Tema u10

X. Microsoft Excel 2007- Cuarta Parte.

La colaboración en la creación de los libros de trabajo es una actividad común, pero al mismo tiempo envuelve varios aspectos que debemos saber resolver, como el evitar que alguien modifique o abra el archivo sin el consentimiento del equipo de trabajo. También, es importante saber cuáles son las herramientas disponibles para comunicarse y coordinarse con los colaboradores, por ejemplo los comentarios y las demás opciones para controlar los cambios en las hojas de cálculo. Excel 2007 es un programa que cuenta con estas y otras herramientas para ayudar al usuario y a su equipo de trabajo a ser productivos.

En esta parte del material presentaremos los temas: proteger libros de trabajo con contraseñas, guardar libros de trabajo, y establecer las opciones de impresión en Excel 2007. Al igual que en unidades pasadas el material aquí incluido complementa el presentado en los artículos, a los que se hace referencia en la sección de ligas a Internet, y el libro de texto, en sus capítulos indicados en la guía académica.

X.1. Proteger libros de trabajo.

Cuando se desee evitar que otros usuarios abran o guarden cambios a un archivo de Excel, se puede asignar una contraseña. Los pasos a seguir son: 1. Oprimir el botón de Office 2. Seleccionar la opción Guardar como. Se abrirá el cuadro de dialogo con el mismo nombre.

3. Hacer clic en el botón Herramientas y elegir opciones generales. Figura 10.1.

4. Se abrirá el cuadro de diálogo de la figura 10.2.

Figura 10- 1. Opción para En él podemos establecer una contraseña para proteger con contraseña prevenir que alguien equivocado abra el archivo, un libro de trabajo. y/o una contraseña para evitar que guarden cambios.

5. Se solicitará se confirmen las contraseñas dadas.

6. Se guardará el archivo con las nuevas disposiciones de protección.

Se recomienda que las contraseñas sean diferentes y Figura 10- 2. Cuadro de que se registren en un lugar aparte, ya que no hay diálogo Opciones Generales. forma de recuperarlas, si el autor las olvida. Esta protección es diferente a las incluidas en la ficha Revisión en su Grupo cambios, que se describe en el libro de texto.

X.2. Guardar libros de trabajo.

Es recomendable que se guarde periódicamente el trabajo realizado en el archivo, ya que puede suceder algún evento inesperado que podría hacer que se perdiera parte o todo el contenido del libro de trabajo.

Por ejemplo, si se produce un corte en el suministro eléctrico, podríamos no recuperar tareas realizadas recientemente en el archivo.

Existen diferentes formas para guardar los libros de trabajo: a) usar la opción Guardar como del botón de Office, b) usar la opción Guardar del botón de Office, c) usando el botón Guardar en la barra de acceso rápido.

Usar la opción Guardar como del botón Office. Esta opción se usa para guardar el archivo por primera vez. Al dar clic en flecha en su extremo derecho, se muestran las alternativas mostradas en la figura 10.3. y dependiendo de lo que se necesite se selecciona la opción correcta. Las seis opciones son: • Libro de Excel. Guarda el libro de trabajo con el formato por defecto y asignará la extensión .xlsx automáticamente.

• Libro de Excel habilitado para Figura 10- 3. Opciones para la opción macros. Se debe usar para guardar un Guardar como, del botón office. libro de trabajo que contiene macros, al cual se le asignará la extensión .xlsm.

• Libro binario de Excel. Se debe usar para guardar archivos muy grandes, al emplear estos archivos se podrá trabajar de manera más eficiente y con menos errores por su formato; se les asignará la extensión .xlsb.

• Libro de Excel 97-2003. Si el trabajo en el libro de trabajo se deberá abrir en una computadora que cuenta con alguna versión anterior se debe usar esta opción, para evitar problemas de compatibilidad. Cuando se abre uno de estos archivos con Excel 2007 aparecerá la leyenda “Modo de compatibilidad” entre corchetes después del nombre del libro en la barra de títulos, podremos trabajar normalmente, pero algunas de las opciones de la nueva versión no estarán disponibles. Al guardar el archivo se realizará una comprobación de compatibilidad entre las versiones. A este tipo de formato se le asignará la extensión .xls.

• Encontrar Complementos para otros formatos. En esta opción se abre una ventana para orientar al usuario en cómo lograr guardar archivos de Excel con otros formatos como PDF o XPS.

•

Otros formatos. Al dar clic en esta opción se abrirá el cuadro de dialogo para poder seleccionar de la lista de formatos, cualquiera de los otros formatos, no incluidos en las opciones anteriores. Algunas de las extensiones disponibles son: .xltx, .xltm, .xml, .mht, etc.

Al elegir cualquiera de las opciones anteriores, excepto Encontrar complementos para otros formatos, el usuario observará cómo se abre un cuadro de diálogo titulado Guardar como, ver figura 10.4.

En él se debe indicar en la lista Guardar en la unidad y la carpeta donde se desea guardar el archivo.

En el campo Nombre del archivo se debe escribir un nombre para el libro de trabajo, de lo contrario se guardará con el nombre predeterminado (libro1, libro3, etc.).

Dependiendo de la opción elegida, ya estará indicado el formato para el archivo, en la lista Guardar como tipo. Por ejemplo, si se eligió la Figura 10- 4. Cuadro de diálogo Guardar como. segunda opción, la lista Guardar como tipo mostrará ya el tipo de formato correspondiente.

Usando la opción Guardar del botón de Office o Usando el botón Guardar en la barra de acceso rápido. Ambas alternativas se recomiendan ser usadas cuando se desean guardar los cambios realizados a un archivo existente; es decir, anteriormente se le asignó un nombre a este libro y sólo se desea reemplazar la versión anterior con la actual. Aunque, también se pueden emplear para guardar el archivo por primera vez, abriéndose el cuadro de dialogo Guardar como, que se describió arriba.

X.3. Establecer opciones de impresión en datos, hojas de cálculo y libros de trabajo.

Después de ingresar y ajustar o modificar datos, ilustraciones, diagramas, gráficos, etc. en un libro de trabajo, probablemente se desee imprimir su contenido. En esta sección se describirán de manera general las opciones que ofrece Excel para preparar el trabajo para su impresión.

La Vista Preliminar Seguramente se necesitará visualizar todo antes de mandarlo a la impresora, y posiblemente se requiera Figura 10- 5. Opciones de realizar algún cambio o ajustar alguna característica del imprimir. archivo.

La vista preliminar permite precisamente esto. Para poder accesar a la vista preliminar hay que: 1. Seleccionar la etiqueta de la hoja de cálculo que se desea visualizar.

2. Oprimir el botón de office.

3. A la derecha de la opción imprimir se encuentra una flecha, colocar el cursor sobre ella; se mostraran las opciones relacionadas al comando de impresión. Ver figura 10.5.

4. Elegir la opción vista preliminar. Se presentará la vista preliminar de la hoja de cálculo seleccionada en el paso 1.

La vista preliminar muestra al usuario cómo se verán las páginas impresas antes de hacer la impresión física.

Hay varios parámetros que se pueden configurar mientras se está en el modo de vista preliminar. La figura 10.6. Nos muestra la Ficha con las opciones disponibles en este modo.

En ella podemos observar 3 Grupos: Grupo Imprimir. Con controles Imprimir y Configuración de Página. Este grupo Figura 10- 6. Ficha Vista Preliminar despliega los cuadros de dialogo: Imprimir y y sus grupos de controles.

Configurar página, en donde se ajustan los parámetros de impresión y de las páginas, respectivamente.

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•

Grupo Zoom. Con su control con el mismo nombre. Este grupo permite hacer un acercamiento a cualquier sección de la hoja de cálculo que se desee, para poder revisar mejor el contenido del archivo. Al dar clic nuevamente en el botón con la lupa se sale del modo zoom.

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Grupo Vista Previa. Con sus controles Página siguiente, Página anterior, y la casilla Mostrar márgenes. Este grupo permite navegar entre la selección u hoja de cálculo y mostrar las hojas correspondientes según el botón que se oprima: Página siguiente y Página anterior. Se cuenta con la casilla mostrar márgenes, para que al estar seleccionada, se puedan revelar los márgenes y de ser necesario modificarlos. Para cambiar las dimensiones de un margen debe situar el puntero en la guía y arrastrarla a la nueva posición. Cuando se requiera de cerrar la modalidad de vista preliminar, se oprime el botón rojo con una equis, y se regresará a la vista normal.

Establecer un Área de impresión.

Si deseamos imprimir únicamente una porción o área de la hoja de cálculo, se debe seleccionar el grupo de celdas y se puede definir éste cómo un área de impresión. Al hacerlo, aparecerá una línea punteada alrededor de ella, para indicar que solamente esa parte de la hoja será mandada a la impresora, ver figura 10.7.

Figura 10- 7. Ejemplo de un área de impresión.

Una vez terminada la impresión se puede borrar el área de impresión, y la línea punteada desaparecerá.

Imprimir varios archivos simultáneamente.

Existe una forma fácil y rápida para mandar a imprimir varios archivos simultáneamente.

Se recomienda usar esta opción cuando no se requiera revisar los libros de trabajo ni se necesita definir o configurar algún parámetro; simplemente se requieren imprimir los libros de manera rápida y directa. El proceso es el siguiente: 1. Seleccionar de una misma carpeta los nombres de todos los archivos que deseamos imprimir, (para seleccionarlos debemos: presionar y mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en el nombre de los libros).

2. Oprimir el botón de office y elegir la opción Abrir. Se presentará el cuadro de diálogo con el mismo nombre.

3. En el botón Herramientas elegir la opción Imprimir.

El Cuadro de Diálogo Configurar Página Excel permite definir algunos parámetros relacionados con las páginas del libro de trabajo.

Uno de los lugares donde se puede hacer esto es el cuadro de diálogo Configurar Página. Este cuadro de diálogo cuenta con cuatro pestañas: a) Página, b) Márgenes, c) Encabezado y pie de página, y d) Hoja.

Pestaña Página. Cuenta con dos secciones: Orientación y Ajuste de Escala. En ellas es posible indicar si se desea desplegar la página de forma vertical u horizontal y modificar la escala de impresión de la hoja de cálculo.

Pestaña Márgenes. En esta ficha podremos configurar los márgenes y la forma en que se centrará el contenido en la página. El usuario podrá especificar la distancia entre la información y los bordes superior, inferior, derecho e izquierdo de la hoja, como se ve en la figura 10. 8.

Pestaña Encabezado y Pie de página. Cuando deseamos que al imprimir el libro cada página despliegue Figura 10- 8. Los valores predefinidos de los cierta información en la parte superior, debemos insertar márgenes de una página. un encabezado. Si se requiere hacer lo mismo, pero en parte inferior, debemos insertar un pie de página. Los encabezados y los pies de página operan exactamente igual, es decir puede escogerse entre los prediseñados o los personalizados. Para crear encabezados o pies de página personalizados se pueden usar botones o controles entre los cuales encontramos: 1

1 2 3 4

Botón Fuente

2

3

4

5

6

8

9

10

Descripción Abre el cuadro de dialogo fuente para personalizar el tipo de letra, su tamaño, color y efectos del texto del encabezado o pie de página.

Número de Inserta el número de la página. página Páginas Inserta el número total de páginas usando el formato # de totales ##, por ejemplo: 1 de 5.

Fecha Inserta la fecha actual de la computadora.

5 6 7 8 9 10

Hora Ruta y archivo Nombre del archivo Nombre de la hoja Insertar imagen Formato de imagen

Inserta la hora actual de la computadora.

Inserta la ruta y nombre del libro activo Inserta el nombre de la hoja activa Inserta el nombre de la hoja de cálculo activa Permite insertar una imagen, como por ejemplo un logo, en la hoja activa.

Permite ajustar la imagen y su formato, únicamente se habilita cuando una imagen ha sido insertada.

Pestaña Hoja. Permite especificar el área de impresión, los títulos por imprimir (en filas o columnas), en donde incluir los comentarios (al final de la hoja o en las celdas), y si deseamos o no incluir mensajes de error en las celdas, incluir o no las líneas de división entre celdas y el orden para imprimir las páginas del libro.

El Cuadro de Diálogo Imprimir Varios parámetros relacionados con la impresión pueden ser ajustados por el usuario. Uno de los lugares donde se puede hacer esto es en el cuadro de diálogo Imprimir, que se obtiene oprimiendo el botón Office y dar clic en la flecha al lado de la opción Imprimir, seleccionar la primera opción.

El cuadro de diálogo Imprimir se muestra en la figura 10.9. Consta de 4 secciones: Impresora, Intervalo de páginas, Imprimir, y Copias.

La sección Impresora.

Es posible que el usuario pueda elegir de más de una impresora como destino de impresión.

En la lista Nombre aparece el nombre de la impresora a donde se enviará el trabajo. En esta misma sección podemos ver cuál es el estado de la impresora seleccionada; algunos estados son: inactiva, lista, etc. También, observamos el tipo de impresora de la que se Figura 10- 9. Cuadro de diálogo Imprimir. trata y su ubicación.

La sección Intervalo de Páginas.

En esta sección se puede definir si se desea imprimir todo el libro o un rango de páginas. Si es un intervalo de páginas hay que indicar en qué página inicia y en cuál finaliza el intervalo.

La sección Imprimir.

Imprimir una selección de celdas.

Si el usuario sólo requiere imprimir un rango de celdas, es posible hacerlo reduciendo así el insumo de papel y tinta; además de únicamente imprimir aquello que es de interés en vez de imprimir toda la hoja de cálculo. Para imprimir un grupo de celdas, debemos realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas que se desea imprimir.

2. Oprimir el botón de Office y seleccionar la opción imprimir. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir.

3. En la sección Imprimir, dar clic en la opción Selección, ver figura 10.10.

Figura 10- 10. Opción 4. Oprimir el botón Aceptar.

Selección de la sección Imprimir.

Imprimir varias hojas de cálculo simultáneamente.

Podemos ahorrar tiempo y mandar varias hojas de cálculo a la vez a la impresora.

Para lograrlo debemos: 1. Seleccionar las etiquetas de las hojas de cálculo que se desean imprimir.

2. Oprimir el botón de Office y seleccionar la opción imprimir. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir.

3. En la sección Imprimir, dar clic en la opción Hojas Activas, ver figura 10.11.

4. Oprimir el botón Aceptar.

Figura 10- 11. Opción de Hojas activas en sección Imprimir.

Imprimir un libro.

Si lo que se desea es mandar el libro completo a imprimir, se deberá: 1. Oprimir el botón de Office y seleccionar la opción imprimir. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir.

2. En la sección Imprimir, dar clic en la opción Todo el libro, ver figura 10.12.

3. Oprimir el botón Aceptar.

Figura 10- 12. Opción Todo el libro de la sección Imprimir.

La Sección Copias.

En esta sección del cuadro de dialogo se indica cuántas copias se desean imprimir, simplemente se introduce el número o se usan las flechas para incrementar o decrementar el número que aparece en el cuadro Número de Copias.

Hay una casilla titulada Intercalar que se puede seleccionar si se desean crear juegos de las copias que se imprimirán; por ejemplo, si deseamos 3 copias del libro de trabajo primero imprimirá la página 1, después la página 2, la página 3, y así sucesivamente, hasta terminar con todas la páginas. Inmediatamente, empezará a imprimir el segundo juego de copias: página 1, página 2, página 3, hasta terminar el segundo juego; finalmente, imprimirá el juego número tres de las páginas del libro.

Cuando la casilla no está seleccionada el orden en que se imprimen las copias será: primero imprimir las tres copias de la página 1, después las tres copias de la página 2, y así sucesivamente.

Conclusión.

Excel es un programa de escrito que cuenta con una variedad de herramientas que permiten facilitar las tareas comunes en las hojas de cálculo. En esta unidad se presentaron funciones referentes a la colaboración o trabajo en equipo, como la protección del libro, de sus hojas de cálculo y sus datos. También se cubrió material sobre cómo administrar cambios en el trabajo, y cómo preparar los archivos para su distribución.

Se presentaron temas referentes a las macros, herramientas que permiten al usuario ser productivos, ya que facilitan la realización de tareas repetitivas en un menor tiempo y de manera sencilla. Asimismo, El lector se familiarizó con los diferentes tipos de formatos que acepta Excel 2007 para guardar un archivo.

Finalmente, se describieron varias de las opciones de impresión y cómo definir algunos parámetros de las hojas del libro de trabajo.