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Introducción La Universidad vive un momento en el que debe apostar por innovaciones en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) hacia la dirección de adaptarse a los cambios y dar respuesta a las necesidades del entorno; siempre en aras de sobrevivir como institución y seguir siendo referente primario de nuestra sociedad. Las universidades tienen el problema de no contar con la información integrada, y por ende trabajar con las llamadas islas de información que no favorecen a las gerencias para la adecuada toma de decisiones, generando en varias ocasiones grandes pérdidas económicas y duplicación de procesos. Por tal motivo se debe implementar un Sistema de Planificación de Recursos conocida por sus siglas en inglés ERP (Enterprise Resource Planning) que permitirá reducir los costos, aumentar la productividad y la automatización de procesos con información confiable, precisa e integrada. Este sistema de planificación de recursos fue denominado ERP University porque está dirigido exclusivamente para instituciones educativas, lo cual hace una diferenciación con otros ERP ofrecidos en el mercado que son netamente orientados a empresas. El ERP University comprende módulos informáticos de gestión académica, económica, recursos humanos, logística, producción, investigación, comunicación, documentación y gestión de servicios en Tecnologías de Información; basado en un entorno de gestión de calidad y procesos, tal como se muestra en el siguiente gráfico:
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Gestión de Datos Maestros Gestión Académica
Gestión Financiera
Gestión RR.HH.
Gestión de Logística
Gestión de Producción
Gestión de Investigación
Gestión de Servicios de TIC
Gestión de Documentación
Gestión de Comunicación
Gestión de Calidad (SGC) Gestión de Procesos (BPM) Inteligencia de Negocio (BI)
Gestión de Relación con Clientes (CRM)
Introducción
En ese sentido el ERP University transforma la gestión de la Información permitiendo evaluar, implementar, automatizar, integrar y gestionar de forma eficiente las diferentes operaciones que se presentan en los procesos Universitarios siguiendo el modelo de Universidad Digital.
Gesti贸n Acad茅mica
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Innovaci贸n - Gesti贸n - Soporte - Servicio
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Modulo de Registros Descripción El Módulo de Registros Académicos forma parte de la Suite Erp, permite administrar eficaz y eficientemente todos los procesos académicos universitarios. Está adaptado a las exigencias del proyecto SIGU (Sistema de Gestión Universitario) de la ANR, así mismo su estructura permite reportar todos los indicadores solicitados por el CONEAU. Característica · · · · · · · · · · · · · · ·
Administración de calendario de actividades, para controlar a través de fechas, las principales actividades académicas (programación de cursos, ingreso de notas, matrícula, etc.). Programación de cursos. Programación de horarios. Matrícula en línea (alumnos). Ingreso de notas en línea (docentes). Impresión de actas. Digitalización de actas. Automatización de cambios curriculares. Impresión de Certificados de Estudios. Reporte de indicadores CONEAU. Reportes por alumno (boleta de notas, ficha de matrícula, record académico, reporte curricular integral, consolidado académico). Reportes estadísticos (consolidados por semestre, centro académico, modalidad de estudios, detallados por curso: registro de asistencia y evaluaciones, estadísticas por curso, etc.) Exportación de cursos al MOODLE. Administración de cursos por departamentos. Administración de maestros: alumnos, docentes, escuelas, facultades, curriculas, cursos, ambientes, etc.
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Modulo de Amisión Descripción Modulo que se encuentra integrado en la suite Erp-University; permite administrar eficientemente el ingreso de alumnos, proceso de calificación y reportes estadísticos.
Característica Administración de calendarios académico. Programación de vacantes. Registro del postulante. Administración de las modalidades de ingreso. Administración del expediente del alumno. Administración del proceso de examen de admisión. Reportes de ingresantes. Reportes estadísticos (comparativos de postulantes-ingresantes-matriculados, por modalidad de ingreso, tipo de colegio, sexo, etc.). · Administración eficiente de maestros. · · · · · · · ·
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Modulo de Expedientes Descripción: Módulo que se encuentra integrado en la suite Erp-University; permite administrar eficientemente el ingreso de alumnos, proceso de calificación y reportes estadísticos. Características: Ÿ Codificación de expedientes. Ÿ Digitalización de expedientes. Ÿ Trámite documentario para el pedido de
expedientes.
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Modulo Grados y Títulos Descripción: En este Módulo de Grados y Títulos, se registran las diplomas emitidas a los alumnos de Bachiller, Título, Postgrado. Tambien registra el envio de las diplomas a las diversas Sedes que tiene la Institución. Características: Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Integración de grados y títulos, expedientes y secretarías académicas. Control de los procesos de grados (consejos de facultad, universitario). Registro de graduados y titulados. Exportación de grados y títulos a la ANR. Impresión de formatos ANR. Registro de duplicados. Reportes por libro y grado. Reportes de expedientes faltantes o incompletos.
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Gesti贸n de Calidad
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Módulo de Sistematización de Fuentes de Verificación Descripción El módulo de sistematización de fuentes de verificación le da el control de su cadena de recolección y alojamiento de archivos de fuentes de verificación para minimizar los esfuerzos y maximizar el trabajo colaborativo entre los usuarios responsables de dichas fuentes. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: Característica Ÿ Elaborar un árbol de carpetas según la estructura deseada y automatización
del proceso de mantenimiento de archivos de fuentes de verificación. Ÿ Reducir el esfuerzo en el alojamiento, movimiento y copia de archivos, manteniendo altos niveles de servicio. Ÿ Compartir la información con los usuarios de una manera segura a través de un navegador e integración fácil mediante servicios web. Ÿ Control de los privilegios de los usuarios mediante la gestión de permisos centralizada en entorno web. Ÿ Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Ÿ Responder con rapidez a la recolección de evidencias, cambios y actualizaciones
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Módulo Informes de Autoevaluación Descripción El módulo de informes de autoevaluación le da el control en la elaboración de su informe de autoevaluación para minimizar esfuerzos y maximizar el trabajo colaborativo entre los usuarios responsables de la presentación de los informes. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: Característica Ÿ
Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Elaborar informes de autoevaluación según una estructura estandarizada y la automatización de los procesos de mantenimiento de archivos de informes de autoevaluación. Reducir el esfuerzo en la vinculación de las fuentes de verificación, manteniendo altos niveles de servicio. Compartir la información de una manera segura con los usuarios a través de un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los privilegios de los usuarios mediante la gestión de permisos centralizada en entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con rapidez a la elaboración de informes de autoevaluación, cambios y mejoras en los mismos evitando demoras de la actualización.
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Módulo de Control de Documentos y Registros Descripción El módulo de control de documentos le permite la creación, revisión, aprobación y solicitudes de peticiones de cambio de sus documentos para minimizar esfuerzos y maximizar el trabajo colaborativo entre los usuarios responsables de los documentos. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: Característica Ÿ Elaborar documentos como: instructivos, formatos, manuales de organización y
funciones y manuales de usuario según una estructura estandarizada y la automatización de los procesos de creación, revisión, aprobación y solicitudes de peticiones de cambio estos documentos. Ÿ Reducir el esfuerzo en el control de las versiones de los documentos, manteniendo altos niveles de servicio. Ÿ Difundir a los usuarios la información de los documentos vigentes de una manera segura a través de un navegador e integración fácil mediante servicios web. Ÿ Control de los privilegios de los usuarios sobre los documentos mediante un entorno web. Ÿ Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Ÿ Responder con rapidez en el control de los documentos, cambios y observaciones en los mismos evitando demoras de la actualización.
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Módulo de Auditorias Internas de Calidad Descripción El módulo de revisiones permite la programación, planificación de supervisiones y auditorias para minimizar esfuerzos y maximizar el proceso de ejecución y seguimiento de las supervisiones y auditorias. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: Característica Ÿ Programar, planificar y ejecutar supervisiones y/o auditorias así como el
seguimiento de las mismas. Ÿ Reducir el esfuerzo en el control del registro de informes de supervisiones e informes de auditorías, manteniendo altos niveles de servicio. Ÿ Permite administrar la gestión de las no conformidades detectadas en las auditorias de forma segura a través de un navegador e integración fácil mediante servicios web. Ÿ Control de los permisos de los usuarios sobre sus supervisiones y auditorias mediante un entorno web. Ÿ Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Ÿ Responder con eficiencia en el registro y actualización de informes de auditorías y supervisiones evitando demoras del proceso.
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Modulo de Proyectos Descripción El Modulo de Proyectos se encarga de elaborar y gestionar los Proyectos según el Modelo de Calidad CONEAU. Asimismo los Programas o Planes Operativos Anuales elaborados por cada responsable de Proceso de la Institución u Organización. Así mismo el modulo forma parte del paquete ERP-UNiversity, la cual permite la integración, control y evaluación de la información con las diferentes áreas académicas. Característica Ÿ Este módulo le permite: Ÿ Elaborar y gestionar los Proyectos según los Formatos S1, S2, S3 según el modelo
de Acreditación Universitaria CONEAU. Ÿ Mejor control del avance de los Proyectos, y plantear las acciones correctivas necesarias para su mejora continua. Ÿ Reducir tiempo de gestión de los Proyectos. Ÿ Elaborar y gestionar de Programas o Planes Anuales establecidos por la Institución u Organización y llevar un control del avance de los mismos. Ÿ Mejor control del avance de los Programas o Planes Anuales, y plantear las acciones correctivas necesarias para su mejora continua. Ÿ Reducir tiempo de gestión de los Programas o Planes Anuales.
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Sistema Virtual de Autoevaluación Descripción La aplicación Web del Sistema Virtual de Autoevaluación (SVA), facilita la gestión administrativa en el proceso de acreditación de una carrera de pregrado, realizando encuestas y cuestionarios a los estudiantes, docentes, administrativos, egresados y grupo de interés de una carrera profesional, con la finalidad de obtener datos que sirven para la interpretación así como también el cálculo de los indicadores de gestión señalados en el modelo de acreditación CONEAU. Característica Este módulo permite: Ÿ Construir y ejecutar encuestas a través de Internet (online). Ÿ Diseñar las alternativas bajo el modelo de la escala de Likert y de acuerdo a la naturaleza del estándar; lo que da lugar a dos categorías de encuestas (Satisfacción y Grado de Acuerdo). Ÿ Que el usuario de cada colectivo pueda responder la encuesta que le corresponda. Ÿ Que el usuario solo pueda responder una encuesta. Ÿ Que el usuario no tenga acceso a ver las otras encuestas de otras carreras profesionales. Ÿ Generar las estadísticas y el formulario de edición para la interpretación. Ÿ Generar el enlace de vinculación para el Modulo de fuentes de verificación (MOSIF). Ÿ Recibir las respuestas en tiempo real y controlar diversos parámetros, para poder realizar mediciones solicitados por CONEAU.
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Gesti贸n Financiera
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Modulo de Tesorería Descripción El modulo permite centralizar los ingresos y gastos que hayan sido ordenados desde cada uno de los módulos de la suite ERP-Univeristy. Característica Pago de planillas, proveedores, y otros pagos. Registros de Ingresos y/o cierre diario de ingresos. Emisión de Cheques. Cuentas por pagar. Control de gastos por caja chica, así como su reposición. Elaboración automática de asientos contables según el proceso que se está realizando. Ÿ Impresión de Voucher de pago y/o ingreso. Ÿ Registro de devoluciones, etc. Ÿ Así mismo permite la elaboración de archivos de texto plano para el intercambio de información con el sistema TELEPAGOS del banco de crédito. Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
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Modulo de Presupuesto Descripción Esta herramienta permite elaborar, controlar y administrar el presupuesto, así como el seguimiento presupuestal de la Empresa en sus distintas áreas internas. Característica Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Facilita la Formulación anual presupuestal. Permite realizar el Seguimiento y control del presupuesto. Permite realizar la Gestión de análisis de la Utilidad de cada proyecto. Agiliza el control de los gastos realizados por servicios en docencia, y otros gastos indirectos. Ÿ Monitorea los gastos directos por requerimientos a raíz de nuevos proyectos en determinado tiempo. Ÿ Generar reportes y cuadro para el control de gasto presupuestal, diferenciado por mes. Ÿ Así mismo como los anteriores módulos este también forma parte del paquete ERPUniversity, y está integrado a la parte contable. Ÿ Además cuenta con una gama de reportes en los cuales se visualiza la información registrada en los proyectos, de manera mensualizada, resumida y detallada.
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Modulo de Contabilidad Descripción En este módulo del software ERP-University, usted realiza tanto los ajustes necesarios a la contabilidad como la emisión de informes contables. El sistema lleva automáticamente la contabilidad a partir de asientos modelo que son procesados con cada emisión / registración de los comprobantes legales que opera el sistema, así mismo gestiona el trabajo del área contable. Característica Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
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Traslado de Saldos de un año a otro para la apertura de periodo contable. Administración de Plan de Cuentas General Análisis de Cuentas Análisis por Cuenta Analítica (cuenta corriente de clientes y proveedores) Generación de los Estados Financieros (Balance General, Estados de ganancias y pérdidas, hoja de trabajo, estados de cambio en el patrimonio neto, flujo de efectivo). Generación de libros auxiliares (Registro de compras, registro de ventas, libro caja, bancos, inventario y balance por cuentas generales, etc.) La integración de sistemas permite la elaboración de los asientos contables automáticos. Conciliación bancaria manual y automática. Interfaz para la elaboración de asientos de ajustes y /u otros asientos propias de la contabilidad. Configuración de las cuentas contables para las categorías de productos en almacén. Proceso de depreciación de activos automático.
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Modulo de Cobranzas Descripción El Módulo de Cobranzas forma parte de la Suite Erp University desarrollado por la ULADECH CATOLICA. Es una herramienta que le ayudará en la gestión de las cuentas de sus estudiantes, podrá llevar un completo registro del estado de cuenta de cada alumno; aplicar descuentos, prorrogas, programar pagos, fraccionamientos de deudas etc. Si necesita información para tomar decisiones oportunas, el Módulo de Cobranzas le ofrece un completo kit de reportes sobre los ingresos y morosidad por unidades recaudadoras, por unidades de negocio, por filiales, por periodos, etc. Característica Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Administración de conceptos de cobro, categorías, agrupación de conceptos por afinidades. Administración de cronogramas de pago por centros y escuelas. Administración de costos por centros y escuelas. Administración de clientes. Administración de compromisos de pago. Administración de fraccionamientos de deudas. Administración de prórrogas. Administración de Constancias de no Adeudo. Registro de Matriculas. Emisión de Notas de Crédito Facturación y Liquidaciones Reportes de ingresos detallados: por concepto, matrículas y pensiones, por modalidades de enseñanza, por unidades de negocio, por filiales o sucursales etc. Reportes de ingresos resumidos: por modalidades de enseñanza, por unidades de negocio, por filiales o sucursales. Reportes de morosidad: por modalidades de enseñanza, por unidades de negocio, por filiales o sucursales, por periodos. Reportes estadísticos: Ingresos, morosidad por unidades de negocio, por filiales o sucursales.
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Gesti贸n de Logistica
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Modulo de Logística Descripción Modulo que se encuentra integrado en la suite Erp-University; esta herramienta le permite gestionar las operaciones logísticas (Requerimientos, Compras, almacén), manejo de stock, etc. asi como la introducción de nuevos productos. Asi mismo añade valor proporcionando soporte para ciclos de proceso completos como, por ejemplo, el ciclo de la compra, que incluye la solicitud de pedidos de servicio, pedidos de suministros, etc, de este modo, poder gestionar la logística de modo integral, convirtiendo los procesos lentos manuales en proceso optimizados en línea, mejorando asi la gestión de rendimiento para toda la empresa. Característica Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Administración de Nuevos productos. Gestión de Pedidos entrantes. Elaboración de Cotizaciones. Selección de Compras a través de Cuadros Comparativos. Elaboración de Orden de Compras y/o Servicios. Registra el movimiento de Entrada y Salida de Almacén. Elaboración de Inventarios de Suministros. Control de Avance de Inventarios, a travez de gráficos estadísticos. Visualizar el historial del pedido realizado por el usuario. Control de Existencias en Almacén, Kardex Fisico y valorado. Administración de suministros por Ubicación Física.
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Modulo de Control de Activos Descripción Este módulo le permite administrar de manera fácil la gestión de activos que forman parte de la empresa. Característica Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Alta de nuevos activos. Codificación de activos de manera automática, en función a la cantidad que hace referencia la orden de compra. Gestión de Solicitudes entrantes para traslado de activos, así como la aprobación y/o rechazo del mismo. Impresión de papeletas de traslado. Asignación de Responsables de activos a su cargo. Elaboración de Ordenes de Salida de Activos. Historial de la depreciación de Activos. Elaboración de Inventarios de Activos. Impresión de Códigos de Barra para los activos. Control de Avance de Inventarios, a través de gráficos estadísticos.
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Gesti贸n de RR.HH.
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Modulo de Recursos Humanos Descripción El módulo de Recursos humanos que forma parte de la suite ERP-University, es una herramienta que permite gestionar de manera fácil y adecuada el capital humano. Así mismo el modulo constituye la base de datos principal que incorpora toda la información que debemos conocer respecto a cada colaborador, como su formación profesional, seguimiento en el trabajo, en fin lo que nos permite saber con qué capital humano contamos para cumplir con los objetivos de la organización. Característica · Configuración de maestros: El sistema ofrece opciones de configuración que permitirán incorporar parámetros y opciones al sistema. · Registro de alta del personal: Datos personales, Datos laborales considera el registro detallado del trabajador según la información requerido por la SUNAT. · Contratos del personal: renovación de forma individual o masiva de aquellos que están próximos a vencer. · Historial del trabajador: centros donde ha laborado anteriormente, duración, motivos de cese, etc. · Gestión de vacaciones: descanso o venta, control exacto del número de días de vacaciones que el empleado tiene derecho año por año.
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Modulo de Recursos Humanos Característica · Gestionar los subsidios de manera sencilla, así como el registro de los descansos médicos. · Gestión de préstamos: permite llevar un control de los préstamos otorgados a cada trabajador. · Cálculo de la planilla: Utiliza los conceptos y las fórmulas configuradas para obtener los montos remunerativos, deducciones por ley, así como el cálculo automático de las aportaciones y/o obligaciones del Empleador. · Control de datos AFP: Permite preparar la información para el traslado hacia la AFPNET y los reportes anuales de Liquidación de AFP, por trabajador y por AFP. · Calculo para el pago del Impuesto la Renta así como la elaboración de los reportes de liquidación de Impuesto anual y por trabajador. · Control de datos CTS: Calculo automático del pago de CTS según los formatos vigentes, obteniendo los reportes de Liquidación de CTS que se otorga a cada trabajador. · Así mismo, por parte del paquete ERP-University permite realizar la provisión contable de vacaciones, CTS, Gratificación y Cuenta Corriente.
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Gesti贸n de Documentaci贸n
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Modulo de Tramite Documentario Descripción El módulo de tramite documentario le permite el envió en tiempo real de sus documentos para minimizar esfuerzos y maximizar el proceso de tramitación de documentos entre las áreas u oficinas. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: Características Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Tramitar documentos entre las áreas y la automatización del proceso de envíos, recepción, derivación y archivo de los documentos. Reducir el esfuerzo en el control del trámite de los documentos, manteniendo altos niveles de servicio. Tramitar los documentos entre las áreas de una manera segura mediante un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los permisos de los usuarios sobre sus documentos mediante un entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con rapidez en la tramitación de los documentos, reenvíos y archivo de los mismos evitando demoras del proceso.
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Modulo de Capacitaciones y Certificaciones Descripción El módulo de capacitaciones y certificaciones permite la planificación, aprobación de capacitaciones para minimizar esfuerzos y maximizar el proceso de ejecución y emisión de certificados. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: Característica Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Planificar, aprobar, ejecutar capacitaciones e imprimir los certificados de dichas capacitaciones. Reducir el esfuerzo en el control del proceso de las capacitaciones, manteniendo altos niveles de servicio. Generar e imprimir certificados de una manera eficiente y segura mediante un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los permisos de los usuarios sobre sus capacitaciones planificadas mediante un entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con eficiencia en el registro de capacitaciones, usuarios a capacitar y emisión de certificados evitando demoras del proceso.
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Gesti贸n de Servicios TIC
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Modulo de Servicio Descripción La importancia de este módulo de Centro de Servicios es servir de punto de contacto entre los usuarios y la Gestión de Servicios TI. Un Centro de Servicios, en su concepción más moderna, debe funcionar como centro clave de todos los procesos de soporte al servicio: Característica Ÿ Ÿ Ÿ
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Registrar y monitorizando incidentes. Permite gestionar las soluciones temporales a errores conocidos en colaboración con la Gestión de Problemas. Colabora con la Gestión de Configuraciones para asegurar la actualización de las bases de datos correspondientes. Permite gestionar cambios solicitados por los clientes mediante peticiones de servicio en colaboración con la Gestión de Cambios y Versiones. Así mismo su integración al paquete ErpUniversity, le hace más fácil derivar y gestionar los errores que pueden ocurrir en el paquete ERP.
Los principales beneficios de una correcta implementación del Centro de Servicios se resumen en: Ÿ Reducción de costes mediante una eficiente asignación de recursos. Ÿ Una mejor atención al cliente que repercute en un mayor grado de satisfacción y
fidelización del mismo. Ÿ Apertura de nuevas oportunidades de negocio. Ÿ Centralización de procesos que mejoran la gestión de la información y la comunicación. Ÿ Soporte al servicio proactivo.
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Modulo de Gestión de Incidencias Descripción La Gestión de Incidentes tiene como objetivo resolver cualquier incidente que cause una interrupción en el servicio de la manera más rápida y eficaz posible. Característica Los objetivos principales de la Gestión de Incidentes son: Ÿ Detectar cualquiera alteración en los servicios TI. Ÿ Registrar y clasificar estas alteraciones. Ÿ Asignar el personal encargado de restaurar el servicio según se define en el SLA correspondiente. Ÿ Así mismo su integración al paquete ERPUniversity, le permite registrar cualquier anomalía, relacionado a los módulos que integran el paquete ERP.
Esta actividad requiere un estrecho contacto con los usuarios, por lo que el Centro de Servicios (Service Desk) juega un papel esencial en el mismo. Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Los principales beneficios de una correcta Gestión de Incidentes incluyen: Mejorar la productividad de los usuarios. Cumplimiento de los niveles de servicio acordados en el SLA. Mayor control de los procesos y monitorización del servicio. Optimización de los recursos disponibles. Una CMDB más precisa pues se registran los incidentes en relación con los elementos de configuración. Y principalmente: mejora la satisfacción general de clientes y usuarios.
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Modulo de Solicitud de Servicio Descripción La Gestión de Peticiones, como su nombre indica, es la encargada de atender las peticiones de los usuarios proporcionándoles información y acceso rápido a los servicios estándar de la organización TI. Es importante aclarar qué entendemos por petición de servicio, un concepto que engloba las solicitudes que los usuarios que pueden plantear al departamento de TI: Ÿ Solicitudes de información o consejo. Ÿ Peticiones de cambios estándar (por ejemplo cuando el usuario olvida su contraseña y solicita una nueva) Ÿ Peticiones de acceso a servicios IT. Características: Ÿ Ÿ Ÿ
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Las principales razones que respaldan la implementación del proceso de Gestión de Peticiones en la organización TI son: Proporciona al departamento comercial un acceso rápido y efectivo a servicios estándar. Esto mejora su productividad, la calidad de los servicios comerciales y los propios productos. Reduce la burocracia asociada al proceso de petición de acceso a servicios nuevos o ya existentes, reduciendo asimismo los costes. Incrementa el nivel de control sobre los servicios al centralizar la concesión de acceso a los mismos. Reduce costes al centralizar la negociación con proveedores respecto al acceso a los servicios, y también al reducir el coste del soporte. Así mismo su integración al paquete ERP-University, le permite gestionar de manera fácil y rápida la asignación de tareas a los responsables de cada departamento.
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Gesti贸n de Relaci贸n con Clientes
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Modulo de Bienestar Descripción El Modulo de Bienestar Universitario se encarga de gestionar todas los programas implementados por la Institución u Organización el cual cuenta con una cierta cantidad de programas y/o actividades para lograr una adecuada satisfacción de los integrantes de la de esta. Así mismo su integración al paquete ERP-Univesity, le permite interactuar con información académica, evitando así el doble ingreso de información. Los programas con que cuenta son: Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Atención Medica Primaria Atención Psicología Atención Pedagógica Asistencia Social Deporte Actividad Cultural Espaciamiento Pastoral y Espiritualidad Alimentación Seguro Medico
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Modulo de Bienestar Características: Ÿ El Modulo de Bienestar le permite: Ÿ Gestionar la atención de los diferentes Programas antes mencionados e
integrarlos entre sí para lograr un fin común. Ÿ Compartir información y reducir tiempo en la consulta de las historias clínicas que manejan cada uno de los diferentes Programas. Ÿ Gestionar los Beneficiarios de los diferentes Programas. Ÿ Gestionar las Citas solicitadas por los alumnos, docentes y administrativos de los diferentes programas. Ÿ Gestionar la Difusión de los diferentes Programas antes mencionados, a través del envió de e-mail a las personas del material publicitario y llevar un control de los Participantes de las Charlas Informativas y Difusión. Ÿ Integración con el Proceso de Tutoría para recibir y enviar casos de estudiantes que necesiten apoyo en su proceso de aprendizaje.
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Modulo de Tutoría Descripción El Modulo de Tutoría se encarga de gestionar las Tutorías solicitadas por los Docentes para brindar una ayuda u orientación al alumno o al grupo, que el profesor-tutor puede realizar en paralelo a su propia acción como docente. Objetivos: Ÿ Fortalecer/desarrollar en los alumnos las capacidades para adquirir entrenamiento y disciplina de estudio. Ÿ Mejorar el rendimiento académico en el Ciclo y disminuir el retraso en los estudios. Ÿ Facilitar el desenvolvimiento de los estudiantes como alumnos universitarios, con miras a reducir la deserción estudiantil. Ÿ Su Integración al Paquete ERP-University, le permite gestionar, combinar información con las distintas unidades académicas. Características: Así mismo el Modulo de Tutoría le permite: Ÿ Gestionar las solicitudes de tutorías de los docentes. Ÿ Gestionar las tutorías generadas a partir de las solicitudes. Ÿ Control de resultados de los estudiantes en su rendimiento académico y compartir información el proceso académico. Ÿ Gestionar Indicadores de las tutorías realizadas y reducir los problemas de aprendizaje de los estudiantes. Ÿ Integración con el Proceso de Bienestar para recibir y enviar casos de estudiantes que necesiten apoyo en su proceso de aprendizaje.
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Modulo de Atención al Usuario Descripción El módulo de atención al usuario permite el envió en tiempo real de formatos para minimizar esfuerzos y maximizar el proceso de atención de formatos del área de atención al usuario. Totalmente integrado con la Gestión de la Calidad, este módulo le permite: Características: Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Al área de atención al usuario recepcionar los formatos enviados por los usuarios y derivar estos formatos a las áreas afectadas o responsables de atenderlos. Reducir el esfuerzo en el control del proceso de recepción, derivación y gestión de los formatos, manteniendo altos niveles de servicio. Derivar los formatos a las áreas de una manera segura mediante un navegador e integración fácil mediante servicios web. Control de los permisos de los usuarios sobre los formatos mediante un entorno web. Integración con los procesos de gestión de calidad para reducir errores y tiempo invertido. Responder con rapidez en la atención de los formatos, derivación y conclusión de los mismos evitando demoras del proceso.
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Gesti贸n de Investigaci贸n
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Modulo de Metodología de la Investigación Descripción El Modulo Informático de Metodología de Investigación Científica (MOIC), controla el proceso de elaboración de tesis de los estudiantes de forma digital. Facilita la búsqueda de información que se encuentra registrado, como antecedentes desarrollados por los estudiantes. Al mismo tiempo permite la interacción del docente investigador con el estudiante, mediante actividades y recursos a ser evaluado por el mismo medio. Característica Ÿ La información es obtenida del módulo académicos, donde se programan los
cursos de investigación. Ÿ Construcción un espacio donde interactúa el estudiante y el docente de investigación por cada curso de investigación programado. Ÿ Dentro del módulo se incluyen los elementos didácticos, donde el docente tutor investigador pueda programar sus actividades e interacciones. Ÿ Contiene un registro digital de los proyectos de investigación de los estudiantes y su acta de aprobación. Ÿ Contiene un registro digital de los Informes de investigación de los estudiantes y su acta de aprobación. Ÿ Control de Calificación digital.
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Modulo de Propiedad Intelectual Descripción El modulo informático de propiedad intelectual, permite Registrar la información de las obras Literarias, Artísticas y Científicas, creadas por los Estudiantes, Docentes y Administrativos que pertenecen a su Universidad. Característica Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ
Registra las Tesis Desarrolladas por los Alumnos. Registras los Libros, Revistas, Artículos Elaborado por Docentes Registra las Conferencias Nacionales e internaciones de los Administrativos y Docentes como; ponencias, talleres, exposiciones, discursos, etc. Registra Artículos científicos, jornadas científicas, Maestrías, Informes etc. Gestión de los Patentes, códigos ISSN e ISBN de las Obras Literarias. Control de impresiones, volumen, numero de volúmenes y ediciones de obras Literarias.
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Gesti贸n de Procesos
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Modulo de Gestión de Procesos Institucionales Descripción Es una herramienta de automatización de procesos, que le ayudará a planificar sus procesos para identificar y eliminar cuellos de botella, el control de los costos de su Universidad, consiguiendo que los procesos sean más eficientes y garantizar la eficacia de las personas involucradas. Característica Ÿ Planifica su proceso, mide el tiempo y costo necesarios para ejecutarlo. Ÿ Digitaliza su proceso de manual a electrónico, donde obtendrá una ficha con
información estandarizada del proceso. Ÿ Administra los macro procesos, procesos y subprocesos como un enfoque sistémico. Ÿ Administra los mapas de procesos para conocer sus interrelaciones. Ÿ Administra los diagramas de flujos con los actores que participan en el proceso.
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