Bericht van de Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht kijkt met veel waardering terug op het kalenderjaar 2021. De raad is trots op de Universiteit Leiden, waar ondanks de pandemie door ieders inspanningen het niveau van het onderwijs en onderzoek hoog bleef, en de studieresultaten goed waren. Het is jammer dat corona een belangrijke rol bleef spelen dit jaar. Het persoonlijk contact tussen studenten onderling en tussen student en docent, alsook het contact binnen het wetenschappelijk debat werd bemoeilijkt door de beperkingen in verband met corona. Het optimisme wat eind 2020 ontstond over het verloop van de pandemie werd maar deels bewaarheid.

De Raad van Toezicht is het orgaan dat vanuit een onafhankelijke positie toezicht houdt op het bestuur van de universiteit. Hij volgt vanuit die rol de besluiten van het College van Bestuur op kritische wijze. De raad ziet erop toe dat het college bij de uitoefening van zijn bevoegdheden de op de universiteit betrekking hebbende wetten, regelingen, reglementen en richtlijnen naleeft. De Raad van Toezicht vervult daarnaast de formele rol van werkgever van de leden van het College van Bestuur. Ook treedt de raad op als adviseur van het college.

De Raad van Toezicht hecht er belang aan om ook via ontmoetingen in verbinding te staan met de organisatie. Bijvoorbeeld door werkbezoeken bij faculteiten en het bijwonen van academische plechtigheden. Helaas waren echte werkbezoeken en persoonlijke interacties zeer beperkt vanwege de beperkingen die in verband met corona werden opgelegd. Via de digitale vergaderplatforms hebben wij wel informatieve ontmoetingen gehad met bestuurders uit de verschillende faculteiten.

De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar zesmaal plenair met het College van Bestuur vergaderd. Voorafgaand aan deze bijeenkomst hield de raad, ter voorbereiding en interne besluitvorming, steeds onderling beraad. Bij iedere bijeenkomst wordt een belangwekkend strategisch onderwerp besproken, zodat de raad zijn rol als adviseur kan vervullen. De bespreking van de strategische onderwerpen biedt de Raad van Toezicht ook verdiepend inzicht in het reilen en zeilen van de universiteit. Voor 2021 was uiteraard de ontwikkeling van het strategisch plan 2022-2027 een voornaam onderwerp. Enerzijds volgde de raad het totstandkomingsproces van de strategie, met name het consultatieproces van het College van Bestuur met de academische gemeenschap en de belangrijkste externe stakeholders. Anderzijds voerde de raad ook inhoudelijk het gesprek met het college over de strategie. Hiervoor werd een additionele bijeenkomst van College van Bestuur en Raad van Toezicht georganiseerd. Wij hebben veel waardering voor de open houding van het college in de dialoog over de strategie. Op deze manier is het college tot een breed gedeelde visie gekomen over de identiteit en de koers van de universiteit.

Een belangrijk onderwerp waarover de Raad van Toezicht zorgvuldig is geïnformeerd, was ook dit jaar de coronaaanpak. De raad is hierover zesmaal schriftelijk op de hoogte gesteld van de stand van zaken. In iedere plenaire vergadering is over dit onderwerp van gedachten gewisseld tussen raad en college.

Het College van Bestuur informeerde de Raad van Toezicht over situaties waarin het college actie onderneemt ter bevordering van een sociaal en veilig werkklimaat. De universiteitsbreed als hoog ervaren werkdruk was een voornaam onderwerp van gesprek. De raad volgt de ontwikkelingen rond Erkennen en waarderen en heeft dit veelomvattende programma hoog op de agenda staan. Dit is inmiddels gekoppeld aan het onderwerp Open science. Dit is uitvoerig aan de orde geweest in de commissie Kwaliteitszorg Onderwijs en Onderzoek, waar het boegbeeld Open science virtueel aanschoof.

De Raad van Toezicht voerde in zijn formele rol als werkgever van het College van Bestuur in het vierde kwartaal van 2021 resultaat- en ontwikkelingsgesprekken met de afzonderlijke leden van het college.

In 2021 nam de Raad van Toezicht afscheid van prof.mr. Carel Stolker. De raad wil hem hartelijk danken voor zijn voorbeeldige optreden als voorzitter en rector magnificus. Gelijktijdig met dit aftreden van Stolker trad prof. mr. Annetje Ottow aan als voorzitter van het College van Bestuur en prof.dr.ir. Hester Bijl als rector magnificus. Tijdens de dies natalis op 8 februari 2021 presenteerde het college zich in de ‘nieuwe stijl’, waarin de functies van rector magnificus en voorzitter weer van elkaar gescheiden zijn. In onze vergadering van maart mochten wij het college in de nieuwe samenstelling hartelijk verwelkomen.

De universitaire financiën zijn volgens de gebruikelijke cyclus besproken, waarbij er steeds extra aandacht was voor de effecten van de coronacrisis en de ontwikkelingen rond vastgoed. De Raad van Toezicht keurde in zijn vergadering van juni de jaarrekening 2020 en het

bestuursverslag over 2020 goed. Ook werd de Kadernota 2022-2026 besproken. De voortgang van de uitvoering van de begroting 2021 volgde de raad aan de hand van de bestuurlijke financiële tertiaal-rapportages. De raad verleende in zijn vergadering van december goedkeuring aan de begroting voor 2022-2026. Naar aanleiding van de kadernota en de begroting is de raad met het college in gesprek geweest over de financiële onzekerheden die de coronacrisis ook dit jaar veroorzaakte. De extra middelen vanuit het Nationaal Programma Onderwijs brachten echter verlichting.

Uit een onderzoek dat consultancybureau PwC Strategy& uitvoerde in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) is gebleken dat een extra investering van één miljard euro zou moeten worden gedaan om het onderwijs en onderzoek in Nederland op hoog niveau te houden. Tijdens het schrijven van dit bericht van de Raad van Toezicht is duidelijk dat er daadwerkelijk extra zal worden geïnvesteerd, maar hoe dit precies zal gebeuren is nog niet geheel uitgekristalliseerd. Dit onderwerp staat direct in verband met de discussie binnen onze universiteit over werkdruk: de toestroom van het aantal studenten staat in een scheve verhouding met de financiering door het ministerie van OCW. Over dit onderwerp heeft de Raad van Toezicht eveneens uitgebreid van gedachten gewisseld met het College van Bestuur. De raad zal deze ontwikkelingen kritisch blijven volgen.

Ons reglement schrijft voor dat onze leden na het verstrijken van hun tweede zittingstermijn van vier jaar aftreden. In dit verslagjaar betekende dat het afscheid van dr. Liesbeth van Welie en drs. Cateautje Hijmans van den Bergh MBA. Wij zijn hen dankbaar voor hun bijdrage.

Het vertrek van deze collega’s betekende dat er nieuwe leden benoemd dienden te worden. Daarbij is het zo dat de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) voorschrijft dat één van vijf leden van de Raad van Toezicht voorgedragen dient te worden door de Universiteitsraad (UR). Aangezien Van Welie op voordracht van de UR deel uitmaakte van de raad, diende er een nieuwe voordracht gedaan te worden. Dit heeft geleid tot de benoeming, door de minister van OCW, van mr. Robine de Lange-Tegelaar als door de UR voorgedragen kandidaat per 1 september 2021. Per 1 december 2021 werd drs. Lodewijk Govaerts benoemd.

De Auditcommissie van de Raad van Toezicht kwam driemaal bijeen dit jaar. In mei 2021 deed zij dat ter voorbereiding van de besluitvorming van de raad ten aanzien van de jaarrekening 2020, het accountantsverslag en het jaarverslag over 2020. In september 2021 kwamen in de Auditcommissie de operationele audits en IT-audits aan de orde. In november besprak de commissie de universitaire begroting 2022-2026, en met KPMG de Management Letter 2021. Naast de twee leden van de Auditcommissie neemt ook de voorzitter van de raad als toehoorder deel aan deze vergaderingen.

De Raad van Toezicht besprak de bestuursmonitor, de jaarlijkse rapportage over de monitoring van de bestuursafspraken. Ook besprak de raad de jaarlijkse rapportage op het gebied van informatiebeveiliging en privacy, en het werkplan voor het komend jaar voor deze onderwerpen. De raad heeft voorts het Leids Register Opleidingen 2022-2023 goedgekeurd.

De Raad van Toezicht nam via de kadernota en het bestuursverslag met waardering kennis van de voortgang van de inzet van de kwaliteitsmiddelen. De raad heeft zich ervan vergewist dat de kwaliteitsmiddelen in goed overleg met de medezeggenschap op een zo effectief mogelijke manier worden besteed. Het Aanvullend bestedingsplan kwaliteitsafspraken 2022-2024 werd in de Raad van Toezicht-vergadering van 14 december 2021 vastgesteld, nadat het uitgebreid besproken was in de commissie Kwaliteitszorg Onderwijs en Onderzoek van de raad.

Na kennisneming van het Accountantsverslag heeft de Raad van Toezicht in zijn vergadering van 25 mei 2022 dit verslag, inclusief de jaarrekening over 2021, goedgekeurd.

De commissie Kwaliteitszorg Onderwijs en Onderzoek van de Raad van Toezicht kwam in 2021 driemaal bijeen en besprak de jaarverslagen kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek 2020. Daarnaast is uitgebreid door de commissie met de rector magnificus gesproken over de inzet van de middelen van het NPO. Door de extra investering dankzij het NPO kan studievertraging bij studenten door de coronamaatregelen worden tegengegaan. Belangrijk is ook dat het begrip ‘studievertraging’ niet alleen betrekking heeft op de kwalificerende kant van het onderwijs, maar ook op persoonlijke ontwikkeling en socialisatie. Het is een zorgelijke ontwikkeling dat studenten door de coronamaatregelen meer psychische problemen ervaren, juist in deze voor de persoonlijke ontwikkeling van jongvolwassenen zo belangrijke studietijd. De raad heeft veel waardering voor de extra inspanningen van de universiteit op het gebied van het mentale welzijn van studenten.

Hoewel het door de coronabeperkingen niet mogelijk is om daadwerkelijke fysieke werkbezoeken af te leggen heeft de commissie Kwaliteitszorg Onderwijs en Onder-

Drs. A.F. van der Touw Voorzitter

zoek in een sessie in april op een prettige manier kennis gemaakt met wetenschappers in het Social Sciences and Humanities (SSH)-domein. De leden van de commissie hebben hierbij onder andere inzichten verworven in de dilemma’s voor de promotietrajecten binnen de alfa- en gammadomeinen.

De Raad van Toezicht heeft tweemaal regulier overleg gevoerd met de fractievoorzitters van de Universiteitsraad. De raad vindt het belangrijk dat er bij de Universiteit Leiden een cultuur is, waar de medezeggenschap namens het personeel en de studentengemeenschap een belangrijke rol in de beleidsontwikkeling speelt. De dialoog tussen UR en het College van Bestuur over de nieuwe strategie was, enerzijds door de grote ambities van het conceptplan en anderzijds door de ervaren werkdruk onder het personeel, een uitdagend gesprek. Het collge en de UR zijn hier samen uitgekomen. Op deze wijze heeft het Strategisch Plan aan kwaliteit gewonnen.

Drs. Ab van der Touw, de voorzitter van de Raad van Toezicht, nam deel aan de twee vergaderingen van de voorzitters van de Nederlandse universitaire Raden van Toezicht, waar op landelijk niveau spelende onderwerpen, zoals de financiering van het wetenschappelijk onderwijs en de toekomst van wetenschappelijk onderzoek, werden besproken.

Namens de Raad van Toezicht van de Universiteit Leiden,