Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
ІНСТРУКЦІЇ ДО ФІНАНСОВОЇ ЗВІТНОСТІ ГРАНТЕРІВ Фінансова частина звіту, як і програмна, по проектам грантерів адмініструється Проектом ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні» (далі – Проект). Тому всі комунікації стосовно прийняття фінансових звітів мають бути адресовані до Проекту, який: - здійснює перевірку звіту; - за потреби запитує додаткову інформацію у грантера; - затверджує зміни в персоналі та бюджеті проекту і надає рекомендації щодо таких змін. Проект ПРООН здійснює остаточне затвердження програмного та фінансового звітів, готує документи для оплати наступного траншу та, власне, робить перерахування коштів траншу. Використання наданих коштів та звітування має здійснюватися з обов’язковим дотриманням правил і процедур ПРООН, а також чинного українського законодавства. Кошти можуть використовуватися тільки для виконання діяльності, затвердженої в робочому плані, та тільки в межах затвердженного бюджету, що відображається в додатках до Угоди. Звітування здійснюється по формам звітності, наданим в Угоді, та формам, які будуть надані додатково. Підтвердженням того, що кошти, надані грантеру, були використані відповідно до затвердженого бюджету, є фінансовий звіт, який готується на підставі первинних документів бухгалтерського обліку. Фінансовий звіт складається із: - Форма 1 «Звіт про фінансовий стан»; - Форма 2 «Витратна відомість для окремої статті бюджету». Звіт формується в папку-реєстратор в такій послідовності (без використання прозорих файлів): 1) Титульний лист, на якому розміщена назва організації грантера, назва проекту та назва програми, в рамках якої він виконується, термін виконання проекту та період, за який подається звіт; 2) Копія виписки з банку про зарахування коштів гранту на рахунок*; 3) Оригінали усіх письмових звернень грантера (якщо такі були, з резолюціями Проекту ПРООН) щодо подовження дати закінчення терміну дії проекту, внесення змін до статей бюджету тощо**; 4) Звіт про фінансовий стан (форма 1); 5) Витратна відомість для окремої статті бюджету (форма 2). Ця форма складається на кожну окрему статтю бюджету, та дорівнює кількості статей бюджету; 6) Копії супроводжуючих документів. До відповідної витратної відомості для окремої статті бюджету грантоотримувач надає копії усіх бухгалтерських та інших документів, які були підставою для здійснення бухгалтерської операції, свідченням здійснення бухгалтерської операції та підтвердженням надання послуг та робіт (див. Таблиця 1.). Копії бухгалтерських та інших документів, які підтверджують витрати коштів, повинні бути систематизовані, пронумеровані та подані на папері формату А4 у хронологічному порядку.
Сторінка 1 з 15
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
* Проект ПРООН НЕ вимагає відкриття окремого банківського рахунку для зарахування та використання коштів гранту. Проте, якщо грантер вважає за потрібне використовувати окремий рахунок, Проект не буде мати зауважень. ** Хоча будь-які зміни до бюджету Проектом не заохочуються, але при необхідності і лише в виключному випадку зміни можна робити при дотриманні наступних правил: обов’язково при будь-яких змінах в бюджеті повідомляти Проект письмово; будь-які зміни в бюджетні статті «Персонал» та «Обладнання» вносити тільки з письмового дозволу Проекту; зміни в межах коштів будь-якої іншої однієї статті (загальна сума по статті не змінюється), не потребують попереднього письмового дозволу Проекту; зміни між бюджетними статтями, які не перевищують 10 % від загальної суми коштів кожної із цих статей, попереднього письмового дозволу також не потребують (це положення не стосується статей «Персонал» та «Обладнання»); вилучення або внесення нової статті до затвердженого бюджету обов’язково потребує письмового дозволу Проекту. Фінансові звіти затверджуються за умови наявності усіх підтверджуючих документів про відповідні витрати. Витрати мають бути: - передбачені бюджетом проекту; - здійсненні не раніше дати підписання Договору та не пізніше дати завершення дії Договору; - підтверджені належним чином оформленими документами у відповідності до вимог законодавства України. Усі витрати, що викликають у грантера сумнів щодо їх прийнятності, мають бути попередньо письмово погоджені з Проектом ПРООН. Стосовно правил прийняття фінансових звітів, пояснень, консультацій та рекомендацій грантер може звертатися до Проекту. Про остаточне затвердження фінансового звіту грантер повідомляється письмово (електронною поштою) співробітником Проекту ПРООН. Фінансовий звіт подається в одному екземплярі тільки в друкованому вигляді в Проект, який перевіряє відповідність звіту вимогам ПРООН, а саме: достовірність інформації, наявність усіх супроводжуючих документів, та правильність оформлення звіту. Якщо звіт відповідає усім вимогам, звіт остаточно затверджується. Якщо ні, звіт буде повернено грантеру для доопрацювання. Фінансовий звіт підписується бухгалтером та керівником організації (підписи повинні бути завірені печаткою грантера), та зшивається в папку-швидкозшивач або в папку-реєстратор. До кожного фінансового звіту має бути додано в обов’язковому порядку акт про виконання даного етапу проекту (зразок акту додається). Періоди, за які подаються фінансові звіти, терміни подання фінансових звітів до (включаючи кінцевий фінансовий звіт) будуть узгоджені з кожним грантером окремо відповідно до робочого плану та строку дії проекту. Вся бухгалтерська документація (бухгалтерські книги, оригінали документів, підтвердження платежів) повинна зберігатися у центральному приміщенні організації грантоотримувача. Бухгалтерська звітність та документи, що стосуються виконання проекту повинні бути доступні для аудиту уповноваженими представниками ПРООН у будь-який час. Сторінка 2 з 15
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Готівковий розрахунок Оплата послуг/ товарів здійснюється за безготівковим розрахунком. В деяких випадках можлива оплата за готівку, але за умови, що сума платежу не перевищує 100у.о. по курсу ООН на момент оплати. Оплату, яка перевищує вищезазначену суму, необхідно узгоджувати заздалегідь с керівництвом ПРООН. Оплата послуг, що в еквіваленті за операційним курсом ООН становить чи перевищує 500дол. США повинна підтверджуватись наявністю 2-х альтернативних пропозицій (які, як правило, будуть вищими за пропозицію, обрану грантоотримуючою організацією) Представницькі витрати, алкоголь Представницькі витрати, в тому числі навіть для високопосадових експертів під час конференцій, семінарів і заходів не дозволяються. Під час організації круглих столів, конференцій, нарад дозволяється організація офіційних вечерь, але в рамках розумних витрат. Використання грантових коштів на придбання алкогольних напоїв не до зволяється. Поселення експертів, в тому числі високопосадових, не дозволяється у готелях чи інших помешканнях класом вище за «три зірки». Рішення стосовно дозволу (у вигляді виключення) на організацію заходів більш високого класу, оплати помешкання більш високого класу приймаються тільки з письмового дозволу ПРООН. Транспорт Учасникам і учасницям заходів (конференцій, семінарів, тренінгів) за грантові кошти може бути відшкодований проїзд за умови надання будь-якого ідентифікаційного документу (паспорт, права, службове посвідчення) і квитків на потяг (купе, Інтерсіті 2 клас) або автобус / маршрутку. Відшкодування по чеках на пальне не проводиться. Відшкодування авіа-квитків для участі у заходах не проводиться. Відшкодування проводиться по тих квитках, що будуть надані учасниками і учасницями. Авансування зворотних квитків не допускається. Участь експертів, які потребують компенсації авіа-квитків допускається тільки з письмового дозволу ПРООН. Придбання авіа-квитків класом вище за «економ» не допускається. Важливо – будь-які витрати, пов’язані з цим грантом можуть відбуватися тільки після підписання договору обома сторонами і перерахування коштів на вказані у договорі реквізити. Таблиця 1. Перелік необхідних документів для підготовки фінансових звітів Перелік документів, необхідних для звітування Стаття витрат
Підстава для здійснення бухгалтерської операції
Заробітна плата та оплата послуг Штатний 1. Копія трудового працівник договору з працівником, або наказу по організації про призначення даних працівників на зазначені посади для реалізації даного проекту.
Здійснення бухгалтерської операції 1. Копії платіжних доручень про здійснення перерахувань обов’язкових податків та внесків у соціальні фонди. 2. Копія видаткового
Сторінка 3 з 15
Підтвердження надання послуг та робіт
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Стаття витрат
Перелік документів, необхідних для звітування 2. Копія розрахунковокасового ордеру, або платіжної відомості відомості на виплату нарахування заробітної грошей (з підписом плати із зазначенням особи, яка отримала нарахованої суми, гроші), або копія утриманого податку з платіжного доручення доходів фізичних осіб та про перерахування інших утримань та коштів на ПК або на Р/Р нарахувань. працівника.
Працівник за цивільноправовим договором (договір про надання послуг або договір підряду)
1. Копія договору про надання послуг або договору підряду. 2. Копія розрахунковоплатіжної відомості нарахування гонорару із зазначенням нарахованої суми, утриманого податку з доходів фізичних осіб та інших утримань та нарахувань.
Приватний підприємець
1. Копія договору про надання послуг. 2. Копія свідоцтва про реєстрацію у державного реєстратора. 3. Копія свідоцтва про сплату єдиного податку із зазначенням видів діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець - платник єдиного податку). 4. Копія квитанції про сплату податкових авансових платежів (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування).
1. Копії платіжних доручень про здійснення перерахувань обов’язкових податків та внесків у соціальні фонди. 2. Копія видаткового касового ордеру (з підписом особи, яка отримала гроші), або копія платіжного доручення про перерахування коштів на ПК або на Р/Р працівника. 1. Копія видаткового касового ордеру (з підписом особи, яка отримала гроші), або копія платіжного доручення про перерахування коштів на ПК або на Р/Р працівника.
1. Копія акту про виконання робіт (надання послуг).
1. Копія акту про надання послуг (із посиланням на номер Договору про надання послуг).
Придбання обладнання*** Якщо придбання обладнання здійснюється у фізичної особи – приватного підприємця, тоді до наведених нижче документів додаються такі документи: копія свідоцтва про реєстрацію ФОП у державного реєстратора; копія свідоцтва про сплату єдиного податку із зазначенням видів діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець - платник єдиного податку); копія квитанції про сплату податкових авансових платежів (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування) Обладнання 1. Копія рахунку1. Копія платіжного 1. Копія (безготівковий фактури доручення видаткової розрахунок накладної. Сторінка 4 з 15
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Придбання обладнання*** згідно з рахункомфактурою)
Обладнання (безготівковий розрахунок згідно з укладеним договором)
Обладнання (готівковий розрахунок)
1. Копія договору про придбання обладнання (невід’ємним додатком до якого має бути кошторис). 2. Копія рахункуфактури (якщо такий передбачений договором про придбання обладнання). 1. Копія рахункуфактури.
Відрядження та транспортні витрати Відрядження 1. Копія наказу про відрядження працівника підприємства – грантера.
1. Копія платіжного доручення
2. Копії документів на проведення тендера, якщо такий був проведений****. 3. Копія картки основних засобів. 1. Копія видаткової накладної. 2. Копії документів на проведення тендера, якщо такий був проведений ****. 3. Копія картки основних засобів.
1. Копія видаткового касового ордеру на підзвітну особу з посиланням на номер авансового звіту.
1. Копія авансового звіту підзвітної особи за використання готівки встановленої форми, який містить перелік витрат. 2. Копії всіх документів, на які є посилання в авансовому звіті (включаючи копію квитанції до прибуткового касового ордеру від продавця або копію чеку касового апарату). 3. Копія документів на проведення тендера, якщо такий був проведений****. 4. Копія картки основних засобів.
1. Копія видаткового касового ордеру з посиланням на наказ про відрядження та
1. Копія посвідчення на відрядження. 2. Копія авансового звіту
Сторінка 5 з 15
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Відрядження та транспортні витрати
Транспортні витрати: Транспортні послуги надає ФОП
1. Копія договору про надання транспортних послуг (невід’ємним додатком до якого має бути кошторис витрат). 2. Копія рахункуфактури (якщо такий передбачений договором). 3. Копія свідоцтва про реєстрацію у державного реєстратора. 4. Копія свідоцтва про сплату єдиного податку із зазначенням видів діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець платник єдиного податку). 5. Копія квитанції про сплату податкових авансових платежів (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування). 6. Копія документа, який підтверджує те, що ФОП, якому замовляються послуги, має право займатися таким видом діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням
номер авансового звіту.
підзвітної особи за відрядження встановленої форми, який містить перелік витрат. 3. Копії всіх документів, на які є посилання в авансовому звіті.
1. Копія платіжного доручення (у випадку безготівкового розрахунку). 2. Копія видаткового касового ордеру на підзвітну особу (у випадку готівкового розрахунку) з посиланням на номер авансового звіту.
1. Копія акту про надання транспортних послуг, невід’ємною частиною якого повинні бути маршрути поїздок.
Сторінка 6 з 15
У випадку готівкового розрахунку, крім того, додаються: 1. Копія авансового звіту підзвітної особи за використання готівки встановленої форми, який містить перелік витрат. 2. Копії всіх документів, на які є посилання в авансовому звіті (включаючи копію квитанції до прибуткового касового ордеру від надавача транспортних послуг або копію чеку касового апарату).
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Відрядження та транспортні витрати загальної системи оподаткування). Транспортні 1. Копія договору про 1. Копія платіжного послуги надає надання доручення. юридична транспортних послуг особа (невід’ємним додатком до якого має бути кошторис витрат). 2. Копія рахункуфактури (якщо такий передбачений договором про надання транспортних послуг). Адміністративні та інші витрати організації Телекомунікації 1. Копія договору про 1. Копія платіжного , оренда надання доручення приміщення телекомунікаційних (безготівковий послуг або оренди розрахунок приміщення. згідно з 2. Копія рахункудоговором) фактури. Телекомунікації 1. Копія договору про 1. Копія видаткового , оренда надання касового ордеру на приміщення телекомунікаційних підзвітну особу з (готівковий послуг або оренди посиланням на розрахунок приміщення. номер авансового згідно з 2. Копія рахункузвіту. договором) фактури.
Ксерокопіюван ня, канцтовари, поштові витрати, інше (безготівковий розрахунок)
1. Копія рахункуфактури.
1. Копія платіжного доручення
Сторінка 7 з 15
1. Копія акту про надання транспортних послуг, невід’ємною частиною якого повинні бути маршрути поїздок.
1. Копія акту або довідки про надання послуг.
1. Копія акту або довідки про надання послуг. 2. Копія авансового звіту підзвітної особи за використання готівки встановленої форми, який містить перелік витрат. 3. Копії всіх документів, на які є посилання в авансовому звіті (включаючи копію квитанції до прибуткового касового ордеру від надавача послуг або копію чеку касового апарату). 1. Копія накладної або акту про надання послуг, як це передбачено чинним законодавством.
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Відрядження та транспортні витрати Ксерокопіюван 1. Копія рахункуня, канцтовари, фактури. поштові витрати, інше (готівковий розрахунок)
1. Копія видаткового касового ордеру на підзвітну особу з посиланням на номер авансового звіту.
Сторінка 8 з 15
1. Копія накладної або акту про надання послуг, як це передбачено чинним законодавством. 2. Копія авансового звіту підзвітної особи за використання готівки встановленої форми, який містить перелік витрат. 3. Копії всіх документів, на які є посилання в авансовому звіті (включаючи копію квитанції до прибуткового касового ордеру від надавача послуг або копію чеку касового апарату).
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Проведення заходів Захід 1. Копія договору про проводить надання послуг або ФОП виконання робіт (невід’ємним додатком до якого має бути кошторис витрат). 2. Копія рахункуфактури (якщо такий передбачений договором). 3. Копія свідоцтва про реєстрацію у державного реєстратора. 4. Копія свідоцтва про сплату єдиного податку із зазначенням видів діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець - платник єдиного податку). 5. Копія квитанції про сплату податкових авансових платежів (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування). 6. Копія документа, який підтверджує те, що ФОП, якому замовляються послуги, має право займатися таким видом діяльності (у випадку, якщо приватний підприємець працює із застосуванням загальної системи оподаткування).
1. Копія платіжного доручення (у випадку безготівкового розрахунку). 2. Копія видаткового касового ордеру (у випадку готівкового розрахунку).
Сторінка 9 з 15
1. Копія акту про надання послуг (виконання робіт). 2. Копії всіх первинних документів на проведення заходу відповідно затвердженого кошторису.
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Проведення заходів Захід 1. Копія договору про проводить надання послуг або юридична виконання робіт особа (невід’ємним додатком до якого має бути кошторис витрат). 2. Копія рахункуфактури (якщо такий передбачений договором).
1. Копія платіжного доручення (у випадку безготівкового розрахунку). 2. Копія видаткового касового ордеру на підзвітну особу (у випадку готівкового розрахунку) з посиланням на номер авансового звіту.
1. Копія акту про надання послуг або виконання робіт.
У випадку готівкового розрахунку, крім того, додаються: 1. Копія авансового звіту підзвітної особи за використання готівки встановленої форми, який містить перелік витрат. 2. Копії всіх документів, на які є посилання в авансовому звіті (включаючи копію квитанції до прибуткового касового ордеру від надавача послуг або копію чеку касового апарату). *** Усе придбане за кошти гранту обладнання має бути поставлене на баланс грантера, що підтверджується копією картки основних засобів відповідної організаціїотримувача добровільної пожертви. ****(умова проведення тендера – вартість одиниці обладнання становить 500$ або більше).
Послуги ФОП Якщо для надання послуг в рамках проекту, наприклад – організація заходів, використовується ФОП, у фінансовому звіті необхідно подати наступні документи: - копію свідоцтва про реєстрацію; - копію про сплату єдиного податку (з відповідним видом діяльності); - кошторис заходу, послуг і т.п. (або детальний рахунок).
Сторінка 10 з 15
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Сторінка 11 з 15
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
ФІНАНСОВИЙ ЗВІТ / FINANCIAL REPORT Назва організаціїгрантоотримувача: Name of CSO-grantee: Угода № та назва проекту: Contract # and project name: Термін дії проекту / Project duration: Період звіту / Reported period:
Стаття бюджету / Budget line
Затвердже ний бюджет, грн / Approved budget, UAH
Змінений бюджет, грн / Revised budget, UAH
Відзвітова но за попередні періоди, грн / Expenses for previous periods, UAH
Витрати за звітний період, грн / Actual expenses for reported period, UAH
Сумарні витрати, грн / Cumulativ e expenses, UAH
Баланс, грн / Balance, UAH
№ листа, де розміщені підтверджую чі документи / # of supporting document
Разом:
Цей звіт є повним і правдивим відображенням фінансового стану, повязаного із заходами, здійснення яких відбулося у відповідності до підписанного сторонами Договору про надання гранту від ________ 2010 р. This report is full and truly reflects financial conditions related to activities within signed Grant Agreement dated _____ 2010. Сторінка 12 з 15
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Керівник організації: Бухгалтер організації:
Сторінка 13 з 15
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
Витратна відомість для окремої статті бюджету Statement of Expenditures for specific budget article for the period of __________________ Articl e: Projec t:
№
Дата фінансової операції / Accounting date
Опис фінансової операції / Description of financial operation
Отримувач (постачаль ник) / Recepient (vendor)
Сума, грн / Amount, UAH
1
1.10.2010
Інтернет за жовтень
ТОВ "Дрім"
234,57
TOTA Сторінка 14 з 15
Підтверджуч ий документ / Supporting document Рахунок №, платіжка №….
Проект ПРООН «Проект ПРООН «Демократизація, права людини і розвиток громадянського суспільства в Україні»
L І
Сторінка 15 з 15