8 minute read
5.8 Private activiteiten
die door de universiteit zijn bedongen, beschouwt de Inspectie het risico niet als een gevaar voor de continuïteit.
Intern risicobeheersings- en controlesysteem
Behalve naar de beheersing van de risico’s, die een nadelig effect kunnen hebben op de financiële positie en/ of het financieel resultaat, gaat veel aandacht uit naar een goede beheersing van de financieel-administratieve processen. Het interne risicobeheersings- en controlesysteem omvat, naast de financiële planning- & controlcyclus, ook de regels en voorschriften zoals vastgelegd in het Handboek Financiën, die worden gehandhaafd door het Financial Shared Service Centre (FSSC) van de universiteit. De afdeling Audit toetst jaarlijks de werking van de risicobeheersings- en controlesystemen. Op basis van het jaarlijks vastgestelde Auditplan voert Audit audits uit op de opzet en werking van de verschillende administratieve processen. De uitkomsten van deze audits worden besproken met het College van Bestuur, waarna zo nodig verbeteringen worden aangebracht. De Management Letter van de externe accountant, waarin met name wordt ingegaan op de opzet en werking van de (financiële) interne risicobeheersings- en controlesystemen, wordt jaarlijks besproken in de Auditcommissie van de Raad van Toezicht en in de Raad van Toezicht zelf. Het College van Bestuur monitort de opvolging van de aanbevelingen.
In de afgelopen jaren zijn verbeteringen aangebracht in een aantal belangrijke onderdelen van de risicobeheersings- en controlesystemen, te weten het afsluitproces, (onderzoeks)projecten, declaraties, belastingen en (financiële) rechtmatigheid. Belangrijke wet- en regelgeving waaraan in dit kader voldaan moet worden, zijn de Europese aanbestedingsregels, de regels voor beleggen en belenen, en de scheiding publiek/privaat.
Voor de periodieke afsluiting wordt gebruikgemaakt van Runbook. Dit systeem is uitgerold in de hele organisatie. Het aan de financiële administratie (SAP) gekoppelde systeem voorziet in een stapsgewijs afsluitproces met vastlegging en documentatie van alle bijbehorende interne controlewerkzaamheden. In combinatie met de hierop volgende controle door Audit, wordt zo een volledige audit-trail in het systeem vastgelegd. Het systeem heeft geleid tot een verdere uniformering van het afsluitproces. In 2021 is door middel van continuous control monitoring verder gewerkt aan de beheersing van de belangrijkste risico’s in het proces van bestellen tot en met betalen. Per 1 januari 2021 is het Administratief Shared Service Center (ASSC) van start gegaan. In deze afdeling zijn onder andere de financiële administratie en de personeelsadministratie ondergebracht. Aan de beheersing van de General IT Controls (GITC) is in 2021 ruimschoots aandacht besteed. Het systeem Topdesk wordt nu gebruikt door Functioneel Beheer voor het vastleggen en documenteren van de programmatische wijzigingen.
De beheersing van de processen om te komen tot een aanvaardbare aangifte van de btw en de (eind)loonheffing is in 2021 op orde. In het najaar van 2019 zijn nieuwe afspraken gemaakt met de belastingdienst over een aanpassing van de pro-rata-regeling. Daarbij is afgesproken welk deel van de omzet met btw wordt belast en welk deel niet.
Het beleid inzake beleggen en lenen is gebaseerd op het Treasury Statuut. In de toelichting op de jaarrekening is zichtbaar over welke soorten beleggingen en leningen de universiteit (inclusief Libertatis Ergo Holding BV) beschikt, wat er in 2021 is veranderd en wat de looptijden zijn. Op hoofdlijnen bleef het beleid in 2021 onveranderd.
De beschikbare liquide middelen (zonder onderscheid tussen publieke en private middelen) van de Universiteit Leiden zelf worden sinds 2017 aangehouden bij het ministerie van Financiën onder het regime van het schatkistbankieren. Vooralsnog worden deze middelen, gezien de rentecurves, aangehouden op de rekening-courant. Liquide middelen van Libertatis Ergo Holding BV worden aangehouden op een rekening-courant bij de huisbankier en op verschillende spaarrekeningen bij de grote Nederlandse banken.
Giften en legaten waarvan de vermogensopbrengsten gebruikt dienen te worden om activiteiten op het gebied van onderwijs en onderzoek te financieren, worden bij voorkeur ondergebracht in de Stichting Praesidium Libertatis. In 2021 is deze stichting ondergebracht bij het LUF.
De universiteit verstrekt in principe alleen financiering aan andere partijen voor zover passend bij de uitvoering van de wettelijke taak, via de dochteronderneming Libertatis Ergo Holding BV. Slechts bij uitzondering stelt de universiteit zelf financiering beschikbaar.
5.8 Private activiteiten
De universiteit ontplooit op grond van, of gerelateerd aan de wettelijke taken op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie diverse activiteiten die niet worden bekostigd door de overheid, maar een privaat karakter dragen. Het gaat daarbij onder meer om contractonderwijs, contractonderzoek, studentenhuisvesting, vastgoed-
ontwikkeling en catering. De omzet van deze activiteiten is zichtbaar in de jaarrekening onder de posten ‘Werken voor derden’ en ‘Overige baten’. Bij de invoering van de vennootschapsbelasting voor overheidsorganisaties is met de Belastingdienst afgesproken jaarlijks vast te stellen of vanwege de omvang van deze activiteiten een subjectieve vrijstelling van de vennootschapsbelasting van toepassing is. Over het boekjaar 2020 is deze vrijstelling verkregen.
De universiteit wil voorkomen dat voor deze activiteiten de rijksbijdrage en/of de collegegelden moeten worden ingezet, en heeft daarom een aantal maatregelen getroffen om dat te borgen. Deze maatregelen hebben niet kunnen voorkomen dat een aantal van deze activiteiten in 2021 verlies heeft geleden als gevolg van de maatregelen die de overheid heeft getroffen voor het beheersen van de coronacrisis. De maatregelen hebben, net als bij enkele andere maatschappelijke sectoren, een grote vraaguitval veroorzaakt, met een groot financieel effect op de afzonderlijke activiteiten (zoals bij het Sportcentrum, de horecavoorzieningen voor studenten en medewerkers en het postacademisch onderwijs). Het nadelig financieel resultaat kon niet bij alle activiteiten worden opgevangen met de in eerdere jaren gerealiseerde positieve resultaten.
De kaders waarbinnen de eenheden moeten opereren ten aanzien van activiteiten met een privaat karakter zijn vastgelegd in de Richtlijn Publiek Privaat. Zo dient onder meer de integrale kostprijs te worden gehanteerd. Bij de jaarlijks als onderdeel van de planning- & controlcyclus door de eenheden in te dienen begrotingen, worden de baten en lasten van deze activiteiten zichtbaar gemaakt en getoetst. Een nieuwe activiteit wordt voorgelegd aan het faculteitsbestuur en/of het College van Bestuur om vast te laten stellen dat de doelstelling van de activiteit in lijn is met de kernactiviteiten van de universiteit, dan wel noodzakelijk, en dat de risico’s afdoende worden beheerst.
De bijbehorende tarieven worden vastgesteld door het faculteitsbestuur of het College van Bestuur; ze zijn in principe kostendekkend en niet-marktverstorend. Onderwijstarieven worden jaarlijks vastgesteld als onderdeel van de begrotingsvaststelling of in het kader van het retributiebeleid. Postacademisch onderwijs wordt in rekening gebracht tegen minimaal de integrale kostprijs.
Jaarlijks stelt het College van Bestuur op basis van de begroting de uurtarieven voor contractonderzoek vast. Voor de overige activiteiten stelt het college voor het begin van het jaar de tarieven vast (bijvoorbeeld voor catering, het gebruik van het Universitair Sportcentrum en voor studentenhuisvesting).
De interne accountant beoordeelt jaarlijks bij de interimcontrole de opzet en werking van de administratieve organisatie ten aanzien van de opbrengsten van deze activiteiten. Zo nodig besteden de eenheden nadere aandacht aan de toerekening van indirecte kosten. Binnen de universiteit is verder aandacht gevraagd voor het risico van ‘oneerlijke concurrentie’ door om niet of tegen een te laag tarief faciliteiten en/of diensten vanuit de universiteit ter beschikking te stellen.
De financieringsactiviteiten van de universiteit lopen in principe via de 100 procent-dochteronderneming Libertatis Ergo Holding BV (LEH). LEH investeert in nieuwe ondernemingen die voortkomen uit de universiteit, of neemt deel in fondsen die financiering verzorgen. De universiteit heeft bij de oprichting in 1996 158 duizend euro geïnvesteerd. Daarna zijn geen publieke middelen meer in LEH gestoken. Alle activiteiten van LEH en haar deelnemingen zijn bedoeld om kennistransfer te realiseren dan wel te bevorderen, met uitzondering van Jobmotion BV, die de plaatsing van uitzendkrachten binnen de universiteit verzorgt. Over het aangaan van nieuwe financieringen wordt besloten door de algemene aandeelhoudersvergadering van LEH (het College van Bestuur). Daarbij wordt getoetst of de betreffende financiering past bij de wettelijke taken van de universiteit. De in 2021 gerealiseerde investeringen worden toegelicht in de jaarrekening.
De Universiteit Leiden beschikt over gronden in het Leiden Bio Science Park en investeert in de infrastructuur van het park, zodat kavels uitgegeven kunnen worden aan geïnteresseerde bedrijven. Bij de gronduitgifte wordt de grond die de universiteit niet zelf nodig heeft, verkocht tegen de marktprijs (dus niet-concurrentieverstorend), die altijd hoger zal zijn dan de integrale kostprijs zoals die door de universiteit wordt berekend. De universiteit zorgt ervoor dat de ontvangsten bij uitgifte en verkoop de investeringen overtreffen, zodat aan deze activiteit geen publieke middelen worden besteed.
De universiteit huurt voor en verhuurt aan een deel van de buitenlandse (master)studenten kamers, omdat deze groep studenten anders niet naar Nederland kan komen. Het College van Bestuur heeft maatregelen getroffen om haar bijdrage uit de eerste geldstroom aan deze activiteit te minimaliseren.
Verder worden kamers verhuurd aan studenten van het Leiden University College The Hague, in verband met het ‘residentieel concept’. Gestreefd wordt naar een kosten-
dekkende exploitatie. In 2021 is door het opzeggen van kamers door buitenlandse studenten vanwege de coronacrisis sprake van een verlies op deze activiteit.
Er is overigens bij de universiteit geen sprake van: ■ Uitbesteding van (delen van) onderwijsprogramma’s van bekostigde opleidingen aan private organisaties; ■ Maatwerktrajecten aangeboden aan bedrijven en/of organisaties in de vorm van in het CROHO geregistreerde opleidingen die leiden tot een diploma; ■ Onderwijskundige publiek-private arrangementen.
De interne beheersing van de private activiteiten is bij de universiteit ingericht conform Thema 2 van de Notitie ‘Helderheid in de bekostiging van het hoger onderwijs’ (OCW, 2004) en de ‘Handreiking voor de inrichting van onderwijskundige publiek-private arrangementen’ (OCW, 2011). Deze zijn vervat in de interne Richtlijn publiek/ privaat (2011). In 2021 is de ‘Beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten’ van de minister van OCW in werking getreden. Deze beleidsregel is een nadere uitleg van het bestaande beleid en vervangt de eerdergenoemde Notitie en Handreiking. Volgens die nadere uitleg wordt van onderwijsinstellingen verwacht dat zij volledig en transparant verantwoording afleggen in het bestuursverslag. Om de onderwijsinstellingen gelegenheid te geven om aanpassingen in de bedrijfsvoering door te voeren, zodat zij ook daadwerkelijk conform de nieuwe beleidsregel kunnen verantwoorden, heeft OCW de onderwijsinstellingen een jaar uitstel verleend van de datum waarop conform de nieuwe beleidsregel moet worden verantwoord. De Universiteit Leiden zal vanaf het verslagjaar 2022 conform de nieuwe beleidsregel verantwoorden.
