Microsoft Word 2007 – Cuarta parte
VI. Microsoft Word 2007‐ Cuarta parte Ya se había descrito anteriormente cómo existen ocasiones en donde se requiere la intervención de más de una persona para la creación y elaboración de un documento. En esta unidad se describirán más herramientas para proteger el documento. Asimismo se describirá una nueva herramienta que permite crear varios documentos similares de manera automática, permitiendo la personalización de cada uno. Finalmente, se explica cómo podemos usar las firmas digitales para autenticar un documento. Como hasta ahora, el material complementa el presentado en los videos a los que se hace referencia en la sección de ligas a Internet, y el libro de texto. Es importante revisar y estudiar los videos, ya que muestran paso a paso y de manera gráfica cómo seleccionar y usar las funciones o comandos en estudio.
VI.1. Preparar documentos para ser compartidos
En muchas ocasiones se requiere de comunicar alguna información a varias personas, pero también se desea que esta información cuente con características que den la impresión de atención personal. Por ejemplo, la creación de una carta con información sobre cierto producto o promoción, pero no se desea sólo enviar la exacta misma carta a todos los interesados, sino por lo menos cambiarle el nombre del destinatario, incluir su puesto, dirección, etc. de esta forma se da una atención más individualizada. Esto lo logramos con una herramienta del procesador de textos llamada Combinación de correspondencia. Con esta opción se pueden obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Ejemplos de uso para esta herramienta son: la generación de etiquetas, impresión de sobres, generación de recibos, propaganda o memos, entre otros. Uno de los propósitos es el de reducir el tiempo que se invierte en la creación y/o distribución de dichos documentos. A continuación se describirán conceptos importantes referentes a la herramienta de combinar correspondencia.
Conceptos iniciales
Cuando “combinamos correspondencia” estamos utilizando dos elementos fundamentales: a) documento principal y b) el origen de datos. El tercer elemento que interviene en la combinación de correspondencia es c) el conjunto de documentos resultantes. El Documento Principal. Es el documento que contiene el texto se repetirá en todos los documentos resultantes, es el texto fijo.