘minimumvoorraad’?

LEVEL 2

THEMA 3

Minimumvoorraad

GEGEVENS

Waarvoor dient de locatie?

Welk artikel heeft de hoogste aankoopprijs excl. btw?

In thema 2 heb je de verschillende documenten bestudeerd die bij een aankoopproces komen kijken. Vul het onderstaande schema aan met de documenten die bij het aankoopproces aan bod komen.

3 L E V E R A N C I E R

A A N K O O P A F D E L I N G

V E R K O O P A F D E L I N G

Wanneer een onderneming zoals A.S.Adventure.edu een leverancier van sportartikelen of relatiegeschenken zoekt, dan zal ze eerst een prijsaanvraag sturen naar verschillende leveranciers. Wat is het doel van een prijsaanvraag?

THEMA 3

Een onderneming vergelijkt de prijsoffertes die ze ontvangt en kiest de beste leverancier. In het geval van A.S.Adventure.edu verstuurt de aankoopafdeling geen prijsaanvragen meer en de leverancier stelt dus ook geen prijsofferte op. Dat is eerder al gebeurd en A.S.Adventure.edu heeft inmiddels een leverancier gekozen voor de verschillende producten.

LEVEL 2

Good to know

Explore 2— Hoe stel je een uitgaande bestelbon op aan de

De voorraadsoftware (in het magazijn) genereert een interne bestelbon voor de artikelen die onvoldoende in voorraad zijn. De verkoopmedewerker stuurt de interne bestelbon door naar de aankoopafdeling.

interne bestelbon (IBB)

De aankoper maakt een uitgaande bestelbon en plaatst een bestelling bij de leverancier.

hand van de interne bestelbon?

uitgaande bestelbon (UBB)

voorraadsoftware

Aankoop

orderbevestiging (OBV)

interne bestelbon (IBB) De leverancier stuurt een orderbevestiging. opmaken uitgaande bestelbon

zoekt het leveranciersnummer op

vult het leveranciersnummer en de datum van de ontvangst van de interne bestelbon in op het overzicht aankopen

genereert een uitgaande bestelbon via de software

vult de datum vankeurt de uitgaande in op het De aankoper de bestelbon orderbevestiging goed overzicht aankopen en stuurt die terug naar de leverancier. klasseert het bericht in Interne bestelbonnen

uitgaande bestelbon (UBB)

Leverancier

goedgekeurde orderbevestiging (gOBV)

klasseert de uitgaande bestelbon samen met de Uitgaande bestelbonnen interne bestelbon in

inkomende vrachtbrief (IVB)

De magazijnmedewerker controleert de levering en vergelijkt de vrachtbrief met de goedgekeurde orderbevestiging. De magazijnmedewerker werkt de voorraadadministratie bij en slaat de goederen op de juiste locatie op.

verwerkte vrachtbrief

De leverancier verstuurt de aankoopfactuur. De boekhouder vergelijkt de aankoopfactuur met de verwerkte vrachtbrief en keurt de aankoopfactuur goed.

aankoopfactuur (AF)

THEMA 3

LEVEL 2

De leverancier levert de goederen samen met de vrachtbrief.

Good to know

Open het aankoopgedeelte van DOCflow. De aankoopafdeling heeft een mail ontvangen. Hoe zie je dat?

Hoe heet het dossier dat in de mail wordt vermeld?

Waarom moet je ook naar de dossiernaam kijken?

Je gaat nu aan de hand van DOCflow ervaren hoe de verwerking van een aankoopdossier bij onderneming A.S.Adventure.edu gebeurt. De verwerking van het volledige aankoopdossier staat in de flowchart. Bij elke Explore ontdek je een bepaalde fase uit de flowchart. Welk gedeelte van de flowchart bij die Explore hoort, vind je op de vorige bladzijde.

De mail is nog niet gelezen. Waaraan zie je dat?

Tip:

Zorg ervoor dat je de mail steeds grondig leest, zodat je weet wat de inhoud ervan is.

THEMA 3

LEVEL 2

Klik op de mail. a

Wat voor mail is het?

Van wie komt de mail?

Waarom heeft ze die mail gestuurd?

Over welke artikelen gaat het hier?

Hoeveel stuks moeten er worden aangekocht? Bij welke leverancier?

Het is zeer belangrijk om het overzicht van de aankopen goed aan te vullen. Waarom?

Bestudeer nu je flowchart.

Wat moet er eerst gebeuren?

b c

Zoek het leveranciersnummer op en vul het overzicht van de aankopen aan. Vergeet niet op het vinkje te klikken achter het leveranciersnummer. Duid ook de datum aan waarop de interne bestelbon werd verstuurd.

Voer nu de volgende stap van je flowchart uit. Welk document wordt er gemaakt?

Bestudeer de uitgaande bestelbon. Wat is het nummer van de uitgaande bestelbon?

Leg de opbouw van het nummer uit.

THEMA 3

LEVEL 2

Wanneer je in de uitgaande bestelbon (pdf) naar onderen scrolt, vind je de interne bestelbon (mail) nog. Vergelijk de uitgaande bestelbon met de interne bestelbon. Werden de juiste artikelen besteld?

Bestudeer opnieuw de flowchart. Wat zijn de volgende drie stappen?

Voer die handelingen nu uit. Klasseer de mail door het document te verslepen naar de juiste map. Ook de uitgaande bestelbon (pdf) klasseer je op die manier.

Waarom klasseer je de mails en de pdf-documenten?

De uitgaande bestelbon moet nu verstuurd worden naar de leverancier. Hoe zie je dat in je flowchart?

THEMA 3

11 Verstuur de uitgaande bestelbon naar de leverancier. Hoe ben je zeker dat de mail correct naar de leverancier verstuurd is?

LEVEL 2

10 Open nu opnieuw de mail van de interne bestelbon die je geklasseerd hebt. Hoe verstuur je de uitgaande bestelbon via mail naar de leverancier?

Explore 3— Hoe verwerk je een inkomende

interne bestelbon (IBB)

De aankoper maakt een uitgaande bestelbon en plaatst een bestelling bij de leverancier.

orderbevestiging?

uitgaande bestelbon (UBB)

orderbevestiging (OBV)

De leverancier stuurt een orderbevestiging.

De aankoper keurt de orderbevestiging goed en stuurt die terug naar de leverancier.

goedgekeurde orderbevestiging (gOBV)

Leverancier

De leverancier levert de goederen samen met de vrachtbrief.

Aankoop

goedkeuren orderbevestiging

De magazijnmedewerker controleert de bekijkt de orderbevestiging noteert zijn/haar naam en keurtde de orderbevestiging levering en vergelijkt vrachtbrief met de goed ordergoedgekeurde vult de datum van deorderbevestiging. goedgekeurde orderbevestiging bevestiging (OBV) in op het overzicht aankopen De magazijnmedewerker werkt de klasseert het bericht in Inkomende orderbevestigingen bij en slaat de voorraadadministratie klasseert de goedgekeurde orderbevestiging samen goederen op de juiste locatie op. met de interne bestelbon in

THEMA 3

LEVEL 2

Goedgekeurde orderbevestigingen

De leverancier verstuurt de aankoopfactuur. De boekhouder vergelijkt de aankoopfactuur met de verwerkte vrachtbrief en keurt de aankoopfactuur goed.

inkomende vrachtbrief V) (OB (IVB) ing

tig ves rbe e d or

Administratie

ontvangst orderbevestiging

vult de datum van de orderbevestiging in op het overzicht aankopen klasseert het bericht in Inkomende orderbevestigingen

verwerkte vrachtbrief

goe

dge

keu

rde o

rder bev estig ing (gO BV)

Leverancier

aankoopfactuur (AF)

Ga nu naar de administratie. a

Welk document is er binnengekomen?

Wat is het nut van dat document?

Voor welke afdeling is de orderbevestiging bestemd?

Welke drie taken moet de afdeling administratie nu uitvoeren? Kijk daarvoor in je flowchart.

Voer die drie stappen uit.

Ga naar de aankoopafdeling. Klik op de mail, open de orderbevestiging en bestudeer die nauwkeurig.

THANK YOU FOR SHOPPING WITH US!

Nike

Nikelaan 1 2430 LAAKDAL Ond.nr.: 450989424

Leveringsvoorwaarde

Franco thuis € 0,00

Klant: 234

A.S.Adventure.edu Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

BE0465672452 O-0001

Datum orderbevestiging

20XX-05-11

Art.nr.

Aantal

10175

Nike T-Shirt Rise 365

Transportkosten

Klantgegevens

Nummer orderbevestiging

Omschrijving

Orderbevestiging

30 dagen na factuurdatum

Kortingspercentage

0,00 %

€ 10,66

Btw-%

Totaal

21%

€ 53,30

THEMA 3

Betalingsvoorwaarde

Eenheidsprijs

LEVEL 2

Algemene voorwaarden: zie achterkant

De leveringsvoorwaarde is ‘franco thuis’. Wat betekent dat?

Is er handelskorting? Zo ja, hoeveel bedraagt die?

Wanneer moet de factuur betaald worden?

Welke artikelen worden vermeld in de orderbevestiging? Is het aantal juist?

Nu kun je de orderbevestiging goedkeuren. Kijk in de flowchart. Hoe doe je dat?

f g

Dat mag je nu doen. Bekijk nu de orderbevestiging (pdf). Hoe zie je dat ze is goedgekeurd?

Wat is de volgende stap?

Vul het overzicht aankopen nu aan. Wat is het voordeel van het overzicht aankopen?

Ga nu naar het dossieroverzicht.

Klik in dit dossier op het vergrootglas.

THEMA 3

LEVEL 2

Welke vier grote rubrieken zie je hier?

Tip:

Als je in een volgende les start met DOCflow, kun je best eerst naar je dossierstatus gaan. Daar zie je dan hoe ver een dossier al afgehandeld is. Zo weet je snel waarmee je moet beginnen.

Ga nu terug naar de aankoopafdeling.

Bestudeer opnieuw je flowchart. Welke drie stappen moet je nu nog uitvoeren?

a b

Russel K.

Voer die handelingen uit. Klik op de knop om de goedgekeurde orderbevestiging te versturen.

c d

LEVEL 2

Wat valt je meteen op als dit correct gebeurd is?

THEMA 3

Explore 4— Hoe verwerk je de inkomende vrachtbrief en de

interne bestelbon (IBB)

De aankoper maakt een uitgaande bestelbon en plaatst een bestelling bij de leverancier.

geleverde goederen?

Magazijn

ontvangst vrachtbrief + in voorraadname goederen

aankopen

orderbevestigingLeverancier (OBV)

goederen + inkomende vrachtbrief (IVB)

vult de datum van de vrachtbrief in oporderbevestiging. het overzicht De leverancier stuurt een

uitgaande bestelbon (UBB)

klasseert het bericht in Inkomende vrachtbrieven

vergelijkt de vrachtbrief met de goedgekeurde orderbevestiging

zoekt de locatie van de geleverde goederen op en vult die in vult de datum van de in voorraadname in op het

overzicht aankopen De aankoper keurt de orderbevestiging goed klasseert de vrachtbrief in en stuurt die terug naar de leverancier. Inkomende vrachtbrieven

De leverancier levert de goederen samen met de vrachtbrief.

inkomende vrachtbrief (IVB)

verwerkte vrachtbrief

De leverancier verstuurt de aankoopfactuur. De boekhouder vergelijkt de aankoopfactuur met de verwerkte vrachtbrief en keurt de aankoopfactuur goed.

aankoopfactuur (AF)

goedgekeurde orderbevestiging (gOBV)

Bestudeer de flowchart. Naar welke afdeling gaat het nu?

Je hebt zopas de goedgekeurde orderbevestiging naar de leverancier gestuurd. Wat krijg je nu van de leverancier?

Op welke afdeling komt / komen die aan?

Wat zijn de eerste twee handelingen die er op de magazijnafdeling moeten gebeuren? Kijk in je flowchart.

Voer nu de twee taken uit.

Wat is de volgende belangrijke taak van de magazijnmedewerker?

Hoe zie je dat de twee documenten over dezelfde bestelling gaan?

Leveringsbon

Klantgegevens Klant: 234

Adventure.edu

Omschrijving

10175

Nike T-Shirt Rise 365

Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

Klantgegevens

Nike

Klant: 234

Nikelaan 1

A.S.Adventure.edu

2430 LAAKDAL Ond.nr.: 450989424

Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

BE0465672452

BE0465672452 Nummer orderbevestiging

VB-0001

Datum orderbevestiging

20XX-05-11

Aantal

Gewicht per eenheid

0,31

Totaal gewicht (kg) Collo

Omschrijving

Totaalgewicht (kg) 1,55

€ 0,00

20XX-05-11

Art.nr.

Aantal

10175

Eenheidsprijs € 10,66

Btw-%

Totaal

21%

€ 53,30

Franco thuis € 0,00

Betalingsvoorwaarde

30 dagen na factuurdatum

Kortingspercentage

0,00 %

Datum ontvangst Handtekening

O-0001

Datum orderbevestiging

1,55 1

Leveringsvoorwaarde

Transportkosten

Nummer orderbevestiging

Nike T-Shirt Rise 365

Transportkosten

Leveringsvoorwaarde: Franco thuis

Orderbevestiging

Algemene voorwaarden: zie achterkant

LEVEL 2

Nike

Nikelaan 1 2430 LAAKDAL Ond.nr.: 450989424

THANK YOU FOR SHOPPING WITH US!

THEMA 3

THANK YOU FOR SHOPPING WITH US!

Noteer hieronder het ordernummer van jouw dossier in DOCflow.

De goederen zijn ook binnengekomen. In je flowchart zie je dat de goederen opgeslagen moeten worden. Hoe kun je dat doen?

Waar vind je de locatie van de artikelen? Vermeld hieronder ook het locatienummer.

10 Vul het locatienummer in en klik op ‘Opslaan’. Hoe weet je dat de goederen correct zijn opgeslagen?

11 Wat zijn de twee laatste stappen die je op de afdeling magazijn moet uitvoeren?

THEMA 3

LEVEL 2

12 Voer die twee stappen nu uit.

13 Waar bevinden de goederen zich nu?

Explore 5— Hoe verwerk je de aankoopfactuur? De voorraadsoftware (in het magazijn) genereert een interne bestelbon voor de artikelen die onvoldoende in voorraad zijn. De verkoopmedewerker stuurt de interne bestelbon door naar de aankoopafdeling.

uitgaande bestelbon (UBB)

orderbevestiging (OBV)

De leverancier stuurt een orderbevestiging.

De aankoper maakt een uitgaande bestelbon en plaatst een bestelling bij de leverancier.

interne bestelbon (IBB)

De aankoper keurt de orderbevestiging goed en stuurt die terug naar de leverancier.

De leverancier levert de goederen samen met de vrachtbrief.

De leverancier verstuurt de aankoopfactuur. De boekhouder vergelijkt de aankoopfactuur met de verwerkte vrachtbrief en keurt de aankoopfactuur goed.

Administratie

ontvangst aankoopfactuur

vult de datum van de ontvangst van de aankoopfactuur in op het overzicht aankopen klasseert het bericht in Aankoopfacturen

Leverancier

verwerkte vrachtbrief factuur aankoop(AF)

aankoopfactuur (AF)

LEVEL 2

DeBoekhouding magazijnmedewerker controleert de controle aankoopfactuur levering en vergelijkt de vrachtbrief met de vergelijkt de aankoopfactuur met de vrachtbrief en keurt de aankoopfactuur goed goedgekeurde orderbevestiging. aankoopvult de datum van de controle van de aankoopfactuur factuur (AF) De magazijnmedewerker werkt de in op het overzicht aankopen klasseert het bericht in Aankoopfacturen voorraadadministratie bij en slaat de klasseert de goedgekeurde aankoopfactuur in goederen opaankoopfacturen de juiste locatie op. Te boeken

inkomende vrachtbrief (IVB)

THEMA 3

goedgekeurde orderbevestiging (gOBV)

Ga nu naar de afdeling administratie. Ook daar is er een mail toegekomen. a

Waarover gaat de mail?

Over welke bestelling gaat het?

Kijk in je flowchart. Welke twee stappen moet de administratie nu doorlopen?

Voer de stappen uit.

Voor welke afdeling is de aankoopfactuur bestemd?

Hoe stuur je de mail met de aankoopfactuur door naar de boekhouding?

Naar welke afdeling moet je nu gaan?

Kijk in je flowchart. a

Welke twee stappen moet de boekhouding eerst doen?

Waarom vergelijk je die twee documenten?

THEMA 3

LEVEL 2

Voer de twee taken van vraag 7 uit.

Hoe controleer je of de vrachtbrief of leveringsbon bij de factuur hoort?

Wanneer de aankoopfactuur in orde is, moet je die nog goedkeuren. Hoe doe je dat?

Bekijk de aankoopfactuur. Waaraan zie je dat die nu in orde is?

THEMA 3

LEVEL 2

Waarmee zou je de factuur ook nog kunnen vergelijken?

Vul het ‘Overzicht aankopen’ aan. Het hele dossier is nu afgewerkt. Dat zie je aan de vinkjes in het overzicht.

10 Wat zijn de laatste twee stappen die de boekhouding moet uitvoeren?

Je kunt het volledige dossier wel nog eens raadplegen in het dossieroverzicht. Klik daarna op het vergrootglas.

THEMA 3

LEVEL 2

a b

11 Wanneer het dossier volledig afgewerkt is, zal het automatisch verdwijnen uit het ‘Overzicht aankopen’ onderaan.

TO THE POINT Aankoopproces De voorraadsoftware (in het magazijn) genereert een interne bestelbon voor de artikelen die onvoldoende in voorraad zijn. De verkoopmedewerker stuurt de interne bestelbon door naar de aankoopafdeling.

VIDEO

Explore 2

interne bestelbon (IBB)

De aankoper maakt een uitgaande bestelbon en plaatst een bestelling bij de leverancier.

De leverancier stuurt een orderbevestiging.

Explore 3

orderbevestiging (OBV)

goedgekeurde orderbevestiging (gOBV)

De leverancier levert de goederen samen met de vrachtbrief.

inkomende vrachtbrief (IVB)

De magazijnmedewerker controleert de levering en vergelijkt de vrachtbrief met de goedgekeurde orderbevestiging. De magazijnmedewerker werkt de voorraad administratie bij en slaat de goederen op de juiste locatie op.

verwerkte vrachtbrief

De leverancier verstuurt de aankoopfactuur. De boekhouder vergelijkt de aankoopfactuur met de verwerkte vrachtbrief en keurt de aankoopfactuur goed.

aankoopfactuur (AF)

LEVEL 2 THEMA 3

Explore 5

Explore 4

De aankoper keurt de orderbevestiging goed en stuurt die terug naar de leverancier.

uitgaande bestelbon (UBB)

flowchart-aankopen-DEF.pdf

10/06/2021

21:24

DOCFLOW

AANKOPEN

voorraadsoftware

Explore 2

interne bestelbon (IBB)

Aankoop

opmaken uitgaande bestelbon

zoekt het leveranciersnummer op vult het leveranciersnummer en de datum van de ontvangst van de interne bestelbon in op het overzicht aankopen

Interne bestelbonnen

klasseert het bericht in

klasseert de uitgaande bestelbon samen met de interne bestelbon in Uitgaande bestelbonnen

Aankoop

goedkeuren orderbevestiging

bekijkt de orderbevestiging noteert zijn naam en keurt de orderbevestiging goed vult de datum van de goedgekeurde orderbevestiging in op het overzicht aankopen

vult de datum van de uitgaande bestelbon in op het overzicht aankopen

Leverancier

uitgaande bestelbon (UBB)

genereert een uitgaande bestelbon via de software

gin sti ve be

ord

ontvangst orderbevestiging

Administratie

Explore 3

vult de datum van de orderbevestiging in op het overzicht aankopen

orderbevestiging (OBV)

klasseert het bericht in Inkomende orderbevestigingen

klasseert het bericht in Inkomende orderbevestigingen klasseert de goedgekeurde orderbevestiging samen met de interne bestelbon in Goedgekeurde orderbevestigingen

goe

dge

keu rde o

rde r

bev esti

ging

Magazijn

ontvangst vrachtbrief + in voorraadname goederen

vult de datum van de vrachtbrief in op het overzicht aankopen

(gO

BV)

Leverancier

goederen + inkomende vrachtbrief (IVB)

klasseert het bericht in Inkomende vrachtbrieven

Explore 4

vergelijkt de vrachtbrief met de goedgekeurde orderbevestiging

zoekt de locatie van de geleverde goederen op en vult die in vult de datum van de in voorraadname in op het overzicht aankopen klasseert de vrachtbrief in Inkomende vrachtbrieven

Boekhouding

vergelijkt de aankoopfactuur met de vrachtbrief en keurt de aankoopfactuur goed

vult de datum van de controle van de aankoopfactuur in op het overzicht aankopen klasseert het bericht in

Aankoopfacturen

THEMA 3

LEVEL 2

klasseert de goedgekeurde aankoopfactuur in Te boeken aankoopfacturen

Administratie

controle aankoopfactuur

aankoopfactuur (AF)

ontvangst aankoopfactuur

vult de datum van de ontvangst van de aankoopfactuur in op het overzicht aankopen klasseert het bericht in Aankoopfacturen

aankoopfactuur (AF)

Leverancier

Explore 5

Action 1— Verwerking vast aankoopdossier 1 met een product

Vul de gegevens van de leverancier en de artikelen in en werk het dossier af. LEVERANCIER Leverancierscode:

Btw-nr.:

Ond.nr.:

RPR:

IBAN-nr.:

Leveranciersgegevens:

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

AANTAL

LOCATIE

ARTIKELNR.

Action 2— Verwerking vast aankoopdossier 2 met twee

producten

Vul de gegevens van de leverancier en de artikelen in en werk het dossier af. LEVERANCIER

Leverancierscode:

Btw-nr.:

Ond.nr.:

RPR:

ARTIKELNR.

IBAN-nr.:

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

AANTAL

LOCATIE

LEVEL 2

THEMA 3

Leveranciersgegevens:

Action 3— Verwerking vast aankoopdossier 3 met handelskorting

Vul de gegevens van de leverancier en de artikelen in en werk het dossier af. LEVERANCIER Leverancierscode:

Btw-nr.:

Ond.nr.:

RPR:

IBAN-nr.:

Leveranciersgegevens:

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

AANTAL

LOCATIE

ARTIKELNR.

Action 4— Verwerking vast aankoopdossier 4 met

handelskorting en twee producten

Vul de gegevens van de leverancier en de artikelen in en werk het dossier af. LEVERANCIER

Leverancierscode:

Btw-nr.:

Ond.nr.:

RPR:

Leveranciersgegevens:

THEMA 3

LEVEL 2

ARTIKELNR.

IBAN-nr.:

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

AANTAL

LOCATIE

Action 5— Verwerking vast aankoopdossier 5 met kosten Vul de gegevens van de leverancier en de artikelen in en werk het dossier af. LEVERANCIER Leverancierscode:

Btw-nr.:

Ond.nr.:

RPR: IBAN-nr.:

Leveranciersgegevens:

ARTIKELEN OMSCHRIJVING

EENHEIDSPRIJS

BTW-%

AANTAL

LOCATIE

ARTIKELNR.

Action 6— Verwerking vaste dossiers

Ga naar iDiddit. Je kunt er nog meer dossiers afwerken.

CHECKLIST

Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst. EXTRA OEFENMATERIAAL

2 Ik kan de goederenstroom in verband met het aankoopproces toelichten.

3 Ik kan leveranciersgegevens opzoeken in het leveranciersbestand.

4 Ik kan de locatie opzoeken voor goederenopslag.

5 Ik kan berichten en documenten klasseren.

6 Ik kan een overzicht in verband met een aankoopdossier invullen.

7 Ik kan documenten controleren.

1 Ik kan de documentenstroom in verband met het aankoopproces toelichten.

LEVEL 2

KAN BETER

THEMA 3

STEP-UP Stel de documentenstroom voor aan de hand van een infographic of een storyboard. Kies of je het aankoopproces of het verkoopproces wilt voorstellen.

d e

Werk per twee. Maak een overzicht van de verschillende documenten van het gekozen proces. Raadpleeg de ICT-ﬁches van Canva of Storyboard. Vink de gekozen optie aan. infographic storyboard Presenteer jouw resultaat aan de klas. Licht kort elk document toe. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

IJS

AN TV

a b c

FIR

THEMA 3

STEP-UP

orw o V

e ard

FACTUUR

Leveranciersbestand – A.S.Adventure.edu LEVERANCIERSGEGEVENS

LEVERANCIERSGEGEVENS EN -VOORWAARDEN

Nike Nikelaan 1 2430 LAAKDAL tel. 013 61 64 53 info@nike.be

44002

Jack Wolfskin Belgien Draaiboomstraat 6 2160 WOMMELGEM tel. 03 354 09 50 info@jack-wolfskin.be

44003

The North Face Wiegstraat 19 2000 ANTWERPEN tel. 03 748 54 84 info@thenorthface.com

BTW BE0883 795 308 Ond.nr. 0883 795 308 IBAN BE43 2930 1710 5401 BIC GEBABEBB

Agu Quellinstraat 49 2018 ANTWERPEN tel. 03 766 61 64 info@agu.be

BTW BE0431 380 279 Ond.nr. 0431 380 279 IBAN BE20 3101 6011 4956 BIC BBRUBEBB

Patagonia Europe Rue Du Pre Faucon 23 74940 ANNECY LE VIEUX Frankrijk info@patagonia-belgium.be tel. 0033 16 38 88 50

BTW BE0460 985 372 Ond.nr. 0460 985 372 IBAN BE09 3770 9130 8157 BIC BBRUBEBB

Vaude Gent Sint-Niklaasstraat 52 9000 GENT info@vaude.com tel. 09 278 37 64

BTW BE0478 184 858 Ond.nr. 0478 184 858 IBAN BE87 5503 5180 0094 BIC GKCCBEBB

44006

LEVERANCIERSBESTAND

44005

BTW BE0810 394 121 Ond.nr. 0810 394 121 IBAN BE02 0016 1598 7540 BIC GEBABEBB

44004

BTW BE0450 989 424 Ond.nr. 0450 989 424 IBAN BE32 38520 0013 9402 BIC BBRUBEBB

44001

THEMA 3

LEVERANCIERSNUMMER

LEVERANCIERSGEGEVENS Ortlieb Hoge Heerweg 14 bus a 9100 SINT-NIKLAAS info@ortliebbelgium.be tel. 03 765 07 44

BTW BE0435 232 466 Ond.nr. 0435 232 466 IBAN BE77 4060 0754 0142 BIC KREDBEBB

44008

Adidas Atomiumsquare 1 bus 320 1020 BRUSSEL tel. 02 475 37 00 info@adidas.be

BTW BE0450 773 747 Ond.nr. 0450 773 747 IBAN BE26 2850 4801 5029 BIC GEBABEBB

44009

Polar Vriesenrot 3 – Hoogveld 9200 DENDERMONDE tel. 052 25 94 20 info@polarbelgium.be

BTW BE0864 427 079 Ond.nr. 0864 427 079 IBAN BE13 7370 1155 2339 BIC KREDBEBB

44010

Telenet nv Liersesteenweg 4 2800 MECHELEN tel. 015 33 22 66

BTW BE0439 840 857 Ond.nr. 0439 840 857 IBAN BE11 4050 5046 1148 BIC KREDBEBB

Romkes Deurne bv Palinckstraat 146 2100 DEURNE tel. 03 353 73 20 romkes1@renault.be

BTW BE0860 291 317 Ond.nr. 0860 291 317 IBAN BE28 3850 5925 3020 BIC BBRUBEBB

44012

Fnac Wijnegem Turnhoutsebaan 5 2110 WIJNEGEM tel. 03 355 22 00 fnac.wijnegem@fnac.be

BTW BE0421 506 570 Ond.nr. 0421 506 570 IBAN BE20 0682 4210 5256 BIC GKCCBEBB

44013

Semaburo bv Frans Van Dijckstraat 99 -101 2100 DEURNE Tel. 03 324 90 75 info@semaburo.com

BTW BE0452 401 268 Ond.nr. 0452 401 268 IBAN BE50 7373 0732 2618 BIC KREDBEBB

44014

Engie Simon Bolivarlaan 34 1000 BRUSSEL tel. 03 336 79 20

BTW BE0403 170 701 Ond.nr. 0403 170 701 IBAN BE46 0003 2544 8336 BIC BPOTBEB1

THEMA 3

LEVERANCIERSBESTAND

44007

44011

LEVERANCIERSGEGEVENS EN -VOORWAARDEN

LEVERANCIERSGEGEVENS

LEVERANCIERSGEGEVENS EN -VOORWAARDEN Ond.nr. 0448 247 391 IBAN BE29 3800 3176 6764 BIC BBRUBEBB

44016

Proximus Koning Albert II laan 27 2160 WOMMELGEM tel. 0800 22 500

BTW BE0202 239 951 Ond.nr. 0 202 239 951 IBAN BE50 0001 7100 3118 BIC BPOTBEB1

44017

Q8 Easy Autolei 262 2160 WOMMELGEM tel. 03 242 33 10

BTW BE0447 415 963 Ond.nr. 0447 415 963 IBAN BE76 4434 6303 8195 BIC KREDBEBB

44018

CCS Boekhoudkantoor Herentalsebaan 386 2160 WOMMELGEM tel. 03 324 16 46 tom@css.be

BTW BE0808 621 395 Ond.nr. 0808 621 395 IBAN BE68 7370 2630 5534 BIC KREDBEBB

Socs bv Ezaart 29 2400 MOL tel. 014 32 23 22

BTW BE0461 324 971 Ond.nr. 046 324 971 IBAN BE45 2300 03944 5189 BIC GEBABEBB

44020

Jobfashion Herentalsebaan 83 2150 BORSBEEK tel. 03 297 91 12 jobfashion@telenet.be

BTW BE0711 356 527 Ond.nr. 0711 356 527 IBAN BE52 4434 6262 2109 BIC KREDBEBB

44021

VMW Koning Boudewijnlaan 42 9160 LOKEREN Tel. 09 348 93 11

BTW BE0224 771 467 Ond.nr. 0224 71 467 IBAN BE90 0969 2800 0132 BIC GKCCBEBB

Acerta Groenenborgerlaan 16 2610 ANTWERPEN-WILRIJK tel. 03 829 24 10 soc.wilrijk@acerta.be

BTW BE0473 329 910 Ond.nr. 0473 329 910 IBAN BE64 7340 0318 5952 BIC KREDBEBB

44022

LEVERANCIERSBESTAND

44019

Fredrix Turnhoutsebaan 365 1030 BRUSSEL tel. 03 354 09 64 frederick@telenet.be

44015

THEMA 3

LEVERANCIERSNUMMER

LEVERANCIERSGEGEVENS Carwash Vereecke Noorderlaan 91 2030 ANTWERPEN Tel. 03 541 42 18 info@vereecke.be

BTW BE0864 133 111 Ond.nr. 0864 133 111 IBAN BE84 4829 0651 3159 BIC KREDBEBB

44024

Overtoom Industrielaan 30 1730 TERNAT tel.02 583 01 01 sales@overtoom.be

BTW BE0737.195.545 Ond.nr. 0737 195 545 IBAN BE50 7330 3164 0218 BIC KREDBEBB

44025

Teximport Industriezone Zuid 56 2800 MECHELEN info@teximport.com

BTW BE34 4031 0167 7190 Ond.nr. 0426 217 901 IBAN BE34 4031 0167 7190 KREDBEBB

44026

Woolpower Brusselsesteenweg 644 1731 ZELLIK tel. 02 467 02 50 info@woolpowerbelgium.com

BTW BE 214 596 464 Ond.nr. 0214 596 464 IBAN BE72 4256 1791 1116 KREDBEBB

Uitgeverij Lannoo NV Kasteelstraat 97 8700 TIELT tel. 051 42 42 11 info@lannooshop.be

BTW BE0446 201 582 Ond.nr. 0446 201 582 IBAN BE39 4721 0100 0119 BIC KREDBEBB

THEMA 3

LEVERANCIERSBESTAND

44023

44027

LEVERANCIERSGEGEVENS EN -VOORWAARDEN

Thema 4: De taken van een onthaalmedewerker

THEMA

De taken van een onthaal medewerker

p. 133

NEXT LEVEL

STEP-UP

p. 127

Hoe klasseer je nauwkeurig papieren documenten in een onderneming?

p. 96

Hoe verwerk je inkomende en uitgaande post en mails?

p. 53

Hoe voer je een klantvriendelijk telefoongesprek aan de onthaalbalie?

p. 25

Hoe onthaal je bezoekers op een klantvriendelijke manier?

p. 6

STEP-IN

p. 4

Opstellen telefoonmemo

LEVEL

STEP-IN

Hoe onthaalt Tim de klanten?

Wat vind je van die manier van onthaal?

Wat doet Tim na de registratie?

Bekijk aandachtig het tweede filmpje en beantwoord de vragen.

Stel dat je met de hele familie op reis bent. Je hebt er net een lange vlucht op zitten en je komt aan in het hotel. Bekijk aandachtig het filmpje en beantwoord de vragen.

Wie onthaalt de gasten in Weird Hotel in Sasebo (Japan)?

Wat vraagt ze aan de gast?

THEMA 4

STEPIN

Denk je dat dat altijd even vlot verloopt? Waarom (niet)?

Wat vindt de man ervan?

Door wie wordt de man onthaald?

Denk je dat het belangrijk is dat er in een bedrijf een fysiek onthaal is?

In dit thema doorloop je vier Levels waarin je leert … wat de belangrijkste taken van een onthaalmedewerker zijn;

hoe je een klantvriendelijk telefoongesprek voert;

hoe je inkomende en uitgaande post verwerkt;

hoe je documenten volgens verschillende klasseermethodes klasseert.

Elk Level biedt je een stukje kennis dat je nodig hebt om de opdracht van de Step-up uit te voeren. Daarin ontwerp je een telefoonmemo van je zelfgekozen onderneming.

THEMA 4

STEPIN

LEVEL 1 Hoe onthaal je bezoekers op een klantvriendelijke manier?

INTRO Stel dat je in een onderneming voor een vakantiejob gaat solliciteren. Bespreek de onderstaande vragen klassikaal. Hoe wil jij professioneel en klantvriendelijk onthaald worden? Wat loopt er allemaal mis bij het onthaal in de cartoon? Bespreek klassikaal.

a b

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag:

THEMA 4

LEVEL 1

Hoe onthaal en registreer je bezoekers op een klantvriendelijke manier?

Explore 1— Wat zijn de belangrijkste taken van een onthaalmedewerker?

Good to know

Ga naar iDiddit en download de jobadvertenties. Bestudeer ze grondig. Beantwoord nadien de onderstaande vragen. a

Hoe heet de functie van onthaalmedewerker in de advertenties?

Welke taken horen volgens de jobadvertenties tot de kerntaken van een onthaalmedewerker? Markeer.

Soms vind je in een jobadvertentie of organogram verschillende benamingen voor dezelfde functie.

goederen inpakken

bezoekers naar de vergaderruimte begeleiden

inkomende mails behandelen

inlichtingen geven aan bezoekers badges klaarleggen voor de bezoekers

goederen verzendklaar maken

parkeerplaats reserveren

facturen opstellen bezoekers ontvangen de kassa bedienen

personeel aanwerven bezoekers registreren

de artikelvoorraad bijhouden oproepen aannemen

THEMA 4

vergaderzalen klaarzetten

LEVEL 1

facturen boeken

Zoek de betekenis van de begrippen ‘attitude’ en ‘vaardigheid’. Gebruik het internet. Noteer de betekenis in je eigen woorden. a

attitude

vaardigheid

Neem er opnieuw de jobadvertenties bij. a b

Markeer in de jobadvertenties de vaardigheden in het geel. Bespreek nadien klassikaal. Markeer in de jobadvertenties de attitudes in het groen. Bespreek nadien klassikaal.

Explore 2— Uit welke fasen bestaat een goed onthaalgesprek?

Fasen onthaalgesprek

Een goed onthaalgesprek bestaat uit drie fasen.

Het echte baliegesprek waarbij de onthaalbediende vraagt wat het doel van het bezoek is. Nadien bezorgt de onthaalbediende de gevraagde informatie aan de bezoeker of verwijst hem door naar de juiste persoon.

Een begroeting

Het afscheid

Goedemorgen, meneer. Waarmee kan ik u helpen?

Jeroen:

Goedemorgen. Ik ben Jeroen Jansen. Ik heb om 11.00 uur een afspraak met mevrouw Naomi Luys voor een sollicitatiegesprek.

Natascha:

LEVEL 1

Neemt u daar gerust even plaats. Ik verwittig mevrouw Luys dat u er bent. … Mevrouw Luys kan u over tien minuten ontvangen. Kan ik u een kop koffie of iets fris aanbieden?

Jeroen:

Een glaasje water zou fijn zijn. …

Natascha:

Alstublieft, een glaasje water. Ik heb ook een bedrijfsbrochure meegebracht zodat u alvast met onze onderneming kunt kennismaken.

Natascha:

THEMA 4

Lees het onthaalgesprek tussen de onthaalmedewerker Natascha Makropoulos van A.S.Adventure.edu en Jeroen Jansen. Duid de drie fasen aan.

Dank u wel.

Natascha:

Meneer Jansen, mevrouw Luys kan u ontvangen. Haar kantoor is aan het einde van de gang aan de rechterkant. Veel succes met de sollicitatie.

Jeroen:

Dank u wel.

Natascha:

(Na het sollicitatiegesprek bij het verlaten van het gebouw) Tot ziens, meneer Jansen.

Jeroen:

Explore 3— Hoe onthaal je bezoekers op een klantvriendelijke manier?

Good to know

Als je het vertrouwen van klanten en leveranciers wilt winnen, moet je ervoor zorgen dat iedere werknemer de zaken professioneel aanpakt. Wist je dat mensen binnen de acht seconden een eerste indruk van je gemaakt hebben? En dat het heel moeilijk is om die eerste (slechte) indruk later om te buigen?

a b

Welke richtlijnen past de onthaalmedewerker toe? Kruis aan. Evalueer het gesprek aan de hand van de bovenstaande lijst.

THEMA 4

Ga naar iDiddit en bekijk er het filmpje van een onthaalgesprek.

LEVEL 1

Dit zijn enkele richtlijnen voor een klantvriendelijk onthaal. Zorg ervoor dat de onthaalbalie altijd bemand is. Begroet de bezoeker onmiddellijk en vriendelijk. Spreek voldoende luid. Gebruik Standaardnederlands. Stel duidelijke vragen, zodat je de klant de juiste informatie kunt bezorgen. Wees altijd professioneel en enthousiast. Een glimlach kost niets. Probeer altijd een oplossing te vinden voor het probleem of de vraag van de bezoeker. Stuur de klant, wanneer dat nodig is, door naar de juiste personen binnen de onderneming. Pas je kleding aan de bedrijfscultuur aan. Verzorg je kapsel. Zorg voor een frisse adem en propere handen. Zorg dat de onthaaldesk en de ontvangstruimte er netjes bij liggen. Blijf niet zitten en leun niet over de balie of tafel wanneer je de bezoeker een hand wilt geven. Loop om de balie heen, als dat nodig is, om een hand te geven.

Explore 4— Wie doet wat binnen de onderneming? Om een bezoeker op een correcte manier door te verwijzen, is het heel belangrijk dat je weet wie waarvoor verantwoordelijk is binnen een onderneming. Bekijk het organogram van A.S.Adventure.edu achteraan dit thema of op iDiddit. a b

Bestudeer dat organogram grondig. Welke afdeling en welke persoon moet je aanspreken in de volgende situaties?

Situatie 2: De bestuurder van een sportclub wil een nieuwe uitrusting kopen voor alle leden. Hij heeft een afspraak gemaakt om te onderhandelen over een mogelijke korting op de prijs.

Situatie 1: Een vertegenwoordiger wil zijn assortiment aan tenten voorstellen en heeft een afspraak gemaakt.

Situatie 4: Er zijn problemen met de nieuwe elektronische kassa’s. De technicus van de leverancier van de kassa’s meldt zich bij de balie.

Situatie 3: Een klant heeft een aanmaning ontvangen. Hij zou een factuur te laat betaald hebben. De klant denkt dat hij wel op tijd betaald heeft.

THEMA 4

LEVEL 1

Op iDiddit vind je een grondplan van A.S.Adventure.edu. a b c

Druk het grondplan af op A3-formaat. Noteer het cijfer van de afdelingen of personen op de juiste plaats. Bewaar de afgedrukte plattegrond bij je leerwerkboek.

Bij A.S.Adventure.edu mag de onthaalmedewerker de balie enkel in dringende gevallen verlaten. Op die manier is het onthaal zoveel mogelijk bemand. Natascha Makropoulos zal de bezoekers die ze doorverwijst, de weg naar de bevoegde persoon moeten uitleggen. Noteer de wegbeschrijving voor de vier situaties.

Situatie 1:

Situatie 2:

Situatie 4:

Situatie 3:

Explore 5— Waarom moeten bezoekers zich registreren? Good to know

THEMA 4

LEVEL 1

Meestal moeten bezoekers die zich aan de ontvangstbalie aanmelden, zich registreren. In noodgevallen is het immers belangrijk te weten wie er waar in het gebouw aanwezig is. De registratie kan gebeuren door de onthaalbediende, via een database of andere software. Er zijn nog ondernemingen waar bezoekers zich nog steeds met pen en papier registreren.

Maak met een tekstverwerker een document om bezoekers te registreren. a b

Gebruik het stappenplan om het document te ontwerpen. Raadpleeg de ICT-fiches van tekstverwerker.

STAPPENPLAN Stap 1: Stel de marges in op 20 mm (ICT-fiche_T_08). Stap 2: Zorg voor een liggende pagina-indeling (ICT-fiche_T_09). Stap 3: Voorzie onderaan rechts van de pagina een paginanummer (ICT-fiche_T_12). Stap 4: Zet de tekst ‘A.S.Adventure.edu’ in de koptekst. Centreer die tekst.

–

Voorzie op elk blad rechtsboven ook het logo van A.S.Adventure.edu. Je vindt het logo op iDiddit (ICT-fiche_T_24 en ICT-fiche_T_26).

–

Stap 5: Plaats de contactgegevens van A.S.Adventure.edu (adres, telefoonnummer, faxnummer, websiteadres) gecentreerd in de voettekst (ICT-fiche_T_13). Stap 6: Voeg een tabel in zodat je het onderstaande resultaat krijgt.

Geef de eerste en tweede rij een hoogte van 1 cm. Alle andere rijen zijn 1,5 cm hoog (ICT-fiche_T_18).

–

Voeg cellen samen om het onderstaande resultaat te krijgen (ICT-fiche_T_20).

–

Geef de titel van de eerste rij deze opmaak: Calibri, 18pt, vet en zowel horizontaal als verticaal gecentreerd (ICT-fiche_T_3).

–

Arceer de eerste rij in de groene kleur van de huisstijl van A.S.Adventure.edu: kleur groen, accent 6, donkerder 50 % (ICT-fiche_T_23).

–

Geef de titel van de tweede rij deze opmaak: Calibri, 11pt, vet en zowel horizontaal als verticaal gecentreerd (ICT-fiche_T_3).

–

Arceer de tweede rij in de oranje kleur van de huisstijl van A.S.Adventure.edu: kleur donkeroranje, accent 2, donkerder 25 % (ICT-fiche_T_23). A.S.Adventure.edu

Registratie bezoekers

Naam bezoeker

Firma

Contactpersoon

Interne tel.

Lokaal

Tijd In

Uit

THEMA 4

LEVEL 1

Datum

Stap 7: Bewaar het resultaat in je portfolio. Maak een map voor elk thema en een submap voor elk Level. Geef die submap de naam ‘Thema_X_Level_Y’. Geef het bestand een duidelijke naam zoals ‘Explore_5_Bezoekersregistratie’. Nijverheidsstraat 92/5 | 2160 Wommelgem - info@asadventure.edu

Een klantvriendelijk onthaal van bezoekers is erg belangrijk. Om dat te kunnen doen is het belangrijk dat je als onthaalmedewerker de juiste attitudes en vaardigheden hebt. Het geeft de bezoeker immers een eerste indruk en het zegt ook veel over het bedrijf of de organisatie zelf. De onthaal medewerker is voor een (mogelijke) klant het eerste aanspreekpunt binnen een onderneming. Wanneer een bezoeker goed werd ontvangen, dan volgen er ongetwijfeld meer gesprekken of bezoeken.

TO THE POINT

Een goed onthaalgesprek bestaat uit drie fasen. — Een begroeting — Het echte baliegesprek waarbij de onthaalmedewerker vraagt wat het doel van de bezoeker is. Nadien bezorgt de onthaalbediende de gevraagde informatie aan de bezoeker of verwijst hem door naar de juiste persoon. — Een afscheid

Voor een persoonlijk onthaal let je het best op de volgende zaken. — Begroet de klant onmiddellijk als hij binnenkomt en op gepaste wijze (beleefd en verstaanbaar). — Zorg voor een verzorgd voorkomen (kleding, kapsel, frisse adem, propere handen ...). — Wees steeds professioneel en enthousiast. Een glimlach kost immers niets. — Probeer vragen of problemen zoveel mogelijk af te handelen. — Stuur de klant door naar de juiste personen binnen het bedrijf wanneer dat nodig is. — Zorg dat de onthaalbalie en de ontvangstruimte er netjes bij liggen. — Zorg voor voldoende zitplaatsen bij het onthaal. — Bied een drankje of tijdschrift aan om de wachttijd aangenamer te maken.

THEMA 4

LEVEL 1

Een bezoeker die zich aanmeldt bij de onthaalbalie moet zich meestal registreren. Dat gebeurt uit veiligheidsoverwegingen. In geval van nood, zoals brand, moet de onderneming weten wie zich waar in het gebouw bevindt.

Action 1— Welke competenties zijn belangrijk voor een onthaalmedewerker?

Ga naar iDiddit en bekijk het filmpje van Actief Interim over een vacature voor een onthaalmedewerker. Beantwoord de onderstaande vragen. Welke taken zou de nieuwe onthaalmedewerker moeten uitvoeren?

Welke vaardigheden moet die persoon hebben?

Welke attitudes zijn belangrijk voor de job?

Action 2— Welke sollicitanten hebben de juiste

kwaliteiten?

Tijdens een sollicitatiegesprek voor de functie van onthaalbediende doen een aantal kandidaten de volgende uitspraken. a

THEMA 4

LEVEL 1

Is die uitspraak positief of negatief met het oog op de functie van onthaalbediende? Waarom vind je dat?

UITSPRAAK

POSITIEF OF NEGATIEF

Ik kan makkelijk iets uitleggen.

positief negatief

REDEN

UITSPRAAK Voor mij is het belangrijk dat het een nine-tofivejob is omwille van mijn kinderen.

POSITIEF OF NEGATIEF positief negatief

REDEN

Ik durf vreemde talen spreken ook al ben ik daar niet zo sterk in.

positief negatief

Voor deze job is softwarekennis niet belangrijk.

positief negatief

Tijdens kalme momenten kan ik privézaken regelen, zoals een afspraak bij de tandarts maken.

Ik word niet snel van mijn stuk gebracht.

positief negatief

LEVEL 1

Ik kan niet goed omgaan met kritiek.

THEMA 4

Mijn kleding is niet belangrijk als ik mijn job maar goed doe.

POSITIEF OF NEGATIEF

REDEN

positief negatief

UITSPRAAK

Action 3— Is een job als onthaalmedewerker iets voor jou? Surf via iDiddit naar de website van Zaleco.

b c

Vul de test in en ontdek of je klantvriendelijk genoeg bent om onthaalmedewerker te worden. Druk de ingevulde test en je score af als pdf. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 4— Hoe onthaal je een bezoeker op een klantvriendelijke manier?

Werk in twee groepen. Elke groep werkt met een onthaalgesprek. Bekijk het filmpje dat je werd toegewezen. Evalueer het onthaalgesprek aan de hand van de volgende checklist. Bespreek nadien klassikaal. De onthaalmedewerker begroet de bezoeker onmiddellijk en vriendelijk. De onthaalmedewerker spreekt voldoende luid. De onthaalmedewerker gebruikt Standaardnederlands. De onthaalmedewerker stelt duidelijke vragen, zodat hij de klant de juiste informatie kan bezorgen. De onthaalmedewerker is professioneel en enthousiast. Een glimlach kost niets. De onthaalmedewerker probeert een oplossing te vinden voor het probleem of de vraag van de bezoeker. De onthaalmedewerker stuurt de klant wanneer dat nodig is door naar de juiste personen binnen de onderneming. De onthaalmedewerker zorgt dat de onthaalbalie en de ontvangstruimte er netjes bij liggen.

THEMA 4

LEVEL 1

a b c

Action 5— Hoe voer je een klantvriendelijk onthaalgesprek?

Werk per twee. Elk duo krijgt van de leerkracht een fiche met een gespreksituatie. De ene leerling speelt de rol van onthaalbediende, de andere leerling is bezoeker. a b c

EVALUATIEFICHE EEN ONTHAALGESPREK VOEREN

Bereid per twee het onthaalgesprek voor. Speel het gesprek. Je klasgenoten evalueren achteraf het onthaalgesprek.

 starter

 junior

De klant wordt vriendelijk verwelkomd.



 

—

De onthaalmedewerker luistert aandachtig.



 

—

De gegeven informatie is correct.



 

—

De onthaalmedewerker blijft bij het onderwerp.



 

—

De onthaalmedewerker spreekt duidelijk en drukt zich in het Standaardnederlands uit.



 

—

De lichaamstaal is passend.



 

—

De onthaalmedewerker verwijst door als dat nodig is.



 

—

 expert

THEMA 4

LEVEL 1

TOTAAL

Action 6— Hoe begeleid je snel en correct een bezoeker? Niet alleen in bedrijven kom je onthaalmedewerkers tegen. Je vindt hen ook in ziekenhuizen, gemeentehuizen … en zelfs in je eigen school, want ook daar komen dagelijks bezoekers over de vloer: nieuwe leerkrachten of leerlingen, leveranciers … a b c

EVALUATIEFICHE DE WEG WIJZEN

Vraag een grondplan van de school en bestudeer dat grondig. Werk per twee. Ieder duo krijgt van de leerkracht de opdracht om een bezoeker naar een bepaalde plaats te begeleiden. Leerling A voert de opdracht uit. Leerling B observeert of leerling A de opdracht correct en op de meest efficiënte manier doet. Hij gebruikt daarbij de onderstaande checklist.

 starter

De leerling leest eerst grondig de opdracht.



 

—

De leerling denkt op voorhand na over de route die hij wil nemen.



 

—

De leerling begeleidt de bezoeker op de meest efficiënte manier naar de bestemming.



 

THEMA 4

LEVEL 1

—

TOTAAL

 junior

 expert

Action 7— Hoe verloopt een bijna volledig geautomatiseerd onthaal?

Good to know

Ga naar iDiddit en bekijk er het filmpje over dergelijke software. Zet nadien de onderstaande stappen in de juiste volgorde. Bij aankomst krijgt de bezoeker informatie over de parkeerplaats die voor hem gereserveerd is.

De bezoekersbadge wordt automatisch afgedrukt.

De bezoeker ontvangt een bevestiging van de vergadering via mail. In die mail staat ook praktische info zoals een routebeschrijving.

De contactpersoon binnen de onderneming wordt via een bericht verwittigd dat de bezoeker aangekomen is.

Via het dashboard van het visitormanagement heeft het bedrijf snel een overzicht van de geregistreerde bezoekers en kan er een lijst van aanwezigen in het bedrijf worden afgedrukt voor noodgevallen.

Bij aankomst kan de bezoeker zichzelf via een touchscreen registreren.

Sommige firma’s specialiseren zich in de automatisatie van het onthaal van bezoekers. Dat geautomatiseerde onthaal heet visitormanagement.

Een andere onderneming die de software aanbiedt, is Vizito. Bestudeer de onderstaande afbeelding. Bespreek klassikaal hoe dat geautomatiseerde onthaal gebeurt.

Verwittiging naar de host

Uitchecken

Vergadering

Feedback geven

LEVEL 1

Onlineregistratie invullen

THEMA 4

QR-code scannen

Action 8— Hoe onthaalt jouw school bezoekers? Nodig de onthaalmedewerker van jouw school uit in de klas. Bereid een aantal vragen voor zodat je alle informatie hebt om een presentatie te maken over de volgende onderwerpen:  Wat zijn de belangrijkste taken van een onthaalmedewerker in een school?  Zijn er bepaalde procedures die gevolgd moeten worden bij het onthaal?  Hoe gebeurt de registratie van de bezoekers?  Wat gebeurt er als een bezoeker even moet wachten?

b c

Verwerk de antwoorden met een presentatieprogramma naar keuze en stel ze voor aan de klas. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

registreren?

Ga naar iDiddit en bekijk het filmpje over de registratie van bezoekers. Beantwoord nadien de onderstaande vragen.

Action 9— Waarom is het belangrijk om bezoekers te

Waarom is het belangrijk om bezoekers te registreren?

Waarom is bezoekersregistratie op papier niet zo efficiënt?

THEMA 4

LEVEL 1

Action 10— Werkplekleren: welke taken heeft een onthaalmedewerker?

Breng een bezoek aan het onthaal van een onderneming.

Interview een onthaalmedewerker zodat je een verslag kunt schrijven over:

Informeer zeker ook naar: a b c

zijn taken, vaardigheden en attitudes, de inrichting van de ontvangstruimte, het nodige materiaal voor een onthaalbalie.

afspraken rond voorkomen, tips in verband met lichaamstaal, tips in verband met stemgebruik.

a b c

Vul de onderstaande fiche volledig en nauwkeurig in.

DEEL 1: VOOR HET INTERVIEW Bereid het interview voor.

Noteer de naam van de persoon die je gaat interviewen.

LEVEL 1

THEMA 4

Noteer wat je over de geïnterviewde wilt weten.

DEEL 1: VOOR HET INTERVIEW Noteer een aantal vragen die je wilt stellen.

Tip:

– Heb je alles gevraagd wat je wilt weten? Maak indien nodig nieuwe vragen. – Is elke vraag nodig om voldoende informatie te hebben? – Staan de vragen in de goede volgorde?

DEEL 2: TIJDENS HET INTERVIEW Doe zeker de volgende zaken.

Stel jezelf voor.

Vraag beleefd of je een interview mag afnemen. Leg kort de bedoeling van het interview uit. Vertel hoelang het interview gaat duren.

Vertel wat je met de verkregen informatie zult doen.

Vraag of je de antwoorden mag opschrijven of opnemen.

THEMA 4

LEVEL 1

Tip:

– Onderbreek niet bruusk wanneer de geïnterviewde afwijkt van de vraag. Geef een korte samenvatting en stel opnieuw een vraag. – Durf door te vragen als het antwoord oppervlakkig of onvolledig is (bijvoorbeeld: ‘Waarom?’, ‘Hoe bedoelt u?’ …) Vraag of je foto’s mag maken. Bedank de geïnterviewde na afloop.

DEEL 3: NA HET INTERVIEW Maak een verslag. Verwerk de antwoorden met een tekstverwerker. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

BREAKING NEWS Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST

Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst. JA

Ik kan de belangrijkste taken van een onthaalmedewerker omschrijven.

Ik kan bezoekers onthalen op een klantvriendelijke manier.

Ik kan bezoekers registreren.

Ik ken het belang van persoonlijke hygiëne en voorkomen.

Ik kan bezoekers informeren aan de hand van een grondplan.

EXTRA OEFENMATERIAAL

THEMA 4

LEVEL 1

KAN BETER

Beeldwoordenboek Level 1 BEGRIP

VERKLARING Dat is een eigenschap die je bezit. Het geeft aan hoe je bent en beschrijft je houding in bepaalde situaties. bv. enthousiast

onthaal medewerker

Die werknemer onthaalt en registreert bezoekers, bedient de telefooncentrale, klasseert vaak ook documenten en verwerkt de inkomende en uitgaande post.

vaardigheid

Een vaardigheid is iets wat je kunt. bv. vlot telefoneren

THEMA 4

BEELDWOORDENBOEK

LEVEL 1

attitude

AFBEELDING

LEVEL 2

INTRO

Hoe voer je een klantvriendelijk telefoongesprek aan de onthaalbalie?

Werk samen met je buur. Noteer de vaardigheden en attitudes die een onthaalmedewerker moet hebben om klantvriendelijk te kunnen telefoneren.

Verwerk die lijst in een woordenwolk waarbij de belangrijkste vaardigheden en attitudes meer opvallen. Op iDiddit vind je een aantal tools om een woordenwolk te maken.

Hoe voer je klantvriendelijke telefoongesprekken aan de onthaalbalie?

LEVEL 2

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag:

THEMA 4

Explore 1— Hoe bereid je een telefoongesprek voor? Je bereidt je best goed voor op een zakelijk telefoongesprek. Die voorbereiding kan het verschil maken ten opzichte van de concurrent. Bekijk de tips die je bij de voorbereiding kunnen helpen. Tip:

— —

—

Zorg dat je steeds papier en iets om mee te schrijven bij de hand hebt. Noteer tijdens het gesprek in grote lijnen de inhoud van het gesprek. Vermeld de datum en het uur en ook de persoonlijke gegevens van je klant. Als je na het telefoongesprek nog even tijd hebt, vul je de notities zoveel mogelijk aan. Als je de klant moet terugbellen, is het handig als je nog perfect weet waarover het voorgaande gesprek ging. Zorg dat je jouw telefoontoestel door en door kent, vooral als je vaak moet doorschakelen. Weet welke collega welke functie heeft zodat je steeds met de juiste persoon kunt doorverbinden. Zorg dat het rustig is op de achtergrond.

Telefoonmemo

De meeste bedrijven gebruiken een telefoonmemo om de belangrijkste informatie van een telefoongesprek te noteren. Dat is een voorgedrukt formulier. Zo hoef je een aantal woorden niet steeds opnieuw op te schrijven. Het wordt ingevuld volgens een bepaald systeem en in een bepaalde volgorde. Daardoor is het risico dat je het formulier fout invult, kleiner. De lay-out van de telefoonmemo verschilt van bedrijf tot bedrijf.

THEMA 4

LEVEL 2

Waaraan doet het woord ‘memo’ je denken?

Werk samen met je buur. Maak hieronder een lijst met informatie die jullie zouden opnemen in een telefoonmemo.

Maak met een tekstverwerker een telefoonmemo. Volg het stappenplan. Raadpleeg de ICTfiches van tekstverwerker.

STAPPENPLAN:

Stap 1: Stel de marges in op 20 mm (ICT_Fiche_T_08).

Stap 2: Zorg voor een staande pagina-indeling (ICT_Fiche_T_09). Stap 3: Voorzie onderaan rechts van de pagina een paginanummer (ICT_Fiche_T_12). Centreer die tekst.

–

Voorzie op elk blad rechtsboven ook het logo van A.S.Adventure.edu. Je vindt het logo op iDiddit (ICT-fiche_T_13).

THEMA 4

–

LEVEL 2

Stap 4: Zet de tekst ‘A.S.Adventure.edu’ in de koptekst.

Stap 7: Stel de hoogte van de rijen in (ICT-fiche_T_18). –

Rij 1: 1,5 cm

–

Rij 2 en 3: 1 cm

–

Rij 4 tot en met 8: 0,8 cm

–

Rij 9: 10 cm

–

De volgende rijen: 0,8 cm

Stap 8: Voeg cellen samen om het gevraagde resultaat te krijgen (ICT-fiche_T_20). Stap 9: Maak de rijen op: Geef de titel van de eerste rij deze opmaak: Calibri, 18pt, vet en zowel horizontaal als verticaal gecentreerd, in een grijstint 35 % (ICT-fiche_T_11).

–

Zet de titel van rij 2, 3 en 10 in deze opmaak: Calibri, 11pt, vet, horizontaal en verticaal gecentreerd, grijstint 15 %.

–

Voorzie de resterende rijen van deze opmaak: Calibri, 11pt, vet en links – bovenaan uitlijnen, in een grijstint 10 %. Tip:

–

Voor sommige cellen moet je de optie ‘randen’ gebruiken om het gevraagde resultaat te krijgen. (ICT_Fiche_T_23).

Stap 10: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Explore 2— Hoe vul je een telefoonmemo in?

Good to know

De meeste onthaalmedewerkers gebruiken een headset zodat ze de handen vrij hebben om bijvoorbeeld een telefoonmemo in te vullen. Wanneer je niet over een headset beschikt, neem je de hoorn best op met de hand waarmee je niet schrijft. Met je vrije hand maak je dan aantekeningen van het gesprek op de telefoonmemo.

Ga naar iDiddit en download de telefoonmemo.

THEMA 4

LEVEL 2

a b c

Druk tien exemplaren af van het document. Zorg dat er twee pagina’s per vel staan. Snij de pagina’s middendoor. Niet de telefoonmemo’s aan elkaar in de linkerbovenhoek.

Vul een telefoonmemo in voor een van de volgende telefoongesprekken. Voor deze opdracht heb je de keuze. Kies optie 1 als je graag wat ondersteuning wilt. Kies optie 2 als je liever een uitdaging wilt.

Optie 1 Geschreven telefoongesprek Op 10 oktober om 9.50 uur rinkelt de telefoon bij A.S.Adventure.edu. Natascha: Goedemorgen met Natascha Makropoulos van de firma A.S.Adventure.edu.

Steven: Goedemorgen, u spreekt met Steven Mertens. Ik ben boekhouder bij Beleko uit Antwerpen.

Gisteren werden de bestelde sportartikelen geleverd samen met de factuur. Bij de controle van die verkoopfactuur bleek dat de afgesproken verkoopsvoorwaarden niet werden gerespecteerd. Kunt u mij met de verantwoordelijke binnen uw onderneming doorverbinden? Natascha: Estefania Umuhire, die verantwoordelijk is voor de facturatie binnen ons bedrijf, is nu in vergadering. Kan ik vragen dat ze u terugbelt? Steven: Dat is prima. Heeft u enig idee wanneer zij zal bellen want ik heb om 13.00 uur een overleg. Dat overleg zal ongeveer een uur duren. Natascha: Ik zal haar vragen dat ze u zeker vandaag nog terugbelt, maar dan na 14.00 uur. Kunt u mij het factuurnummer geven, dan bezorg ik haar dat al. Ze kan dan al de nodige opzoekingen doen.

Steven: Zeker, het gaat om factuurnummer 365 van 9 oktober. Natascha: Prima, dat is genoteerd. Tot ziens, mijnheer Mertens.

Optie 2 Ingesproken telefoongesprek

Ga naar iDiddit en beluister het telefoongesprek.

Explore 3— Hoe verbind je met de juiste persoon door?

THEMA 4

Net zoals bij het onthaal is het bij een telefoongesprek heel belangrijk om naar de juiste persoon door te verwijzen. Om een gesprekspartner op een correcte manier door te verbinden, moet je weten wie waarvoor verantwoordelijk is binnen een onderneming. Een organogram kan een hulpmiddel zijn.

LEVEL 2

Good to know

Bekijk het organogram van A.S.Adventure.edu achteraan dit thema of op iDiddit. a b

Bestudeer dat organogram grondig. Met welke afdeling of welke persoon moet je doorverbinden?

Situatie 2: Een klant wil weten wanneer de levering van zijn bestelling is gepland.

Situatie 3: Een klant heeft een aanmaning ontvangen. Hij zou een factuur te laat betaald hebben. De klant denkt dat hij wel op tijd betaald heeft.

Situatie 1: Een leverancier heeft bijkomende informatie nodig om een offerte op te maken.

Situatie 4: Een klant belt omdat er problemen zijn met de webshop.

THEMA 4

LEVEL 2

Situatie 5: Een klant wil weten of hij de te kleine wandelschoenen mag omruilen.

Situatie 6: Het interimkantoor wil meer informatie over de jobomschrijving voor de tijdelijke vervanging van een van de winkelbedienden.

Situatie 7: Een sollicitant neemt contact op met A.S.Adventure.edu om een afspraak te maken voor een sollicitatiegesprek.

Explore 4— Hoe gebruik je het NAVO-alfabet 1

Een telefonist moet vaak moeilijke namen van personen en ondernemingen noteren. Het correct doorgeven van namen is van groot belang. Bovendien zijn veel personen heel gevoelig voor het juist vermelden van hun naam. Geef een voorbeeld van een negatief gevolg bij het verkeerd doorgeven van een naam.

Telefoonalfabet

Waarvoor staan de letters in het NAVO-alfabet? Vul de tabel aan. Gebruik indien nodig het internet.

LEVEL 2

NAVO-ALFABET

THEMA 4

Wanneer je een naam van een persoon of bedrijf moet spellen, gebruik je best een telefoonalfabet. In die lijst is elke letter met een duidelijk woord verbonden. Elke taal heeft een ander telefoonalfabet. Daarom is het handig om een internationale versie van het telefoonalfabet te gebruiken, het NAVO-alfabet. De woorden zijn in iedere moedertaal gemakkelijk uit te spreken. Op die manier versta je elkaar ongeacht je moedertaal.

Good to know Het NAVOalfabet heeft ook afspraken voor de getallen. Om verwarring te voorkomen spreek je getallen cijfer per cijfer uit. Bijvoorbeeld: het getal 21 spreek je niet uit als ‘twenty one’ maar cijfer per cijfer als ‘two one’. 6

six

one one

one six

two

seven

one two

one seven

three

eight

one three

one eight

four

nine

one four

one nine

five

one zero

one five

two zero

one

Ga naar iDiddit en download het NAVO-alfabet. Knip de tabel uit zodat ze makkelijk hanteerbaar is. Plastificeer het kaartje. Leg het in de buurt van het telefoontoestel zodat je het onmiddellijk kunt gebruiken om een naam te spellen.

a b c

Om het NAVO-alfabet goed te kunnen gebruiken, moet je veel oefenen. Werk per twee. Elk duo spelt om de beurt een naam van enkele werknemers van A.S.Adventure.edu volgens het NAVO-alfabet.

Anastasia Dingenen

Yassin Ayas

Yarno Janssen

sche Mulin Bus

Femke Kelc h

termans

LEVEL 2

Jinte Schrooten

THEMA 4

Dana Haels

Anissa Zadora

aci

Ersil Dokum

Pedro Awouters Naomi Luys

Jitse Vissers

en Truy Eline Sterre Daniels

Tim Stroobandt

Ayou b Talb i

muhire

Estephana U

Natascha Makropoulos Natan Heylen

Lies Meeus

Explore 5— Hoe begroet je de oproeper aan de telefoon? 1

Lees de tekst. Markeer de kernwoorden.

Een telefoongesprek bestaat uit vijf fasen. De persoon die opgebeld wordt, begroet de oproeper. Daarna stelt de persoon die opbelt zichzelf voor. Dan begint het eigenlijke gesprek. Het is belangrijk dat diegene die opgebeld wordt met duidelijke en gerichte vragen in een zo kort mogelijke tijd het probleem probeert op te lossen, informatie doorgeeft, een afspraak maakt … Een vierde fase die vaak vergeten wordt, is een controlefase. Daarin worden afspraken nog eens kort samengevat zodat de telefonist zeker is dat hij alles goed begrepen heeft. Ten slotte is er de afsluiting van het telefoongesprek. Noteer de vijf stappen met kernwoorden in het onderstaand schema.

Schrijf in het telefoongesprek van Explore 2 de verschillende fasen op de juiste plaats.

Good to know

Waarom neem je best niet onmiddellijk op?

THEMA 4

LEVEL 2

Wacht bij een inkomend telefoongesprek niet te lang om de hoorn op te nemen. Wie snel reageert, geeft aan dat hij doeltreffend werkt. Probeer elke oproep te behandelen binnen de 20 seconden. Dat komt erop neer dat je de telefoon maximaal 2 à 3 keer laat rinkelen.

Ga naar iDiddit en bekijk het filmpje over professioneel telefoneren. Welke belangrijke tip krijg je over het begroeten van de oproeper aan de telefoon?

Hoe kan Natascha Makropoulos dan best de oproeper begroeten wanneer het telefoontje binnenkomt: a

voor 12 uur?

tussen 12 en 18 uur?

na 18 uur?

Explore 6— Hoe belangrijk is je spreektechniek voor een professioneel telefoongesprek?

Good to know

THEMA 4

LEVEL 2

Dit zijn een aantal tips om een professioneel telefoongesprek te voeren. — Spreek niet te vlug: het komt opgejaagd over, en het kan zijn dat de beller niet kan volgen. — Spreek niet te traag: de concentratie aan de andere kant van de lijn kan daardoor verminderen en / of wegvallen. — Pas je stemvolume aan: wanneer je te luid praat, is dat niet alleen storend voor de beller maar ook voor je collega‘s. Als je te stil praat, is de kans groot dat de beller je niet verstaat wat ook storend is. Hou ook rekening met achtergrondgeluiden. — A rticuleer duidelijk. — Gebruik een goede intonatie, zo blijft je gesprekspartner geboeid. — Las af en toe een korte pauze in. Je gesprekspartner krijgt de kans om iets te zeggen. — Luister actief als de andere persoon aan het woord is. Laat merken dat je luistert door af en toe ‚ja‘, ‚hmhm‘, ‚ok‘ … te zeggen. — Vat het gesprek kort samen om er zeker van te zijn dat jullie elkaar goed begrepen hebben. Dat kan bijvoorbeeld in vraagvorm. ‚Als ik u goed begrepen heb, wenst u uw bestelling voor volgende week maandag te plaatsen?‘

Zoek in een woordenboek of op internet de betekenis op van de begrippen ‘articulatie’ en ‘intonatie’. Omschrijf de betekenis in je eigen woorden. a

articulatie

intonatie

Ga naar iDiddit en beluister de drie gesprekken. a b

In welke mate worden de tips toegepast? Omcirkel het niveau in de evaluatie. Noteer in de laatste kolom wat je positief of negatief vond. TELEFOONGESPREK 1 TIP

EVALUATIE

Spreektempo

starter  junior  expert



OPMERKING



Stemvolume

Articulatie



Intonatie



LEVEL 2

Controlemoment



THEMA 4

Actief luisteren

TELEFOONGESPREK 2 TIP

EVALUATIE 

OPMERKING

starter  junior  expert

Spreektempo



Stemvolume



Articulatie



Intonatie



Actief luisteren



Controlemoment



TELEFOONGESPREK 3

TIP

EVALUATIE



starter  junior  expert

Spreektempo



Stemvolume



Articulatie

Intonatie

THEMA 4

LEVEL 2

Actief luisteren



Controlemoment



OPMERKING

Explore 7— Bestaat er ook zoiets als telefoonetiquette? 1

Er bestaat inderdaad zoiets als telefoonetiquette. Veel zakelijke communicatie vindt immers plaats via de telefoon. Je gedrag aan de telefoon bepaalt soms of je nieuwe zaken of contacten binnenhaalt of verliest. Vat de tien regels van de telefoonetiquette samen in kernwoorden.

Glimlach aan de telefoon. Dat heeft een positief effect. Je houding en stem veranderen erdoor en dat merkt de beller. 2 Spreek duidelijk, iets langzamer dan bij oogcontact, en gebruik bij voorkeur korte zinnen. 3 Zorg dat je alles wat je nodig hebt bij de hand hebt: schrijfgerei, een notitieblok, en interne toestelnummers zodat je kunt doorverbinden. 4 Doe geen andere dingen terwijl je aan het telefoneren bent. De persoon aan de andere kant merkt dat vlug op. Als je toch gegevens moet opzoeken in dossiers of op je computer, zeg dat dan aan je gesprekspartner. 5 Wanneer je tijdens het telefoongesprek verschillende zaken moet opzoeken voor je klant, zet hem dan even in de wacht. Zorg wel dat het geluid van je telefoon tijdelijk afstaat, de klant luistert niet graag naar het gerommel op de achtergrond. Zet hem ook niet té lang in de wacht, dat verveelt snel. Laat regelmatig iets van je horen, vertel hem waarmee je bezig bent. Bedank hem ook voor zijn geduld. 6 Als het telefoongesprek echt ongelegen komt, vraag dan of je mag terugbellen. Als hij liever zelf contact met je opneemt, spreek dan een uur af waarop je zeker beschikbaar bent. 7 Als je moet doorverbinden, kondig dat aan. Bij het doorverbinden geef je de naam van de klant en de reden van de oproep door aan je collega. Het is voor de beller niet fijn als hij zijn verhaal weer helemaal opnieuw moet doen. Zorg dat je meteen met de juiste persoon doorverbindt, zodat de klant geen drie à vier keer een verschillende collega aan de lijn krijgt. 8 Laat de telefoon nooit meer dan drie keer overgaan. Dat is storend voor de beller en voor de collega’s rondom jou. 9 Eet nooit tijdens een telefoongesprek. Dat is onprofessioneel en veroorzaakt onsmakelijke geluiden. 10 Wacht met ophangen totdat de andere persoon de verbinding verbreekt.

Maak met Canva een poster waarin je de kernwoorden verwerkt. Raadpleeg de ICT-fiches van Canva. De meest overzichtelijke poster wordt opgehangen in de kantoorklas.

THEMA 4

LEVEL 2

Explore 8— Hoe stel je de juiste vragen? LSD-techniek

Om klantvriendelijk te telefoneren moet je goed kunnen luisteren en de juiste vragen stellen. Daarvoor gebruik je best de LSDtechniek (luisteren – samenvatten – doorvragen). Je hebt de keuze tussen open en gesloten vragen. — Bij open vragen heeft de gesprekspartner de volledige vrijheid om te antwoorden. Je gebruikt open vragen als je de andere aan het praten wilt krijgen. Open vragen worden ook wel de w-vragen genoemd: wie, wat, waar, waarom, wanneer, welke … — Bij een gesloten vraag zijn de antwoordmogelijkheden beperkt (bv. ja of nee). Je gebruikt gesloten vragen als je de informatie van de klant wilt controleren of wanneer je het gesprek wilt sturen.

a b

Surf via iDiddit naar de website van A.S.Adventure.edu en bestudeer de site gedurende een vijftal minuten. De leerkracht roept een leerling naar voren. Hij toont hem een afbeelding van een van de producten van A.S.Adventure.edu. De andere leerlingen mogen om de beurt een vraag stellen om te ontdekken welk product het is. Het mogen enkel open vragen zijn. Wordt er toch een gesloten vraag gesteld dan mag die leerling niet meer mee raden.

THEMA 4

LEVEL 2

c d

Het lijkt heel eenvoudig om open vragen te stellen, maar je zult merken dat je heel vaak gesloten vragen stelt.

Explore 9— Hoe sluit je een telefoongesprek correct af?

Good to know

De laatste fase van een telefoongesprek is de afsluiting. Die mag best origineler zijn dan ‘Tot ziens’ of ‘Bedankt’. Een gepersonaliseerd einde laat bij de oproeper een veel betere indruk na. Bedenk samen met je buur vier originele afsluiters.

THEMA 4

LEVEL 2

Nog enkele tips die zorgen voor goede zakenrelaties. — Haak pas in wanneer de oproeper heeft neergelegd. — Check na elk gesprek of je telefoonmemo duidelijk genoeg is en vul eventueel nog aan. — Kom gemaakte afspraken altijd na. Stuur de beloofde informatie dus ook echt toe, geef een boodschap door of bel terug op het juiste tijdstip. Kun je de gemaakte afspraak niet nakomen, bel dan direct terug met een korte verklaring.

TO THE POINT Een telefoongesprek bestaat uit:

voorstelling beller

eigenlijke gesprek

controlefase

begroeting

afsluiting

Elke fase verdient evenveel aandacht want hoe je de telefoon opneemt, bepaalt voor een groot deel het imago van het bedrijf. Om een klantvriendelijk telefoongesprek te voeren, houd je best ook rekening met de volgende tips. Tip 1: Luister actief Zorg dat je de LSD-techniek (luisteren – samenvatten – doorvragen) goed onder de knie hebt. Als klanten contact opnemen, dan willen ze vooral dat iemand naar hen luistert. Onderbreek de beller zo weinig mogelijk. Laat merken dat je luistert door af en toe iets te zeggen of instemmend te hummen. Vat af en toe samen. Stel eventueel vragen ter verduidelijking en ter controle. Daarmee geef je aan dat je actief luistert en het helpt misverstanden te voorkomen.

THEMA 4

LEVEL 2

Tip 2: Laat de beller niet wachten Mensen houden niet van wachten. Het heeft een negatieve invloed op je imago als je bellers lang in de wacht zet of meermaals doorverbindt. Laat de telefoon maximaal drie keer rinkelen voor een goed begin van het gesprek. Als de klant een vraag stelt waarop je het antwoord niet direct weet, vraag dan of je later mag terugbellen. Hetzelfde geldt als een klant in de wacht staat: controleer regelmatig of de klant er nog is en als het te lang duurt, vraag dan of je later mag terugbellen. Doorverbinden vinden klanten over het algemeen vervelend. Leg daarom uit waarom en met wie je doorverbindt.

Tip 3: Wees professioneel Met je begroeting zet je de toon van het gesprek. Begin daarom met een professionele begroeting: ‘Goedemorgen / goedemiddag, <naam van het bedrijf>, u spreekt met <eigen naam>’. Zorg ervoor dat iedereen die de telefoon opneemt, die volgorde hanteert. Spreek langzaam en articuleer duidelijk. Zit rechtop, ook al ziet de beller je niet, hij kan uit je stem opmaken of je onderuitgezakt in een stoel hangt of rechtop achter je bureau zit. Hetzelfde geldt voor je humeur. Als je niet vrolijk de telefoon opneemt, dan zal de klant dat spiegelen. Dwing jezelf daarom altijd met een glimlach op te nemen. Door te glimlachen verandert je stemhoogte en dat maakt een betere indruk aan de telefoon. Tip 4: Gebruik een telefoonmemo en het NAVOalfabet Maak tijdens het gesprek notities van de grote lijnen van het gesprek. Vermeld de datum en het uur en ook de persoonlijke gegevens van je klant. Als je na het telefoongesprek nog even tijd hebt, vul je de notities zoveel mogelijk aan. Het kan handig zijn als je de klant moet terugbellen dat je dan nog perfect weet waarover het voorgaande gesprek ging. Klanten vinden het belangrijk dat hun naam correct wordt doorgegeven, gebruik daarvoor het internationale telefoonalfabet.

Tip 5: Sluit af met een goed gevoel Hoe je een gesprek afsluit, is van groot belang voor het vervolg van je relatie met de klant. Bedank de beller voor zijn telefoontje en vat samen wat jullie hebben afgesproken en wat je gaat doen. Hang pas op als de beller opgehangen heeft.

THEMA 4

LEVEL 2

Action 1— Hoe bereid je een telefoongesprek goed voor?

Wat loopt er fout in het gesprek?

Hoe bereid je een telefoongesprek voor?

Ga naar iDiddit en beluister het telefoongesprek.

Action 2— Hoe vul je een telefoonmemo in?

Ga naar iDiddit. Je vindt er vijf telefoongesprekken. Vul voor elk gesprek een telefoonmemo in. Gebruik daarvoor de afgedrukte exemplaren van Explore 2.

Action 3— Hoe spel je namen met het NAVO-alfabet?

THEMA 4

LEVEL 2

Ga naar iDiddit en beluister het audiofragment. Welke namen worden er gespeld?

Action 4— Hoe begroet je een beller op een klantvriendelijke manier?

Hoe begroet je in de volgende situaties?

Situatie 1 Je bent Joris Jansen en werkt als onthaalbediende bij het OCMW in Kontich. Het is 13.00 uur.

Situatie 2 Je bent Jolien Huyghe en werkt als onthaalbediende bij uitgeverij Van In. Op het schermpje van de telefooncentrale zie je dat je collega Filip je opbelt. Het is 10.00 uur.

Action 5— Wat is het verschil tussen actief en niet-actief

luisteren?

Ga naar iDiddit. Bekijk het filmpje over klantvriendelijk telefoneren. Beantwoord de vragen. a

Wat betekent ‘You never get a second chance to get a first impression!’?

Achteraan dit thema steekt een stickerblad met stellingen. Kleef elke stelling op de juiste plaats om het verschil tussen actief en niet-actief luisteren aan te tonen.

ACTIEF LUISTEREN

NIET-ACTIEF LUISTEREN

NON-VERBAAL GEDRAG

LEVEL 2

VRAGEN STELLEN

THEMA 4

ACTIEF LUISTEREN

NIETACTIEF LUISTEREN

SAMENVATTEN

AANDACHT

AANVAARDING

ADVIES

EMPATHIE

Action 6— Kun je open vragen stellen? Werk in twee teams.

Team A noteert een kantoorapparaat op een blad papier. Team B raadt het apparaat door alleen open vragen te stellen. Gesloten vragen worden niet beantwoord. Het team dat het snelst vijf begrippen heeft geraden, wint het spel.

THEMA 4

LEVEL 2

Action 7— Hoe voer je klantvriendelijke telefoon gesprekken?

Je oefent in drie fasen in hoe je een telefoongesprek moet houden. Fase 1 1

Werk in groepjes van drie voor fase 1.

Elke groep krijgt een uitgeschreven telefoongesprek van de leerkracht. Twee leerlingen (onthaalbediende en oproeper) spelen dat gesprek na en focussen zich in deze fase op het stemgebruik, de taal en de telefoonmemo. De derde leerling vult het onderstaande evaluatieformulier in voor de onthaalbediende.

ZELFEVALUATIEFICHE EEN TELEFOONGESPREK VOEREN

STEM

starter  junior  expert



niets in de mond (bv. kauwgom)



—

goed verstaanbaar



—

elk woord is duidelijk uitgesproken



—

levendige toon



—

afwisselend spreektempo



—

variatie in toonhoogte



—

vriendelijke, uitnodigende klank in de stem



—

TAAL

Standaardnederlands



—

woorden passen bij de gesprekspartner



—

korte zinnen



—

gevarieerde woordkeuze



—

gebruik van het NAVO-alfabet indien nodig



—

pen en papier bij de hand



—

telefoonmemo is correct ingevuld



TOTAAL

THEMA 4

—

LEVEL 2

TELEFOONMEMO

Fase 2 2

Werk per twee voor fase 2. a

Elk duo krijgt een uitgeschreven situatie van de leerkracht. De twee leerlingen (onthaalbediende en oproeper) schrijven aan de hand van die situatie een telefoongesprek uit. Evalueer de structuur van het telefoongesprek. Gebruik de zelfevaluatiefiche.

STRUCTUUR TELEFOONGESPREK

ZELFEVALUATIEFICHE



INLEIDING

—

correcte begroeting

—

eigen naam zeggen

— —

starter  junior  expert

 



 

naam van het bedrijf zeggen



 

functie noemen (indien van toepassing)



 

KERN



de nodige vragen stellen



 

—

correcte informatie geven



 

—

correct doorverbinden (indien van toepassing)



 

—

SLOT

—

het gesprek samenvatten



 

—

navragen of dat correct geformuleerd is



 

—

correct afsluiten



 

THEMA 4

LEVEL 2

TOTAAL

Fase 3 3

In fase 3 roept de leerkracht telkens twee leerlingen naar voren. Leerling A speelt de rol van onthaalbediende, leerling B is de oproeper. De leerlingen krijgen een paar minuten tijd om de situatie te bestuderen. De leerlingen brengen – onvoorbereid – het telefoongesprek voor de klas. Het telefoongesprek wordt klassikaal geëvalueerd aan de hand van de onderstaande evaluatiefiche.

EVALUATIEFICHE EEN TELEFOONGESPREK VOEREN

a b c



STEM

—

niets in de mond (bv. kauwgom)

—

starter  junior  expert



goed verstaanbaar



—

elk woord is duidelijk uitgesproken



—

levendige toon



—

afwisselend spreektempo



—

variatie in toonhoogte



—

vriendelijke, uitnodigende klank in de stem



TAAL



—

Standaardnederlands



—

woorden passen bij de gesprekspartner



—

korte zinnen



—

gevarieerde woordkeuze



—

gebruik van het NAVO-alfabet indien nodig



TELEFOONMEMO

pen en papier bij de hand

— —

telefoonmemo is correct ingevuld

STRUCTUUR

correcte begroeting



—

eigen naam zeggen



—

naam van het bedrijf zeggen



—

functie noemen (indien van toepassing)



THEMA 4

—

LEVEL 2

INLEIDING

KERN

—

de nodige vragen stellen



—

correcte informatie geven



—

correct doorverbinden (indien van toepassing)



SLOT

het gesprek samenvatten



—

navragen of dat correct geformuleerd is



—

correct afsluiten



—

TOTAAL

Action 8— Werkplekleren: hoe verloopt een telefoon gesprek in de praktijk?

Organiseer een bezoek aan de telefooncentrale van een onderneming of organisatie. Je kunt de opdracht best combineren met het werkplekleren van Level 1.

Interview een onthaalbediende om een antwoord te vinden op deze vragen: Gebruik je standaardzinnen om te begroeten, door te verbinden of om een telefoongesprek af te sluiten? Gebruik je een telefoonmemo? Welke gegevens noteer je daarop? Is er een telefoonetiquette binnen de onderneming of organisatie? Welke regels staan daarin?

b c

Vul de onderstaande fiche volledig en nauwkeurig in. DEEL 1: VOOR HET INTERVIEW

Bereid het interview voor.

Noteer de naam van de persoon die je gaat interviewen.

Noteer wat je over de geïnterviewde wilt weten.

LEVEL 2

THEMA 4

DEEL 1: VOOR HET INTERVIEW Noteer een aantal vragen die je denkt te moeten stellen.

Tip:

– Heb je alles gevraagd wat je wilt weten? Maak indien nodig nieuwe vragen. – Is elke vraag nodig om voldoende informatie te hebben? – Staan de vragen in de goede volgorde?

DEEL 2: TIJDENS HET INTERVIEW Doe zeker de volgende zaken.

Stel jezelf voor.

Vraag beleefd of je een interview mag afnemen. Leg kort de bedoeling van het interview uit. Vertel hoelang het interview gaat duren.

Vertel op welke wijze de verkregen informatie gebruikt zal worden. Vraag of je de antwoorden mag opschrijven of opnemen. – Breek niet bruusk af wanneer de geïnterviewde afwijkt van de vraag. Geef een korte samenvatting en stel opnieuw een vraag. – Durf door te vragen als het antwoord oppervlakkig of onvolledig is (bijvoorbeeld: ‘Waarom?’, ‘Hoe bedoelt u?’ …)

Tip:

Heb je de volgende zaken gedaan?

THEMA 4

Bedank de geïnterviewde na afloop.

LEVEL 2

Vraag of je foto’s mag maken.

DEEL 3: NA HET INTERVIEW Maak een verslag. Verwerk de antwoorden met een tekstverwerker. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 9— Ken je de belangrijkste begrippen in verband met telefoneren?

Vul de woorden uit de woordenwolk op de juiste plaats in:

witte gids telefoongids

internationale toegangscode

voicemail

telefoonhoorn

bezettoon

landnummer

www.wittegids.be

zonenummer

kiestoon

abonneenummer

antwoordapparaat Als je de

opneemt, hoor je de

Als je een telefoonnummer wilt weten, raadpleeg je best de

. .

Ben je op zoek naar een telefoonnummer, dan raadpleeg je de . Surf daarvoor naar

Als diegene die je opbelt in gesprek is, dan hoor je de

Wanneer je naar Nederland telefoneert, toets je eerst 00 of + (de

), nadien 31 (het

gevolgd door het

), en ten slotte het

Buiten de kantooruren gebruiken heel wat ondernemingen een

is een vorm van dienstverlening ter vervanging van een

persoonlijk antwoordapparaat. Wanneer een telefoontje niet wordt aangenomen, kan de beller

THEMA 4

LEVEL 2

een bericht achtergelaten. Op een later moment kan de gebelde persoon het achtergelaten

bericht alsnog beluisteren.

BREAKING NEWS 1

Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst. JA

Ik kan een telefoonmemo aanmaken.

Ik kan een telefoonmemo invullen.

Ik kan het NAVO-alfabet toepassen.

Ik kan een telefoongesprek aannemen.

Ik kan bij het doorverbinden standaarduitdrukkingen gebruiken.

Ik kan een klantvriendelijk telefoongesprek voeren.

Ik kan een telefoongesprek afronden.

EXTRA OEFENMATERIAAL

THEMA 4

LEVEL 2

KAN BETER

Beeldwoordenboek Level 2 BEGRIP

VERKLARING Een techniek die bestaat uit drie elementen: luisteren, samenvatten en doorvragen.

telefoon alfabet

Een lijst waarbij elke letter gelinkt wordt aan een duidelijk woord dat erbij hoort.

Een korte mededeling op papier die je tijdens een telefoongesprek maakt en die bijvoorbeeld nuttige informatie voor een collega bevat.

Alfa

Hotel

Oscar

Victor

Bravo

India

Papa

Whisky

Charlie

Juliett

Québec

X-ray

Delta

Kilo

Romeo

Yankee

Zulu

Echo

Lima

Sierra

Foxtrot

Mike

Tango

Golf

November Uniform

THEMA 4

BEELDWOORDENBOEK

LEVEL 2

telefoonmemo

Luisteren Samenvatten Doorvragen

LSD-techniek

AFBEELDING

LEVEL 3 Hoe verwerk je inkomende en uitgaande post en mails?

Bekijk de cartoon. Welke boodschap wil de cartoonist meegeven?

INTRO

LEVEL 3

Op welke manier kan een onderneming post ontvangen? Bespreek klassikaal.

THEMA 4

De informatiemaatschappij zorgt voor een alsmaar toenemende stroom van papieren en digitale documenten. Waarom is het als onderneming belangrijk aandacht te besteden aan goede postprocedures?

Wat kan de persoon die de post verwerkt doen?

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag:

THEMA 4

LEVEL 3

Hoe kun je inkomende en uitgaande post registreren en verwerken?

Explore 1— Hoe sorteer je ontvangen post? 1

Bij veel organisaties wordt de ontvangen post in vier hoofdgroepen voorgesorteerd. Plaats de groep bij de juiste omschrijving. Kies uit: interessant – belangrijk – overige post – prullenbak

SITUATIE

HOOFDGROEP

Facturen en bankafschriften voor de administratie, interessant reclamemateriaal, opleidingsbrochures en ongevraagde offertes. Die post wordt vaak per afdeling verspreid. Documentatie zoals tijdschriften waar een abonnement op is, rapporten, uitgaven van collega-organisaties. Die post ga je registreren.

Ga naar iDiddit en beluister het interview met Inge Franken, een administratief medewerker. Ze legt uit welke procedure ze moet volgen om inkomende post te verwerken.

Reclame, advertenties, onbelangrijke mededelingen, gratis tijdschriften, ongevraagde brochures.

Het is zinvol om de procedure vast te leggen. Een procedure maakt overbodige handelingen zichtbaar. Bovendien is de beschrijving handig voor nieuwe medewerkers of vervangers bij afwezigheid. Maak met een tekstverwerker een stappenplan van de procedure die Inge Franken volgt om de inkomende post te verwerken. Raadpleeg de ICT-fiches van tekstverwerker.

STAPPENPLAN

Stap 1: Geef het document de titel ‘Procedure inkomende post’.

Stap 4: Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 4

Stap 3: Voeg een passende afbeelding toe in je document.

LEVEL 3

Stap 2: Gebruik een tabel om de verschillende stappen te structureren.

Poststempel Belangrijke post kun je best van een poststempel voorzien. Op die stempel staat bijvoorbeeld wanneer de brief aangekomen is, wie de brief het beste kan behandelen, wie eventueel een kopie ter informatie heeft ontvangen en wanneer de brief is afgehandeld.

A.S.ADVENTURE.EDU

ONTVANGSTDATUM BEHANDELAAR INFO-KOPIE DATUM AFHANDELING ARCHIEF

Good to know

Interne post

THEMA 4

LEVEL 3

Inkomende post

Grotere organisaties hebben soms een aparte postkamer voor de postverwerking.

Uitgaande post

Explore 2— Hoe kun je enveloppen efficiënt openen? Je kunt brieven gemakkelijk, snel en net openen met een briefopener. Bekijk de filmpjes op iDiddit. Verzamel informatie over de verschillende briefopeners. Zoek afbeeldingen, filmpjes, een beschrijving, voor- en nadelen … Tip:

Gebruik eventueel deze zoektermen: vouwbeen – (automatische) briefopener.

Post de verzamelde informatie over de verschillende briefopeners op een gezamenlijk prikbord. Bespreek de informatie op het prikbord klassikaal.

Explore 3— Hoe wordt de inkomende post geregistreerd?

LEVEL 3

Waarom is het belangrijk inkomende post te registreren?

THEMA 4

Welke gegevens zou jij registreren?

Maak met een rekenblad een sjabloon om inkomende post te registreren. a b c

Gebruik het onderstaande stappenplan. Raadpleeg de ICT-fiches van rekenblad en het huisstijlhandboek op iDiddit. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

STAPPENPLAN

Stap 1: Voeg ter hoogte van cel A1 het logo van A.S.Adventure.edu in. Je vindt het logo op iDiddit. Maak het logo niet hoger dan rij 5 en niet breder dan kolom B.

Tip:

Stap 2: Plaats in C1 de contactgegevens van A.S.Adventure.edu (adres, telefoonnummer, websiteadres). Wanneer je een plus (+) typt voor een telefoonnummer, herkent het rekenblad dat als een formule. Typ daarom een weglatingsteken (‘) voor het telefoonnummer.

Pas de volgende opmaak toe: Arial, 12pt, vet, tekstkleur huisstijl groen.

Stap 3: Plaats in cel A6 de titel ‘Registratielijst inkomende post’. Pas de volgende opmaak toe: achtergrondkleur huisstijl groen, tekstkleur wit, rijhoogte: 30, tekst gecentreerd over de kolommen A tot F.

Stap 4: Voeg de volgende tekst toe: – Cel A7: Kenmerk – Cel B7: Datum van binnenkomst – Cel C7: Afzender – Cel D7: Ter attentie van – Cel E7: Onderwerp – Cel F7: Kopie Pas deze opmaak toe: Arial, 9pt, vet, tekstkleur huisstijl groen, gecentreerd.

Stap 5: Breng over het bereik A7 tot en met A50 een omranding aan. Stap 6: Bij scrollen moeten de gegevens tot en met rij 7 zichtbaar blijven. Vergrendel de nodige rijen. Stap 7: Je wilt later de nodige gegevens kunnen filteren. Selecteer het bereik A7 tot F7 en voeg filterknoppen toe aan je tabel.

THEMA 4

LEVEL 3

Stap 8: Geef de werkmap de naam ‘Registratielijst’ en het werkblad de naam ‘Inkomende post’.

Ga naar iDiddit en bekijk de filmpjes. Je ziet hoe in grote bedrijven de inkomende post gedigitaliseerd wordt. a

Verzamel informatie over digitale postverwerking. Heb je op al deze vragen een antwoord? Kruis aan. JA Wat is digitale postverwerking?

Wat zijn de voordelen van een gedigitaliseerd systeem? Hoe werkt een digitale postkamer om … a te klasseren? b intelligent te sorteren? c gedigitaliseerd post te verdelen? d te archiveren?

Raadpleeg de ICT-fiches van tekstverwerker en neem er opnieuw het huisstijlhandboek bij. Verwerk de informatie in een overzichtelijk document. Gebruik deze checklist.

b c

Zorg voor een duidelijke en uniforme opmaak. Gebruik daarvoor passende stijlen via (sub)koppen.

Creëer een aantrekkelijke titelpagina (titel, naam, klas, datum). Als je een pagina-einde wilt invoegen en dus de tekst op een nieuwe pagina wilt laten beginnen dan kun je dat doen met de toetsencombinatie Ctrl + Enter. Genereer aan het begin van pagina 2 een inhoudsopgave. Voorzie een voettekst met links de titel van je document en rechts het paginanummer. Voer de spellingscontrole uit.

Zorg voor een professionele uitstraling: zakelijke opmaak, leesbare structuur. Bij gebruik van afbeeldingen zorg je voor een passende grootte en weergave. Voorzie een bronverwijzing in je document.

LEVEL 3

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 4

Explore 4— Voor wie is de inkomende post bestemd? 1

Bekijk het organogram van A.S.Adventure.edu achteraan dit thema of op iDiddit.

Voor welke afdeling of persoon zijn de poststukken bestemd?

Documentatiestukken

Documentatiestukken zijn alle documenten die niet door de eigen organisatie zijn gemaakt en ook niet alleen voor de eigen organisatie zijn bestemd. Bijvoorbeeld: boeken, rapporten van andere organisaties, catalogi, brochures, tijdschriften, kranten en losse artikelen. Ze worden bewaard omdat ze informatie bevatten die voor de werkzaamheden van belang is. Die documentatie wordt vaak voorzien van een circulatiebriefje en gaat bijvoorbeeld in een circulatiemap langs de verschillende managers. De documentatie wordt daarna ingeschreven op de inventarislijst en gaat dan naar de bedrijfsbibliotheek. Werknemers kunnen de lijst raadplegen op het intranet van het bedrijf.

POSTSTUK

Een factuur van Engie

Een klachtenbrief over een foutieve facturatie van geleverde goederen

Sollicitatiebrief t.a.v. Naomi Luys

Magazine ‘Logistiek’

Infobrochure ‘De nieuwe btw-regels voor e-commerce: laat van je horen!’

Reclame

Een binnenkomende bevestiging van een bestelling

Een onlinebestelling t.a.v. Tim Stroobandt

Etiketten met barcodes

Postpakket met balpennen in de huisstijl

Reclamefolder over netwerksystemen

Uitnodiging gastcollege Outdoor Adventures

THEMA 4

LEVEL 3

Een inkomende bestelbon van Ski- & Snowboardcentrum Snow Valley

AFDELING

E-mail vervangt een groot deel van de telefoongesprekken en brieven. Bij veel organisaties komt de inkomende e-mail binnen via een centraal adres (’info@’). Welke voordelen heeft elektronische post ten opzichte van de gewone post?

Explore 5— Hoe wordt de inkomende e-mail verwerkt?

Wat zijn de nadelen van communicatie via e-mail?

Forum — — — —

Welke indruk laat het filmpje op jou na? Wat vind jij van het emailgebruik in onze maatschappij? Waar erger jij je aan bij het emailverkeer? Bespreek tips die ervoor zorgen dat emails gemakkelijk te verwerken zijn.

LEVEL 3

In het zakelijke leven kun je e-mails niet meer wegdenken. Wat als e-mails de enige vorm van communicatie waren? Bekijk het filmpje op iDiddit. Voer daarna een klasgesprek over de volgende vragen.

THEMA 4

Good to know

Je emails komen toe in je inbox (Postvak IN). Vanaf daar verwerk je ze consequent. Dat betekent dat je voor elke email een beslissing neemt: verwijderen, nu actie ondernemen (voor antwoorden binnen de twee minuten), later actie ondernemen, doorsturen of bewaren. Niet elke email hoeft direct afgehandeld te worden, daar hebt je de actiemap voor. Waar het om gaat is dat je de gelezen emails uit de inbox verwijdert. Zo zie je elk bericht slechts een keer, en heb je aan het einde van de dag een lege inbox!

Ga naar iDiddit en bekijk het filmpje. Help Janne met de tips van Gerrit.

Werk per twee. Teken op papier een flowchart met de informatie uit het filmpje. Wil je een uitdaging aangaan? Digitaliseer de flowchart. Je kunt dat doen met een tekstverwerker of in Lucidchart. Surf via iDiddit naar de link van het programma.

a b c

THEMA 4

LEVEL 3

Good to know

Flowcharts laten zien hoe een groot en ingewikkeld proces wordt opgesplitst in kleinere functies en hoe die in elkaar passen. Als visueel hulpmiddel kunnen flowcharts je team of organisatie helpen bij het zien van het totaalbeeld en waar zij passen in het geheel. Maak een flowchart wanneer je de fasen van een proces wilt illustreren.

Explore 6— Hoe is een zakelijke e-mail opgebouwd? 1

Natascha Makropoulos heeft deze e-mail ontvangen. Noteer de letter bij het juiste element in de e-mail. A B

bericht afzender

C D

onderwerp ontvanger

bijlage aanspreking

G H

slotzin slotformule

Aan, cc en bcc

E F

Bericht

Opties

Van:

Over het algemeen zijn de volgende regels van toepassing als het gaat om de ontvangers van je e-mail: AAN: de personen van wie je actie verwacht; CC: de personen voor wie je het bericht alleen ter informatie opstuurt; BCC: de personen ontvangen de e-mail maar de anderen zien dat adres niet.

Joke Mestagh joke.mestagh@puma.be

Verzonden: do 11/03/20xx 17:04

Aan: info@asadventure.edu Cc:

Onderwerp: Catalogus Wandelen en trekking seizoen :

Bijlage Catalogus Wandelen en trekking 303 kB

Geachte mevrouw, mijnheer

Met genoegen sturen wij u in de bijlage vrijblijvend onze catalogus voor de nieuwe productreeks ‘Wandelen en trekking’. Op de prijzen zijn onze algemene voorwaarden van kracht. U vindt de algemene voorwaarden op onze website via https://puma.be/algemene voorwaarden/.

Indien u vragen of opmerkingen heeft over onze catalogus, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet Joke Mestagh

03 765 07 44

THEMA 4

Hoge Heerweg 14 bus a 9100 SINT-NIKLAAS

LEVEL 3

Joke Mestagh Commmercieel medewerker buitendienst

Binnen A.S.Adventure.edu is afgesproken dat Natascha Makropoulos alleen de e-mail beantwoordt waarin om algemene informatie wordt gevraagd. E-mails die over specifieke onderwerpen gaan, stuurt ze door naar de verantwoordelijke afdeling of persoon. Wat moet Natascha Makropoulos doen met de e-mail van Joke Mestagh? Duid het juiste antwoord aan en vul aan indien nodig. zelf beantwoorden doorsturen naar

In zakelijke e-mails staan vaak afkortingen om een gewenste actie duidelijk te maken. Soms worden die in het onderwerp gezet zodat je krachtig communiceert over de bedoeling van die e-mail. Plaats de juiste afkorting bij de betekenis. Kies uit:

van de afdeling

2min – AR – ASAP – EOM – FWD – FYA – FYI – J/N – NONB – RE

AFKORTING

VOLUIT for your information

De mail is ter informatie. Je hoeft niets te doen. Je moet actie ondernemen.

for your action

BETEKENIS

Dat zet je achter een onderwerpregel als de e-mail verder leeg is. De onderwerpregel bevat de hele boodschap.

action required

Je moet actie ondernemen. De verzender doet een beroep op jou.

THEMA 4

LEVEL 3

end of message

non-business

Dat staat aan het begin van het onderwerp als de e-mail niet zakelijk is.

ja of nee

De verzender verwacht alleen een ja of een nee.

twee minuten

Deze e-mail kun je in twee minuten afwerken.

Deze e-mail is een antwoord op een eerder bericht.

forward

Deze e-mail is doorgestuurd.

as soon as possible

zo snel mogelijk

Explore 7— Welke hulpmiddelen gebruik je bij de verwerking van interne post?

Breng een bezoek aan het secretariaat van je school en vraag aan de werknemers welke hulpmiddelen ze gebruiken om de inkomende en uitgaande post te verwerken.

Vraag hen om uit te leggen of te tonen hoe die hulpmiddelen werken. Zoek afbeeldingen, filmpjes, een beschrijving, voor- en nadelen van de hulpmiddelen. Post de verzamelde informatie op een gezamenlijk prikbord. Noteer de hulpmiddelen die je bent tegengekomen.

a b c d

Explore 8— Volgens welke procedures wordt de uitgaande

post verwerkt?

Ondanks de moderne en digitale communicatiemiddelen versturen bedrijven nog steeds klassieke post. Welke documenten worden er nog per post verstuurd?

THEMA 4

In de realiteit bestaan papieren en digitale post naast elkaar. De postbehandeling van enveloppen en pakketjes blijft dus erg belangrijk.

LEVEL 3

Good to know

Lees de afspraken die bij A.S.Adventure.edu voor de verwerking van de uitgaande post gelden. a b

Zoek op internet de openingsuren van het postkantoor in Wommelgem. Welke gegevens moet je bijhouden over het te verzenden poststuk?

— — —

— —

Wie het poststuk opstelt, moet een uniek kenmerk aanmaken en vermelden. Alle poststukken die voor 16 uur in het bakje ‘uitgaande post’ aan de balie liggen, moeten nog dezelfde dag op de post. De administratief medewerker is verantwoordelijk voor de frankering van uitgaande poststukken. Hij baseert zich op de meest actuele informatie op www.bpost.be. Elk poststuk dat het bedrijf verlaat, wordt geregistreerd. De uitgaande post wordt gedeponeerd in de postbus van het postkantoor aan de Luitenant Karel Caluwaertsstraat 5 in Wommelgem. Grote poststukken die niet in de postbus passen, worden afgegeven aan de balie van het postkantoor. Aangetekende zendingen worden eveneens afgegeven aan de balie van het postkantoor. Geld voor die zendingen kan verkregen worden bij Anastasia Dingenen (en bij afwezigheid bij Anissa Zadora). De boekhouding heeft het betalingsbewijs van de post nodig.

Open de werkmap die je in Explore 3 opgesteld hebt en maak op basis van die registratielijst voor inkomende post een registratielijst voor de uitgaande post, zodat je het volgende resultaat krijgt.

Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM +32 3432 95 00 webshop@asadventure.edu

THEMA 4

LEVEL 3

Kenmerk

Registratielijst uitgaande post

Verzenddatum

Afzender

Ter attentie van

Onderwerp

Explore 9— Wat zijn de tarieven om een poststuk te versturen?

Je krijgt de opdracht een aantal poststukken te versturen en te frankeren. Wat betekenen de volgende begrippen? a

genormaliseerde zending

niet-genormaliseerde zending

non-prior

prior

aangetekende zending

track and trace

Zoek op de website van bpost naar de zakelijke tarieven om een aantal poststukken te versturen. Kruis het formaat van de verzendoptie aan. Vul het tarief in de laatste twee kolommen in.

POSTSTUK

FORMAAT

VERZENDOPTIE

TARIEF PER STUK

Verkoopfacturen: A4-formaat geplooid in drie, te bezorgen binnen de drie werkdagen met standaardzegel. Het gewicht is maximaal 30 g.

genormaliseerd niet-genormaliseerd pakket

niet prior prior aangetekend

Brief met snelle verzending, A4-formaat geplooid in 3 met standaardzegel.

genormaliseerd niet-genormaliseerd pakket

niet prior prior aangetekend

Aangetekende brief, A4-formaat geplooid in drie, met ontvangstbewijs.

genormaliseerd niet-genormaliseerd pakket

niet prior prior aangetekend

LEVEL 3

a b

THEMA 4

POSTSTUK

FORMAAT genormaliseerd niet-genormaliseerd pakket

niet prior prior aangetekend

Uitnodiging vierkant. De dikte bedraagt 2,5 mm en het gewicht 35 g, met standaardzegel.

genormaliseerd niet-genormaliseerd pakket

niet prior prior aangetekend

Folder A4, niet geplooid. Dikte is maximaal 5 mm, met standaardzegel.

genormaliseerd niet-genormaliseerd pakket

niet prior prior aangetekend

Brief naar een adres in Frankrijk, A4-formaat geplooid in drie, prior met standaardzegel. Het gewicht is maximaal 30 g.

genormaliseerd niet-genormaliseerd pakket

niet prior prior aangetekend

Wenskaart vierkant in envelop naar een adres in Zwitserland, prior met standaardzegel. Het gewicht is maximaal 30 g.

genormaliseerd niet-genormaliseerd pakket

niet prior prior aangetekend

Vel van 10 postzegels met Koninklijke Beeltenis Prijs:

Prijs per stuk:

Prijs:

PRIOR POSTZEGELS BINNEN EUROPA – WAARDE 1

Vel 5 prior postzegels voor verzending binnen Europa met Koninklijke Beeltenis

PRIOR POSTZEGELS BELGIË – WAARDE 1

PRIOR POSTZEGELS BUITEN EUROPA – WAARDE 1 Vel 5 prior postzegels voor verzending buiten Europa met Koninklijke Beeltenis

Prijs:

Prijs per stuk:

Vel van 10 postzegels met Koninklijke Beeltenis

LEVEL 3

De waarde van de zegels wordt uitgedrukt in frankeereenheden van 1, 2 of 3. Vul de tabel aan met de gegevens van de website van de post. NON PRIOR POSTZEGELS BELGIË – WAARDE 1

THEMA 4

TARIEF PER STUK

Pakje op adres, < 2 kg met waardevolle inhoud. Je wilt een bevestiging van levering.

VERZENDOPTIE

Hoeveel eenheden heb je nodig om de volgende poststukken te versturen met de postzegels uit vraag 3. POSTSTUK

AANTAL EENHEDEN

Verkoopfacturen: A4-formaat geplooid in drie, te bezorgen binnen de drie werkdagen met standaardzegel. Het gewicht is maximaal 30 g.

Brief met snelle verzending, A4-formaat geplooid in drie met standaardzegel. Folder A4, niet geplooid. Dikte is maximaal 5 mm, met standaardzegel.

Brief naar een adres in Frankrijk, A4-formaat geplooid in drie, prior met standaardzegel. Het gewicht is maximaal 30 g. Wenskaart vierkant in envelop naar een adres in Zwitserland, prior met standaardzegel. Het gewicht is maximaal 30 g.

het

Vul de ontbrekende woorden in. Het tarief en dus het aantal eenheden van je brief hangt af van: ,

van de gewenste bezorging (prior- of non-priorzending), en het

UNITED

STATES STA ATES

THEMA 4

LEVEL 3

Explore 10— Hoe adresseer je een briefomslag op de juiste manier?

Een postsorteermachine sorteert de poststukken automatisch in het postsorteercentrum. Ga naar iDiddit en bekijk het filmpje dat toont hoe dat in zijn werk gaat. a b

Wat heb je in het filmpje gezien? Bespreek klassikaal. Hoe herkent de machine de voorkant van de brief?

Naar welke gegevens gaat de postherkenningsmachine eerst op zoek?

Welke informatie zoekt de machine als de postcode ontbreekt?

Hoe wordt er op de envelop duidelijk gemaakt dat de postcode herkend is?

Wat is volgens jou een goed opgesteld adres?

Good to know

Als je de juiste adresseringsprincipes toepast, dan gaat de kwaliteit en snelheid van de sortering erop vooruit. De zendingen worden dan vlotter bedeeld.

THEMA 4

LEVEL 3

Een goed opgesteld adres is: — leesbaar, — volledig, — correct gestructureerd, — precies, — eenduidig.

Als de sorteermachines het adres kunnen herkennen, verbetert de kwaliteit en snelheid van de sortering en verloopt de uitreiking van de zendingen vlotter. Daarom moeten de zendingen aan een aantal regels voldoen zoals de plaats en formaat van het adres. Bekijk de afbeelding en plaats het gepaste cijfer bij de juiste omschrijving. CIJFER

OMSCHRIJVING Adresvak met de geadresseerde Frankeer- en afstempelzone

Vrije zone voor de afzender (geen adres toegelaten) Zone voor het adresvak van de geadresseerde Zone voor retouradres

Vrije zone voor de afzender

Indexeringszone: zone voor de aanduidingen van streepjescode voor de sorteermachine (30 mm): leeg houden en bij voorkeur witte of lichtkleurige ondergrond.

15 mm

max. 125 mm

min. 90 mm – max. 165 mm

A.S.Adventure.edu 2 Nijverheidsstraat 92/5 2160 WOMMELGEM

30 mm

max. 100 mm

40 mm

74 mm

min. 140 mm – max. 245 mm

Om documenten te versturen kun je gewone enveloppen of vensterenveloppen gebruiken. Bekijk de verschillende opties op de volgende bladzijde. Welke envelop kies je voor de volgende poststukken? Overeenkomst in drie gevouwen

Flyer midseason-actie A5-formaat Verkoopfactuur in drie gevouwen

LEVEL 3

Magazine A.S.Adventure.edu

THEMA 4

DL envelop 110 mm x 220 mm

DL envelop 110 mm x 220 mm met venster

C4 envelop 229 mm x 324 mm

THEMA 4

LEVEL 3

C5 envelop 162 mm x 229 mm

Op een gewone envelop schrijf je de adresgegevens. Daarvoor bestaan normafspraken. Op iDiddit vind je een beknopte samenvatting van die NBN-normen. Zoek naar de normen voor briefomslagen. Mevr. Semira Pitaels, administratief medewerker van klant KSA Nationaal, Centraal gebouw – verdieping 1, vraagt om de factuur op te sturen. Plaats de geadresseerde op een correcte manier, volgens de NBN-normen, op de juiste plaats op de envelop.

a b

Ondernemingen gebruiken meestal vensterenveloppen omdat de adresgegevens van de geadresseerde gewoonlijk al op de documenten zoals brieven en facturen staan. Vul aan:

Om ervoor te zorgen dat de gegevens van de geadresseerde netjes in het venster passen, noteer je de gegevens op

mm van de bovenkant en op

mm van de

linkerkant.

Onderschat het belang van een mooie envelop niet. De envelop is het eerste wat de klant ziet. Verleid de klant om de envelop te openen door een mooie envelop te gebruiken. Wat zijn de voordelen van een voorgedrukte envelop in huisstijl?

Creëer met Canva een envelop in de huisstijl van A.S.Adventure.edu volgens de volgende richtlijnen. Raadpleeg de ICT-fiches van Canva. Gebruik het formaat DL envelop 110 mm x 220 mm. Houd rekening met de verschillende zones op de envelop. Pas de huisstijl toe. Neem er het huisstijlhandboek van A.S.Adventure.edu bij. Houd rekening met een mogelijk venster. Deze gegevens moeten zeker aanwezig zijn: naam, logo en adres van het bedrijf. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 4

a b c d e f

LEVEL 3

Explore 11— Hoe kun je enveloppen efficiënt vullen? 1

Brieven vouwen, ze in enveloppen stoppen, etiketten erop kleven en frankeren neemt veel kostbare tijd in beslag. Wanneer je heel veel brieven moet versturen, kun je een vouwen envelopvulsysteem gebruiken. Ga naar iDiddit en bekijk het filmpje. a

Hoe heet zo een machine?

Noteer in je eigen woorden hoe zo’n vulsysteem werkt.

Good to know

Om een e-mailing te versturen kun je de documenten machinaal couverteren. Een machine vouwt dan de documenten en vult en sluit de enveloppen. Dergelijke machines kun je bij gespecialiseerde bedrijven kopen.

Breng een bezoek aan het secretariaat van de school en vraag naar hun werkwijze om enveloppen te vullen.

THEMA 4

LEVEL 3

Explore 12— Welke adresseer- en frankeermethodes voor bedrijven zijn er?

Een bedrijf kan op verschillende manieren poststukken frankeren. Werk per twee. Kies samen een van de onderstaande frankeermogelijkheden. Vink de gekozen mogelijkheid aan. Raadpleeg de brochure van bpost op iDiddit. Bespreek het gebruik en de voor- en nadelen van de gekozen mogelijkheid. Frankeren met P.B.

Voorgefrankeerde envelop

a b c

IN Frankeren met U.V.

In bedrijven wordt vaak een frankeermachine gebruikt.

Bekijk het filmpje van PostNL. Zijn de stellingen juist of fout? Kruis aan en verbeter de foute stellingen. Gebruik indien nodig de brochure op iDiddit.

Met een frankeermachine frankeer je grote zendingen (nieuwsbrieven, facturen, offertes, brochures), pakjes en aangetekende zendingen.

JUIST

FOUT

LEVEL 3

M-zak

Collect & Stamp

Frankeermachine

THEMA 4

JUIST

FOUT

Met de frankeermachine frankeer je de dagelijkse post voor het binnenland.

Je kunt een frankeermachine enkel huren.

De frankeertarieven met een frankeermachine zijn goedkoper.

Je laadt de frankeermachine online op.

Je moet het juiste tarief opzoeken alvorens te gebruiken.

Om een frankeermachine te mogen gebruiken, heb je de toelating van bpost nodig.

Je kunt met frankeermachine een nationale en internationale aangetekende zending frankeren.

Met een frankeermachine kun je geen pakketten frankeren.

THEMA 4

LEVEL 3

Welke manier van frankeren wordt er op school gebruikt?

Zodra de zendingen gefrankeerd zijn, heb je verschillende mogelijkheden om ze te posten. Welke opties staan er in de brochure van bpost?

De communicatie wordt alsmaar digitaler. Toch vertrekken er dagelijks nog miljoenen stukken met de post, al dan niet aangetekend. De voorbereiding, afhandeling en opvolging van die post vraagt veel tijd en organisatie. Ga naar iDiddit en bekijk het filmpje. Vat samen in een flowchart. Bespreek klassikaal hoe je die postprocessen kunt optimaliseren.

a b c

Explore 13— Wat zijn de regels van e-mailetiquette?

Good to know

THEMA 4

Email bepaalt in grote mate hoe je werkt. En toch weten de meeste mensen niet hoe je email effectief moet gebruiken voor gerichte communicatie en efficiënte samenwerking. En dat heeft als resultaat dat emailen 41 % van onze gemiddelde werkdag in beslag neemt en voor iedereen een constante bron van ergernis en frustratie blijft. Onderzoek laat echter zien dat dat vaak het resultaat is van een ‘slechte emailcultuur’.

LEVEL 3

We emailen bijna dagelijks, zowel zakelijk als privé. Het is belangrijk dat je de beide situaties niet met elkaar verwart. Schrijf altijd zorgvuldig een email en controleer goed naar wie je die verstuurt.

Werk in groepen van drie. a b

Zoek op internet goede bronnen voor de juiste emailetiquette in een zakelijke context. Bespreek met je groepje de do’s-and-don’ts. Noteer ze hier. DON’T

Ontwerp met je groepje een infographic in posterformaat met een duidelijk overzicht van de do’s-and-don’ts. Raadpleeg de ICT-fiches van Canva. a b c d

Hang je poster in het vaklokaal. Breng een bezoek aan het onthaal en / of het secretariaat en overhandig je poster. Bespreek de do’s-and-don’ts met medewerkers op het secretariaat. In hoeverre wordt de e-mailetiquette gerespecteerd? Noteer.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 4

LEVEL 3

Explore 14— Hoe schrijf je een zakelijke e-mail? 1

Het is heel professioneel en respectvol ten opzichte van je ontvanger als je je mail met zorg opstelt. Dat kost weliswaar iets meer tijd, maar loont vooral op zakelijk gebied. Bekijk de e-mail op de volgende bladzijde. Wat vind je goed aan de e-mail?

a b

Bespreek klassikaal.

THEMA 4

LEVEL 3

IN N VA

LEVEL 3

Ga naar iDiddit. Overloop de checklist. Heb je alles gevonden?

TO THE POINT

De administratieve afdeling van een onderneming heeft verschillende taken, namelijk — inkomende post verdelen en registreren, — uitgaande post verzenden en registreren, — inkomende e-mails lezen en doorsturen, — e-mails opmaken en verzenden op basis van instructies, — allerhande administratieve brieven aanmaken en verwerken. Grote bedrijven werken vaak met een eigen postkamer waar de uitgaande en binnenkomende post verwerkt wordt.

Postverwerking Net zoals bij andere activiteiten in een onderneming is het belangrijk dat er voor de postverwerking duidelijke richtlijnen zijn. De richtlijnen zijn anders voor inkomende dan voor uitgaande post.

Inkomende post — Waar komt de post binnen? — Wie haalt de post op? — Wie mag welke poststukken openmaken? — Hoe registreer je de inkomende post? — Hoe ga je met binnenkomende post om (stempels, archiveren)? — Hoe wordt de post in de organisatie verspreid?

Uitgaande post — Wat is de deadline voor uitgaande stukken? — Wie brengt de post waarheen? — Hoe moeten de stukken worden aangeleverd (met of zonder briefomslag, gevouwen, gesorteerd)? — Wie is verantwoordelijk voor het frankeren van de post? — Wie zorgt voor een voorraad postzegels? — Hoe wordt uitgaande post geregistreerd?

THEMA 4

Voorsorteren Bij veel organisaties wordt de ontvangen post gesorteerd in drie à vier hoofdgroepen: belangrijk, interessante documentatie, overige poststukken en post voor de prullenbak.

LEVEL 3

Ontvangen Post komt op verschillende manieren binnen: — in de brievenbus, — aan de onthaalbalie, — via de medewerkers, — in de postbus op het postkantoor, — via e-mail, — via clouddiensten.

Post openen Beschadig de inhoud niet bij het openen. Je kunt hulpmiddelen gebruiken zoals een vouwbeen of een (automatische) briefopener. Bijlagen en omslagen houd je bij. Registreren en inscannen of digitaliseren van inkomende post Het is een goede gewoonte om alle belangrijke post te voorzien van een poststempel. Een organisatie kan de post registreren in een digitaal brievenregister of via een geautomatiseerd postregistratiepakket.

Sorteren en verdelen Sorteer de stukken per persoon of afdeling. Ofwel breng je ze zelf naar de juiste werknemer of laat je ze ophalen door een collega.

Registreren van uitgaande post Net zoals bij inkomende post, registreer je manueel of via een softwarepakket de te versturen poststukken. Zorg ervoor dat de omslag niet kan opengaan tijdens de verwerking. De omslagen mogen niet worden gesloten met nietjes, papierklemmen of metalen ringetjes, want die kunnen de sorteermachine beschadigen. De omslagen mogen niet aan elkaar kleven. Plaats de adresonderdelen op de juiste plaats op de omslag. De aard, omvang en de waarde van de zending bepaalt je keuze van verzendingsmogelijkheid.

Frankeren Je kunt postzegels, voorgefrankeerde enveloppen, port betaald voor grote zendingen (P.B.), uitgestelde vergoeding (U.V./R.D.) en een frankeermachine gebruiken. Het is belangrijk dat de administratief bediende over de meest actuele informatie beschikt om de brieven correct te frankeren. Welk posttarief van toepassing is voor het versturen van een brief hangt af van : — het formaat (genormaliseerde zending of niet-genormaliseerde zending), — het gewicht, — de bestemming (nationaal of internationaal).

THEMA 4

LEVEL 3

Verwerking elektronische post Ook voor elektronische post zijn er enkele regels. Al die regels samen vormen de e-mailetiquette. Zeker wanneer je e-mails verstuurt voor je werk, moet je daar aandacht en tijd aan besteden.

Bij e-mailverkeer houd je rekening met de volgende instructies: — een kort en bondig onderwerp, — een gepaste aanspreking en slot, — een duidelijke en volledige boodschap, — een duidelijke structuur, — een zakelijk en foutloos taalgebruik, — een gepaste opmaak, — de NBN-normen. Vergeet de bijlage(n) niet! Typ de juiste gegevens van de geadresseerde pas op het laatste moment in zodat je e-mail niet per ongeluk onvolledig vertrekt.

Action 1— Hoe verwerk en registreer je de inkomende post?

Op iDiddit vind je de inkomende post van 29 oktober. Sorteer de post volgens afdeling. Neem er opnieuw het organogram bij. AFDELING

BESTEMD VOOR

POSTSTUK

a b

Zoek naar de post van 28 oktober. Gebruik de filters in het werkblad. Zoek naar de post van Emma Vandenberk. Gebruik de filters in het werkblad.

LEVEL 3

Registreer de inkomende post in het rekenbladsjabloon dat je in Explore 2 hebt gemaakt. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

THEMA 4

Action 2— Hoe registreer je uitgaande post? Op iDiddit vind je de uitgaande post van 29 oktober. Druk de documenten af. a b

Registreer de uitgaande post in het rekenbladsjabloon dat je bij Explore 8 hebt gemaakt. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

Action 3— Hoe vouw je uitgaande post? Er zijn regels om zakelijke brieven te vouwen. Welke vouw je gebruikt, is afhankelijk van de envelop en de uitstraling die je aan je poststuk wilt geven. a b c

Ga naar iDiddit en bekijk de verschillende vouwtechnieken. Neem enkele A4-bladen en probeer een aantal vouwtechnieken uit. Schrijf telkens de naam van de vouwtechniek op je papier. Welke vouwtechnieken kun je gebruiken voor de volgende poststukken op A4-formaat?

POSTSTUK

VOUW

Folder waarbij je twee luiken opendoet en de hoofdboodschap aan de binnenzijde staat.

Reclamefolder bestaande uit drie luiken aan elke zijde.

Poster voor C6-envelop Factuur

Uitnodiging in twee gevouwen Zakelijke brief

Help een handje mee op het secretariaat bij het vullen van enveloppen. Bekijk daarvoor nog eens goed het stappenplan op iDiddit.

THEMA 4

LEVEL 3

Action 4— Is het een genormaliseerd of een niet-

genormaliseerd formaat of een pakket?

Is het poststuk groter dan de minimale afmeting, ja

nl.

Is het poststuk kleiner dan de maximale afmeting,

Is de dikte van de zending minder dan

Weegt het poststuk minder dan

nee

mm?

Weegt het poststuk minder dan

nee

LEVEL 3

nee

mm?

nl.

Is de dikte van de zending minder dan

nee

THEMA 4

nl.

nee

Is het poststuk kleiner dan de maximale afmeting,

Ga naar iDiddit. Je vindt er de brochure met de posttarieven. Vul het schema in.

Action 5— Hoeveel moet je in de volgende gevallen frankeren?

Ga naar de website van bpost en zoek de zakelijke tarieven op. Vul de onderstaande tabel aan.

a b

Ga ervan uit dat de onderneming het beste frankeertarief probeert te krijgen door de postzegels in grotere aantallen te kopen. Er wordt geen frankeermachine gebruikt.

Kruis de juiste postzegel aan. Vul het aantal eenheden en het tarief in. POSTSTUK Bestemming: Brussel Formaat: genormaliseerd Gewicht: 35 g Verzendoptie: non-prior

Tip:

POSTTARIEF

Zegels:

België Europa rest van de wereld

Aantal eenheden:

euro

Tarief:

Bestemming: New York Formaat: niet-genormaliseerd Gewicht: 800 g Verzendoptie: prior

Bestemming: Amsterdam Formaat: niet-genormaliseerd Gewicht: 340 g Verzendoptie: prior

Bestemming: Luik Formaat: niet-genormaliseerd Gewicht: 290 g Verzendoptie: non-prior

THEMA 4

LEVEL 3

Bestemming: Moskou Formaat: niet-genormaliseerd Gewicht: 1 200 g Verzendoptie: prior

Zegels:

België Europa rest van de wereld

Aantal eenheden: Tarief:

Zegels:

euro

België Europa rest van de wereld

Aantal eenheden: Tarief: Zegels:

euro België Europa rest van de wereld

Aantal eenheden: Tarief: Zegels:

euro België Europa rest van de wereld

Aantal eenheden: Tarief:

euro

Action 6— Hoe noteer je het adres op een envelop? Noteer de gegevens van de geadresseerde telkens op de juiste plaats. Je wilt een klachtenbrief sturen naar klant Fitality Club voor een te late betaling van een verkoopfactuur. Zoek het adres op in het klantenbestand achteraan dit thema of op iDiddit.

Een klantenfolder is bestemd voor de heer Filip Van Emelen. Hij is voorzitter van de wandelclub ‘De grote voeten’ die gevestigd is aan de Kortrijksesteenweg 124 in 9000 Gent.

THEMA 4

LEVEL 3

Action 7— Hoe verwerk je inkomende e-mails? Op iDiddit vind je de inkomende e-mails van 29 oktober. Vul de afzender en het onderwerp in. Wat moet Natascha Makropoulos met de e-mail doen? NR. 1

GEGEVENS Afzender: Onderwerp:

Afzender: Onderwerp:

Doorsturen naar:

Onderwerp:

Doorsturen naar:

Zelf beantwoorden

Afzender:

Zelf beantwoorden

Onderwerp:

Doorsturen naar:

Zelf beantwoorden

Afzender:

Doorsturen naar:

Zelf beantwoorden

ACTIE

a b

Afzender:

Zelf beantwoorden

Onderwerp:

Doorsturen naar:

Action 8— Hoe onderteken je een e-mail volgens de regels

van de kunst?

Een zakelijke e-mail sluit je best af met een professionele e-mailhandtekening. Waarom is zo’n e-mailhandtekening belangrijk?

THEMA 4

LEVEL 3

Wat moet er volgens jou allemaal in zo’n e-mailhandtekening staan? Tip:

Bekijk de e-mail bij Explore 14.

Zoek voor jouw e-mailprogramma uit hoe je een e-mailhandtekening kunt instellen. Noteer hieronder de stappen.

Naar welke opmaak gaat jouw voorkeur uit?

Logo links

Logo bovenaan

Uw naam Functie

(+32) 09 123 123 www.website.com

Uw naam Functie (+32) 09 123 123 www.website.com

Landscape

Je werkt als stagiaire voor de afdeling Aankoop A.S.Adventure.edu. Surf via iDiddit naar een website om je eigen e-mailhandtekening te creëren.

THEMA 4

(+32) 09 123 123 www.website.com

LEVEL 3

Uw naam Functie

Action 9— Hoe respecteer je de e-mailetiquette? Kristel Van Dyck wordt dringend weggeroepen en vraagt aan jou om de e-mail verder af te werken en door te sturen naar Jan De Ridder. Heeft Kristel de NBN-normen en de regels van de e-mailetiquette correct toegepast? Neem de e-mail over in je e-mailprogramma. Breng de nodige verbeteringen aan. Onderteken de e-mail met je eigen e-mailhandtekening uit Action 8. Stuur de e-mail naar je leerkracht.

Bericht

Opties

Van: Verzonden: Aan:

Geachte heer,

Onderwerp:

a b c

Hierbij ontvangt u naar aanleiding van ons gesprek van 28 oktober 20xx de offerte waarin u kunt lezen hoe ons product zal aansluiten op de door u aangegeven doelstellingen en wensen.

Ik kijk uit naar uw reactie op de offerte. Volgende week hoop ik contact met u op te nemen om deze verder door te spreken en eventuele vragen te beantwoorden. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust. Cheers,

Kristel Van Dyck

Action 10— Hoe schrijf je een zakelijke e-mail?

THEMA 4

LEVEL 3

Verstuur de lentespecialfolder via e-mail naar alle wandelverenigingen uit het klantenbestand van A.S.Adventure.edu en informeer hen over de midseason-korting van 30 % op de aangeduide artikelen. De korting is geldig tot 30 mei. Beantwoord de onderstaande vragen bij het opstellen van de e-mail. a

Wat is het tekstdoel? Duid aan. informeren overtuigen amuseren overhalen / activeren

Kies een bondig en duidelijk onderwerp voor je e-mail: De lentespecial folder is er!!! Lentespecial Lentespecial folder met midseason-korting van 30 %

Welke informatie moet je allemaal meegeven in de e-mail? Noteer.

Welke aanspreking is het meest geschikt? Kruis aan. Beste klant Geachte klant Beste

Welke groet is het meest geschikt? Kruis aan. Met vriendelijke groet Groeten Groetjes

Wat schrijf je in de inleiding?

Welke zin zou jij gebruiken als slot? Duid het juiste antwoord aan. Ontdek SNEL onze inspiratie voor een lente vol kleine GELUKJES!!! Indien u vragen heeft, mag u mij dat altijd laten weten. Ontdek ons aanbod vol klein lentegelukjes. Bestellen kan via onze website asadventure.edu.be.

Mag je zomaar e-mails naar allerhande e-mailadressen versturen? Verklaar.

LEVEL 3

Duid aan waar je het best de e-mailadressen van de klanten invult. Aan: CC: BCC:

THEMA 4

Verklaar je antwoord:

Nu de voorbereiding klaar is, kun je overgaan tot actie. a b

Download de folder op iDiddit en geef die een passende naam. Open je e-mailbox en schrijf een kort e-mailbericht om de promotiefolder te mailen. Besteed de nodige zorg aan de aanspreking, het bericht zelf, de slotformule en de handtekening. Gebruik de checklist op iDiddit. Verstuur de e-mail naar je leerkracht.

BREAKING NEWS Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST

Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst.

Ik kan de inkomende post voorsorteren op interessant, belangrijk, overige post en prullenbak.

THEMA 4

LEVEL 3

Ik kan toelichten hoe de procedure bij inkomende post gebeurt.

Ik kan de inkomende en uitgaande post sorteren en registreren met een rekenblad.

Ik kan de post verdelen op basis van het organogram.

Ik kan toelichten hoe de inkomende e-mail wordt verwerkt.

KAN BETER

EXTRA OEFENMATERIAAL

KAN BETER

EXTRA OEFENMATERIAAL

Ik ken de elementen van een zakelijke e-mail.

Ik kan de elementen van een zakelijke e-mail toepassen.

Ik ken het correct gebruik van AAN, CC en BCC.

Ik kan toelichten hoe de procedure bij uitgaande post verloopt.

11 Ik ken het onderscheid tussen een genormaliseerd formaat en een nietgenormaliseerd formaat bij het versturen van een poststuk.

12 Ik kan de juiste envelop kiezen voor een brief.

13 Ik kan een briefomslag adresseren op de juiste manier.

14 Ik kan de werking van een frankeermachine toelichten.

15 Ik kan de adressering en frankeermethodes voor bedrijven toelichten.

16 Ik kan een document efficiënt structureren en opmaken.

17 Ik herken het juiste gebruik van de NBNnormen in zakelijke communicatie.

18 Ik kan de NBN-normen toepassen in zakelijke communicatie.

19 Ik ken de regels van de e-mailetiquette.

20 Ik pas de regels van de e-mailetiquette toe.

21 Ik kan een juiste vouwtechniek selecteren op basis van mijn envelop of uitstraling van het poststuk.

22 Ik kan de juiste vouwtechniek toepassen.

23 Ik kan een e-mail van een eigen e-mailhandtekening voorzien.

THEMA 4

10 Ik kan de juiste posttarieven opzoeken voor het versturen van een poststuk.

LEVEL 3

Beeldwoordenboek Level 3 VERKLARING

briefopener

Een gebruiksvoorwerp waarmee je brieven en enveloppen kunt openen.

clouddiensten

Dat zijn software en bestanden die niet meer op de eigen computer staan, maar op een server die aangesloten is op het internet.

elektronische post

Dat zijn e-mailberichten.

Aantal regels die je best respecteert bij het schrijven en verzenden van e-mailberichten.

frankeren

Dat is een poststuk (brief, pakket …) voorzien van postzegels of van een frankeerstempel.

THEMA 4

BEELDWOORDENBOEK

LEVEL 3

e-mailetiquette

genormaliseerde zending

AFBEELDING

BEGRIP

Dat is een A4-formaat dat in 3 of 4 geplooid is.

E-MAILETIQUETTE Hou het kort. Allen beantwoorden Een duidelijk onderwerp Doorzoekbare e-mails Hou het georganiseerd.

VERKLARING

inkomende post

Dat zijn de poststukken die een onderneming ontvangt van haar klanten, haar leveranciers …

nietgenormaliseerde zending

Dat is: A4 of A4 geplooid in twee of een vierkant formaat.

postbus

Een postbus is een plek waar je post kunt ontvangen buiten je eigen kantoor of huisadres. Je kunt een zakelijke postbus bij bpost huren, of bij een kleinere aanbieder.

postkamer

Dat is een aparte ruimte waar de inkomende en uitgaande post wordt verwerkt.

AFBEELDING

Poststukken die een onderneming naar haar klanten, haar leveranciers … verstuurt.

vouwbeen

Dat is een hulpmiddel om enveloppen te openen of vellen handmatig te vouwen.

LEVEL 3

uitgaande post

A.S.ADVENTURE.EDU

ONTVANGSTDATUM BEHANDELAAR INFO-KOPIE DATUM AFHANDELING ARCHIEF

BEELDWOORDENBOEK

Op de poststempel staat wanneer een brief is ontvangen, wie de aangewezen behandelaar is, wie een kopie ter informatie heeft ontvangen en wanneer de brief is afgehandeld.

poststempel

THEMA 4

BEGRIP

LEVEL 4 Hoe klasseer je nauwkeurig papieren documenten in een onderneming?

Bekijk aandachtig de cartoon. Wat zie je op de cartoon?

Wat loopt er volgens jou verkeerd?

Welk gevolg kan dat volgens jou hebben?

THEMA 4

LEVEL 4

INTRO

Bron: Luc Vermeersch in Arduin

Bekijk de twee filmpjes van De collega’s. Wat is er in de loop der jaren veranderd op het gebied van documentbeheer? a

Welke hulpmiddelen om te klasseren zie je op de bureaus?

Hoe verloopt de verwerking van documenten nu?

VROEGER

Hoe klasseer je nauwkeurig papieren documenten in een onderneming?

LEVEL 4

In dit Level beantwoord je stap voor stap deze onderzoeksvraag:

THEMA 4

Explore 1— Waarom moet je klasseren? Good to know

In elke onderneming moeten werknemers papieren documenten ordenen en opbergen. Zowel ontvangen als zelf opgestelde documenten moet je zo ordenen dat je ze gemakkelijk kunt vinden. Dat is een hele klus die nauwkeurig moet gebeuren! Ook al verloopt in een hedendaagse onderneming veel digitaal, toch is er nog steeds een grote hoeveelheid papieren documenten.

Vul het kader aan. Kies uit:

ordenen – klasseermethode – klasseren – methode

Klasseren

betekent dossiers en documenten opbergen.

Dat gebeurt volgens een bepaalde

: dat is de

manier waarop je documenten klasseert. Een heldere, correct toegepaste beïnvloedt de kwaliteit van de dienstverlening van

de onderneming. Het is geen goed idee om het

van

documenten uit te stellen, want er gaat veel tijd verloren als werknemers slecht

THEMA 4

LEVEL 4

geklasseerde documenten moeten zoeken.

Een onderneming kan kiezen voor een centraal of een decentraal klassement. Noteer de vorm in de juiste kolom.

Documenten of dossiers die niet vaak meer geraadpleegd worden, verhuizen naar het archief. Dat bevindt zich meestal in de kelderruimte van een bedrijfsgebouw. Heeft jouw school ook een archief en waar bevindt zich dat?

Het klassement bevindt zich op een centrale plaats binnen de onderneming. Elke werknemer kan dat klassement op die ene plaats raadplegen.

Iedere afdeling heeft haar eigen klassement. De klassementen bevinden zich dus op meerdere plaatsen in de onderneming.

Om een document of dossier snel te vinden moet het klassement aan bepaalde eisen voldoen. Vul de tabel aan. Kies uit: soepel of flexibel – nauwkeurig of gedetailleerd– eenvoudig of simpel

VERKLARING Je klasseert de documenten volgens de juiste klasseermethode. Je klasseert op een duidelijke manier. Je moet het klassement makkelijk kunnen uitbreiden.

LEVEL 4

EIS

THEMA 4

Explore 2— Welke klasseermethodes zijn er? Niet alleen een onderneming klasseert haar documenten, ook jullie klasseren documenten. Bekijk aandachtig de onderstaande afbeeldingen. Stel dat dit de ringmappen van een leerling zijn. Wat zouden deze afbeeldingen dan voorstellen?

Wie klasseert er nog documenten? Welke documenten?

Good to know

THEMA 4

LEVEL 4

Er zijn verschillende klasseermethodes die je zowel digitaal als manueel kunt gebruiken. Klasseren kan: — alfabetisch, — numeriek, — alfanumeriek, — chronologisch, — geografisch, — decimaal.

100

Je kunt ook methodes combineren. Voor dit jaar moet je enkel de eerste vier methodes kunnen toepassen.

Explore 3— Wat is een alfabetisch klassement? ALFABETISCH KLASSEMENT

Het alfabetisch klassement is de meest voorkomende manier om te klasseren. Je klasseert op de eerste letter van het grondwoord (de basis van een woord). Je klasseert op naam, trefwoord of onderwerp.

Dat is een eenvoudige manier want iedereen kent het alfabet.

Waar wordt het alfabetisch klassement toegepast? Geef een aantal voorbeelden.

Good to know Regels:

—

— —

Klasseer op basis van de familienaam. Als er twee dezelfde familienamen zijn, dan klasseer je op de voornaam. Dat heet klasseren op klasseernaam. Beschouw persoonsnamen als een woord: T’Sas = Tsas of Van der Heyden = Vanderheyden. Zet lidwoorden achteraan: Het Momentje = Momentje, Het. Weglatingstekens: voor de letter zet je achteraan: ‘t Goed gevoel = Goed gevoel, ‘t; na de letter laat je staan : T’Seynaeve = T’Seynaeve. Klasseer de letter ij onder i. Klasseer de letter y onder y. Klasseer in het klassement van bedrijven rechtspersonen en aanverwanten achteraan: Nv Hessers = Hessers, nv. Zet soortnamen van bedrijven achteraan: Garage De Grootte = De Grootte, garage.

—

— — — —

Ga naar iDiddit. Je vindt er de letters van het alfabet. Speel per twee het spel om het alfabet snel vanbuiten te leren.

Spel 2:

Leerling A legt de letters in de juiste volgorde. Terwijl leerling B niet kijkt, neemt leerling A vijf letters weg. Leerling B legt die vijf letters op de juiste plaats. Daarna wisselen de spelers van rol. Leerling A legt de letters in de juiste volgorde. Terwijl leerling B niet kijkt, neemt leerling A vijf letters weg. Leerling B benoemt zo snel mogelijk de ontbrekende letters.

THEMA 4

Spel 1:

LEVEL 4

SPELREGELS

101

De onthaalmedewerker van Labo Gezond moet de patiënten die afgelopen maand een bloedafname hebben gehad, alfabetisch klasseren op familienaam. a b

Onderstreep telkens de familienaam. Plaats de namen alfabetisch.

Wouters Isabelle – Hadadi Yousef – Nachtegael Véronique – Bleys Isabelle – Haddadi Cem – De Munck Evy – Hogelandt Fernand – Herrebout Basil – Peeters Annie – Van Damme Joris – De Scheemaecker Tania – De Vos Lesley – Van der Heyden Hans – Abdanour Abdel – Verschorre Monique

Wanneer je klasseert, moet je heel aandachtig zijn. Twee familienamen kunnen namelijk heel goed op elkaar lijken. a b c

Ken jij twee familienamen die op elkaar lijken? Bespreek klassikaal. Klasseer de onderstaande familienamen alfabetisch. Ga naar iDiddit. Je vindt er kaartjes met dezelfde familienamen. Breng een klein doosje mee en klasseer de namen alfabetisch in je sorteerbakje. Zoek nog zes dergelijke namen om het spel aan te vullen.

ALFABETISCH KLASSEMENT

NAMEN

Van der Vel

Van der Veldt

Van de Velde

Veldeman

De Dekker

De Decker

Den Dekker

Deckers

De Zutter

De Sutters

Sutters

De Jong

De Jonghe

Dejonge

THEMA 4

LEVEL 4

Van der Velt

102

Voor deze opdracht heb je de keuze. Kies optie 1 als je wat ondersteuning wilt. Kies optie 2 als je liever een uitdaging wilt. Vink de gekozen optie aan.

Optie 1 Groothandel Umami De onthaalbediende van Umami, een groothandel in schoonheidsproducten, moet de namen van alle schoonheidsinstituten waaraan Umami levert, alfabetisch klasseren. Noteer de juiste klasseernaam in de tweede kolom, kijk naar het voorbeeld.

Het grondwoord is al onderstreept.

Tip:

Klasseer alle klanten alfabetisch in de derde kolom.

KLANTEN

KLASSEERNAAM

ALFABETISCH KLASSEMENT

Instituut Mieke

Mieke, Instituut

Babs Beauty Consult

Schoonheidssalon Elegance Imperia Esthetica Nagelstudio Juwels

Casa Laguna

Bronzor

Beauty Lounge Babs Beauty Consult

Instituut Nicole

Bv Unique Beauty Cosmetic Studio Voetverzorging Fabienne

‘t Kruidentuiltje

THEMA 4

Beautyhouse

LEVEL 4

Schoonheidsinstituut Brenda

103

Optie 2 Groothandel Constructief De onthaalbediende van Constructief moet de nieuwe klanten van de afgelopen maand klasseren. Onderstreep het grondwoord waarop je zult klasseren. Noteer de klasseernaam in de tweede kolom. Klasseer alle klanten alfabetisch in de derde kolom.

KLANTEN

KLASSEERNAAM

Nv De Grootte Bouwonderneming Construct Installatietechniek Blansaer

ALFABETISCH KLASSEMENT

a b c

Bouw Janssens

Algemene aanneming De Meyer

Algemene voegwerken De Graeve Elektro Maes Bv Essentia

De Clippel

Bv Decock Philip

Vastgoed Capital

Bouw Laureys Lissens bv

Montagebedrijf Messe

THEMA 4

LEVEL 4

’t Snoeck Bouwbedrijf

104

Je werkt verder in de optie die je gekozen hebt. Vink de gekozen optie aan. Leg elke klantenfiche in het juiste vakje. Vul dat vakje in de laatste kolom in.

Optie 1

BAN-CAD

CAE-CZZ

D-DOY

DOZ-EYG

EYH-GUX

GUY-HAA

HAB-JEA

JEB-LOP

LOQ-NUV

NUW-RUU

RUV-SUV

SUW-URA

URB-VOO

VOP-WOO

WOP-Z

Groothandel Umami

ALFABETISCH KLASSEMENT

Optie 2

VAKJE KAST

Beautyhouse

VAKJE KAST

Blansaer, Installatietechniek

Capital, Vastgoed

Construct, Bouwonderneming

De Clippel

Decock, Philip bv

Bronzor

Casa Laguna

Cosmetic Studio

De Graeve, Algemene voegwerken.

Elegance, Schoonheidssalon

De Grootte, nv

Fabienne, Voetverzorging

De Meyer, Algemene aanneming

Imperia Esthetica

Essentia, bv

Juwels, Nagelstudio

Janssens, Bouw

Kruidentuiltje, ‘t

Laureys, Bouw

Mieke, Instituut

Lissens bv

Nicole, Instituut

Maes, Elektro

Unique Beauty, bv

Messe, Montagebedrijf

Snoeck, Bouwbedrijf ‘t

Brenda, Schoonheidsinstituut

Beauty Lounge

A-BAM

ALFABETISCH KLASSEMENT

Babs Beauty Consult

Groothandel Constructief

LEVEL 4

A-BAM

THEMA 4

Bekijk aandachtig deze sorteerkast. Daarin kun je documenten (alfabetisch) klasseren.

105

A.S.Adventure.edu heeft voor het gamma van de wandelaar vijftien nieuwe producten aangekocht. Klasseer die alfabetisch. Geef ze het juiste volgnummer, begin bij 1. ALFABETISCH KLASSEMENT

ARTIKEL Keen Schoen – Seacamp II CNX Keen Schoen – Terradora WP

Barts – Hoed Soleil Visor Ayacucho – Hoed Brumby Bronco Roxy – Sporttas Celestial World Patagonia – Fleece Better Sweater Adidas – Trui E 3S Po Fl

The North Face – Schoen M Ampezzo

Adidas – Short E 3S Shrt Ft Adidas – Trui E 3S Crew Fl

Kite Optics – Verrekijker Ursus 10x42 Bynolyt – Verrekijker Shark 8x25

Eastpak – Dagrugzak Tecum Cnnct L

The North Face – Dagrugzak Recon 30L

THEMA 4

LEVEL 4

CamelBak – Hydration Pack Lobo 9L

106

Explore 4— Wat is een numeriek klassement? NUMERIEK KLASSEMENT

Bij het numeriek klassement heeft elk document een nummer. Sommige documenten in een onderneming zoals facturen en klantendossiers hebben sowieso al een nummer. Numeriek klasseren

is een methode die je gemakkelijk kunt uitbreiden.

Waar wordt het numeriek klassement toegepast? Geef een aantal voorbeelden.

Good to know Regels:

Een opfrissertje! Rangschik snel deze getallen van klein naar groot.

Geef elk document een uniek nummer. Noteer in een apart document welk nummer bij welk document hoort.

— —

NUMERIEK KLASSEMENT

GETAL

45 203

8 963

58 741

68 521

85 214

574

63 987

45 710

4 527

789

147

THEMA 4

LEVEL 4

478 952

107

A.S.Adventure.edu heeft filialen verspreid over heel België. a b c

Knip de strookjes van het knipblaadje aan het eind van dit thema uit. Leg de stroken numeriek op postcode. Ben je zeker van je klassement? Noteer ze dan hier in de juiste volgorde of maak er een foto van. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar in je portfolio. FILIALEN A.S.ADVENTURE.EDU BELGIË

NUMERIEK KLASSEMENT OP POSTCODE

9051 Sint-Denijs-Westrem 1861 Meise 9080 Lochristi 2500 Lier 2900 Schoten

2000 Antwerpen

2800 Mechelen

9100 Sint-Niklaas

9700 Oudenaarde 8530 Harelbeke

2250 Olen

2300 Turnhout 5000 Namen 3000 Leuven

3390 Sint-Joris-Winge 8300 Knokke

1930 Zaventem

8400 Roeselare 9000 Gent 1301 Bierges

THEMA 4

LEVEL 4

2110 Wijnegem

108

8310 Sint-Kruis 7000 Bergen 9300 Aalst

FILIALEN A.S.ADVENTURE.EDU BELGIË

NUMERIEK KLASSEMENT OP POSTCODE

9200 Dendermonde 8630 Veurne 6900 Marche-en-Famenne 1400 Nivelles

7500 Tournai 1620 Drogenbos 2610 Wilrijk 3600 Genk 1050 Elsene

1410 Waterloo

4020 Luik 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe 4342 Awans 3500 Hasselt

3920 Lommel

Good to know

THEMA 4

LEVEL 4

Sommige combinaties zoals een artikelnummer bevatten cijfers met een letter erin. In dat geval klasseer je eerst numeriek en vervolgens alfabetisch.

109

Een stagiaire in de aankoopafdeling van A.S.Adventure.edu heeft haar werk niet correct uitgevoerd. Klasseer de volgende artikelen voor de afdeling reizen opnieuw numeriek op productnummer. Nummer ze van 1 tot 12. ARTIKEL

PRODUCTCODE 3156C90007

Jack Wolfskin – Jas Norrland 3-in-1

3151D80003

The North Face – Reistas Base Camp Duffel XL/132 l

2211C80014

Eagle Creek – Reistas Cargo Hauler Wheeled Duffel 110 l

2211D90002

Xtorm – Oplader Powerbank Rugged 10000

2G33G00003

Eagle Creek – Kussen Exhale Neck Pillow

2FB1C60002

Katadyn – Waterfilter Gravity Befree 3.0 l

2A62C90005

Care Plus – EHBO Kit Emergency

2A31XX2009

Jack Wolfskin – Heuptas Upgrade

2361G00001

GoPro – Video Hero 8 Black + 32 GB SD-kaart

2E21D90001

Slowtide – Handdoek Travel

2A12G00001

Ayacucho – Hoed Waterproof Winter

3453H00001

Jack Wolfskin – Jas Stormy Point

NUMERIEK KLASSEMENT

Good to know

THEMA 4

LEVEL 4

Om documenten te klasseren op datum moet je de datum noteren volgens de NBNnormen. Bijvoorbeeld: 29 mei 2024 wordt volgens de NBNnormen: 20240529. Numeriek klasseer je dat dan als 20240529.

110

Noteer de volgende data volgens de NBN-normen en klasseer vervolgens numeriek. DATUM

BINNORMEN

NUMERIEK KLASSEMENT

16 april 2020 8 juni 2020

14 oktober 2024 9 oktober 2023 25 mei 2020

THEMA 4

LEVEL 4

7 september 2021

19 september 2021

111

Explore 5— Wat is een alfanumeriek klassement? ALFANUMERIEK KLASSEMENT

Het alfanumeriek klassement is een combinatie van het alfabetisch en het numeriek klassement. Je klasseert in de eerste plaats alfabetisch en vervolgens numeriek. Het is een onvolledig alfabetisch

klassement.

Dit zijn een aantal leveranciers van A.S.Adventure.edu. Klasseer die eerst alfabetisch en vervolgens numeriek op leveranciersnummer. LEVERANCIER Vaude Gent 44006

Telenet nv 44010

The North Face 44003

ALFABETISCH

Semaburo bv 44013

Romkes Deurne bv 44011

Ortlieb 44007 Proximus 44016 Polar 44009

Patagonia Europe 44005 Nike 44001

Jack Wolfskin BELGIEN 44002

Fredrix 44015

Fnac Wijnegem 44012 Engie 44014 Agu 44004

THEMA 4

LEVEL 4

Adidas 44008

112

NUMERIEK

Ga naar iDiddit. Je vindt er een aantal aankoopfacturen. a b c

Leg een aantal A4-bladen horizontaal of kleef er post-its op. Zo maak je tabbladen (tussenbladen). Op elk blad of elke tab noteer je drie letters van het alfabet. Bijvoorbeeld: tabblad 1 = ABC, tabblad 2= DEF … Klasseer de facturen alfabetisch.

ABC DEF

GHI

Explore 6— Wat is een chronologisch klassement?

CHRONOLOGISCH KLASSEMENT

Bij het chronologisch klassement klasseer je de documenten op datum. Die methode gebruik je voornamelijk om facturen, brieven, verslagen van vergaderingen, inschrijvingen … te klasseren.

Good to know

Regels: – –

a b

Werk per twee. Samen hebben jullie dus twintig enveloppen. Klasseer de enveloppen chronologisch.

LEVEL 4

Breng tien afgestempelde enveloppen mee naar de klas.

THEMA 4

Bepaal de datum van het document. Klasseer het meest recente document bovenaan.

113

Fitnessclub Fitzone wil zijn klassement eens grondig onder handen nemen. De vorige eigenaar gooide alle klantenfiches op een hoop. Klasseer alle klantenfiches chronologisch op geboortedatum. CHRONOLOGISCH KLASSEMENT

1963-12-18 Jef Van Massen

1987-04-15 Walter Grootaerts

1974-05-29 An Van Wassenhove

2000-05-17 Jan De Doncker

1994-02-01 Suzy Van de Velde

KLANTEN

1999-02-07 Karien Smolders

2005-06-04 Joris Van de Velde 2006-04-17 Mustapha Abdelnour

2000-08-03 Kizilmese Abdil

2005-04-19 Farid Hadadi

2008-03-13 Mathieu Wouters

2001-08-08 Zita De Paepe

2004-06-05 Janitta Peeters

1994-05-23 Gerarda Seys

TO THE POINT

Elke onderneming moet goed klasseren zodat de belangrijkste informatiebronnen bewaard blijven. Klasseren is het opbergen van dossiers en documenten op een bepaalde manier, de klasseermethode. Het archief is de bewaarplaats van documenten of dossiers die niet vaak meer geraadpleegd worden.

THEMA 4

LEVEL 4

De verschillende methodes kun je zowel manueel of digitaal gebruiken. Je kunt de volgende methodes gebruiken:

114

— — — —

alfabetisch klassement, numeriek klassement, alfanumeriek klassement, chronologisch klassement.

VIDEO

Een goed klassement is goed doordacht en precies. Je kunt het klassement van de onderneming op twee manieren aanleggen: centraal, dat wil zeggen dat alles op een centrale plaats geklasseerd wordt of decentraal, dat wil zeggen dat iedere afdeling haar eigen klassement heeft.

— — —

nauwkeurig of gedetailleerd eenvoudig of simpel soepel of flexibel

Om snel een document te vinden moet het klassement deze kenmerken hebben:

Er zijn tal van hulpmiddelen om het klassement overzichtelijk op te stellen zoals een sorteerkast. De regels van het alfabetisch klassement

— — —

Klasseer op basis van de familienaam. Als er twee dezelfde familienamen zijn, dan klasseer je op de voornaam. Dat heet klasseren op klasseernaam. Beschouw persoonsnamen als een woord: T’Sas = Tsas of Van der Heyden = Vanderheyden. Zet lidwoorden achteraan: Het Momentje = Momentje, Het. Weglatingstekens: voor de letter zet je achteraan: ‘t Goed gevoel = Goed gevoel, ‘t; na de letter laat je staan : T’Seynaeve = T’Seynaeve. Klasseer de letter ij onder i. Klasseer de letter y onder y. Klasseer in het klassement van bedrijven rechtspersonen en aanverwanten steeds achteraan: Nv Hessers = Hessers, nv. Zet soortnamen van bedrijven achteraan: Garage De Grootte = De Grootte, garage.

—

De regels van het numeriek klassement: — —

Geef elk document een uniek nummer. Noteer in een apart document welk nummer bij welk document hoort.

Het alfanumeriek klassement is een combinatie van het alfabetisch en het numeriek klassement. De regels van het chronologisch klassement:

LEVEL 4

Bepaal de datum van het document. Klasseer het meest recente document bovenaan.

THEMA 4

— —

115

Action 1— Problemen met het klassement opsporen

SOEPEL OF FLEXIBEL

EENVOUDIG OF SIMPEL

NAUWKEURIG OF GEDETAILLEERD

Lees de volgende situaties. Aan welke eis voldoet het klassement niet? Kruis aan.

De administratief medewerker van Holding nv moet voor een collega snel een geklasseerde factuur zoeken. Na een uur intensief zoeken heeft hij die nog steeds niet gevonden. De collega is niet tevreden, want hij kan niet doorwerken aan zijn dossier.

Dankzij de subsidies voor zonnepanelen heeft het bedrijf Solar veel nieuwe klanten. De bediende moet alle nieuwe prijsoffertes klasseren. Dat lukt helaas niet doordat hij het klassement niet gemakkelijk kan uitbreiden door plaatsgebrek.

Jouw collega zal lange tijd afwezig zijn wegens ziekte. Je neemt voor onbepaalde tijd een deel van haar taken over. Het aanvullen van het klassement verloopt moeizaam want het is niet op een transparante manier aangelegd.

Action 2— Klantenkaarten klasseren Ga naar iDiddit. Je vindt er de klantenkaarten en voorraadkaarten van A.S.Adventure.edu.

Knip alle kaarten uit. Klasseer die eerst alfabetisch en dan numeriek.

THEMA 4

LEVEL 4

a b

116

Action 3— Inkomende dossiers numeriek klasseren Als onthaalbediende moet je dagelijks de nieuwe klanten klasseren. Zoek de postcode op en vul die in de tweede kolom in. Klasseer de klanten numeriek op postcode.

KLANTEN

POSTCODE

Vreven, Tienen De Jonghe, Aartselaar Wouters, Kontich

a b

NUMERIEK KLASSEMENT

Saluki, Ronse Bocqué, Ninove Bingé, Evergem

Del Pierro, Ertvelde

Chavatte, Antwerpen Wilson, Koksijde

Clement, Brugge

Grotaerts, Leuven

Potiers, Knesselare Boukadouri, Ronse

THEMA 4

LEVEL 4

Van Sinck, Kontich

117

Action 4— Personeelsdossiers alfabetisch en chronologisch klasseren

A.S.Adventure.edu heeft veel werknemers. De zaakvoerder wil een overzicht krijgen van de gemiddelde leeftijd van de werknemers. a b c

ALFABETISCH KLASSEMENT OP VOORNAAM

Ga naar iDiddit. Je vindt er een lijst met de werknemers van A.S.Adventure.edu. Klasseer de werknemers alfabetisch op voornaam. Klasseer de werknemers chronologisch op geboortedatum.

CHRONOLOGISCH KLASSEMENT OP GEBOORTEDATUM

ALFABETISCH KLASSEMENT OP VOORNAAM

Action 5— Bewaartermijn voor documenten opzoeken Surf via iDiddit naar de website van de Vlaamse overheid. Zoek op hoelang je de onderstaande documenten moet bewaren.

DOCUMENT

BEWAARTERMIJN

Een kopie van je belastingaangifte Bankdocumenten Aankoopfactuur elektronisch toestel Deurwaarderskosten Je diploma

LEVEL 4

THEMA 4

119

Action 6— Materiaal en meubels voor een overzichtelijk MORE

Bekijk de onderstaande afbeeldingen. Noteer onder elke afbeelding de correcte benaming. Kies uit:

klasseermodule – paternosterkast – ladeblok – hangmap – termijnmap – dossierkast – ordner – snelhechter – dossiermap – sorteerbakje – folderkast – brievenhouder – hangmappenkast – archiefdoos – sorteerkast – tabbladen

klassement benoemen

THEMA 4

LEVEL 4

120

Action 7— Materiaal en meubels voor een overzichtelijk klassement omschrijven

Combineer de woorden met de juiste omschrijving. MATERIAAL

Map met een weekindeling of maandindeling

dossierkast

Afsluitbare kast om mappen in weg te bergen

ladeblok

Kast met lange lades om hangmappen te klasseren

hangmappenkast

Kast voor inkomende documenten die nog verdeeld worden over de afdelingen

sorteerkast

Mappen uit stevig karton, voorzien van haakjes

hangmap

Dikke map met een hefboom die documenten beschermd tegen kreuken

dossiermap

Module om formulieren te klasseren

archiefdoos

Bakjes voor op het bureau om lopende documenten tijdelijk te klasseren

ordner

Hulpmiddel om documenten samen te houden

tabbladen

OMSCHRIJVING

Bladen om documenten in een map te scheiden of sorteren

sorteerbakje

Ladeblok voor persoonlijke spullen en soms ook hangdossiers

klasseermodule

Nieuwe techniek om documenten compact te klasseren en archiveren

snelhechter

Papieren map voor lopende dossiers waarop je een naam kunt noteren (soms met een venster)

termijnmap

Stevige houder om documenten en brieven in vast te houden

brievenhouder

Kast om folders en tijdschriften tentoon te stellen

paternosterkast

Stevige kartonnen dozen voor dossiers die naar het archief verhuizen

folderkast

LEVEL 4

THEMA 4

121

Action 8— Een kruiswoordraadsel invullen MORE MORE

RE Vul het in. MOkruiswoordraadsel HORIZONTAAL

VERTICAAL

1 3

Je klasseert per land, provincie, stad, gemeente of straat. De klassering is vaak in combinatie met andere methodes. Dit is een kast waarin ordners in draaiende bakjes geklasseerd worden. Deze dikke map heeft een hefboom. Deze map heeft een week- of maandindeling.

5 6

Je klasseert op datum. Dit is een handig hulpmiddel om documenten samen te houden. Deze persoon werkt in het archief. In deze kast sorteer je de inkomende documenten die vervolgens verdeeld worden over de verschillende diensten van de onderneming.

7 8

THEMA 4

LEVEL 4

122

Bekijk het filmpje van Rens in het archief en beantwoord de vragen. a

Welke klasseermethode gebruikt het archief?

Welk klasseermateriaal gebruiken ze in het archief?

Hoe worden alle documenten nog bewaard? Waarom?

Vul de omschrijving van het archief aan. Kies uit:

Action 9— Het klassement van het archief verkennen

waar afgehandelde naartoe verhuizen. De documenten worden in

archiefdozen voor bepaalde tijd

worden de documenten onherroepelijk die werkt in het archief, noem je de bevindt zich meestal in de kelderverdieping van het bedrijf.

. Na de bewaarperiode . De persoon . Het archief

LEVEL 4

Het archief is een

THEMA 4

archivaris – dossiers – bewaard – bewaarplaats – vernietigd

123

BREAKING NEWS 1

Ga naar iDiddit. Je vindt er een actualiteitsitem over het onderwerp.

Los de vragen op.

Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

CHECKLIST Duid aan of je de onderstaande vaardigheden voldoende beheerst. JA

Ik kan het alfabetisch klassement toepassen in een oefening.

Ik kan het numeriek klassement toepassen in een oefening.

Ik kan het alfanumeriek klassement toepassen in een oefening.

Ik kan het chronologisch klassement toepassen in een oefening.

THEMA 4

LEVEL 4

124

KAN BETER

EXTRA OEFENMATERIAAL

Beeldwoordenboek Level 4 VERKLARING

alfabetisch klassement

Je klasseert op de eerste letters van het grondwoord. Je klasseert op naam, trefwoord of onderwerp.

alfanumeriek klassement

Dat is een combinatie van het alfabetisch en het numeriek klassement. Je klasseert in de eerste plaats alfabetisch en dan numeriek.

archief

Dat is de bewaarplaats voor documenten of dossiers die niet vaak meer geraadpleegd worden. Die bevindt zich meestal in de kelderruimte van een bedrijfsgebouw.

AFBEELDING

BEGRIP

BEELDWOORDENBOEK

Je klasseert op datum.

THEMA 4

chrono logisch klassement

LEVEL 4

Bij een centraal klassement kan elke collega het klassement raadplegen want het is op een centrale plaats binnen de onderneming.

centraal klassement

125

VERKLARING

decentraal klassement

Bij een decentraal klassement heeft elke afdeling haar eigen klassement. Er zijn dus meerdere plaatsen in de onderneming waar je een klassement vindt.

klasseer methode

Dat is de manier waarop je de documenten klasseert.

klasseren

Het opbergen van dossiers en documenten.

Bij het numeriek klassement geef je elk document een nummer alvorens het te klasseren.

THEMA 4

BEELDWOORDENBOEK

LEVEL 4

numeriek klassement

126

sorteerkast

AFBEELDING

BEGRIP

Dat is een kast waarin je documenten kunt klasseren.

STEP-UP Nu is het aan jou! Ontwerp een telefoonmemo rekening houdend met de huisstijl van je zelfgekozen onderneming. Werk per twee. Gebruik de woordenwolk om te brainstormen over welke elementen er zeker in moeten staan.

naam

Maak je telefoonmemo met een tekstverwerker. Gebruik de ICT-fiches van tekstverwerker. Geef het bestand een duidelijke naam en bewaar het in je portfolio.

telefoonnummer

brainstorm

inhoud

c d

Raadpleeg To the point van Level 3.

Tip:

telefoonmemo

a b

afdeling

datum

THEMA 4

STEPUP

functie

127

128

Jinte Schrooten

Annelies Daems

Visual Merchandiser

Zita Peeters

Verkoopmedewerker Wandelen

Tiziano Ferrari

Verkoopmedewerker Fietsen

Ties Hubrechts

Verkoopmedewerker Wintersport / Reizen

Nadine Bollen

Verkoopmedewerker Fashion

Aankoopassistent

Kevin Thijs

Dana Haels

Kassamedewerker

Aankoopassistent

Store manager

Lies Meeus

Pedro Awouters

Senior aankoper

Salesmanager

Senior boekhouder

Anissa Zadora

Assistent boekhouder

Anastasia Dingenen

Administratief medewerker

Mulin Bussche

Assistent facturatie

Estefania Umuhire

Verantwoordelijke facturatie

Natascha Makropoulos

Sterre Daniëls

Management assistant

Yassin Ayas

Ayoub Talbi

Elke Peerlings

Muhammed Abidar

Magazijnmedewerker

Vrachtwagenchauffeur

Daan Leekens

Ruben Leenders

Vrachtwagenchauffeur

Magazijnmedewerker

Kenny Rogiers

Magazijnmedewerker

Veerle De Block

e-mailmarketing

Verantwoordelijke

Katarina Vanderzande

Naomi Luys

Hr-manager

Webshopverantwoordelijke

Tibe Pecceu

Customer service

Eline Truyen

Marketingmanager

Transportverantwoordelijke

Yarno Janssen

Logistiek verantwoordelijke

Magazijnverantwoordelijke

Jitse Vissers

Webdeveloper

Natan Heylen

Online analist

Tim Stroobandt

ICT-manager

Femke Kelchtermans

Directeur

ORGANOGRAM

Ersil Dokumaci

THEMA 4

ORGANOGRAM – A.S.Adventure.edu