ULTRA TELECOM
POLÍTICA DE VIÁTICOS
Fecha de Publicación:
08/Julio/2013
No. Revisión:
2
Ultima Actualización realizada por 08/Julio/2013 Auditoría y Calidad: Página:
1
OBJETIVO Controlar el proceso de requisición y comprobación de viáticos, mediante un análisis e investigación de aquellos gastos que se presentan como recurrentes al solicitar viáticos, clasificándolos por nivel Directivo y demás colaboradores, con lo anterior se logrará que se tenga cubierto en tiempo y forma la requisición y comprobación de los gastos relacionados por este concepto.
DIRIGIDO A todos los colaboradores que se encuentran en las diferentes unidades de Negocios del Grupo Ultratelecom y que tengan la necesidad de solicitar gastos de viajes para cubrir actividades propias de su área.
CONDICIONES Para la requisición y comprobación de los viáticos:
1. PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE VIÁTICOS: 1.1.
La requisición total de Viáticos deberá realizarse con una anticipación
mínima de 24 Hrs. previa al viaje; en caso contrario Finanzas no se comprometerá a realizar en tiempo el depósito solicitado. 1.2.
En caso de incumplimiento del tiempo establecido en el punto anterior,
el colaborador tendrá que cubrir el monto requerido para el inicio de su viaje hasta que Finanzas realice el depósito autorizado por el Jefe inmediato, con el
Elaboró Lic. Elizabeth Maas González Jefa de Administración
Revisó Lic. Juan Ernesto Huerta Rentería Jefe de Finanzas
Autorizó Lic. Ana Ma. Hernández Batis Dirección de Admón. y Finanzas
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riesgo de que no sea reembolsado algún gasto previo a la autorización y depósito y de sus viáticos. 1.3.
Para estimar el gasto por conceptos de casetas y gasolina lo podrá
realizar mediante una aplicación de la Secretaría de Comunicaciones y Transporte ingresando el siguiente link en la barra de dirección de cualquier navegador de internet, este sitio auxiliará para el cálculo de dichos conceptos. http://aplicaciones4.sct.gob.mx/sibuac_internet/ControllerUI?action=cmdEsco geRuta o teclea la frase traza tu ruta sct desde el buscador de google. 1.4.
La requisición (formato ADM001PV) deberá ser entregada ya sea
impresa con las firmas requeridas o por correo electrónico con la requisición adjunta y con autorización de su jefe inmediato. Cualquiera que sea la forma anteriormente mencionada se le debe hacer llegar a la Coordinadora Administrativa de su plaza para que proceda a subirla al sistema SIE y Finanzas proceda al pago.
Como bien se menciona anteriormente la política de viáticos se establece en 2 niveles:
VIATICOS DIARIOS AUTORIZADOS PARA PERSONAL DIRECTIVO, GERENCIAL, CONTRALORÍA Y CORPORATIVO CONCEPTO
MONTO
Hospedaje
$1,100.00
Comidas(incluye
$ 450.00
propina) Total Autorizado Elaboró Lic. Elizabeth Maas González Jefa de Administración
$1,550.00
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VIATICOS DIARIOS AUTORIZADOS PARA OTROS COLABORADORES CONCEPTO
MONTO
Hospedaje
$ 900.00
Comidas(incluye
$ 300.00
propina) Total Autorizado
$ 1,200.00
NOTAS IMPORTANTES *El cálculo de los viáticos diarios, se realizó en base a un estimado en los precios de la zona A. *El monto de los gastos variables como taxis, gasolina, estacionamiento, etc., serán calculados al momento de su solicitud. * En caso de que existan hoteles de intercambio en la ciudad destino y se cuente con la disponibilidad, deberán recurrir a esta como su primera opción de hospedaje. *Se incluye ANEXO1 con los costos detallados de hospedaje y alimentación.
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2. PROCEDIMIENTO DE COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS: 2.1
Una vez concluido el viaje, el colaborador deberá comprobar todos los
gastos realizados durante su diligencia mediante comprobantes fiscales (facturas), para lo cual deberá llenar el formato ADM002PV de gastos de viaje, en un plazo NO mayor a 15 días naturales. En caso de que el colaborador incumpla con este requisito se descontará del monto total o restante pendiente de comprobar en la(s) quincena(s) siguiente(s) previo aviso al colaborador. 2.2
El colaborador tiene la obligación de solicitar facturas de los gastos
realizados, y en los casos que no exista una factura como tal, es decir, sea un gasto no deducible deberá justificarlo para que este sea aceptado por su jefe inmediato. 2.3
Sólo para niveles Directivos se aceptarán comprobantes que indiquen el
consumo de bebidas alcohólicas con autorización previa de su jefe inmediato. 2.4
En caso de que no se compruebe algún gasto y/o no esté autorizado
por el jefe inmediato en el tiempo estipulado para la comprobación, el área de Finanzas no estará obligada a realizar el reembolso 2.5
El colaborador tendrá un lapso de 5 días hábiles al retorno de su viaje
para comprobar todos sus gastos a través del formato ADM002PV, si no se comprueban en el tiempo indicado procederá en automático el descuento en la siguiente quincena la cantidad pendiente de comprobar sin excepción alguna.
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De haberse comprobado todos los gastos, el área de Finanzas estará
obligada a realizar de manera oportuna el depósito del reembolso calculado en los días establecidos para pago, quedando las partes de acuerdo con las acciones realizadas. 2.7
Todos los colaboradores que participen en la solicitud y comprobación
de viáticos serán responsables del cumplimiento de la política (entendiéndose que las Coordinadoras Administrativas son parte importante de este proceso), en caso contrario se procederá a levantar un Acta Administrativa a quien aplique sin excepción.
MATERIAL DE APOYO Para llenar los formatos correspondientes y consultar información adicional a la política de viáticos favor de ingresar a los siguientes link´s: *Formato “Requisición de viáticos” (ADM001PV). *Formato “Comprobación gastos de viaje” (ADM002PV). *Documento “ANEXO1” con los costos detallados de hospedaje y alimentación.
Elaboró Lic. Elizabeth Maas González Jefa de Administración
Revisó Lic. Juan Ernesto Huerta Rentería Jefe de Finanzas
Autorizó Lic. Ana Ma. Hernández Batis Dirección de Admón. y Finanzas