Kundemagsinet FLYT fra Uni Micro AS nr. 2. -2017

FLYT Kundemagasin fra Uni Micro AS Nr. 2/2017

Hva betyr de nye PERSONVERNREGLENE for din virksomhet?

10 TIPS FOR EN GOD BEDRIFTSPRESENTASJON

Sammen sikrer vi gode løsninger –også for fremtiden s. 44

Vi tok oss en prat med produktsjef for Uni Economy,Jon Terje Aksland s. 16-24

UNI ECONOMY FREMTIDENS ØKONOMISYSTEM

INNHOLD 4|Nytt i systemet – hva er nytt i Uni Økonomi og Uni24?

8|Nye personvernregler – EUs forordning for personvern blir norsk lov i mai 2018

16|Uni Economy – fremtidens økonomisystem

26|Tips og triks – 10 tips for en god bedriftspresentasjon

30| Nå er alt lov – kundehistorie med Lunehjem.no

34|Tips og triks – snarveier i systemet

40| Aktivitetskalender – møt oss i høst

44| Uni fremover – sammen sikrer vi gode løsninger –også for fremtiden

2

FLYT utgis av Uni Micro AS. Ansvarlig redaktør er Kristine Lango, markedssjef.

KJÆRE UNIBRUKER Vi håper dere har hatt en fin sommer, og at året så langt har vært som forventet.

Uni Økonomi V3, sammen med Uni24, er en svært funksjonsrik og fleksibel løsning som vil fortsette å være en av de beste på markedet i mange år fremover.

Vi kommer med flere nyheter i løsningen i høst, og vi vil fortsatt jobbe med å forbedre løsningen ytterligere fremover også. Dette gjør vi fordi vi ønsker å ivareta alle våre brukere. De av dere som ikke har det travelt med å innta skyen fullt og helt, kan dermed beholde den eksisterende løsningen i mange år fremover.

Noen av dere ønsker å kunne å ta i bruk en ren webløsning. Derfor har vi de siste årene brukt mye ressurser på utviklingen av Uni Economy.

Senere på høsten blir Uni Economy endelig klar for salg. I første omgang vil løsningen være spisset mot regnskapsbyrå og tjenestebedrifter.

Dersom dere ønsker å få vite mer om vår nye webløsning, kan dere ta kontakt med salgsavdelingen vår og få en gjennomgang. Dere kan også få tilgang til en testbruker. I tillegg kan dere melde dere på våre gratis Uni Economy-webinarer. Her kan dere se systemet og få svar på spørsmål dere måtte ha om løsningen.

Jeg anbefaler dere å følge med på våre nyhetsbrev om kommende endringer, nyheter, kurs m.m.

Vi ønsker dere alle en fin høst og ser frem til et fortsatt godt samarbeid med våre kunder, leverandører og partnere.

Dersom dere har spørsmål eller innspill, håper vi dere tar kontakt.

Jannike Neset - Administrerende direktør

3

NYTT I

UNI ØKONOMI V3

Det har vært en hektisk vår og sommer med mange aktiviteter på utviklingssiden, både i V3 og på Uni24. Vi fokuserer hele tiden på å forbedre brukeropplevelsen. Dette har resultert i flere nye funksjoner som forenkler og automatiserer oppgaver.

AUTOBANK på det nye ISO20022-formatet. Her kan brukerne

4

Fra før har vi på plass Automatisk henting og

selv velge grad av automatikk, alt fra helautma-

bokføring av OCR-innbetalingsfiler gjennom vår

tisk, hvor systemet gjør alt (sender, henter og

Autobankløsning. Nå vil vi også lansere automatisk

bokfører), til halvautomatisk, hvor systemet

sending/henting og bokføring av utbetalingsfiler

sender/henter og alle filer ligger klar til behand-

(remittering og avregningsretur), alt selvfølgelig

ling, og man kan selv behandle disse.

CONTRACTING

BATCH-RAPPORT

Det er gjort mange små og store forbedrin-

Denne er nå oppgradert til ny versjon, og

ger i Contracting det siste halvåret, og flere

det er også mulig å ta med resultat/balanse

kommer.

i denne.

zz Funksjonalitet for å holde tilbake en del av kontraktssummen fra løpende fakturering («Innestående») zz Funksjonalitet for å tilby registrering av budsjett/kalkyle med oppfølging via statusrapport zz Leverandørfaktura-funksjonalitet

ANLEGG/ AVSKRIVNINGER Vi har flere forbedringer i anleggsregister/ avskrivninger, som f.eks. disse:

zz Dokumentbehandling, visning, sortering m.m.

SAF-T Vi er nå klare med tilpasningen til standard regnskapsformat, slik at når det blir innført krav om utlevering av regnskapsdata (bokfø-

zz Kan overføre bilag/fakturamottak til anleggsregister zz I oversiktsbildet kan du se avskrivningshistorikk med tilhørende dokument som er koblet mot påkostning. Visningen kan filtreres på kontoer zz Mulighet for å skjule skattemessig avskrivning

ringsforskriften), mest sannsynlig fra januar 2018, så er dette allerede på plass i Uni Økonomi.

zz Lagrer bokføringsdato ved avskrivning, ikke registreringsdato

5

NYTT I UNI24 I løpet av våren og sommeren har nytt fakturamottak kommet på plass. Store deler av brukergrensesnittet har også gjennomgått en makeover. Dette gir økt funksjonalitet, raskere oversikt og enklere arbeidsgang.

DOKUMENTFLYT zz Dashbord med fakturamottak i ny widget for Uni24 Dokumentflyt zz Oversikt over alle dokumenter, kan forhåndsvise, åpne, slette, legge til etc.

6

Brukerkonferanse 2017 Regnskapsbyrå Vi har gleden av å invitere til Uni Micro sin årlige brukerkonferanse for regnskapsbyrå i Bergen. Vi har satt sammen et spennende program og har blant annet sikret oss navn som Eirik Newth og Christine Lundberg Larsen.

Det vil bli en fin miks av faglig innhold, kurs, aktiviteter og sosialt samvær – en perfekt mulighet for nettverksbygging!

22.–23. november Thon Hotel Rosenkrantz - Bergen Påmelding: info.unimicro.no/brukerkonferanse-2017

markedsinfo@unimicro.no | 55 38 77 77

Hva betyr de nye PERSONVERNREGLENE for din virksomhet?

EUs forordning for personvern – General Data Protection Regulation (GDPR) blir norsk lov i mai 2018. Det betyr at vi für nye regler for personvern i Norge. Det nye regelverket gir virksomheter nye plikter og enkeltpersoner nye rettigheter.

HVA ER PERSONDATA? Navn Inntekt

8

Adresse

Stedsinformasjon

Helseinformasjon

Hva betyr de nye personvernreglene for din virksomhet?

Nettprofil

Kulturell profil

mer

REGLENE GJELDER FOR DEG DERSOM DIN VIRKSOMHET

samler persondata lagrer persondata bruker persondata analyserer persondata for kunder

HVORFOR KOMMER DET NYE REGLER NÅ?

Det handler om tillit Manglende tillit til gamle datavernregler har holdt den digitale økonomien tilbake, mest sannsynlig også for ditt firma.

Bare 15 % av brukere av online-tjenester føler at de har full kontroll over den personlige informasjonen de deler online.

– og hjelp til økonomisk vekst Ett sett regler for alle bedrifter i EU gjør at det blir raskere, enklere og mer rettferdig for alle å gjøre forretninger. Det vil holde kostnadene nede og hjelpe bedrifter å vokse.

Nye regler er forventet å øke forbrukerens tillit,

EU estimerer at den økonomiske fordelen med ny lov vil kunne ligge rundt 2,3 milliarder euro.

noe som vil bidra til å skape økonomisk vekst.

Hva betyr de nye personvernreglene for din virksomhet?

9

HVA BETYR DETTE FOR VIRKSOMHETEN DIN? Den nye personvernforordningen viderefører en stor del av prinsippene og reglene i dagens regelverket for personvern, men innfører samtidig en del nye regler som vil innebære endringer. Her tar vi for oss noen av områdene det er viktig å være oppmerksom på.

Tillatelse

Kommunikasjon

må

ha

tillatelse

Tilgang

Bruk et klart og forståelig

Du

fra

Brukere har rett på tilgang til

språk tilpasset leserens nivå.

brukerne for å kunne å bruke

sine egne data og til å hente

Fortell brukeren hvem du

deres data. Samler du data

dem ut for overføring og bruk

er, når du ber om personlig

fra f.eks. sosiale medier, må

hos andre.

data. Informer om hvorfor du

du sjekke aldresgrensene for

samler denne informasjonen,

når foreldre må gi tillatelse

hvor lenge du vil lagre den og

for bruk av barnas data.

http://bit.ly/2u3J2Wd

hvem som mottar den. http://bit.ly/2tasISl http://bit.ly/2uueIGX

Overføring av data

Markedsføring

Sikkerhet

Skal du overføre data utenfor

Borgere skal ha muligheten

Det er strenge krav til ekstra

EU? Gjør juridiske avtaler

til å slippe direkte markeds-

sikkerhet knyttet til innsam-

når du overfører data til

føring som bygger på deres

ling, oppbevaring og bruk

land som er ikke godkjent av

egne personlige data.

av sensitive persondata om

EU-myndighetene.

f.eks. helse, rase, seksualitet, religion og politisk ståsted.

10

Hva betyr de nye personvernreglene for din virksomhet?

Personprofilering

Varsling

Slette data

Personprofilering er analyse-

Forordningen gir regler for

Brukere har nå rett til «å

ring av personopplysninger

når de som er berørt av et

bli glemt». Du skal slette

for å avdekke adferd, prefe-

sikkerhetsbrudd, skal varsles.

brukerdata

ranser, evner eller behov.

Varsling skal skje når det

ber om det, så sant det ikke

er sannsynlig at avviket vil

strider mot ytringsfriheten,

Borgere får nå rett til å

medføre en høy risiko for

viktig forskning eller annen

motsette seg noen typer

personvernet til de som er

lovgivning. Dette gjelder for

profilering, der deres person-

berørt. Varsel skal gis så fort

eksempel

opplysninger blir brukt til å

som mulig.

Regnskapslovens

analysere og forutse deres adferd. http://bit.ly/2u3J2Wd

når

ved

brukeren

arkivering. krav

til

oppbevaringstid er et slikt http://bit.ly/2uDunEj

eksempel. http://bit.ly/2uDrO4X

Analyserer eller behandler du data for andre virksomheter, må du passe på at avtalene dine er 100% vanntette og dekker ansvarsområdene til alle partene.

Hva betyr de nye personvernreglene for din virksomhet?

11

Tre tips til klargjøring for de nye

PERSONVERNREGLENE Flere undersøkelser viser at mange norske bedriftseiere ikke kjenner den nye forordningen og heller ikke vet hvilke krav den stiller til deres virksomhet. Her er tre tips til hvordan du kan klargjøre firmaet ditt for de nye reglene.

1

2

FÅ OVERSIKT!

LAG RETNINGSLINJER!

SETT OPP INTERNKONTROLL!

Skaff dere oversikt over

Sett dere inn i loven og lag

Bruk retningslinjene til

hvilke personopplysnin-

retningslinjer for hvordan

å sette opp rutiner og

ger dere samler, lagrer

personopplysningene

systemer som både kan

og bruker. Få oversikt

skal behandles i deres

håndheve loven og fange

over hvor informasjonen

virksomhet.

opp avvik fra kravene i loven.

kommer fra, hva den skal brukes til, og hvordan den lovmessig skal håndteres.

12

3

Hva betyr de nye personvernreglene for din virksomhet?

PERSONVERNOMBUD

Dagens personvernombudsordning er frivillig. Med den nye forordningen får mange virksomheter en plikt til å opprette personvernombud:

2

1

3

Offentlige virksomheter

Virksomheter som primært

Virksomheter som

med unntak av domstolene.

jobber med systematisk

behandler sensitive person-

overvåking av personer i

opplysninger i stort omfang,

stort omfang. Dette gjelder

f.eks. virksomheter som

også arbeid med personlige

håndterer personlige data

data for å målrette annonse-

knyttet til genetikk og helse

ring gjennom søkemotorer

på sykehus o.l.

basert på folks adferd på

-

nettet.

-

Er du lege som kun samler og

Hvis du f.eks. sender

oppbevarer data om dine

ut litt reklame til

egne pasienters helse,

kundene dine noen

kommer du heller ikke

Vil du vite mer om person-

få ganger i året for å

inn undrer kravet til eget

vernombud, finner du det

promotere bedriften

personvernombud.

her: http://bit.ly/2tp21xs

din, kommer du ikke inn under kravet om eget personvernombud.

Hva betyr de nye personvernreglene for din virksomhet?

13

INTERNKONTROLL OG RISIKOVURDERING Virksomheter som omfattes av loven, må iverksette systematiske tiltak for å sørge for at loven og det tilhørende regelverket blir fulgt.

Det må etableres internkontroll i bedriften. Det må også etableres prosedyrer og instrukser basert på en risikovurdering i forhold til personvern. Dette vil minimere risikoen for alvorlige feil grunnet manglende oppfølging av lovverket.

Dokumentasjonen over systemet for internkontroll skal være tilgjengelig for de ansatte i virksomheten og for Datatilsynet. http://bit.ly/2u7NlQe

NÅR MAN IKKE FØLGER REGLENE: REPRIMANDE ADVARSEL

STOPP

BOT Opptil 20 millioner Euro eller 4 % av den globale omsetningen

Suspensjon av databehandling

Datatilsynet overvåker overholdelsen av den nye loven. Selve ansvaret blir plassert hos virksomheten.

Det kommer flere og til dels tydeligere rettigheter og plikter, og det blir krav om å iverksette risikobaserte tiltak. Mer etterkontroll kan medføre strengere sanksjoner om man ikke har orden i eget hus.

Kostnaden når man ikke følger loven, kan bli høye.

Mer informasjon om hele loven finner du på Datatilsynet sine sider ( http://bit.ly/2tG6G9l ) og Europa Kommisjonen sine sider ( http://bit.ly/2kcTx6t)

14

Hva betyr de nye personvernreglene for din virksomhet?

FROKOSTSEMINAR «Innleggene var interessante, og mye er relevant også for fremtiden. Slike sammenkomster gir meg muligheten til å se mange nye løsninger i egen bedrift.*»

I år har vi invitert kundene våre til frokost i Bergen, Oslo, Åsgårdstrand, Stavanger, Haugesund, Kristiansand, Ålesund,

90 %

sier at de kommer til å anbefale frokostseminaret til sine kollegaer.*

Trondheim, og Tromsø. Der har vi møtt til sammen 275 av våre kunder og brukere.

I tilbakemeldingene etter

*data fra brukerevaluering

frokostmøtene peker deltakerne ut Uni Economy, Autobank, Uni Contracting og Reiser og utlegg som de mest populære temaene.

15

Uni Economy fremtidens økonomisystem

HØSTEN 2017 LANSERER UNI MICRO SITT NYE FLAGGSKIP PÅ WEB – UNI ECONOMY

som er klar for salg utpå høsten, er i første omgang spisset mot regnskapsbyrå og tjenestebedrifter. Vi har tatt en prat med prosjektleder og produktsjef for løsningen, Jon Terje Aksland.

På spørsmålet om hva som har vært det mest spennende med å utvikle et fjerde generasjons økonomisystem fra Uni Micro, svarer han:

Selv

om

dagens

programvareløsning,

Uni

Økonomi, sammen med websystemet Uni24, er

– Det å få lov til å starte helt fra bunnen av og bygge

en prisbelønnet løsning som vil være levedyktig

et nytt regnskapssystem, men samtidig ha 30 års

i mange år fremover, har utviklingen av en ren

erfaring med i bagasjen, er helt unikt. Vi kombinerer

webløsning vært naturlig i takt med etterspørse-

de nyeste teknologiene med tung kompetanse innen-

len i markedet.

for regnskap, faktura og lønn. Systemet vil fremstå som nytt og moderne, man vil likevel kjenne igjen

16

Derfor har Uni Micro i over tre år brukt store

den unike brukeropplevelsen som Uni har bygget

ressurser på utviklingen av den nye standalone

opp gjennom lang fartstid og tett samarbeid med

webløsningen, Uni Economy. Webløsningen,

kundene.

Jon Terje Aksland har jobbet med utvikling av nettbaserte handelssystemer siden 1999. Opprinnelig er han systemprogrammerer og har vært en del av den kommersielle reisen til Internett helt fra starten.

Han har blant annet hatt ansvaret for utviklingen av nettbutikken ps.no, som var en av de første store norske suksessene på Internett og utviklet et auksjonssystem som kombinerer nettauksjon og tradisjonell auksjon.

Videre har Jon Terje har jobbet i 15 år med CRM, ERP og MRP hos Hatteland. Dette arbeidet har gitt han mye erfaring med bl.a. lagerstyring, distribusjon, vareflyt, logistikk samt regnskaps- og produksjonssystemer.

Jon Terje kom til Uni Micro våren 2015. I 2017 har han vært prosjektleder og produktsjef for Uni Economy.

17

INNOVASJON OG NYSGJERRIGHET

Google-utviklingskonferanse, AngularConnect i London. Der vil de presentere hvordan Uni Micro løste «Large Scale Enterprise Applications» på en webbasert plattform.

Jon Terje Aksland forteller videre at et system som skal bygges for fremtiden, krever at man satser på et innovativt og nysgjerrig arbeidsmiljø.

«TIME TO MARKET»

I utviklingen har det vært benyttet såkalt Proof of Consepts, der flere teknologier og

Løsningen har vært under utvikling i tre år og

løsninger har vært testet samtidig. Utviklere

gikk i ekstern beta i første kvartal i år. Det er lagt

har fått frihet og spillerom til å utforske

ned store ressurser i utviklingsarbeidet. Jon Terje

«bleeding edge» -teknologier, dagsfersk teknologi

Aksland sier dette om arbeidet:

som ennå ikke er etablert i markedet. På denne måten har Uni Micro muligheten til å være først

– Det er imponerende kort tid til markedet når

i markedet og kan tilby kundene et moderne og

en tenker på at dette systemet er laget helt fra

fremtidsrettet produkt.

bunnen av, med helt nye teknologier og rammeverk. Utviklingsavdelingen har vært inndelt i ulike

18

Disse arbeidsmetodene har ført til at Jon Terje

team som har hatt ansvar for sitt eget fagområde.

Aksland og Uni Economys utviklerteam nå er blitt

Teamene er multidisipline med både business-

invitert til å holde foredrag på Europas største

analyster, designere og utviklere.

– Vi har hatt et eget kjerneteam som har hatt ansvaret for rammeverk, sikkerhet og databasemo-

steg i føringen samt sporing tilbake på hva som har skjedd.

dellering, samt et designteam som har hatt ansvar for brukeropplevelse, brukertester og stilsetting av

Hver modul har sitt eget dashboard, som gir oversikt,

applikasjonen.

samt trender og statistikk. Vi har laget en egen tabellkomponent, UniTable, som gjør det effektivt

Denne måten å jobbe på har resultert i et

å jobbe med punching av data, for eksempel ved

robust og skalerbart system som er klart til å

bilagsføring og timeregistrering.

møte fremtidens utfordringer og markedets konkurranse.

Fakturamottaket har en avansert OCR-scanning som gjør det mulig å automatisere mottak. Her inngår

EFFEKTIVT BRUKERGRENSESNITT

automatisk oppretting av leverandør.

NYTTIGE FUNKSJONER

Et av hovedmålene for den nye løsningen har

Videre understreker Jon Terje Aksland at

vært å få til et effektivt brukergrensesnitt. Det er

kundene vil merke at de flytter inn i et moderne

ikke nok for en travel regnskapsfører at systemet

system.

er pent å se på. Det må i tillegg være raskt og responsivt og lett gi tilgang til den informasjonen

Ved hjelp av en mobilapp kan man sende

man søker. Det er lagt ned et stort arbeid i flyten

meldinger til brukere, slik at de umiddelbart

i systemet, slik at det kan understøtte helautoma-

kan godkjenne fakturaer eller svare på spørs-

tisering av prosesser.

mål fra andre medarbeidere. Det er en sømløs og kontinuerlig oppdatering av systemet ved

Jon Terje Aksland liker å se på systemet som

for eksempel endringer i regnskapsloven eller i

legoklosser i et byggesett. Hver modul har sitt

skatter og avgifter. Automatisk årsoppretting og

klart definerte grensesnitt, og det skal være

backup-rutiner er også noe kundene vil nyte godt

enkelt å tilpasse eller bytte ut komponenter.

av.

Systemet er bygget for skalering og utvidelse. Når det lanseres i høst, er de viktigste kjernemodulene på plass. Nye utvidelser og nye funksjoner vil komme i høyt tempo i lang tid fremover.

På spørsmålet om Jon Terje har noen favorittfunksjoner i det nye systemet svarer han: – Dersom man kan kalle grensesnittet en funksjon, så vil jeg si at selve brukeropplevelsen er noe av det jeg liker best med systemet. For brukere med flere klienter/selskaper har vi laget et byråoverbygg som gir rask oversikt over oppgaver og avvik i systemet.

Arbeidsflyten er intuitiv og viser deg hele tiden neste

19

– Som gammel utvikler vil jeg si at det åpne API-et er en annen favorittfunksjon. API-et åpner for at Uni Economy kan snakke med andre systemer. For eksempel er det enkelt å integrere til Office365, Salesforce, nettbutikk, butikkdata eller andre tredjepartssystemer. Systemene kan snakke sammen via såkalte web hooks, eller event-drevne meldinger, noe som muliggjør sanntidsoppdatering til og fra Uni Economy.

Uni Economy er altså laget som et økosystem der kundene kan utvikle og skreddersy systemet ved hjelp av det åpne API-et. Dette gjør det veldig lett å ta i bruk plug-ins og opprette egendefinerte felter.

API står for Application Programming Interface og betyr programmeringsgrensesnitt.

API er et grensesnitt i en programvare som gjør at deler av denne kan aktiveres («kjøres») fra en annen programvare.

Systemet understøtter automasjon, så kunden kan lett effektivisere flyten. Ved hjelp av konfigurerbare grenseverdier kan en selv velge når flyten skal avbrytes og gå i attesterings- eller avviksmodus.

BEGRENSNINGER OG MULIGHETER

API-et er abstrakt og funge-

Når systemet lanseres i høst, er det spisset for

rer som en regelbok for kall til

regnskapskontorer og tjenestebedrifter. Vi venter

applikasjonen.

med logistikk, slik at vi kan konsentrere oss om kjernefunksjonalitet som fakturering, regnskap,

Det gjør det for eksempel veldig

lønn og timefangst.

enkelt å koble en nettbutikk eller CRM-software mot Uni Economy.

– Systemet er bygget for skalering og utvidelse. Når vi lanserer i høst, har vi fått på plass de viktigste

Slik kan Uni-kunder spare både

kjernemodulene. Vi kommer til å levere utvidelser

penger og implementasjonstid i

og nye funksjoner i høyt tempo i lang tid fremover,

komplekse integrasjonsprosjekter.

svarer Jon Terje Aksland på spørsmålet om begrensninger i systemet.

20

– Vi er i dag ca. 25 rene utviklere og omtrent like mange til som jobber med BA, testing, prosjektledelse, marked etc. For kunne holde et høyt tempo har vi bygget en teamstruktur der hvert team har ansvar for sin egen modul. I tillegg jobber vi tett med kundesenter og markedsavdeling, som gjør en viktig jobb mot lansering og opplæring av brukere.

Blant annet er det laget opp mot 200 korte opplærings- og introduksjonsvideoer til funksjonene i systemet. På denne måten kan vi jobbe med mange parallelle prosjekter og har muligheten til å øke kapasiteten raskt i travle perioder.

Målet er å levere et økosystem som kan løse utfordringene kundene våre til enhver tid står overfor.

Vi ser at bransjen går mot en industristandard for integrasjon mellom systemer. API og meldingsutveksling har aldri vært viktigere. Kunder vil oppleve kortere implementeringstid og produkter som vil være «plug&play»-kompatible. Vi ser også at automasjon av prosesser er etterspurt. Vi har bare sett starten på dette, og med Uni Economy vil vi være langt fremme med å optimalisere flyt for våre kunder.

21

tillegg til dagens løsning, som automatiserer innlesing av innbetalingsfiler.

Vi vil holde våre kunder jevnlig oppdatert om ny funksjonalitet som legges til i Economy, slik at de kan vite når det er lurt for nettopp deres bedrift å vurdere overgang til Uni Economy.

HVA MED UNI ØKONOMI? På spørsmålet om våre eksisterende kunder på desktopløsningen Uni Økonomi V3 og Uni24 bør kaste alt de har i hendene og flytte over på Uni Economy når den nå lanseres senere på høsten, svarer Jon Terje Aksland dette: – V3 og Uni24 kommer til å leve side om side med Uni Economy. V3 kommer til å være et kjerneprodukt

Interessert i å vite mer om vår nye webløsning?

i Uni Micro i mange år fremover. For mange av våre

Meld dere på våre gratis Uni Economy-webinarer.

kunder finnes det ennå ikke tilsvarende webløsnin-

Her vil dere få muligheten til å se systemet og få

ger, uansett leverandør, som dekker deres behov i

svar på spørsmål om løsningen.

den grad V3 og Uni24 gjør i dag. Kundene våre kan være trygge på at vi kommer til å fortsette å oppda-

Webinarene finner dere her:

tere og videreutvikle dette produktet. http://kurs.unimicro.no/economy Uni Micro har et eget team som jobber utelukkende med V3. I det siste har de jobbet mye med en større utvidelse av Contracting-modulen.

I tillegg har en del utbedringer kommet på anleggsregisteret.

Autobank fase 2 er klar. Denne løsningen støtter automatisk innsending av remitteringsfiler i

22

Annonse

KURS Her er en oversikt over kursene vi tilbyr høsten 2017:

yy Uni Regnskap - grunnkurs yy Uni Regnskap - videregående yy Uni Faktura yy Uni Lønn yy Uni Contracting - prosjektstyring

yy Autobank - håndtering av inn- og utbetalinger yy Uni TravelText - få kontroll på reise og utlegg yy Uni24 – fakturagodkjenning, ledelsesinfo og dokument yy Mulighetene med Uni hjemmeside yy Mulighetene med Uni nettbutikk yy Årsavslutningskurs over hele landet

kurs.unimicro.no

24

kurs.unimicro.no/economy Interessert i å vite mer om vår nye webløsning Uni Economy? Meld dere på våre gratis Uni Economy-webinarer og få en grunnleggende innføring i muligheter og funksjoner i vårt nye system.

Uni Economy - Regnskap

Uni Economy - Lønn

Registrering av fakturamottak med godkjenning, bilagsregistrering, forespørsel på konto og rapportering i tillegg til innsending av skattemelding og remittering

Opprettelse av ansatte, vedlikehold av lønnsarter, innleggelse av faste poster og lønnskjøringer med innsending av A-melding

Uni Economy - Salg

Uni Economy - Time

Registrering av kunder og varer, opprettelse av tilbud, ordre og faktura, purring og rapportering

Opprettelse av ansatte, vedlikehold av timearter, registrering av timer, fleksisaldo og ferie samt overføring til Uni Economy Lønn

25

10 TIPS FOR EN GOD BEDRIFTSPRESENTASJON 75%

av alle mennesker kvier seg for å holde en presentasjon

Et klart budskap 1

Finn ut hva som er hovedbudskapet. Hva ønsker du at tilhørerne skal huske etter presentasjonen?

Tenk på hvem som er mottakerne for presentasjonen, og ha dem i tankene når du definerer hovedbudskapet ditt. Hva vil du at de skal sitte igjen med når presentasjonen er ferdig?

2

Hovedbudskapet bør være kort og enkelt og gjennomsyre hele presentasjonen.

Hovedbudskapet kan være alt fra firmaets gründeridé til hvilket problem dine tjenester kan løse for potensielle kunder. For tilhørerne er det viktig å oppleve at du gir dem merverdi, at de har noe å tjene på å høre på deg.

26

Tips og Triks

3

Fortell en historie.

Planlegg presentasjonen godt. Bruk gjerne penn og papir. Husk at tall og fakta vekker ikke følelser på samme måte som en historie. Du kan godt bruke den tradisjonelle treakteren som mal: Introduksjon: Fortell publikum hva de kan forvente å få ut av presentasjonen, og hvorfor den er viktig for dem.

Hoveddel: Presenter problemet eller utfordringene du mener de står overfor («skurken» i historien), og løsningen du kan gi dem («helten»). Her kan du vise eksempler og underbygge med tall og data.

Oppsummer med løsningen: Vis hvordan tilhørerne kan få en bedre framtid med din hjelp, og gjør det enkelt for dem å takke ja til det du kan tilby. (Call-to-action)

R DET E

20 r gange

for at e s n ja s større når r fakta e k s u h folk l av en e d n e de er historie

Tips og Triks

27

Om du bruker

70%

av den totale tiden på å skrive manus, ender du opp med en bedre presentasjon

Et tydelig innhold 4

Gjør teksten enkel – ikke bruk sjargong, buzz-ord og lange forklaringer.

5

Bruk illustrasjoner som underbygger eller forsterker budskapet.

Evnen til å huske budskapet øker fra 10 til 65 % når budskapet presenteres med passende og relevante bilder, filmer eller illustrasjoner. Ikke bruk bilder bare til pynt.

6

Gi eksempler.

Små historier og analogier hjelper tilhørerne å se for seg poengene dine og huske dem lengre.

7

Presenter bare ett budskap eller tema per lysbilde.

Da blir lysbildet lettere å lese, og budskapet ditt blir mer forståelig. Husk at tilhørerne setter pris på en tydelig presentasjon.

28

Tips og Triks

En minneverdig presentasjon 8

Øv – øv – øv. Øv til du kan gangen i presentasjonen uten manus, det gir deg selvtillit.

9

Få kontakt med tilhørerne.

Beveg deg rundt mens du snakker. Henvend deg til tilhørerne og se på dem.

Varier talestrømmen, bruk pauser for å fremheve nøkkelpunkt. Kommuniser med tillhørerene ved å stille dem spørsmål eller utfordre dem til handling.

10

Oppsummer og avslutt med kraft.

Trekk linjene tilbake til begynnelsen og repeter hovedbudskapet ditt. Avslutt med kraft. Bruk gjerne en god historie, et mem, en anekdote eller en overraskelse.

Steve Jobs b rukte

2 dager

på å øve når h skulle holde e an n presentasjon!

Tips og Triks

29

ALT ER LOV, BARE DU GJØR DET PÅ RIKTIG MÅTE Da gründer Lisbeth Tverback startet Lunehjem.no i 2005, var det shabby chic som gjaldt. Sånn er det ikke lenger.

– Vi nordmenn liker jo å ha det koselig og lunt hjemme, men det er den rene, nordiske stilen med innslag av organiske materialer som gjelder i dag, forklarer hun.

– Vi vil ikke ha det for kaldt. Vi vil ha mer farger, mer ting – gjøre interiøret mer lekent. Vi tør litt mer i dag, vi tar humor og humør inn i interiøret.

Og vi tar naturen med oss inn og fokuserer på det organiske. Og så skal det være solid, det skal vare, forklarer Tverback.

– Jeg tror vi kan si det slik at vi beveger oss i en retning der alt er lov, bare du gjør det på riktig måte, sier hun og legger til at når man blander ulike stiler, kreves det mer av den enkelte for at resultatet skal bli vellykket.

VET HVA DE VIL HA Kvinner mellom 30 og 50 år er den største kundegruppen, men en ny gruppe av designinteresserte,

30

– Alt er lov, og nü er det lekenhet og farger som gjelder i interiørverdenen.

Lisbeth Tverback

31

selvbevisste menn er på fremmarsj, både i butikk

prosentene handler om knallhardt arbeid og

og på nett. Og forskjellen mellom kvinner og

nitid logistikk. Det handler om regnskap og

menn er påtakelig når det gjelder interiørkjøp.

pakking, om kundeservice og - ikke minst – om å oppdatere, justere og tweeke opplegget i selve

– Kvinner har en annen kjøpsprosess enn menn.

nettbutikken.

De ønsker mer veiledning og bruker mye mer tid på å veie for og imot. Menn er mer resolutte. De

– Slikt tar enormt med tid, og det er det som skiller

har en mye klarere oppfatning av hva de skal ha,

suksess fra fiasko. Har du utholdenheten? Orker

og så kjøper de det. Det er også interessant at de

du å bruke kvelder og helger? Lære deg sortimen-

gjerne handler dyrere produkter, sier Tverback.

tet inn og ut. Forstå kundene dine. Rette opp feil etter feil etter feil. Og jeg kan gi deg svaret: Det er

DELER HEMMELIGHETER

de aller færreste som orker det. Det er derfor det er så utrolig stor omløpshastighet på aktørene i vårt segment, og det er også derfor jeg er så lite

Da Lunehjem.no startet nettbutikk for tolv år

redd for å dele de såkalte forretningshemmelig-

siden, fantes det bare to konkurrenter i interiør-

hetene, forklarer butikksjefen.

segmentet. Nå finnes det ca. 100, men likevel er ikke gründeren redd for å dele sine beste tips.

– Alle ser alt det den andre gjør, og kan kopiere det til dagen etter. Men poenget er at når du har gjort alt riktig, bygd den perfekte nettbutik-

KONKURRERER IKKE PÅ PRIS

ken, tatt inn de rette varene og skrudd sammen

Interiørbransjen må følge veiledende priser

den optimale markedsføringen, da er kanskje

fra leverandørene. Det betyr at selv om det er

20 prosent av jobben gjort. De resterende 80

mange aktører, er det i liten grad mulig å konkurrere på pris.

32

– Kan vi ikke spille på pris, må vi finne andre ting å konkurrere på. Det handler selvsagt om sortiment.

Vi har 75 ulike brands innenfor en lang rekke ulike kategorier i nettbutikken vår. Det enorme utvalget er en av våre store styrker. I tillegg blir god kundeservice og gode fraktvilkår svært viktig. Et effektivt logistikkapparat er et av våre store fortrinn i konkurransen med alle de andre nettbutikkene, sier hun.

JUSTERTE KUNDEREISEN I februar i år gjorde Lunehjem.no den største omleggingen i nettbutikken noensinne.

– Vi justerte kundereisen. Vi bygde om menylinjene, la inn større bilder og bestemte oss for å lede de besøkende gjennom nettbutikken på en ny måte. Resultatet er formidabelt. Vi økte konverteringsraten med hele 211 prosent på én måned.

opererer i, er Google Shopping og Facebook. Vi sender også ut nyhetsbrev.

Hun har fått hjelp til dette arbeidet av økonomihuset Uni Micro.

I tillegg til nettbutikken har Lunehjem.no en fysisk butikk i Tønsberg. Den ble startet etter at nettbu-

– Ja, det innrømmer jeg lett: Uten Uni Micro hadde

tikken ble lansert. Ifølge Tverback utgjør denne

vi aldri fått til dette. Hos Uni Micro ligger logis-

butikken 40 prosent av omsetningen, og den

tikk, regnskap, nettsider og nettbutikk i ett felles

fysiske butikken er viktig for å utfylle konseptet.

system. Kassaløsningen snakker direkte med nettbutikken og sender informasjonen sømløst

– De ansatte betyr alt. Våre ulike styrker gjør oss

rett til regnskapet, og dette forenkler rapporte-

uslåelige. Det aller viktigste er kundeservicen. Vi

ringsbyrden vår. Og så kommer ekspertisen de

forstår hva kunden trenger, vi gir dem personlig

har på selve nettbutikken på toppen av dette,

oppfølging også når de handler på nett, og slik

forklarer hun.

skaper vi en nærhet til markedet som gjør at vi har mange trofaste kunder.

FYSISK VS. NETT

Det er nok det største konkurransefortrinnet vårt, avslutter Lisbeth Tverback i Lunehjem.no

Markedsføring er naturligvis et viktig element i den totale konkurransepakken.

– Mulighetene er store, og det vi gjør på Instagram, har en enorm effekt på salget. Andre kanaler vi

33

Nyttige tips og

triks i Uni24

«Betingelser på Kunde» På kundekortet, under «Betingelser», kan man angi blant annet kredittgrense på en kunde.

Om kredittgrensen settes til –1, blir kunden kredittsperret, og en får ikke opprettet nye fakturaer på denne kunden. For å illustrere dette blir ikonet (kofferten) på fanen også rødt.

(Ny funksjonalitet 2017)

34

Tips og Triks

E-postsignatur Kunder kan definere egne e-postsignaturer under Firmaoppsett. Signaturen blir automatisk utfylt når man sender faktura, ordre og tilbud.

(Ny funksjonalitet 2017)

Nytt produkt basert på eksisterende Dersom man ønsker å lage et nytt produkt basert på et allerede eksisterende produkt, trykker man på Kopier-knappen i menyen på produktet. Dette gjør jobben med å lage flere lignende produkter betydelig raskere.

Tips og Triks

35

Fargekode ordrelinjer For at det skal være lettere å få oversikt over statusen på ordrelinjer, kan en fargekode ordrelinjene som er fakturert eller delfakturert. Trykk på tannhjulet (Innstillinger) oppe til høyre i tabellen med varelinjer og velg fanen «Ordrelinjer».

(Ny funksjonalitet 2017)

Widget fakturaflyt Dersom du har Leverandørfaktura, får du nå en ny widget på forsiden som viser dokumenter som ligger i Uni24-flyten. Dokumentene kan forhåndsvises direkte, og man kan opprette en ny leverandørfaktura i dokumentet med ett tastetrykk.

36

Tips og Triks

TALL FRA

KUNDESENTERET 01.01.2017–31.08.2017

Uni Micro kundesenter håndterer supporthenvendelser fra våre kunder. Vi leverer både system- og fagsupport. Fagsupport gjelder alt fra regnskapstekniske saker til skreddersøm av rapporter o.l.

ANSATTE 20 % av alle ansatte i Uni Micro jobber på kundesenteret.

Av de som jobber med kundestøtte, er 46 % kvinner og 54 % menn.

SAKER Kundesenteret har svart på

25 508

17 432

henvendelser fra kunder hittil i år

8 076

TEMA Regnskap 6000 5000

Lønn

Faktura Annet

4000 3000 2000 1000

Fagsupport

VI TAR PULSEN PÅ UNI MICRO WEB Vi har tatt en prat med daglig leder i Uni Micro Web, Jan Arve Dyrnes, om hva som foregår bak kulissene i netthandelsløsningen. Uni Nettbutikk er en solid e-handelsløsning som har vokst mye det siste året – både med tanke på antall kunder og størrelsen på kundene.

Viktige prioriteringer Vi har spurt Jan Arve om hva som har vært de viktigste prioriteringen til webutviklerne i Uni Micro Web den siste tiden.

Fun facts Med våre løsninger blir det hver dag

Rabattkoder

zz sendt 25 920 000 e-poster

– Den siste tiden har vi vært mest opptatt av å ferdig-

zz registrert 86 400 ordrer zz omsatt for over 2 000 000 kroner

stille vår nye rabattkodemodul. Dette er et valgfritt tillegg til nettbutikken som utløser salg og skaper aktivitet. Mottakelsen fra kundene er meget god, og vi ser at det er med på å øke konvertering og trafikk, sier Jan Arve.

38

Google prioriterer krypterte sider

Hastigheten økes kontinuerlig

– Vi har videre laget en løsning som gjør at alle

– I takt med at mobiltelefonen har tatt over som

våre kunder får kryptering (https) på sine nettsi-

en av de store plattformene for informasjons-

der. Nettleserne skiller mellom nettsider som

søk på nett, så har hastighet på nettsider blitt en

bruker kryptering, og nettsider som ikke gjør det.

vesentlig faktor. Hastighet kommer til å bli enda

Det fører til at kunder blir usikre på om de skal

viktigere for å få god rank i søkemotorene. Dette

våge å handle i en nettbutikk uten kryptering.

arbeidet har svært høy prioritet hos oss. Kundene

Google uttaler at de vil prioritere nettsider som

merker ikke så mye av dette, men de kommer

har kryptering, i sin søkerangering.

til å få stor glede av det i fremtiden, avslutter Dyrnes.

39

Høsten 2017

AKTIVITETSKALENDER www.unimicro.no/aktivitetskalender

MØT OSS Vi i Uni Micro er opptatt av å opprettholde god kontakt med kundene våre. Derfor arrangerer vi generelle frokostmøter og mer spesifikke møter rettet direkte mot de ulike bransjene. Her har du mulighet til å være tidlig ute for å se nyheter i programvaren, nye funksjoner og stille spørsmål til fagpersoner. Vi vil samtidig være en synlig og tilstedeværende aktør på en rekke messer og fagdager som har relevans for Uni Økonomi.

Ved å delta på messer og fagdager og ved å ha kontakt med bransjeorganisasjonene holder vi oss faglig oppdatert. Det skal vi fortsette med i høst også.

Salgsdirektør i Uni Micro, Per Christan Karlsen

REGNSKAPSBYRÅ DnR-konferansen Vi deltok som utstiller på konferansen til Revisorforeningen. Det var to fullspekkede dager hvor den enkelte valgte faglige temaer fra en variert kursmeny. Temaene kvalifiserte som etterutdanningstimer.

Konferansen fant sted 6. – 7. september på Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen. https://www.revisorforeningen.no/kurs/kursliste/ dnr-konferansen-2017/

40

Regnskap Norges fagdager

spørsmål og innspill til vår programvare. Vi deltar på fagdagene fra medio oktober. Konkrete datoer finner du på www.regnskapnorge.no.

Vi er representert på fagdagene til Regnskap Norge. Fagdagene har som formål å gi regnskapsførere oppdatering på faglige og lovmessige

Overskudd 2017

endringer. Slik kursing kreves for at man skal få beholde autorisasjonen.

20.–22. september arrangerer Regnskap Norge Overskudd 2017 – møteplassen for fremover-

Det er viktig for oss å være tilgjengelige i en

lente regnskapsfolk. Overskudd 2017 handler om

organisasjon hvor medlemmene fører regnskap

strategi og tjenesteutvikling, ledelse og medar-

for til sammen 340 000 bedrifter over hele

beiderskap, prosesser og teknologi, relasjoner,

landet. Mange av medlemmene benytter Uni

marked og salg. Med andre ord får du både

Økonomi som sitt daglige verktøy. Vi opple-

innsikt og praktiske verktøy som du kan dra nytte

ver stor interesse fra eksisterende kunder som

av i arbeidet ditt. Mer informasjon og påmelding

vi møter på fagdagene, både med tanke på

finner du her: overskudd2017.no

41

Brukerkonferanse for regnskapsbyrå I år som i fjor skal vi arrangere Brukerkonferanse for regnskapsbyrå. Brukerkonferansen ble en suksess på alle måter: gode tilbakemeldinger fra kundene, flotte foredragsholdere og

FROKOSTSEMINAR: HANDEL OG LOGISTIKK

dagsaktuelle temaer med solid faglig innhold.

Brukerkonferansen er en ypperlig anledning til

Våre kunder som benytter Uni Økonomi

å møte likesinnede. Vi følger opp tradisjonen

innenfor handel og logistikk, vil også

og er godt i gang med forberedelsene til årets

ha mulighet til å møte oss i høst. Vi

konferanse. Vi gleder oss til å se både nye og

skal se nærmere på nyheter i Uni

gamle kunder. Vår egen brukerkonferanse for

Nettbutikk. Filternavigasjon og rabattko-

regnskapsbyrå holdes i Bergen på Thon Hotel

der er blant temaene som vil bli belyst.

Rosenkrantz 22.­–23. november.

Frokostseminarene vil gå av stabelen 27.–29. september.

For mer informasjon og påmelding: http://info. unimicro.no/brukerkonferanse-2017

Bygg Reis Deg Bygg Reis Deg er bygg- og anleggsbransjens fagmesse. En fellesnevner for de fleste bedrifter i denne bransjen er at de benytter timeregistrering mot prosjekter.

Vi har tung faglig kompetanse og gode løsninger for denne bransjen. Vi arbeider kontinuerlig for at våre systemer skal effektivisere hverdagen til prosjektbedrifter som benytter Uni Økonomi.

Uni Contracting støtter et bredt spekter av tredjepartsløsninger. Ønsker du å vite mer om våre integrasjoner med nelfo-import, byggdok og boligmappa, så er våre medarbeidere klar for å hjelpe deg. Bygg Reis Deg avholdes 18.–21. oktober på Norges Varemesse, Lillestrøm. http://www.byggreisdeg.no

42

Jubileumsmesser med Voss Kommunikasjon En av våre eldste forhandlere har 25-årsjubileum i år, og vi var med på jubileumsmessene deres. Messene ble holdt på Voss, i Norheimsund, Odda, Lærdal og Vik. Det ble presentert spennende innhold fra flere leverandører, og man fikk anledning til å delta på gratis foredrag om datasikkerhet. Jubileumsmessene ble avholdt 6.–7. september, 13.–14. september og 21. september.

For mer informasjon: https://www.vossk.no/seminar/

Vi gleder oss til å møte deg i høst.

43

SAMMEN SIKRER VI GODE LØSNINGER –OGSÅ FOR FREMTIDEN Årets Flyt-magasin gir en grundig gjennomgang

Like viktig som programutvikling, er utviklingen

av de ulike programmene og tjenestene Uni

av støttetjenestene rundt systemet. Vi har de

Micro utvikler for fremtiden. Vi bruker betyde-

siste årene bygget opp programvare, kurstilbud,

lige ressurser på vårt nye økonomisystem Uni

konsulentbistand og generell fagkompetanse

Economy, samtidig som vi opprettholder god

på viktige områder for at våre kunder skal få

utviklingskapasitet på de mer kjente produktene

det beste tilbudet. Vi tror de beste løsningene

Uni Økonomi V3 og Uni24.

blir utviklet når vi samarbeider med våre kunder

44

Viseadministrerende direktør i Uni Micro AS, Kjartan Solvi, deler sine vurderinger rundt Uni Micros rolle som økonomisk programvareleverandør i årene som kommer.

45

«Vi tror de beste løsningene blir utviklet når vi samarbeider med våre kunder og sammen utnytter felles kompetanse og erfaring for å løse problemer og videreutvikle programmet.»

og sammen utnytter felles kompetanse og

Vi vil arbeide for å implementere nye muligheter

erfaring for å løse problemer og videreutvikle

gjennom våre løsninger samtidig som vi opprett-

programmet.

holder kvaliteten kundene forventer. I 2018 vil det komme to nye og viktige regelendringer i Norge.

Fremover blir dette samarbeidet enda viktigere, og vi tror kompetanseutvikling er nøkkelen for å sikre at vi forblir en konkurransedyktig leverandør.

Alle bransjer opplever store endringer. Ny

PSD2 (Nytt EU-direktiv for betalingsformidling)

teknologi, ny kompetanse, nye ansatte og nye

46

kundegrupper vil kreve at vi omstiller oss og

PSD2-direktivet er en utvidelse av PSD fra 2007 og

leverer produkter og tjenester som trenger færre

legger til rette for en sterk økning av nye tilbydere

arbeidstimer og mer automatisering. Dette er

på flere områder. Dette vil gi mer konkurranse i

selvsagt ikke nytt, men endringene skjer hurti-

markedet og større valgfrihet for sluttbrukeren.

gere enn tidligere, og vi ser at dette vil påvirke

Betalingstilbydere må gjøre kontosystemene

systemene fra Uni Micro i stor grad fremover.

sine tilgjengelige, slik at kundene kan benytte

andre tilbydere av betalingstjenester for å utføre elektroniske betalinger eller sammenstille sine kontodata. En av følgene av dette er at bankene er forpliktet til å oppgi informasjon om kunden til økonomisystemet dersom kunden ønsker dette, og på den måten gi brukeren full tilgang til alle økonomiske data direkte i programmet.

GDPR (Ny forordning om personvern) GDPR vil få betydning for hvordan vi lagrer, behandler og benytter data. Dette vil ha direkte påvirkning både for oss som leverandør og for brukere av dataprogrammer. Noen av endringene er at personer har «rett til å bli glemt», og dermed kan kreve at data blir slettet, og programmene må dokumentere at de etterlever kravet om at alle har rett på en forståelig personvernerklæring.

Kunstig intelligens, Big Data, automatisering, åpenhet og personvern vil bli svært sentrale i fremtidens arbeidsliv. Dette vil stille krav til alle, men først og fremst vil det gi oss nye og store muligheter. Uni Micro har brukt og vil bruke betydelige ressurser for fortsatt å kunne være ledende innenfor mange av områdene. Vi har gjennom 30 år bygget opp en solid kunnskapsbase og erfaring samtidig som vi har sett at fremtiden vil kreve ny kompetanse og nye tjenester. De neste årene vil dermed bli svært spennende.

Vi tror at med åpenhet og integrasjoner mot andre aktører, i tillegg til fokus på sikkerhet og kompetanse internt, kan vi sikre markedets beste løsninger fra Uni Micro også i årene fremover.

47

Selv om sommeren ikke kom i år, fortsetter vi å hjelpe deg med å effektivisere i Uni Økonomi Opplever du flaskehalser og tungvinte rutiner i hverdagen?

Utnytter du Uni Økonomi fullt ut?

Vi gjentar suksessen og fortsetter å tilby kartleggingstimer hvor vi ser på bruk av funksjoner og rutiner samt foreslår endringer tilpasset deres moduler og bransje.

KUN

550,KONTAKT OSS: markedsinfo@unimicro.no | 55 38 77 77