PLANIFICACIÓN
FINANCIERA
EL PRESUPUESTO
EL PRESUPUESTO 1.
Conceptos generales
En un ambiente cambiante y globalizado como lo vivimos en la actualidad, la planeación y control de los recursos se han convertido en herramientas estratégicas para la supervivencia de las empresas. Planear implica establecer objetivos y determinar los cursos de acción que sean adecuados para lograrlos. Diseñar estrategias de contingencia que permitan responder a los diversos escenarios que se puede enfrentar una organización. Controlar significa verificar si lo planeado coincide con los resultados obtenidos por la empresa, comparar los resultados planeados con los resultados reales. La necesidad de implementar actividades de planeación y control administrativo y financiero de largo plazo. El principal objetivo es obtener utilidades y para lograrlo se requiere una buena administración de los recursos operativos y financieros para poder medir la eficiencia y eficacia de las operaciones. Los presupuestos son un elemento fundamental de los procesos de planeación y control porque definen los recursos tanto financieros como no financieros para que la empresa ponga en marcha los planes, proyectos y programas a operacionalizar sus estrategias. Como instrumento de control administrativo y financiero proporciona un estándar contra el cual se puede comparar el desempeño de una organización y la utilización de los recursos.
Figura Nº1 Los presupuestos y los procesos de planeación y control
Objetivos Estrategias Planes Programas
Plan de negocios Plan financiero Pronóstico de ventas Presupuesto maestro Estados financieros proforma Evaluación de resultados
Proyecto
2.
Importancia de los presupuestos en las organizaciones Son un elemento clave en el proceso de planeación estratégica de una organización, convierten los planes en metas cuantificables. Permiten coordinar el trabajo de las áreas orientarlo hacia un logro común. Permiten mejor asignación y aprovechamiento de los recursos que cuenta la empresa. Permiten incrementar la productividad, comparar el desempeño real contra el planeado.
3.
Clasificación de los presupuestos Cuadro Nº1 Clasificación de los presupuestos Criterio
Clasificación
1. En función del periodo que abarcan.
a. Presupuestos de corto plazo. b. Presupuestos de mediano plazo. c. Presupuestos de largo plazo.
2. En función de las unidades con las que se expresan.
a. Presupuestos monetarios. b. Presupuestos no monetarios.
3. En función de su flexibilidad.
a. Presupuestos fijos. b. Presupuestos variables.
4. En función de la metodología de elaboración.
a. Presupuestos incrementales. b. Presupuestos base cero.
5. En función de su utilidad para fines administrativos.
a. Presupuestos de ingresos y gastos b. Presupuestos de utilidades. c. Presupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos. d. Presupuestos de gastos de capital. e. Presupuestos de efectivo.
· 6. En función de su utilidad para fines financieros.
a. Presupuestos de operación. b. Presupuestos financieros.
Presupuestos financieros
Presupuestos de Operación
Cuadro Nº2 Clasificación en función de su utilidad financiera
4.
1. Presupuestos de ingresos.
a. Presupuestos de ventas.
2. Presupuestos de gastos.
a. Presupuesto de producción. b. Presupuesto de materia prima. c. Presupuesto de mano de obra. d. Presupuesto de gastos indirectos. e. Presupuesto de gastos de administración y ventas. f. Presupuesto de inventario inicial y final. g. Presupuesto de costo de ventas.
1. Presupuesto de efectivo. 2. Presupuesto de capital. 3. Presupuesto de requerimientos financieros. 4. Estados financieros presupuestados (proforma).
Presupuestos de operación 4.1. Presupuestos de Ingresos: Ventas: se toman en consideración factores como el tamaño del mercado, comportamiento de la demanda, fuerza de venta, gasto de publicidad, acciones de la competencia y crecimiento económico. Es un instrumento que permite medir la eficiencia de las actividades de comercialización y ventas.
Cuadro Nº3 Presupuestos de ingresos
Presupuesto de Ingresos.
Volumen estimado de ventas (unidades) * Precio Unitario. = Ingresos totales presupuestados.
4.2. Presupuestos de Gastos: a) Producción: Indica las unidades de producción que se requieren para satisfacer el volumen de ventas esperado y es base para calcular la cantidad de insumos necesario para el proceso productivo. Si la empresa maneja más de una línea de productos es necesario elaborar un presupuesto de producción para cada línea. Cuadro Nº4 Proceso de producción
Proceso de producción.
Volumen estimado de ventas (unidades). + Inventario final deseado (unidades). = necesidades de producción (unidades). - Inventario inicial (unidades). = Producción requerida (unidades).
b) Requerimientos y compras de materia prima: Indica la cantidad de materia prima que se requerirá durante el periodo, lo que se debe comprar para satisfacer el volumen de producción presupuestado.
Cuadro Nº5 Presupuesto de requerimientos y compras de materia prima Producción requerida (unidades) . * Estándar de materia prima “X” por producto (unidades). = Materia prima “X” requerida para la producción (unidades). Presupuesto de + Inventario final deseado de materia prima “X” (unidades). requerimientos y = Unidades necesarias de materia prima “X”. compras de - Inventario inicial de materia prima “X” (unidades). materia prima. = Total de unidades de materia prima que deben comprarse. * Costo por unidad de materia prima “X”. = Costo total de materia prima “X”.
c) Mano de obra: Se determina la cantidad y el costo de las horas de mano de obra directa que son necesarias para satisfacer la producción presupuestada. Cuadro Nº6 Numero de obreros necesarios Producción requerida (unidades). * Estándar de mano de obra directa por producto (horas). = Horas totales requeridas de mano de obra directa.
Cálculo del número de obreros necesarios
Días hábiles por obrero durante el periodo a presupuestar. * Número de horas disponibles por día hábil de trabajo. = Horas de trabajo disponibles por obrero durante el periodo. Horas totales requeridas de mano de obra directa / Horas de trabajo disponibles por obrero durante el periodo. = Número de obreros requeridos para satisfacer la producción.
Para el presupuesto de mano de obra se debe expresar en términos monetarios:
Cuadro Nº7 Presupuesto de mano de obra
Presupuesto de mano de obra.
Producción requerida (unidades). * Estándar de mano de obra directa (horas). = Horas totales requeridas de mano de obra directa. * Costo por hora de mano de obra directa. = Costo total de mano de obra directa.
d.) Gastos indirectos de fabricación: son el costo de los bienes y/o servicios que intervienen de manera indirecta en el proceso de producción. En muchos casos los gastos son de naturaleza fija, es decir, que no dependen del volumen de producción. Cuadro Nº8 Presupuesto de gastos indirectos de fabricación
Presupuesto de gastos indirectos de fabricación.
Depreciación de la planta. + Depreciación de la maquinaria. + Electricidad de la planta. + Agua de la planta. + Teléfono de la planta. + Mantenimiento de equipos. + Supervisión de las plantas. + Seguro de la planta. + Lubricantes y energéticos. = Total de gastos indirectos de fabricación.
e) Gastos de operación (Administración y Ventas): Determina el monto del gato en que incurrirían las funciones de administración y comercialización de la empresa. Pueden existir partidas cuyo costo sea variable y este en función de las unidades vendidas, por ejemplo, gasto por comisiones que
no dependen del volumen de producción. Cuadro Nº9 Presupuesto de gastos de operación
Presupuesto de gastos de operación
Depreciación de la oficina + Depreciación de equipos de oficina + Gasto de papelería + Servicios de la oficina + sueldo a empleados +´sueldos a vendedores + comisiones a vendedores + gasto en publicidad = Total de gastos de administración y venta
f) Presupuesto /valuación de inventarios iniciales y finales de materia prima y productos terminados: Se realiza tanto para la materia prima como para los productos terminados. Es utilizada para calcular el valor que tendrán los inventarios iniciales y finales con el fin de presupuestar el costo de ventas y los estados financieros del periodo. Cuadro Nº10 Valuación de inventario inicial y final Valuación del inventario inicial y final de materia prima
Inventario inicial/final deseado de materia prima “X” (unidades) * costo por unidad de materia prima “X” = inventario inicial / final de materia prima “X” ($)
En el caso de fabricarse más de un producto, deben evaluarse los inventarios de cada uno. Este valor se utiliza para calcular el costo de ventas presupuestado.
g) Presupuesto de costo de ventas: Se requieren los costos totales de materia prima, mano de obra y gastos indirectos, así como la valuación de los inventarios iniciales y finales de materia prima y producto terminado. Cuadro Nº11 Presupuesto de costo de ventas
Presupuesto de costo de ventas
Inventario inicial de materia prima + Inventario inicial de producto terminado + Costo total de materia prima + Costo total de mano de obra directa + Total de gastos indirectos - Inventario final de materia prima - Inventario final de producto terminado = Costo de venta presupuestado
Se debe considerar todas las líneas de productos que maneje la empresa. 5.
Presupuestos financieros 5.1. Presupuesto de Efectivo: 5.1.1. Entradas y salidas de efectivo (Operación, Inversión y financiamiento): Estima valor de las transacciones que generan entradas y salidas de efectivo distinguiendo las normales de las extraordinarias, dando a conocer así el saldo de efectivo que se espera tener. 5.1.2. Estados financieros proyectados: elabora un estado de flujo de efectivo a partir de la comparación de un balance general actual y uno proyectado. 5.1.3. Estados de resultados presupuestados: toma el saldo de resultados presupuestado para el próximo periodo y agregar
a la utilidad neta. 5.2. Presupuesto de capital Son las inversiones en propiedades, edificios, equipos, planta y maquinaria con el objetivo de ampliar o renovar la capacidad productiva. 5.3. Presupuesto de requerimientos financieros Determina el monto de los recursos que necesitará la organización para financiar sus operaciones o proyectos de inversión. 5.4. Estados financieros presupuestados Se utilizan para resumir la información más relevante contenida en los presupuestos operativos y financieros que se realiza en una organización. 6.
El presupuesto maestro Es un plan que integra los presupuestos operativos y financieros de una organización, con el fin de mostrar los recursos que requiere cada una de las áreas operativas para llevar a cabo sus actividades durante un periodo determinado. Revisa y autoriza el presupuesto de cada área. Controla mediante auditorias el cumplimiento del presupuesto maestro.
El presupuesto maestro se compone: Presupuestos de operación y financieros.
7.
Aspectos a considerar Mantener costos actualizados para que los presupuestos sean útiles. Utilizar precios constantes Considerar el efecto de variables macroeconómicas y microeconómicas, para tomar en cuenta planes de contingencia. Elaborar presupuestos flexibles para poder ajustar los cambios en los costos que se presenten en ventas y/o producción.
Bibliografía Alemán, M. C., & González, E. (2004). MODELOS FINANCIEROS en excel. México: Compaía Editorial Continental.