GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL OAD
Capítulo 2 CONFORMACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
Oficina de Administración Documental
OBJETIVO
Brindar los elementos necesarios para entender la importancia, organizaciรณn y funciรณn del archivo de gestiรณn dando respuesta a las inquietudes propias de su conformaciรณn.
Oficina de Administraciรณn Documental
AGENDA 1
INTRODUCCIÓN
2
CONCEPTOS CLAVE
3
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
4
MI ARCHIVO PERSONAL
5
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO
Oficina de Administración Documental
Taller # 1 CRUCIGRAMA
Oficina de Administraci贸n Documental
Taller # 1
Oficina de Administraci贸n Documental
INTRODUCCIÓN
“Soy el hada del desorden. Volveré… Voy a necesitar una varita mucho más grande”
Para que una instituci贸n pueda transmitir su informaci贸n y desarrollar procesos de comunicaci贸n, la informaci贸n debe cumplir dos requisitos:
ARCHIVO DE GESTIÓN Primera edad
CICLO VITAL
ARCHIVO CENTRAL Segunda edad
ARCHIVO HISTÓRICO Tercera edad
•
•
Planificación
•
Tramitación
Programación del documento y su recorrido.
• Disponer • Probar • Informar
•
Vigencia
•
Plazo precaucional
Fase permanente o Histórica
• Fecha de prescripción • TRD
Patrimonio documental Se abren a la consulta
MOMENTOS DEL CICLO VITAL
Planificación del documento Tramitación
Vigencia
Plazo precaucional
Vencimiento del plazo establecido Nuevo documento anulatorio Desaparece el objeto físico Conocimiento del contenido
Retención del documento por precaución. TRD
DEFINICIONES
1. Instituciones y organismos que procesan y sirven los documentos.
2. Edificios y locales para albergar y disponer de los documentos.
EL TÉRMINO ARCHIVO
3. Conjunto orgánico de documentos.
4. Sinónimo de Archivalía
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como fuentes de historia.
Institución o la dependencia de una institución que procesa (acogida, tratamiento, inventariado, conservación y puesta al servicio) documentos de archivo con el fin de utilizarlos como recursos y patrimonio al servicio de sus creadores, de los ciudadanos y de la comunidad donde se encuentra.
ARCHIVO
Edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos.
ARCHIVO DE GESTIÓN Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa
Consulta continua
Trámite
Circulación
DOCUMENTO
Todo aquel objeto utilizado por los seres humanos para fijar una información y que actúa como la memoria de actos, acciones, pensamientos, creaciones e imágenes.
Piedra CD - DVD
Cinta magnética E-mail Documento
CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO Los elementos que lo caracterizan son:
SOPORTE • Corporeidad INFORMACIÓN • Noticia/mensaje REGISTRO
• Fijación
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Soporte que contiene informaci贸n sobre una actividad realizada por la entidad que lo produce, en cumplimiento de las funciones que le corresponde desempe帽ar.
Soporte que surge como resultado de una actividad administrativa.
CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO DE ARCHIVO
• CARÁCTER SERIADO • LA GÉNESIS • LA EXCLUSIVIDAD • LA INTERRELACIÓN • CARÁCTER DE OBJETIVIDAD
SERIES DOCUMENTALES FUNCIONES Y/O PROCESOS NO ESTÁN PUBLICADOS PERTENENCIA A UN CONJUNTO REGISTRAN HECHOS INMEDIATOS
TIPOS DOCUMENTALES
Es el carรกcter o atributo (de un documento de archivo), que se origina en la actividad administrativa a la que sirve el documento.
EL EXPEDIENTE Unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resueltos
INICIO
Acción 1
Acción 2
Acción 3
Acción 4
FIN
Video# 1 Empresa A,B,C
CATEGORร AS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS
Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intenciรณn de ser obedecida.
DOCUMENTOS TESTIMONIALES O PROBATORIOS
Son aquellos en que un sujeto cualquiera asienta una informaciรณn o noticia relacionada con una tramitaciรณn
DOCUMENTOS INFORMATIVOS O NOTICIOSOS
Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta una informaciรณn de modo que haga fe y tenga valor legal.
CATEGORÍAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Documentos dispositivos o imperativos (Leyes, decretos, sentencias, actas órganos de gobierno, reglamentos, resoluciones).
Documentos testimoniales o probatorios (Diplomas, actas de grado y certificados, escrituras, contratos, actas) Documentos informativos o noticiosos (correspondencia, informes técnicos y científicos, tickets de compra, facturas, presupuestos)
TALLER #2 CATEGORÍAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO PROPÓSITO: Conocer las categorías de los documentos de archivo y aplicarlas a diferentes tipos documentales que maneja la Universidad. INSTRUCCIONES: A continuación encuentra un listado de tipos documentales, a cada uno de ellos asigne una categoría.
Tipo Documental
Dispositivo / Imperativo
Actas de grado Carta de solicitud aplazamiento del ingreso
de
Certificado notas Uniandes Sanción disciplinaria Formulario solicitud reintegro Homologación de créditos Memorando casos cambio de notas
Testimonial / Probatorio
Informativo / Noticioso
CLASIFICACIÓN POR TRADICIÓN DOCUMENTAL
ORIGINAL Ordena o prohíbe
Testimonia
Informa
Habilitado a cumplir el trámite al que se destina Ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto presenta todos los requisitos que lo habilitan para cumplir el objetivo al que estaba destinado.
CLASIFICACIÓN POR TRADICIÓN DOCUMENTAL
COPIA Control de remisión
Seguridad
Distribución
Otros
Se usan para fines distintos a los del original Ejemplar que contiene el texto del original, que no ha sido producido para cumplir el objetivo por el cual se creó y por lo tanto, omite requisitos del original o lleva una marca que lo identifica como copia.
CLASIFICACIÓN POR FUNCIÓN
Contables
Laborales
Correspondencia de trámite
DOCUMENTOS FACILITATIVOS Comunes a todas las Unidades
DOCUMENTOS SUSTANTIVOS Característicos de la Universidad
Programas de los cursos
Historia Académica
Proyectos de Investigación
Taller # 3 Mi archivo personal
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO
La organización de archivos comprende el conjunto de procesos/acciones tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos, independiente de su soporte (papel o electrónico), para su posterior utilización.
Clasificación
Ordenación
Descripción
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO
El método adecuado para la organización de un archivo es recrear o simplemente respetar el orden original tuvieron los documentos en cada una de las oficinas productoras. Es un método objetivo porque:
Independiente de quien si se hace bien, el resultado será el mismo.
lo
aplique,
Aunque se desorganice, el resultado de organizarlo conforme al orden natural y originario será siempre el mismo.
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO I. CLASIFICACIÓN: Del latín Classis facere= Hacer clases Busca conformar grupos documentales según el principio de “respeto a la procedencia de los fondos documentales” Los archivos clasifican por:
Fondos
Series
Expedientes
Documentos sueltos
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO
I. CLASIFICACIÓN: Agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante un sistema que sea válido para éstos, independientemente de la estructura, funciones y procedimientos de la institución que los ha creado.
Los procesos
ELEMENTOS A CONSIDERAR AL MOMENTO DE CLASIFICAR
La estructura orgánica
Asuntos o materias
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO TIPOS DE CLASIFICACIÓN
PROCESOS Agrupan la documentación de acuerdo a las actividades de las que son resultado
ORGÁNICA Agrupación de la documentación acorde con las áreas administrativas o estructura orgánica de la entidad
POR MATERIAS Agrupación aplicada según un análisis del contenido de los documentos, es decir, de lo asuntos o materias que abordan.
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO TIPOS DE CLASIFICACIÓN
PROCESOS
ORGÁNICA
Ejemplo: expediente que reúne todos los convenios laborales de la empresa. SERIE DOCUMENTAL: Historia laboral
Ejemplo: expedientes del área de Recursos Humanos SERIE DOCUMENTAL: Recursos Humanos – Dirección General
POR MATERIAS Ejemplo: los convenios podrían ser clasificados bajo subcategorías como “condiciones de trabajo” “contratos profesores” “personal de planta”
¿CÓMO ELEGIR EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN? Estabilidad Debe ser un sistema estable de modo que la clasificación dada perdure. Objetividad La clasificación NO puede depender de la percepción de quien asume la organización. Sustentabilidad Debe tener como sustento un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, es decir, del proceso administrativo en el que se producen.
¿CÓMO ELEGIR EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN?
Estabilidad
M
O
P
M
O
P
M
O
P
Objetividad
Sustentabilidad
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO
II. ORDENACIÓN: La clasificación se complementa con la disposición de los documentos siguiendo un sistema de ordenación.
La ordenación consiste en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio previamente establecido.
Cronológico Alfabético
CRITERIOS DE ORDENACIÓN
Numérico Alfanumérico
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO
II. ORDENACIÓN: Busca establecer una ordenación siguiendo una secuencia: Natural (orden en que se originan - cronológico)
Alfabética (expedientes personales o de materias). Orden de carácter abierto. Geográfica ( series y documentos referidos a ciudades, barrios) Numérica (documentos contables, de correspondencia). El orden numérico es cerrado y no permite interpolaciones ni pérdidas.
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO
III. DESCRIPCIÓN: Constituye la parte culminante de los procesos técnicos de archivo y tiene como finalidad informar. La descripción supone todas las tareas anteriores normalización, identificación, valoración y organización.
de
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO III. DESCRIPCIÓN: Un buen proceso de descripción hace accesibles los fondos documentales gracias a los inventarios, catálogos, índices, entre otros productos que pueden generarse.
PROCESOS TÉCNICOS DE ARCHIVO IV. DEPURACIÓN/SELECCIÓN: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Taller # 4 CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN
PROPÓSITO: Aplicar los procesos técnicos de clasificación, selección y ordenación a los TIPOS DOCUMENTALES propios de una SERIE DOCUMENTAL.
INSTRUCCIONES: 1. Revise los tipos documentales que le fueron entregados. 2. Clasifíquelos de acuerdo con las series documentales que identificó. 3. Ordene cada serie según el criterio de ordenación que considere pertinente. 4. Depure/Seleccione aquellos documentos que considere no son parte del EXPEDIENTE. 5. Diligencie la ficha de inventario del expediente para cada una de las series identificadas.
CORRESPONDENCIA •
CATÁLOGO COMERCIAL 2013
•
COTIZACIÓN 30/09/2014
•
INVITACIÓN A SEMINARIO 11/11/2014
•
SOLICITUD DÍAS BENEFLEX 08/12/2014
•
AUTORIZACIÓN DE INGRESO 13/01/2015
•
AUTORIZACIÓN SALIDAS DE EQUIPOS 15/01/2015
•
CARTA DE FELICITACIÓN AL DECANO 15/01/2015
•
SOLICITUD CUPO A CONGRESO 01/02/2015
•
CARTA PARA APLICAR A BECA 10/03/2015
•
CARTA QUE ANEXA HOJA DE VIDA 11/03/2015
•
SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE VIDEO BEAM 16/03/2015
CONTRATO • PROPUESTA TÉCNICA • CÉDULA DE CIUDADANÍA DEL REP. LEGAL • RUT • CERTIFICADO DE CUENTA BANCARIA • CÁMARA DE COMERCIO • SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATO • CARTA DE ENVÍO DE CONTRATO • PÓLIZA DE CONTRATO
• ACTA DE INICIO • CARTA DE SOLICITUD DE OTRO SÍ
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN •
PROPUESTA TÉCNICA Y FINANCIERA
•
PRESENTACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL
•
CARTA DE AVAL DEL DECANO
•
REGISTRO DE LEGALIZACION DE LA PROPUESTA
•
ACTA DE INCIO DEL PROYECTO
•
CONVENIO
•
REPORTE DE BONIFICACIÓN
•
INFORME DE SEGUIMIENTO
•
EVALUACIÓN DEL INFORME
•
CARTA DE CUMPLIMIENTO
•
ACTA DE TERMINACIÓN
HISTORIA ACADÉMICA •
FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN
•
DIPLOMA DE BACHILLER
•
CARTA DE PRESENTACIÓN DEL ESTUDIANTE
•
CARTA DE SOLICITUD DE APLAZAMIENTO DE INGRESO
•
FORMATO DE REGISTRO DE MATRÍCULA
•
DISTINCIONES
•
CERTIFICADO DE ASISTENCIA A OLIMPIADAS
•
PLAN DE ESTUDIOS
•
NOTIFICACIÓN DE APERTURA DE CASO
•
APROBACIÓN DE INCOMPLETO
•
SOLICITUD DE CAMBIO DE NOTAS
•
CERTIFICADO DE NOTAS
•
EVALUACIÓN DE TRABAJO DE GRADO
“Solo un buen tratamiento realizado en los archivos de gestión garantizará una trasferencia segura y la salvaguarda de la memoria institucional”
(Paloma Fernández Gil (1999), Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales)