GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN INSTITUCIONAL
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL OAD
Capítulo 3 ORGANIZACIÓN DE SERIES INSTITUCIONALES
Oficina de Administración Documental
ORGANIZACIÓN DE SERIES INSTITUCIONALES OBJETIVO: Socializar las series documentales aprobadas por el Comité de Gestión Documental de la Universidad, exponer sus características, organización, estructura y disposición final de las tipologías documentales que la conforman.
Oficina de Administración Documental
AGENDA 1
CONCEPTOS CLAVE
2
SERIES DOCUMENTALES UNIANDES
3
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
4
PROCESOS DE TRANSFERENCIA Y DESCARTE
5
NORMA DE COMPETENCIA LABORAL - SENA
Oficina de Administración Documental
CONCEPTOS CLAVE
Serie Documental
Conjunto de documentos que tratan de un mismo asunto o tema y que corresponden al ejercicio de un proceso. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogĂŠneos emanados de un mismo Ăłrgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones especĂficas.
¿Qué relevancia tiene la definición de Series Institucionales para mi dependencia y para la Universidad?
La definición de series institucionales permite identificar los documentos producidos en los diferentes procesos que se llevan a cabo en las unidades. Éstas consisten en agrupaciones que se producen de forma continua, reflejan las actividades realizadas por las personas y dan testimonio de la razón de ser de la Universidad. En resumen, identificar las series de la Universidad es fundamental para clasificar, describir, seleccionar, acceder y difundir la documentación que ella produce.
Sub-serie Documental Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, debido a los tipos documentales que varían de acuerdo a cada asunto. Por ejemplo, la serie CONTRATOS, quedaría integrada por las sub-series CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO, entre otros.
Tipologías Documentales Producto, elemento o expresión de las distintas actividades de un proceso que se reflejan en un determinado soporte que posee una estructura definida y homogénea, que determina su contenido. Son la mínima expresión de un documento que tiene un sentido completo. También se denomina unidad documental, puede ser simple o compuesta; es simple cuando se conforma de un solo documento, como una resolución, un acta o una circular. Es compuesta cuando está integrada por más de un documento, como un contrato, un proceso disciplinario o una historia laboral.
EJEMPLO
SERIES DOCUMENTALES UNIANDES
HISTORIA ACADÉMICA SERIE Representa la relación entre la Universidad y el Estudiante, dentro de la función principal de la Universidad, que es formar profesionales. Contiene toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada estudiante.
VALORES De carácter legal y administrativo, al contener toda la información relacionada con la trayectoria académica de cada uno de sus estudiantes.
Responsables Unidades académicas Dirección de Admisiones y Registro Apoyo Financiero Centro de Trayectoria Profesional
Sub-series: Historia académica de pregrado - Historia académica de posgrado.
GESTIÓN DE PROYECTOS
SERIE Testimonio de una de las principales funciones de la Universidad “la producción de conocimiento.
VALORES Administrativos, legales y técnicos. Además, científicos y culturales que evidencian el posicionamiento y crecimiento de la investigación, su calidad y el aporte científico de la Universidad a la sociedad.
RESPONSABLES Vicerrectoria de Investigaciones. Unidades Académicas Centros investigación
de
Sub-series: Proyectos de investigación-Proyectos de consultoría-Propuestas de investigación y consultoría
GESTIÓN JURÍDICA
SERIE De apoyo a la gestión dado que a través de los contratos se regulariza y ejecuta la compra y prestación de bienes y servicios en la Universidad.
VALORES Administrativos, legales y financieros; además de tener calidad probatoria en materias disciplinaria y legal.
RESPONSABLES Dirección Jurídica Contratos civiles Contratos de Ingresos Unidades Académicas y Administrativas - Contratos de egresos
Sub-series: Contratos Civiles-Contratos Egresos-Contratos Ingresos
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
DEFINICIÓN Herramienta archivística que permite establecer: Cuáles son los documentos que se deben tener en una determinada dependencia Los tiempos que permanecen en cada una de sus fases. Su disposición final (conservación o eliminación)
Las TRD son la directriz para la organización de los archivos en la Universidad y requieren el conocimiento y manejo de las series documentales institucionales
METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UNA TRD
Para la conformación de las herramientas archivísticas que establecen los lineamientos generales para administrar y conservar la información de tipo institucional se desarrolla la siguiente metodología:
1 2 3
•Fase I Análisis de información •Fase II Validación de Información •Fase III Conformación herramientas archivísticas
CADENA DE VALOR
Macro procesos
Procesos Nivel I
Permite establecer las actividades y procedimientos propios de la instituci贸n, adem谩s de identificar las entradas, transformaciones y salidas de los productos o servicios.
1
Fase I. Análisis de información En esta fase se realizan actividades encaminadas a recopilar el detalle operacional de los documentos identificados en los procesos de negocio definidos por la Dirección de Planeación.
Elementos Organigrama Cadena de valor Diagramas de procesos Ficha técnica Inventarios documentales Formato recolección de información
2
Fase II. Validación de Información
Esta actividad se realiza a través de la herramienta de recolección de información, trabajada anteriormente, la cual se socializa con cada líder de proceso para validar y completar la información que se requiere para la conformación de las herramientas archivísticas.
Elementos Formato recolección de información Grabaciones entrevistas con líderes Flujos de información
3
Fase III. Conformación herramientas archivísticas
La conformación de estas herramientas busca establecer la estructura documental, denominar series y subseries documentales, determinar la ordenación física o electrónica de la información, fijar la unidad de almacenamiento, relacionar la normatividad asociada a la información, determinar valores primarios y secundarios y establecer la disposición final de la información.
Elementos Formato de recolección de información Normatividad interna y externa Formato cuadro de clasificación documental Formato tabla de retención documental
METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UNA TRD
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
TRD POR PROCESOS
U. Adm
Gestión de Proyectos
U. Acad X
Gestión Financiera
X
Gestion Relaciones Académicas Estudiantes
X
Gestion Relaciones Interpersonales
X
Auditoría y Control
X
Gestión de Gobierno
X
Gestión de Servicios Jurídicos
X
X
Gestión Documental
X
Gestión Jurídica
X
Programas Académicos no conducentes a título
X X
Programas Académicos conducentes a título
X
Gestión de Servicios Infantiles
X
X
ESTRUCTURA DE UNA TRD POR PROCESOS
TRD ORGÁNICAS Planta Física Dirección de Planeación DSIT Sistema de Bibliotecas Rectoría
Adquisiciones y Suministros Gestión Humana Vicerrectoría académica Oficina de Comunicaciones Departamento Médico y Salud Ocupacional Seguridad y Servicios Generales Ediciones Uniandes Decanatura de Estudiantes
BENEFICIOS DE APLICAR LAS TRD
Optimizar los espacios destinados a los archivos de gestión
Controlar la trazabilidad de la información.
Estandarizar la organización y conservación de la información institucional.
Determinar la finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad de la información.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
CAPÍTULO 3 (Sesión 2)
PROCESOS DE TRANSFERENCIA Y DESCARTE
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Remisi贸n del A Gesti贸n al A Central de acuerdo con las TRD adoptadas.
Siguiendo el calendario de transferencia acordado entre la Unidad y la OAD.
Lineamientos básicos para la aprobación de una transferencia. 1. Clasificar: identificar las series que, de acuerdo con la TRD, han cumplido tiempos de retención en el archivo de gestión.
2. Ordenar: establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
3. Depurar: Eliminar copias idénticas, fotocopias o documentos que no hagan parte del expediente. Además, eliminar material abrasivo.
Lineamientos básicos para la aprobación de una transferencia. 4. Diligenciar: el Inventario de Transferencia Documental que permitirá la recuperación de la información al ser el documento que describe detalladamente los expedientes transferidos.
5. Cotejar: verificación del inventario de transferencia contra la documentación física a transferir. Esta actividad es realizada por personal de la OAD. 6. Formalizar: protocoliza la entrega de la documentación por parte de la Unidad a la OAD, mediante un Acta de Transferencia. Allí se autoriza y aprueba el proceso a través de la firma del personal que ha intervenido en la gestión de la documentación.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
CAJAS:
UNIDAD PRODUCTORA:
CARPETAS:
METROS LINEALES:
TOTAL FOLIOS:
CÓDIGO DE CÓDIGO DE REFERENCIA IDENTIFICACIÓN
Elaborado por: Cargo: Fecha:
FECHAS EXTREMAS TÍTULO
(dd/mm/aaaa)
INICIAL
No. FL SOPORTE
CONTENIDOS / OBSERVACIONES
FINAL
Recibido por: Cargo: Fecha:
Descargue el formulario en la página web de la OAD - Sección Lineamientos – Formatos para la gestión documental http://oad.uniandes.edu.co/
VENTAJAS DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL