Proceso de generación de orden de compra En este modulo revisaremos: • El proceso de emisión y envió de orden de compra al proveedor. • Recepción de bienes y servicios como activos fijos junto con la documentación y el proceso interno • Importancia de las confirmaciones de recepción de servicios y/o materiales.
Emisión de la orden de compra • El Ejecutivo de Adquisiciones es responsable de emitir en el sistema Kohinor la orden de compra una vez que el PIM cuente con todos los niveles de aprobación según el monto. • El Ejecutivo de Adquisiciones envía la Orden de Compra al proveedor con copia al usuario/solicitante a través del correo institucional. • La Orden de Compra es enviada al proveedor junto con un instructivo donde se detalla con claridad el proceso de facturación y entrega de bienes. • La Orden de Compra tiene una vigencia de 90 días, que es el plazo máximo para que el bien o servicio sea recibido. • Las Órdenes de Compra abiertas (que se generan para recepciones parciales en un lapso de tiempo determinado) no caducan.
Recepción de bienes: activos De acuerdo a la política de la Universidad: un activo fijo es un bien que tiene una vida útil mayor a 1 año y cuyo costo unitario es mayor o igual a USD$ 100. En el caso especifico de mobiliario el valor deberá mayor o igual a USD$50,00.
Para la recepción de un bien, el proveedor deberá solicitar al Ejecutivo de Adquisiciones encargado de la compra, una cita para la recepción. El Asistente de Adquisiciones procederá agendar según el siguiente cronograma vigente de recepción en cada campus:
CRONOGRAMA DE RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS Granados • MARTES
Queri • MIÉRCOLES
Udlapark • JUEVES
Colón • VIERNES
Recepción de bienes: activos Todos los activos fijos deben ser recibidos en presencia de los siguientes funcionarios: • Representante de Adquisiciones • El solicitante o su delegado • Representante de Contabilidad (Activos Fijos) • Proveedor
Todas las partes deben firmar para constancia de la recepción a conformidad de los bienes el “Acta de Recepción de Bienes Sujetos a Control Administrativo”. Para la recepción del resto de bienes, que no son activos fijos, se deberá contar con la presencia del solicitante quien firma la guía de remisión del proveedor.
Orden de compra: activos Todas las รณrdenes de compra que correspondan a un bien reconocido como activo fijo de la Universidad serรกn identificadas con un asterisco (*) de la siguiente forma:
Acta de Recepciรณn de Activos Fijos Bienes Sujetos a Control Administrativo
Recepción de bienes/servicios sin proceso de compras En caso de que una área solicite directamente un bien/servicio sin haber antes completado el proceso de compras se deberá solicitar la autorización de las siguientes instancias para regularizar el pago al proveedor. Caso contrario la Universidad NO realizará el pago
Primera vez: Francisco Corral – Sub Director Financiero Segunda vez: Felipe Martínez – Director Económico Financiero Tercera vez: Dr. Carlos Larreategui – Rector
Vigencia de la Orden de Compra • Las Órdenes de Compra tienen una vigencia de 90 días que es el plazo máximo para que el bien o servicio sean recibidos. • Cuando el área solicitante requiera que el plazo de una Orden de Compra se extienda mas allá de los 90 días se deberá enviar una solicitud por correo electrónico al Jefe de Adquisiciones. La respuesta se enviada utilizando el mismo medio.
Confirmaciones de servicio Los solicitantes deben enviar la confirmación de la recepción del bien o servicio a conformidad; en un plazo máximo de 48 horas posterior a la recepción del mismo.
¿Por qué es importante?
La confirmación es enviada al correo serviciosejecutados@udla.edu.ec con copia al Adquisiciones
Ejecutivo
de
Sin la confirmación de servicios el Asistente de Adquisiciones no puede realizar el ingreso en el sistema Kohinor y tampoco se puede proceder con el registro contable y el pago al proveedor.
Plazos de pago El ingreso es el registro en el sistema de información financiera (Kohinor) de la recepción a conformidad de los bienes o servicios adquiridos. El ingreso cierra el proceso de Adquisiciones.
¿Por qué es importante?
Sin el ingreso el proceso de adquisición no puede darse por culminado y Contabilidad no puede registrar la factura del proveedor para la gestión de pago correspondiente ni emitir las retenciones de ley.
Niveles de aprobación Plazos de pago: La política de pago de la Universidad de Las Américas es 60 días de crédito contados desde la fecha en la Contabilidad acepta la factura al proveedor. Pagos Urgentes: Se generan previa autorización (vía correo electrónico) de la Subdirección Financiera. Además deberán contar con la emisión de la respectiva Orden de Compra, confirmación de servicios y entrega de factura. Anticipos • Se encuentra autorizada la emisión de anticipo únicamente para compras que sobrepasan los USD$10.000 por un monto de hasta el 50% previo presentación y entrega de una póliza de buen uso de anticipo por parte del proveedor. •
Para anticipos menores a USD$5,000 no se exigirá la presentación de la póliza de buen del anticipo, pero se deberá contar con la autorización de la Subdirección Financiera
Aprobación 1 en el Sistema: Ejecutivo de Adquisiciones El Ejecutivo de Adquisiciones es responsable de: • Asignar al PIM el nombre de proveedor, forma de pago, descripción de la negociación y centro de costos en base a la información proporcionada por el usuario/solicitante y condiciones previamente revisadas con el proveedor. • Realizar una segunda verificación presupuestaria • Validar y adjuntar todos los respaldos del PIM para revisión y aprobación de los siguientes niveles. • Anular el PIM en caso de que no cumpla con lo detallado en la política de adquisiciones vigente. • En las compras mayores a USD$ 15.000 se debe adjuntar el cuadró de comité de compras firmado
Aprobación 2 en el Sistema: Jefe de Adquisiciones • El Jefe de Adquisiciones revisa y valida que la información de soporte del PIM cumpla con las políticas institucionales y se encuentre incluido en el presupuesto respectivo. • El Jefe de Adquisiciones aprueba las compras de bienes y servicios por un monto de hasta USD$ 3.500. • De no presentarse observaciones adicionales en esta etapa el PIM es aprobado en el sistema Kohinor. • El Jefe de Adquisiciones cuenta con un plazo de hasta 48 horas hábiles para la aprobación de un PIM en el sistema Kohinor.
Aprobación 3 en el Sistema: Contralor
El Contralor aprueba la compra de bienes y servicios hasta USD$ 5,000 una vez hayan sido aprobadas por el Jefe de Adquisiciones.
El Contralor revisa los respaldos del PIM con minuciosidad con la finalidad de verificar que cumplan a cabalidad con lo detallado en la política vigente.
De no presentarse observaciones adicionales en esta etapa el PIM es aprobado en el sistema interno Kohinor. El Contralor cuenta con un tiempo de hasta 48 horas hábiles para la aprobación de un PIM en el sistema Kohinor.
Aprobación 4 en el Sistema: Sub Director Financiero
•
Aprueba las compras de bienes o servicios de USD$ 5.000 dólares en adelante una vez hayan sido aprobadas por el Contralor.
•
De no presentarse observaciones adicionales en esta etapa el PIM es aprobado en el sistema interno Kohinor.
•
El Sub Director Financiero cuenta con un tiempo de 48 horas hábiles para la aprobación de un PIM en el sistema interno Kohinor.